manager un projet c’est anticiper

Car anticiper, c’est se donner l’avantage du temps pour mieux préparer les actions et réactions.

Anticiper les risques bien sûr mais aussi les opportunités, les réactions des différentes parties prenantes, les évolutions de l’équipe projet,  les attentes du sponsor, les demandes d’évolutions et de changements, les changements dans votre écosystème…

ce n’est pas parce qu’une chose est difficile qu’il faut l’éviter, bien au contraire.

Ne fuyez pas les difficultés, faites des choses difficiles encore et encore…

… car elles deviendront plus faciles avec l’expérience !

C’est en effet projet après projet, expérience après expérience que nous construisons nos capacités et compétences.

les certifications du PMI s’enrichissent de nouveaux centres d’examens avec Pearson VUE

Tous les détails sur le calendrier et les villes sur le site Pearson Vue.

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Tours, Orléans et Lyon en France mais aussi Mérignac, Rochefort, Dijon, Toulouse, Paris, Annecy, Lille, Nantes…

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Avez-vous déjà entendu parler de la technique Agile dite des « Tres Amigos »

Three Amigos

https://www.agilealliance.org/glossary/three-amigos par Alliance Agile

Les trois amigos se réfèrent aux 3 perspectives de base pour examiner un incrément de travail avant, pendant et après le développement.

Les 3 perspectives

  1. The 3 Amigos is an Agile technique to balance between no collaboration between people with different perspectives and involving an entire team in discussing all the details of every increment of work.

    Business – Quel problème essayons-nous de résoudre ?

  2. Développement – Comment pourrions-nous construire une solution pour répondre à ce problème ?
  3. Test – Qu’est-ce qui pourrait possiblement se produire ?

Les gens qui tiennent ces différentes perspectives devraient collaborer pour définir que faire et convenir comment ils sauront quand cela sera réalisé correctement.  Le résultat final d’une telle collaboration aboutit à une description plus claire d’un incrément de travail souvent sous forme d’exemples, menant à une compréhension partagée pour l’équipe.

C’est aussi la bonne pratique pour les autres. Ils devraient eux aussi passer en revue depuis chacune de ces différentes perspectives les incréments du produit qui ont été mis en œuvre pour s’assurer qu’ils sont corrects.

Le concept des trois amigos a pour objectif de trouver un point d’équilibre entre aucune collaboration entre les personnes qui ont des perspectives différentes et impliquer toute l’équipe dans la discussion de tous les détails de chaque incrément de travail.

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Il n’y a que 3 façons d’en faire davantage

La pression de charger encore plus votre barque (quand elle déborde déjà) vous stresse et pompe votre énergie.

There Are Only Three Ways to Get More Done

https://leadershipfreak.blog/2018/04/12/there-are-only-three-ways-to-get-more-done/ par Dan Rockwell

Le cycle de la mort !

Travailler dur ->

Réussir –>

En avoir plus à faire –>

TRAVAILLER ENCORE PLUS DUR –>

etc.

3 approches

En pratique, il y a seulement 3 manières d’en faire davantage.

1. Améliorer la compétence. Raccourcir le temps qu’il vous faut pour faire votre travail par de la maîtrise, des systèmes, ou du logiciel. La compétence vous permet de faire en quelques heures ce qui vous demandait des jours dans le passé.

2. Éliminer le travail le moins significatif. Arrêter de faire les choses qui importent moins, ainsi vous pouvez vous concentrer sur celles qui sont plus importantes. Débarquer quelque chose de votre embarcation.

3. Donner du travail à d’autres. Faire faire un peu de votre travail par quelqu’un d’autre. Prendre quelque chose dans votre charge et la donner à une autre personne compétente.

Améliorez votre compétence – faites de meilleures listes

Les gens qui délivrent des choses font des listes.

Priorisez automatiquement votre liste PENDANT que vous la rédigez. Divisez votre liste en trois colonnes.
  1. Je dois le faire aujourd’hui.
  2. Demain.
  3. Plus tard.
Incluez toujours ‘ la prochaine action nécessaire ’ pour chaque article de votre colonne  ‘Je dois le faire aujourd’hui’.
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Ne mettez jamais rien dans la colonne Je dois le faire aujourd’hui’ si vous ne savez pas que faire ensuite. L’incertitude pompe votre énergie et gaspille votre temps.

Et si vous êtes incertain quant au pas suivant ? Votre action pourrait être : “Demandez à Betty ses suggestions sur que faire ensuite.”

Le but de définir la prochaine action est de libérer votre esprit et diminuer votre stress.

Truc côté productivité : LE REPOS

Le but de repos est de vous régénérer pour pouvoir travailler.

Travailler dur donne une signification à la vie. Une vie faite seulement de loisirs est ennuyeuse.

Mais le cycle de travailler toujours plus dur vous détruit progressivement.

Comment les leaders pourraient-ils en faire davantage et profiter davantage de la vie ?

*L’idée d’ajouter la prochaine action aux items de votre liste vient de, Making It All Work par David Allen.

La formule de productivité 5×50 de Chris Cook

The 5×50 Productivity Formula

http://blog.projectconnections.com/project_practitioners/2018/03/the-5×50-productivity-formula.html par Chris Cook

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Les chefs de projet cherchent toujours des façons d’être plus productifs et de produire plus avec moins. Les ressources, y compris le temps et l’argent, sont rares et même limitées. Personne sur cette planète n’obtient plus de 24 heures par journée. Des milliardaires aux cadres intermédiaires, aux travailleurs qui œuvrent sur le terrain, chacun reçoit le même quota de temps.

Depuis l’introduction des smartphones, gaspiller son temps n’a jamais été plus facile. Vous avez le monde à votre portée. Les applications sont conçues pour vous distraire sur des choses en dehors de votre contrôle. Qui est avec qui à Hollywood ? Que vient de dire le président? Quand le bébé d’untel et unetelle naitra-t-il ?

Toutes ces questions nous distraient du but. En répondant à n’importe laquelle de ces questions, avez-vous fait avancer le projet ou avez-vous cliqué sur un autre lien qui vous a emmené encore plus loin ?

Une distraction dans ma boîte de réception de courriers électroniques correspond aux nombreux abonnements par email à divers sites Web. Les titres attirent mon regard et je clique sans même y réfléchir. Dans l’un de ces cas, j’ai croisé par hasard cette formule de productivité développée par la High Performance Academy. Brendon Burchard est un des leaders de cette académie.

Sa vidéo, intitulée 5 Habitudes de 50 minutes pour devenir 30 % plus productifs (et énergisées), présente la formule de productivité suivante: Il y a cinq habitudes que l’on peut mettre en place chaque jour pendant 50 minutes chacune et qui augmenteront votre productivité de 30 %. Autrement dit, vous pouvez produire 40 heures de travail productif en seulement 31 heures. Soit une économie d’un jour entier de votre temps par semaine !

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1. Augmentez votre sommeil de 50 minutes par nuit.

Demandez-vous, “Comment puis-je obtenir 50 minutes de sommeil de plus ?” Et pensez à comment vous dépensez ces 50 minutes maintenant. Lisez-vous indéfiniment des nouvelles sur internet ou sur les médias sociaux ? Observez-vous de stupides programmes de télévision pour vous détendre ? Ces activités vous tiennent non seulement éveillé pour des raisons inutiles, mais impactent aussi le sommeil que finissez par obtenir.

Pour mettre en œuvre cette habitude, développez une routine avant d’aller au lit. Normalement je déteste la routine car elle peut transformer les personnes en robots, mais dans ce cas, la routine est avantageuse. Un aspect important de cette routine est aucun écran une heure avant d’aller se coucher. En même temps, baissez la lumière dans la pièce où vous décidez de vous détendre.

J’entends tout le temps comment les gens fonctionnent avec seulement quatre à cinq heures de sommeil. Il semble ces personnes l’affichent comme une médaille d’honneur. Ce manque de sommeil me stupéfie chaque fois. Bien qu’il soit possible de survivre sur si peu de sommeil, prospérer sur un manque de sommeil est difficile.

2. 50 minutes chaque matin d’étirements et de stratégie

Quelle est la première chose que vous faites quand vous vous réveillez ? Vérifier votre téléphone pour l’email ou les appels manqués ? Démarrer votre ordinateur portable pour finir une présentation à donner plus tard aujourd’hui ? Vérifier votre boite à lettre ou les médias sociaux, c’est démarrer votre jour en mode réactif par rapport à ce que veulent d’autres personnes. Bien que ces activités puissent sembler productives, une meilleure approche est de se réveiller, de boire de l’eau, d’exécuter une activité physique (c’est-à-dire, des étirements, du jogging, une séance d’échauffements) et de définir sa stratégie pour la journée qui commence.

Pendant les 20 premières minutes, faites circuler votre sang. Cette activité peut être quoi que ce soit. Utilisez votre imagination. Tandis que votre cœur pompe votre sang, assurez-vous de boire de l’eau. Maintenez le corps et l’esprit engagés.

Après 20 minutes à élever votre rythme cardiaque, commencez votre session de stratégie. Burchard recommande de noter quels projets vous avez en cours et quelles tâches vous devez exécuter pour les faire avancer. Ensuite, il suggère de lister les personnes avec lesquelles vous devez entrer en contact en deux catégories : celles que vous devez contacter aujourd’hui et celles dont vous attendez une réponse.

La session finale sur la stratégie tourne autour de vos priorités. Répondez à la question : “que doit-il arriver aujourd’hui si je veux avancer ma vie ?” La liste devrait comporter trois à cinq éléments. Réduisez toute liste qui serait plus longue.

Si une activité ou personne n’apparait sur aucune des trois listes, considérez-la comme une distraction.

3. Des blocs de 50 minutes de temps.

Ces blocs de 50 minutes de temps sont ininterrompus. Aucun email, appel téléphonique, SMS, surf sur internet, et cetera. Le seul focus est la tâche à faire maintenant. Si vous devez écrire une proposition d’offre, vous dépensez 50 minutes à rédiger cette proposition. Si vous deviez répondre aux emails, dépensez 50 minutes à répondre aux emails.

Ces blocs de temps doivent être utilisés pour créer, faire le travail, ou faire progresser ses idées.

Mettez 100 % de votre effort sur cette tâche.

En planifiant ces blocs de temps, positionnez-en au moins 3 par jour. Beaucoup de managers de projet ont des réunions auxquelles assister, probablement toute la journée et ces grosses périodes de 50 minutes de temps ne sont tout simplement pas disponibles. C’est OK. L’idée est de se concentrer sur l’importance de celles-ci et les prévoir autant de fois que possible.

4. Toutes les 50 minutes, arrêtez ce que vous faites et bougez.

Une fois que le bloc 50 minutes de temps est terminé, levez-vous, marchez, buvez de l’eau… De nouveau, vous voulez faire circuler votre sang. Pour certains, cela peut être une brève période pour prendre une tasse de café. Pour d’autres, une promenade rapide autour du bureau ou du parking suffira. Indépendamment de l’activité, cela doit vous tenir actif et éloigné de la tâche en cours.

respirez, allez faire le tour du bloc

Ces dix minutes sont votre chance de respirer.

Cependant, ne vous laissez pas envahir de distractions inutiles. Bavarder ou interrompre d’autres personnes tandis qu’elles travaillent ne constituent pas dix minutes bien dépensées. Utilisez ce temps pour vous.

Quand les dix minutes sont écoulées, repartez directement sur votre prochain bloc ininterrompu de 50 minutes de travail si possible. Comme les blocs de 50 minutes de temps sont ininterrompus afin d’être concentré seulement sur une tâche, ces dix minutes devrait être utilisées pour purifier votre esprit et vous libérer des distractions.

5. 50 minutes de relâchement (marche et méditation).

Enfin mais non des moindres, Burchard recommande une période de 50 minutes de relâchement. À la fin de la journée de travail, avant de rentrer à la maison et vous affaler sur le canapé, faites une promenade. Il suggère à 30 minutes de marche suivies d’une méditation de 20 minutes. Ces activités peuvent varier, mais elles devraient inclure un peu de mouvement physique et de la préparation mentale.

Comme cette relaxation peut être classifiée comme un ralentissement, Burchard ne recommande pas de la transformer en séance de sport. Le sport excite alors que cette période veut faire l’opposé. Vous voulez concentrer votre attention vers l’intérieur et éliminer les distractions.

A retenir

Cette liste d’habitudes peut paraitre comme du simple bon sens. Cependant, le bon sens n’est pas une pratique si commune. Cela me rappelle les gens qui savent très bien quels produits alimentaires manger mais continuent encore à s’enfourner pizza et crème glacée. Le savoir est important. La pratique est le secret.

En regardant cette vidéo et lisant cet article, vous avez déjà fait le premier pas pour devenir de plus productif. Maintenant, vous devez intérioriser ces habitudes et vous les approprier. Ainsi, vous serez plus productifs.

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Les premiers 5% par Seth Godin

Des bénéfices extraordinaires vont à ceux vus comme étant dans les premiers cinq pour cent !

The top 5%

https://seths.blog/2019/01/the-top-5/ par Seth Godin

Dans chaque domaine, des bénéfices extraordinaires vont à ceux vus comme étant dans les premiers cinq pour cent. Un sur vingt.

Pour sûr, les plus gros prix vont chez la superstar, « l’unique de sa génération ». Mais ceci est en grande partie hors de portée. Il en ressort, cependant que si vous êtes intentionnés et diligents, les premiers 5 % sont accessibles.

Choisissez votre domaine de prédilection

L’approche est de choisir la bonne partie à jouer. Pas, “dans le top 5% de tous les chirurgiens,” mais peut-être, “le top  5% des chirurgiens thoraciques au Minnesota.” Soyez spécifique. Trouvez votre niche et remplissez-la.

C’est stimulant, parce qu’une fois que vous avez décidé d’être spécifique, vous en prenez la responsabilité. Les standards deviennent plus clairs. Aucune possibilité de parler pour ne rien dire.

Ce qui mène à la deuxième moitié de l’approche : bosser dur. Le travail de nivelage par le haut et d’honnêteté envers les choix qui s’offrent réellement à ceux que vous cherchez à servir. S’ils savaient ce que vous savez, vous choisiraient-ils ? Que vous faut-il faire pour en apprendre assez et pratiquer assez et investir assez pour vraiment être dans les premiers 5% ?

C’est quelque chose que vous pouvez réaliser en échange de focus et d’efforts. Être dans le top 1% demande une combinaison de chance et de talent de magicien. Mais être dans les premiers 5%, un sur vingt, est surtout une affaire de choix.

Le truc est que vous n’êtes pas en compétition avec les 19 autres personnes, pas vraiment. Vous êtes en compétition avec vous-même, compétiteur dans un parcours pour déterminer combien vous vous souciez d’avoir un réel impact.

Voici une période puissante et productive. Provoquez une disruption.

Alors, partagez avec les autres lecteurs et lectrices, quels sont vos propres 5% ?

Il est de bon ton de critiquer les réunions, cependant il est plus utile d’en faire des moments d’échange constructif par Matthieu Giovanetti

Comment créer des moments d’échange constructif pendant une réunion

réunionIl est de bon ton de critiquer les réunions. Les cadres en font trop, les personnes conviées ne sont pas les bonnes, on perd son temps, aucune décision n’est prise …

Pourtant, il faut bien affirmer une chose : une réunion efficace vaut largement des dizaines de mails et notifications Slack de toutes sortes.

Alors comment rentabiliser correctement le temps que chaque intervenant consacre à la réunion ? Comment créer des moments d’échange constructif ?

Le rôle central de l’organisateur

Celui qui organise la réunion détient le rôle principal : c’est l’animateur.

Businessman Midair in a Business Meeting — Image by © Royalty-Free/Corbis

Il doit tout faire pour garder un niveau constant d’énergie lors de la réunion.

Pour arriver à cette performance, il y a 3 temps forts à respecter.

1. Avant la réunion

Un bon film, c’est la bande annonce qui donne envie d’aller le voir.

C’est à l’organisateur de susciter un intérêt chez chaque participant. Alors, prêts à « pitcher » votre réunion ?

En pratique, il n’y a pas besoin d’être très créatif, je vous rassure ! Peu de réunions sont vraiment préparées en amont, et assorties d’un ordre du jour. C’est bien dommage !

Donc vous pouvez simplement vous contenter d’envoyer un ordre du jour, ça suffira à vous démarquer !

Par exemple : « Sujet 1 – Nécessité de baisser les stocks : Nicolas présentera les premières actions rapides, et on décidera des actions à moyen terme ».

2. Le début de la réunion

C’est le moment de donner de l’énergie à tout le monde. Cette énergie permettra ensuite de démarrer sur de très bonnes bases.

rencontres, rencontrerPrenez 5 bonnes minutes pour inclure chaque participant dans le groupe, et cela permet d’attendre les derniers retardataires.

J’ai horreur de ces réunions où les gens gardent le nez dans leurs mails en attendant que ça commence ….

On peut parler de la pluie et du beau temps, du dernier dossier chaud, de foot, et de tout ce que vous pouvez imaginer qui puisse donner au groupe de quoi passer quelques minutes agréables.

Passées ces 5 minutes, commencez à revenir doucement au sujet de la réunion, pour vraiment démarrer.

Pourquoi est-ce important de s’accorder ce petit moment de détente ? Je suis persuadé qu’on est plus productif lorsqu’on fractionne périodes de concentration et périodes de détente. De plus, rappelez-vous que les êtres humains sont des animaux sociaux, et on a besoin de ces temps de décontraction pour garder de bonnes relations.

3. Pendant la réunion

Que faites-vous quand vous faites du sport pour garder de l’énergie ? Vous mangez …

Jeff Bezos, le patron d’Amazon, affirme qu’on ne devrait pas organiser une réunion où il faudrait commander plus de 2 pizzas pour nourrir tous les participants, donc 6 personnes maximum.

Je ne suis pas tout à fait d’accord sur ce nombre maximal, mais une chose est sûre, donnez-donc des « parts de pizza » à vos participants !

L’organisateur doit impérativement chercher à rebondir sur les sujets pour faire intervenir les autres personnes et enrichir le débat.

L’art de raconter une histoire

Maintenant que vous avez en tête à quel point insuffler de l’énergie au groupe est important, voyons de quels moyens vous disposez pour entretenir une bonne dynamique.

Ce qui vous importe, c’est de créer des échanges constructifs pour que votre réunion apporte une valeur ajoutée à chacun des participants.

Nous retenons mieux les textes, les paroles et les informations en général, lorsque le tout forme un ensemble cohérent.

Les personnes douées d’une excellente mémoire retiennent les chiffres et les mots en recréant une histoire et une scène imaginaire qui leur permettra de restituer l’information correctement plus tard.

L’histoire plutôt que le support Powerpoint

Ainsi, votre réunion sera réussie si chacun repart avec son histoire qui lui est propre, ce qui lui permettra d’être pleinement acteur des missions qu’il devra réaliser ou des informations qu’il aura à relayer.

Dès lors, une présentation Powerpoint que vous vous contentez de lire ne suffit pas à remplir ce rôle.

Vous devez chercher à jouer sur plusieurs tableaux pour créer du contenu pour votre histoire.

La méthode des trois sens est une bonne base pour élargir votre message.

1. La vue: le support visuel Powerpoint est à conserver, en l’allégeant au maximum, et en veillant à alterner textes et graphiques.

2. L’ouïe: votre ton doit rester vivant ! Rien de pire qu’une voix monocorde … Faites quelques silences, variez les intonations.

3. Le toucher: vous pouvez faire passer un calendrier grand format quand il est question de date, imprimer les points importants et en distribuer une version papier, présenter les produits, etc.

Sans oublier l’arme absolue nommée paperboard pour expliquer par des dessins ce que vous avez en tête !

De la même manière, susciter des émotions est un excellent moyen pour votre auditoire de se souvenir de tout ce qui se sera dit pendant votre réunion

  • Passé, présent, futur: refaites le film de ce qui s’est passé, précisez où vous en êtes actuellement, décrivez là où vous souhaitez aller dans les semaines à venir.
  • Joie: quoi de mieux pour donner de l’énergie au groupe que de cultiver votre optimisme en donnant tous les points positifs sur un dossier.
  • Peur : tour de table des participants pour exprimer les craintes et les appréhensions à propos d’une décision.

L’importance du concret

Dans le journalisme, le concept du « mort-kilomètre » est bien connu pour savoir comment couvrir un évènement. Plus le nombre de morts est élevé et que l’incident se produit près des gens, plus la population sera marquée et les ventes de journaux s’emballeront.

Un peu glauque comme comparaison, mais on peut la dupliquer pour une réunion. Les participants seront d’autant plus intéressés si les sujets évoqués les concernent eux en personne, et que l’impact attendu est à court terme.

Durant la réunion, veillez à ce que les discussions restent concrètes. Demandez des exemples précis qui concernent les gens autour de la table, des conséquences directes pour les services concernés par la réunion.

Ce sont ces sujets très visibles qui intéresseront vos interlocuteurs et qui permettront de les faire réagir. Cette connexion très concrète entre la réunion et leur quotidien va les maintenir présents et en contact avec les sujets abordés, et c’est exactement ce que vous cherchez !

En conclusion sur les échanges constructifs

Une réunion doit être vivante si l’on souhaite qu’elle apporte de la valeur aux participants.

Il convient donc d’apporter une bonne dose d’énergie à tout le monde pour profiter de la présence de chacun. Susciter de l’intérêt en amont, créer une ambiance propice en début de réunion, et maintenir un rythme soutenu sont des facteurs clés de succès.

Pour garder une dynamique constante, rien de tel qu’une belle histoire. Jouer sur les émotions, sur les sens, voilà de quoi réveiller l’auditoire !

De plus, donner des exemples concrets et décrire des situations réelles pour les personnes présentes est un excellent moyen d’attirer leur attention, et de les faire réagir.

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Auteur : Matthieu Giovanetti, du blog Simplement Dans Le Bon Sens

Matthieu Giovanetti

Je travaille depuis 10 ans pour de grands groupes de la distribution dans le domaine de l’approvisionnement des marchandises.

J’ai été amené à manager plusieurs dizaines de personnes, de tous âges et de toutes formations. Avec le temps, je me rends compte que le métier de manager s’apprend avec l’expérience, mais surtout en l’exerçant avec humilité et bon sens au quotidien.

En observant les méthodes de travail de l’intérieur, je réalise que l’urgence l’emporte trop souvent sur l’essentiel et que le bon sens est piétiné par des luttes d’orgueil et des dirigeants qui refusent d’admettre leurs erreurs. 

Je décide de lancer mon blog, Simplement dans le bon sens, pour partager ma vision des choses. Le bon sens … et si on l’écoutait ? Pourquoi les solutions simples sont-elles toujours écartées ? Y’a-t-il une prime à la complexité ? Je souhaite emmener avec moi tous ceux qui sont pour agir simplement dans le bon sens : aller à l’essentiel et croire aux relations humaines.

La réussite dans vos projets attire immanquablement de plus gros challenges que vous transformerez eux aussi en réussites !

Plus vous réussissez de projets difficiles et plus les prochains le seront…

…et c’est une excellente chose !

Quelle est votre capacité à adapter, manager et intégrer la technologie dans vos projets ?

Le dernier PMI Pulse of the Profession propose une nouvelle métrique, le Project Management Technology Quotient ou PQMT. Quel est votre PQMT ?

3 caractérisques majeures d’un fort PQMT

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Comment identifier et développer votre quotient technologique dans le management de projet ?

  1. Une curiosité pour les prochaines tendances, idées, méthodes érigée en mode de fonctionnement systématique
  2. Un leadership inclusif qui se préoccupe bien sûr des personnes dont les membres de l’équipe et aussi des technologies pour en être les ambassadeurs
  3. Des professionnels prêts pour le futur

Lisez le rapport pour avoir quelques clés qui ouvriront les portes d’approches pour booster votre PQMT.

https://www.pmi.org/learning/thought-leadership/pulse/pulse-of-the-profession-2019

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