Effective Ways to Conduct Daily Scrums for Distributed Teams  par Upputuri Srikanth

Comme nous le savons tous, les réunions debout quotidiennes, « daily stand-up meetings » ou « Daily Scrums », constituent l’une des cérémonies de sprint les plus importantes, pour réussir à développer des histoires d’utilisateur. Je préfère penser au Daily Scrum  comme à une réunion de synchronisation.

Les membres de l’équipe synchronisent leur travail : Voici ce que j’ai fait hier et ce que je pense que je ferai aujourd’hui. Le Daily Scrum  donne de l’énergie. Les membres de l’équipe quittent la réunion enthousiastes sur les progrès qu’ils et que les autres ont réalisés.

Malgré le sixième principe du Manifeste Agile, « la méthode la plus efficace et effective de transmettre des informations dans une équipe de développement est la conversation en face à face », pour des équipes géographiquement distribuées, ceci n’est pas possible. La conduite de Daily Scrum quand les membres de l’équipe sont dans le même fuseau horaire et parlent la même langue est beaucoup plus simple que pour une équipe avec des membres dans de multiples pays et fuseaux horaires avec beaucoup de langages et de cultures différents. De telles équipes Agiles exigent un niveau différent d’attention, particulièrement quand elles se sont récemment formées.

Les équipes Scrum distribuées peuvent être classifiées selon trois types majeurs

a. Équipes Scrum dans le même fuseau horaire

b. Équipes Scrum avec chevauchement de fuseaux horaires

c. Équipes Scrum sans chevauchement de fuseaux horaires

Techniques pour piloter les Daily Scrums

Voici des techniques de pilotage des Daily Scrums  pour les cas a. et b. ci-dessus.

1. Prenez en compte les fuseaux horaires, choisissez l’heure la plus commode possible pour toutes les équipes.
2. Identifiez et attaquez les points de blocages entre les Daily Scrums.
3. Utilisez un outil de planification Agile. Les avantages à utiliser un outil de planification Agile est que tout le monde est sur la même page et chaque membre peut, pendant les Daily Scrums, passer sur chacune des tâches ou histoires d’utilisateur en sachant que tout le monde sait où il en est. Tout le monde peut voir les informations de statut à travers les divers fuseaux horaires aussitôt qu’il est connecté.
4. Apprenez à l’équipe de l’importance de couper les micros de leurs téléphones quand un autre membre de l’équipe donne sa mise à jour.
5. Faites du Daily Scrum un sujet de discussion pour les rétrospectives de l’équipe.
6. Considérez que la qualité des Daily Scrums est directement liée à la communication. Une bonne communication peut être réalisée par téléconférence avec un écran d’ordinateur partagé avec tous les membres de l’équipe, ou par visioconférence, ce qui sera un peu plus difficile à configurer et n’oubliez pas de réserver une même salle de réunion chaque jour.
7. L’équipe et le ScrumMaster  devrait s’efforcer de comprendre tous les points bloqueurs. Le ScrumMaster  s’assure que tous ces bloqueurs sont adressés immédiatement après le Daily Scrum au cas où une autre réunion est exigée pour éliminer les bloqueurs.
8. Prenez des minutes des Daily Scrum. Cela aide des membres de l’équipe distribuée à surmonter des problèmes de langage, à planifier et à apprendre. Les outils de chat et un Wiki facilitent les Daily Scrums.

Si vous implémentez un outil de planification Agile, assurez-vous que les informations y soient à jour avant le Daily Scrum, que l’équipe soit co-localisée ou géographiquement distribuée.

Équipes sans chevauchement de fuseaux horaires (le cas c. ci-dessus)

Les points précédents sont valables pour les équipes Scrum qui opèrent dans le même fuseau horaire ou des fuseaux horaires se chevauchant (par exemple, l’Inde et l’Europe), mais pas pour des équipes sans chevauchement de fuseaux horaires (comme l’Asie et les États-Unis, ou l’Australie et la France).

Alors, comment réalisez-vous des Daily Scrums sans chevauchement de fuseaux horaires ?

1. Tenez le Daily Scrum  chaque jour à une heure qui est incommode pour un côté ou pour l’autre. Faites tourner le fardeau de cet inconvénient d’un emplacement à l’autre chaque mois, en fonction de la réceptivité des équipes Scrum.
2. S’il est difficile de tenir la réunion dans ces conditions, identifiez un membre de l’équipe et demandez-lui de prendre note des mises à jour et de les partager avec l’autre partie de l’équipe.
3. (Un peu plus coûteux:) Enregistrez les Daily Scrums  sur chaque emplacement et partagez l’enregistrement avec l’autre équipe. Avant le début du Daily Scrum quotidien, votre équipe peut revoir les mises à jour fournies par l’autre équipe.
4. Réalisez les Daily Scrums par la documentation.

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