Avez-vous une liste de choses à faire (To-Do List) encombrée et surchargée ?
Essayez-vous de tout accomplir, seulement en vous consommant et finissant par vous sentir toujours plus en retard ?
S’il en est ainsi, vous n’êtes pas tout seul.
En lisantThe New Rules of Work, un nouveau livre des co-fondateurs de The Muse, vous trouverez une stratégie alternative de To-Do List dont j’ai pensé qu’elle valait la peine d’être partagée.
Voici la stratégie :
N’importe quel jour donné, supposez que vous pouvez seulement accomplir une grande chose, trois choses moyennes et cinq petites choses et réduisez votre To-Do liste à ces neuf choses.
Visuellement, cela pourrait donner :
Simple, non ? Vous voudrez probablement toujours tenir une liste de référence de toutes les choses de votre liste (les avoir écrites ou stockées sous forme digitale est bien meilleur que d’essayer de se les rappeler), mais cette liste est avant tout de la priorisation.
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Il est important de faire des progrès sur les grandes choses. Cependant, la plupart d’entre nous ont aussi et toujours de petites choses à compléter dans leur liste. Et bien sûr, certaines choses ne sont pas tout à fait ni grandes ni petites, elles sont entre les deux.
Vous ne pouvez pas faire cinq grandes choses par jour. Mais vous pouvez faire cinq petites choses. Choisissez donc une grande chose, trois choses moyennes et cinq petites choses. Mettez-vous alors au travail !
Ces trois termes anglais restent souvent difficiles à distinguer et utiliser correctement.
Thierry Chamfrault qui nous donnait une formation sur Service Integration And Management (SIAM) cette semaine, a partagé avec nous une manière simple de les appréhender.
Comme nous sommes en pleine période de coupe du monde de foot 2018 (ah, vous ne saviez pas :-)), voici une explication concrète qui s’applique à toute équipe engagée dans la compétition à chaque match !
GOALS : Marquer des buts
OBJECTIVE : Gagner le match
PURPOSE : Atteindre la phase finale de la coupe du monde et la gagner
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La toute dernière chose à ajouter à un courriel/email important est l’adresse électronique du destinataire.
Écrivez le texte, sauvez-le en tant que brouillon et, une heure plus tard, ajoutez l’adresse électronique du destinataire puis tapez sur envoi.
Il n’est pas évident que vous deviez jamais envoyer une longue prose, mais si vous le faites, écrivez-la d’abord dans une application de prise de notes, puis copiez, collez et envoyez.
Envoyez ce courriel/email quand vous êtes prêts, pas avant.
Il n’y a pas de bouton de ‘rappel’.
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2. Est-il possible de découvrir gratuitement le PMI France et sa valeur ajoutée ? Oui, avec le Guest pass programme
Vous êtes membre du PMI®, vous avez une adresse postale en France et vous n’êtes pas encore membre du PMI® France ? Rejoignez-nous gratuitement pour tester nos services !
Le « guest pass » est offert aux membres du PMI de découvrir le chapitre PMI France.
Cela vous permettra de tester GRATUITEMENT tous les services du PMI France et ce jusqu’à votre prochaine date de renouvellement d’adhésion au PMI ! Et bien sûr, vous y collecterez un très grand nombre de PDUs chaque année pour faciliter le renouvellement de votre certification du PMI.
Si vous êtes membre du PMI, résidez en France et pas encore inscrit au chapitre PMI France, vous avez déjà dû recevoir une invitation à participer à ce programme. Veuillez y répondre pour obtenir votre code d’accès, sinon envoyez un message à jean-claude.dravet@pmi-france.org pour obtenir la procédure et le code.
Le programme Guest Pass, créé à l’initiative de la France, existe depuis plusieurs années et de nombreux chapitres du PMI l’ont adopté !
“PMI,” the PMI logo, “PMP,” “PMBOK,” “PM Network,” “Project Management Institute” and “Pulse of the Profession” are registered marks of Project Management Institute, Inc.
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Vous vous êtes jamais senti si débordé par le courrier électronique que vous auriez juste voulu supprimer votre compte de messagerie électronique et repartir de zéro ?
La semaine dernière, j’ai tweeté un lien sur l’un de mes articles de blog les plus populaires jamais, « Yes, You Can Stay on Top of Email » et, presque immédiatement, j’ai reçu deux messages électroniques.
La première personne disait « je veux vraiment reprendre la main sur le courrier électronique, mais j’ai plus de 2100 messages non lus dans ma boîte d’arrivée. Chaque fois que je pense à essayer de rattraper le retard, j’ai envie de pleurer. Je ne sais pas où commencer ! »
La deuxième personne exprimait un sentiment similaire. Elle avouait avoir plus de trois mille messages non lus.
Mon conseil est simple : déclarez-vous en faillite de courrier électronique et recommencez à zéro. Cela ne vaut pas la peine de rester scotché dans cet état. Il est temps pour quelque chose de radical.
Vous savez qu’il est temps pour une faillite de courrier électronique quand :
Vous avez plus de cinq cents messages électroniques non lus dans votre boîte d’arrivée.
Vos collègues se plaignent de votre manque de réactivité.
Vous avez entendu quelqu’un vous dire plus d’une fois la semaine dernière, « Avez-vous reçu le courrier électronique que je vous ai envoyé ? Je n’ai pas reçu de réponse de votre part. »
Vous vous sentez inquiet ou dépassé quand vous pensez au courrier électronique.
Est-ce vous ?
S’il en est ainsi, voici sept étapes à votre déclaration de faillite de courrier électronique :
Admettez la vérité.
Vous avez trop de retard pour rattraper le retard. Malgré vos engagements répétés du contraire, vous prenez de plus en plus de retard. Il est temps de faire quelque chose de majeur vous remettre en piste. Dites ceci à vous-même, Je me déclare en faillite de courrier électronique.
Ouvrez votre programme de courrier électronique.
Une fois ceci fait, mettez-vous immédiatement en absence. Vous devez « éteindre le robinet, pour pouvoir écoper la barque. » La faillite de courrier électronique ne demandera pas longtemps, peut-être trente minutes, mais vous ne pouvez pas le faire si vous êtes constamment interrompu par de nouveaux messages.
Triez vos messages par nom d’émetteur.
Parcourez maintenant la liste jusqu’à ce que vous arriviez aux messages de votre patron, collègues, ou clients clés.
Choisissez les deux messages les plus récents de chacun et répondez à ceux-ci. Mais limitez-vous à dix messages en tout. Vous ne voulez pas rester bloqué. Si ceci prend plus de quinze minutes, passez immédiatement à la prochaine étape.
Créez un nouveau dossier « Courrier Traité ».
Ceci est le seul dossier de courrier électronique dont vous aurez jamais besoin. J’explique pourquoi dans « Yes, You Can Stay on Top of Email« . Pour le moment, faites-moi confiance. Créez le dossier dans votre boîte d’arrivée principale. Si vous utilisez Gmail, utilisez simplement le dossier d’Archives.
Déplacez tous vos messages dans ce dossier.
Sélectionnez tous les messages, marquz-les comme lus et trainez-les dans ce nouveau dossier courrier traité ou archives.
Regardez maintenant votre dossier Boîte d’arrivée et imprimez-en l’image. C’est ce à quoi ressemble une Boîte d’arrivée vide. À ce moment, vous devriez ressentir une étincelle d’espoir.
Ne vous inquiétez pas de vos messages non lus.
Si un message est important, quelqu’un vous le fera savoir. Si ce n’était pas, personne ne le fera.
Vous ne devez pas expliquer que vous vous êtes déclaré en faillite de courrier électronique. Vous ne devez pas raconter des bobards ni faire d’excuses. Dites simplement, « je suis désolé, je n’ai pas vu ce message. Cela vous dérangerait-il de me le ré-envoyer ? »
Engagez-vous la stratégie « zéro message dans la boîte d’arrivée ».
Votre but est d’avoir votre boîte d’arrivée de courrier électronique complètement vide vers la fin de chaque journée. Pour faire ceci, vous devrez apprendre quatre nouvelles compétences de courrier électronique. De nouveau, j’explique celles-ci en détail dans « Yes, You Can Stay on Top of Email. »
Lisez cet article et imprimez-le pour référence. Tournez maintenant remettez votre courrier électronique en service et commencez à pratiquer ce que vous avez appris. Plus vous le ferez, plus rapidement vous y parviendrez. En moyenne, je peux traiter cent messages en trente minutes.
Finalement, tout comme une faillite financière, vous ne pouvez pas vous déclarer en faillite de courrier électronique très souvent. C’est une procédure d’urgence pour des circonstances critiques.
Le but n’est pas d’éluder vos responsabilités, mais d’effacer votre ardoise pour que vous puissiez rester maitre de vos responsabilités à l’avenir.
Question : Quelle impression cela fait-il de repartir d’un tableau blanc ? Vous pouvez laisser un commentaire ici.
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Regardons comment chacun d’entre nous peut grandement améliorer l’efficacité des formations auxquelles il/elle a la chance de participer.
Une approche en trois temps, Avant, Pendant et Après la formation.
1. Avant: Je me prépare !
Une grande partie du succès réside dans la préparation. Cette phase qui précède la formation est en effet cruciale.
Il s’agit tout d’abord de répondre à quelques questions relativement simples:
Que voudrais-je apprendre ?
Je m’efforce d’être le plus précis possible compte tenu du fait qu’il est difficile d’avoir des certitudes sur un sujet que je ne connais pas ou pas suffisamment. Si je vais en formation, c’est généralement pour découvrir un nouveau domaine, acquérir ou perfectionner une compétence, apprendre à me servir de nouveaux outils, processus ou méthodes…
Pourquoi ? et suis-je prêt ?
Quelles sont mes motivations pour cette formation ? Me sera-t-elle réellement utile dans un futur proche ? Personnellement, j’évite toute formation spécialisée dont je ne pense pas pouvoir utiliser les enseignements dans les 3 mois qui suivent. Autre critère important, les pré-requis : Ai-je l’expérience et les connaissances nécessaires pour que ce cours me soit profitable ? Aller à un cours avancé de préparation à l’examen PMP® sans avoir l’expérience requise (3 ans de management de projets au minimum) et sans avoir suivi les formations préalables risque fort de ne m’être que de peu d’utilité.
Est-ce le bon moment ?
Compte tenu de ma charge de travail, le moment est-il propice pour suivre cette formation ? Suis-je certain de pouvoir libérer le temps nécessaire ? J’ai eu la chance de participer à 3 programmes très musclés de formation comportant plusieurs semaines de formations et travail de groupe entre celles-ci pendant plusieurs mois : école de consulting IT, préparation au PMP®, Intrapreneurship University. Les trois furent très intenses et exigeants avec des périodes de plusieurs semaines hors du bureau et loin des miens. Il y avait aussi du travail personnel et d’équipe à réaliser entre les différentes étapes de la formation qui exigeaient une disponibilité d’esprit et de concentration. Donc, une excellente question avant de s’engager dans une formation longue : Ma famille me soutient-elle dans ce projet ?
Mon supérieur me supporte-t-il dans cette formation ?
Ne perdons pas de temps à rechercher inutilement des formations qui vont être refusées (à moins que vous ne soyez décidés à les financer de votre poche ou à utiliser votre DIF/CPF pour les Français). Bien sûr, mon habileté à convaincre peut être primordiale ainsi que ma capacité à bien positionner la formation de manière logique par rapport à mon job et mes ambitions. Mais, les budgets ne sont pas extensibles et certaines formations très chères (argent et temps). Autre aspect: mon boss sera-t-il prêt à m’aider à mettre en pratique ce que j’aurais appris : par de nouvelles tâches, responsabilités ou projets, en me « coachant » (ou identifiant un coach), en me donnant du temps pour préparer une certification…
Quelles sont les formations qui peuvent répondre à cette attente ?
Divers vecteurs de recherche sont à exploiter: le département ressources humaines de l’entreprise, les collègues, le manager, le web avec en particulier les forums et blogs professionnels, les organismes de formation… Il est également intéressant de prendre en compte pour des formations supérieures ou plus longues : la réputation de l’organisme et du cursus de formation, le formateur (beaucoup d’infos sur internet si vous parvenez à obtenir son nom). Par exemples, certains formateurs à l’examen PMP® atteignent des taux de réussite de leurs élèves qui frisent les 100%. Autant choisir ceux-là !
2. Pendant : Je me plonge à 100% dans la formation
Focus et concentration: Ça y est, nous y sommes, la formation tant attendue débute.
Considérons plusieurs domaines :
la logistique
Je coupe téléphone/emails et je prends mes précautions pour éviter toute interruption non réellement critique. Les périodes de formation sont suffisamment rares pour bien les exploiter en m’y consacrant à 100%. Je m’assure donc que tous ceux qui peuvent avoir besoin de me joindre en urgence sachent qui joindre à ma place ou à quelle heure je serai joignable. Je définis des créneaux pour vérifier de manière asynchrone (quand c’est le bon moment pour moi) les emails, répondeurs téléphoniques, SMS… …et je n’en déroge pas.
le contenu
Je m’efforce de faire le parallèle entre ce que j’apprends et des situations concrètes de ma vie professionnelle et personnelle. Cela me permet très souvent de mieux mémoriser et de valider ma compréhension. Par exemple, lorsque j’ai suivi les formations préparant à la certification Project Management Professional PMP®, j’avais déjà pas mal d’expérience de management de projet et plusieurs projets en cours. Lorsque nous abordions un nouveau domaine de compétence du PMI® avec ses techniques et outils, je me remémorais un projet sur lequel je pensais avoir observé (ou exécuté) de bonnes pratiques sur le sujet et un autre où les choses s’étaient moins bien passées. Ces points de références me permettaient d’associer très rapidement la théorie du cours avec mon expérience pratique et de mieux comprendre les raisons de ces succès ou difficultés.
l’ouverture d’esprit
Il n’est pas rare lors de formations d’apprendre des choses auxquelles on ne s’attendait pas. Ce que je retiens n’est peut-être pas directement l’objet de la formation et pourtant cela me sera tout aussi utile. Par exemple, il est fréquent de rencontrer en formation des personnes que l’on ne connaît pas et de devoir réaliser des exercices en petites équipes. Il y a souvent des personnes provenant d’autres pays, cultures, métiers, expériences… Par exemple, lors d’une formation sur comment construire un bon business plan, j’ai pu apprendre à déminer certains conflits qui surviennent lors de la formation d’une équipe par l’alignement des objectifs de chacun et le dialogue. Ce n’était pas directement ce que je m’attendais à apprendre, mais cela s’est avéré extrêmement utile de retour dans mon job pour prendre de nouvelles responsabilités !
3. Après: J’applique, j’approfondis, je développe !
Nous avons appris, maintenant appliquons ce nouveau savoir pour en faire une réelle compétence. La formation n’est qu’un début.
je pratique
Je dois me créer les opportunités de pratiquer ce que j’ai récemment acquis sous peine de l’oublier très rapidement. Si l’étape de préparation a bien été suivie, j’ai défini mes motivations pour cette formation et convaincu mon chef d’investir sur moi. Il est nécessaire au retour de la formation de reprendre cette liste de motivations et d’en faire une liste d’objectifs concrets à mettre en œuvre pour réellement maîtriser cette nouvelle compétence. Par exemple, si j’ai assisté à un cours sur le management des risques, je m’engage au retour à revoir sous quinzaine l’étude des risques de mon projet principal aux lumières de la nouvelle méthodologie et de produire les livrables correspondants: registre des risques, évaluation, priorités, plan de management, méthode de suivi périodique… Si c’était un cours sur les techniques de présentation, j’essaierai de me créer une opportunité de présenter un sujet à une large audience dans le mois qui suit…
j’ajoute une grosse dose de travail personnel
Il est assez rare qu’une formation donne toutes les ficelles: méthodes, techniques, savoir-faire. Par contre, j’ai maintenant les pointeurs, le vocabulaire et les compétences de base pour aller plus loin (bouquins, sites internet…). Si le sujet m’intéresse réellement, je peux rester informé des évolutions. Par exemple, comme tous les chefs de projet certifiés avant 2018, j’étudierai les changements apportés par PMI dans la nouvelle version V6 du PMBOK Guide. Je participerai à des forums et rencontres sur le sujet. Je suivrai les évolutions du domaine… Si ma supérieure a accepté de me « coacher » ou de me fournir un coach expérimenté, je vais établir des objectifs concrets avec elle.
j’augmente mon réseau de connaissances
J’ai certainement rencontré de nouvelles personnes (dont le formateur). Certaines très intéressantes et avec lesquelles j’ai des affinités. Je garde le contact. J’envoie un message après le cours à ces personnes, en suggérant de rester connectés sur un réseau professionnel (Linkedin, Viadeo, Réseau Social d’Entreprise ou autres). Je leur envoie régulièrement de mes nouvelles et articles intéressants sur le sujet que nous avons étudié ensemble, si possible j’organise des rencontres pour garder le lien…
Il ne s’agit que d’un retour d’expérience et je vous invite vivement à enrichir de vos commentaires et suggestions 🙂
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Le Problème : Chacun a eu l’occasion de rencontrer “le Dominateur”.
C’est la personne dans le groupe qui semble s’accaparer la discussion. Parfois ce sont des bavards trop ardents…d’autres fois ce sont des personnalités excessivement agressives absorbant tout l’oxygène de la pièce. Malheureusement, parfois ils semblent parler au nom des autres et ne les laisseront pas exprimer leurs avis ou idées. En tant que facilitateurs, on attend de nous que nous créions et supportions un environnement inclusif et sûr où des idées diverses peuvent être exprimées. Mais quand vous êtes face à un dominateur (ou deux !!), que faire ???
Essayez une ou plusieurs de ces 8 techniques.
1. Remerciez le dominateur pour ses réactions et demandez l’apport des autres
“Stéphane, c’est une idée intéressante. Voyons si d’autres ont également des suggestions.”
2. Réitérez le commentaire du dominateur, écrivez-le visiblement pour que tous puissent le voir, et demandez ensuite d’autres idées afin de compléter la liste.
“Stéphane, il semble que vous recommandiez que nous utilisions ces trois sociétés en tant que liste des vendeurs retenus… est-ce correct ? C’est une excellente suggestion. Compilons une liste de plusieurs suggestions, puis discutons-les toutes. Nous inscrivons votre suggestion comme numéro 1 dans la liste. Je voudrais obtenir au moins trois autres suggestions de l’équipe. Qu’en pensent les autres ?”
3. Au lieu de demander au groupe de répondre à une question oralement, demandez leur de prendre 2 minutes pour noter leur idée, question, ou recommandations sur un Post-It.
Demandez ensuite à chaque personne de partager l’un des commentaires qu’elle a écrit.
4. Suggérez que le groupe utilise la technique du tour de table
Faire un tour de la table en demandant à chaque personne de partager un commentaire. Démarrez du coté de la table qui est à l’opposé du dominateur.
“C’est une question si importante que je veux être sûr d’obtenir des idées de chacun. Faisons un rapide tour de table en commençant par Gilles…”
5. Adressez-vous directement à plusieurs personnes qui n’ont rien dit.
“Michel, quelles sont tes idées sur cette question ?”
6. Faites une pause et sollicitez en aparté le support du dominateur
“Stéphanie, vous avez amené plusieurs points clefs. J’aimerais impliquer plusieurs autres membres de l’équipe dans la discussion pour entendre leurs idées. Quelques membres du groupe ne sont pas aussi affirmés et je voudrais être sûr que nous les entendions.”
7. Répartissez le groupe en paires ou petites équipes et laissez-les discuter de la question ensemble avant d’entamer une discussion de groupe
8. Obtenez l’accord de votre équipe d’utiliser un objet physique (par exemple une balle) pour équilibrer la discussion.
La personne tenant la balle s’exprime puis doit la passer à quelqu’un d’autre qui prendra à son tour la parole.
CSP est partenaire de DantotsuPM
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« Au travail, les problèmes sont seulement des opportunités. » Henry Kaiser
Avez-vous des problèmes ? Des projets en retard sur l’échéancier ? Des temps de cycle de processus métier en augmentation? Ventes en baisse ? Les gens continuent de vivre dans des silos ?
Discutons d’un outil simple mais puissant pour résoudre les problèmes – le Diagramme en arête de poisson « Fishbone Diagram » (Le diagramme de cause et effet).
Diagramme D’Ishikawa (Fishbone)
Comment remplir un diagramme en arête de poisson ?
1. Identifiez et clarifiez le problème.
Exposez le problème objectivement. Posez des questions concernant le problème. Comme Jack Welch a dit, « étendez continuellement votre définition du problème et vous étendrez votre vue de toutes différentes façons de le résoudre. »
Rédigez le problème ou son effet à l’extrême droite du diagramme. Tirez une ligne horizontale (l’épine dorsale du poisson) depuis la marge gauche jusqu’au problème.
2. Identifiez les catégories de cause.
Par exemple, utilisez les catégories « 4 M » : Machine, Méthode, Matériels, Main-d’œuvre. Ajouter les catégories au diagramme. Dessinez des lignes diagonales (les arêtes du poisson) jusqu’à chaque catégorie.
3. Faites un remue-méninges sur les causes pour chaque catégorie.
Ajoutez ces causes sur les lignes de catégorie appropriées.
4. Identifiez les causes les plus significatives.
Demandez à l’équipe d’identifier les causes les plus significatives. Rappelez-vous le Principe de Pareto : 80 % du problème provient de 20 % des causes.
Qu’est-ce qui peut être fait pour éliminer ou réduire les facteurs causals les plus significatifs ? Qui sera responsable de prendre ces actions ? Quand les actions devront-elles être complétées ?
« Un problème bien défini est un problème à demi-résolu. » – anonyme
Astuces complémentaires pour préparer des Diagrammes en Arête de poisson
1. Invitez des penseurs créatifs qui manquent de connaissance du domaine du problème.
Ceci semble-t-il contre-intuitif ? Certaines personnes ont des idées et des suppositions profondément enracinées sur les problèmes. Demandez à quelqu’un de peu familier avec le problème de participer à la session. Invitez-les à défier le consensus et à apporter des idées fraiches.
2. Résistez à la tentation de résoudre le problème pendant l’identification du problème et des causes.
Beaucoup de personnes sautent prématurément aux solutions avant d’acquérir une complète compréhension du problème et de ses causes.
3. Creusez plus profondément dans l’identification des causes.
Utilisez la technique des 5 Pourquoi. Identifier le problème et ensuite demander cinq fois « pourquoi ? ». Vous pouvez demander « pourquoi » plus ou moins de cinq fois. Continuez jusqu’à découvrir cause racine sur laquelle on peut agir.
4. Utilisez le diagramme en arête de poisson pour analyser une opportunité.
A l’étape 1, identifiez une opportunité plutôt qu’un problème. En étape 5, cherchez à exploiter ou améliorer l’opportunité.
Microsoft est partenaire de DantotsuPM
Question : Décrivez un problème que vous et vos parties prenantes avaient analysé en utilisant le diagramme en arête de poisson. Qu’est-ce qui vous a le plus étonné dans cet exercice ?
Pensez-vous avoir à maitriser une horde de chevaux sauvages au lieu de mener une réunion quand les membres de votre équipe ne parviennent pas à tomber d’accord ? Eh bien, si cela peut vous réconforter, sachez que ce problème est le lot de la plupart des facilitateurs de réunions à un moment ou un autre.
Beaucoup d’attention est portée sur le « Manifeste Agile » et bien qu’il soit une composante importante de Agile, il n’en est pas toute la substance. Il y a 12 principes directeurs en plus des 4 composants principaux du manifeste. Jetons un rapide coup d’œil à chacun d’entre eux et voyons combien ils affectent les pratiques Agiles et comment nous percevons et implémentons l’agilité…
Bien sûr, lire ses SMS ou emails professionnels en arrivant à la maison après une mauvaise journée est fortement déconseillé, droit à la déconnexion oblige !
OK, ils ne marcheront peut-être pas toujours mais je pense que ces conseils de John Baldoni, très simples et faciles à mettre œuvre, peuvent avoir un effet positif et re-booster votre moral avant de reprendre le chemin de la maison.
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5 trucs simples pour apprivoiser votre humeur et aborder votre journée
Vous trouvez-vous parfois dans le désarroi ? Oui, cela m’arrive aussi. Une fois, j’étais sur la route, me préparant à prononcer un discours. J’aime parler, mais j’éprouvais une quantité inhabituelle de distraction et de doute de moi-même.
J’avais environ quatre heures avant de monter sur scène. Alors, j’ai décidé d’appeler ma femme.
Un appel au secours
Elle savait immédiatement que je n’étais pas bien. (Ceci est un des nombreux avantages d’être marié depuis longtemps. Ma femme peut lire en moi comme en un livre ouvert.)
« Bien, » elle a dit après m’avoir écouté me lamenter pendant quelques minutes. « Je veux que tu raccroches et que tu ailles courir. Rappelle-moi quand ce sera fait. »
J’ai été tenté de répliquer, mais je savais au fond de moi qu’elle avait raison. J’avais besoin d’un profond changement d’état émotionnel. Et il n’allait pas juste survenir sans rien faire. Je devais faire quelque chose.
Alors, j’ai lacé mes chaussures et je suis parti courir.
Quand je l’ai rappelée une heure plus tard, tout avait changé. Mon état émotionnel avait dramatiquement changé. J’étais concentré, en alerte et optimiste. J’avais une attitude de gagnant.
Le mouvement pilote les émotions
Ceci était un bon rappel de quelque chose que nous avions appris il y a des années de Tony Robbins: L’émotion est créée par le mouvement.
Si vous voulez changer votre état émotionnel, souvent tout ce qui est nécessaire est de changer votre physiologie. J’ai testé ceci personnellement à maintes reprises.
Vous ne me croyez pas ? Essayez donc ceci:
Laissez-vous glisser dans votre chaise
Laissez tomber vos épaules
Prenez de faibles inspirations-expirations
Fermez vos yeux
Froncez les sourcils et soupirez
Si vous êtes comme moi, vous commencerez presque immédiatement à vous sentir à plat et peut-être même un peu découragé. Comme il s’avère, le découragement et la tristesse ont des manifestations physiques spécifiques.
Mais il en va de même avec la joie et la confiance.
C’est pourquoi vous pouvez regarder quelqu’un et dire, « Vous semblez avoir une journée difficile. » Ou, au contraire, « Ouah. Vous semblez au top ! »
5 Trucs pour stimuler votre humeur
Au cours des années, j’ai appris (et mon épouse me le rappelle périodiquement) que je peux changer mon état émotionnel en bien en me concentrant sur ma physiologie plutôt que sur mes émotions.
Et vous le pouvez aussi. Essayez ces cinq trucs simples.
1. Mettez une musique optimiste.
Ceci peut radicalement changer votre humeur, à cause des souvenirs (mémoires) que vous associez avec certains airs.
La recherche montre aussi qu’une musique énergique accroit votre énergie quand vous la pratiquez.
2. Levez-vous et étirez-vous.
Essayez d’atteindre le plafond. Montez sur la pointe des pieds. Si vous êtes courageux, et que personne ne vous regarde, sautillez pendant soixante secondes. Secouez-vous. Faites tourner votre cou. Levez les yeux au ciel.
Une solution que j’utilise au bureau debout.
3. Prenez plusieurs respirations profondes.
L’oxygénation du sang vous rend plus alerte et éveillé. Fermez vos yeux et concentrez-vous sur la respiration. Inspirez l’air profondément dans votre diaphragme (ou ventre). Ceci est une excellente façon d’oublier ce qui vous tire vers le bas ou vous effraie.
4. Mettez votre corps en mouvement.
Le plus vigoureusement le meilleur. Allez courir, faire un tour à vélo, ou simplement une promenade de préférence en plein air. Ceci stimule votre flux sanguin et donne de l’oxygène à votre corps tout entier. Si vous le faites assez longtemps, votre cerveau produira les endorphines qui amélioreront votre humeur.
5. Concentrez-vous le positif.
« Tel un homme pense en son cœur, tel il est » Concentrez-vous sur des pensées fortes, positives. Affirmez ce que vous savez être vrai. Remerciez pour ce que vous avez plutôt que vous plaindre de ce que vous n’avez pas. Changez votre histoire interne en ce que vous arrivez à faire plutôt que ce que devez faire.
J’utilise souvent ces trucs à plusieurs reprises chaque jour. Ils me donnent l’énergie et le boost émotionnel dont j’ai besoin pour être productif et le rester toute la journée.
Question : Quelle relation avez-vous observé entre votre physiologie et votre état émotionnel ?
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Je ne suis vraiment pas un adepte du travail en regardant l’horloge, et pourtant…
… Je suis certain que la concentration sur une tâche unique et sans interruption pendant un laps de temps suffisant est beaucoup plus productive que de sauter de tâche en tâche ou se laisser détourner de sa tâche par des interruptions intempestives. En effet, de fréquents changements de contexte nuisent fortement à la concentration et à l’efficacité.
Aussi, puis-je facilement reconnaître le bien-fondé des arguments avancés par Red Tani dans son billet en faveur du « timeboxing ».
Le «Timeboxing» est une technique de gestion du temps qui limite le temps pendant lequel une tâche (ou jeu de tâches) est accomplie. Bien qu’il soit généralement utilisé par des équipes de développement logiciel, de plus en plus de personnes (des designers, des auteurs, des ingénieurs — même des étudiants) l’utilisent pour augmenter leur productivité personnelle. Pourquoi ? Voici cinq bonnes raisons.
1. Gratuit et facile.
Vous n’avez rien à acheter. Le seul gadget dont vous aurez besoin est un minuteur que vous avez probablement dans votre cuisine ou sur votre téléphone portable ou ordinateur. Si ce n’était pas le cas, il existe plein de logiciels gratuits en ligne.
Vous n’avez pas besoin de lire de longs livres ni de suivre d’onéreux séminaires pour l’apprendre.
Bien qu’il y ait beaucoup de variations du «Timeboxing», les étapes de base sont essentiellement les mêmes :
Choisissez une tâche ou une liste de tâches.
Prenez un minuteur et réglez-le sur un temps adapté à la tâche. Inversement, vous pouvez vouloir sélectionner la durée en premier lieu et décider ensuite des tâches que vous pouvez exécuter pendant ce laps de temps.
Démarrez le minuteur et concentrez-vous sur l’exécution de la tâche. Évitez toutes les distractions et interruptions.
Quand le minuteur sonne (ou clignote ou vibre), arrêtez de travailler. Idéalement, vous devriez faire confiance au dispositif pour vous dire que le temps imparti est écoulé plutôt que de vous interrompre pour vérifier l’heure de temps à autre.
Récompensez-vous avec un plaisir, une activité agréable, ou simplement un repos bien mérité. L’activité et le repos peuvent eux-aussi aussi être limités dans le temps.
Rebouclez autant de fois que nécessaire.
2. Flexible et personnalisable.
Les étapes listées ci-dessus peuvent toutes être ajustées. Pour ceux qui souffrent de perfectionnisme excessif ou de procrastination, la durée peut être réduite de quelques minutes pour rendre la tâche moins intimidante. D’autre part, les drogués du travail peuvent utiliser le « timeboxing » pour limiter la durée de travail, rendant ainsi le travail moins stressant.
Quand on en vient au choix et à la description des tâches à limiter dans le temps, vous pouvez être très spécifique (“Écrire une description en 100 mots de mon personnage principal”) ou plus vague (“Réaliser un certain progrès sur mon roman”), c’est à vous de choisir.
Le « timeboxing » peut aussi être utilisé pour des activités autres que le travail. Vous pouvez limiter dans le temps les tâches ménagères pour les transformer en jeux (“Ranger mon bureau en moins de dix minutes. Prêt, partez!”). Vous pouvez aussi limiter dans le temps des activités improductives (“Consulter Facebook pendant cinq minutes au maximum.”). Vous pouvez même essayer des variations de « Timeboxing » comme celles de Procrastination Dash et Pomodoro Technique.
Le démarrage sur une tâche est souvent plus difficile que de réaliser la tâche elle-même. Le «Timeboxing» rend les premiers pas moins intimidants. Il est beaucoup plus facile de commencer sur une tâche que vous devez faire pendant seulement quinze minutes que sur une chose où vous devez passer un temps indéfini. Quand vous pensez au travail et au temps d’une façon indéfinie, cela vous parait souvent extrêmement long.
Le choix de la durée du minuteur vous force aussi à choisir une quantité de travail appropriée.
Si vous avez seulement trente minutes pour travailler, vous n’essayerez pas “d’écrire un livre” car “Écrire le premier brouillon du premier chapitre″ est non seulement plus réaliste mais aussi moins intimidant. Posez la question à n’importe quel écrivain.
4. Met votre perfectionnisme sous contrôle.
La procrastination est souvent causée ou au moins liée au perfectionnisme. Non seulement les perfectionnistes ont beaucoup de mal à commencer, mais ils trouvent aussi difficile de continuer et parfois même de finir. Le «Timeboxing» diminue l’aversion envers la tâche et le stress en limitant sa durée.
Mais il y a une autre manière dont la limitation dans le temps peut restreindre le perfectionnisme. En fixant des buts spécifiques à accomplir avant que le temps imparti ne soit écoulé, le perfectionniste est forcé de s’en tenir au suffisamment bon, de donner la priorité aux objets de première nécessité et d’éviter d’aller dans trop les détails. Et si le superficiel ne peut pas être totalement évité, il peut au moins être limité dans le temps. Cela assure que le travail sera fini à l’heure et non ruiné en le peaufinant un peu trop.
5. Vous permet de vous laisser porter par le « Flow ».
Les perfectionnistes rendent le travail trop exigeant en se donnant des buts peu réalistes et souvent avec des standards trop élevés. A l’inverse, quand les buts sont trop insignifiants ou les standards trop faibles, le travail devient trop facile, aboutissant à l’ennui. Quand le travail n’est ni trop facile, ni trop difficile, cela devient aisé, même agréable et fortement productif. Cet état heureux est appelé le « Flow ».
Les conditions qui incitent le « flow » peuvent facilement être créées en se limitant dans le temps :
Un jeu clair d’objectifs : Vous faites une tâche spécifique dans un temps imparti.
La confiance en votre capacité à réaliser la tâche : Tant la tâche que le temps sont librement choisis.
Retour d’information clair et immédiat : Votre concentration pendant ce laps de temps limité garantit que rien n’échappe votre attention et la durée est assez courte pour que vous ne deviez pas attendre longtemps avant de pouvoir évaluer votre travail.
Pendant le « flow », vous concentrez toute votre capacité émotionnelle et intellectuelle sur la tâche à faire, vous permettant de réaliser votre meilleur travail. (Assurez-vous juste que votre minuteur est assez puissant pour vous ramener à la réalité à la fin du temps imparti.)
Devenez un « timeboxer ».
Le «Timeboxing» peut être simple comparé à d’autres outils de gestion du temps, mais comme je vous l’ai montré, ses avantages sont multiples. Il y a d’autres raisons de pratiquer le «Timeboxing»: c’est plus durable, plus facile à prévoir et à mesurer, meilleur pour votre santé. Mais je suis sûr qu’une fois que vous l’aurez essayé, vous trouverez votre propre raison de l’utiliser.
Pourquoi ne lui donneriez-vous pas une chance ?
Faites une liste des tâches que vous avez remis à plus tard. Allez-y! Démarrez votre traitement de texte, mettez votre minuteur et commencez à écrire.
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Dans le domaine professionnel, vous obtenez des bons points au niveau de vos capacités de communication pour la clarté, pas pour le style.
Au lieu d’essayer d’exprimer de manière poétique ou humoristique (ce qui est souvent pire) les plans de votre programme, projet, organisation ou compagnie pour la nouvelle année, contentez-vous de faire passer votre message.
Voici quatre façons très simples de mieux y parvenir !
1. Une idée par paragraphe
Les romans contiennent souvent plusieurs idées complexes et émotionnelles dans un seul paragraphe. Dans l’écriture pour le domaine professionnel, limitez vos pensées à une par paragraphe, une par transparent de votre présentation, une par partie de votre discours. Quand vous avez une autre suggestion, pensée ou idée, ouvrez un nouveau paragraphe.
2. Mettez l’essentiel de votre message dans la première phrase
les choses les plus importantes en premier !
N’enlisez pas vos lecteurs dans des informations de base et de contexte pour construire votre point. Personne n’a de temps pour cela. Donnez votre point principal d’abord. Puis allez dans les détails qui argumentent et supportent ce point.La plupart du temps, la personne va lire le titre du document ou email, les premières phrases d’accroche puis passer à autre chose si vous ne l’avez pas hameçonnée.
Même à l’oral, vous n’aurez peut-être une ou deux minutes pour capter réellement leur attention et empêcher que leur esprit ne s’échappe déjà vers d’autres sujets.
3. Rendez-le « survolable » et facilement « mémorisable »
Nous sommes tous très/trop sollicités. Peu de personnes lisent chaque courrier électronique, encore moins chaque mot d’un courrier électronique ou rapport. Qui écoute toutes les paroles d’un discours ou conversation ?
Utilisez des en-têtes et des listes numérotées à l’écrit comme à l’oral pour que votre lectorat ou auditoire puisse rapidement parcourir/écouter votre message et comprendre et mémoriser vos principaux points de vue et idées.
4. Pas plus de 3 idées
…par email, présentation, réunion ou conversation. Personne ne se rappellera des points 7, 8 ou 9… Alors, réfléchissez bien à l’avance à ce que vous aimeriez que les personnes retiennent de votre propos. N’hésitez pas à le rappeler à la fin de votre écrit ou discours: « S’il y a 3 choses que j’aimerais que vous vous rappeliez de mon message ce sont: 1…., 2…. et 3…. »
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Des retards de projet sont une partie inhérente de n’importe quel projet.
Des retards de projet surviennent en conséquence de la piètre planification, de communication inadéquate, de réduction des ressources allouées et de changements dans le contenu du projet. En outre, les retards de projet appauvrissent le moral des collaborateurs et réduisent la vitalité de votre équipe de management de projet.
Heureusement, vous pouvez réduire les effets négatifs des retards de projet par cinq actions clés. Lisez ce qui suit pour voir comment votre équipe de management de projet peut maintenir un environnement positif et rester productive quand des retards de projet arrivent.
1. Tenez des réunions avec les membres de l’équipe et ressources qualifiées
Les membres de l’équipe et des ressources qualifiées peuvent ignorer des retards actuels du projet. Donc, entretenez un bon niveau de communication avec les membres de l’équipe et personnes qualifiées est critique pour garantir que des retards dans le projet n’aboutissent pas à l’échec du projet. Tenez des réunions quotidiennes avec tous les contributeurs et membres de l’équipe pendant la durée de ces retards de projet. Sollicitez des retours d’information et options possibles ou façons de réduire les effets négatifs du retard de leur part. En restant connectés, vous pouvez maintenir une relation positive avec toutes les parties affectées.
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2. Réévaluez l’état actuel de votre projet et autres retards potentiels
Les retards peuvent être un indicateur de problèmes à venir sur votre projet. Quand les retards surviennent, réévaluez l’état actuel de votre projet. Comment ce retard initial impactera-t-il d’autres tâches et activités ? Est-ce que ce retard est raisonnable, ou est-il simplement un moyen de réduire le coût de votre projet ? Ces questions identifieront pourquoi le retard est là et comment des retards semblables pourraient être minimisés dans l’avenir.
3. Réaffectez les ressources à des activités et tâches non-retardées
Si le retard est localisé sur des tâches et activités spécifiques, vous pouvez pouvoir déplacer des travailleurs et des allocations de ressources vers des tâches non-affectées. Bien que ceci change le planning des activités, il permet à votre personnel de rester productif quand votre projet souffre de retards. En outre, vous devez considérer comment les retards affecteront le périmètre global de votre projet.
Essayez Bubble Plan !
4. Revisitez vos données capturées pour l’analyse de risque
Parfois, les retards peuvent être le résultat de votre équipe projet et l’incapacité des personnes à réaliser dans des délais peu réalistes. Si les retards semblent arriver sans avis du management exécutif, passez en revue les données et facteurs dans votre analyse de risques. Conduisez une session supplémentaire d’analyse de management des risques pour définir pourquoi et comment les problèmes sont survenus. Si le problème réside avec un membre spécifique de l’équipe, envisagez de fournir une formation supplémentaire pour corriger le problème.
5. Conduisez une inspection de la qualité des livrables achevés et en cours
Image courtesy of Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net
Certains retards de projet peuvent saper la capacité de votre équipe à compléter un projet dans un délai donné. Cependant, des retards ne peuvent être évités et votre équipe doit rester productive pendant tout le projet. Demandez aux membres de l’équipe et contributeurs de conduire des inspections de la qualité du travail réalisé et rechercher des erreurs. Bien que cette étape soit normalement la dernière partie d’un projet, vous pouvez réduire l’impact global des retards en conduisant des inspections de qualité en continu.
Quand vous ignorez la possibilité de retards de projet, vous allez plus probablement exposer de faibles qualités de leadership et refuser de vous adapter quand les retards arrivent. En prenant ces cinq actions, votre équipe de management peut rester productive pendant ces périodes de retards de projet.
Retenez ces quelques idées :
La communication est l’action la plus importante pour rester productifs pendant des retards de projet.
Revoir les échéances de projet et conduire une nouvelle analyse de risque permet d’identifier des retards potentiels dans l’avenir.
Commencer à travailler sur d’autres tâches et activités en avance de phase si des retards affectent des parties spécifiques de votre projet.
Conduire des inspections de qualité préliminaires si votre équipe est incapable d’exécuter d’autre travail avant que les retards ne soient écoulés.
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Benjamin Franklin a dit le célèbre : « Se coucher tôt et se lever tôt fait l’homme sain, riche et sage. »
Il devait savoir ce qu’il disait, parce que certaines des personnes qui réussissent le mieux et les personnalités historiques comme le Mahatma Gandhi, Nelson Mandela et Thomas Edison étaient des lève-tôt.
Un des plus grands secrets des gens qui rencontrent un grand succès est le fait qu’ils se lèvent tôt.
Les études montrent qu’il y a d’importants bénéfices à gagner une heure supplémentaire chaque matin. Elle peut alimenter votre esprit, soigner votre corps et développer votre caractère.
La plupart d’entre nous n’arrivent pas à se lever avant d’y être obligés. Mais il y a de bonnes raisons pour vous motiver à mettre le réveil à sonner peu plus tôt.
Les lève-tôt se font un cadeau.
Il y a quelque chose de vraiment spécial au sentiment d’être éveillé avant tous les autres, quand le téléphone ne sonne pas et alors que le bruit de nos journées chargées reste silencieux. C’est un cadeau pour commencer la journée dans la paix et le calme.
Les lève-tôt ont des journées plus productives.
Les lève-tôt se sentent plus responsables de faire en sorte que les choses se produisent. Quand vous ne commencez le jour pas une course folle, mais par un certain temps calme seul avec vos pensées intimes, vos journées deviendront radicalement plus productives.
Relisez ce billet et revoyez cette vidéo
Les lève-tôt sont plus optimistes.
Les lève-tôt ont une tendance à démontrer des traits de caractère comme l’optimisme, la satisfaction à être plus consciencieux et à l’écoute. Être un oiseau de nuit, bien que lié avec la créativité et l’intelligence, est plutôt associé à des traits comme la dépression, le pessimisme et la névrose.
Les lève-tôt ont du temps pour eux-mêmes chaque jour.
Imaginez avoir une heure supplémentaire chaque jour que vous pouvez passer sur ce que vous aimez. C’est un temps passé directement à améliorer votre vie, comme vous l’entendez.
Les lève-tôt sont de meilleurs stratèges.
Beaucoup de lève-tôt utilisent leur temps calme du matin pour s’organiser, définir leurs objectifs et planifier leurs jours et semaines à venir.
Les lève-tôt ont le temps de faire de l’exercice.
Beaucoup d’hommes d’affaires qui réussissent se lèvent tôt pour faire de l’exercice, que cela signifie exercer leur corps par l’activité physique, leur esprit par la lecture, ou leur cœur par la méditation ou la prière.
Les lève-tôt ont le temps plus pour les relations importantes.
Si vous travaillez toujours jusque tard, vous êtes perdants sur le temps passé avec votre famille. Tirez parti de se lever tôt en l’utilisant pour vous concentrer sur les personnes les plus importantes dans votre vie.
Les lève-tôt améliorent leur sommeil.
Les experts du sommeil disent que si vous vous réveillez tôt vous pouvez aller vous coucher tôt et votre organisme obtient le sommeil régénérant dont il a besoin pour prendre un nouveau départ le jour suivant.
Donnez-vous quelques semaines pour créer la nouvelle habitude de devenir un lève-tôt. Le changement nécessite du temps, de l’effort et beaucoup de patience. Mais les résultats que vous recevrez et les bénéfices que vous engrangerez les vaudront bien.
Menez de l’intérieur
Au bout du compte, nous cherchons tous à devenir une meilleure version de qui nous sommes. Prenez un départ canon, littéralement, chaque jour en vous entrainant à devenir un lève-tôt.
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Quite like the author of the post » Preparing to present at conferences « , I spent many hours looking at the back of presenters as they were reading bullet point slides on the screen.
In fact, I must confess culprit: I made this error many many times.
And, I do not think that I should feel so ashamed about it. In the French educational system, at the time when I was a student, nobody explained to me how to prepare and deliver high quality presentations, how to speak in public and how to effectively communicate messages via presentations.
Fortunately, I was able to witness that this lack of education has changed with my daughters and nephews who had many opportunities during their engineering or management curriculum to deliver individual and group presentations to expose their work and team results with the support of PowerPoint slides and other technologies.
Although I’m certainly far less experimented on the subject than the authors of the above mentioned post, here are a few points that I personally try to stick to:
1. Be clear on your message and on who are the participants
Know exactly the message which you would like the audience to retain at the end. It’s not so easy… You probably will have to do some research on the audience itself to adapt your contents and style. You should also understand what the organizer of the event expects from you. Check who else will intervene at the event…
What would you like to see the participants do or change after your presentation? How will you measure the impact of your speech?
2. Take the necessary time to properly prepare the presentation.
Get this fantastic book (my bible for presentations) on Amazon
Even on a well mastered topic, it is important to carefully prepare your intervention. Analyze the audience and the objectives to reach, as well as the physical and material conditions of the presentation. How will you tailor your contents based on these?
Do not to jump into PowerPoint from the start.
Start with writing on paper or on a whiteboard the scenario, the storyboard of what you wish to communicate. Structure the talk before reflecting on how to translate this at best in presentation slides.
3. Avoid busy slides.
The presentation is only a support to the speech. It needs to facilitate the memorization by the audience of some of the elements that you communicate, in particular with the help of pictures and striking illustrations.
When presenting in front of a wide audience, there is no point in having a lot of text on your slides!
It is far more efficient to create an emotion,send a message, tell a story which the audience will remember easily and on which it will take action. Make people think, trigger their brain. An effective presentation is a presentation of which you can see the effects as would say Ben Johnson, my professor of « Effective Meetings and Presentation Skills ».
4. Rehearse, rehearse, rehearse…
The D-day, the speech must be fluid, natural, and appear like it’s not been too much prepared. No benefit in reading your slides during the presentation, they are and must remain « only » a support to your words which you master from A to Z.
You will also have prepared a few anecdotes and references from your personal experience to give life to your arguments. Try to anticipate at best the questions, and ask these to yourself if they do not come spontaneously. In case of a silence at the beginning of a Q&A session you may launch the debate: « I see that you’re still reflecting on what I just shared with you. You may be asking yourself the question: xyz. It’s a very valid question. Let me share a few elements to address to this xyz legitimate question ».
5. Check the room and the material conditions of the intervention far in advance.
Which type of microphone for example: fixed(to be avoided), clip-on microphone, or hand held microphone. This will influence, and possibly limit your moves. It is better to be aware of these conditions in advance and plan for it.
The size of the room is also an important factor as well as the scene on which you will evolve.
Moving the slides forward&backward: Will it be done via remote control, operator (it will be necessary to prepare this person in advance), keyboard that you manage yourself (if you moved, which is recommended, you’ll have to go back to the PC to advance slides)… This impacts the dynamics of your show and choice of animation for your slides.
If you plan to use sound or video during the presentation (a good idea to energize long sessions), please make sure that they work well in the room, both visually and acoustically, and this, even from the very back of the room.
Plan to have a glass of water during the presentation. It allows you to avoid having a dry throat and it also allows stopping for a few seconds to think during the course of your speech.
6. Prepare a paper to accompany the presentation and supply your presentation pack well in advance
Supplying your presentation pack well in advance is a good idea even when it is not expressly required by the organizer. It forces you to be 100% ready well ahead of the event. In your final reading, a few days before the intervention, you can simply review and decide upon the examples which you plan to use and the stories to be told according to the latest events and news.
It’s also a good idea to plan for a Word, Acrobat or Web post to leave something behind your intervention. At the start of your speech, please indicate that this document exists and where to find it so that the participants may focus on listening to what you have to tell rather than trying to take notes.
7. Never exceed your speaking time
It is unfair to the audience and it impacts any other presenters that come after you. It’s a good idea to ask the organizer or someone in the audience to give you some timing signs (10 mintes to go, 5 minutes, last minute).
What else would you add to complement this initial list?
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Comment manager des parties prenantes sceptiques par rapport à votre projet ?Certaines parties prenantes peuvent être désagréables parce qu’elles nous font nous sentir peu sûrs de nous et même douter de la direction du projet et des choses que nous faisons. La plupart des chefs de projet ne s’interfacent avec elles que quand ils y sont forcés, mais font tout pour les éviter. Mais bien sûr, nous devrions absolument faire l’inverse !
5 résolutions de choses à ne plus faire ! Je reprends ici et enrichis un billet de 2012 sur les choses que vous devriez arrêter de faire. Quels progrès depuis début 2016 ?
Toujours pas #Agile ? Avancez à petits pas ! Nous sommes en 2016 et vous n’êtes toujours pas Agile. Vous n’avez pas eu le luxe de bénéficier d’un leadership du management exécutif et vous ne voyez pas de signe de changement. Par où commencer avec Agile ?
Campana & Schott est partenaire de DantotsuPM
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Tout comme l’auteur du billet « Preparing to present at conferences », j’ai passé de nombreuses heures à regarder la nuque de présentateurs tandis qu’ils lisaient les points mentionnés sur leurs transparents projetés sur l’écran derrière eux.
En fait, je reconnais avoir commis cette erreur moi-même de nombreuses fois. Et, je ne pense pas avoir à en rougir. Personne ne m’avait appris dans notre système éducatif français (de l’époque) à réaliser des présentations, à prendre la parole en public et à transmettre des messages par ce moyen de communication. Cela a heureusement bien changé comme j’ai pu le constater avec mes filles qui ont eu l’opportunité dans leurs études supérieures de réaliser de nombreux travaux individuels et en groupe qu’elles ont ensuite présentés à l’oral avec le support de transparents.
Bien que certainement moins expérimenté en la matière que l’auteur du billet mentionné ci-dessus, et que mes modèles Garr Reynolds et Nancy Duarte, voici quelques points que je m’efforce de respecter:
1. Être clair sur le message à transmettre et sur qui sont les participants.
Il ne s’agit en aucun cas de lancer une bouteille à la mer. Je dois connaître les participants le mieux possible.
Savoir exactement le message que j’aimerais que l’assistance retienne de la présentation. Et ce n’est pas si facile… Il me faudra probablement faire des recherches sur la composition de l’assistance (professionnels, étudiants, pairs, grand public…) et ses attentes ainsi que sur l’organisation qui me donne l’opportunité de m’exprimer et les autres intervenants s’il y en a.
Qu’aimerais-je voir ces participants faire ou changer suite à ma présentation ? Comment pourrais-je en connaitre les impacts ?
2. Bien avoir préparé mon intervention.
Prendre le temps nécessaire à la préparation de la présentation. Même sur un sujet bien maîtrisé, il est important de bien préparer l’intervention. Il faut par exemple bien analyser l’audience et adapter sa présentation en fonction de l’objectif à atteindre. Il est aussi important d’analyser les conditions physiques et matérielles de la présentation (voir point 5).
Pour réussir, j’ai récemment (ré)appris à ne pas me jeter sur Powerpoint d’entrée de jeu. Je commence par écrire le scenario sur papier ou sur tableau blanc avec la trame de l’histoire que je souhaite raconter, la structure du propos. Puis, je réfléchis à comment transmettre au mieux ce scenario sous forme de transparents qui viendront en support du discours pour capter l’attention de l’audience.
3. Éviter les transparents encombrés.
Le livre à ne pas manquer si vous devez réaliser de nombreuses présentations en public.
Ma présentation n’est qu’un support au message que je veux faire passer. Elle doit permettre à l’audience de mieux mémoriser certains éléments, en particulier grâce à des images et des illustrations frappantes (graphiques, vidéos, phrases chocs). En effet, dans le cas d’une présentation en personne face à un large public, il n’est pas question que je lise une liste de « bullet points » le dos tourné à la salle. Ils savent tous lire et auront terminé la lecture et se seront déconnectés de mon intervention bien avant que n’atteigne la troisième ligne.
Il faut que je transmette une émotion, un message, une histoire que l’audience retiendra facilement et sur laquelle elle pourra ensuite prendre action. Une présentation effective est une présentation dont on verra les effets comme le dirait encore aujourd’hui Ben Johnson mon professeur en « Effective Meeting and Presentation Skills ».
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4. Répéter, répéter, répéter…
Pas pendant la présentation bien sûr, mais avant celle-ci ! Le jour J, mon discours doit être fluide. Je ne dois ressentir aucune nécessité de lire les transparents pendant la présentation, ils ne sont qu’un support visuel d’un discours que je maîtrise de A à Z. Je ne dois pas être pressé par le temps ou inquiet sur la durée de mon propos par rapport au temps qui m’est accordé. J’aurai également préparé quelques anecdotes et références à mon expérience personnelle pour donner vie aux points que je vais aborder.
J’essaie aussi d’anticiper au maximum les questions, quitte à les susciter moi-même si elles ne viennent pas spontanément et qu’elles vont aider à ancrer ou clarifier le message.
5. Repérer la salle et les conditions matérielles de l’intervention.
Quel type de micro vais-je utiliser ? Statique (à éviter), micro-cravate, micro mobile… Cela va influencer, voire limiter ma capacité de mouvement. Un micro est-il réellement nécessaire ? Il vaut mieux connaitre les réponses à ces questions à l’avance.
Défilement des transparents ? Vais-je bénéficier d’une télécommande à distance, d’un opérateur (il faudra le briefer à l’avance), devrais-je retourner au PC pour passer au transparent suivant… Cela va influencer la dynamique et le rythme de ma présentation ainsi que le timing et les effets visuels éventuels.
Si je dois utiliser du son ou de la vidéo pendant la présentation (une bonne idée qui dynamise les longues sessions), il me faudra vérifier en arrivant tôt qu’ils passent bien dans la salle, aux plans visuel et acoustique, et ce, même depuis le fond de la salle.
6. Fournir mon jeu de transparents à l’avance.
Ceci est également une bonne idée même si cela n’est pas expressément exigé par l’organisateur. Je suis ainsi forcé à être prêt à 100% bien avant l’événement et si l’organisateur repère des incohérences ou souhaite des clarifications, ce sont probablement des choses à intégrer car d’autres membres de l’audience ressentiront les mêmes inconforts. A la dernière répétition et relecture des notes de présentation, quelques jours avant l’intervention, je peux simplement revoir les exemples que je compte utiliser et les histoires à raconter en fonction de l’actualité du moment.
7. Prévoir un verre d’eau.
Il doit m’être accessible pendant la présentation. Cela me permet d’éviter d’avoir la gorge sèche et cela m’autorise aussi à me poser quelques secondes pour me repositionner en cours de présentation ou prendre le temps de réfléchir à ma réponse si une question imprévue et difficile m’est adressée.
8. Ne dépasser mon temps de parole sous aucun prétexte.
Telle est ma devise, en particulier si il y a d’autres présentateurs qui suivent, et qui bien sûr ne méritent pas de devoir écourter leur intervention parce que la mienne aurait dépassé le temps alloué.
9. Que puis-je laisser aux participants ?
Quand le sujet s’y prête, je prépare un papier d’accompagnement de la présentation au format Word, Acrobat ou bien un pointeur vers un article sur mon blog. Ce papier reprendra bien sûr les points clés, et surtout le message à retenir.
En début de présentation, je signale que ce document existe et où le trouver à l’audience. Ainsi, les participants peuvent se focaliser sur l’écoute de ce que j’ai à leur dire plutôt que d’essayer de tout noter.
Quel serait votre 10ème conseil pour cette petite liste de présentateur amateur ?
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Prenez vous du temps chaque jour juste pour vous poser et réfléchir ?
Nous baignons dans un contexte de frénésie et de boulimie d’activités. Toute minute inoccupée semble être du temps perdu. Il est facile de se laisser manager par son agenda Outlook, ses courriels, ses tâches projets et choses domestiques.
Steve nous rappelle combien il est important de savoir se créer des espaces de réflexion pour se ressourcer et sortir grâce à ceux-ci du rôle d’exécutant qui nous menace.
Nous avons des dates-buttoir à respecter, des courriels à écrire/répondre, des projets sur lesquels travailler, des problèmes de management à traiter, des courses à faire, des familles dont prendre soin, et beaucoup beaucoup d’autres choses que nous faisons quotidiennement. Pour donner du sens à tout cela, nous créons des routines et des programmes quotidiens – se réveiller, sortir les chiens, aller faire un jogging, amener les enfants à l’école, répondre aux courriels urgents, faire un premier brouillon de document de projet, assister à la réunion de statut, etc. Dieu sait que je n’effectuerais pas la moitié du travail réalisé sans mon agenda Outlook pour me rappeler quand je dois aller à une réunion ou passer un appel téléphonique. Souvent, diviser notre journée en tâches plus maniables est la seule manière de maintenir un certain niveau de santé mentale.
Mais que perdons-nous quand nous entrons dans une telle routine ? Pouvez-vous introduire l’« innovation » comme une partie de cette routine ?
Quand est la dernière fois où vous avez créé un rendez-vous dans Outlook pour rattraper le retard sur vos lectures de blogs (ou RSS) ?
Quand une date d’échéance de projet est avancée, quelle est la première chose qui est éliminée ?
Combien de fois avez-vous dit, « je sais, je devrais vraiment écrire un article sur un blog ou commenter les articles de quelques autres ce soir, mais je suis épuisé et cela peut attendre ? »
Combien de fois sortez vous de votre « bulle » de projet individuel et faites-vous l’effort concerté de simplement sortir et apprendre quelque chose de nouveau ?
Quand est la dernière fois où vous vous êtes simplement assis et avez réfléchi au sujet de votre projet/organisation/contrat/initiative et vous êtes-vous questionné ?
Au sujet de la stratégie dans le long terme ?
Au sujet de comment améliorer le moral de votre équipe ?
Au sujet de la façon de devenir plus efficace ?
Au sujet de la façon d’améliorer les choses ?
Au sujet des problèmes externes qui pourraient positivement ou négativement impacter votre travail ?
Quand est la dernière fois où vous avez proposé une nouvelle idée qui n’était pas dans votre description des fonctions ou SOW de projet ?
J’ai eu une intéressante conversation récemment avec un des responsables sénior dans ma compagnie et il m’a dit que c’est l’une des choses qui sépare le bon de l’excellent.
Viser plus haut, voir plus grand.
Le bon élément respectera toutes ses dates-limites, sortira des produits de qualité, ne hérissera personne, sera là à l’heure, et fera tout qui lui est demandé.
L’excellent élément d’autre part, peut manquer quelques dates-limites et peut rendre quelques personnes folles, mais il sera également celui qui proposera la prochaine grande idée.
Quelle est la dernière vraie idée que vous avez eue au travail qui ne vous a pas été imposée par quelqu’un d’autre ?
En avez-vous parlé ?
Avez-vous agi sur cette idée ?
Aussi, suivez mon conseil et libérez 30 minutes de votre journée pour réfléchir.
Ceci peut vouloir dire :
Rattraper son retard sur ses blogs favoris (RSS)
Lire le journal
Avoir une réunion d’équipe où le seul point de l’ordre du jour est « que pouvons-nous améliorer ? »
Sortir pour déjeuner avec une personne d’un métier ou business différent et se renseigner sur ce qu’elle fait
Être comme Dr. House, trouver une balle à jeter en l’air et réfléchir à la façon résoudre un problème
Installer des alertes Google sur des sujets liés à son organisation et s’engager à les suivre
Créer une liste d’idées « si j’étais roi/reine pendant 1 jour » pour son organisation
Faire une recherche Twitter sur son organisation/marque et voir ce que d’autres en disent
Pouvez-vous libérer le temps dans votre agenda pour devenir excellent ?
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Des recherches récentes par Evan Polman de NYU (New-York University) et Kyle J. Emich de Cornell expliquent un peu pourquoi. Dans trois expériences, ils ont constaté que quand les personnes résolvaient les problèmes d’autres, elles produisaient plus rapidement des solutions plus créatives qu’elles ne le faisaient pour leurs propres problèmes.
Dans la première expérience, Polman et Emich ont demandé aux participants de dessiner un étranger pour une histoire qu’ils allaient eux-mêmes écrire ou pour l’histoire de quelqu’un d’autre. Les étrangers esquissés pour d’autres étaient plus créatifs que ceux dessinés pour eux.
Dans la deuxième, on a demandé aux participants d’inventer des idées de cadeaux pour eux-mêmes, pour un proche, ou pour quelqu’un de plus éloigné. Le résultat : plus le destinataire est éloigné, plus créatif le cadeau.
Et dans la troisième, les participants ont dû résoudre le problème suivant : Un prisonnier essayait de s’échapper d’une tour. Il a trouvé une corde dans sa cellule qui était la moitié assez longue pour lui permettre d’atteindre la terre ferme sans risque. Il a divisé la corde en deux, a lié les deux parties ensemble et s’est évadé. Comment est-ce possible ?
Les sujets inventaient plus probablement la réponse de la part d’une autre personne que pour eux; plus loin on imaginait se trouver l’autre personne, plus il était probable que les participants venaient avec la réponse correcte.
Polman et Emich disent que le principe au travail est quelque chose d’appelé construal-level theory. Ce qui en termes simples signifie que nous pensons de manière plus abstraite à des problèmes éloignés (ou des problèmes appartenant à des personnes éloignés), et penser à un niveau plus abstrait produit des solutions plus créatives.
Étant donné que nous sommes souvent plus créatifs à résoudre les problèmes de quelqu’un d’autre, que pouvons-nous faire pour plus efficacement résoudre les nôtres ?
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Voici trois idées :
1. Échangez vos problèmes avec quelqu’un.
Quand vous êtes coincés, arrêtez de vous mettre martel en tête avec ce problème et trouver un collègue avec lequel faire un échange.
2. Résolvez les problèmes pour quelqu’un d’autre.
Créez une certaine distance psychologique par rapport à votre projet en feignant que vous le faites pour quelqu’un d’autre. Utilisez votre imagination: “l’autre personne” pourrait être la personne de l’autre coté du couloir, un parent, ou un étranger de l’autre coté du monde. Le plus loin, le meilleur.
3. Mettez une certaine distance entre vous et votre projet.
Les auteurs savent que quelque chose de magique arrive quand vous enfermez votre manuscrit dans un tiroir. Quand vous y revenez une semaine, un mois ou six mois plus tard, vous avez une perspective plus fraîche, plus créative sur le travail. Quand vous le pouvez, essayer de mettre du mou dans votre planning et essayez de vous éloigner de votre travail pour aussi longtemps que vous pouvez le manager.
Avez-vous essayé cette approche ? Quelqu’un a-t-il créé un site Web pour permettre aux personnes d’échanger des problèmes ? (Ce pourrait être un business prometteur). Et comment diable le prisonnier s’est-il échappé ?
Si vous avez des réponses, postez les en commentaires à ce billet !
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