Perspectives PMBoK7 : Être adaptable

Voici quelques manières bénéfiques de vous adapter lorsque vous managez des projets.

http://www.bonniebiafore.com/pmbok7-perspectives-be-adaptable/ par Bonnie Biafore

Le PMBOK V7 sur Amazon

Être adaptable lorsque vous managez vos projets peut supporter la réussite de vos projets, voici un nouvel élément dans la septième version du Project Management Institute du Project Management Body of Knowledge (PMBoK7).

Voici quelques manières bénéfiques de vous adapter lorsque vous managez des projets.

Ne faites pas de la perfection votre obsession.

Ce serait bien de construire un plan parfait avec des estimations précises et des dépendances de tâches parfaites, mais ce n’est pas réaliste. Au lieu de cela, travaillez sur apprendre au fur et à mesure que votre projet progresse et adaptez-vous aux estimations et aux changements de plan au fur et à mesure que les événements se déroulent.

Changer, ce n’est pas admettre que vous avez tort !

Lorsqu’ils proposent des modifications au plan de projet, les managers de projet expérimentés partagent ce qu’ils ont appris pour former leurs équipes de direction. Il est de loin préférable de modifier les plans de manière proactive, plutôt que d’essayer de répondre aux attentes planifiées qui sont maintenant peu faisables ou à haut risque. Lors de l’estimation, l’accent devrait être mis sur le fait d’être de « moins en moins faux » à mesure que votre projet progresse et que vous pouvez utiliser de nouvelles idées pour construire de meilleures estimations et de meilleurs plans.

Surveillez et répondez aux changements de direction de votre organisation.

diriger ses choixLes projets sont lancés pour modifier les capacités d’une organisation et/ou de ses clients. Cependant, les organisations ne sont pas statiques pendant que les projets progressent. Les circonstances peuvent influer sur la façon dont le projet s’inscrit dans l’orientation prise par l’organisation. Les projets peuvent être reportés, ralentis, les membres de l’équipe échangés ou les résultats du projet peuvent devoir être avancés.

Les bons managers de projet n’attendent pas qu’on leur dise de modifier l’orientation d’un projet.

Ils surveillent ce qui se passe dans l’organisation et préparent des simulations de changements aux plans de projet pour les présenter à la direction. Le chef de projet adaptable répond, plutôt que réagit, aux changements dans l’entreprise.

Lancez des conversations organisationnelles ouvertes.

Les excellents managers de projet développent des idées sur la façon de livrer un projet. Et ils sont adaptables aux désirs et aux idées des principales parties prenantes. Ils engagent des conversations avec et entre ces intervenants clés pour discuter des approches pour la réalisation du projet et ils présentent leurs idées dans ces discussions. Ils combinent leurs idées avec les idées des parties prenantes qui ont du mérite et qui soutiennent les besoins de l’entreprise.

Vous pourriez être nerveux à propos d’avoir des conversations sans savoir où elles pourraient mener, mais le résultat à long terme de la collaboration et de l’adaptation pragmatique aux désirs des parties prenantes en matière de réalisation de projet peut l’emporter sur ces risques.

Reportez les décisions.

De meilleures décisions sont prises quand davantage d’informations deviennent disponibles. Bien qu’attendre pour établir une direction puisse être stressant, retarder une décision peut être le meilleur moyen de s’adapter à certaines situations de projet. Par exemple, votre fournisseur peut sortir une nouvelle version de son produit, mais la date de sortie n’est pas encore finalisée. Plutôt que de parier sur l’utilisation de la nouvelle version ou de créer des plans solides pour utiliser la version actuelle, définissez le point de décision le plus tard possible dans vos plans. Lorsque votre point de décision arrive, vous pouvez utiliser les informations les plus à jour sur la version pour décider.

Comment le fait d’être adaptable a-t-il contribué à la réussite de vos projets ? Partagez vos expériences !

Pour en savoir plus sur l’adaptabilité, consultez de Dorie Clark : How to Be an Adaptable Employee During Change and Uncertainty course.

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Sur le quatrième conseil, « Reportez les décisions », je suis assez mitigé.

En effet, trop souvent comme l’a fait si bien remarquer John Goodpasture, une collecte de données n’est qu’une curiosité coûteuse dont vous ne savez que faire quand vous l’avez satisfaite…

TOP 3 d’Août 2022 sur DantotsuPM, le blog du management de projets

Je profite de la trêve de fin d’année pour vous remercier d’avoir particulièrement apprécié ces billets.

L’intelligence émotionnelle : un atout pour les managers de projets comme pour tout autre leader

Qui n’a jamais entendu les phrases :

Les émotions n’ont pas leur place dans le monde professionnel !

ou encore

Quand on vient au bureau, on laisse ses émotions à la maison.

Avez-vous lu ce rapport sur l’état du coaching agile : « 2022 State of Agile Coaching Report » ?

Téléchargez le document

Riche des données de plus de 2 000 coachs agiles professionnels qui ont partagé leurs expériences sur l’impact du coaching agile, le deuxième rapport annuel sur l’état du coaching agile est publié. Le rapport couvre un éventail de sujets liés au coaching agile dans le monde réel, y compris le retour sur investissement, la valeur et les métriques permettant de définir le succès.

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15 avantages que vous apporte le management de projet  

Et vous, en tant que manager de projet, dirigez et menez et vous assurez que l’organisation tire le plein avantage de tout ce que vous faites. Cela vous rend extrêmement précieux pour toute organisation avec laquelle vous travaillez. Du niveau de l’équipe jusqu’au comité exécutif où ils examinent les résultats et les impacts business. Soyez fier de vous. Vous êtes manager de projet.

TOP 3 de Juillet 2022 sur DantotsuPM, le blog du management de projets

Je profite de la trêve de fin d’année pour vous remercier d’avoir particulièrement apprécié ces billets.

Connaissez-vous la boucle OODA et le piège infernal OO-OO-OO-… ?

L’outil permet de savoir quand une décision a été prise et d’éviter de rester immobile. Il permet de déterminer quel est le camp le plus rapide. Il permet donc de savoir qui est en train de gagner. L’objectif est aussi de pouvoir réévaluer très vite ses décisions à l’aide du test de la réalité. Il est admis que toute observation, orientation, décision et action est imparfaite. Il faut donc reprendre le cycle.

Diagramme du cycle de décision : Boucle OODA

4 types de questions à poser si vous voulez être proactif

Vous êtes foutu si vous ne pouvez pas changer de direction. Un monde turbulent exige que vous restiez très mobile. Mais vous ne pouvez aller nulle part si vous changez constamment de direction.

Alors, quelles sont les questions que posent les personnes proactives (et que vous pourriez également poser) ?

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4 conseils pour réduire le chaos dans votre projet

Les problèmes de personnes, les pressions commerciales et la création de résultats uniques s’accompagnent de défis inattendus. Faire face au chaos est une chose de plus que les managers de projet se doivent de faire.

Vous trouverez dans ce billet quelques conseils pour réduire le chaos dans votre projet.

7 erreurs embarrassantes de langage corporel que les leaders font pendant les réunions

Nous savons tous que le langage corporel est important, et il est particulièrement important pour toute personne occupant un poste de leader.

7 Cringeworthy Body Language Mistakes Leaders Make During Meetings par Lolly Daskal

https://www.lollydaskal.com/leadership/7-cringeworthy-body-language-mistakes-leaders-make-during-meetings/

Chaque fois que vous avez une réunion en face à face, ou même une réunion sur Zoom, votre langage corporel est crucial. Votre apparence lorsque vous dites quelque chose est souvent aussi importante que ce que vous dites et la façon dont vous le dites.

Tout comme vous choisissez vos mots avec soin, il est important de vous assurer que votre langage corporel n’envoie pas de messages involontaires. Si rien n’est fait, un mauvais langage corporel peut faire dérailler des communicants très forts. Voici sept des problèmes de langage corporel les plus gênants e j’observe chez des leaders.

#1 – Vous avez une posture non engagée.

Nous avons tous vu des gens qui s’affalent pendant les réunions, se dirigent d’un côté, parfois l’air à moitié endormis. Une posture non engagée envoie un message de faiblesse. Asseyez-vous dans une posture droite mais détendue, tenez-vous immobile et montrez que vous prêtez attention.

#2 – Vous manquez de contact visuel.

Beaucoup de gens ne parviennent pas à établir un contact visuel, les yeux dans le vague ou regardant leurs mains ou leurs notes. Ce comportement envoie un message méprisant. À moins que vous ne preniez activement des notes, maintenez un contact visuel avec la personne qui parle. Mais restez naturel, ne fixez pas.

#3 – Vous tambourinez des doigts.

C’est peut-être un tic nerveux ou une vieille habitude, mais tambouriner avec vos doigts sur la table est irritant. Cela vous donne l’air gamin et impatient. Même si vous êtes assis là à attendre impatiemment la fin de la réunion, ne le communiquez pas à la salle.

#4 – Vous avez l’air distrait.

Si vous avez l’air distrait, vous êtes distrait. Et si les gens n’ont pas toute votre attention, ils ne vous accorderont pas tout leur respect. Résistez à la tentation de vérifier votre téléphone, votre montre, vos ongles ou de regarder vers la sortie.

#5 – Vous croisez les bras.

Croiser les bras est une posture défensive qui met de la distance entre vous et ceux qui vous entourent. Cela communique un esprit fermé et un manque de confiance.

Gardez vos bras ouverts et si vous ne savez pas quoi faire de vos mains, posez-les sur vos genoux.

#6 – Vous gigotez.

Si vous vous êtes déjà assis avec quelqu’un qui bouge constamment ses mains, ses pieds ou ses jambes, vous savez à quel point cela peut être perturbant. Cela envoie un message d’anxiété. Si vous vous agitez lorsque vous êtes nerveux, travaillez avec un coach ou un conseiller pour trouver de meilleures stratégies pour gérer ce stress. Si la situation persiste, parlez-en à votre médecin car il peut y avoir un problème de santé sous-jacent.

#7 – Vous faites du multitâche.

Si vous vérifiez vos outils digitaux pendant une réunion, vous ne pouvez pas rester concentré. Le multitâche signifie simplement que rien ne retient toute votre attention. Et même sur Zoom, les gens le remarquent.

Le langage corporel envoie des messages forts avant même que vous ne disiez un mot. Assurez-vous d’envoyer le bon message avec vos paroles et vos actions.

Diriger de l’intérieur : Le langage corporel est un outil puissant. La plus haute forme de respect est d’envoyer le bon message avec votre présence sincère et entière.

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J’ajouterais, prêtez attention à l’aspect culturel de vos gestes qui peuvent avoir des significations totalement différentes d’une culture et d’un pays à l’autre.

7 phrases trompeuses à éviter dans chacune de vos conversations de leader.

Vous savez que vos paroles en tant que leader sont cruciales pour vous équipes comme pour vos clients.

Alors, commencez par éviter facilement (avec un peu d’entrainement) ces 7 erreurs assez basiques.

7 Misleading Phrases to Avoid in Every Leadership Conversation by Lolly Daskal

https://www.lollydaskal.com/leadership/7-misleading-phrases-to-avoid-in-every-leadership-conversation/

Nous savons tous que les mots comptent et que les paroles des dirigeants ont un poids particulier. Dans le leadership et les affaires, il est facile de tomber dans le jargon et le verbeux, mais il y a des phrases qui induisent les employés en erreur et signalent un mauvais leadership.

Voici quelques-unes des phrases les plus perturbatrices et les plus démotivantes que j’entends dans mon travail de coach en leadership.

#1 – « Je ne le dirais pas comme ça. »

Même si ce n’est pas votre intention, lorsque vous utilisez cette phrase et d’autres similaires, vous dénigrez la personne qui communique. C’est une démonstration de manque de respect et la conviction que votre façon de faire est nécessairement la meilleure.

Au lieu de cela, demandez :

Pourriez-vous essayer de reformuler cela ? Je veux m’assurer de bien comprendre ce que vous dites.

#2 – « Je vais le faire moi-même. »

La plupart des dirigeants ont du mal dans une certaine mesure à se défaire de la croyance que si vous voulez que quelque chose soit bien fait, vous devez le faire vous-même. Mais ce niveau de contrôle envoie des messages terribles sur votre leadership : Vous ne faites pas confiance aux gens dans leur travail et vous n’êtes pas prêt à leur donner la possibilité de grandir et d’apprendre.

Au lieu de cela, communiquez clairement vos attentes et demandez :

Y a-t-il une chose pour laquelle vous auriez besoin de mon support ?

#3 – « Avec tout le respect que je vous dois… »

Il est approprié pour un leader de dire non parfois, mais c’est une situation qui appelle une approche délicate plutôt qu’une approche humiliante.

Demandez plutôt :

Êtes-vous ouvert à une autre perspective ? 

#4 – « Voici comment vous devez le faire. »

Lorsque vous dites aux gens non seulement quoi faire, mais comment le faire, vous faites du micro-management. Et peu de choses laissent les personnes et les équipes se sentir plus démoralisées et démotivées que le micro-management. En tant que leader, vous êtes chargé de responsabiliser, de motiver et d’inspirer vos employés.

Au lieu de cela, demandez :

Selon vous, quelle est la bonne approche ?

#5 – « Cela étant dit … »

Auriez-vous des difficultés à écouter ?

Certaines phrases ne signalent pas seulement une volte-face, mais le font d’une manière qui rejette d’emblée tout ce qui a été fait jusqu’à ce point. Rejeter complètement les idées de quelqu’un est décourageant et peut donner l’impression que vous n’écoutiez même pas.

Au lieu de cela, demandez :

Comment pouvons-nous améliorer cette idée ?

#6 – « Vous n’avez pas besoin de savoir pourquoi, il suffit d’exécuter. »

« Faites juste ce que je vous dit ! »

Diriger à partir de l’autorité perd l’essence même du vrai leadership. Les meilleurs leaders savent que lorsque vous communiquez le but de quelque chose, les gens travaillent encore plus dur.

Au lieu d’aboyer des ordres, demandez :

Qu’est-ce qui vous connecte avec ce travail ?

En quoi est-il important pour vous ?

#7 – « Je n’ai pas besoin d’aide. »

Trop de dirigeants considèrent le fait de demander de l’aide comme un signe de faiblesse. En vérité, cela signale la force et la confiance. Lorsque vous demandez de l’aide, vous êtes inclusif et collaboratif, des traits de caractère que les employés apprécient dans le leadership. Nous prêchons tous que les grandes réalisations nécessitent un travail d’équipe, alors modélisez ce principe dans votre propre travail.

Demandez plutôt :

Comment pouvons-nous utiliser au mieux vos talents pour supporter ce travail ? 


Les dirigeants causent souvent, sans le savoir, que les gens se sentent vaincus, démoralisés et exclus simplement parce qu’ils ne réfléchissent pas suffisamment à leurs propres paroles.

Portez une attention particulière aux choses que vous dites à votre équipe, et si ces mots ne vous servent pas bien, apportez les changements nécessaires.


Diriger de l’intérieur : Les phrases que vous utilisez comptent, et les mots que vous prononcez ont un sens.  Soyez attentifs avec eux. Les gens écoutent.

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A propos d’écoute active

Alors, vous pensez peut-être que vous êtes un bon auditeur, mais la prochaine fois que vous voulez écouter une autre personne, posez-vous ces quelques questions…

  • Comment est-ce que j’écoute habituellement ?
  • Pourquoi dois-je écouter maintenant ?
  • Qui est au centre de l’attention dans la conversation ?
  • Qu’est-ce qui me manque ?
  • Est-ce que je me mets en travers de mon propre chemin ?
  • Suis-je dans une bulle d’information ?

Comment faire face à une réduction du budget de votre projet ?

La dynamique des affaires pourrait conduire à une réduction du budget de votre projet. Bien qu’elle soit perturbatrice et déclenche des émotions, la situation n’est pas impossible à manager.

Dealing with a Project Budget Cut par Bonnie Biafore

http://www.bonniebiafore.com/dealing-with-a-project-budget-cut/

La dynamique des affaires pourrait conduire à une réduction du budget de votre projet.

Bien qu’elle soit perturbatrice et déclenche des émotions, la situation n’est pas impossible à manager.

Voici des conseils pour faire face à une réduction budgétaire.

Restez calme.

Vous pourriez interpréter une réduction budgétaire comme un échec.

Une réduction budgétaire est une décision business, qui nécessite une réponse bien réfléchie.

Continuez à mener votre équipe comme si le projet était toujours viable… parce que c’est le cas.

Comprenez la raison d’être de la coupe.

les 5 pourquoi, les 5 whys
Utilisez la technique des 5 pourquoi (relisez ce billet)

Vous devez comprendre ce qui a déclenché la réduction budgétaire pour comprendre comment y répondre.

Discutez de la coupe avec votre sponsor pour comprendre son cheminement de pensée.

Des réponses différentes sont requises lorsqu’une réduction est due à une réduction des coûts à l’échelle de l’entreprise, par rapport à quelque chose lié à votre approche de management de projet ou à un livrable de votre projet dont la priorité a changé.

Examinez les priorités du projet.

Le projet a encore des attentes à satisfaire et des résultats à atteindre. Affirmez ces attentes et comparez-les à ce que le budget réduit permettra de faire. Examinez les priorités des exigences du projet et modifiez-les au besoin. Réexaminez l’analyse de rentabilité du projet pour faciliter votre priorisation. Si vous n’avez pas hiérarchisé vos besoins, commencez par ceci, puis déterminez ce que vous pouvez offrir avec votre budget réduit.

Recherchez des approches de réduction des coûts.

La réduction des heures des ressources externes, la réduction des caractéristiques supplémentaires du produit et la réduction des exigences risquées (et donc coûteuses) sont des moyens potentiels de réduire le coût global du projet. Créez une liste complète d’options pour revue avec la direction. Lorsque la direction décide des mesures de réduction des coûts à prendre, modifiez et affinez votre plan de projet en conséquence.

Communiquez !

Communiquez de manière ouverte à tous les niveaux

Dites à votre commanditaire et aux principales parties prenantes ce que le nouveau budget du projet peut permettre. Négociez pour trouver la meilleure approche et aligner les attentes. Partagez les nouvelles attentes et le plan de projet révisé avec votre équipe de projet. Insistez sur le fait que le projet continuera d’aller de l’avant. Pour maintenir le moral de l’équipe, discutez des résultats opérationnels que le projet peut produire. Pour plus de motivation, demandez à votre sponsor de communiquer également ce message.


Avez-vous déjà fait face à une réduction budgétaire dans un projet ?

Quelles émotions cela a-t-il induit chez vous et votre équipe ?

Quelles mesures avez-vous prises pour « vous débarrasser » de ces sentiments et réfléchir à la façon d’aller de l’avant ?

Pour en savoir plus sur les budgets de projet, consultez la formation Bob McGannon’s Project Management Foundations: Budgets

 

Que dire à votre équipe lorsqu’un projet est annulé (et que faire) ?

Les manuels de management de projet ont beaucoup à dire sur la façon d’éviter l’échec du projet. Mais que faire lorsqu’un projet est tout simplement annulé pour des raisons indépendantes de votre volonté ?

What To Say To Your Team When A Project Is Cancelled (& What To Do)

https://thedigitalprojectmanager.com/what-to-say-do-when-project-cancelled/ by Galen Low

Les manuels de management de projet ont beaucoup à dire sur la façon d’éviter l’échec du projet. Mais quelle est votre responsabilité envers vos équipes (et envers vous-même !) lorsqu’un projet est tout simplement annulé pour des raisons indépendantes de votre volonté ? Que dire à vos équipes ? Que faire, d’un point de vue tactique ?

Au début de ma carrière, un projet de site Web s’est évaporé seulement une semaine avant son lancement. Notre client, un département du gouvernement régional, a été dissous du jour au lendemain sans avertissement. Il n’y avait rien que nous aurions pu faire pour l’éviter, alors nous en avons ri en tant qu’équipe et sommes passés à autre chose. Mais pendant les mois suivants, toute l’équipe a été désengagée, s’est sentie opprimée et découragée.

Après réflexion, j’ai réalisé que le travail de projet entraine beaucoup d’émotions. Les projets sont l’opportunité d’avoir un impact, de renforcer un portefeuille, de briller devant vos pairs et de favoriser votre promotion.

Aussi, lorsqu’un projet ne se concrétise pas, cela ne remet pas seulement votre équipe sur le banc de touche, cela perturbe la vision que ses membres avaient de leur avenir. Et cela peut être un sévère coup dur pour le moral de l’équipe.

Un bon leadership de projet signifie donc également faire preuve de leadership entre les projets, en particulier lorsqu’un projet se termine brusquement. Ce faisant, les managers de projets peuvent atténuer le choc sur l’engagement et la productivité afin que les équipes puissent revenir à leur meilleure performance au plus vite.

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Voici trois exemples de la façon de manager entre les projets lorsqu’un projet se termine brusquement.

#1 – Faites des Mini-Rétrospectives en tête à tête

Trouvez le temps de discuter avec chacun des membres de l’équipe pour voir ce qu’il ou elle pense du projet annulé et demandez-lui s’il ou elle a besoin d’aide. Il n’est pas nécessaire que ce soit une grande réunion, il peut s’agir d’un point de 10 minutes ou d’une rapide tasse de café prise ensemble.

#2 – Projetez les objectifs de l’équipe vers de futures initiatives

Demandez à l’équipe d’écrire ce qu’elle espérait réaliser sur le projet qui a été annulé. Ensuite, créez un tableau que tout le monde peut voir ou accéder pour se rappeler ce qu’il faut rechercher sur son prochain projet.

#3 – Redirigez la dynamique actuelle vers un objectif

Personne n’aime être arraché à un projet et replongé dans un travail sans signification ou des modules de formation fastidieux. Dans la mesure du possible, prenez le temps de comprendre ce que les membres de l’équipe de projet aimeraient faire et essayez d’utiliser votre influence pour que cela se produise.

Transformez le temps sur le banc de touche en vraie opportunité de croissance.

Quelle est la prochaine étape ?

Alors, vous pensez peut-être qu’aucune de ces choses ne relève de la responsabilité d’un manager de projet et vous avez probablement raison.

Mais voici le problème: Les membres de cette équipe se souviendront de comment vous avez transformé une situation déplaisante en quelque chose d’un peu meilleur.

Et cette loyauté vous donnera un élan supplémentaire lorsque vous travaillerez à nouveau ensemble.

 

7 étapes pour maintenir et accroître la performance de votre équipe pendant les périodes difficiles par Feruza Ghaffari

Jooble”, moteur de recherche d’emploi, a compilé des instructions pour les managers qui veulent survivre à la crise et soutenir leur équipe. Feruzza s’en fait ici l’écho.

1. Ne faites pas comme si de rien n’était

Lorsque tout le monde autour de vous est inquiet, vous pouvez en tant que manager choisir de jouer un rôle de support passif qui ne remarque pas les problèmes et travaille comme d’habitude. Mais tout le monde voit ce qui se passe. Par conséquent, les employés sont susceptibles de ne pas croire que les affaires continuent comme d’habitude. Sans information l’équipe ne sera pas plus calme, les gens tireront simplement des conclusions basées sur l’excitation et les rumeurs. Et ces conclusions peuvent être bien pires que la situation réelle. Il est préférable d’être honnête à propos de tout changement et de mettre à jour les informations à mesure que la situation évolue.

Prendre un appel ou rédiger une lettre dans la panique est une mauvaise idée. Parler à l’équipe en vaut la peine lorsque vous avez quelque chose à dire. Par conséquent, il est important d’analyser d’abord comment la crise affectera votre entreprise. Lors d’une pandémie, par exemple, de nombreuses entreprises se sont regroupées et ont utilisé la situation comme opportunité de croissance.

Lorsqu’il y a compréhension, vous pouvez constituer une équipe. La façon dont vous le faites est votre choix : en personne, par écrit, via audio ou vidéo. C’est vous qui connaissez le mieux le moyen de communication préféré de vos collaborateurs. Mais il faut parler. Le silence de la direction à de tels moments augmente l’anxiété de l’équipe.

De simples paroles de soutien valent mieux que de faux espoirs ou des assurances que tout reviendra bientôt à la normale. Il est important de partager que l’entreprise traverse des moments difficiles, mais que vous vous avez les uns les autres.

Les bons remèdes contre l’incertitude sont une information claire et cohérente. Vous n’avez pas à parler de ce que vous ne pouvez pas garantir. En période d’instabilité, il est particulièrement important que vos paroles et vos actions soient alignées. Les gens ont déjà assez d’imprévisibilité. Si vous promettez quelque chose à un employé, mais que cela ne se produit pas, la confiance chutera et l’anxiété ne fera qu’augmenter. Les mots doivent être étayés par des faits.

2. Appelez l’équipe plus souvent (et demandez aux chefs d’équipe de faire de même)

Lorsque les employés viennent au bureau, il est plus facile de suivre leur humeur. Même si une personne ne se plaint pas à haute voix, vous pouvez remarquer des sonnettes d’alarme : un regard fatigué, un manque d’enthousiasme, une réticence à boire un café ensemble ou à aller à un déjeuner de travail dans votre café préféré.

Si l’équipe travaille à distance, saisir ces nuances est plus difficile.

Par conséquent, cela vaut la peine de passer des appels pour savoir comment va chaque employé, sans se limiter aux tâches professionnelles. Le responsable et les chefs d’équipe peuvent être intéressés par les événements importants qui se sont produits dans la vie des collègues au cours de la semaine : quels éléments sont désormais au sommet de leurs préoccupations, ce qui aide à faire face au stress. Organisez régulièrement de telles réunions, par exemple, tous les vendredis.

3. Faites des sondages pour connaître l’humeur des employés

Demandez au service RH de réaliser un suivi du moral de l’équipe. Les sondages écrits sont un bon outil. Oui, dans une certaine mesure, c’est la « température moyenne à l’hôpital ». Mais grâce à ces sondages, vous évaluerez le climat général dans l’équipe. Notez également les domaines qui doivent absolument être améliorés, car ils préoccupent beaucoup de personnes.

Si un employé sur cent répond qu’il lui est difficile de communiquer avec ses collègues, il s’agit très probablement d’une situation individuelle d’une personne. Mais quand 60% des répondants le pensent, les entreprises doivent clairement reconsidérer leurs communications internes. Si vous voulez les réponses les plus honnêtes, rendez les sondages anonymes.

Les sondages sont un excellent moyen de garder le doigt sur le pouls du moral. L’essentiel est de les réaliser non pas lorsque la foudre frappe, mais régulièrement. C’est la seule façon de comparer les performances et de voir l’efficacité de votre style de management.

L’essentiel est de prendre en compte les retours reçus. Il existe des solutions aux différentes difficultés. Si les employés signalent une baisse de moral ou des ennuis mineurs, ces problèmes peuvent être résolus par une rencontre individuelle avec le responsable. La tâche du manager est d’écouter, de donner des conseils si nécessaire, de proposer des vacances, du temps libre ou toute autre aide de l’entreprise.

4. Mettez à jour les instructions et les algorithmes de travail

Si vous avez déjà perfectionné vos processus et que tout le monde sait ce qui doit être fait, tant mieux. Adaptez-les à l’ambiance du domaine d’information : vérifiez le ton des communications, adoptez les formats adaptés à la situation dans votre travail. Mais si les algorithmes ne fonctionnent pas, il est temps de les réparer. Même en période calme, les employés peuvent faire des erreurs parce qu’ils ont mal compris une tâche. Pendant les périodes d’instabilité, le chaos ne fait que s’aggraver, il est donc important de donner des instructions claires aux membres de l’équipe.

Célébrez toutes les réalisations de votre équipe avec des félicitations.

Vous pouvez même ajouter l’étape « Remercier les collègues » aux algorithmes de travail et laissez chaque projet se terminer sur celle-ci. Avec les délais serrés, les modifications demandées et la fuite de la pensée, il est facile de rater le moment précis où tout le monde est satisfait du résultat. Et si les anciennes méthodes d’encouragement, comme une promotion ou une augmentation de salaire, ne sont pas réalisables, inventez-en de nouvelles. Celles-ci peuvent être une formation, un bonus ponctuel, une tâche intéressante.

5. Ne renoncez pas à la planification stratégique

En ce moment, il est difficile même d’imaginer ce qui arrivera à l’économie demain ou dans un mois. Mais planifier les choses est toujours possible et nécessaire. Cela vous permettra de définir les priorités et des tâches spécifiques pour les membres de l’équipe. Il n’est pas nécessaire de planifier plusieurs années dans le futur. Mais dans un avenir radieux (et cela viendra un jour !), vous devez être fort et préparé, ce qui signifie qu’il est important de ne pas abandonner.

Tenez-vous en à une stratégie flexible : Analysez constamment la situation et ajustez vos plans en fonction de la situation. Si les objectifs d’hier ne sont plus pertinents aujourd’hui, il est nécessaire d’en fixer de nouveaux. Par exemple, se déplacer sur d’autres marchés, trouver des clients sur différents sites, embaucher des spécialistes ayant les bonnes compétences.

Dans des situations d’incertitude, il est important de conserver au moins une partie des tâches routinières. Cela aide à sentir le sol sous vos pieds. Il vaut mieux refuser les plans à long terme. Ils auront très probablement peu à voir avec la réalité. Une stratégie à court terme, une réponse rapide aux changements externes, une orientation client maximale sont les meilleures techniques pouvant être utilisées en cas de crise. 

6. Recrutez un psychologue d’entreprise

Anxiété, burn-out, difficulté de concentration, manque de motivation : Un psychologue aide à faire face à tous ces problèmes. Il corrige également la relation entre les membres de l’équipe et enseigne les techniques de communication non violente. De plus, les employés seront ravis que vous vous souciez de leur santé mentale. Par conséquent, la présence d’un psychologue dans l’organisation aidera même ceux qui ne prévoient pas de prendre immédiatement rendez-vous.

Un psychologue d’entreprise se concentre à la fois sur la demande du client et sur l’ensemble de l’entreprise. Ce spécialiste aide à améliorer l’efficacité du travail ou la fidélité des employés. Mais vous pouvez également vous adresser à un psychologue d’entreprise sur des questions personnelles, car elles se répercutent parfois dans le travail.

Le spécialiste ne doit pas divulguer d’informations sur l’employé sans son consentement. Il ne peut fournir à la direction que des informations générales sur le climat psychologique de l’équipe.

7. N’oubliez pas de prendre soin de vous

Les conseils sur le masque à oxygène sont également pertinents par rapport au travail : L’humeur du manager affecte le travail de toute l’équipe. Prendre soin des autres demande beaucoup d’énergie, il est donc important non seulement d’aider les membres de l’équipe, mais aussi de prendre du temps pour soi. Prêtez attention à votre bien-être. Faites une pause et passez à autre chose avant que la tension interne n’atteigne un pic.

Choisissez une activité qui vous comble et vous ressource et consacrez-y du temps. Vous pouvez promener le chien, passer une soirée sans gadgets électroniques, consulter un psychologue… les options pour chaque personne peuvent être différentes. Cela vous donnera une réserve d’énergie pour manager l’équipe et continuer à travailler.

Se réunir est le début. Se serrer les coudes est un progrès. Travailler ensemble est une réussite. Henry Ford.


Feruzza Ghaffari

Je m’appelle Feruza Ghaffari et je travaille comme rédactrice et traductrice depuis 6 ans maintenant. Je crois en la magie des mots : des noms brillants, des slogans accrocheurs et des textes intéressants peuvent créer des miracles pour les petites entreprises. J’écris sur les personnes et les entreprises, sur tous les domaines intéressants des professions, j’aide d’un mot. J’ai également des compétences en création de liens en SEO.

15 avantages que vous apporte le management de projet (les 15 + conclusion)

Le management de projet offre de considérables avantages et bénéfices aux organisations qui ont besoin de livrer des solutions.

Benefits of Project Management par Leigh Espy

#1 – Propriété claire pour la réussite du projet

Les projets reposent sur de nombreuses personnes travaillant vers un objectif commun. Mais le projet et l’équipe ont besoin d’un leader pour faire avancer le projet et adopter une vision plus large.

Les membres de l’équipe examinent leurs responsabilités individuelles d’un point de vue étroit. Mais le/la manager de projet prend en charge l’ensemble du projet. Il ou elle travaille au sein des équipes pour résoudre les problèmes, suivre les jalons et maintenir le projet sur la bonne voie.

#2 – Organisation et planification

Le/la manager de projet travaille avec l’équipe pour créer des échéanciers, des budgets et d’autres composants du plan de projet.

Cela donne à l’équipe une orientation claire et définit les attentes de la direction et des clients concernant chaque livrable du projet.

#3 – Responsabilité de l’équipe

Le/la manager de projet tient les membres de l’équipe responsables d’honorer leurs engagements.

Cela aide le projet à rester sur la bonne voie et à éviter les dérapages de calendrier et les dépendances manquées.

#4 – Champ d’application clairement défini

Le/la manager de projet travaille avec les clients et l’équipe pour s’assurer que la portée est bien définie dès le départ.

Cela permet à l’équipe d’écrire des exigences claires, et tout le monde a la même compréhension de ce qu’il faut livrer à la fin du projet.

#5 – Gestion du budget et des coûts

Le/la manager de projet recueille des informations sur le coût du projet et crée le budget du projet lors de la planification du projet.

À l’avenir, il/elle gère également les dépenses du projet tout au long du projet et s’assure que le projet respecte le budget sans surprise.

Ressource : Comment créer un budget de projet informatique [modèle inclus]

#6 – Gestion des délais / Respect des engagements et des délais envers les clients

Le/la manager de projet aide l’équipe à rester sur la bonne voie. Il/Elle travaille avec l’équipe pour établir le calendrier du projet et identifier les jalons et les livrables.

Il/Elle identifie et travaille avec les parties prenantes pour remédier ou éliminer les obstacles et assurer une coordination et des progrès continus.

Le/la manager de projet gère également les interdépendances entre les équipes afin que toutes les pièces du projet soient réunies pour répondre au besoin.

Il/Elle garde également l’équipe concentrée sur le respect des dates et des jalons clés.

Ce point de contact unique pour l’équipe élimine la confusion quant à savoir qui coordonne et dirige l’effort. Cela garantit une exécution plus réussie du projet.

#7 – Gestion de la portée du projet

Bien qu’il soit important d’avoir une portée de projet clairement définie au début du projet, il est tout aussi important de gérer les dérives de la portée au fur et à mesure que le projet progresse.

Les clients demandent souvent des changements de contenu.

Le/la manager de projet peut aider à montrer comment cela affecte le projet. Si des changements de portée sont effectivement nécessaires, le/la manager de projet peut gérer les impacts sur le planning et le budget du projet.

#8 – Management des risques

Le management des risques comprend l’identification des risques dès le début du processus et leur traitement avant qu’ils ne causent des problèmes. Cela implique également de gérer le changement tout au long du projet en suivant les changements et en les communiquant efficacement.

Le/la manager de projet identifie les risques potentiels au début du projet. Il/Elle travaille avec l’équipe pour manager activement les risques tout au long de la vie du projet.

Grâce à cela, le projet peut aller de l’avant même s’il y a des menaces sur le plan de projet.

Ressource : Comment créer une matrice de management des risques projet (avec modèle)

#9 – Qualité de la solution

Le/la manager de projet travaille avec l’équipe pour intégrer la qualité dans le projet dès le début.

Il/Elle projet s’assure que l’équipe suit les processus appropriés, tels que la collecte des exigences et les tests, le cas échéant. L’équipe peut avoir besoin de suivre les directives de conformité ou les considérations contractuelles. Tout au long de la vie du projet, le/la manager de projet coordonne de multiples activités pour aborder la qualité.

#10 – Tenue des dossiers et responsabilités administratives

Il n’est pas nécessaire d’avoir un/une manager de projet pour créer de la documentation et planifier des réunions.

Mais le/la manager de projet comprend le projet à un niveau supérieur et sait quand planifier une réunion et qui amener à la table. Il/Elle anticipe la nécessité de discussions importantes sur le projet et dirige ces activités pour que le projet continue d’aller de l’avant et sur la bonne voie. Il/Elle s’assure que les documents nécessaires sont créés et stockés à des fins de conformité et d’historique.

#11 – Visibilité de la santé du projet

Le/la manager de projet donne de la visibilité sur l’avancement et l’état du projet. Parce qu’il/elle est responsable de la réussite du projet, le/la manager de projet rassemble toutes les informations et donne de la visibilité sur la santé du projet.

Le logiciel de gestion de projet permet aux équipes de fournir des informations et de fournir une santé de projet en temps réel. Les membres de l’équipe et les parties prenantes peuvent obtenir des mises à jour plus rapides sur l’état et les métriques. L’équipe peut procéder comme prévu ou s’ajuster au besoin en fonction de ces informations. Cela permet à l’organisation d’économiser du temps et de l’argent à long terme.

#12 – Les organisations peuvent entreprendre des projets plus complexes

Les projets plus complexes ont un besoin plus élevé de direction globale et de management d’ensemble.

Avoir un/une manager de projet permet l’exécution réussie de projets plus complexes avec de nombreuses interdépendances et davantage de risques.

#13 – Consolidation d’équipe

Étant donné que le succès du projet dépend de nombreux différents membres d’équipe, vous devez réunir cette équipe de projet pour vous concentrer sur l’objectif commun.

S’il y a des conflits, des agendas personnels ou des désirs contradictoires, le projet pourrait stagner ou se désagréger.

Un/une bon/bonne manager de projet sait comment rassembler l’équipe pour travailler vers un succès commun.

CSP DOCENDI est partenaire de DantotsuPM, visitez leur site pour découvrir leurs offres de formation.

#14 – Communications

Le/la manager de projet communique avec les parties prenantes et l’équipe tout au long du projet. Il/Elle utilise des méthodes de communication efficaces comme le courrier électronique, les appels téléphoniques et les réunions en face à face pour faire passer le message.

Pour les projets complexes, le plan de communication définit qui gère différents types de communications tout au long du projet.

Le/la manager de projet sert de point de contact principal pour les communications de projet avec divers publics.

  • Communication avec les membres de l’équipe – Le/la manager de projet coordonne les discussions sur les enjeux et les besoins de l’équipe et facilite la communication entre les départements. Il existe de nombreux sujets à aborder tout au long de la vie d’un projet, tels que la conformité, les risques et les interdépendances.
  • Communication avec les parties prenantes – tenir les parties prenantes informées de diverses manières, telles que des mises à jour de statut, des vues et des informations de haut niveau, ou plus de détails sur le projet si nécessaire.  Les managers de projet communiquent avec les parties prenantes internes et externes.
  • Communication client – plutôt que l’équipe de développement parle directement avec le client, Le/la manager de projet gère ces communications. Il/Elle répond aux questions et traduit les exigences et les détails techniques en termes que les utilisateurs non techniques peuvent comprendre. Il/Elle gère également les attentes des clients tout au long du projet et coordonne les activités de management du changement.

#15 – Management du changement

Le/la manager de projet travaille avec l’organisation pour s’assurer que non seulement le travail de projet est effectué, mais que les clients sont prêts à l’adopter.

Le/la manager de projet de projet planifie les changements nécessaires pour une transition en douceur vers la nouvelle solution.

Voici comment il/elle procède :

  • Communications sur l’échéancier et la date de livraison.
  • Formation aux nouvelles solutions ou nouveaux processus.
  • Mise en place un soutien continu.

Cela offre une meilleure expérience client du début à la fin.


Le management de projet offre des bénéfices aux organisations qui ont besoin de livrer des solutions.

Cette valeur s’applique du niveau de l’équipe jusqu’aux parties prenantes et aux dirigeants. Les managers de projet utilisent un logiciel de gestion de projet, d’autres outils de gestion de projet et des compétences en management de projet pour garantir la réussite de la livraison du projet.

Et vous, en tant que manager de projet, dirigez et menez et vous assurez que l’organisation tire le plein avantage de tout ce que vous faites. Cela vous rend extrêmement précieux pour toute organisation avec laquelle vous travaillez. Du niveau de l’équipe jusqu’au comité exécutif où ils examinent les résultats et les impacts business. Soyez fier de vous. Vous êtes manager de projet.

KISS: Keep It Short & Simple when You Want to Influence & Persuade – Mike Clayton

Les gens se laissent-ils impressionner par l’expertise, le jargon, la science et les détails techniques ?

Eh bien oui !

… et non !

Écoutez Mike vous expliquer pourquoi il est avantageux de faire bref et simple lorsque vous souhaitez influencer ou persuader qui que ce soit.


Voici 8 billets de Mike Clayton, tous plus intéressants les uns que les autres et publiés précédemment sur ce blog.

  1. Livre de Mike sur Amazon

    Construisez du « buzz » positif et viral autour de votre idée, projet, produit, service…

  2. Augmentation salariale
  3. Plaidoyer pour un management élégant
  4. 12 façons de casser de mauvaises habitudes et être un nouveau vous-même
  5. Attitude Positive
  6. Avantage pour gagner
  7. Pensée de groupe et dérive risquée
  8. A propos de motivation des personnes

15 avantages que vous apporte le management de projet (13 à 15)

Le management de projet offre de considérables avantages et bénéfices aux organisations qui ont besoin de livrer des solutions.

Benefits of Project Management par Leigh Espy

#13 – Consolidation d’équipe

Étant donné que le succès du projet dépend de nombreux différents membres d’équipe, vous devez réunir cette équipe de projet pour vous concentrer sur l’objectif commun.

S’il y a des conflits, des agendas personnels ou des désirs contradictoires, le projet pourrait stagner ou se désagréger.

Un/une bon/bonne manager de projet sait comment rassembler l’équipe pour travailler vers un succès commun.

CSP DOCENDI est partenaire de DantotsuPM, visitez leur site pour découvrir leurs offres de formation.

#14 – Communications

Le/la manager de projet communique avec les parties prenantes et l’équipe tout au long du projet. Il/Elle utilise des méthodes de communication efficaces comme le courrier électronique, les appels téléphoniques et les réunions en face à face pour faire passer le message.

Pour les projets complexes, le plan de communication définit qui gère différents types de communications tout au long du projet.

Le/la manager de projet sert de point de contact principal pour les communications de projet avec divers publics.

  • Communication avec les membres de l’équipe – Le/la manager de projet coordonne les discussions sur les enjeux et les besoins de l’équipe et facilite la communication entre les départements. Il existe de nombreux sujets à aborder tout au long de la vie d’un projet, tels que la conformité, les risques et les interdépendances.
  • Communication avec les parties prenantes – tenir les parties prenantes informées de diverses manières, telles que des mises à jour de statut, des vues et des informations de haut niveau, ou plus de détails sur le projet si nécessaire.  Les managers de projet communiquent avec les parties prenantes internes et externes.
  • Communication client – plutôt que l’équipe de développement parle directement avec le client, Le/la manager de projet gère ces communications. Il/Elle répond aux questions et traduit les exigences et les détails techniques en termes que les utilisateurs non techniques peuvent comprendre. Il/Elle gère également les attentes des clients tout au long du projet et coordonne les activités de management du changement.

#15 – Management du changement

Le/la manager de projet travaille avec l’organisation pour s’assurer que non seulement le travail de projet est effectué, mais que les clients sont prêts à l’adopter.

Le/la manager de projet de projet planifie les changements nécessaires pour une transition en douceur vers la nouvelle solution.

Voici comment il/elle procède :

  • Communications sur l’échéancier et la date de livraison.
  • Formation aux nouvelles solutions ou nouveaux processus.
  • Mise en place un soutien continu.

Cela offre une meilleure expérience client du début à la fin !

 

15 avantages que vous apporte le management de projet (10 à 12)

Le management de projet offre de considérables avantages et bénéfices aux organisations qui ont besoin de livrer des solutions.

Benefits of Project Management par Leigh Espy

#10 – Tenue des dossiers et responsabilités administratives

Il n’est pas nécessaire d’avoir un/une manager de projet pour créer de la documentation et planifier des réunions.

Mais le/la manager de projet comprend le projet à un niveau supérieur et sait quand planifier une réunion et qui amener à la table. Il/Elle anticipe la nécessité de discussions importantes sur le projet et dirige ces activités pour que le projet continue d’aller de l’avant et sur la bonne voie. Il/Elle s’assure que les documents nécessaires sont créés et stockés à des fins de conformité et d’historique.

#11 – Visibilité de la santé du projet

Le/la manager de projet donne de la visibilité sur l’avancement et l’état du projet. Parce qu’il/elle est responsable de la réussite du projet, le/la manager de projet rassemble toutes les informations et donne de la visibilité sur la santé du projet.

Le logiciel de gestion de projet permet aux équipes de fournir des informations et de fournir une santé de projet en temps réel. Les membres de l’équipe et les parties prenantes peuvent obtenir des mises à jour plus rapides sur l’état et les métriques. L’équipe peut procéder comme prévu ou s’ajuster au besoin en fonction de ces informations. Cela permet à l’organisation d’économiser du temps et de l’argent à long terme.

#12 – Les organisations peuvent entreprendre des projets plus complexes

Les projets plus complexes ont un besoin plus élevé de direction globale et de management d’ensemble.

Avoir un/une manager de projet permet l’exécution réussie de projets plus complexes avec de nombreuses interdépendances et davantage de risques.

Voici 4 conseils pour réduire le chaos dans votre projet.

Faire face au chaos est une chose de plus que les managers de projet se doivent de faire (et de bien faire).

Tips to Reduce Project Chaos

http://www.bonniebiafore.com/tips-to-reduce-project-chaos/ par Bonnie Biafore

Les problèmes de personnes, les pressions commerciales et la création de résultats uniques s’accompagnent de défis inattendus. Faire face au chaos est une chose de plus que les managers de projet se doivent de faire.

Voici quelques conseils pour réduire le chaos dans votre projet.

Faites des recherches sur les leçons apprises par le passé.

« Il y a des leçons à apprendre… » (relisez ce billet)

Saisir les leçons apprises est souvent comme un vœu pieux. Les gens parlent de le faire, mais s’y mettent rarement. Si c’est le cas dans votre organisation, n’abandonnez pas. Au lieu de cela, demandez aux managers de projet et aux sponsors dans votre entreprise quels problèmes ils ont rencontrés sur leurs projets. Si votre organisation dispose d’une base de données sur les leçons apprises, examinez-la attentivement. En comprenant les problèmes passés, vous pouvez élaborer des plans de risque et d’urgence avisés. Et ces plans peuvent vous aider à identifier rapidement la cause racine des problèmes potentiels et à les résoudre avant qu’ils ne créent un véritable chaos dans votre projet (et dans votre vie !)

Surveillez les changements dans le comportement de vos parties prenantes.

Généralement, lorsque les parties prenantes sont stressées, leur comportement change. Certaines pourraient devenir plus vocales, d’autres moins expressives ou exprimer des préoccupations au sujet de votre projet à l’improviste !

Ne vous contentez pas de vous demander ce qui se passe.

Amorcez des discussions en tête-à-tête avec ces intervenants pour déterminer ce qui se passe avec eux. Faire preuve de compassion pour votre partie prenante et les résultats de votre projet crée de la confiance, ce qui peut conduire à en apprendre davantage sur les problèmes potentiels. Cela mène à de meilleures idées et moins de chaos !

Évaluez les écarts par rapport à vos bases de référence et répondez-y.

À l’approche de la fin de votre projet, les écarts acceptables ont tendance à se resserrer. (relisez ce billet)

Assurez-vous de bien comprendre vos références de base pour la portée, les délais, les coûts et la qualité.

Lorsque ces mesures avoisinent des écarts de 5 %, déterminez la cause de ces variances.

Et lorsque l’écart dépasse 5 %, passez à la vitesse supérieure pour remettre les choses sur les rails et partagez le statut et vos actions avec votre sponsor de projet.

Une communication proactive sur les problèmes rencontrés et vos réponses peut inspirer confiance en votre leadership de projet, ce qui signifie moins de réunions de type « veuillez expliquer ci ou ça » et, vous l’avez deviné, moins de chaos !

Concentrez-vous sur ce qui est important par rapport à ce qui est urgent.

Si quelque chose est important et urgent, concentrez-vous d’abord sur ça !

Ensuite, travaillez sur les problèmes importants et ne vous laissez pas distraire par des choses urgentes mais sans importance comme un téléphone qui sonne et vibre.

Minimisez les distractions en éteignant votre téléphone, en mettant en pause les notifications des e-mails et en accrochant un panneau « ne pas déranger » sur votre porte.

De cette façon, vous adressez les tâches les plus vitales de votre projet. Moins de chaos !

Les projets impliqueront toujours des changements inattendus ou soudains.

Ces conseils peuvent calmer les choses pour vous et votre équipe de projet. Avez-vous des conseils à partager pour réduire le chaos dans les projets ? Si oui, n’hésitez pas à les partager en commentaires à ce billet.

Pour en savoir plus sur la réduction du chaos des projets, consultez la formation de Chris Croft Solving Common Project Problems course.

7 choses simples qui renforcent la clarté pendant une période de complexité

La complexité chasse la clarté et les ombres deviennent réalité.

https://leadershipfreak.blog/2021/10/20/7-simple-things-that-strengthen-clarity-during-complexity/ par Dan Rockwell

Lorsque des complexités emplissent votre esprit, l’inquiétude affaiblit vos appuis. La complexité chasse la clarté. Les ombres deviennent réalité.

L’effroi dilue vos capacités.

L’anxiété déplace votre confiance.

Se sentir dépassé est inévitable lorsque la complexité bannit la simplicité.

N’importe quel idiot peut rendre les choses faciles difficiles.

QRP est partenaire de DantotsuPM, visitez cette page pour en apprendre davantage

7 choses simples qui renforcent la clarté pendant une période de complexité

#1. Commencez la journée lentement.

Prenez 10 à 15 minutes pour sentir votre café, respirer, prier, lire ou tenir votre journal.

Choisissez comment vous montrer. Fermez les yeux et imaginez le meilleur de vous-même dans vos réunions et conversations.

Écoutez du rock&roll. Commencer lentement peut faire du bruit pour certains, mais ne laissez pas le bruit être une distraction.

#2. Tournez-vous vers l’extérieur avec empathie.

« Être en charge, c’est prendre soin de ceux dont vous avez la charge » – Relisez ce billet.

Les problèmes vous invitent à devenir le centre de l’univers.

Choisissez de vous oublier.

Faites briller la lumière sur les autres au lieu d’espérer que les autres se concentreront sur vous.

 

#3. Arrêtez de tout réparer.

La nécessité de tout réparer crée du stress et multiplie la complexité.

Vous n’avez pas besoin de toutes les réponses pour pratiquer la curiosité pendant une période de complexité.

Laissez-vous vous intéresser aux défis d’une autre personne au lieu d’être submergé par vouloir tout réparer.

#4. Remarquez la trajectoire.

Demandez-vous : « Où va cette conversation ? ». Remarquez si vous avancez, reculez ou tournez en rond.

Lorsque la conversation va dans la mauvaise direction, changez les mots que vous utilisez.

Quelle est l’intention derrière votre conversation ? Rappelez-vous de vous en soucier.

Quelle est la chose simple et que vous pouvez faire qui pousse les gens vers l’engagement et l’appropriation ?

#5. Surveillez l’énergie.

Comment pourriez-vous être une personne qui dynamise les gens ?

Ne laissez pas votre énergie et celles des autres tomber à zéro.

Faites des choses difficiles quand vous êtes le plus énergique.

#6. Terminez quelque chose.

#7. Rappelez le positif.

Dites aux gens que vous êtes heureux qu’ils fassent partie de l’équipe.

Le mal est plus fort que le bien. Les défauts et les fragilités vous font oublier le talent et les forces.

Signal

La confusion est un signal pour vous concentrer sur les choses qui sont sous votre contrôle.

Laissez la complexité vous conduire vers la simplicité. Mais attention. La simplicité demande plus de travail que la complexité.

Quelles choses simples pourraient renforcer la clarté pendant cette période de complexité ?

Quelle est la plus simple prochaine étape ?

 

2 questions à vous poser avant de rejoindre votre prochain meeting zoom (ou tout autre outil de visioconférence).

Avez-vous déjà participé à une réunion Zoom en vous sentant fatigué, stressé, distrait et/ou irritable ???

2 Questions to Ask Yourself Before You Get on Your Next Zoom

https://www.stevegutzler.com/2-questions-ask-get-next-zoom/ by Steve Gutzler

Je pense que nous avons tous expérimenté cette situation.

Nous avons tous été plongés dans un nouvel environnement business où la technologie régit notre vie. Nous avons tous reçu des courriels troublants à un moment où nous jonglions avec des responsabilités familiales. À l’heure actuelle, je m’inquiète du fait que beaucoup d’amis et de clients éprouvent des symptômes Covid assez graves.

2 questions à vous poser (avant de rejoindre votre prochaine visioconférence)

1. Comment allez-vous vous y présenter ?

Quelle est votre réalité actuelle ? Quelles sont vos émotions, vos humeurs et votre attitude actuelles ?

Steve Gutzler

Vous vous sentez peut-être …

  • Vidé
  • Inquiet
  • Fatigué
  • Troublé
  • Stressé
  • Inquiet
Nous savons que ces émotions sont contagieuses.
« Que vous en soyez conscients ou pas, votre leadership est contagieux ! » Relisez ou découvrez ce billet

Une recherche de l’Université de Harvard supporte l’idée que les émotions que vous ressentez sont contagieuses, même lors d’une réunion virtuelle comme sur Zoom. Elles seront ressenties par chaque participant et affecteront leur état émotionnel.

Soyez conscient de vous-même. Soyez à l’écoute de la façon dont vous vous présentez. Soyez conscient de l’état émotionnel que vous partagez avec vos pairs. Vont-ils quitter cette réunion pleins d’énergie ou allez-vous les quitter en les laissant se sentir épuisés ?

2. Comment voulez-vous y arriver ?

Je sais que cette question m’incite à être intentionnel avec mes émotions. C’est une simple réinitialisation de 60 secondes quand vous vous dites « Je choisis d’arriver maintenant avec les bonnes émotions ».

  • Le genre d’émotions qui affectent positivement les autres.
  • Un type d’énergie qui est attractif pour les autres et qui projette l’optimisme.
  • Un langage corporel unique et confiant. OUI ! Même sur Zoom, votre posture, votre sourire, votre contact visuel et vos expressions parlent haut et fort et montrent si vous êtes un leader confiant qui a une grande présence.

Ne vous laissez pas distraire. Ne vous présentez pas avec un manque d’énergie. N’ignorez pas la contagiosité de vos émotions.

Essayez et je suis sûr que vous aimerez cette approche. Les gens ressentiront votre différence en tant que leader personnel.

J’aime dire : « Vous êtes contagieux avec vos émotions – et j’espère que les gens capturent de bonnes émotions ! »

Découvrez la chaine YouTube de Steve Gutzler et de nombreuses brèves vidéos sur l’Intelligence Emotionnelle.

Voici venir votre prochaine réunion Zoom : Apportez-y de l’énergie positive ! – Steve Gutzler.

QRP est partenaire de DantotsuPM, visitez cette page pour en apprendre davantage

Comment paraître plus confiant et efficace dans les réunions virtuelles en visioconférence ?

Il est important de savoir comment élever votre présence lorsque vous vous réunissez à distance.

https://projectbliss.net/how-to-appear-confident-in-virtual-meetings/ par Leigh Espy

Apprendre à paraître plus confiant dans les réunions peut vous aider à vous faire remarquer et à projeter une présence plus soignée et professionnelle. Il est encore plus difficile d’avoir l’air confiant et de maintenir une présence forte dans les réunions virtuelles.

Mais pour en tirer le meilleur parti, il est important de savoir comment élever votre présence lorsque vous vous réunissez à distance.

Comment paraître plus confiant dans les réunions en ligne ?

Si vous voulez savoir comment paraître plus confiant dans les réunions virtuelles, ces conseils vous aideront. Cela peut vous aider à tirer le meilleur parti de la réunion et à booster votre carrière.

1. Habillez-vous de façon appropriée.

Si vous vous sentez mal à l’aise dans certains vêtements, ne les portez pas.

Enfilez une tenue appropriée au type de réunion à laquelle vous assisterez.

Si vous voulez paraître professionnel, ne portez pas de t-shirts usés ou de hauts à bretelles. Cela ne signifie pas que vous devez porter un costume.

Évaluez simplement la situation et habillez-vous en fonction.

2. Préparez-vous à l’avance.

Avant d’assister à une réunion en ligne, préparez-vous mentalement.

Cela vous aide à participer plus efficacement.

Cela inclut également la préparation de tout matériel dont vous pourriez avoir besoin.

3. Arrivez tôt.

Arriver tôt vous aide à vous installer et à être prêt à commencer dès que tout le monde arrive. Cela vous donne également plus de temps pour examiner les documents ou les présentations avant de commencer la session. Vous aurez également le temps de discuter de manière informelle avant que la réunion commence vraiment, ce qui peut vous aider à vous connecter avec les autres.

4. Positionnez-vous face caméra.

Businessman Using ComputerPositionnez la caméra pour qu’elle soit droite devant vous ou légèrement plus haute. N’ayez pas l’appareil sur le côté ou en dessous de vous. Asseyez-vous assez près pour être au milieu du cadre.

Remplissez au moins un tiers de l’écran.

Si vous vous asseyez trop loin, vous apparaîtrez petit sur la caméra.

5. Préparez votre arrière-plan.

Regardez ce qui se trouve derrière vous et ce que les autres verront lorsque vous serez devant la caméra. Ne montrez pas une pièce pleine de linge sale ou trop encombrée.

Asseyez-vous devant un mur épuré ou déplacez certains objets hors de la vue de la caméra.

Et assurez-vous que les autres personnes dans votre maison savent que vous serez en vidéo pour éviter toute situation potentiellement embarrassante.

6. Utilisez l’éclairage.

Lorsque vous utilisez une webcam, évitez la lumière directe du soleil, car cela peut être trop dure. Ne vous asseyez pas avec une lumière vive derrière vous, car il sera difficile pour les autres de voir votre visage. Évitez également les plafonniers trop lumineux ou à lumière froide. Ils délavent les tons de peau. Au lieu de cela, choisissez un éclairage doux qui permet aux autres de voir facilement vos expressions faciales.

7. Tenez-vous debout ou asseyez-vous bien droit.

Lorsque vous êtes debout ou assis face à un écran d’ordinateur, gardez vos épaules en arrière et la tête droite.

Gardez vos bras détendus à vos côtés.

Votre posture doit refléter la confiance et la force.

8. Regardez la caméra.

Le contact visuel transmet l’intérêt et l’engagement. Lorsque vous parlez, regardez votre caméra pour qu’elle donne l’impression d’établir un contact visuel avec ceux à qui vous parlez.

9. Prêtez toute votre attention.

Restez centré sur la réunion.

Assurez-vous de comprendre tout ce qui se passe.

Restez concentré pendant toute la durée de la réunion.

10. Évitez le multitâche.

Le multitâche détourne votre attention de ce qui se passe dans la réunion.

Concentrez-vous plutôt sur une seule chose à la fois.

11. Désactivez les alertes de votre téléphone.

Votre téléphone présente de multiples distractions telles que les appels entrants, les SMS, les e-mails et les notifications sur les réseaux sociaux.

Ceux-ci éloignent votre esprit de la conversation. Coupez-les !

12. Parlez clairement.

Parler fort peut sembler approprié lors d’une communication en face à face, mais cela ne fonctionne pas bien à distance.

Essayez d’utiliser un langage clair et des phrases courtes.

13. N’interrompez pas.

L’interruption rend difficile pour les autres de finir de partager leurs pensées. De plus, c’est impoli. Au lieu de cela, attendez qu’ils aient fini de parler avant de répondre.

14. Posez des questions pertinentes.

Posez des questions plutôt que de penser à votre réponse.

Les questions montrent que vous vous souciez vraiment d’apprendre de ce que les autres partagent.

Cela montre que vous êtes engagé et attentif.

Même si vous n’avez rien d’autre à dire lors d’une réunion, poser une question vous donne la chance de participer et de vous faire remarquer.

15. Participez pleinement.

Ne vous contentez pas d’écouter ; prenez des notes si nécessaire.

Posez des questions et offrez vos propres commentaires.

Soyez prêt à partager des informations et des idées de votre point de vue.

16. Ne propagez pas de commérages.

Soyez respectueux des autres.

Même si vous avez une réunion plus décontractée, la diffusion de commérages vous donne l’air peu professionnel et diminuera la confiance des autres en vous.

17. Restez positif.

Être négatif n’aide en rien l’humeur de quiconque. Au lieu de cela, concentrez-vous sur les solutions plutôt que sur les problèmes.

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Que retenir de ces idées et constatations ?

L’utilisation de ces conseils peut vous aider à paraître plus confiant et à améliorer votre présence dans les réunions virtuelles. Cela peut vous aider à vous faire remarquer, et d’autres vous prendront plus au sérieux au travail. Et ils vous aideront à établir des relations qui peuvent aider votre carrière.

Voici 2 règles qu’il pourrait être amusant d’essayer pendant une semaine pour vos réunions

Abstentions et annulation pure et simple !

Meeting nullification

https://seths.blog/2021/06/meeting-nullification/ par Seth Godin

#1 – Abstention de réunion

Et si vous demandiez à tous les participants de mettre leur caméra en marche pour éviter les abstentions invisibles ?

Toute personne invitée à une réunion interne a le pouvoir de la décliner. « Envoyez-moi le compte rendu, s’il vous plaît. » Si quelqu’un décline, il renonce à sa capacité d’avoir son mot à dire dans la réunion. Mais de nos jours, la plupart des réunions ne donnent pas aux gens une plate-forme pour avoir leur mot à dire. Et ensuite cette personne peut quitter la salle de réunion virtuelle et revenir à ce qu’elle faisait avant et qui était réellement productif.

#2 – Annulation de réunion

Si quelqu’un dans une réunion interne dit que la réunion est un gaspillage inutile de temps, c’est fini. L’organisateur de la réunion est obligé d’envoyer à tout le monde le mémo qu’il aurait probablement dû envoyer en premier lieu.

Si vous découvrez que vous créez des réunions que les gens déclinent, ou pire, dont ils demandent l’annulation, vous devriez peut-être faire plus attention aux réunions que vous générez et aux personnes que vous invitez.

Votre organisation a-t-elle le courage d’essayer cela ? En tant que participant, vous préoccupez-vous suffisamment de décliner ?

Le fait même que discuter de cette idée soit stressant nous aide à comprendre les jeux de rôles et de pouvoir.

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Les attributs comportementaux concernent l’équipe en tant que groupe.

Les compétences concernent l’individu et le comportement concerne l’équipe en tant que groupe. Le comportement de tous les membres de l’équipe contribue à comment l’équipe travaille ensemble pour atteindre son objectif.

Teams behavioural attributes

https://tcagley.wordpress.com/2021/04/01/teams-behavioral-attributes/ par Thomas Cagley

La deuxième catégorie d’attributs qui sont importants pour que les équipes soient efficaces est celle des attributs comportementaux. Ces attributs décrivent comment les individus et les équipes dans leur ensemble agissent.  Alors que la première catégorie, les compétences, concerne l’individu, le comportement concerne l’équipe en tant que groupe. Le comportement de tous les membres de l’équipe doit contribuer à la façon dont l’équipe travaille ensemble pour atteindre son objectif.

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Les attributs comportementaux les plus importants sont les suivants.

Dans quelle mesure les membres de l’équipe se soutiennent-ils mutuellement ?

Dans l’équipe, chaque personne se combine avec ses voisines pour créer un tout.

Par définition, une équipe exige que les membres interagissent et jouent un rôle. Une bonne équipe est comme une mosaïque photo qui a besoin de chaque carreau mais chaque pièce se chevauche avec ses voisines pour créer un tout. J’adore le baseball, je lisais récemment un article sur la valeur du joueur utilitaire. Ce joueur peut combler un vide pour que toute l’équipe puisse aller de l’avant.

 L’équipe communique-t-elle bien ?

Les équipes qui ne communiquent pas bien se retrouvent avec beaucoup de choses à refaire et de frictions. La définition de « bien » comprend la clarté, la liberté et la capacité d’aborder les questions difficiles.

J’ai récemment observé un Daily Scrum quelques jours de suite dans lequel deux membres se sont épanchés pendant plusieurs minutes sur des réunions qu’ils avaient prévues. Aucun membre de l’équipe n’a senti qu’il avait l’autorité ou la responsabilité de dire quoi que ce soit, ils ont progressivement abandonné et envoyé des courriels sur leur second moniteur. Une rétrospective a fait apparaître un problème de communication et de respect.

Les membres de l’équipe se font-ils confiance ?

La confiance, c’est mettre sa confiance dans une personne ou une chose. La confiance est notre conviction que nous entendons la vérité, que quand quelqu’un dit qu’il livrera, il le fera, que nous ne serons pas jugés pour nos échecs si honnêtes.

La confiance n’apparaît pas comme par magie parce que nous le voulons.

Nous construisons et gagnons la confiance comme Jeff Dalton l’a déclaré.

 L’équipe aime-t-elle travailler ensemble ?

Des études (et des études sur des études) ont montré que des équipes composées de personnes qui s’aiment et qui veulent travailler ensemble donnent de meilleurs résultats. (https://www.bbc.com/worklife/article/20171027-do-friends-make-better-workmates).

Est-ce que tout le monde contribue aux objectifs de l’équipe ?

Personne n’aime un passager clandestin. Lorsque les membres de l’équipe ne comprennent pas la valeur que chaque membre apporte à la table, cela génère des frictions qui réduisent l’efficacité et l’efficience.

Les équipes ont parfois besoin d’aide pour comprendre que la valeur qu’une personne offre peut augmenter et diminuer en fonction du problème de l’entreprise ou de leur situation personnelle.

Est-ce que tout le monde se concentre sur les mêmes objectifs et résultats ?

Les objectifs et les résultats ont un impact considérable pour aider les équipes à se concentrer. Les objectifs et les résultats agissent comme un point d’ancrage pour se connecter à de nouveaux comportements. Les objectifs fournissent aux équipes un mécanisme pour générer des retours afin que l’équipe puisse ajuster son comportement.

Les membres de l’équipe se respectent-ils les uns les autres ?

Le respect et la confiance vont de pair.

Les membres de l’équipe qui n’ont pas le respect des capacités, des qualités et/ou des réalisations de chacun ne fonctionneront pas bien ensemble.

Dit simplement, le respect et la confiance vont de pair, sans l’un vous n’aurez jamais l’autre.


Le comportement est observable, mais assurez-vous de ne pas tirer de conclusions hâtives parce que vous voyez quelque chose se produire une fois. J’aime la règle de l’évidence :

Voir quelque chose deux fois et l’entendre de deux personnes différentes avant de le croire.

En fin de compte, le comportement est un choix et il est modifiable.

Ne tombez pas dans le piège de l’ancien adage : « C’est culturel, donc nous ne pouvons pas changer ». Le terme culture est une excuse pour tenir le changement à distance.

La culture n’est pas un obstacle au changement, c’est un choix.

 

L’art perdu de demander de l’aide.

Les gens attendent bien trop longtemps avant de demander de l’aide !

Lost Art of Asking for Help

https://rgalen.com/agile-training-news/2021/2/16/lost-art-of-asking-for-help par Robert Galen

J’ai été impliqué dans Agile depuis environ 20 ans et j’ai remarqué un anti-modèle répétitif qui semble ne jamais changer.

Les gens attendent trop longtemps pour demander de l’aide !

Je l’ai remarqué dans mon activité de coach. D’habitude, au moment où je suis appelé dans une organisation qui essaye de mettre en œuvre Agile, la situation est (j’ose le dire) que les wagons sont sortis des rails. Bien sûr, une partie de moi pense que c’est une chose bonne ou normale. Mais c’est seulement la partie de génération de revenus qui parle.

La partie principale de moi qui est coach agile regrette toujours qu’ils ne se soient pas venus plus tôt. Ceci aurait évité tant d’aggravation et de frustration, de gaspillage de temps et d’efforts et de coûts en bout de ligne.

Mais ce n’est pas seulement en tant que coach. Ceci s’applique aussi à mon expérience de leader.

Si un projet avait déraillé ou qu’un engagement était manqué, je le découvrais le plus souvent à la dernière minute. Bien plus tard que quand j’aurais encore pu faire quelque chose ou aider. Je travaille toujours dur comme leader pour créer de la sécurité pour l’annonce de mauvaises nouvelles, être accessible et être reconnaissant de cela. Très dur. Mais cela me choquait toujours de constater combien de fois les gens attendaient trop longtemps pour partager quelque chose avec moi. Je me demande souvent, que devrais-je faire pour créer une culture où le partage des problèmes serait récompensé, serait la norme et ne serait pas craint ?

au secoursCela s’applique même à mon coaching et à mes collègues agiles dans les diverses communautés agiles dont je fais partie. Je m’assimile souvent “à un coach de coaches” et c’est ce que je suis. Mais de nouveau, presque 100 % des gens attendent trop longtemps pour m’appeler à l’aide.

Je ne leur dis normalement rien directement parce qu’il est trop tard pour cela. Mais je pense souvent par devers moi que les résultats pourraient être significativement différents s’ils étaient seulement venus me voir plus tôt. Mon coaching, ou celui de qui que ce soit, pourrait avoir évité tant de frustrations et d’aggravation en évitant des erreurs coûteuses.

Vous m’avez compris. Avant que nous n’allions plus loin, je souhaiterais partager avec vous l’une de mes métaphores préférées autour de ce sujet …

Le Statut Pastèque

Je ne peux pas me rappeler la première fois quand je l’ai entendu mais j’aime la notion de « statut pastèque ».

C’est un projet qui est vert à l’extérieur (annoncé comme étant sur les rails, excellent) et rouge à l’intérieur (déraillé, en retard sur les délais, dépassant le budget).

Une fois que j’ai entendu cette métaphore, elle a résonné sur CHAQUE projet que j’avais mené comme leader. 90 % du temps, les membres de mon organisation annonçaient un statut pastèque.

Et, vous découvrez que c’est rouge SEULEMENT à la toute dernière minute. Au point que, en tant que leader, vous n’avez que très peu d’options pour aider ou faire quoi que ce soit.

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Les Raisons Possibles

J’ai alors mis mon chapeau remue-méninges / brainstorming et essayé de penser à toutes les raisons pour lesquelles on pourrait ne pas vouloir demander de l’aide.

  • Optimisme – Espoir
  • Crainte …
    • D’échec, de ramifications, de sembler mauvais, de perdre son travail, ou d’être rétrogradé
  • Ignorance
  • Sentiment de propriété – c’est mon travail
  • Apathie
  • Réparer, c’est mon défi …
  • Manquer de …
    • Compétences, connaissances, expériences, sécurité, ou courage
  • Orgueil ou Obstination
  • Budgets serrés
  • Timidité
  • Ne pas vouloir « déranger » qui que ce soit
  • Responsabilité ou Devoir
  • Recherche d’un nouveau travail
  • Sabotage

Voici certaines raisons qui me sont venues à l’esprit. Mais je suis sûr qu’il y a d’autres et j’espère que vous en ajouterez dans les commentaires.

Certaines d’entre elles sont liées à nos opinions ou à des bagages historiques et d’autres plus dépendantes de notre culture actuelle. Quoi qu’il en soit, j’ai voulu illustrer un large spectre de raisons et que je me rends compte que ce sujet est complexe et nuancé.

Je veux rediriger cette discussion sur un jeu de 5 leçons durement apprises que j’ai expérimentées dans ce domaine. J’espère que vous pouvez les prendre avec vous et qu’elles pourront vous servir d’encouragement pour à aller chercher plus d’aide.

#1 – Typiquement, le temps n’améliore pas les choses …

Laisser-faire est rarement une bonne approche. (relisez ce billet)

Une de mes leçons apprises à travers toute ma carrière est que quand vous faites face à un challenge :

  • Challenge de client;
  • Challenge de personnel;
  • Challenge de projet;
  • Challenge personnel;
  • Challenge de direction;
  • Presque n’importe quel Challenge …

Attendre ne semble pas aider. Cela rend typiquement les choses plus mauvaises. Bien pires !

Leçon : N’attendez pas trop longtemps pour demander de l’aide. Faites-le maintenant!

#2 – Comment vous commencez est critique

Rappelez-vous pourquoi vous avez commencé.

Le début de toute entreprise est critique. C’est là que votre stratégie est définie. C’est là que le pourquoi et les objectifs sont établis. S’il y a un meilleur moment pour demander l’aide, c’est au début d’un effort. Et plus l’effort est important (dans sa portée, sa valeur, son impact, etc.), plus critique il est de demander de l’aide au commencement.

Leçon : quoi que ce soit qui mérite d’être fait, particulièrement dans des initiatives critiques, il vaut mieux bien démarrer. Commencez en ayant la finalité à l’esprit.

#3 – Trop d’espoir et d’orgueil …

L’espoir n’est pas une stratégie et il y a trop d’orgueil dans le monde. Ces deux-là empêchent de demander de l’aide. Vous devez regarder au-delà de votre propre personne quel sera l’impact de ce challenge sur les autres. Autrement dit, rendez-vous compte que ce n’est pas de vous qu’il s’agit. Il en va de votre équipe ou de votre organisation toute entière.

J’ai constaté que de me rappeler à moi-même la portée et l’impact d’un défi (au-delà de ma personne) pouvait servir à me motiver à demander/trouver de l’aide. Montrez plus de vulnérabilité.

Leçon : Regardez au-delà de vous-même quel sera l’impact (si cet obstacle est incorrectement traité) sur votre univers au sens le plus large. De cette perspective, demandez-vous ensuite si vous avez besoin d’aide …

#4 – Plus haut vous êtes, plus dur il y parait …

J’ai aussi remarqué que plus votre position dans l’organisation est élevée (promotion, niveau, titres etc.), plus il semble difficile de devoir demander l’aide.

Et pas seulement de consultants/coachs externes, mais pour que quelqu’un à l’intérieur de l’organisation puisse aussi vous aider.

Leçon : Peu importe notre titre, nous avons tous besoin de l’aide, alors demande-la. C’est en réalité un signe de force, pas de faiblesse et cela fait grandir votre organisation …

#5 – Le budget semble toujours être un challenge …

money, money, money...Nous ne pouvons pas nous le permettre. Je n’ai pas le budget pour cela. Si je leur demande de l’aide, ils me la feront payer. Beaucoup de leaders manquent du courage de défier le statu quo quand on en vient aux contraintes. Je soutiendrais qu’il y a d’habitude davantage de capacité et de flexibilité dans les organisations pour dépenser de l’argent pour des initiatives critiques ou résoudre des problèmes critiques. Cela demande seulement à certains de lever la main et de demander, de demander de l’aide.

Leçon : Vous ne pouvez pas vous permettre de ne pas payer pour l’aide dont vous avez besoin. Demandez-vous quel sera le coût de l’échec ? De ce point de vue, il est souvent meilleur marché de demander l’aide…

En conclusion

Dans le doute… demandez de l’aide!

Je veux demander à chaque lectrice et lecteur de ce billet de l’aide.

S’il vous plaît, réfléchissez à cet article et comment il résonne avec votre voyage personnel et professionnel. Puis, partagez s’il vous plaît des commentaires pour complémenter ce billet.

J’aimerais entendre vos histoires, vos perspectives et vos diverses réactions.

Restez agile mes amis,

Bob.

Post-scriptum

Il y a un point de vue intéressant dans cette vidéo de Richard Sheridan où il explore le fait de dire la vérité dans ses projets. Je pense qu’il est parfaitement en ligne avec le thème de ce billet…

5 exemples fréquents de réunions qui auraient pu être évitées par un simple courriel…

Désormais, vos équipes ne veulent plus rester assises pour des réunions qui pourraient avoir été un simple courriel. Suivez ces recommandations pour éviter cette erreur.

5 Frequent Meetings That Could Have Been an Courriel

https://projectbliss.net/meetings-that-could-have-been-an-courriel/ par Leigh Espy

Vous savez déjà (j’en ai bon espoir) qu’il est critique de bien mener vos réunions. C’est non seulement important pour votre projet, mais aussi une bonne façon de présenter vos compétences de leadership.

Et les membres de vos équipes sont épuisés de dépenser des heures en réunions inutiles. Je ne peux pas compter le nombre de fois où j’ai entendu des collègues dire “Je dois sortir de ces réunions pour parvenir à faire un peu de travail !”

Donc, vous pouvez faire de votre mieux pour mener de superbes réunions.

Mais avant que vous ne lanciez l’invitation pour votre prochaine réunion, prenez le temps de considérer si vous en avez même besoin.

Il y a des fois où vous pouvez organiser des réunions qui pourraient avoir été un courriel.

Tenir des réunions inutiles est pire que vous le pensez

Vous pourriez ne pas l’avoir considéré, mais amener des membres d’équipe dans des réunions a un coût.

  • Chacun dans cette salle (ou sur cet appel) gagne un salaire et tous ces salaires pendant toutes ces heures passées dans vos réunions s’additionnent.
  • Les participants à votre réunion louperont la chance de se concentrer sur un travail plus significatif s’ils participent à une réunion mal dirigée.
  • L’addition de réunions inutiles pendant la journée aboutit à des changements de contexte répétés quand ils portent successivement leur attention sur des sujets différents et multiples. Cela fait perdre leur focus aux membres d’équipe, leur temps et leurs efforts sur un travail de valeur.
  • Vos collègues détestent ces réunions inutiles et peuvent aussi en venir à associer ces sentiments négatifs à vous-même.
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Maintenant que vous êtes convaincus de réduire les réunions dont vous n’avez pas besoin, apprenez lesquelles peuvent être remplacées par un courriel.

La liste suivante vous y aide. Parcourez-la et demandez-vous ensuite si vous deviez prévoir une rencontre, ou simplement envoyer un message à la place.

Toutes les communications n’exigent pas de réunion et parfois un courriel est tout ce dont vous avez besoin. Avant que vous ne prévoyiez cette prochaine réunion, prenez un moment pour décider si votre réunion pourrait être remplacée par un courriel.

5 réunions qui pourraient avoir été un courriel

Pour donner une perspective complémentaire, j’ai demandé à des amis de partager leurs expériences avec les réunions qui auraient pu être un courriel. Je partage ici leurs histoires et vous pouvez voir combien de gens n’aiment pas participer à ces réunions inutiles. Et oui, ils en font cas !

#1 – Obtenir des retours

Une amie m’a dit qu’elle avait un patron qui montait des réunions pour revoir des documents, la ligne par ligne, pour avoir des retours. Cela se produisait souvent et c’était une torture. Mon amie m’a dit “nous pourrions avoir fait cela en ligne. Il pourrait avoir partagé un lien vers le document dans un courriel et nous aurions pu facilement donner no retours.”

C’est vrai.

Si vous devez obtenir des réactions de pairs ou de votre équipe sur quelque chose que vous pouvez partager avec eux en dehors d’une réunion, commencez coûte que coûte par là. Vous pouvez déposer votre document sur un emplacement auquel d’autres peuvent avoir accès, ou l’attacher simplement à un courriel en leur indiquant quel type de retours vous recherchez.

Relisez ce billet sur le biais cognitif de la pensée de groupe

Vous obtiendrez des réactions plus honnêtes. Les gens ne se sentiront pas bousculés et seront capables d’y accorder leur pleine attention et vous obtiendrez des retours de meilleure qualité. Et vous vous améliorerez aussi les contenus en évitant la pensée de groupe, la tendance à penser comme le groupe pour maintenir un consensus des participants.

Après que votre équipe vous ait envoyé ses commentaires, vous pourrez vous rencontrer pour discuter si nécessaire.

#2 – Rassembler des mises à jour de statut qui n’exigent pas d’action

Maggie : À peu près chaque réunion à laquelle je participe. Particulièrement les réunions de mise à jour de statut d’avancement. Toutes les mises à jour sont dans un tableau et nous nous asseyons juste autour de la table, virtuelle ou pas, et lisons ce qui est dans le tableau. Quelques personnes AIMENT juste s’entendre parler.

Martin : La plupart des réunions de mon management pourraient avoir été un courriel. Ils ajoutent rarement de la valeur, mais sont là pour cacher combien le management est confus sur ce qui se passe réellement. …Je pense vraiment que ces sortes de réunions sont à rapprocher du fait qu’ils ne comprennent tout simplement pas ce qu’ils lisent dans les courriels qu’ils reçoivent. …bien que ce soient eux qui nous demandent de leur envoyer ces courriels. …Ils ont demandé un statut via courriel. Puis, il est discuté pendant la réunion bihebdomadaire.

Si vous partagez ou demandez de l’information pour une mise à jour de statut, vous pouvez facilement le faire via courriel. Si vous avez besoin de plus d’information ou de clarté, envoyez un courriel complémentaire ou décrochez le téléphone et appelez.

#3 – Partager de l’information

Carmen : La réunion de personnel hebdomadaire. Quand elles étaient en face à face, je pouvais les voir comme de la construction d’équipe, même si toutes les mises à jour auraient été plus efficaces via courriel. Mais quand elles sont en téléconférence et que la moitié des gens n’allume pas leur vidéo (moi y compris) et que la discussion est découragée pour économiser du temps : Pourquoi sommes-nous ici ?

Si vous délivrez de l’information à sens unique à votre équipe sans avoir besoin de leur retour ni de dialogue, vous pouvez le faire via courriel.

Deux situations pour lesquelles vous pouvez devoir tenir une réunion :

  • Si le management ou les dirigeants le voient comme une façon d’être disponibles pour leurs équipes, cela peut être une bonne utilisation du temps. Partager l’information et donner aux participants l’occasion de poser des questions peut booster le moral et aider l’équipe à se sentir plus soutenue.
  • Si la direction partage une information sensible qui pourrait impacter négativement le moral, il vaut mieux la donner en personne.

#4 – Ne donner aucun but clair ni résultats attendus

Janet : J’en aurais trop à mentionner. Souvent cela se produit parce que l’hôte n’avait pas d’ordre du jour ou de structure. Donc, leurs réunions tournaient en rond ou s’éternisaient plutôt que de partager cela dans un courriel puis reprendre ces idées en réunion pour débattre.

Sans objectif, peu de résultats…

Si vous n’avez pas de buts clairs, de résultats escomptés, ou même d’ordre du jour, il vous reste du travail à faire. Communiquez via courriel pour obtenir l’information dont vous avez besoin plutôt que de rassembler les gens pour en discuter dans une réunion. Il se peut fort bien que vous n’ayez jamais besoin de cette réunion.

Et si vous avez vraiment besoin d’une discussion de groupe ou d’une session de travail, passez du temps pour clairement comprendre les buts et les résultats attendus de votre réunion.

#5 – N’avoir aucun changement notable depuis la dernière réunion

Si vous avez une réunion de projet sur une cadence régulière et n’avez aucune nouvelle information, progrès, ou changement depuis la dernière réunion – ni rien à discuter – envoyez s’il vous plaît un courriel avec cette mise à jour et laissez chacun utiliser ce temps pour un vrai travail. Ils vous en remercieront.

Améliorez vos communications pour de meilleurs résultats

Mon ami John a partagé ses pensées.

Presque toute réunion pourrait être un courriel si deux conditions sont rencontrées :

1. Le manager a d’assez bonnes compétences d’écriture  pour communiquer clairement.

2. Les collaborateurs sont suffisamment disciplinés pour lire, traiter, considérer soigneusement et envoyer par courriel des questions complémentaires sur ce qui a été écrit.

Ces deux conditions sont rarement rencontrées.

Pour une réunion comme pour un courriel, soyez clair sur ce que vous attendez.

Bien que je ne pense pas que quasiment toute réunion puisse être remplacée par un courriel, John partage quelques points utiles :

  • Dans votre communication, soyez clair dans votre message. Si vous envoyez un message pour informer, organisez l’information d’une façon qui la rendez facile à comprendre pour les lecteurs.
  • Si vous demandez quelque chose, comme des commentaires, soyez clairs sur ce que vous demandez et incluez des dates attendues de ces retours ou toute autre information importante.

En bref

Le livre de Leigh Espy sur Amazon. Je n’en ai pas trouvé de traduction française.

La prochaine fois que vous ouvrez votre calendrier pour planifier une réunion, demandez-vous si vous en avez vraiment besoin. Vous pourriez être capables d’atteindre vos objectifs avec un simple courriel. Si vous planifiez moins de réunions, votre équipe appréciera ces heures gagnées pour travailler.

Si vous voulez le guide pas à pas sur la manière de mener les réunions les plus épatantes qui obtiennent des résultats et vous font remarquer, lisez le livre Bad Meetings Happen to Good People: How to Run Meetings That Are Effective, Focused, and Produce Results.

D’autres billets de Leigh Espy sur ce sujet des réunions: