Connaissez-vous #PMOTG, la chaine de podcasts du PMI Northern Italy ?

Voici une série de podcasts de retours d’expériences dans le domaine du management de projets à 50/50 en Anglais et Italien.

Disponibles gratuitement sur toutes les plateformes de streaming dont par exemple YouTube et Spotify.

7 choses simples qui renforcent la clarté pendant une période de complexité

La complexité chasse la clarté et les ombres deviennent réalité.

https://leadershipfreak.blog/2021/10/20/7-simple-things-that-strengthen-clarity-during-complexity/ par Dan Rockwell

Lorsque des complexités emplissent votre esprit, l’inquiétude affaiblit vos appuis. La complexité chasse la clarté. Les ombres deviennent réalité.

L’effroi dilue vos capacités.

L’anxiété déplace votre confiance.

Se sentir dépassé est inévitable lorsque la complexité bannit la simplicité.

N’importe quel idiot peut rendre les choses faciles difficiles.

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7 choses simples qui renforcent la clarté pendant une période de complexité

#1. Commencez la journée lentement.

Prenez 10 à 15 minutes pour sentir votre café, respirer, prier, lire ou tenir votre journal.

Choisissez comment vous montrer. Fermez les yeux et imaginez le meilleur de vous-même dans vos réunions et conversations.

Écoutez du rock&roll. Commencer lentement peut faire du bruit pour certains, mais ne laissez pas le bruit être une distraction.

#2. Tournez-vous vers l’extérieur avec empathie.

« Être en charge, c’est prendre soin de ceux dont vous avez la charge » – Relisez ce billet.

Les problèmes vous invitent à devenir le centre de l’univers.

Choisissez de vous oublier.

Faites briller la lumière sur les autres au lieu d’espérer que les autres se concentreront sur vous.

 

#3. Arrêtez de tout réparer.

La nécessité de tout réparer crée du stress et multiplie la complexité.

Vous n’avez pas besoin de toutes les réponses pour pratiquer la curiosité pendant une période de complexité.

Laissez-vous vous intéresser aux défis d’une autre personne au lieu d’être submergé par vouloir tout réparer.

#4. Remarquez la trajectoire.

Demandez-vous : « Où va cette conversation ? ». Remarquez si vous avancez, reculez ou tournez en rond.

Lorsque la conversation va dans la mauvaise direction, changez les mots que vous utilisez.

Quelle est l’intention derrière votre conversation ? Rappelez-vous de vous en soucier.

Quelle est la chose simple et que vous pouvez faire qui pousse les gens vers l’engagement et l’appropriation ?

#5. Surveillez l’énergie.

Comment pourriez-vous être une personne qui dynamise les gens ?

Ne laissez pas votre énergie et celles des autres tomber à zéro.

Faites des choses difficiles quand vous êtes le plus énergique.

#6. Terminez quelque chose.

#7. Rappelez le positif.

Dites aux gens que vous êtes heureux qu’ils fassent partie de l’équipe.

Le mal est plus fort que le bien. Les défauts et les fragilités vous font oublier le talent et les forces.

Signal

La confusion est un signal pour vous concentrer sur les choses qui sont sous votre contrôle.

Laissez la complexité vous conduire vers la simplicité. Mais attention. La simplicité demande plus de travail que la complexité.

Quelles choses simples pourraient renforcer la clarté pendant cette période de complexité ?

Quelle est la plus simple prochaine étape ?

 

Les membres de votre équipe ont-ils de bonnes raisons ou se contentent-ils de se trouver des excuses ?

Les personnes qui réussissent ont des raisons pour lesquelles elles ont fait une erreur ou quand quelque chose a mal tourné. Les personnes qui réussissent moins bien trouvent des excuses.

Do Your People Have Reasons or Just Make Excuses?

https://stevekeating.me/2022/01/06/do-your-people-have-reasons-or-just-make-excuses/ par Steve Keating

Lorsqu’une personne se présente en retard à une réunion ou à un événement, elle a deux choix, elle peut trouver une excuse ou fournir une raison. Disons que vous avez un employé qui est en retard au travail. Un employé peu engagé pourrait dire : « La circulation était terrible et c’est pourquoi je suis en retard. » À première vue, cela peut sembler être une raison, mais ce n’est en réalité qu’une excuse.

Une excuse fait de l’employé qui était en retard une victime et je serais prêt à parier que ce n’était pas la première fois que cet employé était en retard et ce ne sera certainement pas la dernière. Une excuse est dans le courant sous-jacent de :

Ce n’est pas de ma faute, ce n’est pas ma responsabilité et il n’y a rien que je puisse faire pour empêcher que cela ne se reproduise.

L’excuse dit que si vous, en tant que leader, essayez de les tenir responsables d’être à l’heure, c’est VOUS qui êtes déraisonnable. VOUS devez ajuster votre pensée et VOUS devez être plus flexible et compréhensif. Après tout, ils ne peuvent rien faire pour contrôler le trafic et les en blâmer est presque abusif.

Il est incroyable pour moi de voir comment si souvent ce « transfert de responsabilité » fonctionne. De nombreux managers reculent à ce moment-là et laissent les retards perdurer. Les leaders authentiques savent que s’ils ne tiennent pas leurs employés responsables, ils échouent dans l’une des principales responsabilités du leadership. C’est leur responsabilité d’établir la responsabilité !

Lorsque l’employé le plus engagé arrive en retard, il fournit une raison d’être en retard. Il peut dire:

La circulation était terrible et je n’ai pas anticipé cette possibilité. En conséquence, je ne suis pas parti assez tôt et je suis en retard. Je ne referai plus cette erreur.

Il fournit une raison d’être en retard en prend la responsabilité.  Cela comprend un engagement à faire tout ce qui est nécessaire pour être à l’heure à l’avenir.

En tant que leader, il est important que vous compreniez la différence entre une excuse et une raison.

Une excuse signifie que rien n’est susceptible de changer. Une raison signifie que la responsabilité a été acceptée et que l’amélioration sera au moins tentée.

Pour déterminer si on vous a donné une excuse ou une raison, vous devez écouter attentivement la personne. Vous devez vous concentrer sur ce qui est dit et souvent, sur la façon dont cela est dit. L’absence d’écoute, d’écoute réelle, est la cause la plus fréquente d’un mauvais coaching de la part d’un leader.

Vous ne pouvez pas aider les membres de votre équipe à grandir en acceptant des excuses faiblardes. Les excuses effacent la responsabilité et ne mènent qu’à davantage d’excuses. Aidez-les à comprendre la différence entre une excuse et une raison. Vous les aiderez alors à mieux réussir pour votre organisation et pour eux-mêmes.

Qu’est-ce qui s’est bien passé ?

Vous vous demandez quand et où le projet aurait pu mieux faire et oubliez trop souvent de voir tout ce qui a bien marché. Essayez de faire l’inverse, commencez par ce qui a fonctionné.

What Went Right?

https://samsilverstein.com/what-went-right/ par Sam Silverstein

Vous arrive-t-il de vous poser constamment cette question ?

Ou, comme c’est si souvent le cas, vous demandez-vous ce qui a mal tourné ?

Vivez-vous dans les mentalités responsables de l’abondance, de la gratitude et du respect ou vous retrouvez-vous à glisser dans les mentalités négatives de pénurie, des droits qui vous sont dus et du mépris ?

La responsabilisation n’est pas une façon de faire. La responsabilisation est une façon de penser. Et l’état d’esprit que vous choisissez motive ces pensées. Ces pensées, à leur tour, guident vos actions. Vos actions, comme vous pouvez le voir, sont le résultat direct des mentalités que vous choisissez en premier lieu. Dans la vie et dans les affaires, vous pouvez choisir vos pensées et diriger vos résultats.

Maintenant, je ne veux pas une seconde que vous pensiez que je ne glisse jamais vers un état d’esprit de pénurie. Cela m’arrive. Mais nous devons être en mesure de reconnaître cela lorsque cela se produit et de revenir rapidement à l’état d’esprit responsable.

Faites attention aux résultats que vous obtenez et aux interactions que vous avez avec les gens. Si vos résultats ne correspondent pas à ce que vous voulez, évaluez votre état d’esprit, vos croyances, ajustez-vous, puis regardez ce qu’il advient de vos résultats.


Ce n’est pas pour rien que les rétrospectives chères aux Agilistes (tout autant que les leçons apprises aux managers de projets) nous incitent à regarder ce qui a bien marché, quels ont été les points négatifs et d’en tirer des enseignements pour une amélioration continue lors de prochains Sprint ou version de nos livrables.

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2 questions à vous poser avant de rejoindre votre prochain meeting zoom (ou tout autre outil de visioconférence).

Avez-vous déjà participé à une réunion Zoom en vous sentant fatigué, stressé, distrait et/ou irritable ???

2 Questions to Ask Yourself Before You Get on Your Next Zoom

https://www.stevegutzler.com/2-questions-ask-get-next-zoom/ by Steve Gutzler

Je pense que nous avons tous expérimenté cette situation.

Nous avons tous été plongés dans un nouvel environnement business où la technologie régit notre vie. Nous avons tous reçu des courriels troublants à un moment où nous jonglions avec des responsabilités familiales. À l’heure actuelle, je m’inquiète du fait que beaucoup d’amis et de clients éprouvent des symptômes Covid assez graves.

2 questions à vous poser (avant de rejoindre votre prochaine visioconférence)

1. Comment allez-vous vous y présenter ?

Quelle est votre réalité actuelle ? Quelles sont vos émotions, vos humeurs et votre attitude actuelles ?

Steve Gutzler

Vous vous sentez peut-être …

  • Vidé
  • Inquiet
  • Fatigué
  • Troublé
  • Stressé
  • Inquiet
Nous savons que ces émotions sont contagieuses.
« Que vous en soyez conscients ou pas, votre leadership est contagieux ! » Relisez ou découvrez ce billet

Une recherche de l’Université de Harvard supporte l’idée que les émotions que vous ressentez sont contagieuses, même lors d’une réunion virtuelle comme sur Zoom. Elles seront ressenties par chaque participant et affecteront leur état émotionnel.

Soyez conscient de vous-même. Soyez à l’écoute de la façon dont vous vous présentez. Soyez conscient de l’état émotionnel que vous partagez avec vos pairs. Vont-ils quitter cette réunion pleins d’énergie ou allez-vous les quitter en les laissant se sentir épuisés ?

2. Comment voulez-vous y arriver ?

Je sais que cette question m’incite à être intentionnel avec mes émotions. C’est une simple réinitialisation de 60 secondes quand vous vous dites « Je choisis d’arriver maintenant avec les bonnes émotions ».

  • Le genre d’émotions qui affectent positivement les autres.
  • Un type d’énergie qui est attractif pour les autres et qui projette l’optimisme.
  • Un langage corporel unique et confiant. OUI ! Même sur Zoom, votre posture, votre sourire, votre contact visuel et vos expressions parlent haut et fort et montrent si vous êtes un leader confiant qui a une grande présence.

Ne vous laissez pas distraire. Ne vous présentez pas avec un manque d’énergie. N’ignorez pas la contagiosité de vos émotions.

Essayez et je suis sûr que vous aimerez cette approche. Les gens ressentiront votre différence en tant que leader personnel.

J’aime dire : « Vous êtes contagieux avec vos émotions – et j’espère que les gens capturent de bonnes émotions ! »

Découvrez la chaine YouTube de Steve Gutzler et de nombreuses brèves vidéos sur l’Intelligence Emotionnelle.

Voici venir votre prochaine réunion Zoom : Apportez-y de l’énergie positive ! – Steve Gutzler.

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Comment susciter la responsabilisation des membres de l’équipe ?

Voici des conseils pour amener les membres de votre équipe à prendre leurs responsabilités.

http://www.bonniebiafore.com/how-to-inspire-accountability-in-team-members/ par Bonnie Biafore

En tant que manager de projet, vous devez susciter la responsabilisation des personnes qui relèvent d’autres managers. C’est extrêmement difficile ! Voici des conseils pour amener les membres de votre équipe à prendre leurs responsabilités.

Collaborez pour établir et confirmer la compréhension de votre structure de répartition du travail (Work Breakdown Structure / WBS).

Lorsque vous collaborez sur le WBS, les membres de l’équipe acquièrent une perspective et une compréhension plus approfondies de la façon dont leur travail s’intègre dans le projet global. Demandez aux personnes qui comprennent chaque section du WBS de l’expliquer au reste de l’équipe. De cette façon, tous les membres de l’équipe comprennent comment leur travail contribue aux objectifs du projet. Lorsqu’une équipe travaille ensemble pour décider comment aborder un projet, le sentiment d’appartenance grandit. Et l’appropriation renforce la responsabilité parce que personne ne veut que SON projet échoue.

Assurez-vous que les relations entre les tâches sont comprises.

Après avoir établi votre échéancier de projet à partir du WBS, assurez-vous que chaque membre de l’équipe comprend et accepte les tâches préalables qui doivent être accomplies pour qu’il puisse terminer son travail. Tout aussi important, assurez-vous que chaque membre de l’équipe comprend les tâches qu’il doit terminer afin que les autres membres de l’équipe puissent compléter leurs propres livrables. Cela renforce la valeur de leurs livrables et cultive la responsabilisation au sein de l’équipe.

Reconnaissez le travail terminé.

Les bons managers de projet acceptent les livrables complétés par les membres de leur équipe.

Les grands managers de projet favorisent un sentiment de fierté au sein des membres de leur équipe en reconnaissant quelque chose de spécifique sur le travail que chaque membre de l’équipe fournit.

Cela renforce le sentiment de responsabilité qui se manifestera dans les futurs travaux de projet.

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Fournissez une reconnaissance formelle.

Reconnaissez officiellement le travail de chaque membre de l’équipe en envoyant un courrier/l à son manager. Cela renforce la contribution que le travail de projet apporte à l’organisation et la valeur que leur employé a fournie pour générer des résultats opérationnels. L’enthousiasme que cette action suscite chez le membre de l’équipe renforce non seulement sa responsabilisation à l’égard des travaux futurs du projet, mais elle peut également renforcer la responsabilisation pour la réalisation des livrables des projets pour l’ensemble de l’organisation.

Pour en savoir plus sur les équipes, consultez le cours de Mike Figluolo building High-Performance Teams.

« l’Entreprise Apprenante » par Paul-Henri Oltra Nayl

Tout d’abord je précise que je vais me cantonner à un de mes domaines d’expertises, à savoir le management de projet.

J’ai vu plusieurs fois dans ma carrière des entreprises, ou entités d’entreprises, fonctionnant en vase clos (du point de vue production), sans interaction réelle avec l’extérieur, un peu comme une oasis dans le désert. Leurs pratiques avaient peut-être été efficaces 20 ans en arrière, mais elles étaient hors d’age, inefficaces et improductives.

L’entreprise, ou l’entité, apprenante doit avoir le courage de se confronter à ses pairs, à s’évaluer face à eux, via des échanges réguliers de pairs à pairs ou du benchmarking (un bien vilain mot, je préfère largement le pairs à pairs). Cela nécessite de savoir libérer du temps pour le métier, en pariant (pari gagnant) que cela créera une dynamique et une progression du collectif.

De la même façon qu’elle encourage la confrontation externe avec ses pairs, elle accueille le questionnement et la remise en question interne. Elle est à l’écoute des remarques et des suggestions.

Bien entendu elle questionne ses clients fréquemment sur ses pratiques (mode Net Promoter Score « NPS » du management de projet).

Ce sont ceux qui font qui savent.

L’entreprise apprenante laisse donc le métier dans les mains des hommes et des femmes de métier. Cela implique des droits, mais aussi des devoirs pour les sachants.

Elle favorise les communautés de pratiques et surtout les conserve horizontales, sans chercher à créer une quelconque verticalité via une prise de pouvoir managériale.

Les structures hiérarchiques donnent les impulsions, puis ensuite savent se retirer, pour n’intervenir qu’en mode support/ressource quand cela est nécessaire (mode Servant Leadership).

L’entreprise apprenante identifie et valorise les experts, et s’applique à mettre en œuvre pour cela une évaluation par les pairs plus qu’en mode vertical/hiérarchique.

Elle s’applique à nommer les bonnes personnes à la bonne place. Sachant reconnaître le niveau d’expertise nécessaire à la tenue d’un poste, elle cesse de nommer des responsables en fonction de leurs galons ou de leurs réseaux, et préfère alors nommer des experts du métier, créant ainsi une nouvelle voie de mise en visibilité et de progression.

Elle tire les leçons de ses expériences, via des bilans de projets, qui sont largement partagés au sein de la communauté.

L’entreprise apprenante sait se renouveler, par la formation et par le recrutement, pour faire venir du sang neuf.

Enfin, elle se pose la question de comment rester apprenante, en questionnant l’ensemble du cycle de la pratique.


Top 10 des actions ou comportements des entités apprenantes (sans classement)

  1. Osez vous confronter à d’autres acteurs sur le métier, osez vous comparer à eux, tirez-en les enseignements.
  2. Acceptez le questionnement et la remise en question en interne, voire même favorisez-les pour progresser.
  3. Intégrez les clients dans la pratique, et recueillez leur avis régulièrement, pour progresser grâce à eux et avec eux.
  4. Mettez la pratique dans les mains des sachants (ce sont ceux qui font qui savent), la hiérarchie devant savoir se contenter de donner des impulsions et d’apporter son support en tant que ressource quand cela est nécessaire (mode Servant Leadership).
  5. Identifiez et valorisez les experts du métier. Préférez pour cela l’évaluation par les pairs à la voie hiérarchique.
  6. Favorisez la structuration horizontale du métier, les structures hiérarchiques peuvent donner les impulsions au démarrage, puis doivent savoir se retirer pour laisser vivre la communauté.
  7. Choisissez systématiquement pour un poste un professionnel du métier, plutôt qu’une personne « adéquatement galonnée » ou poussée par son réseau. Faites-le savoir pour valoriser le métier.
  8. Diffusez largement la pratique de bilan de projet. Partagez les bilans et leurs enseignements (transparence) et sachez les écouter sans juger (bienveillance).
  9. Renouvelez périodiquement les expertises, par la formation ou le recrutement (apport de sang neuf), car « on ne s’en sortira pas toujours avec les mêmes méthodes…même si on a toujours fait comme cela »,
  10. Questionnez systématiquement l’ensemble du cycle de l’amélioration continue car ceci est gage de progression constante.

Paul-Henri OLTRA NAYL

Paul-Henri Oltra Nayl

Paul-Henri OLTRA NAYL a 59 ans.  Il a consacré sa carrière aux différents domaines du système d’information (exploitation, architecture, développement, gouvernance et support) ce qui l’a amené à des postes de management d’entités IT ou de management transverse, avec une forte orientation internationale. Il est certifié en management de projet, de programme et agilité à l’échelle (SAFe Agilist).

Soucieux d’être utile et de rendre service à ceux qui en ont besoin, il a choisi début 2022 de changer d’orientation, et s’investit, dans le cadre d’un mécénat de compétences, auprès de l’association Article 1, qui accompagne les 16/25 ans scolarisés, pour l’égalité des chances.

Découvrez le livre de Paul-Henri sur Amazon

Paul-Henri est aussi auteur, avec deux ouvrages publiés aux Éditions Solutions Clefs : « Chroniques Managériales » (2014) et « Autres et ailleurs » (2018).

Il a aussi dirigé l’écriture du livre « Ingénieur Humaniste » pour le compte de Mines Saint-Étienne Alumni.

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Comment paraître plus confiant et efficace dans les réunions virtuelles en visioconférence ?

Il est important de savoir comment élever votre présence lorsque vous vous réunissez à distance.

https://projectbliss.net/how-to-appear-confident-in-virtual-meetings/ par Leigh Espy

Apprendre à paraître plus confiant dans les réunions peut vous aider à vous faire remarquer et à projeter une présence plus soignée et professionnelle. Il est encore plus difficile d’avoir l’air confiant et de maintenir une présence forte dans les réunions virtuelles.

Mais pour en tirer le meilleur parti, il est important de savoir comment élever votre présence lorsque vous vous réunissez à distance.

Comment paraître plus confiant dans les réunions en ligne ?

Si vous voulez savoir comment paraître plus confiant dans les réunions virtuelles, ces conseils vous aideront. Cela peut vous aider à tirer le meilleur parti de la réunion et à booster votre carrière.

1. Habillez-vous de façon appropriée.

Si vous vous sentez mal à l’aise dans certains vêtements, ne les portez pas.

Enfilez une tenue appropriée au type de réunion à laquelle vous assisterez.

Si vous voulez paraître professionnel, ne portez pas de t-shirts usés ou de hauts à bretelles. Cela ne signifie pas que vous devez porter un costume.

Évaluez simplement la situation et habillez-vous en fonction.

2. Préparez-vous à l’avance.

Avant d’assister à une réunion en ligne, préparez-vous mentalement.

Cela vous aide à participer plus efficacement.

Cela inclut également la préparation de tout matériel dont vous pourriez avoir besoin.

3. Arrivez tôt.

Arriver tôt vous aide à vous installer et à être prêt à commencer dès que tout le monde arrive. Cela vous donne également plus de temps pour examiner les documents ou les présentations avant de commencer la session. Vous aurez également le temps de discuter de manière informelle avant que la réunion commence vraiment, ce qui peut vous aider à vous connecter avec les autres.

4. Positionnez-vous face caméra.

Businessman Using ComputerPositionnez la caméra pour qu’elle soit droite devant vous ou légèrement plus haute. N’ayez pas l’appareil sur le côté ou en dessous de vous. Asseyez-vous assez près pour être au milieu du cadre.

Remplissez au moins un tiers de l’écran.

Si vous vous asseyez trop loin, vous apparaîtrez petit sur la caméra.

5. Préparez votre arrière-plan.

Regardez ce qui se trouve derrière vous et ce que les autres verront lorsque vous serez devant la caméra. Ne montrez pas une pièce pleine de linge sale ou trop encombrée.

Asseyez-vous devant un mur épuré ou déplacez certains objets hors de la vue de la caméra.

Et assurez-vous que les autres personnes dans votre maison savent que vous serez en vidéo pour éviter toute situation potentiellement embarrassante.

6. Utilisez l’éclairage.

Lorsque vous utilisez une webcam, évitez la lumière directe du soleil, car cela peut être trop dure. Ne vous asseyez pas avec une lumière vive derrière vous, car il sera difficile pour les autres de voir votre visage. Évitez également les plafonniers trop lumineux ou à lumière froide. Ils délavent les tons de peau. Au lieu de cela, choisissez un éclairage doux qui permet aux autres de voir facilement vos expressions faciales.

7. Tenez-vous debout ou asseyez-vous bien droit.

Lorsque vous êtes debout ou assis face à un écran d’ordinateur, gardez vos épaules en arrière et la tête droite.

Gardez vos bras détendus à vos côtés.

Votre posture doit refléter la confiance et la force.

8. Regardez la caméra.

Le contact visuel transmet l’intérêt et l’engagement. Lorsque vous parlez, regardez votre caméra pour qu’elle donne l’impression d’établir un contact visuel avec ceux à qui vous parlez.

9. Prêtez toute votre attention.

Restez centré sur la réunion.

Assurez-vous de comprendre tout ce qui se passe.

Restez concentré pendant toute la durée de la réunion.

10. Évitez le multitâche.

Le multitâche détourne votre attention de ce qui se passe dans la réunion.

Concentrez-vous plutôt sur une seule chose à la fois.

11. Désactivez les alertes de votre téléphone.

Votre téléphone présente de multiples distractions telles que les appels entrants, les SMS, les e-mails et les notifications sur les réseaux sociaux.

Ceux-ci éloignent votre esprit de la conversation. Coupez-les !

12. Parlez clairement.

Parler fort peut sembler approprié lors d’une communication en face à face, mais cela ne fonctionne pas bien à distance.

Essayez d’utiliser un langage clair et des phrases courtes.

13. N’interrompez pas.

L’interruption rend difficile pour les autres de finir de partager leurs pensées. De plus, c’est impoli. Au lieu de cela, attendez qu’ils aient fini de parler avant de répondre.

14. Posez des questions pertinentes.

Posez des questions plutôt que de penser à votre réponse.

Les questions montrent que vous vous souciez vraiment d’apprendre de ce que les autres partagent.

Cela montre que vous êtes engagé et attentif.

Même si vous n’avez rien d’autre à dire lors d’une réunion, poser une question vous donne la chance de participer et de vous faire remarquer.

15. Participez pleinement.

Ne vous contentez pas d’écouter ; prenez des notes si nécessaire.

Posez des questions et offrez vos propres commentaires.

Soyez prêt à partager des informations et des idées de votre point de vue.

16. Ne propagez pas de commérages.

Soyez respectueux des autres.

Même si vous avez une réunion plus décontractée, la diffusion de commérages vous donne l’air peu professionnel et diminuera la confiance des autres en vous.

17. Restez positif.

Être négatif n’aide en rien l’humeur de quiconque. Au lieu de cela, concentrez-vous sur les solutions plutôt que sur les problèmes.

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Que retenir de ces idées et constatations ?

L’utilisation de ces conseils peut vous aider à paraître plus confiant et à améliorer votre présence dans les réunions virtuelles. Cela peut vous aider à vous faire remarquer, et d’autres vous prendront plus au sérieux au travail. Et ils vous aideront à établir des relations qui peuvent aider votre carrière.

Voici 2 règles qu’il pourrait être amusant d’essayer pendant une semaine pour vos réunions

Abstentions et annulation pure et simple !

Meeting nullification

https://seths.blog/2021/06/meeting-nullification/ par Seth Godin

#1 – Abstention de réunion

Et si vous demandiez à tous les participants de mettre leur caméra en marche pour éviter les abstentions invisibles ?

Toute personne invitée à une réunion interne a le pouvoir de la décliner. « Envoyez-moi le compte rendu, s’il vous plaît. » Si quelqu’un décline, il renonce à sa capacité d’avoir son mot à dire dans la réunion. Mais de nos jours, la plupart des réunions ne donnent pas aux gens une plate-forme pour avoir leur mot à dire. Et ensuite cette personne peut quitter la salle de réunion virtuelle et revenir à ce qu’elle faisait avant et qui était réellement productif.

#2 – Annulation de réunion

Si quelqu’un dans une réunion interne dit que la réunion est un gaspillage inutile de temps, c’est fini. L’organisateur de la réunion est obligé d’envoyer à tout le monde le mémo qu’il aurait probablement dû envoyer en premier lieu.

Si vous découvrez que vous créez des réunions que les gens déclinent, ou pire, dont ils demandent l’annulation, vous devriez peut-être faire plus attention aux réunions que vous générez et aux personnes que vous invitez.

Votre organisation a-t-elle le courage d’essayer cela ? En tant que participant, vous préoccupez-vous suffisamment de décliner ?

Le fait même que discuter de cette idée soit stressant nous aide à comprendre les jeux de rôles et de pouvoir.

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Avez-vous lu « The State of the Project Management Office (PMO) 2022 » ?

L’objectif est de comprendre les pratiques et les tendances actuelles qui amélioreront l’impact stratégique du PMO et la réussite de l’entreprise

The State of the Project Management Office (PMO) 2022 a été conçu pour vous aider à comprendre les pratiques actuelles ainsi que les tendances qui mèneront à l’amélioration de l’impact stratégique et de la réussite de l’organisation.

En partageant leurs expériences, les répondants aident leur organisation à comparer leur PMO à d’autres et à établir une analyse de rentabilisation pour renforcer leur PMO.

Les organisations ont été questionnées sur la taille, le périmètre et la complexité de leur PMO, les types d’activités qu’elles mènent, le personnel du PMO et le type de formations.

Elles ont également évalué leur performance globale au sein du PMO et déterminé quelles activités sont hautement prioritaires sur les 24 prochains mois.

Téléchargez gratuitement ce rapport.

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Il est bon d’identifier une leçon, meilleur de l’appliquer, encore mieux de la propager !

Les leçons que nous apprenons vraiment sont celles qui empêchent quiconque dans notre entreprise de répéter les erreurs que nous avons commises.

https://kbondale.wordpress.com/2021/11/07/good-is-identifying-a-lesson-better-is-applying-it-best-is-propagating-it/ par Kiron Bondale

Les mêmes leçons sont capturées projets après projets, mais rien ne change !

Un obstacle majeur à la livraison est l’incapacité des équipes de direction et de développement à apprendre des erreurs commises dans le passé. En n’appliquant pas les apprentissages, les équipes sont coincées dans un cycle semblable à celui de la journée de la marmotte où des problèmes similaires continuent de se produire, les mêmes leçons sont capturées projets après projets, mais rien ne change.

Inutile de dire que cela m’a rendu (plus) cynique. Mais hier, j’ai été témoin de quelque chose qui me donne de l’espoir pour certaines organisations.

Vivant au Canada, l’une des façons dont beaucoup d’entre nous marquent le changement de saison est de changer les pneus sur nos véhicules. Lorsque les températures commencent à être régulièrement basses, le caoutchouc des pneus toutes saisons ou été durcit comme du marbre et vous n’avez plus une adhérence sûre sur les routes.

Au Québec, les conducteurs sont tenus d’installer des pneus d’hiver, mais cela reste facultatif en Ontario. Quoi qu’il en soit, de nombreux conducteurs ontariens accordent la priorité à la sécurité plutôt qu’à la frugalité en changeant leurs pneus au mois de novembre.

J’avais pris rendez-vous avec mon association automobile locale pour qu’un mécanicien vienne chez moi pour changer les pneus de mon véhicule électrique.

Pour ceux d’entre vous qui ne sont pas familiers avec les conceptions des véhicules électriques, la batterie est positionnée normalement sur toute la longueur de la voiture et elle est située sous le véhicule. En conséquence, il faut faire attention lors de l’utilisation d’un cric pour élever la voiture car une pression excessive pourrait causer de graves dommages à la batterie. Et comme la batterie d’un véhicule électrique peut représenter jusqu’à 50% du coût de la voiture, la plupart des propriétaires voudraient éviter d’encourir des dommages dus à une négligence de leur part !

Lorsque le mécanicien est arrivé, il n’avait pas d’entretoise nécessaire pour créer un tampon entre le cric et le dessous de la voiture. Je lui ai expliqué que je ne le laisserais pas soulever la voiture sans cela, alors il a appelé son central. La personne s’est emparée du problème et l’a rappelé quelques minutes plus tard pour lui faire savoir qu’il pouvait récupérer un ensemble de dispositifs de protection dans un magasin de pièces automobiles situé à proximité. Le mécanicien est parti et est revenu peu de temps après et a terminé les travaux comme prévu.

Application et systématisation immédiate de la leçon apprise !

Je m’attendais à ce que la personne au central, le dispatcher ait autorisé l’achat d’un seul jeu d’entretoises pour le camion de ce mécanicien. Cependant, alors que je payais la facture, le mécanicien m’a dit que le dispatcher avait contacté le magasin de pièces automobiles et avait passé une commande de suffisamment d’appareils pour que chacun des camions de l’association automobile soit correctement équipé.

Intégrez la leçon apprise dans la formation de tous les managers de projets.

Lorsque vous identifiez une leçon sur votre projet, il est bon que vous puissiez l’appliquer peu de temps après. Mais pourquoi ne pas aller plus loin et trouver un moyen de s’assurer que cela fasse partie des normes et des pratiques de votre organisation ?

Les leçons que nous apprenons vraiment sont celles qui empêchent quiconque dans notre entreprise de répéter les erreurs que nous avons commises.
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Précédents billets sur les leçons apprises / lessons learned

Comment manquer une date butoir (avec professionnalisme sinon fierté) !

Dans mon article précédent, j’ai ouvert une discussion sur la façon d’éviter de manquer une date limite.

Mais que se passe-t-il si vous ne pouvez pas l’éviter ?

https://seths.blog/2021/05/how-to-miss-a-deadline/ par Seth Godin

Les projets repoussent toujours les limites, combinant des éléments, des idées et des efforts pour faire quelque chose qui n’a jamais été fait auparavant, pas tout à fait comme nous le faisons ici et actuellement.

Et donc, parfois les projets audacieux ne parviennent pas à respecter leurs échéances. Même si nous construisons des systèmes et intégrons des marges de temps, parfois cela ne fonctionne pas.

Quelques réflexions

#1 – N’attendez pas la dernière minute.

2 petites minutesLes vœux pieux sont parfois confondus avec l’optimisme, mais vous saviez probablement plus de quatre jours avant la date limite que vous n’alliez pas répondre aux attentes. Si les gens construisent des dépendances autour de vos promesses, alors attendre que vous n’ayez plus le choix ne fait qu’aggraver la situation. Parce que non seulement vous êtes en retard, mais vous le cachiez.

#2 – Ne minimisez pas le problème.

Vous êtes en retard. Clairement. Alors dites-le. Fort et (pas tout à fait) avec fierté.

En reconnaissant la promesse originale et en étant clair que vous êtes conscient de l’échec, vous aidez les personnes qui comptaient sur vous à se sentir entendues et respectées.

#3 – Créez des alternatives.

Ce n’est pas toujours possible, mais quand c’est le cas, cela conduit généralement à de meilleures relations. Si une compagnie aérienne ne peut pas avoir un avion à un certain endroit à un certain moment, cela va grandement contribuer si elle fait le travail de trouver une nouvelle proposition pour les 100 personnes qui ont incommodées, au lieu de mettre cette charge sur elles, une par une.

#4 – Il y a une différence entre observer les dégâts (et travailler pour améliorer la situation) et accepter la honte et le blâme.

Il est clair que l’avenir n’est pas clair et que des choses surviennent.

Téléchargez ce guide sur le site de notre partenaire Virage Group

#5 – En bref, il n’y a pas de bon moyen de faire en sorte qu’une échéance manquée n’ait aucun impact pour la personne qui comptait sur vous.

Que des gens comptent sur vous est un cadeau. Si vous voulez qu’on compte sur vous la prochaine fois, mieux vaut investir au plus tôt et souvent dans le respect de cette échéance, puis, dans les rares cas où ce n’est pas suffisant, traitez vos clients avec le respect que vous aimeriez recevoir dans une situation similaire.

[Mieux encore, consultez mon article précédent  et créez des approches pour ne pas manquer la date limite en premier lieu.]

Comment honorer la loi de la vitalité ?

La seule façon de prospérer est de vivre en phase avec la loi de la vitalité : Ajoutez-en plus que vous n’en retirez !

https://leadershipfreak.blog/2021/11/01/how-to-honor-the-law-of-vitality/ par Dan Rockwell

Vous êtes épuisé parce que l’escalator monte et que vous descendez. Vous trébuchez parce que vous n’opérez pas un demi-tour.

Certaines choses ne fonctionnent pas, peu importe à quel point vous essayez.

Les gens me demandent souvent comment je parviens à écrire tous les jours.

Je suis capable d’écrire tous les jours parce que je mets plus dans ma vie que je n’en retire. C’est comme ça pour tout le monde. L’énergie d’étudier, de réfléchir, d’écrire, de coacher et d’interviewer remplit mon réservoir. C’est égoïste et d’une manière charitable.

La seule façon de prospérer est de vivre en phase avec la loi de la vitalité.

Vitalité

La loi de la vitalité : Ajoutez-en plus que vous n’en retirez.

Comme la loi de la gravité, vous ne pouvez pas négocier avec la loi de la vitalité. Tout ce que vous pouvez faire est de l’honorer.

Seuls les imbéciles pensent que vous pouvez contribuer à partir d’un réservoir vide.

Vous savez que vous violez la loi de la vitalité lorsque vous en venez à redouter de faire ce que vous aimiez réaliser auparavant.

Prenez soin de vous-même égoïstement

Si vous ne vous donnez jamais rien, vous devenez la mer Morte. Prendre soin de soi de manière égoïste fait plus de mal que de bien.

Hier vous avez dit demain…

Prendre soin de soi n’est pas une excuse pour se servir aux dépens des autres. D’après mon expérience, se servir soi-même est épuisant et décevant.

Prendre soin de soi n’est pas le remède au manque de responsabilité. Il est contre-productif de remettre à plus tard des tâches difficiles jusqu’à ce que la procrastination vous bouffe la vie, puis d’utiliser prendre soin de soi-même comme excuse pour continuer à remettre les choses à plus tard.

Honorer la loi de la vitalité est essentiel, pas facultatif.

Jeune à nouveau !

Donner vous fait vous sentir jeune à nouveau.

Le rajeunissement, c’est plus que ne rien faire. L’ennui vous rend vieux et fatigué.

Faites des choses qui restaurent votre vitalité.
  1. Faites de l’exercice.
  2. Lisez.
  3. Cousez.
  4. Marchez.
  5. Mangez des fruits.
  6. Connectez-vous avec des amis.
  7. Prenez le temps de réfléchir.
  8. Ajoutez de la variété.
  9. Exprimez votre gratitude.
  10. Donnez généreusement.

Peu importe ce qui restaure votre vitalité tant que c’est légal, pas cher, facilement disponible et non nocif pour les autres.

La vitalité est un sous-produit, mais ce n’est pas un accident.

Comment pourriez-vous honorer la loi de la vitalité aujourd’hui ?

Comment les dirigeants pourraient-ils revitaliser les autres aujourd’hui?

Comment (ne pas) manquer une date butoir

Les dates butoir sont précieuses et les retards coûtent cher.

https://seths.blog/2021/05/how-not-to-miss-a-deadline/ par Seth Godin

Les systèmes et les sociétés organisés ont besoin de délais. Il serait impossible de construire efficacement une maison si les sous-traitants pouvaient livrer leurs biens ou services quand cela leur convenait. Les studios de cinéma et les éditeurs de livres planifient leurs sorties des mois à l’avance pour permettre aux équipes de distribution de planifier leur travail. Le logiciel dépend de sous-systèmes qui doivent être en place avant que l’ensemble du programme puisse fonctionner.

En plus de la valeur créée par des livrables synchronisés, il existe également des coûts réels. Pas seulement le coût organisationnel d’une échéance manquée, mais les dommages importants à la réputation ou à la marque qui se produisent lorsqu’une promesse n’est pas tenue. Et il y a un coût humain : le stress et la tension qui découlent du fait de travailler pour tenir une promesse que nous n’aurions peut-être pas faite personnellement, ou qui pourrait être plus difficile parce que quelqu’un d’autre n’a pas exécuté sa partie du boulot.

Dans la course ouverte à l’attention et aux engagements, les normes sur les délais ont vacillé. Depuis quarante ans, Saturday Night Live se déroule à 23h30. Non pas, comme le dit son créateur, parce qu’il est prêt, mais parce qu’il est 23h30. C’est l’engagement.

Sur Kickstarter, ce genre de date butoir sacro-sainte est en effet rare. « Ce chargeur sera expédié dans six semaines ! » disent-ils, alors qu’en fait, c’était il y a plus d’un an et sans date d’expédition en vue. Ou avec des investisseurs en capital-risque et d’autres bailleurs de fonds. « Nous allons battre de trois mois la concurrence pour l’ouverture sur le marché. » Parfois, on a l’impression que si l’entreprise n’apporte pas de vœux pieux à la table, elle ne sera pas financée. Compte tenu de ce choix, il n’est pas étonnant que les gens soient désespérés. Les vœux pieux ne s’appellent peut-être pas mentir, mais c’est le cas. Nous devrions mieux le savoir.

Gagner la réputation d’être quelqu’un (un pigiste, un spécialiste du marketing, une entreprise, un leader) qui ne manque pas une échéance est précieux.

Et cela n’arrive pas simplement parce que vous évitez de dormir et travaillez comme un fou. Ceci serait le dernier recours de quelqu’un qui n’est pas doué pour la planification.

Voici quelques principes de base qui pourraient vous aider avec la partie planification.

  1. Si vous êtes en concurrence dans une industrie où la seule façon de « gagner » est de mentir sur les délais, réalisez qu’être en concurrence dans cette industrie est un choix et acceptez que vous allez manquer des échéances et que vous devrez faire face aux frais émotionnels qui en découlent.
  2. Sachant que c’est un choix, envisagez de choisir une industrie différente, une industrie où le respect des délais est attendu et où vous pouvez obtenir satisfaction en créant de la valeur pour les autres en tenant vos promesses.
  3. Ne comptez pas sur de faux délais comme une forme d’incitation. Cela ne fonctionnera pas de la même manière sur tout le monde, ce qui signifie que certaines personnes vous prendront au mot et livreront à temps, tandis que d’autres supposeront qu’il s’agissait simplement d’une ligne directrice. Il est plus efficace d’être clair et d’aider les gens à comprendre dès le départ ce que vous entendez par échéance. Le garçon a crié au loup mais les villageois ne sont pas venus.
  4. En même même temps, n’utilisez pas les délais internes comme une composante garantie pour vos promesses externes. Un projet sans marges de temps est certain d’être en retard. Pas seulement susceptible d’être en retard, mais certain. De meilleurs marges font de meilleures échéances.
  5. Acceptez le fait que livrer quelque chose à une certaine date coûte plus cher que de la livrer à chaque fois qu’elle est prête. En conséquence, vous devriez facturer plus, peut-être beaucoup plus, pour la valeur que crée votre promesse d’une date butoir. Puis, dépensez cet argent pour vous assurer que la date butoir n’est pas manquée.
  6. Les délais ne sont pas respectés par les gens qui « font de leur mieux ». Le respect d’une date limite nécessite une approche systémique des dépendances, des marges de temps et de la planification de scénarios. Si vous coupez régulièrement les angles ou que vous vous épuisez pour respecter les délais, vous avez un problème de système.
  7. L’antidote à la dérive de contenu n’est pas l’élagage occasionnel. C’est épuisant émotionnellement et une bataille perdue d’avance. La réponse est de restructurer activement la spécification du besoin, en supprimant ou en ajoutant des blocs entiers de travail. « Ce sera dans la prochaine version », est une réponse tout à fait acceptable, en particulier lorsque les gens ont besoin que cette version soit expédiée à temps.
  8. Quels sont les jalons auxquels vous allez livrer et nourrir une attente positive ?

    Une seule et unique échéance est une échéance qui ne sera certainement pas respectée. Mais si vous pouvez décomposer votre grande échéance en dix ou quinze jalons intermédiaires, vous verrez vos progrès bien avant qu’il ne soit trop tard pour faire quelque chose à ce sujet.

  9. Le Mythical Person-Month est un sérieux piège. Neuf personnes, travaillant ensemble en parfaite harmonie, ne savent pas faire un bébé en un mois. Mettre plus de gens sur un projet ne l’accélère souvent pas. Au moment où
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    vous commencez à résoudre un problème de délai de cette façon, il est peut-être déjà trop tard. L’alternative est de doter chaque composant de votre projet du bon nombre de personnes et d’avoir autant de composants en cours d’exécution en parallèle que possible.

  10. Les goulots d’étranglement sont utiles, jusqu’à ce qu’ils ne le soient pas. Si vous n’avez besoin que d’une seule personne pour approuver chaque élément de votre projet, il est peu probable que vous puissiez exécuter autant de choses en parallèle que possible. L’alternative est d’avoir une spécification rigoureuse créée à l’avance, dans laquelle de nombreuses normes sont approuvées avant même de commencer le travail.
  11. Les discussions sur les délais se transforment souvent en question de confiance, de honte et d’effort. Ce n’est pas aussi utile que de séparer les conversations sur la structure du système et les données de celles sur l’engagement et le punch.
  12. Les problèmes cachés ne s’améliorent pas. Dans un monde hyper-connecté, il n’y a aucune raison technique pour que le chef de projet ne sache pas ce que l’équipe sur le terrain sait de l’état du projet.

Comme la plupart des choses qui comptent, respecter les délais est une compétence, et comme c’est une compétence, nous pouvons l’apprendre.

si vous devez reprendre un projet en cours, voici 6 signes que vous pourriez hériter d’un planning défaillant

Nous aimerions tous mener des projets du début à la fin, mais la réalité est que souvent, le manager de projet qui a lancé le projet ne sera pas celui qui éteint les lumières à la fin.

Six signs that you might be inheriting a sick schedule

https://kbondale.wordpress.com/2021/09/05/six-signs-that-you-might-be-inheriting-a-sick-schedule/ par Kiron Bondale

Steve McQueen disait « Ici, on règle les choses avec du plomb, mon ami ! » mais une devise qui convient mieux aux managers de projet est « Nous travaillons dans le changement », ce qui inclut notre propre rôle.

À ce titre, il est fort probable que vous vous retrouverez un jour à prendre en charge un projet lancé par un manager de projet sortant. Dans un monde idéal, le manager de projet disposera d’une période de transfert de connaissances généreuse et il transmettra un ensemble exact, complet et à jour d’informations clés sur le projet, mais lorsque je me retrouve dans la situation où j’en aurais eu besoin, je n’ai presque jamais connu ce plaisir.

Bien qu’il puisse y avoir des problèmes à assumer l’entière responsabilité des données financières de votre projet, à établir rapidement une relation positive avec l’équipe et les autres intervenants clés ou simplement à comprendre clairement le périmètre et l’approche d’exécution du projet, l’un des plus gros maux de tête que j’ai éprouvés a été de prendre en charge l’échéancier de projet de quelqu’un d’autre.

Chaque professionnel aura des différences stylistiques quant à la façon dont il structure, remplit et met à jour l’information dans ses plannings et il vous faudra peut-être un certain temps pour comprendre « sa » façon de travailler. Ce n’est pas ce qui m’inquiète. Malheureusement, il y a souvent des lacunes fondamentales dans la façon dont l’échéancier a été créé ou maintenu, ce qui le rendra difficile, voire impossible à utiliser efficacement.

Voici juste 6 des nombreux signes révélateurs que vous pourriez découvrir sur un planning qui craint.

#1 – Il n’y a pas d’information sur les lignes de base de référence.

Vous avez besoin des lignes de référence pour le projet.

Comme nous l’enseignons dans notre cours sur les principes fondamentaux, être un manager de projet proactif ne consiste pas seulement à savoir où vous en êtes, mais aussi à savoir où vous devriez en être et à comprendre les répercussions de tout écart. Sans information sur les lignes de base pour les jalons clés, vous ne pouvez pas le déterminer.

#2 – Abus d’usage de contraintes.

Certains managers de projets abusent des dates contraintes comme moyen paresseux de faire en sorte que les activités soient planifiées aux dates souhaitées plutôt que d’utiliser des dépendances ou des durées prévues pour le faire. De plus, si des contraintes sont utilisées mais ne sont pas documentées, vous ne savez pas pourquoi une activité donnée est contrainte, ce qui signifie que vous passerez à côté d’opportunités d’améliorer votre calendrier de livraison si la situation réelle qui nécessitait l’utilisation de la contrainte disparaît.

#3 – Affectation ridicule des ressources.

Qu’il s’agisse de personnes, d’équipement ou de matériaux, si votre prédécesseur n’a pas pris le temps d’assurer une allocation réaliste des ressources en fonction des contrats de travail, de la disponibilité des matériaux, des contraintes de trésorerie, etc., alors les activités seront rarement lancées ou achevées comme prévu.

#4 – Dépendances spaghettis.

Attention aux dépendances croisées qui s’emmêlent et créent des nœuds inextricables.

Si les activités précédentes se trouvent à la fois au-dessus et au-dessous d’une activité donnée, il sera frustrant d’essayer de résoudre les problèmes de flottement négatifs ou de simplement comprendre le déroulement de l’échéancier.

#5 – Pas de calendriers.

À moins que vous ne vous attendiez vraiment à ce que les gens travaillent pendant les vacances et ne prennent pas de congés, l’absence de calendriers sera un autre signe que les dates prévues pourraient être manquées.

#6 – Des activités pas encore terminées sont planifiées pour finir dans le passé.

Aucune tache qui se termine dans le passé sur l’échéancier  devrait ne pas être terminée.

À moins que vous ne soyez un Seigneur du Temps bénéficiant d’un TARDIS, une fois que la date de début ou de fin d’une activité est dépassée, elle devrait être reportée pour indiquer quand elle devrait être faite.


Je fournis cette liste à titre d’aide à l’identification des risques pour les managers de projet qui prennent en charge le projet de quelqu’un d’autre, mais aussi comme une aide pour ceux qui créent leurs propres plannings de projet.

Si vous ne voulez pas être maudit par le chef de projet qui vous succède, faites attention !
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If you liked this article, why not pick up my book Easy in Theory, Difficult in Practice which contains 100 other lessons on project leadership? It’s available on Amazon.com as well as a number of other online book stores

 

Les urgences changent !

C’est toujours, toujours, toujours le cas…

The urgent changes

https://seths.blog/2021/05/the-urgent-changes/ par Seth Godin

C’est toujours le cas.

Vous vous souvenez peut-être de l’époque où la question la plus urgente était la relation entre les États-Unis et Cuba.

Ou celui de la discussion animée que vous aviez sur le parfum du gâteau de mariage.

La nature même de « l’urgence » signifie qu’elle ne peut pas et ne va pas persister.

Important, d’un autre côté, pourrait durer très longtemps.

4 billets pour aller plus loin sur ce sujet de la différentiation entre urgent et important et mieux prioriser vos tâches.

QRP est partenaire de DantotsuPM, visitez cette page pour en apprendre davantage

S’il vous plait, pourriez-vous venir auditer mon projet ?

Si vous êtes manager de projet, cette demande peut vous paraître incongrue, mais elle est pourtant souvent à la fois nécessaire et intelligente, voici pourquoi.

En tant que manager de projet, j’ai longtemps essayé d’éviter les audits car je les considérais au mieux comme une perte de temps et au pire comme un danger pour mon projet.

Et vous, considérez-vous qu’un audit est l’arme de psychopathes à la recherche de victimes qui sont en l’occurrence vous et votre projet ?

Les audits sont utiles et nécessaires.

Ils peuvent et doivent s’avérer productifs et apporter de réels bénéfices et avantages à votre projet pour sa réussite ainsi qu’à vous-même pour votre propre développement professionnel.

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#1 – Commencez par le début et posez-vous les bonnes questions.

Voici selon moi ces 4 questions :
  1. Qui a commandité l’audit ?
  2. Pourquoi ?
  3. Qui sont les auditeurs ?
  4. Quel est l’objet précis de l’audit ?

Commencez par trouver la réponse à la dernière question, l’objet précis de l’audit, car elle permet de trouver les réponses aux questions précédentes.

En effet, une fois que l’objet de l’audit est partagé et compris, il met souvent en évidence plusieurs domaines cibles d’investigation et de revue détaillée.

Il peut s’agir des pratiques de management de projet, du contrôle des dépenses, de la qualité des livrables, des aspects sécurité, du suivi de l’avancement, des détails du plan de projet ou de diverses combinaisons de ceux-ci ou d’autres non listés ci-dessus.

Réfléchissez par vous-même et discutez avec les auditeurs. Vous devez parvenir à faire remonter à la surface les raisons profondes pour cet audit et identifier le commanditaire.

D’autre part, le type d’auditeurs que vous recevez en dit long le but et l’importance accordée à l’audit: Internes, cabinets de conseil externes, généralistes, auditeurs spécialisés (IT, finance, méthodes, qualité…), experts des processus ou techniciens.

Le projet d’intégration et déploiement de progiciel de gestion intégrée (ERP) sur lequel je travaillais a fait l’objet d’un audit interne. Quand nous avons compris que le focus était essentiellement de s’assurer que nous contrôlions correctement les dépenses et les risques, il fut facile à l’équipe de fournir les évidences de ce que nous faisions dans ces domaines. Nous avons montré notre processus de suivi des dépenses, notre méthode de suivi des affectations, le journal des questions ouvertes et le registre des risques.

Le responsable financier, commanditaire de l’audit, a été rassuré par les conclusions et les recommandations des auditeurs pour encore nous améliorer et sur lesquelles nous avons bien sûr rapidement engagé des actions. De surcroît, les auditeurs nous ont aidés à aller plus loin dans notre management des risques. Ils ont recommandé l’organisation d’une session de brainstorming avec le comité exécutif du projet, ce que nous n’étions jusqu’alors pas parvenu à obtenir malgré nos demandes !

#2 – Comprenez le processus que les auditeurs vont suivre.

Il est critique de comprendre leur approche pour bien préparer l’équipe à cet événement qu’ils vont initialement percevoir de manière stressante et négative si ce n’est traumatique.

En général, la première étape des auditeurs consiste en une série d’entretiens avec des membres clefs de l’équipe et du comité exécutif de projet, précédés et/ou suivis de demandes de divers documents projet à fin d’analyse.

L’étape suivante est composée d’analyse et de sessions additionnelles pour plonger plus profondément dans les questions et détails spécifiques, en particulier sur le « comment » sont réalisés certains processus et tâches.

Vous devez avec les auditeurs donner du sens à l’audit pour que l’équipe ne soit pas désorientée et ne mette pas sur la défensive. Les personnes doivent bien sûr fournir tous les documents du projet, et de façon peu structurée, en articulant bien les composants entre eux.

#3 – Insérez-vous dans le processus de réflexion et de reporting.

Vous devez aussi prendre en compte le fait que les auditeurs feront certainement des points de suivi avec la direction et les commanditaires. Lors de ces sessions, ils vont partager l’état avancement, exposer leurs découvertes et « étonnements », tester leurs idées initiales (pour observer les réactions potentielles du management) et, plus tard, présenter des recommandations (intermédiaires puis finales).

Efforcez-vous de partager les observations des auditeurs avec l’équipe au fur et à mesure pour éviter les surprises de fin d’audit et anticiper certaines actions correctives ou complémentaires.

Donnez à l’équipe l’opportunité de commenter ces observations. Prenez avec les auditeurs ces retours en considération.

Vous devez ensuite (après l’audit) fournir un suivi de l’exécution de plans d’action pour répondre . Ceci, je suis certain, fut beaucoup plus bénéfique à la société qu’un simple rapport d’audit.

Indépendamment du scénario, vous devez supporter activement les auditeurs pendant leurs investigations. Fournissez toutes les informations appropriées en totale transparence et demandez aux membres de l’équipe projet de faire de même.

Dégagez du temps pour eux. Soyez un partenaire ouvert, positif et de valeur. En agissant ainsi, vous pouvez espérer gagner le privilège d’être impliqué dans la préparation des documents et des sessions pour la direction. Ceci sera souvent limité à valider l’exactitude des faits et détails rapportés mais c’est déjà beaucoup !

Essayez aussi bien comprendre ce qu’ils vont mettre en évidence et discutez (sans disputez) certaines de leurs recommandations intermédiaires afin de réfléchir à de premiers plans d’action.

#4 – Soyez clairs sur vos attentes.

Dans votre rôle de PM, si les auditeurs vous demandent vos attentes de l’audit (ils le font souvent), mettez en évidence 2 points majeurs :

  1. Équité envers les membres de l’équipe
  2. Qualité des recommandations afin d’améliorer le projet

 

 #5 – Gérez la fin de l’audit.

L’étape suivante est l’achèvement de l’audit et la production des recommandations. Inévitablement, il y en a certaines avec lesquelles vous serez d’accord ou que vous pourrez aisément comprendre. Il y en a d’autres qui seront plus difficiles à accepter.

Dans tous les cas, il est absolument vital que vous restiez positif et ouvert.

Passer en mode défensif n’aiderait en rien.

Gardez à l’esprit que les recommandations des consultants et auditeurs sont une chose; le choix des recommandations sur lesquelles la direction ou le comité exécutif de projet décidera d’agir est une autre affaire (bien plus critique pour vous et votre projet).

Dès que vous comprenez quelles actions correctives ou d’amélioration sont retenues, partagez celles-ci avec l’équipe projet de manière positive.

Il est fréquent que le rapport intégral des auditeurs ne soit pas diffusé. Seuls les points principaux et retenus seront présentés. Ceux qui engagent l’équipe sur des actions productives.

Demandez de l’aide avant que quelqu’un au-dessus de vous ne décide que vous avez besoin d’être aidé !

Si votre projet ne fait pas encore l’objet d’un audit, considérez quels domaines du projet pourraient être améliorés par un conseil externe et sollicitez un audit sur ceux-ci.

Demandez de l’aide avant que quelqu’un au-dessus de vous ne décide que vous avez besoin d’être aidé. Sur de nombreux projets, vous constaterez que les auditeurs vous aideront énormément à améliorer le contrôle du périmètre, la rigueur dans la gestion des demandes de changement et l’engagement de vos sponsors dans le projet et dans le management des risques.

Les auditeurs portent un œil externe sur votre projet et sont donc bien plus objectifs que vous ne pouvez l’être.

De plus, ils ont une légitimité qui peut vous aider à faire passer certains messages difficiles à votre comité exécutif de projet, en particulier si certaines choses à rectifier leur incombent. Par exemple un manque d’implication de certaines parties de l’organisation dans le projet, ou leur propre contribution dans le contrôle du périmètre et des risques.

5 directives clés pour les entreprises et les acteurs du changement par Grace Najjar

5 directives clés de Grace Najjar, directrice générale de PMI® MENA, pour les entreprises et acteurs du changement dans divers secteurs du Moyen-Orient et de l’Afrique du Nord

https://www.linkedin.com/pulse/5-key-directives-from-grace-najjar-managing-director-pmi-grace-najjar par Grace Najjar

Grace est directrice générale du Project Management Institute et responsable mondiale du secteur de l’énergie chez PMI®.

La conduite d’un changement systémique dépend de la collaboration et de l’inclusion, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’entreprise, des employés, des partenaires, des clients et des communautés aux niveaux local, national et mondial. Plus précisément, il repose sur un écosystème d’acteurs du changement : tous ceux qui peuvent transformer les idées en réalité, que ce soit par le biais d’un changement transformationnel ou d’une contribution à la création de valeur.

Les acteurs du changement s’appuient sur 5 compétences clés pour réussir

#1 – Nouvelles façons de travailler

Elles comprennent les méthodologies agiles, en cascade, hybrides et les approches de management de projet numériques telles que les outils de résolution de problèmes, les outils basés sur l’IA et les applications de micro-apprentissage, à la lumière de la restructuration des entreprises et des gouvernements. Les Émirats Arabes Unis et d’autres pays arabes sont confrontés à des défis communs qui nécessitent de mettre en œuvre de nouvelles fondations. Les méthodes business modernes sont basées sur la coopération, l’accent constant sur la valeur business et l’atteinte de niveaux de qualité très élevés.

#2 – Power Skills

Les Power Skills comportent le leadership collaboratif, l’esprit d’innovation, l’empathie pour la voix du client, l’empathie pour la voix de l’employé et la capacité d’établir des relations de confiance conformément à la stratégie de l’entreprise pour mettre en œuvre UAE 2021 avec l’émiratisation dans tous les secteurs. Afin d’obtenir des résultats rapides et de combler cet écart dans les compétences de robustesse et de management, il est nécessaire de rechercher et de mener des études dans ce domaine par des entreprises spécialisées, dont PMI qui conduit des recherches importantes pour atteindre les objectifs des institutions.

#3 – Sens des affaires

Il englobe un ensemble complet de compétences qui permettent aux gens de comprendre non seulement leurs propres rôles, mais aussi comment leur travail est lié à la stratégie business et à d’autres parties de l’entreprise. Cependant, les acteurs du changement doivent avoir les moyens d’acquérir ces compétences. L’apprentissage continu est le seul moyen de prospérer dans l’environnement actuel caractérisé par les constantes perturbations. Une partie peut provenir de l’éducation virtuelle, qui a considérablement augmenté depuis le début de la pandémie. Les organisations qui placent la barre plus haut en utilisant l’IA pour faciliter l’apprentissage continu, agile et innovant, l’apprentissage collaboratif homme-machine, sont celles qui excellent dans la conduite du changement. Cela est conforme à la stratégie des Émirats Arabes Unis en matière d’intelligence artificielle, car cette initiative représente la nouvelle phase après le smart government sur laquelle les futurs services, secteurs locaux et infrastructures s’appuieront pour améliorer les performances du gouvernement et accélérer les réalisations.

QRP est partenaire de DantotsuPM, visitez cette page pour en apprendre davantage

#4 – Faire du projet d’impact social une priorité stratégique

L’investissement social est une tendance importante qui a un impact positif sur les projets d’entreprise. Les entreprises doivent clarifier comment leurs produits ou services affectent leur communauté et comment ils ajoutent de la valeur à la communauté locale. Le thème des énergies renouvelables et de la durabilité est l’un des sujets clés avec un grand intérêt par les entreprises de tous les secteurs. Par exemple, les compagnies des eaux doivent aborder des solutions de durabilité lors de la réalisation de leurs produits. Ces tendances contribuent à l’accélération de la croissance économique.

#5 – Favoriser des écosystèmes de partenariat ouverts et innovants

L’un des moyens les plus puissants de stimuler le changement consiste à regarder en dehors du cercle traditionnel des collaborateurs et à rechercher un éventail plus diversifié de partenaires et de modèles de partenariat, y compris ceux avec les fournisseurs, les clients, les organisations privées et gouvernementales. Nous pouvons le faire en investissant dans l’éducation, l’innovation, l’accès à Internet et l’infrastructure de base pour l’apprentissage en ligne. Cela est conforme à la vision des Émirats Arabes Unis qui ont lancé le Mois de l’innovation, qui vise à transformer l’innovation en une culture de la vie, une approche de l’administration pour développer le travail gouvernemental et promouvoir la croissance économique. Il existe de nombreuses institutions gouvernementales qui soutiennent cette tendance, comme le Centre Mohammed bin Rashid pour l’innovation gouvernementale, qui cherche à stimuler une culture de l’innovation dans le secteur gouvernemental dans le but d’améliorer la compétitivité des Émirats Arabes Unis, de sorte que le gouvernement des Émirats Arabes Unis se classe parmi les gouvernements les plus innovants au monde.

PMI is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

Partenaire de DantotsuPM, CERTyou est le spécialiste des formations certifiantes

Le pouvoir des regrets selon Dan Pink “The Power of Regret”

Selon ses investigations, Dan Pink a découvert que 82% des personnes ont des regrets.

Les regrets sont profondément humains.

Et les regrets doivent être considérés d’un point de vue positif.

Tout nouveau livre de Dan Pink est un événement et donne à réfléchir à chacun d’entre nous.

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Ils permettent de meilleures décisions :

  • Ils vous rappellent de vous méfier de votre vue souvent trop court-terme de vos décisions
  • Ils vous incitent à mieux mesurer les bénéfices potentiels d’une action que vous hésitez à entreprendre et à en relativiser les potentiels impacts négatifs.
  • Ils vous gardent droit dans vos bottes en réaffirmant vos principes moraux et éthiques.
  • Ils vous encouragent à ne jamais négliger les personnes que vous aimez.

La question principale à laquelle vous devez répondre quand vous avez une décision à prendre est : « que vais-je regretter si je prends cette décision ? ».

Et si un éventail de choix est possible, lesquels vont le mieux vous permettre d’éviter les 4 types majeurs de regrets ?

Vidéo de 5 minutes sur ce sujet.

Vidéo un peu plus longue de 10’ de Dan Pink en personne.

Joyeuses Pâques !

En ce lundi de Pâques, apprenez-vous à vos enfants à mettre tous les œufs qu’ils trouvent dans un seul et unique panier ? Ou bien à les répartir sur plusieurs paniers ?

La réponse n’est pas aussi évidente qu’il y parait dans votre vie de manager de projet. Il vous arrive souvent de devoir choisir entre mettre tous vos œufs (toutes vos forces et moyens) dans un seul panier ou bien en mettre quelques uns de côté dans d’autres endroits (pour ne pas tout risquer).

Alors, vaut-il mieux lancer toutes vos forces dans votre prochaine bataille ou bien  garder quelques atouts en réserve, juste au cas où ?

Cette réserve pourrait-elle vous empêcher de gagner cette prochaine bataille et la victoire finale risquerait-elle alors d’être à jamais impossible ?

S’engager à 200% changerait peut-être la donne cette fois-ci mais est-ce pour autant une attitude que vous devriez adopter systématiquement ?

Alors, si chacun des œufs dans ce panier était l’un des risques sur votre projet, comment vous y prendriez-vous ?