4 façons d’améliorer votre processus d’estimation de projet

Le processus d’estimation de projet est le fléau de l’existence nombreux managers de projet. Mais c’est aussi et surtout l’opportunité d’avoir des conversations vraiment importantes sur le projet.

https://thedigitalprojectmanager.com/improve-project-estimation-process/ par Galen Low

Parlons estimations.

Le processus d’estimation de projet est le fléau de l’existence de nombreux managers de projet. Ce n’est pas seulement qu’il est sous haute pression, bousculé et souvent fait sur un coin de votre bureau. C’est aussi que vos efforts sont généralement ramenés à un compromis qui n’est presque jamais précis ou idéal.

Mais une chose que j’aime dans le processus d’estimation, c’est l’opportunité qu’il crée pour que des conversations vraiment importantes fassent surface.

Tout au long de ces conversations, vous imaginez le meilleur et craignez le pire. Vous faites des plans dont vous savez qu’ils changeront et résistez à prendre des engagements autour de choses que vous ne pouvez pas encore clairement voir. Vous examinez les projets passés et votre vision de l’avenir de l’entreprise.

En fait, je crois que chaque conversation sur l’estimation est une opportunité de parler de processus, de qualité, de vision et de valeurs.

Si vous avez trouvé que le processus de collecte et de revue des estimations est un peu épuisant et chronophage, essayez ces conseils pour rendre le processus plus gratifiant, moins mécanique et peut-être même un peu amusant.

#1 – Passez moins de temps à estimer seul et plus de temps à discuter des estimations

L’estimation des coûts signifie un certain temps passé tête baissée sur votre clavier, mais il ne sert à rien de créer une estimation parfaite si elle ne s’intègre pas au reste du contexte.

Enseignez à votre équipe de projet à poser des jalons qu’ils peuvent ensuite affiner par la discussion. Cela aidera tout le monde à avoir une vue d’ensemble et à mieux comprendre les métiers respectifs des membres de leur équipe.

#2 – Faites-en un processus créatif et ne mettez pas un pistolet sur la tempe de qui que ce soit

Manager l’ambiguïté est la pierre d’achoppement la plus courante pour les personnes à qui l’on demande de créer une estimation des coûts du projet. La deuxième pierre d’achoppement la plus courante est la peur de produire une estimation inexacte. Utilisez votre rôle de PM pour maintenir la conversation quelque part entre l’essentiel et l’idéal en documentant les hypothèses, en réitérant les contraintes et en posant des questions difficiles.

#3 – Éduquez vos clients et sponsors

Que ce soit à travers des faits concrets ou des métaphores comme la construction d’une maison ou la préparation d’un café, assurez-vous de ne pas survendre ce qu’est une estimation de projet.

Établissez des attentes selon lesquelles elle devra être affinée lorsqu’on en saura plus, qu’elle est sujet à changement et que le budget du projet devra être géré ensemble de manière proactive.

#4 – Ne présumez pas que vos données historiques sont un raccourci viable

passé, présent et avenir
Les performances passées sont utiles à connaitre mais elles ne prédisent pas l’avenir.

Vous pouvez consulter toutes les feuilles de temps de 5 derniers projets similaires, mais cela ne vous sera utile que si vous prévoyez d’utiliser exactement le même processus qu’un projet précédent et que vous avez également une compréhension claire des variables qui réduiront ou incrémenteront l’effort. Vous pouvez certainement augmenter la précision et réduire le temps passé à estimer, mais pas sans faire le travail de terrain à l’avance !

Ce dernier point est probablement le plus important parce que beaucoup d’entre vous pourraient se demander:

Quel est l’intérêt de rendre le processus d’estimation gratifiant si nos estimations sont toujours fausses ?

Eh bien, je dirais que les conversations autour de l’estimation mènent à des conversations sur les processus, qui mènent à des conversations sur les données.

Et cela conduit à une base de travail pour des estimations plus cohérentes et précises.

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