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l’art de la première impression est extrêmement critique pour les chefs de projet

18 Avr

J’ai beaucoup apprécié ce TED Talk du designer de couvertures de livres, Chip Kidd.

Il sait très bien avec quelle vitesse nous jugeons les choses dès les premières images. Dans ce discours aussi amusant que rythmé, il explique deux techniques que les concepteurs utilisent pour communiquer instantanément: la clarté et le mystère.

Chip Kidd expose quand, pourquoi et comment ils fonctionnent. Il célèbre de beaux exemples de design utiles, et d’autres beaucoup moins réussis, et partage sa manière de penser qui l’a amené à réaliser  certaines de ses propres emblématiques couvertures de livres.

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dans les projets, la pensée positive ne suffit pas toujours mais l’inverse tue toute chance de succès !

15 Avr

« Whether you think you can or you think you cannot you are right. » Henry Ford

Habituellement, quelles sont les parties prenantes que vous rencontrez dans vos projets ?

13 Avr

Le management des changements, des bénéfices et des parties prenantes sont des thèmes phares dans le management de projet d’après ce que je vois et lis sur l’évolution des méthodologies.

Aussi, cette question peut-elle venir à l’esprit de votre interviewer et recruteur.

Vous pourriez en lister quelques-unes comme :

  • Les clients
  • Les utilisateurs finaux (internes et externes)
  • L’équipe projet, la « core team » dédiée au projet ainsi que l’équipe étendue avec tous les participants
  • Le sponsor
  • Le bureau de projets ou PMO
  • Le Directeur de Programmes si le projet fait partie d’un Programme
Grille Intérêt-Pouvoir

Pensez à mentionner la grille de classification Intérêt-Pouvoir qui vous permet de prioriser, les risques, actions, communications…

Et n’oubliez pas celles qui sont un peu plus distantes :

  • Le management opérationnel et les directions fonctionnelles
  • Les partenaires et fournisseurs
  • Les autres personnes pouvant être impactées par le projet dans l’entreprise
  • Le public et l’écosystème au sens plus large qui risquent d’avoir une influence sur la réussite du projet ou l’une de ses dimensions de base: Coûts, délais et contenu.

Veillez à trier ces acteurs par ordre d’importance en fonction du projet en vue et ne pas oublier les plus éloignés.

Quelles autres parties prenantes ajouteriez-vous à cette liste de départ dans votre contexte projet ?

et pour aller plus loin…

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Vous souhaitez trouver un nouveau job de PM ou PMO ? Contactez DantotsuPM !

Comme indiqué précédemment, DantotsuPM, le blog du management de projets, peut vous aider dans ce projet de changement de poste car j’ai sélectionné un réseau de recrutement à taille humaine et tout aussi profondément humain qui me fournit fréquemment des offres dans le domaine du management de projet, programme et PMO !

« Vous ne pouvez manager ce que que vous ne pouvez mesurer ! » est une maxime dangereuse

12 Avr

Un billet de Tim Walker m’avait rappelé l’un des préceptes de Peter Drucker « Management Challenges for the 21st Century » (que je vous recommande).

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à propos de la nécessité de mesurer ce qui doit être fait

N’ayons aucun doute : pour atteindre un objectif, il est important de bien définir dans les projets, toutes les tâches nécessaires à son accomplissement.

Et, pour mesurer nos progrès et notre état d’avancement pour y parvenir, il faut poser de bonnes métriques, adaptées au projet et se donner les moyens de les mesurer efficacement.

Puis, il faut parvenir à transmettre ces objectifs accompagnés de leur métrique dans les objectifs des organisations, des équipes et des personnels, afin que nous travaillons tous dans la même direction.

Cependant, et sans vouloir paraître hérétique, prenez un peu de votre temps pour tenter d’inverser ce processus. Observez chacune des mesures en place à l’heure actuelle dans votre environnement. La logique de cascade décrite ci-dessus est-elle évidente ? Pouvez-vous aisément relier la métrique de performance à un objectif actuel de l’organisation ou bien est-elle là pour répondre à un but aujourd’hui largement dépassé, voire contre-productif ?

Même avec des objectifs à 6 mois et nos projets découpés en mVP ou versions plus concentrées, nos feuilles de route, souvent copiées-collées de la précédente période deviennent vite obsolètes.

Il y a donc urgence à se poser 6 bonnes questions !

Pour chaque mesure dans vos objectifs personnels actuels et ceux de votre organisation (et projet), demandez-vous :

  1. Quel objectif business nous aide-t-elle à atteindre ?
  2. Permet-elle effectivement de mesurer nos progrès vers ce but ?
  3. Quel est son coût d’obtention et de calcul par rapport au bénéfice attendu ?
  4. Est-elle facile à comprendre ?
  5. Est-elle bien communiquée et à chacune des personnes impactées ?
  6. Que se passerait-il si nous arrêtions de l’utiliser ?

CSP est partenaire de DantotsuPM

Toute mesure, même bien ciblée sur un objectif précis, devrait avoir une durée de vie définie et être retirée ou remaniée dès que l’objectif est atteint sous peine d’empilement de mesures inutiles, voire dangereuses.

« Image courtesy of Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net »

En effet, chaque mesure représente un coût pour l’entreprise et le projet. Plus important, chaque mesure erronée peut avoir des conséquences graves si elle est prise en isolation. Nombre de métriques entrent dans les mœurs et habitudes et nous oublions de les questionner régulièrement tant au niveau de leur adéquation par rapport aux objectifs qui peuvent avoir changés que de leur utilité,  de leur mode de calcul et de leur coût et impact.

Par exemple, si vous mesurez le nombre de tâches complétées dans les délais prévus par chaque membre de l’équipe sur votre projet et utilisez bien cette mesure, vous obtiendrez probablement une meilleure prédictibilité. Cependant, cela pourrait être au détriment de la qualité du contenu, de la satisfaction du client, de la capacité à réaliser certaines tâches plus rapidement que prévu quand cela est faisable ou bien d’éliminer certaines activités potentiellement inutiles ou porteuse de peu de valeur…

On s’aperçoit rapidement que chaque mesure doit être bien réfléchie et pesée ainsi que si possible testée avant d’être généralisée. De plus, les mesures doivent être bien coordonnées entre elles pour se combiner harmonieusement afin d’atteindre l’objectif souhaité et ne pas être conflictuelles.

Enfin, les mesures doivent rester en nombre limité pour ne pas diluer notre attention et limiter les efforts nécessaires pour les collecter et les calculer.

Donnez davantage d’oxygène au bon sens.

Le risque peut-être le plus important est de ne faire que ce qui va permettre d’améliorer les mesures. J’ai pu hélas souvent observer ce phénomène dans de grandes entreprises qui mettent en place des mesures très sophistiquées. Il arrive trop souvent que les personnes se focalisent sur les mesures qui vont faire évoluer favorablement leur bonus à court terme et perdent de vue  l’intérêt de la société, i.e. ce que leur dicterait leur simple bon sens.

Ils sont ligotés et muselés dans leur créativité par un jeu de mesures trop restrictives et trop nombreuses.

Il convient donc d’éviter à tout prix que les mesures mises en place ne limitent la capacité de décision, l’autonomie, l’innovation, le respect du simple bon sens business.

Et, pour ce faire, restons mesurés dans leur nombre et intelligent dans leur utilisation !

 

La co-localisation reste souhaitable mais optionnelle, se rencontrer en personne devrait être obligatoire !

9 Avr

While collocation is nice-to-have, meeting in person should be mandatory!

https://kbondale.wordpress.com/2017/05/14/colocation-is-a-nice-to-have-but-meeting-in-person-is-a-must/ par Kiron Bondale

La co-localisation est souvent considérée comme un activateur sinon un facteur critique de succès pour réussir le projet.

Alors que cela fait sens pour de petites équipes, comme nous prenons en charge de plus grands produits et projets, il n’est pas toujours faisable d’avoir tout le monde dans la même pièce. Les canaux de communication ne s’accroissent pas linéairement quand la taille d’une équipe grossit et à un certain point cela deviendra impossible d’un point de vue logistique immobilière ou d’une perspective d’efficacité.

Comme la taille d’une initiative grandit, la décomposition de la portée en composants ou lignes de fonction peut permettre la distribution de lots de travail auto-contenus à des équipes plus petites dont les membres pourraient être co-localisés pour réduire le besoin de constante communication. Avoir de telles équipes géographiquement distribuées ne devrait pas être un problème tant que l’on conserve l’opportunité de cérémonies telles que les Mêlée de Mêlées (Scrum of Scrum) pour manager les interdépendances, maintenir l’alignement dans la cadence des releases et remonter les obstacles partagés au bon niveau de résolution.

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Avec une approche distribuée, il est souvent tentant d’utiliser un modèle de travail purement virtuel, particulièrement sur de grandes initiatives où il pourrait y avoir un coût important à rassembler tout le monde de temps à autre. Bien que cela fasse sens au niveau économique à court terme, l’avertissement de Simon Sinek « Leaders Eat Last » ne devrait pas être ignoré : “plus de gens deviennent abstraits, plus nous sommes capables de leur faire mal.

Sinek fait référence aux expériences de Milgram au début des années 1960 où on a donné aux sujets d’étude l’opportunité de faire mal à quelqu’un d’autre. Alors que seulement 30 % de ces volontaires étaient capables de poursuivre l’expérience quand ils étaient témoins de la douleur (simulée) qu’ils causaient, 65 % étaient capables de le faire quand ils ne voyaient jamais à qui ils faisaient mal.

Notre problème très actuel de « cyber intimidation » est un autre brillant exemple de cela. Tandis que nous sommes toujours biologiquement des animaux sociaux, l’anonymat et la séparation créée par l’Internet et les plates-formes des médias sociaux réduit les impacts personnels d’infliger de la souffrance.

La confiance est aussi difficile à cultiver quand nous n’avons pas rencontré ceux avec qui nous travaillons. Bien que nous espérions que nos collaborateurs nous traiteront comme ils voudraient être traités, il est ardu de sentir psychologiquement en sécurité avec eux s’ils sont juste pour nous une adresse électronique ou un avatar de messagerie instantané. Comme Sinek l’a dit “La confiance ressemble à la lubrification. Elle réduit la friction et crée des conditions beaucoup plus propices à la performance.

Nous pouvons avoir les différences d’opinions au travail, mais si nous avons rencontré et avons eu l’occasion de socialiser à l’extérieur du bureau, il est beaucoup plus facile de se voir et se traiter comme des êtres humains.

Économisez au besoin, mais n’éliminez pas d’opportunités pour vos équipes de se rencontrer en personne.

CertYou est partenaire de DantotsuPM

18 Avril – Wébinaire – Manager un projet risqué et à date fixe comme la RGPD dont la date butoir est le 25 Mai 2018 !

7 Avr

Le projet de mise en conformité de votre entreprise ou organisation Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est à la fois urgent, à forts enjeux et à risques très élevés.

Inscriptions gratuites en ligne

Si vous traitez des données quelles qu’elles soient relatives à des personnes (nom, adresse postale, téléphone, email, adresse IP, numéro de sécurité sociale, données bancaires…), ce wébinaire, organisé en collaboration avec l’équipe Microsoft Projet et que j’animerai personnellement, est pour vous.

Je commencerai par vous exposer brièvement les principes clés de la RGPD, i.e. « De quoi parle-t-on et pourquoi ce règlement ? »

Puis, je reprendrai les basiques des projets à date butoir et surtout comment les manager côté planification et gestion des risques. En méthode prédictive, dites en cascade (« waterfall ») pour commencer, puis avec une attitude Agile et approche plus adaptative.

Enfin, quelles recettes pour votre projet RGPD ? Spécificités, étapes principales, points d’attention.

Sans oublier les bénéfices de ce projet pour votre organisation !

Inscriptions gratuites en ligne

Alors, rdv le mercredi 18 Avril à 10h00 !

Michel.

Management de Projets à l’Hôpital, la tension monte ! par Hélène NOGUES BRUNET

5 Avr

Interview de Abdel MAHAMMED, Directeur de la Clinique Maussins Nollet (75 Paris), et Georgeline ASSOUMANI, Directrice Risques & Qualité

Projet de Service, Projet de Soins Infirmiers, Projet d’Établissement, Projet Médical, Projet des Chefs de Service… Comment garder son Sang-Froid ?

AUTOPSIE D’UNE DÉMARCHE DE GOUVERNANCE PROJETS RÉUSSIE

DIAGNOSTIC 1 :

La loi n° 91-748 du 31 juillet 1991 modifie l’organisation hospitalière française.

Elle oblige les hôpitaux français à produire des projets, ce qui nécessite une nouvelle organisation à tous les échelons de l’hôpital pour mener à bien la rédaction tout comme la mise en œuvre de ces projets. Pour cela, nous avons fait le choix de structurer et formaliser des rôles et responsabilités dans la gestion de nos projets. Ainsi, des fonctions de Chefs de Projets, de PMO et différentes instances de comitologie se sont mises en place. Une des grandes difficultés concède Mme Assoumani, a été d’avoir un langage commun, d’installer des compétences mais aussi, complète Mr Mahammed, de se sentir à l’aise avec le Management et un mode de fonctionnement très transversal, ce qui n’est pas dans l’ADN de l’Hôpital, au contraire, très cloisonné par services / spécialités. 

DIAGNOSTIC 2 :

Cette Loi nous incite en effet à transposer aux établissements de soins des méthodes de management connues des entreprises, telles que la définition d’une stratégie, le management par projet…

Tout comme l’industrie il y a quelques années, les hôpitaux connaissent depuis quelques années maintenant une « révolution » de et dans leur management ! Une certaine confusion ou risque de confusion entre le Management des équipes et le Management par projets doit être traité rapidement. Lors de mon arrivée à la Direction de cet établissement je me suis assuré que les pré-requis étaient réunis pour entamer cette démarche de gouvernance de portefeuille des projets et de pilotage de projets : la culture de l’entraide, de la pédagogie, la capacité à sortir des frontières, du cadre… on s’est lancé et on a «revisité» la démarche de projet existante de l’établissement pour la rendre plus visible, structurée, partagée, professionnalisée.

3 STRATÉGIES THÉRAPEUTIQUES POUR LA MISE EN PLACE D’UN MANAGEMENT PROJETS

1. LA STRATÉGIE DU BOLUS

Dans notre Clinique nous avons une appétence pour la pédagogie et cela a été un vecteur et une source fondamentale dans la mise en œuvre des transformations que nous devons opérer, souligne Abdel Mahammed.

La Culture ainsi que les méthodes de travail matricielles et décloisonnées ont bousculé les acteurs de soins, il a fallu se faire confiance les uns les autres, clarifier très précisément les objectifs que se fixait la stratégie de l’établissement.

La montée en compétence, la formation et l’accompagnement par les consultants experts du cabinet IQar insiste Georgeline Assoumani, associés à la démonstration des bénéfices d’un management de projets a été la clé du succès de notre démarche.

Une fois ce socle de connaissance administré, le VIDAL de notre langage en Projets édité et nos ‘Ordres’ des instances de pilotage définis, nous étions prêts à faire vivre notre système de management de projets !

2. TROUVER UNE ORDONNANCE QUI FAVORISE L’OBSERVANCE

Pour que vive la gouvernance et au-delà de sa comitologie, nous avons vite identifié des enjeux d’évaluation, de suivi de notre performance d’une part à faire des projets et d’autre part à choisir les bons projets, c’est à dire ceux à plus forte valeur ajoutée.

Le besoin d’un outil de pilotage de type PPM a été dès lors un sujet.

Nous avons choisi SuiteProG, qui a cet avantage d’adresser le pilotage de projets de manière simple et surtout pédagogique dans le sens où toutes les étapes de gouvernance de portefeuille de projets et de gestion de cycle de vie d’un projet sont clairement mise en œuvre dans l’outil et assez ludique à faire avancer (mind mapping, Kanban etc.).

Nous le savons chez IQar, l’outil n’est pas une fin en soi mais bel et bien un moyen pour accompagner de façon opérationnelle les parties prenantes en Projets. Il est à la fois une source de suivi, reporting mais aussi d’aide à la décision. 

Abdel Mahammed de souligner, nous avons eu le parti pris d’intégrer notre solution PPM dans le fonctionnement même du pilotage de l’établissement. Ainsi tout le monde à n’importe quel niveau que ce soit, l’utilise, le manipule quotidiennement ou quasiment. Ainsi, SuiteProG, ce n’est pas ‘un logiciel de plus’ que pourrait nous objecter nos professionnels de Santé, c’est notre support à cette nouvelle manière de travailler.

3. UNE STRATÉGIE PROPHYLACTIQUE :

Une affaire de tous les jours pour ne pas laisser retomber le soufflé !

Si le parcours patient intègre de plus en plus le maillage ville-hôpital, la transversalité, la multidisciplinarité ainsi que l’autonomie du patient, l’organisation doit pouvoir s’en inspirer et être capable de biomimétisme !

C’est un travail de tous les jours que d’intéresser les acteurs projets, qu’ils soient moteurs et émetteurs, le conflit entre les opérations courantes et les Projets internes est le plus sensible à prévenir et traiter.

Ce n’est pas facile tous les jours mais mon rôle de PMO reconnu et valorisé en tant que tel m’y aide, la légitimité de cette fonction ne se pose plus dans les mêmes proportions qu’au début de la démarche.

Mme Assoumani de nous confier cependant l’énergie que cela demande de se mobiliser et mobiliser chaque jour sur : en quoi je contribue, comment je contribue, quels sont mes objectifs aujourd’hui, quel temps ai-je d’imparti et qui m’a été alloué etc.


Demandez une démonstration de l’outil

En guise de conclusion, vous l’avez compris, le management des projets dans les établissements de soin a pu, peut et pourra peut-être encore donner un peu mal au cœur, mais c’est avant tout un système de management qui a de réelles vertus considérant les mutations en cours du secteur de la Santé (décloisonner les métiers, favoriser le ‘Travailler Ensemble’, restructuration des métiers).

Décloisonner les métiers, faire rencontrer les acteurs, clarifier l’objectif stratégique, partager le langage, définir les rôles et responsabilités sont des premiers enjeux importants à mettre en œuvre.

SMP² est Partenaire de DantotsuPM

Ne vous laissez pas/plus surprendre par ces questions de recrutement !

30 Mar

Questions fréquemment posées lors d’entretiens par téléphone

Common Phone Interview Questions http://bizcityarea.com/?p=3955 par Jeremy Andrew

Il est indéniable que la plupart d’entre nous ne se préparent pas du tout pour un entretien d’embauche par téléphone. Le plus souvent, ces entretiens sont inopinés et le demandeur d’emploi peut être pris par surprise lors d’un appel téléphonique inattendu. Cependant, les plus expérimentés reconnaissent l’importance d’un entretien téléphonique et peuvent préparer des réponses bien à l’avance pour les questions les plus typiques.

En fait, un interview téléphonique est généralement utilisé comme filtre initial et passer ce premier sas augmente bien sûr votre chance d’obtenir le job. Voici quelques-unes des questions d’entretien auxquelles vous pouvez vous attendre.

Parlez-moi de vous

Comment vous voyez-vous vraiment ?

Comme presque toutes les questions d’interview, elle paraît facile et ne semble pas nécessiter de préparation. Cependant, ce type de questions est très critique car la réponse découvre votre personnalité, votre capacité intellectuelle et même votre pertinence pour le poste en vue. Certaines questions d’entretien permettent de vérifier vos qualifications mais vos réponses à ces questions plus ouvertes mettent en évidence votre capacité à faire le travail.

Qu’est-ce qui vous a encouragé à poser une candidature pour le poste ?

On ne peut pas blâmer les recruteurs de poser la question. Typiquement, le but est de déterminer votre réel intérêt pour le job et pour la société recruteuse. Répondre au recruteur que vous avez grand besoin de bosser n’est pas la meilleure idée.

Quelle est votre plus gros point faible ?

Ceci est une des questions d’entretien classique qui déconcerte cependant souvent le demandeur d’emploi. Bien sûr, tout le monde a ses faiblesses et en faire état de façon positive démontrera de votre capacité à combattre obstacles et points faibles.

Recentrez-vous sur ce que vous aimez et là où vous ajouterez réellement de la valeur !

Qu’est-ce qui vous intéresse dans notre société ?

Même les personnes amoureuses ont des raisons pour lesquelles elles aiment quelqu’un. Votre réponse démontrera votre enthousiasme et votre intérêt. Pour bien répondre, vous devez faire plus de recherche que vous ne pourriez le penser de prime abord. Si cela est faisable, apprenez-en le plus possible sur les succès et déboires de la société et quelles y sont les personnes les plus marquantes.

Quelle est la chose la plus importante que vous cherchez dans une société ou un job ?

Évidemment, nous voulons tous un bon salaire. Pourtant, ceci n’est pas la meilleure réponse même si elle est honnête. On essaie ici de vérifier votre adéquation avec le poste. Cela signifie, là aussi, que vous devrez avoir fait quelques recherches et réflexion personnelle sur vos motivations profondes.

Quels sont vos passe-temps ?

Contrairement à d’autres questions, elle stimule l’honnêteté. La réponse en dit long sur vous et le niveau d’intensité de votre vie. Et en fonction de celle-ci, l’interviewer peut se faire une idée de combien vous êtes motivé.

Quelles qualités un leader devrait-il avoir ?

Votre réponse reflète votre personnalité et vos propres qualités. Et répondant à cette question, vous indiquez votre préparation et votre maturité pour un rôle de leader. En général, on s’attend à ce que vous mettiez en évidence les qualités d’un manager professionnel à l’écoute de ses équipes et de ses clients.

Dites-moi pourquoi nous devrions vous embaucher ?

Cette question est un peu délicate. Cependant, si vous connaissez vos qualités personnelles distinctives et votre motivation, vous pouvez fort bien y répondre.

Où vous voyez-vous dans cinq ans ?

Évidemment, votre réponse reflète votre motivation et votre intelligence.  Elle dénote aussi de votre maturité et et objectifs dans la vie. Typiquement, les personnes qui ont des objectifs clairs ont plus de chances de décrocher le poste.

Quel est votre accomplissement professionnel le plus remarquable ?

L’accomplissement que vous choisissez comme le plus remarquable montre combien vous prêtez d’attention aux détails. Ces questions d’entretien exigent de vous de prendre du recul sur votre expérience passée. Vous avez donc besoin de préparation pour les maitriser.


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le management du changement est une partie cruciale du management des risques de projet; et pourtant…

26 Mar

Téléchargez gratuitement ce livre blanc

Selon Mélanie Franklin, dont je vous invite à lire le livre blanc « The Value of Change Management », le management du changement au sens de la transformation des personnes qui vont utiliser les livrables est souvent le parent pauvre du projet.

J’abonde à ce constat, en particulier dans les projets informatiques ayant pour but d’améliorer et automatiser des processus métier ainsi que ceux de digitalisation d’un parcours utilisateur qu’il soit client ou employé de l’organisation.

Sans plan bien pensé et managé pour changer le comportement des personnes face au livrable du projet (produit, processus, service), il sera difficilement adopté ou du moins plus lentement. Les bénéfices escomptés ne seront pas tous atteints et de plus ils arriveront plus tard que prévu si la transition vers le nouvel état n’est pas bien accompagnée.

Il est donc très souhaitable, sinon impératif, d’ajouter formellement le rôle de Change Manager à ceux de Business Analyst et de Project Manager car les deux derniers sont censés aujourd’hui mener toutes les actions de management du changement mais n’y parviennent que de façon trop fragmentaire avec les approches actuelles.

Lisez ce livre blanc gratuit et n’hésitez pas à le commenter car il résonne bien avec mon expérience personnelle sur de gros projets.

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Le PMI® France propose à ses 5000 chefs de projets expérimentés la possibilité de partager leurs compétences avec des associations de solidarité demandeuses !

24 Mar

Quels bénéfices pour le chef de projet ?

Une implication concrète dans des projets à impacts sociaux («Salarié-Citoyen») amenant un épanouissement personnel. Ce partage va donner du sens à son parcours professionnel et personnel et permettre de percevoir différemment son métier et son job de tous les jours. Le chef de projet peut y développer de nouvelles compétences, en approfondir d’autres par la transmission et accroitre sa motivation, notamment en situation de transition professionnelle (recherche d’emploi, retraite…).

Visitez le site web du PMI ProBono

Comment participer ? Je vais sur ecoPMI.org/probonopmi et j’y remplis mon profil. J’y trouve une offre qui m’intéresse et je candidate en ligne.

Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM

PMI is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

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