Comment mettre en place un bon relationnel avec votre sponsor de programme ?

Prise de conscience, compréhension et engagement d’un leader senior dans son rôle de sponsor sont absolument critiques au succès de tout projet.

Building a relationship with your programme sponsor

https://agilechangemanagement.co.uk/2019/02/21/building-a-relationship-with-your-programme-sponsor/ par Melanie Franklin

Aidez votre sponsor à vous aider !

Je fais beaucoup de travail pour créer une prise de conscience, une compréhension et l’engagement des leaders seniors dans l’exécution du rôle de sponsor car c’est souvent une partie primordiale de la transformation de leur organisation. Je fais ce travail pour toutes sortes d’organisations : Entreprises de taille moyenne, globales, privées, du secteur public et non gouvernementales.

Le point commun à tout ce travail est un point critique : la motivation du Sponsor a été prise pour acquise.

Les défis auxquels font face les sponsors

Nous travaillons dur dans le management du changement pour établir “un besoin perçu de changement” avec ceux qui sont impactés par le changement. Nous parlons de la création de la motivation intrinsèque, “le feu interne” qui auto-motive ceux impliqués pour développer et appliquer les nouvelles façons de travailler et rendre réel le changement désiré.

Cependant, nous supposons que la motivation pour le changement est déjà ressentie par les Sponsors et c’est pourquoi ils prennent le rôle de Sponsor. Dans mon expérience, de consultante de management du changement et comme ancienne PDG, ce n’est pas ainsi que cela fonctionne. La responsabilité de sponsoriser une nouvelle initiative se développe et devient un travail en fonction de leurs objectifs, leurs attributions et de combien ce qui doit être réalisé va tomber dans leur domaine de responsabilités.

De plus, des facteurs politiques sont au travail où des gens se portent volontaires pour le rôle ou en suggèrent d’autres selon leur interprétation de la valeur stratégique et de combien d’importance sont positionnées sur ce résultat par d’autres leaders exécutifs.

Donc je ne suis pas d’accord pour dire que les Sponsors sont déjà intrinsèquement motivés pour être de brillants sponsors. Il est plus proche de la vérité de dire qu’en plus de tout le reste de ce qu’ils doivent réaliser, c’est une autre prise de tête et qu’ils espèrent que ce changement va s’auto-accomplir et ne nécessiter qu’une participation minimale de leur part.

Ce n’est pas qu’ils soient de mauvaises personnes, c’est qu’ils sont souvent déjà surchargés et si nous regardons tout ce qu’ils doivent couvrir sur une semaine de 40 heures, les chances sont fortes que l’initiative de changement n’en obtiendra qu’une faible proportion.

Dans les faits, 1 à 2 heures par semaine, pour :
  • Se familiariser avec ce qui se passe dans l’équipe de projet et dans le business impacté par le changement
  • Prendre des décisions de priorisation du travail, autoriser les dépenses de projet, résoudre les problèmes de ressources, etc.
  • Soutenir le changement et promouvoir ses bénéfices aux parties prenantes internes et externes à l’organisation.
  • Adresser la forte résistance de parties prenantes importantes pendant une longue période de temps.

Supporter les sponsors

Je pense ceux d’entre nous qui travaillent tout le temps dans le changement ont un rôle de valeur à jouer dans le transfert de leurs compétences aux sponsors. Nous pouvons aider les sponsors à exceller dans leur rôle si nous n’oublions pas que :

  • Les sponsors ne sont pas des experts dans le management du changement
  • Les sponsors sont tirés dans des directions multiples chaque jour
  • Les sponsors veulent faire un bon travail mais ils ne travaillent pas sur notre initiative tout le temps, aussi le niveau de détail dont ils peuvent se rappeler n’est pas aussi important que le nôtre (et il n’a pas non plus besoin de l’être).
La/le sponsor n’a pas besoin de connaitre tous les détails dont le manager de projet va se préoccuper mais elle/il a besoin de la vue d’ensemble et de l’état honnête d’avancement du projet.
Quelles sont les tâches clefs pour nous dans notre rôle de professionnel du changement, manager de programme, manager de transformation, planificateur de transition, etc. ?
  • Parlons honnêtement et aussi clairement que possible de ce dont nous avons besoin de la part de notre sponsor et combien de temps cela exigera.
  • Décomposons ces attentes en tâches spécifiques et mettons au point comment nous pouvons partager le fardeau. Posons des questions sur les chevauchements potentiel avec d’autres initiatives et mettons-nous d’accord sur comment ceux-ci pourraient être adressés avant qu’ils ne deviennent des problèmes de protection de territoires entre des managers.
  • Travaillons des options sur comment le sponsor peut aider à alléger la pression sur les équipes en limitant les attentes sur le business as usual pendant des périodes où la plus grande partie du temps des personnes est nécessaire sur le changement.

Il est impératif de le faire donc le plus tôt sera le mieux pour commencer cette discussion.

Changement culturel

Peut-être que le plus facile est d’opérer un changement culturel. Arrêtons de voir le sponsor comme quelqu’un qui est le chef auquel nous reportons et dont nous attendons des décisions. Au lieu de cela, commençons à le traiter comme un partenaire de valeur. Discutons conjointement de ce dont nous avons besoin l’un de l’autre, créons un plan partagé et rencontrons-nous souvent pour partager la progression et nous mettre d’accord sur les prochaines étapes.

Combien de ces services fournissez-vous en support à votre sponsor ?

Je sais que, en écrivant cet article, cela m’a incité à en faire davantage, particulièrement dans la décomposition de quelles activités précises j’ai besoin que mon Sponsor effectue, parce que sa séniorité et ses connexions avec les parties prenantes en font la meilleure ressource pour le travail.

Utilisez ce billet pour entamer une conversation avec votre Sponsor car je pense qu’il fournit quelques rappels utiles des liaisons entre le management du changement efficace et la réalisation des bénéfices.

CSP est partenaire de DantotsuPM

La curiosité est essentielle pour une gestion du changement, un « change management », efficace.

Le change management Agile c’est surtout de la création d’idées nouvelles et différentes.

Curiosity is essential for effective change management

https://agilechangemanagement.co.uk/2018/12/11/curiosity-is-essential-for-effective-change-management/ par Melanie Franklin

L’approche Agile signifie que les idées sont très tôt dans leur développement distribuées au business pour qu’ils les essayent. Leurs retours sont essentiels au concept et pour ajouter plus de fonctionnalités.

CertYou est partenaire de DantotsuPM

Mais…Je commence à se demander combien d’entre nous sont vraiment prêts pour ces retours. Après tout, c’est souvent un mélange d’éloges et de critiques, qui penche trop souvent vers la critique :

  • Il ne fait pas ce que nous avons dit !
  • Où est la fonctionnalité X ?
  • J’ai pensé que ça allait remplacer Y mais maintenant il ne semble pas que ce soit le cas ?
  • Il ne se connecte pas avec Z donc nous aurons besoin d’un processus manuel pour enregistrer ces données!

Ceci vous semble-t-il familier ? Il est difficile d’aller chercher des réactions, mais si ce doit être utile, je dois le faire dans un état d’esprit de curiosité.

Curiosité

La curiosité est une belle qualité plutôt qu’un vilain défaut.

Je dois commencer le processus avec un véritable intérêt pour ce que je vais entendre. Et pour obtenir les retours les plus utiles, je dois entendre des perspectives différentes. J’ai besoin de courage pour dépasser mes contacts habituels et trouver un ensemble le plus diversifié possible de voix. Après tout, plus la personne donnant les réactions a une expérience et un contexte différents des miens plus ils vont possiblement poser des yeux neufs sur la question.

Je viens de finir de lire l’excellent livre par Michelle Obama où elle fait ces remarques “la similarité amène davantage de similarité, jusqu’à ce que vous fassiez un effort réfléchi pour la neutraliser.” Elle parlait des recruteurs à la Maison Blanche mais c’est vrai de tous ceux avec qui nous travaillons.

Mes efforts pour neutraliser la similarité impliquent un effort conscient de reconnaître mes expériences et rechercher des personnes qui en ont de différentes. À moins que je ne sois très honnête avec moi-même sur mon contexte, mes accomplissements, mon chemin de vie, il est ardu de reconnaître l’existence de quoi que ce soit de différent.

Cherchez votre opposé

Beaucoup de mes clients essaye d’encourager cette auto-évaluation sur les biais cognitifs inconscients, qui semble vraiment être la tendance. Ce que je retiens de cela est “cherchez l’opposé” car semble être une bonne place pour commencer :

  • Je cherche des personnes qui ont la moitié de mon âge.
  • Je cherche des personnes sans diplômes.
  • Je cherche des personnes qui ont changé d’industries de multiples fois.
  • Je cherche des personnes qui ont travaillé pour le même employeur pendant des décennies.
  • Je cherche des personnes qui ont vécu et ont travaillé dans des pays différents.

Comme nous changeons de saison, je veux vous soumettre le défi suivant. Sortez et faites-vous de nouveaux contacts !

FDF est partenaire de DantotsuPM

Commencez à discuter avec de nouvelles personnes

Au lieu de regarder votre montre, engagez la conversation avec vos voisins.

Faites l’effort conscient d’engager la conversation avec des personnes que vous ne connaissez pas dans la file d’attente pour déjeuner. Demandez-leur où elles travaillent et ce qu’elles font. Allez dans une autre partie de votre bâtiment et présentez-vous à de nouveaux collègues. Demandez à être conférencier externe dans d’autres réunions d’équipe pour pouvoir partager ce sur quoi travaille votre équipe avec d’autres parties de votre société.

Engagez la conversation avec des clients et des fournisseurs et demandez-leur quelles sont leurs priorités et défis pour la saison prochaine et dites-leur sur quoi vous travaillez. Découvrez s’il y a les zones d’intérêts communs et une chance de collaborer.

Un printemps d’opportunités !

Je sais que tout cela semble un travail difficile mais chacun a ce nouveau printemps à l’esprit et c’est une belle occasion de parler de ce qui a été réalisé récemment et ce qui vient ensuite.

Autrement dit vous avez déjà une entrée en matière, alors sortez et utilisez-la.

Une à une, les urgences s’éloignent

Il est des urgences que le manager de projet doit traiter en tant que telles et immédiatement…

…mais il en est d’autres, en fait la grande majorité, où temporiser ou même ne rien faire est la meilleure option.

Attention, temporiser n’est pas synonyme d’immobilisme ni prétexte à la procrastination.

One by one, the urgent goes away

https://seths.blog/2018/11/one-by-one-the-urgent-goes-away par Seth Godin

Ces urgences de l’année dernière (et du mois dernier), elles sont parties.

Elles ont été résolues, ou elles sont devenues des choses avec lesquelles vivre. Mais les urgences ne durent pas. Elles s’effacent.

Sachant cela, sachant que vous leur survivrez, à chacune d’entre elles, devient-il plus facile de voir le problème plutôt que de paniquer ?

CSP est partenaire de DantotsuPM

Un webinaire et papier blanc de Melanie Franklin nous donnent un aperçu de l’impact des approches agiles sur la façon dont nous gérons le changement !

L’utilisation d’une approche Agile est pertinente pour tout type de changement, et pas seulement pour les changements technologiques.

Melanie le précise parce que, trop souvent, on a l’impression que Agile ne s’applique qu’aux projets des nouvelles technologies.

Les principes et techniques d’Agile ont été largement adoptés dans l’ensemble de la communauté informatique, mais les initiatives de restructuration des entreprises, de changement de localisation, d’acquisition et de rationalisation des processus bénéficient toutes d’Agile.

En effet, Agile est une façon de travailler qui permet de décomposer un objectif en petits étapes, chaque pas (ou Sprint en approche Scrum) menant à une réalisation qui peut être utilisée, davantage développée et construite.

Inscription à un wébinaire gratuit à la demande

Papier Blanc en anglais pour entrer dans les détails

CertYou est partenaire de DantotsuPM

Un message de 2030 !

Un message du futur…

https://seths.blog/2018/11/a-note-from-2020/ par Seth Godin

faire grandirDix ans après l’instant présent, votre futur vous va vous remercier pour quelque chose que vous avez fait aujourd’hui, pour une chose que vous avez commencé à construire, une habitude que vous avez formée, une graine que vous avez plantée.

Même si vous n’êtes pas sûrs d’où il vous mènera, aujourd’hui est le jour pour commencer.

Biais Cognitifs – (de) Statu quo

Nous avons une tendance naturelle à préférer un statu quo au changement surtout quand il nous touche personnellement.

Le biais de statu quo est un biais émotionnel; une préférence pour l’état des choses actuel.

L’état actuel est pris comme base de référence et tout changement par rapport à cette base est subjectivement et non pas rationnellement considéré comme une perte. Toute alternative même avec de bonnes justifications est donc considérée comme inférieure à l’état actuel des choses.

Ce biais est exacerbé lorsque la nouveauté apporte des risques qui paraissent élevés. Il s’agit souvent d’une combinaison de peur de perdre quelque chose et d’attachement à ce que l’on possède ou maitrise.

En quoi suis-je concerné par ceci dans mes projets ?

Il est rare de ne pas se confronter à ce biais sur les projets car par définition, ceux-ci apportent des changements dans la manière de travailler, dans les outillages, dans les produits, dans les rapports de pouvoir…

Dans les organisations, vous rencontrerez la résistance au changement particulièrement quand vous touchez à des choses personnelles et importantes :
  • On demande de faire des d’efforts. Apprendre un nouveau travail ou nouvelle façon de le faire est vraiment difficile et ceci est trop souvent oublié.
  • On menace des besoins personnels des individus. Les plus communs des besoins spécifiques sont l’autonomie, la reconnaissance, la sécurité, le repos ou la connexion relationnelle.
  • On menace les structures de pouvoir en place, les baronnies bien établies.

Comment l’éviter le plus possible ?

Commencez par décrire de manière concrète l’état présent. Ceci donnera une base de comparaison plus factuelle et moins sentimentale à l’existant.

Puis, appliquez les recettes du management du changement pour préparer vos plans d’action, de gestion des risques et de communication.

Si possible, prévoyez des maquettes ou prototypes longtemps à l’avance pour que les personnes impactées puissent se faire une meilleure idée du changement. Il s’agit de démystifier les impacts imaginés en les remplaçant par du vécu.

Le fait d’avoir déjà été exposé à un changement le rend plus familier et déjà plus acceptable.

FDF est partenaire de DantotsuPM
Il est utile de préparer et d’avoir des antidotes efficaces quand cette résistance se manifeste (souvent lors d’une réunion projet):
  • Comprenez votre propre rôle, intérêts et objectifs. Gardez-les sur une note près de vous.
  • Quelle est la chose primordiale ? Préparez de nombreuses manières de vous en rappeler en permanence.
  • Planifiez avec soin les rencontres, les réunions et toutes les interactions.
  • Vérifiez régulièrement votre position, votre équilibre physique, mental et votre respiration.
  • Prenez une pause. Pendant cette pause, parler avec un allié ou prendre contact avec la résistance la plus active.
  • Prenez de la distance par rapport au groupe. Mentalement, ou physiquement en vous éloignant un peu du groupe.
  • Repensez ensuite à l’expérience.

Ce biais peut-il vous être utile ?

La résistance au changement est en fait une amie !
  • Elle a une fonction psychologique importante. Elle protège des choses causant trop de craintes ou d’inquiétude et qui saperaient autrement notre capacité à fonctionner.
  • Elle empêche des choses stupides de se produire. Plus la chose à changer est importante, plus de résistance nous rencontrerons et c’est bien.
  • Elle permet à certaines parties prenantes de gagner du temps pour apprendre et s’adapter.

Sans résistance => pas de travail => pas de progrès

plonger plongeur plongeon

Parlons de saut et pas nécessairement dans l’inconnu

Parfois le saut est clair et une avancée progressive ne saurait suffire.

Diving boards

https://seths.blog/2018/09/diving-boards/ par Seth Godin

plonger plongeur plongeonLe saut à la piscine est en effet évident.

Dix marches sur l’échelle.

L’attente au bout de la planche.

Le moment entre plonger et ne pas plonger.

Le saut est clair. Nous pouvons le voir et nous pouvons le sentir.

Dans la vie quotidienne, nous avons travaillé pour éliminer ce sentiment. Les organisations et les vendeurs et les amis travaillent dur pour que tout arrive graduellement au lieu de ce saut dans l’inconnu. Une avancée progressive, une presque indicible reptation le long d’une pente glissante, jusqu’à l’étape suivante quand nous savons que nous sommes dans une ornière, que nous nous ennuyons ou tombons malades.

Nous nous sommes construits des vies où nous faisons rarement de sauts. La plupart du temps, nous avançons à notre vitesse de croisière, nous nous effaçons ou nous incrémentons en douceur notre progression vers l’avant.

se lancer dans de nouvelles aventures

Cela pourrait valoir la peine d’investir l’effort de changer certaines de nos décisions en véritables sauts.

pour identifier les besoins de vos clients, une pile de documentation n’est jamais aussi efficace qu’une bonne discussion collaborative.

Envoyer par email un jeu de documents pour exprimer un besoin ou une histoire utilisateur est rarement efficace.

En effet, de nombreux échanges seront nécessaires par ce média pour parvenir le plus souvent à une compréhension fragmentaire et incomplète du besoin. Les histoires d’utilisateurs Agile comme la description des besoins en méthode Waterfall sont plus efficaces en face à face. Le non verbal est très important et le cycle rapide de questions/réponses que permet l’interaction directe ne saurait être remplacé par l’écrit.

CSP est partenaire de DantotsuPM

Il s’agit donc de collaborer pour bien comprendre quel est le besoin, i.e. quel problème est à résoudre, plutôt que de se préoccuper du format de l’histoire utilisateur ou du document.

Idéalement, vous devez tous sortir de la séance de travail avec une représentation très claire de ce à quoi ressemblera le produit ou résultat du changement.

Si vous parvenez à identifier des éléments de mesure simples et fiables et à utiliser pour capturer la situation actuelle et la future souhaitée, vous aurez déjà franchi une étape clé.

Comment planifier le changement dans un monde Agile ! de Mélanie Franklin

How to plan change in an Agile world!

Comme toujours un excellent papier détaillé en anglais de Melanie Franklin à télécharger gratuitement.

Je retiens tout particulièrement la section sur « comment s’organiser ? »

  1. Décrire ce qui va changer et à quoi ressemblera le résultat
  2. Identifier les bénéfices concrets et les coûts et les partager dans un business case simple et compréhensible
  3. Mettre en place la gouvernance et allouer les ressources à ce projet de changement
  4. Établir un plan projet avec un échéancier clair et réaliste
  5. Préparer un plan de communication

Ces 5 actions me semblent constituer une très bonne base de départ pour tout projet de transformation et de changement. Et quel projet n’introduit aucun changement ?

« Vivre c’est se transformer » par CSP

Les cahiers CSP : Transformation, agir et laisser faire

Un nouvel opus passionnant.

La transformation: Voici un sujet qui a fait couler beaucoup d’encre rue de Châteaudun chez notre sponsor CSP.

  • Téléchargez gratuitement ce cahier

    Qu’est-ce que c’est ?

  • Qu’est-ce qu’on entend par là ?
  • La transformation de quoi ?

Le concept apposé au monde de l’entreprise devenait encore plus flou … Banco !

Cela justifiait à lui seul la thématique d’un prochain Cahier. Le voici.

Cette fois, CSP a conjugué son expertise maison à celle d’entrepreneurs, coaches ou celles et ceux dont la transformation est le métier !

CSP est partenaire de DantotsuPM