Les bénéfices de la Documentation de Projet

Voici un article qui m’a interpellé sur le blog de Gina Abudi. Il est écrit par Dhanasekaran Sivaraj et sa version originale en anglais est lisible ici.

Documenter le projet ? ?

“Hummm…je préférerais passer ce temps sur d’autres activités plus importantes du projet.”

“Faisons-le après l’achèvement de toutes les activités du projet, pas tout de suite.”

“Je suis concentré sur la livraison du projet. La documentation peut attendre.”

“Je peux réaliser un projet de plus si je ne fais pas la documentation.”

Cela vous est familier ? Vous pouvez avoir entendu l’une ou toutes les excuses et les complaintes ci-dessus de beaucoup de chefs de projet, vous y compris. Ce sont des déclarations communément utilisées par les chefs de projet qui ne veulent pas faire un travail minutieux – ce qui signifie faire la documentation du projet. Si vous avez prononcé n’importe laquelle de ces phrases, il est temps de déposer une « Requête de Modification » pour changer votre perception de la documentation de projet.

La documentation de projet est un des secteurs les moins intéressants pour les chefs de projet car elle exige de nombreux efforts, mais est rarement applaudie par le chef. En réalité, cependant, la documentation de projet est un composant clef du management de projet et s’exécute du début à la fin de tout projet.

Examinons quelques points clefs à propos de la documentation de projet.

Pourquoi documenter ?

La documentation de projet est exigée pour réussir le projet. Elle est utilisée :

Pour définir le contenu du projet et s’assurer de l’accord de toutes les parties prenantes et des membres de l’équipe. Ainsi, toute personne impliqué dans le projet partage la même compréhension des attentes, de quoi faire, quand le faire, etc.
Pour établir une référence qui permettra de résoudre des différents et entre les parties prenantes si nécessaire.
Pour garder une référence historique qui fournit des informations détaillées sur le projet et peut être utilisée réussir de futurs projets.

Les bénéfices de faire la documentation de projet

En sus de ces raisons, la documentation de projet offre des avantages supplémentaires aux chefs de projet, y compris :

Une aide pour créer les Structures de Répartition de Travail (WBS) très détaillées qui aboutissent à l’élaboration de planning réalistes et réalisables.
Une diminution des surprises et risques inutiles.
Une aide pour prévoir l’avancement du projet pendant l’exécution et prendre des mesures proactives pour attaquer des défis.
Une compréhension claire des pré-requis de projet pour toutes les parties prenantes.

Et…le boss vous verra, le chef de projet, comme une personne soucieuse des détails et minutieuse dans son travail. Ce qui augmente votre valeur dans l’organisation et fait de vous un chef de projet désirable sur tous les projets majeurs.

Résultat final – changez votre perception sur la documentation de projet et commencez à vous concentrer davantage sur ce secteur. Vous commencerez à en voir les bénéfices en un rien de temps et vous augmenterez la probabilité de succès de vos projets avec moins de stress pour vous et pour l’équipe de projet.