Le changement n’est pas facile et l’enraciner dans la durée encore moins. Le management invente de grands plans pour introduire le changement, il met en œuvre ces plans et 3 ans plus tard l’organisation est redevenue telle qu’elle l’était avant l’initiative. Le changement vers de nouveaux systèmes révolutionnaires n’est déjà pas facile, maintenir ces processus et procédures en place est encore plus difficile.
Nous estimons souvent que pour être un(e) leader on doit être né(e) leader, ou être destiné(e) au leadership, ou avoir une position de leader. Nous pensons au leadership comme à un titre qui doit être mérité ou gagné. Mais les leaders ne sont rarement, voire jamais, né(e)s leaders. Si nous devions isoler un facteur qui crée des leaders, c’est probablement une certaine combinaison de circonstances et de persistance.
Les managers qui sont délibérément redondants [c’est-à-dire qui utilisent de multiples canaux de communication pour un même message] font avancer leurs projets plus rapidement et sans à-coup. Les politiciens le savent depuis très longtemps et c’est pourquoi ils choisissent quelques messages clefs et les répètent ad nauseam.
Le project management a le vent en poupe, les entreprises recherchent toujours davantage cette compétence métier pour réaliser leurs projets de façon ordonnée et effective.
Mais les bonnes nouvelles ne s’arrêtent pas là !
Le nombre de projets stratégiques qui représentent des investissements importants, est en hausse constante grâce aussi au grand nombre de projets de transformation numérique.
L’erreur a toute sa place dans la gestion de projets. Elle est même le plus souvent inévitable et sa bonne gestion, en favorisant créativité et coopération, la condition sine qua none de la réussite des projets.
Un article très original de Ty Kiisel en 2010 s’intitulait « Common Courtesy Conducive to Collaboration »
En effet, il peut paraître banal et simpliste, voire un peu rétrograde, de reconnaître la courtoisie la plus élémentaire comme un élément prépondérant dans l’établissement de bonnes relations de travail, et pourtant, combien de fois est-elle piétinée précisément dans le monde du travail ?
Pourquoi semble-t-il que la confrontation brutale l’emporte souvent sur la courtoisie dans les organisations actuelles ?
J’ai tendance à être d’accord avec Ralph Waldo Emerson quand il a écrit, « Il y a toujours une meilleure façon de faire toute chose, même s’il s’agit seulement faire bouillir un œuf. Les bonnes manières sont les façons heureuses de faire ces choses.«
Dans les organisations où une collaboration efficace est critique au succès du projet, la qualité de nos interactions avec nos pairs, nos supérieurs et nos subalternes est primordiale. Voici pourquoi une communication cordiale est si importante pour le succès du management de projet.
Un exemple historique avec Churchill et Chamberlain
En mai 1940, Neville Chamberlain a été démis de son poste de Premier Ministre de la Grande-Bretagne à cause de son incapacité à répondre à la menace de guerre de l’Allemagne. En tant que Premier Ministre nouvellement nommé, la première intervention de Winston Churchill devant le Parlement est celle où il prononça le fameux : « Je n’ai rien à offrir que du sang, un dur labeur, des larmes et de la sueur. »
« Je n’ai rien à offrir que du sang, un dur labeur, des larmes et de la sueur. »
Le point qui justifie de mentionner Winston Churchill n’est pas de discuter sa capacité à rassembler l’Angleterre pour repousser une invasion allemande potentielle. C’est de reconnaître sa bienveillance et sa générosité d’esprit envers un ancien rival lors de ce passage de témoin. Il aurait été facile de frapper fort et d’enfoncer Neville Chamberlain pour son inaction. Cependant, Churchill s’est vite rendu compte que le faire ne servirait en rien pour promouvoir la cause de la liberté. Cela n’aurait fait que ternir le nom de l’ancien Premier ministre et abaisser le sien en même temps.
Au lieu de cela, voici un petit extrait de ce que Churchill a dit plus tard : « C’est tombé sur Neville Chamberlain lors de l’une des crises suprêmes du monde que d’être contredit par les événements, d’être déçu dans ses espoirs et trompé et trahi par un mauvais homme. Mais qu’étaient ces espoirs pour lesquels il a été déçu ? Ils étaient parmi les instincts les plus nobles et bienveillants du cœur humain : l’amour de la paix. Quoi que l’histoire puisse dire ou pas de ces années épouvantables et incroyables, nous pouvons être sûrs que Neville Chamberlain a agi avec une parfaite sincérité selon ses convictions et est allé à l’extrême de ses capacités et de son autorité… pour sauver le monde de la lutte terrible et dévastatrice dans laquelle nous sommes maintenant engagés. »
Revenons à l’époque contemporaine
Nous travaillons dans un âge de messagerie instantanée, d’email et autres communications presque immédiates. Nous ne devrions pas laisser cette immédiateté du média nous autoriser à devenir durs et trop « faciles » dans notre manière d’approcher nos collaborateurs, même quand les problèmes surgissent et que des erreurs sont commises.
Même sur le lieu de travail actuel, il y a une place pour la courtoisie.
1. Prenez du temps pour rendre votre communication réfléchie et cordiale
Quand les délais sont courts et exigent des équipes projet d’en faire de plus en plus, prenez tout de même quelques secondes supplémentaires pour rédiger un email ou autre communication afin de considérer que votre message est destinée à une personne, à un humain comme vous. Commencez chaque email par une salutation, qui vous rappelle que vous écrivez à une vraie personne. Les 2 ou 3 secondes supplémentaires que cela demande que de s’adresser directement à la personne n’impactent pas négativement votre productivité, mais cela vous aide vraiment à favoriser une relation de travail productive et cordiale.
2. Prenez le temps d’être poli
Dans le monde imparfait du travail en mode projet, des décisions difficiles sont parfois prises. Mais cela ne signifie pas que nous devons jeter la politesse par la fenêtre. Même si ce qui avait l’habitude d’être considéré comme de la courtoisie élémentaire entre supérieurs, subalternes et collègues devient un peu « pittoresque » et considérée comme « inutile », il n’y a rien de mal à prendre en considération les sentiments de la personne qui doit être réprimandée, aussi stupide que vous pensiez qu’elle soit ou combien était grande l’erreur commise. Rester poli et faire preuve de compassion l’un envers l’autre est le moins que nous devrions être capables d’attendre de nos collègues « professionnels ». En faire à moins est improductif et immature.
3. Éliminez la « critique » de la « critique constructive »
« Je n’aime pas cela »
On vous a peut-être appris très tôt dans votre carrière que la « critique » n’est jamais « constructive ». Je ne pense pas avoir travaillé dans une seule équipe de projet qui soit tout le temps d’accord. Le management de projet implique beaucoup de créativité dans la résolution de problèmes, ce qui signifie que l’on réussi rarement du premier coup. La stimulation d’un environnement créatif où les membres d’équipe résolvent avec créativité des problèmes et insistent sur l’excellence exige la collaboration, pas la critique. Quand les désaccords surgissent ou qu’un changement de direction est exigé, le « je n’aime pas cela » devrait être suivi de « voici pourquoi et voici une suggestion sur comment vous pourriez procéder. »
La communication efficace ne repose pas sur des tours de magie ni des astuces
Il est important de se rappeler que la communication efficace est personnelle. Il importe peu si c’est en face à face, via messagerie électronique, ou billet de blog, c’est toujours une personne qui interagit avec une autre personne.
Les outils de management de projet peuvent aider à faciliter la communication et la collaboration, mais le type de communication dépend seulement de vous.
L’auteur américain et le dramaturge Jean Kerr ont dit, « l’Homme est le seul animal qui apprend en étant hypocrite. Il feint d’être poli et ensuite, finalement, il devient poli. »
Que faites-vous dans votre organisation pour encourager l’interaction prévenante et la courtoise entre collègues ?
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Pourquoi remettre jusqu’à demain ce que vous pouvez faire le jour même ?
À moins que vous ne travailliez chez Walmart, vous n’avez jamais probablement entendu parler de la règle du coucher de soleil.
L’observation de la Règle du Coucher du soleil est très simple: « Que ce soit une requête d’un magasin, d’un client ou un appel d’un collègue au bout du couloir, nous donnons notre meilleur pour fournir le service à nos clients et entre nous, le jour même. »
Manageriez-vous votre courrier électronique, répondeur vocal ou toute autre correspondance projet avec les membres de votre équipe projet un peu différemment si vous saviez que cela implique une réponse avant la fin du jour ?
Bien sûr, vous avez des priorités, une charge de travail déjà importante, des dizaines de messages réclamant votre attention chaque jour…
CSP est partenaire de DantotsuPM
Et si, pour toute communication qui vous est directement adressée, vous vous efforciez pendant quelques jours de systématiquement répondre le jour même ?
Si possible avec une solution, un livrable, l’information demandée si ceux-ci demandent peu d’efforts et de temps. Sinon, avec une simple note disant quand vous pensez pouvoir répondre.
Bénéfice additionnel: Vous quittez le travail l’esprit serein et sur le sentiment d’avoir fait une chose positive.
Alors, on essaie ?
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
En rejoignant une organisation, quel que soit votre rôle, il est important que vous preniez du temps pour comprendre la culture d’entreprise. Il y a différentes façons d’y parvenir, y compris en apprenant à connaître les autres départements, leurs fonctions et leurs objectifs dans l’organisation et en allant vous présenter à d’autres personnes dans l’entreprise.
Pour comprendre la culture de votre organisation, mieux intégrer l’organisation et y réussir dans votre rôle, répondez aux questions suivantes !
Quelles sont les personnes clés : celles qui réussissent, auxquelles ont fait appel quand des problèmes surgissent, qui prennent la parole régulièrement sans qu’on le leur demande, qui sont « en vue » dans l’organisation ?
Comment les joueurs principaux dans l’organisation influencent-ils les autres ? S’expriment-ils souvent quand quelque chose ne semble pas être correct ou s’ils ne sont pas d’accord ? Ou restent-ils silencieux parce que, de leur perspective, les choses ne peuvent tout simplement pas être changées ?
Comment votre organisation travaille-t-elle avec d’autres départements ?
Quels sont les processus et les procédures en place pour votre département ? Qu’en est-il de celles des départements avec lesquels vous interagissez régulièrement ?
Quelles sont les règles de l’organisation ? Et les règles « tacites » ?
Quelles sont les valeurs de l’organisation : Qu’est-ce qui est le plus important pour ses membres ?
Comment l’organisation interagit-elle avec ses clients : Externes comme internes ?
Comment les décisions sont-elles construites et prises dans l’organisation ? Quels sont les acteurs majeurs pour des décisions stratégiques ? Qui est impliqué dans les prises de décisions non stratégiques ?
Quelles sont les priorités businessprincipales pour l’organisation dans son ensemble ? Quels sont ses objectifs cette année ? à 3 ans ? à 5 ans ? à 10 ans ? à plus long terme ?
Quelles sont les priorités principales pour votre département ? cette année ? à 3 ans ? 5 ans ? 10 ans ? Plus loin ?
Comment communique l’organisation : au sein du département ? De département à département ? Avec les clients externes ? Avec l’équipe de direction ? Quelle méthode est la plus efficace pour communiquer dans chaque situation ?
Comment les réunions sont-elles réalisées dans l’organisation ? En face à face ? A distance ? Par téléconférence ? Quelle est la meilleure manière pour vous de contribuer aux réunions de votre département ? Et pour les réunions avec la participation de divers autres départements?
CSP est partenaire de DantotsuPM
Demandez à d’autres dans l’organisation ce qui leur permet de réussir dans leur job.
Qu’ont-ils appris qu’ils peuvent partager avec vous pour vous aider à partir du bon pied et à être efficace dans votre rôle ? Les personnes sont souvent enclines à aider le nouvel arrivant en le guidant dans la bonne direction.
Quelles autres questions pourriez-vous poser pour parvenir à comprendre la culture de l’organisation ?
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Petit conseil rapide : Comment bien recevoir les remarques
Karen Tate de Http://www.griffintate.com/ a récemment publié le conseil suivant que j’ai trouvé très approprié pour des managers de projet.
Donner et recevoir des commentaires, remarques et autres retours sont essentiels à l’amélioration continue.
Mais parfois la personne qui émet les remarques n’a pas les compétences pour développer et livrer un apport réellement constructif. Dans ce cas, vous devez être capable de faire usage de capacités d’écoute aussi efficaces qu’actives afin d’atteindre un résultat professionnel.
Voici 7 points clefs à mémoriser pour des résultats optimaux
1. Reconnaissez les faits.
2. Restez calme et concentrez vous sur l’écoute. (Évitez de contester l’argument ou de vous mettre sur la défensive.)
Trop parler empêche de bien écouter.
3. Offrez votre opinion seulement si on vous la demande. Difficile mais précieux conseil…
4. Prenez du temps pour bien absorber le message avant de réagir. Quand une question vous est posée, demandez s’il serait acceptable d’y répondre plus tard afin d’avoir du temps pour préparer la réponse. En plus, ceci vous permet de ne pas perdre le fil de votre discussion.
Êtes-vous certain de bien comprendre le message ?
5. Assurez-vous que vous comprenez le message avant de l’évaluer.
6. Soyez attentif au point de vue de l’autre personne.
7. Dites “merci !”
CSP est partenaire de DantotsuPM
Je suggère d’ajouter un huitième point :
8. Définissez votre plan d’amélioration pour répondre par des actions concrètes aux remarques les plus importantes.
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
3 manières de défendre nos idées sans pour autant faire de blocage
John Baldoni
Dans notre métier de chef de projet comme dans la vie quotidienne, nous confrontons des personnes qui ne sont pas du même avis que nous, qui résistent à nos suggestion ou rejettent en bloc nos idées.
Cette dernière fait la part belle au self-control qui reste à mon sens un point fort à travailler face à toute opposition.
Le fait de supporter une idée signifie l’imprégner de votre conviction et de votre passion. Un tel engagement est vital pour pousser une initiative ou une suggestion que vous pensez importante. Cet enthousiasme vous aide aussi à gagner d’autres personnes à votre cause. Mais cela peut aussi être votre pire ennemi quand quelqu’un, comme votre supérieur, rejette cette initiative.
Comme vous êtes si convaincu de votre idée, votre instinct est de la protéger comme vous le feriez d’un enfant. (Pensez simplement à l’expression familière, « Ce projet est mon bébé »). Grossière erreur! Cela vous met d’emblée sur la défensive.
Quand vous faites face à la critique, vous devez vous défendre sans être sur la défensive. Cette dernière vous ouvre à des critiques supplémentaires parce que très souvent la défensive provoque des comportements négatifs comme taper du poing sur la table ou se renfrogner. Vous êtes pris dans l’action et les politesses et finesses de discours aimable passent par la fenêtre. Il est excellent d’être passionné mais vous voulez éviter de devenir excessivement passionné, c’est-à-dire peu disposé et même incapable d’écouter d’autres personnes.
Faire front au scepticisme ou même à l’hostilité est un attribut essentiel du leadership, la sorte d’aura que vous devez émettre si vous espérez jamais instiller l’envie de vous suivre. Et quand les personnes rejettent vos idées il est facile de se laisser échauffer par l’instant présent.
Le défi est de ne pas réagir de manière excessive et de séparer la personnalité de l’idéologie. Voici comment.
1. Soyez préparé.
Chaque fois que vous proposez une idée il est certain que certaines personnes ne comprendront pas l’idée, n’aimeront pas l’idée, ou tout simplement ne vous aiment pas. Aussi, préparez vous à rencontrer des objections. Réfléchissez à qui dira quoi et pourquoi. Par exemple, un collègue peut dire que votre initiative a un coût prohibitif, un autre mettre en doute son efficacité et un autre questionner son timing. Développez des arguments en retour pour adresser posément ces préoccupations. Vous pouvez utiliser certains de ces arguments de manière préemptive (avant que la critique ne soit levée) ou bien après que l’objection soit exprimée.
2. Soyez généreux.
Remerciez les personnes pour les retours constructifs qu’elles font. Vous pouvez le faire même quand la remarque est plus critique qu’utile et cela montre que vous êtes quelqu’un qui est au dessus de toute bassesse. D’autres pourraient s’en servir, mais vous êtes celui qui prend un chemin plus élevé. Cela démontre votre force de caractère.
3. Soyez patient.
restez cool (mais pas trop…)
Peu de personnes, s’il en est, embrasseront votre idée autant que vous le faites. Après tout, nous avons tous nos propres agendas. Ainsi soyez réaliste avec votre planning. Sachez que cela nécessitera du temps et des efforts que de persuader d’autres personnes d’adopter votre idée. Vous entendrez les mêmes contre-arguments exprimés de multiples fois; attendez-vous-y. Enrichissez vos idées afin de montrer que vous écoutez les autres. Et souvenez-vous cette patience exige aussi restiez cool alors que votre idée est explosive.
Garder son calme ne signifie pas fuir face à l’opposition.
Il est essentiel de continuer à projeter votre passion pour vos idées et démontrer votre résolution intérieure. Quand vous rencontrez la critique, contrez avec un argument qui positionne votre idée comme étant de faire ce qui est le mieux pour l’organisation et pas seulement pour vous-même. Canalisez votre énergie sur votre idée et vous resterez cool même si votre idée est brûlante.
CSP est partenaire de DantotsuPM
Vous défendre sans être sur la défensive exigera de la pratique.
Le mieux est de pratiquer avec des collègues de confiance qui vous asticoteront avec des questions sur vos idées. Cela vous aidera à peaufiner votre discours. Travaillez aussi à détendre vos muscles faciaux, et même votre sourire car vous voulez projeter de la maîtrise. Vous n’avez pas le contrôle de comment d’autres réagissent, mais vous êtes en contrôle de vous-même, ce qui est essentiel pour la manifestation de votre leadership face à l’opposition.
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Cette intervention délivrée en binôme au TEDx de Rennes donne à réfléchir en cette période post baccalauréat sur les bienfaits et méfaits de l’orthographe.
Je fais de mon mieux sur ce blog francophone pour respecter grammaire et orthographe mais même avec les correcteurs intégrés cela reste difficile. Peut-être ne devrais-je pas autant m’en faire !
Livre sur Amazon
« Nous avons été prof de français. Sommés de nous offusquer des fautes d’orthographe, nous avons été pris pour les curés de la langue. Nous avons écrit « La faute de l’orthographe » pour dédramatiser, pour réfléchir ensemble et puis aussi parce qu’on a toujours pensé que l’Académie Française avait un vrai potentiel comique. »
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
En ce 26 Juin 2019, voici le 4242ème billet* publié sur ce blog.
Soit une moyenne supérieure à un billet par jour depuis 10 ans.
Bon, à raison de 2 à 3 heures par billet entre trouver les idées, rechercher des articles intéressants, rédiger et traduire, illustrer et promouvoir sur les médias sociaux, je devrais avoir largement atteint les 10000 heures requises pour maîtriser toute nouvelle compétence (cf. le fameux livre de Malcolm Gladwell : « Outliers »). Au minimum, je devrais un peu progresser et m’améliorer, enfin je l’espère… 🙂
En 2009, Scrum et Agile existaient (depuis 1995 pour le premier et 2001 pour le second). Cependant, à cette époque, relativement peu de managers de projet s’y intéressaient alors que, dès juillet de cette même année, je vous proposais une liste de lecture sur le sujet.
En effet, je n’ai jamais cessé depuis mes débuts de m’efforcer de découvrir de nouvelles approches (PMI, Prince2, PM², Scrum, LEAN, SAFE…), compétences (relationnelles, présentation, communication, collaboration, leadership..), techniques (priorisation, influence, décision, business analysis, design thinking…) outils et astuces qui rendent le manager de projet meilleur leader et plus performant puis de les partager avec vous quand elles me paraissent pertinentes.
A l’occasion de cet anniversaire, je me suis posé une question : « Pourquoi me lisez-vous ? »
Pourquoi me lisez-vous ?
D’ailleurs, pourquoi n’importe lequel ou laquelle d’entre nous décide-t-il ou elle de suivre ce que publie une autre personne, d’écouter ce qu’elle partage et communique ?
Je pense que cela vient en grande partie du fait que, au fil de notre éducation, de nos apprentissages, de nos expériences, nous avons constaté qu’il est bon pour nous de lire et d’écouter.
Savoir écouter est une compétence clé pour avancer dans la vie.
Et notre libre arbitre nous permet le plus souvent de bien choisir qui et quoi écouter (et lire) !
Quels sont les éléments qui orientent nos choix ?
l’intérêt pour la matière, les faits, la substance discutée
que lire ?
la découverte de nouvelles idées (souvent par sérendipité)
l’apprentissage de techniques
le respect pour la personne qui ose s’exprimer
la contradiction quand nous ne sommes pas d’accord avec l’avis exprimé et voulons apprendre à le contrer
le partage d’expérience avec les erreurs et réussites d’autres personnes afin de les éviter ou les reproduire
la stimulation intellectuelle de la lecture et de l’échange
le choix informé d’une approche parmi d’autres, d’un outil, d’une attitude… et en connaissance de cause
Je ne sais pas le ou lesquels de ces éléments vous ont poussé à suivre le blog DantotsuPM.com, mais je vous remercie de le faire.
Sans vous, les partages que j’initie à travers ce blog auraient peu de sens.
Un grand merci aussi aux partenaires et sponsors qui me supportent et me permettent de faire vivre ce blog depuis tant d’années !
N’hésitez pas à me proposer des billets et à commenter les publications, Michel.
*hors annonces événementielles
Partagez pourquoi vous suivez le blog DantotsuPM !
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
10 rappels sur la façon de construire du « buzz » autour de votre prochain produit, projet, ou business.
Build Buzz par Mike Clayton
Si vous lancez une affaire, faites la promotion d’un produit, ou recrutez les membres d’équipe de votre prochain projet…
Il y a une chose que vous devrez faire, pour réussir
Vous devez créer de la viralité, du « buzz », positif autour de cela.
Mais vous pouvez ne pas être un commercial né
Alors, que pouvez-vous faire pour engager, séduire et exciter votre auditoire cible ?
Qu’est-ce que le succès ?
Mes lecteurs réguliers sauront combien de fois je vous recommande de commencer par définir le succès. Dans ce cas, que voulez-vous que les gens pensent, disent, ou fassent ?
Écouter
Votre projet, produit ou business doivent résoudre un problème, même si les gens ne savent pas qu’ils l’ont. Écoutez ce qu’ils disent de ce problème (ou qu’ils font à la place) et cela vous aidera à construire votre message.
Et alors ?
Un commercial avisé m’a dit un jour que quoi que vous disiez de la chose dont vous faites la promotion, ajoutez toujours les mots : ‘ pour que vous puissiez… ‘. Cela vous force à bien réfléchir à pourquoi votre auditoire devrait être assez intéressé pour vouloir le considérer..
C’est l’expérience
Get the book on Amazon
Les gens ne se décident seulement avec leur tête. Ils choisissent avec leurs émotions et justifient leurs choix avec leurs réflexions. Utilisez donc des hameçons émotionnels et ceux de l’expérience pour créer un buzz : pas intellectuels.
Les images sont bonnes…
Les mots sont ok. Les images sont bonnes. Mais des images qui bougent sont la meilleure chose autre qu’une interaction physique. Aujourd’hui, la génération d’enfants en primaire est aussi à l’aise avec les vidéos que de jeunes adultes avec les graphiques et les plus âgés avec le texte. Ils produiront des films comme si c’est leur seconde nature.
Allez vers les médias sociaux
Peut-être aimez-vous des médias sociaux : peut-être pas. Mais comme canal de communication, c’est une grande partie de toute conversation.
Bouche à oreille
Le bouche à oreille en ligne ne peut pas battre le bouche à oreille réel. Parlez avec les gens. Engagez les conversations et écoutez-les. Rien ne battra jamais le face à face pour l’impact, si ce n’est pour la facilité et le volume.
Phrases mémorables
Les gens aiment les expressions comme ‘ Veni, Vidi, Vici. ‘ pour une raison. Travaillez à construire des expressions mémorables qui seront gravées dans les esprits. C’est pourquoi les annonceurs utilisent des rengaines et des jingles.
Influencer le prescripteur
On en parle beaucoup, parce que cela fonctionne toujours. Pourquoi essayer d’influencer des tas des gens que vous ne connaissez pas, si vous pouvez trouver une personne qui connait des tas des gens et peut les influencer.
Soyez Authentique
Se faire prendre à mentir tuera le bon buzz et augmentera le mauvais. Mais plus que cela, les gens aiment les personnes qui semblent réelles. Il y a une raison pour laquelle ‘le grand sujet’ sur l’authenticité du leadership des années 1990 est toujours bien vivant.
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Nous avons tous passé des journées en réunions qui s’enchainent, courant d’une salle de réunion à la suivante au fil des heures, nous lamentant sur le temps que nous pourrions dépenser sur du vrai travail. Si nous avons assez de chance pour avoir une journée par semaine sans réunion, nous la protégeons avec acharnement.
Si la majorité des gens peuvent le comprendre, pourquoi semblons-nous tous être englués dans une frénésie de réunions ?
« La culture de réunion excessive conduit la plupart des personnes à la folie. Elles sont essentielles pour permettre la collaboration, la créativité et l’innovation.
Elles favorisent souvent le relationnel et assurent l’échange approprié de l’information. Cependant, une culture de réunions excessives rend folle la plupart des personnes.
Chaque minute dépensée sur une réunion inutile consomme une part du temps pour le travail en solo qui est également l’élément essentiel pour la créativité et l’efficacité.
Encore plus important est le fait que les réunions interrompent la capacité à se concentrer sans distraction sur une tâche cognitive exigeante. En conséquence, les gens ont tendance à venir plus tôt pour travailler, ou rester plus tard, ou utiliser les week-ends comme temps calme pour se concentrer. »
Les directeurs des systèmes d’information et les leaders qui ont des difficultés à trouver l’équilibre entre le temps passé en réunion et le travail individuel, pour eux-mêmes et pour leur équipe, devraient considérer les astuces suivantes pour tailler dans le nombre de réunions et rendre les restantes meilleures.
#1 – Donnez la priorité aux décisions
« Organisez une réunion seulement si une décision doit être prise. Les réunions peuvent être une manière efficace de discuter des idées et des informations, mais ceci ne mène à pas beaucoup d’action. Aussi, prévoyons une réunion seulement si nous savons que le résultat aboutira à une décision. Pour la réunion d’information, employons une technologie comme Slack ou l’email pour permettre à nos équipes de communiquer et d’aborder toutes les questions avant la réunion. Cela nous a mené à une diminution de 45% des réunions hebdomadaires et celles que nous avons conservées sont maintenant plus courtes. Nous employons aussi un parking à idées pour le hors-sujet. Si quoi que ce soit surgit pendant une réunion qui n’est pas la base de celle-ci, nous mettons ce sujet sur ce parking pour que nous puissions l’adresser en dehors de la réunion. » – Matthieu Wolach, Président, Synlio
#2 – Raccourcissez toutes vos réunions de 15 minutes
Les sociétés sont coincées dans une roue de hamster, projetant les participants de la fin d’une réunion au commencement d’une autre au même instant.
“Nous prévoyons que les réunions qui seraient typiquement d’une heure soient de 45 minutes et nous exigeons qu’elles aient un ordre du jour. Le temps réduit maintient les personnes concentrées sur le sujet et permet à la réunion suivante de commencer à l’heure. Je vois la plupart des sociétés coincées dans une roue de hamster, projetant les participants de la fin d’une réunion au commencement d’une autre au même instant. Cela ne laisse aucun temps aux personnes pour aller aux toilettes, prendre un verre d’eau, changer de salle, ni se préparer pour la réunion suivante. Si on ne donne pas aux gens le temps approprié pour faire ces choses nécessaires, ils le créeront. Le résultat est des employés partant au milieu d’une réunion ou se déconnectant, ou arrivant en retard à la suivante, forçant les gens dans cette autre réunion à les attendre. Ils manquent des informations pertinentes et gaspillent ainsi le temps des autres. Cela diminue évidemment la productivité des employés ainsi que leur engagement et leur efficacité. Si chaque réunion d’une heure est réduite à 45 minutes vous pouvez commencer à l’heure, personne n’est énervé et vous pouvez accomplir beaucoup plus. ”–Suz O’Donnell, Président, Thrivatize
#3 – Créez des périodes sans réunion
« Définissez une certaine période de temps chaque semaine pour que les gens puissent se concentrer sur un travail indépendant, au bureau ou à la maison. Leur donner une telle flexibilité et liberté peut fournir l’espace nécessaire dans leurs agendas, avec la motivation de faire fonctionner cet arrangement. Poser des « périodes sans réunion » force aussi le groupe en entier à réévaluer les réunions qui étaient normalement prévues pendant ces créneaux et se demander qui doit vraiment y participer. En conséquence, nous observons que les équipes tiennent moins de réunions en général et que moins de personnes participent à chacune. L’additionnel ‘espace blanc’ dans l’agenda de chacun augmente la productivité individuelle et réduit le débordement sur le temps personnel. » – Alexander S. Lowry, professeur de finances, Collège de Gordon
#4 – Limitez réunions « de crise »
« La première étape est, avez-vous même besoin d’une réunion ? Beaucoup de réunions sont créées par les gens qui ont une crise ce jour-là. La plupart de celles-ci ne sont pas de vraies crises. Prévoyez une heure chaque semaine pour parler de ces types de problèmes. Repoussez toutes les discussions sur ces sujets à cette réunion. Les emails, les SMS et autres formes de communication peuvent suffire à tenir les gens informés jusque-là (Peut-être la question se résoudra-t-elle d’elle-même avant que la réunion n’arrive). En attendant, les leaders devraient investir plus de temps dans la planification de la réunion que la réunion n’en prendra en réalité. Soyez clair sur pourquoi vous avez la réunion et assurez-vous que seulement les gens qui doivent y être soient là.
La culture de la société dirige normalement les réunions et le processus est passé des générations précédentes. Assurez-vous que vous ne passez pas trop de temps en réunions de crise, limitez-les, ou les éliminez-les si vous le pouvez. « –Wayne Strickland, VP stratégie globale de distribution, Hallmark Cards
#5 – Réduisez le nombre de participants
« Revoyez et élaguez régulièrement votre liste d’invités aux rencontres récurrentes. Les réunions ont une tendance à sortir de votre contrôle sur plusieurs plans et les réunions récurrentes tout particulièrement parce qu’elles se poursuivent au-delà de leur but ou des personnes ajoutées ne sont plus appropriées. Jetez un coup d’œil aux réunions récurrentes dans votre agenda et revoyez la liste des participants.
à considérer pour toutes vos réunions, à distance comme en présentiel
Toutes ces personnes doivent-elles être là ? Enlevez des personnes et envoyez-leur une note agréable pour expliquer pourquoi; vous serez étonnés, souvent la réponse est un soulagement ! L’autre chose que je fais souvent est de revoir ses réunions récurrentes et d’en annuler, parce que souvent la raison pour laquelle elles avaient été créées n’est plus appropriée ou elles ont perdu leur momentum. » – Ada Chen Rekhi, fondateur et COO, Notejoy
#6 – N’hésitez pas à annuler
Relisez ce billet de Seth Godin
« N’ayez pas de réunion si vous n’en avez pas besoin. Annulez une réunion dès le moment où vous vous rendez compte qu’elle n’est pas nécessaire. Si vous devez vraiment avoir la réunion, publiez un ordre du jour avec les sujets ordonnés par priorité et/ou décisions qui exigent la participation de chacun des participants. Concentrez-vous sur les actions, les mises à jour sensibles et les décisions qui doivent urgemment être prises. Terminez la réunion en avance si tous les objectifs sont atteints. Faites un suivi avec des minutes de réunion qui capturent les points pertinents, les actions nécessaires et les décisions prises. Enfin, quelque chose que nous semblons tous oublier: Remerciez les gens pour leur temps. » – Doyen Pipes, architecte en chef d’innovation, TetraVX
#7 – Liez des réunions aux coûts et bénéfices
« Considérez ce que coûte à la société chaque réunion qui est prévue, en termes d’heures et de dépenses et utilisez ces chiffres pour décider s’il vaudrait mieux prévoir moins de réunions ou des réunions moins fréquentes. » – Tracy Julien, VP marketing, GuidedChoice
Lesquelles de ces astuces préférez-vous ? Lesquelles avez-vous déjà adoptées et quels en sont les effets ?
CSP est partenaire de DantotsuPM
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
« Et vous, que répondriez-vous ? » ou encore « Que feriez-vous ? »
Cette première répartie vous permet de gagner du temps pour réfléchir à votre réponse.
Elle peut aussi révéler des réponses pertinentes en particulier de personnes de confiance (mais pas seulement).
Mais elle peut être perçue comme un signe de faiblesse si utilisée trop souvent ou de simple temporisation si vous ne faites rien de la réponse de l’autre personne.
Certains penseront que vous ne savez pas répondre ou n’êtes pas pertinent dans votre rôle.
D’autres vous trouveront ouvert à de nouvelles idées et prêt à écouter.
Certains seront tentés de répondre à votre place.
D’autres, plus rapides ou mieux préparés, en profiteront pour s’engouffrer dans la brèche et forcer des paroles dans votre bouche…
Alors, que faites vous en cas de question particulièrement difficile que ce soit dans le domaine professionnel comme privé ?
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Comment communiquer clairement si l’on n’a pas soi-même une vision très claire du projet ?
Il s’agit donc avant tout:
d’ avoir une vision claire
de bien comprendre les objectifs
de les synthétiser
de décliner la vision pour chacun
de faire simple et très concis
Le/la manager de projet doit acquérir et cultiver cette capacité à communiquer une vision claire du projet et de ses objectifs afin d’accroître son leadership et de n’oublier personne dans sa communication.
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Les managers combinent les types différents de communication, comme l’email, la messagerie instantanée et les appels téléphoniques, pour répéter et renforcer les messages clés.
« Les managers qui étaient délibérément redondants [c’est-à-dire qui utilisaient de multiples canaux de communication pour un même message] ont fait avancer leurs projets plus rapidement et sans à-coup. »
Les politiciens le savent depuis très longtemps et c’est pourquoi ils choisissent quelques messages clefs et les répètent à satiété.
Les gens du marketing aussi, si possible sans aller jusqu’au « ad nauseam » !
Pourquoi est-ce nécessaire ?
Parce que les gens doivent traiter beaucoup plus d’informations et beaucoup plus de canaux de communication que jamais auparavant.
Donnez une présentation de quatre minutes et prenez votre temps.
L’alternative est d’essayer de délivrer un speech de six ou sept minutes en cinq minutes. De vous précipiter. De vous énerver. De dépasser la durée. D’agir d’une façon qui contredit votre professionnalisme.
Non. Mieux vaut rester fidèle à l’approche des quatre minutes.
Le truc est que vous n’aurez jamais assez de temps pour détailler suffisamment chaque aspect. Cela vous prendrait des années.
Servez juste la bonne portion, avec les meilleurs ingrédients.
Le contrôle de la quantité est votre ami. Déterminez la taille du plat et servez-en juste la bonne quantité.
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Un partage d’expérience très utile à tous les managers de projets et leaders pour partager leurs idées
Storytelling, effet de primauté, mise en action des 5 sens, phénomène d’ancrage sur des choses connues, utilisation d’analogies, effet de proximité… sont autant de sujets abordés lors de cette intervention.
Le schéma permet de visualiser d’un coup d’œil l’ensemble du sujet, le canal auditif et intelligence verbale sont mobilisés et enfin on utilise aussi le canal kinesthésique avec les chemins par exemple sur les mind maps.
Clarence a toujours été très rebelle face au monde de l’éducation et de la manière dont les professeurs lui enseignaient leur savoir de façon automatique et rarement pédagogique. A la suite d’une expérience en tant que chef de produit dans un grande entreprise, Clarence Thiery s’est rendue compte de son besoin de maîtriser l’ensemble des décisions de l’entreprise pour être heureuse dans son travail.
Clarence s’est alors associée en 2010 pour créer une agence de conseil en pédagogie, SYDO, dont l’objectif est de faire évoluer l’enseignement dans les établissements scolaires et la formation dans les entreprises. Il s’agit de constamment développer des solutions intelligentes et innovantes pour que les gens apprennent, comprennent et retiennent mieux.
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Pour rappel, la date du 20 mars a été retenue en commémoration de la signature, le 20 mars 1970 à Niamey (Niger), du Traité portant création de l’Agence de Coopération Culturelle et Technique (ACCT), première institution intergouvernementale de la Francophonie devenue en 1998 l’Agence intergouvernementale de la Francophonie (AIF).
DantotsuPM contribue à sa modeste échelle à promouvoir la francophonie
En effet, je sélectionne et publie en français sur ce blog des billets liés au management de projets, programmes, PMOs et Portfolios, aux compétences douces / « soft skills » ainsi que sur le leadership.
Nancy Duarte à écrit ce livre disponible sur Amazon
Récemment nous avons reçu un tweet d’un suiveur de @Duarte demandant des conseils pour aider un présentateur qui bégaie. “Le présentateur est compétent avec le matériel” disait le message “mais sur scène, il devient nerveux et commence à bafouiller.”
Comme pathologiste du discours, j’ai immédiatement commencé à penser au bégaiement d’une perspective clinique. J’avais des flashbacks d’un projet que mon professeur m’avait assigné à l’école. Nous devions nous rendre dans un endroit public et parler avec un bégaiement. Plein d’hésitations, de blocages, d’arrêts et de répétitions. On nous a demandé de noter les réactions des auditeurs.
La gamme de réactions que j’ai reçues était fascinante. Oui, la plupart des personnes étaient visiblement inconfortables. Mais ils donnaient des sourires encourageants, essayaient de finir mes phrases pour m’aider et montraient en général une énorme quantité de patience et d’empathie. J’ai senti que les gens étaient vraiment compatissants.
Comme vous pouvez l’imaginer, il est incroyablement irritant d’être incapable de s’exprimer.
C’était une expérience de valeur pour moi, comme professionnelle de la communication, parce que je me rends compte que, même si parler en public n’est nullement comparable avec un diagnostic clinique de bégaiement, le combat pour communiquer est le lien qui les relie. Comme le mentionnait la personne sur Twitter, il y a des moments dans les prises de parole en public où vos nerfs prennent le dessus et votre qualité de discours en souffre.
Heureusement, il y a des techniques des thérapies cliniques pour aider un bègue à soulager son expression orale, et les orateurs publics ont aussi des options.
7 astuces sur la façon de vous arrêter de bafouiller quand vous donnez une présentation
Reconnaissez que le bégaiement est en fait le trac qui dresse son hideux visage. Utilisez les astuces suivantes pour vous aider à vous détendre et parler clairement.
1. Visualiser quelque chose de positif
Visualisez quelque chose qui vous détend.
Il y a deux types de visualisations que vous pouvez essayer pour réduire votre trac pendant une présentation. La première est, avant de monter en scène, de vous visualiser donnant avec succès une intervention sans accroc. De multiples études ont montré que les gens qui se visualisent réussissant leur prise de parole, exécutent mieux que ceux qui ne le font pas. Vous pouvez aussi essayer de visualiser quelque chose qui vous rend heureux et détendu. Ou imaginez quelqu’un ou quelque chose que vous aimez, cela vous calmera et vous réconfortera. Par exemple, j’ai vu de grands orateurs utiliser cette technique avec les images de leurs enfants sur le podium.
2. Familiarisez-vous avec l’espace où vous allez présenter
Visitez le lieu du rendez-vous quelques jours avant votre prise de parole.
Assurez-vous que vous êtes familier avec l’espace dans lequel vous donnerez votre discours. Ainsi, pas de surprise sur ce plan là quand vient le moment de présenter. Si possible, visitez le lieu du rendez-vous quelques jours avant votre prise de parole, pratiquez-y autant que possible et posez des questions sur l’installation pour vous sentir bien préparé. Le bégaiement arrive souvent quand nous sommes distraits. Se familiariser avec l’espace et son environnement réduira au minimum ces distractions et réduira l’accélération de votre rythme cardiaque ou une respiration irrégulière qui peuvent mener au bégaiement.
3. Répétez, Répétez, Répétez.
Pensez à vous enregistrer en vidéo.
Une des façons d’empêcher le bafouillage dans une présentation est de répéter. La répétition est clef pour avoir l’assurance de bien connaitre votre matériel avant que vous ne montiez sur scène. Si vous avez l’occasion de répéter à l’endroit où vous livrerez votre speech, c’est idéal. Si vous ne le pouvez pas, essayez de pratiquer devant un auditoire familier, de vous enregistrer en vidéo, ou même en audio. Recevoir quelques réactions aidera à guider votre façon de répéter. Il est difficile de retenir votre présentation en entier, mais assurez-vous de vous concentrer sur l’ouverture et la conclusion. Si vous commencez avec une entrée en matière réussie, vous allez probablement continuer sur ce mode. Et bien sûr, vous voulez finir sur un temps fort. Même si vous bégayez un peu au milieu de votre discours, votre auditoire se rappellera surtout de vos intro et conclusion impressionnantes.
4. Prenez une ou plusieurs profondes respirations
Inhalez et exhalez longuement, une respiration lente calme et réduit votre rythme cardiaque.
Avant d’entrer en scène, concentrez-vous sur le rythme de votre respiration. Inhalez et exhalez longuement, une respiration lente calme et réduit votre rythme cardiaque. Une fois que vous sentez bien avec un rythme contrôlé de respiration, essayez d’en prendre conscience quand vous êtes dans l’action. Si des surcharges d’adrénaline surviennent, que votre rythme cardiaque s’emballe et que vous commencez à bégayer, il devient difficile pour votre auditoire de vous comprendre. Utilisez les techniques de respiration profonde pour réprimer l’inquiétude et vous débarrasser de ses symptômes physiques. Dans une étude sur l’inquiétude de prise de parole en public, des chercheurs australiens ont constaté que les musiciens qui ont pratiqué la respiration profonde avant le concert étaient capables de faire baisser leur tension et d’augmenter la concentration d’oxygène dans le sang. Ils recommandent :
“Avant de penser aux bêtabloquants, quelqu’un faisant face à une situation provoquant de l’inquiétude pourrait vouloir essayer une alternative extrêmement bon marché, garantissant aucun effet secondaire négatif. La manière peut-être la plus simple de chasser sa crainte est d’exhaler lentement, consciemment.”
5. Canalisez l’énergie de la nervosité avec le mouvement du corps
Pensez à l’adrénaline que votre corps vous libère avant une activité physique ou une compétition. Cette adrénaline vous donne l’énergie dont vous avez besoin pour être performant. Au sport, nous sommes formés pour considérer cela comme une bonne chose. Pourquoi sommes-nous formés pour penser que c’est mauvais dans un cadre business ? Utilisez-la en positif ! Si vous avez besoin d’une manière plus physique de canaliser votre énergie, déplacez-vous un peu sur la scène.
Vous pouvez canaliser votre énergie en utilisant des gestes variés qui soutiennent votre contenu.
Une marche lente, stable à travers la scène peut imposer un rythme qui ralentira votre pensée, repositionnera la vitesse de votre discours et réduira la confusion qui mène souvent au bégaiement. Assurez-vous de ne pas vous déplacer constamment ou trop rapidement, cependant, sinon cela distraira votre auditoire. Vous pouvez aussi canaliser cette énergie en utilisant des gestes variés qui soutiennent votre contenu. Essayez de ne pas utiliser les mêmes mouvements répétitifs parce que cela peut aussi distraire votre auditoire. Les auditeurs apprécieront que vous ayez partagé votre grande énergie à travers des mouvements naturels, souples et ne remarquerons probablement pas même votre nervosité.
6. Ralentissez
Quand le bégaiement survient dans le discours, c’est souvent parce que votre esprit et votre bouche ne sont plus synchrones. La solution évidente pour vous est de ralentir. Plus facile à dire qu’à faire quand vous êtes sur l’estrade et nerveux. Il y a deux solutions faciles pour réduire le débit de votre discours. Le premier est de sur-articuler. Utilisez vos lèvres, langue et la mâchoire pour exagérer votre prononciation des mots. Vous allez vous sentir comme si vous parlez à un public d’une autre langue maternelle ou à votre grand-mère qui est dure d’oreille. C’est très bien ! Sur-articuler allonge vos mots et vous ralentit. La deuxième option est de faire une pause. Les orateurs ont si peur du silence… Quelques secondes semblent une éternité pour quelqu’un qui est nerveux. Mais, quand vous arrêtez de parler, vous permettez à votre cerveau de rattraper le fil. Vous êtes capable de réfléchir à votre idée suivante et de vous remettre en piste.
7. Prenez du sommeil
Beaucoup d’orateurs pensent que s’ils répètent jusqu’à la toute dernière minute, la présentation se passera davantage sans à-coup. Bien que nous suggérions absolument de répéter, la sur-préparation peut vous nuire. Autrement dit, s’il vous plaît ne restez debout toute la nuit à répéter et retenir ! Cela ne fera pas le calme en vous et peut, en fait, vous rendre plus nerveux et causer les bégaiements. A la place, assurez-vous que vous êtes bien reposé pour votre speech. Les études montrent que les gens qui sautent du sommeil pour étudier réussissent moins bien aux tests que ceux qui ont moins étudié mais ont pris le temps de se reposer. La fatigue va aussi probablement entraver votre exécution que le manque de préparation, parce que quand nous sommes fatigués, il est difficile de nous concentrer. La préparation n’est pas seulement affaire de répétitions. C’est aussi permettre à votre esprit de prendre une pause bien méritée.
Nous avons travaillé avec une large variété de speakers. Des débutants aux cadres expérimentés des C-suite. A un moment ou à un autre, tous ont été nerveux et cela a affecté la façon dont ils présentaient. Si vous avez souffert de bégaiement lors d’un discours, ces astuces peuvent vous aider à donner une présentation cruciale à votre équipe ou un discours très important à un client. Il est normal d’être nerveux, mais la prise de mesures concrètes pour surmonter vos appréhensions lors de présentations en public vous aidera à rester calme. En travaillant sur vos symptômes physiques de l’inquiétude, vous pouvez être capable d’éliminer le bégaiement une fois pour toutes.
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Beaucoup de gens font face aux nouvelles chaque matin avec tremblements et fébrilité.
Chaque jour, nous entendons parler de fusillades, d’inégalité, de pollution, de dictature, de guerres et de la propagation des armes nucléaires. Ce ne sont que quelques-unes des raisons qui ont fait que 2016 a été appelée la « pire année possible ». Jusqu’à ce que 2017 revendique ce record et laisse les gens envier les décennies précédentes, quand le monde semblait plus sûr, plus propre et plus égalitaire.
Mais est-ce un moyen sensé pour comprendre la condition humaine au 21ème siècle ?
Voici qui donne à réfléchir aux managers de projets.
Les risques dont nous entendons le plus parler dans notre écosystème et qui paraissent effrayants ont-ils une réelle chance de se matérialiser sur notre projet ? Ne dépensons-nous pas trop de temps, ressources et énergie à nous protéger de risques qui ont très peu de probabilité de survenir mais une si forte presse que notre management et nos clients nous demandent sans cesse de nous en prémunir ?
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Quel est le B.A.-BA pour mener des entretiens téléphoniques efficaces ?
Peut-être êtes-vous comme moi étonné du manque apparent de professionnalisme dont font preuve certaines personnes dans leur manière de conduire des entretiens téléphoniques. En particulier lorsqu’ils ont lieu avec des clients, prospects, commanditaires ou des niveaux élevés de management.
Certaines des bases que j’ai pu apprendre très tôt dans ma vie professionnelle, alors que les téléphones portables n’existaient pas encore (OK, cela ne me rajeunit pas…), n’auraient-elles pas été oubliées.
En effet, dans mon cas, cet apprentissage s’est déroulé alors que les téléphones portables étaient au mieux « portatifs », la messagerie instantanée restait à inventer, sans parler des gazouillis sur Twitter…
C’était également une époque où les coûts de télécommunication étaient énormément plus élevés que de nos jours en particulier vers l’étranger. Ceci explique peu-être pourquoi certaines de ces bases pourraient vous paraître dépassées. Pourtant, je les trouve encore extrêmement d’actualité dans les communications téléphoniques. Elles démontrent un respect certain envers votre interlocuteur et le temps qu’il ou elle vous consacre.
Vu le temps que les chefs de projet passent au téléphone, je pense qu’il pourrait être utile de partager la structure que l’on m’a enseignée et que j’essaie encore aujourd’hui de suivre. C’est en fait très simple !
1. Saluez la personne, présentez-vous et créez une atmosphère
Si c’est une personne avec laquelle vous échangez souvent et connaissez bien, il est facile de rompre la glace avec quelques mots sur un sujet d’intérêt commun. Sinon, reprenez vos notes d’interactions passées ou faites une rapide recherche sur Google ou LinkedIn pour trouver une accroche. Et, si la personne est référencée sur votre annuaire d’entreprise intranet, lisez sa fiche et regardez sa photo pour mettre un visage sur son nom.
2. Positionnez votre appel
Pourquoi appelez-vous ?
Confirmez en quelques mots bien choisis le pourquoi de votre appel et les objectifs de l’entretien. Ceci vous force avant l’appel à bien y réfléchir.
3. Confirmez la durée
Validez l’heure à laquelle l’entretien prendra fin pour que votre interlocuteur confirme sa disponibilité et n’en dérogez pas sauf sur demande de prolongation de la personne appelée.
4. Communiquez plus en détail le plan de l’entretien
Listez les sujets que vous aimeriez couvrir pendant la session. Cela permet:
De se repérer pendant l’appel, de savoir où l’on en est,
D’éviter les surprises car votre interlocuteur sait à quoi s’attendre,
De structurer l’appel et
De gérer le temps.
5. Écoutez et validez l’accord
Confirmez avec la personne que le plan proposé lui convient et demander si d’autres sujets devraient être ajoutés (ou certains enlevés).
6. Déroulez l’entretien
Suivez le plan proposé et accepté. Assurez-vous de bien avoir sur chaque point une compréhension commune. Utilisez des reformulations et des questions de vérification et de validation.
7. Faites un résumé de l’appel
Cette étape vous permet de vérifier vos notes, de vous assurer que tous les sujets ont bien été couverts et si cela n’est pas le cas prévoir un appel ultérieur. C’est une opportunité d’expliciter votre compréhension de ce qui a été dit.
8. Écoutez, validez l’accord
Prenez le temps de vérifier que votre compréhension est correcte et que vous n’avez rien oublié. Vous voulez être certain que votre interlocuteur est sur la même longueur d’onde que vous.
9. Prenez bien note des actions
Il est temps de vérifier que nous avons bien un jeu commun d’actions agréées.
10. Écoutez, validez l’approbation
Confirmer vos engagements respectifs sur ces actions. Chacun connait ses tâches et délais pour les réaliser.
11. Remerciez la personne
De son temps et de ses contributions ainsi que pour les actions qu’elle a accepté de mener suite à votre entretien.
12. Assurez le suivi
Ensuite, efforcez-vous de ne jamais oublier de faire un suivi des actions sur lesquelles vous vous êtes accordés, en particulier les vôtres pour montrer l’exemple et rappeler le cas échéant celles que vous attendez de l’autre personne.
Cette liste en 12 étapes peut vous sembler longue mais elle devient très rapidement naturelle et facilite grandement l’efficacité des entretiens téléphoniques.
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
La courbe de Allen est une observation faite dans les années 1970 que plus une personne est loin et moins il est probable qu’elle initie la communication.
Cette preuve soutient l’approche de la co-géolocalisation.
Tom Allen a reproduit l’expérience au début des années 2000 en partant de l’hypothèse que skype, l’email, les communications digitales et de meilleurs équipements audio et vidéo auraient réduit l’impact de ces phénomènes.
Constat principal: Initier le mouvement pour amorcer la communication est le point bloquant. Alors que des communications plus fréquentes sont les fondements d’une collaboration efficace.
L’hypothèse de travail actuelle et non testée est que les personnes plus jeunes ont passé davantage de temps en ligne et à collaborer sous forme digitale et que nous avons donc développé nos pratiques sociales pour nous connecter plus facilement.
Mon observation personnelle est que ceci est vrai pour certaines populations, mais ce n’est pas encore le défaut pour la majorité des personnes dans les équipes.
Quand vous choisissez de travailler à distance, vous devez vous attaquer très spécifiquement à ce problème.
Comment pouvez-vous encourager le flux d’information et les activités de questions et réponses qui mènent à la collaboration ?
CSP est partenaire de DantotsuPM
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Le changement n’est pas facile et l’enraciner dans la durée encore moins. Le management invente de grands plans pour introduire le changement, il met en œuvre ces plans et 3 ans plus tard l’organisation est redevenue telle qu’elle l’était avant l’initiative. Le changement vers de nouveaux systèmes révolutionnaires n’est déjà pas facile, maintenir ces processus et procédures en place est encore plus difficile.
Nous estimons souvent que pour être un(e) leader on doit être né(e) leader, ou être destiné(e) au leadership, ou avoir une position de leader. Nous pensons au leadership comme à un titre qui doit être mérité ou gagné. Mais les leaders ne sont rarement, voire jamais, né(e)s leaders. Si nous devions isoler un facteur qui crée des leaders, c’est probablement une certaine combinaison de circonstances et de persistance.
Les managers qui sont délibérément redondants [c’est-à-dire qui utilisent de multiples canaux de communication pour un même message] font avancer leurs projets plus rapidement et sans à-coup. Les politiciens le savent depuis très longtemps et c’est pourquoi ils choisissent quelques messages clefs et les répètent ad nauseam.
L’erreur a toute sa place dans la gestion de projets. Elle est même le plus souvent inévitable et sa bonne gestion, en favorisant créativité et coopération, la condition sine qua none de la réussite des projets.
DantotsuPM.com 