Comment pouvez-vous récupérer d’une erreur sur votre projet en 5 étapes ?

5 conseils pour redresser la situation dans votre projet après avoir commis une erreur.

How to Recover From a Mistake  par Bonnie Biafore

http://www.bonniebiafore.com/how-to-recover-from-a-mistake/

Même le manager de projet le plus expérimenté commet parfois une erreur : Une faille dans le plan de projet, une mauvaise interprétation des orientations business ou manquer d’identifier un problème ou un risque. Voici quelques conseils sur la façon de redresser la situation lorsque vous faites une erreur dans un projet.

#1 – Appropriez-vous le sujet.

Plus vite vous vous appropriez ce qui s’est passé, plus tôt vous pourrez travailler à résoudre le problème.

Vous voulez que votre équipe se concentre sur la résolution du problème, et non sur se blâmer mutuellement pour ce qui s’est passé.

#2 – Comprenez parfaitement le problème ou l’erreur.

Comprenez bien quel est le vrai problème.

Vous devez comprendre le problème avant de pouvoir apporter des ajustements au projet. Interviewez les clients clés et les membres de l’équipe pour bien comprendre le problème. Ensuite, analysez les faits et les hypothèses utilisés pour prendre des décisions de projet.

Par exemple, confirmez que l’information présentée comme un fait est bien un fait.

Vérifiez que les hypothèses initiales utilisées pour aller de l’avant avec le projet sont toujours valides.

Si vous découvrez des hypothèses invalidées, déterminez ce qui doit être confirmé avant de refaire ces hypothèses dans les projets futurs. Après avoir recueilli ces informations, présentez l’histoire complète du problème et les mesures correctives à la direction.

#3 – Élaborez des alternatives de réponse.

Les meilleurs managers de projet développent rapidement la réponse possible pour résoudre les problèmes du projet. Le cas échéant, présentez ces alternatives à la direction afin qu’elle puisse décider laquelle choisir puis agissez rapidement. Si vous n’avez pas de réponses identifiées avant de discuter du problème avec la direction, dites-leur comment vous allez concevoir vos réponses et quand vous les présenterez pour revue.

#4 – Mettez à jour votre plan de management des risques.

Lorsqu’une erreur est commise, vous voulez réduire le risque que l’erreur se répète. Ajoutez des informations sur l’erreur et la façon dont vous l’avez gérée à votre plan de risque et enregistrez-les pour votre projet, puis mettez à jour toutes les autres sources de données que les managers de projet consultent pour préparer leurs projets.

Si une réponse au risque était inadéquate ou inappropriée, mettez à jour la documentation et examinez la situation avec les membres de l’équipe impliqués dans la rédaction ou la confirmation de la réponse au risque. Apprendre est le meilleur moyen de prévenir de futures erreurs, ce qui m’amène à mon dernier conseil…

#5 – Transformez l’événement en un moment d’apprentissage.

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Lorsqu’une erreur est commise, il peut être tentant de s’en prendre à elle. Concentrez-vous sur ce que l’expert en leadership John C. Maxwell appelle failing forward” (échouer pour mieux réussir à l’avenir).

Éduquez vos parties prenantes pour en faire de meilleurs avocats des projets. En transformant une erreur en un moment d’apprentissage, vous pouvez augmenter les capacités de votre organisation.

Si vous avez d’autres suggestions pour récupérer d’une erreur, n’hésitez pas à commenter ce billet !
Téléchargez aussi ce guide sur le site de notre partenaire Virage Group

15 avantages que vous apporte le management de projet (les 15 + conclusion)

Le management de projet offre de considérables avantages et bénéfices aux organisations qui ont besoin de livrer des solutions.

Benefits of Project Management par Leigh Espy

#1 – Propriété claire pour la réussite du projet

Les projets reposent sur de nombreuses personnes travaillant vers un objectif commun. Mais le projet et l’équipe ont besoin d’un leader pour faire avancer le projet et adopter une vision plus large.

Les membres de l’équipe examinent leurs responsabilités individuelles d’un point de vue étroit. Mais le/la manager de projet prend en charge l’ensemble du projet. Il ou elle travaille au sein des équipes pour résoudre les problèmes, suivre les jalons et maintenir le projet sur la bonne voie.

#2 – Organisation et planification

Le/la manager de projet travaille avec l’équipe pour créer des échéanciers, des budgets et d’autres composants du plan de projet.

Cela donne à l’équipe une orientation claire et définit les attentes de la direction et des clients concernant chaque livrable du projet.

#3 – Responsabilité de l’équipe

Le/la manager de projet tient les membres de l’équipe responsables d’honorer leurs engagements.

Cela aide le projet à rester sur la bonne voie et à éviter les dérapages de calendrier et les dépendances manquées.

#4 – Champ d’application clairement défini

Le/la manager de projet travaille avec les clients et l’équipe pour s’assurer que la portée est bien définie dès le départ.

Cela permet à l’équipe d’écrire des exigences claires, et tout le monde a la même compréhension de ce qu’il faut livrer à la fin du projet.

#5 – Gestion du budget et des coûts

Le/la manager de projet recueille des informations sur le coût du projet et crée le budget du projet lors de la planification du projet.

À l’avenir, il/elle gère également les dépenses du projet tout au long du projet et s’assure que le projet respecte le budget sans surprise.

Ressource : Comment créer un budget de projet informatique [modèle inclus]

#6 – Gestion des délais / Respect des engagements et des délais envers les clients

Le/la manager de projet aide l’équipe à rester sur la bonne voie. Il/Elle travaille avec l’équipe pour établir le calendrier du projet et identifier les jalons et les livrables.

Il/Elle identifie et travaille avec les parties prenantes pour remédier ou éliminer les obstacles et assurer une coordination et des progrès continus.

Le/la manager de projet gère également les interdépendances entre les équipes afin que toutes les pièces du projet soient réunies pour répondre au besoin.

Il/Elle garde également l’équipe concentrée sur le respect des dates et des jalons clés.

Ce point de contact unique pour l’équipe élimine la confusion quant à savoir qui coordonne et dirige l’effort. Cela garantit une exécution plus réussie du projet.

#7 – Gestion de la portée du projet

Bien qu’il soit important d’avoir une portée de projet clairement définie au début du projet, il est tout aussi important de gérer les dérives de la portée au fur et à mesure que le projet progresse.

Les clients demandent souvent des changements de contenu.

Le/la manager de projet peut aider à montrer comment cela affecte le projet. Si des changements de portée sont effectivement nécessaires, le/la manager de projet peut gérer les impacts sur le planning et le budget du projet.

#8 – Management des risques

Le management des risques comprend l’identification des risques dès le début du processus et leur traitement avant qu’ils ne causent des problèmes. Cela implique également de gérer le changement tout au long du projet en suivant les changements et en les communiquant efficacement.

Le/la manager de projet identifie les risques potentiels au début du projet. Il/Elle travaille avec l’équipe pour manager activement les risques tout au long de la vie du projet.

Grâce à cela, le projet peut aller de l’avant même s’il y a des menaces sur le plan de projet.

Ressource : Comment créer une matrice de management des risques projet (avec modèle)

#9 – Qualité de la solution

Le/la manager de projet travaille avec l’équipe pour intégrer la qualité dans le projet dès le début.

Il/Elle projet s’assure que l’équipe suit les processus appropriés, tels que la collecte des exigences et les tests, le cas échéant. L’équipe peut avoir besoin de suivre les directives de conformité ou les considérations contractuelles. Tout au long de la vie du projet, le/la manager de projet coordonne de multiples activités pour aborder la qualité.

#10 – Tenue des dossiers et responsabilités administratives

Il n’est pas nécessaire d’avoir un/une manager de projet pour créer de la documentation et planifier des réunions.

Mais le/la manager de projet comprend le projet à un niveau supérieur et sait quand planifier une réunion et qui amener à la table. Il/Elle anticipe la nécessité de discussions importantes sur le projet et dirige ces activités pour que le projet continue d’aller de l’avant et sur la bonne voie. Il/Elle s’assure que les documents nécessaires sont créés et stockés à des fins de conformité et d’historique.

#11 – Visibilité de la santé du projet

Le/la manager de projet donne de la visibilité sur l’avancement et l’état du projet. Parce qu’il/elle est responsable de la réussite du projet, le/la manager de projet rassemble toutes les informations et donne de la visibilité sur la santé du projet.

Le logiciel de gestion de projet permet aux équipes de fournir des informations et de fournir une santé de projet en temps réel. Les membres de l’équipe et les parties prenantes peuvent obtenir des mises à jour plus rapides sur l’état et les métriques. L’équipe peut procéder comme prévu ou s’ajuster au besoin en fonction de ces informations. Cela permet à l’organisation d’économiser du temps et de l’argent à long terme.

#12 – Les organisations peuvent entreprendre des projets plus complexes

Les projets plus complexes ont un besoin plus élevé de direction globale et de management d’ensemble.

Avoir un/une manager de projet permet l’exécution réussie de projets plus complexes avec de nombreuses interdépendances et davantage de risques.

#13 – Consolidation d’équipe

Étant donné que le succès du projet dépend de nombreux différents membres d’équipe, vous devez réunir cette équipe de projet pour vous concentrer sur l’objectif commun.

S’il y a des conflits, des agendas personnels ou des désirs contradictoires, le projet pourrait stagner ou se désagréger.

Un/une bon/bonne manager de projet sait comment rassembler l’équipe pour travailler vers un succès commun.

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#14 – Communications

Le/la manager de projet communique avec les parties prenantes et l’équipe tout au long du projet. Il/Elle utilise des méthodes de communication efficaces comme le courrier électronique, les appels téléphoniques et les réunions en face à face pour faire passer le message.

Pour les projets complexes, le plan de communication définit qui gère différents types de communications tout au long du projet.

Le/la manager de projet sert de point de contact principal pour les communications de projet avec divers publics.

  • Communication avec les membres de l’équipe – Le/la manager de projet coordonne les discussions sur les enjeux et les besoins de l’équipe et facilite la communication entre les départements. Il existe de nombreux sujets à aborder tout au long de la vie d’un projet, tels que la conformité, les risques et les interdépendances.
  • Communication avec les parties prenantes – tenir les parties prenantes informées de diverses manières, telles que des mises à jour de statut, des vues et des informations de haut niveau, ou plus de détails sur le projet si nécessaire.  Les managers de projet communiquent avec les parties prenantes internes et externes.
  • Communication client – plutôt que l’équipe de développement parle directement avec le client, Le/la manager de projet gère ces communications. Il/Elle répond aux questions et traduit les exigences et les détails techniques en termes que les utilisateurs non techniques peuvent comprendre. Il/Elle gère également les attentes des clients tout au long du projet et coordonne les activités de management du changement.

#15 – Management du changement

Le/la manager de projet travaille avec l’organisation pour s’assurer que non seulement le travail de projet est effectué, mais que les clients sont prêts à l’adopter.

Le/la manager de projet de projet planifie les changements nécessaires pour une transition en douceur vers la nouvelle solution.

Voici comment il/elle procède :

  • Communications sur l’échéancier et la date de livraison.
  • Formation aux nouvelles solutions ou nouveaux processus.
  • Mise en place un soutien continu.

Cela offre une meilleure expérience client du début à la fin.


Le management de projet offre des bénéfices aux organisations qui ont besoin de livrer des solutions.

Cette valeur s’applique du niveau de l’équipe jusqu’aux parties prenantes et aux dirigeants. Les managers de projet utilisent un logiciel de gestion de projet, d’autres outils de gestion de projet et des compétences en management de projet pour garantir la réussite de la livraison du projet.

Et vous, en tant que manager de projet, dirigez et menez et vous assurez que l’organisation tire le plein avantage de tout ce que vous faites. Cela vous rend extrêmement précieux pour toute organisation avec laquelle vous travaillez. Du niveau de l’équipe jusqu’au comité exécutif où ils examinent les résultats et les impacts business. Soyez fier de vous. Vous êtes manager de projet.

TOP 3 de mai 2022 sur DantotsuPM, le blog du management de projets

Je profite de l’été pour partager sur les billets les plus lus depuis le début de l’année, mois après mois.

#1 – Une petite et utile leçon sur le risque asymétrique : Demandez toujours ce que vous voulez !

Un risque asymétrique est un risque où la récompense potentielle l’emporte largement sur la perte potentielle. Identifiez et prenez davantage de ces risques.

#2 – L’anti-modèle Agile dit du « Planning Tetris » se manifeste souvent avec l’approche SAFe

La Planification Tetris conduit souvent des personnes à commencer à travailler sur plusieurs items dans un Sprint, puis de les terminer dans un Sprint plus tard. Ceci est un dysfonctionnement courant dans de nombreuses équipes Scrum, et en particulier dans les Agile Release Trains de SAFe où les équipes opèrent sur un horizon de planification de 3 à 5 sprints. Il en résulte un antipattern souvent appelé « Planification Tetris. » C’est extrêmement nocif, et voici pourquoi.

#3 – Comment créer la sécurité psychologique pour avoir une équipe très performante ?

En tant que manager de projet et leader d’équipe, la sécurité psychologique est un élément essentiel de la création et du support d’équipes très performantes.

CSP DOCENDI est partenaire de DantotsuPM, visitez leur site pour découvrir leurs offres de formation.

Rapport très intéressant – Exploiter l’émergence dans des projets complexes : Repenser les risques, les opportunités et la résilience

Le rapport Harnessing Emergence in Complex Projects: Rethinking Risk, Opportunity & Resilience présente les enseignements d’une série de tables rondes menées de 2020 à 2021.

Téléchargez gratuitement ce rapport

Il combine l’expertise complémentaire de l’ICCPM et de l’Université de technologie du Queensland en Australie.

L’émergence est définitivement un attribut des systèmes complexes et l’une des dynamiques au cœur du covid-19. Sans préjuger de la prédictibilité ou pas de son expansion, le phénomène émergent inclut à la fois de la disruption et une imprévisibilité des impacts économiques et socio-culturels. Les gens vont y répondre différemment et les organisations se restructurent pour en minimiser l’impact ou en tirer le meilleur parti.

Ce rapport examine donc ce sujet important de l’émergence dans les projets complexes.

Les participants ont été invités à regarder comment on pourrait exploiter l’émergence et répondre à l’incertitude, aux risques et aux opportunités pour mener à bien des projets complexes à grande échelle.

Ce rapport présente des idées que vous en tant que personne et votre organisation peuvent utiliser pour améliorer la performance de vos projets.

ACCÉDER AU RAPPORT (en langue anglaise)

 

15 avantages que vous apporte le management de projet (7 à 9)

Le management de projet offre de considérables avantages et bénéfices aux organisations qui ont besoin de livrer des solutions.

Benefits of Project Management par Leigh Espy

#7 – Gestion de la portée du projet

Bien qu’il soit important d’avoir une portée de projet clairement définie au début du projet, il est tout aussi important de gérer les dérives de la portée au fur et à mesure que le projet progresse.

Les clients demandent souvent des changements de contenu.

Le/la manager de projet peut aider à montrer comment cela affecte le projet. Si des changements de portée sont effectivement nécessaires, le/la manager de projet peut gérer les impacts sur le planning et le budget du projet.

#8 – Management des risques

Le management des risques comprend l’identification des risques dès le début du processus et leur traitement avant qu’ils ne causent des problèmes. Cela implique également de gérer le changement tout au long du projet en suivant les changements et en les communiquant efficacement.

Le/la manager de projet identifie les risques potentiels au début du projet. Il/Elle travaille avec l’équipe pour manager activement les risques tout au long de la vie du projet.

Grâce à cela, le projet peut aller de l’avant même s’il y a des menaces sur le plan de projet.

Ressource : Comment créer une matrice de management des risques projet (avec modèle)

#9 – Qualité de la solution

Le/la manager de projet travaille avec l’équipe pour intégrer la qualité dans le projet dès le début.

Il/Elle projet s’assure que l’équipe suit les processus appropriés, tels que la collecte des exigences et les tests, le cas échéant. L’équipe peut avoir besoin de suivre les directives de conformité ou les considérations contractuelles. Tout au long de la vie du projet, le/la manager de projet coordonne de multiples activités pour aborder la qualité

 

Le pouvoir des regrets selon Dan Pink “The Power of Regret”

Selon ses investigations, Dan Pink a découvert que 82% des personnes ont des regrets.

Les regrets sont profondément humains.

Et les regrets doivent être considérés d’un point de vue positif.

Tout nouveau livre de Dan Pink est un événement et donne à réfléchir à chacun d’entre nous.

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Ils permettent de meilleures décisions :

  • Ils vous rappellent de vous méfier de votre vue souvent trop court-terme de vos décisions
  • Ils vous incitent à mieux mesurer les bénéfices potentiels d’une action que vous hésitez à entreprendre et à en relativiser les potentiels impacts négatifs.
  • Ils vous gardent droit dans vos bottes en réaffirmant vos principes moraux et éthiques.
  • Ils vous encouragent à ne jamais négliger les personnes que vous aimez.

La question principale à laquelle vous devez répondre quand vous avez une décision à prendre est : « que vais-je regretter si je prends cette décision ? ».

Et si un éventail de choix est possible, lesquels vont le mieux vous permettre d’éviter les 4 types majeurs de regrets ?

Vidéo de 5 minutes sur ce sujet.

Vidéo un peu plus longue de 10’ de Dan Pink en personne.

Joyeuses Pâques !

En ce lundi de Pâques, apprenez-vous à vos enfants à mettre tous les œufs qu’ils trouvent dans un seul et unique panier ? Ou bien à les répartir sur plusieurs paniers ?

La réponse n’est pas aussi évidente qu’il y parait dans votre vie de manager de projet. Il vous arrive souvent de devoir choisir entre mettre tous vos œufs (toutes vos forces et moyens) dans un seul panier ou bien en mettre quelques uns de côté dans d’autres endroits (pour ne pas tout risquer).

Alors, vaut-il mieux lancer toutes vos forces dans votre prochaine bataille ou bien  garder quelques atouts en réserve, juste au cas où ?

Cette réserve pourrait-elle vous empêcher de gagner cette prochaine bataille et la victoire finale risquerait-elle alors d’être à jamais impossible ?

S’engager à 200% changerait peut-être la donne cette fois-ci mais est-ce pour autant une attitude que vous devriez adopter systématiquement ?

Alors, si chacun des œufs dans ce panier était l’un des risques sur votre projet, comment vous y prendriez-vous ?

Prendre une assurance n’a jamais éliminé ni accru le risque dont vous essayez de vous protéger, et pourtant…

Les gens achètent une assurance pour des raisons économiques, mais aussi pour des raisons psychologiques.

Voici un discours aussi amusant qu’intéressant. Réfléchissez aux vérités qu’énonce Orit Tykocinski tant dans votre vie personnelle que professionnelle en particulier si vous êtes manager de projet.

Il me semble en effet que nous avons tendance à penser que le fait d’avoir contracté une assurance élimine la probabilité que l’événement dramatique contre lequel nous nous assurons se produise… Nous oublions souvent au passage de comparer le coût de prendre cette assurance avec le réel impact financier si le risque se matérialisait (qui peut être très inférieur).

Le professeur Orit Tykocinski explore le lien entre l’assurance et la « pensée magique » et explique pourquoi l’achat d’une assurance pour plaire à votre psyché, plutôt que votre compte bancaire, est une entreprise risquée.

Dans ses recherches, elle explore le rôle du regret dans les jugements intuitifs et le phénomène « d’inertie de l’inaction » dans le comportement des consommateurs et les négociations politiques. Elle met en évidence que les choix financiers sont souvent basés sur les émotions et les effets de la « pensée magique » sur les évaluations subjectives de ces risques et les décisions d’achat d’assurance.

Je pense que vous sourirez comme moi en écoutant l’histoire du vendeur de réfrigérateurs qui cherche à vous vendre une extension de garantie sur l’équipement dont il vous vantait la qualité et la robustesse il y a seulement quelques instants.

Cependant, n’est-ce pas dans l’esprit de vos clients et sponsor, une sorte d’assurance qu’ils se paient en vous embauchant en tant que manager de projet professionnel ?

Manager des délais prédéterminés

Recevoir une mission de projet avec un délai prédéterminé arrive souvent dans le monde du travail.

Dealing with Pre-Determined Deadlines

http://www.bonniebiafore.com/dealing-with-pre-determined-deadlines/ par Bonnie Biafore

Recevoir une mission de projet avec un délai prédéterminé arrive souvent dans le monde du travail. Bob McGannon a ces quelques conseils pour faire face à cette situation inconfortable en tant que manager de projet.

Partenaire de DantotsuPM, CERTyou est le spécialiste des formations certifiantes

Comprendre la source de la date limite.

Les réglementations gouvernementales, les événements de marketing une fois par an et d’autres circonstances peuvent nécessiter des délais imposés. Le meilleur point de départ est de comprendre la nécessité de l’échéance et la flexibilité qui peut exister sur les livrables. La date limite peut représenter l’engagement en interne d’un dirigeant ou son espoir. Un salon professionnel ou une conférence est une échéance fixe qui ne peut pas être reculée.

Pour avoir des conversations factuelles sur l’échéance du projet, examinez d’abord ce qu’il faudra pour fournir la portée demandée. En tant que manager de projet, demandez à vos sponsors de vous traiter comme leur réparateur automobile. Vous n’emmèneriez pas votre voiture chez le mécano et ne diriez pas : « Vous me facturerez €120 et la voiture sera prête à 14 heures ». Vous posez des questions sur les frais potentiels et quand le véhicule pourrait être prêt.

Adoptez la même approche à l’attribution de projets : Acceptez les aspirations de la direction, mais demandez la possibilité de les valider pour déterminer si elles sont atteignables.

Accomplissez votre devoir en tant que manager de projet.

Il est irresponsable de dire « je vais le faire » avant de déterminer si les triples contraintes de coût, de portée et de temps sont raisonnables.  Bien qu’il soit difficile de repousser les contraintes déraisonnables, c’est plus facile que de justifier plus tard pourquoi vous avez manqué à vos engagements.

Votre manager sponsor peut ne pas être conscient des défis auxquels votre équipe de projet sera confrontée. Partagez ces défis et les avantages et inconvénients de les relever peut vous aider à définir des objectifs de projet réalisables. Le management de projet responsable consiste à mettre des faits sur la table et à faciliter des conversations sur ce qui peut être livré et les circonstances dans lesquelles vous pouvez effectuer cette livraison.

Effectuez les recherches appropriées.

Bien que vous puissiez avoir l’intuition qu’une date limite de projet soit déraisonnable, les décisions du management sont rarement prises sans raisons.

Examinez les projets antérieurs pour connaître les échéanciers et le niveau d’effort requis pour produire les livrables. Déterminez le temps dont vos managers ont typiquement besoin pour prendre des décisions liées au projet.

Déterminez le personnel dont vous disposez. Les membres de votre personnel les plus talentueux pourraient ne pas être disponibles, ce qui pourrait signifier que plus de risques surviendront et/ou que votre projet demandera plus de temps pour être livré.

Utilisez ces données pour expliquer pourquoi s’engager à respecter l’échéance actuelle du projet peut présenter un risque élevé.

Soyez prêt à négocier.

Prévoir l’achèvement du projet est un peu un art. La science se développe au fur et à mesure que le projet progresse et que vous en apprenez davantage. Discutez des éléments qui peuvent vous aider à respecter l’échéance cible, tels que l’obtention des meilleurs membres de l’équipe, l’embauche de fournisseurs qualifiés ou la réduction des éléments de portée (du contenu) qui peuvent être difficiles à produire.

Discutez des jalons dans la chronologie du projet où vous pourrez réévaluer la date d’achèvement du projet et être prêt à partager ce qui sera nécessaire pour avancer cette date.

Pour en savoir plus sur les contraintes de projet, consultez le cours de Bonnie Project Management Foundations.

ET voici 2 autres billets sur les projets à date fixe et fausses échéances…

Le rôle et les compétences d’un testeur dans une équipe agile par Fidaa Berrjeb

Voici le troisième billet de Fidaa pour préciser le rôle du testeur dans les projets Agiles.

Les 2 premiers billets Fidaa Berrjeb que vous souhaiterez peut-être relire :
  1. Fidaa Berrjeb est Agile QA analyst certifiée ISTQB et Scrum Master.

    « La bonne compréhension et l’utilisation des valeurs du manifeste agile et du manifeste du test vous garantit être un bon testeur agile »

  2. Si on vous demandait d’écrire un scénario de test, sauriez-vous quoi faire ?

Contrairement aux méthodes de gestion de projet traditionnelles, le rôle de testeur dans les projets Agiles dépasse être  simplement un exécuteur. Il comprend des activités qui génèrent et fournissent des retours (feedback) non seulement sur l’état du test, la progression du test et la qualité du produit, mais également sur la qualité du processus en collaborant de façon rapprochée avec toute l’équipe et ses parties prenantes.

En plus de compétences techniques reconnues (les tests d’acceptation, boîte blanche, boîte noire, les automatisations de test …), un testeur agile doit avoir de bonnes compétences interpersonnelles.

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Ayez une attitude constructive et une approche communicative

Une grande partie des problèmes se résument  à un manque de communication. En tant que testeur, impliqué du concept au produit final, il est important de communiquer de manière ouverte et honnête. Il est également important de considérer la façon dont nous disons les choses. Il est préférable de dire  « Je ne pense pas que cela fonctionne comme il se doit, il manque la fonctionnalité X » au lieu de « Cela ne fonctionne pas ».

Une discussion en face à face est souvent plus efficace.

En outre, il est important de déterminer quand utiliser des outils digitaux pour communiquer ou quand une bonne conversation en face à face est nécessaire.

Coachez les autres membres de l’équipe sur les aspects pertinents du test .

En partageant les connaissances de test avec l’équipe, vous leur montrez que, non seulement vous êtes un apprenant passionné, mais vous voulez les aider à apprendre et à améliorer le travail de l’équipe.

L’objectif d’un testeur n’est pas de trouver plus de bugs mais de construire un produit de valeur et de qualité.

Collaborez avec les développeurs,  le Product Owner et  les stakeholders  pour clarifier les exigences, spécialement en termes de testabilité, consistance et complétude.

Le travail d’équipe rend les choses meilleures. Pour les testeurs de logiciels, travailler seul peut devenir la situation par défaut même si vous faites partie d’une équipe. N’oubliez pas que vous n’êtes jamais seul sur un projet.

Les testeurs doivent être impliqués dans les sessions de Pré-planification et de  user stories  grooming (analyse détaillée des besoins des utilisateurs) en ajoutant de la valeur lors de la :

  • Définition des user stories et des critères d’acceptation
  • Participation aux analyses de risques et de qualité de projet
  • Création de tests d’acceptation pour les user stories

Participez pro-activement aux rétrospectives d’équipe, suggérez et implémentez des améliorations .

Soyez impliqué, proactif, coopératif et soyez le membre de l’équipe avec qui vous aimeriez travailler. Soyez un modèle de bon membre d’équipe et, espérons-le, les membres de votre équipe le reconnaîtront et travailleront ensemble, avec vous, pour développer des pratiques de travail d’équipe.

Les testeurs Agile doivent ajouter de la valeur à chaque étape de la livraison du logiciel dans un projet agile.

Reportez les défauts et travaillez avec l’équipe pour les résoudre.

Au sein d’une équipe Agile, chaque membre de l’équipe est responsable de la qualité du produit et joue un rôle dans l’exécution des tâches liées aux tests. Le retour d’information dès que possible vers l’équipe en cas de problème économise  temps et budget.

5 questions pour rester vigilant face à une information, tout particulièrement si vous êtes manager de projet

En tant que manager de projet, vous êtes toujours à l’écoute de toutes les informations relatives à votre projet et son écosystème. Quelles questions devriez-vous vous poser face à la multitude de ces informations qui vous parviennent ?

5 questions à vous poser face à une information non sollicitée

#1 – La source de l’information est-elle fiable ?

La personne qui partage cette information est-elle crédible ? Est-ce un membre de l’équipe ? Un client ? Le/la sponsor du projet ? Un client ? Une autre partie prenante du projet ? Un site d’informations ? …

Il est primordial de bien identifier la source de l’information qui peut être la personne qui partage l’information avec vous mais aussi un journaliste, une personne étrangère au projet, un compétiteur. Si les informations ne sont pas très précises, méfiez-vous en d’entrée de jeu !

En sachant qui est le réel auteur de l’information, vous pourrez mieux qualifier son expertise et juger de la crédibilité du propos.

#2 – Pourquoi cette information vous est-elle révélée ?

Il pourrait s’agir d’une information officielle largement communiquée par les canaux habituels de communication de l’entreprise.

Mais si cette information est sensible et vous parvient par le bouche-à-oreille (même virtuel), vous pouvez légitimement vous demander si cette révélation provient d’une honnête intention de vous informer en avance de phase avant qu’elle ne soit rendue publique ou si la personne qui vous la transmet a des intentions cachées.

Par exemple, si on vous parle de réorganisations à venir, de coupes de personnel en préparation, de réductions budgétaires inévitables, de départ à prévoir de personnes clés sur votre projet…

#3 – Existe-t-il une raison cachée qui aurait un intérêt pour la source ?

Toutes ces informations peuvent être d’une grande utilité pour le manager de projet que vous êtes en matière de management des risques, des plannings, de composition de l’équipe projet, de gestion des coûts…

Ou bien, celui qui vous les a transmis cherche-t-il seulement à ce que vous soyez la personne qui annonce la mauvaise nouvelle car il a déjà anticipé et prévu des solutions qui le mettront en valeur ou lui apporteront tout autre bénéfice.

#4 – Etes-vous sûr des sources de cette information ?

Pour vous assurer d’avoir bien toute l’information sans interprétation biaisée (volontairement ou pas), il vous faut essayer de remonter à l’origine de l’info. Ceci vous permet de récupérer l’information telle qu’elle a été formulée initialement et de savoir par qui.

Tâchez d’avoir accès à l’ensemble des données de la source et aussi de connaître la méthodologie utilisée par cette personne pour faire de ces données une information (s’il y avait une de bien établie).

Revenez aussi sur le point 1 : La source originelle de cette information est-elle fiable ?

#5 – Quelles sont la fraicheur et l’historique de cette information ?

Une information très surprenante et récente, un scoop, demande d’autant plus que vous la vérifiiez avant d’en faire quoi que ce soit.

  • Quand cette info est-elle née ?
  • Comment a-t-elle évolué ?
  • Comment commence-t-elle à se propager ?

Essayez de connaître et comprendre les variables qui sont intervenues. Faites-vous une idée objective des enjeux et potentielles interprétations des faits.

Enfin, des faits nouveaux se sont-ils produits depuis que l’information a été élaborée ? Reste-t-elle pour autant valide ou bien est-elle déjà périmée ou était-elle erronée ?

Enfin: Cette information a-t-elle un réel impact sur vous et votre projet ?

Si la source est fiable et transparente sur ses motivations, que l’info est vérifiable et fraiche mais pas trop, reste à vous poser la question « que faire de cette information ? ».

S’il n’y a pas d’impact à prévoir pour vous ou votre projet, rangez cette information dans un coin de votre esprit ou notez-la sur votre journal de bord et nous laissez pas distraire davantage.

S’il y a de sérieux impacts potentiels, vérifiez-la une fois de plus. Démultipliez vos sources en utilisant votre réseau relationnel proche. Prenez du recul et menez une analyse plus approfondie du sujet en vous adjoignant si possible un expert du domaine.

Ce n’est pas parce qu’une information est sensationnelle que vous devez y réagir et la relayer, c’est parce que vous avez été vigilant dans sa vérification que vous savez qu’en faire.

vos billets préférés sur le blog DantotsuPM en Août 2021

La fin du bureau

La vie de bureau telle que nous la vivions avant la crise n’a qu’une cinquantaine d’années, est-elle encore le système le plus pertinent pour réussir dans notre travail ?

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Pourquoi le management des risques est-il critique dans le management de projets ?

David Hillson, le risk doctor propose 3 réponses.

N’oublions pas que la stratégie de management de ce risque va avoir un coût et un impact qui doivent être correctement estimés et appréciés avant décider que faire. Parfois, ne rien faire est la meilleure option…

Où mettre ses efforts ?

Très souvent nous visons trop large et parfois nous visons trop étroitement.

QRP est partenaire de DantotsuPM

Comment pouvez-vous éviter de nombreux problèmes dans le management des risques de votre projet ?

Voici des actions que vous pouvez prendre pour éviter sur vos projets des problèmes de management des risques les plus fréquemment rencontrés.

Avoiding Risk Management Issues

http://www.bonniebiafore.com/avoid-risk-mgt-issues/ par Bionnie Biafore

Le management des risques de projet est critique et cependant souvent mal géré. Voici des actions que vous pouvez prendre pour éviter sur vos projets des problèmes de management des risques les plus fréquemment rencontrés.

Évitez de réduire la portée du projet parce que des risques sont présents.

Ne taillez pas trop vite dans le périmètre des livrables du projet.

Vos paries prenantes peuvent identifier des risques substantiels avec certains des éléments du contenu de votre projet. Ne vous laissez pas effrayer et n’éliminez pas ces articles pour éviter le risque. Donnez le temps à votre équipe de chercher et déterminer si des réponses de risque viables sont disponibles. Cela peut nécessiter de faire intervenir des experts pour examiner le risque et les façons de l’adresser. De plus, faites une analyse pour déterminer si la valeur de cet élément de la portée justifie la réduction de risque que l’on peut proposer.

Ne vous précipitez pas pour dire que le risque a un faible impact.

L’impact de ce « faible » risque sera-t-il réellement limité ou l’onde qu’il créée pourrait-elle nuire significativement à votre projet ?

Assurez-vous d’évaluer à fond le risque avant de l’estimer de faible impact. Guidez votre équipe pour considérer toutes les manières dont un risque pourrait impacter votre projet. Vérifiez qu’ils regardent la portée, le planning, le coût et la qualité. Des évaluations trop faibles sont d’habitude dues à des suppositions erronées sur les processus business. Assurez qu’un personnel bien informé sur le business examine le risque et soit d’accord avec votre évaluation de faible impact. Gardez ces risques dans votre registre des risques plutôt que les supprimer sous prétexte qu’ils ne sont pas significatifs. Si un de ces risques d’impact faible survient plus tard, vous pourrez comparer l’impact réel à que vous pensiez quand vous avez exécuté votre analyse de risque. Ces variations peuvent être capturées dans vos leçons apprises et registre des risques.

N’éliminez pas des risques parce qu’ils sont trop difficiles à adresser.

En tant que manager de projet, vous voulez que votre équipe paie une attention appropriée aux risques que vous avez identifiés. Supposons que vous entendez un commentaire comme “Il n’y a rien nous puissions faire, donc oublions ce risque”. Si vous pensez que votre équipe ignore des risques, il est temps pour vous pour remettre un peu de discipline. Votre équipe et les leaders business doivent être conscients du risque et de ses impacts potentiels. Consacrez du temps à évaluer les actions qui pourraient être prises. Il est rare de trouver un risque sans aucune façon d’en réduire la probabilité. Des analyses ou recherche supplémentaires pendant le projet aident. Assurez-vous que l’équipe examine tous les risques avec la rigueur que mérite votre business.

Laissez les émotions s’exprimer mais ne laissez pas les émotions interrompre le processus de management des risques.

La discussion sur le risque peut faire remonter des émotions et ceci devrait être attendu.

Ne les supprimez pas. En même temps, assurez qu’elles n’empêchent pas votre équipe de se concentrer sur les principes de base de management du risque.

Replacez le focus de votre équipe sur les principes de base du management de risque : la probabilité d’un impact suite à un événement spécifique qui pourrait affecter votre projet.

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Fausses échéances de temps dans les projets

Ne vaut-il pas mieux prévoir d’entrée de jeu une cible atteignable qui incorpore des marges raisonnables pour palier aux inévitables imprévus ?

Fake deadlines

https://seths.blog/2020/07/fake-deadlines/ par Seth Godin

Avoir un peu de mou, une marge de temps, permet aux systèmes de fonctionner avec plus d’efficacité. En effet, les retards et les erreurs inévitables s’aggravent en se cumulant dans un système qui ne dispose pas de suffisamment de marge de temps.

Et les faux délais ne résolvent pas ce problème. Les fausses échéances de temps existent lorsque nous ne pouvons pas faire confiance aux autres (ou à nous-mêmes) pour être clairs sur notre avancée ou établir honnêtement nos priorités. Nous inventons donc une date butoir située avant d’avoir réellement besoin que cette chose arrive.

Le défi est que les fausses échéances se cumulent et s’aggravent les unes les autres.

Souvent, insérer la moindre contrainte inutile (en particulier de temps) a de grandes chances d’anéantir le fragile équilibre de votre projet et de tous les autres projets qui vous sont connectés.

Une fois que quelqu’un sur un autre projet se rend compte qu’il a été berné par une fausse échéance sur le vôtre, il ne fera qu’intensifier sa propre urgence.

Ou peut-être que le fournisseur se rend compte que nous avons faussé les délais, et donc maintenant il y a un tout nouveau jeu de devinettes estimatoires sur quelle est la réelle date butoir.

QRP est partenaire de DantotsuPM

Les professionnels n’ont pas besoin de faux délais et ne les respectent pas. Au lieu de cela, nous avons la possibilité d’intégrer une marge de temps appropriée, de clarifier nos priorités et de tenir nos promesses.

“Trick or Treat” : Leçons de management de projet de Halloween !

Pour vous mettre dans l’ambiance du 31 octobre, voici quelques leçons de management de projet tirées de Halloween.

https://kbondale.wordpress.com/2021/10/10/project-management-lessons-from-trick-or-treating/ par Kiron Bondale

[…]

Moins, c’est plus

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Il peut être tentant d’aller trop loin avec les décorations au sujet des excès d’éclairage mais résistez. Rappelez-vous que les meilleures peurs viennent de ce qui n’est pas vu mais qui est implicite.

Lorsque vos intervenants essaient d’ajouter du contenu dans le périmètre d’un projet, aidez-les à se concentrer sur le minimum requis pour atteindre les résultats escomptés. Cela aidera à contenir les coûts, à réduire les risques et à produire de la valeur plus rapidement.

Un peu de management des risques apporte beaucoup

C’est peut-être une légende urbaine, mais voulez-vous vraiment mordre dans un morceau de sucrerie et trouver une épingle ou un autre objet étranger néfaste à l’intérieur ? Attendre que nous rentrions à la maison et que nos parents vérifient notre butin est une pratique simple et sûre.

Portez n’importe le costume que vous choisissez, assurez-vous qu’il y a des bandes réfléchissantes de sorte que les conducteurs vous voient quand vous traversez la rue en courant.

Pour être efficace, le management des risques doit être perçu comme une valeur ajoutée et pragmatique. Si vous devez faire des très difficiles efforts pour convaincre vos parties prenantes de répondre aux risques, il est probable que vous faites mal quelque chose.

Planifiez, mais soyez prêt à changer vos plans

L’expérience préalable d’un quartier aide les enfants à planifier leur tournée et itinéraires afin de recevoir le maximum de sucreries pour un effort minimum. Mais il est également possible qu’au cours d’une année, la dynamique de l’offre des récompenses puisse changer à mesure que les gens déménagent. Par conséquent, c’est une bonne idée de rester en contact avec vos copains afin que, s’ils sont grassement récompensés dans leurs rues alors que le nôtre est nulle, vous puissiez aller vers chez eux.

Un plan n’est aussi bon que les hypothèses qui le sous-tendent. Lorsque ces hypothèses sont invalidées, nous devons oublier notre ego à propos du plan lui-même et le modifier pour mieux refléter la réalité.

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Suivez ces leçons simples si vous souhaitez que la citrouille du management de projet vous récompenser lors de cet Halloween !

Si vous avez aimé cet article, pourquoi ne pas lire le livre de Kiron Bonale : « Easy in Theory, Difficult in Practice » qui contient 100 autres leçons sur le leadership de projet ?

Pourquoi le management des risques est-il critique dans le management de projets ?

David Hillson, le risk doctor propose 3 réponses.

David Hillson, le risk doctor propose 3 réponses.

Le management des risques est crucial dans les projets car :

  • Tous les projets comportent des risques
  • Les risques sont intrinsèquement liés aux objectifs du projet
  • La réussite du projet est étroitement corrélée au bon management des risques

J’ajouterais personnellement que la prise de décision sur comment manager un risque reste complexe tant il y a de facteurs à prendre en compte et donc de questions auxquelles répondre :

  1. Quel sera l’impact sur les objectifs du projet si le risque se matérialise ?
  2. Quelle est la probabilité que le risque se matérialise ?
  3. Quels seront l’impact et le coût de mise en place de la proposition de comment traiter ce risque ?

En effet, nous pensons toujours aux 2 premiers éléments, impact et probabilité.

Mais nous oublions trop souvent que la stratégie de management de ce risque va avoir un coût et un impact. Les 2 doivent être correctement estimés et appréciés avant décider que faire. Parfois, ne rien faire sera la meilleure option…

Décision Risque = Impact + Probabilité + Stratégie (Impact & Coût)

QRP est partenaire de DantotsuPM

Retrouvez en ligne les 140 briefings du Docteur des Risques et (re-)découvrez la chaine YouTube du Risk Doctor David Hillson

On dit que toutes les bonnes choses ont une fin. Hélas ! Ai-je envie d’ajouter.

Je m’étais habitué depuis de nombreuses années à recevoir et à découvrir avec grand plaisir chaque mois ce billet de David Hillson traduit en français par nos amis Kik Piney et Rose-Hélène Humeau.

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David s’est toujours attaché à partager le plus largement possible les meilleures pratiques de management du risque. Ses briefings mais aussi ses livres et ses interventions inspirantes lors de nombreuses conférences ont fait prendre conscience à nombre d’entre nous de techniques et des approches efficaces dans ce domaine.

Il y a en tout 140 briefings du Docteur des Risques, tous disponibles dans de multiples langues dont le français. Certains ont été rédigés par d’autres experts pour enrichir encore ce trésor.

Dr David Hillson
David Hillson

Mais les temps changent et David a décidé de changer en passant de contenus écrits à des vidéos. En effet, sa déjà très populaire chaine YouTube. Sa série vidéo « les 100 questions sur les risques » très réussie sera prochainement complémentée d’une nouvelle série «  les 100 réponses aux risques ».

Voici donc la fin des briefings que 10,000 personnes suivaient comme moi ☹

Je ne manquerai pas comme vous de suivre David sur YouTube.

Merci David, Kik et Rose-Hélène pour votre travail sur ces incontournables du management de projet !

Sur une note plus personnelle, devrais-je moi aussi changer ?

Serait-il temps de cesser de publier chaque jour des billets sur le management projet avec toutes ses facettes, sur l’agilité, le leadership et le management ?

Quels autres médias ou moyens de communication que le blog DantotsuPM.com seraient selon vous plus adaptés, meilleurs, plus modernes et percutants ?

VUCA et VUCA Prime

L’acronyme VICA/VUCA vient de Volatilité, Incertitude, Complexité, Ambiguïté. Il se peut que ce soit invention militaire, mais il semble bien résumer ce à quoi ressemble le monde moderne.

VUCA et VUCA Prime

https://www.pocketbook.co.uk/blog/2019/12/17/vuca-and-vuca-prime/

N’ayez crainte : l’aisance linguistique et l’ingéniosité créatrice ont élaboré un certain nombre de stratégies pour résister à la dominance VUCA de l’environnement dans lequel nous vivons. Le plus connu d’entre eux est Bob Johanson ‘VUCA prime’. Il présente 4 ripostes à la Volatilité, l’Incertitude, la Complexité, l’Ambiguïté.

Relisez ce billet sur VUCA

D’où vient VUCA?

L’acronyme VUCA a été créé dans les années 1990, comme une description des nouveaux conflits du 21ème siècle. Ne jouez plus le film de guerre confortable mais démodé où le simpliste ami ou ennemi semble toujours s’appliquer.

Les conflits modernes sont des environnements où les règles politiques semblent changer rapidement, avec la technologie, la tactique et les allégeances. La volatilité, l’incertitude, la complexité et l’ambiguïté prolongent l’expression du 19ème siècle : ‘fog of war’ qui résume simplement une réalité connue depuis les débuts des conflits humains. Et elles le prolongent du champ de bataille aux chambres des cabinets, dans les parlements et au-delà. Nous vivons tous dans un environnement VUCA.

Relisez ce billet sur VUCA

Ceux d’entre nous qui ont la chance de travailler dans les environnements sûrs de bureaux, usines, magasins, ou entrepôts modernes, ne mettent pas leurs vies en jeu à chaque fois qu’ils arrivent au travail.

Mais nous devons vraiment toujours traiter avec les impacts suivants

  • Changement constant
  • Changement de priorités
  • Interdépendance immense
  • Allégeances flexibles

Qu’est-ce que VUCA ?

Regardons chacun des quatre composants de VUCA, comprenons ce que nous entendons de chacun d’entre eux.

Volatilité

Le changement peut survenir en un claquement de doigts mais il peut aussi se faire progressivement dans la durée.

En surface, la Volatilité est tout que qui concerne la rapidité des changements. Mais ce terme donne le sentiment que les choses changent rapidement d’état, plutôt que simplement évoluent.

Nous le voyons autour de nous dans la société, avec le sentiment que de vieilles certitudes politiques changent vite.

Et, dans l’arène commerciale, la demande des consommateurs et les technologies créent de nouveaux marchés et produits, tous les deux ou trois mois.

Incertitude

Les changements rapides du monde rendent difficile de voir ce qui arrive au coin de la rue. Notre incapacité de prévoir ce qui vient ensuite est troublante. En tant qu’espèce, nous nous sommes développés dans un monde assez prévisible où le climat et les changements géophysiques se sont étalés sur beaucoup de générations, pas dans la durée d’une seule vie. Et nous savons aussi que, pour certaines valeurs clefs des variables physiques, il est non seulement ardu de faire des prédictions : c’est impossible. C’est comme un crayon posé en équilibre sur sa mine. Il pourrait tomber dans n’importe quelle direction.

Et cela se reflète dans notre culture politique. Jamais auparavant dans ma durée de vie les tendances politiques ont-elles été si obscures à cause d’événements rapides, laissant place à une énorme incertitude dans ce que veut l’électorat et comment leurs préférences se refléteront dans les résultats démocratiques. Ceci a même mené certains commentateurs à se demander si certaines démocraties occidentales sont vraiment sûres.

Complexité

Tous les changements ajoutent un défi au monde et à un ensemble de sociétés qui sont bien plus interconnectées que jamais auparavant. Et notre commerce est le produit d’un nombre énorme de joueurs, de processus et de technologie interdépendants. Personne ne peut entièrement comprendre chaque morceau de science et de technologie derrière un produit comme un smartphone. Et maintenant nous connectons ceux-ci à nos appareils domestiques, alors que les gouvernements connectent en haut un million de dispositifs de contrôle à d’énormes salles d’ordinateurs.

Donc, nous avons remplacé de simples relations de causes à effets par des boucles de réactions entrelacées, ce qui signifie que le produit de toute petite action peut être en soi imprévisible.

Ambiguïté

Qu’est-ce que tout cela signifie ? Il y a beaucoup de réponses possibles et une infinité d’avenirs potentiels. Non seulement l’avenir est incertain, mais nous pouvons interpréter la signification de n’importe quel indicateur d’un certain nombre de façons. Les générations à venir devront s’adapter à cette réalité confuse avec une capacité à s’adapter rapidement aux nouvelles interprétations de leur réalité.

Antidotes à VUCA : VUCA Prime et plus

Les défis du monde VUCA demandent des réponses. Si vous voulez dépasser le gérer et survivre, vous devez combiner un jeu de stratégies croisées.

VUCA Prime

La première articulation de comment nous pouvons nous y prendre a été décrite par Bob Johanson dans son livre de 2007 Get There Early: Sensing the Future to Compete in the Present’. Johanson a suggéré qu’une solution se trouve dans ‘VUCA Prime’. C’est sa réutilisation des éléments VUCA pour former un nouvel acronyme :

  • Vision
    Pour voir à travers la turbulence de volatilité, vers votre réel objectif final.
  • Understanding (Compréhension)
    Comme un antidote à l’incertitude. C’est du temps investi pour vraiment maîtriser les modèles.
  • Clarté
    Couper à travers la complexité pour voir clairement les modèles sous-jacents simples qui dominent et dirigent la structure entière.
  • Agilité
    La capacité de choisir parmi beaucoup d’alternatives ambiguës… et ensuite changer de nouveau si votre choix précédent n’était pas optimal.

Par la suite, Bill George, de Harvard Business School, a proposé VUCA 2.0 une structure similaire de : Vision, Understanding/Compréhension, Courage et Adaptabilité.

VUCA Positif et VUCA Négatif

Mais je dois recommander les éducateurs de neuroscience britanniques, Mindsways, pour leurs inventions particulièrement créatives qui font partie de leur formation VUCA Playground.

Les quatre sentiments négatifs que nous adoptons facilement dans un environnement VUCA, qu’ils nomment ‘ VUCA Négatif ’ :
  1. Vulnérable,
  2. Uncomfortable (Inconfortable)
  3. Confus
  4. Ayant peur
Et les quatre énergies positives qui peuvent accroitre votre confiance, créativité et valeurs fondamentales, qu’ils nomment ‘ VUCA Positif ’ :
  1. Vibration
  2. Unicité
  3. Confiance
  4. Adepte
Quelle est votre expérience personnelle de votre environnement de travail VUCA ?
Bien plus qu’un outil de gestion de projet
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Comment gérez-vous les parties prenantes de projet qui ne vous répondent pas ?

C’est un challenge courant pour qui a managé des projets depuis un bon moment. Une ou plusieurs des parties prenantes de votre projet qui sont impératives pour réussir le projet semblent ne pas vouloir s’impliquer comme prévu.

How do you handle unresponsive key project stakeholders?

https://kbondale.wordpress.com/2020/01/12/how-do-you-handle-unresponsive-key-project-stakeholders/  par Kiron Bondale

C’est un challenge courant pour qui a managé des projets depuis un bon moment. Un ou plusieurs de vos dépositaires clefs qui sont impératifs pour réussir le projet semblent ne pas vouloir s’impliquer comme prévu. Cela pourrait être votre sponsor de projet qui ignore vos demandes d’aide sur un problème, le manager fonctionnel qui se bouche les oreilles sur vos demandes de dotation en personnel de support ou le cadre exécutif qui semble ne jamais avoir le temps de revoir et donner son accord sur un livrable important.

Comment devriez-vous manager cette situation ? Comme d’habitude: ça dépend ! est la réponse correcte, et cependant la plus inutile !

Bien que la réponse varie selon le scénario, vous devez comprendre la cause racine à ce comportement et évaluer ensuite l’éventail d’options disponibles dans le contexte spécifique auquel vous faites face.

4 causes à l’absence de réponse

  1. La partie prenante n’a pas la capacité de faire ce que vous demandez d’elle.
  2. La partie prenante n’apprécie pas à sa juste valeur l’importance ou l’urgence de votre demande.
  3. La partie prenante a un  agenda caché ou visible qui va à l’encontre de votre demande.
  4. La partie prenante est influencée ou contrainte par quelque chose d’autre dans le système dans lequel elle travaille qui l’empêche de répondre à vos besoins.
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Si la partie prenante n’est pas sensible à une demande urgente, elle va rarement vous en donner la vraie raison.

Il faut parfois creuser beaucoup pour trouver la vraie raison…

Vous devrez creuser un peu pour déterminer la vérité. C’est assez facile pour quelqu’un de dire qu’il est trop occupé ou ne voit pas pourquoi votre demande est importante quand sa raison réelle est qu’il  ne veut pas que votre projet réussisse. Ou, il pourrait opter pour le chemin le plus facile et refiler la responsabilité à d’autres (“je n’ai pas l’autorité”) quand cela pourrait être en fait pour l’une des autres raisons.

Et même une fois que vous avez identifié la cause racine, il peut ne pas être facile ni même possible de mettre en œuvre une contre-mesure efficace. Par exemple, si vous êtes retardés par une partie prenante importante qui refuse de signer un livrable clé, que vous n’avez aucune solution pour vous passer de l’approbation de ce décideur et qu’il ne peut ou est peu disposé à nommer un mandataire, votre projet sera retardé. Vous pourriez avoir fait un bon travail de communication vers les autres parties prenantes sur la cause et l’impact du problème, mais si les délais d’exécution sont l’un des critères de succès de votre projet, il ne sera pas atteint.

Anticipez le plus possible les risques en vous servant de vos expériences passées.

C’est pourquoi le management du risque est si critique. Identifiez les dépendances critiques et les points de blocage dans les processus décisionnels. Considérez vos précédents projets et comment vous y avez managé l’absence de réponse de certaines parties prenantes. Ceci peut vous aider à être mieux préparé. Il peut aussi être utile d’identifier les décisions habituelles dans la vie de votre projet et définir les processus de décision et vos mécanismes de management des exceptions avant que vous ne vous trouviez dans la panade.

Vous ne pouvez pas contrôler d’autres personnes. Mais vous pouvez activement planifier vos réactions envers elles.

Biais Cognitif – Compensation du risque et effet Peltzman

La compensation du risque est une théorie qui suggère que les gens ajustent généralement leur comportement en réponse au niveau perçu de risque, devenant plus prudents quand ils ressentent un plus grand risque et moins prudents s’ils se sentent plus protégés.

La réduction des avantages anticipés des lois qui visent à accroître la sécurité est parfois appelée l’effet Peltzman en reconnaissance de Sam Peltzman, un professeur d’économie à l’Université de Chicago Booth School of Business, qui a publié « The Effects of Automobile Safety Regulation » dans le Journal of Political Economy en 1975.

Très controversé, il a laissé entendre que les mesures prises pour réduire les risques dans la conduite automobile n’avaient pas réduit le nombre de décès sur les routes. À titre d’exemple, un conducteur tolérant au risque répond aux injonctions de sécurité (comme les ceintures de sécurité obligatoires, les détecteurs de franchissement de ligne, l’ABS…) en conduisant plus vite et avec moins d’attention. Ceci peut entraîner une augmentation des accidents et des décès en particulier chez les piétons.

En quoi sommes-nous concernés dans nos projets ?

Le rôle premier du manager de projet est souvent considéré être d’anticiper, manager et maîtriser tous les risques qui pourraient venir affecter l’une des dimensions majeures du projet : Délais, Coûts, Qualité des livrables.

Un bon manager de projet va souvent donner un sentiment de sécurité à ses parties prenantes et à ses équipes projet. Il n’y a rien de mal à cela si ce n’est que, selon ce biais, cela peut entrainer des dérives dans la prise de risque ou les précautions prises par les commanditaires et les personnes travaillant sur le projet.

Comment éviter le plus possible ce travers ?

Quand une prise de décision par votre comité de projet vous semple beaucoup plus risquée qu’à l’accoutumée. Disons qu’elle dépasse très largement leur goût du risque, posez-vous la question. Leur avez-vous donné un sentiment un peu trop important de sécurité, de capacité à résoudre tout problème qui surgirait, de maîtrise des impondérables, de facilité à tout gérer ?

Rappelez-leur les pour et les contre de la décision à prendre et insistez sur les impacts potentiels. Vérifiez au moins 2 fois la fermeté de la décision.

Ce biais peut-il nous être utile ?

Rappeler les avantages et les risques du choix à faire en insistant sur les impacts négatifs potentiels pourrait vous aider à obtenir les moyens supplémentaires dont vous aurez besoin pour prévenir et manager ces risques.