Avant la rentrée, relisez ces billets sur comment déstresser votre équipe projet ainsi que vous-même !

Ne restez pas passif face au stress des membres de votre projet et de vos parties prenantes.

Il existe des actions de prévention très simples que vous pouvez lancer pour contrer les principaux facteurs de stress.

Après une définition du stress, vous trouverez les pointeurs vers des billets qui vous aideront à vous attaquer de manière concrète et pratique à 8 des principales causes de stress dans tous vos projets, professionnels comme personnels !

Pour bon nombre d’entre nous, le stress reste un concept fourre-tout désignant un vague sentiment de malaise. Il est cependant une réaction physiologique bien réelle à une stimulation extérieure physique, psychique ou sensorielle.

Le corps produit des hormones spécifiques pour répondre à ces menaces perçues. Une menace est une perturbation provoquée par la confrontation avec un danger physique ou psychique, ou bien un environnement difficile.

Ce réflexe reptilien a permis à nos ancêtres de survivre et il se décompose en trois étapes :

  1. alarme,
  2. résistance,
  3. épuisement.

On parle du stress d’un examen, d’une rupture sentimentale, d’une compétition, d’un accident, du bruit ou de la pollution, ou du travail.

FDF est partenaire de DantotsuPM

Le stress peut être induit par les projets mais aussi trop souvent par nous-mêmes en tant que managers de projets.

Comment combattre et autant que possible prévenir 8 des causes principales de stress dans le projet ?

  1. Clarifier les rôles et responsabilités de chacun
  2. Communiquer, partager une vision commune
  3. Mettre une bonne ambiance, « well being »
  4. Protéger face aux demandes contradictoires
  5. Mettre en adéquation les ressources et les objectifs
  6. Assurer la justice organisationnelle et promouvoir la bienveillance
  7. Contrôler et anticiper la charge de travail
  8. Donner des perspectives d’avenir pour l’après-projet
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N’hésitez pas à proposer d’autres pistes et actions si vous aimeriez que j’enrichisse ce thème.

Le sens de la vie résumé en un graphique par Chris Croft, voilà qui donne à réfléchir…

Nous voici à discuter du sens de la vie en un seul et simple graphique.

Comment le bonheur est-il connecté à nos réalisations et notre qualité de vie ?

Quels sont les impacts du stress et de la gestion du temps, de l’efficacité et de la productivité?

Cette brève vidéo peut agir comme un révélateur sur votre position actuelle et  votre balance entre satisfaction du devoir accompli /atteinte de vos objectifs et qualité de vie.

Cela pourra peut-être même vous aider à planifier ou reconfigurer certains aspects de votre vie. Vous pouvez poser une véritable gouvernance de vos projets personnels comme vous le devriez pour le faites pour le portefeuille de projets de votre entreprise si vous œuvrez dans un programme office.

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Devriez-vous entreprendre de nouveaux projets ou commencer à dire non à certains ?

Cette vidéo est une introduction à un cours Udemy de Chris Croft (Anxiety course €13). Abonnez-vous à sa newsletter mensuelle (www.free-management-tips.co.uk, qui est gratuite). Chris est un professionnel extrêmement intéressant à suivre.

Pourquoi avons-nous du mal à faire de la place dans nos vies pour la solitude ?

Nous côtoyons l’incertitude toute la journée et cela nous fait essayer d’en faire plus, d’être en contrôle de tout, d’en entasser davantage dans nos vies, de rester accro à la technologie et aux distractions.

Why We Struggle to Make Time for Solitude

https://zenhabits.net/nonsolitude/ par Léo Babauta

Combien de fois prenez-vous du temps pour sortir faire une promenade d’une heure ? Juste vous asseoir dans la nature ne faisant rien sinon contempler et apprécier le silence ?

Je suis sûr que certains d’entre vous s’accordent ce luxe régulièrement, mais la plupart d’entre nous ne font pas de place pour la solitude sur une base journalière.

Pour certains, c’est trop de luxe : Le combat pour la vie quotidienne est trop proche du mode survie pour même penser à une seule heure dans la nature.

Mais pour beaucoup d’entre nous, la raison principale est que notre cerveau rationalise le fait d’être constamment occupé. Nous côtoyons l’incertitude toute la journée et cela nous fait essayer d’en faire plus, d’être en contrôle de tout, d’en entasser davantage dans nos vies, de rester accro à la technologie et aux distractions.

Le raison principale de notre sur-occupation et de nos distractions est l’incertitude.

L’incertitude est entremêlée dans chaque heure de nos vies. Nous sommes incertains de ce que nous devrions faire, de qui nous sommes, de si nous sommes assez bons, de ce qui va arriver, de ce qui se passe dans le monde et de comment traiter avec la complexité de la vie. Nous ne le reconnaissons pas souvent, mais nous ressentons de l’incertitude toute la journée.

Pour manager ce sentiment d’incertitude, du fait de ne pas avoir de fondations pour bâtir de la stabilité dans nos vies… nous nous accrochons aux conforts et aux distractions, nous procrastinons et remettons à plus tard ces habitudes que nous voudrions forger, nous sommes constamment occupés et surchargés de messages et autres. Et si nous obtenons un petit temps mort, nous allumons nos téléphones ou sautons sur notre site vidéo préféré pour voir quelque chose.

L’idée d’être dans la solitude, d’avoir du calme dans nos vies et du temps pour la contemplation, pourrait sembler agréable à beaucoup d’entre nous. Mais quand vient le temps de le faire dans la réalité, nous nous accrochons aux occupations à cause de notre sentiment d’incertitude. “Je ne peux pas parce que j’ai trop à faire !”. Juste encore un email. Juste encore une vidéo.”

Et pourtant, ces occupations et distractions constantes nous épuisent. Nous sommes toujours branchés, toujours connectés, toujours stimulés, toujours à utiliser l’énergie.

À quoi cela ressemblerait-il de déconnecter chaque jour simple pendant une heure ? De nous éloigner des téléviseurs, livres, dispositifs électroniques et juste sortir pour une promenade ? De ne pas être productif, mais connecté à la nature ?

Nous pourrions utiliser les temps morts. Nous pourrions utiliser ce temps pour nous laisser nous recharger et être ressourcés par la nature. Nous pourrions utiliser le mouvement, la tranquillité qui donne à notre intelligence une chance de se reposer, l’espace pour la contemplation et le rien faire.

Pour le faire, nous devons arrêter de laisser l’incertitude gouverner nos vies. Elle peut être avec nous, une compagne constante et nous pouvons apprendre à être à l’aise avec elle et même l’aimer comme elle est. Mais elle ne doit pas nous diriger.

La façon de faire ce pas de côté est de créer de l’espace pour la solitude, même juste une demi-heure… et de le faire ensuite se produire. Regardez votre esprit essayer de rationaliser pourquoi vous ne devriez pas le faire, ou pousser une envie irrépressible de remettre la solitude à juste un peu plus tard. Ne cédez pas à cette forte envie, mais allez au lieu de cela vers la solitude avec vos fortes urgences, vos rationalisations, votre stress.

Voyez ce qui arrive quand vous donnez un certain espace à ces choses. Elles s’aèrent. Elles se calment. Et l’espace et la vie autour de vous vous nourrissent.

En Novembre, vous avez apprécié les billets suivants sur le blog DantotsuPM.com

Ce furent des sujets très variés qui attirèrent lectrices et lecteurs sur le blog ce mois-ci : Biais Cognitifs, Intelligence Artificielle, syndrome de l’imposteur, trouver le vrai problème et déstresser ses équipes projet !

Les nombreux biais cognitifs sont à identifier et parfois même à exploiter pour mieux réussir vos projets !

Le terme biais fait référence à une déviation systématique par rapport à une pensée considérée comme correcte. Nous ne voyons pas toujours de choses comme elles le sont vraiment, ni nous rappelons les choses comme elles l’étaient réellement. En conséquence, nous créons notre propre réalité subjective qui affecte notre jugement. Les biais cognitifs ne sont généralement pas conscients.

Les biais cognitifs sont donc des erreurs systématiques dans notre processus de pensée qui affectent les processus décisionnels de tous les êtres humains.

En tant que managers de projets, nous devrions au minimum savoir identifier et si possible tirer profit de ces biais pour mieux réussir nos  projets et créer de meilleurs livrables.

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Comment échapper au syndrome de l’imposteur en 5 étapes ?

Le syndrome de l’imposteur est un phénomène psychologique très répandu dans lequel vous estimez que vous êtes la seule personne dans le groupe qui n’est pas légitime. Vous estimez que vous ne méritez pas les bonnes choses qui vous arrivent. Et plus les autres reconnaissent vos accomplissements, plus vous vous sentez comme une falsification. Vous regardez en permanence par-dessus votre épaule et attendez d’être interpelé pour fraude. 99% de toutes les personnes qui réussissent souffrent à un certain degré du syndrome de l’imposteur !

Voici pour vous : 5 façons d’arrêter de chercher à résoudre le faux problème !

“Il n’y a rien d’aussi inutile que de faire efficacement ce qui ne devrait pas être fait du tout.” Peter Drucker

Le travail des leaders est d’aider leur équipe à identifier le BON problème avant d’inventer une solution créative de le résoudre. Les leaders rament parfois dans une mauvaise direction quand ils continuent à considérer des problèmes depuis la même perspective. L’habileté du rameur ne sert à rien quand le bateau est dirigé dans la mauvaise direction.

La transformation des activités de la gestion de projet passera-t-elle par l’I.A. ? Au-delà de la théorie, des exemples de cas concrets.

Le manager de projet 4.0 peut-il être « augmenté » par l’I.A. afin d’accroître sa maîtrise des opérations qu’il pilote ?

Comment recentrer l’impact du manager de projet ou d’un bureau PMO sur ce qui est un facteur tout aussi complexe qu’essentiel à la bonne réalisation d’un projet : L’Humain ?

Un billet de Antoine DELUGEAU et Julien JEANY du SCALIAN LAB

Déstressez votre équipe projet ainsi que vous-même : Fin de la mini-série avec 8 actions très simples à entreprendre dès ce jour

Ne soyez pas ou plus un manager de projet passif face au stress des membres du projet et de vos parties prenantes. Il y a des actions de prévention simples que vous pouvez initier et mettre en œuvre pour contrer les facteurs de stress.

Pour revenir sur cette brève série de billets, reprenons une fois de plus la définition du stress. Puis vous trouverez les pointeurs vers les billets qui vous aideront à vous attaquer de manière concrète et pratique à 8 des principales causes de stress dans tous vos projets !

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En Octobre 2019, ces billets parus sur DantotsuPM furent les plus lus.

Les soft skills étaient encore à l’ordre du jour en Octobre: Déstresser, moins se préoccuper de ce que l’on peut penser de nous, mais aussi être courageux et reconnaitre nos limites !

Comment cesser de vous inquiéter de ce que les autres pensent de vous !

Nous voulons tous être aimés et appréciés pour nos nombreux talents, notre vive intelligence, notre bonne nature, notre personnalité brillante.

Mais quand nous commençons à dépendre de ce que d’autres gens pensent de nous et nous mettons leur opinion au cœur de notre succès, nous nous créons des ennuis. Nous commençons à façonner nos vies pour les adapter aux attentes d’autres et à partir de là nous entrons dans un cercle vicieux.

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Êtes-vous assez courageux pour être stupide ?

se porter volontaireNe pas savoir peut paraître faible. L’ego se cache derrière une façade de connaissances et de compétence.

Ne feignez pas de savoir quand ce n’est pas le cas. La plupart des personnes savent que vous faites semblant de toute façon.

Déstressez votre équipe projet : Protégez-la des demandes contradictoires

La ou le Manager de projet doit clarifier avec toutes les personnes travaillant sur le projet leur charge de travail induite par le projet et les résultats attendus. Il s’agit de bien aligner les demandes dirigées vers les membres de l’équipe projet pour ne pas générer de demandes contradictoires voire conflictuelles. Il peut s’agir de choses aussi simples que des créneaux de réunions en conflit entre projet et équipe opérationnelle, ou encore des journées de formations ou de congés.

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Intelligence émotionnelle et compétences humaines pour le chef de projet du futur par Jean-Louis Rogé

Bien maitriser la gestion des plannings et des risques, savoir utiliser aux mieux les méthodes d’analyse sont des compétences incontournables mais pas suffisantes pour les chefs de projet.

En effet, ces requis historiques sont en train de passer un peu au second plan par rapport à de nouvelles compétences, plus humaines, qui sont demandées avec insistance.

Comment éviter la mort par PowerPoint par David Phillips

Avec sa connaissance et sa passion pour son sujet, David Phillips est devenu la figure de proue suédoise dans l’art de faire des présentations.

 

Les billets DantotsuPM.com les plus lus à la rentrée 2019

Comment éviter de stresser tout en utilisant les avantages de l’agilité, telle était la ligne directrice de Septembre.

Déstressez votre équipe projet ainsi que vous-même : 8 choses simples à faire

Ne soyez pas un manager de projet passif face au stress des membres du projet et de ses parties prenantes.

Il y a des actions de prévention simples que vous pouvez initier et mettre en œuvre pour contrer les facteurs de stress.

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Déstressez votre équipe projet : Clarifiez les rôles et responsabilités de chacun

Ne pas savoir ce qui est attendu de nous est stressant. Ceci est d’autant plus vrai que nous évoluons de plus en plus souvent dans des équipes transverses et multi disciplinaires. Il n’est pas rare que les membres de l’équipe projet aient peu d’occasions de se rencontrer en face à face pour faire connaissance. Voici une source de stress que la ou le manager de projet peut attaquer de front.

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Comment vous protéger d’énergies négatives en 6 façons puissantes ?

Il n’est jamais facile d’être confronté au négativisme. Mais en plus, cela peut être carrément toxique et nuisible, favorisant une mentalité de cynisme, de fatalisme et même de défaitisme.

Si vous êtes entourés d’énergie négative qui provienne d’un collègue, associé, ami, ou membre de votre famille, vous devez apprendre à vous protéger et à ne pas vous y laisser emporter.

Voici six stratégies que vous pouvez utiliser pour vous protéger !

Comment garder les pieds sur terre en ces  temps agités : 12 habitudes simples et réalisables à tester et adopter ?

Commencez dès aujourd’hui à développer les habitudes et les stratégies qui vous maintiendront bien campé sur vos deux pieds quand  tout autour de vous chavire. Nous travaillons tous toujours plus longtemps et stressons davantage, plus occupés que jamais. Mais il est vraiment possible de manager tout ce qui arrive, de rester les deux pieds sur terre même quand tout autour de nous semble échapper à tout contrôle.

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MVE et MVP et MMF : Quelle est la différence ?

Livrer souvent un produit certes incomplet mais utilisable et de valeur c’est Agile !

Personnellement, je ne connaissais ni MVE ni MMF et je trouve que ces concepts sont utiles pour préciser ce que l’on cherche à réaliser et surtout ce que l’on peut ou pas livrer aux clients et utilisateurs. L’idée des spikes sur une journée pour préciser les besoins me parait également très intéressante.

Déstressez votre équipe projet ainsi que vous-même : Fin de la mini-série avec 8 actions très simples à entreprendre dès ce jour

Ne soyez pas ou plus un manager de projet passif face au stress des membres du projet et de vos parties prenantes.

Il y a des actions de prévention simples que vous pouvez initier et mettre en œuvre pour contrer les facteurs de stress.

Pour revenir sur cette brève série de billets, reprenons une fois de plus la définition du stress. Puis vous trouverez les pointeurs vers les billets qui vous aideront à vous attaquer de manière concrète et pratique à 8 des principales causes de stress dans tous vos projets !

Pour bon nombre d’entre nous, le stress reste un concept fourre-tout désignant un vague sentiment de malaise. Il est cependant une réaction physiologique bien réelle à une stimulation extérieure physique, psychique ou sensorielle.

Le corps produit des hormones spécifiques pour répondre à ces menaces perçues. Une menace est une perturbation provoquée par la confrontation avec un danger physique ou psychique, ou bien un environnement difficile. Ce réflexe reptilien a permis à nos ancêtres de survivre et il se décompose en trois étapes : alarme, résistance, épuisement. On parle du stress d’un examen, d’une rupture sentimentale, d’une compétition, d’un accident, du bruit ou de la pollution, ou du travail.

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Le stress peut être induit par les projets et trop souvent par nous-mêmes en tant que managers de projets.

Comment attaquer et autant que possible prévenir 8 des causes principales de stress dans le projet ?

  1. Clarifier les rôles et responsabilités de chacun
  2. Communiquer, partager une vision commune
  3. Mettre une bonne ambiance, « well being »
  4. Protéger face aux demandes contradictoires
  5. Mettre en adéquation les ressources et les objectifs
  6. Assurer la justice organisationnelle et promouvoir la bienveillance
  7. Contrôler et anticiper la charge de travail
  8. Donner des perspectives d’avenir pour l’après-projet
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N’hésitez pas à proposer d’autres pistes et actions si vous souhaitez que j’enrichisse ce thème.

Déstressez votre équipe projet : Préparez l’après projet pendant le projet

Huitième item stressant pour les membres de l’équipe projet : Que va-t-il m’arriver à la fin du projet ?

Relisez le billet d’introduction.

Il arrive que les projets restent longtemps à 90% ou 95% terminés parce que certains membres de l’équipe n’ont pas vraiment envie de les laisser s’achever. Si tout s’est bien déroulé, ils aiment la situation, l’équipe et leur position actuelle et n’ont pas envie qu’elles prennent fin.

Et dans tous les cas, une dose de fébrilité est ressentie à propose de ce que l’on va faire après ce projet.

Hors, le manager de projet peut jouer un rôle important pour réduire ce stress et pas seulement en fin de projet. Par exemple, en début de projet, il peut identifier chez chaque ressource ses points forts à exploiter et enrichir, ses compétences à développer, voire ses lacunes à combler.

Cet inventaire lui permet tout au long du projet de trouver des opportunités de faire grandir les ressources humaines qui lui sont confiées et de mieux les équiper et les valoriser pour la suite de leur parcours professionnel.

Le manager de projet donne le plus possible d’occasions de briller aux membres de son équipe devant leur management fonctionnel. Dès qu’il entend parler d’opportunités à venir, il les positionne pour leurs prochaines aventures professionnelles.

En fin de projet, un bilan individualisé des contributions de chacun permet de produire des recommandations intéressantes pour l’avenir de chaque contributeur.

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Déstressez votre équipe projet : Donnez davantage de prévisibilité

Septième item stressant pour l’équipe projet (et les parties prenantes) : Ne pas savoir ce qui l’attend.

Relisez le billet d’introduction.

La peur de l’échec est humaine, surtout sur des projets qui présentent toujours des choses qui n’ont jamais été réalisées auparavant.

Saurais-je faire ? Aurais-je assez de temps ? Quelle est ma latitude décisionnelle ?

Autant de questions stressantes que certains membres de l’équipe ne manqueront pas de se poser.

Le manager de projet est celui vers lequel les regards se tournent naturellement pour trouver des réponses. En sa qualité de planificateur et de par sa vision transverse de tous les éléments, il lui incombe d’anticiper pour niveler les besoins en ressources à un niveau supportable par l’équipe projet dans le court comme dans le moyen terme.

En donnant de la visibilité sur la charge de travail actuelle et à venir, il peut réduire considérablement cette source d’anxiété.

De plus, les approches Agile comme l’estimation et l’allocation des tâches par les personnes qui devront les réaliser (« Scrum Poker » et Scrum Planning) permettent aux équipes de mieux comprendre ce qui est attendu et les efforts nécessaires. Ils vont aussi mieux s’approprier les travaux à accomplir pour réaliser les livrables du projet.

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Déstressez votre équipe projet : Justice et bienveillance sont primordiales !

Sixième item stressant pour l’équipe projet : le sentiment d’injustice amplifie la peur de mal faire.

Relisez le billet d’introduction qui présente cette brève série de billets sur ce sujet.

Il est du devoir du manager de projet d’assurer la justice organisationnelle et de promouvoir la bienveillance. En effet, l’un des facteurs d’insatisfaction et de stress est d’avoir le sentiment d’être victime d’une injustice. Hors, le manager de projet est souvent écartelé entre des demandes difficiles à concilier et qui impacteront directement l’équipe.

Les cas les plus courants sont les restrictions budgétaires, l’accélération des échéances, des changements dans les exigences ou leurs priorités

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Dans chacune de ces situations, des compromis devront être trouvés mais aucun ne devrait être accepté qui puisse être ressenti comme une injustice par des membres de l’équipe projet.

Il convient donc de discuter des problématiques, des options de réponses et des impacts avec l’ensemble de l’équipe pour que la décision soit comprise de tous sinon aimée.

Conformez vous au code éthique du PMI® et apprenez à l’utiliser à votre avantage pour répondre aux demandeurs et au management. Il apporte une logique à vos arguments et les replace dans le contexte plus global de ce que l’entreprise cherche à réaliser.

Essayer de se justifier avec du « C’est pas ma faute : c’est le sponsor, la direction, le client… qui l’impose » n’est pas acceptable pour des personnes qui se démènent chaque jour pour réussir le projet.

au secoursEnfin, si l’un des membre de l’équipe commet une erreur involontaire, il doit savoir que le manager de projet et l’équipe projet seront là pour l’aider à rectifier le tir plutôt que chercher à le blâmer.

Cette solidarité  et bienveillance entre membres de l’équipe projet font souvent la différence entre réussite et échec.