Que faire si un dirigeant ou cadre exécutif important ne rejoint pas votre réunion de travail à l’heure prévue ?

Reward Meeting Behavior You Want to See

https://www.jrothman.com/mpd/2021/11/leadership-tip-15-reward-meeting-behavior-you-want-to-see/ par Johanna Rothman

Vous avez besoin d’une personne sénior à une réunion. La réunion est censée commencer à 14 h. Le leader arrive à 14 h 15.

Lorsque les dirigeants agissent de cette façon, ils montrent leur pouvoir. Lorsque je demande pourquoi la personne est en retard, elles répondent souvent : « J’ai eu une autre réunion qui a débordé. »

Bien que ce soit ce qui s’est passé, les gens donnent un sens au fait qu’un dirigeant soit en retard. Sans utiliser de mots, le leader envoie les messages:

• Votre travail n’est pas si important pour moi. Mon travail précédent était de davantage de valeur. (Ce qui pourrait être le cas !)
• Je ne suis pas prêt à vous déléguer ma décision sur ce sujet. Je me fiche que vous dépendiez de ma présence pour prendre une décision.
• Parce que je vous demande de me faire « un petit rattrapage », je me fiche de créer des retards dans votre prise de décision.

Est-ce que cela semble dur ? Peut-être.

Remarque : Avant de juger de l’intention d’une personne, vous pourriez vouloir demander pourquoi une personne est en retard à votre réunion. Lorsque vous le ferez, vous pourriez apprendre de nouveaux renseignements. Cette information pourrait changer vos comportements. Pour être honnête, la personne pourrait ne pas avoir pensé à l’effet de ses actions.

Vous pouvez toujours décider quoi faire.

Réponses possibles lorsque les gens arrivent en retard à votre réunion

Bien que je ne sois pas parfait (!), j’essaie d’être cohérent, d’équilibrer ce que je ressens à propos de moi-même, de l’autre personne et du contexte. Ce contexte comprend les autres personnes et les décisions que nous devons prendre au cours de la réunion.

Tout d’abord, préparez-vous à une possible arrivée tardive. Dans l’ordre du jour, dites quelque chose comme :

Nous déciderons de ces éléments. Si vous ne pouvez pas venir et ne nous faites pas part de vos préférences <plusieurs heures> à l’avance, je considèrerai que vous êtes d’accord avec nos décisions.

Ensuite, évaluez vos options. Voici ce que j’ai vu :

• Reprendre la réunion au début pour « rattraper » la personne.
• Ignorer le leader et continuer.
• Expliquer que vous et vos collègues prendrez la décision vous-mêmes. Vous pourriez même dire : « Merci d’être venu. Vous pouvez repartir maintenant. » (Oui, je l’ai dit, gentiment !)

Laquelle de ces options choisissez-vous et pourquoi ?

Je ne reprends jamais la réunion pour rattraper la personne. Au lieu de cela, je peux :

• Dissoudre la réunion.
• Rappeler les décisions à la personne et lui demander : « Avez-vous de nouvelles informations pour nos décisions ? »

Si la personne est d’accord avec la façon dont nous allons prendre les décisions et n’offre pas de nouvelle information, je lui dis souvent : « Merci d’être venu. Nous sommes OK pour décider par nous-mêmes ».

J’attends ensuite que la personne parte.

Oui, je l’ai fait lorsque je travaillais au sein d’organisations. Enfin, c’est peut-être la raison pour laquelle je suis maintenant consultant indépendant.

Faites le choix de la cohérence

Quoi que vous fassiez, choisissez d’être aussi cohérent que vous le pouvez. Évitez d’essayer de satisfaire à tout prix le dirigeant sénior. Lorsque nous faisons cela avec les leaders, nous leur permettons de créer une dépendance de notre part à l’égard de leurs décisions.

Établissez plutôt un contexte dans lequel vous et vos collègues de réunion pouvez prendre des décisions sans avoir besoin du leader. Vous pourriez vouloir leur montrer une carte de flux de valeur pour cette décision : Lisez Why Minimize Management Decision Time.

Ce conseil est l’envers de la médaille de Leadership Tip 14: Reduce Other People’s Dependence on Your Decisions. Ceconseil vient principalement de Practical Ways to Manage Yourself, avec un peu de Practical Ways to Lead an Innovative Organization.

Cela fait partie de la série  leadership tips.