Le SIRH, 50 nuances de projets ! par Yohann Romand

18 Juin

La Gestion des Ressources Humaines, simple romance administrative du personnel ? Quenini !

Cette discipline vit une profonde mutation depuis plusieurs années et est considérée comme un véritable levier de performance dans les organisations.

Yohann Romand

Devant la complexité réglementaire, stratégique, les besoins de reporting, de partage des données etc. les entreprises qui décident de se lancer dans un projet de mise en place et/ou de modernisation de leur Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) seraient-elles un peu …masos ?

Pas impossible… ! Mais notre expert du SIRH a un secret : Piloter la mise en place d’un tel Système d’Information doit relever d’une gouvernance en projets parfaitement …huilée…

Yohann Romand, Consultant Senior Projets, Cabinet IQar, www.iqar-france.fr

Yohann ROMAND nous livre ici ses 7 directives pour vous garantir un maximum de…succès !

DIRECTIVE 1 : PRÉPAREZ ET ANTICIPEZ VOTRE PROJET SIRH

La mise en place d’un SIRH est un projet complexe avec des enjeux stratégiques, politiques, managériaux, opérationnels et techniques : D’où l’importance d’y accorder réflexion et préparation !

Se lancer ‘tête baissée’ sans prendre le temps de poser les bases est le principal écueil que l’on constate lorsque nous sommes sollicités en mode ‘pompiers’ pour redresser un projet SIRH.

Plusieurs projets à l’intérieur d’un projet qu’on vous dit !

Audit, sélection de l’outil, paramétrage, déploiement autant d’étapes qui en fonction des organisations et du périmètre du SIRH peuvent être pilotées sous forme de Projets à part entière.

DIRECTIVE 2 : AUDITER ET RÉDIGER SON CAHIER DES CHARGES

Ce travail de préparation doit être matérialisé par un audit des pratiques et des besoins. Le point de départ essentiel pour un cahier des charges opérationnel !

Les bénéfices de prendre le temps d’un audit ?

Structurer votre démarche, définir les problématiques à traiter, identifier et hiérarchiser les besoins pour mieux anticiper les contraintes et risques du projet.

Ma recommandation complémentaire : partagez et validez ce livrable avec vos parties prenantes et obtenez le consensus sur les attentes fonctionnelles, techniques et financières.

DIRECTIVE 3 : CONSTITUER L’ÉQUIPE PROJET & SA COMITOLOGIE

Qu’on ne s’y trompe pas, la mise en place d’un SIRH n’est pas un projet interne au service RH !

C’est un projet transverse qui touche plusieurs métiers : DAF, DSI et l’ensemble des services lorsque le logiciel est en mode collaboratif.

Un projet de cette ampleur ne peut être mené à bien sans une équipe constituée et réfléchie à l’avance.

La mise en place de comités projets et comités de pilotage seront vos appuis pour un suivi régulier, favoriser une prise de décision lorsque nécessaire et limiter les dérives de planning de votre Projet.

DIRECTIVE 4 : DÉFINIR UN PLAN DE CHARGE

Le temps est compté ! La concurrence entre activités courantes et projet SIRH doit être maitrisée !

Pour cela, il vous faut un plan de charge clairement établi. Réfléchir à la charge de travail que représente ce type de projet, évaluer le nombre de jours/homme global et quelles ressources seront affectées au projet est un passage obligatoire.

On vous le redit : Une mauvaise anticipation et un manque de disponibilité peuvent générer un décalage, voir une suspension ou annulation de votre projet !

DIRECTIVE 5 : ÉLABORER UN BUDGET

On vous l’accorde l’élaboration du budget prévisionnel d’un projet SIRH est complexe.

Il est cependant une condition sine qua non pour sélectionner efficacement les outils, les services proposés par l’éditeur, faire votre choix d’hébergement…

Une erreur que nous constatons souvent : Attendre les propositions tarifaires des éditeurs et choisir au moins disant ou ne pas prévoir les coûts périphériques à l’acquisition du SIRH (journées homme, interfaces avec les autres outils, accompagnement par un prestataire…) !

Le risque encouru ? Un abandon du projet, un décalage avec les attentes du service RH voire un désamour vis-à-vis de l’outil.

Sachez que la plupart des SIRH propose des modules sous forme de briques additionnelles. C’est une solution pour étaler les coûts dans le temps. Se rappeler que ce budget ne doit pas être perçu comme une dépense mais comme un investissement !

DIRECTIVE 6 : OUTILLER LA DÉMARCHE PROJET SIRH

En dehors du cahier des charges interne rédigé dans le cadre de l’audit des besoins, il est important de se doter d’outils à chaque étape de votre projet.

Pour le choix des éditeurs ? un cahier des charges fonctionnels à compléter, une grille tarifaire comparative avec des scénarii différents ou une matrice de scoring selon des critères définis.

Un macro-planning avec plan de charge associé, un cahier de recette interne, un plan de communication vous aideront également pour les étapes suivantes à faciliter le bon déroulement et faire du projet SIRH un succès.

DIRECTIVE 7 : SOYEZ A L’HEURE, PLANIFIEZ !

Tout en même temps et le plus vite possible ! Tel est l’adage qui est sûr de faire échouer le projet !

Il est primordial de prévoir un délai raisonnable pour la mise en place d’un SIRH : N’oubliez pas que vous avez une multitude d’acteurs qui doivent se coordonner en fonction de leurs interventions respectives.

Le temps nécessaire à chaque phase doit être anticipé et respecté. Un décalage au cours d’une des phases est difficilement rattrapable, il peut considérablement désorganiser la coordination établie au départ et générer un retard croissant au fur et à mesure de l’avancement.

En conclusion, vous l’aurez compris, pour un projet SIRH maitrisé, le pilotage en mode Projet est de mise (cadrage, planification, plan de charge…) !

Et si vous êtes à la recherche d’un pilotage simple et efficace, le Cabinet IQar, a conçu et développé SuiteProG, logiciel de pilotage du portefeuille des projets pour une gestion rentable et opérationnelle de vos projets !

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Rencontres sur le management de projets – 9 au 15 Juillet

18 Juin

Quelles rencontres sur le management de projet puis-je vous recommander en ce mois de Juillet 2018 ?

Los Tres Amigos sur ScrumPulse, les premiers pas vers l’Agilité sur PMI, change management projects, sont les wébinaires que je retiens avant peut-être pour vous de bien terminer la seconde semaine de Juillet sur les plages anglaises pour Agile on the beach !

The 3 Amigos is an Agile technique to balance between no collaboration between people with different perspectives and involving an entire team in discussing all the details of every increment of work.

Lundi 9

When it comes to Backlog Refinement, phrases such as “split the user stories”, “use the three amigos”, and “refine when necessary” are often used to describe ways of doing so, but how can you be sure that you are refining in the most effective way?

Incorporating Agile Practices in a Waterfall Environment: There are several key Agile practices that waterfall teams can use to improve agility without going through the full Agile transformation and staying within the waterfall umbrella-or even adopting a hybrid Agile/Waterfall approach.

Mercredi 11

Most of PMI PMBOK is dedicated to planning processes, the project management process has only one step dedicated to execution and all the rest are planning steps. As a result, it may be perceived that the key for project success is planning and that the most important skills for a project manager are planning skills. Is this really the case?

Jeudi 12 & Vendredi 13

This year is set to be another amazing year on the beach. Opening Agile on the Beach 2018, we welcome Gert Gigerenzer from Berlin, Germany as our first keynote speaker. Internationally known for his award-winning popular books, Calculated Risks, Gut Feelings: The Intelligence of the Unconscious, and Risk Savvy: How to make good decisions.

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L’équilibre travail-vie perso s’améliore avec la collaboration sociale et favorise vos recrutements

17 Juin

Téléchargez les résultats de l’étude sur la collaboration sociale 2018

Work-Life-Balance : La Collaboration Sociale en tant qu’atout du recrutement

Les outils numériques jouent un rôle de plus en plus important dans le recrutement.

Les employés s’attendent à un meilleur équilibre entre travail et vie personnelle : plus de plaisir au travail, un lancement de projets sur de nouvelles idées plus rapide et une facilité d’accès à distance.

Tout cela est possible grâce aux outils collaboratifs.

Téléchargez gratuitement l’étude 2018 sur la collaboration sociale de notre partenaire Campana & Schott réalisée principalement en Allemagne et en Suisse.

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participez à cette étude sur l’innovation et les pratiques de management de projets

16 Juin

Version française sur Amazon

Cette étude est réalisée dans le cadre d’un partenariat entre le Labex Entreprendre et le Project Management Institute.

Elle est en lien avec la démarche du PMI qui dans la version 6 du PMBoK Guide développe la gestion de projet dans les environnements agiles.

Les résultats de l’étude seront présentés lors de la Xème édition du colloque Management des Technologies Organisationnelles (MTO’2018) qui aura lieu les 4 et 5 octobre à l’Institut Montpellier Management et vous seront également communiqués.

Nous vous remercions de prendre un peu de votre temps pour répondre aux 28 questions de ce questionnaire en ligne

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Souhaitez-vous que votre PMO vous apporte de la transparence ?

15 Juin

La plupart des PMOs naissent avec un manque de visibilité sur le statut précis du portefeuille et des ressources disponibles.

aveugleSo, You Want Your PMO To Bring You Transparency, http://www.wellingtone.co.uk/pmo-transparency/ par Marisa Silva

Vous seriez étonnés du nombre de sociétés qui ne savent pas combien de projets elles ont dans leur portefeuille ou quand leur prochain grand programme suivant a prévu de démarrer !

Aussi, la plupart des organisations en appellent à une unique source de vérité, qui est souvent le PMO.

une plus grande transparence

Bien que la visibilité mène à la transparence, qui mène à son tour à la responsabilité, étonnamment, toutes les organisations ne sont pas prêtes à devenir transparentes.

En fait, la transparence peut devenir une situation compliquée: Chacun la veut jusqu’au moment ils l’ont !

Avez-vous entendu parler de projets pastèque ? Les projets pastèque sont un exemple clair où la transparence peut mettre en lumière des projets malsains, en mauvaise santé persistante, mais tous ne seront pas heureux de cette information.

Ceux-ci sont les projets qui semblent verts à l’extérieur jusqu’à ce que vous regardiez de plus près et vous rendiez compte que, en fait, ils sont rouges sur l’intérieur, avec une portée qui échappe à tout contrôle, des parties prenantes malheureuses et des délais non respectés.

Combien pourriez-vous en découvrir ?

Heureusement, il y a deux ou trois actions que vous pouvez entreprendre dès aujourd’hui pour préparer en douceur votre organisation à devenir plus transparente.

Considérez celles-ci :

Demandez des mises à jour régulières de la part de vos chefs de projet

Qu’elles soient hebdomadaires ou mensuelles (ma recommandation est de définir la fréquence en fonction de la complexité, de la durée et de l’urgence du projet), il est important de donner des directives clairement définies de ce que l’on attend des Chefs de projet dans leurs rapports, quand ils devraient soumettre les mises à jour et à qui.

Ne les appelez pas ‘rapports d’avancement’

Les rapports d’avancement ont mauvaise réputation et personne n’aime être relancé pour un rapport. Une bonne façon de réduire au minimum l’impact d’un tel mot est de remplacer le mot ou l’approche. Au lieu de rapports sous MS Excel, consommateur de temps, pourquoi ne pas avoir des réunions en face à face de seulement 10 minutes ?

Donnez le ton sur les exceptions

crier s'énerver agresserSi des ressources sont indisponibles, il est facile de comprendre pourquoi votre projet est en retard et votre sponsor et le client comprendront certainement la situation. Être transparent sur la raison d’un retard ou un dépassement de coût est plus utile et approprié pour le processus décisionnel que des retards ou un accroissement des dépenses. Il est donc important que la direction donne le ton adéquat pour les exceptions, créant un climat de confiance et de sincère discussion plutôt que des réprimandes.

La responsabilité sans conséquences revient à aucune responsabilité du tout

la motivationIl n’est pas rare de trouver des Chefs de projet qui ne ressentent pas le besoin d’annoncer le statut de leurs projets parce qu’ils estiment que l’équipe de direction senior ne s’y intéresse pas. Si vous atteignez ce point, quelque chose de grave se passe ! La transparence apporte la responsabilité, mais s’il n’y a aucune conséquence liée à l’accomplissement ou l’échec à atteindre des objectifs, il n’y a plus aucune motivation de le faire de façon appropriée.

Partagez la connaissance et encouragez l’échec rapide

Échouez vite, apprenez encore plus rapidement ! Il n’y a aucun mal dans un échec et il n’y a rien de plus nuisible pour le moral de l’équipe projet qu’un climat où la recherche de coupable est permanente et où vous êtes toujours sous les projecteurs, soumis à l’influence de vos pairs. Au lieu de cela, utilisez vos échecs comme une bonne occasion d’apprendre et, ce qui est plus important, de partager cette connaissance. Cela peut sauver le prochain projet de votre société.

Original post in English by Marisa Silva

Transparence

La transparence est un ingrédient clef pour faire progresser la maturité de votre PMO et la culture de management de projet d’une organisation mais elle demande du temps pour s’établir et, ce qui est plus important, peut représenter un lourd changement dans la manière de fonctionner de l’organisation.

La transparence est source de changement mais elle exige aussi des personnes qu’elles changent leurs attitudes et comportements, aussi, ne vous attendez pas à des changements très rapides.

Souvenez-vous : les projets sont avant tout à propos de personnes, pour les personnes et avec les personnes. Comme avec tout ce qui importe vraiment, il peut être difficile de gagner en transparence au début mais cela paie sur le long terme.

Prêts à vous y essayer ?

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L’efficacité de votre équipe pourrait augmenter d’un tiers avec les outils collaboratifs selon cette étude sur la collaboration sociale 2018

14 Juin

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L’efficacité de votre équipe pourrait augmenter d’un tiers avec les outils collaboratifs

Ceux qui utilisent plus fréquemment les outils collaboratifs travaillent jusqu’à 30 % plus efficacement. Étant donné que des processus inefficaces entraînent des coûts élevés, les entreprises devraient utiliser davantage les bénéfices de la collaboration connectée. Le secteur des Technologies Informatiques particulièrement est nettement en avance accompagné des industries chimique et pharmaceutique suivies de la communication.

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« Le Scoring en Projet ou l’art d’aligner les nouveaux Projets avec sa stratégie ! » avec Louis Marie RESSEGUIER

13 Juin

Voici l’enregistrement du récent wébinaire organisé par iQar sur ce sujet du scoring.

Après une présentation introductive de 3’30 » sur iQar, Louis-Marie Rességuier entre dans le vif du sujet complexe du choix et de la priorisation des projets dans son portefeuille.

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The Agile Manifesto: 4 values and 12 Agile Principles by QRP International

12 Juin

The #AgileManifesto is the core of the Agile Movement.

It was written in February 2001 by software practitioners who found consensus around 4 values and 12 Agile principles.

The Agile Manifesto, its 4 values and 12 Agile Principles, were the consequences of industry frustration in the 1990s about the time lag between business requirements and the delivery of technology. Business and customer requisites changed during this lag time, and the final product did not meet the then current needs.

“We are uncovering better ways of developing software by doing it and helping others do it. Through this work we have come to value:

Individuals and interactions OVER processes and tools
Working software OVER comprehensive documentation
Customer collaboration OVER contract negotiation
Responding to change OVER following a plan

That is, while there is value in the items on the right, we value the items on the left more.”

The 12 Agile Principles included in the Agile Manifesto describe a culture in which change is welcome, and the customer is the focus of the work.

Learn more at this link: https://lnkd.in/dQaPXQb

Le webinaire en replay de notre partenaire

Que faire quand une personne s’accapare la discussion ?

11 Juin

Comment le manager ou le chef de projet devrait-il gérer un dominateur pendant une réunion d’équipe ?

How Should the PM Handle a Dominator During a Team Meeting? http://www.projectmanagers.net/profiles/blogs/how-should-the-pm-handle-a by Dana Pigford Brownlee

Le Problème : Chacun a eu l’occasion de rencontrer “LE dominateur” (ou LA dominatrice).

C’est la personne dans le groupe qui semble s’approprier la discussion et ne plus laisser d’autres personnes s’exprimer. Parfois ce sont seulement des bavards trop prolifiques… …d’autres fois, ce sont des personnalités excessivement agressives qui pompent tout l’oxygène de la pièce.

Malheureusement, ces personnes semblent parler au nom de tous les autres et ne les laissent pas exprimer leurs avis ou idées. En tant que facilitateur, on attend de vous que nous créiez et supportiez un environnement inclusif et une bulle sécurisante dans laquelle des idées diverses et différentes peuvent être exprimées. Mais quand vous êtes face à un (ou deux !!) dominateur, que faire ???

Essayez une ou plusieurs de ces 8 techniques très simples et efficaces !

1. Remerciez le dominateur pour ses apports au débat et demandez l’apport des autres

“Michel, c’est une idée très intéressante ! Voyons si d’autres ont également des suggestions ?”

2. Répétez le commentaire du dominateur, écrivez-le visiblement pour que tous puissent le voir, et demandez ensuite d’autres idées afin de poursuivre la liste.

Inscrivez la proposition du dominateur au tableau et passez à la personne suivante !

“Stéphane, il semble que vous recommandiez que nous utilisions ces trois sociétés en tant que liste des vendeurs retenus… est-ce bien cela ? C’est une excellente suggestion.

Compilons une liste de plusieurs propositions, puis discutons-les toutes.

Nous inscrivons votre suggestion comme numéro 1 dans la liste.

Je voudrais obtenir au moins trois autres suggestions de l’équipe.

Qu’en pensez-vous tous ?”

3. Au lieu de demander au groupe de répondre à une question oralement, demandez leur de prendre 2 minutes pour écrire leur idée, question, ou proposition sur un Post-It.

Demandez ensuite à chaque personne à tour de rôle de partager l’un des billets qu’elle a écrit.

4. Suggérez que le groupe utilise la technique du tour de table

Faire un tour de table (même virtuelle si vous êtes en conférence téléphonique) en demandant nominativement à chaque personne de partager au moins un commentaire. Démarrez du coté de la table qui situé à l’opposé du dominateur pour ne pas revenir vers lui immédiatement.

“C’est une question si importante que je veux être sûr d’obtenir des idées de chacun.

Faisons un rapide tour de table en commençant par Gilles…”

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5. Adressez-vous directement à plusieurs personnes qui n’ont rien dit.

“Patricia, je ne pense pas avoir entendu ton avis. Quelles sont tes idées sur cette question ?”

6. Faites une pause, prenez le dominateur à part et sollicitez son support

Demandez l’aide du dominateur pour faire participer les autres personnes.

“Stéphanie, vous avez amené plusieurs points clefs. J’aimerais faire participer plusieurs autres membres de l’équipe dans la discussion pour entendre leurs idées. Certains membres du groupe ne sont pas aussi affirmés que vous et je voudrais être sûr que nous les entendions.”

7. Répartissez le groupe en paires ou petites équipes et laissez-les discuter de la question ensemble avant d’entamer une discussion de groupe
8. Obtenez l’accord de votre équipe d’utiliser un objet physique pour équilibrer la discussion.

La personne tenant par exemple une balle s’exprime puis doit la passer à quelqu’un d’autre qui prendra à son tour la parole.

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Rencontres sur le management de projets – 2 au 8 Juillet

11 Juin

Quelles rencontres sur le management de projet puis-je vous recommander pour bien commencer ce mois de Juillet 2018 ?

Un peu de big data pour commencer la semaine puis de l’hybridation à Rennes et une visite de grand chantier de construction à Montréal !

Lundi 2

Image courtesy of Ambro at FreeDigitalPhotos.net

Making The Most Out of Existing Data: A simple maturity model will be presented to help project professionals navigate their way through the different options from projects and organizations that have very little data, through the different project environments.

Mardi 3

Soirée à 18h30 animée par Stéphane DEROUIN: « La transformation des organisations est le défi majeur de notre temps à relever, c’est aussi une nouvelle frontière pour toutes les entreprises. Pour répondre concrètement à ce challenge, nous proposons de mettre en place l’hybridation, à travers le brassage des cultures, des méthodes et pratiques du management de projet. »

Mercredi 4

Par sa nature particulière, son ampleur inégalée et ses objectifs novateurs, le projet Turcot a donné lieu à plusieurs grands enjeux en gestion de projet : renouvellement des méthodes de travail et des technologies traditionnellement utilisées en gestion environnementale, gestion des risques, gestion des parties prenantes, etc. Cet événement permettra de tout savoir sur ce projet lauréat au Concours élixir 2017 – Le meilleur de la gestion de projet, mais également de visiter les coulisses de ce chantier hypermédiatisé. Ne manquez pas ça!

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