Améliorez votre management de ressource de projet un pas après l’autre…

A Step-By-Step Guide to Improving Your Resource Management

http://blog.iil.com/improving-your-resource-management/ par Analuz Montejano | IIL Instructrice et Consultante Sénior

Les chefs de projet et leurs équipes mènent des projets planifiés tous les jours, comme le développement de nouveaux logiciels. Pour réussir, ils doivent être capables d’évaluer et d’allouer les ressources nécessaires pour terminer les éléments à fournir dans les temps, avec la bonne qualité et sans dépasser le budget. Cependant, il y a de nombreux défis dont beaucoup surgissent à cause des limitations dans les processus et outils actuels qui impactent la réussite.

Le Management de Ressource de Projet est un processus conçu pour utiliser efficacement et effectivement les personnes, les matériels et les équipements. Depuis 2017, le management de ressource de projet s’est concentré non seulement sur les ressources humaines, mais aussi sur l’équipement, les matériels et les fournitures. Le processus consiste en l’identification, l’acquisition et la gestion les ressources au bon moment et au bon endroit parce que le but du management de ressource est de gérer toutes les ressources. C’est l’un des processus les plus difficiles pour planifier, contrôler, maintenir et réaliser les objectifs.

Poursuivez cette lecture pour découvrir ce que vous pouvez entreprendre pour améliorer le management de ressource dans vos projets !

1. Priorisez le travail et incluez toutes les ressources dans le WBS

Évaluez l’objectif du projet pour établir le processus décisionnel. Plutôt que le contrat ou les achats avec un fournisseur, utilisez le WBS (Work Breakdown Structure ou Structure de Décomposition de Projet – SDP en français): Les lots de travail.

Incluez des procédures de contrôle des changements dans votre méthodologie. Vous en aurez besoin lors des différentes phases du projet.

La planification de ressources commence par la création d’une liste détaillée de chaque ressource, humaine et matérielle dont on aura besoin pour délivrer le projet. Impliquez les membres de l’équipe dans ce processus car certains aspects du projet peuvent exiger des ressources dont vous ne savez rien. Il vaut mieux prévoir pour chaque item possible et ne pas tous les utiliser que de sous-estimer vos besoins et de finir par payer des surcoûts à la dernière minute.

2. Prenez le temps adéquat pour faire des évaluations raisonnables et réalistes

La perfection est presque impossible à atteindre dans le management de ressource mais vous devriez toujours y aspirer. Une fois que les priorités du projet ont été clarifiées, prenez le temps nécessaire pour évaluer les échéanciers et le budget. Examiner les projets précédemment achevés, y compris ce qui a mal tourné, aide à développer des évaluations et des prévisions raisonnables.

De plus, bien que vous écoutiez attentivement le management, les évaluations et prévisions devraient être réalistes et non pas des cibles inatteignables qui répondent uniquement à des attentes du management ou des délais peu raisonnables.

Mettez à jour les estimations périodiquement afin de refléter les changements tels que de nouvelles décisions, des modifications dans les ressources et l’impact de ces changements sur le projet quand ils surviennent.

3. Examinez quelles ressources sont disponibles dans votre société, en termes de compétences et en nombre, et voyez si vous avez besoin qu’un fournisseur en recrute ou en  achète à l’extérieur.

Prêtez une attention particulière aux personnes ou fournisseurs techniques qui sont les plus demandés dans la société.

Prévoyez le temps nécessaire pour les obtenir ou les acquérir afin de les avoir au bon moment.

Vérifiez leurs disponibilités et essayez d’être proactif. C’est l’aspect le plus important pour parvenir à produire les livrables.

4. Considérez les meilleures options pour bien travailler dans l’organisation avec ses ressources techniques et humaines

Les différents types de programmes et projets obtiendront des bénéfices de technologies spécifiques. Il est important de connaitre la taille, le coût, la durée et les participants sur le projet.

Assurez-vous que les outils et les techniques que vous avez choisis sont alignés sur ceux de la société, qu’ils créeront de l’efficacité et génèreront des bénéfices pour le projet.

Cela permettra à votre organisation de planifier, manager et délivrer le travail en utilisant un panel de méthodologies comme la prédictive et traditionnelle ou par jalons, itérative, Agile et même collaborative.

Adoptez différentes manières de travailler à travers toute l’organisation et ses ressources.

Incluez toujours le service des achats quand vous avez des fournisseurs externes sur votre projet.

5. Utilisez une Matrice des Responsabilités

Une fois que vous avez priorisé les ressources nécessaires, définissez les personnes qui sont responsables de la tâche avec une matrice de responsabilité (la Responsibility Assignment Matrix – RAM). Utilisez la matrice pour clarifier des rôles et responsabilités sur tout le périmètre du projet.

Les RAMs sont souvent de simples diagrammes RACI (responsible, accountable, consulted, and informed). Les diagrammes peuvent être créés en nommant la personne ou le rôle.

Apprenez en davantage ici :  A Comprehensive Project Management Guide for Everything RACI”

6. Attendez-vous à de l’inattendu dans tout le cycle de vie de projet

Pendant le cycle de vie du projet, il est commun de rencontrer différents changements ou manque de ressources prévues, de quantité, de capacité, ou d’absence de spécification de qualité. Ces aléas augmentent les risques, et les conflits surviennent parce que des événements et changements inattendus sont inévitables.

7. Planifiez le travail et les ressources avec une Structure de décomposition du Projet (SDP), Work Breakdown Structure (WBS) en anglais.

Vous avez besoin d’une SDP robuste avec un lot de travail spécifique pour planifier les tâches, gérer les nominations et assigner les livrables aux personnes. Quand vous allouez des tâches aux personnes, vous devez fournir les spécifications sur la qualité attendue et les critères d’acceptation.

Considérez chaque activité avec des dates de début et de fin et durées pour le travail défini et qui y est assigné; n’oubliez pas un seul responsable pour chaque activité.

Utilisez des processus qui si possible de réduisent les aspects administratifs.

8. Gérez l’assignation des ressources

Beaucoup de choses entrent dans la planification d’un projet et toutes sont importantes. Mais le projet ne sera jamais réalisé si vous n’avez pas efficacement assigné vos ressources à des tâches spécifiques.

N’oubliez pas que les ressources peuvent englober beaucoup d’items différents. Les personnes dans votre équipe sont des « ressources », mais également les outils qu’elles utilisent, l’équipement, les fournitures et même le site où vous allez faire le travail.

Utilisez des blocs de ressources au niveau du projet ou de ses phases comme point de départ si le management de ressource est nouveau dans votre organisation.

Commencez par rassembler toutes les activités SDP qui seront nécessaires pour achever le projet. Les activités sont les parties le plus petites d’un plus grand lot de travail. Telles sont les étapes que vous devez entreprendre pour aller du début d’un projet jusqu’à la ligne d’arrivée.

9. Utilisez échéanciers et rapports budgétaires

Chaque activité a une durée et des ressources et vous devez déterminer combien de temps ces tâches nécessiteront pour vous amener du commencement à la fin, autrement dit, la durée de l’activité ou de la tâche. De plus, vous devez connaitre le coût de chaque ressource.

En gardant un œil sur toutes les parties en mouvement du projet, vous maintenez un contrôle sur le timing, le budget, les activités, les risques et les changements. Représenter visuellement les données en un seul endroit facilite la transparence et la communication avec les membres d’équipe et vous maintien en ligne sur les échéances et budgets approuvés.

Vous devez rendre les choses simples et faciles pour un bon rapport sur la consommation budgétaire et l’avancement.

Adoptez un outil pour suivre de près les temps et les coûts pour chaque différent type de ressources.

10. Utilisez le nivellement de ressources

Aussi connu comme optimisation d’usage de ressource, cela fait partie de l’activité complexe de management de ressource. Cela signifie que vous êtes conscients de la disponibilité de ressources et la managez sur un unique projet ou de multiples projets.

Vous pouvez prolonger des périodes prévues pour des tâches spécifiques, éviter la sur allocation ou sous-emploi de membres de l’équipe et prévenir l’épuisement.

11. Calculez le taux d’utilisation

Ce nombre vous dit exactement quel pourcentage de temps d’un membre de l’équipe est utilisé selon sur votre assignation de temps et de tâches. Le but est de travailler à pleine capacité, ainsi vous ne gaspillez pas de temps (ni d’argent).

Pour calculer le taux d’utilisation, prenez le nombre d’heures qu’une ressource a travaillé par rapport au nombre total d’heures qu’elle avait disponibles pour travailler.

12. Considérez l’importance de la gestion des changements et du management des risques

Le management de ressource porte un élément à haut risque et c’est un problème auquel les chefs de projet font face chaque jour. Les ressources sont empruntées aux équipes existantes pour travailler sur de nouveaux projets, des projets de forte visibilité et de nouveaux business tout le temps et le manager des ressources est forcé « de reconfigurer » ses équipes. Il y a beaucoup de négociation entre plusieurs équipes et projets pour le même talent et le manager de ressource est central dans cette négociation. Il peut exiger des dates de début et fin pour l’allocation du talent afin qu’il puisse passer de livrable en livrable.

Un projet provoque du changement. Chaque phase qui est atteinte doit être évaluée pour ses impacts positifs et négatifs sur le projet lui-même et sur l’environnement de travail dans son ensemble. Mesurez et monitorez ces impacts et communiquez-les aux membres de l’équipe et aux sponsors. Les managers de ressource jouent aussi un rôle important dans le changement organisationnel. Comme les sociétés continuent à créer des processus innovateurs et des systèmes nouveaux, les rôles et des responsabilités des personnels doivent incorporer la technologie pour gagner en efficacité.

13. Maintenez une constante communication avec l’équipe des achats et ses fournisseurs

Partagez à l’avance le planning, ainsi que les risques ou contingences, avec les fournisseurs et l’équipe des achats pour obtenir des alternatives pour le contrôle de projet.

14. Planifiez et budgétez pour le temps hors-projet

Assurez-vous que le temps de management, congés payés, réunions, traitement des emails, etc. est pris en compte tant dans le long terme qu’à court terme.

N’oubliez pas les activités inattendues sur le projet (les risques et les changements); assurez-vous de fournir un mécanisme pour capturer ce temps.

Sinon, vous perdrez de vue cette réduction de capacité et devrez utiliser les fonds de réserve.

15. Maintenez votre équipe motivée et heureuse

Gardez votre équipe bien formée et bien informée. Cela améliorera la productivité. Ne sur-utilisez jamais les ressources humaines.

La plupart des « ressources » sont des personnes – et les humains sont en bout de compte responsables du succès du projet. Les managers de ressources et de projets doivent être des négociateurs hors pairs comme ils naviguent entre les multiples équipes projets qui (bien sûr) considèrent chacune leur projet comme ayant la priorité la plus élevée. La motivation et le bonheur sont importants pour tous les individus dans le cycle de vie de projet.

La complexité, la flexibilité, les compétences relationnelles (soft skills) et la capacité à prévoir l’inconnu (ou le gérer) sont la norme dans le management de ressource et les managers doivent être flexibles et prêts à traiter avec cette complexité.

16. Évitez ou limitez le multitâches

Le multitâches semble efficace, mais aboutit souvent à une productivité radicalement inférieure.

Essayez de limiter le nombre de tâches parallèles et vos ressources délivreront mieux.

Avez-vous des approches qui ont amélioré votre management de ressource ? Parlez-nous en dans les commentaires !