Biais Cognitif – l’effet autruche

Nous évitons délibérément une information négative ou des réactions qui ne sont pas alignées sur nos attentes, pensant que si nous enterrons notre tête dans le sable, elles disparaîtront.

Le nom vient de la très célèbre (mais néanmoins totalement fausse) légende selon laquelle les autruches enterreraient leurs têtes dans le sable pour éviter le danger.

En quoi sommes-nous concernés dans nos projets ?

Avez-vous jamais reçu des réactions vraiment négatives d’un client et pensé : « C’est juste ce seul et unique client, ça ne veut rien dire » ?

On peut inclure ici les critiques et commentaires qui pourraient vous aider à progresser vers votre but mais que vous ignorez si ils sont isolés.

Au lieu de traiter de front ces retours, vous tournez la tête et regardez ailleurs.

Cette action d’évitement peut souvent faire empirer les choses, dépenser des sommes folles et/ou gaspiller du temps et des efforts.

Comment éviter le plus possible ce travers ?

Produit Viable Minimum (MVP)

Pour vous-même et votre projet: Quand vous aurez livré votre produit (ou mieux votre premier MVP), asseyez-vous (virtuellement bien sûr) à côté des personnes faisant du support utilisateurs et écoutez. Écoutez activement, comprenez ce sur quoi vos clients rencontrent des difficultés quand ils se servent de votre produit ou service. Il y a énormément à apprendre à étudier les plaintes d’utilisateurs.

Chez les autres: Efforcez-vous de donner des faits concrets et indiscutables pour les inciter à voir la réalité,  à « sortir leur tête du sable ».

Ce biais peut-il vous être utile ?

vous masquer les yeux ne va jamais empêcher le risque de se matérialiser

Dès que vous vous surprenez à éviter de voir un risque ou un problème, entrez en action.

Par exemple, vous savez intérieurement que vous devriez probablement vérifier votre registre des risques mais, à chaque fois que vous pensez à entreprendre cette tâche, vous trouvez une bonne raison de la remettre à plus tard. En fait, réalisez que votre inquiétude est probablement justifiée. Vous sentez intuitivement ou par expérience que la situation n’est pas bonne mais vous préférez ne pas voir à quel point.

Au final, vous masquer les yeux ne va jamais empêcher le risque de se matérialiser et en tant que manager de projet, il en va de VOTRE responsabilité de bien manager les risques en les anticipant au maximum et les manageant de manière proactive et agressive.

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Le progrès est le jus secret de la motivation…

à propos de l’importance perçue de tout progrès démontrable sur notre motivation

Progress is the secret sauce of motivation…

https://kbondale.wordpress.com/2019/10/13/progress-is-the-secret-sauce-of-motivation/ par Kiron Bondale

J’ai beaucoup écrit sur les moteurs de motivation individuelle. Recevoir une reconnaissance régulière, une délégation efficace nous donnant l’autonomie sur notre travail, avoir des occasions d’améliorer nos compétences, appartenir à une équipe où la sécurité psychologique est valorisée et avoir le sentiment que notre objectif interne est aligné sur le but externe de nos projets sont tous importants.

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Mais le composant manquant de cette liste d’ingrédients est de voir fréquemment (idéalement quotidiennement) la preuve du progrès que nous faisons grâce à nos efforts dans notre travail.

Dans l’un de ses Pinkcast, Daniel Pink a parlé de l’importance perçue de tout progrès démontrable et a fait référence au livre de Teresa Amabile et Steven Kramer The Progress Principle: Using Small Wins to Ignite Joy, Engagement, and Creativity at Work

Qu’implique ce principe pour des managers de projet ?

Si votre approche est de livrer quelques rares changements grandioses plutôt qu’encourager la livraison régulière au plus tôt de valeur, elle ne peut pas soutenir le principe de progrès.

Ceci est moins un souci avec les projets donnant des résultats tangibles et visibles. Une équipe d’ingénierie et de construction pourraient construire un théâtre dont la valeur est seulement réalisée une fois que le théâtre a été entièrement construit et livré à ses propriétaires. Bien que cela puisse ne pas arriver pendant des mois, à la fin de chaque journée sur le site de travail, les membres d’équipe sont capables de voir les signes visibles du progrès qu’ils ont réalisé. Je crois que c’est l’une des motivations pour les volontaires qui travaillent sur des sites de désastre, nettoyer des déblais chaque jour et voir de manière incrémentale le chaos remplacé par l’ordre.

Mais sur les projets qui auront des résultats intangibles, cela devient plus compliqué. En supposant que le contexte de ces projets supporterait un cycle de vie adaptatif, adopter de telles approches devrait augmenter la probabilité que tous les membres d’équipe voient le progrès. Une approche de traitement par groupement d’articles de travail (par lots) implique qu’un jeu de compétences est fortement engagé tandis que d’autres en amont ou en aval attendent.

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Avec une approche à base de flux, tous les membres de l’équipe devraient voir la preuve visible du travail qu’ils ont accompli. Les revues de sprint et autres cérémonies semblables fournissent des retours structurés sur le livrable et les parties prenantes externes expriment leur reconnaissance et apportent un jus motivationnel en attendant le plat de résistance.

Voir c’est croire, mais voir c’est aussi motiver !

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Chacun trace sa ligne, sa limite, sa frontière, quelque part et c’est toujours LE bon endroit… …pour cette personne

Réalisons que notre ligne n’est pas forcément celles d’autres personnes.

Everyone draws the line somewhere

Https://seths.blog/2019/07/everyone-draws-the-line-somewhere par Seth Godin

Bien sûr qu’ils le font.

La chose intéressante est de réaliser que notre ligne semble être exactement à la bonne et juste place, à chaque fois.

S’habituer au fait que nos lignes sont uniques est le premier pas pour comprendre comment interagir avec des personnes qui voient les choses différemment.

Où positionnez-vous la ligne jaune continue à ne jamais franchir sur votre projet ?

Une question à poser à votre sponsor, vos commanditaires, vos clients… qu’est-ce qui serait absolument inacceptable dans le projet et ses livrables ?

Biais Cognitif – L’erreur des coûts irrécupérables (sunk cost en anglais)

Les coûts irrécupérables (sunk cost en anglais) sont les coûts qui ont déjà été payés définitivement : Ils ne sont ni remboursables, ni récupérables par aucun autre moyen. Et pourtant, on s’y accroche et cherche à les justifier à tout prix !

La distinction avec les autres coûts est importante pour les scénarios où l’on envisage, où l’on craint de subir, de devoir renoncer à, ou de ne plus être en mesure d’utiliser ce qu’ils étaient destinés à construire.

Les « sunk costs » sont des dépenses non récupérables quoi que l’on fasse.

En quoi sommes-nous concernés dans nos projets ?

jeter l'argentPlus nous investissons dans quelque chose plus il devient difficile de l’abandonner.
En conséquence, nous continuons souvent le cours d’un projet même en présence d’échecs patents, seulement à cause du temps, de l’argent ou des efforts que nous y avons déjà investis dans le passé sur ce projet.

Par exemple : « The Concorde fallacy » ou « l’erreur de jugement du Concorde » fait référence à l’entêtement des gouvernements français et britannique à poursuivre ce projet, pour des raisons politiques et de prestige mais aussi parce que des dépenses considérables avaient été engagées, alors que l’exploitation commerciale non rentable du Concorde était actée dès 1973, une combinaison de facteurs causant l’annulation de la presque totalité des commandes en option.

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Comment éviter le plus possible ce travers ?

Rendez plus facile pour vos utilisateurs et clients de commencer par un petit engagement dans votre projet. Utilisez les approches Agiles aussi souvent que possible pour livrer une première version de votre produit qui concrétise et génère de l’engagement. Cela ouvre la voie à des engagements plus grands par la suite.

Quand vous réalisez que vous êtes sur le prendre une décision capitale dans votre projet, faites volontairement une pause (quelques minutes, quelques heures, ou dormez dessus si vous le pouvez). Vous verrez probablement les choses différemment à votre retour.

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Ce biais peut-il nous être utile ?

Le projet est vu comme un investissement.

Comme indiqué plus haut, cette tendance naturelle à vouloir tirer des bénéfices et protéger des investissements déjà consentis, jouera parfois en votre faveur. Quand vous avez par exemple manqué un jalon de projet (ce qui bien sûr vous arrivera dans la vie réelle comme professionnelle), mettez en perspective le décalage, retard dans les délais, coûts supplémentaires, en rapport de la totalité du projet entrepris. Cela va certainement relativiser un peu le faux pas.

Avec le télétravail généralisé, voici 6 nouvelles habitudes à développer en 2021 (et bien au-delà).

Depuis apprécier pleinement votre rapport d’activités jusqu’à la prévention des interruptions, ces six habitudes vous aideront à être plus productifs en télétravail.

Remote work 6 new habits to develop in 2021

https://enterprisersproject.com/article/2021/1/remote-work-6-success-habits-2021 par Ginny Hamilton

Avec beaucoup de sociétés s’engageant déjà à garder les bureaux fermés pendant la première moitié de 2021 (ou plus longtemps), c’est le bon moment pour que les employés améliorent leurs routines de travail-depuis-le-domicile.

Nous avons demandé à notre communauté de leaders dans l’informatique et d’experts de partager une nouvelle habitude dont ils pensent que tous les travailleurs à distance devraient l’intégrer dans leurs programmes pour des journées plus productives et enrichissantes. Depuis rendre votre travail plus visible avec des mises à jour régulières et des outils de visualisation jusqu’à l’optimisation de votre lieu de travail pour éliminer les interruptions, voici quelques considérations pour améliorer votre routine de télétravail.

1. Mettez votre propre personne en pole position

Prenez soin de vous-mêmes. Avec beaucoup de collaborateurs ne voyageant plus et toujours connectés, le tempo opérationnel du travail peut être exténuant et mener à l’épuisement professionnel. Pour ceux d’entre nous qui avions l’habitude de voler (vous rappelez-vous ?), la vidéo de sécurité nous indiquait de toujours mettre nos propres masques avant d’aider d’autres personnes. La même recommandation est vraie en travaillant de la maison parce que nous ne pouvons pas montrer notre meilleur au travail et à la maison si nous ne nous occupons pas de nous en premier. Prendre soin de soi peut se manifester de beaucoup de façons. Depuis faire une promenade à éteindre votre caméra vidéo pour ne pas vous sentir exposés, ou les deux. L’exercice est critique quand nous travaillons de la maison parce que nous nous déplaçons beaucoup moins. Considérez de vous choyer vous-même aussi. Nous ne pouvons plus sortir en ville comme nous y étions habitués, mais une livraison de repas à domicile de votre restaurant préféré peut être un plaisir à attendre avec impatience.” – David Egts, Chief Technologist for North America Public Sector, Red Hat

2. Maitrisez le « time-boxing »

Relisez ce billet sur comment bien utiliser des « blocs de temps » par Jeff Ball

“Les gens devraient prendre du recul pour passer en revue leurs environnements et habitudes de travail […]. Il est critique pour des travailleurs distants de découper leurs journées en blocs de temps pour éviter les distractions et maximiser leur productivité. Je suggère fortement de bloquer votre calendrier pendant vos heures les plus créatrices pour accomplir votre travail le plus critique. Les gens ont sauté dans l’utilisation de Zoom, de Microsoft Teams, de Google Workspace et autres outils de collaboration. Il est maintenant grand temps d’apprendre comment pleinement les utiliser et les personnaliser. Pour finir, mettez de la rigueur dans votre processus quotidien en développant un programme hebdomadaire, en vous y engageant et en suivant rigoureusement vos progrès.” – Isaac Sacolick, President of StarCIO and author of Driving Digital     

3. Visualisez votre travail

“Rendez le travail visible. Si vous ne le faisiez pas avant la pandémie, prendre l’habitude de rendre le travail visible est une compétence à travailler en 2021. Comme travailler dans des équipes distribuées devient la norme, les équipes sont à grand risque en raison du manque de collaboration spontanée que nous considérions comme allant de soi quand nous travaillions sur un même lieu. Pour améliorer la productivité dans une ère où nous sommes tout en des endroits différents et des heures de travail bousculées par des besoins inattendus à la maison, il est impératif que le travail soit fortement visible et clairement compris par les autres dans l’équipe.”

Les tableaux Kanban sont particulièrement visuels.

“Quand le travail à venir est visible et quand une définition de « prêt à démarrer » est comprise, il devient possible pour un autre membre d’équipe de commencer indépendamment à avancer sur ce travail. Quand le travail en cours est visible, il est plus facile pour une équipe de comprendre quand et comment les dépendances seront adressées. Bien heureusement, une richesse d’outillage digital existe maintenant pour rendre plus facile de décrire et partager des activités de travail sans dépenser d’énormes quantités d’efforts supplémentaires, cherchez et  trouvez celui qui s’adapte le mieux à vos besoins. La mise en place de l’habitude quotidienne de visualiser votre travail profitera à tous les membres de votre équipe et est une compétence essentielle pour le travail en équipes géographiquement distribuées en 2021.” – Michel Walker, Global Senior Director, Red Hat Open Innovation Labs

4. Gardez votre rapport d’activités très vivant

“En travaillant à distance, il peut être facile pour vos accomplissements de se perdre dans la masse. Adoptez le rapport d’activités. Ce point de contact hebdomadaire permet à votre manager de rester au courant des grandes choses que vous faites et vous permet de recevoir des feedbacks continus. N’utilisez pas votre rapport hebdomadaire comme simplement le fait de cocher des cases. Construisez-le pour montrer le réel progrès sur des initiatives où vous obtenez des avancées.”

“Certains jours, vous pouvez relever les yeux et vous demander où est passée votre productivité. Avec tout un chacun essayant de sur-communiquer par email, Slack et en ajoutant des réunions supplémentaires, il peut être difficile d’accomplir quoi que ce soit à moins que vous ne bloquiez du temps pour être productifs. Prenez du temps chaque matin pour construire votre journée. Identifiez les blocs de temps que vous pouvez mettre de côté pour être vraiment productifs. Il peut être nécessaire de mettre en place un gel des communications pendant ces heures pour vous autoriser le temps nécessaire pour faire un réel progrès.” – Mark Runyon, Principal Consultant, Improving

5. Soyez présents

“Prêtez plus d’attention à être présent. Beaucoup d’entre nous ont des difficultés à rester présents même quand nous sommes dans la même pièce avec quelqu’un d’autre, ou même dans une conversation en face à face avec eux. Combien de fois avez-vous remarqué que vous n’avez pas entendu ce que quelqu’un vient de dire parce que votre esprit s’était égaré ? Aussi dur que cela puisse parfois être quand nous sommes en face à face, cela devient encore plus ardu quand nous sommes au téléphone ou sur un appel vidéo.

D’abord, résistez à la forte envie de faire du multitâche. Le faire c’est choisir de ne pas être présent. Deuxièmement, efforcez-vous d’écouter au-delà des mots prononcés par l’autre personne. Que veulent-elles vraiment dir ? Que ressentent-elles ?

Pourquoi ceci importe-t-il ? Les gens demandent une relation. Un de leurs désirs les plus forts est d’être vus et entendus. Quand nous sommes présents avec eux ils obtiennent cela de notre part et nous répondent. Quand nous renonçons à cette présence, nous sacrifions notre connexion avec eux et diminuons notre rapport relationnel. ”– Bob Kantor, Founder, Kantor Consulting Group, Inc.

6. Éliminez les interruptions

“Créez un espace pour votre travail et votre réflexion où vous pouvez vous concentrer sans interruptions. Selon l’Université de Californie, à Irvine, il faut 23 minutes et 15 secondes pour revenir dans le « flow » après que vous ayez été interrompus. Après 17 ans de télétravail à mon domicile, j’ai conçu mon bureau (même si c’était juste la table de la cuisine) de telle façon que je puisse me concentrer pendant de grandes périodes de temps sans interruptions. Cela m’a rendue plus productive, plus concentrée et moins stressée.

Il y a deux façons d’éliminer les interruptions : L’une est d’éliminer toutes les notifications et signaux pour n’être pas tentés de vous interrompre. Cela inclut l’email et les notifications de messagerie instantanée, les appels téléphoniques, les SMS, ou toute autre chose qui pourrait détourner votre attention de votre travail. Créez des créneaux dans votre calendrier où vous vérifiez ces communications pour rester connectés, mais selon votre tempo. La deuxième manière est de laisser votre famille, voisins, ou collègues de travail savoir que vous êtes concentrés. Je le fais en portant un casque qui élimine les bruits extérieurs et qui donne un signe clair qu’aucune interruption n’est souhaitable. Bien sûr, c’est facile pour moi de dire ceci, comme mes enfants sont maintenant partis. ” – Eveline Oehrlich, Chief Research Director, DevOps Institute

Nous passons tous nos vies à négocier, en particulier si nous sommes Managers de Projets !

Négociation: Ne cherchez pas le compromis par Julien Pelabere

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Docteur en négociation complexe (PhD) et Fondateur de l’Institut NERA – Institut de Négociation et de Recherche Appliquée (www.institut-nera.com), Julien consacre au quotidien son énergie à la formation et l’assistance des individus, des organisations et des entreprises, pour lesquels négocier et gérer les conflits est un enjeu majeur. Auteur de l’ouvrage: Négociation d’Influence, Développez votre pouvoir, Déjouez la manipulation, il enseigne également ses travaux sur la négociation et le management / leadership à l’ENA, HEC, Sciences Po Paris et Dauphine…

Écoutez bien ses 3 principes

  1. Prenez le contrôle de vos intuitions
  2. Passez d’une volonté de convaincre à une volonté de comprendre
  3. Cherchez à augmenter l’autre
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Relisez ces billets sur les compromis

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Biais Cognitif – Biais de rationalisation post-décision

Une fois qu’une décision est prise, nous avons tendance à en louer les mérites et à rabaisser les autres options.

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En quoi sommes-nous concernés dans nos projets ?

Les décisions sont nombreuses dans le management de projet et dans la vie du manager de projet. Il n’est donc pas si rare que nous prenions de mauvaises décisions. Cela fait partie de la vie du projet. En fait, il vaut souvent mieux une décision imparfaite que l’on améliorera plus tard que de rester dans une indécision paralysante pour le projet. Cependant, il n’en reste pas moins vrai que notre entêtement à vouloir soutenir une décision moribonde et néfaste peut mettre en péril tout notre projet.

Comment éviter le plus possible ce travers ?

Eh bien, cela semblait être une bonne idée à ce moment-là…

Quand l’une de nos décisions passées est contestée par des membres de l’équipe, des parties prenantes ou simplement qu’elle se trouve contredite par des faits, il est impératif de reprendre la logique ayant amené à cette décision. En effet, une décision bonne à l’instant T et dans les circonstances X peut être devenue non viable à T+10 et dans des circonstances qui ont évoluées vers une position Y.

L’idée de tenir un journal de vos décisions reprend ici tout son intérêt.

Ce biais peut-il nous être utile ?

Avec les approches Agile, nous nous efforçons de montrer le plus rapidement possible nos livrables mêmes imparfaits aux futurs utilisateurs. Hors, à chaque fois qu’un futur utilisateur de notre produit encore en construction répond positivement à une fonctionnalité, montre un signe d’acceptation, il réalise une mini ou micro décision qu’il aura tendance à soutenir par la suite.

Voici, il me semble, un usage positif et constructif de ce biais.

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Connaissez-vous le modèle de Kano et en quoi il peut être utile en management de portefeuille de projets ?

J’ai récemment visionné à nouveau ces 2 vidéos de Christian Hohmann sur les enquêtes Kano que je vous propose de découvrir avant de discuter de comment utiliser ce modèle pour le management d’un portefeuille de projets.

Reprenons les bases d’une enquête Kano

  • Un bref rappel à propos du modèle de Kano : comprendre les trois courbes
  • La spécificité des enquêtes Kano : interrogation positive et négative
  • La table de décodage d’une enquête Kano
  • Exemples, cas d’usage

et, pour communiquer graphiquement les résultats d’une enquête Kano


Votre portefeuille de projets et le modèle de Kano

Si vous managez et/ou contribuez à un portefeuille de projets, vous savez que certains projets vont être capables de changer totalement les règles du jeu pour votre entreprise ou votre secteur, certains ont déjà une forte visibilité, d’autres sont plutôt exploratoires…

Pourquoi ne pas essayer de les positionner sur le modèle de Kano Noriaki ci-dessous et voir ce que vous pouvez en apprendre ?

modèle de Kano


Extrait Wikipedia:
Les attributs d’un produit/service sont les supports des attentes des clients. Ils peuvent être classés en cinq catégories :
  1. Obligatoires, indispensables (Must-Be)
  2. Attractifs (attirantes)
  3. Proportionnels ou linéaires (One-Dimensional)
  4. Indifférents
  5. A double tranchant (Reverse)
Sur la base de cette nomenclature, quatre zones (Indifférence, basique, performance, excitant) sont repérées sur le graphe ci-dessus qui comporte deux axes :

L’axe vertical représente le niveau de satisfaction : En bas, le moins satisfait (dissatisfied), En haut, le plus satisfait (satisfied)

L’axe horizontal représente la prise en compte des attentes : À gauche faible couverture (Need not fullfilled), à droite forte couverture (Need well fullfilled) »


Après avoir complété cet exercice et positionné tous vos projets sur le graphe…

Qu’en apprenez-vous ?

  • Devriez-vous changer la distribution de vos investissements en fonction de cette attractivité client ?
  • Les fonctionnalités de certains projets devraient-elles prendre en compte leurs positionnements Kano actuels pour les faire évoluer vers davantage d’attractivité client ?
  • Avez-vous des projets qui répondent un peu trop à des besoins déjà largement satisfaits ? Quels seront leurs éléments différenciant ?

J’aimerais beaucoup lire vos commentaires lorsque vous aurez réalisé cet exercice sur votre portefeuille de projets !

Planisware est partenaire DantotsuPM

Biais Cognitif d’insensibilité à la taille de l’échantillon

L’insensibilité à la taille de l’échantillon est un biais cognitif qui se produit lorsque les gens estiment la probabilité d’un résultat ou situation en se basant sur les résultats sur un échantillon sans égard à la taille ni à la représentativité de cet échantillon.

En quoi sommes-nous concernés dans nos projets ?

Tous vos clients ou prospects sont-ils identiques ?

Il arrive souvent que l’argument de « la voix du client » soit utilisé par vos parties prenantes pour justifier leurs choix ou les priorités qu’elles souhaitent voire satisfaites par votre projet. Et la voix du client est utile et doit être entendue. Parler avec les clients est important, mais ne basez pas vos suppositions sur les priorités des fonctionnalités de vos livrables sur seulement quelques entretiens. Plus l’échantillon est faible et plus la variation risque d’être grande.

Comment éviter le plus possible ce travers ?

Vous savez que le choix et la taille de l’échantillon sont primordiaux pour contrer le biais cognitif lié à notre insensibilité naturelle envers ces aspects. Efforcez-vous, avec l’équipe, de prendre en compte la taille et les caractéristiques de votre panel. Placez davantage d’efforts en amont sur les critères de sélection de l’échantillon. Travaillez avec de très nombreux clients et basez votre priorisation et vos décisions de produit sur des données factuelles plutôt que des suppositions ou des extrapolations basées sur les réponses d’une poignée de clients.

Ce biais peut-il nous être utile ?

Votre attention bienveillante à la qualité des échantillons choisis pour justifier les décisions de projet va rapidement infuser le projet, vos parties prenantes et vos équipes. Vous pourrez, après avoir enraciné les bonnes pratiques sur l’aspect quantitatif de ces échantillons, commencer à introduire l’aspect qualitatif. Par exemple, les clients choisis pour cette enquête terrain sont-ils bien représentatifs de la cible marketing visée ? Localisation, taille, usages, processus, secteurs économiques… Ne limitez pas vos enquêtes ou entretiens à des questionnaires à choix multiples, utilisez davantage de questions ouvertes pour que les répondants s’expriment pleinement.

Enfin, en utilisant des approches Agiles comme Scrum, validez les premiers livrables de vos itérations (ou sprints) avec vos clients pour avoir des retours concrets immédiats et infléchir ou corriger votre direction rapidement.

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Que faire quand vous « héritez » d’un nouveau projet ?

Quand vous reprenez un projet en cours et que vous devez vous mettre à niveau et en mouvement rapidement, il peut être difficile de savoir par où et quoi commencer.

What to Do When You Get a New Project

https://www.sarahmhoban.com/blog/what-to-do-when-you-get-a-new-project par Sarah Hoban

Par où commencer ?

J’ai récemment hérité de 3 nouveaux projets oui, trois : d’un collègue qui partait pour une autre opportunité. Quand vous héritez de quelque chose en cours et que vous devez vous mettre à niveau et en mouvement rapidement, il peut être difficile de savoir ce que vous devriez faire en premier.

  • Qu’est-ce qui vaut la peine d’être appris (et fait) immédiatement ?
  • Qu’est-ce qui peut attendre ?

Voici plusieurs choses que les managers de projets devraient considérer en prenant les rênes d’un nouveau projet

#1 – Apprenez à connaître vos parties prenantes.

Le management de projet est surtout le management des personnes. Aussi, la première chose que je recommanderais de faire en héritant d’un nouveau projet est de comprendre ce qui se passe avec les gens. Qui est le/la sponsor de projet ? Qu’aime-t-il/elle et n’aime-t-il/elle pas ? Quel est son style préféré de travail? Lesquelles des parties prenantes présentent le plus de challenges ? Quelles approches le/la manager de projet actuellement en place utilise-t-il/elle pour communiquer avec ces parties prenantes ? Une fois que vous commencez à sentir le client, cherchez ensuite à comprendre l’équipe. Qui fait le travail ? Quelles sont leurs forces et faiblesses ? Quelle sera leur disponibilité à l’avenir ? Vous pouvez toujours lire la documentation de projet plus tard, mais si vous avez une heure avec le/la manager de projet actuel pendant la transition, il vaut mieux utiliser ce temps pour rassembler autant d’intangibles que possible.

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#2 – Identifiez les prochaines immédiates étapes.

Une fois que le/la manager de projet a pris le temps de vous donner l’état des lieux sur les parties prenantes, assurez-vous qu’il/elle vous envoie une copie du rapport d’avancement le plus récent et vous fasse part des actions suivantes que vous devez mener. Si vous n’avez pas encore passé en revue les documents du projet, ses conseils sur que faire et ne pas faire n’auront pas beaucoup de sens tout de suite, mais cela viendra. Notez autant de détails que vous pouvez en recueillir de ce qui est à faire et pour quand. Vous vous remercierez vous-même de cela plus tard.

#3 – Rencontrez votre équipe.

Une fois que vous avez discuté avec le/la manager de projet et identifiez les actions en cours, prenez du temps pour vous présenter à l’équipe, de préférence en personne et si possible en tête-à-tête. Cette conversation initiale devrait se concentrer sur apprendre à vous connaître l’un l’autre en tant que personnes. Parlez boutique au minimum, si vous le pouvez.

Un ordre du jour pour cette réunion pourrait inclure :

    • Contexte / intérêts personnels
    • Style de travail préféré
    • Aspirations de carrière et comment cela traduit dans leur rôle préféré sur ce projet
    • Idées d’amélioration (J’utilise cette occasion pour répéter qu’ils sont les experts, pas moi, et que je m’attends à ce qu’ils/elles me disent si un certain aspect du projet pourrait être mieux traité. Je constate que je reçois beaucoup de suggestions quand je fais cette demande. La personne ne craint pas de m’offenser puisque je suis étrangère au processus actuel.)

#4 – Analysez le budget.

Une fois que vous avez une compréhension de votre client et de votre équipe, faites-vous votre propre idée des chiffres. Si le client aime avoir à disposition beaucoup d’experts coûteux, mais n’aime pas dépenser son argent, c’est une conversation à avoir au plus tôt. Et vous ne souhaitez pas l’avoir avant d’être familier des contraintes du projet. Travailler sur les chiffres vous aide à valider l’état actuel des données financières et vous confirme sur votre plan de dotation en personnel pour le reste de l’engagement.

#5 – Familiarisez-vous avec les documents contractuels.

Passez en revue la portée du projet et toutes les exigences contractuelles et évaluez le respect de ces exigences. Si quelque chose n’est pas livré, pourquoi pas ? Cela importe-t-il ? Si cela importe et ce n’est pas là, créez un plan de remédiation et examinez-le à la loupe avec votre sponsor ou autre superviseur. Parlez avec d’autres personnes pour chercher conseils quand nécessaire et assurez-vous que vous tenez les gens informés des risques potentiels que vous percevez pour qu’ils ne se développent pas en quelque chose de plus substantiel à adresser.

#6 – Établissez un échéancier.

Une fois que vous avez passé en revue la portée / le périmètre, préparez un échéancier de projet pour l’engagement en entier (en utilisant des dates des livrables, si fournies.). Posez les lignes de base du planning, le statut de quand les choses ont été achevées dans la réalité pour mettre en évidence les différences entre les estimations et les données réelles. Utilisez ces données factuelles en plus des données de dotation en personnel pour créer un échéancier pour le reste du projet. (Tant que je n’ai pas cela dans Microsoft Project, je ne peux pas dormir la nuit. Mais cela peut juste être moi 🙂 )

#7 – Appelez le client.

Une fois que vous avez repris les rênes de l’ancien/ne manager de projet, demandez-lui d’envoyer un email au client pour vous présenter (vous ne devriez pas devoir faire cette demande, mais on ne sait jamais). Répondez-y en exprimant votre enthousiasme pour le travail et demandez à en discuter dans quelques jours pour vous donner l’occasion de monter en connaissance. Prévoyez 2-3 jours pour vous donner le temps d’achever les étapes 1 à 6. Vous obtiendrez des informations sur le client, rencontrerez votre équipe, digèrerez les chiffres, passerez en revue les aspects légaux et rédigerez votre plan d’attaque. Au moment où vous parlez avec les clients, vous serez mieux placé pour adresser n’importe quelles grenades complémentaires qu’ils pourraient jeter dans votre direction.

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#8 – Infusez de la créativité dans les modes de fonctionnement actuels.

Engagez-vous confidentiellement à faire 1 ou 2 choses différemment de votre prédécesseur. Prenez en compte des suggestions de l’équipe pour améliorer un processus interne. Demandez au client des réactions sur le/la manager de projet précédent/e afin d’évaluer la bonne santé du relationnel en place. Puis, trouvez d’autres domaines dans lesquels l’équipe peut fournir du support. Comme vous cultivez le relationnel avec le client, vous serez capable de valider ces idées initiales en matière de faisabilité et ferez des suggestions d’amélioration, comme il se doit.

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