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Les nouvelles de Microsoft dans le domaine du management de projets – Avril 2018: Découvrons le Planificateur Microsoft pour organiser le travail d’équipe !

30 Avr

Bonjour, comme chaque mois, je vous propose de découvrir une facette des offres et nouvelles de notre sponsor Microsoft.

En cette fin Avril, ce sera le Planificateur: Planner.

Page dédiée sur le site Microsoft France

Organiser et partager en toute simplicité

Planner permet à l’équipe de créer aisément des plans, d’organiser et d’attribuer des tâches, de partager des fichiers, d’échanger sur le travail en cours et de mettre à jour l’avancement du projet.

Ce qui frappe en premier lieu est la simplicité d’organisation et en conséquence d’utilisation de cet outil.

Il est en effet rapide avec Planner de créer un plan, constituer une équipe, attribuer des tâches et mettre à jour l’état d’avancement en quelques étapes simples.

Le travail est organisé très visuellement avec un tableau dédié par plan dans lequel les tâches peuvent être organisés en blocs ou compartiments. Elles peuvent être classées en fonction de qui les exécute, de leur état d’avancement…

Faciliter la collaboration dans l’équipe

La collaboration est grandement facilitée par cette visibilité de qui fait quoi et transparence sur la progression dans la réalisation des tâches. Bien sûr, il est possible d’attacher des pièces jointes aux tâches, de collaborer sur ces fichiers partagés et d’échanger, d’avoir des conversations, sur ces tâches. Tous ces éléments sont intégrés dans le plan pour un accès centralisé et simplifié.

Planner fonctionne sur tous les appareils, PC, tablettes et téléphones mobiles pour que tous les membres de l’équipe aient accès aux mêmes informations. Des notifications en mode « push » sont également possibles.

Pour le chef de projet, Planner permet de :

  • Stocker des fichiers dans la bibliothèque de documents associée à votre plan et collaborer sur ceux-ci.
  • Planifier des rencontres dans les agendas des membres de l’équipe et capturer et organiser les notes de ces réunions.
  • Définir et associer des check-lists aux tâches et leur associer des étiquettes visuelles (Urgent, UI/UX, Important…).
  • Joindre des fichiers, photos ou des liens directement sur une tâche.
  • Marquer ce qui est fait (non commencé, en cours, terminé/done, approuvé…) et ajouter des commentaires et dialogues entre membres de l’équipe, vous compris.

Bref, un très bel outil abordable et facile à prendre en main pour des équipes de taille moyenne sans la complexité ni la lourdeur d’outils plus complexes qui deviennent néanmoins nécessaires et bénéfiques sur de plus gros projets.

Qu’est-ce que le Plan de Management de Projet et qu’y trouve-t-on ?

20 Avr

Sans vouloir paraître trop bureaucratique et inflexible dans votre approche, ce document contient le plus souvent les éléments suivants.

Si la question vous était posée en entretien de recrutement, une erreur clé serait de confondre l’échéancier, le Diagramme de Gantt (WBS), avec Le Plan de Management de Projet (PMP) car ceci pourrait dénoter un manque de maturité de votre part (le WBS est seulement une partie du PMP).

Le Plan de management de Projet décrit aussi et même surtout comment des sujets interconnectés seront gérés (risques, communications, approvisionnements, changements…).

Sans omettre la partie gouvernance de projet avec ses comités décisionnel et opérationnel si nécessaire.

V

DantotsuPM, le blog du management de projets, peut vous aider dans ce projet de changement de poste car j’ai sélectionné un réseau de recrutement à taille humaine et tout aussi profondément humain qui me fournit fréquemment des offres dans le domaine du management de projet, programme et PMO !

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question d’entretien pour un job de PM: qu’utilisez-vous pour documenter les Rôles et Responsabilités ?

9 Mar

Cette question risque fort de vous être posée si vous passez un interview pour un job de chef de projet.

La RAM, Responsibility Assignment Matrix, ou Matrice d’Affectation des Responsabilités sert à documenter les rôles et responsabilités de chacun dans le projet.

Cet outil, qui prend la forme d’un tableau (qui croise la structure de décomposition du projet/WBS et les ressources de l’organisation) permet au chef de projet de lister les participants au projet ainsi que leur(s) responsabilité(s).

Objectifs principaux de la matrice des rôles et responsabilités

  • Donner une vision simple et claire de « qui fait quoi » dans le projet
  • Permettre au chef de projet de déléguer des lots de projet de manière explicite

Que signifie RACI  ?

RACI-exemple PMGSCette matrice qui est l’exemple de RAM le plus utilisé, a pour point de départ le croisement de la structure de découpage de projet ou SDP/WBS avec les ressources du projet.

  • R  : La lettre R est utilisée pour Responsable ou Réalise . Les personnes affectées d’un ‘R’ pour un lot ou un livrable seront donc en charge de la réalisation de ce dernier. Un ‘R’ doit être obligatoirement défini pour chaque livrable / lot.
  • A : La lettre A est utilisée pour Accountable ou Autorité . La personne affectée d’un ‘A’ pour un lot ou un livrable a donc l’autorité finale sur ce dernier. Elle sera responsable de l’approbation. Le ‘A’ est responsable là où le ‘R’ effectue. Il n’y a donc qu’un seul ‘A’ possible pour chaque livrable.
  • C  : La lettre C est utilisée pour Consulted ou Contributeur. Les personnes affectées d’un ‘C’ pour un lot ou un livrable devront être impliquées avant et lors de la réalisation des tâches liées au livrable/lot de travail.
  • I  : La lettre I est utilisée pour Informed ou Informé . Les personnes affectées d’un ‘I’ pour un lot ou un livrable devront donc être informées avant, pendant et à la fin de la réalisation de ce dernier.

Attention : Une personne ne peut être ‘A’ et ‘R’ pour le même livrable car elle ne peut à la fois réaliser et approuver le résultat !

Petit truc additionnel qui sera utile dans vos projets

Version française sur Amazon

Pour vous distinguer, vous pouvez mentionner que l’une des manières de l’utiliser qui n’est pas décrite explicitement dans le PMBoK® Guide mais qui fonctionne bien consiste à partir des livrables des contributeurs en présence. Il est facile avec le RACI de réaliser un tableau partagé de « qui fait quoi ». En effet, les livrables sont très concrets, exacts et beaucoup plus précis que des descriptifs de rôles et responsabilités. Les rôles et responsabilités donnent souvent une image de ce que l’on voudrait qu’ils soient plutôt que la réalité. Alors que, pour chaque livrable, il est relativement aisé de tomber d’accord sur qui le produit, avec qui, en le communiquant à qui et qui en porte ultimement la responsabilité car le livrable est concret, palpable.

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Comme indiqué précédemment, DantotsuPM, le blog du management de projets, peut vous aider dans ce projet de changement de poste car j’ai sélectionné un réseau de recrutement à taille humaine et tout aussi profondément humain qui me fournit fréquemment des offres dans le domaine du management de projet, programme et PMO !

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Connaissez-vous les 5 principaux bénéfices de la planification de projet avec l’outil Kanban ? par Louis Marie Resseguier

10 Oct

La méthode Kanban adaptée à la planification de projet présente en effet de réels atouts

Louis Marie RESSEGUIER, PMO consultant au sein du cabinet expert IQar dans l’accompagnement et le conseil de la gouvernance des portefeuilles projets, vous partage ses convictions sur un volet clé de la gestion de projets : la planification de projet !

Quand on évoque la gestion de projet et particulièrement quand on s’intéresse à la phase de planification des projets plusieurs mots clefs peuvent revenir : PERT, Gantt, Kanban…

Ces mots font référence à des méthodes de planification ou de représentation de la planification du projet. Si la démarche de planification consistant à déterminer le chemin critique en passant par la méthode PERT puis à représenter de manière visuelle la planification via l’outil diagramme de Gantt est classique, elle n’en présente pas moins une certaine forme de complexité.

Nombreux sont nos clients qui nous reçoivent avec leurs visages déformés par la douleur au moment d’aborder ce sujet et de leur niveau actuel de leur art en la matière !

Pas de panique ! Pour y remédier dans le cadre des organisations qui débutent en gestion de projet ou qui ne sont confrontées qu’à des projets peu complexes, planifier à l’aide d’une adaptation de la méthode Kanban peut apporter de nombreux avantages.

On vous donne aujourd’hui les 5 principaux !

1/ Simple : Cette méthode est compréhensible et accessible pour le plus grand nombre. Elle se résume à déplacer des post-it (virtuels) dans un tableau en phase de réalisation et à exprimer la feuille de route du projet sur des post-it (virtuels) dans un tableau en phase de planification.

Le Drag and Drop de la planification, on adore !

2/ Visuel : C’est en effet une méthode très visuelle. On repère en un seul un coup d’œil l’avancement du projet, le nombre d’actions à réaliser. En cela, le KANBAN se révèle être un formidable outil de communication complémentaire du Gantt !

Utilisez-le à volonté, ne nuit pas à la santé…de votre Projet !

3/ Universel : Cette méthode est très utilisée et connue dans de nombreux secteurs d’activité et ne demande pas, pour être mise en œuvre, une conduite du changement drastique.

Kanban, une planification à portée de mains…de clics !

4/ Agile : Cette méthode est nativement compatible avec les méthodes agiles comme « scrum » et permet de les outiller avec succès puisqu’elle permet d’illustrer à merveille la gestion d’un « sprint ». En phase de planification un « planning poker » sera facile à réaliser grâce à ce support.

Le Kanban c’est SMART non ?

5/ Compatible : Cette méthode n’empêche pas de la coupler avec le diagramme de Gantt pour l’aspect visuel des délais en planification puisqu’un outil PPM comme SuiteProG, application SaaS développée par IQar, permet déjà de passer pour le plan d’action d’un projet de la vue Kanban à la vue Gantt (en fonction des dates des actions du Kanban) automatiquement.

Agile et docile le Kanban… demandez une démonstration de SuiteProG !

Pour conclure, la mise en œuvre d’une méthode Kanban pour la planification de vos projets, peut être un véritable vecteur de simplification de cette phase incontournable de la vie du projet qu’est la Planification.

Cette méthode peut également s’avérer être un formidable levier d’aide à la conduite du changement dans certaines organisations : notamment celles désireuses de bénéficier des avantages du mode projet tout en adaptant par étapes les modes de travail de ses collaborateurs pour faciliter l’adhésion et le succès de la mise en place de la démarche.

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les diagrammes de Gantt ont 100 ans !

8 Sep

Le diagramme de Gantt est un centenaire depuis cette année !

À fin du 19ème siècle, aux États-Unis, des projets gouvernementaux à grande échelle fournirent l’impulsion pour prendre les décisions importantes qui sont devenues la base de la méthodologie de management de projet tel que la ligne de chemin de fer transcontinentale, dont la construction a commencé dans les années 1860.

Soudain, les dirigeants d’entreprise se sont trouvés face à la tâche intimidante d’organiser le travail manuel de milliers d’ouvriers et le traitement et l’assemblage sans précédent de quantités de matières premières.

Henry Gantt

Henry Gantt a étudié en détail l’ordonnancement des opérations dans le travail et est plus célèbre pour avoir développé le Diagramme de Gantt en 1917 lors de la préparation de l’entrée en guerre des États-Unis d’Amérique.

Le diagramme de Gantt est un type populaire de graphique qui illustre un échéancier de projet et est devenu une technique commune pour représenter les phases et les activités d’une structure de découpage du travail de projet, ils peuvent donc être compris par une très large audience.

Bien que maintenant considéré comme une technique de représentation graphique banale, les diagrammes de Gantt étaient tout à fait révolutionnaires au moment où ils ont été introduits. Ils ont été employés sur des projets d’infrastructure majeurs incluant le Barrage Hoover près de Las Vegas et le réseau autoroutier inter-états des USA et sont encore acceptés aujourd’hui comme un outil important dans les projets.

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Hélas, Henry Gantt, mort 2 ans seulement après l’invention de ce mode de représentation des plannings n’aura jamais vu combien son invention serait critique au travail de très nombreux chefs de projets.

Il avait conçu ces diagrammes afin que les contremaîtres et autres superviseurs puissent rapidement savoir si la production respectait le planning.

Tous les logiciels modernes de management de projet continuent d’embarquer cette fonction critique.

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21 June – Weminar #PMI® UK – WBS design for Earned Value

17 Juin

A PMI UK Webinar with Laurie Bowman

Speaker: Laurie Bowman

Out line of topics that will be discussed during the webinar:

  • Work Breakdown Structure (WBS) for Earned Value Management Overview
  • Why is the WBS important?
  • What is a WBS?
  • What are the requirements?
  • How to design and Implement an effective WBS

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18 Mai – Wébinaire – Optimiser la charge des ressources projets et anticiper les blocages

13 Mai

Inscription gratuite en ligne à ce wébinaire de NQI, Partenaire de DantotsuPM

Lien pour s’enregistrer

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Vidéo

Vous n’utilisez pas des avions en papier pour envoyer des messages… Alors, pourquoi utiliser excel pour manager vos projets ?

10 Mai

Une première vidéo humoristique de notre partenaire Microsoft 🙂 . Elle met en évidence certains des avantages à quitter Excel pour un outil dédié au management de projet et donc bien plus puissant tout en restant simple. En effet, Project permet d’opter pour une planification totalement manuelle si nous le souhaitons.

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29 March – Webinar #PMI® – Scheduling Conference 2017

4 Fév

Tackle Challenges and innovate in your scheduling capabilities to Stay Ahead of Change

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Scheduling for Agile, Hybrid Projects, PMOs and Beyond

New technologies, hybrid projects, the launch of a PMO—when the environment is constantly changing, how do you craft a schedule (or multiple schedules) for project success?

Discover timely answers at the PMI Scheduling Conference 2017, exclusively for PMI members.

Genius Project est partenaire de DantotsuPM

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Whether you are specializing in scheduling or ramping up your skills for larger projects, you will not want to miss:

  • Tips on working with Agile practices and dealing with hybrid (Agile, Waterfall) project challenges
  • Guidance on planning activities across geographic regions and technologies
  • Insights into setting schedules for PMO success

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6 Décembre – Strasbourg (#PMI®) – Mind Mapping : un outil pour simplifier la planification de vos projets et la création des WBS

4 Déc

Pôle Strasbourg, Mardi 6 décembre 2016 à 18h15

Cliquez ici pour une démonstration en ligne !

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Nous avons tous expérimenté différents moyens de récolter les besoins de nos projets pour pouvoir ensuite les planifier: tableaux blancs, post-it, tableaux informatiques, etc.

Le PMI Strasbourg vous propose de (re)découvrir le Mind Mapping : une manière efficace de recueillir et d’organiser les besoins pour ensuite construire le WBS (Work Breakdown Structure), le diagramme de Gantt, la documentation projet…

La conférence sera animée par Marc Cantain, directeur des ventes chez Matchware, éditeur du logiciel MindView.

Notre conférencier vous présentera la théorie du Mind Mapping et comment ses principes peuvent être appliqués à des chefs de projet. Il partagera également avec vous les meilleures pratiques en matière de Mind Mapping et vous montrera comment son utilisation, couplée à l’outil informatique, simplifie le cycle de vie du projet, fait gagner du temps et améliore la communication d’un plan projet. Les avantages de cette méthode seront démontrés en interaction directe avec les participants au cours de la présentation.

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