Centre de contrôle : règles 16 à 33 des 100 pour les managers de projet de la NASA: Les communications et l’humain

Après les 15 premières règles publiées la semaine dernière, voici les suivantes sur les aspects communications et l’humain.

Communications

La règle #16 : Les efforts coopératifs exigent de bonnes communications et des mécanismes de remontées rapides des risques. Un manager de projet devrait essayer de tenir ses partenaires au fait de ce que se passe et devrait être celui qui leur annonce en premier toute rumeur ou changement réel des plans. Il/elle devrait consulter les partenaires avant que les choses ne soient finalisées, même s’ils n’ont qu’une petite partie de l’action à réaliser. Un manager de projet qui tient ses associés dans l’ignorance sera traité de même et considéré comme une personne sans intégrité.

La règle #17 : La discussion n’est pas bon marché; mais la meilleure façon de comprendre un problème de personnel ou technique est de parler aux bonnes personnes. Le manque de discussion au bon niveau est mortel.

La règle #18 : La plupart des réunions internationales sont tenues en anglais. C’est une langue étrangère à la plupart des participants comme des américains, des allemands, des italiens, etc. Il est important d’avoir des communications adéquates pour qu’il n’y ait aucune interprétation erronée de ce qui est dit.

La règle #19 : Vous ne pouvez pas être ignorant du langage du secteur que vous managez ni ceux des secteurs avec lesquels vous vous interfacez. L’éducation est un devoir du manager moderne. Il y a des cours simples disponibles pour apprendre le jargon informatique, celui des communications et autres dialectes du monde modernes. Vous ne pouvez pas vous en sortir si vous ne comprenez pas ce qui est dit ou écrit.

Les personnes

La règle #20 : Vous ne pouvez pas tout surveiller. Ce que vous pouvez regarder sont les personnes. Elles doivent savoir que vous n’accepterez pas de travail inadéquat.

La règle #21 : Nous avons développé un ensemble de personnes dont l’intérêt personnel passe avant le travail ou, du moins, c’est ce qu’il semble aux managers plus âgés. Il leur parait que les plus jeunes sont plus intéressés par la forme que par la substance. La question est les managers plus âgés ont-ils raison ou sont-ils juste vieux ? Considérez les deux points de vue.

La règle #22 : Un bon technicien, inspecteur de qualité et patron sont plus importants pour obtenir un bon produit que tout papier ou examen.

La règle #23 : La source de la plupart des problèmes est les gens, mais jamais ils ne l’admettront. Connaissez les personnes qui travaillent sur votre projet afin de savoir quelles sont leurs réelles faiblesses.

La règle #24 : Il faut prêter une grande attention aux drogués du travail, s’ils prennent d’entrée une mauvaise direction, ils peuvent rapidement faire beaucoup de dégâts. Il est possible de les surcharger et de causer chez eux un épuisement prématuré, mais il reste difficile de déterminer si leur charge est trop importante, puisque beaucoup de celle-ci est généré par eux-mêmes. Il est important de s’assurer que de telles personnes prennent suffisamment de vacances et que leur charge de travail n’excède pas 1,25 à 1,5 fois ce qui est normal.

La règle #25 : Essayez toujours de négocier votre support interne au niveau le plus bas. Ce que vous voulez est le soutien de la personne qui fait le travail et plus vous pouvez en être proche dans les négociations meilleur sera le résultat.

La règle #26 : Si vous avez quelqu’un qui ne regarde pas, ne demande pas et n’analyse pas : demandez-lui de se faire muter ailleurs.

La règle #27 : Le temps personnel est très important. Vous devez faire attention en tant que manager à bien comprendre la valeur du temps des autres personnes (c’est-à-dire, travaillez vos matériels et nécessaires réunions). Vous devez protéger autant que possible votre personnel du travail inutile (c’est-à-dire, certaines demandes devraient être ignorés ou un refus envoyé au demandeur).

La règle #28 : Les personnes qui contrôlent le travail et n’aident pas à le faire semblent ne jamais savoir exactement ce qui se passe (être impliqué est la clef de l’excellence).

La règle #29 : Il n’y a aucune motivation plus grande que de confier à une bonne personne son morceau du puzzle à construire, mais un remerciement sincère ou une récompense aident aussi.

La règle #30 : C’est principalement l’incompétent qui n’aime pas montrer son travail.

La règle #31 : Il y a des moments rares où seul un individu peut faire le travail. Ceci se produit dans les secteurs techniques qui nécessitent plus d’art et de compétences que la normale. Chérissez ces personnes mais faites leur faire leur travail aussitôt que possible. Faire réaliser leur travail par quelqu’un d’autre demandera deux à trois fois plus longtemps et le résultat sera habituellement en dessous du standard.

La règle #32 : Les personnes ont des raisons de faire les choses de la façon dont elles les font. La plupart des personnes veulent faire un bon travail et, si elles ne le font pas, le problème est probablement qu’elles ne savent pas comment faire ou pas précisément ce que l’on attend.

La règle #33 : Si vous avez un problème qui exige des personnes additionnelles, vous devriez approcher ajouter des ressources comme un cuisinier qui n’aurait pas suffisamment salé un plat.

Traitez l’ajout d’une personne dans l’équipe comme celle d’un nouvel ingrédient dans une grande recette.

Liste complète en anglais: Https://geekboss.com/nasa-project-managers/ par Matthieu Stibbe

Menez-vous par l’exemple ? par Frank Sonnenberg

Vos paroles et, encore plus, vos actions ont un impact énorme sur votre crédibilité et votre réputation.

Do You Lead by Example?

FrankSonnenbergOnline was named among the “Best 21st Century Leadership Blogs”

https://www.franksonnenbergonline.com/blog/do-you-lead-by-example/ par Frank Sonnenberg

Vous êtes observés chaque minute de chaque jour. Cela semble effrayant, non ? Mais c’est vrai. Chaque mot que vous prononcez et chaque mouvement que vous faites sont soigneusement suivis. De plus… …vous ne pouvez pas y échapper.

Menez-vous par l’exemple ? Voici les faits.

Peu importe si vous êtes jeune ou vieux, riche ou pauvre, débutant votre carrière ou connu comme “le grand chef”, vos paroles et actions ont un impact énorme sur vos crédibilité et réputation. De plus, elles influencent les autres de façons que vous n’avez jamais même imaginées. Êtes-vous fier du message que vous envoyez aux autres ? Sinon, il pourrait être le temps de revoir votre comportement.

Les gens qui vous respectent observent chaque mouvement que vous faites, ne leur faites pas faux bond.

CSP est partenaire de DantotsuPM

30 Façons de Mener par l’Exemple

Parfois il est clair comme de l’eau de roche que vous envoyez un message aux gens; d’autres fois, ce n’est pas si évident. Voici 30 manières de mener par l’exemple :

  1. Soyez le premier à donner plutôt que le premier à prendre.
  2. Gagnez la confiance et le respect plutôt que l’exiger.
  3. Entrez dans la partie plutôt qu’observer depuis la ligne de touche.
  4. Pensez par vous-même plutôt que répéter comme un perroquet.

    Méfiez-vous de la pensée de groupe qui vous pousse à vous contenter d’adhérer à un consensus mou.
  5. Faites de votre mieux plutôt que le strict minimum.
  6. Assumez plutôt qu’esquiver vos responsabilités.
  7. Pensez « nous » plutôt que « je ».
  8. Menez par l’exemple plutôt que seulement dire comment bien faire.
  9. Faites grandir les gens plutôt que les démolir.
  10. Ne pas ignorer les problèmes ni les injustices

    Affrontez les mauvais comportements plutôt que de fermer les yeux.

  11. Restez fidèle à vos valeurs plutôt que faire la girouette en fonction des vents.
  12. Faites votre part du boulot plutôt que demander à d’autres de travailler double.
  13. Dirigez-vous vers les problèmes plutôt que les ignorer.
  14. Admettez vos erreurs plutôt que chercher qui blâmer.
  15. Proposez des solutions plutôt que juste vous plaindre.
  16. Suivez votre boussole morale plutôt que demander que l’on vous indique la voie.
  17. Mettez-vous au bout de la queue plutôt que vous infiltrer à l’avant.
  18. Dites les choses comme elles sont plutôt que tourner autour du pot.
  19. Construisez des ponts plutôt que des murs.
  20. Levez votre propre main plutôt que porter d’autres personnes volontaires.
  21. Gardez un esprit ouvert plutôt que fermer la porte.
  22. Faites ce que vous pouvez plutôt que trouver des excuses sur pourquoi vous ne pouvez pas faire.
  23. Quittez votre zone de confort plutôt qu’abdiquer à vos peurs.
  24. Relevez la barre plutôt qu’accepter la médiocrité.
  25. Soyez obstiné plutôt que renoncer au premier signe de problème.
  26. Améliorez-vous vous-même plutôt qu’essayer de changer les autres.
  27. Honorez votre parole plutôt que briser votre promesse.
  28. Restez fort plutôt que plier à la pression de vos pairs.
  29. Écoutez votre conscience plutôt que vendre votre âme.
  30. Faites une différence dans les vies des autres plutôt qu’enrichir votre propre existence.

WANTED ! Modèles à émuler : Il est temps de mener par l’exemple.

Votre comportement définit qui vous êtes et ce pour quoi vous vous battez. Il révèle votre éducation, il reflète l’organisation que vous représentez et il imprime une impression durable, votre réputation, dont il est aussi difficile de séparer que de votre ombre.

Vous obligez-vous à vos propres règles et standards ? Votre poignée de main est-elle aussi fiable qu’un contrat ? Les amis peuvent-ils compter sur vous dans les bons moments comme les mauvais ? Traitez-vous les gens qui ne peuvent pas faire quelque chose pour vous aussi bien que vous traitez ceux qui le peuvent ? Seriez-vous fiers si vos enfants marchaient dans vos pas ? Si vous ne pouvez pas répondre oui à ces questions, demandez-vous pourquoi.

Si vous voulez élever vos enfants avec un fort caractère moral, renforcer la culture de votre organisation, ou encourager des citoyens à être des membres productifs dans la société, ne cherchez pas à changer leur comportement, examinez le vôtre.

Demandez-vous si vos actions ont un impact positif ou négatif sur les gens autour de vous. Les guidez-vous sur le bon chemin ou dans une impasse ? Vous êtes un modèle à émuler. Agissez en tant que tel.

Menez-vous par l’exemple ? Que faites-vous pour y parvenir ?

 

10 idées amusantes et efficaces pour rendre vos présentations plus intéressantes

Captez l’attention et conservez la avec ces 10 approches et techniques recommandées par un présentateur émérite.

10 Fun and Interesting Presentation Ideas

https://www.businessesgrow.com/2017/10/19/interesting-presentation-ideas par Mark Schaefer

À un certain point dans votre vie professionnelle, vous devrez donner une présentation et si vous êtes comme moi, cela peut vous paraître une expérience anxiogène.

J’ai donné des centaines de conférences et présentations et voici 10 idées pour vous aider à maitriser votre nervosité. À la fin j’ai un enregistrement vidéo pour réunir tout cela pour vous…

1. Couleur locale

Peu importe où vous êtes, trouvez un commentaire intéressant ou drôle sur la ville où vous êtes ou bien sur le groupe qui vous reçoit. Une référence à la météo, à votre dernière visite, à une équipe sportive locale, ou un événement qui puisse être amusant. Trouvez quelque chose qui vous rapproche des gens, capte leur attention et génère peut-être un rire.

Les gens se sentent plus à l’aise quand vous prenez le temps de commencer par une histoire sur leur ville ou leur organisation.

2. Maitrisez votre nervosité

Voici un secret. Vous devez juste tenir les deux premières minutes. Si vous pouvez passer les deux premières minutes, vous vous détendrez et serez excellent.

Alors voici une astuce. Quand vous trouvez votre morceau “couleur locale” pour entamer votre prestation, mémorisez le. Répétez-le à de nombreuses reprises, ainsi quand vous montez sur la scène, vous avez vos deux premières minutes à froid de prêtes, les gens riront et vous serez lancé.

3. Soignez vos visuels

Beaucoup de coachs de présentation en public recommandent que vous vous débarrassiez totalement de diapositives. Parfois c’est bien, mais les images peuvent aussi vous aider à créer de l’entrain et à rendre la présentation intéressante.

Ma bible pour préparer des présentations mémorables (disponible sur Amazon)

Chaque fois que je fais une intervention, je me mets au défi d’ajouter quelque chose de visuel et rafraichissant qui aidera l’auditoire à se me rappeler de moi. Avec toutes les sources d’éléments visuels libres ou à bon marché sur Internet aujourd’hui, ceci est plus facile que jamais. Pour moins de €20 vous pouvez même acheter des animations à intégrer directement dans votre PowerPoint. Y a-t-il quelque chose que vous pourriez faire visuellement pour les surprendre ? Les faire rire ? Les faire vous écouter attentivement ?

4. Utilisez des supports visuels, pas des listes à puces

À ce jour, il ne devrait pas y avoir un présentateur sur la terre parlant d’une liste à puces. Ce serait très années 2000. Mais pour vous aider à animer 45 minutes de discours, vous pourriez avoir besoin certains visuels de soutien, utilisez alors de grandes photos et images pour accompagner votre histoire, pas la faire dérailler.

5. Impliquez l’auditoire de manière subtile

Il n’y a rien de plus maladroit que de poser une question à votre auditoire et obtenir en retour un silence total. Au lieu de cela, posez une question qui appelle simplement à lever la main, comme “combien de bloggers dans l’assistance ?”. Cela fait s’impliquer les gens sans les mettre sur le grill.

6. La présentation de 7 minutes

Faites un test. La prochaine fois que vous écoutez un grand speaker, comptez combien de fois votre esprit commence à divaguer sur les choses à faire au bureau ou la prochaine pause déjeuner.

Bien sûr cela varie en fonction de la personne et même de l’occasion, mais les personnes commencent en général à s’évader ailleurs toutes les sept minutes même si elles sont intéressées par votre propos !

Aussi, toutes les sept minutes j’ai une action pour reprendre leur attention. J’ai déjà mentionné quelques idées comme la présentation de quelque chose de visuellement profond ou poser une question à l’auditoire. D’autres idées pourraient être de dire quelque chose de drôle, de changer physiquement de position, d’élever dramatiquement ou baisser la voix, ou de changer le ton émotionnel de la présentation.

Toutes les sept minutes, faites quelque chose pour les secouer un peu dans leurs sièges.

7. Dirigez les diapositives

J’ai récemment déployé un tout nouveau discours sur l’avenir des médias sociaux. J’ai pratiqué cette chose tellement de fois que j’ai fini par en avoir assez. Mais je vous dirai que, quand c’était « showtime », j’étais en parfaite harmonie sans même regarder les diapositives.

Quand je donnais souvent cette présentation, je pouvais respecter parfaitement le délai fixé de 45 minutes sans jamais regarder la montre. Les organisateurs apprécient ceci, croyez-moi. C’est bien de finir un peu avant, mais jamais après le délai fixé.

Dirigez les diapositives, ne les laissez pas vous diriger.

8. Distrayez pour enseigner

Quand j’ai commencé à donner des conférences, je l’ai approché comme si c’était une extension de mon enseignement. C’était une erreur.

Quand les gens suivent un discours, ils s’attendent à un peu de divertissement. À un certain point, j’ai passé un cap et je suis devenu plus fantaisiste qu’enseignant… mais cela fait de moi un enseignant plus efficace. Ceci a-t-il du sens pour vous ?

9. Assemblez des histoires

assemblez les pièces du puzzle de votre présentation en combinant plusieurs histoires efficaces

Beaucoup des meilleurs conférenciers créent rarement de tout-nouveaux discours. Ils rassemblent des histoires différentes de leurs carrières et les assemblent ensuite de façon à la rendre appropriée à un auditoire. On m’a dit que l’ancien Président américain Bill Clinton, un des orateurs les mieux payés au monde, tient une pile de cartes de notes avec ses « histoires » et les assemble ensuite juste avant son discours.

Je m’y améliore. J’ai assez d’histoires maintenant et je sais lesquelles connectent le mieux aux différents auditoires mais ceci ne vient qu’avec l’expérience.

Commencer à en collecter dès maintenant !

10. L’avertissement 2 minutes

La plupart des interventions standards incluent une période Q&A et vous ne voulez pas expérimenter un silence de mort !

Voici astuce pour le garder la session Q&A vive et active. Deux minutes avant cette session, dites : “je voudrais passer à mon point final avant de prendre vos questions … aussi, commencez à réfléchir à vos questions dès maintenant.”

Cela donne une tâche à l’auditoire et le signal qu’ils doivent préparer une question maintenant. Cette astuce fonctionne avec tous les auditoires sauf les collégiens. Les gens qui posent des questions empêchent le reste de la classe de quitter la pièce donc cela n’arrive pas normalement dans une salle de classe ! 🙂

Réunir le tout…

Voici un enregistrement de 45 minutes de ma récente intervention sur l’Avenir des Médias Sociaux à une conférence à  Minneapolis. Surveillez comment j’incorpore certaines des idées pour rendre la présentation intéressante :

  1. Animation visuelle puissante
  2. Couleur locale bien répétée
  3. Demander une réponse à main levée
  4. Valeur divertissante
  5. Une intervention physique sous la forme d’une pause prolongée.

 

 

quels sont les principaux retours des lectrices et lecteurs DantotsuPM pour améliorer le blog en 2018-2019 ?

Plusieurs améliorations ont déjà été déployées depuis l’été dernier: Nouveau Thème WordPress plus moderne et favorisant la mise en avant des illustrations des articles, fréquence hebdomadaire de publication des annonces de rencontres pour regrouper ces types de billets, récapitulatifs des articles les plus lus chaque mois (publiés à l’occasion des périodes de congés estivaux et de fin d’année).

Pour les capacités de recherche, nous avons les catégories de billets qui ont été remaniées, les mots clés enrichis de nouvelles entrées, et bien sur la zone « Chercher mot ou expression » (à mettre entre guillemets).

Bonne lecture et n’hésitez pas à me suggérer d’autres améliorations dans la zone commentaires.

Plaidoyer pour un management élégant par Mike Clayton

Le management est autant art que science :  Voici 12 façons de le rendre élégant.

Une fois que vous avez appris les bases du management, ce sont les petites choses qui créent une grande différence.

Voici 12 petites choses qui font un management élégant. Ce ne sont pas les meilleures 12, plutôt les 12 qui sont immédiatement venues à l’esprit.

Engagez-vous

mettez un réel engagement dans votre travail

Je ne veux pas dire ‘ fiancez-vous ‘…

Cependant, il s’avère que plus un manager semble s’engager dans son travail et son organisation, plus engagés deviennent les membres de son équipe. Aussi, prenez un sincère intérêt et laissez tomber le cynisme, si vous voulez une équipe heureuse et efficace.

Connectez-vous

Combien le manager est-il connecté avec des réseaux internes ? Plus il l’est, plus son équipe estime son management, s’engage elle-même avec l’organisation et construit ses propres réseaux productifs. Les membres de l’équipe dénigrent des managers avec des réseaux notablement plus petits que les leurs.

Saluez les gens

Cela ne demande pas grand chose de dire « bonjour ». Mais l’impact est fort. Et cela renforce votre relationnel avec les membres de l’équipe et vos collègues. Comme les gens arrivent au travail, soyez là pour les accueillir chaque jour.

Donnez le crédit où il est dû

Le ‘bonjour’ est ‘un coup inconditionnel’ qui n’a besoin de rien pour se déclencher (sauf être là). Il existe aussi ‘les coups conditionnels positifs’. Ce sont les commentaires positifs qui donnent du crédit aux bonnes choses que nous faisons. Petits et fréquents. Ceci montre que vous êtes conscient du bon travail que font les membres de l’équipe.

Encouragez l’excellence

Les gens respectent d’être challengés. Et secrètement ils aiment ça. (Je ne parle pas d’exploits fantastiques). La chance de mieux faire son travail et accroitre nos compétences motive. Et la reconnaissance que nous sommes prêts pour le faire est une reconnaissance que nous apprécions.

Tête-à-tête

Les managers qui offrent plus de temps en tête-à-tête avec les membres de leur équipe voient l’engagement ainsi que la productivité augmenter.

Questionnez et écoutez

Question et réponse… NON.

Posez une question et écoutez ensuite.

Les gens nous jugent autant et peut-être plus sur nos questions que sur nos réponses. Placez donc votre focus sur cet aspect. C’est aussi la meilleure façon de faire que les membres de votre équipe réfléchissent par eux-mêmes. De cette façon, ils trouveront de meilleures réponses que vous l’auriez fait.

Respectez leur temps

Respectez les besoins des personnes pour une vie de famille et sociale. N’attendez pas d’atteindre un profond déséquilibre entre travail et vie privée. Et ne l’acceptez pas comme une habitude. Assurez-vous que les personnes parviennent à finir leur travail et rentrent à la maison.

Soyez juste

balance de la justiceNous sommes câblés pour détecter l’injustice et nous rebeller contre elle. Si les gens voient que leur charge de travail excède celle de leurs collègues (ou la vôtre), ils se désengageront rapidement. Partagez le travail équitablement et assurez-vous aussi d’en faire votre part !

Réunions d’équipe

Les équipes qui se réunissent sur une base régulière travaillent vraiment mieux . Mais faites en sorte que ce soit une réunion d’équipe et pas une réunion du leader de l’équipe. Cela signifie que quand vous n’êtes pas là, la réunion a lieu sans vous.

Soyez calme et positif

Nous admirons les gens qui peuvent rester calmes et positifs face à toute adversité. Cultivez ce comportement comme une habitude.

Avant que vous ne frappiez  sur la touche ‘envoi’

Avant que vous ne frappiez la touche envoi sur cet email… stop. Pouvez-vous allez voir cette personne en marchant et parler avec elle ? Ou pouvez-vous l’appeler au téléphone ? Ne laissez pas quelques mètres ni un escalier diminuer votre leadership. Ne devenez pas un ‘manager par courrier électronique’ qui se cache derrière sa boîte mail.

CSP est partenaire de DantotsuPM

Quelles habitudes vous rendent plus pertinent, performant et efficace ? Les lecteurs de DantotsuPM répondent sans détour à cette question.

Sans grande surprise Communication, Planification, Écoute, Agilité !

Et aussi : Méditation, formation perpétuelle, agilité, leçons apprises et bonnes pratiques (To-Do listes, outils, priorisation, documentation…).

Certains des verbatims des managers de projet qui ont répondu à l’enquête 2018 de DantotsuPM ont particulièrement résonné avec ma propre expérience :

  • Des prises de notes systématiques, transformées en compte-rendus ou minutes de réunion pour tous quand nécessaire.
  • M’arrêter 5 minutes pour prendre du recul sur certaines difficultés et dossiers sensibles.
  • Consentir des efforts plus importants au cadrage des projets et à la production d’une charte documentée & validée par sponsor et parties prenantes clés.
  • Planification et regroupement de tâches d’un même projet plutôt que réponses individuelles dispersées, réactives et immédiates.
  • Gym & méditation tous les matins et bonne hygiène de vie (sport, sommeil, alimentation).
  • Dédramatiser la notion d’urgence et replacer le sujet dans un process identification, analyse, décision et priorisation des actions.
  • Rire dès que possible pour évacuer la pression !
  • Gérer des listes de priorité (Eisenhower) ce qui permet de se libérer la tête le soir et le weekend. « Ranger » ses affaires, tant dans sa tête, son ordinateur que sur le bureau physique (si l’on en a encore un…).
  • Anticiper les échéances : Comités projets, livrables importants, rendez-vous clients…
  • résultatsConsidérer avec soin la valeur business d’un sujet avant de le traiter : le comprendre, décider de combien de temps lui allouer, déterminer sa criticité et son urgence, prioriser, planifier, agir, suivre…
  • La maîtrise métier pour la compréhension de mes interlocuteurs et/ou la recherche d’expertise appropriée.

N’hésitez pas à commenter et ajouter vos propres bonnes habitudes pour atteindre et rester au maximum de vos capacités.

10 conseils pour délivrer une présentation plus efficace aux parties prenantes du projet

Parfois il semble que l’efficacité d’une réunion de trente minutes puisse être conclue dans les dans soixante premières secondes.

Presenting to Project Stakeholders: 10 Tips to Effective Communication par Ty Kiisel

Maintenir une ligne de communication ouverte et efficace avec les parties prenantes est important. Il y a deux ou trois ans je suis tombé sur cette liste d’astuces pour mieux présenter aux parties prenantes, qui méritent d’être revues. Parfois il semble que l’efficacité d’une réunion de trente minutes puisse être conclue dans les dans soixante premières secondes. Les parties prenantes ont parfois des laps de temps d’attention très courts. Si vous ne captez pas leur attention dans les deux premières minutes, ils commenceront à vérifier leur courrier électronique et regarder l’horloge ou pire, quitteront votre réunion.

Toute personne impliquée dans un projet doit traiter avec des sponsors et des parties prenantes.

Voici dix conseils qui pourraient aider vos interactions

1.      Piquez leur curiosité : Un ordre du jour est toujours une bonne idée, mais un bref résumé de ce qui sera discuté est encore mieux. En plus, on donne aux parties prenantes quelque chose à prendre dans la rencontre et cela leur permet de venir préparées avec leurs questions.

2.      Ne supposez pas qu’ils connaissent le travail attendu de leur part en tant que partie prenante : Ils pourraient en avoir une vue de haut niveau, mais vous devrez probablement expliciter les détails de ce qu’ils devront faire.

3.      Faites simple : Exposez-leur la situation en termes directs. Ne les noyez pas d’informations. Restez-en à l’essentiel. (Cependant, soyez prêt à entrer dans les détails s’ils commencent à poser des questions.)

4.      Utilisez des chiffres et des images :

Ma bible pour préparer des présentations mémorables (disponible sur Amazon)

PowerPoint est un excellent outil pour présenter des graphiques et des chiffres aux parties prenantes. C’est la façon dont elles se présentent les informations entre elles. Vous devriez en faire autant.

5.      Parfois vous devez utiliser la logique : Acceptez le fait qu’il pourrait ne pas toujours y avoir des données pour supporter une situation particulière. Ne pas avoir de chiffres pour soutenir votre position pourrait rendre un bon argument problématique, dans ce cas vous devriez vous tourner vers une logique « si … alors … » pour expliquer une situation. Cependant, ne vous attendez pas aux mêmes résultats ou à la même réponse de la part des parties prenantes car avec elles les chiffres font loi.

6.      Temporiser n’est jamais une bonne option : n’attendez pas qu’un problème soit évident — il est souvent plus difficile de résoudre le problème à ce moment-là.

7.      Offrez toujours une solution : si vous venez exposer un problème sans offrir une solution potentielle, vous pourriez aussi bien demander les parties prenantes : « Virez-moi tout de suite. » Trouver des solutions fait partie de votre travail de chef de projet.

8.      Spécifiez les actions qu’ils doivent entreprendre : si les parties prenantes doivent agir, ne supposez pas que ce sera évident pour elles. Récapitulez — sous forme de liste — quelles actions doivent être prises et quand.

9.      Dites toujours « oui », mais assurez-vous qu’ils comprennent combien coûtera ce « oui« : les Sponsors et des parties prenantes n’aiment pas entendre « Non », donc ne le dites pas. Assurez-vous simplement qu’ils comprennent le coût de leur requête, alors ils peuvent juger par eux-mêmes si « oui » vaut vraiment le coup.

10.  N’arrêtez pas de reporter sur le statut du projet parce que les parties prenantes arrêtent de l’exiger : la perception est la réalité. Si les parties prenantes perçoivent que vous ne faites rien : c’est que vous ne faites rien. Ne laissez pas votre tête être la suivante sur le billot.

Indépendamment de la méthodologie de management du travail de votre société, il y a beaucoup d’outils de management de projets disponibles pour faciliter la gestion des tâches et des délais. Ils vous aideront aussi à communiquer plus efficacement avec les parties prenantes dans votre organisation. Que votre outil de management de projet facilite ou pas cette forme de communication, ignorer cette partie importante de votre rôle de chef de projet est dangereux.

Que faites-vous dans votre organisation pour encourager une relation positive avec les parties prenantes ?

Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM

Avis personnel

La neuvième recommandation qui suggère de toujours répondre par « oui » aux demandes des parties prenantes en indiquant simplement le coût associé à ce « oui » me semble dangereuse.

Par exemple : « Oui, nous pouvons effectivement réaliser cette nouvelle fonctionnalité en augmentant le budget de 10% et en reculant d’un mois la date de livraison. »

need for budget - besoin de budgetMon expérience personnelle est que trop souvent la contrepartie ou les conditions nécessaires pour autoriser ce « oui » seront occultées par une grande majorité des parties prenantes. Elles n’entendront que le « oui » de début de phrase. Or, les conditions qui permettraient ce « oui » ne sont pas réalisées au moment où il est prononcé : Besoin de budget additionnel, report au niveau des délais, ajout de  personnels et de compétences, compromis sur le contenu des livrables ou la qualité…

Je suggérerais donc, dans cette situation, de choisir d’adopter la position de dire « non » suivi d’un « sauf à » faire ceci ou cela (à augmenter les ressources, à réduire les exigences, à reporter la date de livraison…).

Par exemple :

« Cet augmentation de fonctionnalité semble en effet attractive, mais nous ne pouvons pas y répondre sauf à augmenter le budget de 10% et reculer la date de livraison d’un mois ».

Ceci permet à mon avis d’être beaucoup plus clair sur l’incidence de passer outre à ce « non ».

Comment communiquer de mauvaises nouvelles à votre sponsor de projet

Les projets se déroulent très rarement selon le plan prévu au départ.

How to communicate bad news to your project sponsor

Par Hélène Liu, PMP  de http://www.examspm.com

Donner de mauvaises nouvelles à son sponsor de projet n’est pas une tâche facile pour le chef de projet. Vous ne savez jamais à quoi vous attendre. Cependant, les projets ne vont quasiment jamais selon le plan prévu, aboutissant à des retards et augmentations de budget. Apprendre comment traiter et communiquer de mauvaises nouvelles à un sponsor de projet de manière efficace est essentiel et cela peut augmenter votre confiance et votre crédibilité.

Mettez-vous à sa place

Avant que vous ne disiez à votre sponsor ce qui se passe, essayez de vous mettre à sa place. Demandez-vous : “Comment me sentirais-je et réagirais-je si ça m’arrivait ?”

En reconnaissant l’impact sur votre sponsor, vous pouvez préparer la discussion du point de vue de votre sponsor. L’empathie que vous montrez envers votre sponsor prouve que vous vous souciez de ses besoins.

Soyez honnête et direct

Dites à votre sponsor ce qu’il doit savoir. Il est toujours plus efficace d’organiser une réunion en face à face pour communiquer de mauvaises nouvelles. Pendant la conversation, soyez franc et direct. Ne donnez pas d’excuses prolixes et n’essayez pas de formuler des demi-vérités.

Par exemple, si votre projet dépasse le budget, dites à votre sponsor que vous sur-dépensez et montrez lui de combien par rapport à votre ligne de référence de coûts.

En étant honnête et direct, vous adressez le vrai problème et parvenez à la cause racine. Vous travaillez à trouver une solution au lieu de chercher qui blâmer.

 Assumez-en la responsabilité

Ne cherchez pas d’excuses. En tant que chef de projet, bien que vous n’en soyez pas le producteur, vous êtes toujours responsable du livrable à fournir.

Par exemple, bien que ce soit votre développeur qui n’ait pas livré son code dans les délais, il en va toujours de votre responsabilité de gérer cela.

Écoutez activement

Une fois que vous avez donné à votre sponsor la ou les mauvaises nouvelles, c’est votre tour d’écouter. Écoutez activement ce que votre sponsor va dire.

Il ou elle peut avoir des points complémentaires qui vous ont échappés ou que vous n’avez pas considérés. Assurez-vous que vous capturez bien ses préoccupations et adressez les toutes.

Proposez des alternatives en cherchant du gagnant-gagnant

Une fois que vous et votre sponsor comprenez tous les deux quel est le problème, vous pouvez proposer des solutions à votre sponsor. Idéalement, les alternatives seraient du gagnant-gagnant pour vous deux.

Préparez les solutions qui adresseront les préoccupations principales de votre sponsor. Présentez le pour et le contre de chaque alternative. Concentrez votre conversation sur la résolution du problème et sur trouver la meilleure solution possible.

En procédant ainsi, vous pouvez tourner une situation négative en positive. Votre sponsor peut en ressortir avec davantage de confiance en vous.

Posez des attentes claires pour la suite

cliquez sur cette image pour voir un billet d’explication

Une fois que la meilleure alternative est agréée, vous devez dire à votre sponsor ce qui va être fait et quand.

Ne soyez pas trop ambitieux dans vos estimations parce que vous ne voulez pas préparer votre sponsor à une autre déception.

Assurez-vous d’objectifs réalistes et SMART (Spécifique, Mesurable, Agréé, Réaliste et Temporel) pour achever vos livrables de projet.

Répétez votre engagement à mener à bien le projet

Dites à votre sponsor combien vous valoriser l’opportunité de travailler pour lui/elle et d’avoir été choisi comme chef de ce projet.

Votre sponsor sera plus confiant en sachant que votre engagement sur le projet n’a pas faibli.

Quand vous traitez avec votre sponsor de projet, vous devez être compatissant et compréhensif. Donner de mauvaises nouvelles n’est en rien montrer du doigt quelqu’un et chercher où placer le blâme.

Votre succès ne se mesure pas à votre capacité à convaincre votre sponsor que vous avez « raison ».

Votre succès est mesuré par combien de votre sponsor vous apprécie et a confiance en vous.

Rencontres sur le management de projets – 19 au 25 Novembre

Management des risques dans les projets hybrides, conduite du changement, la médiation dans les conflits et une mine de diamants dans le grand nord canadien.

Mardi 20

There is confusion in industry on what risk management is in a hybrid project environment. From experience, this is driven by the lack of practical understanding of risk management basics and further compounded by confusion on how traditional and agile approaches may be successfully integrated to increase the probability of project and organizational success.

La Conduite du Changement apporte une approche structurée et centrée sur l’humain, qui permet de façon effective d’accepter, d’adopter, d’appliquer et de s’approprier ces transformations.

Accorder compétences et performance, privilégier humain et émotion, lier apprentissage et innovation… Ça vous parle ? Durant ce webinar, Audrey SURPIN – formatrice coach certifiée en psychologie positive et happiness at work et Aurélie BLIGOUX – chef de projet pédagogique et certifications pour CSP – The Art of Training, vous présenteront :

  1. Comment initier cette spirale vertueuse en entreprise et pour le collaborateur
  2. Les nombreux atouts d’une formation qui « sort du cadre »
  3. De nouveaux parcours certifiants simples et efficaces
CSP est partenaire de DantotsuPM

Jeudi 22

Le monde évolue rapidement avec plusieurs révolutions simultanées: nouveaux modèles économiques; génération Z; augmentation de la fracture sociale cause des troubles sociaux et sens au travail. Face à cet nouveau paradigme et complexité, comment peut-on rester pertinent et gérer des projets? Venez écouter avec Sanjeev Rao, fondateur de Mi-Shift (https://www.mi-shift.com/who-we-are).

Genèse et fonctionnement du conflit, Initiation aux techniques de médiation et de communication non violente, Mise en situation et jeux de rôles…

Keynote speaker: Adrian Taggart author of “Project Management for supplier Organizations – Harmonizing the Project Owner to supplier Relationship”: One project vs more projects

Retour d’expérience d’un Project Manager que la certification PMP® a guidé jusqu’au service de Change Manager.
L’objectif de cet échange au tour d’une table dans un cadre convivial est de fournir les réponses aux questions que les participants se posent à propos du Change Management :
– Comment cela fonctionne-t-il ?
– Quels gains pour moi, pour le projet, pour le client ?
– Quels impacts le Change Management a-t-il sur mes responsabilités de Project Manager, mes activités ?

Partenaire de DantotsuPM

A 23h30 CET, Gahcho Kué est la nouvelle mine de diamants la plus grosse et la plus riche du monde. Le projet est localisé à 280 km au nord-ouest de Yellowknife, dans les Territoires-du- Nord-Ouest au Canada. Un froid extrême et un site accessible par une route de glace de 420 km en février et mars seulement chaque année ont rendu le projet très stimulant. Le projet fut complété à l’intérieur de l’enveloppe budgétaire, 2 mois avant l’échéance planifiée !

Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM

Vendredi 23 et Samedi 24

Détails sur le site web de l’événement

“PMI,” the PMI logo, “PMP,” “PMBOK,” “PM Network,” “Project Management Institute” and “Pulse of the Profession” are registered marks of Project Management Institute, Inc.

comment éviter le tristement célèbre « effet tunnel » dans les projets si j’utilise une méthode prédictive (Waterfall) ?

« Je vous ai dit ce dont j’avais besoin et vous avez lancé un projet pour y répondre mais je n’en ai plus entendu parler depuis. »

« Où en êtes-vous? Où est le bout du tunnel ?

Ce livrable correspond à mes attentes de l’an dernier, pas à celles de cette année !

Vous êtes trop lents, pas assez agiles, pas assez présents… »

De nombreux chefs de projet peuvent être un jour confrontés à ces commentaires de la part de leur clients et parties prenantes. L’effet tunnel y est pour quelque chose. En le supprimant, grâce à des livrables fréquents ou en limitant ses effets grâce à des jalons d’avancement bien pensés, vous gagnerez en crédibilité et votre projet aura de bien meilleures chances de réussite.

Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM

Avoiding the « Dark Twisty Turn-filled Tunnel Syndrome »

(Comment éviter le syndrome du tunnel sombre et tortueux) de Bob McGannon

Combien de projets finissent abandonnés sans avoir même jamais servi ?

Souvent le projet pourtant bien conçu au départ finit en tas de ferraille qui prend la rouille. Ce peut être à cause d’attentes inadéquates, ou de sponsors et parties prenantes clés qui s’en désintéressent ou qui s’impatientent quand les projets ne délivrent pas de résultats assez rapidement.

Ces projets, après la création d’un intérêt initial, semblent entrer dans un « tunnel sombre et tortueux ». A bout d’un moment, on ne voit plus la lumière d’entrée dans le tunnel, la sortie du tunnel n’est pas en vue et des jalons significatifs adéquats n’existent pas pour attester des progrès réalisés. Éviter ce piège n’est en rien une question subalterne car cela demande davantage que la simple définition de jalons pour votre projet. Une intense planification, un soin supplémentaire porté aux estimations et à la répartition des livrables par phases significatives sont critiques pour éviter cet « effet tunnel » tant redouté.

Voici nos recommandations pour garder votre projet « dans la lumière du jour » et éviter son annulation ou sa baisse de priorité en raison du « Syndrome du tunnel sombre et tortueux ».

Établissez des jalons significatifs

Les jalons sont la base de chaque échéancier de projet bien construit. Ils établissent des points dans le temps où des événements significatifs seront atteints, des livrables produits, ou des passages de phase réussis. Souvent ces événements marquants sont insérés dans le planning par le chef de projet sans réfléchir aux perceptions qu’ils génèrent chez les parties prenantes sur le long terme. Il y a bien sûr des jalons « naturels » appropriés comme les passages de phases.

Cependant, si on définit et instaure des jalons en gardant à l’esprit de démontrer de manière significative les progrès côté business : Un plus grand bénéfice sera obtenu de ces indicateurs d’avancement du projet. La clé pour que cela fonctionne est de lier les jalons à des événements qui reflètent l’objectif business qui a justifié de lancer le projet.

Aussi, les jalons peuvent (et doivent !) être définis avant d’achever le planning détaillé.

Les jalons qui sont significatifs aux sponsors business peuvent être définis au moment de la création de la charte de projet. Ceux-ci peuvent ensuite être modifiés pendant la planification initiale et le design de la solution avec la participation du sponsor et des parties prenantes. Ces jalons, créés et modifiés avec l’engagement du client, sont alors insérés dans un échéancier détaillé de projet, avec les événements marquants comme le début de chaque phase.

parfois nous risquons de perdre nos clients dans le brouillard de notre jargon technique

En travaillant sur la création de jalons significatifs, on devrait être attentif à s’assurer que « le langage de solution technique » ne s’introduise pas subrepticement  dans les jalons. Parler avec un sponsor peu intéressé par la technologie d’un concept technique comme la création d’un modèle de données informatiques présente peu de valeur.

Bien que ce soit un événement marquant significatif dans la création d’un produit informatique, ce livrable a peu de pertinence pour un manager qui essaye de réduire le temps d’exécution de son processus ou de réduire ses dépenses !

Il est utile d’inclure des jalons marquants techniques pour suivre de près le progrès pour l’équipe technique, mais se servir seulement de ces éléments comme jalons de projet pour les parties prenantes business est une invitation à cheminer dans un très long et sombre « tunnel ».

La création de jalons et leur suivi ne sont pas des choses à prendre à la légère!

Découpez le projet en phases de 9 mois ou moins

La manière la plus fondamentale, et cependant souvent la plus difficile d’éviter le « tunnel sombre et tortueux » est d’éviter la tentation de créer un long projet avec une unique phase. Ceci est un principe fondamental des méthodologies « agiles ».

Source : Egg Lighting

Des projets plus petits ou de grands projets découpés en plusieurs petites phases de livraison sont très efficaces pour maintenir l’intérêt des parties prenantes du projet. Les parties prenantes sont plus engagées simplement parce qu’elles perçoivent les bénéfices du projet  plus tôt et plus souvent.

Tandis que cette approche est relativement évidente pour certains projets, sur d’autres, comme la mise en œuvre d’un gros ERP, cela peut être plus difficile. Ces projets plus complexes et vastes devraient être planifiés par phases, avec de nouvelles fonctionnalités délivrées à intervalles réguliers. Pas plus de neuf mois ne devraient se passer entre l’expression des besoins et la livraison de la fonctionnalité !

La planification d’un projet être plus difficile de cette façon, mais cela peut être fait et les bénéfices le valent bien.

Ces bénéfices incluent :

  • Éviter les problèmes  de changements de priorités business ou de manque de « continuité d’attention » de l’entreprise. Les projets seront plus probablement menés à leur fin quand la valeur business est délivrée à intervalles réguliers.
  • Introduire le changement chez les clients avec une ampleur et une allure qu’ils puissent absorber. Les projets longs qui produisent de gros livrables présentent une somme considérable de changements d’un seul coup. Ce seul fait peut créer des problèmes d’assimilation du changement pour les utilisateurs finaux. Il peut renforcer des problèmes de processus business et générer du mécontentement. Gardez les changements de taille raisonnable, livrez-les régulièrement et vous ferez plus probablement des clients heureux !
  • Garder la fraîcheur des exigences business. Les projets longs ont souvent des problèmes avec un périmètre et des besoins qui changent tout simplement parce que le business que le projet supporte ne reste pas statique. Le business bouge rapidement et montre peu ou pas de signes de ralentissement de la vitesse des évolutions. Des projets plus longs répondent souvent à des exigences éventées ou déjà dépassées. Maintenez un cycle court (par phases) de l’expression des besoins à la livraison de la solution et vous aurez moins de problèmes d’obsolescence et de volatilité des exigences.

    de nouvelles idées surgissent !

Managez et Comprenez la longueur « du trajet »

La triple Contrainte
la triple contrainte

Les triples contraintes de projet sont posées tôt dans le projet. Bien sûr, elles devraient changer comme on découvre de plus en plus les détails du projet et la solution exigée. Malgré cela, certains des paramètres généraux pour le projet sont établis très tôt. Une durée satisfaisante pour la livraison en considérant l’ampleur du changement et la complexité du projet, est décidée tôt et fait partie de la triple contrainte. Cependant, ceci est souvent oublié quand les demandes de changement sont traitées ou les ajustements de priorité pour des raisons business et autres événements inattendus sont rencontrés par l’équipe de projet. Nous avons une tendance à nous concentrer sur le niveau micro du changement et à oublier la macro durée du projet, ce que nous avons à l’origine utilisé pour justifier le lancement du projet !

Manager le niveau macro durée du projet exige la chose suivante :

  • Pendant les premières étapes de planification du projet, mettez une durée désirable pour le projet et « une durée avec un risque acceptable ». La durée avec un risque acceptable est une durée qui est plus longue que celle prévue à l’origine, cependant elle reste acceptable pour les clients business et l’équipe de projet. Cette durée de risque devrait considérer le degré de volatilité business, le paysage compétitif de votre secteur et la capacité à conserver les membres d’équipe avec les bonnes compétences pendant toute la durée prévue.
  • Considérez l’impact à plus long terme de tout changement.

    Focalisez-vous sur l’impact à long terme d’accepter tout changement dans le projet. Un processus standard de management des changements devrait être exigé sur tout projet. À un certain point cependant, idéalement quand on s’approche « de la durée de risque acceptable », la portée des changements sur l’entièreté du projet devrait être évaluée. Tous les changements qui ne sont pas achevés devraient être reconsidérés et priorisés. Le périmètre, au macro niveau, peut alors être revu pour s’assurer que le projet reste dans une durée acceptable.

Le tunnel « sombre et tortueux » est un endroit solitaire pour un chef de projet. La planification diligente, le management attentif des changements et garder un œil sur la vue d’ensemble, en plus des procédures de management de changement typiques, peuvent maintenir votre projet en vie et vos clients heureux.

Et ce n’est pas mal non plus pour votre santé mentale personnelle !