5 directives clés pour les entreprises et les acteurs du changement par Grace Najjar

5 directives clés de Grace Najjar, directrice générale de PMI® MENA, pour les entreprises et acteurs du changement dans divers secteurs du Moyen-Orient et de l’Afrique du Nord

https://www.linkedin.com/pulse/5-key-directives-from-grace-najjar-managing-director-pmi-grace-najjar par Grace Najjar

Grace est directrice générale du Project Management Institute et responsable mondiale du secteur de l’énergie chez PMI®.

La conduite d’un changement systémique dépend de la collaboration et de l’inclusion, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’entreprise, des employés, des partenaires, des clients et des communautés aux niveaux local, national et mondial. Plus précisément, il repose sur un écosystème d’acteurs du changement : tous ceux qui peuvent transformer les idées en réalité, que ce soit par le biais d’un changement transformationnel ou d’une contribution à la création de valeur.

Les acteurs du changement s’appuient sur 5 compétences clés pour réussir

#1 – Nouvelles façons de travailler

Elles comprennent les méthodologies agiles, en cascade, hybrides et les approches de management de projet numériques telles que les outils de résolution de problèmes, les outils basés sur l’IA et les applications de micro-apprentissage, à la lumière de la restructuration des entreprises et des gouvernements. Les Émirats Arabes Unis et d’autres pays arabes sont confrontés à des défis communs qui nécessitent de mettre en œuvre de nouvelles fondations. Les méthodes business modernes sont basées sur la coopération, l’accent constant sur la valeur business et l’atteinte de niveaux de qualité très élevés.

#2 – Power Skills

Les Power Skills comportent le leadership collaboratif, l’esprit d’innovation, l’empathie pour la voix du client, l’empathie pour la voix de l’employé et la capacité d’établir des relations de confiance conformément à la stratégie de l’entreprise pour mettre en œuvre UAE 2021 avec l’émiratisation dans tous les secteurs. Afin d’obtenir des résultats rapides et de combler cet écart dans les compétences de robustesse et de management, il est nécessaire de rechercher et de mener des études dans ce domaine par des entreprises spécialisées, dont PMI qui conduit des recherches importantes pour atteindre les objectifs des institutions.

#3 – Sens des affaires

Il englobe un ensemble complet de compétences qui permettent aux gens de comprendre non seulement leurs propres rôles, mais aussi comment leur travail est lié à la stratégie business et à d’autres parties de l’entreprise. Cependant, les acteurs du changement doivent avoir les moyens d’acquérir ces compétences. L’apprentissage continu est le seul moyen de prospérer dans l’environnement actuel caractérisé par les constantes perturbations. Une partie peut provenir de l’éducation virtuelle, qui a considérablement augmenté depuis le début de la pandémie. Les organisations qui placent la barre plus haut en utilisant l’IA pour faciliter l’apprentissage continu, agile et innovant, l’apprentissage collaboratif homme-machine, sont celles qui excellent dans la conduite du changement. Cela est conforme à la stratégie des Émirats Arabes Unis en matière d’intelligence artificielle, car cette initiative représente la nouvelle phase après le smart government sur laquelle les futurs services, secteurs locaux et infrastructures s’appuieront pour améliorer les performances du gouvernement et accélérer les réalisations.

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#4 – Faire du projet d’impact social une priorité stratégique

L’investissement social est une tendance importante qui a un impact positif sur les projets d’entreprise. Les entreprises doivent clarifier comment leurs produits ou services affectent leur communauté et comment ils ajoutent de la valeur à la communauté locale. Le thème des énergies renouvelables et de la durabilité est l’un des sujets clés avec un grand intérêt par les entreprises de tous les secteurs. Par exemple, les compagnies des eaux doivent aborder des solutions de durabilité lors de la réalisation de leurs produits. Ces tendances contribuent à l’accélération de la croissance économique.

#5 – Favoriser des écosystèmes de partenariat ouverts et innovants

L’un des moyens les plus puissants de stimuler le changement consiste à regarder en dehors du cercle traditionnel des collaborateurs et à rechercher un éventail plus diversifié de partenaires et de modèles de partenariat, y compris ceux avec les fournisseurs, les clients, les organisations privées et gouvernementales. Nous pouvons le faire en investissant dans l’éducation, l’innovation, l’accès à Internet et l’infrastructure de base pour l’apprentissage en ligne. Cela est conforme à la vision des Émirats Arabes Unis qui ont lancé le Mois de l’innovation, qui vise à transformer l’innovation en une culture de la vie, une approche de l’administration pour développer le travail gouvernemental et promouvoir la croissance économique. Il existe de nombreuses institutions gouvernementales qui soutiennent cette tendance, comme le Centre Mohammed bin Rashid pour l’innovation gouvernementale, qui cherche à stimuler une culture de l’innovation dans le secteur gouvernemental dans le but d’améliorer la compétitivité des Émirats Arabes Unis, de sorte que le gouvernement des Émirats Arabes Unis se classe parmi les gouvernements les plus innovants au monde.

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Parfois, ce que nous faisons peut changer qui nous sommes.

Il ne faudrait pas confondre identité (qui vous êtes) avec stratégie (ce que vous faites).

Confusing identity with strategy

https://seths.blog/2021/04/confusing-identity-with-strategy/ par Seth Godin

Qui nous sommes n’est pas la même chose que ce que nous faisons.

Mais parfois, ce que nous faisons peut changer qui nous sommes.

Notre identité décrit la personne que nous voyons dans le miroir, les groupes auxquels nous nous identifions, la version de nous-mêmes (et de la réalité) à laquelle nous revenons encore et encore.

« Je ne suis pas un écrivain », ou « Je ne suis pas un entrepreneur », ou « Je ne suis pas un leader », sont des déclarations assez définitives.

Mais lorsque le monde change, les opportunités changent aussi.

Nous avons tous du mal lorsque notre identité ne correspond pas à la réalité du monde qui nous entoure.

Face à cette confusion, il est tentant d’abandonner la possibilité et de s’éloigner d’une opportunité simplement parce qu’elle ne résonne pas avec la personne que nous sommes en ce moment. Mais ce n’est que lorsque nous faisons quelque chose de nouveau que nous commençons à devenir quelqu’un de nouveau.

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5 façons d’améliorer la qualité des projets

Une grande partie de la réussite d’un projet consiste à atteindre les objectifs business. La qualité d’un projet est la mesure du degré avec lequel un projet atteint ses objectifs.

5 Ways to Increase Project Quality

http://www.bonniebiafore.com/5-ways-to-increase-project-quality/ par Bonnie Biafore

Voici cinq conseils pour assurer la qualité des résultats de votre projet.

#1 – Ne sautez pas à la solution trop rapidement.

La base de la qualité est de s’assurer que votre projet résout le problème ou soutient l’opportunité ciblée. Pour vous assurer de fournir une solution de qualité, prenez le temps de rechercher les outils, les processus, les forces et les faiblesses actuels dans votre secteur d’activité.

Malheureusement, les projets sont souvent lancés avec une solution spécifique à l’esprit. Par exemple, si votre organisation exécute un projet de mise en œuvre d’un nouveau logiciel financier alors que le manque de contrôle financier est dû à de mauvais processus de contrôle, le projet est une perte de temps et d’argent. Faites vos recherches pour identifier le problème et sa cause racine avant de lancer un projet.

#2 – Renforcez l’engagement client dès le début du projet.

Ecoutez les clients

Vous avez besoin de l’apport des bonnes personnes pour fournir une solution qui répond aux besoins des parties prenantes. Il vous faut non seulement des personnes bien informées mais aussi des personnes de chaque groupe de parties prenantes concerné.

Consultez ces personnes lorsque vous rassemblez les exigences et ne supposez pas que vous comprenez les besoins des parties prenantes. Sinon, les livrables de votre projet pourraient rester inutilisés si les parties prenantes insatisfaites les déclarent inadaptés pour l’entreprise.

#3 – Ne court-circuitez pas les tests.

Les tests sont souvent planifiés à la fin du projet. À mesure que les dates cibles approchent, les tests sont souvent réduits pour tenir les calendriers de livraison.

Bien que cette approche puisse livrer dans les temps, la probabilité de problèmes avec les livrables est élevée. Pour garantir des résultats de projet de qualité, sacralisez le temps de test et incorporez les activités de test tout au long du cycle de vie de votre projet.

Relisez ce billet

Par exemple, des revues de livrables papier, de modèles d’ingénierie, de simulations de procédures commerciales et de prototypes de logiciels vous permettront d’économiser du temps et de l’argent dans le long terme.

#4 – Concentrez-vous sur les processus business.

Deux activités liées aux processus sont cruciales, mais souvent négligées.

Tout d’abord, assurez-vous de capturer les processus actuels afin que votre projet ne néglige pas les activités business qu’il doit prendre en charge.  Deuxièmement, mettre à jour les processus opérationnels à mesure que les livrables sont créés et que les modifications sont prises en compte.

Si vous ne le faites pas, la formation du personnel ne couvrira pas les changements apportés, ce qui pourrait entraîner des malentendus sur ce que votre produit peut et ne peut pas faire. Pour obtenir des résultats opérationnels, mettez en œuvre des activités de projet standard pour capturer et documenter les processus opérationnels tels qu’ils existent au départ et ceux à venir.

Au fur et à mesure que l’équipe produit des livrables, elle doit également créer et documenter les processus métier nouveaux ou modifiés correspondants.

#5 – Tenez compte des facteurs humains.

Les gens ne résistent pas au changement. Ils résistent à être changés. Peter M. Senge

La qualité perçue de vos livrables dépend de votre capacité à accompagner vos parties prenantes dans le voyage du changement de votre projet. Impliquez vos parties prenantes dès le début, tenez-les informées au fur et à mesure que vous progressez, en particulier lorsque des changements sont réalisés.

Ce faisant, vous augmenterez vos chances que vos résultats satisfassent les objectifs de l’entreprise.

Pour en savoir plus sur la qualité des projets, consultez le cours Project Management Foundations: Quality de Daniel Stanton.
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Amplifiez les succès et les réussites de vos projets Agiles

Les sociétés n’augmentent pas le succès d’Agile ou de Scrum, elles en amplifient le succès.

Scaling Success

https://agile-scrum.com/2021/02/05/scaling-success/ par Zuzi Sochova

Dans notre voyage vers Agile, nous nous demandons souvent par où commencer, quels pratiques, outils et processus devrions-nous nous utiliser ?

Ce que j’ai appris pendant mon propre voyage est que nous n’avons pas besoin d’une « autre » méthode. Aucune de celles-ci n’est une solution miraculeuse de toute façon. Elles sont toutes formidables pour entamer comment changer la façon dont vous travaillez et les mentalités.

Mais la partie la plus importante de votre voyage est le succès.

  • Pouvez-vous partager une histoire de réussite ?
  • Pouvez-vous utiliser vos propres mots pour décrire comment votre propre environnement a changé et montrer l’impact de ces nouvelles manières différentes de travailler ?

Si oui, les gens vont s’y mettre et essayer d’atteindre un impact similaire.

Les transformations agiles les plus réussies que j’ai vues ont commencé exactement comme cela. Avec une petite équipe expérimentant de nouvelles pratiques et partageant l’impact observé avec d’autres. Selon le point de départ, ces équipes partagent des histoires de réussite différentes et diverses, comme. 5 fois moins de bogues reportés par des clients, 3 fois plus de valeur livrée sur une période donnée (ce n’est pas la même chose que plus de fonctionnalité, mais souvent le contraire), un délai de mise sur le marché significativement plus rapide, une motivation plus élevée et un meilleur niveau d’engagement, plus d’innovations qui aboutissent à une satisfaction client meilleure… l’impact varie en fonction de l’environnement.

Pour nous, il y a quelques années c’était plus de flexibilité, apprendre plus rapidement et une meilleure satisfaction client.

Partager sur les succès n’a rien de nouveau dans le management du changement. C’est l’une 8 étapes dans Conduire le changement: Feuille de route en 8 étapes de John Kotter que pour quelque raison on ne connait toujours pas assez largement dans la communauté agile, donc j’ai pensé à vous les rappeler ici .

#1 – Créez le sens de l’urgence

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À moins que vous ne sachiez pourquoi vous changez la façon dont vous travaillez (pour être plus agiles, Scrum ou Kanban), ne le faites pas. Ni Agile, ni Scrum, ni Kanban ne sont votre but. Ce sont juste des ‘béquilles’ vous aidant dans votre voyage vers la réussite. Vous devez avoir un objectif plus élevé défini qui sera plus fort que les objectifs individuels et unifiera donc les personnes.

#2 – Construisez une coalition de direction

Vous ne pouvez jamais changer l’organisation si vous êtes seul. Vous devez trouver des partisans (des enthousiastes agiles dans votre cas) qui créeront une équipe qui vous aidera à changer le système. Ainsi, au minimum deux personnes complémentaires qui sont de vrais aficionados agiles, car trois personnes constituent l’équipe la plus petite. Les autres vous rejoindrons en observant des résultats.

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#3 – Formez une vision et des initiatives stratégiques

Parfois avoir d’un but n’est pas suffisant car les gens ne voient pas de manière d’y arriver et le changement dans sa globalité est trop abstrait. C’est un espace où les structures, les méthodes et les pratiques sont utiles.

#4 – Enrôlez une armée de volontaires

Recrutez des enthousiastes.

Finalement, c’est le moment de le rendre plus grand. Faites-en un mouvement, pas juste un autre projet. Faites-y adhérer un plus grand groupe. Faites-les s’impliquer. De nouveau, si vous sautez certaines des étapes précédentes, cela ne pourra pas grandir.

#5 – Permettez l’action en faisant tomber les barrières

Libérez les énergies.

Maintenant, une fois que vous avez l’énergie de votre côté, vous devez l’aider et éliminer les barrières (hiérarchie, silos, positions détaillées, KPIs individuel, …), sinon, tout l’enthousiasme initial va s’évaporer avant que vous ne le compreniez.

#6 – Générez des victoires dans le court terme

Célébrez toutes les avancées.

Générez du succès rapidement et souvent et rendez-le visible à toutes et tous. Partagez des histoires d’améliorations, célébrez même de petits pas de progrès. Le succès est un moteur puissant pour le changement. Accélérez, multipliez les succès. Sans cela, tout changement mourra.

#7 – Soutenez l’accélération

pousser les gens dans la bonne direction
Continuez tout le temps de pousser.

Vous pouvez la célébrer, mais vous ne pouvez pas arrêter de pousser après la première victoire, ne soyez pas trop satisfait. Il y a toujours une meilleure manière. Trouvez un autre défi, découvrez une meilleure façon de travailler jusqu’à ce que la vision de la nouvelle façon de travailler définie par le but original devienne vraie.

#8 – Institutionnalisez le changement

Utilisez ce levier pour accélérer.

Finalement en créant des liens entre la nouvelle façon de travailler et le succès vous tenez le levier du changement.

Ces liens sont la glu qui empêche l’environnement de retomber en arrière dans l’ancienne façon de travailler.

Agile est un changement majeur et sans le conduire comme un changement vous aurez beaucoup de mal à réussir.

N’oubliez donc pas de définir à quoi ressemble le succès, célébrez-le et rendez-le meilleur au fil du temps.

5 façons de diriger dans une ère de changements permanents avec Jim Hemerling

Qui a dit que le changement devait être difficile ?

5 ways to lead in an era of constant change par Jim Hemerling

Jim Hemerling, expert en changement organisationnel, pense que l’adaptation de votre entreprise dans notre monde en constante évolution peut être énergisante plutôt qu’épuisante.

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Jim Hermerling décrit 5  impératifs stratégiques tous  centrés sur la  priorité accordée aux personnes, pour transformer la réorganisation de l’entreprise en une tâche stimulante et énergisante pour tous.

  1. Inspirez par le sens (un sens plus profond de l’objectif pour tous les membres de l’équipe).
  2. Allez-y à fond, à 100% !
  3. Donnez aux personnes les compétences et les moyens dont elles ont besoin pour réussir la transformation.
  4. Inculquez une culture d’apprentissage continu.
  5. Embrassez le leadership inclusif car il est essentiel de donner la priorité aux personnes.

Les organisations vont toujours devoir se transformer et cela ne sera pas nécessairement épuisant si vous mettez l’humain en première priorité !

Les exigences SMART sont Agiles

Des approches SMART sont utilisées pour évaluer les exigences dans les projets en cascade, prédictifs. Elles s’appliquent aussi aux projets agiles.

SMART Requirements are Agile

http://www.bonniebiafore.com/smart-requirements-are-agile/ par Bonnie Biafore

Spécifique

Dans Agile, des exigences spécifiques documentées n’existent pas au départ. Spécifique se rapporte au livrable final. En Agile, les exigences sont capturées pendant le développement, pas documentées à l’avance. Cependant, le résultat final va typiquement au-delà du détail et de la spécificité d’exigences traditionnelles. Quand de grandes exigences ne sont pas spécifiques, elles sont typiquement décomposées en plusieurs histoires utilisateur en Agile, dont chacune fournit une fonctionnalité spécifique et peut être plus facilement produite.

Mesurable.

La construction et l’évaluation de chaque fonctionnalité se concentrent sur la mesure de l’efficacité. Un des bénéfices les plus significatifs d’Agile est que cette exécution et ces mesures de pertinence sont construites et mesurées durant le processus de développement. Avec une mentalité de prototypage, des fonctionnalités Agiles peuvent être évaluées par des utilisateurs avant leur mise en œuvre. Quand cela ne peut pas être fait directement, par exemple, quand un processus commercial totalement nouveau est créé, l’association développeur-utilisateur utilisée pour construire les fonctionnalités Agile réduit le risque de livrables ne réussissant pas à atteindre des objectifs business mesurables.

Atteignable

Le classement par taille de fonctionnalité et la priorisation assurent que la faisabilité est régulièrement évaluée. Les fonctionnalités sont examinées pour leur intégrité et capacité à être produites en un sprint. De plus grandes fonctionnalités sont décomposées en morceaux qui sont plus facilement créés, augmentant la faisabilité.

Quand les fonctionnalités ne peuvent pas être décomposées en parties gérables, c’est un signe qu’elles ne sont pas réalisables.

Les développeurs et les utilisateurs peuvent examiner ces fonctionnalités en temps réel pour déterminer à quel point elles sont critiques et explorer d’autres façons d’adresser le besoin business.

Réaliste

Une approche pratique de comment planifier et implémenter le changement

En Agile, les fonctionnalités sont développées et acceptées itérativement et en temps réel, par rapport à des semaines ou des mois après que les exigences soient documentées dans l’approche traditionnelle prédictive.

Agile se prête aux résultats réalistes et peut intégrer les derniers changements aux besoins business.

La nature d’Agile signifie que l’équipe entre plus profondément dans les fonctionnalités et leurs capacités, permettant aux utilisateurs de rendre les livrables plus faciles à utiliser. Les fonctionnalités présentent une plus grande intégrité et supportent de meilleurs processus business.

Temporel – contraint par le Temps

L’approche par sprints est idéale pour s’assurer que les contraintes de temps soient placées sur la création de fonctionnalités. De plus, il y a la valeur supplémentaire de pouvoir facilement changer les durées quand des priorités business changent. La re-priorisation et la planification de fonctionnalités avant chaque sprint fournissent un focus soutenu sur les périodes de développement. Bien que cette approche de gestion des délais ne soit pas parfaite, les fonctionnalités qui exigent plus de temps que prévu à développer sont réévaluées et reportées aux sprints suivants comme décidé au sein de l’équipe Agile.

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La manière dont nous l’avons toujours fait

Le statu quo est l’un des pires ennemis du manager de projet qui en tant qu’agent du changement produit des livrables qui n’ont jamais été réalisés et utilisés auparavant !

The way we have always done it

https://seths.blog/2020/12/the-way-weve-always-done-it/ par Seth Godin

Il y a beaucoup à dire en faveur de la tradition, de la stabilité et des fondations que le statu quo nous donne pour avancer.

Mais, si nous devions dans l’instant analyser notre journée, nos processus et nos suppositions, combien de choses faisons-nous simplement parce que nous en avons l’habitude ?

Il est impossible d’essayer chaque option, d’explorer chaque alternative et d’examiner comment chaque culture ou concurrent font des choses, mais…

… si nous ne savons même pas que nous faisons des choses par répétition, quand serons-nous assez motivés pour essayer de les faire mieux ?

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Relisez pourquoi il est si important de reconnaitre le biais de statu quo et de bien le manager dans vos projets.
Relisez ce billet sur le biais cognitif de statu quo

Quand un changement est seulement émergent, comment se ressent-il vraiment ?

How emergent change really feels!

https://agilechangemanagement.co.uk/2020/11/04/how-emergent-change-really-feels/ par Melanie Franklin

Le défi

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Pendant les derniers mois j’ai vécu un changement très significatif de mon environnement, déclenché par Covid et Brexit. J’éprouve accidentellement de très forts niveaux de changements émergents. Il y a beaucoup de facettes à ces changements et comme souvent avec le changement émergent, il n’y a aucune unique source d’exigences, donc je dois recouper avec des conseillers différents qui chacun révèle de nouveaux changements comme ils s’approprient les faits.

C’est un processus douloureux qui crée un sentiment permanent d’incertitude et un fardeau continu de stress qui est toujours avec moi, ajoutant sa pression sur des journées bien remplies et me volant un peu de mon bonheur quand les choses vont bien.

Un nouveau cycle de vie du modèle de changement

Pour essayer de réduire cette incertitude, j’ai essayé d’identifier la trame des événements, pour me fournir une compréhension de ce qui pourrait arriver ensuite et c’est ce modèle que j’ai voulu partager avec vous. Car je crois fréquents en approche Agile, ces changements évolutifs, et cela pourrait nous aider à mieux manager de futures initiatives de changement.

Si vous trouvez que ce diagramme ressemble un peu au célèbre jeu “serpents et échelles”, je suis d’accord avec vous !

Il y a un élément de monter une échelle mais pour ensuite glisser à reculons sur le serpent. En partie, je pense, parce que le déni qu’un changement majeur ait lieu nous réconforte dans un premier temps.

Tout traiter avec proactivité est effrayant et il n’y a pas de chemin clair à suivre, donc il est difficile de savoir que faire en premier.

Le déroulé du cycle de vie du changement

1. La réalisation que le changement est en cours

Le changement s’est approché de moi à pas de loup parce qu’il a été progressif. Des tâches mineures continuent à apparaître, déclenchées par des changements de règles, le besoin d’achever une paperasse dont je ne savais pas qu’elle existait et saisir des données dans de nouveaux systèmes. Pendant des mois j’ai géré chacune de ces demandes tactiquement et de manière transactionnelle, les casant quand je pouvais trouver le temps. Maintenant, cependant, je commence à me rendre compte que prises ensemble, ces demandes se cumulent en un changement stratégique significatif, qui a de grandes conséquences sur comment j’organise mon travail.

Certains changements sont progressifs et pas toujours très visibles mais très impactants.

Il y a une compétence ici dans la capacité d’identifier quand un changement a lieu, d’être capable de mettre ces menues différences dans un contexte plus large et de se rendre compte que ce ne sont pas des changements tactiques, mais se cumulent en un changement plus grand de comment les choses sont faites. Plus tôt nous pouvons réaliser cela, plus tôt nous pouvons donner à ces changements l’attention et la priorité qu’ils méritent, et assigner les bonnes ressources pour les faire, plutôt que les laisser à un traitement sur la base du volontariat.

2. Donner du sens au changement
Trouver le bon équilibre.

Cela m’amène à l’étape suivante, qui est d’effectuer une analyse d’impact, comprendre la magnitude des différences et les aspects positifs et négatifs associés. C’est la clé pour se sentir davantage en contrôle et en capacité de prendre un rôle plus actif, plutôt que de passivement subir chaque changement, y réagissant quand il apparaît, mais ne sachant pas quand mon temps et mon attention vont être exigés.

3. Faire la paix avec le changement

Le changement émergent ressemble à une série de petits changements, presque insignifiants mais qui peuvent créer un changement sismique de comment les choses sont faites. Ce changement devient souvent clair seulement une fois que nous pouvons regarder derrière nous tout le travail nous avons entrepris et voyons la différence entre où nous étions et où nous sommes maintenant. Idéalement, c’est ce que l’étape 2 réalisera, nous fournissant de l’information pour commencer le processus d’acceptation et apprendre à vivre avec ces nouvelles circonstances.

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Dans un monde de changement constant et continu, je dois développer une nouvelle compétence de “balayage de mon horizon personnel” pour vérifier si les choses dans lesquelles je suis quotidiennement impliquée ont besoin d’être positionnées dans un plus grand cadre, plus cohérent, et auquel donner plus d’attention qu’elles n’en ont à ce jour.

 

Voici 5 étapes pour planifier un changement selon Melanie Franklin

Voici une approche bien réfléchie pour démarrer les choses de façon organisée dans un programme de changement.

5 Steps to Plan a Change

https://agilechangemanagement.co.uk/2020/10/22/elementor-7616/ par Melanie Franklin

Comme beaucoup d’entre vous, je suis impliquée dans de nouvelles initiatives que mes clients veulent démarrer et faire progresser avant la fin d’année. J’ai mis en place des centaines de programmes de changement pendant ma carrière et j’ai une approche bien réfléchie pour démarrer les choses de façon organisée. Utilisez mes astuces pour commencer votre propre initiative ou pour vérifier que vous n’avez rien oublié.

1.     Bénéfices

Clarifiez quels bénéfices votre programme va livrer pour l’organisation. Les bénéfices sont l’élément le plus important, parce que si vous ne savez pas quelle différence positive vous allez faire, il n’y a aucune raison de commencer le programme.

Une fois que vous connaissez les bénéfices, vous aurez des raisons pour motiver les gens à être impliqués et vous aurez aussi la capacité de donner une priorité à chaque idée de portée et d’exigences par rapport aux bénéfices. De cette façon, vous avez créé un contrôle mutuel simple mais efficace que ce qui est demandé est bien aligné sur ce que votre sponsor et l’équipe de direction exécutive espèrent réaliser.

Reconnaissez qu’il y a une hiérarchie de bénéfices et utilisez cette table pour vous assurer que vos parties prenantes ont considéré au moins ces 5 premiers bénéfices ainsi que les bénéfices qui y contribuent :

2. Résultats

La vision de ce que sera le changement à un haut niveau vous sert de boussole.

Une fois que vous connaissez les bénéfices, il est temps de commencer à parler des livrables que le programme fournira. Je constate que cela aide de parler de ce que l’organisation sera capable de faire grâce au programme pour que mes parties prenantes ne me donnent pas juste une liste de courses portant toutes les caractéristiques et fonctionnalités qu’ils veulent inclure. Il est trop tôt pour entrer dans des détails, faites parler vos parties prenantes de l’image d’ensemble et assurez-vous de la reformuler pour comprendre vraiment ce qu’ils veulent.

Pour éviter toute duplication d’efforts, croisez ces résultats avec d’autres initiatives majeures en cours, idéalement en construisant une relation de travail efficace avec le responsable du PMO. Vous ne pouvez rester des étrangers, car vous devrez tenir votre programme aligné sur tout le reste de ce qui se passe partout ailleurs pendant le cycle de vie de votre initiative de changement.

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          3. Stratégie

Il est tentant de construire un plan aussitôt que vous avez les résultats exigés, parce que cela crée un sentiment de contrôle. Identifier les activités pour faire que le changement arrive avant de savoir comment vous allez manager le changement rendra votre vie plus difficile.

Créez une liste de toutes les questions auxquelles vous voulez une réponse à propos de la portée, des livrables, des bénéfices, des parties prenantes et des ressources disponibles avant que vous ne planifiiez quoi que ce soit.

J’ai une liste de questions de contrôle qui répondent à 8 domaines importants :

4. Plan

Assurez-vous que vous avez un plan à long terme qui montre comment vous allez atteindre les résultats de haut niveau de votre changement, mais planifiez en détail seulement les 2 mois à venir. Quoi que ce soit de plus long que cela et vous gaspillerez du temps à planifier des choses qui changeront inévitablement avant que vous n’y arriviez.

Créez un plan qui démontre vous avez entendu les résultats attendus et la portée de votre programme et que vous avez un chemin clair pour y parvenir. Résistez à la forte envie de mettre trop de détails trop tôt, ou vous devrez reporter votre progrès par rapport à des jalons qui auront changé comme plus de détail est apparu. La sur-planification vous interdit aussi de prendre en compte les retours de vos parties prenantes, donc gardez votre plan flexible et créez de la place pour inclure de bonnes idées comme elles apparaissent.

           5. Rôles et responsabilités

Pour bénéficier d’autant de participation que possible, offrez aux personnes impactées par le changement l’opportunité de jouer un rôle significatif dans votre programme. Vous pourriez avoir besoin de quelques spécialistes, mais rappelez-vous que la plus grande partie du travail impliqué dans la création et l’adoption de nouvelles façons de travailler sera fait par ceux dont le travail est affecté.

Cela a beaucoup de sens que d’inclure des volontaires des secteurs d’affaires impactés dès le début, car ils sont spécialistes et possèdent une connaissance de valeur sur comment les choses marchent en pratique et quel sera l’impact réel (pas celui imaginé) du programme.

Fournir des occasions d’être impliqués à ceux qui veulent participer leur permet de partager leur énergie et enthousiasme, ils seront entièrement motivés et cela s’étendra aux autres.

Devenir un leader de changement dans un environnement de travail à distance requiert de nombreuses compétences

Il n’y a pas de raison apparente pour les travailleurs de l’économie de la connaissance de retourner à nos bureaux car nous pouvons faire tout ce que nous devons faire depuis la maison… MAIS c’est plus dur, c’est plus fatigant et cela peut être plus déprimant.

Becoming a virtual Change Leader

https://agilechangemanagement.co.uk/2020/05/11/becoming-a-virtual-change-leader/  par Melanie Franklin

Melanie Franklin
Melanie Franklin (Co-Chair of the Change Management Institute UK Chapter)

En écoutant les divers gouvernements dans le monde entier alors qu’ ils lèvent un peu les restrictions de confinement, ceux qui travaillent dans l’économie de la connaissance (comme vous et moi) vont travailler de la maison pendant encore une longue période de temps à venir. Il n’y a pas de raison pour nous de retourner à nos bureaux, nous pouvons faire tout ce que nous devons faire depuis la maison MAIS c’est plus dur, c’est plus fatigant et c’est plus déprimant.

Mon travail est d’aider des équipes dans la conception, le développement et l’adoption de nouvelles façons de travailler.

L’essence de ce que je fais est :

  • Créer un sens de l’urgence pour le changement, mettre en avant les avantages de la nouvelle façon de travailler et pointer les inconvénients de comment les choses sont faites à l’heure actuelle.
  • Expliquer comment ce changement se combine avec d’autres changements pour qu’il y ait un sentiment que tout est connecté et contribue à une amélioration d’ensemble.
  • Fournir des réponses crédibles sur l’impact du changement et le communiquer dans une variété de canaux différents pour répondre aux différentes préférences de communication.
  • Créer le soutien psychologique pour essayer de nouvelles façons de travailler sans crainte d’humiliation et de blâme quand des erreurs surviennent.
  • Encourager les personnes à changer dans la durée leurs techniques, priorités et habitudes de travail pour que le changement devienne la normalité.

Pour être efficace, je dois créer des rapports de confiance avec ceux qui sont impactés par le changement. C’est devenu plus difficile car nous avons perdu l’occasion de contacts informels où nous échangeons des informations sur notre travail mais aussi sur nos propres vies, qui développent les objectifs communs et renforcent notre sentiment de camaraderie.

Pour construire la confiance

Pour construire cette confiance, je retourne aux résultats de plus de 80 interviews que j’ai conduits quand j’ai écrit le manuel Agile Change Management (le support de cours pour la formation Agile Change Agent). À ce moment-là, de nombreux leaders de la transformation et du changement avaient identifié ces facteurs :

  • Soyez fiable – Faites ce que vous avez dit que vous alliez faire, quand vous avez dit que vous le feriez;
  • Soyez prévisible – Soyez clair sur vos valeurs et vos positions sur des différentes questions pour que d’autres puissent comprendre vos réactions aux événements;
  • Soyez congruent – Assurez-vous qu’il y a la cohérence entre comment vous demandez à d’autres de se comporter et comment vous vous comportez vous-même;
  • Soyez ouvert – Fournissez des retours honnêtes, n’évitez pas les conversations difficiles et accueillez les remarques honnêtes en retour;
  • Soyez loyal – Donnez le crédit aux autres pour leur travail et fournissez votre support quand c’est nécessaire.
FDF est partenaire de DantotsuPM

Compétences de construction de relationnel en ligne

En y réfléchissant, elles n’ont jamais semblé plus importantes et elles guident comment je crée mes nouvelles compétences de construction de relationnel en ligne.

Fiabilité

J’inclus dans mes courriels un délai dans lequel j’apporterai mes réponses et je m’y tiens. Dans le monde virtuel, un manque de contact peut rapidement ressembler à un manque de rapport relationnel.

Prévisibilité

J’explique pourquoi une chose est importante et comment elle aidera d’autres choses à être faites. Sans contact en face à face, je dois être plus explicite dans mon approche, mes techniques, mes critères soutenant mes décisions parce qu’il n’y a aucun contact informel pendant lequel je pourrais les développer.

Congruence

effet domino dans les dérivesJe travaille avec une équipe qui rationalise des processus interconnectés pour réduire le temps et l’effort. C’est un travail complexe, où un changement déclenche des tas d’autres changements. Au lieu de me positionner comme “le boss” auquel il reportent leur progrès, le travail est reparti entre nous, pour que je puisse partager les douleurs et apporter une contribution utile.

Franchise

Quand des retours difficiles sont nécessaires, je ne les laisse pas “à un moment plus commode”, en prétendant que je pourrai aborder le problème quand nous travaillerons à nouveau ensemble dans le même bureau. Au lieu de cela, j’initie cet appel difficile “pouvons-nous parler ?” et j’explique ce qui me tracasse.

Fidélité

Quand un mérite doit être reconnu, quand j’appelle pour remercier les gens, j’écris une note et j’explique pourquoi que cette personne a fait était si utile et la différence positive qu’elle a générée, ainsi ils ont quelque chose de tangible pour leur rappeler leur accomplissement.

J’aimerais entendre vos idées sur comment vous construisez vos compétences de relationnel « virtuel », car c’est un secteur qui va grandir en importance et en impact comme nous nous déplaçons vers un nouveau, normal en ligne .