Commençons par un modèle d’ordre du jour de réunion d’avancement de projet.

How to Create a Project Status Meeting Agenda [Free Template]

http://projectbliss.net/project-status-meeting-agenda/ par Leigh Espy

Si vous managez des projets, on s’attendra à ce que vous meniez des réunions d’avancement de projet.

Vous souhaitez évidemment les diriger efficacement et bien utiliser le temps.

Vous voulez aussi que votre équipe ait confiance en vos capacités de leader.

Suivez ces indications  pour une réunion productive qui aide votre projet à aller de l’avant.

Le but de la réunion d’avancement de projet

La réunion de projet est une occasion pour l’équipe de partager de l’information sur le projet et la progression, tant avec le chef de projet que les uns avec les autres.

Bien que les équipes puissent travailler dans des groupes séparés, il existe souvent des dépendances et des impacts transverses.

Pour cette raison, il est important pour chacun d’obtenir des nouvelles.

La réunion de projet fournit une occasion de partager l’information à travers toute l’équipe.

Les membres fournissent des mises à jour sur l’avancement des tâches en cours et perçoivent déjà les prochains défis, tâches, ou questions.

Par exemple, vous pouvez inclure les composants suivants dans votre projet : base de données, logiciel, interface utilisateur, sécurité, matériel et formation.

Chacun de ces domaines aura ses propres progrès et statut à partager. La réunion de projet n’est pas le seul moment où vous parlerez à chacun de ces domaines. Mais il est important d’avoir cette communication transverse dans l’équipe pour réduire les risques et avancer sereinement.

Il y a de meilleures chances que le projet reste sur les rails avec moins de surprises si tous sont réunis pour communiquer de temps en temps.

L’avancement de Projet : Que mettre dans l’ordre du jour ?

Incluez ces éléments importants dans votre réunion de projet.  Adaptez-les comme nécessaire mais commencez avec ceux-ci en mémoire.

• Détails logistiques. Incluez la date de la réunion, la durée, l’emplacement et les participants
  • Assurez-vous que chacun ait l’information nécessaire.
  • Donnez de la visibilité si une personne clef est absente.
  • Fournit une liste des participants.
• Introductions. Les introductions ne seront pas nécessaires si chacun se connait déjà. Mais si vous ajoutez un nouveau membre, ou avez un invité exceptionnel, faites les introductions au début.
• Accomplissements. Si vous avez connu des événements marquants ou d’autres jalons importants depuis votre dernière réunion, prenez le temps de les reconnaître. Il est bon de célébrer les succès.
• Prochains jalons.  Vous utiliserez les jalons de votre échéancier ou plan.  Les membres de l’équipe peuvent fournir l’avancement et pourcentage de complétude. Listez les jalons dans l’ordre du jour. Ainsi, les participants savent que l’on s’attend à ce qu’ils donnent une mise à jour d’avancement sur ceux-ci.
• Prochains événements. Donnez la visibilité aux activités et événements dans le futur proche. D’autres peuvent avoir des idées et cette communication transverse aide l’équipe.
• Les actions en cours. Vous n’aurez pas probablement le temps de résoudre toutes celles-ci, mais passez à travers la liste si vous avez le temps. Utilisez le format adopté par votre équipe, liste d’actions ou tableau, ou un outil de suivi. Incluez qui est responsable et la date de fin attendue.
• Problèmes non résolus.  Fournissez une liste à part de l’ordre du jour, mais n’entrez pas en mode de résolution de problèmes sur chaque item. Passez-les brièvement en revue et identifiez qui doit être impliqué dans des discussions complémentaires. Programmez des réunions spécifiques pour celles-ci. Si nécessaire, laissez quelqu’un d’autre prendre l’initiative sur un problème. Déléguez la responsabilité ou permettez à quelqu’un de se porter volontaire.
• Autres besoins spécifiques du projet / Nouvelles actions et nouveaux problèmes. Adressez-les comme nécessaire. Vous pouvez demander aux membres d’équipe s’ils ont autre chose à discuter qui n’ait pas déjà été couvert.

==> Téléchargez votre Free Project Status Meeting Agenda template

Points Complémentaires

• Assurez-vous que les participants sachent d’avance à quoi s’attendre en publiant l’ordre du jour à l’avance.
• Bloquez le timing des sujets de  l’ordre du jour. Assurez-vous que vous utilisez le temps efficacement.
• Identifiez qui mènera chaque partie de la discussion. Si vous avez un sujet sur lequel quelqu’un d’autre prendra l’initiative, indiquez leur nom. Il est très important de les prévenir l’avance en ayant une conversation quelques jours avant la réunion.

D’autres astuces pour des réunions de projet efficaces

Quelques points complémentaires à garder à l’esprit :

• Le Lundi matin n’est pas un bon moment pour avoir vos réunions de statut. Les membres d’équipe ne seront pas comme préparés pour discuter le statut.
• Le Vendredi après-midi non plus  (j’ai appris tôt dans ma carrière de le fronce les sourcils autour de la table de conférence).
• Très tôt le matin ou tard en fin de journée ne sont pas non plus des horaires recommandés.
• Le milieu de la semaine fonctionne bien et donne le temps de membres d’équipe pour envelopper n’importe quels articles en suspens et est commencé sur ceux identifiés à la réunion. 15h00 semble être le moment le plus favorable si vous êtes sur un même fuseau horaire.