A propos des sessions de communication synchrone (aussi appelées « réunions »…)

Les calendriers surchargés, les réservations de créneaux en double ou triple, sont devenus la norme dans nos vies au point que le travail ressemble à quelque chose que nous essayons « de caser tant bien que mal entre les réunions ».

Synchronous Communication Sessions (aka Meetings) by Andy Cleff

https://www.andycleff.com/2023/02/synchronous-communication-sessions-aka-meetings/

Quelque part au fil du temps, « réunion » est devenu un gros mot.

Les calendriers surchargés, les réservations de créneaux en double ou triple, sont devenus la norme dans nos vies au point que le travail ressemble à quelque chose que nous essayons « de caser tant bien que mal entre les réunions ».

Le matin, on entend souvent lors de la synchro de l’équipe…

Hier, j’étais en réunion toute la journée, je n’ai rien produit. Aujourd’hui, ce sera probablement la même chose.

Des voix devraient-elles s’élever et dire « éliminez complètement les réunions… elles sont toxiques ! » ?

Peut-être devrions-nous avoir une réunion pour en discuter ? (Je plaisante.)

Envisagez une alternative à la réunion : la communication asynchrone

Avant de planifier cette prochaine réunion, réfléchissez : y a-t-il un autre moyen ?

Chat, e-mail, wiki, blog, RFC [« appel à commentaires« ]: L’avantage de ces méthodes de communication asynchrone par rapport à une interruption programmée, pardon, réunion… est que la conversation peut facilement être « mise en attente ».

Quelqu’un qui ne craint pas d’être interrompu peut surveiller ses canaux de messagerie et y répondre (s’il le souhaite) quasiment en temps réel. Quelqu’un qui se trouve dans sa zone de concentration optimale peut désactiver les notifications et ne leur répondre que quand cela lui conviendra.

Collaboration et discussion en temps réel

Certaines choses sont vraiment mieux accomplies via la communication synchrone: rétrospectives / post-mortems, discussions 1-1, planification de sprint, kick-offs, affinement du backlog, revues de sprint

Ces rencontres aident les gens à communiquer rapidement entre eux, à atteindre efficacement un point de compréhension commune au lieu d’échanger plus de 20 courriels ou messages instantanés dans les deux sens.

Il y a moins de risques de malentendus (à condition que les gens disent ce qu’ils veulent dire et pensent ce qu’ils disent). De bonnes réunions offrent l’occasion d’un conflit significatif ainsi que d’une résolution significative.

De bonnes réunions aident à s’assurer que les équipes ne se contentent pas de « faire des choses », mais qu’elles font les bonnes choses au bon moment…

Les astuces qui vous aideront à rendre les bonnes réunions excellentes, incluent :
  • Ayez un ordre du jour et objectif clairement définis
  • Invitez le moins de personnes possible
  • Assurez-vous que les réunions se terminent le plus rapidement possible (définir une limite de temps…)
  • Assurez-vous que les participants ont suffisamment de temps pour préparer la rencontre (planifiez à l’avance…)
  • Veillez à ce que tous les invités participent pleinement
  • Vérifiez que les mesures de suivi soient claires et bien assignées

De quel genre de réunion s’agit-il?

Soyez clair sur l’objectif de la réunion et communiquez-le dès le départ.

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Kim Scott dans Radical Candor fournit un bon cadre pour faire entrer des choses sur votre agenda :

  • Conversations 1:1 – Les employés établissent l’ordre du jour, et les managers les écoutent et les aident à clarifier
  • Réunions du personnel – Utilisées pour examiner les paramètres, fournir des mises à jour et nouvelles générales et identifier les décisions clés à venir (sans les prendre)
  • Créneaux de temps de réflexion – Utilisé pour bloquer du temps pour être stratégique et planifier.  David Marquets appelle cela « Blue Work »

  • Réunions « Grand débat » – Réduisez la tension en indiquant clairement que vous êtes là pour discuter et non pas décider.
  • Réunions « Grandes décisions » – Poussez vos décisions jusque dans les faits, ramenez les faits dans vos décisions et gardez les egos à distance
  • Réunions de tous les membres – Faites venir tout le monde
  • Zones de temps sans réunion – Temps bloqué pour ne pas avoir de réunions

Quelques petites  choses sur lesquelles méditer…

  • Quel pourcentage de votre temps de travail total est consacré aux réunions : Bonnes, mauvaises, indifférentes ?
  • Et si vous éliminiez les réunions dénuées de sens et/ou improductives et les remplaciez par un espace pour réfléchir et travailler sur la chose la plus importante pour vous ?
(re-)Découvrez ces billets précédents sur les réunions qui rythment votre vie de manager de projet

 

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