Comment créer des moments d’échange constructif pendant une réunion

Il est de bon ton de critiquer les réunions. Les cadres en font trop, les personnes conviées ne sont pas les bonnes, on perd son temps, aucune décision n’est prise …

Pourtant, il faut bien affirmer une chose : une réunion efficace vaut largement des dizaines de mails et notifications Slack de toutes sortes.

Alors comment rentabiliser correctement le temps que chaque intervenant consacre à la réunion ? Comment créer des moments d’échange constructif ?

Le rôle central de l’organisateur

Celui qui organise la réunion détient le rôle principal : c’est l’animateur.

Il doit tout faire pour garder un niveau constant d’énergie lors de la réunion.

Pour arriver à cette performance, il y a 3 temps forts à respecter.

1. Avant la réunion

Un bon film, c’est la bande annonce qui donne envie d’aller le voir.

C’est à l’organisateur de susciter un intérêt chez chaque participant. Alors, prêts à « pitcher » votre réunion ?

En pratique, il n’y a pas besoin d’être très créatif, je vous rassure ! Peu de réunions sont vraiment préparées en amont, et assorties d’un ordre du jour. C’est bien dommage !

Donc vous pouvez simplement vous contenter d’envoyer un ordre du jour, ça suffira à vous démarquer !

Par exemple : « Sujet 1 – Nécessité de baisser les stocks : Nicolas présentera les premières actions rapides, et on décidera des actions à moyen terme ».

2. Le début de la réunion

C’est le moment de donner de l’énergie à tout le monde. Cette énergie permettra ensuite de démarrer sur de très bonnes bases.

Prenez 5 bonnes minutes pour inclure chaque participant dans le groupe, et cela permet d’attendre les derniers retardataires.

J’ai horreur de ces réunions où les gens gardent le nez dans leurs mails en attendant que ça commence ….

On peut parler de la pluie et du beau temps, du dernier dossier chaud, de foot, et de tout ce que vous pouvez imaginer qui puisse donner au groupe de quoi passer quelques minutes agréables.

Passées ces 5 minutes, commencez à revenir doucement au sujet de la réunion, pour vraiment démarrer.

Pourquoi est-ce important de s’accorder ce petit moment de détente ? Je suis persuadé qu’on est plus productif lorsqu’on fractionne périodes de concentration et périodes de détente. De plus, rappelez-vous que les êtres humains sont des animaux sociaux, et on a besoin de ces temps de décontraction pour garder de bonnes relations.

3. Pendant la réunion

Que faites-vous quand vous faites du sport pour garder de l’énergie ? Vous mangez …

Jeff Bezos, le patron d’Amazon, affirme qu’on ne devrait pas organiser une réunion où il faudrait commander plus de 2 pizzas pour nourrir tous les participants, donc 6 personnes maximum.

Je ne suis pas tout à fait d’accord sur ce nombre maximal, mais une chose est sûre, donnez-donc des « parts de pizza » à vos participants !

L’organisateur doit impérativement chercher à rebondir sur les sujets pour faire intervenir les autres personnes et enrichir le débat.

L’art de raconter une histoire

Maintenant que vous avez en tête à quel point insuffler de l’énergie au groupe est important, voyons de quels moyens vous disposez pour entretenir une bonne dynamique.

Ce qui vous importe, c’est de créer des échanges constructifs pour que votre réunion apporte une valeur ajoutée à chacun des participants.

Nous retenons mieux les textes, les paroles et les informations en général, lorsque le tout forme un ensemble cohérent.

Les personnes douées d’une excellente mémoire retiennent les chiffres et les mots en recréant une histoire et une scène imaginaire qui leur permettra de restituer l’information correctement plus tard.

L’histoire plutôt que le support Powerpoint

Ainsi, votre réunion sera réussie si chacun repart avec son histoire qui lui est propre, ce qui lui permettra d’être pleinement acteur des missions qu’il devra réaliser ou des informations qu’il aura à relayer.

Dès lors, une présentation Powerpoint que vous vous contentez de lire ne suffit pas à remplir ce rôle.

Vous devez chercher à jouer sur plusieurs tableaux pour créer du contenu pour votre histoire.

La méthode des trois sens est une bonne base pour élargir votre message.

1. La vue: le support visuel Powerpoint est à conserver, en l’allégeant au maximum, et en veillant à alterner textes et graphiques.

2. L’ouïe: votre ton doit rester vivant ! Rien de pire qu’une voix monocorde … Faites quelques silences, variez les intonations.

3. Le toucher: vous pouvez faire passer un calendrier grand format quand il est question de date, imprimer les points importants et en distribuer une version papier, présenter les produits, etc.

Sans oublier l’arme absolue nommée paperboard pour expliquer par des dessins ce que vous avez en tête !

De la même manière, susciter des émotions est un excellent moyen pour votre auditoire de se souvenir de tout ce qui se sera dit pendant votre réunion

• Passé, présent, futur: refaites le film de ce qui s’est passé, précisez où vous en êtes actuellement, décrivez là où vous souhaitez aller dans les semaines à venir.
• Joie: quoi de mieux pour donner de l’énergie au groupe que de cultiver votre optimisme en donnant tous les points positifs sur un dossier.
• Peur : tour de table des participants pour exprimer les craintes et les appréhensions à propos d’une décision.

L’importance du concret

Dans le journalisme, le concept du « mort-kilomètre » est bien connu pour savoir comment couvrir un évènement. Plus le nombre de morts est élevé et que l’incident se produit près des gens, plus la population sera marquée et les ventes de journaux s’emballeront.

Un peu glauque comme comparaison, mais on peut la dupliquer pour une réunion. Les participants seront d’autant plus intéressés si les sujets évoqués les concernent eux en personne, et que l’impact attendu est à court terme.

Durant la réunion, veillez à ce que les discussions restent concrètes. Demandez des exemples précis qui concernent les gens autour de la table, des conséquences directes pour les services concernés par la réunion.

Ce sont ces sujets très visibles qui intéresseront vos interlocuteurs et qui permettront de les faire réagir. Cette connexion très concrète entre la réunion et leur quotidien va les maintenir présents et en contact avec les sujets abordés, et c’est exactement ce que vous cherchez !

En conclusion sur les échanges constructifs

Une réunion doit être vivante si l’on souhaite qu’elle apporte de la valeur aux participants.

Il convient donc d’apporter une bonne dose d’énergie à tout le monde pour profiter de la présence de chacun. Susciter de l’intérêt en amont, créer une ambiance propice en début de réunion, et maintenir un rythme soutenu sont des facteurs clés de succès.

Pour garder une dynamique constante, rien de tel qu’une belle histoire. Jouer sur les émotions, sur les sens, voilà de quoi réveiller l’auditoire !

De plus, donner des exemples concrets et décrire des situations réelles pour les personnes présentes est un excellent moyen d’attirer leur attention, et de les faire réagir.

Auteur : Matthieu Giovanetti, du blog Simplement Dans Le Bon Sens

Je travaille depuis 10 ans pour de grands groupes de la distribution dans le domaine de l’approvisionnement des marchandises.

J’ai été amené à manager plusieurs dizaines de personnes, de tous âges et de toutes formations. Avec le temps, je me rends compte que le métier de manager s’apprend avec l’expérience, mais surtout en l’exerçant avec humilité et bon sens au quotidien.

En observant les méthodes de travail de l’intérieur, je réalise que l’urgence l’emporte trop souvent sur l’essentiel et que le bon sens est piétiné par des luttes d’orgueil et des dirigeants qui refusent d’admettre leurs erreurs. 

Je décide de lancer mon blog, Simplement dans le bon sens, pour partager ma vision des choses. Le bon sens … et si on l’écoutait ? Pourquoi les solutions simples sont-elles toujours écartées ? Y’a-t-il une prime à la complexité ? Je souhaite emmener avec moi tous ceux qui sont pour agir simplement dans le bon sens : aller à l’essentiel et croire aux relations humaines.