Pour de nombreux professionnels de projet, la gestion d’un arriéré d‘histoires utilisateurs dans un projet agile peut se faire sans nécessiter de profonde réflexion. Mais qu’est-ce qui détermine la priorité et comment cela contribue-t-il à produire les bénéfices escomptés ?

Prioritisation in Agile: Focus on the Benefits par Quay Consulting

https://www.quayconsulting.com.au/news/prioritisation-in-agile-focus-on-the-benefits/

L’un des principes clés de la livraison de projet agile est la flexibilité de permettre une approche plus itérative et acceptant le changement en ce qui concerne le contenu, garantissant que les éléments les plus à valeur ajoutée sont livrés en premier.

Ce n’est pas une approche exempte de contraintes, loin s’en faut. Les équipes de projet agiles adoptent une vision stricte du temps et des coûts, appelée time-boxing, et reconnaissent que les limites de ressources et de temps permettent à l’équipe de se concentrer sur la répartition et la priorisation du contenu pour s’assurer qu’un bénéfice est livré.

Le rôle du propriétaire du projet est essentiel à la réussite, compte tenu des responsabilités qu’il assume dans la définition, la hiérarchisation et l’approbation ou le rejet du travail fourni par l’équipe. Faire un « bon travail » est rarement suffisant pour garantir un bon résultat, et le rôle que joue le propriétaire du produit est très difficile à bien faire.

Lorsque les processus agiles sont bien suivis et selon des normes élevées et alignées, une approche agile peut maximiser le potentiel de retour sur investissement et offrir les bénéfices recherchés par un projet. Lorsque ces processus sont moins bien exécutés, le risque de ne fournir aucune valeur est très réel.

Alors, quels sont les défis qu’un propriétaire de projet peut rencontrer et comment mettent-ils les avantages en péril ?

Contraintes de priorisation

Le time-boxing est une technique qui permet à un projet de disposer de ressources limitées pour fournir la liste de la portée souhaitée. Il est courant de démarrer un projet avec plus de portée qu’il n’y a de financement pour la réaliser, et même si cela ne commence pas avec cela comme défi initial, l’opportunité créée en construisant de plus petits morceaux de contenus dans les itérations permet à l’équipe d’identifier de nouveaux éléments avec des bénéfices potentiellement plus importants.

Le diagramme illustre l’incidence des contraintes sur l’arriéré de produit lorsqu’une ligne est tracée entre ce qui est prioritaire et qui entre dans l’enveloppe de financement et ce qui n’est pas prioritaire ou pas financé.

Le propriétaire du produit est responsable de la priorisation, en pratique, de décider ce qui est au-dessus ou au-dessous de la ligne. La capacité de prendre les bonnes décisions en matière de priorisation nécessite une compréhension approfondie des besoins, des préférences et des points faibles des clients, ainsi que des buts et objectifs de l’entreprise. Cela nécessite également d’avoir une vision claire du produit.

Mais comment prennent-ils les décisions concernant ce qu’il faut promouvoir et ce qu’il faut dé-prioriser ?

Facteurs de priorisation

Qu’un projet utilise l’agilité ou non, de nombreux facteurs doivent être pris en compte lorsqu’un propriétaire de produit choisit ce qu’il faut prioriser et ce qu’il ne faut pas prioriser.

Par exemple :

• Impact utilisateur : Réfléchissez à l’impact de l’histoire utilisateur sur l’expérience de l’utilisateur final. Cela améliorera-t-il leur expérience ou résoudra-t-il un problème important ?
• Complexité : Tenez compte de la complexité de l’histoire utilisateur. Est-ce une tâche simple, ou cela nécessite-t-il beaucoup d’efforts et de ressources de développement ? Ce facteur est plus utile lorsqu’il est considéré en conjonction avec la valeur business.
• Dépendances : Tenez compte des dépendances de cette histoire utilisateur vis-à-vis d’autres histoires ou fonctionnalités. Sera-t-il plus facile de terminer cette histoire avant ou après une autre ? Cette histoire est-elle nécessaire dans le cadre d’un ensemble pour offrir une expérience significative ?
• Risque : Tenez compte du niveau de risque associé à l’histoire utilisateur. Implique-t-elle des risques techniques ou business qui pourraient avoir une incidence sur la réussite du projet ? Y a-t-il des risques de remaniement ou d’utilisation excessive de temps et de ressources qui, si cela se produisait, diminuerait la valeur de l’histoire ?
• Temps et coût : Tenez compte du temps et du coût nécessaires pour compléter l’histoire utilisateur. Peut-elle être achevée dans les délais et le budget impartis, et offre-t-elle un retour sur investissement significatif ?
• Valeur business : Tenez compte de la valeur commerciale de l’histoire utilisateur. Apporte-t-elle une valeur significative au client ou à l’utilisateur final ? Répond-elle à un besoin ou à un problème critique ? Est-ce que le fait de la terminer rapproche le projet de son objectif ?

Comme la portée est divisée en de nombreux petits éléments de contenu dans les projets agiles, il peut devenir très difficile de déterminer dans quelle mesure chaque élément contribue aux bénéfices globaux que le projet cherche finalement à produire.

Le processus de priorisation et le contexte

Il existe une théorie autour du changement qui sous-tend un projet, y compris les projets agiles.  Les bénéfices sont un résultat positif obtenu en fournissant le contenu souhaité.

Il y a un peu plus…

Généralement, un projet commence par des buts et des objectifs, qui sont traduits en portée et livrables.  La relation entre les facteurs et le contexte fourni par les buts et objectifs du projet sont des ingrédients importants dans le processus de priorisation car ils aident à donner plus de sens à chaque histoire utilisateur.

Considérons ce que chaque composant représente :

• Objectifs : Décrivez les résultats ou les avantages de haut niveau que le projet vise à atteindre ou à impacter; par exemple, un projet vise à améliorer l’expérience client globale de 10 %.
• Cibles : Cibles précises, mesurables et limitées dans le temps qui doivent être atteintes pour atteindre les buts du projet. Elles sont souvent décomposées en étapes plus petites et réalisables. Par exemple, si l’objectif du projet est d’améliorer l’expérience de 10%, une cible pourrait être d’améliorer la vitesse de traitement des commandes et leur précision afin de réduire les plaintes des clients de 25%.
• Portée : Établit les limites de ce que le projet inclura ou exclura. Elle définit les caractéristiques, les fonctions et les tâches qui feront partie du projet. Par exemple, la portée d’un projet de développement de site Web pourrait inclure la conception et la construction d’un site Web, mais exclure la création de matériel de marketing.
• Livrables : Livrables ou résultats tangibles et mesurables qui sont produits à la suite de l’achèvement des travaux du projet. Les livrables peuvent être des produits, des services, des documents ou des rapports. Par exemple, les produits livrables du projet de développement de sites Web pourraient inclure un site Web fonctionnel, des formulaires clients, des articles de connaissances connexes et des services de chat.

Il existe de nombreuses considérations qu’un propriétaire de projet doit prendre en compte lorsqu’il décide de l’arriéré de produit d’un projet agile et celles-ci doivent être faites dans le contexte des buts et de la définition objective du projet. Ceci devrait permettre au propriétaire du projet de peser le mérite de chaque facteur et de déterminer la valeur de chaque histoire utilisateur et comment elle contribue aux bénéfices.

Maintenir un focus laser sur les bénéfices et le retour sur investissement

Les Product Owners doivent solliciter les commentaires, les retours et la collaboration des parties prenantes pour mieux comprendre l’impact ou les conséquences potentiels de la façon dont ils priorisent les histoires utilisateur ou les groupes d’histoires. Cela peut également fournir une perspective sur la complexité ou le coût de leur mise en œuvre et donner un aperçu du point de vue ou de la compréhension des parties prenantes de ce qui est attendu en termes de retour sur investissement.

La nature interdépendante de ces éléments démontre qu’il n’y a jamais de processus linéaire ou simple dans la hiérarchisation des priorités; Les histoires utilisateur et la façon dont elles sont priorisées ne peuvent pas être prises isolément sans effet sur les résultats. Des composants à valeur ajoutée pourraient être livrés, mais pas fusionnés dans une solution cohérente.

Il est essentiel que les propriétaires de produits soient en mesure de se concentrer sur les bénéfices et le retour sur investissement dans la façon dont ils prennent des décisions sur comment ils décomposent le contenu et décident quelles histoires d’utilisateurs sont incluses ou dé-priorisées.