Ce billet est l’un des plus lus de tous les temps sur le blog http://DantotsuPM.com et en voici une version mise à jour par l’auteur, Elizabeth Harrin, en 2020.

https://www.girlsguidetopm.com/10-tips-for-good-minutes par Elizabeth Harrin ·

Les comptes-rendus aident dans la communication de projet. Ils garantissent que les personnes ont une compréhension commune de quel était l’objet de la réunion, quelles décisions ont été prises, que faire ensuite et jouent le rôle d’enregistrement permanent. Ils peuvent être particulièrement utiles pour les personnes qui n’ont pu suivre la réunion en personne.

Tous les types de réunions ne nécessitent pas de compte-rendu mais en bénéficieront probablement.

Chacun d’entre nous sera amené un jour ou l’autre à rédiger un compte-rendu de réunion. Aussi, voici 10 astuces pour écrire de bonnes minutes de réunion.

Astuce #1 – Écrivez le compte-rendu tant que vous vous en souvenez encore !

Ne reportez pas l’écriture de votre compte-rendu jusqu’à ce que la réunion de projet ne soit plus qu’un lointain souvenir. Si vous ne pouvez pas vous rappeler de tout, faites relire votre compte-rendu par quelqu’un d’autre et clarifiez les points remontés avant d’envoyer à tous la version finale. Encore mieux, faites prendre les notes par une autre personne pendant la réunion. Comparez ensuite votre version avec la sienne pour produire la version finale.

Astuce #2 – Commencez par une revue des actions

Que vous ayez ou pas passé en revue en début de réunion les actions de la dernière rencontre, mettez-les en tête de compte-rendu. Listez toutes les actions de la dernière réunion et un résumé de leur avancée. Si l’action a été achevée, ne vous donnez pas la peine de la mentionner complètement à nouveau. Au lieu de cela, ajoutez une ligne au début qui énoncé « toutes les autres actions ont été complétées ou ne sont plus d’actualité ».

Astuce #3 – Documentez les actions et leurs propriétaires

Pendant la réunion, prenez notes des actions et de qui les fera. Dans le compte-rendu, incluez ces actions dans le flux du compte rendu. Vous pouvez aussi ajouter un résumé des actions en toute fin de compte-rendu. Le format tableau fonctionne bien.

N’oubliez pas d’indiquer les noms des personnes qui vont travailler sur ces actions et si possible la date à laquelle elles auront complété l’action.

Il existe des logiciels de prise de notes pour vous assurer d’avoir un bon relevé des décisions adoptées.

Astuce #4 – Notez qui était là

Vous avez indiqué les noms des participants sur l’invitation ainsi que l’ordre du jour, mais qui vient en réalité à la réunion pourrait être différent !

Ajouter une note en début de compte rendu pour indiquer qui est venu et qui s’est excusé au dernier moment.

Astuce #5 – Ajoutez des images

Si vous utilisez un tableau blanc ou un logiciel de mind-mapping pendant la réunion, incluez des liens vers les documents, des copies d’écran ou incorporez des fichiers.

Vous pouvez prendre des photos de ce que vous avez écrit sur le tableau blanc avec votre téléphone, la résolution sera suffisante pour l’inclure dans le compte-rendu.

Ceci est mon astuce favorite pour les comptes-rendus de réunion ! Je suis connue pour prendre des photos et les insérer dans mes documents et mes collègues adorent cela ! Les photos sont plus efficaces qu’essayer d’utiliser des mots pour décrire ce qui était dessiné au tableau.

Astuce #6 – Utilisez un format standard

Si votre entreprise n’a pas de modèle standardisé pour les comptes-rendus, créez-en un, ou demandez à votre PMO. L’utilisation d’un modèle vous fera gagner du temps.

Vos participants s’habitueront aussi à la lecture du compte-rendu sous ce format, en particulier si la réunion est récurrente.

Astuce #7 – Documentez les décisions

Utilisez votre compte-rendu pour confirmer toutes les décisions qui ont été prises pendant la réunion. Par exemple, prenez note de toute demande de changement qui a été approuvée ou rejetée, ou décisions budgétaires.

Si le groupe a décidé quoi que ce soit, notez-le ! C’est une bonne manière « d’aider » les personnes à s’en souvenir dans quelques mois si elles vous demandent pourquoi quelque chose est fait. Vous pouvez vous référer à cette discussion et la décision qui se trouvent dans les minutes de la réunion.

Astuce #8 – Utilisez des tableaux

Le format tabulaire fonctionne bien pour les comptes-rendus.

Utilisez 3 colonnes : numéro, résumé de discussion et propriétaire de l’action.

Les personnes peuvent alors parcourir la colonne de droite à la recherche de leurs initiales pour voir quelles actions leur incombent.

Ce format sera efficace surtout si votre compte-rendu liste de nombreuses actions. Si la réunion est principalement de la discussion avec peu d’actions, ce format semblera étrange. Bref, choisissez un format qui fonctionne pour vous et votre projet.

Vous pouvez aussi utiliser un format texte sans table mais utilisez alors titres et sous-titres pour indiquer à quelle partie de la discussion vous faites référence.

Astuce #9 – Envoyez le compte-rendu rapidement

Idéalement, vous devriez envoyer le compte-rendu dans la semaine. Avant cela est encore mieux. Et il devra impérativement être distribué avant la réunion suivante !

Envoyez-le également aux personnes qui n’ont pu venir pour qu’elles puissent voir ce qu’elles ont manqué.

Vous pourriez aussi avoir des personnes qui souhaitent recevoir le compte-rendu mais ne participaient pas à la réunion, votre manager hiérarchique par exemple.

Efforcez-vous de toujours les envoyer dans les 3 à 5 jours suivants la rencontre.

Astuce #10 – Faites des comptes-rendus !

Oui, vous avez réellement besoin de faire des comptes-rendus de réunions !

Au moins pour les rencontres formelles, celles qui impliquent des décisions, des allocations de budgets ou de responsabilités à d’autres personnes.

Si vous travaillez sur un projet, c’est également important. Le projet a besoin d’un enregistrement de ce qu’a été discuté, donc vous devriez documenter la réunion.

Il peut ne pas y avoir de compte-rendu pour des rencontres informelles, mais la plupart des réunions bénéficieront d’un écrit de ce qui a été dit et décidé, même un simple courriel après la rencontre.

Quelles autres astuces partageriez-vous en matière de compte-rendu ?