réunion

Récompensez les comportements que vous souhaitez voir en réunion

Que faire si un dirigeant ou cadre exécutif important ne rejoint pas votre réunion de travail à l’heure prévue ?

Reward Meeting Behavior You Want to See

https://www.jrothman.com/mpd/2021/11/leadership-tip-15-reward-meeting-behavior-you-want-to-see/ par Johanna Rothman

Vous avez besoin d’une personne sénior à une réunion. La réunion est censée commencer à 14 h. Le leader arrive à 14 h 15.

Lorsque les dirigeants agissent de cette façon, ils montrent leur pouvoir. Lorsque je demande pourquoi la personne est en retard, elles répondent souvent : « J’ai eu une autre réunion qui a débordé. »

Bien que ce soit ce qui s’est passé, les gens donnent un sens au fait qu’un dirigeant soit en retard. Sans utiliser de mots, le leader envoie les messages:

  • Votre travail n’est pas si important pour moi. Mon travail précédent était de davantage de valeur. (Ce qui pourrait être le cas !)
  • Je ne suis pas prêt à vous déléguer ma décision sur ce sujet. Je me fiche que vous dépendiez de ma présence pour prendre une décision.
  • Parce que je vous demande de me faire « un petit rattrapage », je me fiche de créer des retards dans votre prise de décision.
Est-ce que cela semble dur ? Peut-être.

Remarque : Avant de juger de l’intention d’une personne, vous pourriez vouloir demander pourquoi une personne est en retard à votre réunion. Lorsque vous le ferez, vous pourriez apprendre de nouveaux renseignements. Cette information pourrait changer vos comportements. Pour être honnête, la personne pourrait ne pas avoir pensé à l’effet de ses actions.

Vous pouvez toujours décider quoi faire.

Réponses possibles lorsque les gens arrivent en retard à votre réunion

Bien que je ne sois pas parfait (!), j’essaie d’être cohérent, d’équilibrer ce que je ressens à propos de moi-même, de l’autre personne et du contexte. Ce contexte comprend les autres personnes et les décisions que nous devons prendre au cours de la réunion.

Tout d’abord, préparez-vous à une possible arrivée tardive. Dans l’ordre du jour, dites quelque chose comme :

Nous déciderons de ces éléments. Si vous ne pouvez pas venir et ne nous faites pas part de vos préférences <plusieurs heures> à l’avance, je considèrerai que vous êtes d’accord avec nos décisions.

Ensuite, évaluez vos options. Voici ce que j’ai vu :

  • Reprendre la réunion au début pour « rattraper » la personne.
  • Ignorer le leader et continuer.
  • Expliquer que vous et vos collègues prendrez la décision vous-mêmes. Vous pourriez même dire : « Merci d’être venu. Vous pouvez repartir maintenant. » (Oui, je l’ai dit, gentiment !)

Laquelle de ces options choisissez-vous et pourquoi ?

Je ne reprends jamais la réunion pour rattraper la personne. Au lieu de cela, je peux :

  • Dissoudre la réunion.
  • Rappeler les décisions à la personne et lui demander : « Avez-vous de nouvelles informations pour nos décisions ? »

Si la personne est d’accord avec la façon dont nous allons prendre les décisions et n’offre pas de nouvelle information, je lui dis souvent : « Merci d’être venu. Nous sommes OK pour décider par nous-mêmes ».

J’attends ensuite que la personne parte.

Oui, je l’ai fait lorsque je travaillais au sein d’organisations. Enfin, c’est peut-être la raison pour laquelle je suis maintenant consultant indépendant.

Faites le choix de la cohérence

Quoi que vous fassiez, choisissez d’être aussi cohérent que vous le pouvez. Évitez d’essayer de satisfaire à tout prix le dirigeant sénior. Lorsque nous faisons cela avec les leaders, nous leur permettons de créer une dépendance de notre part à l’égard de leurs décisions.

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Établissez plutôt un contexte dans lequel vous et vos collègues de réunion pouvez prendre des décisions sans avoir besoin du leader. Vous pourriez vouloir leur montrer une carte de flux de valeur pour cette décision : Lisez Why Minimize Management Decision Time.

Ce conseil est l’envers de la médaille de Leadership Tip 14: Reduce Other People’s Dependence on Your Decisions. Ceconseil vient principalement de Practical Ways to Manage Yourself, avec un peu de Practical Ways to Lead an Innovative Organization.

Cela fait partie de la série  leadership tips.

Cinq questions utiles pour votre projet

Il peut être difficile d’y répondre, mais votre projet en bénéficiera.

Five useful questions

https://seths.blog/2021/06/five-useful-questions/ par Seth Godin

Quelle est la partie la plus difficile ? Quelle partie de votre travail, si elle s’améliorait soudainement, aurait le plus grand impact sur le résultat que vous visez ?

Comment dépensez-vous votre temps ?  Si nous examinions votre agenda, combien de temps est passé à réagir ou à répondre à ce qui arrive, combien est sous votre contrôle et combien est concentré sur la partie difficile ?

Que devez-vous savoir ?  Quelles sont les compétences que vous n’avez pas et qui rendraient votre travail plus efficace ?

Quelle est la partie qui fait peur ? A quels résultats ou quelles interactions essayez-vous d’éviter de penser ? Avec lesquels essayez-vous d’évider d’interagir ? Pourquoi ?

Cela en vaut-il la peine ?  Après avoir examiné vos réponses à ces quatre questions, vous aurez peut-être une meilleure idée de ce qu’il faudra pour que votre projet atteigne son plein potentiel.

Le résultat du projet, pour ceux que vous servez comme pour vous, justifie-t-il ce qu’il faudra faire pour y parvenir ?
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Management de vie = Management de projet

Managez-vous votre vie comme un projet ? Peut-être devriez-vous y songer.

Life management = project management

http://www.bonniebiafore.com/life-management-project-management/ par Bonnie Biafore

Je manage ma vie comme un long projet. Revue rapide : C’est un projet parce que ma vie est une entreprise temporaire (je ne veux pas vivre éternellement) qui est unique et vient avec un budget. La vie est désordonnée, donc il faut vraiment la manager ! Voici pourquoi je manage ma vie de projet et vous devriez aussi manager la vôtre.

Les priorités sont importantes – et la partie prenante principale est exigeante.

Comme tout projet, il existe de nombreux résultats possibles et de multiples façons d’atteindre chaque résultat. Prioriser les résultats et décider comment les atteindre est mon approche des projets : Comprendre les possibilités, examiner les stratégies alternatives et choisir la meilleure.

Pour mon projet de vie, je décide ce que je veux, comment je peux réaliser ces choses, et je choisis mon chemin. La grande différence entre ma vie et un projet est la partie prenante principale… Je suis plus exigeante et je me remets en question plus que n’importe laquelle de mes autres parties prenantes de projet ne l’a jamais fait !

Vous ne récupérez jamais de temps.

La première question à propos d’un projet est généralement « quel est l’échéancier ? ».

Ma première tâche tous les matins est de vérifier mon emploi du temps. Que ce soit pour du temps personnel ou dans un projet, chaque minute est quelque chose que vous ne pouvez pas récupérer. Il est important de tirer le meilleur parti du temps, que je manage des livrables ou que je prépare un dîner pour des amis.

L’argent crée équilibre et sécurité.

Un budget aide à équilibrer les revenus et les dépenses dans les projets et dans la vie.

La gestion efficace des finances aide à soutenir mon style de vie : Ma maison, ma voiture, mes voyages d’agrément et ma philanthropie. Pensez aux rapports coûts-avantages. Les finances soutiennent les outils et les personnes qui livrent mon « style de vie » et minimisent le risque que mon projet de vie soit annulé !

Des bilans de santé réguliers sont essentiels.

Faire de l’exercice, rester en forme, bien manger et des examens médicaux réguliers maintiennent ma vitalité.

Outre l’embauche des bonnes personnes, le déploiement des bons outils et la gestion diligente, il est important de planifier régulièrement des réunions sur l’état de santé. Pas seulement des examens médicaux.

Il est important de prendre le temps d’évaluer ma vie et de décider si mes objectifs ont changé. Les réunions sur l’état de vie sont également un bon moment pour identifier ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas et ce que je pourrais faire mieux. (Si vous n’aimez pas les rendez-vous avec vous-même, envisagez de créer un conseil d’administration de votre vie, ce qui sera le sujet d’un autre article.)

Top 5 des conseils de cohésion d’équipe, de « team building », pour les managers de projets

Les managers de projet donnent le ton à leurs équipes de projet. Le meilleur team building se produit lorsque vous profitez des opportunités quotidiennes pour booster le moral de votre équipe.

Top 5 team building tips for PMs

http://www.bonniebiafore.com/top-5-team-building-tips-for-pms/ par Bonnie Biafore

Voici quelques conseils de team building en management de projet

#1 – Utilisez votre réunion de kick-off pour former votre équipe de projet.

Relisez ce billet sur les réunions visuelles pour dynamiser ces sessions.

Chaque fois que vous réunissez votre équipe est une opportunité de booster le moral de l’équipe. La réunion de kick-off est la première et à bien des égards la plus importante occasion de développer une synergie d’équipe. Organisez un concours pour choisir le nom de l’équipe. Demandez à votre sponsor de venir faire un discours de motivation à l’équipe et prévoyez du temps pour apprendre à vous connaître.

#2 – Boostez votre équipe lors des réunions hebdomadaires sur l’état d’avancement.

Les réunions de statut sont d’excellentes occasions de susciter l’enthousiasme. Reconnaître les réalisations telles que des périodes consécutives où « tous les objectifs de progression sont atteints », manager une situation client sensible ou pousser une idée technique qui fait avancer le projet. Lorsque les choses ne vont pas trop bien, utilisez la réunion de statut pour générer de nouvelles idées pour sauver le projet et encouragez l’équipe à continuer à aller de l’avant.

#3 – Célébrez les jalons.

Quels sont les jalons auxquels vous allez célébrer les livrables et nourrir une attente positive ?

Reconnaissez l’équipe lorsque vous atteignez un jalon. Si un jalon est passé en retard ou dépasse le budget, reconnaissez les obstacles qui ont été surmontés et les leçons apprises. Cela aide à remonter le moral.

Pour les projets plus longs, créez des jalons pour célébrer les progrès, ceci aidera à maintenir le moral et l’élan vers l’avant.

#4 – Contactez directement les membres de l’équipe, en particulier les membres de l’équipe distante.

Organisez des conversations individuelles avec les membres de l’équipe de projet, tant au niveau professionnel que personnel.  Voici deux excellentes questions pour améliorer le sentiment d’appartenance et de sens d’un membre de l’équipe : « Que signifie ce projet pour notre client ? » et « Que signifie ce projet pour toi ? ». Écoutez attentivement les réponses. La première question peut confirmer l’alignement de l’équipe. La deuxième question peut vous aider à choisir les meilleures affectations pour les membres de votre équipe afin de maximiser la valeur que le projet leur apporte.

#5 – Reconnaissez officiellement la valeur qu’apporte les membres de votre équipe.

Rédigez un résumé d’un ou deux paragraphes sur les contributions de chaque membre de l’équipe et envoyez-le à leurs responsables. Cela vous fera gagner un membre fidèle de l’équipe pour les projets futurs. Faites-le rapidement et avec soin et vous aurez une équipe avec un moral élevé avant même que votre nouveau projet ne commence, car les membres de l’équipe espèreront avoir un poste dans vos prochains projets !

Prendre une assurance n’a jamais éliminé ni accru le risque dont vous essayez de vous protéger, et pourtant…

Les gens achètent une assurance pour des raisons économiques, mais aussi pour des raisons psychologiques.

Voici un discours aussi amusant qu’intéressant. Réfléchissez aux vérités qu’énonce Orit Tykocinski tant dans votre vie personnelle que professionnelle en particulier si vous êtes manager de projet.

Il me semble en effet que nous avons tendance à penser que le fait d’avoir contracté une assurance élimine la probabilité que l’événement dramatique contre lequel nous nous assurons se produise… Nous oublions souvent au passage de comparer le coût de prendre cette assurance avec le réel impact financier si le risque se matérialisait (qui peut être très inférieur).

Le professeur Orit Tykocinski explore le lien entre l’assurance et la « pensée magique » et explique pourquoi l’achat d’une assurance pour plaire à votre psyché, plutôt que votre compte bancaire, est une entreprise risquée.

Dans ses recherches, elle explore le rôle du regret dans les jugements intuitifs et le phénomène « d’inertie de l’inaction » dans le comportement des consommateurs et les négociations politiques. Elle met en évidence que les choix financiers sont souvent basés sur les émotions et les effets de la « pensée magique » sur les évaluations subjectives de ces risques et les décisions d’achat d’assurance.

Je pense que vous sourirez comme moi en écoutant l’histoire du vendeur de réfrigérateurs qui cherche à vous vendre une extension de garantie sur l’équipement dont il vous vantait la qualité et la robustesse il y a seulement quelques instants.

Cependant, n’est-ce pas dans l’esprit de vos clients et sponsor, une sorte d’assurance qu’ils se paient en vous embauchant en tant que manager de projet professionnel ?

« Eh bien, cela me semble génial », OK, mais qu’en disent les autres ?

L’empathie est au cœur du design.

“Well, it seems great to me”

https://seths.blog/2021/03/well-it-seems-great-to-me/ par Seth Godin

Bien sûr que oui, vous l’avez fait.

Si vous l’avez expédié dans le monde (ou même montré à un collègue), c’est peut-être parce que vous l’avez aimé. Vous l’avez produit pour vous-même.

Mais si votre musique, votre conception graphique, votre site Web, ou quel que soit votre travail, ne trouve pas son marché, c’est peut-être parce que vous avez oublié de le faire pour eux.

L’empathie est au cœur du design.

Qu’est-ce que les gens de ce groupe pensent être génial ? De quoi ont-ils besoin ?

Faites-le.

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Attention cependant à ne pas tomber dans les excès inverses et penser que ce que vous faites, construisez, produisez, réalisez, écrivez, codez… n’intéressera que vous.

Si cela vous semble génial, cela semblera certainement génial à d’autres.

Trouvez votre public, trouvez votre marché et travaillez avec ces personnes pour réaliser quelque chose d’encore plus génial !

Les attributs comportementaux concernent l’équipe en tant que groupe.

Les compétences concernent l’individu et le comportement concerne l’équipe en tant que groupe. Le comportement de tous les membres de l’équipe contribue à comment l’équipe travaille ensemble pour atteindre son objectif.

Teams behavioural attributes

https://tcagley.wordpress.com/2021/04/01/teams-behavioral-attributes/ par Thomas Cagley

La deuxième catégorie d’attributs qui sont importants pour que les équipes soient efficaces est celle des attributs comportementaux. Ces attributs décrivent comment les individus et les équipes dans leur ensemble agissent.  Alors que la première catégorie, les compétences, concerne l’individu, le comportement concerne l’équipe en tant que groupe. Le comportement de tous les membres de l’équipe doit contribuer à la façon dont l’équipe travaille ensemble pour atteindre son objectif.

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Les attributs comportementaux les plus importants sont les suivants.

Dans quelle mesure les membres de l’équipe se soutiennent-ils mutuellement ?

Dans l’équipe, chaque personne se combine avec ses voisines pour créer un tout.

Par définition, une équipe exige que les membres interagissent et jouent un rôle. Une bonne équipe est comme une mosaïque photo qui a besoin de chaque carreau mais chaque pièce se chevauche avec ses voisines pour créer un tout. J’adore le baseball, je lisais récemment un article sur la valeur du joueur utilitaire. Ce joueur peut combler un vide pour que toute l’équipe puisse aller de l’avant.

 L’équipe communique-t-elle bien ?

Les équipes qui ne communiquent pas bien se retrouvent avec beaucoup de choses à refaire et de frictions. La définition de « bien » comprend la clarté, la liberté et la capacité d’aborder les questions difficiles.

J’ai récemment observé un Daily Scrum quelques jours de suite dans lequel deux membres se sont épanchés pendant plusieurs minutes sur des réunions qu’ils avaient prévues. Aucun membre de l’équipe n’a senti qu’il avait l’autorité ou la responsabilité de dire quoi que ce soit, ils ont progressivement abandonné et envoyé des courriels sur leur second moniteur. Une rétrospective a fait apparaître un problème de communication et de respect.

Les membres de l’équipe se font-ils confiance ?

La confiance, c’est mettre sa confiance dans une personne ou une chose. La confiance est notre conviction que nous entendons la vérité, que quand quelqu’un dit qu’il livrera, il le fera, que nous ne serons pas jugés pour nos échecs si honnêtes.

La confiance n’apparaît pas comme par magie parce que nous le voulons.

Nous construisons et gagnons la confiance comme Jeff Dalton l’a déclaré.

 L’équipe aime-t-elle travailler ensemble ?

Des études (et des études sur des études) ont montré que des équipes composées de personnes qui s’aiment et qui veulent travailler ensemble donnent de meilleurs résultats. (https://www.bbc.com/worklife/article/20171027-do-friends-make-better-workmates).

Est-ce que tout le monde contribue aux objectifs de l’équipe ?

Personne n’aime un passager clandestin. Lorsque les membres de l’équipe ne comprennent pas la valeur que chaque membre apporte à la table, cela génère des frictions qui réduisent l’efficacité et l’efficience.

Les équipes ont parfois besoin d’aide pour comprendre que la valeur qu’une personne offre peut augmenter et diminuer en fonction du problème de l’entreprise ou de leur situation personnelle.

Est-ce que tout le monde se concentre sur les mêmes objectifs et résultats ?

Les objectifs et les résultats ont un impact considérable pour aider les équipes à se concentrer. Les objectifs et les résultats agissent comme un point d’ancrage pour se connecter à de nouveaux comportements. Les objectifs fournissent aux équipes un mécanisme pour générer des retours afin que l’équipe puisse ajuster son comportement.

Les membres de l’équipe se respectent-ils les uns les autres ?

Le respect et la confiance vont de pair.

Les membres de l’équipe qui n’ont pas le respect des capacités, des qualités et/ou des réalisations de chacun ne fonctionneront pas bien ensemble.

Dit simplement, le respect et la confiance vont de pair, sans l’un vous n’aurez jamais l’autre.


Le comportement est observable, mais assurez-vous de ne pas tirer de conclusions hâtives parce que vous voyez quelque chose se produire une fois. J’aime la règle de l’évidence :

Voir quelque chose deux fois et l’entendre de deux personnes différentes avant de le croire.

En fin de compte, le comportement est un choix et il est modifiable.

Ne tombez pas dans le piège de l’ancien adage : « C’est culturel, donc nous ne pouvons pas changer ». Le terme culture est une excuse pour tenir le changement à distance.

La culture n’est pas un obstacle au changement, c’est un choix.

 

De l’importance de ne jamais confondre investissement et dépense !

L’un prend de la valeur, l’autre non. L’un crée de la valeur au fil du temps, l’autre non.

Investments and expenses

https://seths.blog/2021/04/investments-and-expenses/ par Seth Godin

L’un prend de la valeur, l’autre non. L’un crée de la valeur au fil du temps, l’autre non.

Il est amusant d’imaginer que nos dépenses sont des investissements, mais si c’était le cas, nous les appellerions des investissements.

Nos outils peuvent être réutilisés, et nos biens ont de la valeur pour nous et pour les autres. Les compétences peuvent être un investissement, qui prend de la valeur quand elles augmentent. Les dépenses, en revanche, perdent de la valeur.


Il en va de même dans votre projet si vous êtes manager ou sponsor de projet ou membre de l’équipe projet.

Certains coûts sont pleinement justifiés et contribuent à construire un livrable de grande valeur pour votre organisation et vos clients. D’autres tout aussi justifiés permettent de faire grandir les personnes qui travaillent sur le projet, de leur donner les moyens d’évoluer et devenir meilleurs.

D’autres coûts sont bien moins justifiables comme de devoir refaire une tâche parce qu’elle a été mal exécutée la première fois. Il faut alors parfois beaucoup dépenser pour déconstruire avant de reconstruire. Cela coûte en argent mais aussi en confiance chez vos commanditaires et parties prenantes.

Parfois des fonctionnalités que vous avez développé avec l’équipe à grands frais seront inutilisées… d’où les approches hybrides qui essaient de prendre le meilleur de l’agilité en particulier pour ce qui est de développer les éléments de plus grande valeur pour les clients en premier.

La métaphore du chef d’orchestre est séduisante pour le manager de projet, mais qu’en est-il dans la réalité ?

Chefs d’orchestre célèbres

https://seths.blog/2021/01/famous-conductors/ par Seth Godin

Voici une métaphore utile :

Les chefs d’orchestre célèbres sont souvent jugés sur une heure ou deux sur scène. Ils portent des vêtements coûteux, font des gestes dramatiques et reçoivent les ovations. Ils sont aussi très cher payés pour porter une très petite baguette et ils sont les seuls sur scène à ne pas produire de son.

Mais il s’avère que toutes ces choses ne sont pas ce qui fait un grand chef d’orchestre.

Ce que nous ne voyons pas :

  • Les chefs d’orchestre définissent le programme.
  • Ils ont étudié et comprennent ce qui s’est passé avant.
  • Ils travaillent à établir la culture de l’organisation.
  • Ils amplifient le travail acharné et l’esprit de corps de certains, tout en travaillant à calmer les sceptiques au sein de l’organisation.
  • Ils déterminent sur quelles voix se concentrer, et quand.
  • Ils ont moins de pouvoir qu’il n’y paraît et utilisent leur position pour diriger, pas pour manager.
  • Ils se présentent à la répétition avec un programme et une voie à suivre.
  • Ils recueillent des fonds.
  • Ils transforment beaucoup de « moi » en un seul « nous ».
  • Ils développent un point de vue. Et ils l’équilibrent avec ce dont l’auditeur, le mécène et les musiciens ont tous besoin.
  • Ils s’y attachent pendant des décennies.

C’est une forme de leadership qui se fait dans la vie privée, mais, de temps en temps, on la voit sur scène.

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La métaphore du chef d’orchestre est séduisante pour le manager de projet, mais qu’en est-il dans la réalité ?

Ce que j’ai vu sur certains projets (OK, ce n’est pas la majorité, fort heureusement, et je force beaucoup le trait 😊).

  • Les managers de projet définissent un plan qui devient obsolète dès qu’il est publié.
  • Peu connaissent bien l’organisation et les clients et donc ne comprennent pas ce qui s’est passé avant pour amener à ce projet.
  • Ils s’efforcent de gérer le moins mal possible les multiples cultures de l’organisation et de ses diverses parties prenantes.
  • Ils se concentrent sur minimiser l’impact des sceptiques au sein de l’organisation, tout en se reposant sur l’engagement de quelques-uns.
  • Ils écoutent ceux qui crient le plus fort et qui imposent leur tempo.
  • Ils n’ont absolument aucun pouvoir pour manager les membres de l’équipe projet qui pour la plupart reportent à des directions opérationnelles.
  • Ils arrivent après que le cas d’affaire ou le contrat client aient été signés sans réelle vision de la voie à suivre.
  • Ils ont zéro pouvoir sur les budgets alloués au projet.
  • Ils transforment beaucoup de « nous » en un seul « je ».
  • Ils ne développent aucun point de vue personnel. Ils se focalisent sur ce que veut le sponsor, puis en second les clients et, en tout dernier, les membres de l’équipe projet.
  • Ils ne s’attachent au projet que le temps de trouver le suivant qui servira au mieux leurs ambitions.

Et même si vous êtes effectivement un excellent « manager de projet – chef d’orchestre », un peu d’autodérision ne saurait vous nuire.

Un autre billet sur cette même thématique : Pourquoi le chef de projet est-il comme un chef d’orchestre ? par Jeff Ball

Manager des délais prédéterminés

Recevoir une mission de projet avec un délai prédéterminé arrive souvent dans le monde du travail.

Dealing with Pre-Determined Deadlines

http://www.bonniebiafore.com/dealing-with-pre-determined-deadlines/ par Bonnie Biafore

Recevoir une mission de projet avec un délai prédéterminé arrive souvent dans le monde du travail. Bob McGannon a ces quelques conseils pour faire face à cette situation inconfortable en tant que manager de projet.

Partenaire de DantotsuPM, CERTyou est le spécialiste des formations certifiantes

Comprendre la source de la date limite.

Les réglementations gouvernementales, les événements de marketing une fois par an et d’autres circonstances peuvent nécessiter des délais imposés. Le meilleur point de départ est de comprendre la nécessité de l’échéance et la flexibilité qui peut exister sur les livrables. La date limite peut représenter l’engagement en interne d’un dirigeant ou son espoir. Un salon professionnel ou une conférence est une échéance fixe qui ne peut pas être reculée.

Pour avoir des conversations factuelles sur l’échéance du projet, examinez d’abord ce qu’il faudra pour fournir la portée demandée. En tant que manager de projet, demandez à vos sponsors de vous traiter comme leur réparateur automobile. Vous n’emmèneriez pas votre voiture chez le mécano et ne diriez pas : « Vous me facturerez €120 et la voiture sera prête à 14 heures ». Vous posez des questions sur les frais potentiels et quand le véhicule pourrait être prêt.

Adoptez la même approche à l’attribution de projets : Acceptez les aspirations de la direction, mais demandez la possibilité de les valider pour déterminer si elles sont atteignables.

Accomplissez votre devoir en tant que manager de projet.

Il est irresponsable de dire « je vais le faire » avant de déterminer si les triples contraintes de coût, de portée et de temps sont raisonnables.  Bien qu’il soit difficile de repousser les contraintes déraisonnables, c’est plus facile que de justifier plus tard pourquoi vous avez manqué à vos engagements.

Votre manager sponsor peut ne pas être conscient des défis auxquels votre équipe de projet sera confrontée. Partagez ces défis et les avantages et inconvénients de les relever peut vous aider à définir des objectifs de projet réalisables. Le management de projet responsable consiste à mettre des faits sur la table et à faciliter des conversations sur ce qui peut être livré et les circonstances dans lesquelles vous pouvez effectuer cette livraison.

Effectuez les recherches appropriées.

Bien que vous puissiez avoir l’intuition qu’une date limite de projet soit déraisonnable, les décisions du management sont rarement prises sans raisons.

Examinez les projets antérieurs pour connaître les échéanciers et le niveau d’effort requis pour produire les livrables. Déterminez le temps dont vos managers ont typiquement besoin pour prendre des décisions liées au projet.

Déterminez le personnel dont vous disposez. Les membres de votre personnel les plus talentueux pourraient ne pas être disponibles, ce qui pourrait signifier que plus de risques surviendront et/ou que votre projet demandera plus de temps pour être livré.

Utilisez ces données pour expliquer pourquoi s’engager à respecter l’échéance actuelle du projet peut présenter un risque élevé.

Soyez prêt à négocier.

Prévoir l’achèvement du projet est un peu un art. La science se développe au fur et à mesure que le projet progresse et que vous en apprenez davantage. Discutez des éléments qui peuvent vous aider à respecter l’échéance cible, tels que l’obtention des meilleurs membres de l’équipe, l’embauche de fournisseurs qualifiés ou la réduction des éléments de portée (du contenu) qui peuvent être difficiles à produire.

Discutez des jalons dans la chronologie du projet où vous pourrez réévaluer la date d’achèvement du projet et être prêt à partager ce qui sera nécessaire pour avancer cette date.

Pour en savoir plus sur les contraintes de projet, consultez le cours de Bonnie Project Management Foundations.

ET voici 2 autres billets sur les projets à date fixe et fausses échéances…