le système des 4-D de John Adair

John Adair’s Four-D System

Ceci fait partie d’un cours par correspondance en management dans lequel vous pouvez piocher ce que vous voulez directement depuis le début.

La gestion de temps est une partie essentielle de votre efficacité personnelle.

Comme manager, vous faites face à de plus gros challenges de gestion de votre temps que quand vous étiez un membre de l’équipe. Mais vous avez aussi des ressources supplémentaires et une plus grande flexibilité sur comment vous utilisez votre temps.

Une des approches de gestion du temps les plus simples et les plus puissantes est celle de John Adair: Effective Leadership.

Adair commence par la matrice standard, la Matrice de Eisenhower, qui met en perspective l’urgence par rapport à l’importance.

Adair identifie alors la stratégie de gestion de temps de départ pour chaque classe d’activités en les classsant selon 4Ds:

1. « Do it now » Faites maintenant
2. « Delay it until you have some good quality time » Reportez jusqu’à ce que vous ayez un peu de temps de bonne qualité
3. « Do it quickly » Faites rapidement
4. « Drop it or Delegate it » Laissez tomber ou déléguez

Critique

Comme toujours, John a identifié un modèle puissant avec une vraie application pratique. Encore que je ne puisse m’empêcher d’estimer que nous devrions le modifier un peu.

Voici trois façons dont vous pouvez rendre cette matrice encore plus efficace…

1. Priorités

Bien que l’urgence suggère que la boîte en haut à gauche soit de priorité supérieure, ceci crée un fort stress et un style de travail peu durable.  Donnez la priorité à la boîte en haut à droite et vous vous retrouverez à mieux planifier et préparer en avance l’urgence et découvrirez ainsi que moins de travail tombe dans la boîte précédente.

2. Laisser tomber ou déléguer … Vraiment ?

Si le faire ne mérite pas votre temps, pourquoi cela mériterait-il le temps d’une autre personne ? Certes, cela peut être assez important à faire pour quelqu’un d’autre, mais ne vous déchargez pas simplement sur quelqu’un pour éviter un NON assertif. En effet, prenez l’habitude de déléguer aussi les tâches des autres boîtes (plus importantes ou plus prioritaires) afin de développer les gens qui travaillent pour vous.

3. Davantage de Ds …

Nous avons déjà ajouté D pour Décharger, mais je ne propose pas de lui donner trop d’emphase. Diminuer est aussi une stratégie très puissante. Regardez la tâche et demandez-vous : « dois-je tout en faire ? ». Si vous pouvez réduire la quantité de travail requis et toujours délivrer tout ou une grande majorité de la valeur, vous sauvegarderez un temps précieux. Et il y a un autre D : Décider. Vous devez décider quelle stratégie adopter. À moins que, c’est-à-dire vous Déférez votre décision. Si vous le faites comme un exemple de procrastination réfléchie, c’est une approche qui porte tout son sens.

Exercice

Dessinez un tableau Eisenhower sur votre tableau blanc, ou dans votre bloc-notes. Notez sur des Post-It toutes vos tâches à faire dans votre « to do » list.

Puis, postez les notes dans les 4 quadrants.

Si tout se retrouve en haut à gauche, il est temps de re-calibrer votre échelle mentale tant sur l’importance que sur l’urgence. Puis, refaites l’exercice.

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