Astuces et bonnes pratiques dans le management de projet furent les billets plus lus en Juin 2019 sur DantotsuPM

En juin dernier, plusieurs aspects clés du management de projets furent couverts : Réunions, faire avancer son projet, 172 pratiques des meilleurs chefs de projets et même l’art de la lenteur !

Comment tuer les réunions inutiles : 7 astuces utiles

Êtes-vous trop souvent scotchés dans la folle récurrence des réunions ?

Des leaders partagent leurs astuces sur la façon d’avoir moins et de meilleures réunions.

Alors, considérez les astuces suivantes pour tailler dans le nombre de réunions et rendre les restantes meilleures.

Comment faire avancer votre projet en 5 étapes très simples

Modèle de Cialdini

Influence et persuasion sont des compétences business nécessaires pour faire avancer vos projets. La bonne nouvelle est qu’influence et persuasion sont des compétences que l’on peut apprendre et améliorer. En comprenant les principes clés de la persuasion et mettant en œuvre quelques outils stratégiques, les leaders peuvent influencer les parties prenantes à chaque niveau de l’organisation, faire sauter les barrières internes et mettre les projets en mouvement rapide et efficace vers le succès.

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Découvrez les 6 principes et 5 étapes dans l’art d’influencer.

7 astuces pour mener une réunion réellement efficace

Avant ==> Pendant ==> Après ; Tous ces moments sont critiques pour faire de votre rencontre un événement vraiment réussi et productif.

Suivez ces astuces pour rendre votre prochaine réunion aussi efficace que possible.

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172 pratiques des meilleurs chefs de projets : un entretien avec Jean-Charles Savornin

Livre sur Amazon

Êtes-vous déjà ou souhaitez-vous devenir chef de projet 5 étoiles ?

Jean-Charles, tu as publié le mois dernier un nouvel ouvrage intitulé « Mettez du leadership dans vos projets – les 172 pratiques des meilleurs chefs de projets ».

Pourquoi avoir écrit ce livre ?

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Journée Internationale de la Lenteur le 21 Juin lancée depuis plusieurs année par nos amis Québecois !

Je vous propose de relire le billet de Rose-Hélène Humeau sur l’art de prendre son temps pour en reprendre le contrôle: PAS LE TEMPS… …VOUS ÊTES PRESSÉ ?

Même si le 21 Juin est passé depuis 2 mois, les journées sont encore longues en Août, alors profitez-en pour prendre votre temps pour faire ce que vous avez à faire. Et si vous n’avez rien à faire, c’est encore mieux… vous prendrez votre temps pour regarder le temps passer !

Quels furent les 5 billets sur le management de projets les plus lus en Janvier 2019 ?

Avec plus de 36000 visites, 31 billets publiés, 23000 visiteurs, Janvier fut un mois très actif.

Peut-être avez-vous loupé ou envie de relire ces billets en cette période estivale plus calme pour beaucoup ?

5 façons de désencombrer votre esprit !

Les chefs de projets ont tellement de choses à se rappeler et dont se soucier sur leurs projets (en plus de leur vie personnelle) que leur esprit peut parfois être surchargé… Alors, voici quelques techniques pour faire du ménage dans vos pensées avant, pendant et après vos vacances !

Les excellents négociateurs écoutent bien plus qu’ils ne parlent.

Pourquoi ?
  • Écouter permet de comprendre son interlocuteur
  • Écouter permet d’établir une connexion avec la personne
  • Écouter permet d’arriver plus rapidement à un oui partagé

Comment ? Relisez ce billet.

Voici de nombreuses astuces pour des réunions de projet plus efficaces.

Commençons par un modèle d’ordre du jour de réunion d’avancement de projet. La réunion de projet est une occasion pour l’équipe de partager de l’information sur le projet et la progression, tant avec le chef de projet que les uns avec les autres. Bien que les équipes puissent travailler dans des groupes séparés, il existe souvent des dépendances et des impacts transverses.

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Ne pouvons-nous pas juste accepter d’être en désaccord ? Faisons revivre l’art perdu du désaccord civilisé.

En ce mois de janvier où les gilets jaunes et le grand débat national faisait l’actualité, cet article a retenu votre attention. Il contient quelques astuces pour les leaders et participants à des réunions sur des questions importantes où se manifestent des points de vue divergents.

Qu’est-ce que le Management by « Wandering Around » (le management en se baladant) ?

Voici un rappel intéressant d’une méthode qui n’a rien de nouveau et qui n’a pourtant pas perdu en efficacité dans notre monde du 21ème siècle où règnent les relations virtuelles.

Le nouveau défi de la collaboration dans le « project management » par Jean-Louis Rogé

Les nombreux avantages de la collaboration sont autant de challenges à relever et gagner.

L’évolution technologique avance à grands pas et elle offre un environnement parfait pour la multiplication des services de partages et des réseaux sociaux. Des échanges se créent tout naturellement et des liens se tissent dans tous les domaines entre les individus.

Dans ce nouveau scénario, la collaboration prend toute son ampleur. Pour cela profiter de ses nombreux avantages représente un défi à ne surtout pas manquer.

Pour vous apporter une aide concrète, je vous propose des conseils pratiques ainsi qu’un aperçu des bénéfices attendus sur 3 aspects clés :

  1. apprendre le travail collaboratif,
  2. choisir la bonne plateforme,
  3. mais surtout sur les actions à maitriser par le chef de projet

Le manager de projet est, une fois de plus, un protagoniste incontesté.

1-Savoir travailler ensemble

Comment faire

Les outils et la technologie ne suffisent pas !

Une collaboration réussie dépend avant tout de l’humain.

En effet si on ne prend pas conscience qu’il faut modifier les habitudes et changer d’état d’esprit, une collaboration effective et durable ne se pourra pas mettre en place.

Il faut donc changer d’attitude au moins sur les points suivants

  • cliquez pour agrandir cette image

    Profiter du brainstorming. La réflexion collective est un moyen très efficace de trouver des solutions. Pour qu’elle soit effective il faut choisir un petit groupe motivé et bien annoncer le sujet au début. Il est préférable de se poser des questions simples et se donner le temps d’y répondre. Il ne faut pas juger les contributions apportées, par contre il est préférable de les noter pour les sélectionner et les compléter ultérieurement.

  • Savoir échanger. La communication entre individus produit un échange dans les deux sens. Pour passer une information le message doit être clair, direct et surtout il faut être convaincu de ce que l’on dit !
Plutôt que de s’exprimer ainsi

« J’aimerais qu’un suivi du projet soit fait le plus souvent possible par les personnes disponibles »

Il vaut mieux dire

« Afin de détecter à temps des erreurs, 2 personnes de l’équipe devront participer chaque vendredi à une réunion de suivi du projet »  

Tout est plus clair

L’objectif (« afin de détecter à temps des erreurs »), les personnes impliquées (« 2 personnes de l’équipe »), le moment (« chaque vendredi »).

Par contre lorsqu’on reçoit un message il faut être certain de vraiment le comprendre.

Pour cela on doit d’abord laisser l’autre s’exprimer, sans émettre de jugements et sans interrompre. Pour être sûr d’avoir compris ce qu’on vient d’entendre, reformuler l’idée avec nos propres mots est une très bonne méthode. Elle peut nous aider aussi à instaurer un climat de confiance avec notre interlocuteur.

  • réfléchissonsGarder l’esprit ouvert. Chacun a ses principes et ses préjugés, c’est un côté plus ou moins présent dans chaque individu. L’objectif est de savoir les oublier par moment pour comprendre vraiment de nouvelles idées. Pour pratiquer au quotidien, essayez de changer vos habitudes, rencontrer de nouvelles personnes, visiter de nouveaux endroits par exemple.

Bénéfices

Les résultats attendus sont premièrement une solution avec plus de qualité grâce au brainstorming. En effet, plus d’idées, plus de points de vues différents produisent une solution complète et mieux adaptée.

Ensuite la cohésion de l’équipe se voit sensiblement améliorée si on apprend à mieux échanger : l’entraide qui en découle augmente la productivité et la motivation.

Appliquer les idées plus innovantes et intéressantes qu’on peut découvrir autour de nous, enfin, nous assure d’être compétitifs et est un gage supplémentaire de qualité.

2-Choisir la bonne plateforme collaborative

Comment faire

Les outils collaboratifs sont très variés et les fonctionnalités peuvent être complexes.

Pour cela il est très fortement conseillé de procéder par étapes dans la mise en service d’une plateforme collaborative selon un ordre de priorités établi.

Un espace pour stocker toute l’information du projet, pour pouvoir la partager, est une fonctionnalité indispensable pour tout projet, mais il y en d’autres moins utilisées qui montrent la puissance d’un environnement de travail collaboratif.

Concrètement les phases de mise en service de la plateforme peuvent se faire selon l’ordre suivant

  1. Environnement de partage centralisé. La première des choses est mettre à disposition des utilisateurs un espace accessible à tout dispositif (PC, tablette, smartphone…), depuis n’importe où et à tout moment. La solution adaptée est sans doute une plateforme en nuage. Mis à part le stockage ordonné des documents, pour réaliser des recherches multicritères, il faut penser aussi aux outils qui nous permettent de partager les modifications et de gérer leur suivi et les versions des fichiers. Établir une base de connaissance pour mettre en commun la méthodologie, les formations et tout autre information d’intérêt, est aussi une fonctionnalité à ne pas oublier.
  2. Businessman Using ComputerGestion des réunions virtuelles. Avoir la flexibilité de réaliser des réunions dès que nécessaire, même si toutes les personnes concernées ne sont pas physiquement présentes, est un atout indiscutable d’une plateforme collaborative.

Il faut s’assurer qu’on puisse utiliser le son et l’image, partager l’écran et la présentation, se servir d’un tableau collaboratif, partager des fichiers, voter, etc.

  1. Support en temps réel. Et si à un moment donné on a une question bloquante ou un doute qui nous traquasse, une option très intéressante à utiliser est le chat en ligne qui donne la possibilité d’interagir avec les autres acteurs de façon simple et rapide. Des données statistiques, des résumés du projet mis à jour en temps réel, peuvent être aussi accessibles à tout moment.

Bénéfices

L’atout indiscutable de ce type de plateforme est de pouvoir disposer de tout type d’information concernant le projet, à n’importe quel moment. De plus, le côté interaction et partage permet d’apporter des modifications à un même contenu et d’avoir un suivi complet des documents.

Organiser une réunion n’est plus un exercice compliqué, en seulement quelques messages on peut tout mettre en place : la distance n’est plus un problème et la technologie donne les moyens à tout le monde de s’exprimer et de participer.

Pour les doutes urgents quoi de mieux qu’un chat en ligne pour avoir une réponse immédiate sans trop d’effort.

3-Coordoner, planifier, motiver: les actions incontournables du chef de projet

Comment faire

Mais tout ne se fait pas tout seul ! Là aussi le chef de projet a un rôle à jouer qui est déterminant. En effet la présence d’un chef d’orchestre est nécessaire pour que tout fonctionne sans problème.

Les aspects où le chef de projet peut être décisif

  • Aider à suivre l’avancement du projet. Une vision globale de l’exécution du projet est nécessaire. Premièrement toute tâche doit être enregistrée correctement au niveau de la plateforme, ensuite elle doit être réalisée selon la priorité établie. L’autorité et l’expérience du chef de projet sont indispensables pour assurer tout ce processus.
  • Planifier et organiser le temps. Surtout dans le cas des méthodes agiles, le planning est révisé en permanence : il y a des actions qui sont reportées, d’autres qui sont modifiées ou supprimées. L’équipe doit être concentrée sur le travail à réaliser, l’optimisation des ressources et la gestion du temps doivent être assurées par le chef de projet.
  • Motiver l’équipe. Le fait de partager toute l’information depuis le début du projet est un moyen d’impliquer et motiver les individus. Si en plus on laisse exprimer tous les membres et on communique souvent avec eux, on donne à chacun l’importance qu’il ou elle mérite : il ne faut pas oublier qu’une équipe motivée est indispensable à la réussite du projet. La plateforme collaborative nous donne tous les outils pour y parvenir et le chef de projet détient l’expertise pour que la motivation dans le projet soit une réalité.

Bénéfices

L’intervention du chef de projet est nécessaire, sa grande expérience permet de profiter pleinement des avantages d’une plateforme collaborative. En effet l’information enregistrée au niveau des tâches est immédiatement disponible pour tous les membres de l’équipe. De plus, toute modification est directement connue des personnes concernées, qui n’ont pas à se préoccuper de collecter une information plus récente. La communication enfin, est beaucoup plus facile et directe : le chef de projet a tous les moyens à sa disposition pour motiver son équipe à tout moment.

visitez le blog
Jean-Louis Rogé

JEAN-LOUIS ROGÉ est Ingénieur informatique et Directeur des services d’informations (DSI). Il a été PCO (contrôleur de projet), responsable de la planification, de la mise à jour et du contrôle de projets pendant plus de 20 ans dans différents secteurs d’activités tels que les télécom, la grande distribution et le service public.

Il partage ses expériences et conseils sur son blog : http://www.comment-reussir-mon-projet.com/

Et vous pouvez également le suivre sur Twitter : https://twitter.com/ReussirProjet

7 astuces pour mener une réunion réellement efficace

Suivez ces trucs pour rendre votre prochaine réunion aussi efficace que possible.

7 Tips To Run an Effective Meeting

http://www.cornerstonedynamics.com/efficient-meetings-7-tips-to-run-an-effective-meeting/ par Adriana Girdler

Je partage ici 7 de mes astuces en gestion de réunion pour augmenter la productivité de votre prochaine réunion.

LA PRÉPARATION

1 – éliminez les réunions de mise à jour (ce sont les premières gaspilleuses de temps)
2 – préparez la documentation à l’avance
3 – ayez une boîte à meeting (des fournitures à disposition)

LA RÉUNION

4 – arrivez tôt / en avance pour préparer la réunion
5 – utilisez des outils pour que les participants sachent ce qui est attendu (des règles se meeting / les pauses / le tableau parking à idées hors sujet)
6 – récapitulez les actions à entreprendre par qui et pour quand à la fin de la réunion

L’APRÈS RÉUNION

7 – envoyez le récapitulatif de la rencontre dans les 24 heures

Visionnez cette vidéo

Merci bien pour votre temps et votre attention…

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Comment tuer les réunions inutiles : 7 astuces utiles

Scotchés dans la folle récurrence des réunions ? Des leaders partagent leurs astuces sur la façon d’avoir moins et de meilleures réunions.

How to kill needless meetings: 7 tips

https://enterprisersproject.com/article/2018/4/how-kill-needless-meetings-7-tips par

Carla Rudder

le rush
Courir de réunion en réunion

Nous avons tous passé des journées en réunions qui s’enchainent, courant d’une salle de réunion à la suivante au fil des heures, nous lamentant sur le temps que nous pourrions dépenser sur du vrai travail. Si nous avons assez de chance pour avoir une journée par semaine sans réunion, nous la protégeons avec acharnement.

Si la majorité des gens peuvent le comprendre, pourquoi semblons-nous tous être englués dans une frénésie de réunions ?

Parce que malgré le facteur irritant, les réunions présentent de clairs bénéfices, énonce Alexandre S. Lowry, professeur de finances au Gordon College.

« La culture de réunion excessive conduit la plupart des personnes à la folie. Elles sont essentielles pour permettre la collaboration, la créativité et l’innovation.

Elles favorisent souvent le relationnel et assurent l’échange approprié de l’information. Cependant, une culture de réunions excessives rend folle la plupart des personnes.

Chaque minute dépensée sur une réunion inutile consomme une part du temps pour le travail en solo qui est également l’élément essentiel pour la créativité et l’efficacité.

Encore plus important est le fait que les réunions interrompent la capacité à se concentrer sans distraction sur une tâche cognitive exigeante. En conséquence, les gens ont tendance à venir plus tôt pour travailler, ou rester plus tard, ou utiliser les week-ends comme temps calme pour se concentrer. »

Les directeurs des systèmes d’information et les leaders qui ont des difficultés à trouver l’équilibre entre le temps passé en réunion et le travail individuel, pour eux-mêmes et pour leur équipe, devraient considérer les astuces suivantes pour tailler dans le nombre de réunions et rendre les restantes meilleures.

#1 – Donnez la priorité aux décisions

décider de façon délibérée« Organisez une réunion seulement si une décision doit être prise. Les réunions peuvent être une manière efficace de discuter des idées et des informations, mais ceci ne mène à pas beaucoup d’action. Aussi, prévoyons une réunion seulement si nous savons que le résultat aboutira à une décision. Pour la réunion d’information, employons une technologie comme Slack ou l’email pour permettre à nos équipes de communiquer et d’aborder toutes les questions avant la réunion. Cela nous a mené à une diminution de 45% des réunions hebdomadaires et celles que nous avons conservées sont maintenant plus courtes. Nous employons aussi un parking à idées pour le hors-sujet. Si quoi que ce soit surgit pendant une réunion qui n’est pas la base de celle-ci, nous mettons ce sujet sur ce parking pour que nous puissions l’adresser en dehors de la réunion. » – Matthieu Wolach, Président, Synlio

#2 – Raccourcissez toutes vos réunions de 15 minutes

Les sociétés sont coincées dans une roue de hamster, projetant les participants de la fin d’une réunion au commencement d’une autre au même instant.

“Nous prévoyons que les réunions qui seraient typiquement d’une heure soient de 45 minutes et nous exigeons qu’elles aient un ordre du jour. Le temps réduit maintient les personnes concentrées sur le sujet et permet à la réunion suivante de commencer à l’heure. Je vois la plupart des sociétés coincées dans une roue de hamster, projetant les participants de la fin d’une réunion au commencement d’une autre au même instant. Cela ne laisse aucun temps aux personnes pour aller aux toilettes, prendre un verre d’eau, changer de salle, ni se préparer pour la réunion suivante. Si on ne donne pas aux gens le temps approprié pour faire ces choses nécessaires, ils le créeront. Le résultat est des employés partant au milieu d’une réunion ou se déconnectant, ou arrivant en retard à la suivante, forçant les gens dans cette autre réunion à les attendre. Ils manquent des informations pertinentes et gaspillent ainsi le temps des autres. Cela diminue évidemment la productivité des employés ainsi que leur engagement et leur efficacité. Si chaque réunion d’une heure est réduite à 45 minutes vous pouvez commencer à l’heure, personne n’est énervé et vous pouvez accomplir beaucoup plus. ”–Suz O’Donnell, Président, Thrivatize

#3 – Créez des périodes sans réunion

« Définissez une certaine période de temps chaque semaine pour que les gens puissent se concentrer sur un travail indépendant, au bureau ou à la maison. Leur donner une telle flexibilité et liberté peut fournir l’espace nécessaire dans leurs agendas, avec la motivation de faire fonctionner cet arrangement. Poser des « périodes sans réunion » force aussi le groupe en entier à réévaluer les réunions qui étaient normalement prévues pendant ces créneaux et se demander qui doit vraiment y participer. En conséquence, nous observons que les équipes tiennent moins de réunions en général et que moins de personnes participent à chacune. L’additionnel ‘espace blanc’ dans l’agenda de chacun augmente la productivité individuelle et réduit le débordement sur le temps personnel. » – Alexander S. Lowry, professeur de finances, Collège de Gordon  

#4 – Limitez réunions « de crise »

« La première étape est, avez-vous même besoin d’une réunion ? Beaucoup de réunions sont créées par les gens qui ont une crise ce jour-là. La plupart de celles-ci ne sont pas de vraies crises. Prévoyez une heure chaque semaine pour parler de ces types de problèmes. Repoussez toutes les discussions sur ces sujets à cette réunion. Les emails, les SMS et autres formes de communication peuvent suffire à tenir les gens informés jusque-là (Peut-être la question se résoudra-t-elle d’elle-même avant que la réunion n’arrive). En attendant, les leaders devraient investir plus de temps dans la planification de la réunion que la réunion n’en prendra en réalité. Soyez clair sur pourquoi vous avez la réunion et assurez-vous que seulement les gens qui doivent y être soient là.

La culture de la société dirige normalement les réunions et le processus est passé des générations précédentes. Assurez-vous que vous ne passez pas trop de temps en réunions de crise, limitez-les, ou les éliminez-les si vous le pouvez. « –Wayne  Strickland, VP stratégie globale de distribution, Hallmark Cards

#5 – Réduisez le nombre de participants

« Revoyez et élaguez régulièrement votre liste d’invités aux rencontres récurrentes. Les réunions ont une tendance à sortir de votre contrôle sur plusieurs plans et les réunions récurrentes tout particulièrement parce qu’elles se poursuivent au-delà de leur but ou des personnes ajoutées ne sont plus appropriées. Jetez un coup d’œil aux réunions récurrentes dans votre agenda et revoyez la liste des participants.

à considérer pour toutes vos réunions, à distance comme en présentiel

Toutes ces personnes doivent-elles être là ? Enlevez des personnes et envoyez-leur une note agréable pour expliquer pourquoi; vous serez étonnés, souvent la réponse est un soulagement ! L’autre chose que je fais souvent est de revoir ses réunions récurrentes et d’en annuler, parce que souvent la raison pour laquelle elles avaient été créées n’est plus appropriée ou elles ont perdu leur momentum. » – Ada Chen Rekhi, fondateur et COO, Notejoy

#6 – N’hésitez pas à annuler

Relisez ce billet de Seth Godin

« N’ayez pas de réunion si vous n’en avez pas besoin. Annulez une réunion dès le moment où vous vous rendez compte qu’elle n’est pas nécessaire. Si vous devez vraiment avoir la réunion, publiez un ordre du jour avec les sujets ordonnés par priorité et/ou décisions qui exigent la participation de chacun des participants. Concentrez-vous sur les actions, les mises à jour sensibles et les décisions qui doivent urgemment être prises. Terminez la réunion en avance si tous les objectifs sont atteints. Faites un suivi avec des minutes de réunion qui capturent les points pertinents, les actions nécessaires et les décisions prises. Enfin, quelque chose que nous semblons tous oublier: Remerciez les gens pour leur temps. » – Doyen Pipes, architecte en chef d’innovation, TetraVX

#7 – Liez des réunions aux coûts et bénéfices

« Considérez ce que coûte à la société chaque réunion qui est prévue, en termes d’heures et de dépenses et utilisez ces chiffres pour décider s’il vaudrait mieux prévoir moins de réunions ou des réunions moins fréquentes. » – Tracy Julien, VP marketing, GuidedChoice 

Lesquelles de ces astuces préférez-vous ? Lesquelles avez-vous déjà adoptées et quels en sont les effets ?

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Il est de bon ton de critiquer les réunions, cependant il est plus utile d’en faire des moments d’échange constructif par Matthieu Giovanetti

Comment créer des moments d’échange constructif pendant une réunion

réunionIl est de bon ton de critiquer les réunions. Les cadres en font trop, les personnes conviées ne sont pas les bonnes, on perd son temps, aucune décision n’est prise …

Pourtant, il faut bien affirmer une chose : une réunion efficace vaut largement des dizaines de mails et notifications Slack de toutes sortes.

Alors comment rentabiliser correctement le temps que chaque intervenant consacre à la réunion ? Comment créer des moments d’échange constructif ?

Le rôle central de l’organisateur

Celui qui organise la réunion détient le rôle principal : c’est l’animateur.

Businessman Midair in a Business Meeting — Image by © Royalty-Free/Corbis

Il doit tout faire pour garder un niveau constant d’énergie lors de la réunion.

Pour arriver à cette performance, il y a 3 temps forts à respecter.

1. Avant la réunion

Un bon film, c’est la bande annonce qui donne envie d’aller le voir.

C’est à l’organisateur de susciter un intérêt chez chaque participant. Alors, prêts à « pitcher » votre réunion ?

En pratique, il n’y a pas besoin d’être très créatif, je vous rassure ! Peu de réunions sont vraiment préparées en amont, et assorties d’un ordre du jour. C’est bien dommage !

Donc vous pouvez simplement vous contenter d’envoyer un ordre du jour, ça suffira à vous démarquer !

Par exemple : « Sujet 1 – Nécessité de baisser les stocks : Nicolas présentera les premières actions rapides, et on décidera des actions à moyen terme ».

2. Le début de la réunion

C’est le moment de donner de l’énergie à tout le monde. Cette énergie permettra ensuite de démarrer sur de très bonnes bases.

rencontres, rencontrerPrenez 5 bonnes minutes pour inclure chaque participant dans le groupe, et cela permet d’attendre les derniers retardataires.

J’ai horreur de ces réunions où les gens gardent le nez dans leurs mails en attendant que ça commence ….

On peut parler de la pluie et du beau temps, du dernier dossier chaud, de foot, et de tout ce que vous pouvez imaginer qui puisse donner au groupe de quoi passer quelques minutes agréables.

Passées ces 5 minutes, commencez à revenir doucement au sujet de la réunion, pour vraiment démarrer.

Pourquoi est-ce important de s’accorder ce petit moment de détente ? Je suis persuadé qu’on est plus productif lorsqu’on fractionne périodes de concentration et périodes de détente. De plus, rappelez-vous que les êtres humains sont des animaux sociaux, et on a besoin de ces temps de décontraction pour garder de bonnes relations.

3. Pendant la réunion

Que faites-vous quand vous faites du sport pour garder de l’énergie ? Vous mangez …

Jeff Bezos, le patron d’Amazon, affirme qu’on ne devrait pas organiser une réunion où il faudrait commander plus de 2 pizzas pour nourrir tous les participants, donc 6 personnes maximum.

Je ne suis pas tout à fait d’accord sur ce nombre maximal, mais une chose est sûre, donnez-donc des « parts de pizza » à vos participants !

L’organisateur doit impérativement chercher à rebondir sur les sujets pour faire intervenir les autres personnes et enrichir le débat.

L’art de raconter une histoire

Maintenant que vous avez en tête à quel point insuffler de l’énergie au groupe est important, voyons de quels moyens vous disposez pour entretenir une bonne dynamique.

Ce qui vous importe, c’est de créer des échanges constructifs pour que votre réunion apporte une valeur ajoutée à chacun des participants.

Nous retenons mieux les textes, les paroles et les informations en général, lorsque le tout forme un ensemble cohérent.

Les personnes douées d’une excellente mémoire retiennent les chiffres et les mots en recréant une histoire et une scène imaginaire qui leur permettra de restituer l’information correctement plus tard.

L’histoire plutôt que le support Powerpoint

Ainsi, votre réunion sera réussie si chacun repart avec son histoire qui lui est propre, ce qui lui permettra d’être pleinement acteur des missions qu’il devra réaliser ou des informations qu’il aura à relayer.

Dès lors, une présentation Powerpoint que vous vous contentez de lire ne suffit pas à remplir ce rôle.

Vous devez chercher à jouer sur plusieurs tableaux pour créer du contenu pour votre histoire.

La méthode des trois sens est une bonne base pour élargir votre message.

1. La vue: le support visuel Powerpoint est à conserver, en l’allégeant au maximum, et en veillant à alterner textes et graphiques.

2. L’ouïe: votre ton doit rester vivant ! Rien de pire qu’une voix monocorde … Faites quelques silences, variez les intonations.

3. Le toucher: vous pouvez faire passer un calendrier grand format quand il est question de date, imprimer les points importants et en distribuer une version papier, présenter les produits, etc.

Sans oublier l’arme absolue nommée paperboard pour expliquer par des dessins ce que vous avez en tête !

De la même manière, susciter des émotions est un excellent moyen pour votre auditoire de se souvenir de tout ce qui se sera dit pendant votre réunion

  • Passé, présent, futur: refaites le film de ce qui s’est passé, précisez où vous en êtes actuellement, décrivez là où vous souhaitez aller dans les semaines à venir.
  • Joie: quoi de mieux pour donner de l’énergie au groupe que de cultiver votre optimisme en donnant tous les points positifs sur un dossier.
  • Peur : tour de table des participants pour exprimer les craintes et les appréhensions à propos d’une décision.

L’importance du concret

Dans le journalisme, le concept du « mort-kilomètre » est bien connu pour savoir comment couvrir un évènement. Plus le nombre de morts est élevé et que l’incident se produit près des gens, plus la population sera marquée et les ventes de journaux s’emballeront.

Un peu glauque comme comparaison, mais on peut la dupliquer pour une réunion. Les participants seront d’autant plus intéressés si les sujets évoqués les concernent eux en personne, et que l’impact attendu est à court terme.

Durant la réunion, veillez à ce que les discussions restent concrètes. Demandez des exemples précis qui concernent les gens autour de la table, des conséquences directes pour les services concernés par la réunion.

Ce sont ces sujets très visibles qui intéresseront vos interlocuteurs et qui permettront de les faire réagir. Cette connexion très concrète entre la réunion et leur quotidien va les maintenir présents et en contact avec les sujets abordés, et c’est exactement ce que vous cherchez !

En conclusion sur les échanges constructifs

Une réunion doit être vivante si l’on souhaite qu’elle apporte de la valeur aux participants.

Il convient donc d’apporter une bonne dose d’énergie à tout le monde pour profiter de la présence de chacun. Susciter de l’intérêt en amont, créer une ambiance propice en début de réunion, et maintenir un rythme soutenu sont des facteurs clés de succès.

Pour garder une dynamique constante, rien de tel qu’une belle histoire. Jouer sur les émotions, sur les sens, voilà de quoi réveiller l’auditoire !

De plus, donner des exemples concrets et décrire des situations réelles pour les personnes présentes est un excellent moyen d’attirer leur attention, et de les faire réagir.

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Auteur : Matthieu Giovanetti, du blog Simplement Dans Le Bon Sens

Matthieu Giovanetti

Je travaille depuis 10 ans pour de grands groupes de la distribution dans le domaine de l’approvisionnement des marchandises.

J’ai été amené à manager plusieurs dizaines de personnes, de tous âges et de toutes formations. Avec le temps, je me rends compte que le métier de manager s’apprend avec l’expérience, mais surtout en l’exerçant avec humilité et bon sens au quotidien.

En observant les méthodes de travail de l’intérieur, je réalise que l’urgence l’emporte trop souvent sur l’essentiel et que le bon sens est piétiné par des luttes d’orgueil et des dirigeants qui refusent d’admettre leurs erreurs. 

Je décide de lancer mon blog, Simplement dans le bon sens, pour partager ma vision des choses. Le bon sens … et si on l’écoutait ? Pourquoi les solutions simples sont-elles toujours écartées ? Y’a-t-il une prime à la complexité ? Je souhaite emmener avec moi tous ceux qui sont pour agir simplement dans le bon sens : aller à l’essentiel et croire aux relations humaines.

De qui est-ce la réunion? Une liste de contrôle simple

Est-ce que la prochaine réunion que vous organisez passerait ce test ?

Whose meeting is this? A simple checklist

http://sethgodin.typepad.com/seths_blog/2018/04/whos-meeting-is-this-a-simple-checklist.html par Seth Godin

Votre prochaine réunion (pas conversation, pas présentation, mais réunion) saura-t-elle passer ce test ?

facilitation

1. Il y a une personne responsable.

2. Le temps a alloué correspond à ce qui est nécessaire, pas ce que propose l’agenda électronique.

3. Chaque personne invitée est quelqu’un qui doit être là et aucun participant clé ne manque.

4. Il n’y a pas d’étape suivante par défaut si quelqu’un ne vient pas.

5. Il n’y a aucune meilleure façon d’avancer que d’avoir cette réunion.

6. Le résultat souhaité est clairement exposé. L’organisateur a décrit ce qui devrait arriver pour que la réunion soit annulée ou interrompue à mi-chemin. « Voici ce que je veux qu’il se produise, » et s’il y a « un oui », nous avons fini.

7. Toute l’information appropriée, y compris l’analyse, est disponible à tous avec plein de temps pour être passée en revue à l’avance.

Si vous marquez sept points, comptez sur moi pour y participer.
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Les excellents négociateurs écoutent bien plus qu’ils ne parlent.

Le pouvoir de l’écoute par William Ury

Les excellents négociateurs écoutent bien plus qu’ils ne parlent.

Pourquoi ?

  • Écouter permet de comprendre son interlocuteur
  • Écouter permet d’établir une connexion avec la personne
  • Écouter permet d’arriver plus rapidement à un oui partagé

Comment ?

En dédiant toute votre attention à la personne en face de vous. En cherchant aussi à identifier ce qui n’est pas dit, les sentiments ou ressentis, les besoins de cette personne.

Avant de nous inviter à rejoindre la révolution de l’écoute (ou par l’écoute), William Ury explique aussi pourquoi il est si difficile d’écouter vraiment : Sans jugement, sans préparer sa réponse pendant que l’autre s’exprime, sans interrompre…

Voici de nombreuses astuces pour des réunions de projet plus efficaces.

Commençons par un modèle d’ordre du jour de réunion d’avancement de projet.

How to Create a Project Status Meeting Agenda [Free Template]

http://projectbliss.net/project-status-meeting-agenda/ par Leigh Espy

Si vous managez des projets, on s’attendra à ce que vous meniez des réunions d’avancement de projet.

Vous souhaitez évidemment les diriger efficacement et bien utiliser le temps.

Vous voulez aussi que votre équipe ait confiance en vos capacités de leader.

Suivez ces indications  pour une réunion productive qui aide votre projet à aller de l’avant.

Le but de la réunion d’avancement de projet

Pourquoi cette réunion ? Quels objectifs souhaitez-vous atteindre ?

La réunion de projet est une occasion pour l’équipe de partager de l’information sur le projet et la progression, tant avec le chef de projet que les uns avec les autres.

Bien que les équipes puissent travailler dans des groupes séparés, il existe souvent des dépendances et des impacts transverses.

Pour cette raison, il est important pour chacun d’obtenir des nouvelles.

La réunion de projet fournit une occasion de partager l’information à travers toute l’équipe.

Les membres fournissent des mises à jour sur l’avancement des tâches en cours et perçoivent déjà les prochains défis, tâches, ou questions.

Par exemple, vous pouvez inclure les composants suivants dans votre projet : base de données, logiciel, interface utilisateur, sécurité, matériel et formation.

Chacun de ces domaines aura ses propres progrès et statut à partager. La réunion de projet n’est pas le seul moment où vous parlerez à chacun de ces domaines. Mais il est important d’avoir cette communication transverse dans l’équipe pour réduire les risques et avancer sereinement.

Il y a de meilleures chances que le projet reste sur les rails avec moins de surprises si tous sont réunis pour communiquer de temps en temps.

L’avancement de Projet : Que mettre dans l’ordre du jour ?

Incluez ces éléments importants dans votre réunion de projet.  Adaptez-les comme nécessaire mais commencez avec ceux-ci en mémoire.

  • Détails logistiques. Incluez la date de la réunion, la durée, l’emplacement et les participants
    • Assurez-vous que chacun ait l’information nécessaire.
    • Donnez de la visibilité si une personne clef est absente.
    • Fournit une liste des participants.
  • Introductions. Les introductions ne seront pas nécessaires si chacun se connait déjà. Mais si vous ajoutez un nouveau membre, ou avez un invité exceptionnel, faites les introductions au début.
  • Accomplissements. Si vous avez connu des événements marquants ou d’autres jalons importants depuis votre dernière réunion, prenez le temps de les reconnaître. Il est bon de célébrer les succès.
  • Prochains jalons.  Vous utiliserez les jalons de votre échéancier ou plan.  Les membres de l’équipe peuvent fournir l’avancement et pourcentage de complétude. Listez les jalons dans l’ordre du jour. Ainsi, les participants savent que l’on s’attend à ce qu’ils donnent une mise à jour d’avancement sur ceux-ci.
  • Prochains événements. Donnez la visibilité aux activités et événements dans le futur proche. D’autres peuvent avoir des idées et cette communication transverse aide l’équipe.
  • Les actions en cours. Vous n’aurez pas probablement le temps de résoudre toutes celles-ci, mais passez à travers la liste si vous avez le temps. Utilisez le format adopté par votre équipe, liste d’actions ou tableau, ou un outil de suivi. Incluez qui est responsable et la date de fin attendue.
  • Problèmes non résolus.  Fournissez une liste à part de l’ordre du jour, mais n’entrez pas en mode de résolution de problèmes sur chaque item. Passez-les brièvement en revue et identifiez qui doit être impliqué dans des discussions complémentaires. Programmez des réunions spécifiques pour celles-ci. Si nécessaire, laissez quelqu’un d’autre prendre l’initiative sur un problème. Déléguez la responsabilité ou permettez à quelqu’un de se porter volontaire.
  • Autres besoins spécifiques du projet / Nouvelles actions et nouveaux problèmes. Adressez-les comme nécessaire. Vous pouvez demander aux membres d’équipe s’ils ont autre chose à discuter qui n’ait pas déjà été couvert.
SMPP est Partenaire de DantotsuPM

==> Téléchargez votre Free Project Status Meeting Agenda template

Points Complémentaires

  • Assurez-vous que les participants sachent d’avance à quoi s’attendre en publiant l’ordre du jour à l’avance.
  • Bloquez le timing des sujets de  l’ordre du jour. Assurez-vous que vous utilisez le temps efficacement.
  • Identifiez qui mènera chaque partie de la discussion. Si vous avez un sujet sur lequel quelqu’un d’autre prendra l’initiative, indiquez leur nom. Il est très important de les prévenir l’avance en ayant une conversation quelques jours avant la réunion.

D’autres astuces pour des réunions de projet efficaces

Quelques points complémentaires à garder à l’esprit :

  • Le Lundi matin n’est pas un bon moment pour avoir vos réunions de statut. Les membres d’équipe ne seront pas comme préparés pour discuter le statut.
  • Le Vendredi après-midi non plus  (j’ai appris tôt dans ma carrière de le fronce les sourcils autour de la table de conférence).
  • Très tôt le matin ou tard en fin de journée ne sont pas non plus des horaires recommandés.
  • Le milieu de la semaine fonctionne bien et donne le temps de membres d’équipe pour envelopper n’importe quels articles en suspens et est commencé sur ceux identifiés à la réunion. 15h00 semble être le moment le plus favorable si vous êtes sur un même fuseau horaire.

 

Centre de contrôle : règles 34 à 46 des 100 pour les managers de projet de la NASA: Les revues et rapports de projet

Après les 15 premières règles, puis celles sur les aspects communications et l’humain, nous trouvons ici celles sur les revues et rapports de projet.

Revues et Rapports

relisez ce rapport d’Axelos sur le PPM.

La règle #34 : La NASA a établi un panel d’examinateurs et un jeu de revues. Une fois fermement établi, le système se battra pour rester en vie, profitez-en le plus possible. Essayer de trouver une voie pour que ces revues fonctionnent pour vous.

La règle #35 : Le nombre de revues augmente, mais les transferts de connaissance restent les mêmes; donc, tous vos tableaux et matériels de présentation devraient être construits en gardant ceci à l’esprit. Cela signifie que vous devriez être capable de construire un jeu de diapositives qui nécessite seulement d’être adapté de présentation en présentation.

La règle #36 : Ne cachez rien des examinateurs. Leur réputation et la vôtre est en jeu. Exposez toutes les verrues et boutons. N’offrez pas d’excuses, juste les faits.

pour aller plus loin sur ce sujet: l’Audit Projet, synthèse Synertal par Vincent Iacolare

La règle #37 : Des revues externes sont prévues au plus mauvais moment possible, donc, tenez à jour un jeu de données business et techniques pour pouvoir rapidement répondre. Ne pas avoir de données à jour devrait être une cause de renvoi.

La règle #38 : Ne critiquez jamais votre personnel en public (c’est-à-dire, aux réunions publiques, ne changez pas complètement des décisions sur le travail que vous leur avez confié). Même si vous dirigez un changement, n’enlevez jamais la responsabilité de mise en œuvre de votre personnel.

La règle #39 : Les revues sont pour celui qui est passé en revue pas pour l’examinateur. La revue est un échec si ceux qui sont passés en revue n’en apprennent rien.

La règle #40 : Une réunion de travail a environ six personnes qui participent. Les réunions plus grandes que cela sont pour du transfert de l’information (la science du management a montré que, dans un groupe comprenant plus de douze personnes, certaines perdent leur temps).

La règle #41 : La quantité de revue et de rapports est proportionnelle à la compréhension du management (c’est-à-dire, moins le management sait ou comprend les activités, plus il exige de revues et de rapports). Il est nécessaire dans ce type d’environnement de s’assurer que les données sont présentées pour que la personne moyenne, légèrement familière avec les activités, puisse les comprendre. Garder les données simples et claires n’insulte jamais l’intelligence de qui que ce soit.

La règle #42 : Les managers qui comptent seulement sur les écrits pour faire leur rapport d’activités sont connus pour être des échecs.

Les rapports et documentations fournissent seulement une photo statique du projet à un instant T.

La règle #43 : La documentation ne prend pas la place de la connaissance. Il y a une grande différence entre ce que l’on suppose, ce que l’on pense être arrivé et la réalité. Les documents donnent normalement une photo statique à un moment donné qui devient rapidement périmée.

La règle #44 : Donner vos rapports mensuels, ne vous autorise pas à abréger quoi que ce soit dans un rapport annuel. Si la management avait compris les rapports mensuels, il n’aurait pas besoin d’un annuel.

Les acronymes sont souvent un écran de fumée destiné à cacher des vérités gênantes.

La règle #45 : Les abréviations sont une plaie. Chaque projet en a maintenant plusieurs milliers. Cela impose à la direction d’en connaître des centaines. Utilisez-les avec modération dans des présentations à moins que votre objectif ne soit de semer le doute.

La règle #46 : Souvenez-vous, il est souvent plus facile de faire de la paperasse idiote que d’en combattre la nécessité. Ne vous battez que si c’est une question globale qui sauvera beaucoup de travail dans le futur.

Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM

Liste complète en anglais: Https://geekboss.com/nasa-project-managers/ par Matthieu Stibbe