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5 astuces pour de meilleures réponses aux courriels/emails

18 Jan

Fatigué d’échanger des emails dans les deux sens ?

http://captaintime.com/5-tips-for-better-email-replies/

Voici 5 astuces pour de meilleures réponses par courrier électronique et pour vous aider à obtenir l’information dont vous avez besoin du premier coup.

1. Limitez-vous à un sujet par email

Vous commencez à écrire un email ayant pour sujet “le programme marketing pour les prochaines années”. En écrivant le courrier électronique, vous posez des questions ou fournissez de l’information sur les ressources humaines nécessaires et mises à jour informatiques.

Quand vos destinataires recherchent plus tard des informations sur les ressources humaines ou la mise à jour des applications informatiques pour le marketing, ils ne vont pas les retrouver facilement parce que sujet du message mentionne quelque chose de complètement différent.

Je trouve que si je pose à un client beaucoup de questions dans un email, il a tendance à répondre à quelques-unes des premières et sauter le reste. Donc j’ai appris que j’obtiens de meilleures réponses aux emails qui comportent au plus 3 questions avec un unique sujet et une ligne d’objet d’email simple.

2. Fournissez des instructions claires et concises

Souvent nous sommes dans un tourbillon d’activités et jetons juste précipitamment un peu d’information dans un email. Ou bien nous essayons de faire du multitâche et ne donnons pas notre pleine attention à ce courriel.

Ralentissez ! Arrêtez le multitâche et accordez la PLEINE attention à ce courrier électronique. Prenez le temps de donner des instructions détaillées sur ce que vous attendez exactement de l’autre personne. Prendre un peu plus de temps maintenant pour donner des instructions meilleures et plus claires vous permettra de recevoir des réponses du premier coup et vous économiserez de nombreux emails plus tard.

3. Gardez à l’esprit le résultat désiré

Quel est votre but en écrivant cet email ? Que voulez-vous voir se produire ? Avec un résultat clair en tête, vous pouvez travailler soigneusement l’email pour vous donner de meilleures chances d’atteindre le résultat désiré.

4. Dites au lecteur que faire ensuite

Spécifiez quelle action vous voulez que les destinataires prennent. Dites-leur que faire, avec qui entrer en contact, où auprès de qui obtenir de l’aide s’ils ne sont pas sûrs de comment procéder et comment vous prévenir quand ce sera fait.

S’ils ne doivent pas répondre à l’email, dites-le leur. En particulier si vous le leur envoyez seulement pour information. Cela vous économisera la lecture de réponses d’email avec un simple « ok ». Ces courtes réponses remplissent souvent votre boîte à lettre et sont tout à fait inutiles.

5. Incluez tous les liens et ressources utiles

Vous trouvez-vous à répondre à la même question ou à donner les mêmes instructions à maintes reprises ? Créez un document de questions fréquemment posées avec lequel vous pouvez communiquer un simple lien. Pour les utilisateurs externes, j’ai mis une section de « Frequently Asked Questions » FAQ sur mon site Web. Pour l’utilisation au sein de mon équipe, j’ai tendance à utiliser d’autres outils de partage interne.

trouver les informationsCréez et joignez des documents avec des instructions et guides sur comment faire (les vidéos fonctionnent aussi très bien en interne comme en externe).

J’utilise aussi text expander pour automatiser les réponses communes aux emails. Le « text expander » me laisse créer des « Frequently Asked Questions », des courriers commerciaux, des réponses pour le support et même des propositions commerciales en quelques secondes.

Obtenir de meilleures réponses aux emails est facile

Il n’est pas si difficile d’améliorer les réponses à vos emails. Un peu plus de soin et de réflexion en composant votre propre email réduira les échanges dans les deux sens et rendra la communication plus claire.

Couper, couper, couper : Stratégies d’élimination afin de booster la productivité

16 Jan

Cut, Cut, Cut: Elimination Strategies To Boost Productivity

http://projectmanagementhacks.com/cut-cut-cut-elimination-strategies-to-boost-productivity/ par Bruce Harpham

Bruce Harpham

L’élimination est une stratégie de productivité sous-estimée que nous devons tous pratiquer. C’est l’une des meilleures façons d’éliminer le sentiment d’être “follement occupé” qui fait filer la semaine à toute vitesse.

Si l’élimination est une si grande stratégie, pourquoi n’est-elle pas plus populaire ?

Il y a quelques raisons à cela. La première est la pression culturelle commençant pendant nos études selon laquelle « je dois être bon partout et aussi avoir “des activités périscolaires” » qui fait paraître l’ajout d’activités comme la voie vers le succès. Deuxièmement, vous avez le comportement “faire plaisir aux gens”, beaucoup d’entre nous aiment rendre les autres heureux en répondant oui à leurs nouvelles demandes. Comment surmonter ce scénario ?

Une productivité alimentée par l’élimination

Devenir plus productif par l’élimination est utile une fois que vous avez commencé. Avant que vous ne commenciez ce processus d’élimination, vous aurez besoin d’un but positif.

1. Identifier votre but numéro 1

Livre sur Amazon

Pour quoi faites-vous de la place par l’élimination ? Pour commencer, identifiez votre but numéro un. Vous pouvez avoir des objectifs multiples pendant l’année. Dans ce cas, je vous encourage à utiliser la question du livre “The One Thing”.

Quelle est LA chose unique je peux faire telle qu’en la faisant tout le reste sera plus facile ou deviendra inutile ?

Exemple : Si plusieurs de vos autres buts exigent de l’argent (par exemple : contribuer aux investissements, prendre des cours, voyager), votre but numéro 1 impliquera probablement de gagner davantage d’argent.

2. Faites un remue-méninges pour composer une liste de 10 idées d’élimination

Maintenant que vous avez un but clair à l’esprit, il est temps de trouver des idées d’élimination. Le focus est sur le volume, plutôt que la qualité.

Voici des exemples inventés :

  1. Me désabonner de listes d’email qui ne m’intéressent plus (utilisez Unroll.me)
  2. Jeter 5 vieux vêtements trop portés (rendre plus facile d’évaluer les options d’habillement le matin)
  3. Passer en revue les abonnements actuels : y a-t-il des abonnements à des magazines à éliminer (1-2 par mois peut faire une grosse différence)
  4. Automatiser un paiement de facture pour des paiements récurrents
  5. Examiner les réunions récurrentes sur mon calendrier professionnel : Lesquelles éliminer ou consolider ?
  6. Faire une liste des rapports mensuels que je produis et vérifier si l’auditoire a vraiment besoin d’eux (demandez-vous : “ qu’arriverait-il si j’arrêtais de livrer ce rapport ?”). Cette méthode a été un sauveur de temps majeur pour moi dans le monde d’entreprise.
  7. Revoir vos engagements de volontariat en fonction de leur valeur et signification. Se porter volontaire est louable… Cependant, vous devez positionner de telles activités dans le contexte global de votre vie. Par exemple, si vous voulez réaliser directement un projet ou un programme, servir sur un comité de projet peut ne pas répondre à cet objectif.
  8. Réduire le désordre digital. Plus tôt cette semaine, j’ai nettoyé mon ordinateur de bureau pour qu’il y ait seulement une rangée d’icônes. C’est une petite façon d’ajouter de la clarté et de l’ordre à votre monde. Idem pour les apps sur votre téléphone.
  9. Éliminer des responsabilités annexes dans le travail. Au fil du temps, beaucoup d’entre nous acceptent “de petits devoirs supplémentaires” au travail. Prenez le temps de les analyser et demandez-vous s’ils contribuent à votre évaluation de performance. Par exemple, peut-être vous demande-t-on de servir d’expert sur un sujet pour répondre aux autres départements. Mais cela vous détourne de votre activité de production de code. Dans ce cas, utilisez le même processus que le point 6 ci-dessus pour chercher l’élimination.
  10. Réduire le temps sur les médias sociaux. Les médias sociaux peuvent être merveilleux! Cependant, ces services font facilement perdre tout un après-midi (ou plus). Si ce scénario résonne juste pour vous, considérez des plages horaires (par exemple, aucun média social avant 18 :00) pour garder le contrôle sur ces outils.

Note : Demandez-vous d’abord si vous pouvez entièrement éliminer une tâche ou une activité. Si ce n’est pas faisable, considérez une réduction de fréquence ou des options d’automatisation.

3. Mettre en œuvre 1 première élimination dans les 24 Heures

Maintenant c’est l’heure de vérité. Il est temps de passer à l’action. Passez en revue la liste des options d’élimination que vous avez identifiées dans l’étape précédente. Pour commencer le processus, choisissez la plus facile à éliminer (c’est-à-dire celle qui nécessite moins de 15 minutes de votre temps). Par exemple, se connecter sur un site pour annuler son abonnement est facile.

Si votre idée d’élimination est plus complexe, comme éliminer un rapport d’entreprise, vous pouvez tout de même agir.

Comment ? En 15 minutes, écrivez pourquoi vous voulez éliminer le rapport, qui le reçoit et envoyez une invitation de rencontre avec ces personnes pour proposer de l’éliminer.

CSP est partenaire de DantotsuPM

4. Planifier activement du « temps de travailleur »

L’investisseur et essayiste célèbre Paul Graham fait une distinction entre “le Temps du Manager ” et “le Temps du travailleur ” dans son essai Maker’s Schedule, Manager’s Schedule. Dans la gestion de projet, il est facile de tomber dans le piège d’allouer la majorité ou même toute votre énergie au mode « manager ». Cependant, cela ne va pas le faire si vous voulez atteindre vos objectifs.

Avant que vous ne finissiez cet article, prenez des mesures pour bloquer du « temps de travailleur » dans votre agenda. Dites-nous également si vous avez d’autres stratégies à ajouter à cette petite liste !

Réalisez-vous des démonstrations éblouissantes ?

15 Jan

Voici quelques-unes des choses à faire et ne pas faire pour accroître la valeur que votre équipe tirera des  démonstrations.

Do you deliver dazzling demos?

https://kbondale.wordpress.com/2017/01/08/dos-and-donts-for-delivering-demos/ par Kiron Bondale

Les démonstrations ou « showcase » comme elles sont parfois appelées, sont des cérémonies critiques quand elle sont menées efficacement car elles adressent des objectifs multiples du projet en un événement simple incluant :

  • démonstrationValider que ce que l’équipe a achevé jusqu’à présent est de valeur de la perspective de leur client et d’autres parties prenantes importantes
  • Aider l’équipe et les parties prenantes à changer ou développer leur compréhension de la solution souhaitée
  • Obtenir l’acceptation des parties de travail achevées dans les organisations où une telle signature est un préalable exigé pour mettre en œuvre le changement
  • Faciliter un rapport d’avancement transparent car les parties prenantes voient ce qui a été promis par l’équipe et ce qui a été livré
  • Fournir aux membres d’équipe des retours réguliers et une reconnaissance de leur travail , ce qui augmente les niveaux de satisfaction au travail et l’engagement

Mais les démonstrations peuvent (comme d’autres pratiques de management de projet) aboutir à un résultat pire que si elles avaient été omises.

Voici quelques-unes des choses à faire et ne pas faire pour accroître la valeur que votre équipe tirera des  démonstrations.

  • A faire : Envoyez les invitations pour la rencontre à l’avance et si vous suivez une cadence de sprint ou d’itération standard (par exemple toutes les deux ou trois semaines). Envoyez un jeu d’invitations récurrentes.
  • A ne pas faire : Les démonstrations le vendredi après-midi afin d’éviter d’avoir les parties prenantes absentes de corps ou d’esprit.
  • A faire : Partagez la richesse en vous assurant que chaque membre de l’équipe ait son opportunité de  présenter une démonstration.
  • A ne pas faire : S’en servir pour vous plaindre de l’équipe, des points de blocage ou ce qui aurait pu ou dû être fait différemment.
  • A faire : Fournissez objectivement le contexte sur le sprint ou résultats itératifs (par exemple le prévu versus le réalisé).
  • A ne pas faire : Présenter une démonstration sans avoir testé à l’avance ce que vous allez montrer.
  • A faire : Invitez les représentants du client et parties prenantes associées appropriées à vos démonstrations.
  • A ne pas faire : Submerger vos parties prenantes de contenu.
  • A faire : Enregistrez les présentations à l’avance ou, si vous vous sentez chanceux, pendant la démonstration elle-même pour le bénéfice de parties prenantes qui ne pourraient se libérer.
  • A ne pas faire : Prendre les retours négatifs personnellement.

Bien que cet article soit principalement destiné aux équipes qui utilisent une approche de développement Agile, il est également applicable aux projets traditionnels. Les démonstrations éblouissantes peuvent aider à maintenir l’attention, conserver l’appui de votre client et maintenir les membres de l’équipe concentrés sur délivrer de la valeur.

CertYou est partenaire de DantotsuPM

15 Janvier = Blue Monday (Le jour le plus déprimant de l’année)

14 Jan

Avec force équations faisant appel à différents facteurs, le psychologue Cliff Arnall, un professeur d’université, aurait déterminé que le jour le plus déprimant de l’année répondait aux critères suivants:

  • c’est forcément un lundi, premier jour de la semaine de travail,
  • plutôt vers la fin du mois, mais pas trop, quand le salaire n’est pas encore tombé,
  • quand les finances sont au plus bas après les dépenses des fêtes de fin d’année,
  • quand Noël est déjà loin et les résolutions du Nouvel An presque oubliées,
  • quand la météo est hivernale…

Bon, ceci dit, ce ne serait pas la première fois qu’une élégante équation ne donnerait rien d’intéressant !!!

Pour contrer le mauvais sort prédit à cette journée, faites-en celle du combat contre la bureaucratie qui ralentit votre métabolisme et celui de vos projets.

 

Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM

 

Intelligence émotionnelle et management de projet

10 Jan

Reconnaître ou réguler les émotions en nous-même et chez les autres

Emotional Intelligence and Project Management

http://abhinavpmp.com/2016/11/17/emotional-intelligence-project-management/ par Cornelius Fichtner

Cornelius Fichtner

L’intelligence émotionnelle est la capacité à contrôler vos émotions ou les émotions d’autres personnes et utiliser ceci pour guider vos actions. Une façon plus courte de le dire est de reconnaître ou réguler les émotions en nous-même et chez les autres.

En tant que chefs de projet, nous interagissons avec des personnes toute la journée, chaque jour et nous comptons sur elles pour faire le travail. Dans cet article, je vous montrerai comment vous pouvez utiliser votre intelligence émotionnelle dans les différents secteurs de connaissance en management de projet et comment vous pouvez améliorer vos compétences. Mais d’abord, jetons un coup d’œil à comment cette branche de pensée du management a tout d’abord commencé.

L’histoire de l’Intelligence Émotionnelle

La recherche en intelligence émotionnelle peut être tracée jusqu’à environ 1964 quand Michel Beldoch a écrit un premier papier sur le sujet. En 1989 Stanley Greenspan a créé un modèle pour aider à décrire ce qu’était l’intelligence émotionnelle, qui a été alors expliqué plus en détail par Peter Salovey et John Mayer.

Nous arrivons alors à Daniel Goleman, que vous trouverez probablement plus dans les résultats de recherche sur internet à propos de l’Intelligence Émotionnelle que n’importe lequel des autres auteurs. Il est souvent la référence pour l’intelligence émotionnelle dans le monde des affaires parce qu’il écrit des articles pour la Harvard Business Review, Forbes et d’autres périodiques sur une base régulière.

« EQ” ou “Intelligence Émotionnelle” : qui est correct ?

Vous pourriez entendre parler d’intelligence émotionnelle appelée EQ, pour Quotient Émotionnel. Généralement, ces termes sont utilisés pour signifier la même chose, donc vous pouvez utiliser l’un ou l’autre. Cependant, j’ai constaté dans mes lectures qu’un chercheur les a utilisés pour signifier des choses légèrement différentes: EI pour discuter le potentiel avec lequel nous sommes nés et EQ pour parler de notre réelle application pratique de ces talents. La différence est très légère, donc, utilisez n’importe lequel de ces termes sans crainte de vous tromper. Dans cet article nous utiliserons EQ (le quotient émotionnel) et EI (l’intelligence émotionnelle) de façon interchangeable.

Intelligence Émotionnelle et management de projet

Pourquoi l’intelligence émotionnelle est importante pour nous chefs de projet ? Elle est importante parce que c’est un différenciateur significatif dans notre succès. Travis Bradberry, qui est aussi un chercheur dans ce secteur, dit que 58 % de notre succès tient à notre capacité à être émotionnellement intelligent. Si vous regardez les gens qui sont les meilleurs, 90 % d’entre eux ont un taux d’EQ plus élevé que leurs collègues. Ceci dit, être fortement intelligent émotionnellement en tant que chef de projet ne renie pas le besoin pour vous d’avoir d’excellentes compétences techniques.

EQ est l’intégration suprême des compétences douces et techniques. Vous pouvez utiliser votre intelligence émotionnelle pour prendre les meilleures décisions pour l’équipe et communiquer efficacement sur ce que vos compétences techniques vous ont permis de calculer, comme la valeur acquise et des dates de planification.

Le Quotient Émotionnel et les Secteurs de Connaissance du management de projet

Mon but primaire dans cet article est de donner aux étudiants qui préparent leur certification de Professionnel en Management de Projet (PMP®) une compréhension de base de comment EQ compte dans l’examen. Mais même si vous n’êtes pas actuellement en train de préparer l’examen, cela devrait tout de même être un guide utile.

Alors, comment les composants d’intelligence émotionnelle touchent-ils aux secteurs de connaissance en management de projet du PMBOK® Guide ?

Eh bien, nous n’avons pas suffisamment de place ici pour les passer tous en détail, mais voici quelques exemples de comment vous pouvez appliquer l’intelligence émotionnelle dans vos activités quotidiennes de management de projet.

Gestion du Périmètre

Souvent les gens se sentent sous pression de signer pour un contenu de projet qui n’est pas exactement ce qu’ils veulent parce qu’ils ne veulent pas ralentir le processus. L’EI peut vous aider à remarquer ceci et en faire quelque chose. Un chef de projet avec une forte intelligence émotionnelle le remarquera et donnera suite parce qu’il sait que cela pourrait causer un problème plus tard.

Gestion des Délais

Quand votre équipe fait face aux pressions sur les délais, savoir comment ils pensent et comment obtenir le meilleur d’eux peut vous aider à mettre au point une solution pour les aider à produire davantage. Être émotionnellement intelligent peut vous aider à formuler une demande vers un sponsor pour gagner plus de temps ou de moyens pour payer des ressources supplémentaires.

Gestion des Coûts

Des estimations incorrectes peuvent causer bien des maux de tête dans les projets et l’intelligence émotionnelle vous donne les outils pour les manager.

  • Vous ignorez les évaluations incorrectes et espérez que l’expert ne le remarque pas ?
  • Vous asseyez-vous avec eux pour une discussion en privé ?
  • Devez-vous faire entrer un autre expert dans la conversation ou va-t-il embarrasser l’expert en place ?

L’EI vous donne une compréhension dans ce qui va fonctionner le mieux.

Gestion de la Qualité

Travailler avec des auditeurs peut impliquer des négociations difficiles. L’EI peut vous aider à équilibrer les besoins de l’équipe avec ceux de l’auditeur et compléter l’audit avec succès.

Gestion des Ressources Humaines

c’est peut-être le secteur le plus évident pour appliquer l’EI. Vous pouvez l’utiliser pour la résolution de conflit, les négociations et la construction de bonnes relations de travail avec vos collègues et vos pairs.

Gestion des Communications

Vous devriez toujours ajuster votre méthode de communication aux besoins du destinataire, pas les vôtres. L’EI vous aide à identifier de quoi ils ont besoin et rend donc vos communications plus réussies.

Gestion de Risque

L’EI est un outil pour aider dans le brainstorming sur les risques, particulièrement utile quand vous devez assigner leur priorité aux risques et que l’équipe ne peut pas trouver un consensus sur les priorités les plus fortes.

Gestion des Approvisionnements

Si vous n’avez pas eu beaucoup d’expérience de négociation de contrat ou de facilitation de ce processus, votre prise de conscience de vos propres faiblesses entre ici en jeu. Être conscient des limites de temps et du rôle des autres membres de l’équipe vous aidera à tenir les délais dans ce processus d’achat.

Gestion des Parties Prenantes

L’EI vous permet de travailler sur les défis avec les parties prenantes. Pensez à la politique de bureau !

Management de l’Intégration

L’EI est le fil qui lie ensemble toutes vos relations de travail. C’est la base de comment vous présentez l’information, comment vous travaillez avec quelqu’un qui est challengé et comment vous voulez communiquer. C’est au cœur de tout ce que nous faisons parce que je ne vois pas de monde où nous pouvons vraiment séparer nos compétences douces de nos compétences techniques. Nous les utilisons pour qu’elles se supportent les unes les autres.

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Améliorer son Intelligence Émotionnelle

L’amélioration de l’intelligence émotionnelle est possible. Voici 4 choses vous pouvez faire pour améliorer votre intelligence émotionnelle.

Premièrement, observez ceux que vous voyez réussir. Notez comment ils se comportent et comprennent ce qu’ils font. Trouvez alors votre propre façon de faire la même chose : une imitation sera ressentie comme non sincère.

Deuxièmement, prenez conscience de vous-même. Parlez avec d’autres de comment vous êtes perçu. Faites une évaluation de votre intelligence émotionnelle. Cela peut mettre en évidence des secteurs où vous pouvez vous améliorer.

Troisièmement, tenez un journal. Je ne parle pas de tenir un journal personnel, mais garder la trace de conversations peut être incroyablement utile. Si vous savez qu’à cette date, pendant cette conversation, cela s’est produit, vous pouvez alors revenir dessus et voir si vous pouvez trouver un modèle pour quand les choses ne se déroulent pas aussi facilement que vous l’aviez pensé. Cela pourrait vous permettre de découvrir un comportement spécifique ou un déclencheur.

Finalement, développez une large gamme de compétences en management de projet. Il est souvent plus facile d’être confiant sur l’utilisation de votre EI si vous êtes déjà confiant sur vos compétences techniques de gestion de projet, parce que vous pouvez utiliser celles-ci et vos données pour soutenir des conversations difficiles.

Pourquoi développer un plan à 90 jours a-t-il du sens, tant au niveau professionnel que personnel ?

8 Jan

Why developing a personal 90-Day Plan makes sense!

http://www.thebrsblog.com/2016/10/25/why-developing-a-personal-90-day-plan-makes-sense/ par Graham-Sutton Kelly

Comment se fait-il que dans notre travail nous pouvons nous tenir responsables, suivre à la trace nos progrès, nous concentrer et prendre des actions qui donnent des résultats remarquables, alors que nous pouvons souvent avoir du mal à atteindre le même niveau de succès dans nos vies personnelles ?

Dans le business, notre entreprise est fortement disciplinée avec des revues trimestrielles pour mesurer nos progrès par rapport à notre plan stratégique. Nous nous assurons tout sujet inachevé qui devrait être reporté au trimestre suivant soit toujours approprié et aligné sur notre stratégie, tout en ajustant nos priorités et actions clés pour la prochaine période.

Alors, pourquoi beaucoup d’entre nous n’appliquent-ils la même discipline, mise en place d’actions réfléchies et d’énergie dans nos vies personnelles ?

En fait, nous le pouvons et nous le devons !

Il y a pléthore d’applications web et de livres qui parlent de réaliser vos aspirations et donner du sens dans votre vie. Même si je crois que nous sommes en fin de compte en contrôle de comment nous vivons nos vies, il est utile d’équilibrer cette grande image de nos aspirations avec quelques stratégies pratiques qui sont faciles à mettre en œuvre et aident à faire passer cette belle image dans votre tête en un plan couronné de succès.

“Si vous ne concevez pas votre propre plan de vie, les chances sont grandes que vous tombiez dans le plan de quelqu’un d’autre. Et savez-vous ce qu’ils ont projeté pour vous ? Pas grand chose.” – Jim Rohn

J’ai personnellement constaté qu’il est utile de se servir d’une approche de planification plus formalisée dans laquelle je puisse décomposer mes objectifs à longs termes en buts plus petits, plus réalisables. J’ai un plan stratégique personnel qui expose mes ambitieux grands objectifs et ensuite un plan à 90 jours plus orienté sur l’action et qui résulte de la délinéation de ce sur quoi je dois me concentrer maintenant pour parvenir là où je veux aller.

Il y a une variété de façons de concevoir votre plan personnel à 90 jours

Cela varie pour chacun selon ses préférences personnelles selon que vous préfériez des listes structurées ou un plan plus visuel. Dans les deux cas, vous pouvez appliquer les conseils suivants en développant votre propre plan personnel à 90 jours :

Moins est Plus

Positionnez-vous pour le succès en identifiant des actions spécifiques et réalisables. Vous éroderez votre confiance en vous si votre liste d’actions est trop longue et vous ne pourrez pas les rayer comme faites dans les temps que vous vous allouez.

Soyez réaliste

Ne vous obligez pas à être un superhéros et vouloir tout cocher dans les 4 premières semaines. Étalez vos actions sur un trimestre ! C’est OK si quelques actions doivent être différées ou reportées au trimestre suivant. Mais ne prenez pas l’habitude de reporter des articles sans réfléchir. Exécutez l’action dans la période avec laquelle vous étiez en accord avec vous-même ou éliminez l’action si elle n’est plus appropriée ou alignée sur vos objectifs à long terme.

Vous ne devez pas forcément y aller seul

Pour beaucoup d’entre nous demander de l’aide ne vient pas naturellement. Même s’il est possible d’y parvenir seul, assurez-vous que vous comprenez le compromis en termes de temps, d’argent et d’effort et voyez comment cela s’intègre dans votre plan stratégique personnel.

Je recommande de faire un auto-audit rapide pour identifier :

  • là où vous excellez,
  • là où vous pourriez avoir besoin d’un peu d’aide et
  • ce que vous pouvez déléguer ou externaliser.
Avoir d’un plan ne vous rend pas inflexible

Tandis qu’il est utile de définir où vous voulez aller et ce que vous pouvez faire pour y parvenir, il est important de reconnaître que notre environnement change constamment. Ne soyez pas obtus sur le comment, restez au lieu de cela adaptable et concentrez-vous sur le progrès plutôt que la perfection.

Le focus, le focus, le focus

Apprenez à dire non. Votre temps et énergie sont précieux : protégez-les! Il est facile d’être détourné, mais si vous voulez progresser vers la réalisation de vos buts, apprendre à dire non sera salvateur.

Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM

Consacrez-vous actuellement du temps pour votre planification personnelle ?

La planification personnelle n’est pas une chose sur laquelle j’ai eu l’habitude de me concentrer. Pourtant, quand vous y pensez, cela devrait être une chose facile pour chacun d’entre nous !

Surmontez les 68% de désengagement de vos équipes avec les 5 principes d’engagement de Goldstein ou pourquoi des déneigeuses à Miami ?

21 Déc

Les robots font ce que l’on leur demande, mais les gens ont besoin de se sentir en capacité et en contrôle pour être pleinement engagés.

Overcome 68% Disengagement with Goldstein’s 5 Principles of Engagement

https://leadershipfreak.wordpress.com/2016/10/24/overcome-68-disengagement-with-goldsteins-5-principles-of-engagement/ par Dan Rockwell

Dans les organisations traditionnelles, le management consiste à garder le contrôle, pas à le donner. Pas étonnant que le taux de désengagement avoisine les 70%. (selon Gallup)

5 essentiels pour l’engagement :

  1. Confiance.
  2. Formation.
  3. Outils.
  4. Priorités. Savoir ce qui est important.
  5. Donner le contrôle. Les gens qui font le travail y exercent le plus de contrôle.

(Adapté de : Pourquoi des déneigeuses à Miami ?)

“L’Engagement doit commencer au sommet et il s’écoulera de haut en bas partout dans l’organisation, comme de l’eau.” Steven D. Goldstein

Les 5 Principes de Goldstein pour l’Engagement :

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#1. Yeux neufs

L’inertie est une forme de dégagement. Il est normal de tomber dans des habitudes et des modèles qui aboutissent au dégagement robotique.

  1. Écoutez les nouveaux employés.
  2. Prenez les plaintes des clients au sérieux.
  3. Recrutez des consultants.

#2. Connexion

Vous devez vous engager aux côtés des gens si vous vous attendez à ce qu’ils soient engagés. Les leaders isolés ont des employés désengagés.

Si vous ne retenez pas leurs noms, ne vous attendez pas à de l’engagement.

“Les leaders se connectent en interagissant authentiquement avec les employés, pas en leur donnant des ordres.” Steven D. Goldstein

Allez vers votre humanité, pas votre titre.
  1. Racontez des histoires.
  2. Laissez les gens voir votre personnalité.
  3. Montrez un peu d’émotion.
  4. Éloignez-vous des comportements stéréotypés de petit chef.

#3. Points marquants

Les gens ne peuvent pas pleinement s’engager sur 25 priorités.

Des focus d’attention multiples diluent l’engagement. Établissez deux ou trois points chauds. Choisissez les choses qui vont faire la plus grande différence à cet instant précis.

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#4. Transparence

L’engagement exige d’avoir assez d’information pour prendre sans risque des actions sans avoir à constamment chercher la permission de faire.

  1. Comment communiquez-vous une information opportune, précise et appropriée aux employés ?
  2. Comment communiquez-vous les priorités et les valeurs ?
  3. Comment répondez-vous aux erreurs ?

#5. Rapidité

“Les grandes organisations doivent vraiment voler les règles du jeu utilises dans les start-ups. Les mois, trimestres et années, doivent être remplacés par des heures, jours et semaines.” Goldstein

L’engagement exige l’urgence.

Ce billet résulte de la lecture par Dan Rockwell du livre Why Are There Snowblowers in Miami?: Transform Your Business Using the Five Principles of Engagement  et de sa conversation avec l’auteur Steven D. Goldstein. Steven a une expérience de plus de 35 années comme un cadre de direction dans des sociétés du Fortune 500.

Lequel des 5 Principes de Goldstein trouvez-vous le plus important pour l’engagement ? Pourquoi ?

Quelles autres astuces pourriez-vous suggérer pour accroitre l’engagement ?

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PMI lance une nouvelle série de podcasts

13 Déc

PMI is excited to announce the launch of a brand new podcast series; Projectified with PMI.

Projectified with PMI is a lively series of conversations about hot topics and emerging trends impacting the world of projects including:

  • Innovation
  • Artificial intelligence
  • Career development
  • Digital transformation
  • Persuasive communication
  • Going agile
  • Projects for social good

Listeners will hear from senior and rising project managers, business leaders in Fortune 500 companies as well as startups, best-selling authors, top researchers and a wide range of leading-edge thinkers in and outside the profession.

Connect to the site.

PMI is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

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le management par l’écoute, la discussion et la rencontre chez les chefs de projet

12 Déc

Management By Wandering Around (MBWA): Une méthode qui n’a rien de nouveau et n’a pourtant pas perdu en efficacité dans notre monde hyperconnecté où règnent les relations virtuelles tant au plan professionnel que personnel.

Original article by Kareem Shaker, Dubaï, Émirats Arabes Unis.

Vous ne pouvez pas gérer les gens depuis une tour d’ivoire, vous devez interagir avec votre équipe, parler avec eux tous les jours et faire tomber toute barrière qui pourrait être un élément important de démotivation dans nombre d’organisations. Le management par l’écoute et la rencontre (Management By Wandering Around/MBWA en Anglais) est une technique simple mais efficace pour créer et maintenir un lien solide avec votre équipe. Un lien qui se bâtit sur la confiance mutuelle, la compréhension et l’entente.

MBWA est une des techniques les plus efficaces à pratiquer sur le lieu de travail et  beaucoup de managers l’utilisent pour envoyer le message silencieux “je suis là !” aux membres du personnel. Je suis certain que vous l’avez déjà expérimenté lors de votre carrière professionnelle. Alors que vous étiez assis et totalement absorbé par votre écran, soudainement, vous avez trouvé le grand chef de votre organisation debout à quelques mètres de vous et il vous a demandé “qu’essayez-vous de résoudre ?!

Cela s’appelle le management par l’écoute et la rencontre, cela semble très simple et en fait cela n’exige aucune compétence spécifique. Pourtant, c’est très efficace et c’est l’une des meilleures techniques de motivation que vous puissiez utiliser. En tant que chef de projet qui doit rester en contact avec les gens, vous devez comprendre leurs problèmes et les aider à les résoudre. Dans cet article, je donnerai à quelques façons de commencer à pratiquer le MBWA. L’essayer c’est l’adopter, et vous percevrez certainement la différence. Cet article s’adresse particulièrement aux chefs de projet mais il peut aussi aider tous les managers  à la pratique du MBWA.

Réunions Quotidiennes Debout

C’est un des thèmes principaux de Scrum. Dans le MBWA, cette réunion debout (« stand-up meeting ») n’a pas besoin d’être quotidienne. Ce peut être simplement une réunion rapide pour faire le point avec l’équipe sur les problèmes, progrès, statut, et ainsi de suite. La beauté des réunions debout est ce que cela peut sembler spontané et non prévu. Vous pouvez dire à l’équipe: “faisons la réunion d’aujourd’hui debout, prenons 10 à 15 minutes et parlerons du projet”. Il n’est pas nécessaire d’utiliser Scrum pour avoir une réunion debout. En fait, elle peut éliminer la lassitude vis-à-vis des réunions habituelles où tant de temps est gaspillé. Vous n’êtes pas forcé au formalisme pendant la réunion, utilisez des mots qui motivent et remerciez l’équipe de chacun de leurs petits accomplissements.

Les prendre sur le vif quand ils font quelque chose de bien

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Un des aspect de la technique « The One Minute Manager » développée par Kenneth H. Blanchard est de surprendre les salariés pendant qu’ils font quelque chose de bien pour le projet, même petit, et de les remercier de le faire. Cela motive tous les membres de l’équipe et augmente leur niveau de productivité. Si vous passez devant un membre de l’équipe qui fait quelque chose de bien, remerciez-le et exprimez votre satisfaction de le voir faire les bonnes choses, cela stimule tous les membres de l’équipe à bien travailler et à améliorer les livrables du projet. Donc, ceci améliore l’organisation toute entière.

Présentez les membres « cachés » de l’équipe aux Clients

Il arrive souvent que vos clients ne soient pas conscients de toute l’équipe projet. Ils peuvent interagir avec le leader d’équipe, et à peine connaître les développeurs et les membres des équipes de support. Vous pouvez utiliser la première réunion avec vos clients dans vos locaux pour une visite de l’équipe sur son lieu de travail et leur présenter les membres de l’équipe en expliquant leurs rôles et responsabilités. Ceci est un réel motivateur.

Posez des questions rafraîchissantes

Les questions ne devraient pas forcément être liées au projet. Vous devez socialiser avec l’équipe et mieux connaître leurs centres d’intérêt, passe-temps, familles, soucis, et ainsi de suite, vous pouvez utiliser n’importe laquelle des questions suivantes (remplacer les  mots en italiques):

  • Comment était votre week-end ?
  • Comment est votre moyen de transport pour venir au bureau? Combien de temps cela vous demande-t-il?
  • Avez-vous vu le film d’Avatar ou Milan AC contre Inter Milan ou le show d’Oprah ?
  • Avez-vous lu le dernier livre de Dan Brown ?
  • Avez-vous essayé la version bêta de Microsoft Office 2020 ? (Donnez-leur indirectement des astuces pour stimuler leur connaissance)

Claironnez les Bonnes Nouvelles

Rien ne motive l’équipe comme les bonnes nouvelles. Essayez d’utiliser les bonnes nouvelles même petites pour faire plaisir à l’équipe. Allez dans leurs bureaux et dites haut et fort “Mesdames, Messieurs, j’ai quelques bonnes nouvelles, NOUS …”. N’oubliez pas d’utiliser « NOUS » et abstenez-vous d’utiliser « JE ».

MBWA est une technique puissante à utiliser par l’encadrement, les directeurs, les managers et les chefs de projet.

C’est l’une des caractéristiques du manager qui réussit. Elle doit être nourrie et appliquée savamment, et aussi pratiquée spontanément. Si vous vous n’avez pas envie de l’utiliser, ne vous forcez pas, car utilisée à tort cette approche démotivera les membres de l’équipe et pourrait avoir un effet contre-productif. Vous devez le faire de manière rapide et ne pas passer trop de temps à marcher autour d’eux car vous ne voulez pas leur donner à penser que vous vérifiez ce qu’ils font !

CSP est partenaire de DantotsuPM

Partagez votre Expérience

Si vous utilisez le MBWA et avez d’autres techniques qui marchent bien pour vous, ou si vous avez utilisé des techniques qui n’ont pas fonctionné avec vous, partagez votre expérience, laissez un commentaire!

14 December – Webinar #PMI® – How to increase your influence ?

1 Déc

The ability to influence is one of the essential skills for leaders at all levels.

Shawn Stratton will faciltate this session. He is also a writer.

It’s more art than science, and it can be tough to get your arms around.  But the bottom line is that influence matters.

Influence has countless benefits, and is a particularly valuable asset for career progression.

Influence is power. No matter who you are, where you work, or what your professional goals are, achieving more influence in the workplace is critical for success. Gaining influence on a team can help you work together more effectively. Gaining influence in a supervisory position can make you more respected and appreciated. Gaining influence in a meeting can make your voice more likely to be heard and acknowledged.

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Successful influencing is about making a connection and appealing to the heart as well as the head. It is about identifying personal triggers and adapting your style to others’ to get the best results from the people you are trying to influence.

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This webinar will cover some practical hints to help develop your powers of influencing whether you need a decision from your boss, an “awkward” peer to help you or a client to accept your new prices.

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