Demander des mises à jour utiles sur les progrès réalisés est une partie à la fois difficile et critique du management de projet.
HOW is as important as WHAT when requesting work progress updates par Kiron Bondale
Qu’il s’agisse d’un projet ou d’opérationnel, comprendre les progrès réalisés avec les éléments de travail individuels appartenant à votre équipe fait partie d’une journée ou d’une semaine de travail normale pour la plupart des dirigeants. Ces informations sont essentielles à l’utilisation d’outils tels que le management de la valeur acquise et les radiateurs d’informations tels que les graphiques « burn down » ou « burn up ».
Mais la façon dont vous demandez des mises à jour des éléments de travail influencera la qualité des données de performance au travail que vous recevez.
Si les éléments de travail sont suffisamment petits et sont susceptibles d’être terminés au cours d’une seule période de rapport, une méthode efficace et objective consiste à déclarer que l’état n’a pas commencé, n’a pas été terminé ou a été terminé. On s’attend à ce que les éléments de travail signalés comme étant dans un état non terminé passent à l’état terminé d’ici le prochain point d’avancement ou soient remontés comme étant bloqués.
Toutefois, lorsque les éléments de travail ne sont pas petits, une plus grande granularité des rapports sur les éléments de travail en cours peut être justifiée.
Voici 3 des façons les plus courantes dont j’ai vu ces informations demandées
- Quel pourcentage du travail a été achevé ?
- Combien de temps (effort ou durée) avez-vous consacré à ce travail ?
- Combien de temps (effort ou durée) reste-t-il pour terminer ce travail ?
Sauf dans les situations où les progrès peuvent être évalués de manière indépendante et quantifiable, la première méthode souffre de la règle des 90-10 des échéanciers de projet : Les premiers 90% de la tâche prennent 90% du temps, et les derniers 10% prennent les 90% restants !
Et même si vous êtes en mesure de mesurer objectivement le pourcentage d’achèvement, cela suppose toujours que les performances passées sur cet élément de travail persisteront jusqu’à ce que l’élément de travail soit terminé.
La deuxième méthode est encore pire car elle ne considère que le passé et ne nous renseigne pas sur ce que l’avenir pourrait nous réserver.
La troisième approche a l’avantage de forcer le membre de l’équipe à vérifier si l’effort restant prévu ou la durée de cet élément de travail est exact et si ce n’est pas le cas, une nouvelle prévision peut être effectuée.
En mettant la théorie de côté, je voulais voir ce qui se passait réellement dans la pratique.
J’ai mené deux sondages similaires pendant une semaine dans le groupe LinkedIn Project, Program and Portfolio Management de PMI et sur ProjectManagement.com. J’ai reçu 239 réponses avec la répartition suivante des votes :
- Combien de travail reste-t-il à faire : 49 %
- Quel pourcentage est terminé : 29%
- Est-ce terminé ou pas : 16 %
- Combien du travail avez-vous accompli : 6 %
Il est encourageant de voir que les deux meilleures méthodes sont utilisées dans près des deux tiers des cas. Cependant, cela signifie qu’un tiers des répondants utilisent les méthodes les moins utiles pour prévoir ce qui pourrait se produire à l’avenir.
Demander des mises à jour utiles sur les progrès réalisés est encore un autre cas du célèbre :
Ce n’est pas ce que vous dites, c’est comment vous le dites !
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DantotsuPM.com 