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Déclarez-vous en faillite de courrier électronique et prenez un nouveau départ

11 Oct

Vous vous êtes jamais senti si débordé par le courrier électronique que vous auriez juste voulu supprimer votre compte de messagerie électronique et repartir de zéro ?

Si c’est le cas, vous n’êtes pas seul !

Declare Email Bankruptcy and Get a Fresh Start, http://michaelhyatt.com/email-bankruptcy.html  Michael Hyatt

La semaine dernière, j’ai tweeté un lien sur l’un de mes articles de blog les plus populaires jamais, « Yes, You Can Stay on Top of Email » et, presque immédiatement, j’ai reçu deux messages électroniques.

La première personne disait « je veux vraiment reprendre la main sur le courrier électronique, mais j’ai plus de 2100 messages non lus dans ma boîte d’arrivée. Chaque fois que je pense à essayer de rattraper le retard, j’ai envie de pleurer. Je ne sais pas où commencer ! »

La deuxième personne exprimait un sentiment similaire. Elle avouait avoir plus de trois mille messages non lus.

Mon conseil est simple : déclarez-vous en faillite de courrier électronique et recommencez à zéro. Cela ne vaut pas la peine de rester scotché dans cet état. Il est temps pour quelque chose de radical.

Vous savez qu’il est temps pour une faillite de courrier électronique quand :

  • Vous avez plus de cinq cents messages électroniques non lus dans votre boîte d’arrivée.
  • Vos collègues se plaignent de votre manque de réactivité.
  • Vous avez entendu quelqu’un vous dire plus d’une fois la semaine dernière, « Avez-vous reçu le courrier électronique que je vous ai envoyé ? Je n’ai pas reçu de réponse de votre part. »
  • Vous vous sentez inquiet ou dépassé quand vous pensez au courrier électronique.

Est-ce vous ?

S’il en est ainsi, voici sept étapes à votre déclaration de faillite de courrier électronique :

  1. Admettez la vérité.

Vous avez trop de retard pour rattraper le retard. Malgré vos engagements répétés du contraire, vous prenez de plus en plus de retard. Il est temps de faire quelque chose de majeur vous remettre en piste. Dites ceci à vous-même, Je me déclare en faillite de courrier électronique.

  1. Ouvrez votre programme de courrier électronique.

Une fois ceci fait, mettez-vous immédiatement en absence. Vous devez « éteindre le robinet, pour pouvoir écoper la barque. » La faillite de courrier électronique ne demandera pas longtemps, peut-être trente minutes, mais vous ne pouvez pas le faire si vous êtes constamment interrompu par de nouveaux messages.

  1. Triez vos messages par nom d’émetteur.

Parcourez maintenant la liste jusqu’à ce que vous arriviez aux messages de votre patron, collègues, ou clients clés.

Choisissez les deux messages les plus récents de chacun et répondez à ceux-ci. Mais limitez-vous à dix messages en tout. Vous ne voulez pas rester bloqué. Si ceci prend plus de quinze minutes, passez immédiatement à la prochaine étape.

  1. Créez un nouveau dossier « Courrier Traité ».

Ceci est le seul dossier de courrier électronique dont vous aurez jamais besoin. J’explique pourquoi dans « Yes, You Can Stay on Top of Email« . Pour le moment, faites-moi confiance. Créez le dossier dans votre boîte d’arrivée principale. Si vous utilisez Gmail, utilisez simplement le dossier d’Archives.

  1. Déplacez tous vos messages dans ce dossier.

Sélectionnez tous les messages, marquz-les comme lus et trainez-les dans ce nouveau dossier courrier traité ou archives.

Regardez maintenant votre dossier Boîte d’arrivée et imprimez-en l’image. C’est ce à quoi ressemble une Boîte d’arrivée vide. À ce moment, vous devriez ressentir une étincelle d’espoir.

  1. Ne vous inquiétez pas de vos messages non lus.

Si un message est important, quelqu’un vous le fera savoir. Si ce n’était pas, personne ne le fera.

Vous ne devez pas expliquer que vous vous êtes déclaré en faillite de courrier électronique. Vous ne devez pas raconter des bobards ni faire d’excuses. Dites simplement, « je suis désolé, je n’ai pas vu ce message. Cela vous dérangerait-il de me le ré-envoyer ? »

  1. Engagez-vous la stratégie « zéro message dans la boîte d’arrivée ».

Votre but est d’avoir votre boîte d’arrivée de courrier électronique complètement vide vers la fin de chaque journée. Pour faire ceci, vous devrez apprendre quatre nouvelles compétences de courrier électronique. De nouveau, j’explique celles-ci en détail dans « Yes, You Can Stay on Top of Email.  »

Lisez cet article et imprimez-le pour référence. Tournez maintenant remettez votre courrier électronique en service et commencez à pratiquer ce que vous avez appris. Plus vous le ferez, plus rapidement vous y parviendrez. En moyenne, je peux traiter cent messages en trente minutes.

Finalement, tout comme une faillite financière, vous ne pouvez pas vous déclarer en faillite de courrier électronique très souvent. C’est une procédure d’urgence pour des circonstances critiques.

Le but n’est pas d’éluder vos responsabilités, mais d’effacer votre ardoise pour que vous puissiez rester maitre de vos responsabilités à l’avenir.

Question : Quelle impression cela fait-il de repartir d’un tableau blanc ? Vous pouvez laisser un commentaire ici.

comment tirer le meilleur de ma formation ?

29 Sep

Regardons comment chacun d’entre nous peut grandement améliorer l’efficacité des formations auxquelles il/elle a la chance de participer.

Une approche en trois temps, Avant, Pendant et Après la formation.

1. Avant: Je me prépare !

Une grande partie du succès réside dans la préparation. Cette phase qui précède la formation est en effet cruciale.

Il s’agit tout d’abord de répondre à quelques questions relativement simples:

  • Que voudrais-je apprendre ?

Je m’efforce d’être le plus précis possible compte tenu du fait qu’il est difficile d’avoir des certitudes sur un sujet que je ne connais pas ou pas suffisamment. Si je vais en formation, c’est généralement pour découvrir un nouveau domaine, acquérir ou perfectionner une compétence, apprendre à me servir de nouveaux outils, processus ou méthodes…

  • Pourquoi ? et suis-je prêt ?

Quelles sont mes motivations pour cette formation ? Me sera-t-elle réellement utile dans un futur proche ? Personnellement, j’évite toute formation spécialisée dont je ne pense pas pouvoir utiliser les enseignements dans les 3 mois qui suivent. Autre critère important, les pré-requis : Ai-je l’expérience et les connaissances nécessaires pour que ce cours me soit profitable ? Aller à un cours avancé de préparation à l’examen PMP® sans avoir l’expérience requise (3 ans de management de projets au minimum) et sans avoir suivi les formations préalables risque fort de ne m’être que de peu d’utilité.

  • Est-ce le bon moment ?

Compte tenu de ma charge de travail, le moment est-il propice  pour suivre cette formation ? Suis-je certain de pouvoir libérer le temps nécessaire ? J’ai eu la chance de participer à 3 programmes très musclés de formation comportant plusieurs semaines de formations et travail de groupe entre celles-ci pendant plusieurs mois : école de consulting IT, préparation au PMP®, Intrapreneurship University. Les trois furent très intenses et exigeants avec des  périodes de plusieurs semaines hors du bureau et loin des miens. Il y avait aussi du travail personnel et d’équipe à réaliser entre les différentes étapes de la formation qui exigeaient une disponibilité d’esprit et de concentration. Donc, une excellente question avant de s’engager dans une  formation longue : Ma famille me soutient-elle dans ce projet ?

  • Mon supérieur me supporte-t-il dans cette formation ?

Ne perdons pas de temps à rechercher inutilement des formations qui vont être refusées (à moins que vous ne soyez décidés à les financer de votre poche ou à utiliser votre DIF/CPF pour les Français). Bien sûr, mon habileté à convaincre peut être primordiale ainsi que ma capacité à bien positionner la formation de manière logique par rapport à mon job et mes ambitions. Mais, les budgets ne sont pas extensibles et certaines formations très chères (argent et temps). Autre aspect: mon boss sera-t-il  prêt à m’aider à mettre en pratique ce que j’aurais appris : par de nouvelles tâches, responsabilités ou projets, en me « coachant » (ou identifiant un coach), en me donnant du temps pour préparer une certification…

  • Quelles sont les formations qui peuvent répondre à cette attente ?

Divers vecteurs de recherche sont à exploiter: le département ressources humaines de l’entreprise, les collègues, le manager, le web avec en particulier les forums et blogs professionnels, les organismes de formation… Il est également intéressant de prendre en compte pour des formations supérieures ou plus longues : la réputation de l’organisme et du cursus de formation, le formateur (beaucoup d’infos sur internet si vous parvenez à obtenir son nom). Par exemples, certains formateurs à l’examen PMP® atteignent des taux de réussite de leurs élèves qui frisent les 100%. Autant choisir ceux-là !

2. Pendant : Je me plonge à 100% dans la formation

Focus et concentration: Ça y est, nous y sommes, la formation tant attendue débute.

Considérons plusieurs domaines :

  • la logistique

Je coupe téléphone/emails et je prends mes précautions pour éviter toute interruption non réellement critique. Les périodes de formation sont suffisamment rares pour bien les exploiter en m’y consacrant à 100%. Je m’assure donc que tous ceux qui peuvent avoir besoin de me joindre en urgence sachent qui joindre à ma place ou à quelle heure je serai joignable. Je définis des créneaux pour vérifier de manière asynchrone (quand c’est le bon moment pour moi) les emails, répondeurs téléphoniques, SMS… …et je n’en déroge pas.

  • le contenu

Je m’efforce de faire le parallèle entre ce que j’apprends et des situations concrètes de ma vie professionnelle et personnelle. Cela me permet très souvent de mieux mémoriser et de valider ma compréhension. Par exemple, lorsque j’ai suivi les formations préparant à la certification Project Management Professional PMP®, j’avais déjà pas mal d’expérience de management de projet et plusieurs projets en cours. Lorsque nous abordions un nouveau domaine de compétence du PMI® avec ses techniques et outils, je me remémorais un projet sur lequel je pensais avoir observé (ou exécuté) de bonnes pratiques sur le sujet et un autre où les choses s’étaient moins bien passées. Ces points de références me permettaient d’associer très rapidement la théorie du cours avec mon expérience pratique et de mieux comprendre les raisons de ces succès ou difficultés.

  • l’ouverture d’esprit

Il n’est pas rare lors de formations d’apprendre des choses auxquelles on ne s’attendait pas. Ce que je retiens n’est peut-être pas directement l’objet de la formation et pourtant cela me sera tout aussi utile. Par exemple, il est fréquent de rencontrer en formation des personnes que l’on ne connaît pas et de devoir réaliser des exercices en petites équipes. Il y a souvent des personnes provenant d’autres pays, cultures, métiers, expériences… Par exemple, lors d’une formation sur comment construire un bon business plan, j’ai pu apprendre à déminer certains conflits qui surviennent lors de la formation d’une équipe par l’alignement des objectifs de chacun et le dialogue. Ce n’était pas directement ce que je m’attendais à apprendre, mais cela s’est avéré extrêmement utile de retour dans mon job pour prendre de nouvelles responsabilités !

3. Après: J’applique, j’approfondis, je développe !

Nous avons appris, maintenant appliquons ce nouveau savoir pour en faire une réelle compétence. La formation n’est qu’un début.

  • je pratique

Je dois me créer les opportunités de pratiquer ce que j’ai récemment acquis sous peine de l’oublier très rapidement. Si l’étape de préparation a bien été suivie, j’ai défini mes motivations pour cette formation et convaincu mon chef d’investir sur moi. Il est nécessaire au retour de la formation de reprendre cette liste de motivations et d’en faire une liste d’objectifs concrets à mettre en œuvre pour réellement maîtriser cette nouvelle compétence. Par exemple, si j’ai assisté à un cours sur le management des risques, je m’engage au retour à revoir sous quinzaine l’étude des risques de mon projet principal aux lumières de la nouvelle méthodologie et de produire les livrables correspondants: registre des risques, évaluation, priorités, plan de management, méthode de suivi périodique… Si c’était un cours sur les techniques de présentation, j’essaierai de me créer une opportunité de présenter un sujet à une large audience dans le mois qui suit…

  • j’ajoute une grosse dose de travail personnel

Il est assez rare qu’une formation donne toutes les ficelles: méthodes, techniques, savoir-faire. Par contre, j’ai maintenant les pointeurs, le vocabulaire et les compétences de base pour aller plus loin (bouquins, sites internet…). Si le sujet m’intéresse réellement, je peux rester informé des évolutions. Par exemple, comme tous les chefs de projet certifiés avant 2018, j’étudierai les changements apportés par PMI dans la nouvelle version V6 du PMBOK Guide. Je participerai à des forums et rencontres sur le sujet. Je suivrai les évolutions du domaine… Si ma supérieure a accepté de me « coacher » ou de me fournir un coach expérimenté, je vais établir des objectifs concrets avec elle.

  • j’augmente mon réseau de connaissances

J’ai certainement rencontré de nouvelles personnes (dont le formateur). Certaines très intéressantes et avec lesquelles j’ai des affinités. Je garde le contact. J’envoie un message après le cours à ces personnes, en suggérant de rester connectés sur un réseau professionnel (Linkedin, Viadeo, Réseau Social d’Entreprise ou autres). Je leur envoie régulièrement de mes nouvelles et articles intéressants sur le sujet que nous avons étudié ensemble, si possible j’organise des rencontres pour garder le lien…

Il ne s’agit que d’un retour d’expérience et je vous invite vivement à enrichir de vos commentaires et suggestions 🙂

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Comment le chef de projet devrait-il gérer un dominateur pendant une réunion d’équipe ?

18 Sep

How Should the PM Handle a Dominator During a Team Meeting?

http://www.projectmanagers.net/profiles/blogs/how-should-the-pm-handle-a by Dana Pigford Brownlee

Que Faire Quand Quelqu’un Domine la Discussion ?

Le Problème : Chacun a eu l’occasion de rencontrer “le Dominateur”.

C’est la personne dans le groupe qui semble s’accaparer la discussion. Parfois ce sont des bavards trop ardents…d’autres fois ce sont des personnalités excessivement agressives absorbant tout l’oxygène de la pièce. Malheureusement, parfois ils semblent parler au nom des autres et ne les laisseront pas exprimer leurs avis ou idées. En tant que facilitateurs, on attend de nous que nous créions et supportions un environnement inclusif et sûr où des idées diverses peuvent être exprimées. Mais quand vous êtes face à un dominateur (ou deux !!), que faire ???

Essayez une ou plusieurs de ces 8 techniques.

1. Remerciez le dominateur pour ses réactions et demandez l’apport des autres

“Stéphane, c’est une idée intéressante. Voyons si d’autres ont également des suggestions.”

2. Réitérez le commentaire du dominateur, écrivez-le visiblement pour que tous puissent le voir, et demandez ensuite d’autres idées afin de compléter la liste.

“Stéphane, il semble que vous recommandiez que nous utilisions ces trois sociétés en tant que liste des vendeurs retenus… est-ce correct ? C’est une excellente suggestion. Compilons une liste de plusieurs suggestions, puis discutons-les toutes. Nous inscrivons votre suggestion comme numéro 1 dans la liste. Je voudrais obtenir au moins trois autres suggestions de l’équipe. Qu’en pensent les autres ?”

3. Au lieu de demander au groupe de répondre à une question oralement, demandez leur de prendre 2 minutes pour noter leur idée, question, ou recommandations sur un Post-It.

Demandez ensuite à chaque personne de partager l’un des commentaires qu’elle a écrit.

4. Suggérez que le groupe utilise la technique du tour de table

Faire un tour de la table en demandant à chaque personne de partager un commentaire. Démarrez du coté de la table qui est à l’opposé du dominateur.

“C’est une question si importante que je veux être sûr d’obtenir des idées de chacun. Faisons un rapide tour de table en commençant par Gilles…”

5. Adressez-vous directement à plusieurs personnes qui n’ont rien dit.

“Michel, quelles sont tes idées sur cette question ?”

6. Faites une pause et sollicitez en aparté le support du dominateur

“Stéphanie, vous avez amené plusieurs points clefs. J’aimerais impliquer plusieurs autres membres de l’équipe dans la discussion pour entendre leurs idées. Quelques membres du groupe ne sont pas aussi affirmés et je voudrais être sûr que nous les entendions.”

7. Répartissez le groupe en paires ou petites équipes et laissez-les discuter de la question ensemble avant d’entamer une discussion de groupe

8. Obtenez l’accord de votre équipe d’utiliser un objet physique (par exemple une balle) pour équilibrer la discussion.

La personne tenant la balle s’exprime puis doit la passer à quelqu’un d’autre qui prendra à son tour la parole.

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un site web utile et gratuit pour trouver le meilleur créneau horaire pour une réunion multi-sites à l’international: timeanddate !

1 Sep

différents fuseaux horaires

Planifier une réunion avec des intervenants distribués à travers plusieurs pays et continents peut être un véritable casse tête…

visitez ce site

Mais le site web timeanddate.com très simple et gratuit vous permet de faire une première analyse de la situation avant de proposer un créneau horaire à vos correspondants.

Choisissez la date, puis les villes et vous obtenez ce type de résultat qui tient compte des changements heures été / heures hiver !

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Save

et si vous alliez à la pêche… …aux causes du problème !

11 Août

Go Fish (for Causes of Problems)

http://www.pmsouth.com/2013/10/18/go-fish-for-causes-of-problems/ par Harry Hall

« Au travail, les problèmes sont seulement des opportunités. » Henry Kaiser

Avez-vous des problèmes ? Des projets en retard sur l’échéancier ? Des temps de cycle de processus métier en augmentation? Ventes en baisse ? Les gens continuent de vivre dans des silos ?

Discutons d’un outil simple mais puissant pour résoudre les problèmes – le Diagramme en arête de poisson « Fishbone Diagram » (Le diagramme de cause et effet).

Diagramme D’Ishikawa (Fishbone)

Comment remplir un diagramme en arête de poisson ?

1. Identifiez et clarifiez le problème.

Exposez le problème objectivement. Posez des questions concernant le problème. Comme Jack Welch a dit, « étendez continuellement votre définition du problème et vous étendrez votre vue de toutes différentes façons de le résoudre. »

Rédigez le problème ou son effet à l’extrême droite du diagramme. Tirez une ligne horizontale (l’épine dorsale du poisson) depuis la marge gauche jusqu’au problème.

2. Identifiez les catégories de cause.

Par exemple, utilisez les catégories « 4 M » : Machine, Méthode, Matériels, Main-d’œuvre. Ajouter les catégories au diagramme. Dessinez des lignes diagonales (les arêtes du poisson) jusqu’à chaque catégorie.

3. Faites un remue-méninges sur les causes pour chaque catégorie.

Ajoutez ces causes sur les lignes de catégorie appropriées.

4. Identifiez les causes les plus significatives.

Demandez à l’équipe d’identifier les causes les plus significatives. Rappelez-vous le Principe de Pareto : 80 % du problème provient de 20 % des causes.

5. Définissez le plan de réponse aux risques.

Qu’est-ce qui peut être fait pour éliminer ou réduire les facteurs causals les plus significatifs ? Qui sera responsable de prendre ces actions ? Quand les actions devront-elles être complétées ?

« Un problème bien défini est un problème à demi-résolu. » – anonyme

Astuces complémentaires pour préparer des Diagrammes en Arête de poisson

1. Invitez des penseurs créatifs qui manquent de connaissance du domaine du problème.

Ceci semble-t-il contre-intuitif ? Certaines personnes ont des idées et des suppositions profondément enracinées sur les problèmes. Demandez à quelqu’un de peu familier avec le problème de participer à la session. Invitez-les à défier le consensus et à apporter des idées fraiches.

2. Résistez à la tentation de résoudre le problème pendant l’identification du problème et des causes.

Beaucoup de personnes sautent prématurément aux solutions avant d’acquérir une complète compréhension du problème et de ses causes.

3. Creusez plus profondément dans l’identification des causes.

Utilisez la technique des 5 Pourquoi. Identifier le problème et ensuite demander cinq fois « pourquoi ? ». Vous pouvez demander « pourquoi » plus ou moins de cinq fois. Continuez jusqu’à découvrir cause racine sur laquelle on peut agir.

4. Utilisez le diagramme en arête de poisson pour analyser une opportunité.

A l’étape 1, identifiez une opportunité plutôt qu’un problème. En étape 5, cherchez à exploiter ou améliorer l’opportunité.

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Question : Décrivez un problème que vous et vos parties prenantes avaient analysé en utilisant le diagramme en arête de poisson. Qu’est-ce qui vous a le plus étonné dans cet exercice ?

Autres billets sur cette méthode:

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le best of de janvier 2017 sur DantotsuPM

31 Juil

les articles les plus lus sur DantotsuPM au mois de Janvier 2017

Ce mois-ci furent plébiscités les billets sur les approches pratiques pour améliorer son efficacité et les standards Prince2 et PMI.

7 étapes pour améliorer considérablement vos entretiens avec vos interlocuteurs lors de vos prochaines rencontres

Un des aspects les plus importants dans le conseil est de se construire de robustes compétences d’interviewer.

personne ne semble être d’accord et pourtant il vous faut rapidement parvenir à un consensus, que faire ?

Pensez-vous avoir à maitriser une horde de chevaux sauvages au lieu de mener une réunion quand les membres de votre équipe ne parviennent pas à tomber d’accord ? Eh bien, si cela peut vous réconforter, sachez que ce problème est le lot de la plupart des facilitateurs de réunions à un moment ou un autre.

Si vous cherchez un chef de projet certifié du #PMI® en France…

Prince2 2017 est arrivé ! Le focus est placé sur comment adapter la méthode à tous les environnements et projets.

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connaissez-vous les 12 principes Agile qui accompagnent les 4 composantes majeures du « Agile Manifesto » ?

Beaucoup d’attention est portée sur le « Manifeste Agile » et bien qu’il soit une composante importante de Agile, il n’en est pas toute la substance. Il y a 12 principes directeurs en plus des 4 composants principaux du manifeste. Jetons un rapide coup d’œil à chacun d’entre eux et voyons combien ils affectent les pratiques Agiles et comment nous percevons et implémentons l’agilité…

comment ne pas ramener à la maison une mauvaise journée au travail ?

Bien sûr, lire ses SMS  ou emails professionnels en arrivant à la maison après une mauvaise journée est fortement déconseillé, droit à la déconnexion oblige !

OK, ils ne marcheront peut-être pas toujours mais je pense que ces conseils de John Baldoni, très simples et faciles à mettre œuvre, peuvent avoir un effet positif et re-booster votre moral avant de reprendre le chemin de la maison.

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comment se sortir d’une humeur négative et dépitée

21 Juil

How to Get Out of That Funk

http://michaelhyatt.com/how-to-get-out-of-that-funk.html par Michael Hyatt

5 trucs simples pour apprivoiser votre humeur et aborder votre journée

Vous trouvez-vous parfois dans le désarroi ? Oui, cela m’arrive aussi. Une fois, j’étais sur la route, me préparant à prononcer un discours. J’aime parler, mais j’éprouvais une quantité inhabituelle de distraction et de doute de moi-même.

J’avais environ quatre heures avant de monter sur scène. Alors, j’ai décidé d’appeler ma femme.

Un appel au secours

Elle savait immédiatement que je n’étais pas bien. (Ceci est un des nombreux avantages d’être marié depuis longtemps. Ma femme peut lire en moi comme en un livre ouvert.)

« Bien, » elle a dit après m’avoir écouté me lamenter pendant quelques minutes. « Je veux que tu raccroches et que tu ailles courir. Rappelle-moi quand ce sera fait. »

J’ai été tenté de répliquer, mais je savais au fond de moi qu’elle avait raison. J’avais besoin d’un profond changement d’état émotionnel. Et il n’allait pas juste survenir sans rien faire. Je devais faire quelque chose.

Alors, j’ai lacé mes chaussures et je suis parti courir.

Quand je l’ai rappelée une heure plus tard, tout avait changé. Mon état émotionnel avait dramatiquement changé. J’étais concentré, en alerte et optimiste. J’avais une attitude de gagnant.

Le mouvement pilote les émotions

Ceci était un bon rappel de quelque chose que nous avions appris il y a des années de Tony Robbins: L’émotion est créée par le mouvement.

Si vous voulez changer votre état émotionnel, souvent tout ce qui est nécessaire est de changer votre physiologie. J’ai testé ceci personnellement à maintes reprises.

Vous ne me croyez pas ? Essayez donc ceci:
  • Laissez-vous glisser dans votre chaise
  • Laissez tomber vos épaules
  • Prenez de faibles inspirations-expirations
  • Fermez vos yeux
  • Froncez les sourcils et soupirez

Si vous êtes comme moi, vous commencerez presque immédiatement à vous sentir à plat et peut-être même un peu découragé. Comme il s’avère, le découragement et la tristesse ont des manifestations physiques spécifiques.

Mais il en va de même avec la joie et la confiance.

C’est pourquoi vous pouvez regarder quelqu’un et dire, « Vous semblez avoir une journée difficile. » Ou, au contraire, « Ouah. Vous semblez au top ! »

5 Trucs pour stimuler votre humeur

Au cours des années, j’ai appris (et mon épouse me le rappelle périodiquement) que je peux changer mon état émotionnel en bien en me concentrant sur ma physiologie plutôt que sur mes émotions.

Et vous le pouvez aussi. Essayez ces cinq trucs simples.

1. Mettez  une musique optimiste.

Ceci peut radicalement changer votre humeur, à cause des souvenirs (mémoires) que vous associez avec certains airs.

La recherche montre aussi qu’une musique énergique accroit votre énergie quand vous la pratiquez.

2. Levez-vous et étirez-vous.

Essayez d’atteindre le plafond. Montez sur la pointe des pieds. Si vous êtes courageux, et que personne ne vous regarde, sautillez pendant soixante secondes. Secouez-vous. Faites tourner votre cou. Levez les yeux au ciel.

Une solution que j’utilise au bureau debout.

3. Prenez plusieurs respirations profondes.

L’oxygénation du sang vous rend plus alerte et éveillé. Fermez vos yeux et concentrez-vous sur la respiration. Inspirez l’air profondément dans votre diaphragme (ou ventre). Ceci est une excellente façon d’oublier ce qui vous tire vers le bas ou vous effraie.

4. Mettez votre corps en mouvement.

Le plus vigoureusement le meilleur. Allez courir, faire un tour à vélo, ou simplement une promenade de préférence en plein air. Ceci stimule votre flux sanguin et donne de l’oxygène à votre corps tout entier. Si vous le faites assez longtemps, votre cerveau produira les endorphines qui amélioreront votre humeur.

5. Concentrez-vous le positif.

 « Tel un homme pense en son cœur, tel il est » Concentrez-vous sur des pensées fortes, positives. Affirmez ce que vous savez être vrai. Remerciez pour ce que vous avez plutôt que vous plaindre de ce que vous n’avez pas. Changez votre histoire interne en ce que vous arrivez à faire plutôt que ce que devez faire.

J’utilise souvent ces trucs à plusieurs reprises chaque jour. Ils me donnent l’énergie et le boost émotionnel dont j’ai besoin pour être productif et le rester toute la journée.

Question : Quelle relation avez-vous observé entre votre physiologie et votre état émotionnel ?

 

 

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20 June – Webinar #PMI® – Change Management Tips for Project Managers

18 Mai

Do you think resistant people are an obstacle in your projects?

Luis Alberto Caceres Villota

Many projects generate transformations. A new system will change processes, concepts and behaviors. Merging companies and corporate restructurations implies deep changes. And this is followed by common pathology in projects: the resistance.

Resistance is a behavior during just 1 stage in a process of 7 stages.

If the project manager wants to implement lasting changes, this webinar will help to understand these processes and offer a glance over formal tools and methodologies to manage all the complexity involved.

Details and registration

Luis Alberto Caceres Villota, author of the book Murphy on projects, promotes techniques and training for PMs and PMOs to ensure business goals and lasting transformations.

PMI is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

Ventura Asssociates est partenaire de DantotsuPM et le votre pour dénicher les ressources critiques en PM dont vous avez besoin

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pourquoi adopter le Timeboxing ? 5 bonnes raisons !

3 Avr

Je ne suis vraiment pas un adepte du travail en regardant l’horloge, et pourtant…

… Je suis certain que la concentration sur une tâche unique et sans interruption pendant un laps de temps suffisant est beaucoup plus productive que de sauter de tâche en tâche ou se laisser détourner de sa tâche par des interruptions intempestives. En effet, de fréquents changements de contexte nuisent fortement à la concentration et à l’efficacité.

Aussi, puis-je facilement reconnaître le bien-fondé des arguments avancés par Red Tani dans son billet en faveur du « timeboxing ».

5 reasons to practice Timeboxing de Red Tani sur Workawesome

Le «Timeboxing» est une technique de gestion du temps qui limite le temps pendant lequel une tâche (ou jeu de tâches) est accomplie. Bien qu’il soit généralement utilisé par des équipes de développement logiciel, de plus en plus de personnes (des designers, des auteurs, des ingénieurs — même des étudiants) l’utilisent pour augmenter leur productivité personnelle. Pourquoi ? Voici cinq bonnes raisons.

1. Gratuit et facile.

Vous n’avez rien à acheter. Le seul gadget dont vous aurez besoin est un minuteur que vous avez probablement dans votre cuisine ou sur votre téléphone portable ou ordinateur. Si ce n’était pas le cas, il existe plein de logiciels gratuits en ligne.

Vous n’avez pas besoin de lire de longs livres ni de suivre d’onéreux séminaires pour l’apprendre.

Bien qu’il y ait beaucoup de variations du «Timeboxing», les étapes de base sont essentiellement les mêmes :
  1. Choisissez une tâche ou une liste de tâches.
  2. minuteurPrenez un minuteur et réglez-le sur un temps adapté à la tâche. Inversement, vous pouvez vouloir sélectionner la durée en premier lieu et décider ensuite des tâches que vous pouvez exécuter pendant ce laps de temps.
  3. Démarrez le minuteur et concentrez-vous sur l’exécution de la tâche. Évitez toutes les distractions et interruptions.
  4. Quand le minuteur sonne (ou clignote ou vibre), arrêtez de travailler. Idéalement, vous devriez faire confiance au dispositif pour vous dire que le temps imparti est écoulé plutôt que de vous interrompre pour vérifier l’heure de temps à autre.
  5. Récompensez-vous avec un plaisir, une activité agréable, ou simplement un repos bien mérité. L’activité et le repos peuvent eux-aussi aussi être limités dans le temps.
  6. Rebouclez autant de fois que nécessaire.

2. Flexible et personnalisable.

Les étapes listées ci-dessus peuvent toutes être ajustées. Pour ceux qui souffrent de perfectionnisme excessif ou de procrastination, la durée peut être réduite de quelques minutes pour rendre la tâche moins intimidante. D’autre part, les drogués du travail peuvent utiliser le « timeboxing » pour limiter la durée de travail, rendant ainsi le travail moins stressant.

Quand on en vient au choix et à la description des tâches à limiter dans le temps, vous pouvez être très spécifique (“Écrire une description en 100 mots de mon personnage principal”) ou plus vague (“Réaliser un certain progrès sur mon roman”), c’est à vous de choisir.

Le « timeboxing » peut aussi être utilisé pour des activités autres que le travail. Vous pouvez limiter dans le temps les tâches ménagères pour les transformer en jeux (“Ranger mon bureau en moins de dix minutes. Prêt, partez!”). Vous pouvez aussi limiter dans le temps des activités improductives (“Consulter Facebook pendant cinq minutes au maximum.”). Vous pouvez même essayer des variations de « Timeboxing » comme celles de Procrastination Dash et Pomodoro Technique.

3. Limite la procrastination.

Le démarrage sur une tâche est souvent plus difficile que de réaliser la tâche elle-même. Le «Timeboxing» rend les premiers pas moins intimidants. Il est beaucoup plus facile de commencer sur une tâche que vous devez faire pendant seulement quinze minutes que sur une chose où vous devez passer un temps indéfini. Quand vous pensez au travail et au temps d’une façon indéfinie, cela vous parait souvent extrêmement long.

Le choix de la durée du minuteur vous force aussi à choisir une quantité de travail appropriée.

Si vous avez seulement trente minutes pour travailler, vous n’essayerez pas “d’écrire un livre” car “Écrire le premier brouillon du premier chapitre″ est non seulement plus réaliste mais aussi moins intimidant. Posez la question à n’importe quel écrivain.

4. Met votre perfectionnisme sous contrôle.

La procrastination est souvent causée ou au moins liée au perfectionnisme. Non seulement les perfectionnistes ont beaucoup de mal à commencer, mais ils trouvent aussi difficile de continuer et parfois même de finir. Le «Timeboxing» diminue l’aversion envers la tâche et le stress en limitant sa durée.

Mais il y a une autre manière dont la limitation dans le temps peut restreindre le perfectionnisme. En fixant des buts spécifiques à accomplir avant que le temps imparti ne soit écoulé, le perfectionniste est forcé de s’en tenir au suffisamment bon, de donner la priorité aux objets de première nécessité et d’éviter d’aller dans trop les détails. Et si le superficiel ne peut pas être totalement évité, il peut au moins être limité dans le temps. Cela assure que le travail sera fini à l’heure et non ruiné en le peaufinant un peu trop.

5. Vous permet de vous laisser porter par le « Flow ».

Les perfectionnistes rendent le travail trop exigeant en se donnant des buts peu réalistes et souvent avec des standards trop élevés. A l’inverse, quand les buts sont trop insignifiants ou les standards trop faibles, le travail devient trop facile, aboutissant à l’ennui. Quand le travail n’est ni trop facile, ni trop difficile, cela devient aisé, même agréable et fortement productif. Cet état heureux est appelé le « Flow ».

Les conditions qui incitent le « flow » peuvent facilement être créées en se limitant dans le temps :
  • Un jeu clair d’objectifs : Vous faites une tâche spécifique dans un temps imparti.
  • La confiance en votre capacité à réaliser la tâche : Tant la tâche que le temps sont librement choisis.
  • Retour d’information clair et immédiat : Votre concentration pendant ce laps de temps limité garantit que rien n’échappe votre attention et la durée est assez courte pour que vous ne deviez pas attendre longtemps avant de pouvoir évaluer votre travail.

Pendant le « flow », vous concentrez toute votre capacité émotionnelle et intellectuelle sur la tâche à faire, vous permettant de réaliser votre meilleur travail. (Assurez-vous juste que votre minuteur est assez puissant pour vous ramener à la réalité à la fin du temps imparti.)

Microsoft est partenaire de DantotsuPM

Devenez un « timeboxer ».

Le «Timeboxing» peut être simple comparé à d’autres outils de gestion du temps, mais comme je vous l’ai montré, ses avantages sont multiples. Il y a d’autres raisons de pratiquer le «Timeboxing»: c’est plus durable, plus facile à prévoir et à mesurer, meilleur pour votre santé. Mais je suis sûr qu’une fois que vous l’aurez essayé, vous trouverez votre propre raison de l’utiliser.

Pourquoi ne lui donneriez-vous pas une chance ?

Faites une liste des tâches que vous avez remis à plus tard. Allez-y! Démarrez votre traitement de texte, mettez votre minuteur et commencez à écrire.

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4 idées très simples pour améliorer vos communications écrites comme orales

27 Déc

Dans le domaine professionnel, vous obtenez des bons points au niveau de vos capacités de communication pour la clarté, pas pour le style.

Au lieu d’essayer d’exprimer de manière poétique ou humoristique (ce qui est souvent pire) les plans de votre programme, projet, organisation ou compagnie pour la nouvelle année, contentez-vous de faire passer votre message.

Voici quatre façons très simples de mieux y parvenir !

bonhom-idea1. Une idée par paragraphe

Les romans contiennent souvent plusieurs idées complexes et émotionnelles dans un seul paragraphe. Dans l’écriture pour le domaine professionnel, limitez vos pensées à une par paragraphe, une par transparent de votre présentation, une par partie de votre discours. Quand vous avez une autre suggestion, pensée ou idée, ouvrez un nouveau paragraphe.

2. Mettez l’essentiel de votre message dans la première phrase
les choses les plus importantes en premier !

les choses les plus importantes en premier !

N’enlisez pas vos lecteurs dans des informations de base et de contexte pour construire votre point. Personne n’a de temps pour cela. Donnez votre point principal d’abord. Puis allez dans les détails qui argumentent et supportent ce point.La plupart du temps, la personne va lire le titre du document ou email, les premières phrases d’accroche puis passer à autre chose si vous ne l’avez pas hameçonnée.

Même à l’oral, vous n’aurez peut-être une ou deux minutes pour capter réellement leur attention et empêcher que leur esprit ne s’échappe déjà vers d’autres sujets.

3. Rendez-le « survolable » et facilement « mémorisable »

mailbox-fullNous sommes tous très/trop sollicités. Peu de personnes lisent chaque courrier électronique, encore moins chaque mot d’un courrier électronique ou rapport. Qui écoute toutes les paroles d’un discours ou conversation ?

Utilisez des en-têtes et des listes numérotées à l’écrit comme à l’oral pour que votre lectorat ou auditoire puisse rapidement parcourir/écouter votre message et comprendre et mémoriser vos principaux points de vue et idées.

4. Pas plus de 3 idées

…par email, présentation, réunion ou conversation. Personne ne se rappellera des points 7, 8 ou 9… Alors, réfléchissez bien à l’avance à ce que vous aimeriez que les personnes retiennent de votre propos. N’hésitez pas à le rappeler à la fin de votre écrit ou discours: « S’il y a 3 choses que j’aimerais que vous vous rappeliez de mon message ce sont: 1…., 2…. et 3…. »

 

NQI est Partenaire de DantotsuPM

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