Aide un manager de projet ! (Help A Project Manager Out! #HAPMO), une belle initiative lancée sur LinkedIn par Andy Kaufman

Et si vous décidiez vous aussi d’aider un manager de projet, ou de tester si le mécanisme peut fonctionner sur l’un de vos soucis si vous êtes manager de projet ?

Lisez le billet de Andy Kaufman sur LinkedIn et rejoignez la discussion

Voici ce que nous propose Andy

« Aujourd’hui nous annonçons l’initiative Help a Project Manager Out! (HAPMO!) . C’est une initiative bénévole conçue pour aider toute personne qui a un intérêt ou une passion pour livrer des projets. Votre titre ou industrie ne sont pas discriminants. Peu importe si vous menez actuellement des projets ou espérez le faire un jour.

Il y a une communauté de professionnels qui sont prêts à aider et voici comment ça marche

Deux fois par mois je posterai un article qui ressemble à celui-ci. Typiquement ce sera en début et milieu de mois.

Êtes-vous en transition et à la recherche d’un rôle projet ?

Répondez par un commentaire avec les renseignements pertinents que vous souhaitez partager avec vos collègues du monde entier. Indiquez l’opportunité ou le poste que vous recherchez. Nous avons des personnes dans des rôles de leadership partout dans le monde qui pourraient vous aider dans vos recherches en partageant des conseils ou en facilitant les introductions.

Cherchez-vous à obtenir une certification et avez-vous une question ?

PM holding certification Arras report 2018

Posez votre question en commentaire. Qu’il s’agisse d’une certification liée au PMI ou pas, des professionnels qui ont déjà suivi cette voie peuvent soit répondre directement à votre question, soit vous orienter vers des ressources pour vous aider.

Dirigez-vous un projet et cherchez-vous des idées ?

Laissez un commentaire avec votre question ou situation. Certains des plus grands managers de projets pourraient tout simplement partager leurs pensées en retour.

Êtes-vous un recruteur à la recherche de pros liés au projet ?

nous recrutonsSurveillez les commentaires. La personne que vous cherchez pourrait être là.

Vous voulez élargir votre réseau ?

Soyez à l’affût des gens qui s’engagent ici et qui tentent de vous répondre. Connectez-vous et commencez à communiquer avec eux.

Êtes-vous passionné par le mentorat et donner en retour ?

Partagez votre opinion. »

Allez, tout le monde? aidons un manager de projet à s’en sortir ! Postez vos commentaires sur le billet de Andy.

5 façons de désencombrer votre esprit !

Les chefs de projets ont tellement de choses à se rappeler et dont se soucier sur leurs projets (en plus de leur vie personnelle) que leur esprit peut parfois être surchargé.

J’ai trouvé cette vidéo en anglais très intéressante pour libérer un peu d’espace dans sa tête et être plus efficace.

Vous vous servez peut-être déjà d’une ou plusieurs de ces techniques

1. Écrire ses pensées dans un journal sans chercher à les ordonner ni les contrôler. Juste pour formuler vos pensées par écrit pour les formaliser avant de les relire plus tard.

2. Utiliser une liste à tiret (comme une « to do » liste). Phrases courtes avec un verbe d’action si possible. Puis, dans un second temps reprendre la liste pour la prioriser de décider qu’en faire.

3. Écrire une idée par carte. Similaire à la liste ci-dessus mais plus riche. Vous pouvez dessinez par exemple. Une étape ultérieure sera de regrouper, compléter, organiser ces cartes.

4. Noter vos pensées dans un carnet de poche en faisant de l’exercice. Ce pourrait aussi être sur un dictaphone ou une application sur votre smartphone comme evernote.

5. Mind Map. Sur un mur ou tableau, vous jetez vos ides mais en les organisant en même temps que vous les exposez. Très visuel.

10 conseils pour délivrer une présentation plus efficace aux parties prenantes du projet

Parfois il semble que l’efficacité d’une réunion de trente minutes puisse être conclue dans les dans soixante premières secondes.

Presenting to Project Stakeholders: 10 Tips to Effective Communication par Ty Kiisel

Maintenir une ligne de communication ouverte et efficace avec les parties prenantes est important. Il y a deux ou trois ans je suis tombé sur cette liste d’astuces pour mieux présenter aux parties prenantes, qui méritent d’être revues. Parfois il semble que l’efficacité d’une réunion de trente minutes puisse être conclue dans les dans soixante premières secondes. Les parties prenantes ont parfois des laps de temps d’attention très courts. Si vous ne captez pas leur attention dans les deux premières minutes, ils commenceront à vérifier leur courrier électronique et regarder l’horloge ou pire, quitteront votre réunion.

Toute personne impliquée dans un projet doit traiter avec des sponsors et des parties prenantes.

Voici dix conseils qui pourraient aider vos interactions

1.      Piquez leur curiosité : Un ordre du jour est toujours une bonne idée, mais un bref résumé de ce qui sera discuté est encore mieux. En plus, on donne aux parties prenantes quelque chose à prendre dans la rencontre et cela leur permet de venir préparées avec leurs questions.

2.      Ne supposez pas qu’ils connaissent le travail attendu de leur part en tant que partie prenante : Ils pourraient en avoir une vue de haut niveau, mais vous devrez probablement expliciter les détails de ce qu’ils devront faire.

3.      Faites simple : Exposez-leur la situation en termes directs. Ne les noyez pas d’informations. Restez-en à l’essentiel. (Cependant, soyez prêt à entrer dans les détails s’ils commencent à poser des questions.)

4.      Utilisez des chiffres et des images :

Ma bible pour préparer des présentations mémorables (disponible sur Amazon)

PowerPoint est un excellent outil pour présenter des graphiques et des chiffres aux parties prenantes. C’est la façon dont elles se présentent les informations entre elles. Vous devriez en faire autant.

5.      Parfois vous devez utiliser la logique : Acceptez le fait qu’il pourrait ne pas toujours y avoir des données pour supporter une situation particulière. Ne pas avoir de chiffres pour soutenir votre position pourrait rendre un bon argument problématique, dans ce cas vous devriez vous tourner vers une logique « si … alors … » pour expliquer une situation. Cependant, ne vous attendez pas aux mêmes résultats ou à la même réponse de la part des parties prenantes car avec elles les chiffres font loi.

6.      Temporiser n’est jamais une bonne option : n’attendez pas qu’un problème soit évident — il est souvent plus difficile de résoudre le problème à ce moment-là.

7.      Offrez toujours une solution : si vous venez exposer un problème sans offrir une solution potentielle, vous pourriez aussi bien demander les parties prenantes : « Virez-moi tout de suite. » Trouver des solutions fait partie de votre travail de chef de projet.

8.      Spécifiez les actions qu’ils doivent entreprendre : si les parties prenantes doivent agir, ne supposez pas que ce sera évident pour elles. Récapitulez — sous forme de liste — quelles actions doivent être prises et quand.

9.      Dites toujours « oui », mais assurez-vous qu’ils comprennent combien coûtera ce « oui« : les Sponsors et des parties prenantes n’aiment pas entendre « Non », donc ne le dites pas. Assurez-vous simplement qu’ils comprennent le coût de leur requête, alors ils peuvent juger par eux-mêmes si « oui » vaut vraiment le coup.

10.  N’arrêtez pas de reporter sur le statut du projet parce que les parties prenantes arrêtent de l’exiger : la perception est la réalité. Si les parties prenantes perçoivent que vous ne faites rien : c’est que vous ne faites rien. Ne laissez pas votre tête être la suivante sur le billot.

Indépendamment de la méthodologie de management du travail de votre société, il y a beaucoup d’outils de management de projets disponibles pour faciliter la gestion des tâches et des délais. Ils vous aideront aussi à communiquer plus efficacement avec les parties prenantes dans votre organisation. Que votre outil de management de projet facilite ou pas cette forme de communication, ignorer cette partie importante de votre rôle de chef de projet est dangereux.

Que faites-vous dans votre organisation pour encourager une relation positive avec les parties prenantes ?

Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM

Avis personnel

La neuvième recommandation qui suggère de toujours répondre par « oui » aux demandes des parties prenantes en indiquant simplement le coût associé à ce « oui » me semble dangereuse.

Par exemple : « Oui, nous pouvons effectivement réaliser cette nouvelle fonctionnalité en augmentant le budget de 10% et en reculant d’un mois la date de livraison. »

need for budget - besoin de budgetMon expérience personnelle est que trop souvent la contrepartie ou les conditions nécessaires pour autoriser ce « oui » seront occultées par une grande majorité des parties prenantes. Elles n’entendront que le « oui » de début de phrase. Or, les conditions qui permettraient ce « oui » ne sont pas réalisées au moment où il est prononcé : Besoin de budget additionnel, report au niveau des délais, ajout de  personnels et de compétences, compromis sur le contenu des livrables ou la qualité…

Je suggérerais donc, dans cette situation, de choisir d’adopter la position de dire « non » suivi d’un « sauf à » faire ceci ou cela (à augmenter les ressources, à réduire les exigences, à reporter la date de livraison…).

Par exemple :

« Cet augmentation de fonctionnalité semble en effet attractive, mais nous ne pouvons pas y répondre sauf à augmenter le budget de 10% et reculer la date de livraison d’un mois ».

Ceci permet à mon avis d’être beaucoup plus clair sur l’incidence de passer outre à ce « non ».

Quelles sont les astuces des PMs pour booster leur efficacité ?

Je ne connais pas encore les vôtres mais voici quelques-uns des trucs qui boostent ma productivité.

#1 – La « To Do » liste personnelle

Je note dans un cahier les choses à faire bien sûr, mais aussi les idées qui surgissent au détour d’une conversation, d’une lecture, d’une réunion… Ceci me permet d’éviter de garder trop de choses à l’esprit tout le temps. Une fois que c’est noté, il « suffit » de reprendre ces notes régulièrement pour mettre à jour ma « To Do » liste en fonction des priorités (importance et urgence).

Je fais presque de même au niveau des équipes projet pour ne pas perdre de vue les actions en cours avec les propriétaires de chaque sujet et les dates prévues de prochaines avancées. Dans cette « To Do » liste au niveau de l’équipe ou « Actions Tracker », je parle de dates proches auxquelles ces actions devraient avoir évolué, pas seulement de dates cibles de complétion.

CSP est partenaire de DantotsuPM

#2 – Le focus

finiUne chose à la fois ! Je m’efforcer de bien la finir (« done ») ou de l’avancer suffisamment pour que je puisse repartir de ce nouveau point intermédiaire sans retour arrière la prochaine fois.

Le timeboxing est une excellente aide pour moi sur ce sujet avec des créneaux de une à deux heures pour être le plus efficace possible.

#3 – Pas d’interruptions

Pour une concentration optimale, j’ai appris à me ménager des moments et environnements tranquilles et propices à la réflexion. Certains travaillent mieux dans la frénésie et l’urgence, mais ce n’est pas mon cas…

Me couper des sollicitations peut être un challenge tant les moyens de communications favorisent l’immédiateté des échanges : Mail, Téléphone, SMS, Messageries instantanées, Politiques de « porte ouverte »… mais je m’améliore, je crois !

#4 – De vraies délégations

Relisez ce billet pour vous recentrez sur ce que vous aimez et sur là où vous ajouterez le plus de valeur !

Pour pouvoir prétendre à ces moments privilégiés d’efficacité maximale, je m’efforce de bien définir les rôles dans les équipes projets. Je dois déléguer avec la plus grande clarté puis ne pas aller marcher sur les platebandes dont la création et l’entretien ont justement été délégués à ces autres membres de l’équipe. Il m’est encore difficile de ne pas intervenir ni sauter dans l’action quand les choses n’avancent pas comme je le voudrais (contenu et vitesse).

Et vous, quelles sont vos astuces pour maximiser votre efficacité ?

 

 

 

 

comment créer un logo pour votre projet en seulement quelques minutes ?

John McWade publie un magazine et prodigue ses conseils sur le site « Before & After ».

Plusieurs sont disponibles gratuitement (voir la section free stuff), dont cette vidéo que j’ai trouvée très utile pour créer rapidement et sans beaucoup de moyens un logo avec un look professionnel pour votre projet ou programme.

Voici comment vous y prendre en 2 minutes et 30 secondes, top chrono !

Comment naviguer sur votre océan de TO-DOs (choses à faire) ?

C’est déjà la rentrée et votre liste de choses à faire ne cesse de s’allonger ?

How to Master an Ocean of To-Dos with Two Simple Tools

https://betterhumans.coach.me/turn-your-tidal-wave-of-to-dos-into-the-ride-of-a-lifetime-37e21fbc3c9 par Dr. Albert J Viljoen

Priorisez selon l’impact et l’effort

C’est un petit dispositif que j’ai tiré de ma participation avec des start-ups. Il s’appelle la Matrice Effort Impact.

Vous devriez le remplir juste après avoir complété votre Matrice de Eisenhower (ou de Adair).

Étape 1 : Dessinez le diagramme suivant sur une feuille blanche :

MATRICE EFFORT – IMPACT

  DIFFICILE FACILE
FORT IMPACT

 1

 2

FAIBLE IMPACT

 3

 4

Étape 2 : Retournez à votre liste de toutes les tâches et distribuez-les dans ces quadrants.

Étape 3 : Prenez SEULEMENT les tâches que vous mettez dans le quadrant 2 et bossez dessus.

Vous remarquerez que cette matrice ne fonctionne pas seulement dans les quadrants, mais aussi à cheval sur plusieurs pour certaines tâches. Cela nécessite donc un peu de réflexion pour décider de quelles tâches sont les plus faciles et lesquelles vous donneront les plus forts retours sur investissement.

Exemples

Quadrant 1 : Fort Impact, Difficile.

eureka idée, avoir une idéeCréer une société et la faire entrer au « Fortune 500 ». Écrire d’un roman à succès. Inventer l’ampoule. Démarrer une colonie sur mars. Faire passer votre enfant à l’âge adulte. Cela peut vous coûter du sang, de la sueur, des larmes et de l’argent, mais cela vaudra le coup au final.

Quadrant 2 : Fort Impact, Facile

Un rendez-vous réussi. Sortir votre vidéo promotionnelle. Faire ce que vous savez bien faire au lieu d’essayer quelque chose que vous n’avez jamais fait auparavant.

Le truc avec ce quadrant est que nous ne savons pas toujours laquelle de nos tâches aura le meilleur impact. C’est le quadrant dans lequel nous souhaitons que soient positionnés nos efforts. Mais ils ne s’y trouvent pas souvent. Si vous avez réellement des tâches dans ce quadrant, vous devriez les mettre au sommet de votre liste.

Quadrant 3 : Faible Impact, Difficile

Distribuer votre matériel promotionnel. Vendre quoi que ce soit à domicile. Essayer de faire changer d’avis votre conjoint.

matrice de Eisenhower
Relisez le billet sur Eisenhower et John Adair

Celles-ci sont presque pires que le quatrième Quadrant d’Eisenhower, parce qu’elles ne procurent même pas de plaisir. Je les rayerais probablement de ma liste et c’est tout, ou, si elles doivent réellement être faites ? Déléguez-les le plus possible !

Quadrant 4 : Faible Impact, Facile

Faire de vos amis des clients en échange de témoignages. Faire faire de nouvelles cartes de visite. Envoyer la facture mensuelle à votre client.

Petit à petit, ces tâches cumulent des bénéfices.

Ces tâches ne vont pas nécessairement changer la face de la terre, mais elles ne prendront pas trop de temps ni d’énergie. Plus important encore : si vous avez beaucoup de celles-ci, leur valeur s’additionne !

CSP est partenaire de DantotsuPM

10 choses que seuls les fréquents voyageurs d’affaires comprennent

Quand était la dernière fois où vous avez cherché sur Google « liste pour préparer une valise pour un voyage d’affaires » ?

10 Things Only Frequent Business Travelers Understand

http://magazine.thebusylifestyle.com/2017/08/11/10-things-only-frequent-business-travellers-understand/ par The Busy Lifestyle

Un voyage d’affaires est un voyage entrepris pour le travail ou des buts professionnels, par opposition à d’autres types de voyages, comme pour les loisirs ou commuter régulièrement entre sa maison et son lieu de travail.

Quand vous commencez à voyager pour le travail, le premier voyage d’affaires peut être réellement intimidant. Et il en est de même pour le deuxième, le troisième et les suivants. Si vous ne voyagez pas pour affaires sur une base régulière, tout cela peut être une source de stress :

  • Que mettre dans son bagage pour un voyage d’affaires ?
  • Qu’est-ce qui sera le mieux par rapport aux usages et à la culture du pays que vous visitez et comment prendre en compte la saison ?
  • Entre la durée du voyage, les réunions et le décalage horaire, serai-je capable de dormir suffisamment pendant le voyage ?
  • Et en ce qui concerne l’alimentation ? Les repas en voyage d’affaires peuvent être parfois compliqués.

Le voyage d’affaires peut aussi être quelque chose que l’on attend avec impatience (le changement de paysage peut dynamiser, la chance de rencontrer de nouveaux collègues motiver, discuter des questions intéressantes passionner, etc).

Cependant, ceux qui sont des voyageurs d’affaires fréquents le considèrent différemment. Et les 10 choses qu’ils sont les seuls à comprendre ont été écrites pour les faire sourire et aussi leur donner des éléments pour discuter avec leurs amis voyageurs d’affaires moins fréquents et leur famille qui pensent toujours que l’expression “Il ou elle est en voyage d’affaires” est fascinante.

10 choses que seuls les fréquents voyageurs d’affaires comprennent

1 Vous pouvez empaqueter une valise pour une semaine en 15 minutes max sans checklist de voyage d’affaires.

2 Il peut arriver que vous mangiez vos trois repas de la journée dans trois pays différents.

3 Vous avez visité les 10 destinations privilégiées des touristes mais vous avez seulement vu aéroport, hôtel et bureau.

4 Vous avez parfois un moment de panique quand vous vous réveillez le matin parce que vous ne pouvez pas vous souvenir où vous êtes (et non pas à cause d’avoir trop bu au repas d’affaires de la soirée précédente).

5 Pendant les vacances, au lieu de voyager, vous êtes heureux de rester à la maison.

6 Quand vous voyagez pendant vos loisirs, vous êtes en premier content parce qu’il vous semble voyager léger, puis  vous commencez à vous inquiéter à la pensée d’avoir égaré votre PC portable.

7 Votre semaine de travail commence en fait le dimanche après-midi quand vous commencez à stresser pour la préparation du départ et vous inquiétez d’être à l’heure à l’aéroport le matin suivant (très tôt le plus souvent).

8 Vous ne savez pas si vous devriez être heureux ou triste du fait d’être membre VIP des grandes lignes aériennes et des programmes de fidélité des chaînes d’hôtel.

9 Vous planifiez de rattraper le sommeil pendant le week-end mais la « to-do list » de la maison vous tombe dessus à la place.

10 Vous avez renoncé à expliquer à votre famille et à vos amis que les voyages d’affaires ne sont pas toujours aussi fascinants qu’ils le pensent (ils ne changeront pas d’avis de toute façon, alors pourquoi s’en donner la peine).

Cette “Règle 1-3-5” peut complètement changer votre To-Do Liste !!!

This “1-3-5 Rule” Can Completely Change Your To-Do List

https://chrisguillebeau.com/to-do-list-1-3-5-rule/ par Chris Guillebeau

Avez-vous une liste de choses à faire (To-Do List) encombrée et surchargée ?

Essayez-vous de tout accomplir, seulement en vous consommant et finissant par vous sentir toujours plus en retard ?

S’il en est ainsi, vous n’êtes pas tout seul.

En lisant The New Rules of Work, un nouveau livre des co-fondateurs de The Muse, vous trouverez une stratégie alternative de To-Do List dont j’ai pensé qu’elle valait la peine d’être partagée.

Voici la stratégie :

N’importe quel jour donné, supposez que vous pouvez seulement accomplir une grande chose, trois choses moyennes et cinq petites choses et réduisez votre To-Do liste à ces neuf choses.

Visuellement, cela pourrait donner :

Simple, non ? Vous voudrez probablement toujours tenir une liste de référence de toutes les choses de votre liste (les avoir écrites ou stockées sous forme digitale est bien meilleur que d’essayer de se les rappeler), mais cette liste est avant tout de la priorisation.

Livre sur Amazon

Il est important de faire des progrès sur les grandes choses. Cependant, la plupart d’entre nous ont aussi et toujours de petites choses à compléter dans leur liste. Et bien sûr, certaines choses ne sont pas tout à fait ni grandes ni petites, elles sont entre les deux.

Vous ne pouvez pas faire cinq grandes choses par jour. Mais vous pouvez faire cinq petites choses. Choisissez donc une grande chose, trois choses moyennes et cinq petites choses. Mettez-vous alors au travail !

Lisez le livre de The Muse The New Rules of Work: The Modern Playbook for Navigating Your Career pour plus d’idées et de détails !

CSP est partenaire de DantotsuPM

 

« Goals », « Objective » ou « Purpose » ? Le foot peut nous aider à distinguer ces termes souvent mal interprétés !

Ces trois termes anglais restent souvent difficiles à distinguer et utiliser correctement.

Thierry Chamfrault qui nous donnait une formation sur Service Integration And Management (SIAM) cette semaine, a partagé avec nous une manière simple de les appréhender.

Comme nous sommes en pleine période de coupe du monde de foot 2018 (ah, vous ne saviez pas :-)), voici une explication concrète qui s’applique à toute équipe engagée dans la compétition à chaque match !

GOALS : Marquer des buts

OBJECTIVE : Gagner le match

PURPOSE : Atteindre la phase finale de la coupe du monde et la gagner

un truc infaillible pour vos courriers électroniques

Failsafe tip

http://sethgodin.typepad.com/seths_blog/2018/05/failsafe-tip.html par Seth Godin

La toute dernière chose à ajouter à un courriel/email important est l’adresse électronique du destinataire.

Écrivez le texte, sauvez-le en tant que brouillon et, une heure plus tard, ajoutez l’adresse électronique du destinataire puis tapez sur envoi.

Il n’est pas évident que vous deviez jamais envoyer une longue prose, mais si vous le faites, écrivez-la d’abord dans une application de prise de notes, puis copiez, collez et envoyez.

Envoyez ce courriel/email quand vous êtes prêts, pas avant.

Il n’y a pas de bouton de ‘rappel’.