Concentrez-vous sur ce qui est important.

Focus on What’s Important  par Bonnie Biafore

https://www.bonniebiafore.com/focus-on-whats-important/

L’une des 7 habitudes des personnes qui réussissent très bien de Stephen Covey (7 Habits of Highly-Successful People) est de faire passer les premières choses en premier, c’est-à-dire de consacrer votre temps et votre énergie à ce qui est important et de dire non à ce qui ne l’est pas.

Examinons les habitudes courantes des managers de projet avec lesquelles vous voudrez peut-être rompre afin d’avoir le temps de vous concentrer sur ce qui est vraiment important dans vos projets.

Assister régulièrement à des réunions récurrentes.

Les réunions récurrentes sont souvent programmées à l’avance toutes les semaines ou toutes les deux semaines. C’est un moyen pratique de prendre le temps de tenir les parties prenantes informées. Que se passe-t-il s’il n’y a pas d’actualités ou de risques importants sur le projet à aborder ? Il n’y a pas besoin de réunion !

Nouvelle habitude : Travaillez avec votre équipe pour déterminer si une réunion est nécessaire. Ensuite, sautez-la ou annulez-la s’il n’y a rien de pertinent à couvrir.

Répondre aux e-mails selon leur ordre de réception.

De nombreux managers de projet répondent aux e-mails dans l’ordre dans lequel ils ont été reçus pour répondre rapidement. Une communication en temps opportun est importante, mais tous les e-mails ne nécessitent pas une réponse immédiate.

Nouvelle habitude : Fixez des moments précis dans votre journée pour répondre aux e-mails. Passez en revue tous les nouveaux e-mails et accordez la priorité de réponse en fonction de leur urgence et de leur importance. (Fournissez aux personnes une autre méthode de communication en cas d’urgence.)

Éliminer les tâches administratives.

Tout le monde a des tâches administratives à faire et les voir sur nos bureaux peut être pénible. (C’est tellement moi !)  De nombreuses personnes termineront ces tâches peu prioritaires à l’avance, afin de ne pas être harcelées par les piles de paperasse. La plupart du temps, vous pouvez reporter ces activités jusqu’à ce que les activités soient plus calmes.

Nouvelle habitude : Réservez du temps dans votre emploi du temps lorsqu’il est habituellement calme pour gérer vos tâches administratives.

S’inquiéter des tâches qui ne se trouvent pas sur le chemin critique.

Il est important de respecter l’échéancier du projet. Mais vous n’avez pas besoin d’examiner à la loupe toutes les tâches de votre projet. Ne vous laissez pas distraire par des problèmes liés à des tâches qui ne se trouvent pas sur le chemin critique. Au lieu de cela, concentrez-vous sur les tâches critiques, celles qui affectent les échéances de votre projet.

Nouvelle habitude : Concentrez-vous sur les tâches situées sur le chemin critique et les tâches avec très peu de mou. Laissez la gestion des autres tâches aux membres de votre équipe.

Perdre de temps sur des processus de reporting chronophages.

Le reporting est important et demande beaucoup de temps. Vous pouvez rationaliser les rapports, mais cela prend généralement du temps. Et alors ? Prenez le temps d’automatiser ou de déléguer le reporting. Vous en tirerez bénéfices de nombreuses fois au cours de votre carrière de manager de projet.

Nouvelle habitude : Passez du temps en amont pour rationaliser les rapports. Envisagez de restructurer vos rapports de projet pour les rendre plus faciles à créer.

Perdre du temps sur n’importe quel processus.

Tout comme les rapports, il y a beaucoup d’activités de management de projet qui sont importantes, mais qui dévorent votre journée de travail. Réfléchissez à des moyens d’effectuer ces tâches plus efficacement. Hiérarchisez-les en fonction du temps que vous pouvez gagner. Ensuite, passez un peu de temps chaque semaine à rendre vos efforts plus productifs : Créez des modèles, mettez en œuvre de nouveaux outils, exploitez l’IA, etc.

Nouvelle habitude : Réservez un peu de temps chaque semaine pour travailler sur des moyens de rendre votre travail plus productif.

Interrompre votre concentration en répondant au téléphone.

Les appels téléphoniques interrompent votre travail et vous distraient. Mais ils ne sont pas nécessairement importants ou urgents. Ne répondez pas au téléphone à moins que vous ne sachiez que c’est important.

Nouvelle habitude : Ne répondez pas au téléphone à moins que vous n’attendiez l’appel. Mettez en place une méthode de communication (je recommande d’envoyer des SMS) pour une communication immédiate et importante. Engagez-vous à répondre à d’autres formes de communication dans un délai précis, par exemple 24 ou 48 heures.

Avez-vous des habitudes dont vous savez qu’elles ne sont pas efficaces ?

Avez-vous des idées sur la façon de vous concentrer sur ce qui est important ?

Quelle est la seule chose que vous pourriez faire différemment qui vous aiderait à vous concentrer sur ce qui est vraiment important ?

Partagez-les dans la section commentaires.

Pour en savoir plus sur l’efficacité, regardez du côté du cours de Dave Crenshaw Time Management Fundamentals. Ou celui de Chris Croft Five Ways to Control Your Time.