The Kaizen Project Manager

http://www.projecttimes.com/articles/the-kaizen-project-manager.html Par Jarett Hailes

Les chefs de projet ont la tâche difficile d’assembler une équipe pour produire quelque chose d’exceptionnel, souvent dans des contraintes de budget et d’échéances serrés. Dans ces situations sous pression, les équipes projet doivent pouvoir fonctionner ensemble d’une façon aussi optimale que possible. Même si les équipes nouvellement formées ont souvent besoin de temps pour trouver leur rythme et développer des processus efficaces, une équipe expérimentée avec plusieurs projets derrière elle peut aussi constater que les façons de faire son travail pourraient être réalisées plus efficacement.

Vu cette constante exigence de trouver de meilleures façons de faire les choses, comment un chef de projet peut-il investir au mieux son temps pour faire mieux fonctionner une équipe ?

Une approche est d’essayer de découvrir des inefficacités majeures et d’implémenter de grands changements de fond en comble. Ces types de changements sont souvent les plus difficiles à réaliser, indépendamment de si votre équipe projet comporte deux personnes ou mille. De grands changements sont envisagés avec la crainte, le doute, l’inertie, la paresse et bien d’autres barrières. Notre enthousiasme initial pour le changement peut diminuer s’il n’y a pas de résultats immédiats et à la fin il peut y avoir une décision consciente ou inconsciente d’abandonner le changement. C’est pourquoi tant d’entre nous laissent tomber les résolutions du nouvel an; souvent ce sont de grandes déclarations visionnaires qui impliquent une grande quantité de changement.

Au lieu d’essayer de faire de grands changements, nous pouvons nous concentrer sur l’implémentation d’un processus de développement progressif qui permet aux équipes projet de continuellement s’améliorer avec des changements petits mais significatifs. Le terme japonais « kaizen” signifie “amélioration continue” et des méthodologies ont été développées qui implémentent kaizen par petites étapes, progressives et constantes pour apporter des changements spectaculaires après quelques temps. Kaizen a été utilisé dans des méthodes industrielles « Lean » dans des sociétés comme Toyota, Intel et Lockheed Martin. Bien que cette méthodologie a été utilisée principalement dans des environnements industriels, elle se concentre sur aider les personnes et petites équipes à devenir aussi efficaces et efficaces que possible dans le travail qu’elles font.

Certains des principes principaux d’une approche kaizen à l’amélioration continue sont :

• Pensez à des façons de faire que quelque chose se produise plutôt que des raisons pour lesquelles quelque chose ne peut pas être réalisée.
• Ne cherchez pas la perfection; commencez le changement tout de suite et construisez sur ce changement après quelque temps.
• Quand quelque chose ne marche pas comme attendu, prenez le temps de comprendre les causes racines de pourquoi les choses ont mal tourné.
• Face à l’échec, tirez-en la sagesse acquise et regardez comment l’appliquer à votre prochaine tâche.
• Mesurez vos succès et échecs pour pouvoir dire si, en réalité, vous vous améliorez.

Voici quelques étapes à l’implémentation du kaizen comme partie intégrante des opérations standards de votre projet :

1. Développez l’attitude mentale

Quand vous arrivez au travail, prenez 30 secondes pour vous rappeler qu’aujourd’hui vous avez l’opportunité de trouver des façons de mieux faire votre travail. Revoyez ce que vous ferez aujourd’hui et votre plan pour réaliser ces choses. Quand vous rassemblez votre équipe projet pour des réunions d’avancement, débutez la rencontre avec une déclaration similaire qui renforce cette mentalité chez chacun dans le projet.

2. Documentez la performance

Les équipes projet suivent souvent leur temps passé sur des activités et utilisent des méthodes comme la valeur acquise pour déterminer si le projet progresse bien. Regardez s’il y a d’autres mesures de performance qui sont appropriées à votre équipe projet. Par exemple, si vous travaillez sur un projet logiciel, peut-être le nombre de passage en revue d’un document de besoins utilisateurs peut être utilisé pour évaluer la performance d’un analyste business. Dans le bâtiment et les travaux publics, le nombre d’incidents liés à sécurité peut être une mesure importante. Travaillez avec votre équipe pour trouver des manières significatives de démontrer la progression et utiliser les périodiquement pour évaluer comment votre équipe avance.

3. Réfléchissez sur vos activités

A la fin de la journée, passez rapidement en revue le travail que vous et votre équipe avez exécuté. Réfléchissez à ce qui est bien allé et ce qui ne s’est pas déroulé idéalement. Prenez quelques notes rapides et associez-les aux tâches appropriées auxquelles elles appartiennent. Pour les secteurs qui ne sont pas allés aussi bien que souhaité, noter 1 ou 2 choses qui pourraient avoir été faites différemment et auraient amélioré le résultat. Réunissez votre équipe chaque un ou deux jours pour passer en revue ce qui selon les personnes va bien et ce qui peut être amélioré. Convenez d’au moins un item qui peut être implémenté immédiatement, peu importe sa taille. S’il y a de plus grandes choses qui exigeront quelque temps pour être implémentées, faites un brainstorming sur comment vous pouvez intégrer ces activités dans vos plans et tirer les bénéfices de cette amélioration.

4. Faites des essais avec de nouvelles idées

Trouvez des choses intéressantes qui selon vous aideront à améliorer la qualité ou l’efficacité du travail de votre équipe et essayez-les. Partagez ces idées pendant votre évaluation périodique de performance de l’équipe. Selon la taille de l’équipe, cela peut avoir du sens de développer une méthode de priorisation pour choisir quel item implémenter, car vous ne pourrez probablement pas tout essayer. Une fois que l’idée est en place, suivez les métriques de performance dont vous aviez pensé qu’elles changeraient et comparez-les aux résultats précédents. Une évaluation qualitative peut aussi être justifiée (par exemple, si chacun dans l’équipe est plus heureux avec son travail grâce au changement). Après avoir tester l’idée pendant une période raisonnable pour juger si elle est utile, laissez l’équipe décider s’il faut continuer ou l’éliminer.

5. Partagez avec d’autres

En dehors d’avoir votre équipe qui collabore sur des idées kaizen, vous pouvez regarder d’autres projets dans l’organisation pour des leçons apprises et différentes façons de faire des choses. Discuter avec d’autres chefs de projet à travers votre chapitre PMI local est aussi une façon de trouver des idées qui peuvent aider vos équipes projet à réussir encore plus. S’il n’y a aucun chapitre dans votre région, des communautés en ligne de chefs de projet avec des forums virtuels vous offrent une excellente chance de collaborer avec des pairs dans le monde entier.

Des groupes kaizen transverses peuvent souvent découvrir des inefficacités aux frontières organisationnelles

Comme noté ci-dessus, cette approche marche idéalement dans de relativement petites équipes pour que tous les individus sentent qu’ils sont une partie intégrante du processus. Si vous avez une plus grande équipe projet, vous pouvez diviser l’équipe en sous-groupes pour pratiquer le kaizen. Des groupes kaizen transverses peuvent souvent découvrir des inefficacités aux frontières organisationnelles qui vont autrement passer inaperçues, donc si possible, combinez dans vos équipes des jeux de compétence et des expériences divers. Si vous avez de multiples sous-groupes, donnez aux représentants de ces sous-groupes une chance de se réunir de temps en temps pour partager les idées qui ont prouvé faire augmenter la productivité.

Ces étapes peuvent être aussi exécutées pour vous aider à améliorer vos propres processus de chef de projet. Une approche kaizen à l’amélioration personnelle peut éliminer la crainte et le risque de grands changements dans vos pratiques en vous donnant une chance de régulièrement passer vos actions en revue et de réfléchir aux façons d’accroître votre efficacité de leader. Quand cela est combiné avec l’exécution kaizen au niveau d’équipe, vous avez mis en place une excellente approche pour adresser rapidement n’importe quels problèmes auxquels votre projet peut faire face.

Avoir de grands objectifs peut être un incroyable élément de motivation pour aider des équipes à atteindre le succès. Parfois il peut être si facile de visualiser ce que nous voulons accomplir que nous essayons de faire d’énormes changements pour atteindre notre but aussi rapidement que possible. Cependant, comme un vieux proverbe chinois nous le rappelle, “Il vaut mieux faire beaucoup de petites étapes dans la bonne direction que de faire un grand bond en avant seulement pour trébucher en arrière.” Avoir une approche de kaizen à l’amélioration de vos projets et de vos compétences de chef de projet fournit une opportunité de faire des changements petits mais constants chaque jour qui sauront provoquer des résultats incroyables.