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Souhaitez-vous que votre PMO vous apporte de la transparence ?

15 Juin

La plupart des PMOs naissent avec un manque de visibilité sur le statut précis du portefeuille et des ressources disponibles.

aveugleSo, You Want Your PMO To Bring You Transparency, http://www.wellingtone.co.uk/pmo-transparency/ par Marisa Silva

Vous seriez étonnés du nombre de sociétés qui ne savent pas combien de projets elles ont dans leur portefeuille ou quand leur prochain grand programme suivant a prévu de démarrer !

Aussi, la plupart des organisations en appellent à une unique source de vérité, qui est souvent le PMO.

une plus grande transparence

Bien que la visibilité mène à la transparence, qui mène à son tour à la responsabilité, étonnamment, toutes les organisations ne sont pas prêtes à devenir transparentes.

En fait, la transparence peut devenir une situation compliquée: Chacun la veut jusqu’au moment ils l’ont !

Avez-vous entendu parler de projets pastèque ? Les projets pastèque sont un exemple clair où la transparence peut mettre en lumière des projets malsains, en mauvaise santé persistante, mais tous ne seront pas heureux de cette information.

Ceux-ci sont les projets qui semblent verts à l’extérieur jusqu’à ce que vous regardiez de plus près et vous rendiez compte que, en fait, ils sont rouges sur l’intérieur, avec une portée qui échappe à tout contrôle, des parties prenantes malheureuses et des délais non respectés.

Combien pourriez-vous en découvrir ?

Heureusement, il y a deux ou trois actions que vous pouvez entreprendre dès aujourd’hui pour préparer en douceur votre organisation à devenir plus transparente.

Considérez celles-ci :

Demandez des mises à jour régulières de la part de vos chefs de projet

Qu’elles soient hebdomadaires ou mensuelles (ma recommandation est de définir la fréquence en fonction de la complexité, de la durée et de l’urgence du projet), il est important de donner des directives clairement définies de ce que l’on attend des Chefs de projet dans leurs rapports, quand ils devraient soumettre les mises à jour et à qui.

Ne les appelez pas ‘rapports d’avancement’

Les rapports d’avancement ont mauvaise réputation et personne n’aime être relancé pour un rapport. Une bonne façon de réduire au minimum l’impact d’un tel mot est de remplacer le mot ou l’approche. Au lieu de rapports sous MS Excel, consommateur de temps, pourquoi ne pas avoir des réunions en face à face de seulement 10 minutes ?

Donnez le ton sur les exceptions

crier s'énerver agresserSi des ressources sont indisponibles, il est facile de comprendre pourquoi votre projet est en retard et votre sponsor et le client comprendront certainement la situation. Être transparent sur la raison d’un retard ou un dépassement de coût est plus utile et approprié pour le processus décisionnel que des retards ou un accroissement des dépenses. Il est donc important que la direction donne le ton adéquat pour les exceptions, créant un climat de confiance et de sincère discussion plutôt que des réprimandes.

La responsabilité sans conséquences revient à aucune responsabilité du tout

la motivationIl n’est pas rare de trouver des Chefs de projet qui ne ressentent pas le besoin d’annoncer le statut de leurs projets parce qu’ils estiment que l’équipe de direction senior ne s’y intéresse pas. Si vous atteignez ce point, quelque chose de grave se passe ! La transparence apporte la responsabilité, mais s’il n’y a aucune conséquence liée à l’accomplissement ou l’échec à atteindre des objectifs, il n’y a plus aucune motivation de le faire de façon appropriée.

Partagez la connaissance et encouragez l’échec rapide

Échouez vite, apprenez encore plus rapidement ! Il n’y a aucun mal dans un échec et il n’y a rien de plus nuisible pour le moral de l’équipe projet qu’un climat où la recherche de coupable est permanente et où vous êtes toujours sous les projecteurs, soumis à l’influence de vos pairs. Au lieu de cela, utilisez vos échecs comme une bonne occasion d’apprendre et, ce qui est plus important, de partager cette connaissance. Cela peut sauver le prochain projet de votre société.

Original post in English by Marisa Silva

Transparence

La transparence est un ingrédient clef pour faire progresser la maturité de votre PMO et la culture de management de projet d’une organisation mais elle demande du temps pour s’établir et, ce qui est plus important, peut représenter un lourd changement dans la manière de fonctionner de l’organisation.

La transparence est source de changement mais elle exige aussi des personnes qu’elles changent leurs attitudes et comportements, aussi, ne vous attendez pas à des changements très rapides.

Souvenez-vous : les projets sont avant tout à propos de personnes, pour les personnes et avec les personnes. Comme avec tout ce qui importe vraiment, il peut être difficile de gagner en transparence au début mais cela paie sur le long terme.

Prêts à vous y essayer ?

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Vidéo

« Le Scoring en Projet ou l’art d’aligner les nouveaux Projets avec sa stratégie ! » avec Louis Marie RESSEGUIER

13 Juin

Voici l’enregistrement du récent wébinaire organisé par iQar sur ce sujet du scoring.

Après une présentation introductive de 3’30 » sur iQar, Louis-Marie Rességuier entre dans le vif du sujet complexe du choix et de la priorisation des projets dans son portefeuille.

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10 bénéfices à connaître sur le Management Portefeuille de Projet (#PPM)

7 Juin

10 Project Portfolio Management Benefits You Need To Know

https://www.project-management.pm/10-project-portfolio-management-benefits/

Une compréhension plus claire du management de portefeuille de projet vous aidera à comprendre les bénéfices qu’il apporte à une organisation. La gestion de portefeuille est plus que la simple organisation de projets en un  portefeuille; elle permet aussi aux sociétés de libérer du temps et des ressources et créer de la transparence en termes de tâches et de processus décisionnel. Des bénéfices en management de portefeuille de projet varient et sont toujours très utiles à une organisation. Les sociétés doivent être conscientes de cela pour comprendre ce qu’apporte la gestion de portefeuille de projet.  Elle évite la gestion de projet traditionnelle; les projets sont moins vulnérables aux risques et ont une plus grande chance de succès si la gestion de portefeuille est en place. La gestion de projet est toujours une discipline importante, mais avec le management de portefeuille de projet, les organisations sont capables d’accélérer leurs projets, de créer des données précises et de détecter des projets redondants ou superflus.

Quels sont les bénéfices du Management de Portefeuille de Projet

Ci-dessous sont listés Dix Bénéfices du Management de Portefeuille de Projet qui aideront votre projet à recevoir l’attention qu’il mérite. Ces bénéfices sont aussi accompagnés par le Bureau de Management de Projets (Project Management Office / PMO) pour améliorer votre taux de succès dans les projets.

#1 : Le processus décisionnel est meilleur et plus transparent

Image courtesy of tuart Miles / FreeDigitalPhotos.net

Il est crucial que la collaboration soit mise en œuvre dans les projets de l’organisation. Ceci est rendu possible par la gestion de portefeuille de projet. Grâce à elle, il y a une transparence parmi les membres d’équipe et dans les tâches qui leur sont assignées. Personne ne peut décider seul de quels projets devraient être mis en attente et lesquels devraient être dans la liste de haute priorité. C’est un effort d’équipe avec un poids égal aux opérations, processus et activités projets. De plus, il n’y aura aucun problème de dissémination de l’information quand chacun est informé et conscient d’où en est exactement un projet spécifique.

 #2 : Les risques sont mieux managés

Il pourrait être votre allié dans le business, mais le management de portefeuille peut aussi être votre ennemi si pas compris et utilisé correctement. C’est pourquoi vous devez comprendre à la fois sa fonction et sa discipline avant de plonger en eaux profondes. Cela ressemble à la lecture d’un livre; comprenez l’idée entière avant de donner un avis.

Les risques dans la gestion de portefeuille de projet prennent diverses formes: gouvernance, gestion de ressource et finances. On devrait considérer ces facteurs en analysant les risques dangereux qui menacent votre projet; évaluez chaque angle et utilisez la gestion de portefeuille de projet dans votre intérêt. Quand vous l’exécutez, la gestion de portefeuille vous aide alors à déterminer quels projets devraient être abandonnés en raison des contraintes de ressources ou des budgets insuffisants.

#3 : Les ressources sont utilisées de manière plus efficace

Une organisation sans PMO signifie qu’il sera difficile d’augmenter ou utiliser ses ressources efficacement et effectivement. Souvenez-vous que l’on considère les ressources humaines comme les ressources les plus cruciales et essentielles qui puissent exister dans une organisation. Si votre société manque des mains, d’intelligence et de compétences, attendez-vous à ce qu’elle tombe en ruines. Faites preuve d’intelligence dans le choix de vos ressources; certaines sociétés exigent des certifications dans les CV des postulants. Les compétences, talents et expertise sont des trésors pour des sociétés et cela augmentera quand vous aurez mis en place PMO et PPM. L’identification de chacune de vos compétences et ressources vous permettra de correctement distribuer les tâches.

#4 : Le portefeuille de projets apporte davantage de valeur

Et pas seulement au bénéfice de vos projets, cette valeur créera aussi pus d’influence auprès de vos parties prenantes. Cela signifie une accroche pour les intéresser davantage à vos projets et à la structure générale du PMO. Les projets sont non seulement mesurés sur combien de temps il faut pour les achever mais aussi la stratégie et les processus qui viennent avec. Quand vous prenez soin de votre PMO et PPM, vos projets et rapports ne nécessiteront pas un long processus et comme le temps est précieux pour vos parties prenantes, la capacité à en sauver en peu signifie beaucoup. Quand vous prouvez la valeur de vos projets aux parties prenantes, cela crée du confort et de la confiance de leur part. Cela, à son tour, les rendra plus intéressés par vos projets futurs et ce que votre organisation abordera ensuite.

#5 : Le succès est continu et se poursuit dans le temps

Votre PMO augmente le taux de réussite et la structure qui peut aider à ces succès. Comment peut des projets peuvent-ils atteindre systématiquement le succès ? Routine. Cela signifie avoir un processus standard dans chaque projet. Le programme, des procédures, des tâches : tous devraient être standardisés pour empêcher les changements inutiles qui peuvent perturber le flux de vos projets. Gardez à l’esprit que les leçons apprises sont cruciales car cela vous permettra de déterminer vos erreurs et échecs passés et les transformera en guide plutôt qu’une expérience que vous auriez préféré ne pas avoir connue en premier lieu.

Abstenez-vous de changer complètement vos pratiques et persévérez avec celles que chacun maitrise. Même si vous allez informer chacun des changements, il n’est pas sain de continuer à changer et modifier sans cesse des processus. Cela crée juste de la confusion et c’est consommateur de temps.

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#6 : Les projets sont mieux alignés sur les objectifs de l’organisation.

alignement stratégique

des projets bien alignés

Un projet qui est aligné sur le but de l’organisation est l’un des bénéfices primaires du management de portefeuille de projet. Quand vous avez réussi à aligner les projets sur les objectifs de la société, il sera plus facile suivre les problèmes que rencontre l’organisation et ses nouveaux besoins et changements.

 #7 : Les investissements sont plus réfléchis.

Le coût est un des facteurs les plus cruciaux du succès de projet. Mais si vous vous focalisez trop dessus, vous perdrez de vue les bénéfices que votre organisation pourrait engranger. Cela ne signifie pas oublier le coût. En fait, le pouvoir d’investissement et les actifs de la société existent par la gestion de coût prudente.

Image courtesy of Sujin Jetkasettakorn / FreeDigitalPhotos.net

Si vous avez investi une somme dans un projet et que le bénéfice atteint est ce même montant. Pourquoi avez-vous investi votre argent dans ce projet ? Parce que vous croyez qu’il a une valeur potentielle plus importante. Comment le savez-vous ? Parce que vous avez mis en œuvre la gestion de portefeuille de projet. Le portefeuille ne regarde pas uniquement sur les coûts, mais aussi le produit et les services attachés au projet. Le PPM crée une valeur ajoutée sur ce que vous avez investi.

#8 : La communication est grandement améliorée.

Quand vous collaborez avec l’équipe pour le succès de projet, on s’attend à ce que vous deviez communiquer pour vous comprendre entre vous et capturer les détails importants du sujet de discussion. La gestion de portefeuille de projet, après tout, promeut la transparence au sein de l’équipe impliquée. Quand chacun est informé des détails d’un projet, la collaboration et la communication sont plus faciles et la distribution des tâches pose moins de problèmes.

#9 : Les décisions en termes de continuation de projet ou pas sont claires.

L’organisation de projets dans un portefeuille a aussi l’intention d’identifier quels projets devraient être arrêtés en raison de leur manque de génération de bénéfices. Les projets peuvent aussi être abandonnés parce qu’ils perturbent l’équilibre du portefeuille. Quand l’un de vos projets a l’une ou ces deux caractéristiques, il est temps de le vendre ou le stopper.

#10 : Le pourcentage de projets réussis augmente.

Les statistiques ne sont jamais gravées dans le marbre. Elles montrent que les sociétés qui ont un PPM dans leur structure ont deux fois plus de chance de réussir leurs projets que les organisations qui n’ont pas PPM du tout. Parce qu’il aide à organiser les projets et optimiser l’utilisation des ressources, le management de portefeuille de projet augmente le taux de succès en aidant les équipes à identifier des projets superflus et réduire au minimum les risques.

Alors, comment s’emparer des bénéfices de la gestion de portefeuille de projet ?

The referential on Amazon

Cela peut sembler dantesque, mais le premier pas est de comprendre ce qu’est le management de portefeuille de projet. Si vous échouez à voir ses capacités, vous ne pourrez pas entièrement saisir les avantages qui lui sont attachés. Vous pouvez savoir quels projets sont prioritaires, mais finir par donner la priorité à un projet superflu ou à celui qui n’est plus si profitable.

Avec la gestion de portefeuille, il est plus facile d’identifier quels projets doivent être entrepris. Pensez la gestion de portefeuille comme une paire de lunettes infrarouge ou une torche électrique qui vous aide à naviguer dans l’obscurité. Vous serez incapables de trouver ce que vous cherchez si vous n’utilisez ni l’une ni l’autre. C’est la même chose avec la gestion de portefeuille : si elle n’est pas présente dans votre organisation, vos projets existants échoueront ou seront à risque.

“Laissez le management de portefeuille de projet être la lumière au bout de votre tunnel.”

Auriez-vous des bénéfices additionnels à ajouter à cette liste ?

mais que fait le bureau de projet, Project Management Office / PMO ?

1 Juin

Dites-moi, selon vous, à quoi sert un PMO ?

Voici une question qui pourrait fort bien vous être posée si vous décrochez un entretien pour le poste que vous convoitez dans le PMO.

Je suggère que vous fassiez votre sélection ou priorisation parmi les réponses suivantes en fonction du type de PMO auquel vous postulez:

  1. méthodologie : identification, standardisation et déploiement d’une méthodologie et de standards de management de projet
  2. tableau de bord : établir ou valider et remonter les statuts de projets au management (tableau de bord des projets et fiche d’avancement)
  3. conformité et prédictibilité : contrôler la conformité des projets avec les règles et procédures en vigueur
  4. communication transverse : coordonner les communications et la visibilité à travers de multiples projets
  5. gestion de ressources : gestion de tous les chefs de projets et ressources partagées dans les projets
  6. professionnalisation du management de projet : formation, coaching, mentoring, sur les bonnes pratiques pour développer les compétences des chefs de projets
  7. système d’information et de structuration des données projet : implémenter et exploiter un système d’information pour les projets
  8. aide aux chefs de projets : développer et manager des modèles, procédures et documents de projet
  9. amélioration continue avec les bonnes pratiques : promouvoir l’utilisation des leçons apprises et le management de projet dans l’organisation

Les 4 premières s’appliquent probablement à tous les types de PMOs.

Préparez-vous à aller plus loin. On pourrait aussi vous demander quels types différents de PMOs vous avez déjà rencontrés ou même établis.

Voici quelques-uns des différents niveaux de PMOs auxquels vous pourriez réfléchir dans votre préparation pour l’entretien : Entreprise, Programme, Division ou Entité Fonctionnelle, Grand Projet.

En mode ‘Ciel, mon outil PPM !’, 6 points-clé à ne pas manquer pour réussir le choix de sa solution de pilotage des projets !

31 Mai

Quand le sujet de choisir son outil PPM devient un vrai casse-tête, que vous vous perdez devant la pléthore d’offres et que vous ne savez plus vraiment comment faire le bon choix…

Pas de panique, détendez-vous ! On vous dit tout !

‘’Être Chef de projet, c’est être reconnu à la croisée des compétences interpersonnelles, organisationnelles, managériales et bien entendu techniques … Et c’est en cela que c’est valorisant !

Mais être un chef de projet c’est aussi savoir se doter de méthode et d’outils qui facilitent le management par projets » Erick ATHIER, consultant PMO Expert IQar.

Merci Erick, mais une fois qu’on a dit cela, que fait-on ?

« Un outil PPM est une aide précieuse dans l’accompagnement du cycle de gouvernance des projets : on parle alors de planification, de suivi et de pilotage des projets en termes de coûts, qualité, délais dans l’optique globale de la stratégie de l’organisation

Le marché des solutions PPM est vaste et très diversifié, et il s’agit en effet de ne pas s’y perdre !

Une règle d’Or : Se rappeler que l’objectif premier de votre outil de pilotage projets est de vous permettre de suivre et de piloter les projets de l’organisation ! »

Très bien jusque-là nous te suivons, Et ?

« Et bien, mon expérience dans le déploiement de méthode et d’outil PPM pour des organisations de toutes tailles et de tous secteurs, m’amène à vous conseiller de ne pas négliger mais d’être hyper attentif aux éléments suivants :

  1. La couverture fonctionnelle de l’outil.
  2. L’agilité de la solution et donc sa capacité à s’adapter aux évolutions de votre organisation.
  3. La qualité de l’application en termes de design et d’aspect visuel qui peut compter pour la bonne appropriation de l’outil par les utilisateurs.
  4. Le coût : Le modèle économique de l’application peut dans certains cas avoir une incidence prépondérante dans le choix d’une solution.
  5. La technologie : La maintenabilité de l’application, la sécurité des données, …
  6. L’existence ou non d’une communauté d’utilisateurs de l’outil, d’un support disponible ou d’un service après-vente.

Vous l’aurez compris, il s’agit là de traduire les besoins identifiés en fonction des objectifs souhaités en ‘CRITÈRES de choix qui vous permettront de faire un premier tri de l’offre des solutions PPM »

C’est dans le respect de ces différents critères qu’IQar, Pure project Player a conçu sa solution PPM à découvrir dans cette petite vidéo

Visionnez la vidéo réalisée par notre partenaire iQar

Pour conclure, le meilleur des outils PPM est …. celui qui répond à vos besoins et vos objectifs et qui s’adapte le mieux aux contraintes de votre organisation. Toutefois, ne négligez pas l’impact de la solution PPM sur les processus de votre organisation et, avant de vous lancer dans l’acquisition d’une solution, osez faire le point sur la maturité de votre organisation.

Pour vous aider dans cette réflexion, IQar, pure project player a décidé de créer et de mettre à disposition de toutes les organisations un e-quizz : http://www.testmaturite.com/ dans le but de permettre à tous les acteurs projets de prendre du recul et d’aller identifier le niveau de maturité de leur organisation.

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Quels types d’organisation fournissent la plus grande et la plus faible autorité au chef de projet ?

27 Avr

Voici les types d’organisations triés en fonction de l’autorité conférée au chef de projet de la plus forte à la plus faible.

1. L’organisation Projectisée : Les ressources sont allouées directement au projet

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2. La matrice Forte : les ressources travaillent dans des organisations fonctionnelles alors que le PM dédié au projet est dans une organisation indépendante

3. La matrice Équilibrée : Les ressources travaillent dans des organisations fonctionnelles et le Chef de projet dédié au projet est dans l’une de ces organisations fonctionnelles

4. La matrice Faible : Les ressources travaillent dans des organisations fonctionnelles et le Chef de projet coordonne le projet (plutôt qu’il ne le manage vraiment) et il est dans une de ces organisations fonctionnelles

5. L’organisation Fonctionnelle : Les ressources travaillent dans des organisations fonctionnelles et la coordination de projets est réalisée par des managers fonctionnels

Si cette question vous est posée lors d’un entretien de recrutement, par exemple dans un job de bureau de projet ou PMO, je vous recommande de réfléchir à l’avance à vos expériences passées pour illustrer ces modèles organisationnels et leurs impacts.

Pour les types d’organisations dans lesquelles vous avez personnellement travaillé, efforcez-vous de trouver et formuler des exemples concrets du pour et du contre des structures sur le management de projet. N’oubliez jamais que vous n’allez probablement pas pouvoir changer rapidement ces structures et expliquez comment vous y avez été ou y serez néanmoins efficace.

Bien sûr, si vous parvenez à connaitre à l’avance celle en place dans l’organisation qui recrute, démontrez que vous comprenez ses avantages et ses limites et pourquoi vous saurez y exceller.


DantotsuPM, le blog du management de projets, peut vous aider dans ce projet de changement de poste car j’ai sélectionné un réseau de recrutement à taille humaine et tout aussi profondément humain qui me fournit fréquemment des offres dans le domaine du management de projet, programme et PMO !

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Un logiciel de gestion de projet pour contourner les lois, ça vous tente ? par Louis Marie RESSEGUIER

26 Avr

Louis Marie RESSEGUIER est PMO consultant chez IQar, cabinet conseil maturité du système de gouvernance du portefeuille des projets

En gestion de projet la fatalité n’existe pas !

Les échecs et les succès sont rarement le fruit du hasard.

Une fois que l’on sait ça, infiltrons-nous dans les coulisses du Management de projets !

Tout l’enjeu des méthodologies et des systèmes de management de projet ainsi que les logiciels PPM qui les outillent, est justement, de permettre aux parties-prenantes des projets d’avoir plus d’un tour dans leurs sacs et de mettre toutes les chances de leur côté pour le succès de leur entreprise.

Comment faire ? Deux trois petites astuces et le tour est joué !

Voici notre mode opératoire….

  1. Une répartition claire des rôles et responsabilités, mais c’est bien sûr ! vous vous en doutiez j’en suis persuadé !
  2. Mais aussi par un cadrage et une planification des projets approfondis qui permettront, en cours de réalisation, un meilleur pilotage de l’avancement et une meilleure maîtrise de l’équilibre subtil entre les coûts, la qualité et les délais. Ça aussi vous vous en doutiez ?
  3. Et avec ceci, l’affaire est dans le sac : meilleure intégration des livrables du projet dans les opérations de votre organisation garantie !

Si les succès et les échecs dans les projets ne doivent rien à la chance, il n’en demeure pas moins qu’ils sont régentés par un certain nombre de lois incontournables qui, sans toujours lui être propre, sont néanmoins applicables au monde du management de projets.

C’est de ces lois, de leurs impacts sur vos projets et de la meilleure manière de vous y adapter et d’y faire face, notamment à l’aide d’un outil PPM, que veut traiter cet article.

Car malheureusement savoir planifier comme un « pro » ne fait pas tout !

Déambulons ensemble mais… discrètement, dans les couloirs de 5 de ces lois pour voir comment un outil PPM pourrait vous être utile !

1. Tout d’abord, la terrible LOI DE PARKINSON

Elle nous explique que « toute tâche tend à se dilater pour utiliser toutes les ressources qui lui ont été dédiées »

Un bon outil de PPM, permet de poser un cadre de gouvernance pour les projets et donc, d’optimiser et de professionnaliser le cadrage et la planification des projets en privilégiant des cycles courts ! Gage d’une meilleure maîtrise en phase de réalisation.

Mais ça ne s’arrête pas là, les outils PPM ont plus d’un tour dans leur sac !

En proposant une fonctionnalité de pilotage du plan de charge des ressources, les outils PPM vont vous permettre de planifier les tâches des projets au plus juste et au plus près de l’effort nécessaire et des disponibilités des contributeurs.

Ainsi, ils vous apportent la possibilité d’un pilotage permettant de maîtriser l’équilibre entre les opérations récurrentes et les projets mais également l’équilibre au sein de votre portefeuille de projets, entre les tâches des différents projets (priorisation).

2. Ensuite, la redoutable LOI DE PARETO, qui dit que « 20% de l’effort nous donne 80% du résultat »

Comment vérifier facilement cela dans le cadre de la répartition du portefeuille de vos projets ?

On vous donne le truc : une fois vos projets sont correctement planifiés, vous allez généralement vous rendre compte que 20% des projets du portefeuille représentent quasiment 80% de l’importance du Portefeuille, et ce, que ce soit en termes de moyens (€), d’Effort (JH) ou de cumul (JH+€).

Ce genre de rapports vous permet d’identifier et de factualiser en un coup d’œil les projets les plus essentiels du portefeuille en vérifiant cette fameuse loi de Pareto.

Un jeu d’enfant me direz-vous…pas si votre outil PPM ne vous fournit pas ce genre de rapports ou qu’il est difficilement exploitable, parce que peu visuel, peu partagé, complexe à interpréter.

Certains outils proposent des systèmes simples qui, par un jeu de couleurs et de surfaces, vous rendent compte en un seul coup d’œil à la cartographie de l’importance et bonne santé des projets les uns par rapport aux autres.

3. On poursuit avec la LOI DE LABORIT ou loi dite « du moindre effort »

« Une tâche réputée complexe ou pénible paraît plus longue, il faut donc la réaliser au plus vite. La fin du travail n’en semblera que plus courte. »

Toute la ruse sera ici d’homogénéiser ses pratiques de planification dans votre organisation et de donner une visibilité à l’ensemble des parties prenantes du projet sur son avancement en termes de coûts, délais et bien sûr avancement technique !

Ces fonctionnalités de partage des délais, du plan de charge des ressources, de l’avancement technique, etc. facilitant par ailleurs le travail collaboratif autour du projet, auront un bénéfice direct et rapide : diminuer l’impact négatif de cette loi en minimisant la probabilité des parties prenantes du projet à une procrastination ou dispersion.

La planification au KANBAN est un outil particulièrement efficace pour cela, une planification simple, visuelle, agile qui fait souvent l’unanimité des collaborateurs !

4. LOI DE CARLSON, ça vous parle ?

« Un travail que l’on interrompt est plus long qu’un travail que l’on mène sans discontinuer. »

Et donc comment minimiser un certain nombre d’interruptions chronophages chez vos contributeurs lors de la conduite d’un projet ?

Allez, on vous donne l’astuce : mettez en place une vraie priorisation des actions à réaliser par vos contributeurs !

Comment ? En professionnalisant votre planification et en donnant de la visibilité sur les disponibilités des uns et des autres grâce à des fonctionnalités de suivi et de partage du plan de charge des ressources.

De plus, il faut vous assurer que l’ensemble des aspects du projet (coût, qualité, délais, ressources, rapports, etc.) soient gérés dans un seul et même outil, et on vous garantit que les interruptions et les difficultés de gestion générées par un pilotage de projets aux sources multiples, seront fortement minimisées !

Dites Adieu à l’adage de la Loi CARLSON !

5. The last but not the least : la LOI DE MURPHY « si quelque chose doit échouer, alors ça échouera »

Brrr elle donne froid dans le dos cette loi non ?…Mais là aussi nous avons plus d’un tour dans notre sac !

  • Prendre des marges de sécurité,
  • Maîtriser les changements sur les projets
  • Et piloter ces changements et ces marges de sécurité et tout cela, au niveau de votre portefeuille de projets, c’est la clé !

De nombreux rapports (indicateurs + tableaux de bord) sont disponibles pour anticiper et identifier les échecs et s’appuyer sur les succès. Choisissez un outil dont le catalogue de rapports soit basé sur l’ensemble des données présentes dans l’application, fiabilisées au quotidien par les parties prenantes des projets.

En guise de conclusion, vous l’avez compris, un outil PPM ne vous propulsera donc pas dans l’illégalité à proprement parlé du moins au sens courant du terme.

 Un tel outil constituera surtout pour vos projets un vecteur de performance en vous permettant de mieux faire face aux effets négatifs d’une mauvaise appréhension de ces lois et de leurs conséquences !

 Pour aller plus loin….

« Quel est le meilleur outil, par rapport à mon besoin et la maturité en Projets de mon organisation ? ».

Évaluer sa maturité ‘projets’ avant de s’engager dans la recherche d’un outil de gestion des projets, c’est sécuriser votre prise de décision et processus de choix ! Parce que choisir son outil qui sera adapté à son organisation, c’est avoir une vision claire sur le niveau de maturité de sa gouvernance Projets

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FAITES LE TEST ! http://www.testmaturite.com

 

Question d’entretien d’embauche PMO : Selon vous, quelles sont les étapes majeures pour mettre en place notre PMO ?

2 Mar

Voici une question que votre potentiel futur employeur pourrait fort bien vous poser et quelques éléments de réflexion pour vous préparer à y répondre !

Et voici quelques-unes des étapes sur lesquelles je plancherais pour préparer un plan à 90 jours que je pourrais proposer à mon futur employeur dès les premiers entretiens :

a. Rencontrer le sponsor du PMO ou le comité de direction pour établir les objectifs et rôles clés du PMO.

Ceux-ci peuvent très largement varier d’une société à l’autre tant en contenu qu’en priorité: Mettre les projets sous contrôle, former les PMs, définir les livrables de projets et de suivi de leur production, choisir une ou plusieurs méthodologies en fonction des types de projets, définir les règles de priorisation des projets, d’allocation des chefs de projet, établir un centre compétences en PM…

En gros, je dois comprendre « pourquoi un PMO ? », quels seront sa raison d’être et ses critères de succès ?

b. Constituer la meilleure équipe possible.

En réalisant un premier inventaire des compétences existantes, des forces et faiblesses, des manques évidents à combler par de nouveaux recrutements (internes ou externes, temporaires ou permanents)… je réalise un rapide état des lieux et j’apprends à connaitre les membres de la future équipe PMO.

c. Réaliser un inventaire des projets en cours et planifiés.

Quel est notre point de départ ? Pour pouvoir juger de l’efficacité de la mise en place du PMO, je dois impérativement avoir une base de références, un point de départ auquel me référer pour constater objectivement les progrès accomplis au fil de l’implémentation et des changements. Donc, j’ai besoin de connaitre le nombre et les types de projets, leur criticité, état d’avancement, risques, bénéfices attendus et alignement sur les stratégies de l’entreprise, ressources à disposition… J’identifie les plus clivants et importants qui nécessiteront de ma part une plus grande attention.

d. Définir et collecter quelques métriques de base pour ces projets.

détaillerRetour sur investissement, retard par rapport au plan approuvé, écart de coûts par rapport au budgété, burn-down charts pour les projets Agile, niveau de satisfaction des utilisateurs et clients…

Autant d’indicateurs que je dois essayer de collecter s’ils existent ou construire tout en faisant simple et pragmatique.

e. Mettre en place un tableau de bord de santé de projet avec les métriques définies au point précédent.

Je dois m’efforcer d’être synthétique, de viser la clarté et mettre en évidence les écarts et alignements de chaque projet avec la stratégie de l’entreprise.

f. Passer en revue les descriptions de postes de chef de projet actuellement ouvertes.

Je cherche ici à appréhender la culture en management de projet de l’organisation. Quel rôle est habituellement dévolu au générique titre de chef de projet ? J’essaie de comprendre les besoins et de mieux qualifier ces jobs.

g. Créer le plan de formation et le parcours professionnel en management de projet

Y-a-t-il en interne ou en externe un processus de certification des Chefs de projet déjà reconnu et accepté dans la société ? Quel jeu de compétence est selon moi primordial pour réussir les projets de l’entreprise ?

h. Mettre en place une méthodologie commune de management de projet

Modèles, boîtes à outils (en commençant petit en réutilisant ce qui est déjà bien répandu dans l’entreprise), logiciels de gestion des besoins / product backlogs, de planification des projets, de business case, de suivi des dépenses et de l’avancement, registre des risques et actions en cours… Méthodes traditionnelles et prédictives versus Agile ou un hybride des deux ?

i. Se mettre en position de contrôle du portefeuille de projets sous responsabilité du PMO

tour de controle

tour de contrôle des projets

Je réalise avec les membres de l’équipe PMO et à partir de l’inventaire réalisé au point c., une liste priorisée de recommandations sur les projets en cours en nous basant sur la métrique du point e. et surtout sur l’alignement des projets sur la stratégie de l’entreprise du point a.

Proposer avec une argumentation objective quels projets poursuivre, consolider/regrouper, accélérer ou éliminer.


Comme indiqué précédemment, DantotsuPM, le blog du management de projets, peut vous aider dans ce projet de changement de poste car j’ai sélectionné un réseau de recrutement à taille humaine et tout aussi profondément humain qui me fournit fréquemment des offres dans le domaine du management de projets ! Alors, lancez-vous, contactez-moi !

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29 Jan

TESTEZ VOS COMPÉTENCES EN GESTION DE PORTEFEUILLE DE PROJETS ET ÉVALUEZ LA MATURITÉ DE VOTRE ORGANISATION !

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Besoin de :

  • Maîtriser davantage vos projets ?
  • Mieux vivre les transformations de votre organisation ?
  • Améliorer votre visibilité sur le management transversal des projets stratégiques de votre entreprise ?

L’auteur du référentiel français du système de management des portefeuilles projets (SMPP), met à disposition des organisations, des outils et méthodes d’évaluation et de développement de la maturité Projets.

SMPP est Partenaire de DantotsuPM

Plus de 850 entreprises ont évalué la maturité de leur organisation et près de 450 personnes ont identifié leur portrait d’acteurs projet grâce aux outils d’évaluation de la maturité en gestion de portefeuille, de programme et de projet, disponibles en ligne.

Faites le test gratuitement !

Que vous soyez Porteur, Sponsor ou Manager Projet, si vous vous demandez où en est votre organisation de sa capacité de gouvernance Projet, quel impact joue ma personnalité sur le management des projets ?

N’ATTENDEZ PLUS, TESTEZ VOUS !

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Le cabinet conseil, IQar, s’est appuyé sur le référentiel francophone et modèle de maturité du système de management des portefeuilles projet (SMPP) pour construire ces outils de diagnostic et de mesure.

A l’issue de ces audits vous recevrez un rapport complet pour faire le point sur votre maturité en management de projet / gouvernance du portefeuille de projets ainsi qu’un premier plan d’actions pragmatique et opérationnel d’amélioration de vos processus de gouvernance.

Voir un exemple de rapport.

Partenaire de DantotsuPM

La question de la maturité de gouvernance projets est un sujet d’actualité brûlant de nos jours. Mark Austin (The World Bank) rapportait dans une conférence au Global Project Management Forum que plus de 15 millions de personnes travaillaient dans la filière du management et gestion de projets.

Ce chiffre illustre à quel point les projets génèrent des enjeux majeurs dans la vie de nos organisations, et ce, quel que soit leur activité, leur taille, leur localisation. Les transformations et innovations que doivent opérer les organisations pour être performantes, intègrent la gestion d’un nombre croissant de Projets.

Ainsi, chaque entreprise développe une Compétence Projet.

C’est par la maitrise de sa maturité projet que l’organisation pourra être garante d’un pilotage et management de ses projets, portefeuilles et programmes efficace et opérationnel.

Pour en savoir plus, contactez notre partenaire, Cabinet IQar, Responsable Commerciale – Hélène NOGUES-BRUNET, hnogues@iqar-France.fr

18 Janvier – WEB&CAFÉ (30’ à 14 :00) – Retour d’expérience sur « Comment trouver l’outil PPM adapté à mon organisation ? »

17 Jan

La CAISSE D’ÉPARGNE Loire Centre prend le micro du premier Web&Café de l’année !!!

Sandrine BACHELLERIE

Bonjour, je m’appelle Sandrine BACHELLERIE.

Je suis Chef de Projet Organisation au sein du groupe CE Loire Centre. J’ai le plaisir de partager avec vous cette étape incontournable de la démarche de professionnalisation de sa gouvernance en Projets : Choisir son outil de gestion projets et le déployer !

Notre choix s’est porté sur SuiteProG, outil PPM conçu par les experts du cabinet IQar, et nous vous expliquerons pourquoi au cours de ce Web&Café !

Plus de 100 utilisateurs à former, une maturité en Projet débutante, des connaissances et pratiques en gestion de projets hétérogènes, bref l’aventure promettait d’être périlleuse !

Venez partager avec nous et poser toutes vos questions !

Inscriptions gratuites en ligne

Venez découvrir plus qu’un outil, une association pédagogique d’une méthodologie de management en portefeuille projet labélisée et une solution PPM 100% orienté pilotage projets !

Les outils de gestion du portefeuille de projet participent incontestablement à la maturité des organisations dans leur gouvernance Projets. Améliorer la gestion des demandes, des ressources, scorer pour arbitrer les projets à plus forte valeur ajoutée, piloter les portefeuilles de projets, tout ceci est rendu possible par ces outils PPM.

Que vous soyez Porteur, Sponsor ou Manager Projet, si vous souhaitez vous saisir du sujet Comment trouver l’outil PPM adapté à mon organisation et vous forger votre opinion sur les bénéfices de SuiteProG, cette session est pour vous !

« Pourquoi SuiteProG serait la solution PPM adaptée par rapport à mon besoin et la maturité en Projets de mon organisation ? »

Une question que nous poserons à notre invitée : Sandrine BACHELLERIE, Chef de Projets Organisation – CAISSE D’ÉPARGNE

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Si vous souhaitez aller plus loin sur le sujet : Découvrez nos outils d’auto-diagnostic !

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Téléchargez gratuitement le référentiel francophone du management de portefeuille des projets, SMPP, www.smp2.org

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