Le respect des délais est l’eldorado de la gestion de projets.
Personne ne veut rater une échéance clé. À mesure qu’une date butoir approche, si vous avez pris du retard, votre chef de projet et son équipe devront travailler d’arrache-pied pour finir dans les temps. Tout le monde travaillera tard le soir et même le week-end, ce qui provoquera du stress, une surcharge de travail et de l’épuisement.
Il existe une meilleure façon de finir un projet dans les temps, qu’on appelle le “time-boxing” en anglais, c’est à dire “méthode du temps limité“.
Qu’est-ce qu’un bloc de temps ?
Un bloc de temps (ou “time-box”) a une date de fin définie, qui est fixe, mais le travail à faire est variable. Si vous avez pris du retard, le bloc de temps vous fournit une manière claire et pré approuvée d’en faire moins. Si vous en avez moins à faire, vous pourrez probablement rattraper votre retard. Avant le début du bloc de temps, vous devez définir le travail à faire, puis trouver la meilleure façon de le prioriser.
Prenons pour exemple un projet de nettoyage et de peinture d’un garage.
Sans time-box, vous établirez probablement la liste dans n’importe quel ordre, vraisemblablement dans l’ordre chronologique de travail :
- Trier les cartons ;
- Jeter les déchets ;
- Installer le nouvel éclairage ;
- Acheter de nouveaux outils ;
- Peindre le sol ;
- Peindre les murs et le plafond ;
- Peindre les boiseries.
Sans time-box, si vous manquez de temps, vous devrez sans doute bâcler les derniers travaux de peinture. Si vous voulez faire du bon travail, vous peindrez jusqu’à minuit, totalement stressé…
En utilisant un bloc de temps, vous pourrez garder votre calme et éviter la panique.
Vous vous concentrerez sur les points essentiels et vous assurerez que ces points seront finis dans les temps.
La clé est de définir les blocs de temps avant de commencer à travailler. Vous devez lister les besoins par ordre de priorité.
Liste par ordre de priorité
— Doit être fait —
- Peindre les murs et le plafond
- Peindre les boiseries
- Jeter les déchets
— Devrait être fait —
- Peindre le sol
- Installer le nouvel éclairage
— Pourrait être fait —
- Trier les cartons
- Acheter de nouveaux outils
Si vous avez pris un peu de retard, vous pourrez laisser tomber un ou plusieurs points de la liste «pourrait être fait». Si vous êtes vraiment à la traine, vous pourrez omettre tous les points de la liste « pourrait être fait » et un ou plusieurs points de la liste « devrait être fait ». Vous organiserez votre travail de façon appropriée, en vous occupant d’abord des points « doit être fait » et en finissant par les points « pourrait être fait».
La première fois que les gens utiliseront la méthode du temps limité, ils auront peut-être du mal à prioriser leurs besoins. Votre chef considérera peut-être que tout est prioritaire, que rien n’est négociable. Ceci, généralement, n’est pas vrai, particulièrement si le respect des délais est important. Il est possible que vous deviez «former» votre chef sur ce point. Vous serez sans doute amené à aider les gens à réfléchir aux réelles priorités.
Si vous utilisez une méthode comme PRINCE2, vous pouvez vous aider de la méthode du temps limité. En termes PRINCE2, une séquence ou un lot de travaux pourraient être un bloc de temps. Vous vous engagez à respecter des délais (tolérance zéro sur les délais), tout en gardant de la flexibilité par rapport à ce sur quoi vous vous engagez, et ce grâce à votre liste de besoins par ordre de priorité (pour laisser une tolérance maximum au périmètre).
Il est également possible d’utiliser une méthode Agile telle que Agile ATERN (avec une certification Agile PM), qui s’appuie sur les blocs de temps et les listes par ordre de priorité. Cette méthode utilise l’acronyme MuSCoW, qui veut dire Doit être fait, Devrait être fait, Pourrait être fait, Ne sera pas fait (Must Have, Should Have, Could Have, Won’t Have), pour vous rappeler d’établir des priorités.
En résumé, si vous luttez constamment pour terminer vos projets dans les temps, il existe une solution, une façon d’éviter le stress et la panique de dernière minute. Si vous devez respecter des délais, il est temps pour vous de commencer à utiliser la méthode du temps limité.
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« Muscow » (Must Have, Should Have, Could Have, Won’t Have)
existe dans une version encore plus mnémonique comme méthode de classification des exigences (RFC 2119 des Best current practices du W3C) :
« Moscow » : Must Or Should, Could or Would
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