Ce billet de notre sponsor Lefebvre Dalloz Compétences m’a interpelé en tant que manager de projet.

billet original

Comment poser un cadre clair quand les règles changent sans cesse ?

https://formation.lefebvre-dalloz.fr/actualite/comment-poser-un-cadre-clair-quand-les-regles-changent-sans-cesse

Le billet porte sur le vaste métier de manager et ses conseils de management du changement s’appliquent particulièrement bien à celui de manager de projet.

Voici ce que j’en retiens spécifiquement pour les managers de projets.

1. Clarifiez ce qui ne change pas.
2. Assumez l’incertitude 
3. Revoyez régulièrement les priorités de chacun et chacune au sein du projet 
4. Adaptez votre posture de leader 

Lorsque survient un changement majeur inattendu dans votre projet, ce qui ne manquera pas de vous arriver…

#1 – Clarifiez ce qui ne change pas.

Il y a bien sûr des choses qui évoluent autour de vous (besoins business en particulier, technologies, outils…), mais certaines règles, elles, restent immuables. Votre équipe projet a besoin de se raccrocher à ces repères stables. Lorsque survient un gros changement dans votre projet (changement de sponsor, réductions de budget, départs de personnes clés…), la première chose à faire pour vous est de clarifier ce qui ne change pas. L’objectif du projet, l’approche de l’équipe, la valeur attendue. Ces repères permettent de garder une certaine cohérence.

De même, certaines règles de gouvernance de votre projet doivent rester stables.

Elles posent un cadre : la gestion des échéances et livrables du projet, la façon collaborative dont les décisions importantes sont prises au sein du projet, le support du sponsor, les communications avec les parties prenantes.

#2 – Assumez l’incertitude.

Lorsque survient un changement important dans votre projet, de nombreux points sont incertains. Ils peuvent changer ou s’avérer temporaires, alors, mieux vaut pour vous d’assumer vos incertitudes. Une incertitude assumée est toujours plus sécurisante pour les équipes qu’un manager de projet qui prétend, à tort, toujours tout maîtriser et tout savoir.

Reconnaissez ouvertement ce qui est flou, temporaire, en suspens ou incertain pour le moment. Décrivez ce qui est certain et ce qui ne l’est pas. Dites quand et comment seront communiquées les mises à jour sur le sujet et expliquez comment l’équipe peut s’organiser en attendant.

#3 – Revoyez régulièrement les priorités de chacun et chacune au sein du projet.

Ce qui risque d’épuiser votre équipe projet, ce n’est pas le changement, ce seraient les injonctions contradictoires. Organisez des points réguliers pour vous focaliser sur les priorités du moment. Quand la personne sait dans quelle direction elle doit aller, et vers quelles tâches elle doit diriger son énergie, toute l’équipe avance plus sereinement.

#4 – Adaptez votre posture de leader. 

Lors de ce grand changement dans le projet, vous pouvez être tenté par le sur-contrôle, le micro-management. Vous pouvez de plus tenter en permanence de vous ou à l’inverse de vous replier sur vous-même. Ces postures vont affaiblir la confiance que les équipes vous portent et votre crédibilité.

En tant que manager de projet, vous êtes la boussole qui guide tous les membres de l’équipe vers les objectifs fixés. Vous n’avez pas toutes les réponses et votre équipe le comprend parfaitement.  Vous devez être la présence qui rassure, l’écoute active et trouver un équilibre entre transparence, fermeté et souplesse.