David Hillson, the « Risk Doctor » a enregistré ces 2 vidéos que j’ai trouvées intéressantes sur des aspects des risques auxquels réfléchir à l’avance.
La première est d’aller plus loin que probabilité et impact pour déterminer la priorité d’un risque. La seconde lui permet de discuter des risques qui ne sont pas liés à des événements incertains.
Aller plus loin que probabilité et impact
La plupart des gens priorisent les risques individuels en fonction de la probabilité qu’ils se produisent (probabilité, fréquence, probabilité) et de l’ampleur de l’effet qui en résulte (impact, conséquence). David Hillson explique pourquoi d’autres facteurs pourraient être pris en compte lorsque nous décidons quels risques sont les plus importants.
Que sont les risques « non liés à un événement »?
Nous savons que les risques sont des effets de futurs incertains événements qui auraient une incidence sur les objectifs s’ils se produisaient. Mais David Hillson dit qu’il y a trois autres types de risques qui ne sont pas des événements, mais qui sont tout aussi importants. Si nous ne comprenons pas, ne cernons pas et ne gérons pas ces risques de façon proactive, il nous manque beaucoup de risques qui pourraient nous toucher.
Quand Esther et moi avons écrit « Behind Closed Doors: Secrets of Great Management », nous n’avions pas vraiment pensé que les tête-à-tête étaient un secret. Mais, les managers ne les faisaient pas régulièrement. Les managers les annulaient pour d’autres réunions “de plus haute priorité ”.
Notre premier livre first modern management book parle de comment les managers se managent eux-mêmes. Une partie de ce management est comment et quand ils décident de tenir leurs tête-à-tête.
D’abord, je n’étais pas sûre de vraiment avoir besoin d’inclure ce chapitre. Mais, bien trop de managers ne s’efforcent pas toujours de trouver les meilleurs créneaux pour un tête-à-tête. Et, ils l’annulent ensuite.
Je ne parle pas juste de tête-à-tête entre un manager et une personne faisant un travail de savoir et de connaissances précieuses. Je parle aussi du cadre exécutif conduisant un tête-à-tête avec l’un des membres de l’équipe de direction. Les directeurs et managers méritent aussi leurs tête-à-tête.
J’ai deux règles sur le tête-à-tête
Créez une fréquence régulière pour les tête-à-tête, au moins une fois toutes les deux semaines. Plus distants que cela et vous ne créez pas de rapport de confiance. Vous ne gagnez pas l’information organisationnelle dont vous avez besoin.
Trouvez un créneau qui fonctionne pour vous deux. Cela signifie comprendre comment l’autre personne doit organiser son temps.
Je vous recommande de lire Maker’s Schedule, Manager’s Schedule de Paul Graham. Si vous n’avez pas encore considéré comment vous bloquez (ou pas) du temps dans votre agenda pour ces rencontres, cet essai pourrait vous éclairer sur vos options.
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Assurez-vous de toujours tenir vos tête-à-tête. Trouvez et maintenez une cadence régulière, au moins une fois toutes les deux semaines. Vous apprendrez plus que vous ne pouvez l’imaginer.
Si vous vous retrouvez seul…
Il se peut aussi que ce soit votre interlocuteur qui annule souvent les tête-à-tête.
Si vous êtes son supérieur hiérarchique, demandez-vous si vous lui apportez de la valeur lors de ces rencontres ou bien un mécanique reporting ou pire, une allègre distribution de corvées et de choses à faire…
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En tant que leader, vous ferez face à de multiples obstacles pour créer un sentiment d’urgence qui peut être crucial à toute initiative de changement : Peut-être de processus d’exécution, des processus bureaucratiques, une culture de suffisance, ou un sentiment mal placé de sécurité. L’un des plus grands freins à l’urgence cependant, est le critique vocal.
Les opposants systématiques peuvent contrecarrer des tentatives de créer l’excitation et l’énergie autour d’une initiative et, même quand ils ne résistent pas activement à un changement, leurs sentiments négatifs peuvent infecter le reste de l’équipe.
“Il est beaucoup plus facile d’être un critique qu’un acteur du changement.”
“Le changement est difficile. À moins que vous ne construisiez une conviction profonde de ce qui marchera et pourquoi (sans ego ni angle mort), les critiques vous tueront,” dit Wade Chambers, CTO et VP senior d’ingénierie pour la société Grands Rounds. “Ils seront impatients et persistants, ils détecteront des défauts dans l’exécution et ils seront efficaces de cette manière car il est beaucoup plus facile d’être un critique qu’un agent de changement.”
Manager la critique pendant une période de changement peut donc être le travail numéro un pour le leader qui veut créer un sens d’urgence autour d’un certain projet, stratégie, ou objectif.
Manager les opposants systématiques peut ne pas sembler la tâche la plus plaisante, mais cela peut rapporter gros. Non seulement en termes d’ouvrir la voie pour l’urgence, mais aussi dans la découverte de ce qui pourrait empêcher une action plus efficace et plus rapide.
Voici six choses qu’un leader (vous) peut faire pour répondre aux critiques pendant le changement.
1. Communiquez clairement – et souvent
C’est l’une des meilleures façons de réduire au minimum la critique avant qu’elle ne commence, dit Rob Llewellyn, le fondateur de CXO Transforme, qui offre un cadre de transformation digitale. Assurez-vous que chacun sait quel est le plan. Encore mieux, impliquez les personnes dans le processus décisionnel dès le départ.
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2. Connectez les idées
Soufflez un vent de clarté qui éloigne les brumes. Articulez comment les composants du changements vont mener à l’objectif.
Une partie de la communication en cours et du marketing de l’initiative de changement, la stratégie, ou le but, est de vous assurer que chacun (les critiques particulièrement) comprenne les principes de l’initiative/équipe/organisation et comment ils permettent d’atteindre des objectifs stratégiques du PDG, conseille Llewellyn. Souvent, les soucis proviennent de la confusion autour de comment l’effort de changement s’intègre dans la vision d’ensemble.
3. Montrez aux critiques qu’ils comptent
Essayer de réduire les critiques au silence est souvent contreproductif.
La pire chose que vous pouvez faire est d’ignorer ou essayer de réduire au silence les détracteurs. Plus que quoi que ce soit, les critiques veulent s’assurer que leurs idées et opinions sont importantes. “Faites que les gens estiment que l’on entend et comprend leurs intérêts et combien ils apportent de valeur pour atteindre le succès” dit Llewellyn.
4. Accueillez le désaccord productif
Assignez le rôle d’avocat du diable aux critiques pour encourager une gamme plus large de perspectives.
Les sceptiques et opposants systématiques sont souvent classifiés comme des nuisances ou licenciés. “Quand cela arrive, une source de connaissance de valeur est aussi écartée. Si un employé fait un effort personnel pour peser sur une question ou dans une solution potentielle, l’organisation multiplie ses possibilités en le considérant,” dit docteur Deb Kirby, le fondateur de Imaginal Wisdom.
“Manager un comportement vu comme un obstacle détourne attention et effort du problème. Au lieu de cela, les leaders organisationnels peuvent en réalité assigner le rôle d’avocat du diable aux critiques, supporter et encourager un apport plus large de perspectives.”
Confronter des avis divergents plutôt que les réprimer a plusieurs bénéfices, selon Kirby. Cela peut créer une résolution de problème plus forte et plus complète qu’un processus décisionnel unilatéral. Cela peut mettre à jour des assomptions imprécises ou inconscientes tôt dans le processus avant que les solutions ne soient mises en œuvre. Et finalement, “la manifestation du fait que l’organisation estime les apports de points de vue divers augmente l’engagement des employés de la façon la plus positive qui soit” dit Kirby. “En réponse, ils peuvent devenir plus attentifs et coopératifs dans leurs observations au lieu de réactifs ou pessimistes.”
“Toute forme d’engagement avec le changement doit être vue comme positive,” dit Mindy Bostick, responsable du changement à North Highland Worldwide Consulting, qui travaille étroitement avec des directeurs des systèmes d’information et autres cadres exécutifs. “Montrer de la neutralité ou de l’indifférence envers des critiques est au final plus destructeur.” Prendre le temps de comprendre ce qu’il y a derrière la résistance, idéalement en trouver la cause racine, devrait être l’objectif.
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Les leaders dans la technologie qui peuvent appliquer leurs compétences d’intelligence émotionnelles seront capables de comprendre ce qui motive le sceptique pour déterminer si le souci est valable. “S’il est fondé, impliquez-le dans l’amélioration du changement’ conseille Bostick. “ Si c’est sans fondement, utilisez votre compréhension de leurs motivations pour travailler sur ce que signifie le changement pour cette personne. ”
6. Accentuez les résultats positifs
Tandis que quelques critiques essayent authentiquement d’être utiles ou attirer l’attention sur des problèmes importants, d’autres peuvent critiquer par peur ou sentiment de supériorité. Dans ces derniers cas, donner de la visibilité sur le mouvement de l’avant est important.
“La clef pour survivre aux critiques est de faire le travail et chercher et célébrer les signes de réussite en acceptant que des critiques vont critiquer,” dit Chambers. “Célébrez quand les changements ont clairement le résultat escompté car cela aura généralement un effet très calmant sur les critiques. Concentrez-vous sur le résultat et cela vous aidera à dépasser fragilité humaine: la vôtre et celle des critiques.”
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Grâce aux outils de collaboration modernes, les processus de travail quotidiens peuvent être rendus beaucoup plus faciles.
Les employés peuvent ainsi travailler de manière flexible à la maison et y accomplir leurs tâches rapidement.
Mais il ne suffit pas seulement d’installer une plateforme collaborative en ligne. Voici quelques conseils qui vous aideront à travailler efficacement à domicile et, en particulier, à organiser des vidéoconférences.
L’article entier et original de Campana & Schott se trouve ici.
Qu’il s’agisse de méthodes de travail agiles ou de situations d’urgence, il existe de nombreuses raisons de mettre en œuvre des outils de collaboration modernes. Enfin et surtout, ils augmentent l’efficacité du travail jusqu’à 50% !
Les conseils simples ci-après contribuent à faciliter la collaboration en télétravail
1. Trouvez le bon rythme de travail pour VOUS
Si vous télétravaillez sur une longue période, vous devez trouver des horaires de travail adaptés pour vous-même mais aussi pour vos collègues. Si vos horaires changent fréquemment, par exemple en raison de la garde d’enfants ou de visites chez le médecin, il convient d’informer le plus tôt possible vos collègues et votre responsable. Mettez aussi à jour votre disponibilité dans votre agenda partagé et votre statut de présence dans votre plateforme collaborative.
2. Communiquez sur l’avancement
Au bureau, on échange sur l’avancement des projets en cours en direct, tandis qu’en télétravail chacun travaille dans son coin. C’est pourquoi il est important que vous communiquiez régulièrement via votre plateforme collaborative avec vos collègues sur l’avancement du projet, vos tâches et votre charge de travail actuelle. Cela facilite la collaboration au sein de votre équipe et inter-équipes à long terme. Enfin, participez et organisez régulièrement des réunions en ligne au sein de votre équipe pour maintenir le contact et aussi la convivialité.
3. Ne pas déranger !
Si vous disposez d’une pièce séparée pour le télétravail, vous pouvez accrocher un panneau « Ne pas déranger » à la porte pendant que vous êtes en vidéoconférence pour signaler aux autres membres de la famille quand il ne faut pas entrer ou ne pas faire trop de bruit si vous êtes en audioconférence. Il n’y a pas non plus de service de restauration pour les conférences en ligne. Vous devez comme tous les autres participants vous assurer AVANT la réunion que vous aurez suffisamment de boissons et, si nécessaire, de collations sur votre table. Même en ligne, le fait de vous lever inutilement dérange les autres participants.
4. Faites un test technique
Au plus tard cinq minutes avant le début de la vidéoconférence, vous devez vérifier si votre connexion internet, vos logiciels, votre casque et votre webcam fonctionnent.
Évitez d’utiliser le microphone intégré à l’ordinateur portable car il est souvent de qualité insuffisante.
Une alternative est de vous connecter en parallèle par téléphone fixe ou mobile (de préférence avec écouteurs et micro).
5. Assurez-vous d’avoir suffisamment de bande passante
Bien que la connexion au réseau ne pose pas de problème au bureau, elle mérite d’être vérifiée à l’avance en télétravail. La plupart d’entre nous disposent d’une bande passante suffisante à la maison, mais il convient de vous méfier des murs ou des longues distances jusqu’au routeur ou à la box. Pendant une vidéoconférence, assurez-vous que la bande passante ne soit pas consommée par les autres habitants du foyer.
6. Familiarisez-vous avec les fonctionnalités des outils de travail à distance
Si vous souhaitez partager le contenu de votre ordinateur portable avec d’autres personnes, essayez au préalable le partage d’écran. Dans l’agitation d’une conférence, il se peut que vous ne trouviez pas les fonctions les plus simples pour partager des fichiers. C’est pourquoi vous devez vous familiariser avec les fonctions du chat et d’ajouts de nouveaux participants. En outre, vous pouvez télécharger à l’avance les documents importants tels que l’ordre du jour (ou les envoyer par courrier électronique), les présentations ou les graphiques sur votre plateforme collaborative afin de gagner du temps et de la bande passante lors de la session.
7. Démarrez la vidéo
Dans la mesure du possible, démarrez vos conférences web avec votre vidéo activée.
C’est important, du moins au début, pour capter l’humeur des interlocuteurs ou pour faire connaissance avec de nouvelles personnes et se faire une première impression.
Si vous vous apercevez au cours de la conversation que la bande passante est insuffisante, désactivez la vidéo après annonce préalable.
8. Soignez votre apparence
Participer à une vidéoconférence chez soi, non coiffé ou en pyjama, fait mauvaise impression. Une tenue normale comme au bureau est suffisante dans la plupart des cas. Ce n’est que lors de réunions importantes avec des clients qu’une tenue business sera plus appropriée.
Si vous ne souhaitez pas montrer votre entourage à vos interlocuteurs, vous pouvez activer l’option « floutage de l’arrière-plan » qui existe sur de nombreuses plateformes collaboratives.
9. Désignez un modérateur
En particulier pour les conférences avec plus de 5 participants, il vaut mieux désigner un modérateur. Si nécessaire, il présentera les participants au début ou leur demandera de se présenter brièvement. Ensuite, il s’assure que toutes les personnes bénéficient d’un temps de parole approprié. Il peut soit s’adresser à elles par leur nom et leur poser des questions spécifiques, soit les encourager à participer via le chat. Il peut aussi être le gardien du temps pour vérifier que tous les items de l’agenda pourront être couverts.
10. Utilisez un tableau blanc numérique et combinez-le des méthodes hors ligne.
Le tableau blanc numérique simule les interactions physiques
Un tableau blanc numérique est idéal pour les sessions de remue-méninges « brainstorming« . Il permet de prendre note de tous les sujets et de les discuter plus tard ou de les ajouter au compte-rendu. Cela correspond à un transfert l’utilisation d’un tableau blanc ou flip-chart classique dans le monde numérique.
Pour des ateliers plus longs, les avantages des mondes « en ligne » et « hors ligne » peuvent être combinés. Par exemple, le modérateur peut partager un tableau comme celui de Kanban via webcam. Pour établir les priorités, les participants donnent les leurs dans le chat en attribuant des points par item. Le modérateur additionne ensuite les points correspondants aux items respectifs et inscrit les résultats sur le tableau blanc partagé.
11. Prévoyez et respectez les pauses
Les conférences longues (>1h30) nécessitent des pauses régulières que ce soit « hors ligne » comme « en ligne ». Ici, la règle de l’école s’applique : au moins 5 minutes de pause toutes les 90 minutes.
Comme les participants aux conférences en ligne ne se vient pas forcément, des annonces claires sont nécessaires, telles que : « Il est 11h00, nous reprendrons dans 15 minutes à 11h15 ».
Ce ne sont pas 15 minutes pour se jeter sur sa boite à lettre électronique ! Au minimum, les participants devraient se lever de leur siège, se déplacer et, si possible, sortir à l’air libre afin de pouvoir se concentrer sur leur travail par la suite.
12. Disciplinez-vous : Discussions informelles oui, multitâches non
De plus en plus souvent, les participants prennent leurs smartphones ou répondent à des mails pendant une conférence. Cela perturbe non seulement leur propre concentration, mais aussi celle des autres participants. Donc : Fermez votre messagerie électronique, mettez votre smartphone en sourdine et rangez-le et réglez votre statut de présence dans votre plateforme collaborative sur « ne pas déranger ».
L’autodiscipline est la première étape d’une réunion réussie.
Que ce soit en ligne ou hors ligne : les échanges conviviaux facilitent la communication et détendent les participants. C’est pourquoi, en particulier si vous êtes modérateur, vous devez laisser suffisamment de place pour des discussions hors-sujet au début, à la fin et pendant les pauses. Assurez-vous tout de même que le temps imparti à l’ordre du jour reste majoritaire.
13. Utilisez le Chat
Les possibilités du chat/messagerie instantanée sont souvent sous-estimées. Ici, vous pouvez partager des liens, poser des questions à tous les participants ou à une personne spécifique, donner des conseils sur le déroulement ou apporter des éléments intéressants et pertinents. Dans Windows 10, chaque participant peut utiliser Shift+Windows+S pour prendre une photo de son écran et la coller dans le chat via le presse-papiers.
14. Rédigez le compte rendu en direct
Dans les conférences « hors ligne », l’un des participants est en général chargé de prendre des notes en silence, mais cela peut se faire en ligne pour que tous puissent les voir. Si ce rôle vous incombe, mettez le compte rendu à jour en direct et partagez votre écran. A tout moment, tous les participants peuvent lire ce qui a été discuté et décidé. Précisez qui doit accomplir quelles tâches et dans quels délais.
15. Enregistrez la réunion
Par exemple, QRP International, partenaire de DantotsuPM, enregistre ses wébinaires et les met en ligne gratuitement
Les wébinaires et réunions particulièrement importantes à caractère informatif devraient (après accord des participants) toujours être enregistrées afin d’être disponibles par la suite pour tous ceux qui n’auraient pas pu participer. Si vous devez annuler votre présence un rendez-vous, vous pouvez demander au modérateur de recevoir le lien vers l’enregistrement. Les réunions enregistrées sont automatiquement indexées et donc accessibles pour la recherche.
Déconnectez et déconnectez-vous
Respirez, allez faire un tour à pied, même si vous êtes en ville.
Surtout pendant une longue période de télétravail, il est important de prendre soin de sa santé. On a souvent tendance à travailler de longues heures d’affilée. Il n’y a pas de routine quotidienne comme au bureau, pas de sortie pour aller déjeuner, pas d’échanges autour de la machine à café et pas de temps de trajet.
Par conséquent, en télétravail il faut prendre suffisamment de temps pour les pauses, les repas et aussi de courtes promenades. Et à la fin de la journée, il faut non seulement vous déconnecter de votre plateforme collaborative, mais aussi vous déconnecter “mentalement”.
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1 – Les compétences relationnelles, les « Soft Skills » d’abord !
Il est temps de mettre en valeur vos compétences « non techniques ». Communiquez avec chaque membre de l’équipe pour déterminer sa capacité à opérer. Selon sa situation, vous devrez peut-être ajuster sa disponibilité à la hausse ou à la baisse quand il ou elle travaille à domicile. Faites un suivi fréquent, comprenez les évolutions de ses besoins et modifiez les plans de projet si nécessaire.
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2 – Tenez compte de l’imprévisibilité.
Relisez ce billet sur VUCA
Nous assistons à des changements que nous n’avons jamais connus auparavant. Préparez-vous mentalement à ce que les demandes changent fréquemment et ajustez les plans pour supporter ces changements. Harmonisez votre plan de management des risques en conséquence. Ce n’est pas le moment de trop s’engager. Passez en revue l’échéancier de votre projet pour déterminer la réelle capacité de production de votre équipe et ajustez-vous y.
3 – Tirez parti de la technologie.
Demandez au plus experts en vidéoconférence (ndlt. et autres outils de télétravail) de montrer aux autres les caractéristiques et capacités des outils. Plus chaque membre de l’équipe est à l’aise avec les fonctionnalités, plus il devient productif et détendu.
4 – N’oubliez pas de prendre soin de vous.
Ne vous oubliez pas. Communiquez de façon proactive les changements que vous jugez nécessaires pour vous assurer d’avoir les outils, les ressources et le soutien émotionnel dont vous avez besoin. Plus vous êtes équilibré, mieux vous serez outillé pour aider chaque membre de l’équipe, au besoin.
Pendant cette période imprévisible, vous devez trouver un équilibre entre prendre soin de la mission du projet, de votre équipe et de vous-même !
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En cette rentrée, rappelez-vous que les entretiens en tête-à-tête les plus efficaces sont une voie à double sens où vous et votre supérieur vous servez et vous soutenez mutuellement.
How to Make the Most of One-on-One Meetings with Your Boss
Nous souhaitons tous avoir de bonnes réunions, particulièrement les entretiens en tête-à-tête avec son supérieur. Beaucoup de personnes les redoutent, mais ces réunions sont la base de la réussite. Il est possible non seulement d’y exceller, mais aussi d’en ressortir plus productif et énergisé. Si vous rencontrez votre chef chaque semaine, chaque trimestre, ou même seulement une fois par an, voici quelques astuces pour bien utiliser ce temps.
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Créez un ordre du jour.
Revoyez ensemble l’ordre du jour avant de commencer
Les réunions les plus productives ont un ordre du jour établi. Poser un ordre du jour donne d’avance la structure de la rencontre et permet aux deux personnes de se préparer. Plusieurs jours avant la réunion, notez toutes les questions que vous avez à poser et les sujets que vous voulez discuter et fournissez-en une copie à votre supérieur.
Faites preuve de leadership.
Qui vous êtes est tout aussi important que ce que vous dites et comment vous le dites. N’ayez pas peur de démontrer vos capacités et de parler avec assurance. Quand vous le faites, vous renforcez l’idée que vous êtes la bonne personne pour le job.
Restez concentré.
Pour démontrer votre productivité et efficacité, ne vous laissez pas distraire par du papotage hormis les brefs échanges de démarrage. Mettez plutôt votre supérieure au courant de l’avancée de vos projets actuels et futurs plans. Ne la bombardez pas de trop de détails; Communiquez-lui tout ce qu’elle doit savoir pour rester informée sans prendre trop de son temps.
Présentez de nouvelles idées.
Montrez à votre chef que vous travaillez non seulement sur vos projets actuels, mais développez aussi d’autres idées. Concentrez-vous toujours sur des solutions plutôt que des problèmes.
Sollicitez des retours.
Il est excellent que votre supérieur voit vos forces, mais vous voulez aussi montrer que vous êtes ouvert au développement et à apprendre, aussi, demandez des réactions. Soyez spécifique. Ne demandez pas juste « Comment est-ce que je m’en sors ?” mais “que pensez-vous que je puisse faire pour m’améliorer encore dans ce travail ?” (Ou leadership, management, ou autre compétence).
Notez les accords.
Capturez les décisions et actions agréées de part et d’autre et envoyez-les juste après la rencontre.
Il vaut toujours mieux avoir un accord avec votre chef sur les prochaines étapes pour chacune des choses sur lesquelles vous travaillez. Convenez des étapes immédiates et soyez clair sur les attentes.
Soyez utile.
Finissez vos réunions en demandant à votre patron “Comment puis-je vous aider ?”. Prenez même quelques minutes pour reconnaître combien leur rôle peut faire une grande différence. Cela montre votre empathie, considération et vision d’ensemble et construira probablement confiance et bienveillance.
En fin de compte, les entretiens en tête-à-tête les plus efficaces sont une voie à double sens où vous et votre patron vous servez et vous soutenez mutuellement. Ne vous demandez pas comment vous pouvez obtenir le meilleur de la réunion, mais comment vous pouvez tous les deux trouver des façons de travailler ensemble pour faire avancer la mission de votre organisation.
Menez de l’intérieur : Même si vos rencontres en tête-à-tête fonctionnent déjà bien, considérez ces idées et façons de les rendre encore plus efficaces et réussies.
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Au début de ma carrière, j’ai dû faire face à une situation intimidante. J’ai essayé de m’en sortir par moi-même, mais j’ai finalement demandé de l’aide à mon manager. Il m’a offert une écoute patiente, sans jamais m’interrompre, et à la fin, il a hoché la tête avec un air sérieux et m’a dit : « Je suis inquiet. Laissez-moi voir comment on peut régler ce problème. »
Je me suis senti soulagé. Il n’était pas sur la défensive et semblait intérioriser mes préoccupations. Une semaine s’est écoulée, puis une autre, mais rien n’a changé. Un jour, j’en ai parlé avec un collègue qui, comme moi, avait fait face à des défis similaires.
Il a simplement haussé les épaules et dit : « N’espère pas grand-chose. J’ai eu une expérience similaire avec lui. Il renvoie tous les signaux amicaux, mais rien au-delà. »
Par définition, mon patron faisait preuve d’une bonne capacité d’écoute. Il a écouté attentivement et avec sympathie.
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Mais a-t-il vraiment écouté ? J’en suis venu à croire que non. L’écoute ne peut pas être seulement technique. Elle a besoin d’un esprit ouvert et d’une volonté de passer à l’action.
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En tant que leader, je fais peut-être preuve d’une bonne capacité d’écoute pendant une conversation. Mais si je n’arrive pas à agir là où c’est nécessaire ou si je ne fais que pousser mon point de vue (même avec diplomatie) à chaque fois que j’entends un point de vue opposé, il est temps de faire une pause et de réfléchir. Est-ce que j’écoute vraiment ?
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Suman Ghose a plus de 22 années d’expérience dans le management de programmes et centres de profits, ainsi que consulting en ERP, business et logistique.
Il est l’auteur de ‘From Command to Empathy’ et Co-fondateur de Inroads Leadership Development (www.inroads.co.in)
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L’approche de la carotte et du bâton est encore largement utilisée dans les organisations comme moyen de motiver les gens. À un niveau profond, les humains sont menés par leurs besoins et leurs peurs et c’est pourquoi le bâton (la peur) a toujours fonctionné.
Entre la carotte et le bâton, il s’agit plus souvent du bâton que de la carotte. En fait, c’est souvent une « carotte sur un bâton », ce qui nous rappelle l’image d’une carotte attachée à un bâton tenu juste devant un âne pour le motiver à aller plus vite !
Dans les entreprises, les carottes sont des récompenses ou des incitations qui miroitent devant les employés pour les inciter à atteindre ce prochain Key Performance Indicator (KPI) ou objectif de vente.
Le concept est enraciné dans ce qu’on appelle le management scientifique. Frederick Taylor a écrit un livre marquant à ce sujet il y a plus d’un siècle.
Son travail a impliqué l’étude des méthodes et des processus dans une usine de fabrication. Le travail en question était de nature entièrement physique et ne nécessitait presque aucune réflexion.
Aujourd’hui, le travail implique de plus en plus de réflexion. Plus de jus de cerveau, moins de mains. Cet unique changement est suffisamment puissant pour remettre en question une hypothèse de base : il faut des carottes pour motiver.
Il est temps de remplacer les carottes par un objectif et une autonomie.
Au bout du compte, il faut valoriser les gens et valoriser leur travail et leur permettre de se sentir respectés et autonomes.
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Si vous êtes un leader, c’est probablement votre premier travail.
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Suman Ghose a plus de 22 années d’expérience dans le management de programmes et centres de profits, ainsi que consulting en ERP, business et logistique.
Plus de la moitié de toutes les équipes agiles ne sont pas colocalisées, chaque personne étant à moins de 30 mètres de toute autre. Si les équipes utilisent aveuglément des approches qui assument la collocation, elles pourraient échouer. Pour éviter l’échec, comprenez d’abord la sorte d’équipe que vous avez et les données que vous pourriez devoir rassembler. Ces données fourniront la base de l’approche de votre équipe aux pratiques agiles.
Nous entendons souvent les gens décrire leurs équipes comme colocalisées, distribuées, ou dispersées. Malheureusement, trop peu de personnes se mettent d’accord sur la signification de ces mots. Et, même si vous avez vraiment une équipe non-colocalisée, le type d’équipe décidera du flux de travail et de la métrique dont vous avez besoin.
Votre équipe colocalisée pourrait être assise dans une pièce, la salle de travail de l’équipe. Une salle d’équipe encourage les gens à travailler ensemble, essaimer, travailler par paires, ou se regrouper comme nécessaire.
Trop peu d’équipes ont des salles d’équipe. Cependant, les membres d’équipe sont suffisamment près les uns des autres à une distance de 15 à 30 mètres pour pouvoir facilement se retrouver pour poser des questions, collaborer quand nécessaire et décider que faire en tant qu’équipe.
Cela demande à un adulte environ une seconde pour parcourir un mètre. Donc 15-30 mètres en environ 15-30 secondes. Si tous les membres de votre équipe sont plus distants que cela, vous avez une forme d’équipe distribuée.
Quand cela nécessite plus de 30 secondes pour poser une question, nous avons tendance à reporter la question à plus tard. Cela signifie que nous restons scotchés sur un problème, ou pire, nous passons à une autre tâche de travail. Nous augmentons notre WIP (Work In Progress), le Travail en Cours. Quand nous augmentons notre WIP, nous faisons passer moins de choses a finies (Done) par nous-mêmes et en tant qu’équipe.
Si les membres de votre équipe sont répartis sur un même étage à une distance de plus de 30 mètres, vous avez une équipe distribuée. Se déplacer à pied sur un même étage est bien meilleur que de devoir prendre l’escalier ou un ascenseur.
Si les membres de votre équipe sont sur des étages différents même dans un même bâtiment, ils font partie d’une équipe distribuée.
Équipes Satellites : La majeure partie de l’équipe ensemble, une ou deux personnes à distance
Les équipes satellites ont la plupart des membres de leur équipe à l’intérieur d’un rayon de 15-30 mètres. Une ou deux autres personnes se sentent comme si elles « tournaient » en orbite autour de la plus grande partie de l’équipe.
Nous voyons beaucoup ceci quand les développeurs et le propriétaire de produit sont dans un même bureau et que les testeurs sont à un autre étage, dans un autre bureau, ou même dans un autre pays.
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Des équipes satellites semblent travailler comme « des bandes à part ». Parce que les membres d’équipe unis travaillent ensemble tous les jours, ils partagent l’information comme une équipe colocalisée le fait. Trop souvent, ils oublient de partager l’information avec les gens qui ne sont pas physiquement là.
Loin des yeux peut vraiment être loin de la pensée.
Parfois, des membres de l’équipe se regroupent dans bureaux ou emplacements. C’est l’équipe clusters.
Équipe Grappes (Clusters) : Les membres de l’équipe travaillent par deux ou trois
Parfois, nous voyons les développeurs ensemble dans un espace, les testeurs ensemble dans un espace différent à plus de 30 mètres des développeurs et le propriétaire de produit pourrait être sur un autre étage.
L’équipe est composée de plusieurs grappes de personnes qui travaillent ensemble dans leur petit groupe mais peu entre grappes.
Dans ce cas, les développeurs sont un cluster, les testeurs sont un autre clusteret le propriétaire de produit est un satellite. Nous appelons toujours cette équipe une équipe cluster.
Votre équipe pourrait être un cluster si les gens qui sont assis près les uns des autres représentent des fonctions différentes. La clef est qu’un certain groupe des gens se rassemble en un cluster et un autre groupe en un emplacement (cluster) différent.
Les équipes clusters ont tendance à être plus conscientes de leur tendance à devenir des bandes à part. Elles trouvent souvent des façons de collaborer pour voir le travail avancer de manière plus fluide.
Il y a une troisième sorte d’équipe, la dispersée ou équipe de nébuleuse.
Équipes de type Nébuleuse : Chacun est éloigné de tous les autres
L’avantage de l’équipe « de type nébuleuse » est que chacun a conscience de travailler à distance des autres.
Si chacun dans votre équipe travaille de son domicile ou d’un café, votre équipe est dispersée. Peut-être chacun est-il dans un bureau séparé de tous les autres. Indépendamment de l’emplacement, chaque membre d’équipe est éloigné des autres de plus de 15-30 mètres.
Quand chacun est séparé de tous les autres, l’équipe a moins de tendance de développer des « bandes à part ». D’un autre côté, il pourrait être beaucoup plus difficile de collaborer sur le travail et de le compléter (le faire évoluer vers « Fini » / Done).
Les équipes de type nébuleuse ont un aspect positif significatif: elles savent qu’elles doivent créer un espace de travail virtuel auquel chacun ait un accès équitable.
Considérez la réalité de votre équipe distribuée
Indépendamment du type d’équipe que vous avez, considérez de traiter l’équipe comme si elle était une nébuleuse. Assurez-vous que chacun ait accès à tout le code, tests et outils dont les membres de l’équipe ont besoin.
Créez un tableau qui dresse la carte du flux de travail (workflow) à travers l’équipe.
Quand je travaille avec des équipes non-colocalisées, je leur demande de dresser la carte de leur flux de valeur.
Qui amorce le travail ?
Qui prend la suite du travail?
Que font-ils avec ce travail ?
Quand le travail se bloque-t-il, se trouve-t-il dans un état d’attente ?
Après que l’équipe ait dressé la carte du flux de son travail, je lui demande d’additionner les temps de cycle. Le temps de cycle est la durée nécessaire pour que le travail passe à travers les divers états plus les temps d’attente pour être complété.
Une fois que l’équipe voit son flux de valeur et mesure son temps de cycle, elle peut se poser ces questions
Chacun dans l’équipe est-il dédié seulement à cette équipe, ou d’autres tâches les occupent-il brusquement ?
Chacun dans l’équipe a-t-il accès à la zone de travail de toute l’équipe : le code, les tests, les outils collaboratifs, quoi que ce soit dont l’équipe ait besoin pour faire son travail ?
Que devrions-nous faire pour créer plus d’occasions de collaboration ?
Votre équipe pourrait avoir d’autres questions basées sur le flux de valeur et le travail en cours visualisé dans le tableau.
Résolvez les problèmes de votre équipe
Beaucoup d’équipes distribuées ont de longs temps de cycle et trop de travaux en cours (Work In Progress – WIP). La première étape vers une solution pourrait être de devoir créer un tableau et limiter le WIP de l’équipe.
Quand les équipes limitent leur WIP, elles commencent à voir les divers problèmes dans leur équipe. Dans mon travail avec des équipes distribuées, je rencontre souvent ces problèmes :
Les membres d’équipe ne travaillent pas que pour cette équipe. Ils travaillent pour leur manager.
L’équipe n’a pas l’infrastructure suffisante pour collaborer.
L’équipe n’a pas des heures de recouvrement (horaire) suffisantes pour collaborer.
Mes recommandations sont d’abord d’identifier votre type d’équipe. Avez-vous un type d’équipe qui supporte le travail que vous voulez compléter ?
Ensuite, dressez la carte du flux de valeur et mesurez le temps de cycle de votre équipe. Voyez comment le travail circule dans votre équipe et combien de temps cela prend à votre équipe pour finir le travail et délivrer de la valeur à un utilisateur.
Finalement, commencez à évaluer les possibilités de collaboration de votre équipe.
Une fois que vous savez tout cela, votre équipe peut décider comment créer un projet Agile qui réussira.
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Nous estimons souvent que pour être un(e) leader on doit être né(e) leader, ou être destiné(e) au leadership, ou avoir une position de leader.
Nous pensons au leadership comme à un titre qui doit être mérité ou gagné.
Mais les leaders ne sont rarement, voire jamais, né(e)s leaders. Si nous devions isoler un facteur qui crée des leaders, c’est probablement une certaine combinaison de circonstances et de persistance.
De très nombreux leaders nous entourent, chez toutes sortes de gens, dans toutes sortes d’endroits et de positions.
Certains des plus grands leaders que vous rencontrerez ne sont même pas conscients de leur propre leadership.
Voici 10 signes que vous pourriez être l’un(e) d’entre eux (elles)
1. Vous avez un esprit ouvert et recherchez les opinions d’autres personnes. Si les gens vous suivent parce que vous êtes ouverts aux avis d’autres personnes, vous êtes un leader.
2. Vous offrez avis et conseil. Si vous vous trouvez conseillant vos collègues et que vos amis vous demandent de les conseiller, si les gens semblent rechercher et estimer ce que vous avez à dire, alors vous possédez une forte empathie et votre perspective apporte une utilité réaliste à ceux autour de vous. Si vous aidez souvent ceux qui partagent leurs travaux encore grossiers, vous êtes un leader.
3. Les gens comptent sur vous. Si les gens comptent sur vous, il s’ensuit qu’ils ont confiance en vous pour aller jusqu’au bout et livrer sur vos promesses. Si vous vous tenez pour responsable et démontrez une responsabilité constante qui amène d’autres à avoir confiance en vous, vous êtes un leader.
4. Vous écoutez bien et les gens se confient à vous. Être capable d’écouter d’autres, avoir les gens qui vous parlent franchement sans s’inquiéter de ce que vous direz ni de comment vous pourriez utiliser cette connaissance contre eux, sont des signes de fort leadership, pour ne pas mentionner que vous êtes une personne agréable. Si vous comprenez qu’écouter est plus important que parler et si les gens savent qu’ils peuvent se confier à vous, vous êtes un leader.
5. D’autres suivent votre exemple. La forme la plus puissante de leadership n’est pas la persuasion, ni l’argumentation, ni la force, mais l’exemple. Que les temps soient cléments ou mauvais, les gens remarquent qui est là, qui est efficace, qui travaille dur sans se laisser distraire. Quand vous êtes cette personne, d’autres vous suivent naturellement – et vous êtes un leader.
6. Vous insistez sur l’excellence. Comme l’a dit Aristote, nous sommes ce que nous faisons de façon répétitive, et donc l’excellence n’est pas un acte, mais une habitude. Quand vous êtes dans l’habitude d’exiger l’excellence et vous tenez vous-même et ceux autour de vous responsables de la qualité, vous dites aux autres que vous agissez plutôt que parler, montrez plutôt que dicter, livrez plutôt que promettre. Si vous ne cherchez pas des excuses ni n’accusez les autres, mais maintenez ce fort niveau d’excellence et de qualité, vous êtes un leader.
7. Vous avez une attitude positive. Les gens positifs, optimistes, rendent les gens autour d’eux heureux. Une perspective positive ne vous aveugle pas des problèmes ou difficultés, mais vous permet de rechercher quelque chose de bon dans presque toute situation et de savoir qu’au final les choses seront bien. C’est la sorte d’état d’esprit qui maintient les gens motivés et répand l’optimisme et cela signifie que vous êtes un leader.
8. Vous traitez les gens avec respect. La connaissance peut vous donner le pouvoir, être intelligent peut vous donner un avantage, mais quand vous donnez le respect vous recevrez toujours le respect en retour. Si vous cherchez le bon en chaque personne que vous rencontrez et la respectez pour qu’elle est, il est probable qu’elle vous tienne en haute estime et que vous soyez un leader.
9. Vous vous souciez authentiquement des autres. Si vous dépensez du temps à supporter, à guider et à partager votre connaissance avec ceux autour de vous, leur donnant l’opportunité de réussir et si vous vous souciez de leur bien-être et faites tout ce que vous pouvez pour les aider à atteindre leur propre succès, vous êtes un leader.
10. Vous êtes confiant et passionné. La plupart des personnes s’observent toujours, cherchant des idées sur la bonne façon de se comporter. Être confiant, c’est se déplacer avec assurance, être passionné en ce que vous croyez et refuser de laisser quoi que ce soit barrer votre chemin. Si vous travaillez avec persistance pour une cause avec la vision et la confiance, vous êtes un leader.
CSP est partenaire de DantotsuPM
Échouez-vous à voir quelque chose d’important en vous-même ?
Mesurez-vous par rapport à ces caractéristiques, reconsidérez ce que vous pensez que vous savez et reconnaissez-vous pour le leader vous pourriez vraiment être.
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