Tag Archives: meetings

Créez l’espace virtuel de réunion idéal pour votre projet avec cette petite check-list

28 Fév

Create the Ideal Virtual Meeting Space with this Handy Checklist

https://www.guidedinsights.com/create-the-ideal-virtual-meeting-space-with-this-handy-checklist/ par Nancy Settle-Murphy

Si vous créiez une liste de contrôle pour une salle de réunion idéale, que placeriez-vous en premier ?

Des sièges confortables conçus pour l’interaction, de la lumière naturelle, de l’espace pour se déplacer, une bonne ventilation, des commandes faciles à utiliser de contrôle de la température, une bonne insonorisation et abondance d’espace mural ? Vous pourriez ajouter un bon système audio-vidéo, un grand choix de musique et l’accès continuel à des boissons et en-cas.

Livre sur Amazon

Mais en ce qui concerne un « espace » de réunion virtuelle, à quoi cette liste de contrôle ressemblerait-elle ? Dans cette édition de Communique, Rick Lent, de  Meeting for Results et moi-même avons créé cette checklist  pour son livre Leading Great Meetings: How to Structure Yours for Success.

Cette liste de contrôle dispose un jeu de base de besoins pour une réunion virtuelle. Cette check-list encourage et permet l’interaction et une participation active, indépendamment de la technologie que vous pouvez vouloir utiliser.

1. Penser à l’emplacement des participants.

Si possible, faites participer toutes les personnes à distance, plutôt qu’en avoir certaines dans une salle alors que d’autres sont ailleurs. Une rencontre « hybride » avec quelques personnes réunies et d’autres à distance crée un terrain de jeu en soi inégal, désavantageant les personnes distantes. Même si quelques personnes peuvent se rassembler dans une pièce, résistez à la tentation et faites-les plutôt participer de leurs bureaux. Si quelques personnes doivent réunir dans une pièce, vous devrez faire un effort particulier pour vous assurer que tous se sentent également inclus. Vous trouverez ici quelques astuces rapides.

2. Utiliser la technologie de réunion virtuelle la plus appropriée.

Pensez soigneusement à quel type de technologie répondra le mieux à vos objectifs et maintiendra les gens engagés. Parfois un outil de simple partage d’écran simple fera l’affaire. À d’autres moments, l’interaction en ligne entre les participants sera cruciale. Parfois, un coup de fil peut être tout ce qui est nécessaire. Choisissez seulement ce dont vous avez besoin et pas plus. Assurez-vous que chacun a un accès facile à l’outil et se sent confortable avec son l’utilisation (vous y compris !). Prenez des dispositions pour une démonstration ou formation à l’avance pour ceux qui en auraient besoin. Si possible, prévoyez quelqu’un pour aider sur les questions techniques et fournir du support si nécessaire. Prévoyez deux ou trois minutes au début de chaque réunion virtuelle pour vous assurer que chacun puisse se joindre à vous.

Choisissez l’outil qui permettent à toutes et tous d’être bien connectés

3. Soigner la qualité audio.

Sans bon son, il est impossible d’avoir une bonne réunion virtuelle. Voici quelques considérations : Demandez aux participants d’éviter d’utiliser des haut-parleurs et des téléphones portables dans la mesure du possible. Les haut-parleurs (aussi bien que la voix sur IP) peuvent créer un bruit de fond et souvent des interruptions.  Certains haut-parleurs rendent aussi difficile à d’autres de contribuer à la réunion, car certains téléphones “éliminent” les interjections. De plus, plusieurs systèmes de conférence audio ne permettent pas aux gens d’intervenir quand  quelqu’un d’autre parle. Demandez aux participants d’utiliser des casques audio et d’appeler une ligne de conférence partagée. Si vous avez moins de 10 personnes sur l’appel, demandez aux participants de s’abstenir de couper le son de leur micro. Bien que l’utilisation du mode muet puisse bloquer le bruit de fond, il autorise aussi les gens à faire  du multitâche et plus personne n’écoute.

4. Créer d’une présence visuelle.

Businessman Using ComputerMême si les gens ne sont pas assis à une table réelle, vous pouvez les aider à se sentir comme s’ils l’étaient. La vidéo peut certainement aider ici, si vous êtes attirés. D’autre part, les plates-formes de réunion virtuelles peuvent souvent montrer les images de participants. Une solution à faible composante technologique qui travaille à chaque fois, mais exige un peu de travail : Faites-vous envoyer une photo des participants par eux-mêmes, que vous pourrez coller dans une diapositive avec leurs noms. Vous pouvez l’afficher dans votre salle de réunion virtuelle, ou l’envoyer à l’avance. Demandez aux participants d’avoir cette diapositive sous leurs yeux pendant la réunion. En tant qu’organisateur, vous pouvez utiliser cette diapositive pour noter les participants.

5. Prendre des notes visibles en temps réel.

Gardez une réunion vivante en laissant chacun voir la discussion comme elle progresse en affichant vos notes comme elles sont saisies. Vous pouvez le faire de plusieurs façons. Demandez à un volontaire de prendre les notes sur un écran partagé pendant que vous animez la discussion. Encore mieux : Utilisez une technologie qui permet à chacun d’ajouter des notes et des idées. Par exemple, Google Drive marche bien pour cela. Encore mieux : Utilisez une technologie de réunion virtuelle qui permet aux gens de saisir des notes dans une boîte de discussion ou un tableau électronique, qui peuvent alors être inclus dans le résumé de réunion complet qui inclut toutes les notes de toutes les sources.

6. Créer de l’espace pour une interaction fréquente.

Vous voulez que les gens soient capables de participer librement, sans nécessairement devoir interrompre les autres. Beaucoup d’outils de réunion virtuelle ont des fonctions pour encourager la participation fréquente, comme un outil permettant d’indiquer que l’on souhaite intervenir, une boîte de bavardage ou des sondages rapides. Si vous prévoyez d’avoir des tours de table fréquents, assurez-vous que vous allouez le temps nécessaire et préparez des questions auxquelles l’on puisse répondre succinctement.

Et voici quelques astuces de plus pour faire de cette réunion virtuelle un succès qui dépasse toutes considérations virtuelles ou physiques

Avant la réunion : Définissez les attentes avec des communications claires.

Assurez-vous que chacun sait quelle préparation est exigée et de qui. Postez ou envoyez tout contenu qui peut être passé en revue à l’avance pour sauver un temps de réunion de valeur. Assurez-vous que chacun a les informations nécessaires pour se connecter à l’audioconférence et sur l’espace de réunion en ligne. Envoyez un ordre du jour détaillé bien en avance et invitez les questions. Appelez ceux qui peuvent avoir besoin de quelques conseils ou encouragements.

Après la réunion : Faites un suivi.

Livre sur Amazon

Que doit-il se produire après cette réunion, par qui ? Comment les gens seront-ils tenus responsables des actions ou autres étapes suivants ? Quel genre de communication doit avoir lieu, avec qui et comment, avant la prochaine réunion? Est-ce que les notes de cette rencontre sont suffisantes, ou est-il nécessaire d’aller plus loin ?

Si vous voulez une réunion virtuelle super-productive à chaque fois, créez votre propre “to do” liste de contrôle, empruntant certains des points ci-dessus et ajoutant un peu des vôtres. Encouragez d’autres à suivre votre exemple. La conception et la planification d’une réunion virtuelle réussie ne sont pas exactement une science, mais elles exigent vraiment une préparation réfléchie qui mérite du temps et de l’attention et beaucoup de pratique.

Voir le livre de Nancy, Leading Effective Virtual Teams, qui inclut des chapitres sur la conception d’une efficace réunion virtuelle.

Voix sur haut-parleur

2 Fév

Quand le haut-parleur est branché dans la salle de conférence, parlez-vous différemment ?

Speakerphone voice, http://sethgodin.typepad.com/seths_blog/2017/11/speakerphone-voice.html par Seth Godin

C’est assez commun.

Nous respirons d’une manière différente, positionnons notre cage thoracique différemment, resserrons nos gorges et essayons généralement de crier nos mots à travers les océans.

Les personnes vous écoutant sur haut-parleur y sont habituées. Les gens qui sont dans la pièce avec vous, moins.

Les gens n’ont pas une longue histoire culturelle avec les microphones. Nous ne comprenons pas instinctivement qu’ils fonctionnent bien. Donc, en l’absence de cela, nous crions. Et crier change comment on nous croit, nous fait confiance et nous entend en fin de compte.

Apprendre à utiliser un microphone est une grande compétence.

Quand vous parlez normalement, il s’avère que le microphone a abondance de volts, de watts et d’amplification  pour envoyer votre voix jusqu’en Lettonie si vous le souhaitez.

Et ensuite, on entendra vraiment vos paroles.

Annulé !

7 Déc

Cancelled

http://sethgodin.typepad.com/seths_blog/2017/11/cancelled.html par Seth Godin

Toutes ces réunions que vous avez demain… …elles viennent juste annulées. Le patron veut que vous fassiez quelque chose de productif à la place.

Que feriez-vous avec ce temps ? Que lanceriez-vous ?

Et, si c’est mieux que ces réunions n’allaient l’être, pourquoi ne pas les annuler ?

CSP est partenaire de DantotsuPM

faire une réunion visuelle: pour quoi faire?

22 Nov

Une vidéo pédagogique conçue et réalisée par Roberta Faulhaber et Live Productions qui explique les avantages de la facilitation graphique pour des réunions plus efficaces, productives, et engageantes.

quelles habitudes rendent les chefs de projets plus performants et plus efficaces ? #2 Communication et Collaboration

23 Oct

Lors de l’enquête auprès des lectrices et lecteurs du blog DantotsuPM, la communication et la collaboration sont naturellement mentionnées comme des éléments clés pour la réussite des projets par  les chefs de projet.

Les commentaires reçus couvrent différents aspects de la communication et de la collaboration à commencer par l’écoute, la mise en place de rituels et la proximité avec les équipes et le client.

Voici quelques-uns des verbatims reçus.

Beaucoup d’écoute et de dialogue

  • L’écoute, la communication et la négociation
  • Proximité avec le client
  • L’écoute et la bienveillance associées à un niveau d’exigence clair et connu
  • La collaboration, l’écoute attentive, le respect et la prise en compte des points de vue des collègues
  • Se parler, écouter
  • Deadlines, dialogue
  • Privilégier un contact en face à face ou par téléphone en cas de situation difficile

Des rituels et de la préparation

  • Préparation des réunions, de l’agenda de la semaine
  • Rythmer les projets autour de plusieurs rituels coproj (hebdo) / copil (mens). Relecture des « minutes » de réunion pour s’assurer que tout le monde a compris les enjeux et actions à mener.
  • Réunions courtes, méthode agile customisée, …

Communications, autonomie, collaboration

  • Communication et « projectarisation »
  • Communication, outils de gestion de projet
  • L’autonomisation des collaborateurs
  • Le management collaboratif, horizontal
  • Collaboration

Qu’ajouteriez-vous sur ce thème de la communication et de la collaboration ? Répondez dans la zone commentaires…

Enregistrer

Enregistrer

Enregistrer

Enregistrer

Enregistrer

17 October – Webinar #PMI® – 7 simple steps for meetings that actually add value

6 Oct

Most people don’t know how to run a meeting because they have never been to an effective meeting!

Meetings fill an increasing number of hours in the workday, and yet most employees consider them a waste of time.

This 7-Step Blueprint for Meetings That Actually Add Value webinar targets some of the most frustrating aspects of meetings that Project Managers face. During this webinar, high-impact strategies that enable meetings to bring tremendous value will be revealed.

Effective meetings can provide an avenue for communicating ideas, developing action steps and making decisions. To facilitate a successful meeting you will want to utilize the key elements covered in this webinar.

During the presentation, we will address these questions :

  • When do meetings need to be canceled?
  • Who should be invited to a meeting?
  • What are efficient and effective meeting methods to use during meetings?
  • How do you set clear expectations via an agenda that works?
  • What are the good ways to take control of any meeting?
  • How may you properly close discussions?

“PMI,” the PMI logo, “PMP,” “PMBOK,” “PM Network,” “Project Management Institute” and “Pulse of the Profession” are registered marks of Project Management Institute, Inc.

CSP est partenaire de DantotsuPM

Enregistrer

Comment le chef de projet devrait-il gérer un dominateur pendant une réunion d’équipe ?

18 Sep

How Should the PM Handle a Dominator During a Team Meeting?

http://www.projectmanagers.net/profiles/blogs/how-should-the-pm-handle-a by Dana Pigford Brownlee

Que Faire Quand Quelqu’un Domine la Discussion ?

Le Problème : Chacun a eu l’occasion de rencontrer “le Dominateur”.

C’est la personne dans le groupe qui semble s’accaparer la discussion. Parfois ce sont des bavards trop ardents…d’autres fois ce sont des personnalités excessivement agressives absorbant tout l’oxygène de la pièce. Malheureusement, parfois ils semblent parler au nom des autres et ne les laisseront pas exprimer leurs avis ou idées. En tant que facilitateurs, on attend de nous que nous créions et supportions un environnement inclusif et sûr où des idées diverses peuvent être exprimées. Mais quand vous êtes face à un dominateur (ou deux !!), que faire ???

Essayez une ou plusieurs de ces 8 techniques.

1. Remerciez le dominateur pour ses réactions et demandez l’apport des autres

“Stéphane, c’est une idée intéressante. Voyons si d’autres ont également des suggestions.”

2. Réitérez le commentaire du dominateur, écrivez-le visiblement pour que tous puissent le voir, et demandez ensuite d’autres idées afin de compléter la liste.

“Stéphane, il semble que vous recommandiez que nous utilisions ces trois sociétés en tant que liste des vendeurs retenus… est-ce correct ? C’est une excellente suggestion. Compilons une liste de plusieurs suggestions, puis discutons-les toutes. Nous inscrivons votre suggestion comme numéro 1 dans la liste. Je voudrais obtenir au moins trois autres suggestions de l’équipe. Qu’en pensent les autres ?”

3. Au lieu de demander au groupe de répondre à une question oralement, demandez leur de prendre 2 minutes pour noter leur idée, question, ou recommandations sur un Post-It.

Demandez ensuite à chaque personne de partager l’un des commentaires qu’elle a écrit.

4. Suggérez que le groupe utilise la technique du tour de table

Faire un tour de la table en demandant à chaque personne de partager un commentaire. Démarrez du coté de la table qui est à l’opposé du dominateur.

“C’est une question si importante que je veux être sûr d’obtenir des idées de chacun. Faisons un rapide tour de table en commençant par Gilles…”

5. Adressez-vous directement à plusieurs personnes qui n’ont rien dit.

“Michel, quelles sont tes idées sur cette question ?”

6. Faites une pause et sollicitez en aparté le support du dominateur

“Stéphanie, vous avez amené plusieurs points clefs. J’aimerais impliquer plusieurs autres membres de l’équipe dans la discussion pour entendre leurs idées. Quelques membres du groupe ne sont pas aussi affirmés et je voudrais être sûr que nous les entendions.”

7. Répartissez le groupe en paires ou petites équipes et laissez-les discuter de la question ensemble avant d’entamer une discussion de groupe

8. Obtenez l’accord de votre équipe d’utiliser un objet physique (par exemple une balle) pour équilibrer la discussion.

La personne tenant la balle s’exprime puis doit la passer à quelqu’un d’autre qui prendra à son tour la parole.

CSP est partenaire de DantotsuPM

Enregistrer

Enregistrer

Enregistrer

Enregistrer

un site web utile et gratuit pour trouver le meilleur créneau horaire pour une réunion multi-sites à l’international: timeanddate !

1 Sep

différents fuseaux horaires

Planifier une réunion avec des intervenants distribués à travers plusieurs pays et continents peut être un véritable casse tête…

visitez ce site

Mais le site web timeanddate.com très simple et gratuit vous permet de faire une première analyse de la situation avant de proposer un créneau horaire à vos correspondants.

Choisissez la date, puis les villes et vous obtenez ce type de résultat qui tient compte des changements heures été / heures hiver !

Microsoft est partenaire de DantotsuPM

 

Enregistrer

Enregistrer

Save

le best of de janvier 2017 sur DantotsuPM

31 Juil

les articles les plus lus sur DantotsuPM au mois de Janvier 2017

Ce mois-ci furent plébiscités les billets sur les approches pratiques pour améliorer son efficacité et les standards Prince2 et PMI.

7 étapes pour améliorer considérablement vos entretiens avec vos interlocuteurs lors de vos prochaines rencontres

Un des aspects les plus importants dans le conseil est de se construire de robustes compétences d’interviewer.

personne ne semble être d’accord et pourtant il vous faut rapidement parvenir à un consensus, que faire ?

Pensez-vous avoir à maitriser une horde de chevaux sauvages au lieu de mener une réunion quand les membres de votre équipe ne parviennent pas à tomber d’accord ? Eh bien, si cela peut vous réconforter, sachez que ce problème est le lot de la plupart des facilitateurs de réunions à un moment ou un autre.

Si vous cherchez un chef de projet certifié du #PMI® en France…

Prince2 2017 est arrivé ! Le focus est placé sur comment adapter la méthode à tous les environnements et projets.

Partenaire de DantotsuPM

Partenaire de DantotsuPM

connaissez-vous les 12 principes Agile qui accompagnent les 4 composantes majeures du « Agile Manifesto » ?

Beaucoup d’attention est portée sur le « Manifeste Agile » et bien qu’il soit une composante importante de Agile, il n’en est pas toute la substance. Il y a 12 principes directeurs en plus des 4 composants principaux du manifeste. Jetons un rapide coup d’œil à chacun d’entre eux et voyons combien ils affectent les pratiques Agiles et comment nous percevons et implémentons l’agilité…

comment ne pas ramener à la maison une mauvaise journée au travail ?

Bien sûr, lire ses SMS  ou emails professionnels en arrivant à la maison après une mauvaise journée est fortement déconseillé, droit à la déconnexion oblige !

OK, ils ne marcheront peut-être pas toujours mais je pense que ces conseils de John Baldoni, très simples et faciles à mettre œuvre, peuvent avoir un effet positif et re-booster votre moral avant de reprendre le chemin de la maison.

Partenaire de DantotsuPM

Enregistrer

Enregistrer

Enregistrer

3 questions pour grandement améliorer l’efficacité de vos réunions quotidiennes ou « daily stand-up meeting »

15 Juin

3 Questions of Effective Daily Meetings

http://www.gilzilberfeld.com/2015/04/3-questions-of-effective-daily-meetings.html par Gil Zilberfeld

Vos réunions quotidiennes sont-elles efficaces ?

Quand vous demandez aux gens ce qu’ils attendent des réunions quotidiennes, la réponse est qu’elles soient courtes. Ou plus courtes.

Ces réponses proviennent d’habitude de personnes qui souffrent de longues réunions et plus généralement du grand nombre de réunions. Elles veulent juste se mettre au travail. Cependant, se concentrer sur la durée de la réunion quotidienne, relève de l’efficience, plutôt que de l’efficacité.

Une façon de rendre la réunion plus courte est de commencer à l’heure et d’être préparé. Le statut devrait toujours être à jour au tableau et surtout avant  le début de la rencontre. Les gens qui mettent à jour le statut pendant la réunion, gaspillent le temps de l’équipe toute entière. Mettre à jour le tableau avant la rencontre, c’est faire preuve de civisme et de respect.

Les réunions courtes sont certainement meilleures que les longues. Mais atteignent-elles leur objectif ?

L’objectif d’une réunion quotidienne est …

…certainement pas d’obtenir un statut d’avancement de chacun. Exactement, ce n’est pas une réunion de statut. Et dans la plupart des cas, je ne me soucie pas ce que vous avez fait depuis la dernière réunion. Si vous avez fait quelque chose, un bon point pour vous. Le tableau devrait l’indiquer.

Comme les réunions de planification de version, ou de planification de sprint, la réunion quotidienne est une chance de re-planifier. Réunissons toute l’information que nous avons rassemblé depuis dernière fois et voyons :

  • Quelque chose a-t-il changé dans les priorités ? Peut-être nous devrions travailler sur quelque chose d’autre qui est devenu plus important ?
  • Une tâche est-elle bloquée ? Devrions-nous faire quelque chose ? Aider la personne bloquée ? Ou suspendre cette activité ?
  • Avons-nous voulu en prendre plus que nous ne pouvons en réaliser ? Investissons peut-être dans davantage de recherche, ou faisons une expérience, au lieu de ce que nous avions initialement projeté de faire.
  • Une tâche est-elle indiquée comme en court depuis trop longtemps ? Peut-être au lieu de la négliger, devrions-nous prendre la décision de la parquer.
  • Sommes-nous dans les temps ? Peut-être nous devrions enlever ou ajouter des articles à notre arriéré en fonction de notre allure.

Avec NQI, Partenaire de DantotsuPM

La re-planification nécessite des décisions basée sur l’information que nous avons et l’étude que nous avons faite. Pour la faire efficacement, nous avons besoin de toute l’information actuelle à notre disposition (qui inclut les mises à jour sur le tableau). Puis, nous posons les questions, mais pas celles qui n’ajoutent pas de valeur.

Voici les vraies questions auxquelles nous devrions répondre lors de la réunion quotidienne :

  1. Qu’ai-je appris depuis la dernière réunion ?
  2. Que pouvons-nous faire avec cette information ?
  3. Comment puis-je aider ?

Obtenez l’information, re-planifiez et exécutez.

Voilà qui est efficace.

CertYou est partenaire de DantotsuPM

Enregistrer

Enregistrer

Enregistrer

Enregistrer

Enregistrer

Enregistrer

Enregistrer

%d blogueurs aiment cette page :