Best of 2019 – 7 astuces utiles pour éradiquer les réunions inutiles

Scotchés dans la folle récurrence des réunions ? Des leaders partagent leurs astuces sur la façon d’avoir moins et de meilleures réunions.

How to kill needless meetings: 7 tips

https://enterprisersproject.com/article/2018/4/how-kill-needless-meetings-7-tips par

Carla Rudder

le rush
Courir de réunion en réunion

Nous avons tous passé des journées en réunions qui s’enchainent, courant d’une salle de réunion à la suivante au fil des heures, nous lamentant sur le temps que nous pourrions dépenser sur du vrai travail. Si nous avons assez de chance pour avoir une journée par semaine sans réunion, nous la protégeons avec acharnement.

Si la majorité des gens peuvent le comprendre, pourquoi semblons-nous tous être englués dans une frénésie de réunions ?

Parce que malgré le facteur irritant, les réunions présentent de clairs bénéfices, énonce Alexandre S. Lowry, professeur de finances au Gordon College.

« La culture de réunion excessive conduit la plupart des personnes à la folie. Elles sont essentielles pour permettre la collaboration, la créativité et l’innovation.

Elles favorisent souvent le relationnel et assurent l’échange approprié de l’information. Cependant, une culture de réunions excessives rend folle la plupart des personnes.

Chaque minute dépensée sur une réunion inutile consomme une part du temps pour le travail en solo qui est également l’élément essentiel pour la créativité et l’efficacité.

Encore plus important est le fait que les réunions interrompent la capacité à se concentrer sans distraction sur une tâche cognitive exigeante. En conséquence, les gens ont tendance à venir plus tôt pour travailler, ou rester plus tard, ou utiliser les week-ends comme temps calme pour se concentrer. »

Les directeurs des systèmes d’information et les leaders qui ont des difficultés à trouver l’équilibre entre le temps passé en réunion et le travail individuel, pour eux-mêmes et pour leur équipe, devraient considérer les astuces suivantes pour tailler dans le nombre de réunions et rendre les restantes meilleures.

#1 – Donnez la priorité aux décisions

décider de façon délibérée« Organisez une réunion seulement si une décision doit être prise. Les réunions peuvent être une manière efficace de discuter des idées et des informations, mais ceci ne mène à pas beaucoup d’action. Aussi, prévoyons une réunion seulement si nous savons que le résultat aboutira à une décision. Pour la réunion d’information, employons une technologie comme Slack ou l’email pour permettre à nos équipes de communiquer et d’aborder toutes les questions avant la réunion. Cela nous a mené à une diminution de 45% des réunions hebdomadaires et celles que nous avons conservées sont maintenant plus courtes. Nous employons aussi un parking à idées pour le hors-sujet. Si quoi que ce soit surgit pendant une réunion qui n’est pas la base de celle-ci, nous mettons ce sujet sur ce parking pour que nous puissions l’adresser en dehors de la réunion. » – Matthieu Wolach, Président, Synlio

#2 – Raccourcissez toutes vos réunions de 15 minutes

Les sociétés sont coincées dans une roue de hamster, projetant les participants de la fin d’une réunion au commencement d’une autre au même instant.

“Nous prévoyons que les réunions qui seraient typiquement d’une heure soient de 45 minutes et nous exigeons qu’elles aient un ordre du jour. Le temps réduit maintient les personnes concentrées sur le sujet et permet à la réunion suivante de commencer à l’heure. Je vois la plupart des sociétés coincées dans une roue de hamster, projetant les participants de la fin d’une réunion au commencement d’une autre au même instant. Cela ne laisse aucun temps aux personnes pour aller aux toilettes, prendre un verre d’eau, changer de salle, ni se préparer pour la réunion suivante. Si on ne donne pas aux gens le temps approprié pour faire ces choses nécessaires, ils le créeront. Le résultat est des employés partant au milieu d’une réunion ou se déconnectant, ou arrivant en retard à la suivante, forçant les gens dans cette autre réunion à les attendre. Ils manquent des informations pertinentes et gaspillent ainsi le temps des autres. Cela diminue évidemment la productivité des employés ainsi que leur engagement et leur efficacité. Si chaque réunion d’une heure est réduite à 45 minutes vous pouvez commencer à l’heure, personne n’est énervé et vous pouvez accomplir beaucoup plus. ”–Suz O’Donnell, Président, Thrivatize

#3 – Créez des périodes sans réunion

« Définissez une certaine période de temps chaque semaine pour que les gens puissent se concentrer sur un travail indépendant, au bureau ou à la maison. Leur donner une telle flexibilité et liberté peut fournir l’espace nécessaire dans leurs agendas, avec la motivation de faire fonctionner cet arrangement. Poser des « périodes sans réunion » force aussi le groupe en entier à réévaluer les réunions qui étaient normalement prévues pendant ces créneaux et se demander qui doit vraiment y participer. En conséquence, nous observons que les équipes tiennent moins de réunions en général et que moins de personnes participent à chacune. L’additionnel ‘espace blanc’ dans l’agenda de chacun augmente la productivité individuelle et réduit le débordement sur le temps personnel. » – Alexander S. Lowry, professeur de finances, Collège de Gordon  

#4 – Limitez réunions « de crise »

« La première étape est, avez-vous même besoin d’une réunion ? Beaucoup de réunions sont créées par les gens qui ont une crise ce jour-là. La plupart de celles-ci ne sont pas de vraies crises. Prévoyez une heure chaque semaine pour parler de ces types de problèmes. Repoussez toutes les discussions sur ces sujets à cette réunion. Les emails, les SMS et autres formes de communication peuvent suffire à tenir les gens informés jusque-là (Peut-être la question se résoudra-t-elle d’elle-même avant que la réunion n’arrive). En attendant, les leaders devraient investir plus de temps dans la planification de la réunion que la réunion n’en prendra en réalité. Soyez clair sur pourquoi vous avez la réunion et assurez-vous que seulement les gens qui doivent y être soient là.

La culture de la société dirige normalement les réunions et le processus est passé des générations précédentes. Assurez-vous que vous ne passez pas trop de temps en réunions de crise, limitez-les, ou les éliminez-les si vous le pouvez. « –Wayne  Strickland, VP stratégie globale de distribution, Hallmark Cards

#5 – Réduisez le nombre de participants

« Revoyez et élaguez régulièrement votre liste d’invités aux rencontres récurrentes. Les réunions ont une tendance à sortir de votre contrôle sur plusieurs plans et les réunions récurrentes tout particulièrement parce qu’elles se poursuivent au-delà de leur but ou des personnes ajoutées ne sont plus appropriées. Jetez un coup d’œil aux réunions récurrentes dans votre agenda et revoyez la liste des participants.

à considérer pour toutes vos réunions, à distance comme en présentiel

Toutes ces personnes doivent-elles être là ? Enlevez des personnes et envoyez-leur une note agréable pour expliquer pourquoi; vous serez étonnés, souvent la réponse est un soulagement ! L’autre chose que je fais souvent est de revoir ses réunions récurrentes et d’en annuler, parce que souvent la raison pour laquelle elles avaient été créées n’est plus appropriée ou elles ont perdu leur momentum. » – Ada Chen Rekhi, fondateur et COO, Notejoy

#6 – N’hésitez pas à annuler

Relisez ce billet de Seth Godin

« N’ayez pas de réunion si vous n’en avez pas besoin. Annulez une réunion dès le moment où vous vous rendez compte qu’elle n’est pas nécessaire. Si vous devez vraiment avoir la réunion, publiez un ordre du jour avec les sujets ordonnés par priorité et/ou décisions qui exigent la participation de chacun des participants. Concentrez-vous sur les actions, les mises à jour sensibles et les décisions qui doivent urgemment être prises. Terminez la réunion en avance si tous les objectifs sont atteints. Faites un suivi avec des minutes de réunion qui capturent les points pertinents, les actions nécessaires et les décisions prises. Enfin, quelque chose que nous semblons tous oublier: Remerciez les gens pour leur temps. » – Doyen Pipes, architecte en chef d’innovation, TetraVX

#7 – Liez des réunions aux coûts et bénéfices

« Considérez ce que coûte à la société chaque réunion qui est prévue, en termes d’heures et de dépenses et utilisez ces chiffres pour décider s’il vaudrait mieux prévoir moins de réunions ou des réunions moins fréquentes. » – Tracy Julien, VP marketing, GuidedChoice 

Lesquelles de ces astuces préférez-vous ? Lesquelles avez-vous déjà adoptées et quels en sont les effets ?

CSP est partenaire de DantotsuPM

La collaboration exige du TEMPS

La collaboration exige un espace dans le planning et l’énergie d’agir avec réciprocité envers les autres !

Collaboration requires TIME

https://tcagley.wordpress.com/2019/05/02/collaboration-requires-time/ par Tom Cagley

le rush
Courir de réunion en réunion

Le temps est la première exigence pour la collaboration. La collaboration exige un espace dans votre planning et l’énergie d’agir de manière réciproque avec d’autres (pour certaines personnes l’énergie nécessaire est plus importante que pour d’autres).  J’ai observé que beaucoup d’agendas des personnes sont si denses qu’elles courent de réunion en réunion. Même quand une ou plus de ces réunions sont structurées pour la collaboration, très souvent le manque de respect des participants l’un envers l’autre en traitant leurs emails ou tâches en retard comme ils feignent de prêter attention.  Récemment j’ai même entendu quelqu’un annoncer qu’il n’allait pas prêter attention à moins qu’il ne pense que quelque chose qui serait abordé l’impactera directement. La réunion avait pour but de réfléchir à un nouveau composant dans un produit de la prochaine génération. Pourquoi était-il là ? Entre son manque de temps et le manque de respect total envers les autres participants, il n’y avait aucune façon dont il pourrait efficacement contribuer.

4 facteurs influencent combien de temps est disponible pour la collaboration

#1 – Importance

Le travail important et porteur de grande valeur crée le temps et l’espace pour la collaboration

L’importance est la perception que le travail a de l’importance et/ou de la valeur. Le travail qui a de l’importance permet de plus facilement créer le temps et l’espace pour que la collaboration se mette en place. L’ennemie jurée de l’importance est l’urgence.  L’urgence réduit le temps disponible pour la collaboration.

#2 – Charge de travail

Le travail qui a été assigné à un individu ou à une équipe peut dramatiquement influencer s’il y aura du temps pour la collaboration. N’importe quelle équipe ou individu avec un travail chargé à 100 % (ou pire) seront immédiatement en retard si quoi que ce soit va mal et il y a toujours quelque chose qui tourne mal. Aussitôt que cela se produira, il réduira ou éliminera le temps prévu dans le processus pour la collaboration. Quand les gens sont stressés, ils prennent des décisions unilatérales parce que c’est expéditif.

#3 – Contrôle

L’entrée de travail (comment le travail entre et est pris en charge par un individu ou une équipe) a un impact énorme sur le temps disponible pour la collaboration. Des systèmes de traction, comme kanban, où les équipes prennent le travail quand elles sont prêtes, augmente le temps disponible pour la collaboration. Les situations dans lesquelles le travail est poussé sur un groupe comme il arrive diminuent le temps disponible pour la collaboration. Les équipes et les personnes ont besoin d’un certain niveau de contrôle de la quantité et du chronométrage de travail qui vient vers elles pour créer le temps et l’espace pour la collaboration.  Sans la capacité de prévoir ni contrôler le travail qu’une équipe doit livrer, il y aura un besoin de garder un amortisseur, un coussin de réserve. Cet amortisseur viendra de la collaboration parce qu’il exige plus de temps que prendre la première réponse ou idée qui apparaissent et se précipiter.

#4 – Prédictibilité

Aussi important que de contrôler l’entrée de travail, la compréhension de combien de travail peut être réalisé dans toute période de temps est également importante. Les équipes avec des délais de livraison fortement irréguliers doivent sévèrement limiter le travail qu’elles embarquent ou garder un amortisseur ou une réserve pour pouvoir respecter leurs engagements.  La collaboration est sacrifiée comme les amortisseurs et réserves sont consommés.

Le concept de collaboration est utilisé de façon presque magique.

En examinant la définition de la collaboration, nous trouvons tous les toutes sortes d’activités différentes depuis des gens travaillant ensemble sur une base transactionnelle jusqu’aux rapports relationnels profonds. Indépendamment de l’activité, toutes commencent par le temps.  Sans le temps exigé pour travailler ensemble, aucune collaboration efficace ne peut arriver.

Comment être à l’heure au rendez-vous ?

Vous connaissez probablement les gens qui sont en retard. Souvent, très souvent, tout le temps…

Good intentions (how to be on time)

https://seths.blog/2019/01/good-intentions-how-to-be-on-time/ par Seth Godin

Vous connaissez probablement les gens qui sont en retard. Souvent.

Ils ne veulent pas être en retard. En fait, leurs bonnes intentions sont probablement la raison pour laquelle ils sont en retard. Ils pourraient essayer telle ou telle technique et même présenter des excuses pour leur retard, et pourtant cela se produit encore et encore.

Il y a à la fois une raison et un facteur d’amplification.

Le facteur d’amplification est que quand ils sont en retard, des gens les attendent.

Vous pourriez remarquer que les choses qui partent à l’heure (des trains de banlieue, des avions, des spectacles en direct à la télé, etc.) n’ont presque jamais une foule de personnes débarquant avec cinq ou dix minutes de retard et maudissant le système. Pour ces choses, les choses dont l’on sait qu’elles démarrent à l’heure, ils réussissent à se montrer à temps. C’est que toutes leurs bonnes intentions ne sont pas bienvenues dans ces cas.

Et la raison ?

minuteurLa raison est que dans chaque interaction, ils veulent se connecter un peu plus, respecter les idées de l’autre personne et contribuer dans ce moment. Ils le font en dépensant leur ressource la plus précieuse pour y parvenir. Ce qui arrive est qu’ils cherchent une façon magique d’avoir davantage de minutes chaque jour.

Bien sûr, la personne qu’ils rencontrent avec n’a pas besoin de cinq minutes de plus de leur temps. Ils ont besoin d’encore cinq heures de leur temps. Mais il semble que leur accorder ces cinq minutes que l’on n’a pas est une façon de leur montrer qu’ils se soucient d’elle.

L’alternative est aussi simple que difficile : Dites non.

Dites-le sans vous précipiter et sans stress. “Je suis désolé, notre temps est écoulé.”

Un camion surchargé n’est pas une façon plus efficace de déplacer du gravier (ou autre chose). Et quand vous surchargez votre journée en traitant le temps comme étant élastique en fonction de combien vous prêtez d’attention, vous venez de devenir inefficace ainsi irrespectueux.

Des tas d’autres choses dans notre vie ne sont pas élastiques. La gravité, par exemple, ou la solidité d’un mur sec. Ils sont ce qu’ils sont.

Il en va de même pour le temps si vous le permettez.

La partie difficile sur être à l’heure est de se lever et passer à la suite. Mais le coût d’être élastique est que vous êtes non seulement irrespectueux envers la personne suivante, mais aussi tout le temps stressé.

Levez-vous et partez.

Les gens apprendront et finiront par vous respecter pour cela, parce qu’il n’y a rien de personnel. De même que ce n’est pas une annonce personnelle quand le train part à l’heure. L’alternative, qui est la souplesse, est personnelle. Parce que si vous aimez quelqu’un, vous serez enclin à accepter d’être même plus en retard que d’habitude.

C’est l’heure !

Agissez toujours comme si votre prochain rendez-vous était avec une personne que vous ne sauriez en aucun cas faire attendre !

En avance est à l’heure, à l’heure est en retard et en retard est inacceptable !

En avance est à l’heure

Early is on time

https://kerrywills.wordpress.com/2019/05/03/early-is-on-time/ par Kerry Wills

Je suis un grand partisan du dicton “En avance est à l’heure, à l’heure est en retard et en retard est inacceptable.”

J’essaye d’arriver à chaque réunion et rendez-vous un peu en avance.

Je le fais pour plusieurs raisons

  • Si je mène la réunion, cela me donne le temps de me préparer et ouvrir la ligne au lieu de gaspiller du temps une fois que chacun est arrivé
  • Je peux choisir ma place, ce qui peut parfois être vraiment important dans certaines réunions
  • Je ne veux pas perturber une réunion qui aurait déjà commencé
  • en retardJe ne dois pas me presser  (j’ai horreur d’avoir à me dépêcher)
  • Cela prend en compte les problèmes inattendus. En partant par exemple pour un rendez-vous chez un docteur, il pourrait y avoir une circulation imprévue qui me ferait arriver en retard

Adopter cette approche exige de faire l’effort de partir un peu en avance, de se préparer pour le temps de déplacement et de terminer d’autres réunions à l’heure.

Mais je crois que c’est un aspect important pour être un professionnel.


Personnellement, ma montre est toujours réglée pour avancer de 5 minutes. Je le sais parfaitement bien sûr, mais cela me permet tout de même d’être très rarement en retard !

Et c’est aussi une marque de respect envers le temps des autres personnes.

3 petites choses simples à faire pour devenir super efficace par Chris Croft

Dans cette vidéo, Chris Croft décrit en détail comment prendre le contrôle de votre vie et organiser tout ce que vous devez faire.

De quel genre de listes avez-vous besoin ? Comment utiliser votre agenda ?

  1. Construire la liste principale de toutes les choses à faire
  2. Établir chaque jour votre liste quotidienne de choses à faire
  3. Maîtriser votre agenda

Kanban pour les procrastinateurs : De la productivité de dernière minute à celle des toutes premières minutes

Le management de la productivité peut s’avérer très difficile, particulièrement pour les procrastinateurs (les indécis qui remettent tout au lendemain).

Kanban for Procrastinators: From Last-Minute to First-Minute Productivity

https://kanbanzone.com/2019/kanban-for-productivity-management/ par Ivana Sarandeska

En fait, autour de 20% des adultes ont été aux prises avec la procrastination au moins une fois dans leur vie. Même les plus fortement motivés et qui réussissent bien y font face. Remettre une tâche à plus tard, comme si ce comportement pouvait la faire disparaitre (ou s’auto-compléter magiquement). La douloureuse vérité est que cette temporisation nous fait perdre du temps de façon sans précédent. Faites-moi confiance, je le sais d’expérience personnelle.

Opter pour la productivité de dernière minute a cependant certains côtés positifs.

Comme les procrastinateurs ont tendance à remettre les choses à plus tard, il y a une forte chance qu’ils sachent exactement que faire et comment le faire. Et à cause de leur approche spécifique du management de la productivité « Faire les choses au moment où ils doivent absolument les faire », ils ont tendance à trouver les solutions les plus faciles et les plus rapides à la plupart des problèmes. Donc, quand ils se mettent vraiment au travail et complètent leurs tâches, ils le font dans des explosions d’énergie, de concentration intense et de brillante efficacité.

Bien que la procrastination puisse sembler inoffensive et positive, toujours choisir de remettre à plus tard au lieu de s’y mettre ici et maintenant endommage notre productivité.

Alors, pourquoi continuons-nous à remettre à plus tard ? Les raisons peuvent être diverses. Depuis être si perfectionnistes et tant magnifier l’importance des erreurs et échecs que certaines personnes évitent complètement une tâche. Jusqu’à avoir un manque  d’information et ne pas savoir où commencer. Ou encore choisir de petites tâches et avoir le sentiment d’être occupé et reporter des tâches plus grandes, plus importantes. Ou bien perdre sa concentration à cause d’appels téléphoniques et emails, ou par simple manque de motivation.

Bien que, le plus généralement, ce soit en raison d’une mauvaise gestion du temps et de sa productivité, on croit qu’il nous reste largement assez de temps pour achever la tâche. Le tout, selon mon expérience personnelle et l’expérience d’autres procrastinateurs.

Heureusement, sortir de cette boucle de productivité de dernière minute et réaliser un changement est possible.

Tout ce dont vous avez besoin est la volonté et la persévérance. Le choix et l’utilisation du bon outil en support de votre équipe sont aussi d’une grande aide. Donc plongeons dans les détails et pour commencer, considérons les bénéfices de la productivité dès les premières minutes.

Utilisez Kanban pour combattre la procrastination

Beaucoup de personnes se demandent si l’utilisation d’un outil spécifique de management de projet peut réparer leur gestion de la productivité. Eh bien, il le peut. Peu importe combien intangible cela peut sembler, utiliser une méthodologie spécifique et ses outils peuvent énormément changer la façon dont vous réfléchissez et ressentez l’achèvement de vos tâches. En outre, cela peut vous aider à être plus organisé et responsable de terminer le travail sur lequel vous vous êtes engagés.

L’une de ces méthodologies qui peut changer la façon dont vous approchez l’achèvement des tâches est Kanban. Kanban est une méthodologie qui utilise la visualisation et les limites de travail en cours, Work In Progress / WIP, comme les 2 composants principaux pour amener à la productivité. Mais laissez-moi la décomposer et vous expliquer comment utiliser Kanban pour combattre la procrastination.

CertYou est partenaire de DantotsuPM

Ayez une image claire du travail à venir

La mise en œuvre de Kanban commence par la visualisation du flux complet de travail (le workflow) sur un tableau Kanban. Prenez votre processus et créez une colonne pour chacune de ses étapes. Cela vous aidera à acquérir une meilleure vue d’ensemble de comment les tâches s’enchainent et comment elles sont connectées l’une à l’autre.

Après avoir visualisé le workflow, pour l’étape suivante, créez des cartes Kanban pour toutes les tâches.

Remplissez votre arriéré (backlog) et distribuez le travail en cours dans les colonnes respectives. Prenez les tâches les plus grandes et divisez-les en morceaux plus petits. Assignez-les alors aux bonnes personnes. Des tâches plus petites se déplacent plus rapidement dans le tableau Kanban et vous aurez le sentiment que vous accomplissez constamment quelque chose.  Et le projet ne semblera plus si gigantesque.

Voici les premiers pas vers la mise en place d’un système de gestion de productivité efficace. Une fois que vous aurez tout le travail clairement visible, il sera plus facile d’organiser le travail. Et cela vous libérera (et l’équipe) de devoir vous rappeler ce que vous devez faire ensuite.

Hexagon est partenaire de DantotsuPM

Réduisez le multitâche et limitez les interruptions

Quand vous placez le processus entier et les tâches en cours sur un tableau Kanban et l’affichez publiquement, chacun en prendra davantage conscience et se sentira plus responsable. Cependant, si vous voulez réduire efficacement le nombre de distractions et réduire au minimum le multitâches, vous devez ajouter une dimension importante à votre tableau Kanban : les limites de WIP (le travail encours).

Les limites de WIP sur votre tableau Kanban limitent le nombre de tâches que vous pouvez prendre de l’arriéré à l’instant T.
à télécharger en ligne

Elles sont cruciales pour atteindre un nombre de tâches finies, au lieu de constamment en commencer de nouvelles. De plus, l’approbation sociale et la récompense sociale liée à terminer votre travail dans les temps et contribuer à un travail bien fait vous motivent tant, qu’elles peuvent même surpasser l’importance d’une récompense financière. En conséquence, les membres d’équipe sont « forcés » de travailler sur une tâche à la fois, restant ainsi plus concentrés et devenant plus productifs.

Répartissez pour vaincre

Vous pouvez travailler excellemment bien sous la pression. Vous l’avez prouvé pendant votre période de procrastinateur. Mais, vous n’êtes pas tout-puissant. Et il n’y a aucun nécessité de faire tout par vous-même quand vous faite partie d’une équipe. Il y a toujours quelqu’un dans votre équipe qui connait la meilleure solution à votre problème. Aussi, pourquoi ne pas demander de l’aide et gagner du temps ?

La collaboration fait partie de la philosophie de Kanban, mais la délégation aussi.

Suivez soigneusement comment les tâches sont décomposées et assignées et si vous remarquez qu’il y a un déséquilibre, dites-le. Chacun devrait se voir assigné autant de travail qu’il peut en achever et des tâches pour lesquelles il est qualifié. Communiquez régulièrement avec votre équipe pour vous assurer que personne n’est surchargé, sous-chargé, ou a été assigné du travail hors de portée de ses capacités. La répartition appropriée du travail est cruciale pour établir un système de management de productivité efficace.

Le management de la productivité commence par VOUS

La vérité est qu’aucun outil ni méthodologie que vous choisissez ne changera magiquement la façon dont vous approchez votre travail à moins que vous ne vouliez vraiment l’utiliser et persévérer dans ses pratiques et principes.

Aussi difficile que cela puisse être de changer des habitudes existantes, c’est possible.

Une fois que vous y mettez votre volonté, vous pouvez changer la manière dont vous faites des choses. Donnez une vraie chance à un système de management de productivité et ayez la discipline de l’utiliser régulièrement jusqu’à ce qu’il devienne votre nouveau normal.

Même si utiliser Kanban pour visualiser le travail qui se dirige vers vous peut sembler contre-intuitif pour combattre la procrastination, faites-moi confiance, ça ne l’est pas.

Avoir la vue d’ensemble, comprendre où vous en êtes et combien votre rôle est crucial, peuvent en réalité augmenter votre volonté de vous engager.

Quand le travail de l’équipe entière est affiché sur le tableau, cela accroit la responsabilité. Les gens sont motivés pour compléter leurs tâches plus rapidement, donc la procrastination se réduit. Et vous vous déplacez lentement de la productivité de dernière minute à celle des premières-minutes.

Quelques autres billets parus précédemment sur ce sujet

Le cône d’incertitude peut changer votre manière de parler et de présenter vos estimations de projet

Le cône d’incertitude est la forme géométrique que donne la représentation graphique de l’exactitude des estimations par rapport à l’avancement du projet.

Il incarne l’idée que les estimations faites au début d’un projet seront limitées dans leur exactitude et quand vous travaillez à réduire l’incertitude dans le projet, les estimations peuvent devenir plus précises au fil du projet. Au cours du projet, le concept, les exigences et la conception vont s’étoffer pour donner une bien meilleure idée de la faisabilité, des délais et des coûts du projet.

En observant le cône d’incertitude, vous pouvez aisément comprendre et montrer à vos clients pourquoi vos estimations initiales de projet ne seront pas exactes, et comment vous pouvez les améliorer avec eux.

Vous pouvez également utiliser le cône d’incertitude pour donner un pourcentage estimé de leur exactitude en fonction du temps et défendre vos estimations si elles sont remises en question à une date ultérieure.

En donnant une limite inférieure et supérieure à votre estimation, vous pouvez clairement communiquer l’incertitude inhérente à l’estimation. Si la personne qui reçoit l’estimation n’est pas satisfaite de la précision de la fourchette donnée, vous pouvez utiliser cela pour demander davantage de temps ou de ressources pour éliminer une partie de l’ambiguïté et fournir une fourchette d’estimations plus resserrée.

Matchware est partenaire de DantotsuPM

Selon ma propre expérience Agile/Scrum, quand l’histoire utilisateur, la User Story, devient éligible à entrer dans une session de sprint planning c’est qu’on l’a déjà suffisamment analysée pour pouvoir donner une estimation relativement fiable. Nous nous trouvons entre les exigences détaillées et le design détaillé du cône d’incertitude.

CertYou est partenaire de DantotsuPM

Astuces et bonnes pratiques dans le management de projet furent les billets plus lus en Juin 2019 sur DantotsuPM

En juin dernier, plusieurs aspects clés du management de projets furent couverts : Réunions, faire avancer son projet, 172 pratiques des meilleurs chefs de projets et même l’art de la lenteur !

Comment tuer les réunions inutiles : 7 astuces utiles

Êtes-vous trop souvent scotchés dans la folle récurrence des réunions ?

Des leaders partagent leurs astuces sur la façon d’avoir moins et de meilleures réunions.

Alors, considérez les astuces suivantes pour tailler dans le nombre de réunions et rendre les restantes meilleures.

Comment faire avancer votre projet en 5 étapes très simples

Modèle de Cialdini

Influence et persuasion sont des compétences business nécessaires pour faire avancer vos projets. La bonne nouvelle est qu’influence et persuasion sont des compétences que l’on peut apprendre et améliorer. En comprenant les principes clés de la persuasion et mettant en œuvre quelques outils stratégiques, les leaders peuvent influencer les parties prenantes à chaque niveau de l’organisation, faire sauter les barrières internes et mettre les projets en mouvement rapide et efficace vers le succès.

Partenaire de DantotsuPM

Découvrez les 6 principes et 5 étapes dans l’art d’influencer.

7 astuces pour mener une réunion réellement efficace

Avant ==> Pendant ==> Après ; Tous ces moments sont critiques pour faire de votre rencontre un événement vraiment réussi et productif.

Suivez ces astuces pour rendre votre prochaine réunion aussi efficace que possible.

CSP est partenaire de DantotsuPM

172 pratiques des meilleurs chefs de projets : un entretien avec Jean-Charles Savornin

Livre sur Amazon

Êtes-vous déjà ou souhaitez-vous devenir chef de projet 5 étoiles ?

Jean-Charles, tu as publié le mois dernier un nouvel ouvrage intitulé « Mettez du leadership dans vos projets – les 172 pratiques des meilleurs chefs de projets ».

Pourquoi avoir écrit ce livre ?

PMGS est partenaire de DantotsuPM

Journée Internationale de la Lenteur le 21 Juin lancée depuis plusieurs année par nos amis Québecois !

Je vous propose de relire le billet de Rose-Hélène Humeau sur l’art de prendre son temps pour en reprendre le contrôle: PAS LE TEMPS… …VOUS ÊTES PRESSÉ ?

Même si le 21 Juin est passé depuis 2 mois, les journées sont encore longues en Août, alors profitez-en pour prendre votre temps pour faire ce que vous avez à faire. Et si vous n’avez rien à faire, c’est encore mieux… vous prendrez votre temps pour regarder le temps passer !

Lancer et attraper

La réponse aux urgences est surestimée par rapport à l’action d’éviter les urgences.

https://seths.blog/2018/07/throwingcatching par Seth Godin

Il y a sept ans, j’ai partagé un secret à propos de jonglerie.

Lancer est plus important qu’attraper. Si vous êtes bon au lancer, la réception s’occupe d’elle-même. La réponse aux urgences est surestimée par rapport à l’action d’éviter les urgences.

C’est aussi vrai maintenant que ça l’a jamais été, et il ne s’agit pas seulement de jonglerie. En fait, cela s’applique à presque tout.

Nous dépensons la plupart de notre temps en mode réception. A traiter ce qui arrive. A éteindre des incendies. A aller à des réunions qui ont été organisées par d’autres personnes. A réagir à celui ou celle qui crie le plus fort.

Mais si nous apprenons cette leçon des jongleurs, nous nous rendons compte que la partie difficile n’est pas la réception, c’est le lancer.

Apprenez à lancer, à initier, à réaliser avec soin et vous devrez dépenser beaucoup moins de temps à vous inquiéter de bien attraper.

Journée Internationale de la Lenteur le 21 Juin lancée depuis plusieurs année par nos amis Québecois !

Je vous propose à cette occasion de relire le billet de Rose-Hélène Humeau sur l’art de prendre son temps pour en reprendre le contrôle.

PAS LE TEMPS… …VOUS ÊTES PRESSÉ ?

Profitez-en, nous sommes le 21 juin et c’est le jour le plus long de l’année, vous allez pouvoir prendre votre temps pour faire ce que vous avez à faire. Et si vous n’avez rien à faire, c’est encore mieux… vous prendrez votre temps pour regarder le temps passer ! L’origine de cette journée est Québecoise et remonte à 2001.

Plus d’infos sur cette journée sur Facebook