carefully select your metrics at the KPIs library

As you may have understood while following this blog, I am NOT a big fan of having too many KPIs!

Key Per·for·mance In·di·ca·tor   /kē  pərˈfôrməns ˈindiˌkātər/   (abbr.: KPI)

kpi library logoKPIs help to get insight in your business performance — « What gets measured, gets managed ». KPIs are also known as performance metrics, business indicators, and performance ratios.

However, I do recognize their value when they are selected with attention and tailored to a specific context. You may want to check this library of KPIs for all sorts of domains and processes.

It exposes many KPIs from the PMBOK® Guide in the Project Portfolio section:

  • measureEarned Value Management (11)
  • Program management (93)
  • Project management (64)
  • Project office (19)
  • Project portfolio ratios (14)
  • Project/Program (26)
  • Resource planning (5)

http://kpilibrary.com/

PMBOK® Guide is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

VUCA est un acronyme à connaitre dans le management de projet, les affaires, les armées, l’enseignement, …

Volatility, Uncertainty, Complexity and Ambiguity

https://en.wikipedia.org/wiki/Volatility,_uncertainty,_complexity_and_ambiguity

Volatilité, incertitUde, Complexité et Ambiguïté

VUCA est un acronyme utilisé pour décrire ou questionner la volatilité, l’incertitude, la complexité et l’ambiguïté des conditions et situations. L’utilisation commune du terme VUCA a commencé dans les années 1990 et provient du vocabulaire militaire. Il a été par la suite utilisé dans des idées émergentes dans leadership.

vucaLa signification plus profonde de chaque élément de VUCA permet de mieux comprendre l’intérêt stratégique de VUCA aussi bien dans les comportements de groupes et personnes que dans les organisations.

  • V = Volatilité. La nature et la dynamique de changement ainsi que la nature et la vitesse des forces et catalyseurs de changement.
  • U = incertitUde (Uncertainty). Le manque de prévisibilité, les potentielles surprises, et la prise de conscience et compréhension des problèmes et événements.
  • C = Complexité. La multiplicité des forces et problèmes, aucune chaine simple de cause-à-effet et la confusion dans laquelle baigne une organisation.
  • A = Ambiguïté. Les brumes de la réalité, le potentiel de mauvaise compréhension et les significations multiples de conditions; la confusion entre cause-et-effet.
Partenaire de DantotsuPM
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Ces éléments présentent le prisme à travers lequel les organisations voient leur état actuel et futur. Ils présentent des frontières à la planification et aux directions stratégiques. Ils sèment ensemble la confusion dans les décisions ou au contraire aiguisent la capacité de regarder en avant, de se projeter et de progresser. VUCA prépare le terrain pour manager et mener.

En général, les éléments de VUCA ont tendance à construire la capacité d’une organisation à :

ne pas voler en solo

  1. Anticiper les problèmes  qui dictent les conditions
  2. Comprendre les conséquences des problèmes et actions
  3. Apprécier l’interdépendance des variables
  4. Préparer à des alternatives dans la réalité et les chalenges
  5. Interpréter et  exploiter les opportunités

Dans la plupart des organisations contemporaines, business, militaires, enseignement, gouvernement et autres : VUCA est un code pratique pour être prêt et attentif. Au-delà de l’acronyme est un corpus de connaissances qui traite de l’étude de modèles d’apprentissage pour être prêt à VUCA, anticiper, évoluer et intervenir.

L’échec n’est pas en soi une catastrophe, mais l’échec d’apprendre de l’échec l’est certainement .

Questions fréquemment posées lors d’entretiens par téléphone

Common Phone Interview Questions

http://bizcityarea.com/?p=3955 Par Jeremy Andrew

Il est indéniable que la plupart d’entre nous ne se préparent pas du tout pour un entretien d’embauche au téléphone. Le plus souvent, ces entretiens sont inattendus et le demandeur d’emploi peut être pris par surprise lors d’un soudain appel téléphonique. Cependant, des personnes en recherche d’emploi expérimentées savent l’importance d’un entretien téléphonique et elles peuvent préparer des réponses pour les questions les plus typiques.

Un interview téléphonique est généralement utilisé comme filtrage initial et passer ce premier sas augmentera votre chance d’obtenir le job. Aussi, comme tout demandeur d’emploi expérimenté, voici quelques-unes des questions d’entretien auxquelles vous pouvez vous attendre.

contactez-nous pour publier une annonce
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« Parlez-moi de vous »

Comme presque toutes les questions d’interview, elle apparaît facile et ne semble pas nécessiter de préparation. Cependant, ce type de questions est très critique. La réponse démontre votre personnalité, votre capacité intellectuelle et même votre pertinence pour le poste que vous briguez. Les questions d’entretien permettent de vérifier vos qualifications et vos réponses à ces questions d’embauche mettent en évidence votre capacité à faire le travail.

questions entretiens téléphoniques« Qu’est-ce qui vous a encouragés à poser une candidature pour le poste ? »

On ne peut pas blâmer les recruteurs pour poser à ce type de questions. Typiquement, le but est de déterminer votre intérêt pour le job et pour la société. Informer un recruteur que vous avez grand besoin d’un travail n’est pas une bonne idée.

« Quelle est votre plus grande faiblesse ? »

Ceci est une des questions d’entretien qui déconcerteront n’importe quel demandeur d’emploi. Bien sûr, tout le monde a une faiblesse mais faire état de cette faiblesse de façon positive démontrera votre capacité à combattre toute difficulté et point faible.

ask
demander

« Qu’est-ce qui vous a attirés vers notre société ? »

Même les personnes amoureuses ont des raisons pour lesquelles elles aiment quelqu’un. Cette question affichera votre enthousiasme et votre intérêt. Pour bien répondre, vous devez faire plus de recherche que vous ne pourriez le penser. Si cela est faisable, apprenez les succès et aléas de la société et quelles sont les personnes importantes dans celle-ci.

« Quelle est la chose la plus importante que vous cherchez dans une société ou un travail ? »

Apparemment, nous voulons tous un fort salaire. Pourtant, ceci n’est pas la meilleure réponse à la question même elle est honnête. Ce type de questions d’entretien d’embauche essaie de vérifier votre adéquation avec le poste. Cela signifie là aussi que vous devrez avoir fait quelques recherches.

« Quels sont vos passe-temps ? »

Contrairement à certaines autres questions, elle stimule l’honnêteté. La réponse en dit long sur vous et le niveau d’activité de votre vie. Et en fonction de celle-ci, l’interviewer peut déterminer combien vous êtes motivé.

« Quelles qualités un patron devrait-il avoir ? »

Votre réponse reflétera votre personnalité et vos qualités. Et répondant à cette question d’entretien, vous indiquez votre préparation et votre maturité. En général, on s’attend à ce que vous mettiez en évidence les qualités d’un manager professionnel.

« Dites-moi pourquoi nous devrions vous embaucher ? »

Cette question est un peu délicate. Cependant, si vous connaissez vos qualités personnelles spécifiques et votre motivation, vous pouvez bien y répondre.

predict future« Où vous voyez-vous dans cinq ans ? »

Évidemment, votre réponse reflètera votre motivation et intelligence.  Elle dénote aussi de votre maturité et votre but de vie. Typiquement les personnes qui ont des objectifs ont plus de chances de décrocher le poste.

« Quel est votre accomplissement passé le plus remarquable ? »

L’accomplissement que vous choisissez comme le plus remarquable montrera combien vous prêtez d’attention aux détails. Ces questions d’entretien exigent de vous de prendre du recul sur votre expérience passée et vous avez besoin donc de préparation pour les maitriser.

le management de projet pour les petites ou moyennes organisations selon Philip Diab

« Project Management for small and medium size organizations »

Des sociétés internationales leaders de leur secteur comme IBM, SAP, Accenture, Bank of America, BAE, Boeing, Citigroup, HP, Deloitte, Oracle et bien d’autres valorisent le management de projet et attribuent même une grande part de leurs succès à ses pratiques. Ils reconnaissent également l’importance stratégique du rôle du chef de projet.

Alors que ces géants organisationnels ont été des adeptes précoces et des avocats du management de projet en tant que compétence stratégique, beaucoup de petites et moyennes organisations sont encore dans une phase d’apprentissage.

Campana & Schott est partenaire de DantotsuPM
Campana & Schott est partenaire de DantotsuPM

En utilisant son style narratif coutumier des lecteurs de ce blog puisqu’il m’arrive de reprendre quelques uns de ses billets, Philip R. Diab, PMP, ancien Président et membre du Conseil d’administration de PMI, dévoile une structure qui aidera les leaders de petites et moyennes organisations à bénéficier rapidement de l’adoption du management de projet. Il démontrera notamment combien il peut être facile de façonner le corpus des connaissances PMBOK® pour répondre à leurs besoins spécifiques.

Philip Diab« Sidestep Complexity » se concentre sur 10 principes pour réussir l’exécution du management de projet dans les petites et moyennes organisations.

Chaque chapitre adresse un groupe clé de leçons apprises qui combinées forment la fondation de ces 10 principes :

  • Connaître sa propre culture
  • Avoir les idées claires
  • Se faire le champion la vision
  • Établir l’adhésion
  • Construire un leadership non conventionnel
  • Maîtriser l’essentiel
  • S’outiller
  • Définir le succès
  • Comprendre les besoins de vos parties prenantes
  • Se concentrer sur la vue d’ensemble
MPM est Partenaire de DantotsuPM
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L’adoption des meilleures pratiques en management de projet est critique non seulement à la croissance de la profession, mais aussi à la stabilité financière et économique des petites et moyennes organisations. « Sidestep Complexity » démystifie la complexité apparente et démontre que le management de projet est au cœur de la performance de l’entreprise, et ce, quelque soit sa taille.

Certifié Prince2 Foundation seulement ou bien professional ?

Prince2, MOP, MSP, P3O, MoV, M-o-R, ou encore ITIL: mais, qui détient réellement ces certifications du Cabinet Office in the United Kingdom?

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Les différents niveaux et types de certifications offerts par Axelos reflètent d’investissements très différents dans ces professions. Bonne nouvelle, il est très simple de vérifier quelle certification est détenue par qui.

Visitez le site Axelos: https://www.axelos.com/successful-candidates-register

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Institut International de Conseil et de Formation Accrédité aux Bonnes Pratiques PRINCE2® (Gestion de Projet), ITIL® (Gouvernance du SI), P3O® (Management d'un PMO) et MSP® (Management de Programme).
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le design : plus c’est simple, plus c’est à la fois bon, beau et efficace !

John McWade du magazine Before&After partage ses conseils dans cette courte vidéo sur la réalisation de la couverture d’un document ou magazine sur lequel vous voudriez présenter une image, un titre et quelques éléments phares du contenu.

Dans nos situations en management de projet, ce pourrait être la charte de projet, le business case, le rapport final…

Simplicité et élégance sont les maîtres mots: le tout en seulement quelques minutes avec les conseils d’un pro.

Le site Before&After propose par ailleurs plusieurs autres documents et vidéos gratuits et fort utiles:

5 résolutions de choses à ne plus faire !

Je reprends ici et enrichis un billet de 2012 sur les choses que vous devriez arrêter de faire

1. Répondre du tac au tac.

you have mailPas besoin d’être un expert en management ou consultant en productivité pour savoir que les interruptions dans votre travail ont un coût très élevé. Il faut souvent plusieurs minutes pour reprendre le fil de ses pensée et de son action après avoir répondu au téléphone, à un message instantané, ou au « pop up » ou autre signal visuel ou sonore d’arrivée d’un message dans sa boite de messagerie. Je vous propose de faire un essai pendant une semaine. Tous les matins, car c’est souvent une période de forte productivité si l’on est concentré, changez la vitesse de rafraichissement de votre boite à lettre à 90′ pour vous créer deux plages de concentration continue pendant lesquelles vous arrêterez aussi votre messagerie instantanée (ou la mettrez sur ne pas déranger), votre téléphone fixe sur répondeur et votre téléphone mobile sur silence (et le rangerez hors de vue).

Ces espaces devraient vous permettre de compléter à une vitesse qui vous surprendra probablement des tâches importantes qui demandent un fort degré de concentration soutenue.

Bénéfice collatéral non négligeable, se donner un peu de temps pour répondre aux sollicitations externes permet de prendre une certaine distance par rapport aux « urgences » qui n’en sont pas vraiment et incitent vos interlocuteurs à mieux réfléchir à l’usage de votre temps à bon escient.

2. Stop aux obligations qui n’en sont pas.

lettreNe pas accomplir une « obligation » (comme l’envoi de vos cartes de vœux en ce début d’année) peut vous faire vous sentir coupable. Mais si vous cherchez à progresser professionnellement, une carte de vœux (enterrée sous un déluge de cartes) fera-t-elle une différence ? Si vous vous voulez garder le contact, faites quelque chose d’inhabituel,  prenez contact avec ces personnes à une saison différente, ou téléphonez à vos contacts, ou encore mieux, rencontrez-les en face à face.

De même, appeler ses parents chaque semaine pour voir comment ils vont et garder le contact est louable, mais passer les voir une fois par mois ou plus si vous le pouvez ne serait-il pas plus proche de ce qu’ils affectionnent ?

En bref, vous devez vous demander si vos « obligations » dans le business comme dans votre vie privée produisent bien les résultats que vous espérez.

stop sifflet3. Lire des choses inintéressantes.

J’aime lire des articles sur le leadership, le management, la finance et le management de projets. Je suis plusieurs revues, des newsletters et une centaine de blogs sur ces sujets. Mais, je fais aussi régulièrement une synthèse de quelles publications m’ont en réalité inspiré et desquelles m’ont peu apporté. J’élimine ces dernières sans aucun regret et me recentre sur les plus passionnantes.

De quels abonnements pouvez-vous vous débarrasser ?

Quelles personnes arrêter de suivre sur Twitter, LinkedIn, Viadeo, Facebook ou Pinterest ?

Quels blogs oublier ?

4. Faire des choses qui ne méritent ni votre temps ni votre attention.

stop high interestTout travail comporte son lot de sujets intéressants et de tâches plus fastidieuses. Mais si la balance pèse très/trop largement du second côté, il est peut-être temps de changer de projet, position, entreprise, secteur… Comme le dit un ami aventurier: « La vie est bien trop courte pour la perdre à la gagner ».

Et c’est la même chose côté perso.

Évitez tout engagement, public ou privé, qui semble m’apporter plus d’ennuis qu’il n’en vaut.

5. Rendre les choses plus compliquées qu’elles ne devraient l’être.

Read this master book on the suject
Read this master book on the suject

Comme Éric Ries l’indique dans son livre The Lean Startup,  le développement du meilleur code ou la construction du meilleur produit au monde est dénué de sens si vos clients n’en veulent pas.

Faites le choix de tester la demande au plus tôt et très souvent auprès de vos prospects et clients avec des solutions certes imparfaites mais simples et rapidement atteignables pour vous assurer que vous ne perdez pas votre temps.

Quelles idées devriez-vous tester dès aujourd’hui avant que vous vous soyez avancé trop loin ?

Voici donc de quoi économiser quelques centaines d’heures en 2016.

Alors, qu’allez-vous arrêter de faire ? Et quelles choses réellement importantes allez-vous réaliser avec tout ce temps supplémentaire à votre disposition ?

Halloween au bureau ? Un bon sujet de réseautage avec les collègues américains !

Christina éclaire une de fois de plus nos « jack o’lanterns » découpées dans des citrouilles 🙂

En France, quand nous parlons d’Halloween, les commentaires sont souvent: “Oui, les enfants aiment bien” . Aux États-Unis, Halloween est pour tous et c’est l’une des plus grandes fêtes de l’année. 

Dans cet épisode spécial que Christina Rebuffet nous a préparé sur SBFG TV, apprenez-en davantage, y compris le vocabulaire qui pourrait vous manquer: http://christinarebuffet.com/2015/10/25/feter-halloween-aux-etats-unis/

en bonus, sur le sujet du réseautage, je me permets de vous rappeler quelques uns des 18 sujets qui permettent de démarrer et entretenir vos conversations avec des inconnus

Allez piocher au buffet

lineEn faisant la queue pour la nourriture, commencez à bavarder avec la personne à côté de vous. Ceci est une bonne occasion de commencer une conversation parce que vous avez déjà quelque chose en commun : la nourriture. Tout le monde pense la même chose : Que vais-je essayer ?  « Oh mon dieu, tout semble si bon … Que choisir ? je ne suis pas sûr! Qu’en pensez-vous ? « 

Trouvez un solitaire

meetSi vous voyez quelqu’un seul dans un coin, tenant sa boisson et paraissant malheureux, n’ayez pas peur de vous approcher et de vous présenter. Typiquement ces personnes ont besoin d’un peu d’aide pour engager la conversation. « Ces événements de réseautage peuvent être si animés. Cela vous ennuierait-il que je vous rejoigne ici où c’est un peu plus tranquille ? »

Parlez sport

sport cyclingLes gens aiment parler de sport. Si vous êtes un sportif, utilise-le à votre bénéfice !

Vous entendez un groupe de personnes parler du match d’hier soir ? Montrez votre intérêt dans la conversation en disant quelque chose comme, « parlez-vous de …… ? », puis suivez le mouvement.

Entretenez la conversation

Je sais ce que vous pensez. Oui, oui, c’est bien bel et bon, mais comment puis-je poursuivre la conversation après la question initiale ? C’est facile! Discutez de quelque chose d’autre que vous avez en commun : l’événement lui-même! Après cela, essayez d’en apprendre davantage sur eux. Faites-les parler. Souvenez-vous, les gens aiment parler d’eux-mêmes.

Liste complète de « 18 Easy Conversation Starters For Networking Events » ici..

l’importance de planifier ne rien faire

The Importance of Scheduling Nothing

http://www.linkedin.com/today/post/article/20130403215758-22330283-the-importance-of-scheduling-nothing par Jeff Weiner PDG de Linkedin

agendaSi vous pouviez voir mon agenda, vous y remarqueriez probablement une foule de créneaux horaire grisés, mais sans indication d’activité. Il n’y a aucun problème avec mon Outlook ou imprimante. Les sections grisées reflètent « des tampons », des périodes j’ai volontairement gardées libres de réunions.

Dans l’ensemble, je prévois entre 90 minutes et 2 heures de ces créneaux de temps chaque jour (décomposés en blocs de 30 à 90 minutes). C’est un système que j’ai développé pendant ces dernières années en réponse à un agenda qui devenait si encombré, avec des réunions qui s’enchainaient sans discontinuer, qu’il me restait peu de temps pour traiter ce qui se passait autour de moi ou simplement réfléchir.

D’abord, ces créneaux libres semblaient être de petites faveurs. J’aurais pu utiliser ce temps pour rattraper le retard sur des réunions que j’avais reportées ou auxquelles j’avais dit « Non ». Mais au fil du temps je me suis rendu compte qu’ils constituaient non seulement des pauses importantes, mais qu’ils étaient absolument nécessaires pour que je puisse faire mon travail.

Voici pourquoi :

Image courtesy of artur84 at FreeDigitalPhotos.net
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Quand une organisation grandit, le rôle de sa direction doit se développer et grandir avec elle. J’ai vu cette évolution sur au moins deux plans : passer de la résolution de problème au coaching et de l’exécution tactique à la pensée stratégique. Ce que ces deux transitions exigent est du temps et même beaucoup de temps. Planifier sans discontinuer une réunion après l’autre et votre temps pour bien effectuer ces transitions s’évapore.

Prenez le coaching, par exemple.

Il est souvent plus rapide pour des leaders expérimentés de résoudre des problèmes pour les gens. Vous avez amassé des années d’expérience à résoudre les problèmes que l’on vous apportait. Mais continuer à le faire fournit un soulagement à court terme pour un coût plus élevé dans le temps. Comme l’organisation devient plus grande, il en va de même du nombre de ces questions, pourtant il n’y a qu’un seul vous. À moins que vous ne puissiez former d’autres personnes à relever ces défis directement, vous vous trouverez rapidement dans une position où c’est tout ce que vous faites (ajoutant encore plus de réunions à vos journées). Ce n’est pas la bonne façon de mener une équipe ou une société.

Apprendre ce qui motive les gens, leurs perspectives uniques, craintes, motivations, la dynamique d’équipe, etc. et les former correctement au point qu’ils peuvent non seulement résoudre le problème tous seuls la prochaine fois, mais coacher avec succès leur Propre équipe nécessite beaucoup plus de temps que leur dire que faire. La seule manière de faire durablement cet investissement dans les gens est de cesser de sauter d’une réunion à la suivante, mais plutôt de se donner le temps de correctement coacher ceux qui doivent en profiter le plus. Également, sinon plus important encore, est de prendre le temps entre ces réunions de se recharger. Je veux être certain d’être à mon meilleur pour coacher la prochaine personne qui en a besoin.

La même chose s’applique à la transition de l’exécution tactique vers la pensée stratégique.

black-and-white-chess-chessmanIl y aura toujours un besoin de faire faire des choses et de cocher un autre item de la ‘to do’ liste. Cependant, comme la société devient plus grande, comme la largeur et la profondeur de vos initiatives s’étendent – et comme le paysage compétitif et technique continue de changer à un rythme qui s’accélère – vous aurez besoin de plus de temps que jamais auparavant pour simplement penser : Penser à quoi la société ressemblera dans trois à cinq ans; penser à la meilleure façon d’améliorer un produit déjà populaire ou répondre à un besoin client non satisfait; penser comment vous pouvez accroitre un avantage compétitif ou réduire un écart avec un compétiteur, etc.

Cette réflexion, pour être réalisée correctement, exige une concentration ininterrompue; développer à fond vos suppositions et les mettre en doute; synthétiser toutes les données, informations et la connaissance qui vient incessamment vers vous; connecter des points; rebondir sur les idées de collègues de confiance; et réitérer cela sur de multiples scénarios. Autrement dit, cela prend du temps. Et ce temps sera disponible seulement si vous le libérez pour vous. Au contraire, si vous ne prenez pas le temps de penser proactivement, vous vous trouverez de plus en plus en mode réactif face à votre environnement plutôt que de l’influencer. La situation résultante exigera inévitablement beaucoup plus de temps (et de réunions) que de commencer par une réflexion stratégique.

confortablePar-dessus tout, la raison la plus importante de prévoir des créneaux libres est simplement de reprendre votre souffle.

Il n’y a aucune façon plus rapide de se sentir comme si votre journée n’est pas la vôtre propre et que vous n’êtes plus en contrôle, que de planifier des réunions qui s’enchainent depuis la minute où vous arrivez au bureau jusqu’au moment où vous le quittez. J’en ai ressenti les effets et je l’ai vu sur mes collègues. Non seulement il n’est pas amusant de ressentir cela, ce n’est pas soutenable dans le temps.

La solution, aussi simple qu’elle puisse paraitre, est de périodiquement prévoir de ne rien faire.

thinking, penserUtilisez ce laps de temps pour penser en grand, rattraper votre retard sur les dernières nouvelles de votre industrie, sortir de dessous cette pile de courriers électroniques non lus, ou faire juste une promenade. Quoi que vous fassiez, assurez-vous simplement que vous prenez ce temps pour vous – chaque jour Et d’une façon systématique – et ne laissez pas ces moments non planifiés à la chance. Le « créneau de temps libre » est le meilleur investissement que vous pouvez faire en vous-même vous et l’outil de productivité le plus important que j’utilise.

CSP Formation
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où trouver les registres des certifiés en management de projets et programmes ?

Comment vérifier si une personne est réellement PMP, CAPM, PgMP, PMI-ACP, PMI-SMP, PMI-RMP… certifiée PMI ?

Qui détient ces certifications ?
Qui détient ces certifications ?

Search the PMI Online Certification Registry

Petit truc à savoir… pour connaitre tous les certifiés de votre sélection mettez le signe « % » dans le champ obligatoire « Last Name » puis choisissez (si vous le souhaitez) le pays et la certification qui vous intéressent.

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Et côté Prince2, MOP, MSP, P3O, MoV, M-o-R, ou encore ITIL: qui détient ces certifications ?

 

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CORE_PRINCE2_EXAM_BOOK_BUNDLE_09Visitez le site Axelos: https://www.axelos.com/successful-candidates-register

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Unplug and Recharge !

 How Spending Time in Nature Can Change Your Life

In the age of technology and high-speed living, it’s often too hard to step back, slow down, and breathe. Prioritizing regular interactions with nature is proven to have immense tangible benefits – and, as Brooks’ experience illustrates, it may be the intangible benefits that are the most valuable of all.

5 astuces pour vous aider à transmettre le flambeau sur vos projets pendant les vacances !

Five Tips to Help You Hand Over Your Projects for the Holidays

http://www.esi-intl.co.uk/blogs/pmoperspectives/index.php/five-tips-to-help-you-hand-over-your-projects-for-the-holidays/ Par Elizabeth Harrin

beach-holiday-sunglasses-vacation-mediumNous approchons des vacances d’été et, comme nous le rappelle Elizabeth, même si nos projets ont extrêmement bien fonctionné cette année, nos délais soigneusement planifiés ne sont plus toujours bien alignés sur les dates pendant lesquelles nous allons nous absenter…

Voici un aperçu de quelques-une des astuces d’Elizabeth pour s’assurer que vos projets se poursuivent en souplesse pendant que vous êtes loin. Le billet entier est disponible à l’adresse ci-dessus en langue anglaise.

1. Utilisez votre signature de courrier électronique en anticipation de votre départ !

mailsSignature de courrier électronique, coordonnées, Etc

et y ajouter

« Attention : je serai en congés du vendredi 14 août au vendredi 28 août »

Le texte est normalement en rouge ou caractères gras (ou tous les deux) donc il se détache. Cela permet aux gens de vous contacter avant votre départ s’ils pressentent une urgence.

2. Déléguez vos projets

Vos délégataires n’ont pas besoin de connaître tous les détails du projet.

mettre les autres en avantIls doivent simplement être mis au courant :

  • Des livrables principaux pendant votre absence
  • Des risques majeurs ou problèmes actuels
  • Des parties prenantes critiques et coordonnées du sponsor de projet
  • Où trouver plus d’informations sur le projet
  • Les décisions majeures qui devraient être prises pendant vos vacances, le cas échéant, et quelle serait votre recommandation et/ou critères pour prendre cette décision.

Faites une réunion avec ces personnes et créez avec elles un document avec tous les points clés. N’oubliez pas de mettre en place les délégations dans les systèmes informatiques.

3. Prévenez votre sponsor

Dites aussi à l’avance aux parties prenantes clés que vous allez partir. Dites-leur qui contacter pendant votre absence.

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4. Soyez précis dans votre message de réponse automatique

managerJe suis au congé annuel jusqu’au vendredi 24 juillet 2015 inclus. Je n’aurai pas accès à mon courrier électronique pendant cette période. Si votre question est urgente, contactez s’il vous plaît :

Projet Alpha: John Smith (numéro de téléphone et courrier électronique)
Factures : équipe de gestion des comptes fournisseurs (appelez ce numéro puis l’option 3)
Toute autre requête : Emma Jones (numéro de téléphone et courrier électronique)

Je vous répondrai à mon retour.

Rappelez-vous de mettre aussi à jour votre message vocal.

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5. Anticipez votre retour

sea-man-person-holiday-largeBloquez du temps dans votre agenda à votre retour reprendre à charge votre projet de la personne qui s’en occupait pour vous.

Ces quelques étapes devraient vous aider à vous sentir plus confiants à l’aider de laisser vos projets quelle que soit la durée de votre absence.

Bonnes vacances !!!!

Avez-vous d’autres astuces à suggérer ?

votre message d’absence en anglais pour partir en toute sérénité !

Cette semaine, Christina Rebuffet nous propose une brève vidéo qui nous donne un modèle de message d’absence en anglais !

Partez en vacances l’esprit tranquille sachant que vos collègues étrangers (qui prennent peut-être moins de congés que nous…) n’attendront pas de réponse immédiate de votre part ! En 5 minutes vous serez prêt pour le départ…

N’oubliez pas: Il semble que ce ne soit jamais le bon moment pour que le chef de projet prenne des congés.

Cependant les vacances ne sont en rien facultatives et elles sont même absolument nécessaires.

vacances !!!

Comme les chefs de projet carburent souvent à 150 % de leurs capacités pendant des périodes prolongées, leur motivation et performance risquent for de montrer des signes de fatigue…

…alors, déculpabilisez, positionnez votre message d’absence et déconnectez (tout en continuant à suivre DantotsuPM pour le plaisir 🙂 bien sûr)

Bonnes vacances !!!

pour vaincre une peur irrationnelle…

To overcome an irrational fear…

http://sethgodin.typepad.com/seths_blog/2015/04/to-overcome-an-irrational-fear.html

SONY DSCRemplacez-la par une habitude.

Si vous avez peur d’écrire, écrivez un peu, chaque jour. Commencez par un blog anonyme, commencez par une seule phrase. Chaque jour, ploc, ploc, ploc, une habitude.

Si vous avez peur de prendre la parole, prenez-la un peu, chaque jour. Pas auprès du comité exécutif, mais avec quelqu’un. Un petit peu, chaque jour.

Les habitudes sont plus puissantes que les peurs.

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connaissez-vous la plateforme de formation en ligne Coursera?

Visitez le site, comprenez comment cela fonctionne et apprenez...
Visitez le site, comprenez comment cela fonctionne et apprenez…

Coursera est une plateforme qui fonctionne en partenariat avec les plus grandes universités et organisations mondiales, pour offrir des cours en ligne accessibles à tous et gratuits en plusieurs langues !

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Imprimer en ligne tout ce dont vous pouvez avoir besoin sur vos projets, c’est possible et c’est même très simple !

Exemple #1: le chef de projet fait la promo de son projet !

Vous êtes un chef de projet informatique et vous avez besoin de 100 affiches format A2 pour les afficher sur vos sites (corridors, salles de réunion…) pour faire la promotion de votre nouveau projet IT ?

Nous sommes le 16 Avril… Vous passez une commande affiches d’onlineprinters

affiche onlineprintersAffiche noir et blanc ou couleur, publicitaire ou artistique ? Sur Onlineprinters, vous trouverez toutes les affiches que vous recherchez. La boutique d’affiches propose tous les types d’affiches afin que vous puissiez choisir le produit adapté à votre entreprise ou manifestation. Vous les recevez 10 jours plus tard en quadri-couleur, sur le papier de qualité de votre choix, livrées à plat (non roulé) ! Grâce à son verso de couleur bleue et sa grande opacité, ces affiches peuvent même être utilisées pour recouvrir d’anciennes affiches. Nous sommes début mai, il ne reste plus au chef de projet qu’à les poser.

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Exemple #2: le chef de projet organise un séminaire de travail !

Vous êtes un chef de projet marketing et vous avez besoin d’organiser un séminaire avec plus de 100 personnes sur votre site…

En matière de supports imprimés, vous pourriez avoir besoin de vous fournir sur onlineprinters en :

  • Brochures/Flyers et dépliants : Les brochures restent de bons outils pour une présentation d’informations qui soit de haute qualité.
  • rollup online printersKakemono/Rollup : Faisant partie de l’équipement de base de votre présentation mobile, il sert de support publicitaire idéal pour les salons et évènements à l’intérieur. Les rollups existent chez nous dans différentes versions. Vous pouvez opter pour un système de présentation flexible et abordable ou pour une version avec un effet encore plus noble.
  • Billets d’entrée : Si vous recevez beaucoup de monde, ce peut être utile. Des billets d’entrée numérotés et perforés avec votre design personnalisé donnent à votre évènement la touche professionnelle ultime et aident à garder la trace de vos invités. Vous pouvez aussi utiliser le billet d’entrée comme bon de réduction ou coupon.
  • Bâche PVC: Vous voyez grand ? Une affiche pliable garantit une zone de présentation maximum. Malgré ses dimensions de plus de 2 x 3 mètres, elle reste un élément publicitaire essentiel pour les salons ou gros séminaires.
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Exemple #3: Le chef de projet gère la relocalisation du centre d’appel de son entreprise en France !

calendrier mural onlineprintersIl pense à un calendrier mural pour tous les collaborateurs et parties prenantes impliquées. Il y positionne le logo du projet, les coordonnées de l’équipe projet et les dates clés…

C’est facile ! Des modèles téléchargeables de calendrier pour plusieurs pays sont à sa disposition sur onlineprinters.

 

10 astuces pour rédiger de bons comptes-rendus de réunion (R)

10 Tips for Good Minutes

http://www.pm4girls.elizabeth-harrin.com/2012/07/10-tips-for-good-minutes Par ElizabetH HarRin ·

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Les comptes-rendus aident dans la communication de projet. Ils s’assurent que les personnes ont une compréhension commune de ce qu’était la réunion et servent d’enregistrement permanent. Ils peuvent être particulièrement utiles pour les personnes qui n’ont pu suivre la réunion en personne. Aussi, voici 10 astuces pour écrire de bonnes minutes de réunion.

1. Écrire le compte-rendu tant que vous vous en souvenez encore

HourglassNe reportez pas l’écriture de votre compte-rendu jusqu’à ce que la réunion de projet ne soit plus qu’un lointain souvenir. Si vous ne pouvez pas vous rappeler de tout, faites lire votre compte-rendu par quelqu’un d’autre et clarifiez les points relevés avant que d’envoyer votre version finale. Encore mieux, faites également prendre les notes par quelqu’un d’autre et comparez ensuite votre version avec la leur pour produire la version finale.

2. Commencez par une revue des actions

writingQue vous ayez ou pas passé en revue au commencement de la réunion les actions de la dernière fois, mettez-les en début de compte-rendu. Notez toutes les actions de la dernière réunion et un résumé de leur progression. Si l’action a été achevée, ne vous donnez pas la peine de la mentionner complètement à nouveau. Au lieu de cela, ajoutez une ligne qui dit « toutes les autres actions ont été complétées ou ne sont plus appropriées ».

3. Documentez les actions et leurs propriétaires

Pendant la réunion, notez les actions et qui les fera. Dans le compte-rendu, incluez ces actions dans le texte. Vous pouvez aussi inclure un résumé des actions en fin de compte-rendu. Le format tableau fonctionne bien.

meeting4. Notez qui était là

Vous aurez listé les noms des participants sur l’invitation ainsi que l’ordre du jour, mais qui vient en réalité à la réunion pourrait être différent!

5. Incorporez des images

Si vous utilisez un tableau blanc ou un logiciel de mind-mapping pendant la réunion, incluez des liens vers les documents, des copies d’écran ou incorporez des fichiers.

mage courtesy of posterize at FreeDigitalPhotos.net
mage courtesy of posterize at FreeDigitalPhotos.net

Vous pouvez prendre des photos de ce que vous avez écrit sur le tableau blanc avec un appareil photo de téléphone (la résolution sera assez bonne pour l’inclure dans le compte-rendu).

6. Utilisez un modèle standard

Si votre entreprise n’a pas de modèle standard pour les comptes-rendus, composez-en un, ou demandez à votre PMO. L’utilisation d’un modèle standard vous fera gagner du le temps. Vos participants s’habitueront aussi à la lecture du compte-rendu sous ce format, particulièrement si la réunion est tenue régulièrement.

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7. Documentez les décisions

Image courtesy of Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net
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Utilisez votre compte-rendu pour confirmer les décisions qui ont été prises pendant la réunion. Prenez note de toute demande de changement de projet qui a été approuvée ou rejetée.

8. Utilisez des tableaux

Le format tabulaire fonctionne bien pour les comptes-rendus. Utilisez 3 colonnes : numéro, résumé de discussion et propriétaire de l’action. Les personnes peuvent alors parcourir la colonne de droite à la recherche de leurs initiales pour voir quelles actions leur incombent. Ce format sera efficace surtout si votre compte-rendu enregistre un tas d’actions. Si la réunion est principalement de la discussion avec peu d’actions, ce format semblera étrange. Choisissez donc un format qui marche pour vous.

9. Envoyez le compte-rendu rapidement

nouveau messageIdéalement, vous devriez envoyer le compte-rendu dans la semaine. Le plus tôt le meilleur. Et il devrait impérativement être distribué avant la réunion suivante ! Envoyez-le également aux personnes qui n’ont pu venir pour qu’elles puissent voir ce qu’elles ont manqué.

10. Faites des comptes-rendus !

Le projet a besoin d’un enregistrement de ce qu’a été discuté, donc vous devriez faire les minutes de la réunion. Il peut ne pas y avoir de compte-rendu pour des rencontres informelles, mais la plupart des réunions bénéficieront d’avoir un écrit de ce qui a été dit et décidé.

Quelles autres astuces avez-vous en matière de compte-rendu ?

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Matrice d’Affectation des Ressources (RAM ou RACI): rappel et modèle par PMGS

Matrice d’Affectation des Ressources (RAM ou RACI)

Cet outil, qui prend la forme d’un tableau (qui croise la WBS et les ressources de l’organisation) permet au chef de projet de lister les participants au projet ainsi que leur(s) responsabilité(s).

RACI-exemple PMGSCette matrice des rôles et responsabilités

  • donne une vision simple et claire du « qui fait quoi » dans le projet
  • permet au chef de projet de déléguer des lots de projet de manière explicite

Que signifie RACI ?

  • R  : La lettre R est utilisée pour Responsable ou Réalise . Les personnes affectées d’un ‘R’ pour un lot ou un livrable seront donc en charge de la réalisation de ce dernier. Un ‘R’ doit être obligatoirement défini pour chaque livrable / lot.
  • A : La lettre A est utilisée pour Accountable ou Autorité . La personne affectée d’un ‘A’ pour un lot ou un livrable a donc l’autorité finale sur ce dernier. Elle sera responsable de l’approbation. Le ‘A’ est responsable là où le ‘R’ effectue. Il n’y a donc qu’un seul ‘A’ possible pour chaque livrable.
  • C  : La lettre C est utilisée pour Consulted ou Consulté . Les personnes affectées d’un ‘C’ pour un lot ou un livrable devront être consultées avant et lors de la réalisation des tâches liées au livrable / lot.
  • I  : La lettre I est utilisée pour Informed ou Informé . Les personnes affectées d’un ‘I’ pour un lot ou un livrable devront donc être informées avant, lors et à la fin de la réalisation de ce dernier.

Attention : Une personne ne peut être ‘A’ et ‘R’ pour le même livrable car elle ne peut réaliser et approuver le résultat.

PMGS nous propose un modèle simple de Matrice d’Affectation des Ressources. Télécharger des modèles de RACI

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Précédents billets sur ce sujet

Work Breakdown Structure (WBS) ou Structure de Découpage du Projet (SDP) par PMGS

WBS -Work Breakdown Structure ou Structure de Découpage

La WBS ou Structure de Découpage est une décomposition hiérarchique du contenu total du projet. Elle définit et organise les livrables du projet et supporte le chef de projet dans la planification de ses activités.

La WBS – Épine dorsale du projet

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Une WBS bien construite est la base du projet dans son ensemble. En effet, elle peut être la source de :

  • la définition du contenu de projet (livrables)
  • la planification
  • l’estimation des coûts et du budget
  • la délégation et l’allocation des ressources
  • la gestion des risques et de la qualité du projet
  • la communication avec toutes les parties prenantes du projet

Format de la WBS

La WBS peut prendre différentes formes. En effet, elle peut être construite sous forme de table ou être représentée en mapping hiérarchique.

WBS Standard Practice
Le PMI a publié un guide des meilleures pratiques dédiées au WBS disponible sur Amazon

Les règles de construction

La première règle fondamentale d’une WBS est qu’elle doit être composée uniquement de phases ou de livrables. Elle sera donc composée de NOMS et non de verbes ! Aucune activité ne doit être dans la WBS même.

Car-WBSUne règle très importante à respecter est la Règle des 100% qui peut être énoncée en deux points :

  • la WBS doit inclure 100% des livrables à fournir durant le projet
  • la WBs est construite de telle sorte que chaque niveau de décomposition contient 100% des livrables du niveau supérieur.

La WBS est aussi construite pour faciliter la communication avec les parties prenantes. Pensez donc à la construire avec elles et pour elles et prévoyez des niveaux intermédiaires simples et compréhensibles par tout le monde.

Enfin, sachez que votre WBS ne se construira pas en une seule session mais de manière itérative et progressive. Elle sera continuellement enrichie pendant la phase de planification et très certainement mise à jour suite à des changements pendant l’exécution de votre projet.

Pour avoir une idée d’un découpage vous pouvez télécharger notre modèle: Télécharger le template – PMGS WBS

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Précédents billets sur le sujet important des WBS

modèle de charte de projet par PMGS

Charte de Projet

quels engagements, avec qui, pourquoi ...
quels engagements, avec qui, pourquoi, quels risques …

Afin de bien définir son projet et formellement autoriser son existence et reconnaître l’autorité du chef de projet et lui permettre d’allouer des ressources aux activités de son projet, le chef de projet se doit de compléter une Charte de Projet.

C’est la Charte de Projet, le plus souvent rédigée par les sponsors et par le chef de projet lui-même, qui initie le projet et valide l’alignement du projet avec la stratégie de l’organisation.

La Charte de Projet doit contenir les parties suivantes :

  • Références du projet
  • Informations génériques sur le projet (historique, justification)
  • Objectifs, bénéfices et exigences du projet
  • Contenu, échéances et budget « haut niveau » du projet
  • Contraintes et hypothèses majeures du projet
  • Risques majeurs du projet
  • Première analyse des parties prenantes du projet
  • Signatures des parties prenantes clés

PMGS vous propose ici un modèle (template) de Charte de Projet simple pour commencer vos projets dans les meilleures conditions et avec l’autorité nécessaire pour allouer des ressources à vos projet au sein de votre organisation.

Télécharger la Charte de Projet PMGS

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Voici une vidéo en anglais de Jenifer Whitt sur Projectmanager.com sur le Project Charter