billets les plus lus en Mai 2020 sur DantotsuPM.com : Méthodes, astuces, prise d’un peu de recul…

Méthodes, astuces pratiques pour mieux travailler ensemble à distance comme de près et un peu de prise de recul furent les billets les plus lus au mois de Mai 2020, début du déconfinement en France.

Biais Cognitif – Le principe de preuve sociale

Le principe de preuve sociale est le résultat d’un préjugé psychologique profondément enraciné. Elle se base sur la confiance envers les autres. Elle comprend la croyance que la majorité sait mieux que la personne isolée.

Selon ce principe, un individu ne sachant que faire ni que penser, aura tendance à adopter le comportement ou le point de vue d’autres personnes.

Comment identifier ce biais dans les projets et comment bien le manager ?

Incrémental ou itératif, est-ce la même chose dans les projets ? par Henny Portman

Pendant les formations qu’il délivre, Henny Portman a remarqué que souvent les élèves confondent les mots itératif et incrémental: il nous donne les clés pour les distinguer et les utiliser plus efficacement en fonction des projets.

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Le sens de la vie résumé en un graphique par Chris Croft, voilà qui donne à réfléchir…

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Comment être efficace dans une réunion « en ligne »

Comment tirer de bons résultats des réunions ? Les astuces suivantes sont si utiles que je les donne maintenant à chaque invitation de réunion.

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Comment surmonter 4 objections communes au « Daily Scrum » ?

Je comprends totalement la résistance de quelques membres d’équipe à la participation aux réunions Scrum quotidiennes, les Daily Scrum. Et pourtant, elles sont fort utiles si bien menées.

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Comment être à l’heure au rendez-vous ?

Vous connaissez probablement les gens qui sont en retard. Souvent, très souvent, tout le temps…

Good intentions (how to be on time)

https://seths.blog/2019/01/good-intentions-how-to-be-on-time/ par Seth Godin

Vous connaissez probablement les gens qui sont en retard. Souvent.

Ils ne veulent pas être en retard. En fait, leurs bonnes intentions sont probablement la raison pour laquelle ils sont en retard. Ils pourraient essayer telle ou telle technique et même présenter des excuses pour leur retard, et pourtant cela se produit encore et encore.

Il y a à la fois une raison et un facteur d’amplification.

Le facteur d’amplification est que quand ils sont en retard, des gens les attendent.

Vous pourriez remarquer que les choses qui partent à l’heure (des trains de banlieue, des avions, des spectacles en direct à la télé, etc.) n’ont presque jamais une foule de personnes débarquant avec cinq ou dix minutes de retard et maudissant le système. Pour ces choses, les choses dont l’on sait qu’elles démarrent à l’heure, ils réussissent à se montrer à temps. C’est que toutes leurs bonnes intentions ne sont pas bienvenues dans ces cas.

Et la raison ?

minuteurLa raison est que dans chaque interaction, ils veulent se connecter un peu plus, respecter les idées de l’autre personne et contribuer dans ce moment. Ils le font en dépensant leur ressource la plus précieuse pour y parvenir. Ce qui arrive est qu’ils cherchent une façon magique d’avoir davantage de minutes chaque jour.

Bien sûr, la personne qu’ils rencontrent avec n’a pas besoin de cinq minutes de plus de leur temps. Ils ont besoin d’encore cinq heures de leur temps. Mais il semble que leur accorder ces cinq minutes que l’on n’a pas est une façon de leur montrer qu’ils se soucient d’elle.

L’alternative est aussi simple que difficile : Dites non.

Dites-le sans vous précipiter et sans stress. “Je suis désolé, notre temps est écoulé.”

Un camion surchargé n’est pas une façon plus efficace de déplacer du gravier (ou autre chose). Et quand vous surchargez votre journée en traitant le temps comme étant élastique en fonction de combien vous prêtez d’attention, vous venez de devenir inefficace ainsi irrespectueux.

Des tas d’autres choses dans notre vie ne sont pas élastiques. La gravité, par exemple, ou la solidité d’un mur sec. Ils sont ce qu’ils sont.

Il en va de même pour le temps si vous le permettez.

La partie difficile sur être à l’heure est de se lever et passer à la suite. Mais le coût d’être élastique est que vous êtes non seulement irrespectueux envers la personne suivante, mais aussi tout le temps stressé.

Levez-vous et partez.

Les gens apprendront et finiront par vous respecter pour cela, parce qu’il n’y a rien de personnel. De même que ce n’est pas une annonce personnelle quand le train part à l’heure. L’alternative, qui est la souplesse, est personnelle. Parce que si vous aimez quelqu’un, vous serez enclin à accepter d’être même plus en retard que d’habitude.

C’est l’heure !

Agissez toujours comme si votre prochain rendez-vous était avec une personne que vous ne sauriez en aucun cas faire attendre !

Production d’idées sous stéroïdes avec  le Starbursting des brainstorming (remue-méninges)

L’idée de faire un remue-méninges vous inquiète-t-elle?

Supercharge Idea Output With Starbursting Brainstorming

https://projectbliss.net/starbursting-brainstorming/ par Leigh Espy

Le « brainstorming Starbursting » est une technique structurée pour aider votre équipe à générer des tas d’idées dans beaucoup de différents domaines de focus. Utilisez cette approche pour  facilement mener votre équipe à produire des tonnes d’idées pour votre produit ou service.

Vos sessions de remue-méninges se tarissent-elles rapidement ?

Ou regrettez-vous de ne pas posséder d’approche plus structurée pour pousser l’équipe à générer plus d’idées ?

Le « brainstorming Starbursting » est justement la technique dont vous avez besoin. Il vous donne une approche structurée pour couvrir tous les angles d’attaque en produisant des idées.

Voici un cheminement pas à pas de la façon de le faire.

Qu’est que le « brainstorming Starbursting » ?

Le « brainstorming Starbursting » est une forme de remue-méninges qui utilise des questions afin de systématiquement bien réfléchir aux différents aspects de développement de votre produit ou d’un projet.

Il utilise des questions comme outils de planification et aide des équipes à développer une liste de questions pour bien réfléchir aux divers composants d’un problème ou d’un projet.

Quand l’utiliser ?

Quand vous abordez de quelque chose de nouveau comme un nouveau produit ou service, il peut y avoir beaucoup d’inconnues.

Une préparation minutieuse exige que vous réfléchissiez bien à tous les aspects du produit.

L’approche de « brainstorming Starbursting » vous aide à le faire.

Le « brainstorming Starbursting » aide votre équipe à bien réfléchir à de nombreux aspects de votre produit ou service en utilisant des questions afin de vous guider.

Comment le faire ?

Dessinez une étoile à 6 branches sur un tableau blanc ou autre support de partage pour diriger le groupe durant la session de remue-méninges.

Au milieu de l’étoile, inscrivez le nom de votre produit ou projet.

Sur chaque pointe de l’étoile, écrivez chacune des 6 catégories suivantes :
  1. Qui
  2. Quoi
  3. Quand
  4. Pourquoi
  5. Comment

Créez d’abord les questions

Demandez au groupe de produire une liste de questions pour chacune des six catégories.

Dans le groupe avec lequel vous travaillez, passez systématiquement sur les pointes de l’étoile pour produire des questions dans chaque catégorie du produit ou du projet. Cela vous aide à déterminer ce à quoi vous devez bien réfléchir pour votre initiative.

Ne répondez pas encore aux questions. Pendant cette étape, continuez juste à penser aux questions à poser. Le but est de produire autant de questions que vous le pouvez.

L’objectif de cette première partie du « brainstorming Starbursting »  est de produire des questions significatives et utiles dans chaque catégorie pour votre produit.

Par exemple, si vous créez un produit destiné à un grand nombre de clients, vous pouvez poser des questions sur le produit en lui-même.

Mais ensuite vous pouvez changer le focus et créer des questions sur la façon d’adresser la formation et le support pour ce produit.

Vous continuez ainsi à créer des questions dans chacune des catégories de question pour construire d’une liste la plus complète possible de tout ce que vous devez considérer.

Répondez alors aux Questions

Votre étape suivante est de reprendre ces questions et de leur répondre. Cela peut être fait dans une session séparée. Mais il est bon d’avoir les mêmes participants pour créer davantage d’engagement.

Vous pouvez découvrir des secteurs pour lesquels vous avez encore besoin de plus de réponses.

Vous pourriez aussi vous rendre compte qu’il y a des secteurs importants que vous n’aviez pas même encore considérés.

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Exemple de « brainstorming Starbursting »

Pour illustrer plus clairement comment le mettre en pratique, j’utiliserai l’exemple de créer un sac à dos pour des professionnelles de petite taille. En tant que femme de petite taille, je suis fatiguée de traîner des sacs à dos qui semblent avoir été faits pour mon mari ou une écolière.

J’ai très envie depuis longtemps d’un sac à dos qui est l’air professionnel et soit aussi élégant, mais est assez robuste pour transporter mon ordinateur et autres matériels de travail en voyage d’affaires.

Si un groupe devait construire un sac à dos pour répondre à ce besoin, ils pourraient utiliser la technique du « brainstorming Starbursting »  pour bien réfléchir à ces diverses considérations.

Voici la technique appliquée à l’exemple du sac à dos :

Qui

  • Qui utilisera le produit ? 
  • Qui aidera à concevoir le produit ?
  • Qui produira le produit ?
  • Qui commercialisera le produit ?

Quoi

  • De quel type de matériel sera-t-il fait ?
  • Quelles en seront les dimensions ?
  • Quelle conception utiliserons-nous ?
  • Quels détails de finition ?
  • Quel prix serait idéal ?

Quand

  • Quand le sac à dos sera-t-il utilisé ?
  • Quand commencerons-nous la production ?
  • Quand commencerons-nous à commercialiser le produit ?

  • Où le ferons-nous produire ?
  • Où le commercialiserons-nous ?
  • Où le vendrons-nous ?

Pourquoi

  • Pourquoi ce produit est-il nécessaire ?
  • Pourquoi quelqu’un voudrait-il l’acheter ?
  • Pourquoi un consommateur choisirait-il notre sac plutôt qu’un autre ?

Comment

  • Comment obtiendrons-nous des retours sur des prototypes ?
  • Comment le commercialiserons-nous ?
  • Comment le vendrons-nous ?
  • Comment le sac à dos sera-t-il nettoyé ?
  • Comment le sac à dos sera-t-il livré ?

Vous pouvez continuer sans fin avec ces questions. C’est un point de départ et le groupe peut penser à davantage de questions à ajouter à la liste pendant l’exercice.

Astuces pour une meilleure session de remue-méninges

Rassemblez un groupe de personnes venant de contextes et expériences variés pour une approche plus harmonieuse.

Assurez-vous que chacun comprend le produit ou le problème que vous devez adresser.

Assurez-vous qu’ils comprennent l’approche du « brainstorming Starbursting »  que vous utiliserez, car elle diffère de beaucoup d’autres techniques de remue-méninges.

Comme avec d’autres sessions de remue-méninges, ayez un bon facilitateur et capturez l’information produite.

En résumé

Cette approche peut vous aider vous et votre équipe à bien réfléchir à beaucoup de composants que vous pourriez sinon manquer. Vous serez mieux préparés pour commencer votre projet après ce travail sur les questions.

Et vous aurez l’avis d’autres personnes qui peuvent avoir des perspectives différentes de la vôtre.

Sac à dos sur Amazon

Et si vous êtes curieux sur le sac à dos, j’ai finalement trouvé celui qui est parfait. Femmes professionnelles de petite stature, voici votre sac à dos!

Il y a un lien d’affilié ici. Mais vous ne payerez rien de plus si vous utilisez ce lien. J’ai maintenant emporté ce sac à dos dans le monde entier avec moi en  voyages d’affaires et il est élégant et professionnel et je l’aime.

Qui est dans la salle (de réunion) virtuelle comme physique ?

Et si nous décidions de manière réfléchie à qui participe à la réunion…

Who’s in the room?

https://seths.blog/2019/02/whos-in-the-room par Seth Godin

Listez et examinez quelles sont les parties prenantes nécessaires à la décision.

Nous revoyons accidentellement qui participe à la réunion, qui a une place à la table où des décisions seront prises. Nous décidons de façon presque aléatoire qui pose les questions et qui participe aux remue-méninges (brainstorming), qui passe en revue le travail accompli…

Et si nous le faisions avec intention ? Et si nous réfléchissions profondément à qui est assis face à nous pendant les conversations cruciales ?

La facilité ne devrait pas être le facteur dominant de ce choix. Ni un protocole en place.

“Qui manque ?” pourrait être la question la plus importante à se poser.

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Je pense que cette réflexion de Seth est particulièrement intéressante à considérer pour tous les managers de projets.

Nous mettons en place au lancement du projet notre comité de projet avec une liste bien étudiée de participants. Nous nous attachons à avoir la bonne représentation des clients, de l’équipe de développement, des fournisseurs et autres intervenants clés, et c’est très bien.

Mais, à quelle fréquence revoyons-nous cette liste en fonction des changements tant au sein du projet et de son périmètre que de son environnement ?

Vérifions-nous à chaque session qui était là ou pas, qui a contribué ou pas, qui a fait un apport significatif, permit de prendre une décision ou au contraire l’a empêchée?

Allouons davantage de temps à cette analyse régulière et l’avancée de notre projet en sera facilitée.

En avance est à l’heure, à l’heure est en retard et en retard est inacceptable !

En avance est à l’heure

Early is on time

https://kerrywills.wordpress.com/2019/05/03/early-is-on-time/ par Kerry Wills

Je suis un grand partisan du dicton “En avance est à l’heure, à l’heure est en retard et en retard est inacceptable.”

J’essaye d’arriver à chaque réunion et rendez-vous un peu en avance.

Je le fais pour plusieurs raisons

  • Si je mène la réunion, cela me donne le temps de me préparer et ouvrir la ligne au lieu de gaspiller du temps une fois que chacun est arrivé
  • Je peux choisir ma place, ce qui peut parfois être vraiment important dans certaines réunions
  • Je ne veux pas perturber une réunion qui aurait déjà commencé
  • en retardJe ne dois pas me presser  (j’ai horreur d’avoir à me dépêcher)
  • Cela prend en compte les problèmes inattendus. En partant par exemple pour un rendez-vous chez un docteur, il pourrait y avoir une circulation imprévue qui me ferait arriver en retard

Adopter cette approche exige de faire l’effort de partir un peu en avance, de se préparer pour le temps de déplacement et de terminer d’autres réunions à l’heure.

Mais je crois que c’est un aspect important pour être un professionnel.


Personnellement, ma montre est toujours réglée pour avancer de 5 minutes. Je le sais parfaitement bien sûr, mais cela me permet tout de même d’être très rarement en retard !

Et c’est aussi une marque de respect envers le temps des autres personnes.

Et si nous appliquions les 7 principes de Prince2 à notre situation de télétravail ?

Application des principes PRINCE2 au télétravail

Applying PRINCE2 principles while working from home

https://www.axelos.com/news/blogs/june-2020/applying-prince2-principles-working-from-home par Allan Thomson

En ce moment, quand beaucoup plus de gens travaillent depuis la maison, les meilleures pratiques de management de projet, comme celles de PRINCE2®, peuvent faire une grande différence pour gérer les pressions tant au plan professionnel que personnel.

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Les 7 principes PRINCE2 peuvent être appliqués d’un certain nombre de façons

1. Justifiez le cas d’affaires en continu

D’une perspective professionnelle, vous devriez avoir agréé des objectifs avec votre employeur qui guident vos tâches quotidiennes et vous donnent une direction claire pour vos activités les plus importantes quand vous travaillez de la maison. Cela inclurait évidemment rester en lieu sûr.

Au plan personnel, pendant cette période d’incertitude, vous devez continuer à avancer; même à la lumière de mauvaises nouvelles nationales et internationales survenant chaque jour. Ceci peut avoir un effet négatif sur les gens mais établir un plan pour la journée est utile tant mentalement que physiquement.

2. Apprenez de l’expérience

Comprendre comment résoudre les problèmes que vous rencontrez pendant cette expérience de confinement, apprendre des autres et s’adapter aux nouvelles technologies et façons de travailler peut seulement rendre votre expérience de travail à distance plus gérable et agréable.

3. Définissez rôles et responsabilités

Il est important de s’assurer que les gens dans toute l’organisation ont défini des rôles et des responsabilités. Cela rend plus facile de savoir quelles sont les bonnes personnes à inviter aux réunions virtuelles. De plus, les membres d’équipe qui trouvent leur charge de travail réduite en raison du travail à distance pourraient être redéployés pour aider d’autres équipes dont les charges de travail ont augmenté.

Ce principe est aussi approprié à vos tâches domestiques quand vous travaillez de la maison : votre conjoint, partenaire ou d’autres personnes qui cohabitent doivent être clairs sur la division du travail et comprendre qui va faire quelles tâches chaque jour. Cela permet à chacun d’adapter ces tâches en fonction de leur travail du jour.

4. Managez par étapes

Vous pouvez vous considérer vous-même, travaillant de la maison, comme un produit. Par exemple, manager par étapes pourrait signifier avoir une routine régulière pour suivre les nouvelles à un moment particulier chaque jour et faire ensuite une promenade, du vélo ou courir. Commencer et terminer des activités différentes créent de la variété et évitent un stress inutile.

5. Managez par l’exception

Si vous observez un travail qui ne vous semble pas tout à fait correct, entrez en contact avec vos collègues immédiatement et, si nécessaire, escaladez la discussion et donnez suite par écrit. D’autre part, être joignable pour ses collègues, même en dehors des heures standards, est important quand chacun travaille selon des horaires flexibles en télétravail et jongle avec des demandes diverses et variées.

Ce principe s’applique aussi à prendre soin de votre santé en ces temps de pandémie. Surveillez les symptômes qui pourraient indiquer le Covid-19 et n’attendez pas pour obtenir de l’aide si nécessaire.

6. Concentrez-vous sur des livrables

Vos livrables sont comment vous faites votre travail, plus votre santé mentale et physique. Cela signifie prendre des pauses appropriées et faire de l’exercice pour rester sain tout en travaillant à distance.

Dans ce scénario, amis et la famille qui vivent ailleurs sont aussi des « livrables » et cela implique de respecter les restrictions des contacts en face à face. Cependant, vous devriez toujours faire des plans pour l’avenir, par exemple comment vous utiliserez vos vacances et vous assurerez qu’il y a des choses à attendre avec impatience.

7. Adaptez à l’environnement

Assurez-vous que vous créez des conditions de travail à distance avec lesquelles vous pouvez fonctionner efficacement. Cela devrait vous sembler aussi proche que possible du business habituel.

En tant que personne travaillant de la maison, vous et vos responsabilités professionnelles êtes maintenant devenus votre projet. Les principes PRINCE2 aideront à le diriger, vous garder organisés, motivés et capables de soutenir vos collègues en ces temps difficiles.

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5 manières pour le #ScrumMaster d’améliorer ses réunions quotidiennes « Daily Standups »

Les Daily Standups peuvent devenir des corvées superficielles, chacun passant simplement à travers les rubriques.

5 Ways ScrumMasters Can Enhance Daily Standups

https://www.agileconnection.com/article/5-ways-scrummasters-can-enhance-daily-standups par Ajeet Singh

Les Daily Standups peuvent devenir des corvées superficielles, chacun passant simplement à travers les rubriques. C’est le travail du ScrumMaster que de s’assurer que cela n’arrive pas et que ces réunions restent utiles pour chaque membre de l’équipe.

Épuisé par la corvée du Daily Standup ?

Avec ces 5 idées, le ScrumMaster peut activement aider les Daily Standups à rester efficaces et encourager la communication, la transparence et une livraison efficace de valeur.

Les Daily Standups sont principalement un outil de synchronisation pour des équipes de développement. Elles y discutent des progrès réalisés et planifient leur travail pour les vingt-quatre heures suivantes. Le ScrumMaster en est le facilitateur et d’autres parties prenantes du projet peuvent aussi venir écouter.

Les équipes sont libres de décider elles-mêmes de comment elles veulent utiliser ces réunions de quinze minutes, mais cela met une responsabilité complémentaire sur les épaules du ScrumMaster qui doit s’assurer que la réunion produit toujours deux résultats critiques :

  1. L’équipe se concentre sur les aspects cruciaux à la progression, y compris la façon de dynamiter les obstacles et elle est capable de mettre en place un plan de travail réaliste pour la journée.
  2. Le propriétaire de produit, le Product Owner, et les parties prenantes peuvent y puiser l’information essentielle sur les progrès réalisés vers la production de code utilisable qui apporte de la valeur aux utilisateurs.

Voici 5 façons pour le ScrumMaster de mieux faciliter les Daily Standups pour atteindre ces objectifs et encourager la communication, la transparence et la livraison efficace de valeur.

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1. Contrôlez fermement le travail en cours

Scénario : Une développeuse indique au daily standup qu’elle prévoit de travailler sur une nouvelle histoire et ne voit pas d’obstacle immédiat. Le ScrumMaster demande si l’histoire sur laquelle elle travaillait hier est finie et elle répond que l’histoire a été mise en attente en raison d’une question d’architecture technique qu’un architecte doit examiner, donc elle planifie de travailler sur autre chose.

Les points de blocage ne sont pas toujours explicitement exprimés causant de longues périodes d’attente improductives.

C’est une bonne chose que le ScrumMaster ait posé une question pour découvrir le fait qu’une histoire est en attente et qu’il y a des obstacles qui n’ont pas été discutés ou adressés sur celle-ci. Maintenant, le ScrumMaster peut suggérer que lui et la développeuse rencontrent immédiatement un architecte pour accélérer l’élimination du point de blocage pour que le travail de priorité la plus élevée puisse continuer.

Faire ceci permet de contrôler le travail en cours (Work In Progress : WIP) en se focalisant sur achever le travail qui a été engagé avant de commencer quelque chose de nouveau. Cela rappelle aussi à l’équipe de tenir le compte de combien d’histoires sont engagées en même temps et à garder le WIP sous une certaine limite qui aura été agréée avec l’équipe.

2. Encouragez la collaboration sur des activités quotidiennes

Scénario : Un testeur au Daily Scrum dit qu’il continuera à tester l’histoire débutée hier et qu’il n’y a aucun obstacle. Le ScrumMaster demande si ce test peut être achevé avant la fin de la journée et si oui ce qu’il fera ensuite. Le testeur se rend compte qu’il a oublié de mentionner qu’il prendra probablement une nouvelle histoire à tester après le déjeuner, mais il n’en a pas encore discuté avec le développeur.

Sur quelle pièce de travail, le testeur va-t-il essayer d’éliminer les imperfections quand il en aura fini avec l’actuelle ?

Le ScrumMaster s’est assuré que cette collaboration critique prend place quand on passe d’une histoire à la suivante. Le bénéfice est que, parce que l’équipe entière sait ce qui arrive, quelqu’un qui connaît de cette nouvelle histoire peut fournir l’information.

Il est essentiel que le ScrumMaster s’assure que le développement et les tests collaborent chaque jour et discutent des histoires comme elles sont mises en œuvre et testées.

3. Identifiez tous les points de blocage ou blockers

Scénario : L’administratrice de la base de données dit qu’elle a fini une histoire hier et en a pris une autre qu’elle prévoit de continuer aujourd’hui et qu’il n’y a aucun obstacle. Mais le ScrumMaster se rappelle qu’il y avait eu quelques échanges d’email récents entre cette administratrice de base de données et l’expert du sujet chez le client pour clarifier certains points sur cette histoire, donc le ScrumMaster

Il faut trouver la personne qui saura dégager le chemin.

demande si ces questions ont été résolues. L’administratrice de base de données reconnaît qu’il reste des choses à clarifier pour cette histoire et qu’il y a en réalité des blockers sur lesquels le ScrumMaster ou quelqu’un d’autre pourraient aider.

Il est important pour le ScrumMaster de suivre à la trace toutes les questions non résolues et de s’assurer que l’équipe en discute ouvertement pour que la personne qui en a la capacité puisse aider à les éliminer rapidement.

L’avantage que cette facilitation amène est que l’équipe devient plus attentive aux questions en attente de réponses et se rappelle d’utiliser le ScrumMaster pour aider à déminer ces questions.

4. Aidez l’équipe à décider de la priorité des problèmes

Scénario : Une équipe travaille sur des problèmes de production et de développement de nouvelles fonctionnalités, ce qui les force à répartir leur travail entre ces deux domaines. Le ScrumMaster pose des questions sur les problèmes majeurs de production: Sont-ils bien priorisés ? Sont-ils répartis équitablement dans toute l’équipe, ou au moins planifiés correctement pour chacun ? Et impacteront-ils la finalisation des nouvelles fonctionnalités prévues ? L’équipe se rend compte qu’elle ne parviendra pas à compléter toutes les nouvelles fonctionnalités, donc les membres discutent de la priorisation avec le propriétaire de produit pour obtenir son avis.

Le ScrumMaster devrait continuellement aider l’équipe à manager les attentes avec le côté business et mieux négocier le contenu du développement pour les prochains sprints. Ainsi, le côté métier/business sait toujours où en sont les choses et n’est jamais pris par surprise à la fin d’un sprint.

5. Soutenez des formats alternatifs de Daily Standup

Scénario : Au lieu d’utiliser le format de Daily Standup classique et répondre à trois questions (Qu’avez-vous fait hier ? Que ferez-vous aujourd’hui ? Qu’est-ce qui bloque la progression ?), l’équipe décide de discuter chaque histoire une par une, en faisant parler ceux qui sont directement impliqués. Malheureusement, cela implique que ces réunions prennent plus de temps…

Pendant la rétrospective suivante, le ScrumMaster suggère que l’équipe regarde les façons de ramener leur Daily Standup à quinze minutes. Le ScrumMaster commence aussi à surveiller l’horloge pendant les Daily Standup, aidant l’équipe à apprendre comment communiquer leurs partages plus efficacement.

Les Daily Standups risquent fort de se muer en travail de ménage superficiel

Parce que c’est la réunion de l’équipe et qu’ils devraient auto-organiser pour décider ce qu’ils veulent, le ScrumMaster devrait soutenir des formats alternatifs de Daily Standup si l’équipe pense que c’est ce qui aura du sens pour ses membres. Mais il reste toujours que la priorité majeure du ScrumMaster est de s’assurer que les objectifs du standup sont aussi atteints.

Les Daily Standups peuvent se muer en travail de ménage superficiel, chacun survolant simplement les questions. C’est le travail du ScrumMaster de s’assurer que cela ne se produise pas et que les réunions restent utiles pour chacun. Avec ces 5 idées, le ScrumMaster peut activement aider les Daily Standups à être efficaces et atteindre leur but.

Comment être efficace dans une réunion « en ligne »

Comment tirer de bons résultats des réunions ? Les astuces suivantes pourraient vous être fort utiles.

How to be effective in an online meeting

http://www.scrum-breakfast.com/2019/02/how-to-be-effective-in-online-meeting.html par Peter Stevens

Depuis des années maintenant, j’ai mené des réunions en ligne pour le Leadership Circle, les Aspiring Ambassadors of Scrum et bien sûr beaucoup de planifications et revues de sprint. Comment tirer de bons résultats des réunions ? Les astuces suivantes sont si utiles que je les donne maintenant à chaque invitation de réunion.

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Quelques suggestions pour une réunion en ligne efficace

  • Bloquez les 15 minutes avant l’événement pour pouvoir quitter votre réunion précédente et préparer la technologie (caméra, casque à écouteurs, vous assurer de pouvoir lancer Zoom et Trello).
  • Prévoyez de vous installer dans un endroit calme avec le bon accès à Internet et l’alimentation électrique de vos dispositifs.
  • Assurez-vous du bon éclairage pour que les gens puissent voir votre visage.
  • Si vous utilisez des outils pour partager l’ordre du jour ou les points de discussion (Jira, Trello, Googledocs ou Office 365), saisissez vos sujets et mettez à jour vos notes de préparation avant que le meeting ne démarre, ainsi votre temps ensemble sera concentré sur la discussion et les sujets, pas la saisie de données.

Mon expérience est  que ces conseils vous donneront 15 minutes supplémentaires de temps utile sur un appel d’1 heure.

Et vous, comment améliorez-vous l’efficacité de vos réunions en ligne ?

Comment surmonter 4 objections communes au « Daily Scrum » ?

Je comprends totalement la résistance de quelques membres d’équipe à la participation aux réunions Scrum quotidiennes, les Daily Scrum. Et pourtant, elles sont fort utiles si bien menées.

Overcoming Four Common Objections to the Daily Scrum

https://www.mountaingoatsoftware.com/blog/overcoming-four-common-objections-to-the-daily-scrum par Mike Cohn

Je comprends totalement la résistance de quelques membres d’équipe à la participation aux réunions Scrum quotidiennes, les Daily Scrum. Je n’aime pas non plus les réunions. Mais, certaines réunions sont utiles et justifient l’investissement de notre temps. Je mets les réunions Daily Scrum bien-dirigées dans cette catégorie.

Dans cet article, je partage avec vous comment je traite quatre objections fréquentes à la participation au Daily Scrum. Je partage ensuite quelques attributs d’un Daily Scrum bien-mené pour qu’il n’y ait plus aucune objection à participer.

4 objections fréquentes

1. Nous parlons déjà beaucoup

Pas de temps à « perdre » alors que nous discutons déjà énormément.

La première objection au Daily Scrum est qu’une personne insiste sur le fait que les membres d’équipe parlent déjà fréquemment l’un avec l’autre et donc le Daily Scrum est une surcharge inutile.

Quand j’entends cette objection, j’y résiste en reconnaissant que les membres de l’équipe parlent vraiment fréquemment en effet l’un avec l’autre. Mais rarement parlent-ils tous ensemble.

Le Daily Scrum fournit cette opportunité. Pour beaucoup d’équipes, c’est l‘unique fois chaque jour où chaque membre d’équipe est capable de parler à tous les autres membres de l’équipe.

2. Rien d’important n’est jamais discuté

Une deuxième objection commune au Daily Scrum vient de membres d’équipe qui estiment que des Daily Scrum sont inutiles parce que rien d’important n’y est jamais discuté.

Repositionnez les attentes
catching the big one
On ne priorise pas la discussion pour discuter des plus importants problèmes en premier.

La première chose je fais quand je suis face à cette objection, est de poser une attente appropriée sur ces réunions avec l’opposant. Je suis très clair sur le fait que je ne m’attends pas à ce que quelque chose d’important soit abordé chaque réunion. Certains Daily Scrum s’avèrent vraiment être assez inutiles, ceux où chacun a réalisé un progrès convenable mais sans quoi que ce soit de remarquable hier et personne n’a de question sur le travail du jour.

Mais, la plupart des Daily Scrum remontent vraiment quelque chose d’utile pour l’équipe. Et l’idée est que les nombreux Daily Scrum où des choses importantes sont discutées compensent les réunions moins fréquentes où rien d’important n’est discuté.

Déterminez si l’objection est valide

La deuxième et plus importante chose que je fais quand j’entends cette objection, est de considérer si elle est recevable. Elle peut l’être. S’il en est ainsi le Scrum Master devrait la prendre en compte comme un indicateur que les réunions pourraient être améliorées.

Prenons le temps de considérer objectivement si la question est pertinente.

Les erreurs fréquentes qui rendent cette objection valable incluent laisser des participants blablater hors sujet, laisser la réunion durer trop longtemps, ou avoir une bande d’individus qui ne sont pas vraiment une équipe. Cette dernière erreur arrive quand « une équipe » est composée d’individus travaillant sur des projets totalement sans rapport.

3. Ne pourrions-nous pas juste le faire par email ?

Certains membres d’équipe ne font pas d’objection au concept d’engager avec leurs coéquipiers quotidiennement, mais au lieu de cela, objectent à en faire une réunion. Ils demanderont souvent d’abandonner le Daily Scrum en faveur d’un email quotidien de chaque personne adressant les mêmes questions habituelles du Daily Scrum.

J’ai rarement vu ceci fonctionner. Le plus grand problème est que la plupart des personnes ne lisent pas les emails. Ou, si elles le font, c’est un jour ou deux plus tard. Cela rend l’équipe moins réactive aux problèmes.

De plus, mener un Daily Scrum par email perd tous les bénéfices de la discussion dans l’instant présent qui devrait faire partie des réunions.

Et avec des outils comme Slack et semblables ? Vous penseriez peut-être que ma réponse serait la même que pour l’email. Cependant, j’ai vu des équipes mener avec succès l’équivalent de réunions Daily Scrum en utilisant Slack.

Je ne sais pas si c’est la nouveauté de tels outils ou quelque chose de fondamentalement différent entre la messagerie instantanée et l’email. Je ne favorise toujours pas de remplacer l’interaction vivante d’un Daily Scrum avec un équivalent Slack pour la majorité des équipes. Mais pour certaines équipes, particulièrement celles qui sont fortement géographiquement distribuées, cela semblent vraiment marcher de manière adéquate.

4. Les réunions durent trop longtemps

Une quatrième et finale objection que vous  entendrez consiste en ce que les réunions durent trop longtemps. Naturellement, vous voudrez prendre cette plainte au sérieux si vos réunions prennent plus longtemps que la norme de quinze minutes prescrites par presque tous les partisans de Scrum.

Mais si vos réunions finissent bien dans la limite des quinze minutes, j’ai constaté que la meilleure réponse à cette plainte est de demander à tout opposant combien de temps il pense serait approprié.

Vous obtiendrez une réponse utile particulièrement si vous incluez quelques-uns des bénéfices de la réunion en posant la question. Par exemple, vous pourriez demander, “Combien de temps pensez-vous serait approprié chaque jour pour nous tenir tous synchronisés, éviter les problèmes de communication, fournir de la visibilité sur ce que fait chacun d’entre nous, identifier et corriger des erreurs, construire la confiance et fournir un sentiment d’accomplissement ?”

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7 Attributs d’un Daily Scrum bien mené

Les conseils ci-dessus aideront à surmonter les objections les plus communes que des membres d’équipe peuvent avoir à participer au Daily Scrum. Encore mieux, serait de conduire ces réunions si bien que les membres d’équipe les valorisent. Voici sept attributs d’un Daily Scrum bien mené.

1. Tenez les réunions chaque jour au même horaire et endroit

Vous voulez rendre ces réunions aussi faciles que possible. Pour la plupart des équipes, cela signifient les tenir à la même heure et au même endroit à chaque fois.

2. Débutez la réunion à l’heure

Je suis plus à l’heure que qui que ce soit d’autre. J’ai une fois dû me raisonner d’appeler un docteur quand j’ai réalisé que j’aurais une minute de retard à son cabinet.

Mais je reconnais tout de même qu’arriver quelques minutes en retard à une réunion qui dure toute une journée n’est pas une bien grande affaire. Être cinq minutes en retard à une réunion de huit heures représente 1 % du temps de la rencontre.

Mais être en retard à un Daily Scrum est une affaire beaucoup plus importante. Si les réunions commencent 5 minutes en retard chaque jour, les membres d’équipe qui sont arrivés à l’heure auront perdu plus de 20 heures sur l’année à attendre que la réunion puisse commencer.

3. Respectez la limite de 15 minutes

Il y a une raison pour laquelle beaucoup d’équipes conduisent les Daily Scrum en se tenant debout : Cette position nous aide à rester conscient du temps et facilite les réunions brèves.

4. Identifiez les problèmes mais ne les résolvez pas pendant la réunion

Une bonne pratique commune est de discuter (et avec bon espoir résoudre) des problèmes immédiatement après la réunion. Idéalement cela peut être fait par le sous-ensemble de l’équipe nécessaire pour aborder ces problèmes; les autres membres d’équipe sont alors encouragés à retourner à leurs bureaux.

5. Gardez les participants sur le sujet

La plupart des équipes suivent l’approche d’avoir chaque personne exposer ce qu’ils ont accompli depuis la dernière réunion, ce qu’ils feront avant la réunion suivante et tout problème les ralentissant.

Toute discussion hors de ces sujets devrait être sévèrement limitée.

6. Les règles sont rappelées par l’équipe entière, pas seulement le Scrum Master

Quand le Scrum Master est le seul à imposer les règles de l’équipe lors des réunions, la réunion semble être tenue pour le Scrum Master. Cela ressemble à rapport d’activités où chaque participant fournit le statut seulement au bénéfice du Scrum Master.

7. L’équipe complète et seulement l’équipe participe

Chacun dans l’équipe devrait participer aux Daily Scrum. On devrait permettre à des externes à l’équipe d’observer la réunion. Ils devraient être découragés de contribuer à la discussion pendant la réunion à moins qu’un membre d’équipe ne lui pose une question courte.

Une fois que l’on conclut un Daily Scrum, mais avant que les participants ne se dispersent, beaucoup d’équipes demanderont aux observateurs s’ils ont des questions ou commentaires. Le Scrum Master ou un sous-ensemble de l’équipe peuvent rester et adresser ceux-ci. La clef est que ces commentaires d’observateur restent à l’écart du Daily Scrum.

Quelle est votre expérience ?

Les membres d’équipe peuvent sans aucun doute avoir des objections autres que les quatre les plus communes que j’ai adressées ici. Et il y a certainement des choses complémentaires importantes pour un Daily Scrum bien mené que les sept attributs essentiels que j’ai décrits.

Quelle est votre expérience ? Quelles objections avez-vous entendu et comment les avez-vous surmontées ? Partagez s’il vous plaît vos idées dans les commentaires.

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