Que faites-vous lorsque vous ne pouvez faire changer d’idée des parties prenantes importantes ?

Dealing with Unreasonable Expectations  par Bonnie Biafore

http://www.bonniebiafore.com/dealing-with-unreasonable-expectations/

Les principales parties prenantes exercent parfois une pression importante pour atteindre des objectifs de projet irréalistes. Repousser ces demandes peut mettre sur les nerfs même le/la manager de projet le/la plus expérimenté(e) !

Et il peut être difficile de convaincre ces parties prenantes de changer leurs objectifs ou leurs perspectives. Que faites-vous lorsque vous ne pouvez pas changer l’avis des parties prenantes ?

Adoptez un processus qui vous permettra de gérer les attentes et de faire avancer le projet.

Voici une approche en 4 étapes pour tirer le meilleur parti des attentes déraisonnables.

Étape 1 – Partagez les faits.

Développez un argumentaire simple et direct qui décrit vos préoccupations concernant le projet. Utilisez les données antérieures du projet, les documents de référence de l’industrie et les préoccupations présentées par les leaders techniques. Votre message est susceptible d’être considéré comme une mauvaise nouvelle, alors soyez prêt pour une forte réaction. Cela peut nécessiter plusieurs tentatives pour faire passer votre message, alors soyez persévérant pour faire entendre votre message. Tenez-vous-en aux faits. Ne laissez pas les réactions des parties prenantes détourner votre message en une discussion émotionnelle. Vous partagez des informations sur les risques qui doivent être traités. Gardez à l’esprit que ce n’est pas votre travail d’empêcher les hauts dirigeants de prendre des risques. Votre travail en tant que manager de projet consiste à vous assurer que les parties prenantes reconnaissent les risques que présente le projet. Après votre discussion, traitez les directives que vous recevez du mieux que vous pouvez.

Étape 2 – Comprenez leurs perspectives.

Partagez les risques du projet avec un public plus large et écoutez les points de vue supplémentaires de ces parties prenantes. Les membres de l’équipe technique peuvent être surchargés de problèmes ou avoir un volume de travail déraisonnable. Certaines parties prenantes peuvent avoir des intérêts pour leur propre équipe qui entrent en conflit avec la meilleure option pour l’ensemble de l’organisation. Toutes ces choses peuvent finir entre vos mains pour être traitées. Soyez compréhensif et souvenez-vous : Vous ne pouvez aborder les problèmes dans une discussion transparente seulement si les parties prenantes mettent leurs problèmes sur la table. Aidez les autres à comprendre ces perspectives divergentes et générez des discussions pour explorer une chemin plus dégagé pour faire avancer le projet.

Étape 3 – Soyez prêt à faire des compromis.

Ne soyez pas inflexibles. Au fur et à mesure que les conversations que vous organisez se déroulent, certaines de vos tentatives pour réduire les risques du projet peuvent être rejetées. Recherchez une position raisonnable dans le management des risques qui vous permette de faire des progrès positifs vers la réalisation du projet. Le chemin à suivre n’est peut-être pas parfait. Cependant, une amélioration de 80% de votre situation est probablement préférable à une détérioration irrémédiable d’une relation pour atteindre les 90 ou 100%. Lorsque l’environnement pour la livraison du projet n’est pas idéal, mettez en place une surveillance supplémentaire pour remonter les problèmes dès que possible. Discutez de ces sujets de préoccupation avec votre sponsor et lors de vos réunions de projet hebdomadaires.

Étape 4 – Montrez le chemin emprunté par votre projet.

Capitalisez sur votre surveillance pour identifier les problèmes. Créez des mesures qui montrent l’impact des zones de risque sur le projet. Partagez le chemin emprunté par votre projet avec les parties prenantes. Par exemple, si vous craignez que les ressources techniques clés ne soient pas disponibles pour consacrer suffisamment de temps à votre projet, établissez un temps minimum nécessaire pour livrer votre projet dans les délais. Surveillez les heures réelles que votre ressource critique consacre au projet et l’état d’achèvement de ses tâches. Signalez vos résultats lors des réunions d’état d’avancement pour tenir les gens informés de l’état du risque. Si les préoccupations que vous avez soulevées plus tôt (à l’étape 1) ont un impact, vous aurez des données concrètes pour justifier votre préoccupation, et vos parties prenantes seront plus susceptibles d’appuyer les changements dont vous avez besoin pour mener à bien votre projet. Si tout va bien, ne soyez pas complaisant ! Poursuivez la surveillance jusqu’à ce que la possibilité de risque soit éliminée.

Avez-vous des recommandations pour traiter les demandes déraisonnables ? Partagez-les avec nous !

Pour en savoir plus sur la gestion des attentes déraisonnables, consultez la formation Natasha Kasimtseva’s Managing Project Stakeholders course.

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