How To Approach A Fixed Date Project

http://www.pmsouth.com/2013/05/04/how-to-approach-a-fixed-date-project/ par Harry Hall

Beaucoup de chef de projets haïssent les projets aux dates de fin fixées à l’avance. Les managers décident d’une date et disent « respectez-la ». Souvent, le manager a peu ou aucune compréhension du niveau d’effort requis.

Pourquoi les chefs de projets n’aiment pas les dates fixes

• Manipulation. Les chefs de projets estiment qu’ils sont manipulés. LE management donne une date empirique. Plus tard, ils changent la date quand elle ne peut pas être respectée. Ce syndrome amène de la méfiance entre PMs et direction.
• Manque de contrôle. Le chef de projets veut avoir le contrôle sur leur univers de projet. Quand quelqu’un dicte une date fixe, ils perdent un peu du contrôle désiré.
• La réputation du chef de projets. Le chef de projets sait que sa réputation est basée sur sa capacité à livrer les projets dans les temps. Naturellement, nous n’aimons pas être mis dans une position où nous n’allons probablement pas rencontrer le succès.
• Stress. Le chef de projets se sent coincé. Le sponsor pousse le chef de projet à faire pression sur l’équipe projet. L’équipe projet pousse le chef de projets à résister aux demandes du sponsor.

Manager un Projet à Date Fixe

Quand vous êtes mis au challenge de manager un projet à date fixe, voyez-y une opportunité. Vous pouvez livrer le projet dans les temps avec la bonne approche.

Voici certaines choses à considérer:

• Engagez-vous. Faites savoir à votre sponsor que vous mettrez tout en œuvre pour livrer le projet à la date demandée. Établissez un rapport de travail positif avec votre sponsor. Exprimez le besoin de collaboration entre le sponsor et l’équipe.
• Négociez les ressources compétentes. Formez une équipe avec la bonne alchimie. Les personnes, plus que quoi que ce soit d’autre, sauront faire la différence.
• Choisissez votre cycle de vie de projet. Utiliserez-vous une approche traditionnelle en cascade ou quelque chose comme un cycle de vie adaptatif (avec les méthodes agiles) ? La réponse à cette question a des implications significatives dans l’aide ou l’entrave à la réussite de projets plus courts.
• Définissez la charte de projet.
• Rassemblez et priorisez les besoins.
• Définissez le périmètre/le contenu.

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  Créez la structure de répartition de travail (WBS).

• Développez votre échéancier. Si votre chemin critique s’étend au-delà de la date fixée, travaillez avec votre sponsor et votre équipe pour réduire le contenu ou reporter certaines fonctionnalités sur de futures étapes ou itérations.
• Complétez l’identification et l’évaluation initiales des risques.
• Construisez des fonds de contingence. Cette réserve n’est pas un amortisseur artificiel. Le fond de contingence est basé sur les risques résiduels connus.

(Gardez à l’esprit qu’une bonne gestion des risques raccourcit souvent le projet. Les risques sont éliminés ou diminués. Cependant, il y a toujours les risques résiduels qui devraient être reconnus dans vos fonds de prévoyance. Par exemple, vous pouvez spécifier que le projet exige que des six semaines supplémentaires pour manager les risques identifiés sur le projet.)

Astuces pour la compression de planning

• Ajoutez des ressources (c’est-à-dire, compression des délais ou « crashing ») et considérez d’utiliser des heures supplémentaires. Soyez prudent. L’ajout de ressources ou mise en des ressources existantes peut causer plus de mal que de bien. Réduire les délais résulte aussi souvent en un accroissement des coûts.
• Accélérez l’exécution par chevauchement des tâches (« fast tracking ») : Cherchez des façons d’exécuter des tâches qui sont sur le chemin critique en parallèle ou en chevauchement. Cela peut provoquer des choses à refaire et des risques plus importants.

Votre approche envers un projet à date fixe déterminera votre succès.

Le Chef de projets doit avoir la bonne attitude, s’assurer que les engagements envers le sponsor et l’équipe sont appropriés et choisir les bons processus, outils et techniques.

Question : quelles autres astuces proposeriez-vous pour permettre aux PMs de manager des projets à date fixe ?