Face à des défis complexes, réfléchissez à l’urgence, à la nécessité et au perfectionnisme.
Voici comment vous y prendre.
Clarifiez les problèmes complexes avec des pas en avant très simples.
#1. Dans quelle mesure est-il important de trouver une solution maintenant ?
Progressez en laissant les défis les plus complexes pour plus tard. Faites la chose la plus simple maintenant. Prenez le chemin le plus facile maintenant.
Prendre le taureau par les cornes paraît bien jusqu’à ce que vous rencontriez un taureau en colère.
Traitez les problèmes sous-jacents avant de résoudre les défis les plus complexes. Demandez-vous : « Comment pouvons-nous progresser sans résoudre d’abord le challenge le plus déroutant ? »
« Prendre le taureau par les cornes » semble être une bonne idée ! … jusqu’à ce que vous rencontriez un taureau très énervé.
#2. Comment pouvez-vous réduire le grand en petit ?
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Brian Tracy a écrit le best-seller international, « Eat that Frog » (Mangez ce crapaud). Il suggère de faire la chose difficile en premier. Peut-être pouvez-vous gober une grenouille et en finir avec elle.
Mais les éléphants se mangent par petits morceaux.
Quel est le pas en avant le plus simple ?
Quel est le pas en avant le plus clair ?
Quelle est la démarche la plus facile ?
Avancez. Ne vous étouffez pas avec les défis les plus difficiles. Ne vous inquiétez pas de la taille de votre éléphant. Prenez-en une petite bouchée et mâchez. Et ainsi de suite.
#3. Qu’est-ce qui est nécessaire ?
L’urgent semble nécessaire, mais c’est peut-être une distraction. Évaluez les problèmes « urgents » en explorant leurs impacts. Et si vous ne faisiez rien ? Imaginez que quelqu’un se sente contrarié. Est-il nécessaire d’arrêter la progression pour faire face à leur mécontentement ? Soyez gentil et concentré.
Certains sentiments déforment la réalité. Lorsque des préoccupations urgentes ont de grandes implications, traitez-les. Que se passe-t-il lorsque vous ignorez temporairement une urgence. La maison va-t-elle brûler ?
Dans les situations complexes et environnement mouvant, la personne avec des réponses simples est souvent idiote.
#4. Qu’est-ce qui est suffisamment bon ?
Les solutions parfaites aux défis les plus complexes sont rares. Rejetez le perfectionnisme. Adoptez la prochaine étape imparfaite.
La perfection est lente, laborieuse et improbable. L’imparfait est réalisable. Un bon steak maintenant est mieux que d’attendre le steak parfait.
Une bonne étape vaut mieux qu’une étape parfaite.
Placez la barre assez haut pour inspirer l’effort, pas si haute que les gens s’en aillent.
Les problèmes complexes ont souvent de multiples solutions et chemins pour les atteindre.
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Si vous êtes en réflexion sur vos besoins en matière d’outillage pour votre management de portefeuille de projets, voici une fiche pratique pour vous aider à bien définir le cahier des charges !
Quel que soit votre choix final en matière de logiciel, je pense que vous trouverez ce modèle très utile et structurant. J’espère surtout qu’il vous permettra de n’oublier aucun aspect critique dans votre recherche en fonction de vos propres besoins.
Comment rédiger un cahier des charges pour un logiciel de gestion de portefeuille projets ?
Les points clés à ne pas oublier
Un guide de rédaction avec les rubriques principales pour expliciter votre besoin en matière de management de portefeuille de projets
Les informations à donner à l’éditeur pour qu’il vous réponde avec la bonne offre : Logiciel + prestations d’accompagnement.
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Je suis un grand partisan du dicton “En avance est à l’heure, à l’heure est en retard et en retard est inacceptable.”
J’essaye d’arriver à chaque réunion et rendez-vous un peu en avance.
Je le fais pour plusieurs raisons…
Si je mène la réunion, cela me donne le temps de me préparer et ouvrir la ligne au lieu de gaspiller du temps une fois que chacun est arrivé
Je peux choisir ma place, ce qui peut parfois être vraiment important dans certaines réunions
Je ne veux pas perturber une réunion qui aurait déjà commencé
Je ne dois pas me presser (j’ai horreur d’avoir à me dépêcher)
Cela prend en compte les problèmes inattendus. En partant par exemple pour un rendez-vous chez un docteur, il pourrait y avoir une circulation imprévue qui me ferait arriver en retard
Adopter cette approche exige de faire l’effort de partir un peu en avance, de se préparer pour le temps de déplacement et de terminer d’autres réunions à l’heure.
Mais je crois que c’est un aspect important pour être un professionnel.
Personnellement, ma montre est toujours réglée pour avancer de 5 minutes. Je le sais parfaitement bien sûr, mais cela me permet tout de même d’être très rarement en retard !
Et c’est aussi une marque de respect envers le temps des autres personnes.
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Si vous désirez animer une formation à distance, ce REX est fait pour vous !
Isabelle Laurent Collin et Vincent Drecq offrent un retour d’expérience sur le sujet en 20 minutes. A la demande de leurs clients, ces deux experts en management de projet ont transformé leurs formations présentielles en formation à distance depuis le début du confinement.
Cette brève vidéo vous donne des pistes pour mieux préparer la formation, anticiper les problèmes techniques mais aussi enchanter vos stagiaires avec davantage d’interactivité et de partages.
Sans aborder tous les aspects, Isabelle et Vincent insistent sur des points clés de réussite de ce type de formations tant du point de vue du formateur que du point de vue des participants.
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Pour aller plus loin sur le management de projet, sachez que Vincent a sorti à la demande générale une troisième édition de son livre: Pratiques de management de projet (3ème édition) une référence en français.
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Les projets agiles sont basés sur le concept que livrer une solution imparfaite au business le jour promis est plus important que livrer une solution parfaite en retard.
Avec Agile, tenir vos promesses sur quand quelque chose sera disponible pour être utilisé en production est au cœur de la réalisation de bénéfices. Chaque élément fourni, même s’il a un nombre minimal de fonctionnalités peut résoudre un problème métier. Focalisez votre équipe sur faire utiliser leur livrable en production, en sachant qu’ils pourront ajouter davantage de fonctionnalités plus tard.
Il y a une fausse idée répandue qui est que ceux travaillant dans des équipes Agiles ne planifient rien.
Alors que les compétences de planification y sont plus importantes que dans l’approche prédictive « en cascade » (PRINCE2 ®) pour les projets parce que :
La planification est plus fréquente
La planification est faite en collaboration, impliquant chacun qui contribue au projet
Les plans y sont un mécanisme essentiel de suivi du progrès
QRP est partenaire de DantotsuPMaux fausses croyances sur Agile
Pour ces raisons, les compétences de planification sont critiques au travail Agile efficace. La planification détaillée du projet de bout en bout au début ne fait pas partie Agile. Au lieu de cela, il y a la planification fréquente et la re-planification pendant tout le cycle de vie du projet. Quand un élément de la solution est livré au business, le focus se porte sur la planification de la livraison suivante.
Objectifs de la planification
Pour respecter l’importance de planification, j’encourage mes équipes à se mettre d’accord sur un jeu commun d’objectifs pour leurs sessions de planification.
Utilisez ceux-ci pour débuter avec votre équipe :
Assurons-nous que nous livrons une solution utilisable et de valeur
Assurons-nous que nous n’avons rien oublié
Donnons la priorité au travail le plus important en premier
Allouons le travail aux meilleurs de l’équipe pour le faire
Clarifions l’ordre/le séquencement pour réaliser des économies d’efforts
Créons un visuel qui permette aux autres de voir ce que nous faisons et quand afin qu’ils puissent aligner leur travail avec le nôtre
Utilisons ce visuel pour fournir un suivi facile de notre progression sans devoir écrire de rapport d’avancement
CertYou est partenaire de DantotsuPM
Ordre du jour de la planification
Supportez ces objectifs en définissant comment va se dérouler chaque session de planification.
J’encourage mes équipes à utiliser un ordre du jour standard pour tous les événements de planification.
Utilisez cet ordre du jour type pour encourager votre équipe à faire de même :
Examiner les résultats de notre session de brainstorming préparatoire.
Appliquer les critères de priorisation pour créer une liste agréée de travail pour ce sprint
Définir ensemble qui va construire et qui va tester le résultat.
Chaque personne crée son propre échéancier pour le sprint en s’assurant que les must have ne dépasse pas les 60 % du travail.
Chacun effectue un contrôle croisé de son échéancier avec la personne testant son travail.
Réserver le temps nécessaire dans son agenda pour réaliser le travail
Se mettre d’accord sur comment vous partagerez le progrès avec l’autre
Matchware est partenaire de DantotsuPM
Pour plus d’astuces sur l’application des pratiques de travail Agile dans la vraie vie, abonnez-vous au bulletin de Melanie ou visitez son site Web.
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Comment améliorer votre vie et votre travail en éliminant les distractions et en se concentrant sur le travail important et significatif.
Voici une vidéo qui présente l’objectif d’un livre de Cal Newport où l’auteur, blogueur, professeur, partage ses meilleures recherches sur la productivité, ses principes, ses tactiques et ses réflexions.
Avec l’aide de ce résumé vidéo, en quelques minutes, vous serez en mesure de comprendre les principes de base de DEEP WORK et surtout comment les appliquer à votre propre vie pour commencer à voir des résultats.
Le meilleur plan d’action est le suivant
Version française du livre sur Amazon
1. Visionnez ce résumé
2. Comprenez les concepts de base de Cal Newport pour vous concentrer et éliminer les distractions.
3. Appliquez les tactiques présentées dans cette vidéo et, si vous êtes déjà satisfaits des premiers résultats, procurez-vous une copie du livre pour aller plus loin.
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David Burkus expose dans cette brève vidéo les raisons pour lesquelles vous devriez tenir un journal de décision.
Chaque fois que vous devez prendre une décision, écrivez ce que vous avez décidé (éventuellement pourquoi) et le résultat auquel vous vous attendez ou que vous espérez.
Objectivité envers soi-même !
De cette façon, vous pourrez revoir par la suite vos décisions et leurs impacts sans déformer le passé pour chercher en rationaliser le résultat.
Vous obtiendrez une meilleure visibilité et donc compréhension de votre rendement décisionnel et une vision objective de votre capacité à prendre (ou pas) de bonnes décisions.
Hexagon est partenaire de DantotsuPM
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J’apprécie toujours le côté synthétique et la pertinence des interventions de Chris Croft.
Cette session sur ses astuces et approches vous permettra de devenir de meilleurs négociateurs et négociatrices
Cela mérite largement un petit quart d’heure d’attention pendant cette vidéo.
Chris y utilise un exemple, celui de la rédaction de blogues comme exemple, mais ses conseils s’appliquent à tout: voitures, maison, salaire, contrat de travail, achats et ventes, ou même négocier en famille sur les tâches ménagères !
Et si vous vous trouviez soudainement à partager un ascenseur ou être attablé lors d’un événement avec quelqu’un vous admirez, quelqu’un comme, Warren Buffett, Elon Musk ou Bill Gates ?
Balbutieriez-vous votre nom en regardant maladroitement vos pieds ou votre assiette, ou seriez-vous capable de profiter pleinement de la rencontre avec un jeu de questions intelligentes et concises ?
Il est peu probable que vous ne rencontriez jamais l’une de ces personnes, mais vous rencontrez probablement d’autres gens excellents sur une base régulière. Que ce soit un leader dans votre pays, dans votre domaine, ou le dirigeant qui travaille au bout du couloir, voici quelques questions que vous pourriez poser à ces leaders que vous admirez pour apprendre de leur réussite.
1. Quel est le plus grand facteur qui vous a aidés à réussir ?
Le succès est différent pour chacun, mais il est toujours intéressant d’apprendre comment les gens sont arrivés où ils sont. Leurs histoires peuvent vous aiguiller dans une nouvelle direction, vous donner la réponse que vous cherchez ou vousmotiver pour traverser une période difficile. Les réponses vous donnent aussi une compréhension de leurs valeurs et de leurs priorités.
2. Quelles sont vos habitudes pour réussir ?
Demander aux personnes qui gagnent quelles sont leurs habitudes quotidiennes peut vous donner des idées pour vos propres routines. Les réponses sont rarement ésotériques. Généralement, ce sont des actions que tout un chacun peut prendre. Comme le dit la sagesse populaire : Nous sommes ce que nous faisons de façon répétée. L’excellence, alors, n’est pas une qualité, mais une habitude et les gens qui réussissent sont simplement ceux qui ont des habitudes qui mènent au succès.
3. Quelles erreurs avez-vous fait en chemin ?
Cette question est l’une des choses les plus importantes vous puissiez poser à quelqu’un, parce qu’elle vous permet d’apprendre de leur expérience. Si vous le demandez souvent et écoutez soigneusement les réponses que vous entendez, vous ferez vous-même moins d’erreurs. Vous connaitrez la façon de faire les choses d’une manière qui ne mène pas aux mauvais calculs ou aux bévues.
4. Quelle a été la décision la plus ardue que vous ayez jamais eue à prendre ?
La plupart de ces personnes ont dû prendre au moins quelques décisions authentiquement difficiles, coincées entre le marteau et l’enclume. L’étude ce qu’elles ont choisi de faire et pourquoi, vous donne une vue fine de leurs processus de pensée et de leurs priorités, vous aidant à vous préparer pour les dures décisions faces aux obstacles qui se mettront un jour en travers de votre chemin. Au bout du compte, c’est dans vos moments de prise de décision que votre succès se construit.
5. Quel est le meilleur conseil que vous pouvez donner ?
Certaines personnes répondent mieux que d’autres à une question aussi ouverte, mais cela se produit, on peut atteindre directement la substantifique moelle.
Compilez les réponses que vous obtenez à cette question et gardez-les là où vous pouvez toutes les parcourir de temps en temps.
6. Si vous pouviez tout recommencer encore une fois, que feriez-vous différemment ?
Les gens qui gagnent ont tendance à avoir bien pris conscience d’eux-mêmes et il est probable qu’ils ont déjà donné à cette question une certaine attention. Vous pourriez vous attendre à les entendre parler d’éviter une certaine erreur ou un échec, mais les gens qui réussissent savent que les erreurs et les échecs font partie des plus grands enseignements. Beaucoup se focaliseront plutôt sur souhaiter avoir saisi plus d’opportunités et avoir été plus hardis.
7. Quel est LE changement que je devrais faire tout de suite pour m’aider à m’approcher de ma réussite ?
Cette question est appropriée pour quelqu’un qui vous connait déjà ainsi que votre travail. L’amélioration exige le changement et parfois la partie la plus dure est de savoir quelles choses changer.
La plupart des personnes qui ont réussi sont reconnaissantes de ce qu’elles ont réalisé et sont heureuses de partager leur connaissance et expérience. C’est une trop bonne ressource pour ne pas la perdre, alors soyez préparé à tirer le meilleur de chaque rencontre, particulièrement avec ceux que vous admirez.
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Menez de l’intérieur : Souvenez-vous juste que nous avons tendance à devenir ceux que nous admirons.
The Leadership Gap: What Gets Between You and Your Greatness (ce qui se dresse entre vous et votre grandeur)
Et si l’on vous posait ces mêmes questions, que répondriez-vous ?
CSP est partenaire de DantotsuPM
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Je partage ici 7 de mes astuces en gestion de réunion pour augmenter la productivité de votre prochaine réunion.
LA PRÉPARATION
1 – éliminez les réunions de mise à jour (ce sont les premières gaspilleuses de temps)
2 – préparez la documentation à l’avance
3 – ayez une boîte à meeting (des fournitures à disposition)
LA RÉUNION
4 – arrivez tôt / en avance pour préparer la réunion
5 – utilisez des outils pour que les participants sachent ce qui est attendu (des règles se meeting / les pauses / le tableau parking à idées hors sujet)
6 – récapitulez les actions à entreprendre par qui et pour quand à la fin de la réunion
L’APRÈS RÉUNION
7 – envoyez le récapitulatif de la rencontre dans les 24 heures
Combien de décisions ou d’engagements se termineraient plus positivement si vous aviez en main un bouton « 5 minutes d’arrêt sur image » ?
L’esprit d’escalier* n’est pas aussi difficile à vivre avec que son opposé.
Le bon mot hâtif, la réaction précipitée, l’action que nous finissons par regretter : Tous peuvent être éliminés avec l’utilisation judicieuse du bouton « pause ».
dans le doute, allez faire le tour du quartier
C’est une plaie qu’il n’y en ait pas un d’encastré sur nos claviers quand nous communiquons en ligne…
Alors, dans le doute, allez faire le tour du quartier.
*esprit d’escalier: le sentiment qui se produit quand nous pensons à une réponse pleine d’esprit en rentrant à la maison au lieu de l’avoir eu pendant le dîner, quand cela aurait été la parfaite répartie.
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Nancy Duarte à écrit ce livre disponible sur Amazon
Récemment nous avons reçu un tweet d’un suiveur de @Duarte demandant des conseils pour aider un présentateur qui bégaie. “Le présentateur est compétent avec le matériel” disait le message “mais sur scène, il devient nerveux et commence à bafouiller.”
Comme pathologiste du discours, j’ai immédiatement commencé à penser au bégaiement d’une perspective clinique. J’avais des flashbacks d’un projet que mon professeur m’avait assigné à l’école. Nous devions nous rendre dans un endroit public et parler avec un bégaiement. Plein d’hésitations, de blocages, d’arrêts et de répétitions. On nous a demandé de noter les réactions des auditeurs.
La gamme de réactions que j’ai reçues était fascinante. Oui, la plupart des personnes étaient visiblement inconfortables. Mais ils donnaient des sourires encourageants, essayaient de finir mes phrases pour m’aider et montraient en général une énorme quantité de patience et d’empathie. J’ai senti que les gens étaient vraiment compatissants.
Comme vous pouvez l’imaginer, il est incroyablement irritant d’être incapable de s’exprimer.
C’était une expérience de valeur pour moi, comme professionnelle de la communication, parce que je me rends compte que, même si parler en public n’est nullement comparable avec un diagnostic clinique de bégaiement, le combat pour communiquer est le lien qui les relie. Comme le mentionnait la personne sur Twitter, il y a des moments dans les prises de parole en public où vos nerfs prennent le dessus et votre qualité de discours en souffre.
Heureusement, il y a des techniques des thérapies cliniques pour aider un bègue à soulager son expression orale, et les orateurs publics ont aussi des options.
7 astuces sur la façon de vous arrêter de bafouiller quand vous donnez une présentation
Reconnaissez que le bégaiement est en fait le trac qui dresse son hideux visage. Utilisez les astuces suivantes pour vous aider à vous détendre et parler clairement.
1. Visualiser quelque chose de positif
Visualisez quelque chose qui vous détend.
Il y a deux types de visualisations que vous pouvez essayer pour réduire votre trac pendant une présentation. La première est, avant de monter en scène, de vous visualiser donnant avec succès une intervention sans accroc. De multiples études ont montré que les gens qui se visualisent réussissant leur prise de parole, exécutent mieux que ceux qui ne le font pas. Vous pouvez aussi essayer de visualiser quelque chose qui vous rend heureux et détendu. Ou imaginez quelqu’un ou quelque chose que vous aimez, cela vous calmera et vous réconfortera. Par exemple, j’ai vu de grands orateurs utiliser cette technique avec les images de leurs enfants sur le podium.
2. Familiarisez-vous avec l’espace où vous allez présenter
Visitez le lieu du rendez-vous quelques jours avant votre prise de parole.
Assurez-vous que vous êtes familier avec l’espace dans lequel vous donnerez votre discours. Ainsi, pas de surprise sur ce plan là quand vient le moment de présenter. Si possible, visitez le lieu du rendez-vous quelques jours avant votre prise de parole, pratiquez-y autant que possible et posez des questions sur l’installation pour vous sentir bien préparé. Le bégaiement arrive souvent quand nous sommes distraits. Se familiariser avec l’espace et son environnement réduira au minimum ces distractions et réduira l’accélération de votre rythme cardiaque ou une respiration irrégulière qui peuvent mener au bégaiement.
3. Répétez, Répétez, Répétez.
Pensez à vous enregistrer en vidéo.
Une des façons d’empêcher le bafouillage dans une présentation est de répéter. La répétition est clef pour avoir l’assurance de bien connaitre votre matériel avant que vous ne montiez sur scène. Si vous avez l’occasion de répéter à l’endroit où vous livrerez votre speech, c’est idéal. Si vous ne le pouvez pas, essayez de pratiquer devant un auditoire familier, de vous enregistrer en vidéo, ou même en audio. Recevoir quelques réactions aidera à guider votre façon de répéter. Il est difficile de retenir votre présentation en entier, mais assurez-vous de vous concentrer sur l’ouverture et la conclusion. Si vous commencez avec une entrée en matière réussie, vous allez probablement continuer sur ce mode. Et bien sûr, vous voulez finir sur un temps fort. Même si vous bégayez un peu au milieu de votre discours, votre auditoire se rappellera surtout de vos intro et conclusion impressionnantes.
4. Prenez une ou plusieurs profondes respirations
Inhalez et exhalez longuement, une respiration lente calme et réduit votre rythme cardiaque.
Avant d’entrer en scène, concentrez-vous sur le rythme de votre respiration. Inhalez et exhalez longuement, une respiration lente calme et réduit votre rythme cardiaque. Une fois que vous sentez bien avec un rythme contrôlé de respiration, essayez d’en prendre conscience quand vous êtes dans l’action. Si des surcharges d’adrénaline surviennent, que votre rythme cardiaque s’emballe et que vous commencez à bégayer, il devient difficile pour votre auditoire de vous comprendre. Utilisez les techniques de respiration profonde pour réprimer l’inquiétude et vous débarrasser de ses symptômes physiques. Dans une étude sur l’inquiétude de prise de parole en public, des chercheurs australiens ont constaté que les musiciens qui ont pratiqué la respiration profonde avant le concert étaient capables de faire baisser leur tension et d’augmenter la concentration d’oxygène dans le sang. Ils recommandent :
“Avant de penser aux bêtabloquants, quelqu’un faisant face à une situation provoquant de l’inquiétude pourrait vouloir essayer une alternative extrêmement bon marché, garantissant aucun effet secondaire négatif. La manière peut-être la plus simple de chasser sa crainte est d’exhaler lentement, consciemment.”
5. Canalisez l’énergie de la nervosité avec le mouvement du corps
Pensez à l’adrénaline que votre corps vous libère avant une activité physique ou une compétition. Cette adrénaline vous donne l’énergie dont vous avez besoin pour être performant. Au sport, nous sommes formés pour considérer cela comme une bonne chose. Pourquoi sommes-nous formés pour penser que c’est mauvais dans un cadre business ? Utilisez-la en positif ! Si vous avez besoin d’une manière plus physique de canaliser votre énergie, déplacez-vous un peu sur la scène.
Vous pouvez canaliser votre énergie en utilisant des gestes variés qui soutiennent votre contenu.
Une marche lente, stable à travers la scène peut imposer un rythme qui ralentira votre pensée, repositionnera la vitesse de votre discours et réduira la confusion qui mène souvent au bégaiement. Assurez-vous de ne pas vous déplacer constamment ou trop rapidement, cependant, sinon cela distraira votre auditoire. Vous pouvez aussi canaliser cette énergie en utilisant des gestes variés qui soutiennent votre contenu. Essayez de ne pas utiliser les mêmes mouvements répétitifs parce que cela peut aussi distraire votre auditoire. Les auditeurs apprécieront que vous ayez partagé votre grande énergie à travers des mouvements naturels, souples et ne remarquerons probablement pas même votre nervosité.
6. Ralentissez
Quand le bégaiement survient dans le discours, c’est souvent parce que votre esprit et votre bouche ne sont plus synchrones. La solution évidente pour vous est de ralentir. Plus facile à dire qu’à faire quand vous êtes sur l’estrade et nerveux. Il y a deux solutions faciles pour réduire le débit de votre discours. Le premier est de sur-articuler. Utilisez vos lèvres, langue et la mâchoire pour exagérer votre prononciation des mots. Vous allez vous sentir comme si vous parlez à un public d’une autre langue maternelle ou à votre grand-mère qui est dure d’oreille. C’est très bien ! Sur-articuler allonge vos mots et vous ralentit. La deuxième option est de faire une pause. Les orateurs ont si peur du silence… Quelques secondes semblent une éternité pour quelqu’un qui est nerveux. Mais, quand vous arrêtez de parler, vous permettez à votre cerveau de rattraper le fil. Vous êtes capable de réfléchir à votre idée suivante et de vous remettre en piste.
7. Prenez du sommeil
Beaucoup d’orateurs pensent que s’ils répètent jusqu’à la toute dernière minute, la présentation se passera davantage sans à-coup. Bien que nous suggérions absolument de répéter, la sur-préparation peut vous nuire. Autrement dit, s’il vous plaît ne restez debout toute la nuit à répéter et retenir ! Cela ne fera pas le calme en vous et peut, en fait, vous rendre plus nerveux et causer les bégaiements. A la place, assurez-vous que vous êtes bien reposé pour votre speech. Les études montrent que les gens qui sautent du sommeil pour étudier réussissent moins bien aux tests que ceux qui ont moins étudié mais ont pris le temps de se reposer. La fatigue va aussi probablement entraver votre exécution que le manque de préparation, parce que quand nous sommes fatigués, il est difficile de nous concentrer. La préparation n’est pas seulement affaire de répétitions. C’est aussi permettre à votre esprit de prendre une pause bien méritée.
Nous avons travaillé avec une large variété de speakers. Des débutants aux cadres expérimentés des C-suite. A un moment ou à un autre, tous ont été nerveux et cela a affecté la façon dont ils présentaient. Si vous avez souffert de bégaiement lors d’un discours, ces astuces peuvent vous aider à donner une présentation cruciale à votre équipe ou un discours très important à un client. Il est normal d’être nerveux, mais la prise de mesures concrètes pour surmonter vos appréhensions lors de présentations en public vous aidera à rester calme. En travaillant sur vos symptômes physiques de l’inquiétude, vous pouvez être capable d’éliminer le bégaiement une fois pour toutes.
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L’expert en leadership Robin Sharma suggère un plan très simple pour matérialiser votre idée ou atteindre votre rêve : La règle 90/90/1.
En quoi cela consiste-t-il ?
Pendant les 90 prochains jours, dédiez les 90 premières minutes de votre journée de travail à ce qui représente selon vous la meilleure opportunité dans votre vie.
Décidez dès aujourd’hui que pour les 90 prochains jours, vous allez investir les 90 premières minutes de votre journée de travail à vous concentrer totalement, à 100%, sans aucune interruption, sur votre unique projet le plus important.
Trop intimidant ? Commencez par 30/30/1 !
Pendant les 30 prochains jours, dédiez les premières 30 minutes de votre journée de travail à 1 même et unique projet qui est le plus prometteur dans votre métier, département, compagnie ou même industrie.
CSP est partenaire de DantotsuPM
Et pour plus de chances de succès, expliquez aux personnes susceptibles de vous interrompre ce que vous avez décidé de faire et pourquoi.
Observez alors ce qui se produit…
…et revenez ici en témoigner dans les commentaires.
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Et si vous décidiez vous aussi d’aider un manager de projet, ou de tester si le mécanisme peut fonctionner sur l’un de vos soucis si vous êtes manager de projet ?
Lisez le billet de Andy Kaufman sur LinkedIn et rejoignez la discussion
« Aujourd’hui nous annonçons l’initiative Help a Project Manager Out! (HAPMO!) . C’est une initiative bénévole conçue pour aider toute personne qui a un intérêt ou une passion pour livrer des projets. Votre titre ou industrie ne sont pas discriminants. Peu importe si vous menez actuellement des projets ou espérez le faire un jour.
Il y a une communauté de professionnels qui sont prêts à aider et voici comment ça marche
Deux fois par mois je posterai un article qui ressemble à celui-ci. Typiquement ce sera en début et milieu de mois.
Êtes-vous en transition et à la recherche d’un rôle projet ?
Répondez par un commentaire avec les renseignements pertinents que vous souhaitez partager avec vos collègues du monde entier.Indiquez l’opportunité ou le poste que vous recherchez.Nous avons des personnes dans des rôles de leadership partout dans le monde qui pourraient vous aider dans vos recherches en partageant des conseils ou en facilitant les introductions.
Cherchez-vous à obtenir une certification et avez-vous une question ?
PM holding certification Arras report 2018
Posez votre question en commentaire.Qu’il s’agisse d’une certification liée au PMI ou pas, des professionnels qui ont déjà suivi cette voie peuvent soit répondre directement à votre question, soit vous orienter vers des ressources pour vous aider.
Dirigez-vous un projet et cherchez-vous des idées ?
Laissez un commentaire avec votre question ou situation.Certains des plus grands managers de projets pourraient tout simplement partager leurs pensées en retour.
Êtes-vous un recruteur à la recherche de pros liés au projet ?
Surveillez les commentaires.La personne que vous cherchez pourrait être là.
Vous voulez élargir votre réseau ?
Soyez à l’affût des gens qui s’engagent ici et qui tentent de vous répondre.Connectez-vous et commencez à communiquer avec eux.
Êtes-vous passionné par le mentorat et donner en retour ?
Les chefs de projets ont tellement de choses à se rappeler et dont se soucier sur leurs projets (en plus de leur vie personnelle) que leur esprit peut parfois être surchargé.
J’ai trouvé cette vidéo en anglais très intéressante pour libérer un peu d’espace dans sa tête et être plus efficace.
Vous vous servez peut-être déjà d’une ou plusieurs de ces techniques
1. Écrire ses pensées dans un journal sans chercher à les ordonner ni les contrôler. Juste pour formuler vos pensées par écrit pour les formaliser avant de les relire plus tard.
2. Utiliser une liste à tiret (comme une « to do » liste). Phrases courtes avec un verbe d’action si possible. Puis, dans un second temps reprendre la liste pour la prioriser de décider qu’en faire.
3. Écrire une idée par carte. Similaire à la liste ci-dessus mais plus riche. Vous pouvez dessinez par exemple. Une étape ultérieure sera de regrouper, compléter, organiser ces cartes.
4. Noter vos pensées dans un carnet de poche en faisant de l’exercice. Ce pourrait aussi être sur un dictaphone ou une application sur votre smartphone comme evernote.
5. Mind Map. Sur un mur ou tableau, vous jetez vos ides mais en les organisant en même temps que vous les exposez. Très visuel.
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Maintenir une ligne de communication ouverte et efficace avec les parties prenantes est important. Il y a deux ou trois ans je suis tombé sur cette liste d’astuces pour mieux présenter aux parties prenantes, qui méritent d’être revues. Parfois il semble que l’efficacité d’une réunion de trente minutes puisse être conclue dans les dans soixante premières secondes. Les parties prenantes ont parfois des laps de temps d’attention très courts. Si vous ne captez pas leur attention dans les deux premières minutes, ils commenceront à vérifier leur courrier électronique et regarder l’horloge ou pire, quitteront votre réunion.
Toute personne impliquée dans un projet doit traiter avec des sponsors et des parties prenantes.
Voici dix conseils qui pourraient aider vos interactions
1. Piquez leur curiosité : Un ordre du jour est toujours une bonne idée, mais un bref résumé de ce qui sera discuté est encore mieux. En plus, on donne aux parties prenantes quelque chose à prendre dans la rencontre et cela leur permet de venir préparées avec leurs questions.
2. Ne supposez pas qu’ils connaissent le travail attendu de leur part en tant que partie prenante : Ils pourraient en avoir une vue de haut niveau, mais vous devrez probablement expliciter les détails de ce qu’ils devront faire.
3. Faites simple : Exposez-leur la situation en termes directs. Ne les noyez pas d’informations. Restez-en à l’essentiel. (Cependant, soyez prêt à entrer dans les détails s’ils commencent à poser des questions.)
4. Utilisez des chiffres et des images :
Ma bible pour préparer des présentations mémorables (disponible sur Amazon)
PowerPoint est un excellent outil pour présenter des graphiques et des chiffres aux parties prenantes. C’est la façon dont elles se présentent les informations entre elles. Vous devriez en faire autant.
5. Parfois vous devez utiliser la logique : Acceptez le fait qu’il pourrait ne pas toujours y avoir des données pour supporter une situation particulière. Ne pas avoir de chiffres pour soutenir votre position pourrait rendre un bon argument problématique, dans ce cas vous devriez vous tourner vers une logique « si … alors … » pour expliquer une situation. Cependant, ne vous attendez pas aux mêmes résultats ou à la même réponse de la part des parties prenantes car avec elles les chiffres font loi.
6. Temporiser n’est jamais une bonne option : n’attendez pas qu’un problème soit évident — il est souvent plus difficile de résoudre le problème à ce moment-là.
7. Offrez toujours une solution : si vous venez exposer un problème sans offrir une solution potentielle, vous pourriez aussi bien demander les parties prenantes : « Virez-moi tout de suite. » Trouver des solutions fait partie de votre travail de chef de projet.
8. Spécifiez les actions qu’ils doivent entreprendre : si les parties prenantes doivent agir, ne supposez pas que ce sera évident pour elles. Récapitulez — sous forme de liste — quelles actions doivent être prises et quand.
9. Dites toujours « oui », mais assurez-vous qu’ils comprennent combien coûtera ce « oui« : les Sponsors et des parties prenantes n’aiment pas entendre « Non », donc ne le dites pas. Assurez-vous simplement qu’ils comprennent le coût de leur requête, alors ils peuvent juger par eux-mêmes si « oui » vaut vraiment le coup.
10. N’arrêtez pas de reporter sur le statut du projet parce que les parties prenantes arrêtent de l’exiger : la perception est la réalité. Si les parties prenantes perçoivent que vous ne faites rien : c’est que vous ne faites rien. Ne laissez pas votre tête être la suivante sur le billot.
Indépendamment de la méthodologie de management du travail de votre société, il y a beaucoup d’outils de management de projets disponibles pour faciliter la gestion des tâches et des délais. Ils vous aideront aussi à communiquer plus efficacement avec les parties prenantes dans votre organisation. Que votre outil de management de projet facilite ou pas cette forme de communication, ignorer cette partie importante de votre rôle de chef de projet est dangereux.
Que faites-vous dans votre organisation pour encourager une relation positive avec les parties prenantes ?
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Avis personnel
La neuvième recommandation qui suggère de toujours répondre par « oui » aux demandes des parties prenantes en indiquant simplement le coût associé à ce « oui » me semble dangereuse.
Par exemple : « Oui, nous pouvons effectivement réaliser cette nouvelle fonctionnalité en augmentant le budget de 10% et en reculant d’un mois la date de livraison. »
Mon expérience personnelle est que trop souvent la contrepartie ou les conditions nécessaires pour autoriser ce « oui » seront occultées par une grande majorité des parties prenantes. Elles n’entendront que le « oui » de début de phrase. Or, les conditions qui permettraient ce « oui » ne sont pas réalisées au moment où il est prononcé : Besoin de budget additionnel, report au niveau des délais, ajout de personnels et de compétences, compromis sur le contenu des livrables ou la qualité…
Je suggérerais donc, dans cette situation, de choisir d’adopter la position de dire « non » suivi d’un « sauf à » faire ceci ou cela (à augmenter les ressources, à réduire les exigences, à reporter la date de livraison…).
Par exemple :
« Cet augmentation de fonctionnalité semble en effet attractive, mais nous ne pouvons pas y répondre sauf à augmenter le budget de 10% et reculer la date de livraison d’un mois ».
Ceci permet à mon avis d’être beaucoup plus clair sur l’incidence de passer outre à ce « non ».
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Je ne connais pas encore les vôtres mais voici quelques-uns des trucs qui boostent ma productivité.
#1 – La « To Do » liste personnelle
Je note dans un cahier les choses à faire bien sûr, mais aussi les idées qui surgissent au détour d’une conversation, d’une lecture, d’une réunion… Ceci me permet d’éviter de garder trop de choses à l’esprit tout le temps. Une fois que c’est noté, il « suffit » de reprendre ces notes régulièrement pour mettre à jour ma « To Do » liste en fonction des priorités (importance et urgence).
Je fais presque de même au niveau des équipes projet pour ne pas perdre de vue les actions en cours avec les propriétaires de chaque sujet et les dates prévues de prochaines avancées. Dans cette « To Do » liste au niveau de l’équipe ou « Actions Tracker », je parle de dates proches auxquelles ces actions devraient avoir évolué, pas seulement de dates cibles de complétion.
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#2 – Le focus
Une chose à la fois ! Je m’efforcer de bien la finir (« done ») ou de l’avancer suffisamment pour que je puisse repartir de ce nouveau point intermédiaire sans retour arrière la prochaine fois.
Pour une concentration optimale, j’ai appris à me ménager des moments et environnements tranquilles et propices à la réflexion. Certains travaillent mieux dans la frénésie et l’urgence, mais ce n’est pas mon cas…
Me couper des sollicitations peut être un challenge tant les moyens de communications favorisent l’immédiateté des échanges : Mail, Téléphone, SMS, Messageries instantanées, Politiques de « porte ouverte »… mais je m’améliore, je crois !
#4 – De vraies délégations
Relisez ce billet pour vous recentrez sur ce que vous aimez et sur là où vous ajouterez le plus de valeur !
Pour pouvoir prétendre à ces moments privilégiés d’efficacité maximale, je m’efforce de bien définir les rôles dans les équipes projets. Je dois déléguer avec la plus grande clarté puis ne pas aller marcher sur les platebandes dont la création et l’entretien ont justement été délégués à ces autres membres de l’équipe. Il m’est encore difficile de ne pas intervenir ni sauter dans l’action quand les choses n’avancent pas comme je le voudrais (contenu et vitesse).
Et vous, quelles sont vos astuces pour maximiser votre efficacité ?
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John McWade publie un magazine et prodigue ses conseils sur le site « Before & After ».
Plusieurs sont disponibles gratuitement (voir la section free stuff), dont cette vidéo que j’ai trouvée très utile pour créer rapidement et sans beaucoup de moyens un logo avec un look professionnel pour votre projet ou programme.
Voici comment vous y prendre en 2 minutes et 30 secondes, top chrono !
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C’est un petit dispositif que j’ai tiré de ma participation avec des start-ups. Il s’appelle la Matrice Effort Impact.
Vous devriez le remplir juste après avoir complété votre Matrice de Eisenhower (ou de Adair).
Étape 1 : Dessinez le diagramme suivant sur une feuille blanche :
MATRICE EFFORT – IMPACT
DIFFICILE
FACILE
FORT IMPACT
1
2
FAIBLE IMPACT
3
4
Étape 2 : Retournez à votre liste de toutes les tâches et distribuez-les dans ces quadrants.
Étape 3 : Prenez SEULEMENT les tâches que vous mettez dans le quadrant 2 et bossez dessus.
Vous remarquerez que cette matrice ne fonctionne pas seulement dans les quadrants, mais aussi à cheval sur plusieurs pour certaines tâches. Cela nécessite donc un peu de réflexion pour décider de quelles tâches sont les plus faciles et lesquelles vous donneront les plus forts retours sur investissement.
Exemples
Quadrant 1 : Fort Impact, Difficile.
Créer une société et la faire entrer au « Fortune 500 ». Écrire d’un roman à succès. Inventer l’ampoule. Démarrer une colonie sur mars. Faire passer votre enfant à l’âge adulte. Cela peut vous coûter du sang, de la sueur, des larmes et de l’argent, mais cela vaudra le coup au final.
Quadrant 2 : Fort Impact, Facile
Un rendez-vous réussi. Sortir votre vidéo promotionnelle. Faire ce que vous savez bien faire au lieu d’essayer quelque chose que vous n’avez jamais fait auparavant.
Le truc avec ce quadrant est que nous ne savons pas toujours laquelle de nos tâches aura le meilleur impact. C’est le quadrant dans lequel nous souhaitons que soient positionnés nos efforts. Mais ils ne s’y trouvent pas souvent. Si vous avez réellement des tâches dans ce quadrant, vous devriez les mettre au sommet de votre liste.
Quadrant 3 : Faible Impact, Difficile
Distribuer votre matériel promotionnel. Vendre quoi que ce soit à domicile. Essayer de faire changer d’avis votre conjoint.
Relisez le billet sur Eisenhower et John Adair
Celles-ci sont presque pires que le quatrième Quadrant d’Eisenhower, parce qu’elles ne procurent même pas de plaisir. Je les rayerais probablement de ma liste et c’est tout, ou, si elles doivent réellement être faites ? Déléguez-les le plus possible !
Quadrant 4 : Faible Impact, Facile
Faire de vos amis des clients en échange de témoignages. Faire faire de nouvelles cartes de visite. Envoyer la facture mensuelle à votre client.
Petit à petit, ces tâches cumulent des bénéfices.
Ces tâches ne vont pas nécessairement changer la face de la terre, mais elles ne prendront pas trop de temps ni d’énergie. Plus important encore : si vous avez beaucoup de celles-ci, leur valeur s’additionne !
CSP est partenaire de DantotsuPM
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