Chaque projet a des parties prenantes que l’on peut qualifier de « difficiles ». Même si je peux reconnaître que quelques personnes veulent juste être difficiles et contrariantes, il y a souvent une raison valable pour que certaines soit difficiles. C’est souvent plutôt qu’elles ne s’expriment pas de la meilleure façon possible. Cela ne doit pas excuser leur comportement. Mais, regardez plus en avant pourquoi elles sont difficiles.
Par exemple, quand je traite avec des parties prenantes « difficiles », j’écoute et pose des questions pour comprendre ce qui se passe.
Par l’écoute active et en posant des questions, j’ai parfois appris des soucis légitimes et des inquiétudes qui n’ont pas été adressées, comme :
Comment un projet va-t-il impacter le travail d’une partie prenante et sa carrière dans la société ?
Une partie prenante sera-t-elle capable d’acquérir de nouvelles compétences et obtenir les connaissances nécessaires pour réussir ?
Y aurait-il une perception de trop d’inconnues et un manque d’information, de communications suffisantes sur ce qui arrive et pourquoi ?
Y aurait-il déjà trop de choses en cours dans l’organisation (ou même personnellement dans la vie de la partie prenante) qui impactent sa capacité à manager encore un changement ?
Les parties prenantes ont-elles le sentiment de perdre le contrôle ?
Les parties prenantes pensent-elles ne pas pouvoir influer sur les changements qui les impactent directement ?
Ce sont toutes des préoccupations très valides et certaines parties prenantes, plutôt qu’avoir une conversation sur ces sujets, peuvent se renfermer et résister et être donc perçues comme difficiles.
Ne collez pas de simples étiquettes sur vos parties prenantes. Ayez une conversation avec elles pour comprendre ce qui se passe. Vous serez davantage capable d’adresser la situation si vous avez des détails plutôt que de seulement essayer de gérer une partie prenante « difficile ».
Chacun des éléments de la liste ci-dessus est beaucoup plus réalisable (il peut être adressé) que d’essayer de faire changer une partie prenante difficile. Adressez les soucis et les problèmes (perçus) et managez la partie prenante.
Essayez ceci sur votre prochain projet avec une partie prenante « difficile ». Vous verrez la différence !
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Si vous managez des projets, on s’attendra à ce que vous meniez des réunions d’avancement de projet.
Vous souhaitez évidemment les diriger efficacement et bien utiliser le temps.
Vous voulez aussi que votre équipe ait confiance en vos capacités de leader.
Suivez ces indications pour une réunion productive qui aide votre projet à aller de l’avant.
Le but de la réunion d’avancement de projet
Pourquoi cette réunion ? Quels objectifs souhaitez-vous atteindre ?
La réunion de projet est une occasion pour l’équipe de partager de l’information sur le projet et la progression, tant avec le chef de projet que les uns avec les autres.
Bien que les équipes puissent travailler dans des groupes séparés, il existe souvent des dépendances et des impacts transverses.
Pour cette raison, il est important pour chacun d’obtenir des nouvelles.
La réunion de projet fournit une occasion de partager l’information à travers toute l’équipe.
Les membres fournissent des mises à jour sur l’avancement des tâches en cours et perçoivent déjà les prochains défis, tâches, ou questions.
Par exemple, vous pouvez inclure les composants suivants dans votre projet : base de données, logiciel, interface utilisateur, sécurité, matériel et formation.
Chacun de ces domaines aura ses propres progrès et statut à partager. La réunion de projet n’est pas le seul moment où vous parlerez à chacun de ces domaines. Mais il est important d’avoir cette communication transverse dans l’équipe pour réduire les risques et avancer sereinement.
Il y a de meilleures chances que le projet reste sur les rails avec moins de surprises si tous sont réunis pour communiquer de temps en temps.
L’avancement de Projet : Que mettre dans l’ordre du jour ?
Incluez ces éléments importants dans votre réunion de projet. Adaptez-les comme nécessaire mais commencez avec ceux-ci en mémoire.
Détails logistiques. Incluez la date de la réunion, la durée, l’emplacement et les participants
Assurez-vous que chacun ait l’information nécessaire.
Donnez de la visibilité si une personne clef est absente.
Fournit une liste des participants.
Introductions. Les introductions ne seront pas nécessaires si chacun se connait déjà. Mais si vous ajoutez un nouveau membre, ou avez un invité exceptionnel, faites les introductions au début.
Accomplissements. Si vous avez connu des événements marquants ou d’autres jalons importants depuis votre dernière réunion, prenez le temps de les reconnaître. Il est bon de célébrer les succès.
Prochains jalons. Vous utiliserez les jalons de votre échéancier ou plan. Les membres de l’équipe peuvent fournir l’avancement et pourcentage de complétude. Listez les jalons dans l’ordre du jour. Ainsi, les participants savent que l’on s’attend à ce qu’ils donnent une mise à jour d’avancement sur ceux-ci.
Prochains événements. Donnez la visibilité aux activités et événements dans le futur proche. D’autres peuvent avoir des idées et cette communication transverse aide l’équipe.
Les actions en cours. Vous n’aurez pas probablement le temps de résoudre toutes celles-ci, mais passez à travers la liste si vous avez le temps. Utilisez le format adopté par votre équipe, liste d’actions ou tableau, ou un outil de suivi. Incluez qui est responsable et la date de fin attendue.
Problèmes non résolus. Fournissez une liste à part de l’ordre du jour, mais n’entrez pas en mode de résolution de problèmes sur chaque item. Passez-les brièvement en revue et identifiez qui doit être impliqué dans des discussions complémentaires. Programmez des réunions spécifiques pour celles-ci. Si nécessaire, laissez quelqu’un d’autre prendre l’initiative sur un problème. Déléguez la responsabilité ou permettez à quelqu’un de se porter volontaire.
Autres besoins spécifiques du projet / Nouvelles actions et nouveaux problèmes. Adressez-les comme nécessaire. Vous pouvez demander aux membres d’équipe s’ils ont autre chose à discuter qui n’ait pas déjà été couvert.
Assurez-vous que les participants sachent d’avance à quoi s’attendre en publiant l’ordre du jour à l’avance.
Bloquez le timing des sujets de l’ordre du jour. Assurez-vous que vous utilisez le temps efficacement.
Identifiez qui mènera chaque partie de la discussion. Si vous avez un sujet sur lequel quelqu’un d’autre prendra l’initiative, indiquez leur nom. Il est très important de les prévenir l’avance en ayant une conversation quelques jours avant la réunion.
D’autres astuces pour des réunions de projet efficaces
Quelques points complémentaires à garder à l’esprit :
Le Lundi matin n’est pas un bon moment pour avoir vos réunions de statut. Les membres d’équipe ne seront pas comme préparés pour discuter le statut.
Le Vendredi après-midi non plus (j’ai appris tôt dans ma carrière de le fronce les sourcils autour de la table de conférence).
Très tôt le matin ou tard en fin de journée ne sont pas non plus des horaires recommandés.
Le milieu de la semaine fonctionne bienet donne le temps de membres d’équipe pour envelopper n’importe quels articles en suspens et est commencé sur ceux identifiés à la réunion. 15h00semble être le moment le plus favorable si vous êtes sur un même fuseau horaire.
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Merci du temps que vous avez consacré en 2018 à lire les 400 nouveaux articles publiés sur le blog, en particulier pour les 38% de fidèles lecteurs sur les plus de 400000 accès en 2018.
Merci à mes partenaires et sponsors qui me permettent, et pour certains depuis de nombreuses années, de faire vivre ce blog :
J’espère que le blog vous a permis en 2018 de découvrir quelques pépites !
Nouvelles techniques et méthodes, domaines de compétences à défricher ou approfondir, retour d’expérience, pointeurs à suivre et événements auxquels vous avez participé en 2018.
Belle année 2019 à toutes et tous, beaux projets, belles expériences, belle vie !
Très sincèrement, Michel.
PS: N’hésitez pas à commenter ce billet pour partager sur les bénéfices que vous avez tiré de la lecture de ces billets journaliers, indiquez-moi aussi ce que vous aimeriez y trouver cette année, ce qui manque…
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Plusieurs améliorations ont déjà été déployées depuis l’été dernier: Nouveau Thème WordPress plus moderne et favorisant la mise en avant des illustrations des articles, fréquence hebdomadaire de publication des annonces de rencontres pour regrouper ces types de billets, récapitulatifs des articles les plus lus chaque mois (publiés à l’occasion des périodes de congés estivaux et de fin d’année).
Pour les capacités de recherche, nous avons les catégories de billets qui ont été remaniées, les mots clés enrichis de nouvelles entrées, et bien sur la zone « Chercher mot ou expression » (à mettre entre guillemets).
Bonne lecture et n’hésitez pas à me suggérer d’autres améliorations dans la zone commentaires.
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Il est toujours passionnant pour moi d’apprendre à connaitre un peu mieux mes lecteurs, d’où cette enquête à laquelle vous avez été nombreux à contribuer. Je vous en remercie !
Voici pour commencer un aperçu de la distribution des lectrices et lecteurs du blog en fonction de leur profession.
Je remarque que des personnes pratiquant tous les jours l’agilité comme les product owners et scrum master nous rejoignent, ou bien est-ce le signe que certains des chefs de projet évoluent vers ces nouveaux métiers ?
Suivront des billets sur:
les frustrations et difficultés rencontrés dans votre travail
les habitudes qui vous rendent plus efficaces
et ce que vous appréciez ou aimeriez voir changer sur le blog DantotsuPM
Vous pouvez aussi contribuer en postant des commentaires à ce billet.
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Ce sont plus souvent les petites décisions individuelles que les grandes stratégies qui font la réussite des projets.
Contribuez activement au projet du siècle: la réduction des émissions de gaz à effet de serre.
Favorisez dès cette semaine les transports partagés comme le covoiturage, l’autopartage, le vélo, la trottinette… ou bien la toute simple marche à pied !
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J’ai créé une enquête pour récolter des informations sur les lecteurs, leurs centres d’intérêt, ce qu’ils aiment ou pas sur le blog francophone du management de projet DantotsuPM.
Je vous invite à y répondre et vous remercie par avance de vos idées d’amélioration.
Certaines suggestions des lecteurs soumises début juillet ont déjà été implémentées dont cette nouvelle interface de consultation et lecture des billets.
Chaque projet a des parties prenantes que l’on peut qualifier de « difficiles ». Même si je peux reconnaître que quelques personnes veulent juste être difficiles et contrariantes, il y a souvent une raison valable pour que certaines soit difficiles. C’est souvent plutôt qu’elles ne s’expriment pas de la meilleure façon possible. Cela ne doit pas excuser leur comportement. Mais, regardez plus en avant pourquoi elles sont difficiles.
Par l’écoute active et en posant des questions, j’ai parfois appris des soucis légitimes et des inquiétudes qui n’ont pas été adressées, comme :
Ce sont toutes des préoccupations très valides et certaines parties prenantes, plutôt qu’avoir une conversation sur ces sujets, peuvent se renfermer et résister et être donc perçues comme difficiles.
Chacun des éléments de la liste ci-dessus est beaucoup plus réalisable (il peut être adressé) que d’essayer de faire changer une partie prenante difficile. Adressez les soucis et les problèmes (perçus) et managez la partie prenante.
