Je ne connais pas encore les vôtres mais voici quelques-uns des trucs qui boostent ma productivité.
#1 – La « To Do » liste personnelle
Je note dans un cahier les choses à faire bien sûr, mais aussi les idées qui surgissent au détour d’une conversation, d’une lecture, d’une réunion… Ceci me permet d’éviter de garder trop de choses à l’esprit tout le temps. Une fois que c’est noté, il « suffit » de reprendre ces notes régulièrement pour mettre à jour ma « To Do » liste en fonction des priorités (importance et urgence).
Je fais presque de même au niveau des équipes projet pour ne pas perdre de vue les actions en cours avec les propriétaires de chaque sujet et les dates prévues de prochaines avancées. Dans cette « To Do » liste au niveau de l’équipe ou « Actions Tracker », je parle de dates proches auxquelles ces actions devraient avoir évolué, pas seulement de dates cibles de complétion.
#2 – Le focus
Une chose à la fois ! Je m’efforcer de bien la finir (« done ») ou de l’avancer suffisamment pour que je puisse repartir de ce nouveau point intermédiaire sans retour arrière la prochaine fois.
Le timeboxing est une excellente aide pour moi sur ce sujet avec des créneaux de une à deux heures pour être le plus efficace possible.
#3 – Pas d’interruptions
Pour une concentration optimale, j’ai appris à me ménager des moments et environnements tranquilles et propices à la réflexion. Certains travaillent mieux dans la frénésie et l’urgence, mais ce n’est pas mon cas…
Me couper des sollicitations peut être un challenge tant les moyens de communications favorisent l’immédiateté des échanges : Mail, Téléphone, SMS, Messageries instantanées, Politiques de « porte ouverte »… mais je m’améliore, je crois !
#4 – De vraies délégations
Pour pouvoir prétendre à ces moments privilégiés d’efficacité maximale, je m’efforce de bien définir les rôles dans les équipes projets. Je dois déléguer avec la plus grande clarté puis ne pas aller marcher sur les platebandes dont la création et l’entretien ont justement été délégués à ces autres membres de l’équipe. Il m’est encore difficile de ne pas intervenir ni sauter dans l’action quand les choses n’avancent pas comme je le voudrais (contenu et vitesse).
Et vous, quelles sont vos astuces pour maximiser votre efficacité ?
DantotsuPM.com 
La gestion du temps est cruciale pour le chef de projet et l’équipe projet. J’ai quelques astuces supplémentaires.
J’ai mon cahier To Do list à main gauche. Le soir, je fait la liste de ce que je vais faire demain en incluant ce que je n’ai pas fait aujourd’hui. Une nouvelle pathologie apparait : la maladie des post-it. De recherches rcentes ont montré que nombre desalariés partait du travail en se disant, demain je dois faire ça puis ça, puis ça. Pltôt que d’écrire ce qu’ils font sur un papier, ils le conservent dans le cerveau. Moralité, ils dorment mal car le cerveau garde une trace de ces post-it. Les conséquences médicales sont fortes : insomnies, stress, dépression.
Dans la journée, je ne fais qu’une chose à la fois. Je mets un coup de marqueur sur ce qui est fini pour que je visualise ce qui est fait. Je suis content de voir que mon travail avance.
A main droite, j’ai une feuille de papier sur laquelle je note mes heures de pause.
Les neuroscientifiques viennent de démontrer que le cerveau se fatigue très vite (on n’a pas une concentration maximale durant plusieurs heures). La recommandation est de travailler 45 minutes et de faire une pause de 15 minutes. Le cerveau se recharge et on le distrait aussi. En complément de ces sprints, il convient pour éviter la lassitude d’avoir plusieurs activités sur des thèmes différents. On peut faire 3 sprints sur un sujet et ensuite, on en fait deux sur un autre sujet.
Je n’ouvre la messagerie que sur certains créneaux horaires gérés en sprint. Je n’ouvre jamais la messagerie le matin. Je travaille sur ce qui me demande de la concentration. Le matin, on est moins fatigué. Si on démarre par la messagerie, on va prendre une charge émotionnelle (agacement, colère, stress,…) qui sera préjudiciable pour le reste de la journée.
Enfin, j’utilise la matrice d’Eiseinhower pour évaluer l’urgence et l’importance de ce que j’ai à faire.
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Bonjour Thierry, merci de ce beau partage d’expérience et d’approches.
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