Ne pouvons-nous pas juste accepter d’être en désaccord ? Faisons revivre l’art perdu du désaccord civilisé.

En ces temps de gilets jaunes et de grand débat national, cet article m’a paru particulièrement intéressant.

Cannot We All Just Disagree? Reviving the Lost Art of Civilized Disagreement

https://www.guidedinsights.com/cant-we-all-just-disagree-reviving-the-lost-art-of-civilized-disagreement/ par Nancy Settle-Murphy

Imaginez que vous faites partie d’un groupe se réunissant pour convenir d’une décision inévitable.

Lequel de ces scénarios préférez-vous:

1) Après une conversation amicale et polie, chacun consent facilement à suivre la majorité ou

2) un débat échauffé avec des personnes de points de vue opposés discutant passionnément de leurs positions respectives ?

Si vous me demandez quel scénario me rendrait plus confortable dans l’instant, mon choix pourrait être le scénario 1. Mais si vous voulez savoir quel scénario va plus probablement mener à une meilleure décision, le second est le clair gagnant, mais seulement si le leader de la réunion sait comment aider des participants à avoir un débat constructif.

Et là se trouve le problème !

Nous semblons avoir perdu la capacité (ou l’appétit) d’avoir des désaccords civilisés.  Et non pas seulement parce que notre pays est devenu si polarisé, bien que ce soit certainement un facteur contributif. Beaucoup d’entre nous n’ont pas l’état d’esprit, les compétences ou le désir de s’engager avec des personnes qui ont des perspectives divergentes. Nous sélectionnons soigneusement nos informations et conversations, préférant nous engager seulement avec ceux qui ont des vues semblables aux nôtres. Et quand nous rencontrons des points de vue opposés au nôtre, nous faisons l’équivalent du désabonnement sur FaceBook ou Twitter : Nous cessons simplement d’échanger et nous nous éloignons.

Alors, comment pouvons-nous encourager et permettre des conversations où des gens de points de vue opposés peuvent s’écouter sans jugement, apprendre les uns des autres et atteindre peut-être même un vrai accord sur des questions importantes, plutôt que simplement lâcher l’affaire pour éviter un désaccord ?

Voici quelques astuces pour les leaders et participants à des réunions sur des questions importantes où se manifestent des points de vue divergents.

Je les ai sélectionnées tant sur mes observations personnelles que celles d’auteurs de quelques excellents articles récents et plusieurs livres éternels.

Lisez les sous-titres.

que comprendre de ces retours?Il peut être difficile de saisir ce qui se passe vraiment dans le tumulte du conflit, particulièrement pendant que vous essayez désespérément de penser à une façon de remettre la conversation sur les rails. Mais cela aide si vous avez un soupçon quant à la cause du conflit. Vous pouvez alors décider comment intervenir le plus efficacement. Par exemple, si la source de conflit est le fait qu’une personne en interrompt constamment d’autres vous pourriez essayer une approche et adopter une autre tactique si vous sentez que la source de désaccord est une différence dans des valeurs ou des principes.

Coupez à travers le brouhaha.

Appelez à faire une pause pour calmer les esprits et prendre du recul.

Quand les gens s’interrompent et se disputent, en tant que leader de la réunion, vous devez trouver une façon d’intervenir. Si vous êtes en face à face, vous pouvez utiliser votre voix en la haussant de quelques décibels pour surmonter le volume, ou votre langage corporel, en faisant peut-être un « T » de vos deux mains pour demander un temps mort, ou vous déplaçant vers ceux en conflit, en établissant un contact yeux dans les yeux significatif. Lors d’une réunion virtuelle, votre voix est votre seul moyen d’essayer de changer une dynamique dysfonctionnelle. Essayez quelque chose comme : “Désolé d’interrompre, mais je dois vous demander de faire une pause pour décrire ce que j’observe.” Laissez un moment du silence avant de continuer pour vous assurer que vous avez bien tout l’attention de chacun.

Exposez ce que vous observez et pourquoi c’est un problème.

Utilisez un langage neutre et concentrez-vous sur la dynamique dont vous êtes témoin, plutôt que sur les comportements individuels. Au lieu de dire : “Laura et John, vous avez tous les deux besoin de vous calmer et d’arrêter de vous interrompre”, essayez quelque chose comme : “je remarque que certains d’entre vous sont passionnés par leurs idées, dont je soupçonne que nous pouvons tous apprendre. En fait, j’espère que chacun ici a des perspectives tout aussi passionnées à partager. Je suis soucieux, cependant, que si chacun n’a pas l’opportunité d’exposer ses perspectives, nous pourrions finir par prendre une décision mal informée. De plus, je sens que certains d’entre vous pourraient laisser tomber juste pour changer la dynamique.” Faites une nouvelle pause pour validation. En présentiel, vous pouvez chercher confirmation à travers le contact visuel  et le langage du corps. A distance, essayez de demander quelque chose comme : “quelqu’un d’autre partage-t-il ma préoccupation ?”. Attendez aussi longtemps que nécessaire pour avoir l’accord d’au moins une ou deux personnes avant de poursuivre.

Proposez une solution qui assure la sécurité psychologique de tous.

« La meilleure » solution dépendra du temps disponible, du nombre et de la distribution géographique des participants, du sens relatif de l’urgence, de la qualité des relations et d’autres facteurs. Vous pouvez vouloir proposer un processus qui permette à chacun d’exposer ses perspectives, avec son raisonnement et ses suppositions, un par un. (Si vous utilisez un outil de réunion collaborative virtuelle, permettez aux gens de participer tant oralement que par écrit.) Soyez spécifique sur le processus proposé. Par exemple : “Faisons un tour de table et laissons chacun d’entre nous compléter cette phrase : ‘ l’option que j’aime le mieux est _____ et la raison principale est ______. ’ J’enregistrerai vos réponses et vous pourrez tous les voir. Puisque nous avons seulement 10 minutes et 10 personnes, attribuons à chacun une minute maximum pour répondre. Mais d’abord, je vous donnerai un moment de réflexion silencieuse pour rassembler vos idées”. Faites cette pause puis répétez rapidement la phrase à compléter.­­­­

Assurez-vous que tous suivent le processus et soyez préparé à l’adapter si nécessaire.

Les émotions ou l’enthousiasme peuvent prendre le dessus chez quelques personnes et elles peuvent transgresser « les règles », inconsciemment ou intentionnellement. Si cela arrive, intervenez pour remettre les gens sur les rails ou chercher un consensus sur un changement de processus. Par exemple : “ Laura, désolé d’interrompre, mais il ne vous reste que 15 secondes pour partager votre raisonnement et c’est quelque chose d’important pour tous afin de bien vous comprendre. Chacun a seulement 60 secondes pour exposer ses opinions”. Si le processus ne fonctionne pas, proposez des options, comme allonger le créneau de temps prévu pour la réunion, demander aux gens d’envoyer leurs idées par écrit, ou prévoir une autre réunion. Assurez-vous que tous les participants ont une égale opportunité d’être entendus et compris.

Soulignez le besoin de partage.

Quelle est la meilleure combinaison d’idées et opinions qui fera germer la solution ?

Si nous parlons (ou écoutons) seulement les gens avec lesquels nous sommes d’accord, nous nous privons de l’occasion d’apprendre et de former de nouvelles idées. Grâce à notre capacité à créer nos propres sources d’information personnalisées, il est plus facile (et d’habitude plus confortable) de s’entretenir avec ceux dont les valeurs et croyances sont le miroir des nôtres. Rappelez à tous (et à vous-même !) que pour prendre des décisions bien informées ou produire des idées vraiment innovatrices, nous avons besoin de perspectives diverses et de points de vue divergents. Ceci signifie nous ouvrir intentionnellement aux idées qui défient nos propres idées.

Découplez les gens de leurs idées.

Une personne ne peut être assimilée à l’une de ses idées ou opinions. Nous sommes tous bien plus complexes.

La plupart des personnes veulent être appréciées. Si quelqu’un n’est pas d’accord avec nos idées, nous le prenons souvent comme un affront personnel. De même nous pouvons être peu disposés à critiquer les idées de quelqu’un d’autre de crainte de heurter leurs sentiments. Ainsi, bien que nous puissions nous demander : “à quoi pensait-elle ? ”, nous pourrions extérieurement exprimer seulement un léger scepticisme, avec une bonne dose de compliments. Il est utile de rappeler à tous qu’ils doivent examiner la qualité de leurs idées respectives, plutôt que de s’évaluer en tant que personnes. Avoir un principe de réunion comme « Challengez les idées, pas ceux qui les proposent » pourrait être utile.

CSP est partenaire de DantotsuPM

Quand vous devez prendre une décision importante en tant qu’équipe, allouez le temps nécessaire pour manager le conflit et le désaccord.

Encouragez les gens à exposer leurs multiples avis et perspectives, particulièrement quand la décision aura un impact significatif. Créez un environnement où les gens peuvent se challenger les uns les autres sans risque, de façon respectueuse.

Rappelez-vous que les décisions qui sont les plus faciles et les plus rapides à atteindre sont rarement les meilleures.

Pour aller plus loin:

Liens

Articles et livres

Examinez de plus près pourquoi certaines personnes vous paraissent « difficiles ».

Comment travailler efficacement avec des parties prenantes de projet « difficiles » ?

Engaging “Difficult” Stakeholders

https://www.ginaabudi.com/engaging-difficult-stakeholders/ Par Gina Abudi

Chaque projet a des parties prenantes que l’on peut qualifier de « difficiles ». Même si je peux reconnaître que quelques personnes veulent juste être difficiles et contrariantes, il y a souvent une raison valable pour que certaines soit difficiles. C’est souvent plutôt qu’elles ne s’expriment pas de la meilleure façon possible. Cela ne doit pas excuser leur comportement. Mais, regardez plus en avant pourquoi elles sont difficiles.

Par exemple, quand je traite avec des parties prenantes « difficiles », j’écoute et pose des questions pour comprendre ce qui se passe.

Par l’écoute active et en posant des questions, j’ai parfois appris des soucis légitimes et des inquiétudes qui n’ont pas été adressées, comme :

  • Comment un projet va-t-il impacter le travail d’une partie prenante et sa carrière dans la société ?
  • Une partie prenante sera-t-elle capable d’acquérir de nouvelles compétences et obtenir les connaissances nécessaires pour réussir ?
  • Y aurait-il une perception de trop d’inconnues et un manque d’information, de communications suffisantes sur ce qui arrive et pourquoi ?
  • Y aurait-il déjà trop de choses en cours dans l’organisation (ou même personnellement dans la vie de la partie prenante) qui impactent sa capacité à manager encore un changement ?
  • Les parties prenantes ont-elles le sentiment de perdre le contrôle ?
  • Les parties prenantes pensent-elles ne pas pouvoir influer sur les changements qui les impactent directement ?

résistance au changementCe sont toutes des préoccupations très valides et certaines parties prenantes, plutôt qu’avoir une conversation sur ces sujets, peuvent se renfermer et résister et être donc perçues comme difficiles.

Ne collez pas de simples étiquettes sur vos parties prenantes. Ayez une conversation avec elles pour comprendre ce qui se passe. Vous serez davantage capable d’adresser la situation si vous avez des détails plutôt que de seulement essayer de gérer une partie prenante « difficile ».

Chacun des éléments de la liste ci-dessus est beaucoup plus réalisable (il peut être adressé) que d’essayer de faire changer une partie prenante difficile. Adressez les soucis  et les problèmes (perçus) et managez la partie prenante.

Essayez ceci sur votre prochain projet avec une partie prenante « difficile ». Vous verrez la différence !

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Voici de nombreuses astuces pour des réunions de projet plus efficaces.

Commençons par un modèle d’ordre du jour de réunion d’avancement de projet.

How to Create a Project Status Meeting Agenda [Free Template]

http://projectbliss.net/project-status-meeting-agenda/ par Leigh Espy

Si vous managez des projets, on s’attendra à ce que vous meniez des réunions d’avancement de projet.

Vous souhaitez évidemment les diriger efficacement et bien utiliser le temps.

Vous voulez aussi que votre équipe ait confiance en vos capacités de leader.

Suivez ces indications  pour une réunion productive qui aide votre projet à aller de l’avant.

Le but de la réunion d’avancement de projet

Pourquoi cette réunion ? Quels objectifs souhaitez-vous atteindre ?

La réunion de projet est une occasion pour l’équipe de partager de l’information sur le projet et la progression, tant avec le chef de projet que les uns avec les autres.

Bien que les équipes puissent travailler dans des groupes séparés, il existe souvent des dépendances et des impacts transverses.

Pour cette raison, il est important pour chacun d’obtenir des nouvelles.

La réunion de projet fournit une occasion de partager l’information à travers toute l’équipe.

Les membres fournissent des mises à jour sur l’avancement des tâches en cours et perçoivent déjà les prochains défis, tâches, ou questions.

Par exemple, vous pouvez inclure les composants suivants dans votre projet : base de données, logiciel, interface utilisateur, sécurité, matériel et formation.

Chacun de ces domaines aura ses propres progrès et statut à partager. La réunion de projet n’est pas le seul moment où vous parlerez à chacun de ces domaines. Mais il est important d’avoir cette communication transverse dans l’équipe pour réduire les risques et avancer sereinement.

Il y a de meilleures chances que le projet reste sur les rails avec moins de surprises si tous sont réunis pour communiquer de temps en temps.

L’avancement de Projet : Que mettre dans l’ordre du jour ?

Incluez ces éléments importants dans votre réunion de projet.  Adaptez-les comme nécessaire mais commencez avec ceux-ci en mémoire.

  • Détails logistiques. Incluez la date de la réunion, la durée, l’emplacement et les participants
    • Assurez-vous que chacun ait l’information nécessaire.
    • Donnez de la visibilité si une personne clef est absente.
    • Fournit une liste des participants.
  • Introductions. Les introductions ne seront pas nécessaires si chacun se connait déjà. Mais si vous ajoutez un nouveau membre, ou avez un invité exceptionnel, faites les introductions au début.
  • Accomplissements. Si vous avez connu des événements marquants ou d’autres jalons importants depuis votre dernière réunion, prenez le temps de les reconnaître. Il est bon de célébrer les succès.
  • Prochains jalons.  Vous utiliserez les jalons de votre échéancier ou plan.  Les membres de l’équipe peuvent fournir l’avancement et pourcentage de complétude. Listez les jalons dans l’ordre du jour. Ainsi, les participants savent que l’on s’attend à ce qu’ils donnent une mise à jour d’avancement sur ceux-ci.
  • Prochains événements. Donnez la visibilité aux activités et événements dans le futur proche. D’autres peuvent avoir des idées et cette communication transverse aide l’équipe.
  • Les actions en cours. Vous n’aurez pas probablement le temps de résoudre toutes celles-ci, mais passez à travers la liste si vous avez le temps. Utilisez le format adopté par votre équipe, liste d’actions ou tableau, ou un outil de suivi. Incluez qui est responsable et la date de fin attendue.
  • Problèmes non résolus.  Fournissez une liste à part de l’ordre du jour, mais n’entrez pas en mode de résolution de problèmes sur chaque item. Passez-les brièvement en revue et identifiez qui doit être impliqué dans des discussions complémentaires. Programmez des réunions spécifiques pour celles-ci. Si nécessaire, laissez quelqu’un d’autre prendre l’initiative sur un problème. Déléguez la responsabilité ou permettez à quelqu’un de se porter volontaire.
  • Autres besoins spécifiques du projet / Nouvelles actions et nouveaux problèmes. Adressez-les comme nécessaire. Vous pouvez demander aux membres d’équipe s’ils ont autre chose à discuter qui n’ait pas déjà été couvert.
SMPP est Partenaire de DantotsuPM

==> Téléchargez votre Free Project Status Meeting Agenda template

Points Complémentaires

  • Assurez-vous que les participants sachent d’avance à quoi s’attendre en publiant l’ordre du jour à l’avance.
  • Bloquez le timing des sujets de  l’ordre du jour. Assurez-vous que vous utilisez le temps efficacement.
  • Identifiez qui mènera chaque partie de la discussion. Si vous avez un sujet sur lequel quelqu’un d’autre prendra l’initiative, indiquez leur nom. Il est très important de les prévenir l’avance en ayant une conversation quelques jours avant la réunion.

D’autres astuces pour des réunions de projet efficaces

Quelques points complémentaires à garder à l’esprit :

  • Le Lundi matin n’est pas un bon moment pour avoir vos réunions de statut. Les membres d’équipe ne seront pas comme préparés pour discuter le statut.
  • Le Vendredi après-midi non plus  (j’ai appris tôt dans ma carrière de le fronce les sourcils autour de la table de conférence).
  • Très tôt le matin ou tard en fin de journée ne sont pas non plus des horaires recommandés.
  • Le milieu de la semaine fonctionne bien et donne le temps de membres d’équipe pour envelopper n’importe quels articles en suspens et est commencé sur ceux identifiés à la réunion. 15h00 semble être le moment le plus favorable si vous êtes sur un même fuseau horaire.

 

meilleurs vœux à tous les managers de projets et leurs équipes pour 2019 de la part de DantotsuPM, le blog francophone du management de projets !

D’où que vous veniez…

France, Canada, États Unis, Maroc, Tunisie, Belgique, Suisse, Algérie, Côte d’Ivoire, Cameroun…

Lectrices et lecteurs par pays.

Merci

Merci du temps que vous avez consacré en 2018 à lire les 400 nouveaux articles publiés sur le blog, en particulier pour les 38% de fidèles lecteurs sur les plus de 400000 accès en 2018.

Merci à mes partenaires et sponsors qui me permettent, et pour certains depuis de nombreuses années, de faire vivre ce blog :

J’espère que le blog vous a permis en 2018 de découvrir quelques pépites !

Nouvelles techniques et méthodes, domaines de compétences à défricher ou approfondir, retour d’expérience, pointeurs à suivre et événements auxquels vous avez participé en 2018.

Belle année 2019 à toutes et tous, beaux projets, belles expériences, belle vie !

Très sincèrement, Michel.

PS: N’hésitez pas à commenter ce billet pour partager sur les bénéfices que vous avez tiré de la lecture de ces billets journaliers, indiquez-moi aussi ce que vous aimeriez y trouver cette année, ce qui manque…

Le livre « Réussir un project avec Prince2 » Version 2017 est maintenant disponible

Attention, le titre du livre sur Amazon a un petit problème d’orthographe « reassir » au lieu de « réussir ».

Partenaire de DantotsuPM
Livre sur Amazon

Relisez le livre blanc de QRP International sur les différences liées à cette nouvelle version:

Livre blanc de QRP International sur comprendre la version 2017 de Prince2 et découvrir les 4 tendances du management de projets
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quels sont les principaux retours des lectrices et lecteurs DantotsuPM pour améliorer le blog en 2018-2019 ?

Plusieurs améliorations ont déjà été déployées depuis l’été dernier: Nouveau Thème WordPress plus moderne et favorisant la mise en avant des illustrations des articles, fréquence hebdomadaire de publication des annonces de rencontres pour regrouper ces types de billets, récapitulatifs des articles les plus lus chaque mois (publiés à l’occasion des périodes de congés estivaux et de fin d’année).

Pour les capacités de recherche, nous avons les catégories de billets qui ont été remaniées, les mots clés enrichis de nouvelles entrées, et bien sur la zone « Chercher mot ou expression » (à mettre entre guillemets).

Bonne lecture et n’hésitez pas à me suggérer d’autres améliorations dans la zone commentaires.

démographie des répondants à l’enquête de satisfaction 2018 du blog DantotsuPM

Il est toujours passionnant pour moi d’apprendre à connaitre un peu mieux mes lecteurs, d’où cette enquête à laquelle vous avez été nombreux à contribuer. Je vous en remercie !

Voici pour commencer un aperçu de la distribution des lectrices et lecteurs du blog en fonction de leur profession.

Je remarque que des personnes pratiquant tous les jours l’agilité comme les product owners et scrum master nous rejoignent, ou bien est-ce le signe que certains des chefs de projet évoluent vers ces nouveaux métiers ?

Suivront des billets sur:

  • les frustrations et difficultés rencontrés dans votre travail
  • les habitudes qui vous rendent plus efficaces
  • et ce que vous appréciez ou aimeriez voir changer sur le blog DantotsuPM

Vous pouvez aussi contribuer en postant des commentaires à ce billet.

à l’occasion de la semaine de la mobilité, je vous propose de réfléchir à cette citation de Stephen Covey

Ce sont plus souvent les petites décisions individuelles que les grandes stratégies qui font la réussite des projets.

Contribuez activement au projet du siècle: la réduction des émissions de gaz à effet de serre.

Favorisez dès cette semaine les transports partagés comme le covoiturage, l’autopartage, le vélo, la trottinette… ou bien la toute simple marche à pied !

suivez vos passions en cette rentrée 2018 !

Mieux vaut mourir par passion que d’ennui, dans nos projets aussi !

le 31 Août est la Journée mondiale du blog ! Et si vous me donniez qq idées pour améliorer DantotsuPM ?

J’ai créé une enquête pour récolter des informations sur les lecteurs, leurs centres d’intérêt, ce qu’ils aiment ou pas sur le blog francophone du management de projet DantotsuPM.

Je vous invite à y répondre et vous remercie par avance de vos idées d’amélioration.

Certaines suggestions des lecteurs soumises début juillet ont déjà été implémentées dont cette nouvelle interface de consultation et lecture des billets.

Merci de répondre à l’enquête (https://fr.surveymonkey.com/r/FVQW6XQ)

 

 

Par avance, merci !