Suivez ces quelques astuces et vous prendrez un bon départ avec votre copil et avec les décideurs les plus seniors sur le projet.

How to WOW your Steering Committee

http://www.susannemadsen.co.uk/1/post/2013/02/-how-to-wow-your-steering-committee.html par Susanne Madsen

Se préparer et participer aux réunions de comité de pilotage est l’un de vos rôles et l’une de vos responsabilités les plus importants en tant que manager de projet. Bien que la réunion ait probablement lieu seulement une fois par mois, elle peut être votre meilleure opportunité de promouvoir votre équipe et les progrès qu’elle a réalisés. Ceci est aussi votre chance d’impressionner personnellement des parties prenantes seniors en communiquant au bon niveau et en montrant que vous êtes en contrôle du projet. Vous pouvez les surprendre en étant honnête, précis, en connaissant les détails et en affichant les jalons et les métriques importants avec des graphiques clairs et simples.

Suivez ces quelques astuces et vous prendrez un départ en flèche avec les décideurs les plus seniors sur le projet.

1. Venez préparé

Préparez-vous toujours à fond pour les rencontres du comité de pilotage et produisez une présentation impeccable. Les gens savent immédiatement quand vous êtes bien préparé pour une réunion et quand vous ne l’êtes pas. Quand vous êtes préparé, votre crédibilité monte; quand vous n’êtes pas préparé, votre crédibilité baisse.

Quand vous êtes préparé et connaissez les détails de votre projet vous apparaissez comme honnête et crédible et vos parties prenantes feront confiance à votre avis. Vous pourrez facilement répondre à leurs questions et vous ne donnerez jamais de réponses vagues ni promettrez quelque chose que vous ne pouvez pas tenir.

2. Comprenez le voyage émotionnel

Considérez le voyage émotionnel que vous voulez que prenne votre auditoire. Dans quel état émotionnel vont probablement être votre sponsor et parties prenantes clés au début de la réunion ? Dans quel état émotionnel aimeriez-vous les voir à la fin de la rencontre ?

Si vous voulez qu’ils soient impressionnés par exemple, concentrez-vous sur les choses qui les marqueront positivement. Si vous voulez qu’ils estiment que le projet est entre de bonnes mains, montrez-leur que vous avez assigné des actions de remédiation et des propriétaires à tous les risques et problèmes.

3. Communiquez au bon niveau

Le comité de pilotage du projet est composé de cadres supérieurs qui ont des agendas très pris et qui traitent une multitude de problèmes et de décisions tous les jours.

Rendez la réunion aussi simple et agréable que possible pour eux. Récapitulez les avancées du projet et ne fournissez des informations détaillées que sur les risques importants, les questions ou décisions qui doivent être discutés avec eux.

Vos parties prenantes vous apprécieront d’autant plus si vous maintenez la réunion centrée sur son objet et ne gaspillez pas leur temps.

4. Faites la promotion des accomplissements et succès

Assurez-vous que la présentation montre clairement tous les accomplissements majeurs et le bon travail réalisé par l’équipe. Prenez le rôle d’ambassadeur du projet et mettez-le sous la lumière positive qu’il mérite.

Quand vous mettez en évidence des accomplissements, assurez-vous d’en mentionner les bénéfices pour les utilisateurs finaux.

Parlez le langage de votre client et montrez que vous comprenez son business. Incluez les échéanciers qui montrent ce qui a été livré jusqu’à présent et quels livrables et jalons sont encore à venir.

5. Connaissez vos chiffres !

Impressionnez vos parties prenantes en suivant bien les indicateurs clés de performance du projet. Sachez combien d’argent le projet consomme par mois, quelle est l’évaluation du reste à faire et combien de contenu a été livré par rapport au planning et au budget.

Incluez éléments de valeur acquise dans votre présentation et insérez des graphiques et diagrammes simples pour rendre les informations plus attrayantes et lisibles. Ayez les données financières détaillées à portée de la main au cas où vous en auriez besoin.

Soyez honnête sur les chiffres et exposez clairement où le projet n’est plus en ligne avec les prévisions.

6. Démontrez une forte maitrise des risques et des problèmes

Incluez toujours les 5 ou 10 risques et problèmes principaux du projet dans la présentation au comité de pilotage. Assurez-vous que vous avez analysé chaque élément en détail et avez assigné des actions appropriées et des propriétaires à chacun. Demandez aux parties prenantes seniors leur avis et conseils sur les risques, problèmes et demandes de changement qui peuvent potentiellement affecter significativement l’échéancier, le budget ou la qualité du projet.

Fournissez-leur toutes les informations nécessaires pour prendre une décision.

Vous marquerez des points en attirant leur attention sur des préoccupations significatives et démontrerez que vous avez à cœur l’intérêt du projet.

7. Enregistrez actions et décisions

Prenez toujours des minutes de la réunion pour que les gens qui ne pouvaient participer restent informés. La prise de minutes vous aide aussi à renforcer ce qui a été décidé, quelles actions ont été convenues et par qui. Faites vérifier par quelqu’un l’exactitude de votre mémo ou courrier électronique avant que vous ne l’envoyiez, mais assurez-vous de le diffuser dans 24 heures après la réunion. Votre comité de pilotage vous respectera en tant que personne efficace qui garantit un suivi des décisions et actions – incluant les leurs !

Téléchargez le Modèle PowerPoint que vous pouvez utiliser pour vos propres réunions de comité de pilotage sur la page de RESSOURCES du site de Susanne. c’est totalement gratuit !