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Une approche simple pour les choses que vous vérifiez

20 Juil

Simple approach to the things you check

http://sethgodin.typepad.com/seths_blog/2017/07/simple-approach-to-the-things-you-check.html par Seth Godin

Pour les données, le tableau de bord, les commentaires, les statuts, les « likes », les classements que vous « checkez » régulièrement :

Vérifiez-les deux fois moins souvent que d’habitude et exploitez deux fois plus ce que vous en apprenez.

Dès que vous êtes devenus bon sur ceci, répétez l’équation :

Vérifiez-les deux fois moins souvent que d’habitude et exploitez deux fois plus ce que vous en apprenez.

27 June – Webinar #PMI® – Compliance and Internal Controls within Project Management

8 Juin

One of the major challenges during the project gathering requirements phase, is to be assured that all requirements have been met.

The more accurate the job is, the more likely your project will succeed.

In this context, how often do PMs consider Compliance and Internal Control at this stage?

In a world with growing organizations, keen to launch IPOs, with more cross-department projects, more integrated systems, corporate compliance is one of the fastest growing areas.

Projects need to deliver efficiency, but at the same time, must comply with internal policies and ensure there will be elements to protect organizations from the growing risk of fraud.

PMs who are familiar with the characteristics of corporate governance and internal control principles are more likely to succeed.

Details and registration

PMI is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

SMPP est Partenaire de DantotsuPM – Référentiel SMPP gratuit téléchargeable.

pourquoi adopter le Timeboxing ? 5 bonnes raisons !

3 Avr

Je ne suis vraiment pas un adepte du travail en regardant l’horloge, et pourtant…

… Je suis certain que la concentration sur une tâche unique et sans interruption pendant un laps de temps suffisant est beaucoup plus productive que de sauter de tâche en tâche ou se laisser détourner de sa tâche par des interruptions intempestives. En effet, de fréquents changements de contexte nuisent fortement à la concentration et à l’efficacité.

Aussi, puis-je facilement reconnaître le bien-fondé des arguments avancés par Red Tani dans son billet en faveur du « timeboxing ».

5 reasons to practice Timeboxing de Red Tani sur Workawesome

Le «Timeboxing» est une technique de gestion du temps qui limite le temps pendant lequel une tâche (ou jeu de tâches) est accomplie. Bien qu’il soit généralement utilisé par des équipes de développement logiciel, de plus en plus de personnes (des designers, des auteurs, des ingénieurs — même des étudiants) l’utilisent pour augmenter leur productivité personnelle. Pourquoi ? Voici cinq bonnes raisons.

1. Gratuit et facile.

Vous n’avez rien à acheter. Le seul gadget dont vous aurez besoin est un minuteur que vous avez probablement dans votre cuisine ou sur votre téléphone portable ou ordinateur. Si ce n’était pas le cas, il existe plein de logiciels gratuits en ligne.

Vous n’avez pas besoin de lire de longs livres ni de suivre d’onéreux séminaires pour l’apprendre.

Bien qu’il y ait beaucoup de variations du «Timeboxing», les étapes de base sont essentiellement les mêmes :
  1. Choisissez une tâche ou une liste de tâches.
  2. minuteurPrenez un minuteur et réglez-le sur un temps adapté à la tâche. Inversement, vous pouvez vouloir sélectionner la durée en premier lieu et décider ensuite des tâches que vous pouvez exécuter pendant ce laps de temps.
  3. Démarrez le minuteur et concentrez-vous sur l’exécution de la tâche. Évitez toutes les distractions et interruptions.
  4. Quand le minuteur sonne (ou clignote ou vibre), arrêtez de travailler. Idéalement, vous devriez faire confiance au dispositif pour vous dire que le temps imparti est écoulé plutôt que de vous interrompre pour vérifier l’heure de temps à autre.
  5. Récompensez-vous avec un plaisir, une activité agréable, ou simplement un repos bien mérité. L’activité et le repos peuvent eux-aussi aussi être limités dans le temps.
  6. Rebouclez autant de fois que nécessaire.

2. Flexible et personnalisable.

Les étapes listées ci-dessus peuvent toutes être ajustées. Pour ceux qui souffrent de perfectionnisme excessif ou de procrastination, la durée peut être réduite de quelques minutes pour rendre la tâche moins intimidante. D’autre part, les drogués du travail peuvent utiliser le « timeboxing » pour limiter la durée de travail, rendant ainsi le travail moins stressant.

Quand on en vient au choix et à la description des tâches à limiter dans le temps, vous pouvez être très spécifique (“Écrire une description en 100 mots de mon personnage principal”) ou plus vague (“Réaliser un certain progrès sur mon roman”), c’est à vous de choisir.

Le « timeboxing » peut aussi être utilisé pour des activités autres que le travail. Vous pouvez limiter dans le temps les tâches ménagères pour les transformer en jeux (“Ranger mon bureau en moins de dix minutes. Prêt, partez!”). Vous pouvez aussi limiter dans le temps des activités improductives (“Consulter Facebook pendant cinq minutes au maximum.”). Vous pouvez même essayer des variations de « Timeboxing » comme celles de Procrastination Dash et Pomodoro Technique.

3. Limite la procrastination.

Le démarrage sur une tâche est souvent plus difficile que de réaliser la tâche elle-même. Le «Timeboxing» rend les premiers pas moins intimidants. Il est beaucoup plus facile de commencer sur une tâche que vous devez faire pendant seulement quinze minutes que sur une chose où vous devez passer un temps indéfini. Quand vous pensez au travail et au temps d’une façon indéfinie, cela vous parait souvent extrêmement long.

Le choix de la durée du minuteur vous force aussi à choisir une quantité de travail appropriée.

Si vous avez seulement trente minutes pour travailler, vous n’essayerez pas “d’écrire un livre” car “Écrire le premier brouillon du premier chapitre″ est non seulement plus réaliste mais aussi moins intimidant. Posez la question à n’importe quel écrivain.

4. Met votre perfectionnisme sous contrôle.

La procrastination est souvent causée ou au moins liée au perfectionnisme. Non seulement les perfectionnistes ont beaucoup de mal à commencer, mais ils trouvent aussi difficile de continuer et parfois même de finir. Le «Timeboxing» diminue l’aversion envers la tâche et le stress en limitant sa durée.

Mais il y a une autre manière dont la limitation dans le temps peut restreindre le perfectionnisme. En fixant des buts spécifiques à accomplir avant que le temps imparti ne soit écoulé, le perfectionniste est forcé de s’en tenir au suffisamment bon, de donner la priorité aux objets de première nécessité et d’éviter d’aller dans trop les détails. Et si le superficiel ne peut pas être totalement évité, il peut au moins être limité dans le temps. Cela assure que le travail sera fini à l’heure et non ruiné en le peaufinant un peu trop.

5. Vous permet de vous laisser porter par le « Flow ».

Les perfectionnistes rendent le travail trop exigeant en se donnant des buts peu réalistes et souvent avec des standards trop élevés. A l’inverse, quand les buts sont trop insignifiants ou les standards trop faibles, le travail devient trop facile, aboutissant à l’ennui. Quand le travail n’est ni trop facile, ni trop difficile, cela devient aisé, même agréable et fortement productif. Cet état heureux est appelé le « Flow ».

Les conditions qui incitent le « flow » peuvent facilement être créées en se limitant dans le temps :
  • Un jeu clair d’objectifs : Vous faites une tâche spécifique dans un temps imparti.
  • La confiance en votre capacité à réaliser la tâche : Tant la tâche que le temps sont librement choisis.
  • Retour d’information clair et immédiat : Votre concentration pendant ce laps de temps limité garantit que rien n’échappe votre attention et la durée est assez courte pour que vous ne deviez pas attendre longtemps avant de pouvoir évaluer votre travail.

Pendant le « flow », vous concentrez toute votre capacité émotionnelle et intellectuelle sur la tâche à faire, vous permettant de réaliser votre meilleur travail. (Assurez-vous juste que votre minuteur est assez puissant pour vous ramener à la réalité à la fin du temps imparti.)

Microsoft est partenaire de DantotsuPM

Devenez un « timeboxer ».

Le «Timeboxing» peut être simple comparé à d’autres outils de gestion du temps, mais comme je vous l’ai montré, ses avantages sont multiples. Il y a d’autres raisons de pratiquer le «Timeboxing»: c’est plus durable, plus facile à prévoir et à mesurer, meilleur pour votre santé. Mais je suis sûr qu’une fois que vous l’aurez essayé, vous trouverez votre propre raison de l’utiliser.

Pourquoi ne lui donneriez-vous pas une chance ?

Faites une liste des tâches que vous avez remis à plus tard. Allez-y! Démarrez votre traitement de texte, mettez votre minuteur et commencez à écrire.

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en quoi la gestion documentaire reste-t-elle critique au succès des projets ?

23 Fév

L’importance d’une stratégie de gestion documentaire efficace pour la réussite des projets

Par Neil Stolovitsky, Consultant Senior en gestion de projets, : version originale en anglais

et traduction intégrale en Français dans la section « livres blancs » du site de Genius Inside.

Au cours de la vie du projet, le chef de projet produit de nombreux documents tels que plan projet, prévisions d’utilisation des ressources, budget, études de faisabilité, contrats fournisseurs, états d’avancement, plan de management des risques, revues d’implémentation, demandes de changement, minutes de réunions…

La manière dont les documents sont gérés par le Chef de Projet est souvent un facteur clé de succès ou d’échec du projet. D’où la criticité d’une stratégie de gestion documentaire efficace pour les Chefs de Projets et son incidence sur la visibilité projet et son utilité dans la gestion des changements.

Quel est le rôle des documents projet ?

Le concept de la planification est par nature destiné à prévoir et gérer l’inattendu et en maîtriser les effets et impacts. Les documents projets jouent un rôle central dans le développement du planning et également pour communiquer sur l’avancement et le statut du projet vers l’équipe projet et vers toutes les parties prenantes. La façon dont les documents sont gérés permet même de déterminer la maîtrise du chef de projet et sa capacité à répondre aux impondérables.

Les chefs de projets expérimentés et ceux qui bénéficient d’un PMO efficace auront donc le plus souvent développé un certain nombre de documents standards pour exécuter leurs projets avec excellence à travers chacune des phases du cycle de vie des projets :

4 phases project lifecycle1. Définition du projet

La charte du projet est au cœur de cette phase de  démarrage. Ce document détaille les objectifs et fournit les indicateurs de performance critiques pour réussir le projet et pour en déterminer les bénéfices.

2. Planification du projet

Dans cette étape, les responsables du projet planifient les activités, s’efforcent d’anticiper les risques, définissent les étapes et ressources nécessaires. Les documents détaillent le planning, les ressources, les jalons de livraison et d’acceptation client et le management des risques.

3. Exécution du projet

Dans cette étape, les mots clés sont : suivi et réactivité. Ici, les documents du projet capturent les données réelles et leur écarts par rapport au prévisionnel puis le planning mis à jour. Les suivis des coûts, temps passés, jalons, incidents et avancement sont documentés pendant cette phase du projet.

4. Clôture du projet

Les documents détaillent les problèmes restés non résolus, les livrables, les résultats du projet, les processus et meilleures pratiques à utiliser dans le futur (les leçons apprises).

Mais quels sont les risques d’une mauvaise gestion documentaire ?

Gratte-papier ! Bureaucrate !

pile de papiersAucun chef de projet n’aime se voir affublé d’une telle étiquette. Et, il est vrai qu’il est facile de tomber dans le piège de créer des tonnes de documents qui peuvent aller jusqu’à fausser les jugements et conduire à l’échec. Par exemple, lorsque les documents sont mal gérés et que des informations pas forcément à jour créent de la confusion ou de la frustration chez les personnes qui cherchent des réponses ou produisent des livrables.

Le premier problème rencontré en gestion documentaire est la donc la quantité d’information, le second sa pertinence (par exemple l’identification des réels points de vigilance), et la mise à disposition  des informations pertinentes, leur partage, avec chaque personne partie prenante du projet.

Neil remarque que la plupart des entreprises n’ont pas mis en place de stratégie qui permette de consolider les informations et de gérer la circulation des documents au sein de l’équipe projet.

Quels sont les symptômes ?

stethoscope-doctor-medical-blood-pressureManque de visibilité

Les Chefs de Projet et acteurs du projet n’ont pas tous une vision claire et partagée de l’avancement des tâches qui les concernent et du statut d’ensemble du projet. Les documents du projet sont traités de manière isolée et sans lien les uns avec les autres. De plus, ces documents contiennent souvent une redondance d’information qui nuit à la visibilité.

Maigre sécurité

De faibles mesures de sécurité sont en place, sans règles de gestion et sans gestion de processus pour traiter les documents sensibles. Ceci peut conduire à ce que des informations critiques tombent entre de mauvaises mains et fassent dévier le projet de ses objectifs.

Données égarées ou perdues

De nombreux services qui managent des projets n’ont pas les processus ni la capacité nécessaire au stockage de tous leurs documents. Typiquement, ces documents peuvent facilement se perdre ou ne pas être d’un accès facile et donc contribuer à un manque d’intégrité des données. Ceci peut être préjudiciable lors de la prise de décisions.

Collaboration limitée

Les documents d’un projet (feuilles de calcul, textes…) sont souvent gérés en tant que données non structurées dans des emails, distribuées sur les postes de travail individuels ou sur format papier. Dans la plupart des cas, ces informations ne sont pas facilement partagées avec tous les membres de l’équipe projet qui pourraient en avoir besoin et ne seraient pas sur le même lieu géographique.

Identifier les problèmes entourant la gestion documentaire est donc la première étape essentielle pour éliminer le désordre dans les documents des projets. L’étape suivante est d’adopter les meilleures pratiques développées par des experts en gestion documentaire, leur travail étant de rationaliser la gestion des documents.

Microsoft est partenaire de DantotsuPM

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Quels éléments pour une solution idéale ?

Dans un monde idéal, un chef de projet devrait pouvoir accéder au moindre détail des documents de ses projets, tout en retrouvant facilement les informations les plus pertinentes quand cela est nécessaire. Avant d’adopter une stratégie de gestion documentaire, les chefs de projet ont besoin de bien comprendre leur rôle en tant que « Knowledge Worker » .

Livre sur Amazon

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« Chaque « Knowledge Worker » est un “décideur” qui, si par sa position ou sa connaissance, est responsable d’une contribution qui affecte matériellement la capacité d’une société à fonctionner et à obtenir des résultats » selon Peter Drucker dans son livre « What makes an effective executive »

Lorsque l’on comprend que le succès des projets est intimement lié à la capacité des Chefs de Projets à retrouver les informations pertinentes pour prendre les bonnes décisions, la gestion documentaire ne joue plus seulement un rôle de soutien dans la gestion quotidienne des projets.

Neil explique que les experts en gestion de l’information et en gestion documentaire utilisent les meilleures pratiques de stockage, de gestion, et de suivi des documents afin de renforcer l’entreprise en développant les « Knowledge Worker » qui sont en première ligne dans les sociétés.

Capture de documents

Stocker des documents électroniques ou papier de différents formats dans un répertoire unique. Il s’agit surtout de faciliter la recherche des informations pertinentes, ainsi que d’archiver l’historique des données.

Contrôle des versions

Avoir des options de réservation/mise à jour et différents niveaux de sécurité afin de contrôler les accès en lecture/écriture afin de préserver l’intégrité des documents et pouvoir tracer toutes les modifications.

Workflows / Flux des documents

Créer et d’appliquer des outils de gestion de flux personnalisables reprenant les processus et le cycle d’approbation des documents dans la société.

Reporting et Analyses

Échanger et croiser des informations entre les documents comme des consolidations de données afin de créer des rapports et des analyses donnant une meilleure visibilité.

Collaboration

Partager l’information avec les bons interlocuteurs tout en restreignant l’accès aux autres personnes est une préoccupation majeure des meilleurs gestionnaires de documents.

Ces meilleures pratiques sont d’autant plus importantes pour les Chefs de Projets que leur travail quotidien est axé autour de la documentation produite, afin d’assurer le succès des projets dont ils s’occupent.

Genius Project est partenaire de DantotsuPM

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Comment faire remplir les suivis de temps par votre équipe ?

1 Juil

Ces 3 étapes simples feront que votre équipe renseigne les suivis de temps…

Un billet lu sur www.Projectmanager.com

  1. Expliquer pourquoi c’est important

time valueD’abord, ayez une conversation honnête sur pourquoi vous voulez utiliser un suivi des temps sur votre projet. Il y a des tas d’avantages à enregistrer les temps. Certains ou tous ceux-ci pourraient s’appliquer à votre activité :

  • De meilleures données sur combien de temps les tâches prennent pour que vous puissiez réutiliser ceci pour estimer plus efficacement à l’avenir.
  • Une meilleure visibilité d’où le temps est passé, ainsi vous pouvez ajuster vos plans si nécessaire.
  • Une meilleure prise de conscience de qui est occupé et qui pourrait prendre plus de tâches.

Introduisez l’idée de feuilles de temps à une de vos réunions régulières. Expliquez pourquoi il y a une valeur business dans leur utilisation et répondez à toutes les questions qu’ils peuvent avoir. Notez les préoccupations que vous entendez et trouvez ensuite des façons de les adresser avant l’étape 2…

  1. Engager l’équipe sur les outils

global toolsUne fois que vous avez choisi le logiciel que l’équipe utilisera, faites une démonstration. Montrez comment ils peuvent rapidement créer une feuille de temps et la soumettre. Demandez s’il y a des questions et donnez-leur ensuite l’occasion de l’essayer par eux-mêmes.

Il est beaucoup plus puissant de le montrer visuellement à votre équipe que d’essayer d’expliquer sans une démonstration. Une fois qu’ils voient comme il est intuitif et facile d’enregistrer leur temps, ils seront plus positifs sur le sujet.

C’est aussi une bonne idée de leur montrer ce que vous ferez avec les données. Par exemple, des feuilles de temps précises peuvent vous aider à estimer plus efficacement plus tard dans le projet.

NQI est Partenaire de DantotsuPM

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  1. Former et supporter

Woman Typing on Laptop ComputerDes apps de conduite de projet intuitifs comme ProjectManager.com sont faciles à prendre en main et utiliser. C’est un travail très simple que d’enregistrer vos heures travaillées, particulièrement si cela est fait dans le contexte d’une suite logicielle en ligne qu’ils utilisent chaque jour de toute façon. Votre équipe peut commencer immédiatement, donc le surcoût de formation est minimal.

Vous devrez cependant créer des accès pour qu’ils puissent commencer à entrer leurs données. Vous pouvez aussi trouver intéressant de réitérer les messages sur pourquoi vous vous passez à l’enregistrement des temps pour le management de projet.

Supportez votre équipe pendant leurs premières semaines d’utilisation des feuilles de temps par :
  • L’envoi de rappels qu’ils doivent remplir leurs feuilles de temps.
  • Leur répéter que vous n’êtes pas loin pour les aider à trouver comment le faire s’ils ne s’en souviennent pas.
  • L’offre de passer en revue leurs feuilles de temps avant soumission.
  • La réitération que ce n’est pas du contrôle de leurs heures.

Automatisez et Intégrer

Les meilleurs systèmes de feuille de temps vous laissent intégrer vos échéanciers de projet. Cela signifie que vous ne devrez jamais ajouter manuellement de tâches aux feuilles de temps parce qu’ils les tireront automatiquement des tâches sur lesquelles votre équipe devrait travailler à partir du plan de projet. Cela vous économise beaucoup de temps et facilite encore les choses pour votre équipe : il n’y a que peu de travail à faire pour eux.

Visitez le site de ProjectManager.com

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Vous pouvez aussi automatiser des rapports à partir des feuilles de temps. Alimentez vos tableaux de bord en temps réel avec ces feuilles de temps pour une vue précise à tout instant de ce que fait l’équipe et de combien de capacité vous disposez. C’est une réelle valeur ajoutée pour les managers parce qu’ils ont un accès instantané aux données utiles, significatives qui aident à planifier et prendre des décisions.

Les données vous aident à être plus proactifs donc vos projets ont plus de chances de succès et sont moins risqués en conséquence. Et la transition vers l’utilisation de feuilles de temps peut être vraiment facile si vous utilisez des outils déjà intégrés dans votre logiciel de management de projet d’entreprise.

Enregistrer les temps accroit la productivité parce que (même après que vous ôtiez le temps pris pour entrer les données) vous gagnez dans votre capacité à mieux allouer les ressources et mieux estimer le travail à réaliser. Avec ProjectManager.com, votre équipe peut enregistrer ses temps dans la même interface qu’elle utilise pour manager ses projets. L’intégration des feuilles de temps et vos échéanciers de projet rend facile de capturer les temps et analyser ensuite les résultats. Pourquoi ne pas faire un essai dès aujourd’hui ?

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carefully select your metrics at the KPIs library

12 Juin

As you may have understood while following this blog, I am NOT a big fan of having too many KPIs!

Key Per·for·mance In·di·ca·tor   /kē  pərˈfôrməns ˈindiˌkātər/   (abbr.: KPI)

kpi library logoKPIs help to get insight in your business performance — « What gets measured, gets managed ». KPIs are also known as performance metrics, business indicators, and performance ratios.

However, I do recognize their value when they are selected with attention and tailored to a specific context. You may want to check this library of KPIs for all sorts of domains and processes.

It exposes many KPIs from the PMBOK® Guide in the Project Portfolio section:

  • measureEarned Value Management (11)
  • Program management (93)
  • Project management (64)
  • Project office (19)
  • Project portfolio ratios (14)
  • Project/Program (26)
  • Resource planning (5)

http://kpilibrary.com/

PMBOK® Guide is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

au delà des chiffres, comment mettre en place un jeu de métriques qui apportent de la valeur au projet

7 Juin

Metrics in Project Management: More than Just Number

http://www.projectmanagers.net/profiles/blogs/metrics-in-project-management par Crystal Lee, PMP

La mise en place d’une métrique n’est pas le sujet le plus sexy du management de projet.

faire la somme des dépensesMais le succès du bureau de management de projet (PMO) dans lequel vous travaillez et votre réussite de chef de projet peuvent dépendre du fait d’avoir ou pas un programme de métriques en place. Dans une période économique difficile, il y a des opportunités encore plus surprenantes pour un PMO de prouver sa vraie valeur pour l’organisation. Les informations contenues dans cet article peuvent vous aider à créer votre programme de métriques et évaluer si vos métriques actuelles en font assez pour justifier votre existence.

Métriques dans le management de projet : Plus que des chiffres

Une métrique est, par définition, tout type de mesure utilisée pour mesurer un certain composant quantifiable de performance.

Un métrique peut être directement obtenu par l’observation, comme le nombre de jours de retard, ou le nombre de défauts logiciels trouvés; ou le métrique peut être dérivé de quantités directement observables, comme des défauts par mille lignes de code, ou un indice de performance de coût (« Code Performance Index : CPI »).

Quand elle est utilisée dans un système de contrôle pour évaluer le projet ou la santé de programme, une mesure est appelée un indicateur, ou un indicateur clé de performance (« Key Performance Index : KPI »).

Définition de ce qu’est le management de métrique

L’intérêt intense pour les métriques dans la communauté du management de projet a engendré un sous-domaine entier d’étude appelée le management de métrique.

catégories de métrique projet

La métrique de projet peut être catégorisée en trois catégories principales

Quelques exemples :
  1. Mesures de management de projet pures: exactitude des estimations
  2. Les indicateurs de succès de projet : satisfaction des parties prenantes)
  3. Les indicateurs de réussite business : retour sur investissements (Return On Investment : ROI).

Au niveau macro, le management de métrique signifie identifier et suivre les objectifs stratégiques.

C’est souvent réalisé par le PMO, s’il existe. Un praticien du management de projet, Anthony Politano (voir son blog), a même préconisé que les sociétés devraient avoir un Officier En chef de Performance (« Chief Performance Officer : CPO »), qui serait responsable de la collecte et l’analyse de métriques et de communiquer ces mesures au management pour la prise de décisions stratégiques.

En remettant la métrique au management, il est important de conserver le facteur de temps à l’esprit. Le vrai succès ou le vrai échec peuvent ne pas être apparents immédiatement et le résultat peut parfois se matérialiser bien longtemps après que le projet soit formellement clôturé. Par exemple, une nouvelle application peut s’avérer être un échec colossal six mois après être mise en production quand elle atteint enfin ses objectifs d’usage prévus.

métrique macroLes exemples de métrique de macro-niveau incluent : nombre de projets réussis, pourcentage de projets ratés et nombre d’heures passées par projet ou programme.

Au micro niveau, le management de métrique signifie identifier et suivre les objectifs tactiques.

C’est seulement en observant la métrique au niveau des tâches que le statut de livrables de niveau plus élevé peut être vérifié, et que l’on peut alors le communiquer aux parties prenantes et clients. Différents types de projets exigeront différents types de métriques : un projet de développement logiciel demande des mesures différentes de, disons, un projet de fusion et acquisition.

Les critères suivants sont les mesures tactiques les plus communes dont les gens aiment être informés :
métrique micro

zoom sur quelques métriques de niveau projet

  • Comment progressons-nous par rapport à l’échéancier ? Schedule Performance Index (SPI) = Earned Value ÷ Planned Value Cost (SPI)
  • Où en sommes-nous par rapport au budget ? Cost Performance Index (CPI) = Earned Value ÷ Actual Cost Resources
  • Sommes-nous dans les prévisions d’heures de travail dépensées ? Nombre d’heures supplémentaires.
  • Les changements de périmètre sont-ils été plus importants que prévu ? Nombre de demandes de changement.
  • Les problèmes de qualité sont-ils réparés ? Le nombre de défauts réparés par test de recette.
  • Sommes-nous à jour de notre liste d’actions ? Nombre de problèmes en attente de résolution.

Mise en place d’un Programme de Métriques

notes think

prenez du recul pour bien poser vos métriques

Une phrase commune que vous pouvez entendre sur les métriques est : “ce qui ne peut pas être mesuré, ne peut pas être managé”.

Clairement le manque de mesures peut rendre les choses plus difficiles pour un chef de projet.

En même temps, les mesures sont utiles seulement si elles sont précisément cela : utiles. Le suivi  des métriques seulement pour avoir quelque chose à mettre votre rapport d’avancement n’est pas une utilisation effective de votre temps, ou du temps de votre équipe.

Si vous voulez mettre en place un programme de métriques efficace, mettez du temps de côté pour planifier ces choses dans cet ordre:
  1. Quelles informations allez-vous rassembler ? (Astuce : Faites simple).
  2. Comment allez-vous collecter les informations ? (Astuce : Rendez-le facile. Utilisez des informations déjà produites pour d’autres objectifs.)
  3. Quelles méthodes utiliserez-vous pour traiter et analyser ces informations ? (Astuce : plus l’analyse mène à l’action meilleure elle est.)
  4. Comment et quand ferez-vous un rapport sur les résultats ?

Un mot spécial sur les rapports

La façon dont vous présentez votre métrique dépend de qui la demande.

Le cadre exécutif  veut d’habitude seulement connaître l’état général du projet et se sentir «rassuré», tandis que l’auditeur du PMO veut savoir que vous avez “deux jours de retard en raison du changement de portée approuvé, mais que vous remaniez l’échéancier pour les rattraper.”

Partenaire de DantotsuPM

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La meilleure façon de présenter vos informations est d’habitude la plus simple.

Quelques progiciels de gestion de projet incluent une fonctionnalité de tableau de bord automatisée, qui peut ou pas pouvoir répondre à vos besoins. Des affichages visuels, comme un simple graphique pour illustrer des tendances, ou les classiques “ feux tricolores”, sont des façons efficaces de montrer le statut d’indicateurs majeurs de métrique.

Un graphique de type « feux de signalisation » simple peut être construit en Excel, utilisant des couleurs pour indiquer le statut. Typiquement :

  • traffic light orangeVert signifie “Jusqu’ici tout va bien”.
  • Orange “Attention – A surveiller”.
  • Rouge “une attention urgente est nécessaire”.

Votre rapport devrait montrer des indicateurs détaillés et un indicateur cumulatif pour comprendre le statut d’un simple coup d’œil.

En utilisant un format « feux de signalisation », assurez-vous de bien définir les règles sur quand changer de couleur sur les feux; travaillez avec le sponsor de projet ou le PMO pour le normaliser si ce n’est pas déjà fait. Vous pouvez avoir fait l’expérience d’essayer de vous décider sur quand exactement vous devriez tourner ce petit point à l’orange, ou ne pas être autorisé à le faire passer au rouge parce que votre manager ne veut pas que vous le fassiez.

Par exemple, pour un indicateur à base de calendrier, la règle peut être “faire passer l’indicateur à l’Orange quand le nombre de tâches en retard est supérieur à deux.”

Les indicateurs peuvent aussi être étalonnés sur des cibles mensuelles pour que les tendances globales puissent être visualisées. Il vaut mieux tourner le feu de signalisation à l’Orange quand le planning entier a cinq jours de retard lors du premier mois, que de ne le passer Orange que si vous atteignez 15 jours de retard au troisième mois, quand il est trop tard pour réagir.

Élevez le management de métrique au niveau supérieur

Comme vous continuez à accumuler les métriques des projets dans le portefeuille de projets de votre société, vous construisez une base de données de grande valeur en matière de benchmark interne. Comparez vos métriques à ceux d’autres projets dans votre portefeuille pour voir où des améliorations de processus peuvent être faites, ou bien si vous devriez introduire des exigences de conformité. Vous pouvez aussi comparer vos métriques aux données de benchmark de projets d’autres sociétés dans la même industrie.

Le management de projet en tant que discipline continue à croître et ne montre aucun signe de ralentissement. Comme Greg Balestrero l’avait dit lorsqu’il dirigeait le PMI: « plus de 87% d’organisations remontent déjà le statut de projet aux Conseils d’administration et 17% des rapports de PMOs aux PDGs »

Le défi est de s’assurer que le statut de projet inclut les métriques qui démontrent la valeur du management de projet.

ValueComme vous l’avez vu, il y a de nombreux outils et techniques disponibles pour communiquer et gérer la métrique à un niveau projet (tactique) ou PMO (stratégique).

Saisissez cette opportunité pour réfléchir à comment les personnes autour de vous perçoivent la valeur de vos services de management de projet et voyez si vous pouvez trouver des façons de promouvoir et protéger votre position comme un champion de management de projet dans votre organisation.

trop occupé à couper du bois pour aiguiser la hache…

22 Mar

Too busy chopping wood to sharpen the axe

http://www.energizedwork.com/weblog/2011/12/too-busy-chopping-wood-to-sharpen-the-axe par Simon Baker

hacheLa mentalité dominante dans le management et la finance dans les sociétés est de nos jours centrée sur l’efficacité, la productivité et les coûts.

La préoccupation majeure est de maximiser tous les actifs et capacités pour que rien ne reste inactif ou inoccupé.

Ce que ceci signifie vraiment est de garder les gens utilisés à 100 %.

Si la demande est là, cela a du sens de maximiser la production. Mais connaît-on vraiment la demande ?

Avec le développement piloté par les spécifications, il y a d’habitude l’implicite attente que toutes les fonctionnalités exigées soient exprimées.

Et si toutes les fonctionnalités construites n’étaient pas utilisées avant longtemps ?

Cela accroîtrait simplement le stock de capacités inutilisées.

Et si une proportion de ces fonctionnalités n’était jamais mise en œuvre par les utilisateurs ?

Ce serait un gaspillage d’argent et de ressources.

Toutes les demandes ne sont pas égales. Toute demande n’est pas fonctionnalité. Il vaut mieux supprimer toute demande qui ajoute un coût, mais peu de valeur.

Quels sont les différents types de travail et quels sont leurs besoins ?

Trouver l’équilibre entre la capacité et la demande signifie souvent que quelques actifs resteront inoccupés. Parfois certaines personnes se retrouveront avec un peu de temps libre entre leurs mains. Dans le domaine de la production, les coûts d’inoccupation sont généralement acceptés en échange d’une réduction de stock et des coûts liés au stockage et cela permet d’éviter les conséquences de devoir vendre la surproduction à prix cassés.

hache bien aiguiséeLe temps « mort » fournit un espace dont il devrait être fait bon usage.

Toute personne avec du temps libre a la responsabilité de s’assurer que le coût de ce temps « mort » est récupéré par des améliorations sur l’ensemble de la chaine de la valeur (incluant des améliorations de la façon de travailler et la suppression d’inefficacités) qui réduisent le coût de production et augmentent la qualité.

et si nous pratiquions dès aujourd’hui la discipline qui nous mènera aux succès de demain ?

5 Fév

Practicing Disciplines Today That Will Lead to Success Tomorrow

http://www.johnmaxwell.com/blog/practicing-disciplines-today-that-will-lead-to-success-tomorrow par The John Maxwell Company

man on scale

Tout le monde veut à être mince, mais personne ne veut suivre un régime. Tout le monde veut de l’argent, mais peu de personnes veulent travailler de longues heures ou respecter un budget. Des tas de gens souhaitent avoir un jardin agréable, mais peu arracher les mauvaises herbes.

Le commun dénominateur du succès est la discipline

Prendre l’habitude de faire des choses que l’énorme majorité des gens néglige de faire. Les personnes ne tombent pas accidentellement dans l’excellence. Même celles qui atteignent soudainement la gloire ont souvent bossé dur pendant toute leur vie pour atteindre ce « soudain succès ». Ce que vous faites des belles opportunités dépend de qui vous êtes déjà; et qui nous sommes déjà est le résultat de précédentes années de discipline.

Il est bon de faire l’éloge de la qualité de la discipline, mais la réelle question est où pratiquer cette discipline sur une base quotidienne ? Il est particulièrement critique pour les leaders d’être discipliné dans les domaines suivants :

1) Pensée

réfléchissonsMettez un point d’honneur à vous discipliner à penser à vos valeurs et priorités chaque jour. Les valeurs vous fournissent la direction, guidant votre prise de décision. En attendant, vos priorités vous donnent le focus, dictant où et comment vous dépenser votre temps.

Les faibles penseurs sont les esclaves de leur environnement. A l’inverse, les leaders font une habitude d’examiner leur monde et identifier des façons de mieux faire. Leurs idées et perspicacité les rendent intéressants et recherchés par leurs coéquipiers.

2) Relations

Prenez la décision de cultiver votre relationnel et investissez quotidiennement dans vos relations. Vous apprécierez davantage la vie en la partageant avec d’autres et vous irez plus loin dans la vie en partenariat avec des gens pour lesquels vous avez une authentique importance.

3) Talent

talentQuotidiennement choisissez de renforcer et affûter vos capacités naturelles, pour qu’elles vous ouvrent des avenues uniques d’influence. Les gens ne paient pas attention à ce qui est moyen, mais ils respectent et récompensent les individus qui possèdent des compétences exceptionnelles.

4) Finances

Faites des sacrifices et vivez selon vos moyens actuels afin d’avoir demain des options financières. Eviter les dettes. Bien que l’argent seul ne puisse vous rendre heureux, devoir de l’argent va certainement vous rendre malheureux. De plus, donnez généreusement. Le but de la fortune n’est pas de vous gâter vous-même mais de servir à ceux qui sont dans le besoin.

5) Santé

docteurPrenez la décision de connaître et suivre quotidiennement de saines habitudes de santé. Mangez avec modération et faites de régulièrement l’exercice. Aussi, trouvez un équilibre entre travail et repos. Les leaders ont de l’ambition, de temps en temps un peu trop, et ils peuvent s’épuiser à poursuivre leurs objectifs de carrière. Comme l’a dit John Wanamaker « les gens qui ne peuvent pas trouver le temps de se relaxer sont obligés tôt ou tard de trouver du temps pour se soigner ». Managez le stress efficacement pour que les pressions n’usent pas excessivement votre organisme. Prendre soin de vous-même vous donne la force physique et le bien-être mental pour aborder les demandes du leadership.

En bref…

Si vous vous engagez à pratiquer un ensemble de disciplines quotidiennes, vous atteindrez un point dans votre vie où vous serez absolument étonné par tout ce que vous êtes parvenu à accomplir de positif. A moment-là, il sera clair comme de l’eau de roche que vous n’avez pas accompli tout cela en un jour mais grâce à ce que vous avez fait chaque jour. En exécutant les bonnes choses quotidiennement, année après année, vous en recevrez un jour la récompense et la reconnaissance.

le guide de réduction de stress de la personne très occupée

20 Jan

The Busy Person’s Guide to Reducing Stress

http://zenhabits.net/stressguide/ par Leo Babauta

stressLe stress est l’une des plus grandes causes de problèmes de santé de beaucoup de personnes : il peut causer des problèmes cardiaques, la dépression, des attaques d’anxiété, des problèmes de sommeil, des maladies auto-immunes, des problèmes de poids et bien davantage.

Mais nous sommes très occupés – comment faire retomber les niveaux de stress tout en complétant notre job, en nous occupant de nous-même et de nos familles ?

La personne occupée pourrait ne pas avoir de temps pour des retraites de méditation d’une semaine entière, ni de brèves vacances, ni des consultations hebdomadaires. Alors, qu’est-ce qui peut être fait ?

Je vais être bref: il y a 5 petites choses que vous pouvez faire.

Quelques changements de mentalité, une paire d’actions qui demandent seulement 2 minutes chacune. Ceux-ci ne résoudront pas les problèmes de stress les plus sévères, mais ils aideront la plupart d’entre nous.

  1. Soyez complètement dans une tâche.

étudier, lire attentivementAu lieu d’être dans le mode stressant de commutation de tâches, prenez votre tâche suivante, laissez s’en aller tout le reste et soyez seulement dans le moment présent avec cette tâche. Laissez-vous être immergé dans cette tâche, lâcher le sentiment que vous devez vous en débarrasser rapidement en toute urgence, pour passer à la tâche suivante. Il y aura toujours une tâche suivante – la nature de listes de tâche est qu’elles sont sans fin. Aussi, laissez ces autres tâches venir plus tard. Soyez juste dans cette tâche, comme si cela est votre univers entier.

  1. Visualisez vos idéaux et relâchez le contrôle.

command and controlLa peur vous rend stressé, pas des facteurs externes comme votre travail ou des problèmes familiaux. Ces choses externes sont juste une partie de la vie, mais elles deviennent stressantes quand vous craignez l’échec, quand vous craignez que les gens ne vous aiment pas, quand vous craignez de ne pas être assez bon, quand vous craignez l’abandon, etc. Cette crainte est basée sur un certain idéal (et vous craignez la non atteinte de cet idéal) : vous avez une image mentale que vous allez réussir, être parfait, être aimé, être à l’aise tout le temps. Ces idéaux sont une façon d’être dans le contrôle d’un monde que vous ne contrôlez pas en réalité, mais ils vous font mal en causant de la peur et du stress. Au lieu de cela, lâcher de contrôle. Soyez OK avec le chaos et l’incertitude et croyez que les choses trouveront leur place. Vous aurez moins peur et serez moins stressé.

  1. Acceptez les gens et souriez.

sourireNous nous énervons après d’autres personnes parce qu’elles ne respectent pas nos idéaux ou comment elles devraient agir. Au lieu de cela, essayez de les accepter pour qui elles sont et reconnaissez que, comme Vous, elles sont imparfaites et recherchent le bonheur et luttent pour le trouver. Elles font de leur mieux. Acceptez-les, souriez et appréciez votre temps avec cette personne.

  1. Allez faire un tour.

Quand les choses deviennent stressantes, prenez 2 ou 3 minutes pour faire une promenade et vider votre esprit. Une courte promenade fait des miracles.

  1. Exercez de brèves pratiques d’attention.
"Image courtesy of stockimages / FreeDigitalPhotos.net".

« Image courtesy of stockimages / FreeDigitalPhotos.net ».

Vous n’avez pas à méditer 30 minutes pour obtenir les bénéfices du fait d’être attentif. Vous pouvez faire un balayage rapide de votre corps (voir comment votre corps se sent à cet instant) en 10 secondes. Vous pouvez prêter attention à votre souffle pendant 30 secondes. Vous pouvez observer vos pensées, craintes, idéaux pendant une minute. Vous pouvez marcher, en prêtant attention à votre corps, vos pieds, votre souffle, votre environnement, comme vous marchez. Vous pouvez faire chacune de ces sortes de pratiques d’être attentif par petits bouts pendant votre journée.

Et pour aller plus loin: Si vous avez encore un peu de temps après avoir fait ces choses, j’ai quelques autres recommandations qui aideront. Éliminez les tâches inutiles de votre « Todo List », réduisez vos engagements en disant non aux gens, commencez une pratique de méditation régulière de 5 minutes, manger plus sainement, faites régulièrement de l’exercice, passer du temps de qualité avec des personnes aimées, prenez plus de sommeil, buvez du thé.

Je devrais indiquer que beaucoup de personnes font face au stress de façons malsaines – alcool, tabac, drogues, malbouffe, violence, regarder la télévision, procrastiner. Ironiquement ceux-ci causent encore plus de stress. Au lieu de cela, apprenez à le gérer sans ces béquilles.

Psychologist Kelly McGonigal urges us to see stress as a positive, and introduces us to an unsung mechanism for stress reduction: reaching out to others.

Stress. It makes your heart pound, your breathing quicken and your forehead sweat. But while stress has been made into a public health enemy, new research suggests that stress may only be bad for you if you believe that to be the case.

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