Que dire à votre équipe lorsqu’un projet est annulé (et que faire) ?

Les manuels de management de projet ont beaucoup à dire sur la façon d’éviter l’échec du projet. Mais que faire lorsqu’un projet est tout simplement annulé pour des raisons indépendantes de votre volonté ?

What To Say To Your Team When A Project Is Cancelled (& What To Do)

https://thedigitalprojectmanager.com/what-to-say-do-when-project-cancelled/ by Galen Low

Les manuels de management de projet ont beaucoup à dire sur la façon d’éviter l’échec du projet. Mais quelle est votre responsabilité envers vos équipes (et envers vous-même !) lorsqu’un projet est tout simplement annulé pour des raisons indépendantes de votre volonté ? Que dire à vos équipes ? Que faire, d’un point de vue tactique ?

Au début de ma carrière, un projet de site Web s’est évaporé seulement une semaine avant son lancement. Notre client, un département du gouvernement régional, a été dissous du jour au lendemain sans avertissement. Il n’y avait rien que nous aurions pu faire pour l’éviter, alors nous en avons ri en tant qu’équipe et sommes passés à autre chose. Mais pendant les mois suivants, toute l’équipe a été désengagée, s’est sentie opprimée et découragée.

Après réflexion, j’ai réalisé que le travail de projet entraine beaucoup d’émotions. Les projets sont l’opportunité d’avoir un impact, de renforcer un portefeuille, de briller devant vos pairs et de favoriser votre promotion.

Aussi, lorsqu’un projet ne se concrétise pas, cela ne remet pas seulement votre équipe sur le banc de touche, cela perturbe la vision que ses membres avaient de leur avenir. Et cela peut être un sévère coup dur pour le moral de l’équipe.

Un bon leadership de projet signifie donc également faire preuve de leadership entre les projets, en particulier lorsqu’un projet se termine brusquement. Ce faisant, les managers de projets peuvent atténuer le choc sur l’engagement et la productivité afin que les équipes puissent revenir à leur meilleure performance au plus vite.

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Voici trois exemples de la façon de manager entre les projets lorsqu’un projet se termine brusquement.

#1 – Faites des Mini-Rétrospectives en tête à tête

Trouvez le temps de discuter avec chacun des membres de l’équipe pour voir ce qu’il ou elle pense du projet annulé et demandez-lui s’il ou elle a besoin d’aide. Il n’est pas nécessaire que ce soit une grande réunion, il peut s’agir d’un point de 10 minutes ou d’une rapide tasse de café prise ensemble.

#2 – Projetez les objectifs de l’équipe vers de futures initiatives

Demandez à l’équipe d’écrire ce qu’elle espérait réaliser sur le projet qui a été annulé. Ensuite, créez un tableau que tout le monde peut voir ou accéder pour se rappeler ce qu’il faut rechercher sur son prochain projet.

#3 – Redirigez la dynamique actuelle vers un objectif

Personne n’aime être arraché à un projet et replongé dans un travail sans signification ou des modules de formation fastidieux. Dans la mesure du possible, prenez le temps de comprendre ce que les membres de l’équipe de projet aimeraient faire et essayez d’utiliser votre influence pour que cela se produise.

Transformez le temps sur le banc de touche en vraie opportunité de croissance.

Quelle est la prochaine étape ?

Alors, vous pensez peut-être qu’aucune de ces choses ne relève de la responsabilité d’un manager de projet et vous avez probablement raison.

Mais voici le problème: Les membres de cette équipe se souviendront de comment vous avez transformé une situation déplaisante en quelque chose d’un peu meilleur.

Et cette loyauté vous donnera un élan supplémentaire lorsque vous travaillerez à nouveau ensemble.

 

7 étapes pour maintenir et accroître la performance de votre équipe pendant les périodes difficiles par Feruza Ghaffari

Jooble”, moteur de recherche d’emploi, a compilé des instructions pour les managers qui veulent survivre à la crise et soutenir leur équipe. Feruzza s’en fait ici l’écho.

1. Ne faites pas comme si de rien n’était

Lorsque tout le monde autour de vous est inquiet, vous pouvez en tant que manager choisir de jouer un rôle de support passif qui ne remarque pas les problèmes et travaille comme d’habitude. Mais tout le monde voit ce qui se passe. Par conséquent, les employés sont susceptibles de ne pas croire que les affaires continuent comme d’habitude. Sans information l’équipe ne sera pas plus calme, les gens tireront simplement des conclusions basées sur l’excitation et les rumeurs. Et ces conclusions peuvent être bien pires que la situation réelle. Il est préférable d’être honnête à propos de tout changement et de mettre à jour les informations à mesure que la situation évolue.

Prendre un appel ou rédiger une lettre dans la panique est une mauvaise idée. Parler à l’équipe en vaut la peine lorsque vous avez quelque chose à dire. Par conséquent, il est important d’analyser d’abord comment la crise affectera votre entreprise. Lors d’une pandémie, par exemple, de nombreuses entreprises se sont regroupées et ont utilisé la situation comme opportunité de croissance.

Lorsqu’il y a compréhension, vous pouvez constituer une équipe. La façon dont vous le faites est votre choix : en personne, par écrit, via audio ou vidéo. C’est vous qui connaissez le mieux le moyen de communication préféré de vos collaborateurs. Mais il faut parler. Le silence de la direction à de tels moments augmente l’anxiété de l’équipe.

De simples paroles de soutien valent mieux que de faux espoirs ou des assurances que tout reviendra bientôt à la normale. Il est important de partager que l’entreprise traverse des moments difficiles, mais que vous vous avez les uns les autres.

Les bons remèdes contre l’incertitude sont une information claire et cohérente. Vous n’avez pas à parler de ce que vous ne pouvez pas garantir. En période d’instabilité, il est particulièrement important que vos paroles et vos actions soient alignées. Les gens ont déjà assez d’imprévisibilité. Si vous promettez quelque chose à un employé, mais que cela ne se produit pas, la confiance chutera et l’anxiété ne fera qu’augmenter. Les mots doivent être étayés par des faits.

2. Appelez l’équipe plus souvent (et demandez aux chefs d’équipe de faire de même)

Lorsque les employés viennent au bureau, il est plus facile de suivre leur humeur. Même si une personne ne se plaint pas à haute voix, vous pouvez remarquer des sonnettes d’alarme : un regard fatigué, un manque d’enthousiasme, une réticence à boire un café ensemble ou à aller à un déjeuner de travail dans votre café préféré.

Si l’équipe travaille à distance, saisir ces nuances est plus difficile.

Par conséquent, cela vaut la peine de passer des appels pour savoir comment va chaque employé, sans se limiter aux tâches professionnelles. Le responsable et les chefs d’équipe peuvent être intéressés par les événements importants qui se sont produits dans la vie des collègues au cours de la semaine : quels éléments sont désormais au sommet de leurs préoccupations, ce qui aide à faire face au stress. Organisez régulièrement de telles réunions, par exemple, tous les vendredis.

3. Faites des sondages pour connaître l’humeur des employés

Demandez au service RH de réaliser un suivi du moral de l’équipe. Les sondages écrits sont un bon outil. Oui, dans une certaine mesure, c’est la « température moyenne à l’hôpital ». Mais grâce à ces sondages, vous évaluerez le climat général dans l’équipe. Notez également les domaines qui doivent absolument être améliorés, car ils préoccupent beaucoup de personnes.

Si un employé sur cent répond qu’il lui est difficile de communiquer avec ses collègues, il s’agit très probablement d’une situation individuelle d’une personne. Mais quand 60% des répondants le pensent, les entreprises doivent clairement reconsidérer leurs communications internes. Si vous voulez les réponses les plus honnêtes, rendez les sondages anonymes.

Les sondages sont un excellent moyen de garder le doigt sur le pouls du moral. L’essentiel est de les réaliser non pas lorsque la foudre frappe, mais régulièrement. C’est la seule façon de comparer les performances et de voir l’efficacité de votre style de management.

L’essentiel est de prendre en compte les retours reçus. Il existe des solutions aux différentes difficultés. Si les employés signalent une baisse de moral ou des ennuis mineurs, ces problèmes peuvent être résolus par une rencontre individuelle avec le responsable. La tâche du manager est d’écouter, de donner des conseils si nécessaire, de proposer des vacances, du temps libre ou toute autre aide de l’entreprise.

4. Mettez à jour les instructions et les algorithmes de travail

Si vous avez déjà perfectionné vos processus et que tout le monde sait ce qui doit être fait, tant mieux. Adaptez-les à l’ambiance du domaine d’information : vérifiez le ton des communications, adoptez les formats adaptés à la situation dans votre travail. Mais si les algorithmes ne fonctionnent pas, il est temps de les réparer. Même en période calme, les employés peuvent faire des erreurs parce qu’ils ont mal compris une tâche. Pendant les périodes d’instabilité, le chaos ne fait que s’aggraver, il est donc important de donner des instructions claires aux membres de l’équipe.

Célébrez toutes les réalisations de votre équipe avec des félicitations.

Vous pouvez même ajouter l’étape « Remercier les collègues » aux algorithmes de travail et laissez chaque projet se terminer sur celle-ci. Avec les délais serrés, les modifications demandées et la fuite de la pensée, il est facile de rater le moment précis où tout le monde est satisfait du résultat. Et si les anciennes méthodes d’encouragement, comme une promotion ou une augmentation de salaire, ne sont pas réalisables, inventez-en de nouvelles. Celles-ci peuvent être une formation, un bonus ponctuel, une tâche intéressante.

5. Ne renoncez pas à la planification stratégique

En ce moment, il est difficile même d’imaginer ce qui arrivera à l’économie demain ou dans un mois. Mais planifier les choses est toujours possible et nécessaire. Cela vous permettra de définir les priorités et des tâches spécifiques pour les membres de l’équipe. Il n’est pas nécessaire de planifier plusieurs années dans le futur. Mais dans un avenir radieux (et cela viendra un jour !), vous devez être fort et préparé, ce qui signifie qu’il est important de ne pas abandonner.

Tenez-vous en à une stratégie flexible : Analysez constamment la situation et ajustez vos plans en fonction de la situation. Si les objectifs d’hier ne sont plus pertinents aujourd’hui, il est nécessaire d’en fixer de nouveaux. Par exemple, se déplacer sur d’autres marchés, trouver des clients sur différents sites, embaucher des spécialistes ayant les bonnes compétences.

Dans des situations d’incertitude, il est important de conserver au moins une partie des tâches routinières. Cela aide à sentir le sol sous vos pieds. Il vaut mieux refuser les plans à long terme. Ils auront très probablement peu à voir avec la réalité. Une stratégie à court terme, une réponse rapide aux changements externes, une orientation client maximale sont les meilleures techniques pouvant être utilisées en cas de crise. 

6. Recrutez un psychologue d’entreprise

Anxiété, burn-out, difficulté de concentration, manque de motivation : Un psychologue aide à faire face à tous ces problèmes. Il corrige également la relation entre les membres de l’équipe et enseigne les techniques de communication non violente. De plus, les employés seront ravis que vous vous souciez de leur santé mentale. Par conséquent, la présence d’un psychologue dans l’organisation aidera même ceux qui ne prévoient pas de prendre immédiatement rendez-vous.

Un psychologue d’entreprise se concentre à la fois sur la demande du client et sur l’ensemble de l’entreprise. Ce spécialiste aide à améliorer l’efficacité du travail ou la fidélité des employés. Mais vous pouvez également vous adresser à un psychologue d’entreprise sur des questions personnelles, car elles se répercutent parfois dans le travail.

Le spécialiste ne doit pas divulguer d’informations sur l’employé sans son consentement. Il ne peut fournir à la direction que des informations générales sur le climat psychologique de l’équipe.

7. N’oubliez pas de prendre soin de vous

Les conseils sur le masque à oxygène sont également pertinents par rapport au travail : L’humeur du manager affecte le travail de toute l’équipe. Prendre soin des autres demande beaucoup d’énergie, il est donc important non seulement d’aider les membres de l’équipe, mais aussi de prendre du temps pour soi. Prêtez attention à votre bien-être. Faites une pause et passez à autre chose avant que la tension interne n’atteigne un pic.

Choisissez une activité qui vous comble et vous ressource et consacrez-y du temps. Vous pouvez promener le chien, passer une soirée sans gadgets électroniques, consulter un psychologue… les options pour chaque personne peuvent être différentes. Cela vous donnera une réserve d’énergie pour manager l’équipe et continuer à travailler.

Se réunir est le début. Se serrer les coudes est un progrès. Travailler ensemble est une réussite. Henry Ford.


Feruzza Ghaffari

Je m’appelle Feruza Ghaffari et je travaille comme rédactrice et traductrice depuis 6 ans maintenant. Je crois en la magie des mots : des noms brillants, des slogans accrocheurs et des textes intéressants peuvent créer des miracles pour les petites entreprises. J’écris sur les personnes et les entreprises, sur tous les domaines intéressants des professions, j’aide d’un mot. J’ai également des compétences en création de liens en SEO.

TOP 3 de mai 2022 sur DantotsuPM, le blog du management de projets

Je profite de l’été pour partager sur les billets les plus lus depuis le début de l’année, mois après mois.

#1 – Une petite et utile leçon sur le risque asymétrique : Demandez toujours ce que vous voulez !

Un risque asymétrique est un risque où la récompense potentielle l’emporte largement sur la perte potentielle. Identifiez et prenez davantage de ces risques.

#2 – L’anti-modèle Agile dit du « Planning Tetris » se manifeste souvent avec l’approche SAFe

La Planification Tetris conduit souvent des personnes à commencer à travailler sur plusieurs items dans un Sprint, puis de les terminer dans un Sprint plus tard. Ceci est un dysfonctionnement courant dans de nombreuses équipes Scrum, et en particulier dans les Agile Release Trains de SAFe où les équipes opèrent sur un horizon de planification de 3 à 5 sprints. Il en résulte un antipattern souvent appelé « Planification Tetris. » C’est extrêmement nocif, et voici pourquoi.

#3 – Comment créer la sécurité psychologique pour avoir une équipe très performante ?

En tant que manager de projet et leader d’équipe, la sécurité psychologique est un élément essentiel de la création et du support d’équipes très performantes.

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L’intelligence émotionnelle : un atout pour les managers de projets et tout autre leader

Qui n’a jamais entendu les phrases « Les émotions n’ont pas leur place dans le monde professionnel ! » ou encore « Quand on vient au bureau, on laisse ses émotions à la maison » ?

Une brève vidéo qui donne à réfléchir en repensant aux situations vécues depuis par exemple le début de cette année…

Améliorez vos compétences en leadership avec l’intelligence émotionnelle

L’intelligence émotionnelle (également connue sous le nom de quotient émotionnel ou QE) vous aide à mener, diriger et supporter les membres de vos équipes projet.

Improve Your Leadership Skills with Emotional intelligence

http://www.bonniebiafore.com/improve-your-leadership-skills-with-emotional-intelligence/ par Bonnie Biafore

En tant que manager de projet, vous ne vous contentez pas de gérer le travail, les livrables et la documentation, vous dirigez et supportez les membres de vos équipes projet. L’intelligence émotionnelle (également connue sous le nom de Quotient Émotionnel ou QE) vous aide à le faire.

Voici comment l’amélioration de votre QE peut vous aider

Créez du relationnel avec les personnes qui travaillent à domicile.

Travailler avec les autres est un défi même lorsque vous travaillez côte à côte. Interagir avec les gens à travers un écran augmente le niveau de difficulté. Bien que certaines personnes travaillent à domicile et adorent ça, d’autres aimeraient être au bureau. Votre EQ vous aide à établir des relations avec les membres de votre équipe et à les soutenir dans leurs difficultés. Votre leadership encourageant permet à tous les membres de votre équipe de se sentir plus à l’aise avec leur environnement de travail, ce qui signifie une meilleure chance d’atteindre les objectifs du projet.

Gérez les personnes stressées.

Le stress crée des obstacles pour les managers de projet et peut réduire considérablement le succès du projet. Le stress découle souvent de défis commerciaux tels que des décisions en réaction impulsive, des réponses irrationnelles ou manquantes aux problèmes du projet et la peur de dire la vérité sur les difficultés du projet. Avec un QE solide, vous serez en mesure de reconnaître la cause profonde de ces problèmes. Travaillez sur les facteurs de stress avec vos parties prenantes pour apaiser leur esprit et obtenir des résultats de projet.

Gérez les charges de travail excessives.

Surveillez et modulez la charge de travail

De nombreuses entreprises souffrent d’un trop grand nombre de projets simultanés, de responsabilités opérationnelles concurrentes et d’un manque de personnel, que ce soit dans votre entreprise ou avec des tiers avec lesquels vous concluez un contrat. Repousser une date de l’échéancier ne garantit pas de pouvoir ensuite la respecter. Pour négocier les délais et obtenir du personnel pour accomplir les tâches, vous devez comprendre la pression de travail que subissent les autres… et cela nécessite un fort QE.

Travaillez à travers les cultures.

Dans l’équipe, chaque personne se combine avec ses voisines pour créer un tout.

Les managers de projet travaillent souvent avec des personnes de cultures différentes, qu’elles représentent différentes régions géographiques de votre pays ou différents pays. Nous sommes tous humains et avons les mêmes émotions derrière nos réactions. Cependant, la façon dont les émotions sont déclenchées peut varier d’une culture à l’autre. Plus votre QE est élevé, plus vous reconnaîtrez ces déclencheurs émotionnels et les signaux indiquant la présence d’émotions. Cela améliore votre capacité à travailler avec les parties prenantes, quel que soit leur contexte culturel.

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Appliquez le management du changement si nécessaire.

Le succès va au-delà de la livraison des livrables du projet. Par exemple, les logiciels installés ne représentent pas un résultat réussi si le client n’est pas féru de technologie et aurait besoin de formation et de soutien pour atteindre les bénéfices souhaités. Vous devrez peut-être appliquer le management du changement pour atteindre les résultats commerciaux, ce qui nécessite des compétences, une expertise en leadership et un bon QE. Que vous effectuiez un management du changement ou que vous dépendiez de managers du changement, vous devez comprendre ce qui motive un changement réussi, ce qui nécessite un QE élevé.

Pour en savoir plus sur l’intelligence émotionnelle, consultez le cours de Gemma Leigh-Roberts « Developing Your Emotional Intelligence » et celui de   Britt Andreatta « Leading with Emotional Intelligence ».

Améliorez vos compétences en leadership en boostant votre intelligence émotionnelle

Voici comment l’amélioration de votre Quotient Emotionnel (QE) va vous aider à mener et soutenir votre équipe projet.

http://www.bonniebiafore.com/improve-your-leadership-skills-with-emotional-intelligence/ par Bonnie Biafore

En tant que manager de projet, vous ne vous contentez pas de manager le travail, les livrables et la documentation, vous menez et soutenez les membres de vos équipes de projet. L’intelligence émotionnelle (également connue sous le nom de quotient émotionnel ou QE) vous aide à le faire.

Créez du relationnel avec les personnes qui télétravaillent.

Travailler avec les autres est un défi même lorsque vous travaillez côte à côte. Interagir avec les gens à travers des écrans augmente le niveau de difficulté. Bien que certaines personnes travaillent à domicile et adorent cela, d’autres aimeraient être au bureau. L’intelligence émotionnelle vous aide à établir des relations avec les membres de votre équipe et à les soutenir dans leurs difficultés. Votre leadership de soutien permet à tous les membres de votre équipe de se sentir plus à l’aise avec leur environnement de travail, ce qui signifie une meilleure chance d’atteindre les objectifs du projet.

Occupez-vous des personnes stressées.

Le stress crée des obstacles pour les chefs de projet et peut réduire considérablement les chances de succès du projet. Le stress découle souvent de défis business tels que des décisions réactives, des réponses irrationnelles ou manquantes aux problèmes du projet et la peur de dire la vérité sur les difficultés rencontrées. Avec un QE solide, vous serez en mesure de reconnaître la cause racine de ces problèmes. Travaillez sur les facteurs de stress avec vos parties prenantes pour apaiser leur esprit et délivrer les résultats attendus du projet.

Gérez les charges de travail excessives.

De nombreuses entreprises souffrent de mener un trop grand nombre de projets simultanés, de responsabilités opérationnelles concurrentes et d’un manque de personnel, que ce soit dans votre entreprise ou avec des tiers avec lesquels vous concluez un contrat. Pousser sur un planning et respecter les délais ne garantit pas la progression. Pour négocier les délais et obtenir du personnel pour accomplir les tâches, vous devez comprendre la pression que subissent les autres ! … et cela nécessite un fort QE.

Travaillez à travers les cultures.

Les managers de projet travaillent souvent avec des personnes de cultures différentes, de différentes régions géographiques de votre propre pays ou de différents pays. Nous sommes tous humains et partageons les mêmes émotions derrière nos réactions. Cependant, la façon dont les émotions sont déclenchées peut varier d’une culture à l’autre. Plus votre QE est élevé, plus vous reconnaîtrez ces déclencheurs émotionnels et les signaux indiquant la présence d’émotions. Cela améliore votre capacité à travailler avec toutes les parties prenantes, quel que soit leur contexte culturel.

Appliquez la gestion du changement si nécessaire.

Le succès va au-delà de la livraison des livrables du projet. Par exemple, les logiciels installés ne représentent pas un résultat réussi si le client n’est pas féru de technologie et aurait encore besoin de formation et de soutien pour obtenir les bénéfices escomptés. Vous devrez peut-être appliquer la gestion du changement pour atteindre les résultats business, ce qui nécessite des compétences, une expertise en leadership et un QE élevé. Que vous effectuiez une gestion du changement ou que vous dépendiez de gestionnaires du changement, vous devez comprendre ce qui motive une gestion du changement réussie, ce qui nécessite un fort QE.

Pour en savoir plus sur l’intelligence émotionnelle, consultez les cours de Gemma Leigh-Roberts Developing Your Emotional Intelligence et de Britt Andreatta  Leading with Emotional Intelligence

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2 questions à vous poser avant de rejoindre votre prochain meeting zoom (ou tout autre outil de visioconférence).

Avez-vous déjà participé à une réunion Zoom en vous sentant fatigué, stressé, distrait et/ou irritable ???

2 Questions to Ask Yourself Before You Get on Your Next Zoom

https://www.stevegutzler.com/2-questions-ask-get-next-zoom/ by Steve Gutzler

Je pense que nous avons tous expérimenté cette situation.

Nous avons tous été plongés dans un nouvel environnement business où la technologie régit notre vie. Nous avons tous reçu des courriels troublants à un moment où nous jonglions avec des responsabilités familiales. À l’heure actuelle, je m’inquiète du fait que beaucoup d’amis et de clients éprouvent des symptômes Covid assez graves.

2 questions à vous poser (avant de rejoindre votre prochaine visioconférence)

1. Comment allez-vous vous y présenter ?

Quelle est votre réalité actuelle ? Quelles sont vos émotions, vos humeurs et votre attitude actuelles ?

Steve Gutzler

Vous vous sentez peut-être …

  • Vidé
  • Inquiet
  • Fatigué
  • Troublé
  • Stressé
  • Inquiet
Nous savons que ces émotions sont contagieuses.
« Que vous en soyez conscients ou pas, votre leadership est contagieux ! » Relisez ou découvrez ce billet

Une recherche de l’Université de Harvard supporte l’idée que les émotions que vous ressentez sont contagieuses, même lors d’une réunion virtuelle comme sur Zoom. Elles seront ressenties par chaque participant et affecteront leur état émotionnel.

Soyez conscient de vous-même. Soyez à l’écoute de la façon dont vous vous présentez. Soyez conscient de l’état émotionnel que vous partagez avec vos pairs. Vont-ils quitter cette réunion pleins d’énergie ou allez-vous les quitter en les laissant se sentir épuisés ?

2. Comment voulez-vous y arriver ?

Je sais que cette question m’incite à être intentionnel avec mes émotions. C’est une simple réinitialisation de 60 secondes quand vous vous dites « Je choisis d’arriver maintenant avec les bonnes émotions ».

  • Le genre d’émotions qui affectent positivement les autres.
  • Un type d’énergie qui est attractif pour les autres et qui projette l’optimisme.
  • Un langage corporel unique et confiant. OUI ! Même sur Zoom, votre posture, votre sourire, votre contact visuel et vos expressions parlent haut et fort et montrent si vous êtes un leader confiant qui a une grande présence.

Ne vous laissez pas distraire. Ne vous présentez pas avec un manque d’énergie. N’ignorez pas la contagiosité de vos émotions.

Essayez et je suis sûr que vous aimerez cette approche. Les gens ressentiront votre différence en tant que leader personnel.

J’aime dire : « Vous êtes contagieux avec vos émotions – et j’espère que les gens capturent de bonnes émotions ! »

Découvrez la chaine YouTube de Steve Gutzler et de nombreuses brèves vidéos sur l’Intelligence Emotionnelle.

Voici venir votre prochaine réunion Zoom : Apportez-y de l’énergie positive ! – Steve Gutzler.

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Comment créer la sécurité psychologique pour avoir une équipe très performante ?

En tant que manager de projet et leader d’équipe, la sécurité psychologique est un élément essentiel de la création et du support d’équipes très performantes.

Creating Psychological Safety for a High-Performing Team

https://projectbliss.net/creating-psychological-safety-at-work/  par Leigh Espy

Qu’est-ce que la sécurité psychologique ?

La sécurité psychologique fait référence au sentiment que nous avons la permission d’exprimer nos pensées et nos sentiments, même ceux qui peuvent sembler impopulaires ou controversés. Cela comprend également l’accès à l’information sur les actions et les décisions des autres.  Les membres de l’équipe ont également l’occasion de tirer des leçons des erreurs commises par d’autres employés.

Livre sur Amazon

Amy Edmondson, auteur de The Fearless Organization : Creating Psychological Safety in the Workplace for Learning, Innovation, and Growth, est créditée du terme.

Elle la définit comme la croyance commune que les membres de l’équipe peuvent prendre des risques interpersonnels sans répercussions négatives.

Ils ont la liberté de poser des questions et de parler sans conséquences négatives.

Votre rôle dans la création de la sécurité psychologique

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En tant que leader, vous devez créer un environnement de travail sûr pour votre équipe. Cela a une incidence sur la qualité, le moral et l’efficacité de votre équipe dans la réalisation de projets.

La création d’un environnement sûr a un impact énorme sur le rendement de votre équipe. Mais elle demande des efforts. Elle exige de l’intelligence émotionnelle, de la bravoure et de solides compétences en communication.

Une exigence pour mener des équipes très performantes

Conséquences négatives des environnements peu sûrs

Le rendement de l’équipe peut en souffrir si les membres de l’équipe ne se sentent pas en sécurité. Il y a aussi des conséquences négatives qui ont une incidence sur la qualité du travail.

Les conséquences négatives sont que la sécurité psychologique des membres de l’équipe est essentielle pour obtenir le meilleur de votre équipe.

Le manque de sécurité psychologique entraîne :

  • Manque d’innovation
  • Mauvaise prise de décision
  • Faible moral
  • Augmentation des niveaux de stress

Un manque de sécurité psychologique crée de l’anxiété chez les membres de l’équipe. Ils ne savent pas s’ils obtiendront l’appui des dirigeants si quelque chose tourne mal. Cela les rend également moins susceptibles de dénoncer les problèmes parce qu’ils s’inquiètent des répercussions. Pour faire preuve de leadership, pour tirer le meilleur parti des équipes, vous devez assurer la sécurité psychologique au travail.

Il y a des preuves à l’appui. Les scanners cérébraux montrent que le manque de sécurité psychologique peut déclencher les mêmes réactions que beaucoup d’autres formes de stress.

Bénéfices

Les équipes très performantes ont besoin d’un environnement sûr pour partager leurs idées et opinions sans craindre d’être jugées ou critiquées. Cela permet aux membres de l’équipe d’être plus disposés à prendre des risques, à innover et à trouver de nouvelles idées. Une équipe très performante doit se sentir supportée pour être ouverte, créative et prendre des risques. Cette culture de travail se traduit par un meilleur rendement des employés et une amélioration globale de la qualité.

Quatre éléments clés pour assurer la sécurité psychologique

Ces quatre facteurs clés contribuent à la sécurité psychologique de votre équipe hautement performante :

1) Confiance

Les employés se sentent en sécurité lorsqu’ils savent que leurs leaders les soutiennent et les aideront au besoin. Ils peuvent faire preuve d’ouverture au sujet des erreurs ou des échecs. Le leadership offre un soutien ou une rétroaction constructive dans ces situations. Et les membres de l’équipe ont des attentes claires sur les rôles et responsabilités.

2) Transparence

Lorsque les employés savent qu’ils peuvent poser des questions sans crainte de représailles, ils s’intéressent davantage à leur travail. Ils veulent apprendre de nouvelles choses parce qu’ils ne se sentent pas menacés en posant des questions.

3) Respect

Les gens se sentent respectés lorsqu’ils voient les autres traités de façon équitable et respectueuse, peu importe leur sexe, leur race, leur âge, leur orientation sexuelle, etc. Des équipes en bonne santé engagent des conversations difficiles et se respectent mutuellement.

4) Autonomie

Les employés prennent des décisions fondées sur leurs propres valeurs plutôt que de suivre aveuglément les ordres.

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Comment créer un milieu de travail sûr pour votre équipe

Suivez les 15 étapes ci-dessous pour créer un environnement de travail sûr.

1. Créez un climat de confiance.

La confiance est l’un des éléments les plus importants de la sécurité psychologique. Les membres de l’équipe doivent être à l’aise de partager leurs pensées et leurs sentiments. Cela crée une équipe plus collaborative et améliore la qualité du travail qu’une équipe produit.

2. Soyez transparent.

une plus grande transparence comme base de relations et de travail

La transparence renforce la confiance. Faites preuve d’ouverture quant aux objectifs pour créer la confiance et le respect avec votre équipe. Communiquez sur les comportements que vous ne tolérerez pas. Et demandez des retours pour montrer à votre équipe que vous êtes prêt à apprendre et à vous améliorer. Vous pouvez avoir des angles morts sur les domaines où vous pouvez améliorer vos compétences en leadership.

 

3. Respectez les différences individuelles.

 

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Respectez la diversité. Encouragez les personnes à s’exprimer librement. Ne laissez pas les stéréotypes limiter votre capacité à traiter les gens de façon égale. Adoptez un état d’esprit d’apprentissage continu pour aborder les gens avec curiosité. Permettez aux membres de l’équipe de se sentir à l’aise de se présenter comme ils sont.

4. Donnez de l’autonomie.

Posez des questions plutôt que donner des directives trop précises.

L’autonomie donne aux gens la liberté de décider comment ils font leur travail. Fournissez des retours, mais évitez de dire aux gens précisément ce qu’ils doivent faire. Faites plutôt des suggestions et laissez-les choisir celles qui s’appliquent à eux. Lorsque vous collaborez avec votre équipe de projet pour établir l’échéancier et les activités de votre projet, permettez aux équipes et aux experts en la matière de vous aider à déterminer ce qui doit être fait. Demandez des commentaires sur les échéanciers et obtenez des engagements sur les plannings et les livrables, plutôt que de dicter ce qu’ils seront.

5. Encouragez la prise de risques.

Si vous voulez que votre équipe essaie quelque chose de nouveau, offrez-lui des possibilités d’expérimenter. Pour encourager l’innovation, il faut permettre aux gens d’échouer. Encouragez les membres de l’équipe à adopter un état d’esprit axé sur le développement afin qu’ils voient les défis comme une façon de se développer et de s’améliorer.

6. Ne faites pas de micro management.

Ne dictez pas chaque détail ou activité à votre équipe. Donnez plutôt des directives, des lignes directrices et fixez des limites. Laissez les gens travailler de façon autonome tout en les tenant responsables des résultats.

Dirigeants et managers, simplifiez-vous la vie avec le principe de subsidiarité ! par Christian Hohmann

7. Donnez l’exemple.

Montrez votre engagement à établir une relation de travail positive. Traitez les gens avec dignité et équité. Soyez honnêtes et agissez avec intégrité.

Évitez les rumeurs derrière des portes closes.

Et gardez les questions personnelles séparées des questions professionnelles.

8. Utilisez le langage avec soin.

Évitez d’utiliser des mots comme « vous devriez… ». Cela suppose un jugement et une critique. Utilisez des énoncés comme « Cela nous serait bénéfique à tous les deux si nous faisions X » ou « Nous devons parler de Y ».

9. Écoutez activement.

Prenez le temps d’écouter les membres de l’équipe. Posez des questions et montrez de l’intérêt pour leurs idées. Écoutez sans interrompre. L’écoute active montre aux employés que vous appréciez leurs opinions.

Lisez ceci : 7 Ways to Instantly Improve Your Active Listening Skills

10. Faites la promotion des conflits sains.

Un conflit sain peut aider les équipes à devenir plus fortes. Il crée un espace pour la créativité et la résolution de problèmes.  Mais trop de conflits peuvent être destructeurs, entraînant une baisse de productivité, des taux de rotation plus élevés et même une baisse de moral. Une équipe efficace utilise les conflits sains pour soutenir des idées diverses tout en maintenant un respect mutuel.

Apprenez comment: Productive Conflict at Work: Simple Guidelines to Keep it Positive

11. Rendez les réunions productives.

Les réunions peuvent devenir improductives si les participants ne savent pas ce qu’on attend d’eux. Pour éviter ce problème, partagez les ordres du jour à l’avance. Énoncez les objectifs ou résultats attendus. Restez concentré sur les sujets de discussion et précisez les prochaines étapes et les mesures à prendre.

à considérer pour toutes vos réunions, à distance comme en présentiel

Étape par étape: How to Run a Perfect Meeting That Gets Amazing Results

12. Posez des attentes claires.

unexpected eventÉtablissez des règles dès le début pour éviter les surprises plus tard. Fixez des délais et respectez-les. Faites régulièrement le point sur les progrès réalisés vers l’atteinte de vos objectifs. Tenez vos promesses.

13. Donnez de la formation.

La formation permet d’enseigner des compétences et de pratiquer. Elle rend les travailleurs plus confiants et mieux préparés aux défis futurs. Assurez-vous que les membres de votre équipe ont l’information et la formation nécessaires pour réussir dans leurs rôles.

14. Récompensez une excellente performance.

Les membres de l’équipe apprécient la reconnaissance et les récompenses pour avoir bien fait. Dans la mesure du possible, récompensez publiquement les réalisations.

Faites savoir aux membres de l’équipe que vous appréciez les efforts supplémentaires qu’ils ont déployés. Célébrez les réussites.

Cela améliore le moral et inspire l’équipe à continuer de faire de son mieux.

15. Prenez soin de votre équipe.

Une équipe heureuse signifie une meilleure productivité et un meilleur moral.

Le projet est par essence un travail d’équipe.

Prenez le temps de chaque jour de passer un temps de qualité avec votre équipe. Passez en revue les réussites et les échecs. Partagez des expériences. Montrez de l’appréciation lorsque les choses vont bien. Et s’il y a des situations où les membres de l’équipe doivent travailler de longues heures pour régler les problèmes, faites savoir à la direction que l’équipe s’est surpassée. Et efforcez-vous de protéger un équilibre travail-vie personnelle sain pour votre équipe.

Que retenir ?

La création d’une sécurité psychologique au travail exige des efforts. Il faut un leader solide qui soit prêt à être ouvert à ce qui est acceptable.

Cela prend du temps et peut vouloir dire perturber le statu quo.

Mais ces efforts créent une équipe gagnante qui peut produire des résultats exceptionnels.

Râleur chronique ou Cassandre maudite ?

Avoir le courage de s’exprimer au sein d’une équipe sans crainte de répercussions sociales est le signe d’un niveau très élevé de sécurité psychologique.

Chronic Complainer or Cursed Cassandra?

https://kbondale.wordpress.com/2021/04/25/chronic-complainer-or-cursed-cassandra/ par Kiron Bondale

Avoir le courage de s’exprimer au sein d’une équipe sans crainte de répercussions sociales est le signe d’un niveau très élevé de sécurité psychologique. Selon le contexte de la plainte, il  pourrait en fait s’agir d’une preuve de la sécurité du Challenger qui est le niveau supérieur  du modèle à 4 étages de la sécurité psychologique du Dr. Timothy R. Clark. (4 Stages of Psychological Safety model)  et qui est une condition préalable pour libérer la créativité d’une équipe.

Ça a l’air bien, non?

Que devriez-vous faire lorsque les préoccupations d’une personne deviennent chroniques ?

S’il n’est pas contrôlé, un tel comportement pourrait aliéner l’individu du reste de l’équipe, car d’autres membres de l’équipe pourraient ne pas vouloir que quelqu’un les tire vers le bas. Si vous laissez les choses s’envenimer, les contributions de l’individu seront critiquées ou rejetées en fonction de la façon dont elles sont perçues par les autres membres de l’équipe. Pire encore, leurs coups de gueule réguliers pourraient devenir contagieux et infecter d’autres membres de l’équipe, ce qui ferait baisser le moral et la productivité de toute l’équipe.

Il serait tentant de réagir à chaud et de confronter le membre de  l’équipe, mais avant d’intervenir directement, cherchez d’abord à mieux comprendre ce qui se passe. Considérez leur plus récente série de plaintes et posez-vous les questions suivantes.

  • Leurs préoccupations sont-elles légitimes ou non fondées ?
  • Les préoccupations qu’ils soulèvent sont-elles trop générales ou sont-elles très précises ?
  • En supposant que les préoccupations sont à la fois légitimes et précises, la personne a-t-elle tenté d’y répondre de façon constructive et quelle a été la réponse à ces actions ?
  •  Que voient-elles que vous ne voyez pas ?

Une fois que vous avez recueilli ces informations, examinez-les objectivement, et si vous vous trouvez incapable de le faire, invitez un pair de confiance, en toute confidence, à examiner les preuves et à donner son opinion.

Est-ce que le membre de votre équipe est un râleur chronique ou est-ce une Cassandre maudite ?

Il y a beaucoup d’exemples de ces malheureux qui ont essayé de faire en sorte que le plus grand nombre s’assoit et leur prête attention seulement pour être persécuté pour leurs efforts et est-ce que VOUS voulez être sur du mauvais côté de l’histoire ?

Intervenez trop tôt et vous enverrez le message à l’individu et au reste de l’équipe que vous ne pouvez pas entendre la vérité. La prochaine fois qu’ils se sentiront  préoccupés par quelque chose, ils resteront silencieux car ils ne se sentent plus en sécurité.

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Une fois que vous êtes convaincu qu’une intervention est nécessaire, ne tardez pas.

Manfred F. R. Kets de Vries a écrit un article pour HBR fournit des conseils sur la façon de le faire une fois que vous savez que cela est justifié.

Travaillez avec un groupe diversifié de personnes assez longtemps et quelqu’un va assurément se plaindre. Il s’agit d’un comportement humain naturel et nous voulons encourager l’expression saine des préoccupations, surtout si le fait de répondre directement à  ces préoccupations pourrait aider à créer un meilleur résultat pour nos clients, notre entreprise ou la société en général.

« Eh bien, cela me semble génial », OK, mais qu’en disent les autres ?

L’empathie est au cœur du design.

“Well, it seems great to me”

https://seths.blog/2021/03/well-it-seems-great-to-me/ par Seth Godin

Bien sûr que oui, vous l’avez fait.

Si vous l’avez expédié dans le monde (ou même montré à un collègue), c’est peut-être parce que vous l’avez aimé. Vous l’avez produit pour vous-même.

Mais si votre musique, votre conception graphique, votre site Web, ou quel que soit votre travail, ne trouve pas son marché, c’est peut-être parce que vous avez oublié de le faire pour eux.

L’empathie est au cœur du design.

Qu’est-ce que les gens de ce groupe pensent être génial ? De quoi ont-ils besoin ?

Faites-le.

QRP est partenaire de DantotsuPM, visitez cette page pour en apprendre davantage

Attention cependant à ne pas tomber dans les excès inverses et penser que ce que vous faites, construisez, produisez, réalisez, écrivez, codez… n’intéressera que vous.

Si cela vous semble génial, cela semblera certainement génial à d’autres.

Trouvez votre public, trouvez votre marché et travaillez avec ces personnes pour réaliser quelque chose d’encore plus génial !