Astuce #2 d’une anthropologue pour chef de projet : Allez sur le terrain avec votre équipe projet !

Petit rappel de l’astuce #1 – Mappez les acteurs et leurs positionnements

Concrètement mapper c’est (relire le billet précédent):
  • Identifier les acteurs principaux et ceux qui les influencent
  • Faire des flèches (liens) qui représentent les interactions entre les acteurs (nœuds) et comment elles se passent (qui va vers l’autre, quel type de relation, qui demande, quelle intensité…)
  • Faire des recherches sur l’environnement

Pour cela, le mieux serait de réaliser des entretiens et des observations comme tout bon apprenti sociologue pour comprendre en profondeur la dynamique entre les acteurs.

Prêt à démêler ? Commençons par faire une petite pause et demandons-nous comment faire.

Que nous faut-il pour collecter tout ça ?

Surtout et d’abord…

Astuce 2 : Aller sur le terrain : En effet, toutes vos présuppositions sont fausses. (Désolé, oui, c’est un peu brutal). C’est de là qu’il faut partir en tout cas.

Bien trop souvent, on fait trop confiance aux données (sondages, questionnaires et nos remontées informatiques). On projette nos impressions et nos calculs sur la réalité en oubliant que ce sont simplement des produits de notre cerveau.

Je ne saurai donc que trop vous conseiller d’aller voir par vous-mêmes sur le terrain afin d’ajuster au mieux.

Ceci n’est pas juste un conseil de sociologue ! Un chef de projet, hé oui, comme vous, me racontait une anecdote qui m’a tout de suite fait penser à ce conseil que je donne toujours à mes étudiants.

Il est chef de projet informatique pour une grosse boîte de distribution. Il s’occupe notamment de leur système décisionnel sur le stock pour ajuster le réapprovisionnement. Récemment, il avait des difficultés pour compter les articles par camion, ce qui rendait le comptage du stock… comment dire… compliqué.  Chacun de ses interlocuteurs avait sa propre idée du nombre d’articles par carton, puis par palettes et enfin par camion ; des comptes qui, bien entendu, n’étaient pas alignés entre les différentes sources de données. Vous imaginez la difficulté à se mettre d’accord sur le nombre d’articles en stock si chacun à son propre compte avec des cycles de vie différents… La confiance s’amenuisait dans le projet en même temps que la capacité à mettre en place une solution acceptée par tous.

Au bout de quelques mois (quelques centaines d’emails, heures de chat, nombreuses réunions à distance entre les différents sites et équipes et millions de lignes de feuille de calcul) … Il a pris la meilleure décision pour son projet : il a annoncé que la prochaine réunion aurait lieu dans un de leurs entrepôts (celui de référence). Il les a emmenés au pied du camion qui venait d’arriver, directement sur le quai, avant prise en charge.

Il leur a à nouveau demandé : “Combien, tu penses qu’il y a d’articles dans le camion et où vont-ils aller ?”.

truck loading

Sur ce quai, il leur a alors annoncé, “maintenant on va compter”…. Ces informaticiens, logisticiens et chefs de projet se sont donc mis à compter ensemble le nombre de palettes, de cartons, et d’articles par carton ainsi que leurs destinations … Et surprise, personne n’avait raison ! En plus, il y avait aussi des articles dans des sacs plastiques dont personne ne soupçonnait l’existence. Le “process” bien que communément approuvé, était incomplet et non conforme aux pratiques et usages bien ancrés.

Depuis cette fameuse réunion, chacun a donc son compte accordé avec les autres, au moins concernant les camions. Et même si leurs comptes ne sont pas toujours complètement accordés pour tous les projets, je suis sûre qu’ils sont plus ouverts à entendre le point de vue de l’autre et la possibilité que leur compte ne soit pas juste.

Concrètement, aller sur le terrain :

  • C’est écouter et observer les équipes, rencontrer tous les gens concernés en direct, dans leur environnement pendant qu’ils travaillent et comprendre ce qui les préoccupe, les bloque ou les motive.
  • C’est aussi comparer la réalité avec nos présuppositions. C’est observer la manière réelle de travailler, compter sur le terrain si besoin, bref observer ce qui est, plutôt que se contenter de ce qu’on pense.

Si vous avez des difficultés à vous mettre d’accord avec votre équipe sur un point spécifique, ou, si vous souhaitez faire comprendre quelque chose à votre équipe, emmenez-les sur le terrain : entendre ou voir par eux-mêmes n’a pas le même impact que ce que vous pouvez leur dire !

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CSP est partenaire de DantotsuPM

Et vous-mêmes, n’hésitez pas à aller faire un tour sur votre terrain dès que possible, vous y découvrirez certainement quelque chose que vous ne soupçonniez pas… Dans le design, c’est une évidence, il faut regarder réellement les choses pour améliorer la situation.

Sur le terrain, quelle est la première qualité à votre avis ?

Hé oui, l’écoute est la plus importante. Elle vous aide à comprendre une réalité que vous ne connaissez pas, ou à attirer votre attention là où vous n’auriez rien décelé de particulier.

Nous aborderons d’ailleurs bientôt votre prochain super pouvoir : Écoutez deux fois plus que vous parlez !

Vous voulez en savoir plus et continuer à développer vos capacités d’explorateur ? Adoptez un anthropologue dans votre projet ou entrez dans notre communauté d’explorateur ici !

FDF est partenaire de DantotsuPM


Marjorie Meunier est une socio-anthropologue d’entreprise, avec un parcours atypique.

Forte de plusieurs projets menés à bien, elle développe aujourd’hui une sensibilisation au profit des chefs de projets aux méthodes socio-anthropologiques. L’apport des sciences humaines remet en évidence la place centrale de l’humain tant dans la gestion des projets et des équipes que dans la relation client.

Elle est l’auteur d’un blog sur la socio-anthropologie en entreprise et vous tenir informés grâce au fil d’actualité Linkedin

Blog sur la socio-anthropologie en entreprise

Astuce #1 d’une anthropologue pour chef de projet : Mapper les acteurs et leurs positionnements

L’anthropologie en entreprise et plus particulièrement en gestion de projet ? Mais que vient donc faire un(e) anthropologue dans mon projet !

Dans ce bref billet, je vous propose de découvrir l’anthropologue qui est en vous au travers d’un petit périple. L’anthropologie cela vous semble lointain ? Pourtant nous étudions simplement l’humain en groupe, par exemple, dans un groupe projet ou dans des organisations comme les entreprises. Finalement pas si loin non ?

« Un projet, c’est comme une exploration »

Un projet c’est comme une exploration, on a plein d’interrogations au début et ce n’est qu’une fois arrivé que l’on a les réponses.

Vous êtes-vous déjà demandé quel est le facteur le plus complexe et le plus imprévisible de tout projet, celui qui provoque souvent l’échec ?…. Le facteur humain évidemment.

Nous aborderons ici quelques “trucs et astuces” du Guide de survie anthropologique pour chef de projet.

  • Acteurs et positionnements : A la découverte des sponsors et ambassadeurs.
  • Premier contact : S’approprier le “terrain” pour atteindre ses objectifs
  • L’écoute-relance : Votre nouvelle arme à double effet.
  • Un super pouvoir à développer : l’œil de l’Anthropologue.

Alors allons-y :

Astuce 1 : Mapper les acteurs et leurs positionnements : leurs enjeux, leurs intérêts, leurs partenaires principaux pour voir plus clair sur la dynamique sous-jacente au projet. Superflu ? Indispensable !

Un projet c’est souvent un entrelacement d’enjeux à différent niveaux : beaucoup de parties prenantes avec des priorités différentes, une échelle hiérarchique à respecter, différentes organisations aux positionnements divers… Bref, c’est tellement complexe qu’il est parfois difficile d’y voir clair ! Cela vous semble familier ? A nous aussi. Alors allons un peu plus loin…

En sociologie, nous avons une astuce pour clarifier ce que nous appelons les jeux d’acteurs : la cartographie sociale.

Faire une cartographie d’un projet c’est mettre à plat tous les acteurs sur une feuille ou sur un logiciel (pour ça allez voir par exemple metamaps, un logiciel en ligne open source de cartographie).

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Illustrons :

Pour chaque acteur on peut ajouter : ses enjeux, ses objectifs, son positionnement sur le sujet en question et ses partenaires principaux (qui influent sur le projet). Une seule carte résume de nombreuses questions : quels sont ses besoins primordiaux ? pour répondre à quel commanditaire ? quels intérêts propres de l’interlocuteur dans cette organisation ?

Ne pas oublier les enjeux politiques, même dans les entreprises ou les associations, car les inimitiés jouent un rôle souvent important.

Ça peut paraître complexe dit ainsi, mais de fait, cela demande simplement un peu de temps. Il suffit de s’intéresser à chaque acteur et à son positionnement, puis de l’écrire sur une carte pour avoir une vue synthétique. Ainsi, en posant “tout”, les liens et dynamiques apparaissent clairement.

Vous comprendrez alors pourquoi certains s’opposent à vos propositions sans raison apparente ou pourquoi d’autres appuient une demande plus qu’une autre. Cela vous donnera ainsi beaucoup de recul pour aborder les conflits, freins, blocages afin de les prévenir, ou encore mieux, réussir à vous positionner pour fédérer et transformer les freins en tremplin.

Concrètement mapper c’est :
  • Identifier les acteurs principaux et ceux qui les influencent
  • Faire des flèches (liens) qui représentent les interactions entre les acteurs (nœuds) et comment elles se passent (qui va vers l’autre, quel type de relation, qui demande, quelle intensité…)
  • Faire des recherches sur l’environnement

Pour cela, le mieux serait de réaliser des entretiens et des observations comme tout bon apprenti sociologue pour comprendre en profondeur la dynamique entre les acteurs.

Business Discussion

Prêt à démêler ? Commençons par faire une petite pause et demandons-nous comment faire.

Que nous faut-il pour collecter tout ça ?

Voici le sujet de l’astuce #2 que nous partagerons très prochainement !

Vous voulez en savoir plus et continuer à développer vos capacités d’explorateur ? Adoptez un anthropologue dans votre projet ou entrez dans notre communauté d’explorateur ici !


Marjorie Meunier est une socio- anthropologue d’entreprise, avec un parcours atypique.

Doctorat en poche, elle souhaite contribuer au changement par la mise en place d’actions concrètes.

Elle fonde en 2016 le cabinet Alterna R&D avec lequel elle conçoit et réalise les études pour ses clients et accompagne leur stratégie de transformation orienté client. L’apport des sciences humaines remet en évidence la place centrale de l’humain

Forte de plusieurs projets menés à bien, elle développe aujourd’hui une sensibilisation au profit des chefs de projets aux méthodes socio-anthropologiques. L’apport des sciences humaines remet en évidence la place centrale de l’humain tant dans la gestion des projets et des équipes que dans la relation client.

Elle est l’auteur d’un blog sur la socio-anthropologie en entreprise et vous tenir informés grâce au fil d’actualité Linkedin

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Les histoires aident les gens à gérer le changement et les leaders à le mener !

Les histoires aident les gens à gérer le changement

Voici une vidéo sur « Comment votre cerveau réagit aux histoires et pourquoi elles sont cruciales pour les leaders » en anglais de Karen Eber pour TED

Comment les meilleurs leaders et visionnaires du monde gagnent-ils la confiance ?

Ils ne se contentent pas de présenter des données, ils racontent aussi de belles histoires.

Karen Eber, consultante en leadership, démystifie ce qui rend la narration efficace et explique comment chacun peut l’exploiter pour créer de l’empathie et inspirer l’action.

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Les histoires aident les gens à gérer le changement (La puissance du Storytelling)

Les gens ne résistent pas au changement. Ils résistent à la perte de contrôle qu’amène le changement.

Stories Help People Deal with Change

https://www.storytelling-in-business.com/newsletter/ par Doug Stevenson

Livre sur Amazon

Nous choisissons fréquemment de changer. Nous allons dans des restaurants différents pour dîner [ndlt. Avant la pandémie bien sûr] et optons pour des endroits différents pour les vacances et nous choisissons des vêtements différents pour les porter chaque jour. Le changement est une partie inhérente de nos vies.

Alors, comment faites-vous comprendre et embrasser le changement dans le milieu du travail ? Comment aidez-vous les gens à voir le changement comme l’opportunité qu’elle représente, plutôt que comme un obstacle à la réussite ? Comment pouvez-vous diminuer la résistance et augmenter l’acceptation ?

 

Trouvez une histoire de changement

Vous avez besoin d’une histoire qui illustre comment vous avez résisté à un changement indésirable de prime abord, seulement vous rendre compte plus tard qu’il s’est avéré être une bénédiction cachée. Pour trouver votre histoire de changement, regardez derrière vous dans votre vie pour un moment où vous avez été forcés de vous confronter à un changement indésirable et inattendu.

Votre première réaction était probablement la colère ou la frustration. Vous n’en étiez pas heureux. Mais vous avez trouvé votre chemin pou le traverser. Vous avez trouvé une façon de le manager, d’avancer et de revenir en piste. Quelque temps plus tard, peut-être des mois ou des années plus tard, vous étiez capables de regarder derrière vous et vous rendre compte qu’il était un changement pour le meilleur. Si ce changement ne s’était pas produit, vous ne seriez pas là où vous êtes aujourd’hui.

Quand le changement vous impacte

Je me rappelle une relation particulièrement difficile quand j’étais dans ma vingtaine. J’étais amoureux fou de Leslie, mais mon amour n’était pas réciproque. J’ai fait tout ce que je pouvais pour le faire marcher, mais au final, je me suis brisé le cœur. Je ne voulais pas qu’il se termine, mais il l’a fait. C’était un changement indésirable.

À l’époque je ne pouvais pas comprendre pourquoi elle s’était séparée de moi. Je pensais qu’elle était la femme de ma vie. Bien des années plus tard, j’ai rencontré Deborah. Elle est et continue à être, la femme de ma vie. Si ce changement douloureux n’était pas arrivé, je n’aurais jamais rencontré Deborah. Nous sommes mariés depuis 25 ans. Tout est bien qui finit bien.

Quand le changement vous choisit, la résistance est futile. Continuez à avancer.

L’adversité est notre enseignante

Nous apprenons de l’adversité. L’adversité n’a pas besoin d’être mortelle ou dangereuse, mais nos meilleurs apprentissages se produisent quand quelque chose nous empêche d’accomplir une tâche ou d’atteindre un but. Ces moments font les meilleures histoires. Parfois c’est un simple moment de conflit, de mauvaise compréhension ou de jugement erroné. Parfois c’est tragique. Mais quelque chose d’inattendu arrive, quelque chose tourne mal, ou quelque chose ne se passe pas comme prévu.

L’événement de l’histoire ne doit pas nécessairement être profond ou traumatique. Ce qui est important est la leçon apprise. Après à avoir fait cette expérience, en quoi avez-vous changé ?

Quand vous choisissez le changement

Quand notre première petite-fille, Sage Olivia, est née, nous sommes devenus des grands-parents “qui volent”. Nous avons volé jusqu’en Allemagne où elle est née et ensuite à Tucson quand Bennet et Jessica, notre fils et belle-fille, sont revenus aux États-Unis. La manière dont cela fonctionnait était que nous prenions un vol pour Tucson, restions pendant une semaine et volions vers la maison. Il était toujours difficile de repartir parce que c’était si merveilleux d’être avec nos enfants et cette nouvelle petite-fille. L’obstacle dans cette histoire était la douleur de devoir repartir.

À ce moment-là, nos vies et notre business étaient basés à Colorado Springs. Après 30 ans sur place, nos racines s’étaient profondément enracinées dans notre communauté. Nous ne pouvions pas même imaginer quitter notre belle maison et travail compliqué.

Et ensuite nous avons obtenu appris que Jessica était de nouveau enceinte. Notre deuxième petit-enfant était dû en septembre 2014.

Ainsi, Deborah et moi avons décidé de faire quelque chose de hardi. Nous avons loué une maison dans Tucson pendant deux mois pour être là quand le nouveau bébé arriverait et nous occuper de Sage Olivia qui avait 2 ans. Nous avons aussi voulu tester être à plein temps, grands-parents à disposition. Après quelques semaines, il était évident que chacun aimait ce nouvel arrangement. Bennet et Jessica ont apprécié notre aide avec le passage d’un à deux enfants et nous avons été ravis d’être proches de Sage et Garrett.

Depuis de nombreuses années, Deborah et moi-même parlions de ralentir nos activités et de simplifier notre vie, mais nous ne pouvions pas trouver une façon de le faire. Tout à coup nous nous sommes trouvés à diriger notre business de formateurs et de conférenciers depuis une petite maison louée dans Tucson avec juste deux ordinateurs et deux téléphones portables. Alors que notre intention était d’être tout près de nos enfants et petits-enfants, nous avons par mégarde appris comment simplifier et minimiser la charge de travail.

Cela a demandé du travail et beaucoup de choix difficiles faits pendant deux ans, mais nous avons finalement vendu notre maison à Colorado Springs, nous sommes installés à Tucson et avons fait ce changement. Nous aimons être une partie des vies de nos petits-enfants et enfants. Et quand notre autre fils et sa femme ont commencé à avoir des bébés à Los Angeles, nous étions reconnaissants que Tucson soit juste à un vol rapide de distance. Tout est bien qui finit bien…encore une fois.

Choisissez le changement avant qu’il ne vous choisisse. Continuez à avancer.

Dans mon expérience, le changement est toujours difficile. Il est inconfortable et inconvénient, si non carrément douloureux. Il est, cependant, inévitable et naturel. Nous pouvons le rendre moins douloureux pour d’autres en partageant nos histoires de changement.

C’est souvent dans l’adversité que naissent les plus beaux espoirs.

Pensez aux histoires que vous racontez, ou les histoires que vous voudriez raconter. Avez-vous appris une leçon dans une forme d’adversité ? Aviez-vous une idée précise de comment quelque chose devait aller selon vos plans et ensuit, badaboum, le changement est survenu ?

CSP est partenaire de DantotsuPM

La beauté du changement dans nos vies est qu’il crée aussi du changement dans qui nous sommes. Ce changement est soit d’un type de comportement à un autre, soit d’un avis sur quelque chose à un autre. Je crois que les histoires que nous racontons dans le business ou un contexte motivationnel enseignent une meilleure façon de FAIRE quelque chose ou une meilleure façon de PENSER à propos de quelque chose.

Vos histoires de changement vivent dans cet espace de changement et de transition. C’est là que nous apprenons nos leçons les plus puissantes. Quand vous allez au cœur du sujet, toutes les histoires parlent de changement et de leçons apprises en faisant ces changements. Quelle est votre histoire de changement ?

Créez l’habitude de ne pas toujours être occupés

Un des problèmes les plus fréquents chez les gens est le sentiment de toujours être occupés.

Creating the Habit of Not Being Busy

https://zenhabits.net/not-busy/  par Léo Babauta

Livre en français sur Amazon

Et ensuite cela devient une rationalisation : je ne peux pas respecter mes engagements parce que je suis trop occupé ! Je ne peux pas être avec ma famille ou mes amis parce que je suis trop occupé. Je ne peux pas faire de l’exercice physique, méditer, arrêter pour aller dormir, ou prendre du temps pour la solitude et la déconnexion… parce que je suis trop occupé.

La plupart d’entre nous ont utilisé cette rationalisation du “trop occupé”, parce que cela semble très réel. Nous ressentons comme absolument vrai que nous sommes trop occupés. Et il y a un corollaire à cela : si nous voulons être moins occupés, nous devons finir tout notre travail avant (et être plus occupés pendant cette période).

Est-ce vrai ? Ou pouvons-nous développer une habitude de pas être pas occupés, même avec la même charge de travail ?

Allons au cœur de cette habitude du « toujours occupé » et inversons-la ensuite complètement.

L’habitude du « toujours occupé »

C’est un peu compliqué, parce qu’il y a un certain nombre de composants à cette habitude du « toujours occupé »

#1 – La tendance à dire oui, à en prendre trop et à nous sur-engager.

Man holding stack of paperwork with hand on calculator with longJ’en suis coupable comme la plupart d’entre nous. J’ai travaillé dur pour changer, parce que cela nuit à ma mission et aux personnes autour de moi. Nous le faisons souvent parce que nous sommes excessivement optimistes sur combien nous pouvons réellement faire. Parfois, c’est parce que nous avons juste des difficultés à dire non. Nous nous inquiétons de ce qui arrivera si nous ne disons pas oui. Cela nous nuit. Engagez-vous à moins, mais soyez encore plus engagés.

#2 – La tendance à passer d’une chose à l’autre rapidement, restant toujours occupé.

Même si nous avons une quantité gérable de choses à faire et ne nous sommes pas sur-engagés comme des dingues… nous allons probablement continuer à nous démener toute la journée, nous tenant toujours occupés. C’est juste une habitude mentale. Il s’agit de se précipiter pour avancer et passer à la chose suivante, voulant que la chose actuelle soit terminée.

#3 – Un manque de connexion entre la tâche et quoi que ce soit de significatif.

La plupart du temps, nous faisons des tâches juste pour qu’elles soient faites. Parce qu’il y a une date limite, parce que d’autres l’attendent, ou simplement parce qu’elles sont dans notre liste de tâches et nous voulons tout cocher.

Mais cela ne semble pas très significatif et nous fait ressembler à un hamster dans une roue, faisant tourner la roue sans arriver où que ce soit. Au lieu de cela, nous pouvons connecter chaque tâche à quelque chose de significatif et lui donner l’attention qu’elle mérite. C’est une façon complètement différente de travailler par rapport à notre course habituelle pour cocher des cases.

#4 – Nous avons peur de ne plus pouvoir payer les factures ou garder notre job ou rendre les autres heureux si nous ne faisons pas tout.

Il y une sorte de crainte qui nous incite à être occupés. Nous pourrions être inquiets sur nos finances, ou la perte du respect d’autres personnes. Et bien qu’il soit compréhensible de s’inquiéter de ces choses, elles endommagent notre capacité à nous concentrer. Et elles nous font en faire trop. Il vaudrait mieux, au lieu de cela, de nous concentrer sur les choses qui ont l’impact le plus fort. Ainsi,  nous pourrions toujours faire des choses, mais sans être aussi follement occupés. Et oublier la petite voix intérieure qui chuchote à notre oreille.

#5 – La tendance à remettre à plus tard les tâches qui font peur.

Nous nous maintenons occupés pour que nous n’ayons pas à nous concentrer sur des tâches effrayantes d’impact beaucoup plus élevé. Elles sont difficiles ! Alors, nous faisons les tâches courantes et restons dans l’habitude de toujours nous précipiter, ainsi, nous n’aurons pas à ressentir la crainte de faire des tâches ardues, qui font un peu peur. Bien sûr, il vaudrait mieux nous concentrer sur ces tâches intimidantes si elles sont vraiment si importantes.

OK, avec tout ceci, allons-nous nous laisser intimider et renoncer, ou pouvons-nous trouver une nouvelle voie ? Je dis que nous trouvons une nouvelle voie!

Une façon plus concentrée et porteuse de sens de travailler

Imaginons un scénario où vous réalisez des choses, mais avec focus et calme, ne vous précipitant pas, mais étant entièrement présents. Avec un sentiment de but et de sens. Accomplissant des choses importantes même si elles font un peu peur.

C’est ce que nous recherchons tout en sachant que nous n’allons pas toujours atteindre cet idéal. alors, comment y parvenir ?

Il existe un certain nombre d’antidotes à nos tendances habituelles, mais l’idée n’est pas de nous laisser nous engager dans nos tendances habituelles. Nous devons intentionnellement en changer.

Voici les antidotes

Antidote 1 – Donnez la priorité aux tâches à fort impact.

Au lieu de courir faire de petites tâches et répondre et exécuter la routine… Pouvez-vous vous concentrer sur les tâches qui importent vraiment ? Elles ont tendance à être les tâches plus intimidantes que vous évitez. Elles ont aussi tendance à avoir un impact plus grand sur les résultats, sur les projets qui importent, sur notre carrière, le business et les objectifs.

Donc, prenez l’habitude d’identifier ces tâches à fort impact et attelez-vous à celles-ci la majeure partie de votre temps. 80 % du temps, si possible. Vous devrez toujours faire de la place pour le travail administratif et les messages/emails, mais autant que possible, vous devriez lâcher ou dire non aux tâches que vous n’avez pas absolument besoin de faire, déléguant celles-ci à d’autres qui peuvent les faire et remettre à plus tard les tâches qui ne doivent pas impérativement être faites aujourd’hui. Au lieu de cela, vous pouvez vous concentrer sur les tâches d’impact élevé.

Antidote 2 – Connectez-les à leur sens.

Comme vous choisissez chaque tâche, rappelez-vous pourquoi elle importe. Qu’est-ce qui est significatif dans cette tâche ? A qui sert-elle ? Pourquoi vous en souciez-vous ? Pour moi, c’est me souvenir que je me soucie des gens qui en bénéficieront car ils sont plus importants que mon petit inconfort et que ma personne.

Créez cette connexion au sens quand vous choisissez la tâche et la commencez. Voyez combien de temps vous pouvez rester connectés à ce sens comme vous exécutez la tâche et continuez à y revenir quand vous l’oubliez. Pour ma part, cette connexion au sens me semble relancer les battements de mon cœur à chaque fois que j’y reviens.

Antidote 3 – Concentrez-vous sur une petite tâche à la fois.

Vous pouvez seulement vraiment faire une tâche à la fois. Et pourtant, votre cerveau est dispersé sur plusieurs que nous ne ferez pas tout de suite. Donner à une chose sa pleine et entière attention signifie que vous lâchez toutes les autres choses vous devez faire, pour l’instant, et vous recentrez juste entièrement ici avec cette tâche spécifique. minuteurRemarquez que j’ai dit “une petite tâche” à la fois. Si une tâche vous parait trop intimidante, effrayante, accablante, cela vaut la peine de la décomposer en tâches plus petites. Par exemple, écrire juste la première page d’un rapport, ou seulement les premiers paragraphes. Faire juste les 5 premières minutes de quelque chose. Oui, vous pouvez passer aux 5 minutes suivantes après cela, mais accomplir ce petit premier pas signifie que vous pouvez entièrement vous concentrer sur ce que vous faites en ce moment au lieu d’entamer une tâche de 4 heures qui ne peut pas être complétée tout de suite.

Antidote 4 – Lâchez la petite voix dans votre tête pour vous concentrer.

Si vous ressentez de la crainte, honte, accablement, inquiétude, souci… c’est tout à fait naturel. Laissez-vous ressentir pleinement ces sensations pendant un instant. Puis, regardez si vous pouvez lâcher cette histoire qui cause la crainte. Quelle histoire vous racontez-vous dans votre tête qui vous fait avoir peur ? “Je ne peux pas le terminer dans les délais que je me suis donné” ou “Ils vont tous penser que c’est épouvantable” ou “Si je ne fais pas tout dans ma liste de tâches, je perdrai leur respect.” Ces idées ne sont pas nécessairement des histoires erronées, mais elles vous blessent peu importe à quel point elles sont vraies. Ces histoires nous empêchent d’être dans le présent, nous incitant au lieu de cela à penser à d’autres choses. Ces histoires ajoutent la crainte et l’inquiétude à notre expérience, ce qui rend plus difficile de nous concentrer. Considérez cette histoire comme une bulle de savon que vous pouvez juste faire exploser d’un coup sec ! Et elle est partie. Soyez présents maintenant et concentrez-vous sur la petite tâche qui vous attend, sans ressasser cette idée dans votre tête. C’est un endroit de paix, un endroit de focus.

Antidote 5 – Concentrez-vous en pleine présence, gratitude et sens.

Maintenant vous êtes ici sans votre histoire mentale, en un endroit de signification, de pleine présence et vous vous concentrez sur une petite tâche simple qui est importante. Pouvez-vous sentir la gratitude dans ce focus ? Pouvez-vous être entièrement présents avec la tâche ? Pouvez-vous sentir le sens ? Cela nécessite une tonne de pratique, bien sûr. Mais il cela en vaut la peine.

Parlons de comment pratiquer cela, parce que sans pratique, c’est juste une fournée de mots.

Mettons cela en pratique ensemble

Le mot clef pour moi est « se souvenir ». Nous pouvons pratiquer ce mode différent de travail, de façon d’être …, mais si nous ne nous souvenons pas, nous ne pouvons pas pratiquer.

Ainsi, comment nous souvenons-nous ?

Cela devient plus facile avec la pratique, bien sûr. Mais au commencement, nous devons nous donner un coup de pouce, aussi souvent que nous pouvons.

Cela aide d’avoir des rappels digitaux, mais selon mon expérience, les rappels physiques fonctionnent le mieux.

Par exemple, vous pourriez avoir plusieurs rappels physiques comme :

  • Une simple statuette sur votre bureau peut servir de rappel visuel.

    Une note avec juste quelques mots écrits sur celle-ci

  • Un calepin où vous écrivez vos tâches les plus importantes du jour
  • Une note sur l’écran d’attente de votre téléphone
  • Une petite statuette placée où vous la verrez
  • Une fleur sur votre bureau ou table basse
  • D’autres personnes dans votre maison ou au bureau qui peuvent vous le rappeler
  • Un rappel sur le fait d’être attentif sur votre ordinateur

A chaque fois que vous voyez ces rappels, il y a une tentation de les ignorer. Allez à l’encontre de cette tentation et prenez cette invitation à pratiquer avec sens, focus, gratitude, paix et pleine présence.

Pratiquez cela encore et encore, jusqu’à ce que cela devienne naturel. Jusqu’à ce que cela change la façon dont vous vivez.

Burnout du confinement, que pouvez-vous faire ?

C’est un mystérieux mélange d’inquiétude et de léthargie, le temps glisse lentement, mais aussi rapidement, les changements sont massifs, mais chaque jour est le même.

Lockdown burnout what can you do? par Chris Croft

Voici 7 choses pratiques que vous pouvez faire pour vous sentir mieux et mieux gérer cette situation

1 – Réévaluez vos objectifs. Que voulez-vous faire, comme travail et à l’extérieur

Repensez vos objectifs

de votre travail ? Qu’aimez-vous faire et que voulez-vous réaliser ? Maintenant est le bon moment pour repenser votre vie future !

2 – Restez proche de votre boss. Si vous travaillez de la maison, portez-vous volontaire pour avoir un rendez-vous vidéo hebdomadaire. Peu importe comment est votre supérieur, ne vous en éloignez pas.

résultats
rendre vos résultats visibles (en premier pour vous-même)

3 – Trouvez et suggérez des façons de mesurer vos résultats pas votre activité, pour que vous puissiez prouver que vous faites un bon travail et vous puissiez ressentir un sens d’accomplissement dans votre job. Encore plus important en travaillant à distance.

4 – Saisissez l’opportunité d’apprendre de nouvelles compétences et d’acquérir des connaissances. Vous êtes seulement aussi bons que ce qui est dans votre tête ! Prenez un cours sur quoi que ce soit qui vous intéresse et pourrait vous aider à mieux gagner votre vie.

Ouvrez une page blanche et commencez !

5 – Considérez lancer une activité parallèle. Qu’avez-vous toujours voulu faire ? Quel est votre job idéal ? Pouvez-vous commencer à l’essayer d’une manière sûre et petite ?

6 – Faites quotidiennement de l’exercice. En étant confiné, il est facile de devenir un légume, mais si vous en faites juste 5 minutes par jour, peut-être aidé par un programme sur Internet, cela boostera votre humeur. Le corps contrôle l’esprit !

7 – Ayez quelque chose à attendre avec impatience – et puisque l’on ne nous permet pas de belles vacances ni de fêtes à l’heure actuelle cela peut exiger un peu de réflexion, mais cela pourrait être une sortie de trekking en solo ou un événement sportif à la TV, ou la satisfaction d’avoir fini une formation.

Peut-être simplement pouvoir observer un beau lever ou coucher de soleil ?

Les petites choses s’additionnent, gardez vos routines positives, mais prenez aussi cette étrange période comme une chance de penser grand. C’est une remise à zéro !

Simplifiez le problème, pas la solution ! par Christian Hohmann

De quoi s’agit-il ? De la propension de certaines personnes à chercher une solution simple à un problème complexe plutôt que de réfléchir à simplifier le problème auquel elles font face.

Cette courte vidéo fait écho à un article que Christian Hohmann a publié sur son site qui rappelle à travers 2 exemples concrets qu’à vouloir trop simplifier la solution face à un problème complexe, on ne trouve aucune indication utile.

Les bénéfices des personnes dédiées à votre projet

Avoir des membres dédiés à 100% à l’équipe pourrait paraître onéreux, mais ces personnes fournissent des bénéfices significatifs, qui pourraient en fait réduire vos dépenses projet.

The Benefits of Dedicated Resources

http://www.bonniebiafore.com/the-benefits-of-dedicated-resources/ par Bonnie Biafore

Concentrées sur leurs responsabilités.

Les personnes dédiées ne sont pas distraites par des questions opérationnelles du quotidien. Elles peuvent examiner en détail les éléments à fournir sur le projet et comprendre comment les choses avancent pour livrer ce qui est le meilleur pour le projet. Vous améliorez les résultats et réduisez les choses à refaire.

Les bonnes compétences pour le job.

La connaissance opérationnelle est importante, mais elle ne signifie pas nécessairement que la personne possède la meilleure combinaison de compétences pour créer les livrables à fournir sur le projet. Recruter les personnes avec les compétences les plus appropriées et leur allouer des tâches choisies peut optimiser votre livraison de projet. Des sous-traitants peuvent rejoindre le projet comme des ressources dédiées pour seulement le temps nécessaire pour accomplir leurs tâches, ce qui peut réduire le coût d’ensemble du projet.

Une plus grande efficacité.

Les membres de l’équipe compétents et dédiés au projet à 100% peuvent typiquement produire leurs livrables en moins de temps parce qu’ils ne font pas de multitâche. Le temps perdu à passer de tâche en tâche ne fait pas avancer le projet. C’est comme vous replonger dans un roman après l’avoir lâché plusieurs semaines. Les personnels opérationnels qui produisent aussi des livrables de projet sont en multi-tâches : ils doivent se ré-acclimater chaque fois qu’ils commutent entre opérationnel et tâche projet. Du temps perdu et une augmentation des dépenses.

Accès continu à la connaissance opérationnelle.

Assigner à plein temps des personnes à votre projet ne signifie pas nécessairement perdre de la connaissance opérationnelle. Les membres d’équipe dédiés au projet peuvent aller questionner ou se mettre en binômes avec le personnel opérationnel pour obtenir une connaissance à jour du business actuel et appliquer ensuite cette connaissance à vos livrables de projet.

Livraison plus rapide.

L’efficacité des ressources dédiées peut signifier un projet plus court. Votre valeur business est produite plus rapidement et vous pouvez passer au projet suivant et livrer plus de valeur business plus tôt !

Pour en apprendre davantage, Chris Croft propose une formation https://www.linkedin.com/learning/managing-resources-across-project-teams/?trk=insiders_701909_learning

Bien plus qu’un outil de gestion de projet
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Ce billet m’a incité à regarder de plus près les notions d’efficience et efficacité et leurs différences.

Voici une explication de Isabelle Barth, qu’en pensez-vous?

« ōsōji », une bonne pratique à appliquer chez vous aussi…

Avez-vous entendu parler du « ōsōji » ?

Il s’agit du grand nettoyage qui précède le nouvel an Japonais.

Les Japonais aiment commencer l’année nouvelle sur de bonnes résolutions. Pour cela, ils pratiquent un grand nettoyage appelé ōsōji. Dans la tradition, il accompagne les bonnes résolutions du nouvel an et pour l’occasion, un grand nettoyage est organisé. Cela va du simple ménage à l’aération du tatami.

Dans mon cas, ce fut l’opportunité cette année de faire un grand ménage dans les billets de blogs publiés lors des 10 dernières années et qui n’étaient plus d’actualité (annonces de rencontres sur le management projet par exemple) et d’articles comportant des liens périmés (le plus souvent signalés par les lecteurs).

Je fus le premier étonné du nombre de ces billets, 1500 sur 6000, 25%, que j’ai pu éliminer du blog !

Je suis persuadé que cet ōsōji va rendre les résultats de vos recherches sur le blog DantotsuPM.com plus rapides mais aussi plus pertinentes.

Prochaine étape : Comment systématiser et  automatiser ce nettoyage ?

Je ne peux donc que vous encourager à adopter cette pratique (assez proche du fameux nettoyage de printemps en France).

Indiquez dans les commentaires les actions ōsōji que vous aurez menées et les résultats obtenus. Je suis certain que cela donnera d’excellentes idées à d’autres personnes !

Partenaire de DantotsuPM

Chers managers de projet, certifiés PMP ou Prince2 ou pas, serait-il intéressant en ce début d’année de prendre un peu de hauteur et évaluer s’il y a quoi que ce soit qui bénéficierait d’un peu de ménage…
  • Dans votre registre des risques, certains peuvent-ils être éliminés ?
  • Y-a-t-il des actions ou décisions immédiatement nécessaires et pas encore actées ?
  • Avez-vous des personnes inutiles sur le projet ?
  • Y a-t-il des processus ou du contenu qui ne soient pas directement fournisseur de livrables de grande valeur et qui pourraient être éliminés ?

QRP est partenaire de DantotsuPM

Quand vous estimez les ressources et délais pour un projet, quelle méthode choisir ?

Les estimations imprécises ou incorrectes dans les projets est l’une des raisons principales d’échec.

Estimating Resources for a Project: What Method to Choose?

https://www.actitime.com/project-management/project-estimation/

« Image courtesy of Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net »

Les estimations imprécises ou incorrectes dans les projets est l’une des raisons principales d’échec. Leurs conséquences vont d’échéances manquées à une totale incapacité de livrer le projet. C’est pourquoi une analyse prudente du temps disponible, du budget et des compétences des ressources nécessaires exige une attention toute spéciale.

Il y a quelque temps, nous avons publié un article sur comment l’évaluation de projet fonctionnait au temps de la préhistoire (pour faire court : essentiellement comme maintenant). Mais plaisanteries mises à part, l’estimation des ressources est une partie essentielle de la planification de projet. C’est un prérequis pour correctement planifier le travail à faire, le distribuer, obtenir un échéancier et un budget approuvés et bien plus.

Comme il existe diverses techniques pour l’estimation  des ressources, il n’est pas toujours évident de savoir laquelle fonctionnerait le mieux pour votre projet spécifique.

Dans cet article, nous jetons un coup d’œil aux techniques les plus communes et voyons où et quand elles peuvent être utilisées.

a.  Jugement d’expert

Cette approche d’évaluation implique l’utilisation de l’expertise de spécialistes expérimentés. Parfois, elle exige la collecte et l’analyse de données adéquates, le rôle de l’expert étant l’interprétation du résultat. Parfois, elle est basée sur l’avis du spécialiste. Les experts qui sont engagés dans un processus d’évaluation basé sur cette méthode ne devraient pas nécessairement appartenir à l’équipe projet : des spécialistes externes sont souvent recrutés.

Le jugement lui-même (que ce soit juste un avis ou une interprétation de l’analyse de données) représente d’habitude la somme des expériences précédentes de l’expert et inclut sa connaissance théorique de toute méthode spécifique, de données et observations obtenues par la pratique et d’un jeu de critères.

  • Pour : La capacité à prendre des facteurs uniques en considération; la capacité à utiliser des avis externes et l’expertise de spécialistes expérimentés.
  • Contre : Cette approche a tendance à utiliser des avis personnels et donc le résultat est soumis aux biais des humains.
  • Quand et où utiliser : Dans les projets complexes où l’évaluation qualitative n’est pas suffisante et ceux qui ressemblent de manière significative à une expérience précédente.

b.  Évaluation comparative, par analogie

L’évaluation par analogie est basée sur la comparaison des progrès et résultats de projets semblables précédemment exécutés pour évaluer les ressources nécessaires sur le prochain. Les résultats positifs comme négatifs sont pris en compte. Si le projet avait été un succès, il peut être utilisé comme modèle pour estimer et planifier le nouveau projet. Si c’était un échec, l’expérience acquise peut être utilisée pour les ajustements nécessaires dans l’estimation des ressources, l’anticipation des risques, la prévention de potentiels problèmes, le management du contenu et périmètre du projet, etc.

  • Pour : Une des façons les plus rapides d’estimer les ressources.
  • Contre : Faible exactitude; risque élevé de conclusions erronées.
  • Quand et où utiliser : Cette méthode marche le mieux pour des projets typiques avec une portée de travail similaire. Elle est souvent utilisée dans les premières étapes d’un projet pour obtenir une évaluation de haut niveau de combien de ressources seraient nécessaires.

c.   Évaluation de haut en bas (top-down)

On appelle souvent cela la « vue d’hélicoptère » car on voit bien tout le périmètre du projet mais on est trop haut pour bien voir tous les détails.

La méthode d’estimation de ressource top-down est basée sur la décomposition du travail de projet en blocs de travail de haut niveau, puis estimer ceux-ci et cumuler ces évaluations. Plus tard, les gros blocs de travail de haut niveau peuvent être décomposés en plus petites parties dès que des exigences plus détaillées sont disponibles et peuvent être estimées séparément. Cette méthode d’estimation est souvent utilisée dans les projets Agiles où les résultats rapides sont primordiaux.

  • Pour : Une façon rapide d’estimer les ressources et d’évaluer la viabilité du projet.
  • Contre : Faible exactitude; la quantité de ressources nécessaires peut varier significativement de l’évaluation de départ.
  • Quand et où utiliser : Cette méthode fonctionne au mieux dans les étapes initiales d’un projet quand une estimation grossière et rapide est exigée.

d.  Évaluation de bas en haut (bottom-up)

À la différence de la technique précédente, l’évaluation bottom-up utilise les estimations de toutes les petites tâches incluses dans le périmètre du projet. Cumulées, ces estimations fournissent la pleine image de combien de ressources le projet va consommer. Logiquement, elle est utilisée à un moment où tous les détails nécessaires sur les tâches détaillées du projet sont disponibles.

  • Pour : Forte exactitude du résultat, écart relativement faible entre les ressources estimées et réellement consommées.
  • Contre : Un niveau élevé de détail et de temps sont nécessaires pour mettre en œuvre cette technique.
  • Quand et où utiliser : Cette méthode est utilisée au moment où tous les détails de la décomposition du projet en tâches sont disponibles. Elle fournit une image relativement précise des ressources nécessaires pour achever un projet.

e.    Évaluation selon un modèle paramétrique

faire la somme des dépensesL’évaluation par modélisation paramétrique utilise des variables pour calculer des estimations pour de futurs projets. Dans cette méthode, des variables mesurables sont utilisées pour prédire et estimer le travail à venir. Cette technique est plus scientifique que la plupart des autres approches, car elle permet de compter sur ses données comme une base précise pour planifier les tâches de projet.

  • Pour : La méthode assure une exactitude maximale de l’estimation résultante.
  • Contre : La complexe collecte de données est et leur traitement sont des parties indispensables pour utiliser cette méthode.
  • Quand et où utiliser : On considère cette méthode comme universellement applicable, mais elle marche bien surtout dans des domaines où des paramètres de projet peuvent être calculés à l’avance (la construction, l’architecture etc.) et où des données précises sont cruciales dans les premières étapes.

f.      Évaluation à 3 points

Cette méthode d’estimation provient de PERT (Program Evaluation and Review Technique) et utilise trois estimations pour calculer l’estimation finale : optimiste, très probable et pessimiste. Le résultat est calculé selon une moyenne pondérée de ces trois évaluations originales.

  • Pour : La méthode permet de tenir compte d’estimations et d’avis de participants variés, elle permet une automatisation et peut fournir rapidement des résultats.
  • Contre : Des quantités significatives de données et de granularité de détails sont exigées.
  • Quand et où utiliser : La méthode est utilisée dans les projets où la planification est basée sur PERT et dans des projets où l’incertitude est réduite en utilisant des évaluations à trois points comme technique de management du risque.
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Résumé

Le choix de la bonne méthode d’estimation dépend des spécificités du projet, des pratiques générales dans la société ou dans l’équipe, du domaine dans lequel le projet est exécuté et bien d’autres facteurs.

Ces simples indications sur les diverses méthodes d’estimation sont destinées à vous donner rapidement une vue d’ensemble de ce qui pourrait ou pas fonctionner pour votre projet spécifique et vous donner un aperçu de comment et où elles marchent le mieux.