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Gardez votre projet en bonne forme au plan financier

12 Fév

Cherchons des façons de surveiller et contrôler nos coûts plus intentionnellement.

Http://projectriskcoach.com/2017/01/30/how-to-keep-your-projects-financially-fit/ par Harry Hall

4 façons de contrôler les coûts et garder vos projets en bonne forme financière:

1. Rendez vos coûts visibles

Image courtesy of renjith krishnan / FreeDigitalPhotos.net

Le chef de projet et l’équipe projet doivent être capables de VOIR leur performance financière sur une base régulière. Si l’information est cachée, de mauvaises choses vont probablement se produire. Jour après jour, euro après euro, l’équipe dérivera probablement des coûts et de la valeur escomptée du projet.

Dans votre gestion de risques, vous pouvez mettre des seuils sur les écarts de coûts (par exemple, Vert, Orange et Rouge). Si vous atteignez le seuil d’avertissement et que le feu Orange s’allume (par exemple, des dépenses supérieures de 5 à 10 % au prévisionnel), notifiez votre sponsor et votre équipe et déterminez les actions correctives. Quand vous avez un écart rouge (par exemple, supérieur à 10 %), il est temps de prendre des actions plus significatives.

2. Observez les tendances

Que vous utilisez la gestion par la Valeur Acquise (Earned Value Management) ou pas, contrôlez vos tendances. Développez une méthode de collecte et de présentation des tendances d’évolution des coûts par rapport au temps.

3. Comparez vos dépenses à votre ligne de référence de coûts

Quand nous déterminons le budget, nous créons une ligne de référence des coûts qui soutient les objectifs financiers du projet. Sur une base régulière, nous devons comparer nos dépenses réelles à la ligne de référence pour déterminer les écarts. Il est beaucoup plus facile de faire des ajustements mineurs tout au long du chemin que des changements énormes subitement et proches de la fin.

4. Demandez à quelqu’un de vous aider

Pensez aux assistants électroniques pour vous aider à maintenir votre forme personnelle; vous pouvez leur demander de suivre votre performance et vous en tenir responsable. Devinez quoi ? Ce principe marche ici aussi ! Trouvez quelqu’un (un pair, un comptable, un patron, ou quelqu’un du PMO) qui peut vous aider, particulièrement pour des projets très en vue à maintenir votre projet en bonne forme financière.

Prenez des mesures

J’ai un mot d’avertissement sur ces astuces. Certaines personnes n’aiment pas la transparence. Leur crainte est que quelqu’un puisse voir leur manque de performance et qu’il y ait des conséquences personnelles. En outre, une idée courante est que si nous pouvons tenir des choses cachées assez longtemps, nous aurons le temps de nous en remettre. Ceci arrive rarement ou jamais, n’est-ce pas ? Nous retardons les conséquences et elles sont typiquement plus importantes.

Si c’est la mentalité de votre culture d’entreprise, soyez-y sensible et sage sur comment approcher ces étapes pour rester en bonne forme financière. Cherchez des façons de créer un environnement de confiance.

Avez-vous un projet qui souffre d’embonpoint et aurait besoin d’un régime et un plan d’exercice ? Quelle serait une étape simple que vous prendriez pour mieux contrôler vos dépenses ?

Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM

Rencontres sur le management de projets – 29 Janvier au 4 Février

15 Jan

Les rendez-vous sur le management de projets et le leadership que je vous conseille en cette cinquième semaine de l’année. Beaucoup de PPM, management des risques et des coûts de projet mais aussi de la techno, de la culture, une nouvelle méthode PM² et des compétences de présentation.

Mardi 30

Gérez-vous des projets industriels? Rencontrez-vous des difficultés à gérer les coûts de vos projets? Découvrez les expériences de vos pairs et leurs conseils lors du séminaire “MAÎTRISE DU COÛT DES PROJETS INDUSTRIELS”. Voici une occasion idéale de faire du networking intelligent !

Partenaire de DantotsuPM

Chaque mois, 15 min top chrono de convivialité avec les experts IQar autour des principaux enjeux du pilotage opérationnel de vos projets et des outils PPM (choix, méthodologie, déploiement, pilotage…). Emparez-vous des principaux enjeux du pilotage opérationnel de vos projets au travers de talks on line sur Internet accessibles à tous pour plus de souplesse et d’efficacité.

SMPP est Partenaire de DantotsuPM – Référentiel SMPP gratuit !

Every year, students of Uni.lu’s Master in Information and Computer Sciences demonstrate it is possible to deliver an innovation in only 12 weeks. The students will share their results and learning experience on this challenge, especially on how to manage short deadline projects with limited resources, and still deliver an end-user product.

This presentation addresses the changing and evolving state of project management and includes a perspective about the question “Is project management a profession?” The presentation topics of discussion include- major causes of project failure, redefining project success criteria, recent project management trends in the business environment and global ecology, trends in project management jobs and salaries, new challenges that project managers are facing, and predictions about the future of project management.

 

 

Mercredi 31

Rejoignez-les !

    • Besoin de donner de meilleures présentations ?
    • De donner et recevoir des critiques constructives ?
    • D’être moins stressé et nerveux en public ?
    • De présenter vos idées clairement ?
    • De devenir meilleur manager ?
    • De parler devant un groupe ?

Alors, vous avez besoin de Toastmasters !!

There are many views about the processes associated with highly successful program and portfolio management practices and how to apply these processes in actual business environments. This presentation will address the application and processes of program and portfolio management from a perspective that includes the project manager as well as the executive or strategic viewpoint.

En 2018, c’est sous le thème « Réseauter, recruter et réussir » que le PMI-Montréal invite la communauté en gestion de projet à son rendez-vous annuel de carrière en gestion de projet. Un salon des employeurs, des conférences sur la carrière, une clinique CV, un espace à coach et un espace à mentors vous attendent au cours de cette journée qui mettra votre carrière en mouvement. C’est un rendez-vous !

Inscriptions et détails

Jeudi 1 Février

APMG is hosting a series of webinar focusing on Change Management and its impact on people and businesses. These webinars will be hosted in partnership with our Accredited Training Organizations (ATOs) and experts that are change consultants and trainers in this sector. This is your chance to get face to face with the practitioners of Change Management.

    • How Facilitation and Change Management can work hand in hand to deliver successful change projects – 1 and 6 February
    • Tackling the pace of change head-on – 8 February
    • Taking everyone with you – 13 February and 15 March
    • Is change management a discipline that all managers should have or is it more of a ‘Dilbert’ discipline? – 15 February and 2 March
    • Faster growth equals greater complexity – 22 February
    • Team change: the secret to a successful team – 6 March
    • Dealing with change fatigue – 8 March
    • Change isn’t working – 13 March

    • APMG est partenaire de DantotsuPM

 

This data security and compliance methodology is based on examining third-party vendors against the development of a three dimensional risk based model. The final deliverables of the risk impacts, findings, enterprise requirements, and remediation are presented quantitatively.

How do we collaborate and communicate with each other, when the communication crosses geographical and cultural borders?  In today’s business world, most of us must learn to work effectively within teams which are spread across the planet and comprise team members from different cultural backgrounds. Erin Meyer, author of The Culture Map: Breaking Through the Invisible Boundaries of Global Business, describes how to achieve success by being aware of, and leveraging, omnipresent cultural differences.

Le monde change, le contexte économique des entreprises évolue rapidement, la société se transforme. Continuellement en mouvement et en décalage. L’avenir exigera de l’imagination, des compétences, de la discipline, un leadership adaptatif et une volonté non seulement d’accepter le changement, mais de le conduire. Cette présentation met l’accent sur l’importance de la gestion de projet et le besoin de chef de projets compétents et professionnels, afin d’apporter de nouvelles idées, des solutions innovantes, et gérer du début à la fin un projet en créant un environnement durable et adaptable aux besoins de notre communauté mondiale.

Implementing automated Runway Surface Condition Reporting in Canada : Experiences, Best Practices and its Challenges. A large scale NAV CANADA project that implemented automated Runway Surface Condition Reporting across more than 100 airports in Canada.

The 2018 PM² Conference is a landmark EU event sponsored by major EU Institutions. This inaugural conference brings together representatives from EU Institutions, Member States’ Public Administration, PM² Practitioners, Service Providers and PM² Methodology Experts to learn from each other and to share experiences in using PM² and rolling-out the PM² Methodology in their organisations. ​The Conference will address how PM² can enable better project management in the EU to help organisations deal with challenges of project management performance, collaboration with other organizations, engagement with citizens and complexities of managing service providers and outsourced projects.

On the first day, there will be keynote presentations, case studies and PM² Methodology highlights.

Vendredi 2

On the second day, there will be short PM² training sessions.

 

PMI is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

12 Mai – Webinar – les 10 meilleures astuces pour réussir vos cas d’affaire

24 Avr

Top Ten Tips for the Business Case

Webinar en Français animé par Jean-Philippe Di MAGGIO avec des supports de formation en anglais.

Jean-Philippe Di MAGGIO

Avez-vous déjà hésité sur comment vous y prendre pour lancer un nouveau produit ou projet ?

Quelle est la meilleure méthode pour obtenir l’approbation de votre projet ?

Le « Business Case » est votre outil d’aide à la décision. Il met en lumière les bénéfices et les coûts (financiers et non-financiers). Il est la démonstration de la valeur qui sera créée par votre projet.

Ce Webinar a pour but de vous donner une vue d’ensemble du « business case ».

Il présentera une dizaine d’astuces pour faire sortir votre cas d’affaire du lot et obtenir les accords nécessaires au démarrage du projet !

Inscrivez-vous, c’est gratuit, et c’est un bon moyen d’apprendre pendant la pause déjeuner.

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13 July – Webinar – Cost Management: Principles for practical success on your projects

6 Juil
PMI UK Webinar July 13 2016

Get more information and register online.

PMI Members only.

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connaissez-vous la règle des 18 mois et pourquoi des projets sont annulés pour de mauvaises raisons ?

30 Mai

Why Projects Are Cancelled For The Wrong Reasons

http://www.fatcat.com.au/news/home/Ask+an+Advisor/418_0.html

Un nombre élevé et disproportionné de projets sont annulés par le management à 18 mois.

Comme dans tout projet, il y a un flux et un reflux naturel. Un rythme naturel. Ce que je trouve intéressant est que le rythme semble s’installer dans ce que j’appelle la Règle des 18 Mois.

La règle des 18 Mois déclare que :

Loi_de_Moore

Loi de Moore

Un nombre disproportionné de projets est annulé par le management à 18 mois.

N’oublions pas que beaucoup de secteurs ont un rythme naturel, par exemple technologique. Le rythme technologique le plus célèbre est la Loi de Moore qui prévoit que la croissance dans le nombre de transistors par puce doublera tous les vingt-quatre mois. D’autres lois technologiques qui ont un rythme naturel incluent la Loi de Kryder pour le stockage sur disque (~12 mois) et la Loi d’Haitz pour la production de LED’s (~18 mois).

Pourquoi y-aurait-il une Règle de 18 Mois pour les projets ?

Y aurait-il une certaine loi naturelle dans le travail ? La réponse est simple : oui. La nature humaine.

En regardant en arrière tous les projets que j’ai managés dans ma carrière, le cycle de 18 mois d’annulation des projets revient à travers industries, contextes, technologies, tailles d’organisations et nationalités. La règle semble universelle. Pourquoi ?

Dix-huit est le nombre maximal de mois pendant lesquels le management peut souffrir. Cette douleur est la répétition des efforts de re-justification d’un projet dont on attend encore de voir les bénéfices.

Pourquoi 18 mois et pas 12 ou 24 ?

monthsPensez à un projet donné. La plupart débutent en milieu d’année avec un financement et des ressources alloués à grand-peine par le management en se basant sur le mérite et les impacts et bénéfices potentiels. Quand le cycle budgétaire suivant arrive, le projet est bien lancé et le financement est presque assuré car le projet a démarré depuis moins d’une année et que personne ne s’attend à ce qu’il ait déjà un impact. Donc, les ressources sont maintenues en place et le projet continue de progresser.

Le deuxième cycle est une question totalement différente.

Quand le cycle budgétaire suivant survient, des questions s’ élèvent sur le projet :
  • Est-ce que ce projet est toujours aussi important ?
  • Y-aurait-il des projets plus importants que nous devrions financer au lieu de celui-là ?
  • Atteignons-nous les progrès escomptés ?
des budget limités, voire compressés...

il faut se battre pour chaque nouvelle année de financement !

Pourquoi ces questions ?

Parce que chacun dans la chaîne de management doit re-justifier le projet pour encore une autre année de financement. C’est ce deuxième tour qui cause toute l’angoisse. Le résultat est que le management arbitrera s’il faut se battre pour une autre année de financement ou laisser le projet mourir et éviter cette peine. Comme nous pouvons tous l’apprécier, éviter la douleur est une réaction humaine naturelle.

Si le management pouvait voir la valeur (quelque chose qui justifie la peine), approuver que le projet continue ne serait pas un problème. Là où la plupart des équipes de projet s’attirent des ennuis est qu’elles ne saisissent pas cette réaction d’évitement de douleur du management. Dans leurs esprits, le management devrait seulement obtenir les financements et avoir confiance en équipe.

Le résultat est qu’un grand pourcentage de projets sont tués à 18 mois parce que l’on n’a pas démontré leur valeur.

Attendez ! Dites-vous. Nous avions un accord que ce serait un projet sur plusieurs années et que les bénéfices ne viendraient qu’à la fin. Ceci ne prouve-t-il pas que la Règle des 18 Mois ne s’applique pas ? NON. Si vous croyez vraiment que vous pouvez éviter le problème en obtenant un accord au départ, alors vous ne comprenez pas la nature humaine. Au cas où votre projet passerait le jalon des 18 mois, la peine grandira avec chaque cycle ultérieur. Ce qui signifie que vous devrez démontrer une valeur et un impact toujours croissants pour pouvoir continuer. La douleur ne part pas avec le temps. En réalité, elle augmente.

Ce n’est pas la faute de la direction. C’est la faute de l’équipe de projet qui échoue à comprendre le désir du management d’éviter la douleur.

Comment une équipe évite-t-elle cette règle ?

règle des 18 moisSuivez les quelques étapes simples suivantes :

1) Comprendre le cycle de votre organisation (ou votre client) pour vous assurer que vous comprenez le timing. Quand les budgets et/ou les stratégies sont-ils bouclés chaque année ?

2) Définir votre portée de projet et de livrables pour être certains que ce que vous livrez a un impact/une valeur avant que la règle ne soit appliquée.

3) Pour les projets qui s’étendent au-delà de 18 mois, découpez-les et faites de chaque partie un projet distinct. Pourquoi ? Pour esquiver le problème d’évitement d’une peine qui s’intensifie avec le temps car chaque projet remet les compteurs à zéro.

Partenaire de DantotsuPM

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Dans mon expérience, j’ai vu la règle des 18 mois appliquée à des projets qui auraient du être tués dès le départ et à d’autres qui n’auraient jamais dus être arrêtés.

Cette apparente prise de décision aléatoire du management peut être perturbante et démoralisante dans une organisation. Si vous êtes dans le management, regardez-vous dans le miroir et comprenez que la nature humaine joue un rôle dans votre prise de décision de tuer des projets. Aidez vos équipes à le comprendre.

Si vous menez un projet, utilisez ces stratégies de management de projet simples afin d’éviter ce que dans le passé vous aviez attribué à des caprices du management.

CSP est partenaire de DantotsuPM

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En comprenant la Règle des 18 Mois, vous pouvez vous assurer que vos projets auront l’impact que vous désirez.

Bonne chance !

question d’entretien de chef de projet sur le management des coûts

28 Août

Quand le projet atteint la fin de la phase de planification que vous attendriez-vous voir dans un bon plan de management de projet d’un point de vue management des coûts ?

Premièrement, je m’attache à vérifier que tous les livrables sont entièrement représentés dans le WBS.

crise financièrePuis que l’on a répondu toutes les questions sur le contenu du projet : risques, contraintes, assomptions, les livrables qui sont dans et hors du périmètre du projet.

Il est également critique que les évaluations soient détaillées et qu’elles aient été revues et acceptées par les parties prenantes clés ET les membres de l’équipe projet.

Ensuite, s’assurer qu’il y a suffisamment de marge dans le plan et que nous avons mis en place des mécanismes adéquats de suivi des dépenses.

Enfin, avons-nous bien posé les lignes de référence de base en matière de valeur attendue et de coûts tout au long du projet et en particulier à quelques jalons bien choisis?

contactez-nous pour publier une annonce

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La complétude et l’accord de tous sur les évaluations sont à mon avis primordiaux.

Enfin, en fin de réponse, parlez d’une expérience provenant de votre propre vécu.

Décrivez comment vous avez posé ces lignes de référence et mis en place le management des coûts sur vos précédents projets.

July 16 – Webinar (PMI) – Establishing Risk-based Schedule and Cost Contingency

3 Juil

dépenser spentEstablishing and managing schedule and cost contingency are integral to project risk management.

Yet many organizations still struggle to define and adopt best practices that provide the organization confidence in their contingency setting processes.

Understand the challenges of traditional approaches to setting schedule and cost contingency and why they can undermine project success.

Then, take a look at an analysis-based approach using an integrated schedule and cost risk analysis to understand the impact of risks on the project, identify risk and quantify the impact of those risks, and then evaluate multiple scenarios to determine the appropriate schedule and cost contingency.

This technique provides more insight and confidence for the project team and stakeholders.

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5 astuces pour des prévisions budgétaires efficaces dans le management de projet

23 Sep

5 Tips for Efficient Budgeting within Project Management

http://network.projectmanagers.net/profiles/blogs/5-tips-for-efficient-budgeting-within-project-management par Marian Woods

De nos jours, les organisations font face à des pressions croissantes quand on parle de leurs budgets de management de projet. Il y a un réel besoin d’investir seulement dans le projet qui sera réussi. Les prévisions budgétaires et la prise de conscience des bénéfices attendus devraient être au premier plan des préoccupations du chef de projet assigné. Combien ce projet va-t-il coûter ? Tous les éléments budgétaires ont-ils été bien pris en compte : heures de travail, équipement, ressources externes, etc. Pour résumer, ce projet peut-il être livré avec succès dans le budget assigné ?

repartition budgétaire bannerLa répartition budgétaire peut déterminer le succès d’un projet. Tout projet qui est complété dans les délais prédéterminés et qui atteint ses objectif ne devrait pas être considérer comme un succès si le projet ne satisfait pas à ses exigences financières. Donc aujourd’hui, les chefs de projet ont besoin de compréhension financière pour s’assurer que leurs projets ne dépassent pas leur enveloppe budgétaire.

Quelques astuces à garder à l’esprit en manageant vos projets pour vous assurer qu’ils restent dans le budget seraient :

  1. Passez en revue et ré-estimez fréquemment le budget

surveillanceNe pas examiner fréquemment les prévisions budgétaires de projet peut en fin de compte vous mener dans une position sans retour. La prévision budgétaire devrait être régulièrement passée en revue par le management de projet et le service comptabilité pour garantir que le budget ne dépassent pas les montants prévus. Plus un problème est découvert tôt, plus il sera facile de faire les amendements nécessaires au budget.

  1. Managez le contenu de façon très serrée

La dérive de contenu ou les requêtes de changement peuvent causer des problèmes inutiles pour un projet et sont les causes les plus communes de débordements. Le travail imprévu a une façon bien à lui de se glisser dans un projet. Des heures non planifiées de travail de ressources peuvent ravager avec vos budgets alloués de projet. En tant que chef de projet, vous devez avoir un processus en place pour manager tout supplément de travail et contrôler le contenu du projet. Mettre en place un mécanisme de management des changements pourrait vous fournir le contrôle nécessaire dont vous avez besoin pour tenir vos budgets.

  1. Communiquez

Je suis un fort partisan des lignes de communication claires et ma conviction n’est en rien différente quand on considère les prévisions budgétaires. Il est important que vous communiquiez aux autres membres de l’équipe projet tous les détails sur les dépenses et les budgets. Une équipe projet bien informée vous aidera en fin de compte à rester dans les budgets assignés.

Genius Inside est partenaire de DantotsuPM

Genius Inside est partenaire de DantotsuPM

  1. Managez risques et problèmes

Image courtesy of cooldesign / FreeDigitalPhotos.net

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Les risques possibles et les problèmes existants ont eux aussi leur façon de trouver leur chemin dans les projets et causer des dommages. Donc, il est important de les suivre et de réduire le niveau auquel ils peuvent affecter votre budget projet. Il est presque impossible d’éviter risques et problèmes, cependant vous pouvez avoir un plan en place s’ils surviennent vraiment.

  1. Connaissez vos ressources

Les ressources assignées à un projet sont en fin de compte là où va une grande partie de votre budget projet. Il est essentiel que les chefs de projet examinent de près les ressources et leurs compétences pour s’assurer qu’elles sont utilisées à 100% et que les ressources idéales sont positionnées sur les bons projets.

keeping moneyLes prévisions budgétaires et le contrôle financier de vos projets doivent être managés proactivement ! C’est un composant important du processus de management de projet qui devrait être régulièrement passé en revue par le chef de projet, l’équipe financière, des parties prenantes et des membres principaux de l’équipe d’équipes projet.

Garder une main ferme sur les budgets de projet vous aidera à faire en sorte qu’ils restent dès le départ dans les paramètres budgétaires établis.

les rapports de management de projet dont vous avez réellement besoin

27 Jan

Project Management Reports You Need

http://www.pmhut.com/project-management-reports-you-need par Jennifer Whitt

Deux des plus grandes questions que me posent les gens sont : quels sont exactement les rapports de management de projet et lesquels sont les meilleurs à observer ?

Les rapports de management de projet sont des présentations des données collectées liés aux livrables et des échéanciers pour les projets que nous gérons. La plupart des chefs de projets gèrent un portefeuille de projets, il y a donc une quantité considérable de données à suivre.

Puisque j’estime que le diable est dans les détails, voici cinq rapports qui selon mon expérience peuvent changer un projet en échec en un projet réussi.

  1. Rapport sur les feuilles d’affectations

time valueLa feuille d’affectations reflète tous vos projets et temps rapportés par les ressources sur ces projets. Elle vous permet de suivre en temps réel le consommé par rapport au temps qui a été alloué et approuvé dans votre budget. C’est utile pour le manager, mais je partage aussi ces rapports de feuilles ‘affectations avec des coéquipiers ou personne rapportant du temps sur mes projets, parce qu’ils sont responsables de ce qu’ils reportent. Je recommande que les gens reportent le temps chaque semaine, mais c’est encore mieux si les gens le font en temps-réel.

  1. Rapport de dépenses

Les dépenses peuvent tuer des projets si mal ou pas suivies. Un chef de projet peut penser que le travail va bien jusqu’à ce que tout le monde rapporte ses dépenses à la fin dudit projet. A ce moment, elles transforment rapidement le projet en échec parce que les gens n’ont pas reporté leurs dépenses en temps-réel.

focus sur les coûtsCes dépenses incluent :
    • Temps des sous-traitants
    • Frais de déplacement comme billets d’avion, taxis, hôtels, repas, etc.
    • Repas/ Divertissement
    • Fournitures achetées et facturées à votre projet.
    • Équipement – si les équipes projet sont regroupées dans des certaines zones, pourraient avoir à commander des équipements comme des imprimantes, des ordinateurs portables supplémentaires, etc. qui doivent être pris en compte.
    • Loyers – certaines équipes projet peuvent louer de l’espace de bureau qui doit être comptabilisé sur vos projets.

Suivez les dépenses en temps-réel pour qu’elles ne viennent pas surprendre votre projet à la fin et causer son échec. Ceux qui peuvent vouloir regarder les rapports de dépenses sont le chef de projet, ceux qui approuvent les notes de frais et quiconque alloue des coûts à votre projet.

  1. Rapport de charge des ressources

un PM SurchargéComme la feuille d’affectations vous permet de suivre le réel par rapport aux estimations pour identifier les écarts, le rapport de charge de travail des ressources est aussi très important pour le chef de projet. Les membres de l’équipe peuvent aussi bénéficier de ce rapport parce qu’ils évaluent le travail à faire puis le suivent en temps-réel. Ils doivent pouvoir regarder leur propre charge de travail et faire attention à là où ils pourraient être surbookés.

Le rapport de charge de travail des ressources regarde ce que vous avez budgétisé. Si deux personnes possèdent les mêmes compétences, il peut être possible de redistribuer un peu de travail entre elles. La sur-allocation des ressources peut causer qu’un projet dépasse son budget.

  1. Rapport de Portefeuille

project portfolio graphLa plupart des chefs de projet gèrent de multiples projets. Personnellement, j’aime avoir des vues de haut niveau de mon portefeuille avec des jalons et des statuts. Si quelque chose est en rouge, signifiant qu’un projet est sorti des rails, cela me force à regarder de plus près les détails du projet.

  1. Rapport de Statut du Projet

tunnel lightIl y a bien des formats pour afficher des données, mais je suis une personne très visuelle qui aime des graphiques. Les graphiques peuvent être circulaires (« camemberts »); ou, ce peuvent être des histogrammes qui utilisent des codes couleurs pour visualiser des informations différentes. Ou vous pouvez préférer les données dans un format de tableur.

Voici certains des items que je regarde dans un rapport de statut de projet :
    • Le travail qui est complété ou en retard (et quand il est prévu de l’achever)
    • Les variances dans l’échéancier
    • Les variances de coûts
    • Les risques – vérifier que ces risques sont pris en compte
    • Les problèmes – s’assurer que ces problèmes soient traités ou escaladés comme nécessaire
    • Changements – quels changements se présentent ou doivent être évalués par le comité de contrôle des changements

Je partage les rapports d’état de projet avec mon comité de contrôle de changement au niveau qu’ils préfèrent. Ce peut être une vue de haut niveau des données pour eux, puis un zoom plus détaillé pour les membres de l’équipe. Les logiciels actuels vous permettent de personnaliser comment les données sont présentées.

Regarder les données à travers le rapport de management de projet vous donne  une bonne perspicacité de votre projet et peut vous montrer ce qui est sur les rails et ce qui déraille. Le suivi des détails du projet peut faire toute la différence entre un projet raté et un projet réussi.

8 astuces pour manager les coûts de projet (B.A.-BA très utile)

26 Sep

8 Tips for Managing Project Costs

http://www.pmhut.com/8-tips-for-managing-project-costs par Susanne Madsen

Microsoft Project

Partenaire de DantotsuPM

1. Produisez une estimation

Construisez une évaluation réaliste avec votre équipe. Assurez-vous qu’elle couvre toutes les phases du projet et des activités et qu’elle contient une marge suffisante. Comptez tous les coûts des personnes aussi bien que des matériels, matériaux et logiciels.

2. Réalisez un budget de référence

Obtenez formellement l’acceptation de l’estimation par le sponsor et le comité de pilotage et assurez-vous que les fonds sont bien provisionnés et alloués au projet. Vous avez maintenant un budget de référence.

3. Mensualisez le budget

Déterminez ce à quoi vous vous attendez en matière de coûts de fonctionnement mensuels du projet en vous basant sur votre connaissance du plan de management des ressources du projet et de l’échéancier. Documentez la dépense mensuelle prévue dans un tableur englobant tout le projet.

4. Établissez des contrôles de coûts

Configurez des contrôles des coûts clairs et des responsabilités d’approbation pour chaque type de dépense. Considérez qui approuvera et signera les feuilles de présence, les équipements, le matériel, le logiciel et les factures des prestataires. Cette partie est cruciale car c’est ici que vous contrôlez les coûts réels qui seront alloués à votre projet.

focus sur les coûts5. Enregistrez les coûts réels

Vérifiez la somme d’argent chargée sur votre projet à la fin de chaque mois. On vous fournira normalement ce chiffre par le service finance. Enregistrez ce montant dans votre tableur pour que vous puissiez directement le comparer à votre budget.

6. Calculez la métrique

Calculez et mettez à jour votre métrique de coût à la fin de chaque période de rapport. Mesurez combien d’argent du budget total le projet a dépensé comparé à combien d’argent vous vous étiez attendus à ce qu’il ait dépensé à la date actuelle. Incluez votre métrique de coût dans vos rapports de projet et présentations au comité de pilotage.

7. Mettez à jour vos prévisions

Ajustez vos prévisions tous les mois pour prendre en compte tout changement qui aurait eu lieu. Les changements pourraient provenir de coûts de fonctionnement réels plus élevés (ou plus faibles) que prévus ou d’évaluations plus élevées (ou plus faibles) que la prévision.

8. Communiquez

Créez de la transparence pour la direction générale autour des coûts du projet en incluant votre métrique de coût et chiffres clés dans vos rapports de projet et présentations en comité de pilotage. Si pour une quelconque raison vos coûts ne sont pas sur la bonne voie, traitez-le comme un problème urgent qui doit être analysé, résolu et discuté avec le comité de pilotage.

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