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PMI a mis à jour le « Practice Standard for Risk Management »

Ce nouveau standard élargit le périmètre du management des risques à tous les domaines de l’organisation : entreprise, portefeuille, programme et projet.

Ce standard se concentre sur ce qu’est le management du risque, c’est-à-dire comment réussir un management efficace des risques.

Bien qu’écrit pour les managers de portefeuille, programme et projet, il est un outil utile pour tous les leaders dans le management du risque.

Le Practice Standard for Project Risk Management se concentre sur l’application de la pratique de management des risques en se basant sur The Standard for Project Management et le domaine  de Connaissance de management du risque du PMBOK Guide®.

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Même si les principes conducteurs de management des risques sont applicables à tous les domaines, leur mise en œuvre et comment manager le travail est différent en fonction de l’effet potentiel du risque.

Le «Standard for Risk Management in Portfolios, Programs, and Projects » présente un cycle de vie de management du risque uniforme, mais met en évidence les aspects uniques selon les différents domaines de travail.

Des informations supplémentaires poussent plus loin certains des concepts importants et décrivent brièvement les nombreuses techniques utiles dans le management de risque.

Les membres PMI ont un accès gratuit à ce standard sur PMI.ORG. Si vous souhaitez une édition papier, visitez aussi le site du PMI.
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Vous ne pouvez pas faire plaisir à tout le monde

Chacun d’entre nous le sait. D’expérience. De logique. En faisant ses calculs. Cela ne peut pas être réalisé.

http://sethgodin.typepad.com/seths_blog/2018/05/you-cant-please-everyone.html by Seth Godin

Nous le savons.

Chacun d’entre nous le sait. D’expérience. De logique. En faisant ses calculs. Cela ne peut pas être réalisé.

Bien, excellent.

Aussi, que faites-vous à ce sujet ?

Quand vous créez quelque chose, les réactions possibles des gens vous ne pouvez pas satisfaire vous pèsent elles ? Et quand vous terminez inévitablement par décevoir quelqu’un, comment réagissez-vous ou répondez-vous ?

Cela n’apporte rien de bon que de savoir que vous ne pouvez pas faire plaisir chacun, mais pourquoi ne pas utiliser cette connaissance pour être plus hardis, avancer d’un pas plus léger et travailler vraiment mieux pour ceux que vous pouvez satisfaire.

7 astuces pour mener une réunion réellement efficace

Suivez ces trucs pour rendre votre prochaine réunion aussi efficace que possible.

7 Tips To Run an Effective Meeting

http://www.cornerstonedynamics.com/efficient-meetings-7-tips-to-run-an-effective-meeting/ par Adriana Girdler

Je partage ici 7 de mes astuces en gestion de réunion pour augmenter la productivité de votre prochaine réunion.

LA PRÉPARATION

1 – éliminez les réunions de mise à jour (ce sont les premières gaspilleuses de temps)
2 – préparez la documentation à l’avance
3 – ayez une boîte à meeting (des fournitures à disposition)

LA RÉUNION

4 – arrivez tôt / en avance pour préparer la réunion
5 – utilisez des outils pour que les participants sachent ce qui est attendu (des règles se meeting / les pauses / le tableau parking à idées hors sujet)
6 – récapitulez les actions à entreprendre par qui et pour quand à la fin de la réunion

L’APRÈS RÉUNION

7 – envoyez le récapitulatif de la rencontre dans les 24 heures

Visionnez cette vidéo

Merci bien pour votre temps et votre attention…

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Petites équipes / grandes équipes

Souvent, nous nous contentons d’une petite équipe parce que nous ne croyons pas que nous puissions nous en permettre une plus grande.

Big crew/little crew

http://sethgodin.typepad.com/seths_blog/2018/05/big-crewlittle-crew.html  par Seth Godin

Les projets de développement de logiciel fonctionnent mieux avec de petites équipes.

D’un autre côté, cela a du sens d’avoir de multiples équipes d’ouvriers si vous refaite la chaussée d’une section d’autoroute très empruntée.

Trois raisons

  1. Coordination
  2. Apprentissage
  3. Délais de montée en compétences

Comme nous avons appris du Mythique  Homme Mois il y a plus de cinquante ans, les projets logiciels comptent sur la coordination du travail. Quand vous ajoutez des programmeurs, le travail ne va pas plus rapidement, il avance plus lentement. La montée en compétences coûte cher. Et si le projet implique apprendre en avançant, d’alors de grandes équipes perdent beaucoup plus de temps au démarrage tandis que vous essayez de comprendre les choses.

D’un autre côté, cela n’a aucun sens d’avoir une unique équipe travaillant sur un projet de ré-asphaltage. Si vous deviez fermer la route pendant deux semaines pendant qu’ils travaillent d’une extrémité à l’autre, vous coûteriez une fortune aux usagers. La montée en compétences pour des professionnels formés est insignifiante et ne nécessite pas d’apprentissage et peu de coordination. Mieux vaut avoir cinq équipes travaillant sur des sections différentes et rouvrir la route après seulement un ou deux jours.

Souvent, nous nous contentons d’une petite équipe parce que nous ne croyons pas que nous puissions nous en permettre une plus grande. Mais si le travail vaut la peine de faire, cela pourrait valoir la peine de le réaliser plus rapidement. Il est plus facile que jamais de trouver des façons d’accroitre l’équipe projet.

Et parfois, nous voulons par erreur utiliser une grande équipe, pensant qu’avec neuf femmes, travaillant très soigneusement et en étroite coordination, nous pouvons avoir un bébé en un mois. Des idées irréalistes qui finissent en déception.

Si vous voulez savoir comment un projet est devenu problématique, cherchez comment la taille d’équipe a été décidée.

Le succès dans tout projet n’arrive pas facilement. Il nécessite rigueur, travail et assiduité !

Le succès n’arrive pas si facilement…

Réussir son projet quel qu’il soit nécessite rigueur, travail et assiduité !

Concentrez-vous sur une tâche et ne la lâchez pas tant qu’elle n’est pas achevée.

Rompre ses promesses dans le management de projet revient à scier la branche sur laquelle on est assis !

Même si le succès sur des projets peut être mesuré depuis une variété de perspectives, l’un des aspects les plus importants est d’honorer ses engagements.

Depuis la perspective du manager de projet : son engagement envers le sponsor et les clients.

Du point de vue des membres de l’équipe : leur volonté, la qualité de leur travail et le respect de leurs engagements…

Rompre des promesses aura toujours des effets dévastateurs sur le projet, l’organisation, l’équipe projet, le sponsor, le client et la réputation du manager de projet.

Journée mondiale du bien-être le 8 juin :-)

J’aimerais profiter de cette occasion pour partager avec vous cette vidéo du docteur Adam Fraser sur son étude sur la balance entre la vie au travail et la vie en dehors du boulot.

Il en a retiré 3 grandes étapes pour améliorer cette balance

  1. Revenez sur votre journée. Demandez-vous: « Qu’est-ce qui s’est bien passé ? Qu’est-ce que j’ai réalisé ? Que pourrais-je faire mieux demain ? ». Ces questions ont pour but de vous rappeler vos réussites, de vous inciter à tirer les leçons de vos expériences et de vous préparer pour le futur.
  2. Reposez-vous en faisant quelque chose qui vous rend présent. Cela pourrait signifier faire un sudoku, faire du sport ou méditer. Cela pourrait aussi être aussi simple que de prendre une douche et de changer de tenue avant d’aller voir d’autres personnes. Par exemple, Fraser aime amener ses deux enfants et son chien au parc, où ils se promènent. «Nous nous amusons pendant 45 minutes».
  3. Réinitialisez-vous en vous demandant: « Comment puis-je me présenter à la maison? ». Plutôt que d’ouvrir la porte préoccupé par la journée de travail écoulée, essayez d’être présent dans le moment lorsque vous entrez dans votre vie personnelle.
« Ce n’est pas quand vous vous présentez qui compte vraiment mais comment vous vous présentez. »

Billet à relire sur ce sujet: Comment ne pas ramener à la maison une mauvaise journée au travail !

 

PMI a mis à jour le Practice Standard for Scheduling

Vous apprendrez à identifier les éléments d’un bon modèle de planification ainsi que son objectif, son usage et ses bénéfices.

Practice Standard for Scheduling  – Troisième Édition

Cette 3ème édition incorpore les dernières idées et avancées sur les pratiques les meilleures et les plus acceptées dans le domaine de la planification de projet.

Aligné sur A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixième Édition, ce standard de pratique explore plus en détails l’information contenue dans la Section 6 sur le management de la planification du projet.

Vous découvrirez aussi ce qu’il convient de faire pour produire et maintenir un bon modèle de planification ainsi que :

  • PMGS est partenaire de DantotsuPM

    Usage et bénéfices du standard;

  • Définitions des termes et étapes principaux dans la planification;
  • Descriptions détaillées des composants;
  • Conseils sur les principes et les concepts de création de modèle de planification et leur utilisation;
  • Différences entre les modèles et leurs représentations;
  • Descriptions détaillées de méthodes : chemin critique, chaîne critique,PERT, planification par vagues déroulantes et simulation de Monte-Carlo;
  • Utilisations d’approches de management de projet adaptatives dans la planification, comme agile;
  • Bonnes pratiques généralement acceptées en planification, développement, maintenance, communication et processus de planification efficaces.

Les membres PMI ont un accès gratuit à ce standard sur PMI.ORG. Si vous souhaitez une édition papier, visitez aussi PMI.org.

“PMI,” the PMI logo, “PMP,” “PMBOK,” “PM Network,” “Project Management Institute” and “Pulse of the Profession” are registered marks of Project Management Institute, Inc.

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Comment tuer les réunions inutiles : 7 astuces utiles

Scotchés dans la folle récurrence des réunions ? Des leaders partagent leurs astuces sur la façon d’avoir moins et de meilleures réunions.

How to kill needless meetings: 7 tips

https://enterprisersproject.com/article/2018/4/how-kill-needless-meetings-7-tips par

Carla Rudder

le rush
Courir de réunion en réunion

Nous avons tous passé des journées en réunions qui s’enchainent, courant d’une salle de réunion à la suivante au fil des heures, nous lamentant sur le temps que nous pourrions dépenser sur du vrai travail. Si nous avons assez de chance pour avoir une journée par semaine sans réunion, nous la protégeons avec acharnement.

Si la majorité des gens peuvent le comprendre, pourquoi semblons-nous tous être englués dans une frénésie de réunions ?

Parce que malgré le facteur irritant, les réunions présentent de clairs bénéfices, énonce Alexandre S. Lowry, professeur de finances au Gordon College.

« La culture de réunion excessive conduit la plupart des personnes à la folie. Elles sont essentielles pour permettre la collaboration, la créativité et l’innovation.

Elles favorisent souvent le relationnel et assurent l’échange approprié de l’information. Cependant, une culture de réunions excessives rend folle la plupart des personnes.

Chaque minute dépensée sur une réunion inutile consomme une part du temps pour le travail en solo qui est également l’élément essentiel pour la créativité et l’efficacité.

Encore plus important est le fait que les réunions interrompent la capacité à se concentrer sans distraction sur une tâche cognitive exigeante. En conséquence, les gens ont tendance à venir plus tôt pour travailler, ou rester plus tard, ou utiliser les week-ends comme temps calme pour se concentrer. »

Les directeurs des systèmes d’information et les leaders qui ont des difficultés à trouver l’équilibre entre le temps passé en réunion et le travail individuel, pour eux-mêmes et pour leur équipe, devraient considérer les astuces suivantes pour tailler dans le nombre de réunions et rendre les restantes meilleures.

#1 – Donnez la priorité aux décisions

décider de façon délibérée« Organisez une réunion seulement si une décision doit être prise. Les réunions peuvent être une manière efficace de discuter des idées et des informations, mais ceci ne mène à pas beaucoup d’action. Aussi, prévoyons une réunion seulement si nous savons que le résultat aboutira à une décision. Pour la réunion d’information, employons une technologie comme Slack ou l’email pour permettre à nos équipes de communiquer et d’aborder toutes les questions avant la réunion. Cela nous a mené à une diminution de 45% des réunions hebdomadaires et celles que nous avons conservées sont maintenant plus courtes. Nous employons aussi un parking à idées pour le hors-sujet. Si quoi que ce soit surgit pendant une réunion qui n’est pas la base de celle-ci, nous mettons ce sujet sur ce parking pour que nous puissions l’adresser en dehors de la réunion. » – Matthieu Wolach, Président, Synlio

#2 – Raccourcissez toutes vos réunions de 15 minutes

Les sociétés sont coincées dans une roue de hamster, projetant les participants de la fin d’une réunion au commencement d’une autre au même instant.

“Nous prévoyons que les réunions qui seraient typiquement d’une heure soient de 45 minutes et nous exigeons qu’elles aient un ordre du jour. Le temps réduit maintient les personnes concentrées sur le sujet et permet à la réunion suivante de commencer à l’heure. Je vois la plupart des sociétés coincées dans une roue de hamster, projetant les participants de la fin d’une réunion au commencement d’une autre au même instant. Cela ne laisse aucun temps aux personnes pour aller aux toilettes, prendre un verre d’eau, changer de salle, ni se préparer pour la réunion suivante. Si on ne donne pas aux gens le temps approprié pour faire ces choses nécessaires, ils le créeront. Le résultat est des employés partant au milieu d’une réunion ou se déconnectant, ou arrivant en retard à la suivante, forçant les gens dans cette autre réunion à les attendre. Ils manquent des informations pertinentes et gaspillent ainsi le temps des autres. Cela diminue évidemment la productivité des employés ainsi que leur engagement et leur efficacité. Si chaque réunion d’une heure est réduite à 45 minutes vous pouvez commencer à l’heure, personne n’est énervé et vous pouvez accomplir beaucoup plus. ”–Suz O’Donnell, Président, Thrivatize

#3 – Créez des périodes sans réunion

« Définissez une certaine période de temps chaque semaine pour que les gens puissent se concentrer sur un travail indépendant, au bureau ou à la maison. Leur donner une telle flexibilité et liberté peut fournir l’espace nécessaire dans leurs agendas, avec la motivation de faire fonctionner cet arrangement. Poser des « périodes sans réunion » force aussi le groupe en entier à réévaluer les réunions qui étaient normalement prévues pendant ces créneaux et se demander qui doit vraiment y participer. En conséquence, nous observons que les équipes tiennent moins de réunions en général et que moins de personnes participent à chacune. L’additionnel ‘espace blanc’ dans l’agenda de chacun augmente la productivité individuelle et réduit le débordement sur le temps personnel. » – Alexander S. Lowry, professeur de finances, Collège de Gordon  

#4 – Limitez réunions « de crise »

« La première étape est, avez-vous même besoin d’une réunion ? Beaucoup de réunions sont créées par les gens qui ont une crise ce jour-là. La plupart de celles-ci ne sont pas de vraies crises. Prévoyez une heure chaque semaine pour parler de ces types de problèmes. Repoussez toutes les discussions sur ces sujets à cette réunion. Les emails, les SMS et autres formes de communication peuvent suffire à tenir les gens informés jusque-là (Peut-être la question se résoudra-t-elle d’elle-même avant que la réunion n’arrive). En attendant, les leaders devraient investir plus de temps dans la planification de la réunion que la réunion n’en prendra en réalité. Soyez clair sur pourquoi vous avez la réunion et assurez-vous que seulement les gens qui doivent y être soient là.

La culture de la société dirige normalement les réunions et le processus est passé des générations précédentes. Assurez-vous que vous ne passez pas trop de temps en réunions de crise, limitez-les, ou les éliminez-les si vous le pouvez. « –Wayne  Strickland, VP stratégie globale de distribution, Hallmark Cards

#5 – Réduisez le nombre de participants

« Revoyez et élaguez régulièrement votre liste d’invités aux rencontres récurrentes. Les réunions ont une tendance à sortir de votre contrôle sur plusieurs plans et les réunions récurrentes tout particulièrement parce qu’elles se poursuivent au-delà de leur but ou des personnes ajoutées ne sont plus appropriées. Jetez un coup d’œil aux réunions récurrentes dans votre agenda et revoyez la liste des participants.

à considérer pour toutes vos réunions, à distance comme en présentiel

Toutes ces personnes doivent-elles être là ? Enlevez des personnes et envoyez-leur une note agréable pour expliquer pourquoi; vous serez étonnés, souvent la réponse est un soulagement ! L’autre chose que je fais souvent est de revoir ses réunions récurrentes et d’en annuler, parce que souvent la raison pour laquelle elles avaient été créées n’est plus appropriée ou elles ont perdu leur momentum. » – Ada Chen Rekhi, fondateur et COO, Notejoy

#6 – N’hésitez pas à annuler

Relisez ce billet de Seth Godin

« N’ayez pas de réunion si vous n’en avez pas besoin. Annulez une réunion dès le moment où vous vous rendez compte qu’elle n’est pas nécessaire. Si vous devez vraiment avoir la réunion, publiez un ordre du jour avec les sujets ordonnés par priorité et/ou décisions qui exigent la participation de chacun des participants. Concentrez-vous sur les actions, les mises à jour sensibles et les décisions qui doivent urgemment être prises. Terminez la réunion en avance si tous les objectifs sont atteints. Faites un suivi avec des minutes de réunion qui capturent les points pertinents, les actions nécessaires et les décisions prises. Enfin, quelque chose que nous semblons tous oublier: Remerciez les gens pour leur temps. » – Doyen Pipes, architecte en chef d’innovation, TetraVX

#7 – Liez des réunions aux coûts et bénéfices

« Considérez ce que coûte à la société chaque réunion qui est prévue, en termes d’heures et de dépenses et utilisez ces chiffres pour décider s’il vaudrait mieux prévoir moins de réunions ou des réunions moins fréquentes. » – Tracy Julien, VP marketing, GuidedChoice 

Lesquelles de ces astuces préférez-vous ? Lesquelles avez-vous déjà adoptées et quels en sont les effets ?

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