Déstressez votre équipe projet : Mettez les moyens en adéquation avec les besoins et inversement !

Cinquième item très stressant pour tout membre de l’équipe projet : Ne pas avoir les moyens de répondre aux attentes, ambition et objectifs du projet.

Relisez le billet d’introduction qui présente cette brève série de billets sur ce sujet.

Personne n’aime faire un mauvais travail.

Aussi, on préfèrera souvent prendre sur soi, s’investir plus que de raison, voire s’épuiser, à ne pas parvenir à accomplir nos tâches projet comme opérationnelles.

De plus, dans nombre de projets, les personnes ne soient pas dédiées à 100% au projet. Ceci n’est pas nécessairement nuisible et peut même être bénéfique car le projet va se nourrir de l’opérationnel et vice versa. Le travail de la personne sur le projet facilitera le déploiement du changement qu’elle va introduire dans les organisations cibles. Le problème est celui de la charge globale de travail pour ces membres de l’équipe. Et ceci est amplifié par la distance qui gomme certains des ressentis que l’on peut avoir en rencontrant la personne en face à face.

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Relisez ce billet sur comment éviter de se voir imposer des dates irréalistes.

En sus de l’optimisation de la charge de travail, il est aussi du devoir du manager de projet de protéger ses équipes de dates irréalistes qui seraient poussées par le management sans avoir été validées au préalable. Ou encore d’accroissements intempestifs et non contrôlés de périmètre du projet sous le prétexte : « on est Agiles ou pas ? ».

Cela arrive hélas bien plus souvent qu’on ne le souhaite…

Il convient alors de négocier sur le contenu (mettre les objectifs/besoins/délais en concordance avec les moyens). Il faudra en particulier être très clair sur ce que l’on ne pourra pas faire si une date est imposée qui ne permette plus de livrer le produit dans son intégralité.

Produit Viable Minimum (MVP)

Les approches Agile par MVP comme Scrum sont particulièrement utiles pour prioriser le contenu des livrables en fonction des délais et ressources disponibles.

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Prendre le temps de faire le point (sur la route comme dans vos projets) va vous permettre de ne pas vous perdre.

Prenez le temps nécessaire pour vérifier régulièrement votre progression !

Avez-vous avancé comme prévu ? Tenez-vous toujours le bon cap pour atteindre les objectifs du projet ? Avez-vous pensé à faire un petit « Reality Check » pour valider que les indicateurs qui vous sont remontés ou que vous calculez correspondent bien à une réalité ?

Quelques questions à vous poser fréquemment à vous-même (avant que l’on ne vous les pose) !

Ces 5 articles sur le management projet furent vos préférés en Février 2019

Profitons de ce début Août pour découvrir ou relire ces quelques billets que les suiveurs du blog DantotsuPM ont particulièrement appréciés.

Leadership, management d’équipe projet, astuces et meilleures pratiques ont su retenir votre attention.

Comment mener des gens qui sont plus intelligents que vous ?

Mener une équipe de personnes exceptionnellement brillantes exige de l’habileté, et, comme Steve Jobs l’a prouvé à maintes reprises, la récompense le vaut bien !

Comment gérer d’ennuyeuses personnes présomptueuses dans votre vie (et vos projets)

Nous rencontrons tous ce type de personnes de temps en temps, celles qui semblent toujours tout savoir sur tout…

Parfois, il est difficile de ne pas les laisser nous impacter.

Mais il y a une façon efficace de gérer les gens présomptueux.

Comment s’y prendre pour mener des discussions téléphoniques professionnelles efficaces ?

Quel est le B.A.-BA pour mener des entretiens téléphoniques efficaces ?

Peut-être êtes-vous comme moi étonné du manque apparent de professionnalisme dont font preuve certaines personnes dans leur manière de conduire des entretiens téléphoniques. En particulier lorsqu’ils ont lieu avec des clients, prospects, commanditaires ou des niveaux élevés de management.

Les meilleures pratiques pour les jalons de projet

Les jalons sont de véritables trésors : Comment pouvez-vous utiliser au mieux des jalons pour assurer le succès de votre projet ?

Les jalons dans la méthode Hermès

La règle 90/90/1 va booster votre trajectoire

Hyper simple et pourtant si efficace. Décidez dès aujourd’hui que pour les 90 prochains jours, vous allez investir les 90 premières minutes de votre journée de travail à vous concentrer totalement, à 100%, sans aucune interruption, sur votre unique projet le plus important.

Avez-vous essayé cette technique ? Quels sont vos retours ?

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Comment bien décomposer le travail à réaliser dans son projet pour mieux le planifier ?

Practice Standard for Work Breakdown Structures

Les structures de répartition du travail (SRT) ou en anglais WBS (Work Breakdown Structures) sont un élément clé du processus de planification du projet, quelles que soient les industries, les organisations et les spécialités.

Livre sur AmazonLa SRT organise le périmètre total d’impact du projet et de sa réalisation en reflétant le travail précis et les livrables à produire. Ceci aide grandement les managers de projets à organiser la façon dont ils construisent et partagent l’échéancier, puis en font le suivi des projets. Ils et elles y intègrent les plans de management des risques pour les surmonter s’ils surviennent.
Le PMI® vient publier une mise à jour complète de ce recueil des meilleures pratiques « Practice Standard for Work Breakdown Structures (3rd Edition) » avec un focus spécifique sur les cycles de vie des projets Agile, itératifs, prédictifs comme incrémentaux.
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Le nouveau défi de la collaboration dans le « project management » par Jean-Louis Rogé

Les nombreux avantages de la collaboration sont autant de challenges à relever et gagner.

L’évolution technologique avance à grands pas et elle offre un environnement parfait pour la multiplication des services de partages et des réseaux sociaux. Des échanges se créent tout naturellement et des liens se tissent dans tous les domaines entre les individus.

Dans ce nouveau scénario, la collaboration prend toute son ampleur. Pour cela profiter de ses nombreux avantages représente un défi à ne surtout pas manquer.

Pour vous apporter une aide concrète, je vous propose des conseils pratiques ainsi qu’un aperçu des bénéfices attendus sur 3 aspects clés :

  1. apprendre le travail collaboratif,
  2. choisir la bonne plateforme,
  3. mais surtout sur les actions à maitriser par le chef de projet

Le manager de projet est, une fois de plus, un protagoniste incontesté.

1-Savoir travailler ensemble

Comment faire

Les outils et la technologie ne suffisent pas !

Une collaboration réussie dépend avant tout de l’humain.

En effet si on ne prend pas conscience qu’il faut modifier les habitudes et changer d’état d’esprit, une collaboration effective et durable ne se pourra pas mettre en place.

Il faut donc changer d’attitude au moins sur les points suivants

  • cliquez pour agrandir cette image

    Profiter du brainstorming. La réflexion collective est un moyen très efficace de trouver des solutions. Pour qu’elle soit effective il faut choisir un petit groupe motivé et bien annoncer le sujet au début. Il est préférable de se poser des questions simples et se donner le temps d’y répondre. Il ne faut pas juger les contributions apportées, par contre il est préférable de les noter pour les sélectionner et les compléter ultérieurement.

  • Savoir échanger. La communication entre individus produit un échange dans les deux sens. Pour passer une information le message doit être clair, direct et surtout il faut être convaincu de ce que l’on dit !
Plutôt que de s’exprimer ainsi

« J’aimerais qu’un suivi du projet soit fait le plus souvent possible par les personnes disponibles »

Il vaut mieux dire

« Afin de détecter à temps des erreurs, 2 personnes de l’équipe devront participer chaque vendredi à une réunion de suivi du projet »  

Tout est plus clair

L’objectif (« afin de détecter à temps des erreurs »), les personnes impliquées (« 2 personnes de l’équipe »), le moment (« chaque vendredi »).

Par contre lorsqu’on reçoit un message il faut être certain de vraiment le comprendre.

Pour cela on doit d’abord laisser l’autre s’exprimer, sans émettre de jugements et sans interrompre. Pour être sûr d’avoir compris ce qu’on vient d’entendre, reformuler l’idée avec nos propres mots est une très bonne méthode. Elle peut nous aider aussi à instaurer un climat de confiance avec notre interlocuteur.

  • réfléchissonsGarder l’esprit ouvert. Chacun a ses principes et ses préjugés, c’est un côté plus ou moins présent dans chaque individu. L’objectif est de savoir les oublier par moment pour comprendre vraiment de nouvelles idées. Pour pratiquer au quotidien, essayez de changer vos habitudes, rencontrer de nouvelles personnes, visiter de nouveaux endroits par exemple.

Bénéfices

Les résultats attendus sont premièrement une solution avec plus de qualité grâce au brainstorming. En effet, plus d’idées, plus de points de vues différents produisent une solution complète et mieux adaptée.

Ensuite la cohésion de l’équipe se voit sensiblement améliorée si on apprend à mieux échanger : l’entraide qui en découle augmente la productivité et la motivation.

Appliquer les idées plus innovantes et intéressantes qu’on peut découvrir autour de nous, enfin, nous assure d’être compétitifs et est un gage supplémentaire de qualité.

2-Choisir la bonne plateforme collaborative

Comment faire

Les outils collaboratifs sont très variés et les fonctionnalités peuvent être complexes.

Pour cela il est très fortement conseillé de procéder par étapes dans la mise en service d’une plateforme collaborative selon un ordre de priorités établi.

Un espace pour stocker toute l’information du projet, pour pouvoir la partager, est une fonctionnalité indispensable pour tout projet, mais il y en d’autres moins utilisées qui montrent la puissance d’un environnement de travail collaboratif.

Concrètement les phases de mise en service de la plateforme peuvent se faire selon l’ordre suivant

  1. Environnement de partage centralisé. La première des choses est mettre à disposition des utilisateurs un espace accessible à tout dispositif (PC, tablette, smartphone…), depuis n’importe où et à tout moment. La solution adaptée est sans doute une plateforme en nuage. Mis à part le stockage ordonné des documents, pour réaliser des recherches multicritères, il faut penser aussi aux outils qui nous permettent de partager les modifications et de gérer leur suivi et les versions des fichiers. Établir une base de connaissance pour mettre en commun la méthodologie, les formations et tout autre information d’intérêt, est aussi une fonctionnalité à ne pas oublier.
  2. Businessman Using ComputerGestion des réunions virtuelles. Avoir la flexibilité de réaliser des réunions dès que nécessaire, même si toutes les personnes concernées ne sont pas physiquement présentes, est un atout indiscutable d’une plateforme collaborative.

Il faut s’assurer qu’on puisse utiliser le son et l’image, partager l’écran et la présentation, se servir d’un tableau collaboratif, partager des fichiers, voter, etc.

  1. Support en temps réel. Et si à un moment donné on a une question bloquante ou un doute qui nous traquasse, une option très intéressante à utiliser est le chat en ligne qui donne la possibilité d’interagir avec les autres acteurs de façon simple et rapide. Des données statistiques, des résumés du projet mis à jour en temps réel, peuvent être aussi accessibles à tout moment.

Bénéfices

L’atout indiscutable de ce type de plateforme est de pouvoir disposer de tout type d’information concernant le projet, à n’importe quel moment. De plus, le côté interaction et partage permet d’apporter des modifications à un même contenu et d’avoir un suivi complet des documents.

Organiser une réunion n’est plus un exercice compliqué, en seulement quelques messages on peut tout mettre en place : la distance n’est plus un problème et la technologie donne les moyens à tout le monde de s’exprimer et de participer.

Pour les doutes urgents quoi de mieux qu’un chat en ligne pour avoir une réponse immédiate sans trop d’effort.

3-Coordoner, planifier, motiver: les actions incontournables du chef de projet

Comment faire

Mais tout ne se fait pas tout seul ! Là aussi le chef de projet a un rôle à jouer qui est déterminant. En effet la présence d’un chef d’orchestre est nécessaire pour que tout fonctionne sans problème.

Les aspects où le chef de projet peut être décisif

  • Aider à suivre l’avancement du projet. Une vision globale de l’exécution du projet est nécessaire. Premièrement toute tâche doit être enregistrée correctement au niveau de la plateforme, ensuite elle doit être réalisée selon la priorité établie. L’autorité et l’expérience du chef de projet sont indispensables pour assurer tout ce processus.
  • Planifier et organiser le temps. Surtout dans le cas des méthodes agiles, le planning est révisé en permanence : il y a des actions qui sont reportées, d’autres qui sont modifiées ou supprimées. L’équipe doit être concentrée sur le travail à réaliser, l’optimisation des ressources et la gestion du temps doivent être assurées par le chef de projet.
  • Motiver l’équipe. Le fait de partager toute l’information depuis le début du projet est un moyen d’impliquer et motiver les individus. Si en plus on laisse exprimer tous les membres et on communique souvent avec eux, on donne à chacun l’importance qu’il ou elle mérite : il ne faut pas oublier qu’une équipe motivée est indispensable à la réussite du projet. La plateforme collaborative nous donne tous les outils pour y parvenir et le chef de projet détient l’expertise pour que la motivation dans le projet soit une réalité.

Bénéfices

L’intervention du chef de projet est nécessaire, sa grande expérience permet de profiter pleinement des avantages d’une plateforme collaborative. En effet l’information enregistrée au niveau des tâches est immédiatement disponible pour tous les membres de l’équipe. De plus, toute modification est directement connue des personnes concernées, qui n’ont pas à se préoccuper de collecter une information plus récente. La communication enfin, est beaucoup plus facile et directe : le chef de projet a tous les moyens à sa disposition pour motiver son équipe à tout moment.

visitez le blog
Jean-Louis Rogé

JEAN-LOUIS ROGÉ est Ingénieur informatique et Directeur des services d’informations (DSI). Il a été PCO (contrôleur de projet), responsable de la planification, de la mise à jour et du contrôle de projets pendant plus de 20 ans dans différents secteurs d’activités tels que les télécom, la grande distribution et le service public.

Il partage ses expériences et conseils sur son blog : http://www.comment-reussir-mon-projet.com/

Et vous pouvez également le suivre sur Twitter : https://twitter.com/ReussirProjet

Il y a 50 ans, un homme marchait sur la lune ! Tout un portefeuille de programmes et projets réussis.

Le 20 Juillet 1969, Neil Armstrong, commandant d’Apollo 11 fut la première personne à marcher sur la lune

Il nous guide à travers l’histoire de la NASA depuis sa création en 1958 avec toute la discrétion et l’humilité qui firent qu’il fut choisi pour déposer cette empreinte inoubliable pour l’humanité.

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Fournir des estimations n’est pas une tâche facile, supputer l’est davantage :-)

L’Art de l’estimation

Article original sur le blog expiriance.

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Ce billet couvre rapidement l’une des techniques que les aspirants à la certification PMP® apprennent en étudiant le PMBoK® Guide.

Reconnaissons-le, fournir des estimations n’est jamais une tâche aisée. Faire des suppositions est bien plus facile.

En effet, l’estimation n’est pas seulement l’action concrète de calculer combien de temps une tâche va prendre. Il y a de nombreux éléments intangibles qui ne sont pas toujours pris en considération alors que ce sont eux qui feront ou déferont votre projet.

Comme les organisations pensent qu’une pression toujours plus élevée produit des résultats plus rapidement, le besoin de précision des estimations à grimpé en importance au point que la plupart d’entre elles ont développé des standards d’estimation basés sur des produits prédéfinis.

Par exemple, une société de construction a une estimation déjà prédéterminée de combien cela prend de construire une pièce de 4 mètres par 5. Un fabricant de meubles de bureau sait ce que cela demande de construire une chaise « Direction modèle Luxe » etc, etc. Ces sociétés font cela tout le temps en utilisant les mêmes outils et matériels, tous très tangibles.

Évaluer l’effort avec PERT

PERT est un des modèles les plus simples et les plus largement utilisés pour évaluer l’effort. Il permet de déterminer la meilleure estimation du temps requis (Te: Temps estimé) pour compléter une tâche, en assumant que tout se passe normalement. L’implication est que le temps prévu est le temps moyen que la tâche exigerait si elle était répétée un certain nombre de fois au cours d’une longue période de temps (comme pour la société de construction et le fabricant de meubles de bureau ci-dessus)

• le temps Optimiste (O) – le temps minimal requis accomplir une tâche, assumant tout se passe mieux que l’on s’y attende normalement

• le temps Pessimiste (P) – le temps maximal requis accomplir une tâche, assumant que tout tourne mal, mais excluant des catastrophes majeures

• le temps le Plus probable (M) – la meilleure estimation du temps requis accomplir une tâche, assumant que tout se passe normalement

La formule pour calculer PERT est

Te = (O + 4M + P) / 6

J’utilise PERT tout le temps, c’est très précis et la méthode a prouvé sa valeur dans bien des situations.

Une société de développement de logiciel sur mesure, avec beaucoup d’éléments intangibles en fonction des pré-requis du client, a mis en œuvre une méthode d’évaluation basée sur huit catégories pour qualifier la complexité d’un projet de forte, moyenne ou faible.

Les points sont additionnés en fonction des réponses dans chacune des 8 catégories : 1 point pour faible, 2 points pour moyen et 3 points pour fort.

Le score total du projet détermine son facteur de complexité.

Celui-ci est alors utilisé pour fournir l’estimation initiale. Si le score total est de 8 à 12 points, c’est un projet de faible complexité, s’il est entre 13 et 18, c’est un projet de complexité moyenne et s’il est entre 19 et 24 c’est un projet de forte complexité.

Bien sûr, toutes les organisations de développement de logiciel ne peuvent pas suivre ce modèle même s’il peut être utilisé comme une base de départ.

Exemple :

Comme vous pouvez le constater, l’estimation reste un art.

Qu’en pensez-vous ? Quelle méthode utilisez-vous ?

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Comment marchent les classes de service dans #Kanban ?

Les classes ou catégories de services servent à établir l’ordre de priorité des travaux en fonction du coût des retards (CoD – Cost of Delay)

Les équipes doivent être en mesure de gérer les dépendances et d’assurer l’harmonisation avec les jalons. Kanban utilise le concept de classe de service pour aider les équipes à optimiser l’exécution de leur arriéré.

Les catégories de services aident à différencier les items de l’arriéré (product backlog) en fonction du CoD. Chaque catégorie de service a une politique d’exécution précise que l’équipe accepte de suivre.

Par exemple :

  • Standard – Représente la catégorie de service de base applicable aux travaux qui ne sont ni accélérés ni à date fixe. La plupart des éléments de l’arriéré devraient entrer dans cette catégorie. Le CoD est linéaire pour les tâches standards, ce qui signifie que la valeur ne peut être atteinte avant la livraison, mais il n’y a pas d’exigence de date fixe.

 

  • A date fixe – Décrit les travaux qui doivent être livrés à une date précise ou avant. En règle générale, le CoD de ces items est non linéaire et est très sensible aux petits changements de la date de livraison; ceux-ci doivent être managés activement pour atténuer le risque lié au planning. Par conséquent, ces éléments sont passés en développement suffisamment tôt pour être terminés dans les délais. Certains peuvent nécessiter une analyse complémentaire pour préciser la durée estimée. Certains doivent être reclassés comme accélérés si l’équipe prend du retard.

 

  • Accéléré – Un élément de l’arriéré dont le CoD est inacceptable nécessite une attention immédiate. Il peut entrer en développement, même en violation des limites actuelles des Travaux en Cours (WIP – Work In Progress). En règle générale, il ne peut y avoir qu’un seul item accéléré dans le système à la fois, et les équipes peuvent établir une approche pour que cet élément avance rapidement dans le système. Si les équipes constatent que de nombreux articles nécessitent une intervention rapide, le système est probablement surchargé. Soit la demande dépasse la capacité, soit le processus d’entrée peut nécessiter plus de discipline. Quoi qu’il en soit, le processus doit être ajusté.

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Petites équipes / grandes équipes

Souvent, nous nous contentons d’une petite équipe parce que nous ne croyons pas que nous puissions nous en permettre une plus grande.

Big crew/little crew

http://sethgodin.typepad.com/seths_blog/2018/05/big-crewlittle-crew.html  par Seth Godin

Les projets de développement de logiciel fonctionnent mieux avec de petites équipes.

D’un autre côté, cela a du sens d’avoir de multiples équipes d’ouvriers si vous refaite la chaussée d’une section d’autoroute très empruntée.

Trois raisons

  1. Coordination
  2. Apprentissage
  3. Délais de montée en compétences

Comme nous avons appris du Mythique  Homme Mois il y a plus de cinquante ans, les projets logiciels comptent sur la coordination du travail. Quand vous ajoutez des programmeurs, le travail ne va pas plus rapidement, il avance plus lentement. La montée en compétences coûte cher. Et si le projet implique apprendre en avançant, d’alors de grandes équipes perdent beaucoup plus de temps au démarrage tandis que vous essayez de comprendre les choses.

D’un autre côté, cela n’a aucun sens d’avoir une unique équipe travaillant sur un projet de ré-asphaltage. Si vous deviez fermer la route pendant deux semaines pendant qu’ils travaillent d’une extrémité à l’autre, vous coûteriez une fortune aux usagers. La montée en compétences pour des professionnels formés est insignifiante et ne nécessite pas d’apprentissage et peu de coordination. Mieux vaut avoir cinq équipes travaillant sur des sections différentes et rouvrir la route après seulement un ou deux jours.

Souvent, nous nous contentons d’une petite équipe parce que nous ne croyons pas que nous puissions nous en permettre une plus grande. Mais si le travail vaut la peine de faire, cela pourrait valoir la peine de le réaliser plus rapidement. Il est plus facile que jamais de trouver des façons d’accroitre l’équipe projet.

Et parfois, nous voulons par erreur utiliser une grande équipe, pensant qu’avec neuf femmes, travaillant très soigneusement et en étroite coordination, nous pouvons avoir un bébé en un mois. Des idées irréalistes qui finissent en déception.

Si vous voulez savoir comment un projet est devenu problématique, cherchez comment la taille d’équipe a été décidée.

PMI a mis à jour le Practice Standard for Scheduling

Vous apprendrez à identifier les éléments d’un bon modèle de planification ainsi que son objectif, son usage et ses bénéfices.

Practice Standard for Scheduling  – Troisième Édition

Cette 3ème édition incorpore les dernières idées et avancées sur les pratiques les meilleures et les plus acceptées dans le domaine de la planification de projet.

Aligné sur A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixième Édition, ce standard de pratique explore plus en détails l’information contenue dans la Section 6 sur le management de la planification du projet.

Vous découvrirez aussi ce qu’il convient de faire pour produire et maintenir un bon modèle de planification ainsi que :

  • PMGS est partenaire de DantotsuPM

    Usage et bénéfices du standard;

  • Définitions des termes et étapes principaux dans la planification;
  • Descriptions détaillées des composants;
  • Conseils sur les principes et les concepts de création de modèle de planification et leur utilisation;
  • Différences entre les modèles et leurs représentations;
  • Descriptions détaillées de méthodes : chemin critique, chaîne critique,PERT, planification par vagues déroulantes et simulation de Monte-Carlo;
  • Utilisations d’approches de management de projet adaptatives dans la planification, comme agile;
  • Bonnes pratiques généralement acceptées en planification, développement, maintenance, communication et processus de planification efficaces.

Les membres PMI ont un accès gratuit à ce standard sur PMI.ORG. Si vous souhaitez une édition papier, visitez aussi PMI.org.

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