Discipline et flexibilité seraient-elles comme chien et chat dans le management de projet ?

La discipline, nécessaire au manager de projet pour mener à bien sa mission et en atteindre les objectifs, ne doit pas se muter en aveuglement ni l’empêcher d’être à l’écoute.

En effet, la flexibilité dans notre monde VUCA/VICA est impérative.

Il faut se tenir au courant de ce qui se passe en dehors de son écosystème (projet, programme, entreprise, clients, partenaires, équipe) car certains événements extérieurs peuvent avoir d’importants impacts.

Les « cygnes noirs » (événements considérés comme absolument impossibles mais qui surviennent) sont légion: crise financière des « subprimes », prise de pouvoir de quasi-inconnus politiques, gilets jaunes…

Les changements même plus modestes ont leur importance comme le vote d’une nouvelle loi, l’apparition d’une nouvelle technologie, l’arrivée d’un concurrent jusqu’alors inconnu, de nouveaux actionnaires, un remaniement du management exécutif… la liste est infinie.

Le PDG d’une grande entreprise internationale pour laquelle j’ai travaillé disait:

« Si vous voyez que quelque chose est inévitable, ne le combattez pas. Prenez en le leadership ! »

Il est des situations où la discipline, l’une des qualités pour laquelle on vous a embauché en tant que manager de projet, peut se retourner contre vous et votre projet si vous l’appliquez de manière inflexible.

Discipline et flexibilité peuvent donc être, comme chien et chat, les meilleurs amis du monde grâce à leur complémentarité au service du projet.

Réanimez votre projet moribond en 4 étapes !

Quatre étapes pour ranimer un projet moribond

Four Steps to Breathe Life Back into a Dying Project

https://www.clarizen.com/four-steps-to-breathe-life-back-into-a-dying-project/

Bien que ce soit évidemment un dernier recours, il y a des fois où il est nécessaire de tuer gracieusement un projet plutôt que de lui permettre de continuer son terrifiant voyage vers le néant.

Cependant, bien avant cela ne devienne une possibilité, les chefs de projet doivent sortir leur matériel de désincarcération, saisir un défibrillateur et faire de la réanimation.

Parce que si les dieux du management de projet sont à leur côté, ils seront capables de ré-insuffler de la vie dans un projet mourant. Voici quatre étapes qui pourraient ouvrir la voie à sa résurrection et à son bon rétablissement.

1. Rassemblez les informations

Utilisez des outils de travail collaboratif pour discuter avec les principales parties prenantes. Rassemblez les informations pour obtenir une image complète, ou au moins aussi complète que possible, de ce qui est arrivé avant, ce qui se produit maintenant et ce qui va probablement arriver dans le futur.

2. Identifiez les causes racines

Une fois que le manager de projet sait contre quoi ils se bat, l’étape suivante est d’analyser les données et identifier les causes racines. Il est important de  mettre en évidence que ce n’est pas un post mortem (qui viendra plus tard).

Diagramme D’Ishikawa – Relisez le billet détaillé

Le point est ici de s’assurer que toute solution proposée ait une bonne chance d’adresser les problèmes réels. Ou bien, comme de mauvaises herbes, ils repousseront de nouveau et seront encore plus difficiles à éradiquer.

 

3. Organisez un remue-méninges sur les solutions

En parlant de solutions : le manager de projet devrait organiser une session de remue-méninges (brainstorming) avec les parties prenantes principales. Il est critique d’impliquer le sponsor dans ce processus; particulièrement si l’on doit redonner la priorité à ce projet dans le portefeuille, ou si les ressources qui auraient été ré-allouées ailleurs ont besoin de revenir dans l’équipe.

4. Recréez le Projet

Le manager de projet devrait résister à tous les efforts « de tordre » le projet existant. Les projets qui passent dangereusement près de la destruction ne sont pas « ajustables”, ils doivent être reconstruits. Cela ne signifie pas que les pièces fondamentales comme le plan, la portée, le programme et le budget ne peuvent pas être sauvées. Mais cela signifie en fait que chacun doit comprendre que dorénavant, c’est une partie totalement nouvelle avec de nouvelles règles, de nouveaux points de référence, attentes, objectifs et probablement même méthodologies différentes.

Votre projet saura-t-il tel un phénix renaître de ses cendres ?

L’utilisation du bon logiciel de management de projet est essentielle et participera grandement à déterminer si ce Projet Renaissance survit ou meurt.

Au final : Regardez derrière vous et apprenez

Indépendamment de si le projet est sauvé ou doit être clôturé, les managers de projet devraient identifier avec les autres leaders les leçons apprises pour les appliquer à l’avenir. Après tout, apprendre de ses erreurs est toujours profitable (même si apprendre des erreurs des autres est plus amusant).

Faites du succès de vos projets la norme, pas l’exception !

 

Le/la manager de projet doit apprendre à se méfier des nouvelles brûlantes

Il est souvent judicieux d’attendre que les cendres refroidissent avant d’activer toute réponse à certaines informations qui peuvent s’avérer incomplètes sinon carrément des « fake news ».

Il peut donc être urgent d’attendre (un tout petit peu).

Et si la capacité à bien gérer les erreurs devenait l’aptitude essentielle à développer par les chefs de projets ? par Alexis Sgaros, CSP

L’erreur a toute sa place dans la gestion de projets.

Elle est même le plus souvent inévitable et sa bonne gestion, en favorisant créativité et coopération, la condition sine qua none de la réussite des projets.
Alexis Sgaros
Alexis Sgaros

Qui, lors d’un point d’étape projet, n’a jamais craint de prendre la parole de peur de dire ce qu’il ne fallait pas et perdre ainsi tout crédit auprès de ses collègues ? Et bien c’est ce genre de réflexe que les chefs de projets doivent bannir de leur raisonnement. Pour eux, mais aussi pour tous les membres de leurs équipes. A contrario, ils doivent s’arranger pour que l’erreur et sa bonne gestion fassent partie intégrante des normes à prendre en compte dans le déroulement des projets.

Réhabiliter l’erreur

Le chef de projet doit faire accepter à ses équipiers que l’erreur, loin d’être une fatalité, peut au contraire faire émerger de nouvelles idées, devenir l’occasion de faire autrement et mieux, de s’adapter, d’apprendre… Et tout cela à chaque moment de la vie du projet !

Il est par exemple possible que l’estimation des délais d’un projet soit erronée. Dans ce cas, le chef de projet ne doit pas perdre de temps à rechercher le fautif, mais consacrer ce temps précieux à comprendre quel besoin n’a pas été nourri et à réfléchir à la façon de régler le problème. Ce cas est représentatif de l’une des principales règles des méthodes dites AGILE (projet évoluant dans un contexte imprévisible et changeant).

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Permettre l’erreur est l’un des piliers des équipes apprenantes, des cycles itératifs (ou « sprints » en agilité), et des briefings quotidiens (les « daily scrums »). Le chef de projet a pour rôle de permettre aux membres de l‘équipe projet de discuter ensemble de leurs erreurs respectives en toute sécurité et bienveillance.

CSP est partenaire de DantotsuPM

Comment favoriser l’acceptation du droit à l’erreur dans l’équipe ?

Pire encore que l’erreur elle-même, le manque de solidarité quand on y est confronté (tenter de la dissimuler, accuser ses collègues…) représente un frein non négligeable à la coopération. D’autant plus que les entreprises sont confrontées à des environnements toujours plus mouvants et imprévisibles, au sein desquels il n’est pas réaliste de penser que la réalisation d’un projet dans sa globalité va se faire sans couacs.

Si la promotion de l’adoption du droit à l’erreur dans l’organisation risque de prendre un peu de temps, les chefs de projet peuvent dès maintenant adopter 5 comportements clés qui augmenteront la coopération dans l’équipe :

  1. l’indulgence : pour soi-même et pour autrui et voir l’erreur comme outil d’amélioration.
  2. l’empathie : nécessité absolue de laisser à une autre personne le droit de se tromper.
  3. l’audace : se permettre et permettre aux autres d’énoncer une théorie malgré le risque d’erreur.
  4. la modestie : accepter que le chemin vers l’amélioration ne soit pas facile et semé d’échecs.
  5. voir plus loin : croire dans les individus et leur capacité à tirer des leçons de leurs erreurs pour leur permettre d’exploiter tout leur potentiel dans une ambiance épanouissante. Patience ! Ce processus peut prendre du temps !

Alexis Sgaros est Consultant Senior chez CSP-The art of training, certifié PMP par le Project Management Institute. Retrouvez ses articles sur Cultivez vos talents.fr !

un(e) manager de projet est un(e) équilibriste !

Les managers de projets sont souvent sur la corde raide entre la satisfaction des désirs de leurs clients et leur compréhension (et celle de leur équipe) de ce qu’il est réellement possible de faire.

Le manager de projet est soumis à des pressions constantes et parfois contradictoires de ses clients, équipiers et sponsors.

Comment trouver le juste milieu entre la nécessaire réalisation des objectifs du projet et le maintien de la motivation de son équipe ?

L’équilibre est difficile à trouver entre :

  • Objectifs projet et motivation de l’équipe
  • Écoute et discipline d’exécution
  • Désirs des sponsors et réalités terrain
  • Prise de risque et sécurisation
  • Attention aux détails et vue d’ensemble
  • Persévérance et flexibilité

Une part importante de la réussite est dans l’écoute des membres de l’équipe et elle doit s’accompagner une ferme discipline dans l’exécution des tâches et de respect des jalons du projet. Il faut donc discuter, écouter et expliquer (encore et encore) à toutes les parties prenantes et au sponsor, tout en maintenant le bon niveau de pression pour obtenir les résultats escomptés.

Les passages de jalons du projet, la production de livrables intermédiaires ou même partiels, les partages de retours positifs des commanditaires sont autant d’opportunités à exploiter pour motiver l’équipe et l’ensemble de la communauté projet en célébrant ces résultats.

CSP est partenaire de DantotsuPM

Les compromis sont nombreux au cours d’un grand projet pour réussir ce juste équilibre entre désirs et réalités.

Pousser à l’action

plutôt que donner immédiatement la bonne réponse…

Inciteful

http://sethgodin.typepad.com/seths_blog/2018/04/incitefu.html par Seth Godin

La réponse correcte pourrait ne pas être la meilleure chose à dire.

Peut-être serait-il mieux de pouvoir aider votre ami à démarrer des actions. Découvrir et faire par soi-même sont presque toujours plus utiles que de recevoir un bon conseil.

L’incitation à l’action est souvent meilleure que le partage de sa compréhension.

Mieux vaut avancer et découvrir en marchant que de vous arrêter et croire que vous connaissez la bonne réponse.

« Conduite du changement : pourquoi le rôle du chef de projet est clé » par Jean-Louis Rogé

Le project management a le vent en poupe, les entreprises recherchent toujours davantage cette compétence métier pour réaliser leurs projets de façon ordonnée et effective.

Mais les bonnes nouvelles ne s’arrêtent pas là ! Le nombre de projets stratégiques qui représentent des investissements importants, est en hausse constante grâce aussi au grand nombre de projets de transformation digitale.

Un climat propice à une revalorisation du rôle du chef de projet qui peut devenir un protagoniste clé incontestable dans les processus de changement qui voient le jour dans les entreprises.

Plus de temps à perdre donc, commençons par découvrir les nouvelles possibilités qui se présentent aux chefs de projets, ensuite nous verrons des actions simples et efficaces pour relever le défi de la conduite du changement.

Une grande opportunité pour les chefs de projet

Il y a deux facteurs clés qui sont déterminants pour comprendre l’évolution qui est en train de se produire dans la gestion de projet :

1 – Le projet est vu comme un investissement.

Le projet est vu comme un investissement.

La nouveauté au niveau de la vision des projets par les managers est d’une part que ces derniers sont beaucoup plus sensibles à leurs répercussions économiques et de l’autre qu’ils comprennent mieux leurs impacts, souvent très importants, sur l’organisation et l’image de l’entreprise. C’est pourquoi les projets sont perçus chaque fois davantage comme des investissements au service d’objectifs stratégiques.

2 – La gestion de projet se démocratise.

La tendance actuelle dans les entreprises est qu’un nombre croissant d’individus utilise la gestion de projet.

En conséquence, cette compétence est valorisée, acquiert une importance reconnue et devient toujours plus demandée.

Mais voyons pourquoi ces deux aspects sont si importants pour le futur des chefs de projet.

PMGS est partenaire de DantotsuPM

Tout d’abord l’occasion se présente à eux d’être des acteurs respectés dans la prise de décisions stratégiques : Un nouveau rôle qui enrichit et fait monter en compétences le chef de projet.

Désormais le project management entre tout naturellement dans le système de décision de l’entreprise avec tout ce qui l’accompagne.

D’autre part, la gestion de projet n’est plus un secret pour la plupart des salariés : toujours plus de personnes veulent y prendre part parfois tout simplement pour donner leur opinion.

Cette attitude représente une valeur ajoutée pour le projet mais elle nécessite un pilotage habile et bien adapté qui doit être aussi utilisé tout le long des processus de changement.

Qui mieux que le chef de projet peut incarner ce rôle en utilisant de nouvelles compétences qui se rajoutent à son autorité reconnue et à sa capacité à maintenir une bonne relation avec le client ?

Savoir se préparer au nouveau scénario

Comme on a pu le constater, le changement est à l’ordre du jour et le chef de projet a l’occasion d’être une pièce clé pour que la transformation voie le jour.

Mais il/elle doit s’y préparer pour assurer d’être prêt au bon moment. Concrètement il/elle aura besoin de compléter ses connaissances par des formations approfondies dans certains domaines tels que:

  • La stratégie des organisations: Pour côtoyer les décideurs, envisager les divers scénarios possibles afin de proposer la solution idéale et participer à l’élaboration des objectifs stratégiques du changement, il faut avoir les compétences nécessaires.
  • Les relations humaines: On a pu apprécier que la gestion de projet devient accessible au plus grand nombre, il ne faut pas oublier aussi que les changements qu’il faudra gérer, rendent les rapports humains plus complexes. De plus, l’élargissement du nombre de personnes impliquées dans les projets requiert un leadership accru du chef de projet. Tous ces nouveaux aspects qui se présentent, ne peuvent pas être abordés avec succès sans une formation adaptée.
  • La communication: Savoir communiquer au bon moment, adapter le message aux différents interlocuteurs et ne transmettre que l’essentiel, ne sont que certaines des compétences qu’un chef de projet doit maîtriser à tout prix pour bien conduire le changement.

Il faut savoir aussi qu’existent plusieurs modèles de gestion du changement qui permettent de poser un cadre défini pour réaliser la transition.

Les déployer n’est pas toujours facile, le temps et les efforts nécessaires sont souvent très importants, mais le seul fait de les connaitre peut vraiment aider à préparer un processus de changement.

Pour cela, il est vivement conseillé aux chefs de projets de s’informer au préalable sur les principaux modèles de gestion du changement existants, pour les suivre ou simplement pour qu’ils soient une source d’inspiration.

À titre d’information on peut mentionner les modèles:

  • Lewin’s: Approche centrée sur l’organisation, idéal pour des changements fonctionnels importants.
  • Adkar : Modèle orienté processus et objectifs, utilise une démarche ascendante, les individus sont à l’origine du changement.
  • Kotter’s : Similaire a l’Adkar pour ce qui concerne l’approche, centrée sur les employés. En revanche dans ce cas la démarche est descendante.
Mais la liste ne s’arrête pas là ! À vous de la compléter…

À retenir :

Que de bonnes nouvelles pour la gestion de projet ! Sa valeur stratégique est de plus en plus reconnue et elle est considérée comme une compétence incontournable.

D’autre part les processus de transformation en profondeur sont à l’ordre du jour dans les organisations : leur réussite dépend d’une conduite ferme et bien adaptée.

Ce scénario donne une opportunité sans précédent aux chefs de projets qui peuvent devenir les acteurs principaux de la conduite du changement.

Mais il faut s’y préparer : se former et être attentif aux différents modèles de gestion du changement sont de bons débuts pour devenir le chef de projet du futur !

JEAN-LOUIS ROGÉ est Ingénieur informatique et Directeur des services d’informations (DSI). Il a été PCO (contrôleur de projet), responsable de la planification, de la mise à jour et du contrôle de projets pendant plus de 20 ans dans différents secteurs d’activités tels que les télécoms, la grande distribution et le service public. Il partage ses expériences et conseils sur son blog : http://www.comment-reussir-mon-projet.com/ et vous pouvez également le suivre sur Twitter : https://twitter.com/ReussirProjet

l’art de savoir communiquer une vision claire

Comment communiquer clairement si l’on n’a pas soi-même une vision très claire du projet ?

Il s’agit donc avant tout:

  1. d’ avoir une vision claire
  2. de bien comprendre les objectifs
  3. de les synthétiser
  4. de décliner la vision pour chacun
  5. de faire simple et très concis

Le/la manager de projet doit acquérir et cultiver cette capacité à communiquer une vision claire du projet et de ses objectifs afin d’accroître son leadership et de n’oublier personne dans sa communication.

Après vous être porté(e) volontaire… soyez là !

After you raise your hand…

http://sethgodin.typepad.com/seths_blog/2018/04/after-you-raise-your-hand.html par Seth Godin

Soyez là.

Soyez là et continuez à y être.

Soyez là avec au moins autant d’enthousiasme que vous en aviez quand vous avez en premier lieu levé la main pour vous porter volontaire.

Se porter volontaire est la partie facile. Faire des promesses est une façon amusante d’obtenir l’attention de quiconque.

Tenir ces promesses est souvent oublié, mais c’est ainsi que vous construisez quelque chose.

Comment donner une présentation de cinq minutes

How to give a five-minute presentation

http://sethgodin.typepad.com/seths_blog/2018/04/how-to-give-a-five-minute-presentation-.html par Seth Godin

Donnez une présentation de quatre minutes et prenez votre temps.

L’alternative est d’essayer de délivrer un speech de six ou sept minutes en cinq minutes. De vous précipiter. De vous énerver. De dépasser la durée. D’agir d’une façon qui contredit votre professionnalisme.

Non. Mieux vaut rester fidèle à l’approche des quatre minutes.

Le truc est que vous n’aurez jamais assez de temps pour détailler suffisamment chaque aspect. Cela vous prendrait des années.

Servez juste la bonne portion, avec les meilleurs ingrédients.

Le contrôle de la quantité est votre ami. Déterminez la taille du plat et servez-en juste la bonne quantité.