La formule de productivité 5×50 de Chris Cook

The 5×50 Productivity Formula

http://blog.projectconnections.com/project_practitioners/2018/03/the-5×50-productivity-formula.html par Chris Cook

Livre sur Amazon

Les chefs de projet cherchent toujours des façons d’être plus productifs et de produire plus avec moins. Les ressources, y compris le temps et l’argent, sont rares et même limitées. Personne sur cette planète n’obtient plus de 24 heures par journée. Des milliardaires aux cadres intermédiaires, aux travailleurs qui œuvrent sur le terrain, chacun reçoit le même quota de temps.

Depuis l’introduction des smartphones, gaspiller son temps n’a jamais été plus facile. Vous avez le monde à votre portée. Les applications sont conçues pour vous distraire sur des choses en dehors de votre contrôle. Qui est avec qui à Hollywood ? Que vient de dire le président? Quand le bébé d’untel et unetelle naitra-t-il ?

Toutes ces questions nous distraient du but. En répondant à n’importe laquelle de ces questions, avez-vous fait avancer le projet ou avez-vous cliqué sur un autre lien qui vous a emmené encore plus loin ?

Une distraction dans ma boîte de réception de courriers électroniques correspond aux nombreux abonnements par email à divers sites Web. Les titres attirent mon regard et je clique sans même y réfléchir. Dans l’un de ces cas, j’ai croisé par hasard cette formule de productivité développée par la High Performance Academy. Brendon Burchard est un des leaders de cette académie.

Sa vidéo, intitulée 5 Habitudes de 50 minutes pour devenir 30 % plus productifs (et énergisées), présente la formule de productivité suivante: Il y a cinq habitudes que l’on peut mettre en place chaque jour pendant 50 minutes chacune et qui augmenteront votre productivité de 30 %. Autrement dit, vous pouvez produire 40 heures de travail productif en seulement 31 heures. Soit une économie d’un jour entier de votre temps par semaine !

CSP est partenaire de DantotsuPM

1. Augmentez votre sommeil de 50 minutes par nuit.

Demandez-vous, “Comment puis-je obtenir 50 minutes de sommeil de plus ?” Et pensez à comment vous dépensez ces 50 minutes maintenant. Lisez-vous indéfiniment des nouvelles sur internet ou sur les médias sociaux ? Observez-vous de stupides programmes de télévision pour vous détendre ? Ces activités vous tiennent non seulement éveillé pour des raisons inutiles, mais impactent aussi le sommeil que finissez par obtenir.

Pour mettre en œuvre cette habitude, développez une routine avant d’aller au lit. Normalement je déteste la routine car elle peut transformer les personnes en robots, mais dans ce cas, la routine est avantageuse. Un aspect important de cette routine est aucun écran une heure avant d’aller se coucher. En même temps, baissez la lumière dans la pièce où vous décidez de vous détendre.

J’entends tout le temps comment les gens fonctionnent avec seulement quatre à cinq heures de sommeil. Il semble ces personnes l’affichent comme une médaille d’honneur. Ce manque de sommeil me stupéfie chaque fois. Bien qu’il soit possible de survivre sur si peu de sommeil, prospérer sur un manque de sommeil est difficile.

2. 50 minutes chaque matin d’étirements et de stratégie

Quelle est la première chose que vous faites quand vous vous réveillez ? Vérifier votre téléphone pour l’email ou les appels manqués ? Démarrer votre ordinateur portable pour finir une présentation à donner plus tard aujourd’hui ? Vérifier votre boite à lettre ou les médias sociaux, c’est démarrer votre jour en mode réactif par rapport à ce que veulent d’autres personnes. Bien que ces activités puissent sembler productives, une meilleure approche est de se réveiller, de boire de l’eau, d’exécuter une activité physique (c’est-à-dire, des étirements, du jogging, une séance d’échauffements) et de définir sa stratégie pour la journée qui commence.

Pendant les 20 premières minutes, faites circuler votre sang. Cette activité peut être quoi que ce soit. Utilisez votre imagination. Tandis que votre cœur pompe votre sang, assurez-vous de boire de l’eau. Maintenez le corps et l’esprit engagés.

Après 20 minutes à élever votre rythme cardiaque, commencez votre session de stratégie. Burchard recommande de noter quels projets vous avez en cours et quelles tâches vous devez exécuter pour les faire avancer. Ensuite, il suggère de lister les personnes avec lesquelles vous devez entrer en contact en deux catégories : celles que vous devez contacter aujourd’hui et celles dont vous attendez une réponse.

La session finale sur la stratégie tourne autour de vos priorités. Répondez à la question : “que doit-il arriver aujourd’hui si je veux avancer ma vie ?” La liste devrait comporter trois à cinq éléments. Réduisez toute liste qui serait plus longue.

Si une activité ou personne n’apparait sur aucune des trois listes, considérez-la comme une distraction.

3. Des blocs de 50 minutes de temps.

Ces blocs de 50 minutes de temps sont ininterrompus. Aucun email, appel téléphonique, SMS, surf sur internet, et cetera. Le seul focus est la tâche à faire maintenant. Si vous devez écrire une proposition d’offre, vous dépensez 50 minutes à rédiger cette proposition. Si vous deviez répondre aux emails, dépensez 50 minutes à répondre aux emails.

Ces blocs de temps doivent être utilisés pour créer, faire le travail, ou faire progresser ses idées.

Mettez 100 % de votre effort sur cette tâche.

En planifiant ces blocs de temps, positionnez-en au moins 3 par jour. Beaucoup de managers de projet ont des réunions auxquelles assister, probablement toute la journée et ces grosses périodes de 50 minutes de temps ne sont tout simplement pas disponibles. C’est OK. L’idée est de se concentrer sur l’importance de celles-ci et les prévoir autant de fois que possible.

4. Toutes les 50 minutes, arrêtez ce que vous faites et bougez.

Une fois que le bloc 50 minutes de temps est terminé, levez-vous, marchez, buvez de l’eau… De nouveau, vous voulez faire circuler votre sang. Pour certains, cela peut être une brève période pour prendre une tasse de café. Pour d’autres, une promenade rapide autour du bureau ou du parking suffira. Indépendamment de l’activité, cela doit vous tenir actif et éloigné de la tâche en cours.

respirez, allez faire le tour du bloc

Ces dix minutes sont votre chance de respirer.

Cependant, ne vous laissez pas envahir de distractions inutiles. Bavarder ou interrompre d’autres personnes tandis qu’elles travaillent ne constituent pas dix minutes bien dépensées. Utilisez ce temps pour vous.

Quand les dix minutes sont écoulées, repartez directement sur votre prochain bloc ininterrompu de 50 minutes de travail si possible. Comme les blocs de 50 minutes de temps sont ininterrompus afin d’être concentré seulement sur une tâche, ces dix minutes devrait être utilisées pour purifier votre esprit et vous libérer des distractions.

5. 50 minutes de relâchement (marche et méditation).

Enfin mais non des moindres, Burchard recommande une période de 50 minutes de relâchement. À la fin de la journée de travail, avant de rentrer à la maison et vous affaler sur le canapé, faites une promenade. Il suggère à 30 minutes de marche suivies d’une méditation de 20 minutes. Ces activités peuvent varier, mais elles devraient inclure un peu de mouvement physique et de la préparation mentale.

Comme cette relaxation peut être classifiée comme un ralentissement, Burchard ne recommande pas de la transformer en séance de sport. Le sport excite alors que cette période veut faire l’opposé. Vous voulez concentrer votre attention vers l’intérieur et éliminer les distractions.

A retenir

Cette liste d’habitudes peut paraitre comme du simple bon sens. Cependant, le bon sens n’est pas une pratique si commune. Cela me rappelle les gens qui savent très bien quels produits alimentaires manger mais continuent encore à s’enfourner pizza et crème glacée. Le savoir est important. La pratique est le secret.

En regardant cette vidéo et lisant cet article, vous avez déjà fait le premier pas pour devenir de plus productif. Maintenant, vous devez intérioriser ces habitudes et vous les approprier. Ainsi, vous serez plus productifs.

vitesse, time to market

Les premiers 5% par Seth Godin

Des bénéfices extraordinaires vont à ceux vus comme étant dans les premiers cinq pour cent !

The top 5%

https://seths.blog/2019/01/the-top-5/ par Seth Godin

Dans chaque domaine, des bénéfices extraordinaires vont à ceux vus comme étant dans les premiers cinq pour cent. Un sur vingt.

Pour sûr, les plus gros prix vont chez la superstar, « l’unique de sa génération ». Mais ceci est en grande partie hors de portée. Il en ressort, cependant que si vous êtes intentionnés et diligents, les premiers 5 % sont accessibles.

Choisissez votre domaine de prédilection

L’approche est de choisir la bonne partie à jouer. Pas, “dans le top 5% de tous les chirurgiens,” mais peut-être, “le top  5% des chirurgiens thoraciques au Minnesota.” Soyez spécifique. Trouvez votre niche et remplissez-la.

C’est stimulant, parce qu’une fois que vous avez décidé d’être spécifique, vous en prenez la responsabilité. Les standards deviennent plus clairs. Aucune possibilité de parler pour ne rien dire.

Ce qui mène à la deuxième moitié de l’approche : bosser dur. Le travail de nivelage par le haut et d’honnêteté envers les choix qui s’offrent réellement à ceux que vous cherchez à servir. S’ils savaient ce que vous savez, vous choisiraient-ils ? Que vous faut-il faire pour en apprendre assez et pratiquer assez et investir assez pour vraiment être dans les premiers 5% ?

C’est quelque chose que vous pouvez réaliser en échange de focus et d’efforts. Être dans le top 1% demande une combinaison de chance et de talent de magicien. Mais être dans les premiers 5%, un sur vingt, est surtout une affaire de choix.

Le truc est que vous n’êtes pas en compétition avec les 19 autres personnes, pas vraiment. Vous êtes en compétition avec vous-même, compétiteur dans un parcours pour déterminer combien vous vous souciez d’avoir un réel impact.

Voici une période puissante et productive. Provoquez une disruption.

Alors, partagez avec les autres lecteurs et lectrices, quels sont vos propres 5% ?

collaborer à travers le monde

Manager des équipes avec des membres qui travaillent à distance reste difficile, comment s’y prendre ?

Comment adresser les défis du management de travailleurs à distance

Addressing Challenges Managing Remote Workers

https://www.ginaabudi.com/addressing-challenges-managing-remote-workers/ par Gina Abudi

collaborer à travers le mondeIl y a bien des challenges dans le management d’employés travaillant à distance.

Ceux-ci incluent, mais ne sont certainement pas limités à :

  • Vérifier les avancées sur les tâches et actions en cours
  • S’assurer qu’ils se sentent comme faisant partie de l’équipe et de l’organisation dans son ensemble
  • Manager les différences culturelles (particulièrement pour les travailleurs à distance d’autres pays)
  • Gérer la performance
  • Résoudre les conflits entre travailleurs à distance
  • Garantir la cohérence de comment le travail est réalisé
  • Faciliter une communication et collaboration entre ces travailleurs éloignés

Si nous nous dotons d’une force de travail géographiquement distribuée pour réussir, nous allons plus probablement éliminer ces challenges si nous les adressons très tôt quand ils surgissent et avant qu’ils ne commencent à impacter la capacité de ces travailleurs éloignés à atteindre leurs objectifs.

les communications dans l'équipeL’un des plus grands défis, qui mène à bon nombre des questions ci-dessus, est l’engagement du travailleur à distance. Des personnes éloignées engagées sont plus productives et ont tendance à collaborer et communiquer plus efficacement et à travers toute l’organisation.

Nous ne voulons pas que nos travailleurs à distance se sentent isolés.

Une façon de réduire/rompre cet isolement est de :

  • Choisissez l’outil qui permettent à toutes et tous d’être bien connectés

    Faciliter la collaboration régulière parmi et entre les travailleurs géographiquement distribués via un portail collaboratif (site interne)

  • Planifier et tenir :
    • Des réunions virtuelles en tête-à-tête toutes les 1 ou 2 semaines avec chacun des contributeurs distants
    • Des sessions mensuelles de tous les membres de l’équipe via une plate-forme collaborative virtuelle
    • Des réunions si nécessaire de sous-équipes pour les groupes de travailleurs éloignés travaillant sur de plus petites initiatives

De plus, vous pouvez adresser de nombreux challenges en ayant clairement défini des processus et des procédures

Sur comment :

  • Des ouvriers distants collaboreront
  • Le travail sera partagé
  • Les problèmes seront résolus et les décisions prises
  • Les conflits seront gérés

Célébrer les événements spécifiques aux membres éloignés comme leur anniversaire et fêter les succès en tant qu’équipe (quand par exemple des membres lointains collaborent pour achever un projet) est une excellente manière de reconnaître leur travail et cela montrent que vous les estimez.

CSP est partenaire de DantotsuPM
Alors que nous avons tendance à célébrer naturellement succès et accomplissements quand nous sommes co-localisés, cela nécessite un effort concerté de le faire aussi pour les personnes à distance.

savez-vous donner et recevoir du « feedback »?

Stéphane Moriou dresse un panorama du feedback, le bon comme le mauvais, et partage quelques clés pour réussir les nôtres.

Après avoir souligné notre incapacité à l’autoévaluation objective, Stéphane présente différents aspects de cette technique de management et de communication si importante pour l’amélioration de la performance individuelle et collective.

Je retiens en particulier les 3 types de feedback

  1. Positif
  2. Correctif
  3. Négatif

Sans oublier

  • Le triangle Situation – Action – Résultat pour exposer clairement les faits observés.
  • Les mots toxiques à éviter tel le « mais » à remplacer par « et ».

Commentez ce billet et partagez votre ressenti et vos propres expériences.

Personnellement, je pense que le media par lequel vous communiquez le feedback (face à face, téléphone, Mail…) est également primordial et je reconnais volontiers n’avoir pas toujours utilisé le plus approprié.

CSP est partenaire de DantotsuPM

De qui est-ce la réunion? Une liste de contrôle simple

Est-ce que la prochaine réunion que vous organisez passerait ce test ?

Whose meeting is this? A simple checklist

http://sethgodin.typepad.com/seths_blog/2018/04/whos-meeting-is-this-a-simple-checklist.html par Seth Godin

Votre prochaine réunion (pas conversation, pas présentation, mais réunion) saura-t-elle passer ce test ?

facilitation

1. Il y a une personne responsable.

2. Le temps a alloué correspond à ce qui est nécessaire, pas ce que propose l’agenda électronique.

3. Chaque personne invitée est quelqu’un qui doit être là et aucun participant clé ne manque.

4. Il n’y a pas d’étape suivante par défaut si quelqu’un ne vient pas.

5. Il n’y a aucune meilleure façon d’avancer que d’avoir cette réunion.

6. Le résultat souhaité est clairement exposé. L’organisateur a décrit ce qui devrait arriver pour que la réunion soit annulée ou interrompue à mi-chemin. « Voici ce que je veux qu’il se produise, » et s’il y a « un oui », nous avons fini.

7. Toute l’information appropriée, y compris l’analyse, est disponible à tous avec plein de temps pour être passée en revue à l’avance.

Si vous marquez sept points, comptez sur moi pour y participer.
CSP est partenaire de DantotsuPM

Un bon schéma vaut mieux qu’un long discours: Clarence Thiery

Un partage d’expérience très utile à tous les managers de projets et leaders pour partager leurs idées

Storytelling, effet de primauté, mise en action des 5 sens, phénomène d’ancrage sur des choses connues, utilisation d’analogies, effet de proximité… sont autant de sujets abordés lors de cette intervention.

Le schéma permet de visualiser d’un coup d’œil l’ensemble du sujet, le canal auditif et intelligence verbale sont mobilisés et enfin on utilise aussi le canal kinesthésique avec les chemins par exemple sur les mind maps.

Clarence a toujours été très rebelle face au monde de l’éducation et de la manière dont les professeurs lui enseignaient leur savoir de façon automatique et rarement pédagogique. A la suite d’une expérience en tant que chef de produit dans un grande entreprise, Clarence Thiery s’est rendue compte de son besoin de maîtriser l’ensemble des décisions de l’entreprise pour être heureuse dans son travail.

Clarence s’est alors associée en 2010 pour créer une agence de conseil en pédagogie, SYDO, dont l’objectif est de faire évoluer l’enseignement dans les établissements scolaires et la formation dans les entreprises. Il s’agit de constamment développer des solutions intelligentes et innovantes pour que les gens apprennent, comprennent et retiennent mieux.

Commencez vos réunions à l’heure. N’attendez jamais personne.

Terminé les 5 minutes de courtoisie !

Avec 6 personnes sur le meeting, ce qui est le nombre maximal recommandé pour une réunion de travail efficace, cela représente 30 mintes gaspillées. Avec 12 personnes sur une réunion de compte rendu d’avancement de projet, 1 heure de travail !

Bien sûr, les prérequis à toute réunion productive restent de mise

  • Envoyer l’agenda à l’avance
  • Avoir un objectif précis et clair pour toutes et tous
  • Inviter les bonnes personnes (sachants et décideurs)
  • Communiquer qui fera le compte rendu de décision et le plan d’actions
CSP est partenaire de DantotsuPM

Comment s’y prendre pour mener des discussions téléphoniques professionnelles efficaces ?

Quel est le B.A.-BA pour mener des entretiens téléphoniques efficaces ?

Peut-être êtes-vous comme moi étonné du manque apparent de professionnalisme dont font preuve certaines personnes dans leur manière de conduire des entretiens téléphoniques. En particulier lorsqu’ils ont lieu avec des clients, prospects, commanditaires ou des niveaux élevés de management.

Certaines des bases que j’ai pu apprendre très tôt dans ma vie professionnelle, alors que les téléphones portables n’existaient pas encore (OK, cela ne me rajeunit pas…), n’auraient-elles pas été oubliées.

En effet, dans mon cas, cet apprentissage s’est déroulé alors que les téléphones portables étaient au mieux « portatifs », la messagerie instantanée restait à inventer, sans parler des gazouillis sur Twitter…

C’était également une époque où les coûts de télécommunication étaient énormément plus élevés que de nos jours en particulier vers l’étranger. Ceci explique peu-être pourquoi certaines de ces bases pourraient vous paraître dépassées. Pourtant, je les trouve encore extrêmement d’actualité dans les communications téléphoniques. Elles démontrent un respect certain envers votre interlocuteur et le temps qu’il ou elle vous consacre.

Vu le temps que les chefs de projet passent au téléphone, je pense qu’il pourrait être utile de partager la structure que l’on m’a enseignée et que j’essaie encore aujourd’hui de suivre. C’est en fait très simple !

1. Saluez la personne, présentez-vous et créez une atmosphère

Si c’est une personne avec laquelle vous échangez souvent et connaissez bien, il est facile de rompre la glace avec quelques mots sur un sujet d’intérêt commun. Sinon, reprenez vos notes d’interactions passées ou faites une rapide recherche sur Google ou LinkedIn pour trouver une accroche. Et, si la personne est référencée sur votre annuaire d’entreprise intranet, lisez sa fiche et regardez sa photo pour mettre un visage sur son nom.

2. Positionnez votre appel

Pourquoi appelez-vous ?

Confirmez en quelques mots bien choisis le pourquoi de votre appel et les objectifs de l’entretien. Ceci vous force avant l’appel à bien y réfléchir.

3. Confirmez la durée

Validez l’heure à laquelle l’entretien prendra fin pour que votre interlocuteur confirme sa disponibilité et n’en dérogez pas sauf sur demande de prolongation de la personne appelée.

4. Communiquez plus en détail le plan de l’entretien

Listez les sujets que vous aimeriez couvrir pendant la session. Cela permet:

  • De se repérer pendant l’appel, de savoir où l’on en est,
  • D’éviter les surprises car votre interlocuteur sait à quoi s’attendre,
  • De structurer l’appel et
  • De gérer le temps.

5. Écoutez et validez l’accord

écoutezConfirmez avec la personne que le plan proposé lui convient et demander si d’autres sujets devraient être ajoutés (ou certains enlevés).

6. Déroulez l’entretien

Suivez le plan proposé et accepté. Assurez-vous de bien avoir sur chaque point une compréhension commune. Utilisez des reformulations et des questions de vérification et de validation.

7. Faites un résumé de l’appel

Cette étape vous permet de vérifier vos notes, de vous assurer que tous les sujets ont bien été couverts et si cela n’est pas le cas prévoir un appel ultérieur. C’est une opportunité d’expliciter votre compréhension de ce qui a été dit.

8. Écoutez, validez l’accord

Prenez le temps de vérifier que votre compréhension est correcte et que vous n’avez rien oublié. Vous voulez être certain que votre interlocuteur est sur la même longueur d’onde que vous.

9. Prenez bien note des actions

Il est temps de vérifier que nous avons bien un jeu commun d’actions agréées.

10. Écoutez, validez l’approbation

Confirmer vos engagements respectifs sur ces actions. Chacun connait ses tâches et délais pour les réaliser.

11. Remerciez la personne

De son temps et de ses contributions ainsi que pour les actions qu’elle a accepté de mener suite à votre entretien.

12. Assurez le suivi

Ensuite, efforcez-vous de ne jamais oublier de faire un suivi des actions sur lesquelles vous vous êtes accordés, en particulier les vôtres pour montrer l’exemple et rappeler le cas échéant celles que vous attendez de l’autre personne.

Cette liste en 12 étapes peut vous sembler longue mais elle devient très rapidement naturelle et facilite grandement l’efficacité des entretiens téléphoniques.

Les meilleures pratiques pour les jalons de projet par Jason Westland @projectmanager.com

Les jalons sont de véritables trésors : Comment pouvez-vous utiliser au mieux des jalons pour assurer le succès de votre projet ?

Un jalon de projet est un outil puissant pour marquer et évaluer la progression du projet. Représenté par une forme en losange dans les logiciels de diagramme de Gantt, ces trésors indiquent des points clefs dans le plan de projet, comme la fin d’une phase ou une date butoir pour un élément à livrer.

Alors, comment pouvez-vous utiliser au mieux des jalons pour assurer le succès de votre projet ?

Les jalons dans la méthode Hermès

Planification

En préparant un échéancier de projet (idéalement sur un diagramme de Gantt), il est important de positionner dans le bon ordre les jalons de projet pour définir des cibles atteignables, marquer les différentes phases du projet et indiquer des événements clefs comme un lancement d’un produit ou une réunion avec le client.

Évaluation

Chaque fois que vous atteignez un jalon, il est important de comparer votre progression réelle par rapport au plan prévisionnel. Plus tôt vous pouvez découvrir des erreurs dans votre exécution de projet, plus tôt elles peuvent être corrigées. Utilisé ainsi, les jalons deviennent critiques pour évaluer les membres d’équipe et définir le succès du projet.

Motivation

la motivationIl peut être tentant d’abuser des jalons de projet pour créer un sentiment d’urgence dans votre équipe. Mais si vous vous reposez trop sur les jalons, ils perdront de leur importance, les rendant plus faciles à ignorer. Placez-les intelligemment, d’habitude aux derniers délais sur les livrables majeurs ou à la fin de phases de projet. Vous constaterez que vous pouvez garder votre équipe motivée à faire son maximum pour atteindre ces buts.

Célébration

célébrer féterComme votre équipe s’approche d’un jalon, vous constaterez que chacun pousse un peu plus fort pour atteindre cette cible. Une fois que vous atteignez ce jalon, il est temps de le célébrer ! Indépendamment de comment vous célébrez, assurez-vous de démontrer votre appréciation envers votre équipe. Ainsi, chacun reste motivé et va poursuive ardemment vers le prochain jalon de votre projet.

Témoignage additionnel

Dans cette brève vidéo, Tom Peters parle même d’art de définir et poser des jalons dans tous nos projets professionnels comme privés.

Les excellents négociateurs écoutent bien plus qu’ils ne parlent.

Le pouvoir de l’écoute par William Ury

Les excellents négociateurs écoutent bien plus qu’ils ne parlent.

Pourquoi ?

  • Écouter permet de comprendre son interlocuteur
  • Écouter permet d’établir une connexion avec la personne
  • Écouter permet d’arriver plus rapidement à un oui partagé

Comment ?

En dédiant toute votre attention à la personne en face de vous. En cherchant aussi à identifier ce qui n’est pas dit, les sentiments ou ressentis, les besoins de cette personne.

Avant de nous inviter à rejoindre la révolution de l’écoute (ou par l’écoute), William Ury explique aussi pourquoi il est si difficile d’écouter vraiment : Sans jugement, sans préparer sa réponse pendant que l’autre s’exprime, sans interrompre…