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Le management des bénéfices, comme le management de risques de projet, est mal pratiqué dans la plupart des organisations. Alors que les processus de lancement de projet exigent d’habitude une certaine articulation des bénéfices attendus, peu de sociétés contrôlent efficacement la réalisation de ces bénéfices pendant la vie d’un projet et au-delà. C’est particulièrement vrai avec des investissements discrétionnaires comme les bénéfices sur des projets obligatoires qui sont d’habitude liés à de la réduction de risques. Ces projets sont le plus souvent déconnectés des changements dans les objectifs stratégiques de l’organisation et les influences environnementales externes.
Alors, quels sont les éléments clefs d’une approche de management de bénéfices holistique ?
Définition de bénéfices
Au-delà de la déclaration des bénéfices attendus d’un projet, une définition opérationnelle de comment ces bénéfices seront mesurés et une ligne de base de référence par rapport à laquelle l’exécution peut être mesurée doit être établie.
Il est aussi important de fournir une période minimale pendant laquelle les bénéfices mesurés peuvent être directement attribués aux résultats d’un projet. Cela peut être difficile avec des portefeuilles d’entreprise contenant de multiples projets et programmes interdépendants où un simple Indicateur d’Exécution Clé (Key Performance Indicator : KPI) pourrait être influencé par toute une collection de projets. Dans de tels cas, les comités de direction devraient déterminer si les bénéfices attendus devraient être mesurés à un niveau plus élevé et d’une certaine façon redistribués au prorata sur la contribution des projets individuels. Cela aide aussi d’avoir le support d’un sponsor au niveau du KPI pour éviter des doubles allocations dans la reconnaissance des bénéfices.
La défense du cas d’affaires d’un projet doit inclure une analyse minutieuse des bénéfices projetés, si possible réalisée par une source indépendante. Cette analyse devrait se concentrer sur les suppositions prises et les risques qui pourraient impacter la réalisation des bénéfices. Le cas d’affaires devrait clairement indiquer qui est responsable de contrôler et de faire un rapport sur les bénéfices pendant toute la vie du projet et aussi pour la partie des bénéfices survenant au-delà de la fin du projet.
Finalement, les organes de direction devraient spécifier un « seuil fatal » pour que les projets dont les bénéfices passent sous ce seuil soient stoppés.
Ré-estimation des bénéfices
Une fois que les lignes de référence de base ont été approuvées, une ré-estimation régulière est cruciale pour éviter des investissements continus dans des projets montrant une érosion significative des bénéfices. La fréquence de ces ré-estimations est spécifique au contexte, mais une cadence minimale devrait être établie au niveau de portefeuille pour de bonnes pratiques de contrôle et management du portefeuille.
SMPP est Partenaire de DantotsuPM
Les mises en production, les jalons de fin de phase et les demandes de changement devraient inclure une revue et une ré-estimation des bénéfices.
téléchargez ce rapport en anglais du PMI
Pour les projets où la valeur business commence à s’accumuler avant la fin du projet, suivre et rapporter sur ces bénéfices devraient faire partie des pratiques normales de revues d’exécution de projet.
Un bon chef de projet influence les facteurs affectant la valeur business et n’a pas peur de demander l’annulation d’un projet si les bénéfices attendus ne seront pas jamais atteints.
Suivi de bénéfices post-projet
C’est la plus faible des étapes de management des bénéfices car le chef de projet n’est plus là pour inciter le propriétaire business à suivre à la trace et rapporter sur les bénéfices atteints. Confirmer qui est propriétaire de ce suivi dans les activités de transition à la fin d’un projet peut aider. Mais lier la qualité des pratiques de management des bénéfices sur leurs projets passés à l’évaluation de nouveaux cas d’affaires de projet proposés est une façon de construire un réel intérêt pour des propriétaires business et les sponsors de projet.
Version française sur Amazon
La Sixième Édition du PMBOK ® Guide définit le management de projet comme “L’application de connaissance, habiletés, outils et techniques aux activités projet de pour satisfaire aux exigences du projet.”
Il serait idéal que la Septième Édition augmente cette définition avec “L’application de connaissance, habiletés, outils et techniques aux activités projet de pour réaliser les bénéfices en satisfaisant aux exigences de projet.”
Ceci rappellerait à tous que le management de projet doit être plus que satisfaire les parties prenantes et respecter portée, délais, coûts et qualité.
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Les chefs de projets ont tellement de choses à se rappeler et dont se soucier sur leurs projets (en plus de leur vie personnelle) que leur esprit peut parfois être surchargé.
J’ai trouvé cette vidéo en anglais très intéressante pour libérer un peu d’espace dans sa tête et être plus efficace.
Vous vous servez peut-être déjà d’une ou plusieurs de ces techniques
1. Écrire ses pensées dans un journal sans chercher à les ordonner ni les contrôler. Juste pour formuler vos pensées par écrit pour les formaliser avant de les relire plus tard.
2. Utiliser une liste à tiret (comme une « to do » liste). Phrases courtes avec un verbe d’action si possible. Puis, dans un second temps reprendre la liste pour la prioriser de décider qu’en faire.
3. Écrire une idée par carte. Similaire à la liste ci-dessus mais plus riche. Vous pouvez dessinez par exemple. Une étape ultérieure sera de regrouper, compléter, organiser ces cartes.
4. Noter vos pensées dans un carnet de poche en faisant de l’exercice. Ce pourrait aussi être sur un dictaphone ou une application sur votre smartphone comme evernote.
5. Mind Map. Sur un mur ou tableau, vous jetez vos ides mais en les organisant en même temps que vous les exposez. Très visuel.
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Si vous managez des projets, on s’attendra à ce que vous meniez des réunions d’avancement de projet.
Vous souhaitez évidemment les diriger efficacement et bien utiliser le temps.
Vous voulez aussi que votre équipe ait confiance en vos capacités de leader.
Suivez ces indications pour une réunion productive qui aide votre projet à aller de l’avant.
Le but de la réunion d’avancement de projet
Pourquoi cette réunion ? Quels objectifs souhaitez-vous atteindre ?
La réunion de projet est une occasion pour l’équipe de partager de l’information sur le projet et la progression, tant avec le chef de projet que les uns avec les autres.
Bien que les équipes puissent travailler dans des groupes séparés, il existe souvent des dépendances et des impacts transverses.
Pour cette raison, il est important pour chacun d’obtenir des nouvelles.
La réunion de projet fournit une occasion de partager l’information à travers toute l’équipe.
Les membres fournissent des mises à jour sur l’avancement des tâches en cours et perçoivent déjà les prochains défis, tâches, ou questions.
Par exemple, vous pouvez inclure les composants suivants dans votre projet : base de données, logiciel, interface utilisateur, sécurité, matériel et formation.
Chacun de ces domaines aura ses propres progrès et statut à partager. La réunion de projet n’est pas le seul moment où vous parlerez à chacun de ces domaines. Mais il est important d’avoir cette communication transverse dans l’équipe pour réduire les risques et avancer sereinement.
Il y a de meilleures chances que le projet reste sur les rails avec moins de surprises si tous sont réunis pour communiquer de temps en temps.
L’avancement de Projet : Que mettre dans l’ordre du jour ?
Incluez ces éléments importants dans votre réunion de projet. Adaptez-les comme nécessaire mais commencez avec ceux-ci en mémoire.
Détails logistiques. Incluez la date de la réunion, la durée, l’emplacement et les participants
Assurez-vous que chacun ait l’information nécessaire.
Donnez de la visibilité si une personne clef est absente.
Fournit une liste des participants.
Introductions. Les introductions ne seront pas nécessaires si chacun se connait déjà. Mais si vous ajoutez un nouveau membre, ou avez un invité exceptionnel, faites les introductions au début.
Accomplissements. Si vous avez connu des événements marquants ou d’autres jalons importants depuis votre dernière réunion, prenez le temps de les reconnaître. Il est bon de célébrer les succès.
Prochains jalons. Vous utiliserez les jalons de votre échéancier ou plan. Les membres de l’équipe peuvent fournir l’avancement et pourcentage de complétude. Listez les jalons dans l’ordre du jour. Ainsi, les participants savent que l’on s’attend à ce qu’ils donnent une mise à jour d’avancement sur ceux-ci.
Prochains événements. Donnez la visibilité aux activités et événements dans le futur proche. D’autres peuvent avoir des idées et cette communication transverse aide l’équipe.
Les actions en cours. Vous n’aurez pas probablement le temps de résoudre toutes celles-ci, mais passez à travers la liste si vous avez le temps. Utilisez le format adopté par votre équipe, liste d’actions ou tableau, ou un outil de suivi. Incluez qui est responsable et la date de fin attendue.
Problèmes non résolus. Fournissez une liste à part de l’ordre du jour, mais n’entrez pas en mode de résolution de problèmes sur chaque item. Passez-les brièvement en revue et identifiez qui doit être impliqué dans des discussions complémentaires. Programmez des réunions spécifiques pour celles-ci. Si nécessaire, laissez quelqu’un d’autre prendre l’initiative sur un problème. Déléguez la responsabilité ou permettez à quelqu’un de se porter volontaire.
Autres besoins spécifiques du projet / Nouvelles actions et nouveaux problèmes. Adressez-les comme nécessaire. Vous pouvez demander aux membres d’équipe s’ils ont autre chose à discuter qui n’ait pas déjà été couvert.
Assurez-vous que les participants sachent d’avance à quoi s’attendre en publiant l’ordre du jour à l’avance.
Bloquez le timing des sujets de l’ordre du jour. Assurez-vous que vous utilisez le temps efficacement.
Identifiez qui mènera chaque partie de la discussion. Si vous avez un sujet sur lequel quelqu’un d’autre prendra l’initiative, indiquez leur nom. Il est très important de les prévenir l’avance en ayant une conversation quelques jours avant la réunion.
D’autres astuces pour des réunions de projet efficaces
Quelques points complémentaires à garder à l’esprit :
Le Lundi matin n’est pas un bon moment pour avoir vos réunions de statut. Les membres d’équipe ne seront pas comme préparés pour discuter le statut.
Le Vendredi après-midi non plus (j’ai appris tôt dans ma carrière de le fronce les sourcils autour de la table de conférence).
Très tôt le matin ou tard en fin de journée ne sont pas non plus des horaires recommandés.
Le milieu de la semaine fonctionne bienet donne le temps de membres d’équipe pour envelopper n’importe quels articles en suspens et est commencé sur ceux identifiés à la réunion. 15h00semble être le moment le plus favorable si vous êtes sur un même fuseau horaire.
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2018 a été une autre année intéressante dans le monde entier !
Le questionnaire est en langue anglaise
Arras People cherche à comprendre comment la communauté de management de projet s’en est sortie. Dans les grands pays industrialisés, les taux de chômage ont baissé, parfois de manière phénoménale. On distingue certaines pénuries de compétences chez les managers de projet même si la rémunération de beaucoup d’entre eux est restée contrainte. 2019 devrait créer un nouvel ensemble de défis, en particulier au Royaume-Uni qui doit quitter l’Union européenne le 29 mars (Brexit).
Il y a donc beaucoup de choses à examiner dans l’enquête auprès des PMs et nous espérons que vous pourrez prendre le temps de brosser un tableau de ce qui s’est passé pour vous en 2018 et de ce que vous pensez de 2019.
Voici tous les événements en management de projet que je vous recommande en ce mois de Janvier 2019.
Tous sont liés au management de projet, gestion du changement ou leadership et pourront à ce titre vous rapporter des PDUs si vous êtes certifiés du PMI.
Manage conflict in a structured way, apply principled negotiations effectively to focus on winning a resolution. Learn to identify their preferred style in influencing others and managing conflict and understand additional strategies that you may need to use to successfully resolve the conflict situation.
Attendees will learn how to work the process to achieve fine-grained requirements that are ready just in time. The key to success is leveraging tools and techniques as well as the expertise of your team to refine requirements iteratively.
Organisational and Personal Change Mastered : A new year often also signals the start of a new you – a new focus and desire to change long established habits or practices that maybe restricting your health, wealth and general fortune. But how do you stay the course when on average over 50% of new years resolutions are broken within the first fortnight of the new year. What can we learn about the steps to mentally prepare ourselves for forming new habits and how can we extend them to organisational change.
La mise en place des concepts Agile dans les organisations est loin d’être une nouveauté. Plusieurs vagues ont eu lieu jusqu’à présent s’appuyant sur diverses méthodologies, pratiques, buzzword, etc. Le Mouvement Desjardins, comme plusieurs organisations, veut profiter des avantages que devrait apporter une transformation vers l’Agilité et elle met les efforts nécessaires pour y parvenir.
L’analyse de donnée est un domaine particulier où les standards classiques de la gestion de projets ne s’appliquent pas toujours. L’agilité étant une clé de ce type de projet, il faut imaginer des moyens souples et flexibles pour mener à bien un projet de Big Data / datascience tout en gardant le plus possible des contraintes de planning et de faisabilité.
Mardi 15 – QRP – Luxembourg – PRINCE2 Tailoring: “PRINCE2 on A4” and PRINCE2 for complex projects
Tailoring can be applied to processes, themes, roles, management products and terminology: tailoring is concerned with the appropriate use of PRINCE2 in any given situation. This 1 hour workshop will show you how to apply PRINCE2 for very simple projects (“PRINCE2 on A4”) and for bigger projects that will require a more complex PRINCE2 tailoring.
Nous sommes une communauté de chefs de projets de sociétés diverses et nous nous retrouvons régulièrement pour améliorer nos pratiques lors de conférences et de cercles de discussion. Nous souhaitons continuer à créer du lien entre nous, à échanger, à réseauter, à apprendre des autres. Bref à faire vivre et grandir la communauté des chefs de projets de Montpellier.
La naturopathie est un art vivre dans le respect de la physiologie de son organisme, pour être en bonne santé, éloigner le risque de pathologies graves et ainsi se sentir bien tout au long de sa vie. Les postes de managers de projet, de cadres, de managers… peuvent vous amener à vivre des moments de pression, parfois sur la durée, et avec des difficultés à trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Cette conférence vous apportera quelques clés de compréhension des besoins de votre organisme, des informations pour vous permettre de détecter des moments à risques et des conseils pour y faire face.
Some examples of topics you may think of asking:
– How can I resolve conflicts within the Scrum Team or organization?
– How could I help Scrum Team members to broaden their skills sets?
– How shall we deal with dependencies and remove impediments?
Il y a 5 ans, Nagra/Kudelski a décidé de migrer son système de télévision à péage vers le monde connecté comme Netflix.
Après 6 mois de travail acharné et inutile de planification et de budget, le management a décidé d’appliquer le ‘’Business Agile’’. Au lieu de demander des garanties aux projets et aux équipes avant de commencer à travailler, le management garantit les moyens et fait confiance aux équipes pour livrer de la valeur à un business émergeant et mouvant.
Dans un monde toujours plus complexe et changeant, une (r)évolution des modes de management est aujourd’hui nécessaire pour une transformation par le sens. L’élément humain reste le facteur clé de succès de tout projet. Le chef de projet est-il alors devenu un coach et un Team Builder ?
Plusieurs outils pratiques et opérationnels de management et de coaching inspirés des travaux de Vincent Lenhardt, seront présentés et nous nous interrogerons sur la place de modèle du Project Management dans cette (r)évolution.
This webinar looks at Agility at the Enterprise level from a Project Manager perspective, explaining the difference between the new Agile Enterprise (a top down Agile approach) and Enterprise Agile (the bottom up Agile transformation) that is scaling popular Agile frameworks from team level to organisation level.
The Co-Active Leadership Model offers five different dimensions, or five different ways to lead: Leader Within, Leader in Front, Leader Behind, Leader Beside, and Leader in the Field. Every leader can potentially operate from all five dimensions at different times, shifting from one to the other depending on their leadership style and the needs of the moment.
Le métier de business analyste est un métier transverse, au cœur de l’entreprise et des nouvelles technologies, en éternel mouvement, demandant de repenser les solutions constamment. Devenir un business analyste requiert un large panel de compétences, qu’elles soient techniques, comportementales, technologiques et une capacité affutée à maitriser les enjeux métier.
Obtenir un financement approprié est une étape cruciale pour garantir la réussite de vos projets professionnels et personnels. Le PMI Sénégal a le plaisir de vous informer qu’il organise une table ronde animée par des panélistes reconnus dans leur domaine d’expertise qui vous permettra d’obtenir des réponses concrètes à vos interrogations et de nouer des contacts utiles.
Two practices can position a project to deliver value: Design Thinking and Benefits Mapping. A large scale study to compare predictive and agile methodologies found that combining predictive and agile practices into a hybrid approach can produce good outcomes.
Net Health, a healthcare software company, had been practicing Scrum for several years and more recently has scaled Scrum in their organization using the Nexus framework. As they continued using Nexus, they started to face some challenges related to how they were measuring the value they were delivering, including:
A desire to increase value, but a lack of clarity on what value meant for them as an organization
Not being able to improve what they couldn’t measure and from an evidence-based standpoint
Lack of understanding of what it meant to be agile by management and leadership
Uncertainty on the progress they have been making since adopting Scrum and agile practices
Une simple interrogation est à l’origine de ce livre blanc : Les groupes de processus décrits dans le PMBoK® Guide sont-ils suffisamment universels pour gérer n’importe quel projet ?
Autrement dit, comment se fait-il que des entreprises aient décidé de consacrer des efforts pour construire des cycles de vie détaillés qui leur conviennent davantage ?
Design Sprint methods can be used to help project managers and teams at-large ensure alignment between current problem/challenge, scope of work and requirements for the project overall.
In many cases their is a direct link between scope and requirements, hence requirement definition impacts project scope.
Every project benefits by having a well defined project scope that helps define boundaries for the project, the primary outcome/goal/deliverable to be achieved and success metrics (what does « done » look like »)
While this presentation is not in any way meant to be a thorough discussion or analysis of Gemba Kaizen, it touches on how to apply specific Kaizen techniques and processes towards ANY project, and more importantly how to have a Kaizen mindset to improve policies, processes, and morale while, or through, the act of reducing waste (Muda).
PMI and PMBoK are registered marks of Project Management Institute, Inc.
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a) Établissez la ligne de temps des événements et incluez-y tout ce que l’on connaît.
b) Écrivez les faits connus. Vérifiez chaque théorie par rapport à ces faits.
c) Ne triturez pas les données pour corroborer de force un scénario.
d) Ne parvenez pas trop rapidement à une conclusion. Assurez-vous que l’on explique toute déviation par rapport à la normale. Souvenez-vous qu’une conclusion erronée est le prologue de l’échec suivant.
e) Sachez quand vous arrêter.
La règle #93 :Les choses qui échouent sont des leçons apprises pour l’avenir. De temps en temps les choses marchent bien : ce sont aussi des leçons apprises. Essayez de dupliquer les choses qui fonctionnent..
La règle #94 : Les erreurs sont acceptables mais l’échec ne l’est pas. L’échec est juste une erreur dont vous ne pouvez pas vous remettre; donc, essayez de créer des plans de remédiation, des approches alternatives pour les sujets ou les plans qui comportent un risque élevé.
La règle #95 : L’histoire est le prologue. Il n’y a pas encore eu de projet qui n’a pas eu de problème sur un composant malgré toute la qualification et tests faits sur les composants. Du temps et être prêt à réagir sont les seules sauvegardes.
La règle #96 :L’expérience peut être excellente mais le test est meilleur. Savoir que quelque chose marchera ne remplace jamais les preuves qu’elle le fera.
La règle #97 : N’ayez pas peur d’échouer ou vous ne réussirez pas, mais travaillerez toujours sur votre capacité à vous récupérer. Une part de cette habileté est de savoir qui peut aider.
La règle #98 : Un des avantages de la NASA des premiers jours était que chacun savait que les faits dont nous étions absolument sûrs pourraient être faux.
La règle #99 :La redondance dans le matériel peut être une fiction. Nous sommes experts à construire des choses identiques pour que si l’une échoue, l’autre échoue aussi. Assurez-vous que tout le matériel est traité comme s’il était unique et impératif au succès de la mission.
La règle #100 : Ne faites jamais d’excuses, à la place, présentez les plans d’actions à engager.
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L’autre nuit, j’étais à New York où nous avons vu une nouvelle pièce sur Broadway appelée The Band’s Visit.
C’est l’histoire d’un groupe de musique égyptien qui donne un concert dans un petit village israélien et ce qui s’y passe. Sans même une mention de politique, la pièce nous montre qu’être humain peut nous faire dépasser nos différences.
L’autre jour, une jeune femme américaine m’a dit qu’elle ne parle plus avec une partie de sa famille parce qu’ils soutiennent des politiciens et idéologies qu’elle considère stupides. Cependant, elle est triste parce que ce sont les gens avec qui elle partage une histoire et une lignée, des gens qu’elle aime. Je l’ai mise au défi d’aller chez eux et d’entamer un dialogue, sans blâme ni jugement. Pourquoi ressentent-ils ce qu’ils ressentent ? Qu’est-il arrivé dans leurs vies pour les amener à ce point de vue ?
Bien qu’elle désire essayer, elle m’a demandé comment faire pour démarrer cette conversation. Comment dépasser les différences qui apportent crainte et haine et revenir à l’amour et à la compréhension ?
Communiquer de manière implicite – Être direct et honnête.
Utiliser l’humour – Détendez-vous quand cela est possible.
Ces ingrédients sont toujours au sommet de ma liste comme les composants des meilleures conversations profondes, mais le bon endroit pour commencer quand vous savez que vous ne pouvez pas être d’accord est de partir de ce que vous avez en commun plutôt que de ce qui ne l’est pas. Pour ce faire, vous pourriez partager des souvenirs avec des membres de famille avec lesquels vous n’êtes pas d’accord, ou découvrir ce qui est important pour votre partenaire de conversation en étant curieux, ou vous pourriez déjà savoir ce que vous partagez et en discuter.
Il est facile d’être coincé dans une histoire, l’histoire de nos différences, mais en cherchant d’autres histoires nous pouvons souvent trouver des expériences partagées qui démontrent que nos solutions polarisées sont basées sur des inquiétudes à propos des mêmes questions. Cela peut ouvrir la voie vers des solutions et qui pourraient être bien meilleures que l’un ou l’autre ne pourrait trouver seul de son côté.
En plus de la merveilleuse musique et de l’excellent jeu d’acteurs, c’était toute la beauté de « The Band Visit ». L’effet de partager un point commun n’a pas été fabriqué, il s’est déroulé naturellement et parle de possibilité plutôt que de futilité. La conversation était toujours difficile parfois, mais les gens dans l’histoire étaient capables de passer outre parce qu’ils partageaient des intérêts et des histoires communs.
Son intervention parle des mauvaises perceptions que les habitants de l’ouest ont des gens qui vivent en Afrique, mais il s’applique à n’importe quelle histoire où “une histoire sur les autres” est tout ce que nous savons et tout ce que nous utilisons pour former nos avis sur ces personnes.
Kate nous invite à poster nos remarques ou partager notre histoire
« Je fais ce que je fais parce que je crois que si nous pouvions tous communiquer plus efficacement, le monde serait meilleur. J’aimerais entendre votre histoire pour trouver un point commun malgré des différences. »
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Merci du temps que vous avez consacré en 2018 à lire les 400 nouveaux articles publiés sur le blog, en particulier pour les 38% de fidèles lecteurs sur les plus de 400000 accès en 2018.
Merci à mes partenaires et sponsors qui me permettent, et pour certains depuis de nombreuses années, de faire vivre ce blog :
J’espère que le blog vous a permis en 2018 de découvrir quelques pépites !
Nouvelles techniques et méthodes, domaines de compétences à défricher ou approfondir, retour d’expérience, pointeurs à suivre et événements auxquels vous avez participé en 2018.
Belle année 2019 à toutes et tous, beaux projets, belles expériences, belle vie !
Très sincèrement, Michel.
PS: N’hésitez pas à commenter ce billet pour partager sur les bénéfices que vous avez tiré de la lecture de ces billets journaliers, indiquez-moi aussi ce que vous aimeriez y trouver cette année, ce qui manque…
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L’analyse de donnée est un domaine particulier où les standards classiques de la gestion de projets ne s’appliquent pas toujours. L’agilité étant une clé de ce type de projet, il faut imaginer des moyens souples et flexibles pour mener à bien un projet de Big Data / datascience tout en gardant le plus possible des contraintes de planning et de faisabilité.
C’est l’histoire d’un groupe de musique égyptien qui donne un concert dans un petit village israélien et ce qui s’y passe. Sans même une mention de politique, la pièce nous montre qu’être humain peut nous faire dépasser nos différences.
