La mort de la dérive de contenu (le « scope creep ») et le management de projet Agile

Un seul mot, adaptabilité, résume les avantages du management de projet agile de la manière la plus brève et la plus directe possible.

The Death of Scope Creep  – Agile Project Management

https://www.projectsmart.co.uk/scope-management/the-death-of-scope-creep-agile-project-management.php  par Duncan Haughey

Un seul mot, adaptabilité, résume les avantages du management de projet agile de la manière la plus brève et la plus directe possible. Les organisations qui adoptent l’agilité, qui s’équipent pour s’adapter, sont mieux préparées à s’adapter rapidement aux évolutions fréquentes du marché et aux besoins des clients.

Cependant, d’après mon expérience, la flexibilité de l’agilité peut être une arme à double tranchant. Lorsque vous avez beaucoup trop de latitude sans définitions explicites, la dérive de contenu se produit. Et si vous ne contrôlez pas ce glissement du périmètre, vous vous retrouverez avec des membres de l’équipe fatigués, des clients mécontents et une initiative qui a déraillé !

Qu’est-ce qui motive la dérive de contenu dans les projets agiles ?

Et plus important encore, comment pouvez-vous l’empêcher de mettre en danger vos projets ?

Continuez à lire ce billet pour le savoir.

À quoi ressemble le Scope Creep et comment pouvez-vous le repérer ?

La dérive de contenu se produit lorsque les besoins, les objectifs ou les buts d’un projet changent bien au-delà de ce qui a été promis à l’origine. Chaque fois que ce changement se produit, le projet n’est plus strictement décrit. Et pire encore, les limites des attendus et finalement de la fin du projet deviennent floues.

Savoir à quoi ressemble le scope creep n’aide que si vous savez comment le repérer, et il existe plusieurs façons de le faire. Peut-être introduisez-vous progressivement des choses mineures. Peut-être que les délais sont ignorés. Les délais manqués peuvent amener les membres de l’équipe à mal comprendre leurs devoirs et obligations. Peut-être que votre analyste d’affaires est moins directement engagé.

Si vous apercevez de tels signes, la dérive de contenu met probablement en danger votre projet.

Qu’est-ce que la dérive de contenu et le management de projet agile ?

Dans le management de projet agile, la dérive de contenu fait généralement référence à des changements réguliers, mais non approuvés et non planifiés, qui ont un impact négatif sur les limites du projet. Généralement, en pratique, de tels scénarios signifient que vous mettez constamment en œuvre des changements sans tenir compte de la façon dont le projet en est impacté.

Comment reconnaître cette dynamique ?

Eh bien, ce glissement se manifeste le plus souvent avec l’ajout de nouvelles fonctionnalités et services aux produits. Et cela se produit surtout lorsque de tels ajouts sont effectués sans tenir compte de l’effet sur d’autres limites du projet (par exemple : les délais, le budget, le personnel, la qualité, la sécurité, etc.).

Donc, beaucoup d’entre nous, y compris moi-même, sont conscients du concept de triple contrainte dans le management de projet : Si le contenu d’un projet change, cela peut en affecter la durée et / ou les coûts. Si les effets sur les délais et le budget ne sont pas pris en compte, la qualité va en souffrir. Et c’est ainsi que vous obtenez une dérive de contenu dans le management de projet agile.

Comment éviter que la flexibilité agile ne provoque de dérive de contenu

Pour éviter le glissement de portée associé à la flexibilité requise avec l’agilité, créez votre processus de contrôle des modifications à l’aide d’un tableau Kanban. Une flexibilité incontrôlée peut éventuellement entraîner une dérive de contenu et détourner le projet de son plan initial. Même si votre portée est flexible, restez constamment aligné avec votre plan.

Comment ? Utilisez le nettoyage du backlog (backlog grooming), également connu sous le nom de SCRUM refinement. Cette activité importante est trop souvent négligée.

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Le nettoyage du backlog doit être effectué une fois par sprint et implique les éléments suivants
  • Ajout de critères, de contexte, d’urgence, d’estimations ou d’éléments narratifs aux éléments du backlog avant de les pousser vers la production dans un cycle.
  • Suppression des éléments inutiles qui n’offrent plus de sens pour le projet.
  • Harmoniser les objectifs avec la vision pour maintenir un bon périmètre.

Il est essentiel de prendre ces mesures pour minimiser ou prévenir la dérive de contenu. En fin de compte, le nettoyage du backlog permet aux équipes d’accélérer la planification des sprints et d’améliorer l’allocation et la décomposition du travail. Le processus permet essentiellement à un système efficace de management du changement de prendre effet tout en maintenant la flexibilité souhaitée.

Impliquez tous les membres de l’équipe de projet et atténuez les causes du scope creep

Pour éviter la dérive de contenu, impliquez tous les membres de l’équipe. Cela signifie que, même lorsque vos parties prenantes sont satisfaites, n’oubliez pas de vérifier que vos développeurs sont également satisfaits. Informez-les du processus de management des changements et de la façon dont cela les affectera. Ils doivent être des gardiens, des garants de la portée du projet, plutôt que des acteurs du changement.

Gardez également à l’esprit que les membres de l’équipe projet, du moins d’après mon expérience, aiment aider et peuvent accepter d’apporter de gros changements sans passer par la procédure de management des changements.

Pour éviter cela, précisez que tout le monde ne devrait pas accepter d’apporter des modifications à moins d’y être autorisé pour éviter de perturber le calendrier du projet et potentiellement créer une dérive de contenu. Tout membre de l’équipe qui souhaite aider les intervenants doit décrire la procédure de contrôle des changements et se porter volontaire pour aider à enregistrer la demande de changement.

Pourquoi est-il si important d’être si vigilant ?

C’est une question à laquelle il est facile de répondre : la dérive de contenu est un sérieux problème dans les projets agiles, en particulier lorsque le manager de projet, les équipes et les partenaires n’apprécient pas l’effet que les changements peuvent avoir sur l’équipe, le budget et les délais. Heureusement, si vous êtes explicite sur la portée initiale du projet et que vous gérez correctement les modifications apportées à votre plan de projet tout au long de la durée de vie du projet, il est peu probable que la dérive de contenu soit un problème majeur.

Mais pour en être certain, vous aurez toujours besoin d’un système de management de projet efficace qui soit à la hauteur du défi, alors utilisez des outils de management des changements qui vous permettent de documenter de nouvelles modifications et d’évaluer instantanément l’impact de ces modifications.

En tant que manager de projet, vous pouvez hiérarchiser ces modifications et allouer les tâches aux membres de l’équipe à l’aide de solutions telles que ProjectManager. Ensuite, une fois qu’un changement est autorisé, quelqu’un peut s’y atteler immédiatement.

Mettez en œuvre des procédures de management des changements

Que se passe-t-il lorsque quelqu’un essaie d’apporter des changements ? Selon mon expérience, il est naïf de croire que rien ne changera. Mais tous les changements ne sont pas mauvais. Un changement structuré, bien géré et approuvé dans vos projets est tout ce dont vous avez besoin pour éviter la dérive de contenu.

Pour cultiver de tels changements, vous voudrez utiliser une stratégie de management des changements pour décrire les processus de contrôle du changement qui doivent être mis en œuvre et quand le plan de projet doit être mis à jour.

Il est également essentiel de mettre en place une procédure de management des risques qui spécifie la fréquence à laquelle le statut global de votre projet sera évalué. Cette étape vous permet de tenir à jour le registre des risques dont la dérive de contenu.

Et le processus n’a pas besoin d’être intimidant : une procédure de gestion des changements est simple. Fondamentalement, quelqu’un propose un changement via une demande qui est ensuite examinée, acceptée ou refusée. Si elle est acceptée, le changement est inclus dans le plan du projet. L’utilisation des fonctionnalités de management des changements fournies par votre outil de gestion de projet facilitera ce processus.

En fait, l’établissement des mesures correctives implique de déterminer qui évaluera et approuvera les changements car, sans méthode, le changement se produit sans prévenir.

Évitez les changements de DERNIÈRE MINUTE

Enfin, pour éviter toute dérive de contenu, évitez tout changement de dernière minute. Commencez par déterminer la portée de votre projet en fonction des besoins de vos parties prenantes. Ensuite, à l’aide d’une structure de répartition du travail (WBS), générez un plan de travail complet. Le plan de travail est la conséquence de savoir ce que votre projet apportera. Dans le plan, incluez tous les besoins et la façon dont vous y répondrez sous forme d’activités, d’événements et d’objectifs.

Pour vous assurer que vous n’avez rien négligé, faites le lien entre l’échéancier de votre projet et votre processus de management des besoins.

Conclusion & à retenir

Quel que soit le projet, l’évolution des besoins est considérée comme un échec de planification dans le management de projet conventionnel. Aussi, votre étape de planification initiale doit-elle être solide comme le roc, surtout si vous voulez éviter la dérive de contenu.

Si vous ignorez la dérive et n’essayez pas de l’empêcher de se produire en premier lieu, vous risquez de mener votre projet à l’échec et personne ne souhaite cela !

Comment contrôlez-vous la portée de vos projets ?

7 étapes pour maintenir et accroître la performance de votre équipe pendant les périodes difficiles par Feruza Ghaffari

Jooble”, moteur de recherche d’emploi, a compilé des instructions pour les managers qui veulent survivre à la crise et soutenir leur équipe. Feruzza s’en fait ici l’écho.

1. Ne faites pas comme si de rien n’était

Lorsque tout le monde autour de vous est inquiet, vous pouvez en tant que manager choisir de jouer un rôle de support passif qui ne remarque pas les problèmes et travaille comme d’habitude. Mais tout le monde voit ce qui se passe. Par conséquent, les employés sont susceptibles de ne pas croire que les affaires continuent comme d’habitude. Sans information l’équipe ne sera pas plus calme, les gens tireront simplement des conclusions basées sur l’excitation et les rumeurs. Et ces conclusions peuvent être bien pires que la situation réelle. Il est préférable d’être honnête à propos de tout changement et de mettre à jour les informations à mesure que la situation évolue.

Prendre un appel ou rédiger une lettre dans la panique est une mauvaise idée. Parler à l’équipe en vaut la peine lorsque vous avez quelque chose à dire. Par conséquent, il est important d’analyser d’abord comment la crise affectera votre entreprise. Lors d’une pandémie, par exemple, de nombreuses entreprises se sont regroupées et ont utilisé la situation comme opportunité de croissance.

Lorsqu’il y a compréhension, vous pouvez constituer une équipe. La façon dont vous le faites est votre choix : en personne, par écrit, via audio ou vidéo. C’est vous qui connaissez le mieux le moyen de communication préféré de vos collaborateurs. Mais il faut parler. Le silence de la direction à de tels moments augmente l’anxiété de l’équipe.

De simples paroles de soutien valent mieux que de faux espoirs ou des assurances que tout reviendra bientôt à la normale. Il est important de partager que l’entreprise traverse des moments difficiles, mais que vous vous avez les uns les autres.

Les bons remèdes contre l’incertitude sont une information claire et cohérente. Vous n’avez pas à parler de ce que vous ne pouvez pas garantir. En période d’instabilité, il est particulièrement important que vos paroles et vos actions soient alignées. Les gens ont déjà assez d’imprévisibilité. Si vous promettez quelque chose à un employé, mais que cela ne se produit pas, la confiance chutera et l’anxiété ne fera qu’augmenter. Les mots doivent être étayés par des faits.

2. Appelez l’équipe plus souvent (et demandez aux chefs d’équipe de faire de même)

Lorsque les employés viennent au bureau, il est plus facile de suivre leur humeur. Même si une personne ne se plaint pas à haute voix, vous pouvez remarquer des sonnettes d’alarme : un regard fatigué, un manque d’enthousiasme, une réticence à boire un café ensemble ou à aller à un déjeuner de travail dans votre café préféré.

Si l’équipe travaille à distance, saisir ces nuances est plus difficile.

Par conséquent, cela vaut la peine de passer des appels pour savoir comment va chaque employé, sans se limiter aux tâches professionnelles. Le responsable et les chefs d’équipe peuvent être intéressés par les événements importants qui se sont produits dans la vie des collègues au cours de la semaine : quels éléments sont désormais au sommet de leurs préoccupations, ce qui aide à faire face au stress. Organisez régulièrement de telles réunions, par exemple, tous les vendredis.

3. Faites des sondages pour connaître l’humeur des employés

Demandez au service RH de réaliser un suivi du moral de l’équipe. Les sondages écrits sont un bon outil. Oui, dans une certaine mesure, c’est la « température moyenne à l’hôpital ». Mais grâce à ces sondages, vous évaluerez le climat général dans l’équipe. Notez également les domaines qui doivent absolument être améliorés, car ils préoccupent beaucoup de personnes.

Si un employé sur cent répond qu’il lui est difficile de communiquer avec ses collègues, il s’agit très probablement d’une situation individuelle d’une personne. Mais quand 60% des répondants le pensent, les entreprises doivent clairement reconsidérer leurs communications internes. Si vous voulez les réponses les plus honnêtes, rendez les sondages anonymes.

Les sondages sont un excellent moyen de garder le doigt sur le pouls du moral. L’essentiel est de les réaliser non pas lorsque la foudre frappe, mais régulièrement. C’est la seule façon de comparer les performances et de voir l’efficacité de votre style de management.

L’essentiel est de prendre en compte les retours reçus. Il existe des solutions aux différentes difficultés. Si les employés signalent une baisse de moral ou des ennuis mineurs, ces problèmes peuvent être résolus par une rencontre individuelle avec le responsable. La tâche du manager est d’écouter, de donner des conseils si nécessaire, de proposer des vacances, du temps libre ou toute autre aide de l’entreprise.

4. Mettez à jour les instructions et les algorithmes de travail

Si vous avez déjà perfectionné vos processus et que tout le monde sait ce qui doit être fait, tant mieux. Adaptez-les à l’ambiance du domaine d’information : vérifiez le ton des communications, adoptez les formats adaptés à la situation dans votre travail. Mais si les algorithmes ne fonctionnent pas, il est temps de les réparer. Même en période calme, les employés peuvent faire des erreurs parce qu’ils ont mal compris une tâche. Pendant les périodes d’instabilité, le chaos ne fait que s’aggraver, il est donc important de donner des instructions claires aux membres de l’équipe.

Célébrez toutes les réalisations de votre équipe avec des félicitations.

Vous pouvez même ajouter l’étape « Remercier les collègues » aux algorithmes de travail et laissez chaque projet se terminer sur celle-ci. Avec les délais serrés, les modifications demandées et la fuite de la pensée, il est facile de rater le moment précis où tout le monde est satisfait du résultat. Et si les anciennes méthodes d’encouragement, comme une promotion ou une augmentation de salaire, ne sont pas réalisables, inventez-en de nouvelles. Celles-ci peuvent être une formation, un bonus ponctuel, une tâche intéressante.

5. Ne renoncez pas à la planification stratégique

En ce moment, il est difficile même d’imaginer ce qui arrivera à l’économie demain ou dans un mois. Mais planifier les choses est toujours possible et nécessaire. Cela vous permettra de définir les priorités et des tâches spécifiques pour les membres de l’équipe. Il n’est pas nécessaire de planifier plusieurs années dans le futur. Mais dans un avenir radieux (et cela viendra un jour !), vous devez être fort et préparé, ce qui signifie qu’il est important de ne pas abandonner.

Tenez-vous en à une stratégie flexible : Analysez constamment la situation et ajustez vos plans en fonction de la situation. Si les objectifs d’hier ne sont plus pertinents aujourd’hui, il est nécessaire d’en fixer de nouveaux. Par exemple, se déplacer sur d’autres marchés, trouver des clients sur différents sites, embaucher des spécialistes ayant les bonnes compétences.

Dans des situations d’incertitude, il est important de conserver au moins une partie des tâches routinières. Cela aide à sentir le sol sous vos pieds. Il vaut mieux refuser les plans à long terme. Ils auront très probablement peu à voir avec la réalité. Une stratégie à court terme, une réponse rapide aux changements externes, une orientation client maximale sont les meilleures techniques pouvant être utilisées en cas de crise. 

6. Recrutez un psychologue d’entreprise

Anxiété, burn-out, difficulté de concentration, manque de motivation : Un psychologue aide à faire face à tous ces problèmes. Il corrige également la relation entre les membres de l’équipe et enseigne les techniques de communication non violente. De plus, les employés seront ravis que vous vous souciez de leur santé mentale. Par conséquent, la présence d’un psychologue dans l’organisation aidera même ceux qui ne prévoient pas de prendre immédiatement rendez-vous.

Un psychologue d’entreprise se concentre à la fois sur la demande du client et sur l’ensemble de l’entreprise. Ce spécialiste aide à améliorer l’efficacité du travail ou la fidélité des employés. Mais vous pouvez également vous adresser à un psychologue d’entreprise sur des questions personnelles, car elles se répercutent parfois dans le travail.

Le spécialiste ne doit pas divulguer d’informations sur l’employé sans son consentement. Il ne peut fournir à la direction que des informations générales sur le climat psychologique de l’équipe.

7. N’oubliez pas de prendre soin de vous

Les conseils sur le masque à oxygène sont également pertinents par rapport au travail : L’humeur du manager affecte le travail de toute l’équipe. Prendre soin des autres demande beaucoup d’énergie, il est donc important non seulement d’aider les membres de l’équipe, mais aussi de prendre du temps pour soi. Prêtez attention à votre bien-être. Faites une pause et passez à autre chose avant que la tension interne n’atteigne un pic.

Choisissez une activité qui vous comble et vous ressource et consacrez-y du temps. Vous pouvez promener le chien, passer une soirée sans gadgets électroniques, consulter un psychologue… les options pour chaque personne peuvent être différentes. Cela vous donnera une réserve d’énergie pour manager l’équipe et continuer à travailler.

Se réunir est le début. Se serrer les coudes est un progrès. Travailler ensemble est une réussite. Henry Ford.


Feruzza Ghaffari

Je m’appelle Feruza Ghaffari et je travaille comme rédactrice et traductrice depuis 6 ans maintenant. Je crois en la magie des mots : des noms brillants, des slogans accrocheurs et des textes intéressants peuvent créer des miracles pour les petites entreprises. J’écris sur les personnes et les entreprises, sur tous les domaines intéressants des professions, j’aide d’un mot. J’ai également des compétences en création de liens en SEO.

15 avantages que vous apporte le management de projet (les 15 + conclusion)

Le management de projet offre de considérables avantages et bénéfices aux organisations qui ont besoin de livrer des solutions.

Benefits of Project Management par Leigh Espy

#1 – Propriété claire pour la réussite du projet

Les projets reposent sur de nombreuses personnes travaillant vers un objectif commun. Mais le projet et l’équipe ont besoin d’un leader pour faire avancer le projet et adopter une vision plus large.

Les membres de l’équipe examinent leurs responsabilités individuelles d’un point de vue étroit. Mais le/la manager de projet prend en charge l’ensemble du projet. Il ou elle travaille au sein des équipes pour résoudre les problèmes, suivre les jalons et maintenir le projet sur la bonne voie.

#2 – Organisation et planification

Le/la manager de projet travaille avec l’équipe pour créer des échéanciers, des budgets et d’autres composants du plan de projet.

Cela donne à l’équipe une orientation claire et définit les attentes de la direction et des clients concernant chaque livrable du projet.

#3 – Responsabilité de l’équipe

Le/la manager de projet tient les membres de l’équipe responsables d’honorer leurs engagements.

Cela aide le projet à rester sur la bonne voie et à éviter les dérapages de calendrier et les dépendances manquées.

#4 – Champ d’application clairement défini

Le/la manager de projet travaille avec les clients et l’équipe pour s’assurer que la portée est bien définie dès le départ.

Cela permet à l’équipe d’écrire des exigences claires, et tout le monde a la même compréhension de ce qu’il faut livrer à la fin du projet.

#5 – Gestion du budget et des coûts

Le/la manager de projet recueille des informations sur le coût du projet et crée le budget du projet lors de la planification du projet.

À l’avenir, il/elle gère également les dépenses du projet tout au long du projet et s’assure que le projet respecte le budget sans surprise.

Ressource : Comment créer un budget de projet informatique [modèle inclus]

#6 – Gestion des délais / Respect des engagements et des délais envers les clients

Le/la manager de projet aide l’équipe à rester sur la bonne voie. Il/Elle travaille avec l’équipe pour établir le calendrier du projet et identifier les jalons et les livrables.

Il/Elle identifie et travaille avec les parties prenantes pour remédier ou éliminer les obstacles et assurer une coordination et des progrès continus.

Le/la manager de projet gère également les interdépendances entre les équipes afin que toutes les pièces du projet soient réunies pour répondre au besoin.

Il/Elle garde également l’équipe concentrée sur le respect des dates et des jalons clés.

Ce point de contact unique pour l’équipe élimine la confusion quant à savoir qui coordonne et dirige l’effort. Cela garantit une exécution plus réussie du projet.

#7 – Gestion de la portée du projet

Bien qu’il soit important d’avoir une portée de projet clairement définie au début du projet, il est tout aussi important de gérer les dérives de la portée au fur et à mesure que le projet progresse.

Les clients demandent souvent des changements de contenu.

Le/la manager de projet peut aider à montrer comment cela affecte le projet. Si des changements de portée sont effectivement nécessaires, le/la manager de projet peut gérer les impacts sur le planning et le budget du projet.

#8 – Management des risques

Le management des risques comprend l’identification des risques dès le début du processus et leur traitement avant qu’ils ne causent des problèmes. Cela implique également de gérer le changement tout au long du projet en suivant les changements et en les communiquant efficacement.

Le/la manager de projet identifie les risques potentiels au début du projet. Il/Elle travaille avec l’équipe pour manager activement les risques tout au long de la vie du projet.

Grâce à cela, le projet peut aller de l’avant même s’il y a des menaces sur le plan de projet.

Ressource : Comment créer une matrice de management des risques projet (avec modèle)

#9 – Qualité de la solution

Le/la manager de projet travaille avec l’équipe pour intégrer la qualité dans le projet dès le début.

Il/Elle projet s’assure que l’équipe suit les processus appropriés, tels que la collecte des exigences et les tests, le cas échéant. L’équipe peut avoir besoin de suivre les directives de conformité ou les considérations contractuelles. Tout au long de la vie du projet, le/la manager de projet coordonne de multiples activités pour aborder la qualité.

#10 – Tenue des dossiers et responsabilités administratives

Il n’est pas nécessaire d’avoir un/une manager de projet pour créer de la documentation et planifier des réunions.

Mais le/la manager de projet comprend le projet à un niveau supérieur et sait quand planifier une réunion et qui amener à la table. Il/Elle anticipe la nécessité de discussions importantes sur le projet et dirige ces activités pour que le projet continue d’aller de l’avant et sur la bonne voie. Il/Elle s’assure que les documents nécessaires sont créés et stockés à des fins de conformité et d’historique.

#11 – Visibilité de la santé du projet

Le/la manager de projet donne de la visibilité sur l’avancement et l’état du projet. Parce qu’il/elle est responsable de la réussite du projet, le/la manager de projet rassemble toutes les informations et donne de la visibilité sur la santé du projet.

Le logiciel de gestion de projet permet aux équipes de fournir des informations et de fournir une santé de projet en temps réel. Les membres de l’équipe et les parties prenantes peuvent obtenir des mises à jour plus rapides sur l’état et les métriques. L’équipe peut procéder comme prévu ou s’ajuster au besoin en fonction de ces informations. Cela permet à l’organisation d’économiser du temps et de l’argent à long terme.

#12 – Les organisations peuvent entreprendre des projets plus complexes

Les projets plus complexes ont un besoin plus élevé de direction globale et de management d’ensemble.

Avoir un/une manager de projet permet l’exécution réussie de projets plus complexes avec de nombreuses interdépendances et davantage de risques.

#13 – Consolidation d’équipe

Étant donné que le succès du projet dépend de nombreux différents membres d’équipe, vous devez réunir cette équipe de projet pour vous concentrer sur l’objectif commun.

S’il y a des conflits, des agendas personnels ou des désirs contradictoires, le projet pourrait stagner ou se désagréger.

Un/une bon/bonne manager de projet sait comment rassembler l’équipe pour travailler vers un succès commun.

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#14 – Communications

Le/la manager de projet communique avec les parties prenantes et l’équipe tout au long du projet. Il/Elle utilise des méthodes de communication efficaces comme le courrier électronique, les appels téléphoniques et les réunions en face à face pour faire passer le message.

Pour les projets complexes, le plan de communication définit qui gère différents types de communications tout au long du projet.

Le/la manager de projet sert de point de contact principal pour les communications de projet avec divers publics.

  • Communication avec les membres de l’équipe – Le/la manager de projet coordonne les discussions sur les enjeux et les besoins de l’équipe et facilite la communication entre les départements. Il existe de nombreux sujets à aborder tout au long de la vie d’un projet, tels que la conformité, les risques et les interdépendances.
  • Communication avec les parties prenantes – tenir les parties prenantes informées de diverses manières, telles que des mises à jour de statut, des vues et des informations de haut niveau, ou plus de détails sur le projet si nécessaire.  Les managers de projet communiquent avec les parties prenantes internes et externes.
  • Communication client – plutôt que l’équipe de développement parle directement avec le client, Le/la manager de projet gère ces communications. Il/Elle répond aux questions et traduit les exigences et les détails techniques en termes que les utilisateurs non techniques peuvent comprendre. Il/Elle gère également les attentes des clients tout au long du projet et coordonne les activités de management du changement.

#15 – Management du changement

Le/la manager de projet travaille avec l’organisation pour s’assurer que non seulement le travail de projet est effectué, mais que les clients sont prêts à l’adopter.

Le/la manager de projet de projet planifie les changements nécessaires pour une transition en douceur vers la nouvelle solution.

Voici comment il/elle procède :

  • Communications sur l’échéancier et la date de livraison.
  • Formation aux nouvelles solutions ou nouveaux processus.
  • Mise en place un soutien continu.

Cela offre une meilleure expérience client du début à la fin.


Le management de projet offre des bénéfices aux organisations qui ont besoin de livrer des solutions.

Cette valeur s’applique du niveau de l’équipe jusqu’aux parties prenantes et aux dirigeants. Les managers de projet utilisent un logiciel de gestion de projet, d’autres outils de gestion de projet et des compétences en management de projet pour garantir la réussite de la livraison du projet.

Et vous, en tant que manager de projet, dirigez et menez et vous assurez que l’organisation tire le plein avantage de tout ce que vous faites. Cela vous rend extrêmement précieux pour toute organisation avec laquelle vous travaillez. Du niveau de l’équipe jusqu’au comité exécutif où ils examinent les résultats et les impacts business. Soyez fier de vous. Vous êtes manager de projet.

TOP 3 de mai 2022 sur DantotsuPM, le blog du management de projets

Je profite de l’été pour partager sur les billets les plus lus depuis le début de l’année, mois après mois.

#1 – Une petite et utile leçon sur le risque asymétrique : Demandez toujours ce que vous voulez !

Un risque asymétrique est un risque où la récompense potentielle l’emporte largement sur la perte potentielle. Identifiez et prenez davantage de ces risques.

#2 – L’anti-modèle Agile dit du « Planning Tetris » se manifeste souvent avec l’approche SAFe

La Planification Tetris conduit souvent des personnes à commencer à travailler sur plusieurs items dans un Sprint, puis de les terminer dans un Sprint plus tard. Ceci est un dysfonctionnement courant dans de nombreuses équipes Scrum, et en particulier dans les Agile Release Trains de SAFe où les équipes opèrent sur un horizon de planification de 3 à 5 sprints. Il en résulte un antipattern souvent appelé « Planification Tetris. » C’est extrêmement nocif, et voici pourquoi.

#3 – Comment créer la sécurité psychologique pour avoir une équipe très performante ?

En tant que manager de projet et leader d’équipe, la sécurité psychologique est un élément essentiel de la création et du support d’équipes très performantes.

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Refuser d’accepter les faits ne change pas la réalité !

A partir d’un exemple concret sur le chemin critique du projet, Kiron Bondale vous incite à ne pas renier ou maquiller des faits pour satisfaire qui que ce soit.

https://kbondale.wordpress.com/2022/03/06/refusing-to-accept-facts-doesn’t-change-reality/  par Kiron Bondale

Cet article était à l’origine censé être basé sur un sondage que j’ai mené sur les techniques de compression de planning. Cependant, une discussion lors d’un cours sur les principes fondamentaux du management de projet que j’ai donné était trop convaincante pour ne pas la partager !

Tout en enseignant les bases de la méthode du chemin critique, j’ai demandé aux étudiants s’il était possible d’avoir plus d’un chemin critique dans le diagramme de réseau d’activités d’un projet. Comme la classe a compris que le chemin critique représente la plus longue séquence d’activités du début à la fin, ils ont tous convenu que cela était possible si vous aviez deux chemins ou plus avec la même durée totale.

Cependant, l’un des étudiants a indiqué qu’un de ses clients refuse d’accepter les échéanciers de projet des fournisseurs qui affichent plus d’un chemin critique. Lorsque la personne m’a dit qui était le client, j’ai été surpris car il s’agit d’une grande organisation bien établie.

Je lui ai demandé comment il gérait la situation, et il m’a indiqué que lorsque le logiciel qu’ils utilisent calcule plus d’un chemin critique, il modifie la logique de planification d’un ou plusieurs chemins pour s’assurer qu’il n’y a qu’un seul chemin critique.

Il est possible que le client s’inquiète lorsqu’un planning comporte plus d’un chemin critique. Il y a probablement moins d’activités qui possèdent des marges et, par conséquent, le risque de retard par rapport aux jalons clés ou à la date de fin globale du projet est plus élevé.

Cependant, cela est également vrai lorsque vous avez des chemins dans le réseau d’activités qui sont proches de la même durée totale que le chemin critique. J’ai vu des cas où les équipes de projet et les intervenants principaux se concentraient tellement sur les activités critiques initiales qu’ils ignoraient le fait que des retards significatifs s’étaient produits dans des activités quasi critiques au point qu’un nouveau chemin critique émerge.

Quelle que soit la raison pour laquelle le client avait cette exigence, de telles préoccupations ne devraient pas entraîner de modifications artificielles d’un diagramme de réseau d’activités correctement construit.

Ne pas aimer les faits ne les rend pas faux.

Comment tirer le meilleur parti de vos journées de 24 heures

Vous n’avez jamais assez de temps pour tout faire !

How to Make the Most of Your 24 Hours

https://zenhabits.net/transcendent/ de Leo Babauta

Beaucoup d’entre nous ressentent une pénurie de temps : Vous vous sentez bousculés, comme s’il n’y avait pas assez de temps pour tout faire, toujours en retard, sans jamais avoir l’impression d’en faire assez.

Ce problème s’appelle la « pénurie de temps », et c’est l’un des stress les plus courants dans notre société.

Alors, comment pouvez-vous faire face à cela ?

Malheureusement, il n’y a pas de réponse facile, mais il y a quelques astuces que j’ai trouvées vraiment puissantes.

Parlons du problème avant de parler de la solution.

Le problème de la rareté du temps

La plupart d’entre nous ressentons une sorte de stress du temps : Vous ne profitez pas au maximum de votre temps, ou il n’y en a pas assez pour tout faire, il passe trop vite, vous êtes submergés par tout cela.

Le sentiment est qu’il n’y a pas assez de temps. Avec un sentiment de rareté du temps, vous vous stressez car vous ne pourrez pas tout faire. Vous vous sentez en retard.

Voici la première chose à réaliser : Il y a toujours une nouvelle réserve fraiche de temps.

Nous avons le même temps, peu importe qui nous sommes, et nous recevons un nouveau lot de 24 heures chaque jour, peu importe à quel point nous avons gaspillé les 24 heures précédentes. C’est un nouveau départ, encore et encore, une chance d’essayer quelque chose de nouveau.

Voici la seconde chose à réaliser : Peu importe combien vous réussissez à en faire, en faire plus ne résout pas le problème du manque de temps.

J’ai eu des journées incroyablement productives, où je parvenais à compléter 20-30 tâches sans procrastination ni distractions…

… et j’avais toujours l’impression que j’avais besoin d’en faire plus, et que j’aurais aimer avoir plus de temps.

Et voici la troisième chose à réaliser : Ces heures sont vraiment précieuses.

Elles sont un cadeau. Nous les tenons pour acquises et ne les apprécions pas au maximum. Nous passons nos journées à faire des choses routinières, sans vraiment leur prêter attention, et à cause de cela … les heures nous filent entre les doigts, et nous nous demandons où tout cela est allé.

Donc, avec ces choses à l’esprit, je vais partager les quatre façons les plus importantes de tirer le meilleur parti de nos 24 heures.

4 façons de tirer le meilleur parti des 24 heures

Celles-ci fonctionnent pour moi. Votre situation peut être considérablement différente, mais j’espère que vous les essayerez.

Premièrement : Soyez intentionnel au début de chaque journée.

Avec 24 heures fraîches devant vous, il est facile de commencer de votre manière habituelle. Mais pour tirer le meilleur parti de ce nouveau lot d’heures, j’ai trouvé important de prendre quelques instants au début de la journée pour réfléchir à ce que je veux en faire. Je ne finirai peut-être pas par faire les choses exactement comme je le prévois, mais je suis beaucoup plus susceptible d’investir les heures à bon escient si je fixe mes intentions au début. Je fais une liste de ce que j’aimerais pour la journée.

Deuxièmement : Ne ciblez pas d’en faire davantage, faites ce qui compte.

Comme je l’ai dit, même compléter plus de 30 choses en une journée ne vous débarrassera pas de la pénurie de temps. En fait, cela aggrave souvent le stress. Avoir une liste de 30 choses à faire chaque jour vous donne un sentiment de stress et de pénurie. Et si vous aviez une liste de 3 choses importantes ? Vous avez probablement déjà entendu ce conseil, mais le suivez-vous ? Si vous ne pouviez mettre que 3 choses sur la liste, vous les choisiriez avec soin. Et, à propos, après avoir fait ces 3 choses, vous pouvez toujours en faire d’autres, mais ne vous attendez pas à ce que vous fassiez toutes les autres choses. Pendant que vous faites chacune des 3 choses de votre liste, faites chaque chose comme si c’était la seule chose qui comptait. (Voir l’élément suivant.)

Troisièmement : Créez des moments de transcendance.

Vous précipiter à travers les tâches et les corvées comme si vous deviez passer à la prochaine chose ne fait que créer une expérience de vie qui se mélange dans une fade bouillie. Mais que se passerait-il si vous pouviez élever des moments de votre vie à quelque chose de spécial, de sacré, de vivant ? Et si cuisiner de la soupe pour le dîner devenait une expérience transcendante ? Un moment de transcendance est quelque chose que chacun de nous a vécu : quand nous nous sentons incroyablement connectés au monde qui nous entoure, quand nous perdons notre sens de nous-mêmes et que nous sentons que nous faisons partie de quelque chose de plus grand. C’est ce moment où vous êtes au sommet d’une montagne à regarder avec admiration tout ce qui vous entoure, ou à regarder les étoiles, ou à flotter dans l’océan, ou à avoir le souffle coupé par un coucher de soleil ou un champ de fleurs. Vous pouvez intentionnellement créer ces moments, avec de la pratique, dans votre vie quotidienne. Pendant que vous faites tout ce qui figure sur votre liste, que vous faites la vaisselle ou que vous avez une conversation, que vous rentrez chez vous ou que vous mangez du chou frisé et des haricots… vous pouvez élever ce moment en un moment de transcendance. Essayez. Et si vous pouviez créer plusieurs moments comme celui-ci tout au long de votre journée … le temps semblera moins rare et incroyablement abondant. C’est de loin la chose la plus importante de cette liste.

Quatrièmement : Réfléchissez avec gratitude.

À la fin de chaque journée, prenez quelques instants pour réfléchir à votre journée et réfléchir à ce dont vous êtes reconnaissant. Un tel conseil est banal, je le sais, mais combiné aux autres choses de cette liste, c’est ridiculement puissant. Essayez.

Donc, ce sont les quatre façons de tirer le meilleur parti des 24 heures qui vous sont allouées chaque jour !

Ensemble, elles sont une façon d’être dans nos vies radicalement différente de celle dont la plupart d’entre nous vivons nos journées.

Comment susciter la responsabilisation des membres de l’équipe ?

Voici des conseils pour amener les membres de votre équipe à prendre leurs responsabilités.

http://www.bonniebiafore.com/how-to-inspire-accountability-in-team-members/ par Bonnie Biafore

En tant que manager de projet, vous devez susciter la responsabilisation des personnes qui relèvent d’autres managers. C’est extrêmement difficile ! Voici des conseils pour amener les membres de votre équipe à prendre leurs responsabilités.

Collaborez pour établir et confirmer la compréhension de votre structure de répartition du travail (Work Breakdown Structure / WBS).

Lorsque vous collaborez sur le WBS, les membres de l’équipe acquièrent une perspective et une compréhension plus approfondies de la façon dont leur travail s’intègre dans le projet global. Demandez aux personnes qui comprennent chaque section du WBS de l’expliquer au reste de l’équipe. De cette façon, tous les membres de l’équipe comprennent comment leur travail contribue aux objectifs du projet. Lorsqu’une équipe travaille ensemble pour décider comment aborder un projet, le sentiment d’appartenance grandit. Et l’appropriation renforce la responsabilité parce que personne ne veut que SON projet échoue.

Assurez-vous que les relations entre les tâches sont comprises.

Après avoir établi votre échéancier de projet à partir du WBS, assurez-vous que chaque membre de l’équipe comprend et accepte les tâches préalables qui doivent être accomplies pour qu’il puisse terminer son travail. Tout aussi important, assurez-vous que chaque membre de l’équipe comprend les tâches qu’il doit terminer afin que les autres membres de l’équipe puissent compléter leurs propres livrables. Cela renforce la valeur de leurs livrables et cultive la responsabilisation au sein de l’équipe.

Reconnaissez le travail terminé.

Les bons managers de projet acceptent les livrables complétés par les membres de leur équipe.

Les grands managers de projet favorisent un sentiment de fierté au sein des membres de leur équipe en reconnaissant quelque chose de spécifique sur le travail que chaque membre de l’équipe fournit.

Cela renforce le sentiment de responsabilité qui se manifestera dans les futurs travaux de projet.

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Fournissez une reconnaissance formelle.

Reconnaissez officiellement le travail de chaque membre de l’équipe en envoyant un courrier/l à son manager. Cela renforce la contribution que le travail de projet apporte à l’organisation et la valeur que leur employé a fournie pour générer des résultats opérationnels. L’enthousiasme que cette action suscite chez le membre de l’équipe renforce non seulement sa responsabilisation à l’égard des travaux futurs du projet, mais elle peut également renforcer la responsabilisation pour la réalisation des livrables des projets pour l’ensemble de l’organisation.

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Ne commencez pas à moins d’avoir un plan pour terminer

Démarrer un nouveau projet ou une nouvelle tâche est facile… du moins par rapport à la compléter.

Don’t Start Unless You Have a Plan to Finish

https://stevekeating.me/2021/05/31/dont-start-unless-you-have-a-plan-to-finish/ par Steve Keating

démarrer commencerDémarrer un nouveau projet ou une nouvelle tâche est facile… du moins par rapport à la compléter. Je pense que la grande majorité des gens commencent un projet ou une tâche avec la pleine intention de les terminer. Le problème est que la route de l’échec est pavée de ces bonnes intentions.

Vous n’avez pas besoin d’avoir l’intention de terminer ce que vous commencez, vous avez besoin d’un plan pour le terminer avant de commencer.

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La première étape de ce plan devrait être une décision.

La décision que, quoi qu’il arrive, le projet ou la tâche sera complété. Si vous avez commencé à chercher des excuses pour retarder l’achèvement de quelque chose que vous avez commencé, ne vous permettez pas de commencer quoi que ce soit d’autre tant que ce sur quoi vous travaillez soit terminé. Plus votre liste de choses « en cours » est longue, plus il sera difficile de compléter l’une d’entre elles.

N’ayez pas peur de dire NON quand quelqu’un vous demande de commencer quelque chose de nouveau. Ne vous inquiétez pas de dire NON à quelqu’un qui vous demande de l’aide si vous avez déjà 12 balles en l’air avec lesquelles vous essayez de jongler.

Rappelez-vous, « NON » est une phrase complète. Aucune explication ne devrait être requise.

Le plan doit inclure les mesures que vous prendrez chaque jour pour vous rapprocher de l’achèvement de votre tâche.

Le Kanban personnel

Même une tâche énorme peut être divisée en tâches quotidiennes réalisables. Si vous ne pouvez vous permettre que 15 à 30 minutes par jour sur une tâche, vous faites tout de même des progrès et créez un élan vers l’achèvement.

Assurez-vous de bloquer ce temps dans votre calendrier et ne trouvez pas d’excuses pour utiliser ce temps sur autre chose.

Assurez-vous que votre premier bloc de temps de 15 à 30 minutes commence immédiatement. Pas demain, pas la semaine prochaine, commencez immédiatement. Si vous n’êtes pas sûr de ce que je veux dire par immédiatement, je veux dire commencer dans la seconde après avoir fait votre plan.

Ajoutez une date d’achèvement à votre plan.

Vous devez être réaliste. Vous ne pouvez pas vous permettre 53 années pour accomplir une tâche qui devrait prendre quelques semaines d’efforts concentrés.

Mettez une date limite « drop dead » sur votre calendrier et terminez la tâche à cette date. Si vous ne le faites pas, cette tâche est probablement aussi morte que vos chances de succès.

Partagez votre plan et vos progrès avec un mentor ou un partenaire de confiance.

Rien n’est plus utile pour accomplir une mission ou une tâche difficile que d’avoir quelqu’un qui vous tient responsable de l’engagement que vous avez pris de le faire.

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Vous devez savoir que vous avez la capacité de terminer ce que vous commencez.

Vous pouvez créer en vous la discipline nécessaire pour le faire. Vous pouvez atteindre un énorme succès dans tous les domaines de votre vie en le faisant.

La seule question à laquelle vous seul pouvez répondre est… « Le voulez-vous ? »

La loi de Brooks s’appliquerait-elle aussi aux financements additionnels et pas seulement aux ajouts de personnel sur les projets ?

La loi de Brooks s’appliquerait-elle aux coûts ?

https://kbondale.wordpress.com/2021/11/28/would-brooks-law-also-apply-to-cost/ par Kiron Bondale

Lorsque Fred Brooks Jr. a écrit The Mythical Man Month, il a fourni aux chefs de projet la précieuse mise en garde qui a ensuite été nommée loi de Brooks.

Ajouter des personnes à un projet en retard accroît son retard

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Bien qu’il y ait toujours des exceptions, cette affirmation est généralement vraie.

Elle est également applicable à la plupart des types de projets, pas seulement à ceux de développement de logiciels.

Les raisons qui supportent la loi Brooks sont bien comprises, mais malheureusement oubliées par les managers de projet et les parties prenantes principales lorsque des retards surviennent.
Ajouter des personnes multiplie le nombre de relations à gérer pour les membres actuels de l’équipe.

L’acquisition et l’intégration de nouveaux membres de l’équipe distrairont ceux qui devraient se concentrer sur l’achèvement des activités critiques. Cela nécessite également plus d’efforts pour garder tout le monde bien aligné dans l’équipe et augmente les risques de conflit entre les personnes ou d’autres sources de retard interpersonnelles lorsque vous avez plus de membres dans l’équipe. Et, si la majorité des activités restantes ne sont pas basées sur l’effort, l’ajout de personnes n’aidera pas à les accélérer.

Accorder davantage de financement à un projet en dépassement budgétaire en accroitra-t-il le surcoût ?

money, money, money...Mais l’hypothèse complémentaire de l’ajout de fonds à un projet qui devrait dépasser le budget le fera-t-elle encore plus dépasser le budget ?

Tout comme la loi de Brooks qui ne s’applique pas si le projet manquait de personnel au départ, une exception serait si le projet avait un budget insuffisant au départ en raison d’une sous-estimation, d’un sous-financement ou de réserves insuffisantes pour les imprévus.

Mais lorsqu’un projet a reçu un financement suffisant pour atteindre le périmètre approuvé initialement, en quoi la résolution d’un écart de coût négatif en augmentant le budget pourrait-elle être la mauvaise chose à faire ?

Si l’écart est lié à une sous-performance, à une faible productivité ou à un coût élevé dû à une mauvaise qualité, l’ajout de fonds supplémentaires au budget pourrait encourager à continuer de faire la même chose et l’écart est susceptible d’augmenter.

jeter l'argentSi l’écart est causé par une dérive du périmètre, le fait de fournir plus de financement pourrait entraîner son utilisation comme une caisse noire par les intervenants pour obtenir des fonctionnalités supplémentaires.

Les prévisions de coûts à l’achèvement peuvent également être suspectes.

Si une hypothèse de prévision est que le rendement historique persistera, est-ce étayé par le profil de risque des activités restantes ? Si l’on s’attend à ce que les choses deviennent plus faciles, l’ajout de financement ne fera que générer des coûts d’opportunité inutiles pour l’organisation.

Les développeurs et les intervenants principaux ont généralement tendance à être plus ouverts à l’ajout de personnes qu’au financement accru de projets en difficulté, ce qui explique pourquoi cette situation est moins courante, mais lorsque c’est le cas, nous devons comprendre pourquoi l’écart de coût s’est produit et comment les prévisions à l’achèvement ont été déterminées.

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Comment manquer une date butoir (avec professionnalisme sinon fierté) !

Dans mon article précédent, j’ai ouvert une discussion sur la façon d’éviter de manquer une date limite.

Mais que se passe-t-il si vous ne pouvez pas l’éviter ?

https://seths.blog/2021/05/how-to-miss-a-deadline/ par Seth Godin

Les projets repoussent toujours les limites, combinant des éléments, des idées et des efforts pour faire quelque chose qui n’a jamais été fait auparavant, pas tout à fait comme nous le faisons ici et actuellement.

Et donc, parfois les projets audacieux ne parviennent pas à respecter leurs échéances. Même si nous construisons des systèmes et intégrons des marges de temps, parfois cela ne fonctionne pas.

Quelques réflexions

#1 – N’attendez pas la dernière minute.

2 petites minutesLes vœux pieux sont parfois confondus avec l’optimisme, mais vous saviez probablement plus de quatre jours avant la date limite que vous n’alliez pas répondre aux attentes. Si les gens construisent des dépendances autour de vos promesses, alors attendre que vous n’ayez plus le choix ne fait qu’aggraver la situation. Parce que non seulement vous êtes en retard, mais vous le cachiez.

#2 – Ne minimisez pas le problème.

Vous êtes en retard. Clairement. Alors dites-le. Fort et (pas tout à fait) avec fierté.

En reconnaissant la promesse originale et en étant clair que vous êtes conscient de l’échec, vous aidez les personnes qui comptaient sur vous à se sentir entendues et respectées.

#3 – Créez des alternatives.

Ce n’est pas toujours possible, mais quand c’est le cas, cela conduit généralement à de meilleures relations. Si une compagnie aérienne ne peut pas avoir un avion à un certain endroit à un certain moment, cela va grandement contribuer si elle fait le travail de trouver une nouvelle proposition pour les 100 personnes qui ont incommodées, au lieu de mettre cette charge sur elles, une par une.

#4 – Il y a une différence entre observer les dégâts (et travailler pour améliorer la situation) et accepter la honte et le blâme.

Il est clair que l’avenir n’est pas clair et que des choses surviennent.

Téléchargez ce guide sur le site de notre partenaire Virage Group

#5 – En bref, il n’y a pas de bon moyen de faire en sorte qu’une échéance manquée n’ait aucun impact pour la personne qui comptait sur vous.

Que des gens comptent sur vous est un cadeau. Si vous voulez qu’on compte sur vous la prochaine fois, mieux vaut investir au plus tôt et souvent dans le respect de cette échéance, puis, dans les rares cas où ce n’est pas suffisant, traitez vos clients avec le respect que vous aimeriez recevoir dans une situation similaire.

[Mieux encore, consultez mon article précédent  et créez des approches pour ne pas manquer la date limite en premier lieu.]