Déstressez votre équipe projet : Justice et bienveillance sont primordiales !

Sixième item stressant pour l’équipe projet : le sentiment d’injustice amplifie la peur de mal faire.

Relisez le billet d’introduction qui présente cette brève série de billets sur ce sujet.

Il est du devoir du manager de projet d’assurer la justice organisationnelle et de promouvoir la bienveillance. En effet, l’un des facteurs d’insatisfaction et de stress est d’avoir le sentiment d’être victime d’une injustice. Hors, le manager de projet est souvent écartelé entre des demandes difficiles à concilier et qui impacteront directement l’équipe.

Les cas les plus courants sont les restrictions budgétaires, l’accélération des échéances, des changements dans les exigences ou leurs priorités

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Dans chacune de ces situations, des compromis devront être trouvés mais aucun ne devrait être accepté qui puisse être ressenti comme une injustice par des membres de l’équipe projet.

Il convient donc de discuter des problématiques, des options de réponses et des impacts avec l’ensemble de l’équipe pour que la décision soit comprise de tous sinon aimée.

Conformez vous au code éthique du PMI® et apprenez à l’utiliser à votre avantage pour répondre aux demandeurs et au management. Il apporte une logique à vos arguments et les replace dans le contexte plus global de ce que l’entreprise cherche à réaliser.

Essayer de se justifier avec du « C’est pas ma faute : c’est le sponsor, la direction, le client… qui l’impose » n’est pas acceptable pour des personnes qui se démènent chaque jour pour réussir le projet.

au secoursEnfin, si l’un des membre de l’équipe commet une erreur involontaire, il doit savoir que le manager de projet et l’équipe projet seront là pour l’aider à rectifier le tir plutôt que chercher à le blâmer.

Cette solidarité  et bienveillance entre membres de l’équipe projet font souvent la différence entre réussite et échec.

Voici pourquoi sourire en ce premier vendredi du mois d’octobre

La Journée mondiale du sourire, le 1er vendredi d’octobre, a été inventée par un artiste de Worcester (USA), Harvey Ball, qui a créé le célèbre smiley en 1963.

Curieusement, si les Smiley et émoticônes sont toujours aussi présents dans nos vies, nous utilisons désormais le terme « emoji » venu du Japon pour les désigner. Comme quoi, le sourire est très international !

Selon, Ron Gutman qui a mené de nombreuses études dans le monde entier sur le sourire :

  • Moins de 3€ sur Amazon en format Kindle, de quoi sourire !

    Les personnes qui ont un grand sourire réussissent mieux dans la vie

  • Le pouvoir du sourire transcende les cultures
  • Le sourire est contagieux
  • Le sourire agit sur notre psychique, notre physique (pression sanguine par exemple) et notre stress
  • Le sourire nous fait paraître encore plus compétent

Le sourire nous permet aussi de convaincre « Sourions pour convaincre ! »

de réseauter et rencontrer de nouvelles personnes plus facilement « 5 astuces rapides pour réseauter avec plus de confiance en soi »

et d’accroître notre éloquence !

Alors qu’attendons-nous pour sourire à nos vies professionnelles comme personnelles ?

Déstressez votre équipe projet : Souciez-vous de son bien être

Le bien être au travail n’est pas seulement une question d’ambiance mais elle y contribue fortement.

Relisez le billet d’introduction.

Troisième item stressant pour l’équipe projet après les rôles et responsabilité et les communications: L’ambiance, l’atmosphère du projet et les bonnes conditions de travail.

Nous ne sommes bien sûr pas au Club Med, il ne s’agit pas de « simplement » mettre en service un babyfoot dans l’open space.

Mais il est certain qu’une mauvaise ambiance au travail sape le moral, réduit la productivité, fait voir seulement le mauvais côté des tâches et induit des tensions dans l’équipe.

Hors, le manager de projet a un rôle important dans l’animation de l’équipe projet. Il/elle peut et doit créer une réelle cohésion d’équipe. Ceci est aussi et peut-être encore plus le cas quand l’équipe est géographiquement distribuée.

Après s’être assuré que chacun a ce qu’il faut pour bien réaliser ses tâches, i.e. les moyens de bien travailler, il/elle doit dégager une peu de budget pour organiser des rencontres de cohésion d’équipe (« teaming ») ainsi que fournir un environnement le plus agréable possible à l’équipe.

Pendant le projet, les moments favorables abondent pour renforcer le bien être.

  • Célébrer les succès (même petits) et le passage de jalons
  • Organiser des pots d’arrivée quand de nouvelles ressources rejoignent le projet
  • Arranger des sessions communes de revue des besoins entre demandeurs et membres de l’équipe
  • Prévoir des tests et revues des livrables avec l’ensemble de l’équipe et des partie prenantes clés
  • Réfléchir ensemble ou au moins consulter sur la meilleure stratégie pour les prochaines étapes
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Il n’est pas superflu mais au contraire vital pour le projet d’avoir une équipe qui se sent bien et a envie de travailler ensemble.

Déstressez votre équipe projet et vous-même aussi en vous souciant du « well-being » sur le projet !

Déstressez votre équipe projet : Communiquez davantage et partagez une vision commune

Une vision commune et partagée des objectifs du projet et une forte communication déstressent tous les membres du projet, vous y compris.

Relisez le billet d’introduction.

Le second item stressant pour l’équipe projet après le manque de clarté sur les rôles et responsabilités, est que les informations leur manquent pour pouvoir bien travailler.

Le plan de communication et les outils collaboratifs ainsi que les « daily stand-up » et autres réunions d’avancement et d’équipe projet sont autant d’outils de communication pour le manager de projet et son équipe. Le manager de projet doit donc s’attacher à être un excellent facilitateur et communiquant au sein de l’équipe projet et au nom de celle-ci pour toutes les parties prenantes.

Une autre source majeure d’anxiété est aussi d’avancer dans l’obscurité sans lumière pour nous indiquer le chemin à suivre. Hors la vision projet, la description simple et claire des objectifs du projet, est cette lumière dans la nuit qui va guider les bateaux au port et les préserver des écueils.

Il convient d’ajouter à cette communication de la vision des retours fréquents et précis sur l’avancement du projet en toute transparence.

Exposer clairement les progrès réalisés sur chaque livrable intermédiaire avec les retards éventuels qui font partie de la vie normale de tout projet.

Ce n’est pas pour rien que l’on peut souvent entendre ou lire que 80% du travail du manager de projet est la communication.

Déstressez votre équipe projet : Clarifiez les rôles et responsabilités de chacun

Commençons par un item particulièrement stressant pour tout un chacun : Quel est mon rôle ? Qu’attend-on de moi ? Quelles sont exactement mes responsabilités ?

Relisez le billet d’introduction.

Ne pas savoir ce qui est attendu de nous est stressant. Ceci est d’autant plus vrai que nous évoluons de plus en plus souvent dans des équipes transverses et multi disciplinaires. Il n’est pas rare que les membres de l’équipe projet aient peu d’occasions de se rencontrer en face à face pour faire connaissance.

Voici une source de stress que la ou le manager de projet peut attaquer de front.

En effet, la matrice RACI ou RAM est un précieux outil qui est justement conçu pour mettre au clair les rôles et responsabilités de chacune et chacun.

Notre partenaire PMGS nous propose un modèle simple de Matrice d’Affectation des Ressources. Télécharger gratuitement ce modèle RACI.
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Truc Perso : Parler dans la matrice des responsabilités des livrables du projet

J’ai pu au fil des ans et des jobs différents apprendre à apprécier et à utiliser cet outil si utile qu’est le RACI.

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L’une des manières de l’utiliser qui n’est pas décrite explicitement dans le PMBoK Guide mais qui fonctionne bien pour moi consiste à parler dans la matrice des responsabilités des livrables du projet car ils sont plus concrets et facilement matérialisables que des processus ou fonctions.

Ils permettent des discussions plus actives entre les membres de l’équipe lors de la répartition de qui fait quoi sur tel ou tel livrable du projet.

En partant des livrables des organisations et personnes en présence, il est facile avec le RACI de réaliser un tableau partagé du « qui fait quoi ». En effet, les livrables sont beaucoup plus concrets que les processus. Ils sont plus exacts et précis que les descriptifs des rôles et responsabilités des organisations qui, pour être totalement honnêtes, donnent souvent une image de ce que l’on voudrait qu’ils soient idéalement plutôt que de la réalité.

Pour chaque livrable, il est relativement aisé de tomber d’accord sur qui est capable de le produire, avec qui, en le communiquant à qui et qui en porte ultimement la responsabilité car le livrable est concret, palpable.

Nous obtenons donc dans ce RACI une ligne par livrable. En ordonnançant les livrables par processus et étapes dans ces processus, nous avons sous les yeux une photo assez complète de qui fait et fera quoi exactement. Ceci met souvent en évidence des problèmes d’alignements organisationnels, d’aller-retour à répétition entre plusieurs personnes ou organisations pour des livrables qui s’enchainent.

Voici autant d’opportunités de faire sauter des passages de frontières organisationnelles qui ralentissent le projet sans forcément ajouter beaucoup de valeur (en particulier du point de vue du client final) et de fluidifier les processus en réalignant les tâches.

Si vous parvenez à réaliser ce travail en commun avec les personnes impliquées et impactées, elles accepteront d’autant plus facilement les tâches à venir que ce sont elles qui les auront identifiées et auront proposé de s’en charger.

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droit dans ses bottes, pieds bien ancrés

Comment garder les pieds sur terre en ces  temps agités : 12 habitudes simples et réalisables à tester et adopter ?

Commencez dès aujourd’hui à développer les habitudes et les stratégies qui vous maintiendront bien campé sur vos deux pieds quand  tout autour de vous chavire.

How to Stay Grounded in Hectic Times https://www.lollydaskal.com/leadership/how-to-stay-grounded-in-hectic-times/ par Lolly Daskal

Nous travaillons tous toujours plus longtemps et stressons davantage, plus occupés que jamais. Mais il est vraiment possible de manager tout ce qui arrive, de rester les deux pieds sur terre même quand tout autour de nous semble échapper à tout contrôle.

Voici 12 habitudes simples mais très réalisables à essayer.

1. Possédez l’instant présent.

Quand vous pouvez faire de ce moment le moment le plus important, rien ne peut vous dépasser.

Rien ne vous maintient aussi solide que d’être totalement présent.

2. Prenez en charge vos émotions.

La dernière chose que vous voulez est perdre le contrôle de vous-même quand vous en avez le plus besoin.

Apprenez à vous à réguler vos émotions et réponses pour en être toujours maître.

3. Contrôlez vos choix.

Il y a beaucoup de facteurs extérieurs à votre contrôle. Aussi, soyez intentionnel dans la focalisation de votre énergie et de vos actions sur les choses que vous pouvez réellement influencer.

4. Augmentez votre confiance en vous-même.

Si le fait de douter de vous-même est un problème pour vous, commencez dès maintenant à faire quotidiennement des exercices, avec un coach ou un conseiller si nécessaire, pour construire votre confiance. Ainsi, elle sera prête à vous alimenter pendant les difficultés et les challenges.

5. Aidez quelqu’un d’autre.

Les périodes où vous êtes le plus occupé sont les moments où il est le plus important de dégager du temps pour les autres.

Il y a un grand pouvoir à sortir de vos propres difficultés et perspectives, ne serait-ce que pour un instant.

6. Prenez du temps pour réfléchir.

Le temps de réflexion c’est quand vous vous donnez la permission de faire la sourde oreille et de vous accorder un répit. Cela a beaucoup plus de valeur qu’une simple pause, c’est un processus d’ancrage qui est essentiel à la réussite.

7. Apprenez à dire non.

Quand vous vous consumez et êtes trop occupé pour reprendre votre souffle, rappelez-vous que la meilleure façon de garder les pieds sur terre est d’apprendre à dire non. Souvenez-vous: Quand vous dites non à quelque chose sans réelle importance vous dites oui à quelque chose d’important.

8. Maintenez-vous en bonne santé.

Cela signifie vous construire un corps sain, un esprit sain, des pensées saines. Pensez positif, faites quotidiennement de l’exercice, mangez sain, travaillez dur, restez fort, inquiétez-vous moins, dansez davantage, aimez bien et soyez heureux. C’est ainsi que vous restez sain et plein d’énergie.

9. Nourrissez-vous.

Prenez soin de vos pensées, vos buts, vos désirs, vos espoirs, vos rêves.

Nourrissez-les de votre clairvoyance et dévouement et donnez-leur de la place pour grandir.

10. Déstressez pour éviter la maladie.

Pensez à ce qui vous soucie, vous inquiète, ou vous stresse et trouvez une façon de le manager. Le stress, le souci et le doute sont des forces négatives majeures dans la vie mais seulement si vous leur permettez de l’être.

11. Créez une routine et accrochez-vous y.

Il est normal de se sentir instable quand vous faites trop de choses en même temps. Si le multitâche est un challenge pour vous, apprenez à vous créer une routine et persévérez. Abordez une chose à la fois, jusqu’à ce qu’elle soit terminée puis passez à la suivante.

12. Choisissez-vous vous-même.

Dégager du temps pour vous-même peut sembler contreproductif, mais c’est justement de cela dont il s’agit. Prenez un moment et permettez-vous de vous réinitialiser, réévaluer et repenser.

Dressez votre propre ikigaï ! Relisez ce billet.

Les gens allouent du temps aux choses qui sont les plus importantes, faites donc de vous-même une priorité.

Commencez dès aujourd’hui à développer les habitudes et stratégies qui vous maintiendront bien stable sur vos deux pieds quand  tout autour de vous vacille.

Déstressez votre équipe projet ainsi que vous-même : 8 choses simples à faire

Ne soyez pas un manager de projet passif face au stress des membres du projet et de ses parties prenantes.

Il y a des actions de prévention simples que vous pouvez initier et mettre en œuvre pour contrer les facteurs de stress.

Pour poser les bases de la petite série de billets que je me prépare à écrire sur le sujet, je vous propose d’abord de reprendre la définition du stress. Puis nous échangerons sur comment s’attaquer de manière concrète et pratique à 8 des principales causes de stress dans le projet !

Pour bon nombre d’entre nous, le stress est un concept fourre-tout désignant un vague sentiment de malaise. Et pourtant, il est une réaction physiologique bien réelle à une stimulation extérieure physique, psychique ou sensorielle.

Le corps produit alors des hormones spécifiques pour répondre à cette menace perçue. Cette notion de menace perçue a été étendue à tout état de perturbation provoqué par la confrontation avec un danger physique ou psychique, un environnement difficile. Ce quasi-réflexe a permis à nos ancêtres de survivre et il se décompose en trois étapes : alarme, résistance, épuisement. On parle de nos jours du stress d’un examen, d’une rupture sentimentale, d’une compétition, d’un accident, du bruit ou de la pollution.

Concentrons-nous sur le stress induit par les projets et trop souvent par nous-mêmes en tant que managers de projets !

Comment attaquer et autant que possible prévenir 8 des causes principales de stress dans le projet ?

  1. Clarifier les rôles et responsabilités de chacun
  2. Communiquer, partager une vision commune
  3. Mettre une bonne ambiance, « well being »
  4. Protéger face aux demandes contradictoires
  5. Mettre en adéquation les ressources et les objectifs (dates irréalistes par exemple)
  6. Assurer la justice organisationnelle et promouvoir la bienveillance
  7. Contrôler et anticiper la charge de travail
  8. Donner des perspectives d’avenir pour l’après-projet
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Je publierai des billets séparés sur chacune de ces actions préventives.

Astuces et bonnes pratiques dans le management de projet furent les billets plus lus en Juin 2019 sur DantotsuPM

En juin dernier, plusieurs aspects clés du management de projets furent couverts : Réunions, faire avancer son projet, 172 pratiques des meilleurs chefs de projets et même l’art de la lenteur !

Comment tuer les réunions inutiles : 7 astuces utiles

Êtes-vous trop souvent scotchés dans la folle récurrence des réunions ?

Des leaders partagent leurs astuces sur la façon d’avoir moins et de meilleures réunions.

Alors, considérez les astuces suivantes pour tailler dans le nombre de réunions et rendre les restantes meilleures.

Comment faire avancer votre projet en 5 étapes très simples

Modèle de Cialdini

Influence et persuasion sont des compétences business nécessaires pour faire avancer vos projets. La bonne nouvelle est qu’influence et persuasion sont des compétences que l’on peut apprendre et améliorer. En comprenant les principes clés de la persuasion et mettant en œuvre quelques outils stratégiques, les leaders peuvent influencer les parties prenantes à chaque niveau de l’organisation, faire sauter les barrières internes et mettre les projets en mouvement rapide et efficace vers le succès.

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Découvrez les 6 principes et 5 étapes dans l’art d’influencer.

7 astuces pour mener une réunion réellement efficace

Avant ==> Pendant ==> Après ; Tous ces moments sont critiques pour faire de votre rencontre un événement vraiment réussi et productif.

Suivez ces astuces pour rendre votre prochaine réunion aussi efficace que possible.

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172 pratiques des meilleurs chefs de projets : un entretien avec Jean-Charles Savornin

Livre sur Amazon

Êtes-vous déjà ou souhaitez-vous devenir chef de projet 5 étoiles ?

Jean-Charles, tu as publié le mois dernier un nouvel ouvrage intitulé « Mettez du leadership dans vos projets – les 172 pratiques des meilleurs chefs de projets ».

Pourquoi avoir écrit ce livre ?

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Journée Internationale de la Lenteur le 21 Juin lancée depuis plusieurs année par nos amis Québecois !

Je vous propose de relire le billet de Rose-Hélène Humeau sur l’art de prendre son temps pour en reprendre le contrôle: PAS LE TEMPS… …VOUS ÊTES PRESSÉ ?

Même si le 21 Juin est passé depuis 2 mois, les journées sont encore longues en Août, alors profitez-en pour prendre votre temps pour faire ce que vous avez à faire. Et si vous n’avez rien à faire, c’est encore mieux… vous prendrez votre temps pour regarder le temps passer !

Quels furent les 5 billets sur le management de projets les plus lus en Janvier 2019 ?

Avec plus de 36000 visites, 31 billets publiés, 23000 visiteurs, Janvier fut un mois très actif.

Peut-être avez-vous loupé ou envie de relire ces billets en cette période estivale plus calme pour beaucoup ?

5 façons de désencombrer votre esprit !

Les chefs de projets ont tellement de choses à se rappeler et dont se soucier sur leurs projets (en plus de leur vie personnelle) que leur esprit peut parfois être surchargé… Alors, voici quelques techniques pour faire du ménage dans vos pensées avant, pendant et après vos vacances !

Les excellents négociateurs écoutent bien plus qu’ils ne parlent.

Pourquoi ?
  • Écouter permet de comprendre son interlocuteur
  • Écouter permet d’établir une connexion avec la personne
  • Écouter permet d’arriver plus rapidement à un oui partagé

Comment ? Relisez ce billet.

Voici de nombreuses astuces pour des réunions de projet plus efficaces.

Commençons par un modèle d’ordre du jour de réunion d’avancement de projet. La réunion de projet est une occasion pour l’équipe de partager de l’information sur le projet et la progression, tant avec le chef de projet que les uns avec les autres. Bien que les équipes puissent travailler dans des groupes séparés, il existe souvent des dépendances et des impacts transverses.

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Ne pouvons-nous pas juste accepter d’être en désaccord ? Faisons revivre l’art perdu du désaccord civilisé.

En ce mois de janvier où les gilets jaunes et le grand débat national faisait l’actualité, cet article a retenu votre attention. Il contient quelques astuces pour les leaders et participants à des réunions sur des questions importantes où se manifestent des points de vue divergents.

Qu’est-ce que le Management by « Wandering Around » (le management en se baladant) ?

Voici un rappel intéressant d’une méthode qui n’a rien de nouveau et qui n’a pourtant pas perdu en efficacité dans notre monde du 21ème siècle où règnent les relations virtuelles.

Connaissez-vous la « Règle du Coucher du soleil » ? L’appliquez-vous ?

Pourquoi remettre jusqu’à demain ce que vous pouvez faire le jour même ?

À moins que vous ne travailliez chez Walmart, vous n’avez jamais probablement entendu parler de la règle du coucher de soleil.

L’observation de la Règle du Coucher du soleil est très simple: « Que ce soit une requête d’un magasin, d’un client ou un appel d’un collègue au bout du couloir, nous donnons notre meilleur pour fournir le service à nos clients et entre nous, le jour même. »

Manageriez-vous votre courrier électronique, répondeur vocal ou toute autre correspondance projet avec les membres de votre équipe projet un peu différemment si vous saviez que cela implique une réponse avant la fin du jour ?

Bien sûr, vous avez des priorités, une charge de travail déjà importante, des dizaines de messages réclamant votre attention chaque jour…

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Et si, pour toute communication qui vous est directement adressée, vous vous efforciez pendant quelques jours de systématiquement répondre le jour même ?

Si possible avec une solution, un livrable, l’information demandée si ceux-ci demandent peu d’efforts et de temps. Sinon, avec une simple note disant quand vous pensez pouvoir répondre.

Bénéfice additionnel: Vous quittez le travail l’esprit serein et sur le sentiment d’avoir fait une chose positive.

Alors, on essaie ?