Je vous propose de commencer par Scrum.Org avant de zoomer sur les valeurs de Scrum, le Sprint Planning et les Sprint Reviews.
Ces vidéos peuvent s’avérer très utile pour sensibiliser votre comité de projet, votre sponsor et autres parties prenantes à ce qu’est Scrum avec ses valeurs ainsi que certaines de ses « cérémonies » les plus utiles.
Dans cette vidéo de 2 minutes, apprenez-en davantage sur ce que Scrum.org est et fait.
Voici quelques exemples de comment appliquer les valeurs Scrum de courage, engagement, focus, ouverture et respect.
Comment faciliter le Sprint Planning ?
Dans cette vidéo introductive, comprenez comment et quand utiliser certaines techniques de facilitation comme le vote romain, la visualisation et le questionnement afin que votre équipe puisse quitter la session de planification du sprint avec un objectif de sprint en direction de l’objectif du produit et un plan initial pour le sprint.
Comment faciliter les primordiales sessions de Sprint Review ?
Voici au moins une technique de facilitation qui va vous aider à transformer la revue de sprint en une session plus engageante et collaborative. Vous pourrez alors y recueillir des commentaires précieux des parties prenantes pour déterminer les futures adaptations de votre approche et de votre produit.
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Le Daily Scrum n’a qu’un seul but : Inspecter les progrès vers l’objectif de sprint en réfléchissant à l’apprentissage d’hier. Ensuite, si le besoin s’en fait sentir, les développeurs adaptent leur plan pour atteindre l’objectif de sprint. Bien que la théorie puisse être généralement acceptée, passer de l’idée à la pratique est plus difficile. L’un des problèmes récurrents est la popularité continue des « 3 questions du Daily Scrum» selon le Guide Scrum 2017.
Réfléchissons à la raison pour laquelle répondre à ces questions obsolètes influence négativement l’équipe Scrum.
Le but du Daily Scrum
Le but du Daily Scrum est clairement décrit dans le Guide Scrum, aucune supposition n’est nécessaire :
« Le but du Daily Scrum est d’inspecter les progrès vers l’objectif de sprint et d’adapter le backlog de sprint si nécessaire, en ajustant le travail prévu à venir.
Guide téléchargeable gratuitement
Le Daily Scrum est un événement de 15 minutes pour les développeurs de l’équipe Scrum. Pour réduire la complexité, il a lieu à la même heure et au même endroit chaque jour ouvrable du Sprint. Si le Product Owner ou le Scrum Master travaillent activement sur des éléments du Sprint Backlog, ils participent en tant que développeurs. »
Par conséquent, le Daily Scrum est un événement important pour l’inspection et l’adaptation, géré par les développeurs, et les guidant pour les prochaines 24 heures sur leur chemin vers la réalisation de l’objectif de sprint. Le Daily Scrum est également l’horizon de planification le plus court dans Scrum et donc très efficace pour guider les efforts de l’équipe Scrum : se concentrer sur le résultat.
Le problème avec les 3 questions quotidiennes
Cependant, cette noble idée est entachée d’une habitude répandue : Centrer la réunion quotidienne autour de la réponse à trois questions
Qu’est-ce que j’ai fait hier ?
Que vais-je faire aujourd’hui ?
Y a-t-il un obstacle ?
Initialement, ces trois questions du Daily Scrum ont été ajoutées au Guide Scrum 2017 comme exemple de la façon dont les membres de l’équipe Scrum peuvent inspecter les progrès vers l’objectif de sprint. Cependant, ces trois questions sont rapidement devenues synonymes de Daily Scrum. Depuis lors, il s’agissait de répondre à ces trois questions, de transformer le Daily Scrum en une sorte de réunion de rapport d’état d’avancement, avec des développeurs faisant la queue pour « répondre à ces trois questions » au Scrum Master, au Product Owner, ou peut-être même à une partie prenante.
Malheureusement, les « trois questions du Daily Scrum» plaisent à de nombreux praticiens : Elles sont simples, efficaces et créent une routine réconfortante. Cependant, en tant qu’équipe Scrum, nous nous soucions moins de détailler notre travail précédent et de justifier pourquoi nous méritons un chèque de paie à la fin du mois.
Au lieu de cela, nous voulons comprendre si nous atteindrons l’objectif de sprint. Si les progrès de l’équipe Scrum sont douteux, compte tenu des développements récents et des apprentissages, nous voulons prendre des mesures pour nous remettre sur les rails. Toute forme de rapport de situation est une simple distraction et un gaspillage à cet égard.
Scrum en tant que pratique est axée sur les résultats
Il ne s’agit pas de maximiser le nombre de tickets obtenus pendant le Sprint. Au lieu de cela, en tant qu’équipe, nous sommes intéressés par atteindre l’objectif de sprint.
Il existe d’innombrables façons d’exécuter votre Daily Scrum sans tomber dans cette routine des 3 questions. Par exemple, parcourez le tableau et déterminez ce qui doit être fait pour déplacer les billets les plus proches de « terminés » sur la ligne d’arrivée.
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Consultez les pratiques d’utilisation des liberating structures pour faciliter le Daily Scrum.
S’il vous plaît, faites-vous une faveur et évitez de transformer votre Daily Scrum en une session de reporting ennuyeuse.
Comment gérez-vous vos Daily Scrum ? S’il vous plaît, partagez vos conseils et astuces dans les commentaires.
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Les calendriers surchargés, les réservations de créneaux en double ou triple, sont devenus la norme dans nos vies au point que le travail ressemble à quelque chose que nous essayons « de caser tant bien que mal entre les réunions ».
Synchronous Communication Sessions (aka Meetings) by Andy Cleff
Quelque part au fil du temps, « réunion » est devenu un gros mot.
Les calendriers surchargés, les réservations de créneaux en double ou triple, sont devenus la norme dans nos vies au point que le travail ressemble à quelque chose que nous essayons « de caser tant bien que mal entre les réunions ».
Le matin, on entend souvent lors de la synchro de l’équipe…
Des voix devraient-elles s’élever et dire « éliminez complètement les réunions… elles sont toxiques ! » ?
Peut-être devrions-nous avoir une réunion pour en discuter ? (Je plaisante.)
Envisagez une alternative à la réunion : la communication asynchrone
Avant de planifier cette prochaine réunion, réfléchissez : y a-t-il un autre moyen ?
Chat, e-mail, wiki, blog, RFC [« appel à commentaires« ]: L’avantage de ces méthodes de communication asynchrone par rapport à une interruption programmée, pardon, réunion… est que la conversation peut facilement être « mise en attente ».
Quelqu’un qui ne craint pas d’être interrompu peut surveiller ses canaux de messagerie et y répondre (s’il le souhaite) quasiment en temps réel. Quelqu’un qui se trouve dans sa zone de concentration optimale peut désactiver les notifications et ne leur répondre que quand cela lui conviendra.
Ces rencontres aident les gens à communiquer rapidement entre eux, à atteindre efficacement un point de compréhension commune au lieu d’échanger plus de 20 courriels ou messages instantanés dans les deux sens.
Il y a moins de risques de malentendus (à condition que les gens disent ce qu’ils veulent dire et pensent ce qu’ils disent). De bonnes réunions offrent l’occasion d’un conflit significatif ainsi que d’une résolution significative.
De bonnes réunions aident à s’assurer que les équipes ne se contentent pas de « faire des choses », mais qu’elles font les bonnes choses au bon moment…
Les astuces qui vous aideront à rendre les bonnes réunions excellentes, incluent :
Ayez un ordre du jour et objectif clairement définis
Invitez le moins de personnes possible
Assurez-vous que les réunions se terminent le plus rapidement possible (définir une limite de temps…)
Assurez-vous que les participants ont suffisamment de temps pour préparer la rencontre (planifiez à l’avance…)
Veillez à ce que tous les invités participent pleinement
Vérifiez que les mesures de suivi soient claires et bien assignées
De quel genre de réunion s’agit-il?
Soyez clair sur l’objectif de la réunion et communiquez-le dès le départ.
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Kim Scott dans Radical Candor fournit un bon cadre pour faire entrer des choses sur votre agenda :
Conversations 1:1 – Les employés établissent l’ordre du jour, et les managers les écoutent et les aident à clarifier
Réunions du personnel – Utilisées pour examiner les paramètres, fournir des mises à jour et nouvelles générales et identifier les décisions clés à venir (sans les prendre)
Créneaux de temps de réflexion – Utilisé pour bloquer du temps pour être stratégique et planifier. David Marquets appelle cela « Blue Work »
Réunions « Grand débat » – Réduisez la tension en indiquant clairement que vous êtes là pour discuter et non pas décider.
Réunions « Grandes décisions » – Poussez vos décisions jusque dans les faits, ramenez les faits dans vos décisions et gardez les egos à distance
Réunions de tous les membres – Faites venir tout le monde
Zones de temps sans réunion – Temps bloqué pour ne pas avoir de réunions
Quelques petites choses sur lesquelles méditer…
Quel pourcentage de votre temps de travail total est consacré aux réunions : Bonnes, mauvaises, indifférentes ?
Et si vous éliminiez les réunions dénuées de sens et/ou improductives et les remplaciez par un espace pour réfléchir et travailler sur la chose la plus importante pour vous ?
(re-)Découvrez ces billets précédents sur les réunions qui rythment votre vie de manager de projet
Comme à mon habitude, je vais reprendre ce billet de Harry Hall en me concentrant sur les aspects positifs plutôt que négatifs des managers de projets.
Les bon(ne)s managers de projet créent des cultures de projet dénuées de stress et confusion et facilitant la progression. Avez-vous déjà adopté ces bons comportements ou bien sont-ils déjà vôtres même inconsciemment ?
Passons en revue une liste de huit comportements que tous les excellent(e)s managers de projet ont en commun. De plus, parlons de la façon d’accentuer ces bons comportements.
#1 – Vous organisez un nombre réduit de réunions de projet
Vous savez éliminer les réunions récurrentes lorsque cela est possible. De même, vous avez déjà éliminé les réunions d’avancement car vous collectez ces informations à travers votre système d’information de projet et les partagez électroniquement par le biais de rapports d’avancement.
Avant de proposer une réunion, vous vous demandez toujours : Y aurait-il une autre façon de manager cela sans une longue réunion avec beaucoup d’intervenants ? Peut-être une rapide visio ou conférence téléphonique ? Peut-être un simple e-mail, message instantané, ou coup de fil à la bonne personne ?
à considérer pour toutes vos réunions, à distance comme en présentiel
Sinon un stand-up meeting serait-il approprié pour faire bref et avoir le minimum de participants nécessaires et utiles.
#2 – Vous produisez (ou faites produire) le minimum nécessaire de documentation
Vous limitez la taille et le nombre de documentations sur tout le projet. Vous de produisez au sein du projet que des documentations dont vous êtes certains qu’elles seront lues et utilisées. S’il y a une raison légitime pour un long document, vous en fournissez un résumé qui permet aux personnes d’en digérer rapidement les points les plus importants.
#3 – Vous faites preuve d’intégrité
S’il y a un manque de confiance, les équipes ralentissent jusqu’à s’arrêter. Vous ne faites que des promesses que vous saurez tenir et vous les tenez.Si vous avez de bonnes et justes intentions mais ne les exécutez pas, les gens n’auront plus confiance en vous.
#4 – Vous faites la promotion des membres de votre équipe, pas la vôtre.
Vous refusez d’être le/la manager de projet qui se promeut continuellement en donnant peu de crédit à l’équipe. A l’inverse, vous cherchez constamment des moyens de reconnaître et de remercier les membres de votre équipe pour leur travail. Lorsqu’il y a des problèmes, vous en prenez la responsabilité, vous dites à vos parties prenantes que vous êtes responsable et ce que vous ferez pour résoudre les problèmes. En cas de succès, vous mettez surtout en évidence les contributions concrètes du ou des membres de l’équipe.
#5 – Vous savez écouter
Plutôt que d’interrompre pour faire valoir votre point de vue, vous écoutez dans l’intention de creuser plus profondément et de comprendre le point de vue de l’autre personne.
Vous savez concentrer toute votre attention sur la personne qui parle et sur le message qu’elle veut vous faire passer. Vous établissez un bon contact visuel. Et vous posez des questions de clarification appropriées qui montrent votre empathie et votre souci de ce sujet.
#6 – Vous savez déléguer
Vous vous assurez d’être clairs comme de l’eau de roche sur ce qui est attendu, qui va le faire et quand les choses sont dues.
Vous n’improvisez pas la délégation mais au contraire, vous la planifiez. Puis, vous communiquez ce que vous déléguez, le niveau d’autonomie accordé, les dates d’échéance et le moment où vous ferez un suivi. Vous êtes disponible pour discuter des problèmes et fournir un soutien et la personne à laquelle vous déléguer une tâche le sait parfaitement.
#7 – Vous savez animer la collaboration
Vous planifiez vos réunions avec un ordre du jour clair et des questions préparatoires pour engager l’équipe. Lorsque vous demandez si les participants ont des commentaires, vous ne laissez pas le silence vous inciter à le combler trop vite en parlant prématurément. Vous donnez aux autres le temps de réfléchir et de réagir. Vous appréciez les personnes lorsqu’elles répondent.
#8 – Vous êtes capable de manager les membres de l’équipe qui posent problèmes
Vous coachez individuellement les membres problématiques de votre équipe quand vous commencez à rencontrer des problèmes avec eux et vous clarifiez vos attentes. Vous demandez à la personne de s’engager venir vous voir le plus tôt possible si quelque chose commence à nuire à sa capacité d’accomplir les tâches qui lui sont assignées. Si vous n’êtes pas en mesure d’obtenir les réponses souhaitées au fil du temps, vous en parlez avec votre sponsor de projet et établissez les étapes à suivre pour éventuellement remplacer la personne.
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Améliorez vos compétences en leadership et en relations interpersonnelles
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Avez-vous remarqué que bon nombre des comportements dans ce post sont liés au leadership et aux compétences relationnelles et interpersonnelles ?
Harry Hall y aborde 10 problèmes de projet courants et comment appliquer vos compétences générales pour atteindre vos objectifs et faire progresser votre carrière.
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« Ce livre donne au manager de projet les outils dont il a besoin immédiatement pour améliorer la performance de ses équipes. C’est une lecture rapide qui vous donnera un retour immédiat.
Harry fait un excellent travail pour résumer les problèmes complexes auxquels sont confrontés les PM aujourd’hui et présente les solutions d’une manière que même un manager de projet novice peut comprendre et appliquer. »
Jeremy Causey, PGP
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Quelle que soit la façon dont votre équipe coordonne son travail, il est important que de tels événements ne soient pas perçus comme une perte de temps par l’équipe ou par les principales parties prenantes.
How does your team run their standups? par Kiron Bondale
Que vous les appeliez Scrums, stand-ups ou daily, une façon de planifier au fur et à mesure avec une approche adaptative est d’organiser régulièrement des événements de coordination pour s’assurer que tout le monde travaille de manière alignée et sur le travail le plus important.
L’un des sujets les plus courants pour de tels événements est de discuter de l’arriéré de travail de l’équipe à court terme.
Mais de telles discussions peuvent avoir lieu de différentes manières.
Pour s’assurer que tout le monde a la possibilité de s’exprimer, une approche pourrait être de discuter du travail incomplet personne après personne.
Bien que cela ait l’avantage de s’assurer que la voix de chacun soit entendue et donne à chaque membre de l’équipe l’occasion de remonter ses préoccupations ou de confirmer les hypothèses qu’il pourrait faire, cela peut également amener les membres de l’équipe qui ont déjà parlé à se désengager de ce qui est discuté par les membres de l’équipe qui viennent après eux. Bien que cela ne soit pas très préoccupant si le travail de chaque membre de l’équipe est indépendant des autres, dans la plupart des cas, il est probable qu’il y ait des dépendances entre les membres de l’équipe au niveau d’un élément de travail ou d’une activité.
Dans de tels cas, si un membre de l’équipe « s’est déconnecté » de la conversation, il pourrait manquer quelque chose d’important pour son travail ou manquer l’opportunité de corriger une hypothèse invalide faite par les autres.
Une alternative qui résout cet inconvénient est de travailler élément de travail par élément de travail. Cela est susceptible de garder la plupart des membres de l’équipe engagés plus longtemps que l’approche personne par personne, en particulier lorsque plusieurs membres de l’équipe doivent collaborer ensemble pour terminer un élément de travail. Cependant, lorsque certains membres de l’équipe ont terminé les éléments de travail qu’ils ont choisis et soutiennent maintenant activement les autres dans l’achèvement d’éléments de travail « étrangers », tous les membres de l’équipe peuvent ne pas avoir la chance de s’exprimer.
Lorsque les éléments de travail passent par un flux de travail bien défini, une autre option consiste à discuter des éléments de travail en fonction de la phase de développement dans laquelle ils se trouvent. En supposant que les membres de l’équipe travaillent sur des éléments à travers différentes phases, cela réduira la probabilité qu’un membre de l’équipe se désengage de la conversation générale, même s’il a déjà terminé la discussion des éléments de travail dans la phase en cours.
La plupart des outils de management du travail fournissent une méthode pour organiser les éléments dans les colonnes d’un tableau de travail afin que l’équipe puisse discuter des éléments incomplets dans l’ordre dans lequel ils sont présentés. Cependant, une approche plus efficace pourrait consister à donner la priorité aux quelques éléments vitaux qui méritent vraiment d’être discutés.
Il y a 3 façons courantes de le faire
Par coût du retard
Cela comprend des considérations telles que la valeur commerciale, la réduction des risques, la dépendance d’éléments de travail à venir ou la capacité d’exploiter une opportunité.
Par durée des éléments de travail
Visualisation sous forme de tableau Kanban
En supposant que l’équipe a atteint une maturité suffisante pour n’avoir que quelques tailles d’éléments de travail différentes, l’équipe pourrait se concentrer sur la discussion des éléments de travail actifs qui sont en dehors des attentes normales en matière de durée pour leur taille.
Par statut de l’élément de travail
Cela peut être fait en commençant par les éléments de travail bloqués, puis ceux avec des obstacles identifiés, puis (si nécessaire) les autres.
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Beaucoup d’équipes avec lesquelles j’ai travaillé utilisent une méthode personne par personne pour leurs événements de coordination, mais je voulais comprendre quelle était la répartition entre les différentes approches.
66 % ont utilisé une approche élément de travail par élément de travail,
20 % ont été traitées personne par personne,
11 % ont discuté des éléments de travail par étape de développement et
3 % ont eu une autre méthode.
Dans ce dernier cas, j’avais demandé aux répondants de fournir des détails, mais dans la plupart des cas, les commentaires reflétaient une approche par élément de travail et par ordre de priorité.
Quelle que soit la façon dont votre équipe coordonne son travail, il est important que de tels événements ne soient pas perçus comme une perte de temps par l’équipe ou par les principales parties prenantes. Discuter de l’efficacité et de l’efficience de tous les événements standard dans les sessions d’amélioration des processus, tels que les rétrospectives, est un moyen de s’assurer que cela ne se produise pas.
le livre de Kiron Bonale : « Easy in Theory, Difficult in Practice » contient 100 autres leçons sur le leadership de projet
(Si vous avez aimé cet article, pourquoi ne pas lire le livre de Kiron Easy in Theory, Difficult in Practice qui contient 100 autres leçons sur le leadership de projet ?)
Petit retour sur 7 précédents billets au sujet des Daily Scrum meetings
Désormais, vos équipes ne veulent plus rester assises pour des réunions qui pourraient avoir été un simple courriel. Suivez ces recommandations pour éviter cette erreur.
En plus de compétences techniques reconnues (les tests d’acceptation, boîte blanche, boîte noire, les automatisations de test …), un testeur agile doit avoir de bonnes compétences interpersonnelles.
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Apprendre à paraître plus confiant dans les réunions peut vous aider à vous faire remarquer et à projeter une présence plus soignée et professionnelle. Il est encore plus difficile d’avoir l’air confiant et de maintenir une présence forte dans les réunions virtuelles.
Mais pour en tirer le meilleur parti, il est important de savoir comment élever votre présence lorsque vous vous réunissez à distance.
Comment paraître plus confiant dans les réunions en ligne ?
Si vous voulez savoir comment paraître plus confiant dans les réunions virtuelles, ces conseils vous aideront. Cela peut vous aider à tirer le meilleur parti de la réunion et à booster votre carrière.
1. Habillez-vous de façon appropriée.
Si vous vous sentez mal à l’aise dans certains vêtements, ne les portez pas.
Enfilez une tenue appropriée au type de réunion à laquelle vous assisterez.
Si vous voulez paraître professionnel, ne portez pas de t-shirts usés ou de hauts à bretelles. Cela ne signifie pas que vous devez porter un costume.
Évaluez simplement la situation et habillez-vous en fonction.
2. Préparez-vous à l’avance.
Avant d’assister à une réunion en ligne, préparez-vous mentalement.
Cela vous aide à participer plus efficacement.
Cela inclut également la préparation de tout matériel dont vous pourriez avoir besoin.
3. Arrivez tôt.
Arriver tôt vous aide à vous installer et à être prêt à commencer dès que tout le monde arrive. Cela vous donne également plus de temps pour examiner les documents ou les présentations avant de commencer la session. Vous aurez également le temps de discuter de manière informelle avant que la réunion commence vraiment, ce qui peut vous aider à vous connecter avec les autres.
4. Positionnez-vous face caméra.
Positionnez la caméra pour qu’elle soit droite devant vous ou légèrement plus haute. N’ayez pas l’appareil sur le côté ou en dessous de vous. Asseyez-vous assez près pour être au milieu du cadre.
Remplissez au moins un tiers de l’écran.
Si vous vous asseyez trop loin, vous apparaîtrez petit sur la caméra.
5. Préparez votre arrière-plan.
Regardez ce qui se trouve derrière vous et ce que les autres verront lorsque vous serez devant la caméra. Ne montrez pas une pièce pleine de linge sale ou trop encombrée.
Asseyez-vous devant un mur épuré ou déplacez certains objets hors de la vue de la caméra.
Et assurez-vous que les autres personnes dans votre maison savent que vous serez en vidéo pour éviter toute situation potentiellement embarrassante.
6. Utilisez l’éclairage.
Lorsque vous utilisez une webcam, évitez la lumière directe du soleil, car cela peut être trop dure. Ne vous asseyez pas avec une lumière vive derrière vous, car il sera difficile pour les autres de voir votre visage. Évitez également les plafonniers trop lumineux ou à lumière froide. Ils délavent les tons de peau. Au lieu de cela, choisissez un éclairage doux qui permet aux autres de voir facilement vos expressions faciales.
7. Tenez-vous debout ou asseyez-vous bien droit.
Lorsque vous êtes debout ou assis face à un écran d’ordinateur, gardez vos épaules en arrière et la tête droite.
Gardez vos bras détendus à vos côtés.
Votre posture doit refléter la confiance et la force.
8. Regardez la caméra.
Le contact visuel transmet l’intérêt et l’engagement. Lorsque vous parlez, regardez votre caméra pour qu’elle donne l’impression d’établir un contact visuel avec ceux à qui vous parlez.
9. Prêtez toute votre attention.
Restez centré sur la réunion.
Assurez-vous de comprendre tout ce qui se passe.
Restez concentré pendant toute la durée de la réunion.
10. Évitez le multitâche.
Le multitâche détourne votre attention de ce qui se passe dans la réunion.
Concentrez-vous plutôt sur une seule chose à la fois.
11. Désactivez les alertes de votre téléphone.
Votre téléphone présente de multiples distractions telles que les appels entrants, les SMS, les e-mails et les notifications sur les réseaux sociaux.
Ceux-ci éloignent votre esprit de la conversation. Coupez-les !
12. Parlez clairement.
Parler fort peut sembler approprié lors d’une communication en face à face, mais cela ne fonctionne pas bien à distance.
Essayez d’utiliser un langage clair et des phrases courtes.
13. N’interrompez pas.
L’interruption rend difficile pour les autres de finir de partager leurs pensées. De plus, c’est impoli. Au lieu de cela, attendez qu’ils aient fini de parler avant de répondre.
14. Posez des questions pertinentes.
Posez des questions plutôt que de penser à votre réponse.
Les questions montrent que vous vous souciez vraiment d’apprendre de ce que les autres partagent.
Cela montre que vous êtes engagé et attentif.
Même si vous n’avez rien d’autre à dire lors d’une réunion, poser une question vous donne la chance de participer et de vous faire remarquer.
15. Participez pleinement.
Ne vous contentez pas d’écouter ; prenez des notes si nécessaire.
Posez des questions et offrez vos propres commentaires.
Soyez prêt à partager des informations et des idées de votre point de vue.
16. Ne propagez pas de commérages.
Soyez respectueux des autres.
Même si vous avez une réunion plus décontractée, la diffusion de commérages vous donne l’air peu professionnel et diminuera la confiance des autres en vous.
17. Restez positif.
Être négatif n’aide en rien l’humeur de quiconque. Au lieu de cela, concentrez-vous sur les solutions plutôt que sur les problèmes.
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Que retenir de ces idées et constatations ?
L’utilisation de ces conseils peut vous aider à paraître plus confiant et à améliorer votre présence dans les réunions virtuelles. Cela peut vous aider à vous faire remarquer, et d’autres vous prendront plus au sérieux au travail. Et ils vous aideront à établir des relations qui peuvent aider votre carrière.
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Et si vous demandiez à tous les participants de mettre leur caméra en marche pour éviter les abstentions invisibles ?
Toute personne invitée à une réunion interne a le pouvoir de la décliner. « Envoyez-moi le compte rendu, s’il vous plaît. » Si quelqu’un décline, il renonce à sa capacité d’avoir son mot à dire dans la réunion. Mais de nos jours, la plupart des réunions ne donnent pas aux gens une plate-forme pour avoir leur mot à dire. Et ensuite cette personne peut quitter la salle de réunion virtuelle et revenir à ce qu’elle faisait avant et qui était réellement productif.
#2 – Annulation de réunion
Si quelqu’un dans une réunion interne dit que la réunion est un gaspillage inutile de temps, c’est fini. L’organisateur de la réunion est obligé d’envoyer à tout le monde le mémo qu’il aurait probablement dû envoyer en premier lieu.
Si vous découvrez que vous créez des réunions que les gens déclinent, ou pire, dont ils demandent l’annulation, vous devriez peut-être faire plus attention aux réunions que vous générez et aux personnes que vous invitez.
Votre organisation a-t-elle le courage d’essayer cela ? En tant que participant, vous préoccupez-vous suffisamment de décliner ?
Le fait même que discuter de cette idée soit stressant nous aide à comprendre les jeux de rôles et de pouvoir.
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Vous avez besoin d’une personne sénior à une réunion. La réunion est censée commencer à 14 h. Le leader arrive à 14 h 15.
Lorsque les dirigeants agissent de cette façon, ils montrent leur pouvoir. Lorsque je demande pourquoi la personne est en retard, elles répondent souvent : « J’ai eu une autre réunion qui a débordé. »
Bien que ce soit ce qui s’est passé, les gens donnent un sens au fait qu’un dirigeant soit en retard. Sans utiliser de mots, le leader envoie les messages:
Votre travail n’est pas si important pour moi. Mon travail précédent était de davantage de valeur. (Ce qui pourrait être le cas !)
Je ne suis pas prêt à vous déléguer ma décision sur ce sujet. Je me fiche que vous dépendiez de ma présence pour prendre une décision.
Parce que je vous demande de me faire « un petit rattrapage », je me fiche de créer des retards dans votre prise de décision.
Est-ce que cela semble dur ? Peut-être.
Remarque : Avant de juger de l’intention d’une personne, vous pourriez vouloir demander pourquoi une personne est en retard à votre réunion. Lorsque vous le ferez, vous pourriez apprendre de nouveaux renseignements. Cette information pourrait changer vos comportements. Pour être honnête, la personne pourrait ne pas avoir pensé à l’effet de ses actions.
Vous pouvez toujours décider quoi faire.
Réponses possibles lorsque les gens arrivent en retard à votre réunion
Bien que je ne sois pas parfait (!), j’essaie d’être cohérent, d’équilibrer ce que je ressens à propos de moi-même, de l’autre personne et du contexte. Ce contexte comprend les autres personnes et les décisions que nous devons prendre au cours de la réunion.
Tout d’abord, préparez-vous à une possible arrivée tardive. Dans l’ordre du jour, dites quelque chose comme :
Nous déciderons de ces éléments. Si vous ne pouvez pas venir et ne nous faites pas part de vos préférences <plusieurs heures> à l’avance, je considèrerai que vous êtes d’accord avec nos décisions.
Ensuite, évaluez vos options. Voici ce que j’ai vu :
Reprendre la réunion au début pour « rattraper » la personne.
Ignorer le leader et continuer.
Expliquer que vous et vos collègues prendrez la décision vous-mêmes. Vous pourriez même dire : « Merci d’être venu. Vous pouvez repartir maintenant. » (Oui, je l’ai dit, gentiment !)
Laquelle de ces options choisissez-vous et pourquoi ?
Je ne reprends jamais la réunion pour rattraper la personne. Au lieu de cela, je peux :
Dissoudre la réunion.
Rappeler les décisions à la personne et lui demander : « Avez-vous de nouvelles informations pour nos décisions ? »
Si la personne est d’accord avec la façon dont nous allons prendre les décisions et n’offre pas de nouvelle information, je lui dis souvent : « Merci d’être venu. Nous sommes OK pour décider par nous-mêmes ».
J’attends ensuite que la personne parte.
Oui, je l’ai fait lorsque je travaillais au sein d’organisations. Enfin, c’est peut-être la raison pour laquelle je suis maintenant consultant indépendant.
Faites le choix de la cohérence
Quoi que vous fassiez, choisissez d’être aussi cohérent que vous le pouvez. Évitez d’essayer de satisfaire à tout prix le dirigeant sénior. Lorsque nous faisons cela avec les leaders, nous leur permettons de créer une dépendance de notre part à l’égard de leurs décisions.
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Établissez plutôt un contexte dans lequel vous et vos collègues de réunion pouvez prendre des décisions sans avoir besoin du leader. Vous pourriez vouloir leur montrer une carte de flux de valeur pour cette décision : Lisez Why Minimize Management Decision Time.
Nilofer Merchant suggère une petite idée qui pourrait avoir un impact important sur votre vie et votre santé
La prochaine fois que vous avez une réunion en tête-à-tête, faites-en une « réunion en marchant » et laissez les idées venir naturellement pendant que vous marchez et parlez.
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Désormais, vos équipes ne veulent plus rester assises pour des réunions qui pourraient avoir été un simple courriel. Suivez ces recommandations pour éviter cette erreur.
5 Frequent Meetings That Could Have Been an Courriel
Vous savez déjà (j’en ai bon espoir) qu’il est critique de bien mener vos réunions. C’est non seulement important pour votre projet, mais aussi une bonne façon de présenter vos compétences de leadership.
Et les membres de vos équipes sont épuisés de dépenser des heures en réunions inutiles. Je ne peux pas compter le nombre de fois où j’ai entendu des collègues dire “Je dois sortir de ces réunions pour parvenir à faire un peu de travail !”
Donc, vous pouvez faire de votre mieux pour mener de superbes réunions.
Mais avant que vous ne lanciez l’invitation pour votre prochaine réunion, prenez le temps de considérer si vous en avez même besoin.
Il y a des fois où vous pouvez organiser des réunions qui pourraient avoir été un courriel.
Tenir des réunions inutiles est pire que vous le pensez
Vous pourriez ne pas l’avoir considéré, mais amener des membres d’équipe dans des réunions a un coût.
Chacun dans cette salle (ou sur cet appel) gagne un salaire et tous ces salaires pendant toutes ces heures passées dans vos réunions s’additionnent.
Les participants à votre réunion louperont la chance de se concentrer sur un travail plus significatif s’ils participent à une réunion mal dirigée.
L’addition de réunions inutiles pendant la journée aboutit à des changements de contexte répétés quand ils portent successivement leur attention sur des sujets différents et multiples. Cela fait perdre leur focus aux membres d’équipe, leur temps et leurs efforts sur un travail de valeur.
Vos collègues détestent ces réunions inutiles et peuvent aussi en venir à associer ces sentiments négatifs à vous-même.
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Maintenant que vous êtes convaincus de réduire les réunions dont vous n’avez pas besoin, apprenez lesquelles peuvent être remplacées par un courriel.
La liste suivante vous y aide. Parcourez-la et demandez-vous ensuite si vous deviez prévoir une rencontre, ou simplement envoyer un message à la place.
Toutes les communications n’exigent pas de réunion et parfois un courriel est tout ce dont vous avez besoin. Avant que vous ne prévoyiez cette prochaine réunion, prenez un moment pour décider si votre réunion pourrait être remplacée par un courriel.
5 réunions qui pourraient avoir été un courriel
Pour donner une perspective complémentaire, j’ai demandé à des amis de partager leurs expériences avec les réunions qui auraient pu être un courriel. Je partage ici leurs histoires et vous pouvez voir combien de gens n’aiment pas participer à ces réunions inutiles. Et oui, ils en font cas !
#1 – Obtenir des retours
Une amie m’a dit qu’elle avait un patron qui montait des réunions pour revoir des documents, la ligne par ligne, pour avoir des retours. Cela se produisait souvent et c’était une torture. Mon amie m’a dit “nous pourrions avoir fait cela en ligne. Il pourrait avoir partagé un lien vers le document dans un courriel et nous aurions pu facilement donner no retours.”
C’est vrai.
Si vous devez obtenir des réactions de pairs ou de votre équipe sur quelque chose que vous pouvez partager avec eux en dehors d’une réunion, commencez coûte que coûte par là. Vous pouvez déposer votre document sur un emplacement auquel d’autres peuvent avoir accès, ou l’attacher simplement à un courriel en leur indiquant quel type de retours vous recherchez.
Relisez ce billet sur le biais cognitif de la pensée de groupe
Vous obtiendrez des réactions plus honnêtes. Les gens ne se sentiront pas bousculés et seront capables d’y accorder leur pleine attention et vous obtiendrez des retours de meilleure qualité. Et vous vous améliorerez aussi les contenus en évitant la pensée de groupe, la tendance à penser comme le groupe pour maintenir un consensus des participants.
Après que votre équipe vous ait envoyé ses commentaires, vous pourrez vous rencontrer pour discuter si nécessaire.
#2 – Rassembler des mises à jour de statut qui n’exigent pas d’action
Maggie : À peu près chaque réunion à laquelle je participe. Particulièrement les réunions de mise à jour de statut d’avancement. Toutes les mises à jour sont dans un tableau et nous nous asseyons juste autour de la table, virtuelle ou pas, et lisons ce qui est dans le tableau. Quelques personnes AIMENT juste s’entendre parler.
Martin : La plupart des réunions de mon management pourraient avoir été un courriel. Ils ajoutent rarement de la valeur, mais sont là pour cacher combien le management est confus sur ce qui se passe réellement. …Je pense vraiment que ces sortes de réunions sont à rapprocher du fait qu’ils ne comprennent tout simplement pas ce qu’ils lisent dans les courriels qu’ils reçoivent. …bien que ce soient eux qui nous demandent de leur envoyer ces courriels. …Ils ont demandé un statut via courriel. Puis, il est discuté pendant la réunion bihebdomadaire.
Si vous partagez ou demandez de l’information pour une mise à jour de statut, vous pouvez facilement le faire via courriel. Si vous avez besoin de plus d’information ou de clarté, envoyez un courriel complémentaire ou décrochez le téléphone et appelez.
#3 – Partager de l’information
Carmen : La réunion de personnel hebdomadaire. Quand elles étaient en face à face, je pouvais les voir comme de la construction d’équipe, même si toutes les mises à jour auraient été plus efficaces via courriel. Mais quand elles sont en téléconférence et que la moitié des gens n’allume pas leur vidéo (moi y compris) et que la discussion est découragée pour économiser du temps : Pourquoi sommes-nous ici ?
Si vous délivrez de l’information à sens unique à votre équipe sans avoir besoin de leur retour ni de dialogue, vous pouvez le faire via courriel.
Deux situations pour lesquelles vous pouvez devoir tenir une réunion :
Si le management ou les dirigeants le voient comme une façon d’être disponibles pour leurs équipes, cela peut être une bonne utilisation du temps. Partager l’information et donner aux participants l’occasion de poser des questions peut booster le moral et aider l’équipe à se sentir plus soutenue.
Si la direction partage une information sensible qui pourrait impacter négativement le moral, il vaut mieux la donner en personne.
#4 – Ne donner aucun but clair ni résultats attendus
Janet : J’en aurais trop à mentionner. Souvent cela se produit parce que l’hôte n’avait pas d’ordre du jour ou de structure. Donc, leurs réunions tournaient en rond ou s’éternisaient plutôt que de partager cela dans un courriel puis reprendre ces idées en réunion pour débattre.
Sans objectif, peu de résultats…
Si vous n’avez pas de buts clairs, de résultats escomptés, ou même d’ordre du jour, il vous reste du travail à faire. Communiquez via courriel pour obtenir l’information dont vous avez besoin plutôt que de rassembler les gens pour en discuter dans une réunion. Il se peut fort bien que vous n’ayez jamais besoin de cette réunion.
Et si vous avez vraiment besoin d’une discussion de groupe ou d’une session de travail, passez du temps pour clairement comprendre les buts et les résultats attendus de votre réunion.
#5 – N’avoir aucun changement notable depuis la dernière réunion
Si vous avez une réunion de projet sur une cadence régulière et n’avez aucune nouvelle information, progrès, ou changement depuis la dernière réunion – ni rien à discuter – envoyez s’il vous plaît un courriel avec cette mise à jour et laissez chacun utiliser ce temps pour un vrai travail. Ils vous en remercieront.
Améliorez vos communications pour de meilleurs résultats
Mon ami John a partagé ses pensées.
Presque toute réunion pourrait être un courriel si deux conditions sont rencontrées :
1. Le manager a d’assez bonnes compétences d’écriture pour communiquer clairement.
2. Les collaborateurs sont suffisamment disciplinés pour lire, traiter, considérer soigneusement et envoyer par courriel des questions complémentaires sur ce qui a été écrit.
Ces deux conditions sont rarement rencontrées.
Pour une réunion comme pour un courriel, soyez clair sur ce que vous attendez.
Bien que je ne pense pas que quasiment toute réunion puisse être remplacée par un courriel, John partage quelques points utiles :
Dans votre communication, soyez clair dans votre message. Si vous envoyez un message pour informer, organisez l’information d’une façon qui la rendez facile à comprendre pour les lecteurs.
Si vous demandez quelque chose, comme des commentaires, soyez clairs sur ce que vous demandez et incluez des dates attendues de ces retours ou toute autre information importante.
En bref
Le livre de Leigh Espy sur Amazon. Je n’en ai pas trouvé de traduction française.
La prochaine fois que vous ouvrez votre calendrier pour planifier une réunion, demandez-vous si vous en avez vraiment besoin. Vous pourriez être capables d’atteindre vos objectifs avec un simple courriel. Si vous planifiez moins de réunions, votre équipe appréciera ces heures gagnées pour travailler.
Si vous n’allez pas plus loin dans la lecture de ce billet, je recommande aux managers de rester éloignés du Daily Scrum. Même s’il n’est pas interdit aux managers de venir au Daily Scrum ni que ce soit intrinsèquement mauvais en soi il y a toutes sortes de fréquents résultats négatifs.
Voici 4 des pires attitudes
1 – Mettre l’équipe sur le grill
Transformer le Daily Scrum en une réunion de statut où la déviation par rapport plan du leader est mise en évidence et même punie.
Ce comportement rend pour le moins difficile de produire une mentalité agile.
2 – Distribuer du Travail
Les leaders qui utilisent le Daily Scrum pour assigner du travail empêchent les équipes d’apprendre à s’auto-organiser et élimine l’objectif de planning d’équipe de la réunion. J’ai demandé à un manager pourquoi il distribuait le travail dans le Daily Scrum, sa réponse fut « je suis responsable de m’assurer que chacun est occupé ».
Distribuer du travail pendant cette rencontre signifie que le manager doit avoir une compréhension détaillée de toutes les histoires et tâches nécessaires pour faire quelque chose, les entraînant vers un micromanagement du travail. Le Daily Scrum est un événement dans l’équipe projet Agile dont l’objectif va à l’encontre de cette approche.
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3 – Le « paraître »
La perception qu’a de vous votre manager (ou la personne renouvelant votre contrat) est importante pour votre carrière. C’est une tendance humaine de base que de vous assurer que vous paraissez bons aux yeux du patron, même parfois aux dépends de vos pairs. Ce comportement n’amène pas à partager les problèmes, demander de l’aide, ni à re-planifier.
4 – Désintérêt
J’ai récemment observé un manager qui venait chaque jour au Daily Scrum et passait tout son temps à faire des choses sur son téléphone. Quand s’adressait à lui, il semblait choqué que quelqu’un lui parle. Après le quatrième jour, j’ai pu coincer la personne pour une discussion. Sa formation Agile indiquait qu’il devait aller au Daily Scrum, mais il ne souhaitait pas être là. Il était passif-agressif. Il n’est plus revenu après cette rencontre et chacun s’est senti plus à l’aise. En tant que manager, si vous allez aller au Daily Scrum (ne le faites pas s’il vous plaît) écoutez et prêtez l’attention.
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En règle générale, les managers devraient trouver une raison d’être n’importe où plutôt qu’au Daily Scrum. Comme avec toutes les règles, il y a des exceptions. Par exemple, le scénario de manager-joueur, où un membre de l’équipe est aussi le manager. J’ai entendu des scénarios où la présence d’un manager était utile, mais j’ai entendu ces histoires de managers pas de leurs équipes.
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Si vous êtes le facilitateur de la réunion, il est de votre devoir de manager la réunion et d’être préparé. Montrez que vous êtes préparé en étant à l’heure. Il est préférable d’être la première personne dans la pièce. Vos participants se joindront progressivement à vous et vous pourrez les rencontrer et les saluer personnellement. En montrant votre appréciation pour leur présence, vous réduirez leur stress. Leur poser des questions informelles sur l’endroit d’où ils viennent ou sur la météo aidera à établir des relations.
2. Comprenez vos participants
Il est important de comprendre que nous, les humains, ne sommes pas tous les mêmes. Même si nous aimons supposer que d’autres personnes pensent, voient et communiquent comme nous, c’est rarement le cas.
Apprenez-en davantage sur MBTI
Selon le Myers-Briggs Type Indicator (MBTI), nous pouvons identifier 16 types de personnalités et donc rencontrer une personne avec le même profil que vous pourrait ne pas être si facile. Nous devons donc comprendre que les participants peuvent préférer différentes façons de communiquer (introvertis vs extravertis par exemple). Dans les réunions en ligne, nous devons apprécier que certains groupes préfèreront parler directement avec d’autres participants, tandis que d’autres préfèreront une boîte de discussion (chatbox) pour communiquer.
3. Engagez-vous
Comprendre les profils des participants vous aidera à interagir avec eux. Vous pourrez peut-être affecter des personnes à différents groupes, en utilisant des « salles de discussion » ou des « équipes ». Les salles de réunion annexes sont particulièrement utiles s’il y a une personne d’autorité et de pouvoir dans la pièce principale. Cela peut être intimidant pour les autres participants. Par conséquent, diviser le groupe en sous-groupes créera des espaces attrayants, où différentes idées sont acceptées.
Divisez en petits groupes pour favoriser les échanges et les perspectives.
Ne soyez pas trop prescriptif sur la façon dont les groupes devraient travailler ensemble, car ils trouveront leurs propres règles. Certains des groupes choisiront de parler et d’autres voudront peut-être écrire leur(s) solution(s).
4. N’interférez pas
Si vous êtes censé faciliter la réunion, vous n’êtes pas censé devenir consultant. Ce n’est pas votre rôle de donner des conseils ni de résoudre le problème que la réunion aborde. On s’attend à ce que vous créiez un espace où d’autres personnes peuvent participer activement. Le groupe a besoin de vous lorsqu’il ne comprend pas la tâche à accomplir ou l’objectif à atteindre.
Facilitez le travail du groupe, n’interférez pas.
Il est de la responsabilité du facilitateur de maintenir le focus sur les tâches de réunions et de ne pas prescrire exactement comment ces tâches doivent être accomplies. Si vous pensez que vous avez une meilleure solution que votre groupe, vous devriez probablement la garder pour vous.
5. Établissez des relations productives
En tant que facilitateur, vous devez rester objectif et indifférent aux résultats de la réunion. Vous ne devriez pas suggérer les résultats ni interférer dans le travail. Il est de votre responsabilité de créer les relations de confiance avec les participants. Tout en facilitant des réunions de manière traditionnelle, vous avez peut-être passé du temps pendant les pauses café à parler aux participants à l’atelier. Il est plus difficile de le faire lors d’une réunion en ligne, mais vous pouvez terminer vos propres pauses plus tôt et parler aux personnes qui vous rejoignent progressivement après la pause pour mieux comprendre leurs expériences et recueillir des commentaires. Vous êtes là pour eux après tout.
FDF est partenaire de DantotsuPM
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5 conseils pour faire face à la surcharge de réunions par Cindy Solomon
Cette réunion aurait-elle pu être un courriel ? Le phénomène de « surcharge furtive de votre agenda » où les réunions prennent peu à peu (mais totalement) le contrôle de vos journées de travail, est une perte de temps, d’énergie et de productivité.
Mais vous pouvez reprendre le contrôle !
Cindy Solomon, experte en leadership, partage ses 5 conseils pour éclaircir votre emploi du temps et reprendre le contrôle de votre agenda afin qu’il travaille pour vous, et non contre vous.
5 conseils empreints du bon sens que donne l’expérience. Pas si faciles à embrasser et cependant si puissants.
J’aime beaucoup le premier dont découle à mon sens tous les autres.
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Ce billet est l’un des plus lus de tous les temps sur le blog http://DantotsuPM.com et en voici une version mise à jour par l’auteur, Elizabeth Harrin, en 2020.
Les comptes-rendus aident dans la communication de projet. Ils garantissent que les personnes ont une compréhension commune de quel était l’objet de la réunion, quelles décisions ont été prises, que faire ensuite et jouent le rôle d’enregistrement permanent. Ils peuvent être particulièrement utiles pour les personnes qui n’ont pu suivre la réunion en personne.
Tous les types de réunions ne nécessitent pas de compte-rendu mais en bénéficieront probablement.
Chacun d’entre nous sera amené un jour ou l’autre à rédiger un compte-rendu de réunion. Aussi, voici 10 astuces pour écrire de bonnes minutes de réunion.
Astuce #1 – Écrivez le compte-rendu tant que vous vous en souvenez encore !
Ne reportez pas l’écriture de votre compte-rendu jusqu’à ce que la réunion de projet ne soit plus qu’un lointain souvenir. Si vous ne pouvez pas vous rappeler de tout, faites relire votre compte-rendu par quelqu’un d’autre et clarifiez les points remontés avant d’envoyer à tous la version finale. Encore mieux, faites prendre les notes par une autre personne pendant la réunion. Comparez ensuite votre version avec la sienne pour produire la version finale.
Astuce #2 – Commencez par une revue des actions
Que vous ayez ou pas passé en revue en début de réunion les actions de la dernière rencontre, mettez-les en tête de compte-rendu. Listez toutes les actions de la dernière réunion et un résumé de leur avancée. Si l’action a été achevée, ne vous donnez pas la peine de la mentionner complètement à nouveau. Au lieu de cela, ajoutez une ligne au début qui énoncé « toutes les autres actions ont été complétées ou ne sont plus d’actualité ».
Astuce #3 – Documentez les actions et leurs propriétaires
Pendant la réunion, prenez notes des actions et de qui les fera. Dans le compte-rendu, incluez ces actions dans le flux du compte rendu. Vous pouvez aussi ajouter un résumé des actions en toute fin de compte-rendu. Le format tableau fonctionne bien.
N’oubliez pas d’indiquer les noms des personnes qui vont travailler sur ces actions et si possible la date à laquelle elles auront complété l’action.
Vous avez indiqué les noms des participants sur l’invitation ainsi que l’ordre du jour, mais qui vient en réalité à la réunion pourrait être différent !
Ajouter une note en début de compte rendu pour indiquer qui est venu et qui s’est excusé au dernier moment.
Astuce #5 – Ajoutez des images
Si vous utilisez un tableau blanc ou un logiciel de mind-mapping pendant la réunion, incluez des liens vers les documents, des copies d’écran ou incorporez des fichiers.
Vous pouvez prendre des photos de ce que vous avez écrit sur le tableau blanc avec votre téléphone, la résolution sera suffisante pour l’inclure dans le compte-rendu.
Ceci est mon astuce favorite pour les comptes-rendus de réunion ! Je suis connue pour prendre des photos et les insérer dans mes documents et mes collègues adorent cela ! Les photos sont plus efficaces qu’essayer d’utiliser des mots pour décrire ce qui était dessiné au tableau.
Astuce #6 – Utilisez un format standard
Si votre entreprise n’a pas de modèle standardisé pour les comptes-rendus, créez-en un, ou demandez à votre PMO. L’utilisation d’un modèle vous fera gagner du temps.
Vos participants s’habitueront aussi à la lecture du compte-rendu sous ce format, en particulier si la réunion est récurrente.
Astuce #7 – Documentez les décisions
Utilisez votre compte-rendu pour confirmer toutes les décisions qui ont été prises pendant la réunion. Par exemple, prenez note de toute demande de changement qui a été approuvée ou rejetée, ou décisions budgétaires.
Si le groupe a décidé quoi que ce soit, notez-le ! C’est une bonne manière « d’aider » les personnes à s’en souvenir dans quelques mois si elles vous demandent pourquoi quelque chose est fait. Vous pouvez vous référer à cette discussion et la décision qui se trouvent dans les minutes de la réunion.
Astuce #8 – Utilisez des tableaux
Le format tabulaire fonctionne bien pour les comptes-rendus.
Utilisez 3 colonnes : numéro, résumé de discussion et propriétaire de l’action.
Les personnes peuvent alors parcourir la colonne de droite à la recherche de leurs initiales pour voir quelles actions leur incombent.
Ce format sera efficace surtout si votre compte-rendu liste de nombreuses actions. Si la réunion est principalement de la discussion avec peu d’actions, ce format semblera étrange. Bref, choisissez un format qui fonctionne pour vous et votre projet.
Vous pouvez aussi utiliser un format texte sans table mais utilisez alors titres et sous-titres pour indiquer à quelle partie de la discussion vous faites référence.
QRP est partenaire de DantotsuPM
Astuce #9 – Envoyez le compte-rendu rapidement
Idéalement, vous devriez envoyer le compte-rendu dans la semaine. Avant cela est encore mieux. Et il devra impérativement être distribué avant la réunion suivante !
Envoyez-le également aux personnes qui n’ont pu venir pour qu’elles puissent voir ce qu’elles ont manqué.
Vous pourriez aussi avoir des personnes qui souhaitent recevoir le compte-rendu mais ne participaient pas à la réunion, votre manager hiérarchique par exemple.
Efforcez-vous de toujours les envoyer dans les 3 à 5 jours suivants la rencontre.
Astuce #10 – Faites des comptes-rendus !
Oui, vous avez réellement besoin de faire des comptes-rendus de réunions !
Au moins pour les rencontres formelles, celles qui impliquent des décisions, des allocations de budgets ou de responsabilités à d’autres personnes.
Si vous travaillez sur un projet, c’est également important. Le projet a besoin d’un enregistrement de ce qu’a été discuté, donc vous devriez documenter la réunion.
Il peut ne pas y avoir de compte-rendu pour des rencontres informelles, mais la plupart des réunions bénéficieront d’un écrit de ce qui a été dit et décidé, même un simple courriel après la rencontre.
Quelles autres astuces partageriez-vous en matière de compte-rendu ?
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J’ai entendu une conversation il y a longtemps (du temps où les gens travaillaient avec d’autres dans des bureaux) où quelqu’un demandait à une autre personne s’ils devraient avoir une réunion pour discuter d’un sujet.
La réponse, sur un ton sarcastique, était quelque chose comme “très certainement, les réunions sont mon passe-temps préféré”.
La même semaine, j’ai entendu quelqu’un dire à un subordonné que les heures de bureau était pour les réunions et le temps en dehors des heures de bureau celui pour faire tout le reste. Je connais les deux personnes impliquées et c’était seulement une petite plaisanterie. Néanmoins, les réunions semblent souvent consommer des journées entières.
Courir de réunion en réunion était fréquent avant le télétravail généralisé.
Une étude par The Muse indique que les organisations consomment 15% de leur temps total en réunions. Même si la statistique est un peu erronée, la plupart de gens avec lesquels j’interagis pensent qu’ils passent trop de temps en réunions.
Une partie du problème est que les réunions sont devenues un indicateur que les gens utilisent pour mesurer leur importance.
Donc, des tas de réunions ont lieu pour de mauvaises raisons.
Plutôt que se concentrer sur les mauvaises raisons, voici 5 bonnes raisons d’avoir une réunion
#1 – Collaborer
On va souvent moins vite mais plus loin en groupe
Travailler en groupe pour résoudre un problème qu’une personne seule ne pourrait résoudre. Par exemple, se remuer les méninges avec un brainstorming sur les nouveaux services quand surviennent des changements dans le marché est une raison utile pour des réunions collaboratives.
#2 – Communiquer des nouvelles complexes ou à portée fortement émotionnelle
La réunion en présentiel permet de communiquer autrement et mieux que par les seules paroles et écrits.
Certains messages exigent des interactions humaines et du dialogue pour atteindre un large auditoire. Par exemple, une réunion pour informer les employés qu’ils travailleront de la maison. Un dialogue aidera les participants à intérioriser et comprendre la situation plus rapidement qu’une note de service de plusieurs pages.
FDF est partenaire de DantotsuPM
#3 – Motiver
Motiver par email est moins efficace qu’un simple et sincère merci en public dans une réunion.
Dans des périodes difficiles, recevoir un message de soutien peut être excellent pour soutenir le moral. Les réunions fournissent un contexte plus visuel et humain que des outils de communication asynchrones comme des courriels ou même des podcasts.
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#4 – Produire un plan d’action
Décomposer et coordonner une liste de tâches pour exécuter le travail sont presque toujours des activités d’équipe. Les réunions de travail sont utiles pour faire ceci à moindre effort, plus rapidement et plus efficacement.
#5 – Socialiser (cas spécial)
En général, c’est une très mauvaise raison pour une réunion, mais en des circonstances spéciales ce type de réunion peut être utile.
Un café virtuel est un exemple de ce genre de réunions qui peuvent être utiles pour renforcer le moral et la camaraderie.
à considérer pour toutes vos réunions, à distance comme en présentiel
L’un des fils rouges qui relie ensemble toutes ces bonnes raisons est d’avoir un objectif clair pour la réunion. Sans attente spécifique ni facilitation, les plans les mieux conçus peuvent dérailler.
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Quand Esther et moi avons écrit « Behind Closed Doors: Secrets of Great Management », nous n’avions pas vraiment pensé que les tête-à-tête étaient un secret. Mais, les managers ne les faisaient pas régulièrement. Les managers les annulaient pour d’autres réunions “de plus haute priorité ”.
Notre premier livre first modern management book parle de comment les managers se managent eux-mêmes. Une partie de ce management est comment et quand ils décident de tenir leurs tête-à-tête.
D’abord, je n’étais pas sûre de vraiment avoir besoin d’inclure ce chapitre. Mais, bien trop de managers ne s’efforcent pas toujours de trouver les meilleurs créneaux pour un tête-à-tête. Et, ils l’annulent ensuite.
Je ne parle pas juste de tête-à-tête entre un manager et une personne faisant un travail de savoir et de connaissances précieuses. Je parle aussi du cadre exécutif conduisant un tête-à-tête avec l’un des membres de l’équipe de direction. Les directeurs et managers méritent aussi leurs tête-à-tête.
J’ai deux règles sur le tête-à-tête
Créez une fréquence régulière pour les tête-à-tête, au moins une fois toutes les deux semaines. Plus distants que cela et vous ne créez pas de rapport de confiance. Vous ne gagnez pas l’information organisationnelle dont vous avez besoin.
Trouvez un créneau qui fonctionne pour vous deux. Cela signifie comprendre comment l’autre personne doit organiser son temps.
Je vous recommande de lire Maker’s Schedule, Manager’s Schedule de Paul Graham. Si vous n’avez pas encore considéré comment vous bloquez (ou pas) du temps dans votre agenda pour ces rencontres, cet essai pourrait vous éclairer sur vos options.
CSP est partenaire de DantotsuPM
Assurez-vous de toujours tenir vos tête-à-tête. Trouvez et maintenez une cadence régulière, au moins une fois toutes les deux semaines. Vous apprendrez plus que vous ne pouvez l’imaginer.
Si vous vous retrouvez seul…
Il se peut aussi que ce soit votre interlocuteur qui annule souvent les tête-à-tête.
Si vous êtes son supérieur hiérarchique, demandez-vous si vous lui apportez de la valeur lors de ces rencontres ou bien un mécanique reporting ou pire, une allègre distribution de corvées et de choses à faire…
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Grâce aux outils de collaboration modernes, les processus de travail quotidiens peuvent être rendus beaucoup plus faciles.
Les employés peuvent ainsi travailler de manière flexible à la maison et y accomplir leurs tâches rapidement.
Mais il ne suffit pas seulement d’installer une plateforme collaborative en ligne. Voici quelques conseils qui vous aideront à travailler efficacement à domicile et, en particulier, à organiser des vidéoconférences.
L’article entier et original de Campana & Schott se trouve ici.
Qu’il s’agisse de méthodes de travail agiles ou de situations d’urgence, il existe de nombreuses raisons de mettre en œuvre des outils de collaboration modernes. Enfin et surtout, ils augmentent l’efficacité du travail jusqu’à 50% !
Les conseils simples ci-après contribuent à faciliter la collaboration en télétravail
1. Trouvez le bon rythme de travail pour VOUS
Si vous télétravaillez sur une longue période, vous devez trouver des horaires de travail adaptés pour vous-même mais aussi pour vos collègues. Si vos horaires changent fréquemment, par exemple en raison de la garde d’enfants ou de visites chez le médecin, il convient d’informer le plus tôt possible vos collègues et votre responsable. Mettez aussi à jour votre disponibilité dans votre agenda partagé et votre statut de présence dans votre plateforme collaborative.
2. Communiquez sur l’avancement
Au bureau, on échange sur l’avancement des projets en cours en direct, tandis qu’en télétravail chacun travaille dans son coin. C’est pourquoi il est important que vous communiquiez régulièrement via votre plateforme collaborative avec vos collègues sur l’avancement du projet, vos tâches et votre charge de travail actuelle. Cela facilite la collaboration au sein de votre équipe et inter-équipes à long terme. Enfin, participez et organisez régulièrement des réunions en ligne au sein de votre équipe pour maintenir le contact et aussi la convivialité.
3. Ne pas déranger !
Si vous disposez d’une pièce séparée pour le télétravail, vous pouvez accrocher un panneau « Ne pas déranger » à la porte pendant que vous êtes en vidéoconférence pour signaler aux autres membres de la famille quand il ne faut pas entrer ou ne pas faire trop de bruit si vous êtes en audioconférence. Il n’y a pas non plus de service de restauration pour les conférences en ligne. Vous devez comme tous les autres participants vous assurer AVANT la réunion que vous aurez suffisamment de boissons et, si nécessaire, de collations sur votre table. Même en ligne, le fait de vous lever inutilement dérange les autres participants.
4. Faites un test technique
Au plus tard cinq minutes avant le début de la vidéoconférence, vous devez vérifier si votre connexion internet, vos logiciels, votre casque et votre webcam fonctionnent.
Évitez d’utiliser le microphone intégré à l’ordinateur portable car il est souvent de qualité insuffisante.
Une alternative est de vous connecter en parallèle par téléphone fixe ou mobile (de préférence avec écouteurs et micro).
5. Assurez-vous d’avoir suffisamment de bande passante
Bien que la connexion au réseau ne pose pas de problème au bureau, elle mérite d’être vérifiée à l’avance en télétravail. La plupart d’entre nous disposent d’une bande passante suffisante à la maison, mais il convient de vous méfier des murs ou des longues distances jusqu’au routeur ou à la box. Pendant une vidéoconférence, assurez-vous que la bande passante ne soit pas consommée par les autres habitants du foyer.
6. Familiarisez-vous avec les fonctionnalités des outils de travail à distance
Si vous souhaitez partager le contenu de votre ordinateur portable avec d’autres personnes, essayez au préalable le partage d’écran. Dans l’agitation d’une conférence, il se peut que vous ne trouviez pas les fonctions les plus simples pour partager des fichiers. C’est pourquoi vous devez vous familiariser avec les fonctions du chat et d’ajouts de nouveaux participants. En outre, vous pouvez télécharger à l’avance les documents importants tels que l’ordre du jour (ou les envoyer par courrier électronique), les présentations ou les graphiques sur votre plateforme collaborative afin de gagner du temps et de la bande passante lors de la session.
7. Démarrez la vidéo
Dans la mesure du possible, démarrez vos conférences web avec votre vidéo activée.
C’est important, du moins au début, pour capter l’humeur des interlocuteurs ou pour faire connaissance avec de nouvelles personnes et se faire une première impression.
Si vous vous apercevez au cours de la conversation que la bande passante est insuffisante, désactivez la vidéo après annonce préalable.
8. Soignez votre apparence
Participer à une vidéoconférence chez soi, non coiffé ou en pyjama, fait mauvaise impression. Une tenue normale comme au bureau est suffisante dans la plupart des cas. Ce n’est que lors de réunions importantes avec des clients qu’une tenue business sera plus appropriée.
Si vous ne souhaitez pas montrer votre entourage à vos interlocuteurs, vous pouvez activer l’option « floutage de l’arrière-plan » qui existe sur de nombreuses plateformes collaboratives.
9. Désignez un modérateur
En particulier pour les conférences avec plus de 5 participants, il vaut mieux désigner un modérateur. Si nécessaire, il présentera les participants au début ou leur demandera de se présenter brièvement. Ensuite, il s’assure que toutes les personnes bénéficient d’un temps de parole approprié. Il peut soit s’adresser à elles par leur nom et leur poser des questions spécifiques, soit les encourager à participer via le chat. Il peut aussi être le gardien du temps pour vérifier que tous les items de l’agenda pourront être couverts.
10. Utilisez un tableau blanc numérique et combinez-le des méthodes hors ligne.
Le tableau blanc numérique simule les interactions physiques
Un tableau blanc numérique est idéal pour les sessions de remue-méninges « brainstorming« . Il permet de prendre note de tous les sujets et de les discuter plus tard ou de les ajouter au compte-rendu. Cela correspond à un transfert l’utilisation d’un tableau blanc ou flip-chart classique dans le monde numérique.
Pour des ateliers plus longs, les avantages des mondes « en ligne » et « hors ligne » peuvent être combinés. Par exemple, le modérateur peut partager un tableau comme celui de Kanban via webcam. Pour établir les priorités, les participants donnent les leurs dans le chat en attribuant des points par item. Le modérateur additionne ensuite les points correspondants aux items respectifs et inscrit les résultats sur le tableau blanc partagé.
11. Prévoyez et respectez les pauses
Les conférences longues (>1h30) nécessitent des pauses régulières que ce soit « hors ligne » comme « en ligne ». Ici, la règle de l’école s’applique : au moins 5 minutes de pause toutes les 90 minutes.
Comme les participants aux conférences en ligne ne se vient pas forcément, des annonces claires sont nécessaires, telles que : « Il est 11h00, nous reprendrons dans 15 minutes à 11h15 ».
Ce ne sont pas 15 minutes pour se jeter sur sa boite à lettre électronique ! Au minimum, les participants devraient se lever de leur siège, se déplacer et, si possible, sortir à l’air libre afin de pouvoir se concentrer sur leur travail par la suite.
12. Disciplinez-vous : Discussions informelles oui, multitâches non
De plus en plus souvent, les participants prennent leurs smartphones ou répondent à des mails pendant une conférence. Cela perturbe non seulement leur propre concentration, mais aussi celle des autres participants. Donc : Fermez votre messagerie électronique, mettez votre smartphone en sourdine et rangez-le et réglez votre statut de présence dans votre plateforme collaborative sur « ne pas déranger ».
L’autodiscipline est la première étape d’une réunion réussie.
Que ce soit en ligne ou hors ligne : les échanges conviviaux facilitent la communication et détendent les participants. C’est pourquoi, en particulier si vous êtes modérateur, vous devez laisser suffisamment de place pour des discussions hors-sujet au début, à la fin et pendant les pauses. Assurez-vous tout de même que le temps imparti à l’ordre du jour reste majoritaire.
13. Utilisez le Chat
Les possibilités du chat/messagerie instantanée sont souvent sous-estimées. Ici, vous pouvez partager des liens, poser des questions à tous les participants ou à une personne spécifique, donner des conseils sur le déroulement ou apporter des éléments intéressants et pertinents. Dans Windows 10, chaque participant peut utiliser Shift+Windows+S pour prendre une photo de son écran et la coller dans le chat via le presse-papiers.
14. Rédigez le compte rendu en direct
Dans les conférences « hors ligne », l’un des participants est en général chargé de prendre des notes en silence, mais cela peut se faire en ligne pour que tous puissent les voir. Si ce rôle vous incombe, mettez le compte rendu à jour en direct et partagez votre écran. A tout moment, tous les participants peuvent lire ce qui a été discuté et décidé. Précisez qui doit accomplir quelles tâches et dans quels délais.
15. Enregistrez la réunion
Par exemple, QRP International, partenaire de DantotsuPM, enregistre ses wébinaires et les met en ligne gratuitement
Les wébinaires et réunions particulièrement importantes à caractère informatif devraient (après accord des participants) toujours être enregistrées afin d’être disponibles par la suite pour tous ceux qui n’auraient pas pu participer. Si vous devez annuler votre présence un rendez-vous, vous pouvez demander au modérateur de recevoir le lien vers l’enregistrement. Les réunions enregistrées sont automatiquement indexées et donc accessibles pour la recherche.
Déconnectez et déconnectez-vous
Respirez, allez faire un tour à pied, même si vous êtes en ville.
Surtout pendant une longue période de télétravail, il est important de prendre soin de sa santé. On a souvent tendance à travailler de longues heures d’affilée. Il n’y a pas de routine quotidienne comme au bureau, pas de sortie pour aller déjeuner, pas d’échanges autour de la machine à café et pas de temps de trajet.
Par conséquent, en télétravail il faut prendre suffisamment de temps pour les pauses, les repas et aussi de courtes promenades. Et à la fin de la journée, il faut non seulement vous déconnecter de votre plateforme collaborative, mais aussi vous déconnecter “mentalement”.
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En cette rentrée, rappelez-vous que les entretiens en tête-à-tête les plus efficaces sont une voie à double sens où vous et votre supérieur vous servez et vous soutenez mutuellement.
How to Make the Most of One-on-One Meetings with Your Boss
Nous souhaitons tous avoir de bonnes réunions, particulièrement les entretiens en tête-à-tête avec son supérieur. Beaucoup de personnes les redoutent, mais ces réunions sont la base de la réussite. Il est possible non seulement d’y exceller, mais aussi d’en ressortir plus productif et énergisé. Si vous rencontrez votre chef chaque semaine, chaque trimestre, ou même seulement une fois par an, voici quelques astuces pour bien utiliser ce temps.
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Créez un ordre du jour.
Revoyez ensemble l’ordre du jour avant de commencer
Les réunions les plus productives ont un ordre du jour établi. Poser un ordre du jour donne d’avance la structure de la rencontre et permet aux deux personnes de se préparer. Plusieurs jours avant la réunion, notez toutes les questions que vous avez à poser et les sujets que vous voulez discuter et fournissez-en une copie à votre supérieur.
Faites preuve de leadership.
Qui vous êtes est tout aussi important que ce que vous dites et comment vous le dites. N’ayez pas peur de démontrer vos capacités et de parler avec assurance. Quand vous le faites, vous renforcez l’idée que vous êtes la bonne personne pour le job.
Restez concentré.
Pour démontrer votre productivité et efficacité, ne vous laissez pas distraire par du papotage hormis les brefs échanges de démarrage. Mettez plutôt votre supérieure au courant de l’avancée de vos projets actuels et futurs plans. Ne la bombardez pas de trop de détails; Communiquez-lui tout ce qu’elle doit savoir pour rester informée sans prendre trop de son temps.
Présentez de nouvelles idées.
Montrez à votre chef que vous travaillez non seulement sur vos projets actuels, mais développez aussi d’autres idées. Concentrez-vous toujours sur des solutions plutôt que des problèmes.
Sollicitez des retours.
Il est excellent que votre supérieur voit vos forces, mais vous voulez aussi montrer que vous êtes ouvert au développement et à apprendre, aussi, demandez des réactions. Soyez spécifique. Ne demandez pas juste « Comment est-ce que je m’en sors ?” mais “que pensez-vous que je puisse faire pour m’améliorer encore dans ce travail ?” (Ou leadership, management, ou autre compétence).
Notez les accords.
Capturez les décisions et actions agréées de part et d’autre et envoyez-les juste après la rencontre.
Il vaut toujours mieux avoir un accord avec votre chef sur les prochaines étapes pour chacune des choses sur lesquelles vous travaillez. Convenez des étapes immédiates et soyez clair sur les attentes.
Soyez utile.
Finissez vos réunions en demandant à votre patron “Comment puis-je vous aider ?”. Prenez même quelques minutes pour reconnaître combien leur rôle peut faire une grande différence. Cela montre votre empathie, considération et vision d’ensemble et construira probablement confiance et bienveillance.
En fin de compte, les entretiens en tête-à-tête les plus efficaces sont une voie à double sens où vous et votre patron vous servez et vous soutenez mutuellement. Ne vous demandez pas comment vous pouvez obtenir le meilleur de la réunion, mais comment vous pouvez tous les deux trouver des façons de travailler ensemble pour faire avancer la mission de votre organisation.
Menez de l’intérieur : Même si vos rencontres en tête-à-tête fonctionnent déjà bien, considérez ces idées et façons de les rendre encore plus efficaces et réussies.
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