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Une approche simple pour les choses que vous vérifiez

20 Juil

Simple approach to the things you check

http://sethgodin.typepad.com/seths_blog/2017/07/simple-approach-to-the-things-you-check.html par Seth Godin

Pour les données, le tableau de bord, les commentaires, les statuts, les « likes », les classements que vous « checkez » régulièrement :

Vérifiez-les deux fois moins souvent que d’habitude et exploitez deux fois plus ce que vous en apprenez.

Dès que vous êtes devenus bon sur ceci, répétez l’équation :

Vérifiez-les deux fois moins souvent que d’habitude et exploitez deux fois plus ce que vous en apprenez.

les assomptions stratégiques sont mères de tous les risques

20 Juin

Assomption: Acte d’assumer, de prendre à son compte un risque avec toutes ses implications.

« Nous posons, en outre, que l’assomption du risque n’est pas une activité productive par elle-même; c’est le risque surmonté, éliminé, qui permet un accroissement des valeurs ajoutées dans la firme et du produit réel dans l’économie nationale. » Perroux

Alors, comment identifier les assomptions stratégiques ? Voici ce que ce billet nous propose.

How to Identify Strategic Assumptions

http://leadingstrategicinitiatives.wordpress.com/2012/04/26/how-to-identify-strategic-assumptions/

L’un des outils les plus importants pour transformer une vision en résultats est de manager les assomptions stratégiques. Les techniques décrites ci-dessous sont faciles à suivre, elles ajoutent de la valeur et peuvent vous aider à lancer votre initiative stratégique.

Les basiques

Les assomptions sont des outils pour la planification et la définition de base de l’assomption (dans le contexte de la planification) est :

Les assomptions sont ces facteurs que l’on considère vrais, réels ou certains dans l’objectif de créer une compréhension partagée du plan.

avis personnel sur les assomptions dans les projets

relisez ce billet

Nous DEVONS faire des suppositions quand nous planifions, en utilisant notre meilleur jugement et les données disponibles. Sinon, ce que nous appelons « le plan » est seulement un désir irrationnel et incohérent.

De plus, nous ne pouvons pas rester dans un mode étude : nous devons accepter le risque que nos hypothèses pourraient être fausses.

Heureusement, si nous suivons deux règles de bon sens nous pouvons éviter les erreurs majeures : 1-documentez toujours les assomptions et 2- validez-les toujours pendant l’exécution.

Exemples d’assomptions stratégiques

Des assomptions stratégiques sont les facteurs critiques qui si invalides, causeraient la mort ou des changements significatifs à l’initiative. Par contraste, comparez-les aux hypothèses utilisées dans les estimations qui sont les facteurs à la base de suppositions de coût, de durée, ou de niveau de ressources.

Voici quatre exemples de suppositions stratégiques :
  1. Nous assumons que le marché répondra favorablement à notre nouveau produit et nous gagnerons 10 % de la part de marché de nos concurrents.
  2. Nous assumons que l’organisation ne sera pas acquise par une autre organisation pendant les 12 mois à venir.
  3. Nous assumons que les ingénieurs de développement peuvent résoudre les problèmes d’intégration et de compatibilité.
  4. Nous assumons qu’il n’y aura aucune nouvelle législation significative ni de changement  règlementaire important dans notre secteur dans les 12 prochains mois.
Qu’est-ce qui les rend stratégiques ?

C’est que, si elles sont invalides, il y aura de bonnes raisons d’annuler l’initiative ou de la rediriger de façon majeure.

Utilisez M.O.T.R. pour identifier les Assomptions Stratégiques

Il s’avère que vous trouverez les suppositions stratégiques dans 4 domaines :

  • M arketing : Décrivez la réponse des clients et du marché
  • O rganisationnel : Décrivez la configuration et la stabilité de l’organisation. Il est difficile de supporter un changement stratégique pendant des réorganisations majeures de l’entreprise.
  • T echnique : Problèmes techniques et défis qui affecteront la conception et la mise en œuvre de la solution.
  • R essources : Disponibilité des capitaux, connaissances, compétences et ressources humaines.

Un exemple concret: Comment un dirigeant a testé son équipe de réalisation

J’étais le conseiller d’un dirigeant qui avait personnellement des doutes sur la capacité de l’équipe de mise en œuvre à penser stratégiquement. Il soupçonnait que les réalisateurs avaient un travers « grand système technique » qui les amènerait à la conception d’une solution qui serait inadéquate pour répondre au besoin.

Pendant une « réunion stratégique de préparation à la mise en œuvre » qui  impliquait l’équipe et lui-même, nous avons demandé à l’équipe de préparer des questions pour le dirigeant. Ils ont totalement échoué à penser stratégiquement et se sont reposés sur des assomptions usuelles.  En fait, ils faisaient plusieurs hypothèses erronées:

  • L’équipe n’a jamais questionné le climat politique, ses membres ont seulement questionné les dates de livraison.
  • L’équipe n’a jamais posé de question sur le désir éventuel de pénétrer une niche inexploitée du marché. Les membres ont assumé qu’ils allaient résoudre un problème pour la partie mâture de leur business.

Ce dirigeant a engagé l’équipe à penser plus stratégiquement. J’ai aussi vu des situations où l’équipe est devenue la cible des critiques en raison de leurs mauvaises assomptions.

Un défi majeur de leadership

Les personnels techniques ont été formés pour trouver et appliquer « les bonnes formules ». Cette formation et cet état d’esprit fonctionnent bien dans des domaines qui sont bien délimités. Elle ne marche pas aussi efficacement dans des domaines stratégiques.

Ils font l’erreur de faire des assomptions plutôt que de poser des questions.
Souvent ces hypothèses de travail sont invalides et amènent à de mauvaises solutions et causent des gaspillages de ressources.

Le leader d’une initiative stratégique doit assumer le rôle de responsable de la formation.  Cela signifie être curieux, se méfier des erreurs et poser davantage et de meilleures questions.

Et vous, comment identifiez-vous et managez-vous les assomptions stratégiques sur vos projets ? Quelles sont vos bonnes pratiques ?

CSP est partenaire de DantotsuPM

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3 questions pour grandement améliorer l’efficacité de vos réunions quotidiennes ou « daily stand-up meeting »

15 Juin

3 Questions of Effective Daily Meetings

http://www.gilzilberfeld.com/2015/04/3-questions-of-effective-daily-meetings.html par Gil Zilberfeld

Vos réunions quotidiennes sont-elles efficaces ?

Quand vous demandez aux gens ce qu’ils attendent des réunions quotidiennes, la réponse est qu’elles soient courtes. Ou plus courtes.

Ces réponses proviennent d’habitude de personnes qui souffrent de longues réunions et plus généralement du grand nombre de réunions. Elles veulent juste se mettre au travail. Cependant, se concentrer sur la durée de la réunion quotidienne, relève de l’efficience, plutôt que de l’efficacité.

Une façon de rendre la réunion plus courte est de commencer à l’heure et d’être préparé. Le statut devrait toujours être à jour au tableau et surtout avant  le début de la rencontre. Les gens qui mettent à jour le statut pendant la réunion, gaspillent le temps de l’équipe toute entière. Mettre à jour le tableau avant la rencontre, c’est faire preuve de civisme et de respect.

Les réunions courtes sont certainement meilleures que les longues. Mais atteignent-elles leur objectif ?

L’objectif d’une réunion quotidienne est …

…certainement pas d’obtenir un statut d’avancement de chacun. Exactement, ce n’est pas une réunion de statut. Et dans la plupart des cas, je ne me soucie pas ce que vous avez fait depuis la dernière réunion. Si vous avez fait quelque chose, un bon point pour vous. Le tableau devrait l’indiquer.

Comme les réunions de planification de version, ou de planification de sprint, la réunion quotidienne est une chance de re-planifier. Réunissons toute l’information que nous avons rassemblé depuis dernière fois et voyons :

  • Quelque chose a-t-il changé dans les priorités ? Peut-être nous devrions travailler sur quelque chose d’autre qui est devenu plus important ?
  • Une tâche est-elle bloquée ? Devrions-nous faire quelque chose ? Aider la personne bloquée ? Ou suspendre cette activité ?
  • Avons-nous voulu en prendre plus que nous ne pouvons en réaliser ? Investissons peut-être dans davantage de recherche, ou faisons une expérience, au lieu de ce que nous avions initialement projeté de faire.
  • Une tâche est-elle indiquée comme en court depuis trop longtemps ? Peut-être au lieu de la négliger, devrions-nous prendre la décision de la parquer.
  • Sommes-nous dans les temps ? Peut-être nous devrions enlever ou ajouter des articles à notre arriéré en fonction de notre allure.

Avec NQI, Partenaire de DantotsuPM

La re-planification nécessite des décisions basée sur l’information que nous avons et l’étude que nous avons faite. Pour la faire efficacement, nous avons besoin de toute l’information actuelle à notre disposition (qui inclut les mises à jour sur le tableau). Puis, nous posons les questions, mais pas celles qui n’ajoutent pas de valeur.

Voici les vraies questions auxquelles nous devrions répondre lors de la réunion quotidienne :

  1. Qu’ai-je appris depuis la dernière réunion ?
  2. Que pouvons-nous faire avec cette information ?
  3. Comment puis-je aider ?

Obtenez l’information, re-planifiez et exécutez.

Voilà qui est efficace.

CertYou est partenaire de DantotsuPM

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7 habitudes de calme pour contrôler votre réponse aux choses qui vous arrivent selon Leo Babauta de zen habits

14 Juin

The 7 Habits of Calmness http://zenhabits.net/calm/ par Leo Babauta

Livre en français sur Amazon

J’en suis venu à croire que le stress élevé, l’anxiété constante sur des tâches, le travail et la vie courante, l’anxiété sociale… font tous partie du mode de vie moderne.

La plupart des personnes ne ressentent pas un seul sentiment de paix, de calme, de sérénité, à travers toute leur journée.

Je dois admettre que je fais parfois de même, mais j’ai appris quelques trucs qui m’ont aidé à créer un sentiment de calme beaucoup plus souvent que jamais auparavant.

C’est une série d’habitudes qui se sont développées au fil de ces dernières années. Je n’y suis pas parfait, mais je les pratique vraiment et elles me sont toujours utiles.

Ce sont des habitudes, pas un changement unitaire dans mon environnement ou mode de travail. Changer votre environnement est excellent, mais très souvent vous ne pouvez pas contrôler les choses qui vous arrivent et vous ne pouvez certainement pas contrôler comment les autres personnes agissent. La seule chose que vous pouvez contrôler est votre réponse – et cette réponse est importante. Vous pouvez répondre à un même événement avec de l’anxiété ou de la colère, ou vous pouvez y répondre par la paix et le calme.

Comprenons comment.

Les Habitudes de Calme – Voici les habitudes à développer qui vous aideront à développer le calme

1. Instaurez un rituel calme du matin.

Young woman silhouette practicing yoga on the sea beach at sunset

Beaucoup de personnes démarrent leur matinée dans l’urgence, et commencent leur journée dans un rush stressant. Je me réveille un peu plus tôt (vers 5h00 en cette période, quoique cela change) et je commence par un peu de méditation, puis quelques poses de yoga. Je commence ensuite à écrire, avant de laisser entrer le bruit. L’exercice physique est une autre composante de ma routine matinale. Vous ne devez pas nécessairement faire ces mêmes choses, mais parvenez à trouver le calme du matin et à en profiter.

2. Apprenez à observer votre réponse.

Quand quelque chose de stressant survient, quelle est votre réponse ? Certaines personnes sautent dans l’action, et si la situation stressante est une autre personne, parfois l’action peut être néfaste. D’autres se mettent en colère, ou se sentent débordés. D’autres encore commencent à s’auto-plaindre et aimeraient que les choses soient différentes. Pourquoi les autres personnes ne peuvent-elle pas mieux se comporter ? Observez votre réponse : c’est une habitude importante.

3. Ne prenez pas les choses personnellement.

Plusieurs fois votre réponse (que vous avez observée et notée dans l’habitude 2) est de prendre les choses personnellement. Si quelqu’un fait quelque chose que nous n’apprécions pas, nous avons souvent tendance à l’interpréter comme un affront personnel. Nos enfants ne rangent pas leurs chambres ? Ils nous défient ! Notre conjoint ne montre pas d’affection aujourd’hui ? Il/elle ne doit pas se soucier de nous autant qu’il/elle le devrait ! Quelqu’un agit cavalièrement au travail ? Comment peuvent-ils nous traiter de cette façon ?! Certaines personnes en viennent même à penser que l’univers s’est ligué contre elles. Mais la vérité est : Ce n’est pas personnel. Le problème réside avec l’autre personne avec laquelle vous traitez. Elle fait du mieux qu’elle le peut. Vous pouvez apprendre à ne pas interpréter des événements comme un affront personnel et les voir plutôt comme un événement externe non-personnel (comme la chute d’une feuille, un oiseau qui passe en volant) auxquels vous pouvez soit répondre sans stress, soit me pas répondre du tout.

4. Soyez reconnaissant.

Pour sûr, des tas de gens parle de gratitude… mais combien de fois l’appliquons-nous aux événements de notre journée ? Les choses se passent mal au travail, ou notre patron est en colère, ou nos collaborateurs sont grossiers, ou nos enfants se conduisent mal, ou quelqu’un ne nous aime pas comme nous le voudrions… Ceci doit-il générer colère/anxiété/tristesse, ou pouvons-nous en être reconnaissants ? Laissez tomber vos griefs et trouvez une façon d’être reconnaissant, peu importe laquelle. Et ensuite, souriez. Cette habitude inaltérable peut changer votre vie.

5. Créez des habitudes qui se chargent du stress.

Souvent, quand nous sommes face au stress, nous avons des réponses malsaines : nous mettre en colère, nous sentir dépassé et en retrait, mal nous alimenter, boire de l’alcool, dépenser ou acheter compulsivement des choses, aller sur des sites qui nous font perdre notre temps, procrastiner, etc. Au lieu de cela, nous avons besoin de façons saines de faire face au stress qui viendra inévitablement. Quand vous remarquez du stress, observez soigneusement comment vous y faites face et remplacez ensuite toutes vos habitudes malsaines par de plus saines. Des habitudes saines pour faire face au stress incluent : Boire du thé, faire de l’exercice, du yoga, de la méditation, masser votre nuque et vos épaules, aller faire une promenade, boire de l’eau, parler avec quelqu’un dont vous vous souciez.

6. Faites une tâche à la fois.

J’ai écrit de nombreux billets dans le passé sur monotâche versus multitâche, et je pense les gens multi-tâchent maintenant plus que jamais. Les gens envoient un SMS dans le train, en marchant, en conduisant. Ils tweetent et postent sur Facebook et Instagram, ils envoient des courriers électroniques et lisent des blogs et des nouvelles, ils observent des vidéos en faisant d’autres choses, ils regardent la télévision en mangeant, ils planifient leur journée en faisant les tâches ménagères.

de nombreuses responsabilitésCeci est un excellent moyen de causer un niveau d’anxiété qui se retranscrit dans tout que vous faites, parce que vous êtes toujours inquiets : Vous devriez faire plus, faire quelque chose d’autre. Et si, au lieu de cela, vous faisiez juste une chose à la fois et appreniez à penser que vous ne devriez pas faire autre chose ? Cela demande de la pratique : Seulement manger. Seulement laver son bol. Juste se promener. Parler à seulement une personne. Lire un article ou un livre, uniquement, sans s’interrompre. Simplement écrire. Traiter uniquement votre courrier électronique, message par message, jusqu’à ce que votre boîte d’arrivée soit vide. Vous apprendrez qu’il y a de la paix dans le fait de faire une seule chose et de lâcher de tout le reste.

7. Réduisez le bruit.

Nos vies sont emplies de toutes les sortes de bruit: désordre visuel, notifications, médias sociaux, nouvelles, toutes ces choses que nous devons lire. Et sincèrement, rien de cela n’est nécessaire.

Réduisez toutes ces choses et plus et créez un certain espace, un certain calme, dans votre vie.

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Est-ce que cela en vaut vraiment la peine ?

8 Juin

Seth Godin

J’apprécie toujours les billets de Seth Godin. Ils sont à la fois provocants et pleins d’intelligence, de bon sens et de malice. En bref, ils donnent matière à réflexion !

Celui-ci est justement dans la ligne de pensée du blog DantotsuPM. Il y parle en effet de la recherche de l’excellence afin de constamment dépasser les attentes de ses clients et en faire ainsi de vrais fans et ambassadeurs de vos produits et services. De les engager dans votre tribu comme le dirait Seth. Celle de DantotsuPM est la tribu des chefs de projets qui cherchent en permanence à s’améliorer.

Hardly worth the effort (version originale)

Dans la plupart des domaines, il y a une quantité monstrueuse de travail mise dans les dix derniers pour cent de qualité.

Amener votre score de golf de 77 à 70 est bien plus difficile que de l’amener de 120 à 113 ou même de 84 à 77.

Pas plus de choses mais mieux, avec plus de qualité dans tout ce que vous réalisez.

Répondre au téléphone à la première sonnerie coûte deux fois plus cher que de le laisser entrer dans une file d’attente.

Faire des pâtisseries comme un  excellent restaurant demande énormément plus de travail que de faire des gâteaux au chocolat à la maison.

Concevoir la présentation d’une page web ou d’une brochure qui ressemble à celle d’un pro demande environ dix fois autant de travail que d’utiliser simplement les modèles gratuits incorporés dans Microsoft, et le message est presque identique…

Sauf qu’il ne l’est pas. Bien sûr que non. Le message n’est pas identique.

Les dix derniers pour cent sont le signal que nous recherchons, la manière dont nous communiquons le soin, l’expertise et le professionnalisme.

Si tout que vous faites est de niveau standard, tout ce que vous allez obtenir est une rétribution standard. La partie difficile est dans les dix derniers pour cent bien sûr, voire même le tout dernier pour cent, et c’est la partie difficile parce que tout le monde est déjà occupé à faire la partie facile.

Le secret est de rechercher le travail dont la plupart des personnes pensent qu’il ne sera pas valorisé en rapport de l’effort. C’est pour cela que vous êtes payé.

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20 Juin – Webinaire #PMI® France – le Bioteaming au service de la gestion de projet Agile

5 Juin

Lorsque l’équipe de projet a des ailes, elle peut prendre son envol !

La région globale du PMI France rassemble tous les membres PMI® au-delà de la métropole et des frontières.

Ce webinaire organisé par la région Globale du PMI France (à 14:00 heure française) nous propose d’explorer ensemble la complémentarité entre les valeurs, principes et techniques du management Agile et le Bioteaming.

Le Bioteaming, développé par Ken Thompson, est un modèle de gestion d’équipe qui s’inspire des stratégies collaboratives développées et utilisées par les autres espèces animales au cours de leur évolution.

The Bioteaming Manifesto

A la suite de cette conférence animée par Claude Emond, MEng, MBA, PMP et Charlotte Goudreault, MBA, Maître praticienne en PNLvous serez en mesure de :

  1. caractéristiques d’une organisation Agile

    comprendre et tirer avantage des similitudes entre les stratégies comportementales utilisées dans le Bioteaming et les principes et meilleures pratiques de la gestion de projet Agile

  2. mesurer le niveau de «bioteaming» de vos équipes de projet et de votre organisation à partir d’outils développés par Ken Tompson accessibles gratuitement en ligne
  3. améliorer la performance de vos équipes de projet en appliquant des stratégies collaboratives gagnantes qu’on retrouve dans la nature.

Inscriptions

PMI is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

Avec NQI, Partenaire de DantotsuPM

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15 vérités pas si évidentes sur les compétences relationnelles: les connaissez-vous? qu’ajouteriez-vous?

1 Juin

Vérités sur les compétences relationnelles : Utilisez ces 15 que tout le monde devrait connaitre !

Use 15 Not So Obvious People Skills Truths

http://katenasser.com/use-15-not-so-obvious-people-skills-truths  par Kate Nasser

Les personnes non intuitives et de nombreux professionnels techniques disent que maitriser les aspects pas si évidents des interactions avec les personnes (« soft skills » ou compétences relationnelles) est un grand défi et souvent prise de tête.

certaines relations peuvent être particulièrement frustrantes !

Quelles vérités sur les compétences ces personnes doivent-elles apprendre et utiliser ?

Cessez de vous creuser la tête. Si vous souhaitez bien vous connecter avec d’autres personnes, vous pouvez y parvenir en utilisant les 15 vérités suivantes. Et, si vous n’êtes pas certains de pourquoi cela est important, prenez en compte que les compétences relationnelles ont un impact sur la confiance et les relations dans le travail comme dans la vie courante. Toutes impactent ce que vous pouvez faire avec d’autres : atteindre des résultats.

1. Les gens ne peuvent pas voir vos intentions.

Donc, ils les déduisent de vos paroles et du ton de votre voix. Faites clairement état de vos intentions pour minimiser toute confusion.

2. Tout ce que vous dites impactent les autres sur un plan émotionnel.

Même si vous vous limitez à énoncer des faits, votre message laisse une marque sur la personne. Considérez le cas d’un docteur qui dirait à un patient « Vous avez un cancer » et quitterait ensuite la chambre. Le manque d’empathie inflige une douleur supplémentaire. Beaucoup de scientifiques agissent selon la devise « plus de science pour moins de peur. » Ils prennent par erreur les besoins émotionnels de l’homme comme de la peur. Ils aussi croient, là aussi par erreur, que tout le monde adhère à leur devise. Vous pouvez faire de la science et adresser en même temps les besoins humains.

3. Suivre l’étiquette est un point de départ pour la connexion avec les autres.

Les règles de savoir-vivre sont plus souples aujourd’hui que par le passé, pourtant elle constituent toujours une base puissante sur laquelle s’appuyer avec de nouvelles personnes.

4. Demandez aux gens comment ils se sentent et ce qu’ils pensent.

Ne leur dites pas « je suis sûr que vous ressentez… », cette approche serait perçue comme  arrogante et présomptueuse.

5. Adressez-vous aux personnes par leurs noms

Au minimum mentionnez leur prénom ou leur titre. Ceci réduit les tensions et facilite la communication. Dans certaines situations, utilisez aussi Monsieur ou Madame.

6. Votre poignée de main est votre CV silencieux.

Rendez-la excellente. Si quelqu’un vous tend la main, accordez-leur plus que les bouts de vos doigts. Une poignée de main du bout des doigts dit à l’autre personne « Je ne vous aime pas trop, je n’ai pas confiance en vous ». Serrez la main entièrement jusqu’à l’articulation du pouce, de haut en bas et avec un contact visuel.

7. Les mots peuvent guérir comme blesser.

Pour réussir, créez des ponts relationnels avec vos paroles et le ton de votre voix, pas des blessures. Parlez vrai, avec tact et souci de l’autre. Le manque de tact brûle pour toujours.

8. Le sarcasme est souvent mal compris, particulièrement en des temps difficiles.

Avec ceux que vous ne connaissez pas bien, éliminez tout sarcasme. Laissez-le aux humoristes. Avec ceux que vous connaissez bien, ne le dirigez pas sur eux. Cela est souvent perçu comme une attaque.

NQI est Partenaire de DantotsuPM

9. De bonnes questions révèlent des possibilités de connexion, de résultats et de succès.

Posez des questions ouvertes pour apprendre; fermées pour confirmer. Les gens qui réussissent bien avec les autres, posent des questions plus ouvertes et sont ainsi vus comme plus ouverts que fermés.

10. Utilisez des mots précis au lieu de mots faibles.

Par exemple, principalement est un mot précis alors que juste et seulement sont des mots faibles. « Êtes-vous juste concerné par les délais ? » peut sembler condescendant, minimaliste et dédaigneux. « Êtes-vous principalement concernés par les délais ? » peut alimenter une discussion de valeur. « Quelles sont vos préoccupations principales ? » est encore mieux parce que c’est plus ouvert et cela permet d’engager une discussion ouverte.

11. Une bonne écoute est une question d’équilibre.

Trop de silence ou trop de paroles peuvent être ennuyeux. Le premier est perçu comme manipulateur, le second égocentrique.

au secours12. Demandez à la permission d’apporter votre aide avant de donner des conseils.

Sinon, vous pouvez donner l’impression d’être intrusif et condescendant.

13. Si quelqu’un pense que vous l’avez flatté par vos paroles ou actions, ne dites pas que vous n’en aviez pas l’intention !

Ceci n’est pas le moment de donner des détails. C’est le bon moment pour dire simplement « je vous en prie ».

14. Un « je vous l’avais bien dit » restera pour toujours.

Même si vous n’utilisez pas ces mots, le message reste gravé à votre encontre. Les gens éviteront d’interagir avec vous pour s’épargner la douleur émotionnelle de votre attitude « je-sais-tout ». Célébrez votre clairvoyance en silence. Utilisez la vérité de la compétence relationnelle.

15. L’authenticité et l’adaptation ne sont pas des comportements contradictoires.

La tendance est aujourd’hui à « Soyez authentique ! ». Bien sûr, tant que vous vous adaptez aux autres dans vos interactions. Le manque de prise en compte des autres donne l’impression d’être rustre et vous colle une étiquette d’égoïste égocentrique.

Qu’est-ce qui vous empêche d’utiliser ces 15 vérités? Désirs et résultats, purs et simples. Le manque de désir interdira votre progression.

Qu’ajouteriez-vous à cette liste ?

3 questions anti-gaspi de notre temps !

23 Mai

Le test « ceci mérite-t-il mon temps ? »

The Worth-Your-Time Test par Peter Bregman

Nate Eisman a récemment commencé à travailler pour un grand cabinet de conseil après de nombreuses années en tant que consultant indépendant. Il m’a appelé il y a quelques jours pour un conseil. « Je gaspille un temps énorme » s’est-il plaint auprès de moi, « je passe de réunion en réunion toute la journée. La seule manière de parvenir à faire tout le vrai travail est d’arriver extrêmement tôt et de rester extrêmement tard ».

Nate était passé d’une organisation d’une personne à une organisation de plusieurs milliers et il se noyait dans une collaboration chronophage. Il n’est pas le seul.

J’ai récemment examiné les 400 premiers leaders d’une société de 120000 personnes et j’ai constaté que près de 95 % d’entre eux (380 sur 400)  indiquaient 3 choses qui gaspillaient le plus leur temps:

  1. réunions inutiles,
  2. courriers électroniques sans importance et
  3. présentations à rallonge.

Travailler avec des personnes prend du temps. Et des personnes différentes ont des priorités différentes. Donc, une personne peut très bien avoir besoin de votre perspective sur une question importante pour elle, mais qui ne l’est pas pour vous. Néanmoins, si c’est un collègue, il est important de l’aider. Et souvent nous voulons aider.

D’autre part, nous avons tous ressenti la douleur de Nate. La question est : comment pouvons-nous passer notre temps là où nous apportons le plus de valeur et lâcher le reste ?

Nous avons besoin d’une manière d’identifier rapidement et avec assurance nos engagements superflus pour pouvoir les réduire. Il faut savoir à coup sûr si nous devons traiter quelque chose ou l’éviter. Il nous faut apprendre à gérer notre propre désir d’être toujours disponible.

Je propose un petit test que chaque demande de votre temps et efforts devrait passer avant que vous ne donniez votre accord sur quoi que ce soit.

Quand quelqu’un vient vers vous avec une requête, posez-vous trois questions :

1. Suis-je la bonne personne ?

2. Est-ce le bon moment ?

3. Ai-je suffisamment d’information ?

Si la requête ne passe pas le test et si la réponse à au moins l’une de ces questions est « Non »,  ne l’acceptez pas.

Passez-la à quelqu’un d’autre (la bonne personne), planifiez-la pour une autre fois (le bon moment), ou attendez d’avoir les informations dont vous avez besoin (que vous ou quelqu’un d’autre devra obtenir).

Il existe de nombreuses façons d’éviter d’être interrompu au bureau comme pendant vos congés. Mais parfois, il est impossible ou inopportun de vous emmurer totalement. Par exemple, si votre patron est la personne qui vient vous interrompre. Ou si vous êtes en vacances et qu’un client critique vous contacte avec une question sensible et absolument cruciale ?

Ces trois questions offrent une façon claire, facile et cohérente de savoir que répondre. Ainsi, nous résistons à la tentation de répondre positivement et sans réfléchir à toutes les demandes.

Si votre boss vous demande de faire quelque chose et que sa requête ne passe pas le test, il est non seulement bien mais de plus utile de résister ou de rediriger cette demande afin que le travail soit réalisé efficacement. Il n’est jamais utile que vous, votre patron, ou votre organisation gaspilliez votre temps sur la mauvaise tâche.

C’est là toute l’ironie : Nous essayons d’être disponibles parce que nous voulons être utiles. Et pourtant, être écrasés par des tâches, particulièrement celles que nous considérons comme une perte de temps, est exactement ce qui nous rendra inutiles.

CSP est partenaire de DantotsuPM

Quand nous recevons une demande de réunion qui ne passe pas le test, nous devons la refuser.

Quand nous sommes en copie d’un courrier électronique qui ne passe pas le test, nous devons demander à l’expéditeur de nous enlever de la liste de distribution avant d’être pris dans des rafales de messages de type « répondre à tous ».

Et une présentation de cinquante pages doit passer le test avant que nous ne la lisions. Et même alors, elle mérite un courrier électronique demandant de préciser quelles sont les pages critiques à revoir.

chaise videQuelques semaines après le partage de ces trois questions avec Nate, je l’ai appelé à son bureau peu près 18 heures pour voir comment il allait. Je suppose qu’il allait bien parce qu’il n’a pas décroché : Il était déjà rentré à la maison !

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Droits et devoirs de l’orateur envers son public

22 Mai

A Speaker’s — and Audience’s — Bill of Rights

http://publicwords.com/2016/04/14/a-speakers-and-audiences-bill-of-rights/ par Amy Cuddy

Nous n’avons pas de déclaration des droits de l’homme pour l’orateur, ni le public. Mais un jour dernier, après avoir été témoin d’un discours qui s’est mal passé et d’un public irrité, et ceci malgré de bonnes intentions des deux côtés, j’ai décidé de rectifier cette lacune.

Cette semaine j’offre ces droits et devoirs comme une façon d’adresser les deux côtés du problème.

Soyez aussi intéressé par le public qu’ils le sont par vous.

Trop d’orateurs pensent à leur travail juste comme entrer sur scène, délivrer leur speech et sortir par la porte de derrière, argent en poche. Je pense que davantage est exigé. Je pense que, comme on attend du public qu’il prête une attention courtoise à l’intervenant, celui-ci doit aussi être authentiquement intéressé par l’auditoire. Et les spectateurs savent quand un orateur est authentique et quand il/elle simule.

Soyez respectueux de l’attention du public et de son niveau de connaissance.

Avec l’intérêt devrait venir le respect. L’orateur ne devrait pas gaspiller le temps du public et il/elle ne devrait pas ignorer les faibles ou importantes connaissances de l’auditoire. Si le public est intéressé par l’expertise de l’intervenant, il/elle devrait prendre le temps de former le public peu importe combien la tâche semble basique.

Ne pinaillez pas.

Un speaker ne devrait pas essayer d’impressionner ou diminuer un public par une précision excessive de connaissance. La base de son expertise devrait être la passion et la connaissance profonde qu’elle apporte au sujet, pas sur des points insignifiants. Focalisez-vous sur les questions importantes et donnez en exemple ce à quoi l’expertise devrait ressembler.

Soyez ouvert, responsable et ne vous mettez pas sur la défensive.

Quand vous atteignez les limites de votre connaissance, soyez honnête. Votre travail d’orateur n’est pas de vous mettre en avant, mais de rayonner par votre honnêteté et vos accomplissements, ni plus, ni moins. « Je ne sais pas, et ceci n’est-il pas intéressant ? » est une réponse utile à une question d’un membre du public, parce qu’elle montre les limites de connaissance d’expert sur le sujet.

Choisissez votre réponse émotionnelle : soyez stratégique, pas réactif.

Certaines choses et personnes appuient sur nos points sensibles et nous nous mettons en colère. C’est humain, mais ce n’est pas la bonne réponse pour un speaker. Vous tenez la scène, la position élevée, et tant que vous y êtes, vous devez élever votre jeu en conséquence. Ne perdez pas votre contrôle, parce que votre position élevée peut faire paraitre votre réponse plus énorme et plus menaçante.

Concentrez-vous le positif, la solution, les points communs.

En tant qu’orateur, c’est votre travail au final d’apporter des réponses, pas seulement d’indiquer où sont les problèmes. Ceci est l’endroit où les politiciens échouent le plus souvent. Il est beaucoup plus facile de dire ce qui va mal dans le pays aujourd’hui que de trouver une solution et indiquer la voie vers une nouvelle destination que tout le monde pourra apprécier. Mais c’est justement le travail.

Appréciez les efforts, ne critiquez pas le résultat.

Quand un public vous questionne ou répond à vos questions, ou à vos demandes, rappelez-vous que vous avez eu des années pour réfléchir à votre sujet et le public en entend parler pour la première fois. Alors, soyez patient avec eux et ce qu’ils vous offrent en retour. Les premières pas sont les plus grands, ils l’étaient quand vous les avez faits, vous en souvenez-vous ?

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3 techniques pour éviter que des retardataires ne viennent mettre à mal l’efficacité de votre réunion

9 Mai

Don’t let latecomers ruin your meeting sur la Harvard Business Review

Guide de HBRPeu importe à quel point vous avez travaillé pour bien préparer votre réunion, certaines choses peuvent mal tourner.

Une des perturbations plus communes concerne l’arrivée en retard de certains participants.

Si une ou plusieurs personnes se présentent en retard, essayez ces trois techniques:

#1 – Ne récapitulez pas !

Résistez à la tentation de faire un résumé de rattrapage au retardataire. Continuez à avancer. Vous pouvez lui donner un récapitulatif après (dans les minutes de la réunion ou en aparté). Lui donner cette opportunité de  rattrapage l’ « encourage » à reproduire cette attitude en ne le pénalisant pas. Par contre, un tel résumé prend du temps et lèse tous les participants qui étaient à l’heure !

#2 – Donnez un travail préparatoire.

Si vous pressentez que quelqu’un pourrait être en retard, donnez-lui quelque chose à partager pendant la réunion. S’il a un travail préparatoire à réaliser, il y a plus de chances qu’il soit ponctuel.

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#3 – Amenez-le par la main.

Aidez physiquement le retardataire chronique à arriver à l’heure à la réunion. Arrêtez-vous à son bureau un peu avant l’heure indiquée et demandez-lui si vous pouvez y aller ensemble. Si la réunion est à distance, envoyez-lui un message instantané 10 minutes avant la réunion puis 5 minutes avant avec les informations de connexion.

Adapté du Guide to Making Every Meeting Matter.

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