Déstressez votre équipe projet : Communiquez davantage et partagez une vision commune

Une vision commune et partagée des objectifs du projet et une forte communication déstressent tous les membres du projet, vous y compris.

Relisez le billet d’introduction.

Le second item stressant pour l’équipe projet après le manque de clarté sur les rôles et responsabilités, est que les informations leur manquent pour pouvoir bien travailler.

Le plan de communication et les outils collaboratifs ainsi que les « daily stand-up » et autres réunions d’avancement et d’équipe projet sont autant d’outils de communication pour le manager de projet et son équipe. Le manager de projet doit donc s’attacher à être un excellent facilitateur et communiquant au sein de l’équipe projet et au nom de celle-ci pour toutes les parties prenantes.

Une autre source majeure d’anxiété est aussi d’avancer dans l’obscurité sans lumière pour nous indiquer le chemin à suivre. Hors la vision projet, la description simple et claire des objectifs du projet, est cette lumière dans la nuit qui va guider les bateaux au port et les préserver des écueils.

Il convient d’ajouter à cette communication de la vision des retours fréquents et précis sur l’avancement du projet en toute transparence.

Exposer clairement les progrès réalisés sur chaque livrable intermédiaire avec les retards éventuels qui font partie de la vie normale de tout projet.

Ce n’est pas pour rien que l’on peut souvent entendre ou lire que 80% du travail du manager de projet est la communication.

Déstressez votre équipe projet : Clarifiez les rôles et responsabilités de chacun

Commençons par un item particulièrement stressant pour tout un chacun : Quel est mon rôle ? Qu’attend-on de moi ? Quelles sont exactement mes responsabilités ?

Relisez le billet d’introduction.

Ne pas savoir ce qui est attendu de nous est stressant. Ceci est d’autant plus vrai que nous évoluons de plus en plus souvent dans des équipes transverses et multi disciplinaires. Il n’est pas rare que les membres de l’équipe projet aient peu d’occasions de se rencontrer en face à face pour faire connaissance.

Voici une source de stress que la ou le manager de projet peut attaquer de front.

En effet, la matrice RACI ou RAM est un précieux outil qui est justement conçu pour mettre au clair les rôles et responsabilités de chacune et chacun.

Notre partenaire PMGS nous propose un modèle simple de Matrice d’Affectation des Ressources. Télécharger gratuitement ce modèle RACI.
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Truc Perso : Parler dans la matrice des responsabilités des livrables du projet

J’ai pu au fil des ans et des jobs différents apprendre à apprécier et à utiliser cet outil si utile qu’est le RACI.

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L’une des manières de l’utiliser qui n’est pas décrite explicitement dans le PMBoK Guide mais qui fonctionne bien pour moi consiste à parler dans la matrice des responsabilités des livrables du projet car ils sont plus concrets et facilement matérialisables que des processus ou fonctions.

Ils permettent des discussions plus actives entre les membres de l’équipe lors de la répartition de qui fait quoi sur tel ou tel livrable du projet.

En partant des livrables des organisations et personnes en présence, il est facile avec le RACI de réaliser un tableau partagé du « qui fait quoi ». En effet, les livrables sont beaucoup plus concrets que les processus. Ils sont plus exacts et précis que les descriptifs des rôles et responsabilités des organisations qui, pour être totalement honnêtes, donnent souvent une image de ce que l’on voudrait qu’ils soient idéalement plutôt que de la réalité.

Pour chaque livrable, il est relativement aisé de tomber d’accord sur qui est capable de le produire, avec qui, en le communiquant à qui et qui en porte ultimement la responsabilité car le livrable est concret, palpable.

Nous obtenons donc dans ce RACI une ligne par livrable. En ordonnançant les livrables par processus et étapes dans ces processus, nous avons sous les yeux une photo assez complète de qui fait et fera quoi exactement. Ceci met souvent en évidence des problèmes d’alignements organisationnels, d’aller-retour à répétition entre plusieurs personnes ou organisations pour des livrables qui s’enchainent.

Voici autant d’opportunités de faire sauter des passages de frontières organisationnelles qui ralentissent le projet sans forcément ajouter beaucoup de valeur (en particulier du point de vue du client final) et de fluidifier les processus en réalignant les tâches.

Si vous parvenez à réaliser ce travail en commun avec les personnes impliquées et impactées, elles accepteront d’autant plus facilement les tâches à venir que ce sont elles qui les auront identifiées et auront proposé de s’en charger.

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droit dans ses bottes, pieds bien ancrés

Comment garder les pieds sur terre en ces  temps agités : 12 habitudes simples et réalisables à tester et adopter ?

Commencez dès aujourd’hui à développer les habitudes et les stratégies qui vous maintiendront bien campé sur vos deux pieds quand  tout autour de vous chavire.

How to Stay Grounded in Hectic Times https://www.lollydaskal.com/leadership/how-to-stay-grounded-in-hectic-times/ par Lolly Daskal

Nous travaillons tous toujours plus longtemps et stressons davantage, plus occupés que jamais. Mais il est vraiment possible de manager tout ce qui arrive, de rester les deux pieds sur terre même quand tout autour de nous semble échapper à tout contrôle.

Voici 12 habitudes simples mais très réalisables à essayer.

1. Possédez l’instant présent.

Quand vous pouvez faire de ce moment le moment le plus important, rien ne peut vous dépasser.

Rien ne vous maintient aussi solide que d’être totalement présent.

2. Prenez en charge vos émotions.

La dernière chose que vous voulez est perdre le contrôle de vous-même quand vous en avez le plus besoin.

Apprenez à vous à réguler vos émotions et réponses pour en être toujours maître.

3. Contrôlez vos choix.

Il y a beaucoup de facteurs extérieurs à votre contrôle. Aussi, soyez intentionnel dans la focalisation de votre énergie et de vos actions sur les choses que vous pouvez réellement influencer.

4. Augmentez votre confiance en vous-même.

Si le fait de douter de vous-même est un problème pour vous, commencez dès maintenant à faire quotidiennement des exercices, avec un coach ou un conseiller si nécessaire, pour construire votre confiance. Ainsi, elle sera prête à vous alimenter pendant les difficultés et les challenges.

5. Aidez quelqu’un d’autre.

Les périodes où vous êtes le plus occupé sont les moments où il est le plus important de dégager du temps pour les autres.

Il y a un grand pouvoir à sortir de vos propres difficultés et perspectives, ne serait-ce que pour un instant.

6. Prenez du temps pour réfléchir.

Le temps de réflexion c’est quand vous vous donnez la permission de faire la sourde oreille et de vous accorder un répit. Cela a beaucoup plus de valeur qu’une simple pause, c’est un processus d’ancrage qui est essentiel à la réussite.

7. Apprenez à dire non.

Quand vous vous consumez et êtes trop occupé pour reprendre votre souffle, rappelez-vous que la meilleure façon de garder les pieds sur terre est d’apprendre à dire non. Souvenez-vous: Quand vous dites non à quelque chose sans réelle importance vous dites oui à quelque chose d’important.

8. Maintenez-vous en bonne santé.

Cela signifie vous construire un corps sain, un esprit sain, des pensées saines. Pensez positif, faites quotidiennement de l’exercice, mangez sain, travaillez dur, restez fort, inquiétez-vous moins, dansez davantage, aimez bien et soyez heureux. C’est ainsi que vous restez sain et plein d’énergie.

9. Nourrissez-vous.

Prenez soin de vos pensées, vos buts, vos désirs, vos espoirs, vos rêves.

Nourrissez-les de votre clairvoyance et dévouement et donnez-leur de la place pour grandir.

10. Déstressez pour éviter la maladie.

Pensez à ce qui vous soucie, vous inquiète, ou vous stresse et trouvez une façon de le manager. Le stress, le souci et le doute sont des forces négatives majeures dans la vie mais seulement si vous leur permettez de l’être.

11. Créez une routine et accrochez-vous y.

Il est normal de se sentir instable quand vous faites trop de choses en même temps. Si le multitâche est un challenge pour vous, apprenez à vous créer une routine et persévérez. Abordez une chose à la fois, jusqu’à ce qu’elle soit terminée puis passez à la suivante.

12. Choisissez-vous vous-même.

Dégager du temps pour vous-même peut sembler contreproductif, mais c’est justement de cela dont il s’agit. Prenez un moment et permettez-vous de vous réinitialiser, réévaluer et repenser.

Dressez votre propre ikigaï ! Relisez ce billet.

Les gens allouent du temps aux choses qui sont les plus importantes, faites donc de vous-même une priorité.

Commencez dès aujourd’hui à développer les habitudes et stratégies qui vous maintiendront bien stable sur vos deux pieds quand  tout autour de vous vacille.

Apprenons à tirer parti des passages à vide dans nos projets.

En effet, ces périodes sont propices à l’introspection qui permet de prendre un peu de distance et revenir plus fort.

Ce sont aussi des instants à privilégier pour reposer son esprit et faire d’autres choses.

Et c’est précisément à ce moment que surgissent des idées d’innovation et de changements bien plus disruptifs que ceux que l’on conçoit dans le quotidien.

Déstressez votre équipe projet ainsi que vous-même : 8 choses simples à faire

Ne soyez pas un manager de projet passif face au stress des membres du projet et de ses parties prenantes.

Il y a des actions de prévention simples que vous pouvez initier et mettre en œuvre pour contrer les facteurs de stress.

Pour poser les bases de la petite série de billets que je me prépare à écrire sur le sujet, je vous propose d’abord de reprendre la définition du stress. Puis nous échangerons sur comment s’attaquer de manière concrète et pratique à 8 des principales causes de stress dans le projet !

Pour bon nombre d’entre nous, le stress est un concept fourre-tout désignant un vague sentiment de malaise. Et pourtant, il est une réaction physiologique bien réelle à une stimulation extérieure physique, psychique ou sensorielle.

Le corps produit alors des hormones spécifiques pour répondre à cette menace perçue. Cette notion de menace perçue a été étendue à tout état de perturbation provoqué par la confrontation avec un danger physique ou psychique, un environnement difficile. Ce quasi-réflexe a permis à nos ancêtres de survivre et il se décompose en trois étapes : alarme, résistance, épuisement. On parle de nos jours du stress d’un examen, d’une rupture sentimentale, d’une compétition, d’un accident, du bruit ou de la pollution.

Concentrons-nous sur le stress induit par les projets et trop souvent par nous-mêmes en tant que managers de projets !

Comment attaquer et autant que possible prévenir 8 des causes principales de stress dans le projet ?

  1. Clarifier les rôles et responsabilités de chacun
  2. Communiquer, partager une vision commune
  3. Mettre une bonne ambiance, « well being »
  4. Protéger face aux demandes contradictoires
  5. Mettre en adéquation les ressources et les objectifs (dates irréalistes par exemple)
  6. Assurer la justice organisationnelle et promouvoir la bienveillance
  7. Contrôler et anticiper la charge de travail
  8. Donner des perspectives d’avenir pour l’après-projet
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Je publierai des billets séparés sur chacune de ces actions préventives.

Parlons-en : Quand votre client trouve que la prestation est chère.

Vous payerez effectivement un montant élevé mais vous obtiendrez davantage que ce pour quoi vous avez payé !

“You’ll pay a lot but you’ll get more than you paid for”

https://seths.blog/2018/07/youll-pay-a-lot-but-youll-get-more-than-you-paid-for par Seth Godin

Ceci a toujours été une attitude viable dans le business.

Pour les travailleurs indépendants de toutes sortes, elle reste la meilleure.

La partie difficile n’est pas de facturer cher. La partie difficile est de livrer plus que ce pour quoi la personne a payé.

mettre les autres en avant

Voici pourquoi le management d’un projet s’apparente à une course de relais par Christian Hohmann

Christian Hohmann trouve la métaphore de la course de relais particulièrement judicieuse en matière de management de projet.

En effet, elle permet de rappeler un certain nombre de principes et bonnes pratiques pour une meilleure exécution des projets.

Ce qu’il importe de comprendre dans la métaphore de la course de relais est que c’est réellement une performance d’équipe. C’est l’équipe toute entière qui contribue à gagner la course et gagner la course est bien l’objectif poursuivi.

Article détaillé sur le blog de Christian
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En cette période de vacances : Petite histoire de Airbnb ou pourquoi la confiance est si importante ?

Comment Joe Gebbia, le cofondateur d’Airbnb, a-t-il surmonté le préjugé étranger = danger ?

Il a parié toute son entreprise sur la conviction que les gens peuvent se faire suffisamment confiance pour accueillir des gens inconnus chez eux.

Comment dépasser le préjugé Étranger = Danger !

Grâce à une bonne conception.

Aujourd’hui, il y a plus de 6 millions d’endroits où se poser dans plus de 100000 villes et 191 pays. Joe présente dans cette vidéo TED son rêve d’une culture de partage dans laquelle le design favorise la communauté et les liens au lieu de générer de l’isolement et de la distance.

Le parallèle avec les projets

Au début de votre projet, de nombreux membres de l’équipe ne se connaissent pas. Je ne vous suggère pas pour autant de tous les accueillir chez vous… Mais créez des opportunités de mieux se connaitre, se comprendre, de réussir de petites choses ensemble (« small wins ») et construire ainsi de la confiance.

Lancer et attraper

La réponse aux urgences est surestimée par rapport à l’action d’éviter les urgences.

https://seths.blog/2018/07/throwingcatching par Seth Godin

Il y a sept ans, j’ai partagé un secret à propos de jonglerie.

Lancer est plus important qu’attraper. Si vous êtes bon au lancer, la réception s’occupe d’elle-même. La réponse aux urgences est surestimée par rapport à l’action d’éviter les urgences.

C’est aussi vrai maintenant que ça l’a jamais été, et il ne s’agit pas seulement de jonglerie. En fait, cela s’applique à presque tout.

Nous dépensons la plupart de notre temps en mode réception. A traiter ce qui arrive. A éteindre des incendies. A aller à des réunions qui ont été organisées par d’autres personnes. A réagir à celui ou celle qui crie le plus fort.

Mais si nous apprenons cette leçon des jongleurs, nous nous rendons compte que la partie difficile n’est pas la réception, c’est le lancer.

Apprenez à lancer, à initier, à réaliser avec soin et vous devrez dépenser beaucoup moins de temps à vous inquiéter de bien attraper.

What is a successful projet ? par Yves Cavarec

Do you think you should evaluate projects to scope, time and cost?

Yves’ advice is to forget about the triple constraint to measure project performance. Apply business criteria instead.

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