Le dimanche 3 novembre* sera la journée de la gentillesse 2019 aussi ai-je relu quelques-uns des billets que j’avais précédemment postés sur la gentillesse et fait le parallèle avec les activités extra ou péri-professionnelles.
Celui de 2014 dont j’ai ici quasiment repris le titre rappelle combien la fidélisation des talents est primordiale à la réussite de toute entreprise.
Je suis très actif depuis toujours dans diverses associations professionnelles et privées et je trouve que ces environnements sont d’excellents terreaux pour développer leadership et compétences de management, de vente et de communication dont les soft skills.
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En effet, les personnes que vous croisez et avec lesquelles vous travaillez dans ces environnements ne sont pas là pour l’argent, la gloire ou la notoriété, ni par obligation.
Elles viennent participer au projet que vous menez parce qu’elles le veulent, parce qu’il a du sens pour elles, parce qu’elles pensent pouvoir y apporter une contribution significative.
Elles vont en retirer une satisfaction du devoir accompli (parfois), ou bien acquérir une nouvelle compétence (très souvent), enrichir leur cercle de connaissances (toujours) et élargir leurs horizons (à jamais).
Bien évidemment, quand nous parvenons à créer un enthousiasme similaire dans notre environnement professionnel, nous attirons les meilleurs profils et compétences tant techniques qu’humaines.
Ce sont ces talents qui font le succès de nos projets et qui nous permettent de grandir.
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*A l’origine, cette journée était célébrée le 13 novembre. Pour des raisons que chacun imagine (commémoration des attentats de Paris 2015) elle a migré au 3 novembre
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Il arrive que les projets restent longtemps à 90% ou 95% terminés parce que certains membres de l’équipe n’ont pas vraiment envie de les laisser s’achever. Si tout s’est bien déroulé, ils aiment la situation, l’équipe et leur position actuelle et n’ont pas envie qu’elles prennent fin.
Et dans tous les cas, une dose de fébrilité est ressentie à propose de ce que l’on va faire après ce projet.
Hors, le manager de projet peut jouer un rôle important pour réduire ce stress et pas seulement en fin de projet. Par exemple, en début de projet, il peut identifier chez chaque ressource ses points forts à exploiter et enrichir, ses compétences à développer, voire ses lacunes à combler.
Cet inventaire lui permet tout au long du projet de trouver des opportunités de faire grandir les ressources humaines qui lui sont confiées et de mieux les équiper et les valoriser pour la suite de leur parcours professionnel.
Le manager de projet donne le plus possible d’occasions de briller aux membres de son équipe devant leur management fonctionnel. Dès qu’il entend parler d’opportunités à venir, il les positionne pour leurs prochaines aventures professionnelles.
En fin de projet, un bilan individualisé des contributions de chacun permet de produire des recommandations intéressantes pour l’avenir de chaque contributeur.
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Bien maitriser la gestion des plannings et des risques, savoir utiliser aux mieux les méthodes d’analyse sont des compétences incontournables mais pas suffisantes pour les chefs de projet.
En effet, ces requis historiques sont en train de passer un peu au second plan par rapport à de nouvelles compétences, plus humaines, qui sont demandées avec insistance.
De fait, les transformations rapides et en profondeur qui se produisent au sein des entreprises exigent des chefs de projet une maîtrise des émotions et une capacité d’adaptation sans précédent.
Voyons quelques bonnes pratiques pour être prêt à relever ce nouveau défi.
Intelligence émotionnelle
Il faut commencer par comprendre et connaitre ses propres émotions pour ensuite essayer de les utiliser afin d’atteindre des objectifs concrets.
Il est clair que nous ne pouvons pas espérer contrôler nos ressentis si nous ne les comprenons même pas !
Débutons avec une technique simple pour prendre conscience de notre état d’esprit.
Réfléchir et donner un nom aux sentiments
Se poser pour éviter les réactions trop impulsives
Il est indispensable de nous accorder une très courte pause pour réfléchir à ce que nous ressentons. Ce simple fait permet d’éviter des réactions impulsives qui sont très souvent négatives et que l’on peut regretter par la suite.
Et si ensuite nous faisons l’effort de donner un nom à notre état d’esprit, nous pourrons par la suite le reconnaitre .
Une fois que nous avons appris à mieux contrôler nos émotions, nous passons à l’étape suivante.
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Identifier les modèles récurrents
Donc, si nous prenons la bonne habitude de donner un nom à nos sentiments, par la suite et naturellement, nous ferons des rapprochements avec des moments déjà vécus.
Cela nous permettra de nous dire : « Quand telle situation se produit ma réaction habituelle est … »
Nous venons tout simplement de comprendre notre comportement face à une situation qui se répète parfois au quotidien.
Il ne nous reste plus qu’à décider comment nous voulons agir dans chaque situation.
Il faut comprendre la spirale dans laquelle on se trouve pour pouvoir en sortir.
Choisir la réaction adaptée
Dans le cas où nous voulons uniquement maitriser notre réaction lorsqu’il n’y a pas d’autres personnes impliquées, nous pouvons envisager des comportements types qui vont nous aider.
Comme par exemple :
Quand je reçois une mauvaise nouvelle si ma réaction habituelle est de me décourager, le comportement type envisagé est : « J’essaye de trouver les aspects positifs et de limiter au maximum les conséquences des points négatifs. »
Mais parfois la situation est plus complexe et des compétences additionnelles sont nécessaires… Voyons de quoi il s’agit sans plus attendre.
Compétences humaines
Les outils et la technologie ne suffisent pas! Pour que nos réactions soient réellement adaptées aux interlocuteurs dans une situation donnée, il faut nous y préparer.
Pour y parvenir il vaut mieux travailler certaines compétences humaines, souvent connues comme soft skills, parfois difficiles à trouver chez un chef de projet et pourtant si recherchées.
J’en ai choisi trois pour vous, les plus utiles à mon sens.
#1 – Leadership
Un vrai leader est l’interlocuteur privilégié, celui que tout le monde écoute et suit. Mais pour exercer réellement ce rôle si envié il faut travailler certaines attitudes.
Expliquer au lieu d’ordonner
Si on veut que quelqu’un suive nos thèses il faut d’abord qu’il les comprenne. Soyez clair et direct dans vos explications, prenez le temps de vous assurer que votre interlocuteur a vraiment compris votre message.
Démontrer par l’exemple
montrez l’exemple
Nous ne sommes pas crédible si nos agissements ne sont pas cohérents avec nos propos. Vous constaterez que si vous êtes conséquent avec vous-même et que vous le prouvez, votre équipe comprendra mieux votre message et vous écoutera.
Être positif
Même si on n’a pas la solution, il faut avoir une attitude confiante. Les autres vous regardent, essayez de voir le côté positif des choses et de le montrer à vos interlocuteurs. Cela permet de créer une dynamique constructive, nécessaire pour établir une relation de confiance avec les autres.
#2 – Communication
Communiquez en permanence : Des messages courts, ciblés et centrés sur l’essentiel.
Pour cela, réfléchissez bien sur le contenu, décidez très clairement l’information que vous voulez passer : Puis, centrez-vous sur celle-ci.
Communiquer l’est pas un exercice unidirectionnel, il faut écouter les retours
Mais, en l’occurrence, l’information doit parfois être plus détaillée et structurée. Au début d’un projet, par exemple, les acteurs veulent tout savoir pour être guidés dans la nouvelle aventure qui commence.
Et là, il faut être très habile: Il s’agit de rentrer dans les détails sans s’y perdre.
Voici une façon très efficace d’y parvenir : Au préalable, réfléchissez, écrivez tout ce que vous avez à dire sur le sujet, sans limites. Ensuite relisez-vous et ne soulignez que ce qui peut le plus intéresser vos interlocuteurs. C’est à partir de cette base qu’il faudra communiquer !
#3 – Motivation
Il faut nous motiver nous-mêmes avant tout !
Concentrez-vous sur vos objectifs
Prenez le temps d’énumérer et de visualiser les étapes à suivre pour les atteindre. Imaginez-vous en train de tout réussir exactement tel que vous l’avez planifié. Pensez positif le plus souvent possible car cela vous maintient actif et motivé.
Et maintenant transmettez la motivation autour de vous
Il faut d’abord savoir reconnaitre les points forts de vos interlocuteurs. Ensuite il ne vous reste qu’à les mettre en valeur, sans oublier d’encourager en permanence, pour motiver durablement les autres !
À retenir
Le côté humain des chefs de projet est de plus en plus mis en valeur. En effet la nature et la complexité des projets exigent de nouvelles compétences. Un nouveau défi voit le jour pour les project managers qui doivent se pencher sur la gestion des émotions et de leurs propres réactions.
Un univers bien loin des aspects techniques mais tout autant passionnant, qui peut être maitrisé, on a pu le voir, en appliquant de bonnes pratiques et en travaillant sur certaines compétences.
Jean-Louis Rogé
Jean-Louis ROGÉ est Ingénieur informatique et Directeur des services d’informations (DSI). Il a été PCO (contrôleur de projet), responsable de la planification, de la mise à jour et du contrôle de projets pendant plus de 20 ans dans différents secteurs d’activités tels que les télécoms, la grande distribution et le service public. Il partage ses expériences et conseils sur son blog : http://www.comment-reussir-mon-projet.com/
Je retiens tout particulièrement la section sur « comment s’organiser ? »
Décrire ce qui va changer et à quoi ressemblera le résultat
Identifier les bénéfices concrets et les coûts et les partager dans un business case simple et compréhensible
Mettre en place la gouvernance et allouer les ressources à ce projet de changement
Établir un plan projet avec un échéancier clair et réaliste
Préparer un plan de communication
Ces 5 actions me semblent constituer une très bonne base de départ pour tout projet de transformation et de changement. Et quel projet n’introduit aucun changement ?
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Avec sa connaissance et sa passion pour son sujet, David Phillips est devenu la figure de proue suédoise dans l’art de faire des présentations
David Phillips est l’auteur du livre « How To Avoid Death By Powerpoint » publié dans plus de 30 pays.
Bien que datant un peu car elle fut délivrée en 2014, cette intervention et ses constats restent d’actualité dans bien des entreprises et organisations.
Mais le plus intéressant est bien sûr comment s’améliorer ?
Je retiens ces 5 idées et conseils simples et pourtant si peu mis en pratique
Une et une seule idée par planche
Un maximum de 6 objets par planche
Un texte très large (donc peu de mots) et/ou une image
Utiliser un fond d’écran noir
Travailler les contrastes
Faites le test et partagez les résultats observés !
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Il n’est jamais facile d’être confronté au négativisme. Mais en plus, cela peut être carrément toxique et nuisible, favorisant une mentalité de cynisme, de fatalisme et même de défaitisme.
Si vous êtes entourés d’énergie négative qui provienne d’un collègue, associé, ami, ou membre de votre famille, vous devez apprendre à vous protéger et à ne pas vous y laisser emporter.
Voici six stratégies que vous pouvez utiliser pour vous protéger
1. Concentrez-vous sur les solutions, pas les problèmes.
Les gens négatifs ont tendance à dépenser plus de temps sur les problèmes que sur les solutions. Cela ressemble le plus souvent à beaucoup de complaintes, à rechercher les coupables et à de l’insatisfaction.
Pour rester positif, concentrez-vous sur la création de solutions qui fonctionnent.
Si vous rencontrez de la résistance, considérez les forces sur lesquelles vous pouvez vous appuyer ou des étapes simples pour initier un mouvement dans la bonne direction.
2. N’alimentez pas le drame.
Les gens négatifs ont autant besoin de drame dans leurs vies qu’ils ont besoin d’oxygène.
Pour leur couper le souffle, restez positif et motivé et refusez d’entrer dans leur jeu, peu importe combien la tentation est grande.
Travaillez pour garder les choses sur les rails, restez calme, flexible et même en retrait. Quand vous le faites, vous ne leur donnez pas de prise.
3. Tenez vos frontières.
C’est un triste fait que de reconnaitre que vous seriez mieux si certaines personnes sortaient de votre vie.
Et vous ne pouvez pas accomplir les choses que vous voulez faire dans votre vie si vous êtes entouré d’énergie négative car elle est l’une des forces les plus toxiques et contagieuses sur terre.
Érigez et tenez vos barrières envers celui ou celle qui veut vous démolir, même si c’est un membre de votre famille ou quelqu’un qui pense être votre ami.
4. Arrêtez d’essayer de réparer toute personne et toute chose.
Si vous vous retrouvez à faire pour d’autres des choses qu’ils pourraient et devraient faire par eux-mêmes, vous ne les aidez pas mais autorisez cela.
Parfois nous pouvons involontairement produire une énergie négative en portant les gens alors qu’ils savent comment marcher, ou nous essayons de réparer des gens alors qu’ils n’ont pas d’abord été cassés.
Apprenez quand vous abstenir.
5. Répondez, mais ne réagissez pas.
Une réponse découle de la clarté d’esprit et de la force émotionnelle et elle est choisie pour produire un résultat désirable; quand une réaction est un réflexe incontrôlable qui découle d’impulsions de survie à base de crainte.
Évitez des réactions irréfléchies et apprenez à répondre de manière réfléchie face à de l’énergie négative.
6. Occupez-vous de vous.
Vous ne pouvez pas vous soucier des autres sans vous soucier de vous. Ce n’est pas égoïste ou vain de vous aimer, de vous occuper de vous, ni de faire de votre bonheur une priorité.
Apprendre et parvenir à prendre soin de vous-même vous aideront à vous être fermes et forts quand vous êtes face à de l’énergie négative.
Ne sous-estimez pas le mal que l’énergie négative peut causer. Apprenez comment vous en protéger et traitez tout cela avec intelligence.
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Le second item stressant pour l’équipe projet après le manque de clarté sur les rôles et responsabilités, est que les informations leur manquent pour pouvoir bien travailler.
Le plan de communication et les outils collaboratifs ainsi que les « daily stand-up » et autres réunions d’avancement et d’équipe projet sont autant d’outils de communication pour le manager de projet et son équipe. Le manager de projet doit donc s’attacher à être un excellent facilitateur et communiquant au sein de l’équipe projet et au nom de celle-ci pour toutes les parties prenantes.
Une autre source majeure d’anxiété est aussi d’avancer dans l’obscurité sans lumière pour nous indiquer le chemin à suivre. Hors la vision projet, la description simple et claire des objectifs du projet, est cette lumière dans la nuit qui va guider les bateaux au port et les préserver des écueils.
Il convient d’ajouter à cette communication de la vision des retours fréquents et précis sur l’avancement du projet en toute transparence.
Exposer clairement les progrès réalisés sur chaque livrable intermédiaire avec les retards éventuels qui font partie de la vie normale de tout projet.
Ce n’est pas pour rien que l’on peut souvent entendre ou lire que 80% du travail du manager de projet est la communication.
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Le changement n’est pas facile et l’enraciner dans la durée encore moins. Le management invente de grands plans pour introduire le changement, il met en œuvre ces plans et 3 ans plus tard l’organisation est redevenue telle qu’elle l’était avant l’initiative. Le changement vers de nouveaux systèmes révolutionnaires n’est déjà pas facile, maintenir ces processus et procédures en place est encore plus difficile.
Nous estimons souvent que pour être un(e) leader on doit être né(e) leader, ou être destiné(e) au leadership, ou avoir une position de leader. Nous pensons au leadership comme à un titre qui doit être mérité ou gagné. Mais les leaders ne sont rarement, voire jamais, né(e)s leaders. Si nous devions isoler un facteur qui crée des leaders, c’est probablement une certaine combinaison de circonstances et de persistance.
Les managers qui sont délibérément redondants [c’est-à-dire qui utilisent de multiples canaux de communication pour un même message] font avancer leurs projets plus rapidement et sans à-coup. Les politiciens le savent depuis très longtemps et c’est pourquoi ils choisissent quelques messages clefs et les répètent ad nauseam.
Le project management a le vent en poupe, les entreprises recherchent toujours davantage cette compétence métier pour réaliser leurs projets de façon ordonnée et effective.
Mais les bonnes nouvelles ne s’arrêtent pas là !
Le nombre de projets stratégiques qui représentent des investissements importants, est en hausse constante grâce aussi au grand nombre de projets de transformation numérique.
L’erreur a toute sa place dans la gestion de projets. Elle est même le plus souvent inévitable et sa bonne gestion, en favorisant créativité et coopération, la condition sine qua none de la réussite des projets.
Un article très original de Ty Kiisel en 2010 s’intitulait « Common Courtesy Conducive to Collaboration »
En effet, il peut paraître banal et simpliste, voire un peu rétrograde, de reconnaître la courtoisie la plus élémentaire comme un élément prépondérant dans l’établissement de bonnes relations de travail, et pourtant, combien de fois est-elle piétinée précisément dans le monde du travail ?
Pourquoi semble-t-il que la confrontation brutale l’emporte souvent sur la courtoisie dans les organisations actuelles ?
J’ai tendance à être d’accord avec Ralph Waldo Emerson quand il a écrit, « Il y a toujours une meilleure façon de faire toute chose, même s’il s’agit seulement faire bouillir un œuf. Les bonnes manières sont les façons heureuses de faire ces choses.«
Dans les organisations où une collaboration efficace est critique au succès du projet, la qualité de nos interactions avec nos pairs, nos supérieurs et nos subalternes est primordiale. Voici pourquoi une communication cordiale est si importante pour le succès du management de projet.
Un exemple historique avec Churchill et Chamberlain
En mai 1940, Neville Chamberlain a été démis de son poste de Premier Ministre de la Grande-Bretagne à cause de son incapacité à répondre à la menace de guerre de l’Allemagne. En tant que Premier Ministre nouvellement nommé, la première intervention de Winston Churchill devant le Parlement est celle où il prononça le fameux : « Je n’ai rien à offrir que du sang, un dur labeur, des larmes et de la sueur. »
« Je n’ai rien à offrir que du sang, un dur labeur, des larmes et de la sueur. »
Le point qui justifie de mentionner Winston Churchill n’est pas de discuter sa capacité à rassembler l’Angleterre pour repousser une invasion allemande potentielle. C’est de reconnaître sa bienveillance et sa générosité d’esprit envers un ancien rival lors de ce passage de témoin. Il aurait été facile de frapper fort et d’enfoncer Neville Chamberlain pour son inaction. Cependant, Churchill s’est vite rendu compte que le faire ne servirait en rien pour promouvoir la cause de la liberté. Cela n’aurait fait que ternir le nom de l’ancien Premier ministre et abaisser le sien en même temps.
Au lieu de cela, voici un petit extrait de ce que Churchill a dit plus tard : « C’est tombé sur Neville Chamberlain lors de l’une des crises suprêmes du monde que d’être contredit par les événements, d’être déçu dans ses espoirs et trompé et trahi par un mauvais homme. Mais qu’étaient ces espoirs pour lesquels il a été déçu ? Ils étaient parmi les instincts les plus nobles et bienveillants du cœur humain : l’amour de la paix. Quoi que l’histoire puisse dire ou pas de ces années épouvantables et incroyables, nous pouvons être sûrs que Neville Chamberlain a agi avec une parfaite sincérité selon ses convictions et est allé à l’extrême de ses capacités et de son autorité… pour sauver le monde de la lutte terrible et dévastatrice dans laquelle nous sommes maintenant engagés. »
Revenons à l’époque contemporaine
Nous travaillons dans un âge de messagerie instantanée, d’email et autres communications presque immédiates. Nous ne devrions pas laisser cette immédiateté du média nous autoriser à devenir durs et trop « faciles » dans notre manière d’approcher nos collaborateurs, même quand les problèmes surgissent et que des erreurs sont commises.
Même sur le lieu de travail actuel, il y a une place pour la courtoisie.
1. Prenez du temps pour rendre votre communication réfléchie et cordiale
Quand les délais sont courts et exigent des équipes projet d’en faire de plus en plus, prenez tout de même quelques secondes supplémentaires pour rédiger un email ou autre communication afin de considérer que votre message est destinée à une personne, à un humain comme vous. Commencez chaque email par une salutation, qui vous rappelle que vous écrivez à une vraie personne. Les 2 ou 3 secondes supplémentaires que cela demande que de s’adresser directement à la personne n’impactent pas négativement votre productivité, mais cela vous aide vraiment à favoriser une relation de travail productive et cordiale.
2. Prenez le temps d’être poli
Dans le monde imparfait du travail en mode projet, des décisions difficiles sont parfois prises. Mais cela ne signifie pas que nous devons jeter la politesse par la fenêtre. Même si ce qui avait l’habitude d’être considéré comme de la courtoisie élémentaire entre supérieurs, subalternes et collègues devient un peu « pittoresque » et considérée comme « inutile », il n’y a rien de mal à prendre en considération les sentiments de la personne qui doit être réprimandée, aussi stupide que vous pensiez qu’elle soit ou combien était grande l’erreur commise. Rester poli et faire preuve de compassion l’un envers l’autre est le moins que nous devrions être capables d’attendre de nos collègues « professionnels ». En faire à moins est improductif et immature.
3. Éliminez la « critique » de la « critique constructive »
« Je n’aime pas cela »
On vous a peut-être appris très tôt dans votre carrière que la « critique » n’est jamais « constructive ». Je ne pense pas avoir travaillé dans une seule équipe de projet qui soit tout le temps d’accord. Le management de projet implique beaucoup de créativité dans la résolution de problèmes, ce qui signifie que l’on réussi rarement du premier coup. La stimulation d’un environnement créatif où les membres d’équipe résolvent avec créativité des problèmes et insistent sur l’excellence exige la collaboration, pas la critique. Quand les désaccords surgissent ou qu’un changement de direction est exigé, le « je n’aime pas cela » devrait être suivi de « voici pourquoi et voici une suggestion sur comment vous pourriez procéder. »
La communication efficace ne repose pas sur des tours de magie ni des astuces
Il est important de se rappeler que la communication efficace est personnelle. Il importe peu si c’est en face à face, via messagerie électronique, ou billet de blog, c’est toujours une personne qui interagit avec une autre personne.
Les outils de management de projet peuvent aider à faciliter la communication et la collaboration, mais le type de communication dépend seulement de vous.
L’auteur américain et le dramaturge Jean Kerr ont dit, « l’Homme est le seul animal qui apprend en étant hypocrite. Il feint d’être poli et ensuite, finalement, il devient poli. »
Que faites-vous dans votre organisation pour encourager l’interaction prévenante et la courtoise entre collègues ?
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Pourquoi remettre jusqu’à demain ce que vous pouvez faire le jour même ?
À moins que vous ne travailliez chez Walmart, vous n’avez jamais probablement entendu parler de la règle du coucher de soleil.
L’observation de la Règle du Coucher du soleil est très simple: « Que ce soit une requête d’un magasin, d’un client ou un appel d’un collègue au bout du couloir, nous donnons notre meilleur pour fournir le service à nos clients et entre nous, le jour même. »
Manageriez-vous votre courrier électronique, répondeur vocal ou toute autre correspondance projet avec les membres de votre équipe projet un peu différemment si vous saviez que cela implique une réponse avant la fin du jour ?
Bien sûr, vous avez des priorités, une charge de travail déjà importante, des dizaines de messages réclamant votre attention chaque jour…
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Et si, pour toute communication qui vous est directement adressée, vous vous efforciez pendant quelques jours de systématiquement répondre le jour même ?
Si possible avec une solution, un livrable, l’information demandée si ceux-ci demandent peu d’efforts et de temps. Sinon, avec une simple note disant quand vous pensez pouvoir répondre.
Bénéfice additionnel: Vous quittez le travail l’esprit serein et sur le sentiment d’avoir fait une chose positive.
Alors, on essaie ?
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En rejoignant une organisation, quel que soit votre rôle, il est important que vous preniez du temps pour comprendre la culture d’entreprise. Il y a différentes façons d’y parvenir, y compris en apprenant à connaître les autres départements, leurs fonctions et leurs objectifs dans l’organisation et en allant vous présenter à d’autres personnes dans l’entreprise.
Pour comprendre la culture de votre organisation, mieux intégrer l’organisation et y réussir dans votre rôle, répondez aux questions suivantes !
Quelles sont les personnes clés : celles qui réussissent, auxquelles ont fait appel quand des problèmes surgissent, qui prennent la parole régulièrement sans qu’on le leur demande, qui sont « en vue » dans l’organisation ?
Comment les joueurs principaux dans l’organisation influencent-ils les autres ? S’expriment-ils souvent quand quelque chose ne semble pas être correct ou s’ils ne sont pas d’accord ? Ou restent-ils silencieux parce que, de leur perspective, les choses ne peuvent tout simplement pas être changées ?
Comment votre organisation travaille-t-elle avec d’autres départements ?
Quels sont les processus et les procédures en place pour votre département ? Qu’en est-il de celles des départements avec lesquels vous interagissez régulièrement ?
Quelles sont les règles de l’organisation ? Et les règles « tacites » ?
Quelles sont les valeurs de l’organisation : Qu’est-ce qui est le plus important pour ses membres ?
Comment l’organisation interagit-elle avec ses clients : Externes comme internes ?
Comment les décisions sont-elles construites et prises dans l’organisation ? Quels sont les acteurs majeurs pour des décisions stratégiques ? Qui est impliqué dans les prises de décisions non stratégiques ?
Quelles sont les priorités businessprincipales pour l’organisation dans son ensemble ? Quels sont ses objectifs cette année ? à 3 ans ? à 5 ans ? à 10 ans ? à plus long terme ?
Quelles sont les priorités principales pour votre département ? cette année ? à 3 ans ? 5 ans ? 10 ans ? Plus loin ?
Comment communique l’organisation : au sein du département ? De département à département ? Avec les clients externes ? Avec l’équipe de direction ? Quelle méthode est la plus efficace pour communiquer dans chaque situation ?
Comment les réunions sont-elles réalisées dans l’organisation ? En face à face ? A distance ? Par téléconférence ? Quelle est la meilleure manière pour vous de contribuer aux réunions de votre département ? Et pour les réunions avec la participation de divers autres départements?
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Demandez à d’autres dans l’organisation ce qui leur permet de réussir dans leur job.
Qu’ont-ils appris qu’ils peuvent partager avec vous pour vous aider à partir du bon pied et à être efficace dans votre rôle ? Les personnes sont souvent enclines à aider le nouvel arrivant en le guidant dans la bonne direction.
Quelles autres questions pourriez-vous poser pour parvenir à comprendre la culture de l’organisation ?
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Petit conseil rapide : Comment bien recevoir les remarques
Karen Tate de Http://www.griffintate.com/ a récemment publié le conseil suivant que j’ai trouvé très approprié pour des managers de projet.
Donner et recevoir des commentaires, remarques et autres retours sont essentiels à l’amélioration continue.
Mais parfois la personne qui émet les remarques n’a pas les compétences pour développer et livrer un apport réellement constructif. Dans ce cas, vous devez être capable de faire usage de capacités d’écoute aussi efficaces qu’actives afin d’atteindre un résultat professionnel.
Voici 7 points clefs à mémoriser pour des résultats optimaux
1. Reconnaissez les faits.
2. Restez calme et concentrez vous sur l’écoute. (Évitez de contester l’argument ou de vous mettre sur la défensive.)
Trop parler empêche de bien écouter.
3. Offrez votre opinion seulement si on vous la demande. Difficile mais précieux conseil…
4. Prenez du temps pour bien absorber le message avant de réagir. Quand une question vous est posée, demandez s’il serait acceptable d’y répondre plus tard afin d’avoir du temps pour préparer la réponse. En plus, ceci vous permet de ne pas perdre le fil de votre discussion.
Êtes-vous certain de bien comprendre le message ?
5. Assurez-vous que vous comprenez le message avant de l’évaluer.
6. Soyez attentif au point de vue de l’autre personne.
7. Dites “merci !”
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Je suggère d’ajouter un huitième point :
8. Définissez votre plan d’amélioration pour répondre par des actions concrètes aux remarques les plus importantes.
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3 manières de défendre nos idées sans pour autant faire de blocage
John Baldoni
Dans notre métier de chef de projet comme dans la vie quotidienne, nous confrontons des personnes qui ne sont pas du même avis que nous, qui résistent à nos suggestion ou rejettent en bloc nos idées.
Cette dernière fait la part belle au self-control qui reste à mon sens un point fort à travailler face à toute opposition.
Le fait de supporter une idée signifie l’imprégner de votre conviction et de votre passion. Un tel engagement est vital pour pousser une initiative ou une suggestion que vous pensez importante. Cet enthousiasme vous aide aussi à gagner d’autres personnes à votre cause. Mais cela peut aussi être votre pire ennemi quand quelqu’un, comme votre supérieur, rejette cette initiative.
Comme vous êtes si convaincu de votre idée, votre instinct est de la protéger comme vous le feriez d’un enfant. (Pensez simplement à l’expression familière, « Ce projet est mon bébé »). Grossière erreur! Cela vous met d’emblée sur la défensive.
Quand vous faites face à la critique, vous devez vous défendre sans être sur la défensive. Cette dernière vous ouvre à des critiques supplémentaires parce que très souvent la défensive provoque des comportements négatifs comme taper du poing sur la table ou se renfrogner. Vous êtes pris dans l’action et les politesses et finesses de discours aimable passent par la fenêtre. Il est excellent d’être passionné mais vous voulez éviter de devenir excessivement passionné, c’est-à-dire peu disposé et même incapable d’écouter d’autres personnes.
Faire front au scepticisme ou même à l’hostilité est un attribut essentiel du leadership, la sorte d’aura que vous devez émettre si vous espérez jamais instiller l’envie de vous suivre. Et quand les personnes rejettent vos idées il est facile de se laisser échauffer par l’instant présent.
Le défi est de ne pas réagir de manière excessive et de séparer la personnalité de l’idéologie. Voici comment.
1. Soyez préparé.
Chaque fois que vous proposez une idée il est certain que certaines personnes ne comprendront pas l’idée, n’aimeront pas l’idée, ou tout simplement ne vous aiment pas. Aussi, préparez vous à rencontrer des objections. Réfléchissez à qui dira quoi et pourquoi. Par exemple, un collègue peut dire que votre initiative a un coût prohibitif, un autre mettre en doute son efficacité et un autre questionner son timing. Développez des arguments en retour pour adresser posément ces préoccupations. Vous pouvez utiliser certains de ces arguments de manière préemptive (avant que la critique ne soit levée) ou bien après que l’objection soit exprimée.
2. Soyez généreux.
Remerciez les personnes pour les retours constructifs qu’elles font. Vous pouvez le faire même quand la remarque est plus critique qu’utile et cela montre que vous êtes quelqu’un qui est au dessus de toute bassesse. D’autres pourraient s’en servir, mais vous êtes celui qui prend un chemin plus élevé. Cela démontre votre force de caractère.
3. Soyez patient.
restez cool (mais pas trop…)
Peu de personnes, s’il en est, embrasseront votre idée autant que vous le faites. Après tout, nous avons tous nos propres agendas. Ainsi soyez réaliste avec votre planning. Sachez que cela nécessitera du temps et des efforts que de persuader d’autres personnes d’adopter votre idée. Vous entendrez les mêmes contre-arguments exprimés de multiples fois; attendez-vous-y. Enrichissez vos idées afin de montrer que vous écoutez les autres. Et souvenez-vous cette patience exige aussi restiez cool alors que votre idée est explosive.
Garder son calme ne signifie pas fuir face à l’opposition.
Il est essentiel de continuer à projeter votre passion pour vos idées et démontrer votre résolution intérieure. Quand vous rencontrez la critique, contrez avec un argument qui positionne votre idée comme étant de faire ce qui est le mieux pour l’organisation et pas seulement pour vous-même. Canalisez votre énergie sur votre idée et vous resterez cool même si votre idée est brûlante.
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Vous défendre sans être sur la défensive exigera de la pratique.
Le mieux est de pratiquer avec des collègues de confiance qui vous asticoteront avec des questions sur vos idées. Cela vous aidera à peaufiner votre discours. Travaillez aussi à détendre vos muscles faciaux, et même votre sourire car vous voulez projeter de la maîtrise. Vous n’avez pas le contrôle de comment d’autres réagissent, mais vous êtes en contrôle de vous-même, ce qui est essentiel pour la manifestation de votre leadership face à l’opposition.
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Cette intervention délivrée en binôme au TEDx de Rennes donne à réfléchir en cette période post baccalauréat sur les bienfaits et méfaits de l’orthographe.
Je fais de mon mieux sur ce blog francophone pour respecter grammaire et orthographe mais même avec les correcteurs intégrés cela reste difficile. Peut-être ne devrais-je pas autant m’en faire !
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« Nous avons été prof de français. Sommés de nous offusquer des fautes d’orthographe, nous avons été pris pour les curés de la langue. Nous avons écrit « La faute de l’orthographe » pour dédramatiser, pour réfléchir ensemble et puis aussi parce qu’on a toujours pensé que l’Académie Française avait un vrai potentiel comique. »
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En ce 26 Juin 2019, voici le 4242ème billet* publié sur ce blog.
Soit une moyenne supérieure à un billet par jour depuis 10 ans.
Bon, à raison de 2 à 3 heures par billet entre trouver les idées, rechercher des articles intéressants, rédiger et traduire, illustrer et promouvoir sur les médias sociaux, je devrais avoir largement atteint les 10000 heures requises pour maîtriser toute nouvelle compétence (cf. le fameux livre de Malcolm Gladwell : « Outliers »). Au minimum, je devrais un peu progresser et m’améliorer, enfin je l’espère… 🙂
En 2009, Scrum et Agile existaient (depuis 1995 pour le premier et 2001 pour le second). Cependant, à cette époque, relativement peu de managers de projet s’y intéressaient alors que, dès juillet de cette même année, je vous proposais une liste de lecture sur le sujet.
En effet, je n’ai jamais cessé depuis mes débuts de m’efforcer de découvrir de nouvelles approches (PMI, Prince2, PM², Scrum, LEAN, SAFE…), compétences (relationnelles, présentation, communication, collaboration, leadership..), techniques (priorisation, influence, décision, business analysis, design thinking…) outils et astuces qui rendent le manager de projet meilleur leader et plus performant puis de les partager avec vous quand elles me paraissent pertinentes.
A l’occasion de cet anniversaire, je me suis posé une question : « Pourquoi me lisez-vous ? »
Pourquoi me lisez-vous ?
D’ailleurs, pourquoi n’importe lequel ou laquelle d’entre nous décide-t-il ou elle de suivre ce que publie une autre personne, d’écouter ce qu’elle partage et communique ?
Je pense que cela vient en grande partie du fait que, au fil de notre éducation, de nos apprentissages, de nos expériences, nous avons constaté qu’il est bon pour nous de lire et d’écouter.
Savoir écouter est une compétence clé pour avancer dans la vie.
Et notre libre arbitre nous permet le plus souvent de bien choisir qui et quoi écouter (et lire) !
Quels sont les éléments qui orientent nos choix ?
l’intérêt pour la matière, les faits, la substance discutée
que lire ?
la découverte de nouvelles idées (souvent par sérendipité)
l’apprentissage de techniques
le respect pour la personne qui ose s’exprimer
la contradiction quand nous ne sommes pas d’accord avec l’avis exprimé et voulons apprendre à le contrer
le partage d’expérience avec les erreurs et réussites d’autres personnes afin de les éviter ou les reproduire
la stimulation intellectuelle de la lecture et de l’échange
le choix informé d’une approche parmi d’autres, d’un outil, d’une attitude… et en connaissance de cause
Je ne sais pas le ou lesquels de ces éléments vous ont poussé à suivre le blog DantotsuPM.com, mais je vous remercie de le faire.
Sans vous, les partages que j’initie à travers ce blog auraient peu de sens.
Un grand merci aussi aux partenaires et sponsors qui me supportent et me permettent de faire vivre ce blog depuis tant d’années !
N’hésitez pas à me proposer des billets et à commenter les publications, Michel.
*hors annonces événementielles
Partagez pourquoi vous suivez le blog DantotsuPM !
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10 rappels sur la façon de construire du « buzz » autour de votre prochain produit, projet, ou business.
Build Buzz par Mike Clayton
Si vous lancez une affaire, faites la promotion d’un produit, ou recrutez les membres d’équipe de votre prochain projet…
Il y a une chose que vous devrez faire, pour réussir
Vous devez créer de la viralité, du « buzz », positif autour de cela.
Mais vous pouvez ne pas être un commercial né
Alors, que pouvez-vous faire pour engager, séduire et exciter votre auditoire cible ?
Qu’est-ce que le succès ?
Mes lecteurs réguliers sauront combien de fois je vous recommande de commencer par définir le succès. Dans ce cas, que voulez-vous que les gens pensent, disent, ou fassent ?
Écouter
Votre projet, produit ou business doivent résoudre un problème, même si les gens ne savent pas qu’ils l’ont. Écoutez ce qu’ils disent de ce problème (ou qu’ils font à la place) et cela vous aidera à construire votre message.
Et alors ?
Un commercial avisé m’a dit un jour que quoi que vous disiez de la chose dont vous faites la promotion, ajoutez toujours les mots : ‘ pour que vous puissiez… ‘. Cela vous force à bien réfléchir à pourquoi votre auditoire devrait être assez intéressé pour vouloir le considérer..
C’est l’expérience
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Les gens ne se décident seulement avec leur tête. Ils choisissent avec leurs émotions et justifient leurs choix avec leurs réflexions. Utilisez donc des hameçons émotionnels et ceux de l’expérience pour créer un buzz : pas intellectuels.
Les images sont bonnes…
Les mots sont ok. Les images sont bonnes. Mais des images qui bougent sont la meilleure chose autre qu’une interaction physique. Aujourd’hui, la génération d’enfants en primaire est aussi à l’aise avec les vidéos que de jeunes adultes avec les graphiques et les plus âgés avec le texte. Ils produiront des films comme si c’est leur seconde nature.
Allez vers les médias sociaux
Peut-être aimez-vous des médias sociaux : peut-être pas. Mais comme canal de communication, c’est une grande partie de toute conversation.
Bouche à oreille
Le bouche à oreille en ligne ne peut pas battre le bouche à oreille réel. Parlez avec les gens. Engagez les conversations et écoutez-les. Rien ne battra jamais le face à face pour l’impact, si ce n’est pour la facilité et le volume.
Phrases mémorables
Les gens aiment les expressions comme ‘ Veni, Vidi, Vici. ‘ pour une raison. Travaillez à construire des expressions mémorables qui seront gravées dans les esprits. C’est pourquoi les annonceurs utilisent des rengaines et des jingles.
Influencer le prescripteur
On en parle beaucoup, parce que cela fonctionne toujours. Pourquoi essayer d’influencer des tas des gens que vous ne connaissez pas, si vous pouvez trouver une personne qui connait des tas des gens et peut les influencer.
Soyez Authentique
Se faire prendre à mentir tuera le bon buzz et augmentera le mauvais. Mais plus que cela, les gens aiment les personnes qui semblent réelles. Il y a une raison pour laquelle ‘le grand sujet’ sur l’authenticité du leadership des années 1990 est toujours bien vivant.
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Nous avons tous passé des journées en réunions qui s’enchainent, courant d’une salle de réunion à la suivante au fil des heures, nous lamentant sur le temps que nous pourrions dépenser sur du vrai travail. Si nous avons assez de chance pour avoir une journée par semaine sans réunion, nous la protégeons avec acharnement.
Si la majorité des gens peuvent le comprendre, pourquoi semblons-nous tous être englués dans une frénésie de réunions ?
« La culture de réunion excessive conduit la plupart des personnes à la folie. Elles sont essentielles pour permettre la collaboration, la créativité et l’innovation.
Elles favorisent souvent le relationnel et assurent l’échange approprié de l’information. Cependant, une culture de réunions excessives rend folle la plupart des personnes.
Chaque minute dépensée sur une réunion inutile consomme une part du temps pour le travail en solo qui est également l’élément essentiel pour la créativité et l’efficacité.
Encore plus important est le fait que les réunions interrompent la capacité à se concentrer sans distraction sur une tâche cognitive exigeante. En conséquence, les gens ont tendance à venir plus tôt pour travailler, ou rester plus tard, ou utiliser les week-ends comme temps calme pour se concentrer. »
Les directeurs des systèmes d’information et les leaders qui ont des difficultés à trouver l’équilibre entre le temps passé en réunion et le travail individuel, pour eux-mêmes et pour leur équipe, devraient considérer les astuces suivantes pour tailler dans le nombre de réunions et rendre les restantes meilleures.
#1 – Donnez la priorité aux décisions
« Organisez une réunion seulement si une décision doit être prise. Les réunions peuvent être une manière efficace de discuter des idées et des informations, mais ceci ne mène à pas beaucoup d’action. Aussi, prévoyons une réunion seulement si nous savons que le résultat aboutira à une décision. Pour la réunion d’information, employons une technologie comme Slack ou l’email pour permettre à nos équipes de communiquer et d’aborder toutes les questions avant la réunion. Cela nous a mené à une diminution de 45% des réunions hebdomadaires et celles que nous avons conservées sont maintenant plus courtes. Nous employons aussi un parking à idées pour le hors-sujet. Si quoi que ce soit surgit pendant une réunion qui n’est pas la base de celle-ci, nous mettons ce sujet sur ce parking pour que nous puissions l’adresser en dehors de la réunion. » – Matthieu Wolach, Président, Synlio
#2 – Raccourcissez toutes vos réunions de 15 minutes
Les sociétés sont coincées dans une roue de hamster, projetant les participants de la fin d’une réunion au commencement d’une autre au même instant.
“Nous prévoyons que les réunions qui seraient typiquement d’une heure soient de 45 minutes et nous exigeons qu’elles aient un ordre du jour. Le temps réduit maintient les personnes concentrées sur le sujet et permet à la réunion suivante de commencer à l’heure. Je vois la plupart des sociétés coincées dans une roue de hamster, projetant les participants de la fin d’une réunion au commencement d’une autre au même instant. Cela ne laisse aucun temps aux personnes pour aller aux toilettes, prendre un verre d’eau, changer de salle, ni se préparer pour la réunion suivante. Si on ne donne pas aux gens le temps approprié pour faire ces choses nécessaires, ils le créeront. Le résultat est des employés partant au milieu d’une réunion ou se déconnectant, ou arrivant en retard à la suivante, forçant les gens dans cette autre réunion à les attendre. Ils manquent des informations pertinentes et gaspillent ainsi le temps des autres. Cela diminue évidemment la productivité des employés ainsi que leur engagement et leur efficacité. Si chaque réunion d’une heure est réduite à 45 minutes vous pouvez commencer à l’heure, personne n’est énervé et vous pouvez accomplir beaucoup plus. ”–Suz O’Donnell, Président, Thrivatize
#3 – Créez des périodes sans réunion
« Définissez une certaine période de temps chaque semaine pour que les gens puissent se concentrer sur un travail indépendant, au bureau ou à la maison. Leur donner une telle flexibilité et liberté peut fournir l’espace nécessaire dans leurs agendas, avec la motivation de faire fonctionner cet arrangement. Poser des « périodes sans réunion » force aussi le groupe en entier à réévaluer les réunions qui étaient normalement prévues pendant ces créneaux et se demander qui doit vraiment y participer. En conséquence, nous observons que les équipes tiennent moins de réunions en général et que moins de personnes participent à chacune. L’additionnel ‘espace blanc’ dans l’agenda de chacun augmente la productivité individuelle et réduit le débordement sur le temps personnel. » – Alexander S. Lowry, professeur de finances, Collège de Gordon
#4 – Limitez réunions « de crise »
« La première étape est, avez-vous même besoin d’une réunion ? Beaucoup de réunions sont créées par les gens qui ont une crise ce jour-là. La plupart de celles-ci ne sont pas de vraies crises. Prévoyez une heure chaque semaine pour parler de ces types de problèmes. Repoussez toutes les discussions sur ces sujets à cette réunion. Les emails, les SMS et autres formes de communication peuvent suffire à tenir les gens informés jusque-là (Peut-être la question se résoudra-t-elle d’elle-même avant que la réunion n’arrive). En attendant, les leaders devraient investir plus de temps dans la planification de la réunion que la réunion n’en prendra en réalité. Soyez clair sur pourquoi vous avez la réunion et assurez-vous que seulement les gens qui doivent y être soient là.
La culture de la société dirige normalement les réunions et le processus est passé des générations précédentes. Assurez-vous que vous ne passez pas trop de temps en réunions de crise, limitez-les, ou les éliminez-les si vous le pouvez. « –Wayne Strickland, VP stratégie globale de distribution, Hallmark Cards
#5 – Réduisez le nombre de participants
« Revoyez et élaguez régulièrement votre liste d’invités aux rencontres récurrentes. Les réunions ont une tendance à sortir de votre contrôle sur plusieurs plans et les réunions récurrentes tout particulièrement parce qu’elles se poursuivent au-delà de leur but ou des personnes ajoutées ne sont plus appropriées. Jetez un coup d’œil aux réunions récurrentes dans votre agenda et revoyez la liste des participants.
à considérer pour toutes vos réunions, à distance comme en présentiel
Toutes ces personnes doivent-elles être là ? Enlevez des personnes et envoyez-leur une note agréable pour expliquer pourquoi; vous serez étonnés, souvent la réponse est un soulagement ! L’autre chose que je fais souvent est de revoir ses réunions récurrentes et d’en annuler, parce que souvent la raison pour laquelle elles avaient été créées n’est plus appropriée ou elles ont perdu leur momentum. » – Ada Chen Rekhi, fondateur et COO, Notejoy
#6 – N’hésitez pas à annuler
Relisez ce billet de Seth Godin
« N’ayez pas de réunion si vous n’en avez pas besoin. Annulez une réunion dès le moment où vous vous rendez compte qu’elle n’est pas nécessaire. Si vous devez vraiment avoir la réunion, publiez un ordre du jour avec les sujets ordonnés par priorité et/ou décisions qui exigent la participation de chacun des participants. Concentrez-vous sur les actions, les mises à jour sensibles et les décisions qui doivent urgemment être prises. Terminez la réunion en avance si tous les objectifs sont atteints. Faites un suivi avec des minutes de réunion qui capturent les points pertinents, les actions nécessaires et les décisions prises. Enfin, quelque chose que nous semblons tous oublier: Remerciez les gens pour leur temps. » – Doyen Pipes, architecte en chef d’innovation, TetraVX
#7 – Liez des réunions aux coûts et bénéfices
« Considérez ce que coûte à la société chaque réunion qui est prévue, en termes d’heures et de dépenses et utilisez ces chiffres pour décider s’il vaudrait mieux prévoir moins de réunions ou des réunions moins fréquentes. » – Tracy Julien, VP marketing, GuidedChoice
Lesquelles de ces astuces préférez-vous ? Lesquelles avez-vous déjà adoptées et quels en sont les effets ?
CSP est partenaire de DantotsuPM
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« Et vous, que répondriez-vous ? » ou encore « Que feriez-vous ? »
Cette première répartie vous permet de gagner du temps pour réfléchir à votre réponse.
Elle peut aussi révéler des réponses pertinentes en particulier de personnes de confiance (mais pas seulement).
Mais elle peut être perçue comme un signe de faiblesse si utilisée trop souvent ou de simple temporisation si vous ne faites rien de la réponse de l’autre personne.
Certains penseront que vous ne savez pas répondre ou n’êtes pas pertinent dans votre rôle.
D’autres vous trouveront ouvert à de nouvelles idées et prêt à écouter.
Certains seront tentés de répondre à votre place.
D’autres, plus rapides ou mieux préparés, en profiteront pour s’engouffrer dans la brèche et forcer des paroles dans votre bouche…
Alors, que faites vous en cas de question particulièrement difficile que ce soit dans le domaine professionnel comme privé ?
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Comment communiquer clairement si l’on n’a pas soi-même une vision très claire du projet ?
Il s’agit donc avant tout:
d’ avoir une vision claire
de bien comprendre les objectifs
de les synthétiser
de décliner la vision pour chacun
de faire simple et très concis
Le/la manager de projet doit acquérir et cultiver cette capacité à communiquer une vision claire du projet et de ses objectifs afin d’accroître son leadership et de n’oublier personne dans sa communication.
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Les managers combinent les types différents de communication, comme l’email, la messagerie instantanée et les appels téléphoniques, pour répéter et renforcer les messages clés.
« Les managers qui étaient délibérément redondants [c’est-à-dire qui utilisaient de multiples canaux de communication pour un même message] ont fait avancer leurs projets plus rapidement et sans à-coup. »
Les politiciens le savent depuis très longtemps et c’est pourquoi ils choisissent quelques messages clefs et les répètent à satiété.
Les gens du marketing aussi, si possible sans aller jusqu’au « ad nauseam » !
Pourquoi est-ce nécessaire ?
Parce que les gens doivent traiter beaucoup plus d’informations et beaucoup plus de canaux de communication que jamais auparavant.
Elles viennent participer au projet que vous menez parce qu’elles le veulent, parce qu’il a du sens pour elles, parce qu’elles pensent pouvoir y apporter une contribution significative.
DantotsuPM.com 