« ōsōji », une bonne pratique à appliquer chez vous aussi…

Avez-vous entendu parler du « ōsōji » ?

Il s’agit du grand nettoyage qui précède le nouvel an Japonais.

Les Japonais aiment commencer l’année nouvelle sur de bonnes résolutions. Pour cela, ils pratiquent un grand nettoyage appelé ōsōji. Dans la tradition, il accompagne les bonnes résolutions du nouvel an et pour l’occasion, un grand nettoyage est organisé. Cela va du simple ménage à l’aération du tatami.

Dans mon cas, ce fut l’opportunité cette année de faire un grand ménage dans les billets de blogs publiés lors des 10 dernières années et qui n’étaient plus d’actualité (annonces de rencontres sur le management projet par exemple) et d’articles comportant des liens périmés (le plus souvent signalés par les lecteurs).

Je fus le premier étonné du nombre de ces billets, 1500 sur 6000, 25%, que j’ai pu éliminer du blog !

Je suis persuadé que cet ōsōji va rendre les résultats de vos recherches sur le blog DantotsuPM.com plus rapides mais aussi plus pertinentes.

Prochaine étape : Comment systématiser et  automatiser ce nettoyage ?

Je ne peux donc que vous encourager à adopter cette pratique (assez proche du fameux nettoyage de printemps en France).

Indiquez dans les commentaires les actions ōsōji que vous aurez menées et les résultats obtenus. Je suis certain que cela donnera d’excellentes idées à d’autres personnes !

Partenaire de DantotsuPM
Chers managers de projet, certifiés PMP ou Prince2 ou pas, serait-il intéressant en ce début d’année de prendre un peu de hauteur et évaluer s’il y a quoi que ce soit qui bénéficierait d’un peu de ménage…
  • Dans votre registre des risques, certains peuvent-ils être éliminés ?
  • Y-a-t-il des actions ou décisions immédiatement nécessaires et pas encore actées ?
  • Avez-vous des personnes inutiles sur le projet ?
  • Y a-t-il des processus ou du contenu qui ne soient pas directement fournisseur de livrables de grande valeur et qui pourraient être éliminés ?
QRP est partenaire de DantotsuPM

Quand vous estimez les ressources et délais pour un projet, quelle méthode choisir ?

Les estimations imprécises ou incorrectes dans les projets est l’une des raisons principales d’échec.

Estimating Resources for a Project: What Method to Choose?

https://www.actitime.com/project-management/project-estimation/

« Image courtesy of Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net »

Les estimations imprécises ou incorrectes dans les projets est l’une des raisons principales d’échec. Leurs conséquences vont d’échéances manquées à une totale incapacité de livrer le projet. C’est pourquoi une analyse prudente du temps disponible, du budget et des compétences des ressources nécessaires exige une attention toute spéciale.

Il y a quelque temps, nous avons publié un article sur comment l’évaluation de projet fonctionnait au temps de la préhistoire (pour faire court : essentiellement comme maintenant). Mais plaisanteries mises à part, l’estimation des ressources est une partie essentielle de la planification de projet. C’est un prérequis pour correctement planifier le travail à faire, le distribuer, obtenir un échéancier et un budget approuvés et bien plus.

Comme il existe diverses techniques pour l’estimation  des ressources, il n’est pas toujours évident de savoir laquelle fonctionnerait le mieux pour votre projet spécifique.

Dans cet article, nous jetons un coup d’œil aux techniques les plus communes et voyons où et quand elles peuvent être utilisées.

a.  Jugement d’expert

Cette approche d’évaluation implique l’utilisation de l’expertise de spécialistes expérimentés. Parfois, elle exige la collecte et l’analyse de données adéquates, le rôle de l’expert étant l’interprétation du résultat. Parfois, elle est basée sur l’avis du spécialiste. Les experts qui sont engagés dans un processus d’évaluation basé sur cette méthode ne devraient pas nécessairement appartenir à l’équipe projet : des spécialistes externes sont souvent recrutés.

Le jugement lui-même (que ce soit juste un avis ou une interprétation de l’analyse de données) représente d’habitude la somme des expériences précédentes de l’expert et inclut sa connaissance théorique de toute méthode spécifique, de données et observations obtenues par la pratique et d’un jeu de critères.

  • Pour : La capacité à prendre des facteurs uniques en considération; la capacité à utiliser des avis externes et l’expertise de spécialistes expérimentés.
  • Contre : Cette approche a tendance à utiliser des avis personnels et donc le résultat est soumis aux biais des humains.
  • Quand et où utiliser : Dans les projets complexes où l’évaluation qualitative n’est pas suffisante et ceux qui ressemblent de manière significative à une expérience précédente.

b.  Évaluation comparative, par analogie

L’évaluation par analogie est basée sur la comparaison des progrès et résultats de projets semblables précédemment exécutés pour évaluer les ressources nécessaires sur le prochain. Les résultats positifs comme négatifs sont pris en compte. Si le projet avait été un succès, il peut être utilisé comme modèle pour estimer et planifier le nouveau projet. Si c’était un échec, l’expérience acquise peut être utilisée pour les ajustements nécessaires dans l’estimation des ressources, l’anticipation des risques, la prévention de potentiels problèmes, le management du contenu et périmètre du projet, etc.

  • Pour : Une des façons les plus rapides d’estimer les ressources.
  • Contre : Faible exactitude; risque élevé de conclusions erronées.
  • Quand et où utiliser : Cette méthode marche le mieux pour des projets typiques avec une portée de travail similaire. Elle est souvent utilisée dans les premières étapes d’un projet pour obtenir une évaluation de haut niveau de combien de ressources seraient nécessaires.

c.   Évaluation de haut en bas (top-down)

On appelle souvent cela la « vue d’hélicoptère » car on voit bien tout le périmètre du projet mais on est trop haut pour bien voir tous les détails.

La méthode d’estimation de ressource top-down est basée sur la décomposition du travail de projet en blocs de travail de haut niveau, puis estimer ceux-ci et cumuler ces évaluations. Plus tard, les gros blocs de travail de haut niveau peuvent être décomposés en plus petites parties dès que des exigences plus détaillées sont disponibles et peuvent être estimées séparément. Cette méthode d’estimation est souvent utilisée dans les projets Agiles où les résultats rapides sont primordiaux.

  • Pour : Une façon rapide d’estimer les ressources et d’évaluer la viabilité du projet.
  • Contre : Faible exactitude; la quantité de ressources nécessaires peut varier significativement de l’évaluation de départ.
  • Quand et où utiliser : Cette méthode fonctionne au mieux dans les étapes initiales d’un projet quand une estimation grossière et rapide est exigée.

d.  Évaluation de bas en haut (bottom-up)

À la différence de la technique précédente, l’évaluation bottom-up utilise les estimations de toutes les petites tâches incluses dans le périmètre du projet. Cumulées, ces estimations fournissent la pleine image de combien de ressources le projet va consommer. Logiquement, elle est utilisée à un moment où tous les détails nécessaires sur les tâches détaillées du projet sont disponibles.

  • Pour : Forte exactitude du résultat, écart relativement faible entre les ressources estimées et réellement consommées.
  • Contre : Un niveau élevé de détail et de temps sont nécessaires pour mettre en œuvre cette technique.
  • Quand et où utiliser : Cette méthode est utilisée au moment où tous les détails de la décomposition du projet en tâches sont disponibles. Elle fournit une image relativement précise des ressources nécessaires pour achever un projet.

e.    Évaluation selon un modèle paramétrique

faire la somme des dépensesL’évaluation par modélisation paramétrique utilise des variables pour calculer des estimations pour de futurs projets. Dans cette méthode, des variables mesurables sont utilisées pour prédire et estimer le travail à venir. Cette technique est plus scientifique que la plupart des autres approches, car elle permet de compter sur ses données comme une base précise pour planifier les tâches de projet.

  • Pour : La méthode assure une exactitude maximale de l’estimation résultante.
  • Contre : La complexe collecte de données est et leur traitement sont des parties indispensables pour utiliser cette méthode.
  • Quand et où utiliser : On considère cette méthode comme universellement applicable, mais elle marche bien surtout dans des domaines où des paramètres de projet peuvent être calculés à l’avance (la construction, l’architecture etc.) et où des données précises sont cruciales dans les premières étapes.

f.      Évaluation à 3 points

Cette méthode d’estimation provient de PERT (Program Evaluation and Review Technique) et utilise trois estimations pour calculer l’estimation finale : optimiste, très probable et pessimiste. Le résultat est calculé selon une moyenne pondérée de ces trois évaluations originales.

  • Pour : La méthode permet de tenir compte d’estimations et d’avis de participants variés, elle permet une automatisation et peut fournir rapidement des résultats.
  • Contre : Des quantités significatives de données et de granularité de détails sont exigées.
  • Quand et où utiliser : La méthode est utilisée dans les projets où la planification est basée sur PERT et dans des projets où l’incertitude est réduite en utilisant des évaluations à trois points comme technique de management du risque.
Bien plus qu’un outil de gestion de projet
Découvrir l’ERP de gestion de projet

Résumé

Le choix de la bonne méthode d’estimation dépend des spécificités du projet, des pratiques générales dans la société ou dans l’équipe, du domaine dans lequel le projet est exécuté et bien d’autres facteurs.

Ces simples indications sur les diverses méthodes d’estimation sont destinées à vous donner rapidement une vue d’ensemble de ce qui pourrait ou pas fonctionner pour votre projet spécifique et vous donner un aperçu de comment et où elles marchent le mieux.

10 mots par page

10, c’est combien de mots sont vus en première lecture rapide sur votre transparent.

Peut-être seulement 5 sur un panneau d’affichage.

Ten words per page

https://seths.blog/2019/06/ten-words-per-page par Seth Godin

Ce qui signifie que pour votre note, votre annonce, votre publicité, votre billet : Vous n’avez que dix mots.

Mettez en évidence les dix parmi les 1000 que vous avez écrits. Quels dix voulez-vous que quelqu’un parcoure pour qu’il soit assez intrigué pour ralentir et lire le reste ?

Si vous pouvez commencer par ces dix mots et écrire autour d’eux, vous avez la base pour un message efficace.

10 mots au maximum !

Comme Jay Levinson l’a dit, le meilleur panneau d’affichage jamais réalisé disait: “Café gratuit, prochaine sortie”.

Que voyons-nous quand nous scannons rapidement votre travail ?

Hexagon est partenaire de DantotsuPM

Comment présenter deux personnes l’une à l’autre : 2 règles pour un meilleur réseautage

How To Introduce People: Two Rules For Better Networking

https://davidburkus.com/2019/07/how-to-introduce-people-two-rules-for-better-networking/  par David Burkus

Livre sur Amazon

Que vous soyez un réseauteur chevronné ou vous commenciez juste à essayer de rencontrer des personnes dans votre industrie, vous avez probablement constaté que des introductions appropriées sont une partie primordiale de votre stratégie de réseau. Bien que beaucoup de personnes pensent que réseauter c’est surtout rencontrer plus d’étrangers lors de cocktail ou des rencontres de réseautage, la recherche montre que bien plus de valeur est créée tant pour vous que pour la communauté en se concentrant sur faire se rencontrer des individus à l’intérieur du réseau. Se faire de nouveaux amis est bon, mais connecter des amis d’amis est encore meilleur.

Mais les introductions doivent être faites correctement.

Bombarder une personne en arrivant sans prévenir dans sa boîte de courrier électronique avec une liste de nouvelles personnes à qui parler n’est pas seulement inopportun, cela réduira probablement la quantité de capital relationnel que vous aviez construit avec cette personne et cette communauté. Pour vous assurer vos introductions sont toujours bien reçues et apportent toujours la valeur, voici deux règles simples:

1. Chaque présentation est aussi une recommandation

rencontres, rencontrerVous pouvez ne pas le ressentir ainsi, mais à chaque fois que vous présentez deux personnes l’une à l’autre vous les recommandez l’une à l’autre. Vous indiquez que cette nouvelle personne sera une nouvelle relation de valeur aux deux personnes impliquées. Aussi, assurez-vous que c’est bien le cas avant de commencer. De même, s’il y a une différence de statut ou de pouvoir entre les deux personnes, soyez conscients que vous dépensez un peu de votre capital relationnel pour faire cette introduction et ne le faites pas à moins que vous ne sachiez qu’il y aura un retour sur investissement.

FDF est partenaire de DantotsuPM

2. La pratique « double opt-in»  (double consentement) dans les présentations entre deux personnes

Vous ne vous présenteriez jamais à l’impromptu chez quiconque avec un parfait étranger et diriez, “je voulais juste que vous lui montriez votre maison et vous le faire rencontrer.” De même, il est non seulement grossier, mais aussi inefficace de donner une information personnelle (comme l’email ou le numéro de téléphone) de qui que ce soit sans leur donner la chance d’ « opt-in » (d’y consentir à l’avance). Pour être certain que les deux parties trouveront de la valeur en cette nouvelle connexion, vérifier d’abord avec les deux parties. Quand vous proposez une introduction à la personne A, assurez-vous de dire que vous vérifierez d’abord avec la personne B et poursuivrez les présentations en conséquence. Une fois que les deux parties connaissent la raison de se connecter et sont d’accord avec ceci, il vous sera beaucoup plus facile de faire les introductions et elles iront plus facilement droit au but.

Ce ne sont pas les deux seules règles aux introductions de personnes l’une à l’autre, mais elles représentent les erreurs que les gens font le plus souvent. Si vous ne vous rendez pas compte que vous recommandez vraiment quelqu’un quand vous apparaissez dans leurs boîtes email, leurs sms, ou sur le pas de leur porte avec de nouvelles personnes à rencontrer, vous n’obtenez pas probablement le retour sur l’effort auquel vous vous attendiez.

Mais suivez ces deux règles et vous créerez une énorme valeur pour les autres et pour vous.

 

Dans mon projet, j’ai suivi exactement la recette et ça n’a pas marché !

Il est plus facile de critiquer la recette que de réellement l’appliquer à la lettre.

Rationalizing your project

https://seths.blog/2019/04/rationalizing-our-project/ par Seth Godin

“J’ai suivi exactement la recette et ça a échoué.”

C’est ainsi que débutent bien des commentaires sur les recettes en ligne. Puis le commentateur explique qu’il a remplacé la crème aigre par du yaourt (c’est ce qu’il avait dans le réfrigérateur), qu’il a remplacé la farine de blé par de la farine de riz (c’est sans gluten) et qu’il a utilisé le grille-pain au lieu d’un vrai four…

Une fois que vous êtes profondément investi dans un projet, c’est le vôtre. Il est en route. Vous y avez investi tout votre cœur, votre âme et votre fierté.

Face au conseil utile, il est facile de répondre: “bien sûr, c’est ce que je fais déjà”. Et de triturer ensuite votre description du projet actuel pour le faire correspondre, enfin presque, à un semblant de suivi de la nouvelle approche suggérée.

Mais ce n’est pas vrai. Vous gaspillez simplement du temps et des efforts à feindre d’utiliser cette nouvelle façon de faire de quelque chose.

Et si, pendant juste une semaine ou même un jour, vous agissiez « et si » ?

Et si vous refaisiez votre plan, ou vos perceptions du monde ou votre approche d’une façon totalement nouvelle, d’une manière qui respecte et embrasse la chose que vous avez juste apprise. Et si vous suiviez la recette en suivant la recette, simplement pour apprendre cette technique…

Après avoir appris à maîtriser parfaitement une technique, vous pourrez peut-être commencer à la modifier selon vos besoins.

Après cela, après que vous ayez vu ce qu’elle peut faire, allez ensuite de l’avant et voyez ce qui arrive quand vous refaites la chose qui vous avait amenée à chercher une nouvelle recette en premier lieu.

Dans une ère d’accès illimité à des recettes, la partie difficile sur obtenir un bon conseil n’est pas de l’obtenir. C’est de le suivre. Et ensuite, vous pourriez être capables d’intégrer la recette et d’en faire une réelle compréhension.


Je profite de ce billet pour vous rappeler que depuis peu PMI® a mis en ligne le « Resource Hub ».

Le Project Management Institute® a rassemblé une variété de ressources en ligne gratuites, d’événements virtuels et même un avant-goût de nouvelles offres numériques pour aider les managers de projets à se connecter à une communauté mondiale, à acquérir des compétences et à se préparer à progresser dans un monde que nous espérons prochainement « post-COVID-19 ».

Visitez le PMI Covid-19 Resource Hub

Explorez et partagez ces ressources, et revenez souvent car il y a de fréquentes mises à jour.

Lien vers le « resource hub »

PMI is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

2 aspects des risques dans les projets auxquels vous n’avez peut-être pas encore pensés !

David Hillson, the « Risk Doctor » a enregistré ces 2 vidéos que j’ai trouvées intéressantes sur des aspects des risques auxquels réfléchir à l’avance.

La première est d’aller plus loin que probabilité et impact pour déterminer la priorité d’un risque. La seconde lui permet de discuter des risques qui ne sont pas liés à des événements incertains.

Aller plus loin que probabilité et impact

La plupart des gens priorisent les risques individuels en fonction de la probabilité qu’ils se produisent (probabilité, fréquence, probabilité) et de l’ampleur de l’effet qui en résulte (impact, conséquence). David Hillson explique pourquoi d’autres facteurs pourraient être pris en compte lorsque nous décidons quels risques sont les plus importants.

Que sont les risques « non liés à un événement »?

Nous savons que les risques sont des effets de futurs incertains événements qui auraient une incidence sur les objectifs s’ils se produisaient. Mais David Hillson dit qu’il y a trois autres types de risques qui ne sont pas des événements, mais qui sont tout aussi importants. Si nous ne comprenons pas, ne cernons pas et ne gérons pas ces risques de façon proactive, il nous manque beaucoup de risques qui pourraient nous toucher.


Ne manquez pas de visiter le site du Risk Doctor et ses briefings mensuels qui sont disponibles en Français !

CSP est partenaire de DantotsuPM

La magie d’histoires utilisateur courtes (User Stories)

Pourquoi dépenser du temps à rédiger, planifier et évaluer une pile de courtes histoires quand vous pouvez écrire, planifier et évaluer une unique une grande histoire ?

The Magic of Small User Stories

https://www.agilealliance.org/the-magic-of-small-user-stories/ par Dwight Kingdon

J’ai souvent rencontré des équipes qui aiment les longues Histoires Utilisateur. Pourquoi dépenser du temps à rédiger, planifier et évaluer une pile de courtes histoires quand vous pouvez écrire, planifier et évaluer une unique une grande histoire ?  Les histoires plus grosses signifient une meilleure efficacité, non ?  Pas nécessairement.

Pourquoi des histoires plus courtes ?

  • Une petite de dose satisfaction à chaque histoire complétée

    Focus : Des histoires courtes nous focalisent et nous aident à voir que la fin n’est pas trop éloignée. Il est fréquent de se sentir écrasé par les détails quand nous travaillons sur de longues histoires.  De brèves histoires génèrent aussi une satisfaction de l’équipe plus élevée; les personnes reçoivent une petite dose de dopamine à chaque fois qu’elles finissent quelque chose.

  • Transparence : Des histoires courtes fournissent une transparence et une visibilité beaucoup plus claire des progrès dans le sprint pendant le Daily Stand-Up.  Le réalisé est facile à suivre quand nous voyons une série de courtes histoires achevées; il est plus difficile d’évaluer et de visualiser le réel progrès sur une grande histoire chaque jour.
  • Relisez ce billet sur pourquoi Fibonacci

    Prévisibilité : Des histoires courtes ont tendance à aboutir vélocité plus précise et juste, ce qui réduit la variabilité et améliore la prévisibilité.  Des évaluations relatives de points d’histoire en utilisant la séquence de Fibonacci sont par définition de moins en moins précises pour de plus grandes histoires – voir “le cône d’incertitude”.  Ainsi, une histoire 13 ou à 20 points est probablement beaucoup moins prévisible que plusieurs histoires à 2, 3, ou 5 points.

  • Flexibilité : Des histoires courtes fournissent .  Elles fournissent davantage de flexibilité pour nous adapter comme nous apprenons.  Quand les circonstances changent ou que certaines histoires deviennent sans utilité, il y a moins de perte dans la réorganisation ou l’élimination d’une courte histoire.
Relisez ce billet
  • Livraison : Des histoires courtes permettent aux équipes de test de commencer à évaluer plus tôt dans le sprint et de travailler sur de plus petites portions de code.
  • Risque Réduit : Des histoires volumineuses augmentent le risque que l’équipe ne livre rien à la fin du sprint qui soit 100 % fait (Done).  La capacité de l’équipe ressemble à un entonnoir.  Quand nous essayons de forcer un grand objet (de grandes histoires) à y passer, l’entonnoir se bouche.  Par exemple, un développeur travaillant sur une grande histoire peut aussi être le seul avec le jeu de compétences nécessaires pour compléter une autre histoire critique.

Comment puis-je créer des histoires plus courtes ?

Vous trouverez des tas de bons articles sur la décomposition d’histoires d’utilisateur sur Google.  Néanmoins, voici une poignée de questions que j’ai trouvé utiles pour déterminer comment créer des histoires plus courtes :

  • 80/20
    Vidéo explicative sur Pareto

    S’il y a plusieurs résultats dans une unique histoire utilisateur, sont-ils tous nécessaires tout de suite ? Y-a-t-il un découpage 80/20 qui fournirait la majeure partie de la valeur ?  Pouvez-vous développer ces 20 % dans une autre histoire différente ?

  • Avez-vous des règles métier multiples ou plusieurs personas dans l’histoire utilisateur ? Ces règles métier peuvent-elles être construites séparément, ou les différents personas traités dans des histoires séparées ?  Des règles métier plus simples peuvent-elles suffire pour le moment pour faire marcher la solution ?
  • Est-ce que le parcours optimal peut être codé en premier sans toutes les exceptions ?  Ces exceptions peuvent souvent être relogées dans des histoires complémentaires.
  • Y-a-t-il de multiples plates-formes ou plusieurs interfaces utilisateur associées à l’histoire utilisateur ? Pouvons-nous les développer une par une ?
  • Des opérations multiples sont-elles contenues dans l’histoire utilisateur c’est-à-dire  Créer, mettre à jour, supprimer une donnée? Pouvons-nous développer une opération à la fois ?
  • Quels scénarios de test s’appliquent ? Certains scénarios sont-ils complexes et pas très critiques ?  Une première itération plus simple peut-elle être développée pour valider le design ?
  • La plupart de la complexité de l’histoire vient-elle d’exigences non-fonctionnelles comme la sécurité ou la performance ?  Si c’est le cas, l’histoire peut-elle être découpée pour d’abord faire le travail sur la fonctionnalité, puis modifiée plus tard pour satisfaire ces exigences non-fonctionnelles ?

Combien courte est « courte » ?  Quelle est la bonne taille ?

Relisez ce billet sur la méthode INVEST

Ce sont des questions très subjectives et elles dépendent de plusieurs facteurs dont la capacité de l’équipe, la durée de sprint et autres.  Un bon point de départ pour déterminer la taille idéale de l’histoire doit utiliser l’acronyme I.N.V.E.S.T.  Si vous êtes peu familiers avec cette approche, cherchez simplement “agile invest” sur votre navigateur internet pour en apprendre davantage.  Une histoire doit délivrer la valeur.  Livrer une histoire qui a peu de bénéfices perceptibles juste pour la garder petite n’a probablement aucun sens.  Au final, les histoires utilisateur plus courtes sont d’habitude meilleures que de plus longues.  Mais, le bon sens s’applique pour vous assurer qu’une histoire utilisateur peut livrer une réelle valeur et peut aussi être achevé en un unique sprint.

CertYou est partenaire de DantotsuPM

Comment doper la réussite des projets grâce au Lean et au 6 sigma ? par Gregor Chanéac

Management de projet, Lean et 6 sigma, des contextes différents mais des objectifs communs

Les méthodes Lean et 6 sigma sont très souvent associées à l’Excellence opérationnelle dont le but final est de livrer le « bon » produit ou service, c’est-à-dire qui répond au besoin du client, dans le délai et au niveau de qualité prévu.

L’Excellence opérationnelle qui regroupe généralement toute la « supply chain », approvisionnement, fabrication et livraison, intervient au cours de l’activité quotidienne de l’entreprise aussi nommée « Business as usual ».

Un projet est une organisation temporaire qui est créée dans le but de livrer un produit ou un service dont l’exploitation apportera un bénéfice à la fois pour l’entreprise et pour son client.

Le management de projet est l’ensemble des activités qui permettent d’assurer la livraison du produit du projet conformément au besoin du client, dans le délai et au niveau de qualité prévu.

Management de projet, Lean et 6 Sigma poursuivent donc des objectifs identiques mais dans des contextes différents, organisation temporaire d’une part et activité quotidienne de l’entreprise (business as usual) d’autre part.

Quels sont les avantages du Lean et du 6 Sigma pour le management de projet ?

Comment et quand les y associer ?

1. Contexte

  • usine automobileAu cours du cycle du projet, le produit de projet intègrera les processus « habituels » de l’activité quotidienne de l’entreprise :
    • Par exemple la fabrication réclame des outils spécifiques mais qui peuvent être utilisés sur des moyens industriels et selon des processus existants.
    • Il est également probable que les opérations de réalisation du produit s’inscrivent dans l’organisation de la « supply chain » habituelle de l’entreprise.
  • Néanmoins l’intégration du produit apporte des changements au processus habituel qui ont un impact :
    • Sur la formation des opérateurs, des chefs d’équipes et des managers.
    • Sur la qualité.
    • Sur les délais.
    • Et implicitement sur les coûts.

2. Avantages

  • Le 6 sigma est alors la méthode parfaitement adaptée pour :
    • Atteindre la capabilité de la fabrication du produit de projet.
    • Réduire la variabilité de la qualité du produit au niveau requis par le client.
    • Implicitement réduire les coûts de non qualité.
  • livre sur Amazon

    Le Lean permettra :

    • D’optimiser le flux de valeur.
    • D’assurer le respect du délai de livraison du produit de projet au client.
    • Implicitement de réduire les coûts de gaspillage.

3. Comment

  • Les outils du lean et du 6 sigma doivent apparaitre comme une réponse aux risques identifiés :
    • Dans l’analyse des spécifications du client.
    • Dans la procédure du management des risques du projet.
    • Dans les plans d’actions des AMDEC produit et processus (Analyse des Modes de Défaillance de leurs Effets et de leur Criticité).
    • Dans les plans d’action de revue DFMA (Design For Manufacturing).
    • Dans les cahiers des charges de sélection des fournisseurs.
    • Dans l’analyse des retours de faisabilité prévisionnelle des fournisseurs.

4. Quand

  • La planification des actions Lean et 6 Sigma répondra aux analyses de risques qui se produiront le plus tôt possible, par ordre chronologique :
    • Lors de la réception de l’appel d’offre du client.
    • Lors de la documentation initiale du projet dans le processus d’initialisation du projet.
    • Lors de la phase de conception du produit au moment de la définition des niveaux de tolérance et l’étude de faisabilité.
    • Lors de la phase de définition du processus de fabrication.
    • Lors de la phase de consultation des fournisseurs.
  • Les actions Lean et 6 sigma seront engagées :
    • Lors de la fabrication des premiers produits.
    • Jusqu’à la réalisation des produits conformes en qualité, en délai de fabrication et en coût.

Gregor Chanéac

Gregor Chanéac, fondateur et président de Leadeven, société de conseil qui accompagne ses clients, directions générales, opérationnelles et fonctionnelles du secteur industriel dans les projets de transformation pour accroître les performances de l’entreprise.

En quelques mots…

Je suis passionné par les disciplines du management de projet, de la conduite du changement et du développement de business qui offrent aux entreprises des solutions concrètes et des valeurs humaines de leadership particulièrement adaptées aux crises majeures telle que la COVID 19 mais aussi au challenge historique de la transformation des sociétés pour répondre aux enjeux environnementaux et dessiner un mode de vie plus harmonieux avec notre planète.

Plus de détails… www.leadeven.com et www.linkedin.com/in/gregor-chaneac-1167823

Comment réussir la collaboration en télétravail ? 15 bonnes pratiques pour des conférences en ligne efficaces par Campana & Schott

Grâce aux outils de collaboration modernes, les processus de travail quotidiens peuvent être rendus beaucoup plus faciles.

Les employés peuvent ainsi travailler de manière flexible à la maison et y accomplir leurs tâches rapidement.

Mais il ne suffit pas seulement d’installer une plateforme collaborative en ligne. Voici quelques conseils qui vous aideront à travailler efficacement à domicile et, en particulier, à organiser des vidéoconférences.

L’article entier et original de Campana & Schott se trouve ici.

Qu’il s’agisse de méthodes de travail agiles ou de situations d’urgence, il existe de nombreuses raisons de mettre en œuvre des outils de collaboration modernes. Enfin et surtout, ils augmentent l’efficacité du travail jusqu’à 50% !

Les conseils simples ci-après contribuent à faciliter la collaboration en télétravail

1. Trouvez le bon rythme de travail pour VOUS

Si vous télétravaillez sur une longue période, vous devez trouver des horaires de travail adaptés pour vous-même mais aussi pour vos collègues. Si vos horaires changent fréquemment, par exemple en raison de la garde d’enfants ou de visites chez le médecin, il convient d’informer le plus tôt possible vos collègues et votre responsable. Mettez aussi à jour votre disponibilité dans votre agenda partagé et votre statut de présence dans votre plateforme collaborative.

2. Communiquez sur l’avancement

Au bureau, on échange sur l’avancement des projets en cours en direct, tandis qu’en télétravail chacun travaille dans son coin. C’est pourquoi il est important que vous communiquiez régulièrement via votre plateforme collaborative avec vos collègues sur l’avancement du projet, vos tâches et votre charge de travail actuelle. Cela facilite la collaboration au sein de votre équipe et inter-équipes à long terme. Enfin, participez et organisez régulièrement des réunions en ligne au sein de votre équipe pour maintenir le contact et aussi la convivialité.

3. Ne pas déranger !

Si vous disposez d’une pièce séparée pour le télétravail, vous pouvez accrocher un panneau « Ne pas déranger » à la porte pendant que vous êtes en vidéoconférence pour signaler aux autres membres de la famille quand il ne faut pas entrer ou ne pas faire trop de bruit si vous êtes en audioconférence. Il n’y a pas non plus de service de restauration pour les conférences en ligne. Vous devez comme tous les autres participants vous assurer AVANT la réunion que vous aurez suffisamment de boissons et, si nécessaire, de collations sur votre table. Même en ligne, le fait de vous lever inutilement dérange les autres participants.

4. Faites un test technique

Au plus tard cinq minutes avant le début de la vidéoconférence, vous devez vérifier si votre connexion internet, vos logiciels, votre casque et votre webcam fonctionnent.

Évitez d’utiliser le microphone intégré à l’ordinateur portable car il est souvent de qualité insuffisante.

Une alternative est de vous connecter en parallèle par téléphone fixe ou mobile (de préférence avec écouteurs et micro).

5. Assurez-vous d’avoir suffisamment de bande passante

Bien que la connexion au réseau ne pose pas de problème au bureau, elle mérite d’être vérifiée à l’avance en télétravail. La plupart d’entre nous disposent d’une bande passante suffisante à la maison, mais il convient de vous méfier des murs ou des longues distances jusqu’au routeur ou à la box. Pendant une vidéoconférence, assurez-vous que la bande passante ne soit pas consommée par les autres habitants du foyer.

6. Familiarisez-vous avec les fonctionnalités des outils de travail à distance

Si vous souhaitez partager le contenu de votre ordinateur portable avec d’autres personnes, essayez au préalable le partage d’écran. Dans l’agitation d’une conférence, il se peut que vous ne trouviez pas les fonctions les plus simples pour partager des fichiers. C’est pourquoi vous devez vous familiariser avec les fonctions du chat et d’ajouts de nouveaux participants. En outre, vous pouvez télécharger à l’avance les documents importants tels que l’ordre du jour (ou les envoyer par courrier électronique), les présentations ou les graphiques sur votre plateforme collaborative afin de gagner du temps et de la bande passante lors de la session.

7. Démarrez la vidéo

Dans la mesure du possible, démarrez vos conférences web avec votre vidéo activée.

C’est important, du moins au début, pour capter l’humeur des interlocuteurs ou  pour faire connaissance avec de nouvelles personnes et se faire une première impression.

Si vous vous apercevez au cours de la conversation que la bande passante est insuffisante, désactivez la vidéo après annonce préalable.

8. Soignez votre apparence

Participer à une vidéoconférence chez soi, non coiffé ou en pyjama, fait mauvaise impression. Une tenue normale comme au bureau est suffisante dans la plupart des cas. Ce n’est que lors de réunions importantes avec des clients qu’une tenue business sera plus appropriée.

Si vous ne souhaitez pas montrer votre entourage à vos interlocuteurs, vous pouvez activer l’option « floutage de l’arrière-plan » qui existe sur de nombreuses plateformes collaboratives.

9. Désignez un modérateur

En particulier pour les conférences avec plus de 5 participants, il vaut mieux désigner un modérateur. Si nécessaire, il présentera les participants au début ou leur demandera de se présenter brièvement. Ensuite, il s’assure que toutes les personnes bénéficient d’un temps de parole approprié. Il peut soit s’adresser à elles par leur nom et leur poser des questions spécifiques, soit les encourager à participer via le chat. Il peut aussi être le gardien du temps pour vérifier que tous les items de l’agenda pourront être couverts.

10. Utilisez un tableau blanc numérique et combinez-le des méthodes hors ligne.

Le tableau blanc numérique simule les interactions physiques

Un tableau blanc numérique est idéal pour les sessions de remue-méninges « brainstorming« . Il permet de prendre note de tous les sujets et de les discuter plus tard ou de les ajouter au compte-rendu.  Cela correspond à un transfert l’utilisation d’un tableau blanc ou flip-chart classique dans le monde numérique.

Pour des ateliers plus longs, les avantages des mondes « en ligne » et « hors ligne » peuvent être combinés. Par exemple, le modérateur peut partager un tableau comme celui de Kanban via webcam. Pour établir les priorités, les participants donnent les leurs dans le chat en attribuant des points par item. Le modérateur additionne ensuite les points correspondants aux items respectifs et inscrit les résultats sur le tableau blanc partagé.

11. Prévoyez et respectez les pauses

Les conférences longues (>1h30) nécessitent des pauses régulières que ce soit « hors ligne » comme « en ligne ». Ici, la règle de l’école s’applique : au moins 5 minutes de pause toutes les 90 minutes.

Comme les participants aux conférences en ligne ne se vient pas forcément, des annonces claires sont nécessaires, telles que : « Il est 11h00, nous reprendrons dans 15 minutes à 11h15 ».

Ce ne sont pas 15 minutes pour se jeter sur sa boite à lettre électronique ! Au minimum, les participants devraient se lever de leur siège, se déplacer et, si possible, sortir à l’air libre afin de pouvoir se concentrer sur leur travail par la suite.

12. Disciplinez-vous : Discussions informelles oui, multitâches non

De plus en plus souvent, les participants prennent leurs smartphones ou répondent à des mails pendant une conférence. Cela perturbe non seulement leur propre concentration, mais aussi celle des autres participants. Donc : Fermez votre messagerie électronique, mettez votre smartphone en sourdine et rangez-le et réglez votre statut de présence dans votre plateforme collaborative sur « ne pas déranger ».

L’autodiscipline est la première étape d’une réunion réussie.

Que ce soit en ligne ou hors ligne : les échanges conviviaux facilitent la communication et détendent les participants. C’est pourquoi, en particulier si vous êtes modérateur, vous devez laisser suffisamment de place pour des discussions hors-sujet au début, à la fin et pendant les pauses. Assurez-vous tout de même que le temps imparti à l’ordre du jour reste majoritaire.

13. Utilisez le Chat

Les possibilités du chat/messagerie instantanée sont souvent sous-estimées. Ici, vous pouvez partager des liens, poser des questions à tous les participants ou à une personne spécifique, donner des conseils sur le déroulement ou apporter des éléments intéressants et pertinents. Dans Windows 10, chaque participant peut utiliser Shift+Windows+S pour prendre une photo de son écran et la coller dans le chat via le presse-papiers.

14. Rédigez le compte rendu en direct

Dans les conférences « hors ligne », l’un des participants est en général chargé de prendre des notes en silence, mais cela peut se faire en ligne pour que tous puissent les voir. Si ce rôle vous incombe, mettez le compte rendu à jour en direct et partagez votre écran. A tout moment, tous les participants peuvent lire ce qui a été discuté et décidé. Précisez qui doit accomplir quelles tâches et dans quels délais.

15. Enregistrez la réunion

Par exemple, QRP International, partenaire de DantotsuPM, enregistre ses wébinaires et les met en ligne gratuitement

Les wébinaires et réunions particulièrement importantes à caractère informatif devraient (après accord des participants) toujours être enregistrées afin d’être disponibles par la suite pour tous ceux qui n’auraient pas pu participer. Si vous devez annuler votre présence un rendez-vous, vous pouvez demander au modérateur de recevoir le lien vers l’enregistrement. Les réunions enregistrées sont automatiquement indexées et donc accessibles pour la recherche.

Déconnectez et déconnectez-vous

Respirez, allez faire un tour à pied, même si vous êtes en ville.

Surtout pendant une longue période de télétravail, il est important de prendre soin de sa santé. On a souvent tendance à travailler de longues heures d’affilée. Il n’y a pas de routine quotidienne comme au bureau, pas de sortie pour aller déjeuner, pas d’échanges autour de la machine à café et pas de temps de trajet.

Par conséquent, en télétravail il faut prendre suffisamment de temps pour les pauses, les repas et aussi de courtes promenades. Et à la fin de la journée, il faut non seulement vous déconnecter de votre plateforme collaborative, mais aussi vous déconnecter “mentalement”.

CSP est partenaire de DantotsuPM

Women by PMI : donner les mêmes opportunités en Project Management à tout le monde, quel que soit son sexe !

Voici un beau projet du PMI France que vous aimerez rejoindre.

Women by PMI est une initiative du PMI France, acceptée par les projets du Pacte Mondial 2020 des Nations Unies.

Les femmes Managers de Projets ne représentent qu’un cinquième des membres PMI

La nécessité pour toutes les organisations de développer davantage la parité et la diversité dans le secteur du management de projet a été le déclencheur pour lancer cette initiative en 2020 chez PMI France. Une étude a recensé les femmes Project Managers au PMI : 27% en France et à peine 20% au niveau mondial.

Women by PMI est un programme éducatif et de réseautage dont l’objectif est de donner les mêmes opportunités en management de projets à toutes et tous. Ce programme aide les femmes à progresser en compétences et en leadership et son objectif est d’étendre l’influence des femmes dans les organisations.

Women by PMI renforce l’équité des sexes et donc réussite des entreprises. Car, équité, diversité et inclusion donnent des avantages concurrentiels indéniables à toutes les organisations qui souhaitent attirer les meilleurs profils de leadership.

Le lancement de Women by PMI annoncé début 2020 a été décalé en raison de la pandémie et le pilote commencera fin septembre 2020.

A bientôt en présentiel et/ou en ligne.

%d blogueurs aiment cette page :