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Le SIRH, 50 nuances de projets ! par Yohann Romand

18 Juin

La Gestion des Ressources Humaines, simple romance administrative du personnel ? Quenini !

Cette discipline vit une profonde mutation depuis plusieurs années et est considérée comme un véritable levier de performance dans les organisations.

Yohann Romand

Devant la complexité réglementaire, stratégique, les besoins de reporting, de partage des données etc. les entreprises qui décident de se lancer dans un projet de mise en place et/ou de modernisation de leur Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) seraient-elles un peu …masos ?

Pas impossible… ! Mais notre expert du SIRH a un secret : Piloter la mise en place d’un tel Système d’Information doit relever d’une gouvernance en projets parfaitement …huilée…

Yohann Romand, Consultant Senior Projets, Cabinet IQar, www.iqar-france.fr

Yohann ROMAND nous livre ici ses 7 directives pour vous garantir un maximum de…succès !

DIRECTIVE 1 : PRÉPAREZ ET ANTICIPEZ VOTRE PROJET SIRH

La mise en place d’un SIRH est un projet complexe avec des enjeux stratégiques, politiques, managériaux, opérationnels et techniques : D’où l’importance d’y accorder réflexion et préparation !

Se lancer ‘tête baissée’ sans prendre le temps de poser les bases est le principal écueil que l’on constate lorsque nous sommes sollicités en mode ‘pompiers’ pour redresser un projet SIRH.

Plusieurs projets à l’intérieur d’un projet qu’on vous dit !

Audit, sélection de l’outil, paramétrage, déploiement autant d’étapes qui en fonction des organisations et du périmètre du SIRH peuvent être pilotées sous forme de Projets à part entière.

DIRECTIVE 2 : AUDITER ET RÉDIGER SON CAHIER DES CHARGES

Ce travail de préparation doit être matérialisé par un audit des pratiques et des besoins. Le point de départ essentiel pour un cahier des charges opérationnel !

Les bénéfices de prendre le temps d’un audit ?

Structurer votre démarche, définir les problématiques à traiter, identifier et hiérarchiser les besoins pour mieux anticiper les contraintes et risques du projet.

Ma recommandation complémentaire : partagez et validez ce livrable avec vos parties prenantes et obtenez le consensus sur les attentes fonctionnelles, techniques et financières.

DIRECTIVE 3 : CONSTITUER L’ÉQUIPE PROJET & SA COMITOLOGIE

Qu’on ne s’y trompe pas, la mise en place d’un SIRH n’est pas un projet interne au service RH !

C’est un projet transverse qui touche plusieurs métiers : DAF, DSI et l’ensemble des services lorsque le logiciel est en mode collaboratif.

Un projet de cette ampleur ne peut être mené à bien sans une équipe constituée et réfléchie à l’avance.

La mise en place de comités projets et comités de pilotage seront vos appuis pour un suivi régulier, favoriser une prise de décision lorsque nécessaire et limiter les dérives de planning de votre Projet.

DIRECTIVE 4 : DÉFINIR UN PLAN DE CHARGE

Le temps est compté ! La concurrence entre activités courantes et projet SIRH doit être maitrisée !

Pour cela, il vous faut un plan de charge clairement établi. Réfléchir à la charge de travail que représente ce type de projet, évaluer le nombre de jours/homme global et quelles ressources seront affectées au projet est un passage obligatoire.

On vous le redit : Une mauvaise anticipation et un manque de disponibilité peuvent générer un décalage, voir une suspension ou annulation de votre projet !

DIRECTIVE 5 : ÉLABORER UN BUDGET

On vous l’accorde l’élaboration du budget prévisionnel d’un projet SIRH est complexe.

Il est cependant une condition sine qua non pour sélectionner efficacement les outils, les services proposés par l’éditeur, faire votre choix d’hébergement

Une erreur que nous constatons souvent : Attendre les propositions tarifaires des éditeurs et choisir au moins disant ou ne pas prévoir les coûts périphériques à l’acquisition du SIRH (journées homme, interfaces avec les autres outils, accompagnement par un prestataire…) !

Le risque encouru ? Un abandon du projet, un décalage avec les attentes du service RH voire un désamour vis-à-vis de l’outil.

Sachez que la plupart des SIRH propose des modules sous forme de briques additionnelles. C’est une solution pour étaler les coûts dans le temps. Se rappeler que ce budget ne doit pas être perçu comme une dépense mais comme un investissement !

DIRECTIVE 6 : OUTILLER LA DÉMARCHE PROJET SIRH

En dehors du cahier des charges interne rédigé dans le cadre de l’audit des besoins, il est important de se doter d’outils à chaque étape de votre projet.

Pour le choix des éditeurs ? un cahier des charges fonctionnels à compléter, une grille tarifaire comparative avec des scénarii différents ou une matrice de scoring selon des critères définis.

Un macro-planning avec plan de charge associé, un cahier de recette interne, un plan de communication vous aideront également pour les étapes suivantes à faciliter le bon déroulement et faire du projet SIRH un succès.

DIRECTIVE 7 : SOYEZ A L’HEURE, PLANIFIEZ !

Tout en même temps et le plus vite possible ! Tel est l’adage qui est sûr de faire échouer le projet !

Il est primordial de prévoir un délai raisonnable pour la mise en place d’un SIRH : N’oubliez pas que vous avez une multitude d’acteurs qui doivent se coordonner en fonction de leurs interventions respectives.

Le temps nécessaire à chaque phase doit être anticipé et respecté. Un décalage au cours d’une des phases est difficilement rattrapable, il peut considérablement désorganiser la coordination établie au départ et générer un retard croissant au fur et à mesure de l’avancement.

En conclusion, vous l’aurez compris, pour un projet SIRH maitrisé, le pilotage en mode Projet est de mise (cadrage, planification, plan de charge…) !

Et si vous êtes à la recherche d’un pilotage simple et efficace, le Cabinet IQar, a conçu et développé SuiteProG, logiciel de pilotage du portefeuille des projets pour une gestion rentable et opérationnelle de vos projets !

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méfiez-vous des crocodiles dans vos réunions !

10 Juin

Certaines personnes risquent de monopoliser le temps de parole sans jamais écouter ni laisser de place aux autres pour s’exprimer.

Si vous êtes le facilitateur et/ou organisateur de la réunion, il est de votre responsabilité de les gérer !

Si vous n’êtes que participant et que l’organisateur ne réagit pas, vous allez perdre de précieuses minutes si vous ne stoppez pas cela par exemple en ramenant la discussion sur l’ordre du jour…

Cette idée sera développée dans un billet à paraitre demain 11 Juin !

CSP est partenaire de DantotsuPM

un truc infaillible pour vos courriers électroniques

5 Juin

Failsafe tip

http://sethgodin.typepad.com/seths_blog/2018/05/failsafe-tip.html par Seth Godin

La toute dernière chose à ajouter à un courriel/email important est l’adresse électronique du destinataire.

Écrivez le texte, sauvez-le en tant que brouillon et, une heure plus tard, ajoutez l’adresse électronique du destinataire puis tapez sur envoi.

Il n’est pas évident que vous deviez jamais envoyer une longue prose, mais si vous le faites, écrivez-la d’abord dans une application de prise de notes, puis copiez, collez et envoyez.

Envoyez ce courriel/email quand vous êtes prêts, pas avant.

Il n’y a pas de bouton de ‘rappel’.

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Les avions décollent face au vent: Votre projet devra également affronter de face certaines difficultés !

3 Juin

Comme le mentionne souvent Melanie Franklin, pour réussir à embarquer votre management et les membres de votre équipe, il faut commencer par comprendre les raisons des résistances potentielles, puis apprécier leurs impacts, planifier comment les manager et vérifier la préparation à accepter les changements apportés par votre projet.

Donc, les résistances vous forcent à réussir à condition de bien les identifier et de les affronter avec la bonne préparation !

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et si la confiance en soi était aussi l’une des qualités premières du chef de projet ?

2 Juin

C’est en pensant que nous pouvons le faire que nous parviendrons à le réaliser.

En tant que directeur sportif et entraîneur de l’équipe de football de l’Université Ryerson, on demande souvent au Dr Joseph quelles compétences qu’il recherche en tant que recruteur: est-ce de la vitesse? la force? l’agilité?

Dans ce discours, il répond la confiance en soi et explique pourquoi ce n’est pas seulement la compétence la plus importante en athlétisme, mais dans nos vies.

Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM

Une liste de 25 principes de comportement adulte par John Perry Barlow

29 Mai

https://kottke.org/18/02/a-list-of-25-principles-of-adult-behavior-by-john-perry-barlow par Jason Kottke

Le visionnaire de la Silicon Valley John Perry Barlow nous a quitté il y a quelques mois dans la nuit à l’âge de 70 ans.

Quand il avait 30 ans, le fondateur de l’Electronic Frontier Foundation (et parfois parolier de Grateful Dead) a rédigé une liste de ce qu’il a appelé « les Principes de Comportement Adulte ».

1. Soyez patient. Peu importe le sujet.
2. Ne médisez pas: Assignez la responsabilité, jamais le blâme. Ne dites rien en l’absence d’une personne que vous ne diriez avec exactement le même ton et paroles face à elle.
3. Ne supposez jamais que les motifs d’autres sont, pour eux, moins nobles que les vôtres à vos yeux.
4. Élargissez votre sens du possible.
5. Ne vous tracassez pas avec des sujets que vous ne pouvez pas vraiment changer.

« Je ne m’attends pas à un parfait suivi de ces principes. Cependant, je les affiche comme une norme pour ma conduite en tant qu’adulte. Si n’importe lequel de mes amis ou collègues m’attrape à transgresser l’un d’entre eux, qu’il me secoue. »

6. N’attendez pas plus de quelqu’un que vous vous-même ne pourriez réaliser.
7. Tolérez l’ambiguïté.
8. Riez fréquemment de vous-même.
9. Intéressez-vous à ce qui est juste plutôt que qui a raison.
10. N’oubliez jamais que, peu importe votre certitude, vous pourriez avoir tort.
11. Renoncez aux sports violents.
12. Rappelez-vous que votre vie appartient aussi à d’autres. Ne la mettez pas frivolement en danger. Et ne mettez jamais en danger la vie d’un autre.
13. Ne mentez jamais à personne pour aucune raison. (Le Mensonge par omission est parfois acceptable.)
14. Découvrez les besoins des personnes qui vous entourent et respecter-les.
15. Évitez la poursuite de bonheur. Cherchez à définir votre mission et accomplissez-la.
16. Réduisez votre utilisation du premier pronom personnel.
17. Complimentez au moins aussi souvent que vous dénigrez.
18. Ne laissez jamais passer vos erreurs sans les reconnaître.
19. Devenez moins soupçonneux envers la joie.
20. Comprenez l’humilité.
21. Pardonnez.
22. Encouragez la dignité.
23 Vivez mémorablement.
24. Aimez-vous vous-même.
25. Endurez.

Lesquels 5 ou 6 éliriez-vous dans cette liste pour votre propre éthique ?

J’aime beaucoup 2,3,4,5,6,7,8… …impossible de choisir.

Le-Saviez-Vous ? Chefs de Projet, vous faites un métier en Or ! par Erick ATHIER

25 Mai

5 raisons pour lesquelles être Chef de Projet c’est génial !

Erick Athier

Auteur article, Erick ATHIER, Co-dirigeant du Cabinet Conseil IQar spécialisé dans l’accompagnement des Organisations au développement de la Maturité du Management de Portefeuille des Projets

Parce que nous accompagnons depuis plus de 20 ans les acteurs du Système de Management du Portefeuille des Projets, nous portons une attention toute particulière, voire une certaine sympathie il faut bien vous l’avouer, pour ces véritables Hommes-Orchestre du Mode Projets de l’Entreprise, que l’on rencontre à la croisée des Métiers et des Instances de l’Organisation.

Tour à tour Entrepreneur sans relâche, Planificateur hors-pair, Pilote chevronné, Anticipateur sans faille, et ce, en toute situation ; votre rôle, Chefs de Projet, est multiple !

Nos 5 raisons pour vous dire que vous faites un métier formidable !

1 –ENTREPRENDRE, c’est Passionnant !

Pour le chef de projet, travailler sur un projet consiste à accompagner une des transformations de l’organisation qui porte le projet.

C’est être acteur de la transformation de son entreprise. C’est développer un esprit entrepreneurial.

Gérer un projet consiste à piloter une entreprise temporaire décidée pour produire un bien / un service, unique.

C’est aussi impliquer ses parties prenantes dans des collaborations transverses, établir un ‘produit’ à valeur ajoutée, le mettre à disposition opérationnelle de ‘clients’, conduire le tout dans un contexte de contraintes qui challenge …

Bâtir quelques briques de l’entreprise de demain c’est passionnant non ?

2 – ALTERNER, c’est Stimulant !

Sans être dans l’Agilité, vous devez être agile et efficace dans les sprints qui seront imposés au projet.

Sans vouloir ‘tout prévoir’, vous devrez certainement donner de la visibilité et apporter du fond.

Une forte adaptabilité et flexibilité sont recommandées pour une bonne gestion de projet.

Courir vite c’est pas mal … mais courir vite ET longtemps c’est encore plus stimulant non ?

3- PLANIFIER, c’est Structurant !

Qui dit entreprise temporaire dit date de fin en perspective donc un certain respect des délais. C’est ici que la planification rentre en jeu et fais appel à votre rigueur de Chef de projet à tenir ces plannings. Gantt ou Kanban peu importe, c’est bien vous qui êtes au cœur de toute la mécanique du Projet et qui la structure !

Avouez-le … Faire en sorte que les idées, les enjeux, les attentes … de toutes les parties prenantes, s’organisent pour converger vers un cadre partagé et vision organisée du projet … c’est structurant non ?

4 – CHANGER, c’est Challengeant !

Qui dit date de fin dit probablement prochaine étape, prochain challenge, prochain projet.  Votre posture ‘’d’homme -orchestre’’ vous amène à développer sans cesse ces compétences-clé managériales, organisationnelles, relationnelles… tout cela avec un peu de bon sens… et quel que soit le défi à relever.

Ne pas s’enfermer dans la routine et être certain qu’il y aura d’autres horizons à découvrir … c’est Challengeant non ?

5 – MANAGER, c’est Valorisant

Souvent, vous n’êtes pas dans l’organigramme ‘officiel’ … c’est certain, mais réfléchissez-y … vous êtes dans celui qui compte !

Avoir de l’influence sur le management, être important dans les collaborations, être référent des transformations, avoir des choses à dire sur les méthodes de travail … autant de situations qui nourrissent l’accomplissement de Soi.

Être Chef de projet c’est être reconnu à la croisée des compétences interpersonnelles, organisationnelles, managériales et bien entendu techniques … . C’est pour cela que c’est valorisant !

POUR ALLER PLUS LOIN…

IQar, auteur du référentiel français du Système de Management du Portefeuille de Projets (SMPP) – labélisé par Bureau Veritas Certification.

  • Testmaturité.com, évaluez la maturité de votre organisation face à ses projets ! Recevez un rapport complet d’audit et ses recommandations.
  • ProfilProjet.com, faites le point sur votre posture managériale en Projet ! Recevez votre portrait d’Acteur en Projet et saisissez-vous de vos axes de développement.
  • SuiteProG, votre outil PPM conçu par nos consultants en gestion de projets, simple et pragmatique, découvrez la nouvelle ère du pilotage de portefeuille des projets !

Partenaire de DantotsuPM

Vous n’avez besoin de la permission que d’une seule personne : vous-même ! Dans vos projets comme dans votre vie.

23 Mai

« Que vous fassiez des avions en papier pour vous amuser ou pilotiez des avions pour vivre, vous n’avez besoin de la permission que d’une seule personne : vous-même. » Robert Zemekis

Livre sur Amazon

Un témoignage particulièrement émouvant.

Passionnée d’aviation, Dorine devient paraplégique, suite à un accident.

Refusant d’abandonner sa passion, elle entame un combat pour continuer à voler.

Auteure d’un livre autobiographique : « La Couleur préférée de ma mère« , elle s’occupe, pour Handirect, d’une chronique dans laquelle elle dévoile ses aventures, ses états d’âme, ses déceptions et ses coups de cœur…

 

Adopter un bon Feng Shui en 12 astuces simples et efficaces, c’est possible.

22 Mai

12 Tips for Being Good Feng Shui de Debbie Bowie

Le Feng Shui enseigne que tout fourmille d’énergie. Tout. Cela signifie que vous aussi êtes empli d’énergie.

Quel genre d’énergie êtes-vous ?

Énergie positive

Quand j’évalue des environnements pour un bon Feng Shui, je cherche un sentiment d’harmonie et d’équilibre, une prédominance d’énergie positive et peu de sources d’énergie négative. Les mêmes critères peuvent être appliqués aux personnes.

Vous avez probablement rencontré des personnes qui vous repoussent immédiatement par leur apparence, comportement ou attitude. Et, vous avez probablement rencontré d’autres personnes avec lesquelles vous ressentez une affinité immédiate ou une attraction. J’aime le décrire de cette manière. Il m’arrive de rencontrer des personnes avec lesquelles je ne ressens aucune connexion, aucun désir d’interagir ou encore pire, le désir de m’éloigner d’elles, il n’y a simplement aucune accroche. Rien dans leur énergie ne m’attire vers elles. Mais, quand je rencontre des gens avec lesquels je sens une connexion immédiate et un désir de mieux les connaître, il y a une accroche.

Ce qui est vraiment passionnant est que nous avons l’entier contrôle de la qualité de notre énergie.

Nous avons le choix de comment nous pensons et agissons. Voici 12 suggestions pour vous assurer d’avoir un bon Feng Shui et attirer à votre tour d’autres personnes ayant un bon Feng Shui dans votre vie.

1.      Soyez une lumière positive dans votre monde.

Vous pouvez le faire en cherchant les points positifs dans chaque personne, échange ou circonstance. Si vous vous attendez trouver de bonnes choses, vous le ferez. Même dans les circonstances les plus difficiles, il y a toujours des cadeaux et des leçons. Plutôt que se concentrer sur les choses qui vous irritent, cherchez quelque chose de bien dans chaque rencontre.

2.      Apprenez la différence entre la critique et le retour d’information et refusez de critiquer quelqu’un.

Quand vous critiquez, vous tirez sur la personne avec des mots comme munitions. La critique fait plus de mal que de bien.

3.      Refusez d’être un accusateur.

Blâmer est une tentative de mettre l’autre personne dans le tort. Le blâme est aussi généralement utilisé par les gens qui ne veulent pas prendre la responsabilité de leur propre comportement. Cherchez des façons de résoudre les problèmes plutôt que de pointer du doigt la personne qui les a causés.

4.      Soyez courtois et gentil avec chacun, même les personnes qui ne sont pas courtoises envers vous.

Ce que vous projetez vous revient. Projetez un comportement abrupt, discourtois et vous allez probablement recevoir le même en retour. Répondez aux gens discourtois par un comportement poli, amical et vous restez centrés sur votre propre puissance personnelle et faites votre part du chemin pour avoir une interaction positive.

5.      Devenez un expert de la gestion de votre colère.

Quand vous vous sentez irrité et allez probablement dire des choses blessantes, fermez votre bouche et respirez. Éloignez-vous jusqu’à ce que vous puissiez vous calmer et identifier la vraie cause de vos sentiments. Ce par quoi vous pensez être énervé peut ne pas être la vraie raison. Une fois calmé, revenez et discutez avec respect de la situation dans le but de trouver des solutions.

6.      Admettez une erreur aussitôt que vous êtes conscient d’en avoir fait une et faites ce qu’il faut pour la corriger.

Dissimuler ses erreurs est une forme de malhonnêteté et donc d’énergie négative. Quand vous admettez des erreurs et faites les bonnes choses, vous éliminez l’énergie négative et pouvez commencer de nouveau sur une ardoise propre.

7.      Soyez un perpétuel étudiant.

Quand vous continuez à apprendre, vous continuez à grandir. Vous avez alors des idées intéressantes et des informations à partager avec d’autres. Vous devenez intéressants pour les autres.

8.      Soyez intéressé par les autres.

Vous avez probablement entendu le dicton, “les personnes ne se soucient pas ce que vous savez avant qu’elles ne sachent que vous vous souciez d’elles.” Menez avec curiosité et attention et vous vous retrouverez à attirer toutes sortes de merveilleuses personnes dans votre vie.

9.   Écoutez comme vous voudriez être écouté.

L’écoute dit aux personnes que vous vous souciez d’elles en tant que personne, que ce qu’elles ont à dire a vraiment de l’importance pour vous. C’est un cadeau incroyable qui vous positionne comme un donneur plutôt qu’un preneur.

10.  Faites du service aux autres un mode de vie.

Ce que vous émettez vous revient. Nous sommes tous là pour faire la différence d’une certaine manière. Servir les autres nous sort de la confusion à l’intérieur de notre propre tête et est une façon pour nous de participer à faire du monde un endroit meilleur.

11.  Refusez de vous prendre trop au sérieux.

Quand vous vous prenez trop au sérieux, la vie est un travail pénible et vous vous sentez écrasé par la responsabilité d’essayer d’être parfait. Quelle configuration ! Travaillez dur, mais apprenez à aller avec le flux. Vous n’êtes pas vraiment responsable de toute façon ! La vie vous donne exactement ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin. Pourquoi ne pas reprendre haleine, mettre un sourire sur votre visage et vous attendre au meilleur.

12.  Développez un sens de l’humour espiègle et positif.

Les personnes qui ont un bon sens de l’humour sont des aimants quel que soit la situation. Elles fournissent une soupape de décompression au sérieux des situations qui menacent de tenir chacun d’entre nous éloigné de la vraie connexion de l’un avec l’autre. Décontractez-vous et cherchez le coté drôle chaque jour, particulièrement dans votre propre comportement !

Êtes-vous un bon Feng Shui ? Êtes-vous une source d’énergie positive dans tous les secteurs de votre vie ? C’est à vous de décider. Être un bon Feng Shui est un choix disponible à chacun.

Pouvez-vous imaginer à quoi notre monde ressemblerait si chacun avait bon Feng Shui ?

OK, les leçons apprises sont certes une bonne idée mais qui s’en soucie vraiment ?

17 Mai

Comment essayer de partager plus efficacement vos expériences de management de projet afin qu’elles puissent (re)servir un jour ?

Pour progresser, il semble évident que nous devrions faire en sorte que les erreurs passées ne soient pas répétées afin que les succès deviennent une résultante logique de notre manière de travailler.

Cela semble tout à fait raisonnable, je l’espère.

Cependant, le plus souvent, nous ne dédions pas beaucoup de temps (en tous cas, rarement suffisamment) et pas d’une qualité adéquate pour apprendre des expériences passées.

Nous avons besoin de sessions courtes dans leur durée et denses dans leur contenu pour capturer l’intérêt des autres chefs de projet et du management de l’organisation. Nous avons aussi besoin de documents brefs et faciles à consulter.

Seules des sessions de forte intensité peuvent assurer qu’un bon niveau d’attention est dédié à l’étude ce qui s’est bien déroulé ou pas sur le projet et permettre l’amélioration continue.

Voici une approche simple que je voudrais proposer et qui est centrée sur le management de projet.

Le travail préliminaire est bien sûr de recueillir les leçons apprises mais je ne couvrirai pas cet aspect dans cet article car vous pouvez le lire dans ce billet publié précédemment.  L’élément essentiel semble être la manière dont vous communiquez ces leçons apprises.

Ma première suggestion est d’utiliser la formulation « Retour d’Expérience » (le REX) au lieu de « leçons apprises ». En effet, vous n’essayez pas de donner de leçons à vos collègues chefs de projet, vous pensez seulement qu’ils pourraient être intéressés par votre expérience.

La seconde est sur la forme. Je propose de construire une présentation concise (15 diapositives grand maximum). Comme vous le verrez l’agenda de ce document contient une brève introduction sur le projet et son contexte, suivi d’une page par domaine clé de compétence en management de projet pour en faciliter le partage. Aussi, dans le REX d’un projet tous les aspects seront couverts dans une présentation simple à suivre.

La troisième est de construire au fil du temps une bibliothèque de meilleures pratiques par domaine de compétence en management de projets (gestion des risques, du contenu, des délais, des ressources…) à partir de plusieurs de vos projets et en intégrant les meilleures pratiques d’autres PMs qui participeront à cet effort.

Quatrièmement, si vous travaillez dans une organisation qui a un PMO (Project Management Office), tous les REX peuvent être classés dans un outil collaboratif par type de projet et avec des mots clés par domaine pour utilisation future et pour la formation de nouveaux PMs.

Voyons maintenant à quoi ressemblera le contenu d’un REX.

1. L’objectif business du Projet

résultats à long termeLes participants ou lecteurs ne sont pas tous familiers avec le projet sur lequel vous partagez un retour d’expérience. Vous avez invité des collègues chefs de projet, le PMO, des personnels de fonctions métiers qui n’ont pas été nécessairement impliqués dans les détails du projet, c’est-à-dire toute personne à laquelle vous pensez que ces leçons vont vraiment profiter.

Aussi, vous avez besoin d’une introduction brève (3 diapositives maximum) qui expose la situation avant projet. Mettez en évidence la motivation pour le changement, la raison d’être du projet, ses objectifs business. Limitez vous aux raisons majeures (1 ou 2) pour ne pas perdre l’auditoire dans les détails. Décrivez les bénéfices attendus du projet (de nouveau, limitez vous aux principaux) et ceux que vous avez effectivement mesurés.

a) Description de haut niveau du projet
  • Domaine du Business/Métiers
  • Fonctionnalités principales
  • Processus concernés
  • Parties prenantes

Fournissez un échéancier projet de haut niveau pour exposer les grandes phases/étapes et les livrables du projet. Donnez quelques éléments de dimensionnement pour que les personnes puissent établir une référence mentale avec d’autres projets qu’ils connaissent ou ont managés: Budget, Effort, Délais.

b) Les points remarquables dans les résultats obtenus

Quels résultats vous et votre équipe avez-vous atteints sur le triangle des contraintes du management de projet : Temps, coût, contenu ? Faites court et précis : dans les délais ou pas, résultats financiers, livrables. Bref exposé des réactions au projet et à ses livrables de la part des différentes parties prenantes : Direction, Équipe, Client. Mettez en évidence quelques problèmes-clés rencontrés pendant le projet.

2. Les Domaines de connaissance (et de compétence) en management de projet

Nous sommes maintenant prêts à entrer dans le vif du sujet, c’est-à-dire les leçons apprises et plus spécifiquement les leçons en management de projet. Je suggère de suivre la décomposition proposée par PMI® par domaine de connaissance du management de projet car cela fournit une structure simple et logique à la présentation. Indiquez les points forts et les points d’amélioration en utilisant des couleurs différentes.

Dans chacune des sections suivantes, identifiez autant que possible les avantages à retirer de votre expérience sur ce projet.

a) Intégration / Planification : Planning, Réunions, Problèmes, processus du Project Office

Qu’avez-vous bien réussi et que voudriez-vous améliorer dans le secteur de la planification ?

  • Plan : Complétude, Exactitude, Qualité et fréquence des mises à jour, Suivi, Niveau de détail, Lisibilité, Jalons et Visibilité des livrables, Suivi et Management du Chemin Critique, interdépendances entre les tâches
  • Réunions d’équipe/projet : efficacité, régularité, participation, ordres du jour, minutes, décisions, résultats
  • Suivi des Problèmes : capture et catégorisation, réactivité, complétude. Y-a-t-il eu des problèmes qui n’avez pas été élevés auparavant (et que vous n’avez donc jamais pu adresser) et qui vous ont pris par surprise ? Avez-vous manqué de réactivité sur quelques questions ou problèmes portés à votre attention ?
  • Efficacité du Bureau de Projet : stockage de documents (facilité d’accès, contrôle, contenu), Conventions de nommage, Stockage Physique, Suivi Administratif (Bons de commande, Vacances, Feuilles de présence)
b) Contenu (Qu’avez-vous réussi et que voudriez-vous améliorer dans le secteur du management du contenu ?
  • Clarté du contenu
  • cadeauxComplétude du contenu
  • Niveau de détail du contenu, sur le projet que vous avez juste achevé, y-a-t-il quoi que ce soit de remarquable à propos de la définition du contenu ? Quelque chose a-t-il aidé à faire du projet un succès ?
  • Clarté et efficacité de votre processus de management des modifications. Vous pouvez vouloir examiner le nombre de changements, l’ampleur des changements, l’impact des changements (positifs), la réactivité, la satisfaction du client avec le processus.
  • Efficacité : la Capacité à limiter les déviations, la sur-qualité ou « placage à l’or fin »…
c) Délais
  • Respect des plans originaux (engagements de date, jalons, livrables)
  • Qualité des estimations et des méthodes d’évaluation de charge qui ont marché efficacement pour votre projet
  • Management de la « réserve budgétaire »
  • Agressivité du planning (pourrions-nous avoir été plus rapides? Comment ?)
  • Flexibilité
  • Clarté des délais pour les membres de l’équipe et les clients
d) Coûts
  • Évaluation globale (par rapport au budget, dépassements, économies)
  • Raisons des variances positives et négatives
  • Efficacité des procédures mises en place pour suivre et anticiper les variances de dépenses (Bons de commande, factures, feuilles de présence, dépenses, voyages…)
  • Actions spécifiques pour réduire ou contenir les dépenses
  • Actions correctives pour gérer les variances
  • Rétrospectivement, qu’auriez-vous pu réaliser aussi bien t à moindre coût?
e) Qualité (d’un point de vue Management de la Qualité, qu’est-ce qui a marché ou pas ?)
  • Image courtesy of Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net

    Processus et ressources de test, et aussi, qualité des plans de test, complétude, efficacité, y-a-t-il eu quoi que ce soit de remarquable pour votre projet dans ce domaine?

  • Tests d’intégration et tests utilisateurs ainsi que processus d’acceptation
  • Revues intermédiaires
  • Formations
f) Ressources humaines
  • Considérez toutes les différentes étapes de construction de l’équipe, y compris la mixité entre ressources internes et externes, quelles expériences pouvez-vous partager sur le management des ressources humaines ?
  • Construction de l’équipe
  • Recrutement de l’équipe
  • Définition des rôles et responsabilités
  • composez votre dream team

    Mixité entre ressources externes et internes

  • Construire la compétence en interne dans le cas où beaucoup de ressources externes sont utilisées sur le projet qui partiront à son achèvement du projet alors que des internes devront fournir des services de maintenance et le support des livrables.
  • Emploi de consultants pour les tâches appropriées.
  • Ressources Contractuelles, décisions sur la balance entre « Onshore » et « Offshore », l’Externalisation, le transfert de connaissances de la fin du projet si applicable
  • Management de la Performance tout au long du projet, à la fin de chaque jalon majeur ou livrable…
  • Fidélisation des collaborateurs clés et redéploiement d’autres ressources du projet si nécessaire
  • Reconnaissance envers les membres de l’équipe
  • Réallocation des membres de l’équipe à d’autres projets intéressants à la fin du votre
g) Communications

Clarté du processus et du plan de communication. Chacun savait-il ce sur quoi communiquer quand à qui ? Comment avez-vous réussi ce tour de force ?

  • journée du management de projet 2012Coordination des Communications, ou contrôle, ou facilitation selon le projet.
  • Newsletter et les communications régulières qui ont été clefs à la réussite.
  • Outils collaboratifs utilisés par l’équipe
  • Information vers les clients tels que perçue de leurs yeux et avec leurs témoignages si possible.
  • La gestion des parties prenantes du projet, depuis l’identification jusqu’aux communications régulières pour que tous se sentent à l’aise avec les objectifs du projet et les résultats.
h) Risques

S’il y a des choses spécifiques sur ce projet qui ont aidé dans une ou plus des 5 étapes de gestion des risques, quelles sont-elles ?

  • Image courtesy of pakorn / FreeDigitalPhotos.net

    Identification

  • Quantification
  • Classement/Établissement des priorités
  • Qualité et efficacité des plans de management des risques
  • Suivi/revues

Cela peut aussi concerner la manière dont vous avez impliqué le comité de direction du projet dans le management des risques et les avez gardés actifs sur le sujet tout au long du projet.

i) Approvisionnement
  • Contrôles des approbations de dépenses : Ceci, dans mon expérience, exige une centralisation et des processus volontairement rigides avec des règles claires et des directives établies et communiquées dès le départ.
  • Efficacité du processus d’approbation : si vous travaillez dans une grosse boite, le temps nécessaire pour faire approuver quelque dépense que ce soit (en particulier avec un fournisseur occasionnel) est souvent un cauchemar. Donc, si vous avez trouvé une approche ou une solution de miracle, tous auront plaisir à vous écouter.
  • Qualité des termes contractuels négociés : si vous avez introduit quelque chose d’intelligent dans le contrat ou bien si certaines clauses ont bien marché pour vous, faites en profiter vos collègues.
  • Management des litiges (Taux de change au jour le jour par exemple…). Celui-ci peut être fatal étant donné la volatilité des devises et ce tout particulièrement sur un projet qui dure plusieurs années. J’ai rencontré cette situation il y a quelques années sur un contrat établi en dollars pour des services livrés au Royaume Uni par des ressources locales. Nous aurions été sévèrement atteints si nous n’avions pas placé dans le contrat une limitation sur le montant maximal des prestations en devises locales que le fournisseur ne pouvait excéder.
  • Maintenir les fournisseurs au niveau approuvé de dépenses. Vous devrez certainement vous assurer que le projet reste dans une enveloppe globale. Aussi, il est critique que vous ne laissiez pas passer de dépense excédentaire de votre fournisseur par rapport à ce que vous avez approuvé. Ils auront appris que s’ils travaillent au-delà des autorisations de travail vous avez délivrées, ils peuvent ne pas être payés.
  • Maximiser le pouvoir de négociation de l’acheteur : si vous êtes dans une position forte ou si vous faites partie d’un conglomérat plus large qui a un pouvoir d’achat plus important, il faut vous en servir sur votre projet. Essayez de comprendre combien au total votre société (ou conglomérat) dépense avec chaque fournisseur et utilisez cette information dans votre intérêt.
j) Parties prenantes
  • Bien identifier toutes les parties prenantes du projet: directes et plus lointaines.
  • Classer les parties prenantes en fonction de leur impact potentiel sur les différentes dimensions du projet: Coûts, délais, contenu.
  • Identifier leurs besoins et préférences en matière de communication (médias, fréquences, contenus…)
  • Mettre ne place un plan de management des parties prenantes: quelles aides au changement en attendre, quels freins ?
  • Exécuter ce plan et l’ajuster en fonction des changement et des réactions

3. En conclusion (provisoire car on apprend tous les jours)

documentBien sûr, il se peut que vous n’ayez pas de retour d’expérience intéressant à mettre en évidence dans chacun des secteurs mentionnés dans ce billet. N’essayez donc pas de remplir à tout prix toutes les rubriques. Limitez vous à celles qui ajoutent une vraie valeur pour votre auditoire et celles que vous voulez personnellement retenir pour des projets futurs.

Voilà, j’espère que cette liste vous aidera à réussir le partage de vos retours d’expérience: Des leçons apprises dont de plus en plus de personnes autour de vous se soucieront et appliqueront !

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