Les billets DantotsuPM.com les plus lus à la rentrée 2019

Comment éviter de stresser tout en utilisant les avantages de l’agilité, telle était la ligne directrice de Septembre.

Déstressez votre équipe projet ainsi que vous-même : 8 choses simples à faire

Ne soyez pas un manager de projet passif face au stress des membres du projet et de ses parties prenantes.

Il y a des actions de prévention simples que vous pouvez initier et mettre en œuvre pour contrer les facteurs de stress.

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Déstressez votre équipe projet : Clarifiez les rôles et responsabilités de chacun

Ne pas savoir ce qui est attendu de nous est stressant. Ceci est d’autant plus vrai que nous évoluons de plus en plus souvent dans des équipes transverses et multi disciplinaires. Il n’est pas rare que les membres de l’équipe projet aient peu d’occasions de se rencontrer en face à face pour faire connaissance. Voici une source de stress que la ou le manager de projet peut attaquer de front.

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Comment vous protéger d’énergies négatives en 6 façons puissantes ?

Il n’est jamais facile d’être confronté au négativisme. Mais en plus, cela peut être carrément toxique et nuisible, favorisant une mentalité de cynisme, de fatalisme et même de défaitisme.

Si vous êtes entourés d’énergie négative qui provienne d’un collègue, associé, ami, ou membre de votre famille, vous devez apprendre à vous protéger et à ne pas vous y laisser emporter.

Voici six stratégies que vous pouvez utiliser pour vous protéger !

Comment garder les pieds sur terre en ces  temps agités : 12 habitudes simples et réalisables à tester et adopter ?

Commencez dès aujourd’hui à développer les habitudes et les stratégies qui vous maintiendront bien campé sur vos deux pieds quand  tout autour de vous chavire. Nous travaillons tous toujours plus longtemps et stressons davantage, plus occupés que jamais. Mais il est vraiment possible de manager tout ce qui arrive, de rester les deux pieds sur terre même quand tout autour de nous semble échapper à tout contrôle.

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MVE et MVP et MMF : Quelle est la différence ?

Livrer souvent un produit certes incomplet mais utilisable et de valeur c’est Agile !

Personnellement, je ne connaissais ni MVE ni MMF et je trouve que ces concepts sont utiles pour préciser ce que l’on cherche à réaliser et surtout ce que l’on peut ou pas livrer aux clients et utilisateurs. L’idée des spikes sur une journée pour préciser les besoins me parait également très intéressante.

Déstressez votre équipe projet ainsi que vous-même : Fin de la mini-série avec 8 actions très simples à entreprendre dès ce jour

Ne soyez pas ou plus un manager de projet passif face au stress des membres du projet et de vos parties prenantes.

Il y a des actions de prévention simples que vous pouvez initier et mettre en œuvre pour contrer les facteurs de stress.

Pour revenir sur cette brève série de billets, reprenons une fois de plus la définition du stress. Puis vous trouverez les pointeurs vers les billets qui vous aideront à vous attaquer de manière concrète et pratique à 8 des principales causes de stress dans tous vos projets !

Pour bon nombre d’entre nous, le stress reste un concept fourre-tout désignant un vague sentiment de malaise. Il est cependant une réaction physiologique bien réelle à une stimulation extérieure physique, psychique ou sensorielle.

Le corps produit des hormones spécifiques pour répondre à ces menaces perçues. Une menace est une perturbation provoquée par la confrontation avec un danger physique ou psychique, ou bien un environnement difficile. Ce réflexe reptilien a permis à nos ancêtres de survivre et il se décompose en trois étapes : alarme, résistance, épuisement. On parle du stress d’un examen, d’une rupture sentimentale, d’une compétition, d’un accident, du bruit ou de la pollution, ou du travail.

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Le stress peut être induit par les projets et trop souvent par nous-mêmes en tant que managers de projets.

Comment attaquer et autant que possible prévenir 8 des causes principales de stress dans le projet ?

  1. Clarifier les rôles et responsabilités de chacun
  2. Communiquer, partager une vision commune
  3. Mettre une bonne ambiance, « well being »
  4. Protéger face aux demandes contradictoires
  5. Mettre en adéquation les ressources et les objectifs
  6. Assurer la justice organisationnelle et promouvoir la bienveillance
  7. Contrôler et anticiper la charge de travail
  8. Donner des perspectives d’avenir pour l’après-projet
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N’hésitez pas à proposer d’autres pistes et actions si vous souhaitez que j’enrichisse ce thème.

Déstressez votre équipe projet : Préparez l’après projet pendant le projet

Huitième item stressant pour les membres de l’équipe projet : Que va-t-il m’arriver à la fin du projet ?

Relisez le billet d’introduction.

Il arrive que les projets restent longtemps à 90% ou 95% terminés parce que certains membres de l’équipe n’ont pas vraiment envie de les laisser s’achever. Si tout s’est bien déroulé, ils aiment la situation, l’équipe et leur position actuelle et n’ont pas envie qu’elles prennent fin.

Et dans tous les cas, une dose de fébrilité est ressentie à propose de ce que l’on va faire après ce projet.

Hors, le manager de projet peut jouer un rôle important pour réduire ce stress et pas seulement en fin de projet. Par exemple, en début de projet, il peut identifier chez chaque ressource ses points forts à exploiter et enrichir, ses compétences à développer, voire ses lacunes à combler.

Cet inventaire lui permet tout au long du projet de trouver des opportunités de faire grandir les ressources humaines qui lui sont confiées et de mieux les équiper et les valoriser pour la suite de leur parcours professionnel.

Le manager de projet donne le plus possible d’occasions de briller aux membres de son équipe devant leur management fonctionnel. Dès qu’il entend parler d’opportunités à venir, il les positionne pour leurs prochaines aventures professionnelles.

En fin de projet, un bilan individualisé des contributions de chacun permet de produire des recommandations intéressantes pour l’avenir de chaque contributeur.

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Déstressez votre équipe projet : Donnez davantage de prévisibilité

Septième item stressant pour l’équipe projet (et les parties prenantes) : Ne pas savoir ce qui l’attend.

Relisez le billet d’introduction.

La peur de l’échec est humaine, surtout sur des projets qui présentent toujours des choses qui n’ont jamais été réalisées auparavant.

Saurais-je faire ? Aurais-je assez de temps ? Quelle est ma latitude décisionnelle ?

Autant de questions stressantes que certains membres de l’équipe ne manqueront pas de se poser.

Le manager de projet est celui vers lequel les regards se tournent naturellement pour trouver des réponses. En sa qualité de planificateur et de par sa vision transverse de tous les éléments, il lui incombe d’anticiper pour niveler les besoins en ressources à un niveau supportable par l’équipe projet dans le court comme dans le moyen terme.

En donnant de la visibilité sur la charge de travail actuelle et à venir, il peut réduire considérablement cette source d’anxiété.

De plus, les approches Agile comme l’estimation et l’allocation des tâches par les personnes qui devront les réaliser (« Scrum Poker » et Scrum Planning) permettent aux équipes de mieux comprendre ce qui est attendu et les efforts nécessaires. Ils vont aussi mieux s’approprier les travaux à accomplir pour réaliser les livrables du projet.

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Déstressez votre équipe projet : Justice et bienveillance sont primordiales !

Sixième item stressant pour l’équipe projet : le sentiment d’injustice amplifie la peur de mal faire.

Relisez le billet d’introduction qui présente cette brève série de billets sur ce sujet.

Il est du devoir du manager de projet d’assurer la justice organisationnelle et de promouvoir la bienveillance. En effet, l’un des facteurs d’insatisfaction et de stress est d’avoir le sentiment d’être victime d’une injustice. Hors, le manager de projet est souvent écartelé entre des demandes difficiles à concilier et qui impacteront directement l’équipe.

Les cas les plus courants sont les restrictions budgétaires, l’accélération des échéances, des changements dans les exigences ou leurs priorités

Image courtesy of PinkBlue / FreeDigitalPhotos.net

Dans chacune de ces situations, des compromis devront être trouvés mais aucun ne devrait être accepté qui puisse être ressenti comme une injustice par des membres de l’équipe projet.

Il convient donc de discuter des problématiques, des options de réponses et des impacts avec l’ensemble de l’équipe pour que la décision soit comprise de tous sinon aimée.

Conformez vous au code éthique du PMI® et apprenez à l’utiliser à votre avantage pour répondre aux demandeurs et au management. Il apporte une logique à vos arguments et les replace dans le contexte plus global de ce que l’entreprise cherche à réaliser.

Essayer de se justifier avec du « C’est pas ma faute : c’est le sponsor, la direction, le client… qui l’impose » n’est pas acceptable pour des personnes qui se démènent chaque jour pour réussir le projet.

au secoursEnfin, si l’un des membre de l’équipe commet une erreur involontaire, il doit savoir que le manager de projet et l’équipe projet seront là pour l’aider à rectifier le tir plutôt que chercher à le blâmer.

Cette solidarité  et bienveillance entre membres de l’équipe projet font souvent la différence entre réussite et échec.

Déstressez votre équipe projet : Mettez les moyens en adéquation avec les besoins et inversement !

Cinquième item très stressant pour tout membre de l’équipe projet : Ne pas avoir les moyens de répondre aux attentes, ambition et objectifs du projet.

Relisez le billet d’introduction qui présente cette brève série de billets sur ce sujet.

Personne n’aime faire un mauvais travail.

Aussi, on préfèrera souvent prendre sur soi, s’investir plus que de raison, voire s’épuiser, à ne pas parvenir à accomplir nos tâches projet comme opérationnelles.

De plus, dans nombre de projets, les personnes ne soient pas dédiées à 100% au projet. Ceci n’est pas nécessairement nuisible et peut même être bénéfique car le projet va se nourrir de l’opérationnel et vice versa. Le travail de la personne sur le projet facilitera le déploiement du changement qu’elle va introduire dans les organisations cibles. Le problème est celui de la charge globale de travail pour ces membres de l’équipe. Et ceci est amplifié par la distance qui gomme certains des ressentis que l’on peut avoir en rencontrant la personne en face à face.

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Relisez ce billet sur comment éviter de se voir imposer des dates irréalistes.

En sus de l’optimisation de la charge de travail, il est aussi du devoir du manager de projet de protéger ses équipes de dates irréalistes qui seraient poussées par le management sans avoir été validées au préalable. Ou encore d’accroissements intempestifs et non contrôlés de périmètre du projet sous le prétexte : « on est Agiles ou pas ? ».

Cela arrive hélas bien plus souvent qu’on ne le souhaite…

Il convient alors de négocier sur le contenu (mettre les objectifs/besoins/délais en concordance avec les moyens). Il faudra en particulier être très clair sur ce que l’on ne pourra pas faire si une date est imposée qui ne permette plus de livrer le produit dans son intégralité.

Produit Viable Minimum (MVP)

Les approches Agile par MVP comme Scrum sont particulièrement utiles pour prioriser le contenu des livrables en fonction des délais et ressources disponibles.

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Voici pourquoi sourire en ce premier vendredi du mois d’octobre

La Journée mondiale du sourire, le 1er vendredi d’octobre, a été inventée par un artiste de Worcester (USA), Harvey Ball, qui a créé le célèbre smiley en 1963.

Curieusement, si les Smiley et émoticônes sont toujours aussi présents dans nos vies, nous utilisons désormais le terme « emoji » venu du Japon pour les désigner. Comme quoi, le sourire est très international !

Selon, Ron Gutman qui a mené de nombreuses études dans le monde entier sur le sourire :

  • Moins de 3€ sur Amazon en format Kindle, de quoi sourire !

    Les personnes qui ont un grand sourire réussissent mieux dans la vie

  • Le pouvoir du sourire transcende les cultures
  • Le sourire est contagieux
  • Le sourire agit sur notre psychique, notre physique (pression sanguine par exemple) et notre stress
  • Le sourire nous fait paraître encore plus compétent

Le sourire nous permet aussi de convaincre « Sourions pour convaincre ! »

de réseauter et rencontrer de nouvelles personnes plus facilement « 5 astuces rapides pour réseauter avec plus de confiance en soi »

et d’accroître notre éloquence !

Alors qu’attendons-nous pour sourire à nos vies professionnelles comme personnelles ?

Déstressez votre équipe projet : Protégez-la des demandes contradictoires

Quatrième  item stressant pour l’équipe projet : Les injonctions paradoxales et les demandes conflictuelles.

Relisez le billet d’introduction à cette petite série de billets sur le stress dans les projets.

Un grand nombre de projets pour ne pas dire tous sont transverses aux organisations opérationnelles et hiérarchiques.

Le manager de projet intervient le plus souvent en matriciel sans que les ressources allouées au projet ne lui reportent hiérarchiquement. Du coup, les membres de l’équipe ont un double reporting vers leur responsable hiérarchique et vers le manager du projet.

Bien sûr, la matrice des responsabilités vue précédemment permet de clarifier en grande partie des attentes de chacun. Mais il est aussi critique que le manager de projet dédie des efforts suffisants pour s’assurer de la bonne compréhension du projet et de ses objectifs par le management hiérarchique des membres de l’équipe.

Il doit clarifier avec eux  la charge de travail induite par le projet et les résultats attendus de leurs collaborateurs dans le projet. Il s’agit de bien aligner les demandes dirigées vers les membres de l’équipe projet pour ne pas générer de demandes contradictoires voire conflictuelles. Il peut s’agir de choses aussi simples que des créneaux de réunions en conflit entre projet et équipe opérationnelle, ou encore des journées de formations ou de congés.

Ceci demande du temps mais aussi une sensibilité politique pour trouver ce qui saura être attractif et convainquant pour le manager hiérarchique. Il doit être convaincu du bien-fondé du projet pour répondre positivement aux demandes de celui-ci.

Il faut peut-être vendre le fait que le membre de son équipe alloué au projet va développer de nouvelles compétences ou acquérir de nouvelles connaissances qui seront ensuite bénéfiques à l’équipe fonctionnelle ou opérationnelle.

Il s’agit d’un investissement pour l’avenir non seulement du projet mais aussi de toute organisation qui y investit des ressources.

De plus, le manager de projet doit rester très vigilant sur la « ligne de commande » : qui donne les directives et tranche au final si nécessaire !

Déstressez votre équipe projet : Souciez-vous de son bien être

Le bien être au travail n’est pas seulement une question d’ambiance mais elle y contribue fortement.

Relisez le billet d’introduction.

Troisième item stressant pour l’équipe projet après les rôles et responsabilité et les communications: L’ambiance, l’atmosphère du projet et les bonnes conditions de travail.

Nous ne sommes bien sûr pas au Club Med, il ne s’agit pas de « simplement » mettre en service un babyfoot dans l’open space.

Mais il est certain qu’une mauvaise ambiance au travail sape le moral, réduit la productivité, fait voir seulement le mauvais côté des tâches et induit des tensions dans l’équipe.

Hors, le manager de projet a un rôle important dans l’animation de l’équipe projet. Il/elle peut et doit créer une réelle cohésion d’équipe. Ceci est aussi et peut-être encore plus le cas quand l’équipe est géographiquement distribuée.

Après s’être assuré que chacun a ce qu’il faut pour bien réaliser ses tâches, i.e. les moyens de bien travailler, il/elle doit dégager une peu de budget pour organiser des rencontres de cohésion d’équipe (« teaming ») ainsi que fournir un environnement le plus agréable possible à l’équipe.

Pendant le projet, les moments favorables abondent pour renforcer le bien être.

  • Célébrer les succès (même petits) et le passage de jalons
  • Organiser des pots d’arrivée quand de nouvelles ressources rejoignent le projet
  • Arranger des sessions communes de revue des besoins entre demandeurs et membres de l’équipe
  • Prévoir des tests et revues des livrables avec l’ensemble de l’équipe et des partie prenantes clés
  • Réfléchir ensemble ou au moins consulter sur la meilleure stratégie pour les prochaines étapes
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Il n’est pas superflu mais au contraire vital pour le projet d’avoir une équipe qui se sent bien et a envie de travailler ensemble.

Déstressez votre équipe projet et vous-même aussi en vous souciant du « well-being » sur le projet !

Déstressez votre équipe projet : Communiquez davantage et partagez une vision commune

Une vision commune et partagée des objectifs du projet et une forte communication déstressent tous les membres du projet, vous y compris.

Relisez le billet d’introduction.

Le second item stressant pour l’équipe projet après le manque de clarté sur les rôles et responsabilités, est que les informations leur manquent pour pouvoir bien travailler.

Le plan de communication et les outils collaboratifs ainsi que les « daily stand-up » et autres réunions d’avancement et d’équipe projet sont autant d’outils de communication pour le manager de projet et son équipe. Le manager de projet doit donc s’attacher à être un excellent facilitateur et communiquant au sein de l’équipe projet et au nom de celle-ci pour toutes les parties prenantes.

Une autre source majeure d’anxiété est aussi d’avancer dans l’obscurité sans lumière pour nous indiquer le chemin à suivre. Hors la vision projet, la description simple et claire des objectifs du projet, est cette lumière dans la nuit qui va guider les bateaux au port et les préserver des écueils.

Il convient d’ajouter à cette communication de la vision des retours fréquents et précis sur l’avancement du projet en toute transparence.

Exposer clairement les progrès réalisés sur chaque livrable intermédiaire avec les retards éventuels qui font partie de la vie normale de tout projet.

Ce n’est pas pour rien que l’on peut souvent entendre ou lire que 80% du travail du manager de projet est la communication.

Déstressez votre équipe projet : Clarifiez les rôles et responsabilités de chacun

Commençons par un item particulièrement stressant pour tout un chacun : Quel est mon rôle ? Qu’attend-on de moi ? Quelles sont exactement mes responsabilités ?

Relisez le billet d’introduction.

Ne pas savoir ce qui est attendu de nous est stressant. Ceci est d’autant plus vrai que nous évoluons de plus en plus souvent dans des équipes transverses et multi disciplinaires. Il n’est pas rare que les membres de l’équipe projet aient peu d’occasions de se rencontrer en face à face pour faire connaissance.

Voici une source de stress que la ou le manager de projet peut attaquer de front.

En effet, la matrice RACI ou RAM est un précieux outil qui est justement conçu pour mettre au clair les rôles et responsabilités de chacune et chacun.

Notre partenaire PMGS nous propose un modèle simple de Matrice d’Affectation des Ressources. Télécharger gratuitement ce modèle RACI.
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Truc Perso : Parler dans la matrice des responsabilités des livrables du projet

J’ai pu au fil des ans et des jobs différents apprendre à apprécier et à utiliser cet outil si utile qu’est le RACI.

Version française sur Amazon

L’une des manières de l’utiliser qui n’est pas décrite explicitement dans le PMBoK Guide mais qui fonctionne bien pour moi consiste à parler dans la matrice des responsabilités des livrables du projet car ils sont plus concrets et facilement matérialisables que des processus ou fonctions.

Ils permettent des discussions plus actives entre les membres de l’équipe lors de la répartition de qui fait quoi sur tel ou tel livrable du projet.

En partant des livrables des organisations et personnes en présence, il est facile avec le RACI de réaliser un tableau partagé du « qui fait quoi ». En effet, les livrables sont beaucoup plus concrets que les processus. Ils sont plus exacts et précis que les descriptifs des rôles et responsabilités des organisations qui, pour être totalement honnêtes, donnent souvent une image de ce que l’on voudrait qu’ils soient idéalement plutôt que de la réalité.

Pour chaque livrable, il est relativement aisé de tomber d’accord sur qui est capable de le produire, avec qui, en le communiquant à qui et qui en porte ultimement la responsabilité car le livrable est concret, palpable.

Nous obtenons donc dans ce RACI une ligne par livrable. En ordonnançant les livrables par processus et étapes dans ces processus, nous avons sous les yeux une photo assez complète de qui fait et fera quoi exactement. Ceci met souvent en évidence des problèmes d’alignements organisationnels, d’aller-retour à répétition entre plusieurs personnes ou organisations pour des livrables qui s’enchainent.

Voici autant d’opportunités de faire sauter des passages de frontières organisationnelles qui ralentissent le projet sans forcément ajouter beaucoup de valeur (en particulier du point de vue du client final) et de fluidifier les processus en réalignant les tâches.

Si vous parvenez à réaliser ce travail en commun avec les personnes impliquées et impactées, elles accepteront d’autant plus facilement les tâches à venir que ce sont elles qui les auront identifiées et auront proposé de s’en charger.

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droit dans ses bottes, pieds bien ancrés

Comment garder les pieds sur terre en ces  temps agités : 12 habitudes simples et réalisables à tester et adopter ?

Commencez dès aujourd’hui à développer les habitudes et les stratégies qui vous maintiendront bien campé sur vos deux pieds quand  tout autour de vous chavire.

How to Stay Grounded in Hectic Times https://www.lollydaskal.com/leadership/how-to-stay-grounded-in-hectic-times/ par Lolly Daskal

Nous travaillons tous toujours plus longtemps et stressons davantage, plus occupés que jamais. Mais il est vraiment possible de manager tout ce qui arrive, de rester les deux pieds sur terre même quand tout autour de nous semble échapper à tout contrôle.

Voici 12 habitudes simples mais très réalisables à essayer.

1. Possédez l’instant présent.

Quand vous pouvez faire de ce moment le moment le plus important, rien ne peut vous dépasser.

Rien ne vous maintient aussi solide que d’être totalement présent.

2. Prenez en charge vos émotions.

La dernière chose que vous voulez est perdre le contrôle de vous-même quand vous en avez le plus besoin.

Apprenez à vous à réguler vos émotions et réponses pour en être toujours maître.

3. Contrôlez vos choix.

Il y a beaucoup de facteurs extérieurs à votre contrôle. Aussi, soyez intentionnel dans la focalisation de votre énergie et de vos actions sur les choses que vous pouvez réellement influencer.

4. Augmentez votre confiance en vous-même.

Si le fait de douter de vous-même est un problème pour vous, commencez dès maintenant à faire quotidiennement des exercices, avec un coach ou un conseiller si nécessaire, pour construire votre confiance. Ainsi, elle sera prête à vous alimenter pendant les difficultés et les challenges.

5. Aidez quelqu’un d’autre.

Les périodes où vous êtes le plus occupé sont les moments où il est le plus important de dégager du temps pour les autres.

Il y a un grand pouvoir à sortir de vos propres difficultés et perspectives, ne serait-ce que pour un instant.

6. Prenez du temps pour réfléchir.

Le temps de réflexion c’est quand vous vous donnez la permission de faire la sourde oreille et de vous accorder un répit. Cela a beaucoup plus de valeur qu’une simple pause, c’est un processus d’ancrage qui est essentiel à la réussite.

7. Apprenez à dire non.

Quand vous vous consumez et êtes trop occupé pour reprendre votre souffle, rappelez-vous que la meilleure façon de garder les pieds sur terre est d’apprendre à dire non. Souvenez-vous: Quand vous dites non à quelque chose sans réelle importance vous dites oui à quelque chose d’important.

8. Maintenez-vous en bonne santé.

Cela signifie vous construire un corps sain, un esprit sain, des pensées saines. Pensez positif, faites quotidiennement de l’exercice, mangez sain, travaillez dur, restez fort, inquiétez-vous moins, dansez davantage, aimez bien et soyez heureux. C’est ainsi que vous restez sain et plein d’énergie.

9. Nourrissez-vous.

Prenez soin de vos pensées, vos buts, vos désirs, vos espoirs, vos rêves.

Nourrissez-les de votre clairvoyance et dévouement et donnez-leur de la place pour grandir.

10. Déstressez pour éviter la maladie.

Pensez à ce qui vous soucie, vous inquiète, ou vous stresse et trouvez une façon de le manager. Le stress, le souci et le doute sont des forces négatives majeures dans la vie mais seulement si vous leur permettez de l’être.

11. Créez une routine et accrochez-vous y.

Il est normal de se sentir instable quand vous faites trop de choses en même temps. Si le multitâche est un challenge pour vous, apprenez à vous créer une routine et persévérez. Abordez une chose à la fois, jusqu’à ce qu’elle soit terminée puis passez à la suivante.

12. Choisissez-vous vous-même.

Dégager du temps pour vous-même peut sembler contreproductif, mais c’est justement de cela dont il s’agit. Prenez un moment et permettez-vous de vous réinitialiser, réévaluer et repenser.

Dressez votre propre ikigaï ! Relisez ce billet.

Les gens allouent du temps aux choses qui sont les plus importantes, faites donc de vous-même une priorité.

Commencez dès aujourd’hui à développer les habitudes et stratégies qui vous maintiendront bien stable sur vos deux pieds quand  tout autour de vous vacille.

Déstressez votre équipe projet ainsi que vous-même : 8 choses simples à faire

Ne soyez pas un manager de projet passif face au stress des membres du projet et de ses parties prenantes.

Il y a des actions de prévention simples que vous pouvez initier et mettre en œuvre pour contrer les facteurs de stress.

Pour poser les bases de la petite série de billets que je me prépare à écrire sur le sujet, je vous propose d’abord de reprendre la définition du stress. Puis nous échangerons sur comment s’attaquer de manière concrète et pratique à 8 des principales causes de stress dans le projet !

Pour bon nombre d’entre nous, le stress est un concept fourre-tout désignant un vague sentiment de malaise. Et pourtant, il est une réaction physiologique bien réelle à une stimulation extérieure physique, psychique ou sensorielle.

Le corps produit alors des hormones spécifiques pour répondre à cette menace perçue. Cette notion de menace perçue a été étendue à tout état de perturbation provoqué par la confrontation avec un danger physique ou psychique, un environnement difficile. Ce quasi-réflexe a permis à nos ancêtres de survivre et il se décompose en trois étapes : alarme, résistance, épuisement. On parle de nos jours du stress d’un examen, d’une rupture sentimentale, d’une compétition, d’un accident, du bruit ou de la pollution.

Concentrons-nous sur le stress induit par les projets et trop souvent par nous-mêmes en tant que managers de projets !

Comment attaquer et autant que possible prévenir 8 des causes principales de stress dans le projet ?

  1. Clarifier les rôles et responsabilités de chacun
  2. Communiquer, partager une vision commune
  3. Mettre une bonne ambiance, « well being »
  4. Protéger face aux demandes contradictoires
  5. Mettre en adéquation les ressources et les objectifs (dates irréalistes par exemple)
  6. Assurer la justice organisationnelle et promouvoir la bienveillance
  7. Contrôler et anticiper la charge de travail
  8. Donner des perspectives d’avenir pour l’après-projet
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Je publierai des billets séparés sur chacune de ces actions préventives.

Astuces et bonnes pratiques dans le management de projet furent les billets plus lus en Juin 2019 sur DantotsuPM

En juin dernier, plusieurs aspects clés du management de projets furent couverts : Réunions, faire avancer son projet, 172 pratiques des meilleurs chefs de projets et même l’art de la lenteur !

Comment tuer les réunions inutiles : 7 astuces utiles

Êtes-vous trop souvent scotchés dans la folle récurrence des réunions ?

Des leaders partagent leurs astuces sur la façon d’avoir moins et de meilleures réunions.

Alors, considérez les astuces suivantes pour tailler dans le nombre de réunions et rendre les restantes meilleures.

Comment faire avancer votre projet en 5 étapes très simples

Modèle de Cialdini

Influence et persuasion sont des compétences business nécessaires pour faire avancer vos projets. La bonne nouvelle est qu’influence et persuasion sont des compétences que l’on peut apprendre et améliorer. En comprenant les principes clés de la persuasion et mettant en œuvre quelques outils stratégiques, les leaders peuvent influencer les parties prenantes à chaque niveau de l’organisation, faire sauter les barrières internes et mettre les projets en mouvement rapide et efficace vers le succès.

Partenaire de DantotsuPM

Découvrez les 6 principes et 5 étapes dans l’art d’influencer.

7 astuces pour mener une réunion réellement efficace

Avant ==> Pendant ==> Après ; Tous ces moments sont critiques pour faire de votre rencontre un événement vraiment réussi et productif.

Suivez ces astuces pour rendre votre prochaine réunion aussi efficace que possible.

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172 pratiques des meilleurs chefs de projets : un entretien avec Jean-Charles Savornin

Livre sur Amazon

Êtes-vous déjà ou souhaitez-vous devenir chef de projet 5 étoiles ?

Jean-Charles, tu as publié le mois dernier un nouvel ouvrage intitulé « Mettez du leadership dans vos projets – les 172 pratiques des meilleurs chefs de projets ».

Pourquoi avoir écrit ce livre ?

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Journée Internationale de la Lenteur le 21 Juin lancée depuis plusieurs année par nos amis Québecois !

Je vous propose de relire le billet de Rose-Hélène Humeau sur l’art de prendre son temps pour en reprendre le contrôle: PAS LE TEMPS… …VOUS ÊTES PRESSÉ ?

Même si le 21 Juin est passé depuis 2 mois, les journées sont encore longues en Août, alors profitez-en pour prendre votre temps pour faire ce que vous avez à faire. Et si vous n’avez rien à faire, c’est encore mieux… vous prendrez votre temps pour regarder le temps passer !

Journée Internationale de la Lenteur le 21 Juin lancée depuis plusieurs année par nos amis Québecois !

Je vous propose à cette occasion de relire le billet de Rose-Hélène Humeau sur l’art de prendre son temps pour en reprendre le contrôle.

PAS LE TEMPS… …VOUS ÊTES PRESSÉ ?

Profitez-en, nous sommes le 21 juin et c’est le jour le plus long de l’année, vous allez pouvoir prendre votre temps pour faire ce que vous avez à faire. Et si vous n’avez rien à faire, c’est encore mieux… vous prendrez votre temps pour regarder le temps passer ! L’origine de cette journée est Québecoise et remonte à 2001.

Plus d’infos sur cette journée sur Facebook

La formule de productivité 5×50 de Chris Cook

The 5×50 Productivity Formula

http://blog.projectconnections.com/project_practitioners/2018/03/the-5×50-productivity-formula.html par Chris Cook

Livre sur Amazon

Les chefs de projet cherchent toujours des façons d’être plus productifs et de produire plus avec moins. Les ressources, y compris le temps et l’argent, sont rares et même limitées. Personne sur cette planète n’obtient plus de 24 heures par journée. Des milliardaires aux cadres intermédiaires, aux travailleurs qui œuvrent sur le terrain, chacun reçoit le même quota de temps.

Depuis l’introduction des smartphones, gaspiller son temps n’a jamais été plus facile. Vous avez le monde à votre portée. Les applications sont conçues pour vous distraire sur des choses en dehors de votre contrôle. Qui est avec qui à Hollywood ? Que vient de dire le président? Quand le bébé d’untel et unetelle naitra-t-il ?

Toutes ces questions nous distraient du but. En répondant à n’importe laquelle de ces questions, avez-vous fait avancer le projet ou avez-vous cliqué sur un autre lien qui vous a emmené encore plus loin ?

Une distraction dans ma boîte de réception de courriers électroniques correspond aux nombreux abonnements par email à divers sites Web. Les titres attirent mon regard et je clique sans même y réfléchir. Dans l’un de ces cas, j’ai croisé par hasard cette formule de productivité développée par la High Performance Academy. Brendon Burchard est un des leaders de cette académie.

Sa vidéo, intitulée 5 Habitudes de 50 minutes pour devenir 30 % plus productifs (et énergisées), présente la formule de productivité suivante: Il y a cinq habitudes que l’on peut mettre en place chaque jour pendant 50 minutes chacune et qui augmenteront votre productivité de 30 %. Autrement dit, vous pouvez produire 40 heures de travail productif en seulement 31 heures. Soit une économie d’un jour entier de votre temps par semaine !

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1. Augmentez votre sommeil de 50 minutes par nuit.

Demandez-vous, “Comment puis-je obtenir 50 minutes de sommeil de plus ?” Et pensez à comment vous dépensez ces 50 minutes maintenant. Lisez-vous indéfiniment des nouvelles sur internet ou sur les médias sociaux ? Observez-vous de stupides programmes de télévision pour vous détendre ? Ces activités vous tiennent non seulement éveillé pour des raisons inutiles, mais impactent aussi le sommeil que finissez par obtenir.

Pour mettre en œuvre cette habitude, développez une routine avant d’aller au lit. Normalement je déteste la routine car elle peut transformer les personnes en robots, mais dans ce cas, la routine est avantageuse. Un aspect important de cette routine est aucun écran une heure avant d’aller se coucher. En même temps, baissez la lumière dans la pièce où vous décidez de vous détendre.

J’entends tout le temps comment les gens fonctionnent avec seulement quatre à cinq heures de sommeil. Il semble ces personnes l’affichent comme une médaille d’honneur. Ce manque de sommeil me stupéfie chaque fois. Bien qu’il soit possible de survivre sur si peu de sommeil, prospérer sur un manque de sommeil est difficile.

2. 50 minutes chaque matin d’étirements et de stratégie

Quelle est la première chose que vous faites quand vous vous réveillez ? Vérifier votre téléphone pour l’email ou les appels manqués ? Démarrer votre ordinateur portable pour finir une présentation à donner plus tard aujourd’hui ? Vérifier votre boite à lettre ou les médias sociaux, c’est démarrer votre jour en mode réactif par rapport à ce que veulent d’autres personnes. Bien que ces activités puissent sembler productives, une meilleure approche est de se réveiller, de boire de l’eau, d’exécuter une activité physique (c’est-à-dire, des étirements, du jogging, une séance d’échauffements) et de définir sa stratégie pour la journée qui commence.

Pendant les 20 premières minutes, faites circuler votre sang. Cette activité peut être quoi que ce soit. Utilisez votre imagination. Tandis que votre cœur pompe votre sang, assurez-vous de boire de l’eau. Maintenez le corps et l’esprit engagés.

Après 20 minutes à élever votre rythme cardiaque, commencez votre session de stratégie. Burchard recommande de noter quels projets vous avez en cours et quelles tâches vous devez exécuter pour les faire avancer. Ensuite, il suggère de lister les personnes avec lesquelles vous devez entrer en contact en deux catégories : celles que vous devez contacter aujourd’hui et celles dont vous attendez une réponse.

La session finale sur la stratégie tourne autour de vos priorités. Répondez à la question : “que doit-il arriver aujourd’hui si je veux avancer ma vie ?” La liste devrait comporter trois à cinq éléments. Réduisez toute liste qui serait plus longue.

Si une activité ou personne n’apparait sur aucune des trois listes, considérez-la comme une distraction.

3. Des blocs de 50 minutes de temps.

Ces blocs de 50 minutes de temps sont ininterrompus. Aucun email, appel téléphonique, SMS, surf sur internet, et cetera. Le seul focus est la tâche à faire maintenant. Si vous devez écrire une proposition d’offre, vous dépensez 50 minutes à rédiger cette proposition. Si vous deviez répondre aux emails, dépensez 50 minutes à répondre aux emails.

Ces blocs de temps doivent être utilisés pour créer, faire le travail, ou faire progresser ses idées.

Mettez 100 % de votre effort sur cette tâche.

En planifiant ces blocs de temps, positionnez-en au moins 3 par jour. Beaucoup de managers de projet ont des réunions auxquelles assister, probablement toute la journée et ces grosses périodes de 50 minutes de temps ne sont tout simplement pas disponibles. C’est OK. L’idée est de se concentrer sur l’importance de celles-ci et les prévoir autant de fois que possible.

4. Toutes les 50 minutes, arrêtez ce que vous faites et bougez.

Une fois que le bloc 50 minutes de temps est terminé, levez-vous, marchez, buvez de l’eau… De nouveau, vous voulez faire circuler votre sang. Pour certains, cela peut être une brève période pour prendre une tasse de café. Pour d’autres, une promenade rapide autour du bureau ou du parking suffira. Indépendamment de l’activité, cela doit vous tenir actif et éloigné de la tâche en cours.

respirez, allez faire le tour du bloc

Ces dix minutes sont votre chance de respirer.

Cependant, ne vous laissez pas envahir de distractions inutiles. Bavarder ou interrompre d’autres personnes tandis qu’elles travaillent ne constituent pas dix minutes bien dépensées. Utilisez ce temps pour vous.

Quand les dix minutes sont écoulées, repartez directement sur votre prochain bloc ininterrompu de 50 minutes de travail si possible. Comme les blocs de 50 minutes de temps sont ininterrompus afin d’être concentré seulement sur une tâche, ces dix minutes devrait être utilisées pour purifier votre esprit et vous libérer des distractions.

5. 50 minutes de relâchement (marche et méditation).

Enfin mais non des moindres, Burchard recommande une période de 50 minutes de relâchement. À la fin de la journée de travail, avant de rentrer à la maison et vous affaler sur le canapé, faites une promenade. Il suggère à 30 minutes de marche suivies d’une méditation de 20 minutes. Ces activités peuvent varier, mais elles devraient inclure un peu de mouvement physique et de la préparation mentale.

Comme cette relaxation peut être classifiée comme un ralentissement, Burchard ne recommande pas de la transformer en séance de sport. Le sport excite alors que cette période veut faire l’opposé. Vous voulez concentrer votre attention vers l’intérieur et éliminer les distractions.

A retenir

Cette liste d’habitudes peut paraitre comme du simple bon sens. Cependant, le bon sens n’est pas une pratique si commune. Cela me rappelle les gens qui savent très bien quels produits alimentaires manger mais continuent encore à s’enfourner pizza et crème glacée. Le savoir est important. La pratique est le secret.

En regardant cette vidéo et lisant cet article, vous avez déjà fait le premier pas pour devenir de plus productif. Maintenant, vous devez intérioriser ces habitudes et vous les approprier. Ainsi, vous serez plus productifs.

Faire de notre mieux est nécessaire mais rarement suffisant !

Alors comment changer et ne pas s’arrêter à « c’est acceptable » ?

En cherchant la perfection et en n’acceptant rien de moins !

 

Jon Bowers à partir d’exemples concrets nous rappelle que nous devons impérativement rechercher l’excellence.

Essayer d’être parfait, c’est stressant ! Et le stress, c’est mauvais, non ?

Peut-être ! Mais dire que chercher la perfection est stressant, c’est comme dire que faire de l’exercice est fatigant. Dans les deux cas, vous voulez le résultat sans faire l’effort. Honnêtement, dire que chercher la perfection est stressant, c’est l’excuse des paresseux.

Michel Ange aurait dit que le plus grand danger pour la plupart d’entre nous n’est pas de viser trop haut et de rater, mais de viser trop bas et réussir. L’échec devrait être une motivation, pas une piètre excuse pour laisser tomber.

La décision fait baisser l’anxiété.

La fin d’année est souvent l’occasion de décisions. Avoir une décision importante à prendre est source de stress pour la plupart d’entre nous. Hors, une grande partie de celui-ci s’évacue dès que la décision est prise.

De quoi nous encourager à ne pas tergiverser trop longtemps !

La résilience émotionnelle est primordiale pour manager efficacement tout changement.

Il existe des tas de définitions différentes de la résilience émotionnelle, mais ce que toutes ont en commun est qu’il ne s’agit pas seulement de faire face à l’adversité, c’est la capacité de prospérer et de bien exécuter dans des circonstances difficiles.

Emotional resilience key to effective Change Management

https://agilechangemanagement.co.uk/2018/12/02/emotional-resilience-key-to-effective-change-management/ par Melanie Franklin

Melanie Franklin
Melanie Franklin

Le management du changement continue à se développer en tant que profession. J’ai récemment suivi une présentation fantastique du Dr Aarti Anhal sur la résilience émotionnelle à l’Institut de management du changement au Royaume-Uni.

Leçons apprises

Il existe des tas de définitions différentes de la résilience émotionnelle, mais ce que toutes ont en commun est qu’il ne s’agit pas seulement de faire face à l’adversité, c’est la capacité de prospérer et de bien exécuter dans des circonstances difficiles.

La résilience est un choix, parce qu’elle nécessite beaucoup de travail. Elle exige que nous gérions activement nos émotions. Ne pas juste réagir aux situations, mais aussi bien réfléchir à quelle serait la réponse la plus efficace et l’appliquer à la situation. Nous retenir, ne pas juste réagir mais manager notre réaction.

La plupart de ce que nous faisons avec la résilience émotionnelle est notre personnalité, donc nous ne pouvons pas la changer, mais d’autres facteurs contribuent à la résilience dont une volonté de challenger nos assomptions, de regarder les situations de perspectives différentes et un engagement à mettre des efforts dans la découverte et l’application des mécanismes d’adaptation qui marchent pour nous.

Notre vue est trop souvent limitée par le cadre que nous nous imposons

Il y a davantage de preuves de l’importance de la pensée positive, particulièrement pendant le changement. C’est parce que des émotions négatives créent des vues étroites, où les gens deviennent rapidement très limités dans la gamme de perspectives et de sources d’information qu’ils désirent prendre en compte. Des émotions positives nous rendent plus conscients des personnes autour de nous et de comment d’autres pourraient interpréter ce que nous faisons.

Je peux certainement témoigner des problèmes qu’un focus tourné vers l’intérieur produit en conduisant le changement et c’est une des choses que je m’efforce de surmonter. Il est très difficile de créer le sens de l’urgence pour le changement si ceux affectés considèrent seulement ce qui arrive actuellement dans leur propre organisation. Ils regardent autour d’eux et estiment que ce qu’ils font maintenant, le statu quo actuel, est juste excellent et que le changement n’est pas vraiment une priorité.

Cependant, s’ils regardent vraiment ce qui se produit aussi à l’extérieur de leur organisation, les derniers progrès de la compétition, et considèrent ce qui est disponible côté  technologie et/ou processus (l’art du possible) ou examinent les innovations d’autres organisations à l’extérieur de leur industrie (possiblement disruptrices), ils deviennent plus intéressés par les bénéfices potentiels de changement.

Une discussion intéressante a eu lieu dans la session de questions/réponses après la présentation sur l’importance de l’autonomie et de la maîtrise environnementale dans la création de la résilience. L’autonomie est l’auto-décision et la maîtrise environnementale est la capacité d’avoir certains impacts/contrôles sur mon environnement. C’est quand les gens estiment qu’ils ont les ressources et la capacité de manager le changement.

Le stress vient de ma perception que je n’ai pas les ressources pour gérer, donc il est important que nous parlions tôt et régulièrement des « moyens de support » qui sont disponibles pour aider les gens à apprendre et pratiquer de nouvelles façons de travailler.

De très intéressantes recherches mentionnées par le Professeur Cary Cooper montrent que plus on offre de support aux gens pendant les périodes de changement, plus rapidement ils se remettent, avec un niveau inférieur de conséquences négatives.

CSP est partenaire de DantotsuPM

Prochaines étapes

Nous pouvons créer les environnements de travail qui encouragent la résilience et nous aident ainsi que nos collègues à développer ces habitudes. En fait, les répondants au « MIND Workplace Wellbeing Index » indiquent que seulement 17% avaient une politique de management du changement.

Site web

La politique de management du changement devrait tenir compte de l’impact du changement sur le bien-être mental des employés. Nous ne pouvons pas adresser le bien-être mental et la résilience émotionnelle si nous ne planifions pas pour cela et nous ne les planifions pas si nous n’avons pas de politique de management du changement.

Le type de choses que nous pouvons commencer à inclure comme des articles réguliers dans nos plans de changement inclut :

  • Nous pouvons communiquer sur les ressources disponibles pour aider les personnels à changer à leurs façons de travailler.
  • Nous pouvons rappeler au personnel les compétences et capacités qu’ils ont et qui sont transposables dans les nouvelles façons de travailler. Cela encourage les gens à se souvenir qu’ils ont la capacité de faire face aux changements.

La résilience émotionnelle devient un « sujet »

Pendant les échanges nous avons fait un vote à main levée pour voir combien d’entre nous en parlent maintenant et combien d’entre nous en parlaient l’année dernière. Il a démontré une augmentation dans l’utilisation de cette expression. Je prévois que cela continuera à faire partie de notre travail en 2019.

Pour plus de prédictions sur le management du changement en 2019, rejoignez Mélanie sur ce wébinaire en anglais : https://apmg-international.com/events/change-management-2019

Comment les PMs font-ils et elles pour être au top sans s’épuiser ?

Il existe bien des trucs et techniques, donc je me limiterai ici à la liste des idées qui fonctionnent le mieux pour moi !

Et je vous invite à partager les vôtres en commentaires à ce billet pour enrichir la liste.

1. J’investis en permanence dans mes réseaux

Mes contacts m’apportent un précieux soutien dans les situations difficiles comme dans les succès et leurs conseils avisés et désintéressés me sont toujours utiles.

LES réseaux car il y en a plusieurs :

  • Celui des collègues présents et passés, des clients rencontrés, des fournisseurs
  • Celui des autres activités professionnelles et associatives : PMI, Prince2, suiveurs du blog, connections sur LinkedIn et Viadeo.
  • Le perso : Amis, famille…

Tous ces réseaux sont importants et demandent à être bichonnés en permanence, en particulier quand on n’a besoin de rien et que l’on peut apporter son support à d’autres.

2. Je prends soin de moi !

Je travaille ma forme physique de manière très régulière et fréquente. Stretch, course à pied, natation, VTT, marche… La pratique de ses activités me permet de décompresser, me vider l’esprit, améliorer mon comportement (patience, persévérance) et mieux résister au stress.

Je planifie aussi mes pauses congés, courtes comme longues, longtemps à l’avance. Cela permet d’anticiper, de planifier, de déléguer… OK, pas très spontané je vous l’accorde, mais efficace !

3. Je me donne les moyens de réussir

Grâce à des formations soigneusement sélectionnées. Elles ne sont pas toujours à 100% alignées sur mon cœur de métier et c’est volontaire afin de découvrir d’autres domaines. Je lis aussi beaucoup, je suis abonné à de très nombreux blogs, j’assiste et participe activement à des conférences et j’échange avec des contacts. J’essaie aussi de travailler sur mon intelligence émotionnelle et mes compétences de d’écoute et de management (je sais, il y a encore de grandes marges d’amélioration…). Je m’efforce de présenter le côté positif des choses, les leçons à tirer des difficultés, et d’apprécier les petites bonnes surprises.

CSP est partenaire de DantotsuPM

4. Je priorise et je me focalise sur les tâches où je peux apporter le plus de valeur

Lister ces tâches, les prioriser, se donner des objectifs de temps réalistes pour les compléter… le b-a-ba du Management de projet quoi ! Mais aussi pratiquer le timeboxing pour se ménager des créneaux de concentration la plus absolue possible sur les sujets importants, de préférence en début de matinée.

Ne faire qu’une chose à la fois, je vous l’accorde, n’est pas le plus facile.

Quel est votre « nord » personnel ?

J’aligne mes tâches et activités sur mon domaine de prédilection et de passion, le management de projet. Cette cohérence d’ensemble me permet de créer de très fortes synergies entre mes activités. Elle raconte une histoire. Elle donne un sens visible et évident à tout ce que je fais, pour moi-même et pour tous les autres. Elle est ma boussole !

Quel est votre « nord » personnel ?

Alors, qu’ajouteriez-vous ?