La formule de productivité 5×50 de Chris Cook

The 5×50 Productivity Formula

http://blog.projectconnections.com/project_practitioners/2018/03/the-5×50-productivity-formula.html par Chris Cook

Livre sur Amazon

Les chefs de projet cherchent toujours des façons d’être plus productifs et de produire plus avec moins. Les ressources, y compris le temps et l’argent, sont rares et même limitées. Personne sur cette planète n’obtient plus de 24 heures par journée. Des milliardaires aux cadres intermédiaires, aux travailleurs qui œuvrent sur le terrain, chacun reçoit le même quota de temps.

Depuis l’introduction des smartphones, gaspiller son temps n’a jamais été plus facile. Vous avez le monde à votre portée. Les applications sont conçues pour vous distraire sur des choses en dehors de votre contrôle. Qui est avec qui à Hollywood ? Que vient de dire le président? Quand le bébé d’untel et unetelle naitra-t-il ?

Toutes ces questions nous distraient du but. En répondant à n’importe laquelle de ces questions, avez-vous fait avancer le projet ou avez-vous cliqué sur un autre lien qui vous a emmené encore plus loin ?

Une distraction dans ma boîte de réception de courriers électroniques correspond aux nombreux abonnements par email à divers sites Web. Les titres attirent mon regard et je clique sans même y réfléchir. Dans l’un de ces cas, j’ai croisé par hasard cette formule de productivité développée par la High Performance Academy. Brendon Burchard est un des leaders de cette académie.

Sa vidéo, intitulée 5 Habitudes de 50 minutes pour devenir 30 % plus productifs (et énergisées), présente la formule de productivité suivante: Il y a cinq habitudes que l’on peut mettre en place chaque jour pendant 50 minutes chacune et qui augmenteront votre productivité de 30 %. Autrement dit, vous pouvez produire 40 heures de travail productif en seulement 31 heures. Soit une économie d’un jour entier de votre temps par semaine !

CSP est partenaire de DantotsuPM

1. Augmentez votre sommeil de 50 minutes par nuit.

Demandez-vous, “Comment puis-je obtenir 50 minutes de sommeil de plus ?” Et pensez à comment vous dépensez ces 50 minutes maintenant. Lisez-vous indéfiniment des nouvelles sur internet ou sur les médias sociaux ? Observez-vous de stupides programmes de télévision pour vous détendre ? Ces activités vous tiennent non seulement éveillé pour des raisons inutiles, mais impactent aussi le sommeil que finissez par obtenir.

Pour mettre en œuvre cette habitude, développez une routine avant d’aller au lit. Normalement je déteste la routine car elle peut transformer les personnes en robots, mais dans ce cas, la routine est avantageuse. Un aspect important de cette routine est aucun écran une heure avant d’aller se coucher. En même temps, baissez la lumière dans la pièce où vous décidez de vous détendre.

J’entends tout le temps comment les gens fonctionnent avec seulement quatre à cinq heures de sommeil. Il semble ces personnes l’affichent comme une médaille d’honneur. Ce manque de sommeil me stupéfie chaque fois. Bien qu’il soit possible de survivre sur si peu de sommeil, prospérer sur un manque de sommeil est difficile.

2. 50 minutes chaque matin d’étirements et de stratégie

Quelle est la première chose que vous faites quand vous vous réveillez ? Vérifier votre téléphone pour l’email ou les appels manqués ? Démarrer votre ordinateur portable pour finir une présentation à donner plus tard aujourd’hui ? Vérifier votre boite à lettre ou les médias sociaux, c’est démarrer votre jour en mode réactif par rapport à ce que veulent d’autres personnes. Bien que ces activités puissent sembler productives, une meilleure approche est de se réveiller, de boire de l’eau, d’exécuter une activité physique (c’est-à-dire, des étirements, du jogging, une séance d’échauffements) et de définir sa stratégie pour la journée qui commence.

Pendant les 20 premières minutes, faites circuler votre sang. Cette activité peut être quoi que ce soit. Utilisez votre imagination. Tandis que votre cœur pompe votre sang, assurez-vous de boire de l’eau. Maintenez le corps et l’esprit engagés.

Après 20 minutes à élever votre rythme cardiaque, commencez votre session de stratégie. Burchard recommande de noter quels projets vous avez en cours et quelles tâches vous devez exécuter pour les faire avancer. Ensuite, il suggère de lister les personnes avec lesquelles vous devez entrer en contact en deux catégories : celles que vous devez contacter aujourd’hui et celles dont vous attendez une réponse.

La session finale sur la stratégie tourne autour de vos priorités. Répondez à la question : “que doit-il arriver aujourd’hui si je veux avancer ma vie ?” La liste devrait comporter trois à cinq éléments. Réduisez toute liste qui serait plus longue.

Si une activité ou personne n’apparait sur aucune des trois listes, considérez-la comme une distraction.

3. Des blocs de 50 minutes de temps.

Ces blocs de 50 minutes de temps sont ininterrompus. Aucun email, appel téléphonique, SMS, surf sur internet, et cetera. Le seul focus est la tâche à faire maintenant. Si vous devez écrire une proposition d’offre, vous dépensez 50 minutes à rédiger cette proposition. Si vous deviez répondre aux emails, dépensez 50 minutes à répondre aux emails.

Ces blocs de temps doivent être utilisés pour créer, faire le travail, ou faire progresser ses idées.

Mettez 100 % de votre effort sur cette tâche.

En planifiant ces blocs de temps, positionnez-en au moins 3 par jour. Beaucoup de managers de projet ont des réunions auxquelles assister, probablement toute la journée et ces grosses périodes de 50 minutes de temps ne sont tout simplement pas disponibles. C’est OK. L’idée est de se concentrer sur l’importance de celles-ci et les prévoir autant de fois que possible.

4. Toutes les 50 minutes, arrêtez ce que vous faites et bougez.

Une fois que le bloc 50 minutes de temps est terminé, levez-vous, marchez, buvez de l’eau… De nouveau, vous voulez faire circuler votre sang. Pour certains, cela peut être une brève période pour prendre une tasse de café. Pour d’autres, une promenade rapide autour du bureau ou du parking suffira. Indépendamment de l’activité, cela doit vous tenir actif et éloigné de la tâche en cours.

respirez, allez faire le tour du bloc

Ces dix minutes sont votre chance de respirer.

Cependant, ne vous laissez pas envahir de distractions inutiles. Bavarder ou interrompre d’autres personnes tandis qu’elles travaillent ne constituent pas dix minutes bien dépensées. Utilisez ce temps pour vous.

Quand les dix minutes sont écoulées, repartez directement sur votre prochain bloc ininterrompu de 50 minutes de travail si possible. Comme les blocs de 50 minutes de temps sont ininterrompus afin d’être concentré seulement sur une tâche, ces dix minutes devrait être utilisées pour purifier votre esprit et vous libérer des distractions.

5. 50 minutes de relâchement (marche et méditation).

Enfin mais non des moindres, Burchard recommande une période de 50 minutes de relâchement. À la fin de la journée de travail, avant de rentrer à la maison et vous affaler sur le canapé, faites une promenade. Il suggère à 30 minutes de marche suivies d’une méditation de 20 minutes. Ces activités peuvent varier, mais elles devraient inclure un peu de mouvement physique et de la préparation mentale.

Comme cette relaxation peut être classifiée comme un ralentissement, Burchard ne recommande pas de la transformer en séance de sport. Le sport excite alors que cette période veut faire l’opposé. Vous voulez concentrer votre attention vers l’intérieur et éliminer les distractions.

A retenir

Cette liste d’habitudes peut paraitre comme du simple bon sens. Cependant, le bon sens n’est pas une pratique si commune. Cela me rappelle les gens qui savent très bien quels produits alimentaires manger mais continuent encore à s’enfourner pizza et crème glacée. Le savoir est important. La pratique est le secret.

En regardant cette vidéo et lisant cet article, vous avez déjà fait le premier pas pour devenir de plus productif. Maintenant, vous devez intérioriser ces habitudes et vous les approprier. Ainsi, vous serez plus productifs.

300 secondes

300 seconds

http://sethgodin.typepad.com/seths_blog/2018/03/300-seconds.html par Seth Godin

Ne calez pas.

Faites une pause.

pause
5 minutes d’arrêt sur image

Combien de décisions ou d’engagements se termineraient plus positivement si vous aviez en main un bouton « 5 minutes d’arrêt sur image » ?

L’esprit d’escalier* n’est pas aussi difficile à vivre avec que son opposé.

Le bon mot hâtif, la réaction précipitée, l’action que nous finissons par regretter : Tous peuvent être éliminés avec l’utilisation judicieuse du bouton « pause ».

dans le doute, allez faire le tour du quartier

C’est une plaie qu’il n’y en ait pas un d’encastré sur nos claviers quand nous communiquons en ligne…

Alors, dans le doute, allez faire le tour du quartier.

*esprit d’escalier: le sentiment qui se produit quand nous pensons à une réponse pleine d’esprit en rentrant à la maison au lieu de l’avoir eu pendant le dîner, quand cela aurait été la parfaite répartie.

 

PMO Agile: Développez vos compétences pour un PMO Agile

PMO Agile: Developing Your Skillsfor an Agile PMO

Si vous travaillez actuellement dans un PMO, vous savez qu’un des sujets chauds est bien sûr Agile. Comment le PMO peut-il supporter l’approche Agile dans l’organisation; comment le PMO peut soutenir l’agilité dans le business tout entier et cela peut aussi signifier, comment le PMO peut-il adopter un peu de la mentalité Agile pour lui-même dans la façon dont il fournit un service à l’organisation ?

Téléchargez ce rapport

Quoi que ce soit qui fasse la liaison entre les mots Agile et PMO a été très populaire dans les événements PMO Flashmob depuis les quatre dernières années. Plus récemment, des praticiens des PMO ont essayé de comprendre ce à quoi exactement ils devraient penser et plus important encore faire.

Dans un rapport récent de PMO Flashmob –The Agile PMO qui s’est concentré sur les Managers de PMO qui ont réussi à ce que leur PMO soutienne la livraison Agile. Ceci a mis à jour des secteurs clefs où le PMO peut ajouter le plus de valeur à la livraison Agile. Huit secteurs ont été mis en évidence par les Managers de PMO comme étant fondamentaux et sur lesquels se concentrer si d’autres embarquaient aussi pour ce voyage.

PMO Agile

1. Suivi et rapports

Le suivi est bien sûr une des fonctions principales que fournit le PMO et cela reste le cas quand le PMO soutient la livraison Agile.

Il y a certaines choses que le PMO doit apprivoiser ici : le type de rapport, la fréquence, la métrique et la capacité de fournir tous les rapports exigés que ce soit pour des livraisons en mode cascade, Agile ou autres.

Le PMO doit travailler avec les équipes de livraison Agiles pour être capable de faire un rapport sur des sujets comme le produit viable minimal (MVP) ou la vélocité.

Le PMO est aussi idéalement placé pour faire un rapport sur comment Agile marche pour l’organisation comme une méthode de livraison. Est-ce plus rapide et avec moins de problèmes ?

2. Cas d’affaires

Comprenez et vérifiez le Business Case

Ce qui est devenu apparent très rapidement est que travaille avec Agile pour approche de livraison exige vraiment beaucoup de discipline. La partie la plus cruciale du processus commence par un bon cas d’affaires. Mais la création d’excellents cas d’affaires a été une étape notoirement difficile pour quelqu’un travaillant dans le management de projet. Juste parce que c’est Agile, ne signifie aucunement que ce soit plus facile qu’avec les approches prédictives, en cascade.

Le PMO a un rôle à jouer dans le support de l’organisation vers une amélioration des cas d’affaires pour qu’ils soient solides comme un roc.

3. Réalisation des Bénéfices

Livre su Amazon

Un autre secteur que ceux travaillant dans le management de projet trouvent aujourd’hui difficile de réussir : la gestion et la réalisation de bénéfices. Agile est très centré sur les bénéfices et la valeur mais manageons-nous bien le processus qui permet au business de que les bénéfices et la valeur sont livrés ?

Le PMO se familiarisera avec les cérémonies et les artefacts Agiles qui indiquent que bénéfices sont livrés. Le PMO devra à son tour maitriser comment les bénéfices sont mesurés et comment le communiquer. Il y a aussi un rôle d’éducation des sponsors : Ils sont responsables des bénéfices atteints aussi, de quel support ont-ils besoin ?

4. Valeur

Avec Agile tout est “livraison de valeur business” ou livrer des bénéfices. Les termes sont utilisés de façon interchangeable et pour le PMO il y a d’autres termes qu’ils doivent comprendre et contextualiser comme l’assurance de valeur et des cartes de flux de valeur.

Pour les Managers de PMO “la livraison de la valeur business” fait aussi penser à leur propre PMO : Livrent-ils de la valeur business? Si c’est le cas, comment est-ce mesuré : Quelle est la métrique et comment savons-nous que les bénéfices sont réalisés ?

5. Coaching

Agile a ses coachs et le PMO gagnerait à travailler à côté d’un coach Agile pour augmenter sa propre connaissance et comprendre comment l’équipe travaille et délivre. Ce qui est devenu clair est juste à quel point les capacités de coaching sont cruciales au PMO lui-même.

Depuis longtemps, il y a une exigence pour que les membres de l’équipe PMO fournissent “coaching et mentoring” aux managers de projet. Souvent cela traduit principalement par du mentoring et souvent les praticiens du PMO manquent des compétences qui feraient d’eux des coachs couronnés de succès.

La conversation Agile vient de remettre ce sujet au premier plan et a mis en évidence le manque de compétences de coaching dans la plupart des PMOs actuels. Quelque chose à considérer pour le PMO.

6. Management du risque

Tous les projets portent un certain élément de risque et un projet Agile n’est en rien différent et, avec des équipes auto-managées, il y a certainement un rôle pour une vérification indépendante de comment les risques sont gérés. Le PMO peut faire partie de l’auditoire dans ces sessions, s’assurant l’équipe est sur la bonne voie. Nous revenons aussi au rôle de coach avec le PMO coachant l’équipe pour s’assurer que la réflexion sur le management du risque est incorporée dans tout ce qu’ils font sur une base quotidienne.

7. Finances

Il y a deux ou trois secteurs à considérer; le changement dans comment les prévisions et les dépenses sont communiqués et l’analyse dans les projets hybrides.

Le département des finances est utilisé pour calculer les dépenses et des données de revenus prévisionnelles dans des tableaux bien classés et produits par le PMO. Avec les projets Agiles dans le mix, parfois les équipes différentes annoncent les chiffres de différentes façons.  Avec des projets Agiles ayant un budget fixe, c’est le suivi du budget qui impacte comment le PMO change la façon dont il rapporte sur les aspects financiers.

Il y a ici un rôle pour le PMO et d’un certain nombre de façons différentes. Rassembler le tout pour gagner en cohérence. Travailler avec le département finances pour aider dans la traduction de rapports de formats différents et les réconcilier en un rapport hybride (tant cascade/prédictif que Agile).

8. Approvisionnements

Voici un autre secteur que le PMO s’est colleté pendant une longue période de temps. Secteur fortement impacté par  les équipes de livraison Agiles auto-managées et responsabilisées qui représentent un grand changement culturel dans les organisations. Les cadres supérieurs et les managers doivent déléguer cette autorité et avoir confiance en elles pour construire et livrer sans avoir besoin de processus de suivi du consommé.

Les Managers de PMO parlent aussi de l’impact d’équipes Agiles qui sont ensemble pour la durée totale du projet et comment cela peut impacter la planification de capacité en ressources. Il y a seulement un certain nombre de personnes dans l’organisation qui délivre les projets, donc la priorisation devient encore plus importante quand les ressources sont allouées à temps plein pour travailler sur des approches Agiles.

Et après ?

Le but du rapport était d’obtenir des praticiens PMO leurs idées sur le support des approches Agiles dans leurs organisations. En jetant un coup d’œil aux fonctions et aux services que la plupart des PMOs fournissent aujourd’hui (indépendamment de la méthode de livraison de projet utilisée), nous pourrions explorer comment ces fonctions et services pourraient changer (ou rester les mêmes !) spécifiquement pour l’approche Agile.

Le rapport commence à fournir une compréhension pratique des huit secteurs décrits ici.

Ce que le rapport ne fait pas est d’explorer les autres faces de PMO Agile, à savoir comment le PMO peut soutenir l’agilité Business dans des organisations ou utiliser des mentalités et des principes Agiles et les appliquer au PMO lui-même.

premiers pasCe rapport est un premier pas pour commencer la conversation dans la communauté PMO.

Il n’y a aucune réponse juste ni définitive sur comment le PMO s’adaptera pour soutenir des méthodes de livraison hybrides actuelles et peut-être demain une myriade d’autres méthodes de livraison dont nous ne savons encore rien.

Ce que nous savons vraiment est qu’il y a toujours une place dans une organisation de livraison pour quelqu’un ou quelque chose qui aide à manager efficacement le changement.  Comme le changement devient de plus en plus complexe et compliqué, la maturité et la sophistication des approches de livraison sont nécessaires pour y répondre.

Qui d’autre que le PMO a le devoir d’aider et soutenir l’organisation en combinant les approches et méthodes ; peut gérer la mise en œuvre; va s’assurer qu’elles soient adoptées et continuellement améliorées, sinon le PMO ?

Conclusion

Le rapport conclut sur huit points pour vous donner à réfléchir à l’adaptation de votre propre PMO pour incorporer Agile :

  1. S’instruire sur Agile doit être une priorité pour le PMO
  2. Le Reporting, les cas d’affaires, la réalisation des bénéfices sont des fonctions et services principaux du PMO Agile
  3. Le PMO a un rôle de traducteur à jouer dans les débuts de l’adoption d’Agile
  4. Coaching, pas mentoring, est un rôle clef pour les membres du PMO dans le support de Agile
  5. Le PMO travaillera dans une organisation de livraison hybride et utilisera les outils des deux mondes
  6. ‘ Concentrez-vous sur la valeur, livrez de la valeur tôt et souvent ’ un mantra pour soutenir Agile et être un PMO Agile
  7. Le PMO a un rôle à jouer pour aider les équipes à travailler efficacement ainsi qu’aider l’organisation à changer sa mentalité vers Agile et l’agilité
  8. Les principes de notre PMO aideront à guider les fonctions et les services que nous offrons, particulièrement en des temps où de nouvelles approches sont nécessaires.
SMPP est Partenaire de DantotsuPM

le 25 mars est la Journée anti manager de projet puisque c’est la journée de la procrastination !

… si ce n’est pas pour aujourd’hui, ce sera donc pour demain… …peut-être !

La procrastination consiste simplement à remettre au lendemain ce qui peut être fait le jour même. Un comportement qui peut être perçu comme séduisant à bien des égards, mais qui peut devenir pathologique et difficilement supportable pour l’entourage.

Pour François Weyergans, la procrastination est une défense immunitaire face à une société extrêmement rude, un moyen de se défendre des assauts du monde contemporain.

Alors pourquoi faire aujourd’hui ce qu’on peut faire faire (par un autre) le lendemain ?

Commencez vos réunions à l’heure. N’attendez jamais personne.

Terminé les 5 minutes de courtoisie !

Avec 6 personnes sur le meeting, ce qui est le nombre maximal recommandé pour une réunion de travail efficace, cela représente 30 mintes gaspillées. Avec 12 personnes sur une réunion de compte rendu d’avancement de projet, 1 heure de travail !

Bien sûr, les prérequis à toute réunion productive restent de mise

  • Envoyer l’agenda à l’avance
  • Avoir un objectif précis et clair pour toutes et tous
  • Inviter les bonnes personnes (sachants et décideurs)
  • Communiquer qui fera le compte rendu de décision et le plan d’actions
CSP est partenaire de DantotsuPM

La règle 90/90/1 va booster votre trajectoire

Hyper simple et pourtant si efficace.

L’expert en leadership Robin Sharma suggère un plan très simple pour matérialiser votre idée ou atteindre votre rêve : La règle 90/90/1.

En quoi cela consiste-t-il ?

Pendant les 90 prochains jours, dédiez les 90 premières minutes de votre journée de travail à ce qui représente selon vous la meilleure opportunité dans votre vie.

Décidez dès aujourd’hui que pour les 90 prochains jours, vous allez investir les 90 premières minutes de votre journée de travail à vous concentrer totalement, à 100%, sans aucune interruption, sur votre unique projet le plus important.

Trop intimidant ? Commencez par 30/30/1 !

Pendant les 30 prochains jours, dédiez les premières 30 minutes de votre journée de travail à 1 même et unique projet qui est le plus prometteur dans votre métier, département, compagnie ou même industrie.

CSP est partenaire de DantotsuPM
Et pour plus de chances de succès, expliquez aux personnes susceptibles de vous interrompre ce que vous avez décidé de faire et pourquoi.

Observez alors ce qui se produit…

…et revenez ici en témoigner dans les commentaires.

Ne pas confondre être sur-occupé avec être efficace, c’est plutôt l’inverse qui se produit.

Plusieurs billets sur ce thème du « multitasking », peut-être apprécierez-vous les découvrir ou les relire.

démarrage tardif

Encore en retard ? Stop à la procrastination !

Comment cesser de remettre à plus tard cette tâche difficile, vous retrouver stressé et finir par livrer un résultat très en dessous de vos capacités ?

How to Stop Procrastinating

https://captaintime.com/how-to-stop-procrastinating/

Cela s’est juste produit de nouveau. Ce projet ou tâches sur lesquels vous deviez travailler sur il y a des semaines sont à livrer demain et maintenant vous travaillez jusque tard dans la nuit pour tout finir à temps. Frustré de vous infliger cela à vous-même une fois de plus, vous regrettez de ne pas savoir comment arrêter de tout remettre à plus tard.

Ceci vous semble familier ? Avez-vous continuellement du mal à finir le travail que vous devriez avoir commencé depuis des semaines ?

Les raisons

Voici certaines des raisons les plus communes de remettre à plus tard :

  1. Je travaille mieux sous pression
  2. Ce travail est difficile alors je le ferai demain
  3. Le projet est trop grand
  4. Je manque de compétences
  5. Je suis déconnecté du futur
  6. Je ne suis pas sûr de comment procéder

1. Je travaille mieux sous pression

J’entends souvent cette excuse des gens quant à pourquoi ils attendent jusqu’à à la dernière minute pour travailler sur des projets. La vérité est que vous ne travaillez pas mieux sous la pression. La pression vous a finalement fait vous bouger et commencer le travail.

Attendre jusqu’à la dernière minute signifie que vous abandonnez toute possibilité de corrections, de retours et d’aide d’autres personnes. Et vous pouvez ne pas avoir assez de temps pour donner la pleine attention qu’elle mérite à cette tâche en retard.

La solution ? Mieux travailler sous la pression est un mythe. Oublier cette manière de penser vous débloque et ainsi vous pouvez prévoir le travail à venir et l’achever dans les délais. Changez votre mode de pensée et vous serez capable de résoudre ce problème.

2. Ce travail est difficile alors je le ferai demain

C’est la nature humaine que de travailler sur les tâches faciles d’abord et remettre les tâches dures ou ennuyeuses à plus tard. Le problème est alors que nous avons repoussé le travail ardu plus tard dans la journée quand nous n’avons plus aucune énergie. Donc, nous justifions de le repousser à un autre jour parce que nous ne sommes pas au top à ce moment-là.

Ce cycle se répète lui-même jusqu’à ce que nous soyons à court de temps.

La solution ? Faites  « le pire d’abord ». Prenez le travail le plus difficile, la pire des hautes priorités, le plus désagréable que vous AVEZ HORREUR de faire et bossez dessus pendant les 1 ou 2 premières heures de la journée. « Récompensez-vous » ensuite avec le travail que vous aimez.

En premier le matin de chaque jour, je passe les 2 premières heures à travailler sur le client de priorité la plus haute et les tâches de marketing qui seraient si faciles de remettre à plus tard. Le travail de milieu de gamme comme des réponses aux email et autre travail est pour le milieu de la journée. J’aime créer de nouveaux ateliers et je trouve cela stimulant, donc je sauve la recherche, l’écriture et la préparation de la présentation pour la fin d’après-midis quand mon énergie est la plus basse.

3. Le projet est trop grand

De grands projets peuvent intimider. Si vous savez qu’un projet pourrait prendre 30 heures ou plus, vous n’aurez jamais autant de temps libre dans votre programme pour y travailler. Donc vous le remettez, espérant que vous aurez plus de temps libre plus tard. Mais vous savez que vous n’allez jamais avoir ouverture de 30 heures dans votre agenda donc vous n’y arrivez jamais.

La solutionDécomposez le projet en morceaux de 30 minute à 1 heure. Voici quelques idées pour cette décomposition :

  • Créez d’abord un périmètre de projet
  • Allouez des blocs de temps les recherches nécessaires
  • Si le projet dépend d’autres personnes, faites une liste de ce dont vous avez besoin de leur part et demandez-les leur tôt dans le projet pour ne pas avoir de peine à obtenir l’information plus tard.

Si vous avez quelque chose qui prendra 20 heures et qui est dû dans un mois, passer une heure complète chaque jour sur le projet le gardera sur les rails et vous l’achèverez dans les temps.

4. Je manque de compétence

Parfois une tâche a besoin d’une compétence que nous ne maitrisons pas encore. Donc, nous travaillons sur les choses que nous savons faire et remettons les autres même quand elles sont importantes.

La solution ? La première chose à faire est de regarder la compétence et de décider si c’est une capacité dont vous avez régulièrement besoin pour votre travail.

Par exemple, j’ai écrit des billets de blog et je veux parfois des illustrations ou infographiques pour les illustrer. Mais je ne suis pas un designer graphique donc je paie des gens sur  Fiverr par exemple pour fournir les graphiques.

Mais si j’ai été embauché comme designer graphique et n’étais pas encore très bon à cela, je regarderais des formations locales ou en ligne en soirée pour améliorer mes compétences.

Aussi, pour les compétences pour lesquelles vous avez été embauché, mettez du temps de côté pour apprendre et pratiquer. Pour les autres, apprenez à les externaliser.

5. Je suis déconnecté du futur

Quand quelque chose est dû dans 3 mois, nous nous plaisons à penser qu’il y a abondance de temps. Les étudiants sont particulièrement enclins à cela. Soudainement les 3 mois sont presque passés et nous n’avons pas même commencé le projet. Et notre manager ne peut pas comprendre pourquoi il y a un problème car nous avions 3 mois pour nous préparer.

Solution : Traitez les tâches futures comme un projet. Évaluez le temps nécessaire et décomposez les gros items en morceaux plus petits et prévoyez un peu de temps chaque semaine jusqu’à avoir terminé.

6. Je ne suis pas sûr de comment procéder

Souvent nous sommes coincés sur une tâche parce que nous ne sommes pas sûrs de comment avancer. Comme le pas suivant ne nous est pas immédiatement clair, nous le remettons à plus tard. Finalement, cela devient très très tard et nous sommes toujours scotchés sur comment commencer.

Voici quelques solutions sur comment arrêter de remettre à plus tard quand vous n’êtes pas sûrs de comment avancer.
  1. Créez un Projet de haut niveau : utilisez une « mind map » ou un outil de planning pour concevoir un plan sur comment progresser. Je constate que ce pas rend beaucoup plus facile de trouver mon chemin.
  2. Utilisez une Matrice de Décision : Elle peut vous aider à parvenir à une décision plus rapidement en transformant les facteurs de décision en quantités que vous pouvez classer et cumuler.
  3. Recherchez sur Internet : les chances sont que des milliers d’autres gens soient aussi passés par là. Cherchez dans Google des termes comme “comment faire ______” et vous trouverez une richesse d’information qui déclenchera des idées de démarrage.
  4. Demandez à votre supérieur : Vérifier la façon de procéder avec votre superviseur a l’avantage que vous savez que vous ferez la tâche de la façon dont il/elle le veut. Ils/Elles ont souvent une grande richesse d’expérience et peuvent agir comme mentor.
  5. Demandez à vos collègues : Vous ne voulez pas montrer votre incertitude à votre supérieur ? Parlez-en aux collègues de bureau dans lesquels vous avez confiance et rassemblez leurs idées.
  6. Mettez votre réseau à contribution : Vous ne voulez pas montrer de faiblesse dans votre bureau ? Consultez votre réseau en ligne. J’ai un vaste réseau de personnes sur LinkedIn et Facebook dont je peux obtenir de l’aide.
  7. Posez votre question sur des sites spécialisés : Allez sur Quora et Reddit et posez vos questions. J’ai constaté que ces sites Web/forum de question sont de valeur.

Comment arrêter de tout remettre à plus tard : Les solutions en bref !

Voici un résumé de solutions sur la façon d’arrêter de remettre à plus tard :

  1. Le pire en premier
  2. Décomposez les grands projets en morceaux de taille plus raisonnable
  3. Bloquez du temps pour les tâches importantes et projets lointains
  4. Oubliez le « je travaille mieux sous la pression »
  5. Consultez vos collègues, superviseur et le réseau pour obtenir de l’aide
  6. Créez des plans et des approches de haut niveau pour continuer à avancer
  7. Développez vos compétences clés et externalisez les autres
  8. Faites des recherches en ligne et utilisez les forums sur internet

Et vous, quels sont trucs et astuces pour attaquer ces tâches difficiles mais éloignées dans le temps côté livrables ?

Quelles sont les astuces des PMs pour booster leur efficacité ?

Je ne connais pas encore les vôtres mais voici quelques-uns des trucs qui boostent ma productivité.

#1 – La « To Do » liste personnelle

Je note dans un cahier les choses à faire bien sûr, mais aussi les idées qui surgissent au détour d’une conversation, d’une lecture, d’une réunion… Ceci me permet d’éviter de garder trop de choses à l’esprit tout le temps. Une fois que c’est noté, il « suffit » de reprendre ces notes régulièrement pour mettre à jour ma « To Do » liste en fonction des priorités (importance et urgence).

Je fais presque de même au niveau des équipes projet pour ne pas perdre de vue les actions en cours avec les propriétaires de chaque sujet et les dates prévues de prochaines avancées. Dans cette « To Do » liste au niveau de l’équipe ou « Actions Tracker », je parle de dates proches auxquelles ces actions devraient avoir évolué, pas seulement de dates cibles de complétion.

CSP est partenaire de DantotsuPM

#2 – Le focus

finiUne chose à la fois ! Je m’efforcer de bien la finir (« done ») ou de l’avancer suffisamment pour que je puisse repartir de ce nouveau point intermédiaire sans retour arrière la prochaine fois.

Le timeboxing est une excellente aide pour moi sur ce sujet avec des créneaux de une à deux heures pour être le plus efficace possible.

#3 – Pas d’interruptions

Pour une concentration optimale, j’ai appris à me ménager des moments et environnements tranquilles et propices à la réflexion. Certains travaillent mieux dans la frénésie et l’urgence, mais ce n’est pas mon cas…

Me couper des sollicitations peut être un challenge tant les moyens de communications favorisent l’immédiateté des échanges : Mail, Téléphone, SMS, Messageries instantanées, Politiques de « porte ouverte »… mais je m’améliore, je crois !

#4 – De vraies délégations

Relisez ce billet pour vous recentrez sur ce que vous aimez et sur là où vous ajouterez le plus de valeur !

Pour pouvoir prétendre à ces moments privilégiés d’efficacité maximale, je m’efforce de bien définir les rôles dans les équipes projets. Je dois déléguer avec la plus grande clarté puis ne pas aller marcher sur les platebandes dont la création et l’entretien ont justement été délégués à ces autres membres de l’équipe. Il m’est encore difficile de ne pas intervenir ni sauter dans l’action quand les choses n’avancent pas comme je le voudrais (contenu et vitesse).

Et vous, quelles sont vos astuces pour maximiser votre efficacité ?

 

 

 

 

Les gens vous disent toujours comment maximiser vos matinées, mais ce dont vous avez vraiment besoin est une routine d’après-midi.

Vous avez besoin d’une routine pour votre après-midi

You Need an Afternoon Routine

dormir au travailhttp://lifehacker.com/you-need-an-afternoon-routine-1797797871 par Patrick Allan

Les gens vous disent toujours comment maximiser vos matinées, mais votre routine du matin — quelle qu’elle puisse être — va bien. Ce dont vous avez vraiment besoin est une routine d’après-midi.

Pourquoi Votre Routine du Matin Ne travaille pas et Comment Le fixer

L’idée de se réveiller tôt, s’installer pour un petit déjeuner et écrire quelques pages dans un journal vous est familière…

Ne le prenez pas mal, il est bon de commencer votre journée du bon pied. Pour moi cela signifie boire un verre d’eau, sortir le chien, faire un petit déjeuner riche en protéines, boire ensuite une tasse de café noir et fort. Après cela, je m’assieds pour parcourir mes emails importants, vérifier les tâches à faire, mettre une musique qui corresponde à mon humeur du jour, puis commencer à écrire. Cela n’a pas beaucoup changé pour moi sur les dernières années.

Mais quand arrive l’après-midi, mon niveau d’énergie chute. Je suis en pleine digestion, je suis épuisé par ma session d’écriture du matin, mon focus commence à s’évaporer et je commence à stupidement surfer sur internet et mes jeux vidéo… Vous connaissez probablement cette sensation. L’après-midi est quand les distractions ont le plus de puissance, vous êtes fatigués, irritable et plus impulsifs. Donc j’ai dû m’inventer une routine pour rester productif l’après-midi tout en reconnaissant mon workflow naturel. Voici ce que je recommande.

Levez-vous et bougez

D’abord, levez-vous de votre bureau et déplacez votre corps. Si vous restez juste assis là, votre malaise empirera à coup sûr. J’ai basculé mes séances d’entraînement physique quotidiennes du matin à l’après-midi et maintenant je me sens plus régénéré et motivé. Vous ne devez pas courir ou soulever des poids pour récolter ces bénéfices, une simple promenade vers 15 :00, idéalement à l’extérieur pour obtenir un peu d’air frais près d’un peu de nature, vous extraira de votre coup de fatigue. Même si vous ne pouvez pas aller à l’extérieur, faites une promenade dans les bureaux. Déplacez votre corps au même moment chaque jour et votre cerveau saura que vous continuez à produire des choses.

Travaillez sur des sujets faciles

Commencez avec la liste “facile”. Il y a certains aspects dans tout travail qui ne sont pas si difficiles. Vous savez, ranger, l’organiser, exécuter des tâches répétitives et gérer la correspondance. Mettez tout cela de côté pour l’après-midi quand vous pouvez vous mettre en pilotage automatique en écoutant vos airs préférés. Pour moi, cela signifie répondre aux emails, trouver des histoires à raconter, faire des recherches pour d’autres histoires, retoucher des photos et organiser des fichiers. À moins que l’une de ces choses ne soit l’urgence du jour, je ne m’y consacre qu’après le déjeuner. C’est juste moi, mon casque sur les oreilles, de la musique, une eau gazeuse et un sprint à travers la substance ennuyeuse que je dois faire. Vous seriez étonnés de constater combien ce seul changement changera votre journée.

Passez juste 5 minutes sur la “Grande Chose”

minuteurSi et seulement si, vous devez finir un plus grand projet, accordez-vous d’y travailler pendant seulement cinq minutes. Mettez un minuteur sur votre téléphone et faites que vous pouvez en cinq minutes. Vous pourriez entrer dans un bon « flow » et déjouer votre temps faible de l’après-midi pendant ces cinq minutes. Si vous le faites, assurez-vous de vous récompenser et renforcez ce comportement. Si vous n’y restez pas fidèle, c’est OK, ne vous punissez pas. Retournez à de la substance facile pendant un peu de temps et essayer de nouveau plus tard.

Tuez vos chéris

Indépendamment de quel type de travail vous faites, nous avons tous nos “bébés chéris”, ou éléments personnels de préférence dont nous pensons qu’ils sont nécessaires pour notre travail, mais ne le sont pas vraiment en réalité. Dans l’écriture, on s’y réfère souvent comme des mots ou expressions bateau, mais le concept peut exister dans n’importe quel type de travail. Cette fantaisie supplémentaire d’animation graphique dans votre slide-show PowerPoint par exemple, ou cette si élégante ligne de code qui n’améliore en réalité en rien l’expérience d’utilisateur. Essentiellement, les choses que vous aimez personnellement, mais auxquelles vous n’avez pas réfléchi de façon critique.

Plan pour le lendemain

Finalement mais non la moindre, passez la dernière heure ou demi-heure votre journée à faire un plan pour le lendemain. Décidez à quoi donner la priorité et ce que vous devez avoir fait le matin quand vous êtes vif et plein d’énergie. Tout le reste peut être déplacé vers votre après-midi et la “ liste facile.” Je m’écris aussi souvent des notes à moi-même sur ce créneau de fin de journée. Ainsi, quand je démarre le matin suivant, j’ai des rappels partout qui me disent ce qui doit être fait et je ne gaspille pas mon énergie mentale à essayer de me souvenir de tout.

CSP est partenaire de DantotsuPM