Pourquoi les compétences financières sont-elles cruciales pour les chefs de projet ?

Vous pouvez avoir les meilleures équipes et respecter tous vos jalons, mais en fin de compte, les projets vivent ou meurent souvent par leurs données financières.

Un ami de très longue date m’a invité à lire cet article centré sur la nécessité de connaissance ou au moins de compréhension des finances de base pour tout informaticien.

Je pense qu’il s’applique tout particulièrement bien à la profession de chef de projet. Même si nous ne sommes pas tous très versés ni fanas des aspects financiers, ceux-ci sont souvent au cœur des argumentaires pour déterminer du lancement, de la poursuite ou de l’arrêt d’un projet. Ils sont souvent déterminants pour sa réussite ou son échec. Comme j’ai pu le constater de visu, le cours « finances pour non financiers » très en vogue dans les grandes entreprises est bien apprécié de tous.

« IT financial skills – mind the gap! » fut écrit en anglais par Michael Gentle, Serial entrepreneur

Avec un budget informatique moyen s’établissant entre 2 et 8 % du revenu et 30 à 50 % de capital (Capex) investi, on penserait logiquement que l’informaticien possède, sinon une connaissance robuste des données financières de l’informatique, au moins une compréhension raisonnable de l’essentiel pour qu’il puisse voir comment ses activités quotidiennes contribuent à ces chiffres.

Eh bien, détrompez-vous. Seul le sommet de la direction informatique comprend vraiment ce que les chiffres représentent, ou plus précisément supposent représenter, parce que, comme nous verrons plus loin, il existe une marge significative d’erreur. Le reste, donc la grande majorité du service informatique a peu d’idées sur comment leur travail quotidien impacte les résultats financiers de la société. Ils ne s’en soucient probablement pas particulièrement. Pas parce qu’ils ne sont pas pros, mais parce qu’ils ne le considèrent pas comme faisant partie de leurs responsabilités. Ils sont là pour réaliser l’analyse, le développement, le support et autres tâches des systèmes informatiques. Les finances sont le boulot de leurs managers  ou des comptables du département financier.

Et pourtant, c’est le travail quotidien de ces personnes, construit sur des corrélations complexes entre des équipes de spécialistes, qui permet d’atteindre ces résultats financiers.

Comment des personnes qui estiment que les données financières informatiques ne font pas partie de leurs responsabilités peuvent-elles fournir les informations précises qui seront en bout de ligne converties en données financières pour 2 à 8% du revenu et 30 à 50% des investissement en capitaux ?

La réponse, bien sûr, est qu’elles ne le peuvent pas. Par exemple, un sondage de PSB Research auprès de décideurs de l’informatique a constaté que presque les trois quarts d’entre eux estiment leur marge d’erreur de 5 à 20% dans leurs coûts réels, tandis que seulement 12% auraient une marge d’erreur de moins de 5%. Pour 100 millions d’euros de budget informatique, cela signifie que les chiffres pourraient être erronés de 5 à 20 millions dans 3 sociétés sur 4 !

Autrement dit, pour un budget de €100m, les dépenses réelles pourraient être de €80 millions comme de €120 millions, ce qui n’est pas exactement de la menue monnaie.

Le sondage confirme simplement ce que la plupart d’entre nous soupçonnaient déjà. Au cours de mes nombreuses années passées dans l’industrie, puis dans les services informatiques et la vente de logiciels, j’ai régulièrement entendu dire que les gens – dont les cadres exécutifs – admettent ouvertement qu’ils ne connaissent pas précisément la différence entre dépenses d’investissement (capex) et opérationnelles (opex) !

  • Ni encore, ce qu’est la dépréciation et comment elle s’applique aux systèmes d’information.
  • Ni la différence entre un compte de résultats et un bilan.
  • Ni comment les provisions améliorent l’exactitude du rapport mensuel.
  • Ni la différence entre un budget et un prévisionnel.

Faites le test !

need for budget - besoin de budgetPour voir comment vous vous en sortez sur l’essentiel des données financières, prenez ce test rapide 1-minute survey et voyez les résultats. Vous pouvez aussi passer à travers le IT Financials Glossary et tester votre compréhension de l’essentiel de la terminologie financière anglo-saxonne.

Manque de compréhension mutuelle

Ce ne serait pas si terrible si les contrôleurs financiers jouaient leur rôle de gardiens et de protecteurs et étaient capables de capturer de telles erreurs. Malheureusement, ce n’est pas toujours le cas. Beaucoup de sociétés souffrent du dilemme classique d’informaticiens ne connaissant pas assez la finance et de financiers ne connaissant pas assez l’informatique. Donc, l’informatique donne des chiffres à la finance, qui doit trop souvent les prendre pour argent comptant. C’est aussi vrai pour les budgets que pour les données de consommation réelles. Ces mêmes chiffres sont même parfois refacturés en interne au business, qui n’aura que peu d’idées de ce pour quoi il paie…

OK, et alors ? Qui s’en soucie ?

L’informatique, c’est de la technologie et de la livraison de solutions pour le business, non ? Depuis quand les finances font-elles partie de la description de poste de l’informaticien ?

Eh bien, elles pourraient ne pas faire partie de la description de poste, mais les chiffres pilotent tout. Vous pouvez assembler les meilleures équipes projet, atteindre tous vos jalons et produire tous vos livrables avec la bonne qualité, mais en bout de course, vos projets et logiciels informatiques résultants vivent ou meurent en fonction de leurs résultats financiers.

Et ceci est vrai depuis la planification d’investissement et les prévisions budgétaires jusqu’à la gestion des coûts et leur imputation :

  • Planification d’investissement : de pauvres pratiques financières peuvent aboutir au choix de mauvais projets d’une perspective business : le projet va probablement échouer malgré les meilleurs efforts de chacun !
  • Prévisions budgétaires : des budgets de projet, par définition basés sur des suppositions et des estimations pas toujours réalistes, sont alors souvent gravés dans le marbre au lieu de se développer naturellement par prévision mensuelle au fil du mûrissement. Pour la plupart des projets, c’est souvent le budget et non pas le consommé (les dépenses) qui est erroné.
  • Management des coûts : une attention insuffisante aux données financières aboutit à une énorme masse de travail de suivi et de rapports frustrants à construire et sans réelle valeur-ajoutée. Ceci laisse les projets et applications informatiques exposés à des réductions de coûts par défaut.
  • Imputation : les clients business ont souvent peu d’idée de ce qu’ils payent. Le projet informatique et les responsables d’applications sont habituellement incapables de comprendre leurs difficultés financières, aboutissant à un focus sur les coûts plutôt que sur la valeur.

Tout le personnel informatique et pas seulement la direction doit augmenter sa compréhension du domaine financier

En fin de compte ce sont les actions de chacun qui contribuent à l’exactitude, la ponctualité et la crédibilité des chiffres.

Cela exige la mise en œuvre de processus financiers de base pour les prévisions budgétaires et le management des coûts dans une structure de management de projet qui va au-delà de la seule livraison du projet.

Quand le produit du projet est transféré aux équipes de support, la référence de base financière est à peu près établie et le suivi des bénéfices devra alors s’y poursuivre.

Michel Gentle est un consultant informatique de données financières et l’auteur de « An Introduction to IT Project Financials – Budgeting, Cost Management and Chargebacks ». Pour d’autres articles sur ce sujet, visitez www.itprojectfinancials.com.

SMPP est Partenaire de DantotsuPM

Un guide en 16 étapes pour améliorer votre management de ressource de projet par Analuz Montejano, IIL

Améliorez votre management de ressource de projet un pas après l’autre…

A Step-By-Step Guide to Improving Your Resource Management

http://blog.iil.com/improving-your-resource-management/ par Analuz Montejano | IIL Instructrice et Consultante Sénior

Analuz Montejano

Les chefs de projet et leurs équipes mènent des projets planifiés tous les jours, comme le développement de nouveaux logiciels. Pour réussir, ils doivent être capables d’évaluer et d’allouer les ressources nécessaires pour terminer les éléments à fournir dans les temps, avec la bonne qualité et sans dépasser le budget. Cependant, il y a de nombreux défis dont beaucoup surgissent à cause des limitations dans les processus et outils actuels qui impactent la réussite.

Le Management de Ressource de Projet est un processus conçu pour utiliser efficacement et effectivement les personnes, les matériels et les équipements. Depuis 2017, le management de ressource de projet s’est concentré non seulement sur les ressources humaines, mais aussi sur l’équipement, les matériels et les fournitures. Le processus consiste en l’identification, l’acquisition et la gestion les ressources au bon moment et au bon endroit parce que le but du management de ressource est de gérer toutes les ressources. C’est l’un des processus les plus difficiles pour planifier, contrôler, maintenir et réaliser les objectifs.

Poursuivez cette lecture pour découvrir ce que vous pouvez entreprendre pour améliorer le management de ressource dans vos projets !

1. Priorisez le travail et incluez toutes les ressources dans le WBS

Évaluez l’objectif du projet pour établir le processus décisionnel. Plutôt que le contrat ou les achats avec un fournisseur, utilisez le WBS (Work Breakdown Structure ou Structure de Décomposition de Projet – SDP en français): Les lots de travail.

Incluez des procédures de contrôle des changements dans votre méthodologie. Vous en aurez besoin lors des différentes phases du projet.

La planification de ressources commence par la création d’une liste détaillée de chaque ressource, humaine et matérielle dont on aura besoin pour délivrer le projet. Impliquez les membres de l’équipe dans ce processus car certains aspects du projet peuvent exiger des ressources dont vous ne savez rien. Il vaut mieux prévoir pour chaque item possible et ne pas tous les utiliser que de sous-estimer vos besoins et de finir par payer des surcoûts à la dernière minute.

2. Prenez le temps adéquat pour faire des évaluations raisonnables et réalistes

La perfection est presque impossible à atteindre dans le management de ressource mais vous devriez toujours y aspirer. Une fois que les priorités du projet ont été clarifiées, prenez le temps nécessaire pour évaluer les échéanciers et le budget. Examiner les projets précédemment achevés, y compris ce qui a mal tourné, aide à développer des évaluations et des prévisions raisonnables.

De plus, bien que vous écoutiez attentivement le management, les évaluations et prévisions devraient être réalistes et non pas des cibles inatteignables qui répondent uniquement à des attentes du management ou des délais peu raisonnables.

Mettez à jour les estimations périodiquement afin de refléter les changements tels que de nouvelles décisions, des modifications dans les ressources et l’impact de ces changements sur le projet quand ils surviennent.

3. Examinez quelles ressources sont disponibles dans votre société, en termes de compétences et en nombre, et voyez si vous avez besoin qu’un fournisseur en recrute ou en  achète à l’extérieur.

Prêtez une attention particulière aux personnes ou fournisseurs techniques qui sont les plus demandés dans la société.

Prévoyez le temps nécessaire pour les obtenir ou les acquérir afin de les avoir au bon moment.

Vérifiez leurs disponibilités et essayez d’être proactif. C’est l’aspect le plus important pour parvenir à produire les livrables.

4. Considérez les meilleures options pour bien travailler dans l’organisation avec ses ressources techniques et humaines

Les différents types de programmes et projets obtiendront des bénéfices de technologies spécifiques. Il est important de connaitre la taille, le coût, la durée et les participants sur le projet.

une ressource mal alignée peut sévèrement impacter les résultats de toute l’équipe

Assurez-vous que les outils et les techniques que vous avez choisis sont alignés sur ceux de la société, qu’ils créeront de l’efficacité et génèreront des bénéfices pour le projet.

Cela permettra à votre organisation de planifier, manager et délivrer le travail en utilisant un panel de méthodologies comme la prédictive et traditionnelle ou par jalons, itérative, Agile et même collaborative.

Adoptez différentes manières de travailler à travers toute l’organisation et ses ressources.

Incluez toujours le service des achats quand vous avez des fournisseurs externes sur votre projet.

5. Utilisez une Matrice des Responsabilités

Une fois que vous avez priorisé les ressources nécessaires, définissez les personnes qui sont responsables de la tâche avec une matrice de responsabilité (la Responsibility Assignment Matrix – RAM). Utilisez la matrice pour clarifier des rôles et responsabilités sur tout le périmètre du projet.

Qui va faire quoi et avec quel niveau de responsabilité et quel rôle ?

Les RAMs sont souvent de simples diagrammes RACI (responsible, accountable, consulted, and informed). Les diagrammes peuvent être créés en nommant la personne ou le rôle.

Apprenez en davantage ici :  A Comprehensive Project Management Guide for Everything RACI

6. Attendez-vous à de l’inattendu dans tout le cycle de vie de projet

Pendant le cycle de vie du projet, il est commun de rencontrer différents changements ou manque de ressources prévues, de quantité, de capacité, ou d’absence de spécification de qualité. Ces aléas augmentent les risques, et les conflits surviennent parce que des événements et changements inattendus sont inévitables.

7. Planifiez le travail et les ressources avec une Structure de décomposition du Projet (SDP), Work Breakdown Structure (WBS) en anglais.

Vous avez besoin d’une SDP robuste avec un lot de travail spécifique pour planifier les tâches, gérer les nominations et assigner les livrables aux personnes. Quand vous allouez des tâches aux personnes, vous devez fournir les spécifications sur la qualité attendue et les critères d’acceptation.

Considérez chaque activité avec des dates de début et de fin et durées pour le travail défini et qui y est assigné; n’oubliez pas un seul responsable pour chaque activité.

Utilisez des processus qui si possible de réduisent les aspects administratifs.

8. Gérez l’assignation des ressources

Beaucoup de choses entrent dans la planification d’un projet et toutes sont importantes. Mais le projet ne sera jamais réalisé si vous n’avez pas efficacement assigné vos ressources à des tâches spécifiques.

N’oubliez pas que les ressources peuvent englober beaucoup d’items différents. Les personnes dans votre équipe sont des « ressources », mais également les outils qu’elles utilisent, l’équipement, les fournitures et même le site où vous allez faire le travail.

Utilisez des blocs de ressources au niveau du projet ou de ses phases comme point de départ si le management de ressource est nouveau dans votre organisation.

Commencez par rassembler toutes les activités SDP qui seront nécessaires pour achever le projet. Les activités sont les parties le plus petites d’un plus grand lot de travail. Telles sont les étapes que vous devez entreprendre pour aller du début d’un projet jusqu’à la ligne d’arrivée.

9. Utilisez échéanciers et rapports budgétaires

Chaque activité a une durée et des ressources et vous devez déterminer combien de temps ces tâches nécessiteront pour vous amener du commencement à la fin, autrement dit, la durée de l’activité ou de la tâche. De plus, vous devez connaitre le coût de chaque ressource.

En gardant un œil sur toutes les parties en mouvement du projet, vous maintenez un contrôle sur le timing, le budget, les activités, les risques et les changements. Représenter visuellement les données en un seul endroit facilite la transparence et la communication avec les membres d’équipe et vous maintien en ligne sur les échéances et budgets approuvés.

Vous devez rendre les choses simples et faciles pour un bon rapport sur la consommation budgétaire et l’avancement.

Adoptez un outil pour suivre de près les temps et les coûts pour chaque différent type de ressources.

10. Utilisez le nivellement de ressources

Aussi connu comme optimisation d’usage de ressource, cela fait partie de l’activité complexe de management de ressource. Cela signifie que vous êtes conscients de la disponibilité de ressources et la managez sur un unique projet ou de multiples projets.

Vous pouvez prolonger des périodes prévues pour des tâches spécifiques, éviter la sur allocation ou sous-emploi de membres de l’équipe et prévenir l’épuisement.

11. Calculez le taux d’utilisation

Ce nombre vous dit exactement quel pourcentage de temps d’un membre de l’équipe est utilisé selon sur votre assignation de temps et de tâches. Le but est de travailler à pleine capacité, ainsi vous ne gaspillez pas de temps (ni d’argent).

Pour calculer le taux d’utilisation, prenez le nombre d’heures qu’une ressource a travaillé par rapport au nombre total d’heures qu’elle avait disponibles pour travailler.

12. Considérez l’importance de la gestion des changements et du management des risques

Le management de ressource porte un élément à haut risque et c’est un problème auquel les chefs de projet font face chaque jour. Les ressources sont empruntées aux équipes existantes pour travailler sur de nouveaux projets, des projets de forte visibilité et de nouveaux business tout le temps et le manager des ressources est forcé « de reconfigurer » ses équipes. Il y a beaucoup de négociation entre plusieurs équipes et projets pour le même talent et le manager de ressource est central dans cette négociation. Il peut exiger des dates de début et fin pour l’allocation du talent afin qu’il puisse passer de livrable en livrable.

Un projet provoque du changement. Chaque phase qui est atteinte doit être évaluée pour ses impacts positifs et négatifs sur le projet lui-même et sur l’environnement de travail dans son ensemble. Mesurez et monitorez ces impacts et communiquez-les aux membres de l’équipe et aux sponsors. Les managers de ressource jouent aussi un rôle important dans le changement organisationnel. Comme les sociétés continuent à créer des processus innovateurs et des systèmes nouveaux, les rôles et des responsabilités des personnels doivent incorporer la technologie pour gagner en efficacité.

13. Maintenez une constante communication avec l’équipe des achats et ses fournisseurs

Partagez à l’avance le planning, ainsi que les risques ou contingences, avec les fournisseurs et l’équipe des achats pour obtenir des alternatives pour le contrôle de projet.

14. Planifiez et budgétez pour le temps hors-projet

Prévoyez les vacances

Assurez-vous que le temps de management, congés payés, réunions, traitement des emails, etc. est pris en compte tant dans le long terme qu’à court terme.

N’oubliez pas les activités inattendues sur le projet (les risques et les changements); assurez-vous de fournir un mécanisme pour capturer ce temps.

Sinon, vous perdrez de vue cette réduction de capacité et devrez utiliser les fonds de réserve.

15. Maintenez votre équipe motivée et heureuse

Gardez votre équipe bien formée et bien informée. Cela améliorera la productivité. Ne sur-utilisez jamais les ressources humaines.

La plupart des « ressources » sont des personnes – et les humains sont en bout de compte responsables du succès du projet. Les managers de ressources et de projets doivent être des négociateurs hors pairs comme ils naviguent entre les multiples équipes projets qui (bien sûr) considèrent chacune leur projet comme ayant la priorité la plus élevée. La motivation et le bonheur sont importants pour tous les individus dans le cycle de vie de projet.

La complexité, la flexibilité, les compétences relationnelles (soft skills) et la capacité à prévoir l’inconnu (ou le gérer) sont la norme dans le management de ressource et les managers doivent être flexibles et prêts à traiter avec cette complexité.

16. Évitez ou limitez le multitâches

Le multitâches semble efficace, mais aboutit souvent à une productivité radicalement inférieure.

Essayez de limiter le nombre de tâches parallèles et vos ressources délivreront mieux.

Avez-vous des approches qui ont amélioré votre management de ressource ? Parlez-nous en dans les commentaires !

 

Gardez votre projet en bonne forme au plan financier

Cherchons des façons de surveiller et contrôler nos coûts plus intentionnellement.

Http://projectriskcoach.com/2017/01/30/how-to-keep-your-projects-financially-fit/ par Harry Hall

4 façons de contrôler les coûts et garder vos projets en bonne forme financière:

1. Rendez vos coûts visibles

Image courtesy of renjith krishnan / FreeDigitalPhotos.net

Le chef de projet et l’équipe projet doivent être capables de VOIR leur performance financière sur une base régulière. Si l’information est cachée, de mauvaises choses vont probablement se produire. Jour après jour, euro après euro, l’équipe dérivera probablement des coûts et de la valeur escomptée du projet.

Dans votre gestion de risques, vous pouvez mettre des seuils sur les écarts de coûts (par exemple, Vert, Orange et Rouge). Si vous atteignez le seuil d’avertissement et que le feu Orange s’allume (par exemple, des dépenses supérieures de 5 à 10 % au prévisionnel), notifiez votre sponsor et votre équipe et déterminez les actions correctives. Quand vous avez un écart rouge (par exemple, supérieur à 10 %), il est temps de prendre des actions plus significatives.

2. Observez les tendances

Que vous utilisez la gestion par la Valeur Acquise (Earned Value Management) ou pas, contrôlez vos tendances. Développez une méthode de collecte et de présentation des tendances d’évolution des coûts par rapport au temps.

3. Comparez vos dépenses à votre ligne de référence de coûts

Quand nous déterminons le budget, nous créons une ligne de référence des coûts qui soutient les objectifs financiers du projet. Sur une base régulière, nous devons comparer nos dépenses réelles à la ligne de référence pour déterminer les écarts. Il est beaucoup plus facile de faire des ajustements mineurs tout au long du chemin que des changements énormes subitement et proches de la fin.

4. Demandez à quelqu’un de vous aider

Pensez aux assistants électroniques pour vous aider à maintenir votre forme personnelle; vous pouvez leur demander de suivre votre performance et vous en tenir responsable. Devinez quoi ? Ce principe marche ici aussi ! Trouvez quelqu’un (un pair, un comptable, un patron, ou quelqu’un du PMO) qui peut vous aider, particulièrement pour des projets très en vue à maintenir votre projet en bonne forme financière.

Prenez des mesures

J’ai un mot d’avertissement sur ces astuces. Certaines personnes n’aiment pas la transparence. Leur crainte est que quelqu’un puisse voir leur manque de performance et qu’il y ait des conséquences personnelles. En outre, une idée courante est que si nous pouvons tenir des choses cachées assez longtemps, nous aurons le temps de nous en remettre. Ceci arrive rarement ou jamais, n’est-ce pas ? Nous retardons les conséquences et elles sont typiquement plus importantes.

Si c’est la mentalité de votre culture d’entreprise, soyez-y sensible et sage sur comment approcher ces étapes pour rester en bonne forme financière. Cherchez des façons de créer un environnement de confiance.

Avez-vous un projet qui souffre d’embonpoint et aurait besoin d’un régime et un plan d’exercice ? Quelle serait une étape simple que vous prendriez pour mieux contrôler vos dépenses ?

Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM

Rencontres sur le management de projets – 29 Janvier au 4 Février

Les rendez-vous sur le management de projets et le leadership que je vous conseille en cette cinquième semaine de l’année. Beaucoup de PPM, management des risques et des coûts de projet mais aussi de la techno, de la culture, une nouvelle méthode PM² et des compétences de présentation.

Mardi 30

Gérez-vous des projets industriels? Rencontrez-vous des difficultés à gérer les coûts de vos projets? Découvrez les expériences de vos pairs et leurs conseils lors du séminaire “MAÎTRISE DU COÛT DES PROJETS INDUSTRIELS”. Voici une occasion idéale de faire du networking intelligent !

Partenaire de DantotsuPM

Chaque mois, 15 min top chrono de convivialité avec les experts IQar autour des principaux enjeux du pilotage opérationnel de vos projets et des outils PPM (choix, méthodologie, déploiement, pilotage…). Emparez-vous des principaux enjeux du pilotage opérationnel de vos projets au travers de talks on line sur Internet accessibles à tous pour plus de souplesse et d’efficacité.

SMPP est Partenaire de DantotsuPM – Référentiel SMPP gratuit !

Every year, students of Uni.lu’s Master in Information and Computer Sciences demonstrate it is possible to deliver an innovation in only 12 weeks. The students will share their results and learning experience on this challenge, especially on how to manage short deadline projects with limited resources, and still deliver an end-user product.

This presentation addresses the changing and evolving state of project management and includes a perspective about the question “Is project management a profession?” The presentation topics of discussion include- major causes of project failure, redefining project success criteria, recent project management trends in the business environment and global ecology, trends in project management jobs and salaries, new challenges that project managers are facing, and predictions about the future of project management.

 

 

Mercredi 31

Rejoignez-les !
    • Besoin de donner de meilleures présentations ?
    • De donner et recevoir des critiques constructives ?
    • D’être moins stressé et nerveux en public ?
    • De présenter vos idées clairement ?
    • De devenir meilleur manager ?
    • De parler devant un groupe ?

Alors, vous avez besoin de Toastmasters !!

There are many views about the processes associated with highly successful program and portfolio management practices and how to apply these processes in actual business environments. This presentation will address the application and processes of program and portfolio management from a perspective that includes the project manager as well as the executive or strategic viewpoint.

En 2018, c’est sous le thème « Réseauter, recruter et réussir » que le PMI-Montréal invite la communauté en gestion de projet à son rendez-vous annuel de carrière en gestion de projet. Un salon des employeurs, des conférences sur la carrière, une clinique CV, un espace à coach et un espace à mentors vous attendent au cours de cette journée qui mettra votre carrière en mouvement. C’est un rendez-vous !

Inscriptions et détails

Jeudi 1 Février

APMG is hosting a series of webinar focusing on Change Management and its impact on people and businesses. These webinars will be hosted in partnership with our Accredited Training Organizations (ATOs) and experts that are change consultants and trainers in this sector. This is your chance to get face to face with the practitioners of Change Management.

    • How Facilitation and Change Management can work hand in hand to deliver successful change projects – 1 and 6 February
    • Tackling the pace of change head-on – 8 February
    • Taking everyone with you – 13 February and 15 March
    • Is change management a discipline that all managers should have or is it more of a ‘Dilbert’ discipline? – 15 February and 2 March
    • Faster growth equals greater complexity – 22 February
    • Team change: the secret to a successful team – 6 March
    • Dealing with change fatigue – 8 March
    • Change isn’t working – 13 March

    • APMG est partenaire de DantotsuPM

 

This data security and compliance methodology is based on examining third-party vendors against the development of a three dimensional risk based model. The final deliverables of the risk impacts, findings, enterprise requirements, and remediation are presented quantitatively.

How do we collaborate and communicate with each other, when the communication crosses geographical and cultural borders?  In today’s business world, most of us must learn to work effectively within teams which are spread across the planet and comprise team members from different cultural backgrounds. Erin Meyer, author of The Culture Map: Breaking Through the Invisible Boundaries of Global Business, describes how to achieve success by being aware of, and leveraging, omnipresent cultural differences.

Le monde change, le contexte économique des entreprises évolue rapidement, la société se transforme. Continuellement en mouvement et en décalage. L’avenir exigera de l’imagination, des compétences, de la discipline, un leadership adaptatif et une volonté non seulement d’accepter le changement, mais de le conduire. Cette présentation met l’accent sur l’importance de la gestion de projet et le besoin de chef de projets compétents et professionnels, afin d’apporter de nouvelles idées, des solutions innovantes, et gérer du début à la fin un projet en créant un environnement durable et adaptable aux besoins de notre communauté mondiale.

Implementing automated Runway Surface Condition Reporting in Canada : Experiences, Best Practices and its Challenges. A large scale NAV CANADA project that implemented automated Runway Surface Condition Reporting across more than 100 airports in Canada.

The 2018 PM² Conference is a landmark EU event sponsored by major EU Institutions. This inaugural conference brings together representatives from EU Institutions, Member States’ Public Administration, PM² Practitioners, Service Providers and PM² Methodology Experts to learn from each other and to share experiences in using PM² and rolling-out the PM² Methodology in their organisations. ​The Conference will address how PM² can enable better project management in the EU to help organisations deal with challenges of project management performance, collaboration with other organizations, engagement with citizens and complexities of managing service providers and outsourced projects.

On the first day, there will be keynote presentations, case studies and PM² Methodology highlights.

Vendredi 2

On the second day, there will be short PM² training sessions.

 

PMI is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

12 Mai – Webinar – les 10 meilleures astuces pour réussir vos cas d’affaire

Top Ten Tips for the Business Case

Webinar en Français animé par Jean-Philippe Di MAGGIO avec des supports de formation en anglais.

Jean-Philippe Di MAGGIO

Avez-vous déjà hésité sur comment vous y prendre pour lancer un nouveau produit ou projet ?

Quelle est la meilleure méthode pour obtenir l’approbation de votre projet ?

Le « Business Case » est votre outil d’aide à la décision. Il met en lumière les bénéfices et les coûts (financiers et non-financiers). Il est la démonstration de la valeur qui sera créée par votre projet.

Ce Webinar a pour but de vous donner une vue d’ensemble du « business case ».

Il présentera une dizaine d’astuces pour faire sortir votre cas d’affaire du lot et obtenir les accords nécessaires au démarrage du projet !

Inscrivez-vous, c’est gratuit, et c’est un bon moyen d’apprendre pendant la pause déjeuner.

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13 July – Webinar – Cost Management: Principles for practical success on your projects

PMI UK Webinar July 13 2016
Get more information and register online.

PMI Members only.

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connaissez-vous la règle des 18 mois et pourquoi des projets sont annulés pour de mauvaises raisons ?

Why Projects Are Cancelled For The Wrong Reasons

http://www.fatcat.com.au/news/home/Ask+an+Advisor/418_0.html

Un nombre élevé et disproportionné de projets sont annulés par le management à 18 mois.

Comme dans tout projet, il y a un flux et un reflux naturel. Un rythme naturel. Ce que je trouve intéressant est que le rythme semble s’installer dans ce que j’appelle la Règle des 18 Mois.

La règle des 18 Mois déclare que :

Loi_de_Moore
Loi de Moore
Un nombre disproportionné de projets est annulé par le management à 18 mois.

N’oublions pas que beaucoup de secteurs ont un rythme naturel, par exemple technologique. Le rythme technologique le plus célèbre est la Loi de Moore qui prévoit que la croissance dans le nombre de transistors par puce doublera tous les vingt-quatre mois. D’autres lois technologiques qui ont un rythme naturel incluent la Loi de Kryder pour le stockage sur disque (~12 mois) et la Loi d’Haitz pour la production de LED’s (~18 mois).

Pourquoi y-aurait-il une Règle de 18 Mois pour les projets ?

Y aurait-il une certaine loi naturelle dans le travail ? La réponse est simple : oui. La nature humaine.

En regardant en arrière tous les projets que j’ai managés dans ma carrière, le cycle de 18 mois d’annulation des projets revient à travers industries, contextes, technologies, tailles d’organisations et nationalités. La règle semble universelle. Pourquoi ?

Dix-huit est le nombre maximal de mois pendant lesquels le management peut souffrir. Cette douleur est la répétition des efforts de re-justification d’un projet dont on attend encore de voir les bénéfices.

Pourquoi 18 mois et pas 12 ou 24 ?

monthsPensez à un projet donné. La plupart débutent en milieu d’année avec un financement et des ressources alloués à grand-peine par le management en se basant sur le mérite et les impacts et bénéfices potentiels. Quand le cycle budgétaire suivant arrive, le projet est bien lancé et le financement est presque assuré car le projet a démarré depuis moins d’une année et que personne ne s’attend à ce qu’il ait déjà un impact. Donc, les ressources sont maintenues en place et le projet continue de progresser.

Le deuxième cycle est une question totalement différente.

Quand le cycle budgétaire suivant survient, des questions s’ élèvent sur le projet :
  • Est-ce que ce projet est toujours aussi important ?
  • Y-aurait-il des projets plus importants que nous devrions financer au lieu de celui-là ?
  • Atteignons-nous les progrès escomptés ?
des budget limités, voire compressés...
il faut se battre pour chaque nouvelle année de financement !
Pourquoi ces questions ?

Parce que chacun dans la chaîne de management doit re-justifier le projet pour encore une autre année de financement. C’est ce deuxième tour qui cause toute l’angoisse. Le résultat est que le management arbitrera s’il faut se battre pour une autre année de financement ou laisser le projet mourir et éviter cette peine. Comme nous pouvons tous l’apprécier, éviter la douleur est une réaction humaine naturelle.

Si le management pouvait voir la valeur (quelque chose qui justifie la peine), approuver que le projet continue ne serait pas un problème. Là où la plupart des équipes de projet s’attirent des ennuis est qu’elles ne saisissent pas cette réaction d’évitement de douleur du management. Dans leurs esprits, le management devrait seulement obtenir les financements et avoir confiance en équipe.

Le résultat est qu’un grand pourcentage de projets sont tués à 18 mois parce que l’on n’a pas démontré leur valeur.

Attendez ! Dites-vous. Nous avions un accord que ce serait un projet sur plusieurs années et que les bénéfices ne viendraient qu’à la fin. Ceci ne prouve-t-il pas que la Règle des 18 Mois ne s’applique pas ? NON. Si vous croyez vraiment que vous pouvez éviter le problème en obtenant un accord au départ, alors vous ne comprenez pas la nature humaine. Au cas où votre projet passerait le jalon des 18 mois, la peine grandira avec chaque cycle ultérieur. Ce qui signifie que vous devrez démontrer une valeur et un impact toujours croissants pour pouvoir continuer. La douleur ne part pas avec le temps. En réalité, elle augmente.

Ce n’est pas la faute de la direction. C’est la faute de l’équipe de projet qui échoue à comprendre le désir du management d’éviter la douleur.

Comment une équipe évite-t-elle cette règle ?

règle des 18 moisSuivez les quelques étapes simples suivantes :

1) Comprendre le cycle de votre organisation (ou votre client) pour vous assurer que vous comprenez le timing. Quand les budgets et/ou les stratégies sont-ils bouclés chaque année ?

2) Définir votre portée de projet et de livrables pour être certains que ce que vous livrez a un impact/une valeur avant que la règle ne soit appliquée.

3) Pour les projets qui s’étendent au-delà de 18 mois, découpez-les et faites de chaque partie un projet distinct. Pourquoi ? Pour esquiver le problème d’évitement d’une peine qui s’intensifie avec le temps car chaque projet remet les compteurs à zéro.

Partenaire de DantotsuPM
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Dans mon expérience, j’ai vu la règle des 18 mois appliquée à des projets qui auraient du être tués dès le départ et à d’autres qui n’auraient jamais dus être arrêtés.

Cette apparente prise de décision aléatoire du management peut être perturbante et démoralisante dans une organisation. Si vous êtes dans le management, regardez-vous dans le miroir et comprenez que la nature humaine joue un rôle dans votre prise de décision de tuer des projets. Aidez vos équipes à le comprendre.

Si vous menez un projet, utilisez ces stratégies de management de projet simples afin d’éviter ce que dans le passé vous aviez attribué à des caprices du management.

CSP est partenaire de DantotsuPM
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En comprenant la Règle des 18 Mois, vous pouvez vous assurer que vos projets auront l’impact que vous désirez.

Bonne chance !

question d’entretien de chef de projet sur le management des coûts

Quand le projet atteint la fin de la phase de planification que vous attendriez-vous voir dans un bon plan de management de projet d’un point de vue management des coûts ?

Premièrement, je m’attache à vérifier que tous les livrables sont entièrement représentés dans le WBS.

crise financièrePuis que l’on a répondu toutes les questions sur le contenu du projet : risques, contraintes, assomptions, les livrables qui sont dans et hors du périmètre du projet.

Il est également critique que les évaluations soient détaillées et qu’elles aient été revues et acceptées par les parties prenantes clés ET les membres de l’équipe projet.

Ensuite, s’assurer qu’il y a suffisamment de marge dans le plan et que nous avons mis en place des mécanismes adéquats de suivi des dépenses.

Enfin, avons-nous bien posé les lignes de référence de base en matière de valeur attendue et de coûts tout au long du projet et en particulier à quelques jalons bien choisis?

contactez-nous pour publier une annonce
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La complétude et l’accord de tous sur les évaluations sont à mon avis primordiaux.

Enfin, en fin de réponse, parlez d’une expérience provenant de votre propre vécu.

Décrivez comment vous avez posé ces lignes de référence et mis en place le management des coûts sur vos précédents projets.

July 16 – Webinar (PMI) – Establishing Risk-based Schedule and Cost Contingency

dépenser spentEstablishing and managing schedule and cost contingency are integral to project risk management.

Yet many organizations still struggle to define and adopt best practices that provide the organization confidence in their contingency setting processes.

Understand the challenges of traditional approaches to setting schedule and cost contingency and why they can undermine project success.

Then, take a look at an analysis-based approach using an integrated schedule and cost risk analysis to understand the impact of risks on the project, identify risk and quantify the impact of those risks, and then evaluate multiple scenarios to determine the appropriate schedule and cost contingency.

This technique provides more insight and confidence for the project team and stakeholders.

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5 astuces pour des prévisions budgétaires efficaces dans le management de projet

5 Tips for Efficient Budgeting within Project Management

http://network.projectmanagers.net/profiles/blogs/5-tips-for-efficient-budgeting-within-project-management par Marian Woods

De nos jours, les organisations font face à des pressions croissantes quand on parle de leurs budgets de management de projet. Il y a un réel besoin d’investir seulement dans le projet qui sera réussi. Les prévisions budgétaires et la prise de conscience des bénéfices attendus devraient être au premier plan des préoccupations du chef de projet assigné. Combien ce projet va-t-il coûter ? Tous les éléments budgétaires ont-ils été bien pris en compte : heures de travail, équipement, ressources externes, etc. Pour résumer, ce projet peut-il être livré avec succès dans le budget assigné ?

repartition budgétaire bannerLa répartition budgétaire peut déterminer le succès d’un projet. Tout projet qui est complété dans les délais prédéterminés et qui atteint ses objectif ne devrait pas être considérer comme un succès si le projet ne satisfait pas à ses exigences financières. Donc aujourd’hui, les chefs de projet ont besoin de compréhension financière pour s’assurer que leurs projets ne dépassent pas leur enveloppe budgétaire.

Quelques astuces à garder à l’esprit en manageant vos projets pour vous assurer qu’ils restent dans le budget seraient :

  1. Passez en revue et ré-estimez fréquemment le budget

surveillanceNe pas examiner fréquemment les prévisions budgétaires de projet peut en fin de compte vous mener dans une position sans retour. La prévision budgétaire devrait être régulièrement passée en revue par le management de projet et le service comptabilité pour garantir que le budget ne dépassent pas les montants prévus. Plus un problème est découvert tôt, plus il sera facile de faire les amendements nécessaires au budget.

  1. Managez le contenu de façon très serrée

La dérive de contenu ou les requêtes de changement peuvent causer des problèmes inutiles pour un projet et sont les causes les plus communes de débordements. Le travail imprévu a une façon bien à lui de se glisser dans un projet. Des heures non planifiées de travail de ressources peuvent ravager avec vos budgets alloués de projet. En tant que chef de projet, vous devez avoir un processus en place pour manager tout supplément de travail et contrôler le contenu du projet. Mettre en place un mécanisme de management des changements pourrait vous fournir le contrôle nécessaire dont vous avez besoin pour tenir vos budgets.

  1. Communiquez

Je suis un fort partisan des lignes de communication claires et ma conviction n’est en rien différente quand on considère les prévisions budgétaires. Il est important que vous communiquiez aux autres membres de l’équipe projet tous les détails sur les dépenses et les budgets. Une équipe projet bien informée vous aidera en fin de compte à rester dans les budgets assignés.

Genius Inside est partenaire de DantotsuPM
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  1. Managez risques et problèmes

Image courtesy of cooldesign / FreeDigitalPhotos.net
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Les risques possibles et les problèmes existants ont eux aussi leur façon de trouver leur chemin dans les projets et causer des dommages. Donc, il est important de les suivre et de réduire le niveau auquel ils peuvent affecter votre budget projet. Il est presque impossible d’éviter risques et problèmes, cependant vous pouvez avoir un plan en place s’ils surviennent vraiment.

  1. Connaissez vos ressources

Les ressources assignées à un projet sont en fin de compte là où va une grande partie de votre budget projet. Il est essentiel que les chefs de projet examinent de près les ressources et leurs compétences pour s’assurer qu’elles sont utilisées à 100% et que les ressources idéales sont positionnées sur les bons projets.

keeping moneyLes prévisions budgétaires et le contrôle financier de vos projets doivent être managés proactivement ! C’est un composant important du processus de management de projet qui devrait être régulièrement passé en revue par le chef de projet, l’équipe financière, des parties prenantes et des membres principaux de l’équipe d’équipes projet.

Garder une main ferme sur les budgets de projet vous aidera à faire en sorte qu’ils restent dès le départ dans les paramètres budgétaires établis.